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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE
PARA PYMES, CON EL APOYO DEL SOFTWARE MQR., CASO DE
APLICACIÓN EN EL NEGOCIO CURIOSO NET
AUTORA: MARÍA FERNANDA OLMEDO COFRE [email protected]
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA. CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: DR. MARCO QUINTANILLA
QUITO, DM. AGOSTO 2014
Olmedo Cofre, María Fernanda (2014). Diseño e
Implementación de un sistema contable para pymes,
con el apoyo del software MQR., caso de aplicación en
el negocio CUIROSO NET, situada en el Distrito
Metropolitano de Quito. Trabajo de investigación para
optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría, Empresas Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito UCE. 140 P.
ii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado
la vida y permitirme el haber llegado hasta este momento tan
importante de mi formación profesional.
A mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi
bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento.
Depositando su entera confianza en cada reto que se me
presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y
capacidad. Es por ello que soy lo que soy ahora. Los amo con
mi vida.
A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome
para poderme realizar. A mis dos sobrinos Kimberly y Jhosel
quienes son una motivación, inspiración y felicidad en mi
vida.
“La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa
que esperar”. Thomas Chalmers
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar obstáculos
y dificultades a lo largo de toda mi vida, por permitirme llegar hasta donde yo he llegado, porque
hice realidad este sueño anhelado.
Le doy gracias a mis padres por el apoyo incondicional, por los valores inculcados, por haberme
dado la oportunidad de tener una excelente educación en el transcurso de mi vida. Sobre todo por
ser un excelente ejemplo de vida a seguir.
A mis hermanos por ser parte importante en mi vida, en especial a mi hermana Mónica eres una
persona maravillosa y quiero agradecerte el apoyo que me has dado durante toda mi vida, que has
estado en los buenos y malos momentos “GRACIAS”
A mi director de tesis, Dr. Marco Quintanilla por su esfuerzo y dedicación, quien con sus
conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación ha logrado en mí que pueda terminar
mis estudios con éxito.
Agradezco a todas las personas que de una u otra forma estuvieron conmigo, porque cada una
aportó con un granito de arena; a la Universidad Central del Ecuador por haberme acogido para
lograr la meta que me propuse y ser una excelente profesional para servir a mi patria, y es por ello
que a todos y cada uno de ustedes les dedico todo el esfuerzo, sacrificio y tiempo que entregué a
esta tesis.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Yo, MARIA FERNANDA OLMEDO COFRE en calidad de autor del trabajo de investigación o
Tesis realizada sobre “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE
PARA PYMES, CON EL APOYO DEL SOFTWARE MQR., CASO DE APLICACIÓN EN
EL NEGOCIO CURIOSO NET” por la presente autorizó a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que
contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización seguirán
vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, agosto del 2014
-------------------------------------------------
María Fernanda Olmedo Cofre
172099848-1
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOS DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Por la presente, dejo constacia que he leído el trabajo de Titulación presentado por la señorita
María Fernanda Olmedo Cofre, para optar el título profesional cuyo tema es: “sobre “DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA PYMES, CON EL APOYO
DEL SOFTWARE MQR., CASO DE APLICACIÓN EN EL NEGOCIO CURIOSO NET”,
La misma que reúne los requerimientos y los meéritos suficientes para ser sometida a evaluación
por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 09 días del mes de febrero de 2015
Dr. Marco Quintanilla
C.C. 1706562400
vi
Quito, 12 de abril del 2013
Señor
Wellington Ríos Villafuerte, Msc
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Universidad Central del Ecuador
Presente.-
Yo Mónica Patricia Olmedo Cofre en calidad de Propietaria del negocio CURIOSONET con RUC
No.1711534378001, autorizo a la Señorita María Fernanda Olmedo Cofre con C.I. No.
1720998481, a realizar su Tesis titulada “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
CONTABLE PARA PYMES, CON EL APOYO DEL SOFTWARE MQR., CASO DE
APLICACIÓN EN EL NEGOCIO CURIOSO NET”, en mi negocio.
Por la atencion a la presente quedo de usted
Atentamente,
Monica Olmedo Cofre
Propietaria
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOS DE TESIS .................................................................................... v
CONTENIDO .................................................................................................................................. vii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xv
RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xvii
ABSTRACT .................................................................................................................................. xviii
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... xix
CAPITULO l ....................................................................................................................................... 1
1. COMERCIALIZADORA DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA E INTERNET ................. 1
1.1. EL NEGOCIO ..................................................................................................................... 1
1.2. BREVE HISTORIA ............................................................................................................. 2
1.3. ANÁLISIS DE LA SITUACION DEL NEGOCIO ............................................................ 3
1.3.1. ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ........................................................................................ 3
1.3.1.1. TIPO DEL NEGOCIO ......................................................................................................... 4
1.3.1.2. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL .......................................................................................... 4
1.3.2. ANÁLISIS DE VENTAS .................................................................................................... 5
1.3.2.1. PERSONAL ......................................................................................................................... 5
1.3.2.2. VOLUMEN DE VENTAS .................................................................................................. 5
1.3.2.3. Cobertura y Clientes ............................................................................................................ 8
1.3.2.4. Competidores ....................................................................................................................... 8
1.3.3. ANÁLISIS FINANCIERO- CONTABLE .......................................................................... 8
1.3.3.1. Inventarios ........................................................................................................................... 8
1.3.3.2. Facturación .......................................................................................................................... 9
1.3.3.3. Cuentas por Cobrar .............................................................................................................. 9
viii
1.3.3.4. Declaración Servicio de Rentas Internas ........................................................................... 10
1.3.3.5. Servicio al Cliente .............................................................................................................. 10
1.4. Análisis de Foda ................................................................................................................ 11
1.4.1. Fortalezas ........................................................................................................................... 12
1.4.2. Debilidades ........................................................................................................................ 13
1.4.3. Oportunidades .................................................................................................................... 13
1.4.4. Amenazas ........................................................................................................................... 14
1.5. Propuesta Administrativa y de Servicio al Cliente ............................................................ 14
1.5.1. Base Filosófica del Negocio .............................................................................................. 14
1.5.2. Misión ................................................................................................................................ 14
1.5.3. Visión ................................................................................................................................. 15
1.5.4. Objetivos ............................................................................................................................ 15
1.5.5. Valores ............................................................................................................................... 15
1.5.5.1. Valoramos a las Personas .................................................................................................. 15
1.5.5.2. Empoderamiento ................................................................................................................ 16
1.5.5.3. Calidad: .............................................................................................................................. 16
1.5.5.4. Honestidad ......................................................................................................................... 16
1.5.5.5. Respeto .............................................................................................................................. 16
1.5.5.6. Responsabilidad ................................................................................................................. 16
1.5.5.7. Puntualidad ........................................................................................................................ 16
1.5.5.8. Cajeros- Vendedores .......................................................................................................... 17
1.5.6. Organización Administrativa ............................................................................................. 17
1.5.6.1. Estructura Orgánica ........................................................................................................... 18
1.5.6.2. Organigrama ...................................................................................................................... 20
1.5.6.3. Organigrama Estructural .................................................................................................... 20
1.5.6.4. Organigrama Funcional ..................................................................................................... 21
CAPITULO ll .................................................................................................................................... 27
2. ANÁLISIS DE COMPRA DEL SOFTWARE CONTABLE A IMPLEMENTAR .......... 27
2.1. Contabilidad ....................................................................................................................... 27
ix
2.2. Software Contable ............................................................................................................. 28
2.3. Condiciones para adoptar un software contable ................................................................ 28
2.4. Normativa para llevar Contabilidad en Personas Naturales............................................... 31
2.5. Beneficios de contar con un Software Contable ................................................................ 32
2.6. Análisis del Software Contable .......................................................................................... 34
2.6.1. Sistema Contable Financiero Mónica 8.5 .......................................................................... 35
2.6.1.1. Requerimientos .................................................................................................................. 35
2.6.1.2. Características .................................................................................................................... 35
2.6.2. Sistema Contable Financiero Latinium .............................................................................. 36
2.6.2.1. Características .................................................................................................................... 37
2.6.2.2. Precios................................................................................................................................ 38
2.6.3. MQR Manager Quick Research ........................................................................................ 39
2.6.3.1. Fundamentos Operativos ................................................................................................... 39
2.6.3.2. Fundamentos Contables ..................................................................................................... 39
2.6.3.3. Requerimientos computacionales ...................................................................................... 40
2.7. DEFINICIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE ............................................................... 41
2.7.1. Factores a ser calificados para determinar el sistema contable .......................................... 41
2.7.1.1. Rendimiento, Capacidad de almacenamiento y Aplicabilidad al entorno
Ecuatoriano. ....................................................................................................................... 41
2.7.1.2. Instalación, Manejo, Capacitación y Soporte Técnico ....................................................... 42
2.7.1.3. Precio ................................................................................................................................. 42
2.7.1.4. Características y Garantías ................................................................................................. 42
2.7.1.5. Precio del Soporte y Capacitación Post venta .................................................................... 42
2.7.1.6. Conocimiento Previo del Software .................................................................................... 42
2.7.2. Matriz de Decisión ............................................................................................................. 43
2.8. Análisis de Factibilidad ..................................................................................................... 45
CAPÍTULO lll ................................................................................................................................... 46
3. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE ...................................................... 46
3.1. Sistema Contable ............................................................................................................... 46
x
3.2. Políticas y Procedimientos Contables en CURIOSONET ................................................. 47
3.3. SISTEMA FINANCIERO CONTABLE MQR ................................................................. 48
3.3.1. Configuración .................................................................................................................... 51
3.3.1.1. Datos de la empresa ........................................................................................................... 51
3.3.1.2. Balance Inicial ................................................................................................................... 51
3.3.2. Plan de Cuentas .................................................................................................................. 53
3.3.2.1. Codificación ....................................................................................................................... 53
3.3.2.2. Catálogo de Cuentas .......................................................................................................... 54
3.3.3. Componentes del Sistema de Contabilidad........................................................................ 62
3.3.3.1. Ventas ................................................................................................................................ 62
3.3.3.1.1. Políticas de Ventas ............................................................................................................. 63
3.3.3.1.2. Punto de Venta ................................................................................................................... 65
3.3.3.2. Caja Recaudación .............................................................................................................. 65
3.3.4. Cuentas por Cobrar Clientes .............................................................................................. 66
3.3.4.1. Políticas de Crédito y Cuentas por Cobrar Clientes ........................................................... 66
3.3.5. Compras ............................................................................................................................. 68
3.3.5.1. Política de Compras ........................................................................................................... 69
3.3.6. Cuentas por pagar a proveedores ....................................................................................... 72
3.3.7. Inventarios ......................................................................................................................... 74
3.3.7.1. Política de Inventarios ....................................................................................................... 74
3.3.8. Nómina .............................................................................................................................. 76
3.3.8.1. Política para Nómina ......................................................................................................... 76
3.3.9. Activos Fijos ...................................................................................................................... 78
3.3.9.1. Política de Activos Fijos .................................................................................................... 79
3.3.10. Movimiento de Efectivo .................................................................................................... 81
3.3.10.1. Políticas de Manejo de Efectivo ........................................................................................ 82
3.4. Emisión de Estados Financieros ........................................................................................ 85
3.4.1. Política de Emisión de Estados Financieros ...................................................................... 85
3.4.2. Estado de Situación Financiera .......................................................................................... 86
xi
3.4.3. Información Tributaria ....................................................................................................... 88
3.4.3.1. Políticas para declaración Tributaria ................................................................................. 88
3.5. Análisis Financiero ............................................................................................................ 89
3.5.1. Métodos de Análisis Financiero ........................................................................................ 90
3.5.1.1. Método de Análisis Vertical .............................................................................................. 90
3.5.1.2. Método de Análisis Horizontal .......................................................................................... 90
3.5.1.3. Análisis de tendencias ........................................................................................................ 91
3.5.2. Indicadores Financieros ..................................................................................................... 91
3.5.3. Interpretación de los Índices Financieros .......................................................................... 91
3.5.3.1. Medidas de Liquidez .......................................................................................................... 92
3.5.3.1.1. Capital Neto de Trabajo ..................................................................................................... 92
3.5.3.1.2. Índice de Liquidez Corriente ............................................................................................. 92
3.5.3.1.3. Prueba Ácida ...................................................................................................................... 93
3.5.3.1.4. Medidas de actividad ......................................................................................................... 93
3.5.3.1.5. Rotación de Activos Totales .............................................................................................. 94
3.5.3.1.6. Rotación de Cuentas por Pagar .......................................................................................... 95
3.5.3.1.7. Rotación de Cuentas por Pagar .......................................................................................... 96
3.5.3.2. Medidas de endeudamiento ............................................................................................... 97
3.5.3.2.1. Razón de Endeudamiento .................................................................................................. 97
3.5.3.2.2. Apalancamiento Financiero ............................................................................................... 98
3.5.3.2.3. Razones de Rentabilidad .................................................................................................... 98
3.5.3.2.4. Rentabilidad sobre los Activos (ROA) .............................................................................. 98
3.5.3.2.5. Rentabilidad sobre el Patrimonio (ROE) ........................................................................... 99
3.5.3.2.6. Dupont ............................................................................................................................. 100
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 101
4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE ............................................................. 101
4.1. EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE .......................................................... 101
4.1.1. Resultado de la encuesta de evaluación del software contable ........................................ 102
4.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE .............................................................. 106
xii
4.2.1. Previsión de criterios a evaluarse ..................................................................................... 106
CAPITULO V ................................................................................................................................. 108
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 108
5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 108
5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 109
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 110
ANEXOS......................................................................................................................................... 111
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 VENTAS CURIOSONET ................................................................................................... 6
Tabla 2.1 BENEFICIOS DE UN SISTEMA CONTABLE .............................................................. 32
Tabla 2.2 Lista de Precios Software Contable .................................................................................. 38
Tabla 2.3 Precios ............................................................................................................................... 41
Tabla 2.4 Ponderación para cada Factor Evaluación ....................................................................... 43
Tabla 2.5 Matriz de Decisión para compra de Software Contable .................................................... 44
Tabla 3.1 Políticas Generales ............................................................................................................ 48
Tabla 3.2 Datos para Balance Inicial a 1 de Enero 2014................................................................... 52
Tabla 3.3 PLAN DE CUENTAS CURIOSONET ............................................................................ 55
Tabla 3.4 Politica de Ventas .............................................................................................................. 63
Tabla 3.5 Asiento Contable Ventas a Crédito ................................................................................... 63
Tabla 3.6 Asiento Contable Caja Facturación Venta ........................................................................ 65
Tabla 3.7 Políticas de Crédito y Cuentas por Cobrar Clientes .......................................................... 66
Tabla 3.8 Asiento Contable Cuentas por Cobrar ............................................................................... 67
Tabla 3.9 Política de Compras .......................................................................................................... 69
Tabla 3.10 Asientos Contable Compras de Mercadería .................................................................... 70
Tabla 3.11 Asiento Contable Gastos. ................................................................................................ 71
Tabla 3.12 Asientos Contables Compras de Activo Fijo .................................................................. 71
Tabla 3.13 Asientos Contable Compras Proveedores ....................................................................... 73
Tabla 3.14 Política de Inventarios ..................................................................................................... 74
Tabla 3.15 Política para Nómina ....................................................................................................... 76
Tabla 3.16 Asientos Contable Nomina ............................................................................................. 77
Tabla 3.17 Política de Activos Fijos ................................................................................................. 79
Tabla 3.18 Asiento Contable Costo Histórico Activos Fijos ............................................................ 80
Tabla 3.19 Depreciación Mensual del Activo Fijo ............................................................................ 80
Tabla 3.20 Política de Manejo de Efectivo ....................................................................................... 82
Tabla 3.21 Asiento Contable Ingreso de Proveedores ...................................................................... 84
xiv
Tabla 3.22 Emisión de Estados Financieros ...................................................................................... 85
Tabla 3.23 Estado de Situación Financiera ....................................................................................... 86
Tabla 3.24 Estado de Resultados....................................................................................................... 88
Tabla 3.25 Información Tributaria .................................................................................................... 89
Tabla 3.26 Índices Financieros .......................................................................................................... 91
Tabla 4.1 Herramienta de Evaluación del Software ........................................................................ 102
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logotipo Curioso net ......................................................................................................... 4
Figura 1.2 Ventas por año ................................................................................................................... 7
Figura 1.3 Evolución de Ventas .......................................................................................................... 7
Figura 1.4 Análisis FODA ................................................................................................................ 12
Figura 1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ............................................................................. 21
Figura 2.1 Software Contable ............................................................................................................ 28
Figura 2.2 Módulos del Software Contable...................................................................................... 30
Figura 2.3 Logotipo Sistema Contable .............................................................................................. 36
Figura 2.4 Logotipo Sistema Contable MQR .................................................................................... 39
Figura 3.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES ................................................................................. 47
Figura 3.2 Pantalla de inicio de programa ........................................................................................ 49
Figura 3.3 Pantalla de Balance Inicial ............................................................................................... 53
Figura 3.4 Componentes del Sistema de Contabilidad ...................................................................... 62
Figura 3.5 Módulo de Facturación .................................................................................................... 64
Figura 3.6 Módulo de Punto de Venta .............................................................................................. 65
Figura 3.7 Módulo Cartera ................................................................................................................ 68
Figura 3.8 Módulo Proveedores ........................................................................................................ 72
Figura 3.9 Módulo de Inventario ....................................................................................................... 75
Figura 3.10 Modulo Nómina ............................................................................................................. 78
Figura 3.11 Modulo Activos Fijos ................................................................................................... 81
Figura 3.12 Módulo Contabilidad ..................................................................................................... 84
Figura 3.13 Composición del Balance General ................................................................................. 87
Figura 3.14 Composición del Activo ............................................................................................... 87
Figura 3.15 Capital Neto de Trabajo ................................................................................................. 92
Figura 3.16 Índice de Liquidez Corriente ......................................................................................... 92
Figura 3.17 Prueba Ácida .................................................................................................................. 93
Figura 3.18 Rotación de Inventarios ................................................................................................. 94
Figura 3.19 Rotación de Activos Totales .......................................................................................... 94
xvi
Figura 3.20 Rotación de Cuentas por Pagar ...................................................................................... 95
Figura 3.21 Medida Evaluación Crédito y Cobranza ....................................................................... 95
Figura 3.22 Rotación de Cuentas por Pagar ...................................................................................... 96
Figura 3.23 Rotación de Cuentas por Pagar ...................................................................................... 96
Figura 3.24 Razón de Endeudamiento .............................................................................................. 97
Figura 3.25 Apalancamiento Financiero ........................................................................................... 98
Figura: 3.26 Rentabilidad sobre los Activos ..................................................................................... 99
Figura 3.27 Rentabilidad sobre el Patrimonio ................................................................................... 99
Figura 3.28 Sistema Dupont. ........................................................................................................... 100
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE PARA PYMES, CON
EL APOYO DEL SOFTWARE MQR., CASO DE APLICACIÓN EN EL NEGOCIO
CURIOSO NET”
El Objetivo General de la tesis es la implementación del Sistema Contable para el negocio
Curiosonet, venta al por menor de artículos de papelería e internet para el sector comercial, y
describir la situación actual del negocio. En ella no existe una Administración basada en principios
de planeación, organización, liderazgo y Control, y se pudo dimensionar las pérdidas que provoca
no contar con un sistema contable. A través del análisis FODA se pudo detectar problemas en el
área administrativa, contable, financiero, servicio al cliente y crédito. Se realizó un estudio
comparativo para definición de la mejor opción de software contable, a través de una matriz de
decisión. Se implementó un sistema contable con políticas contables, y se emitió los primeros
reportes y un análisis financiero del mismo. Al final se realizó una evaluación del software contable
con el personal involucrado en el que se pudo corroborar que la decisión tomada fue la acertada, y
se determinó definiciones de criterios para la evaluación del sistema contable luego de seis meses
de iniciado el mismo.
PALABRAS CLAVES
CONTROL ADMINISTRATIVO
VENTA UTILIDAD
ÁREA FINANCIERA
ATENCIÓN AL CLIENTE
NEGOCIO COMERCIO
SISTEMA CONTABLE
xviii
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
Cada día más la necesidad de crecimiento de los negocios, y la competencia que aqueja a los
mismos, hace que se vuelvan más organizados, y que tomen alternativas para la administración de
dichos negocios.
CURIOSONET, es la muestra de un emprendimiento, que surge como una idea y necesidad de
incrementar los ingresos, para transformarse y materializarse en una microempresa, que desea
prestar servicios, pero inmediatamente se vio una posibilidad de negocio más focalizada y directa
respecto al giro del mismo. Por lo tanto se volcó al sector Comercio, venta al por mayor y menor
de papelería e internet.
1
CAPITULO l
1. COMERCIALIZADORA DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA E INTERNET
1.1. EL NEGOCIO
El concepto de llamar negocio al caso en estudio será sustanciado más abajo, por definiciones, al
no ser una empresa jurídica legalmente, es importante entender lo que es un NEGOCIO consiste en
una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer bienes o servicios a
otras personas.
Los negocios de ventas al por menor (minoristas) son aquellos que se dedican a la compra de
productos en cantidad, para luego venderlos al menudeo al público.
Estos negocios suelen poseer un almacén físico en donde se almacena un inventario, y estantes en
donde se ofrecen y promocionan los productos.
Ejemplos de negocios minoristas son las tiendas de ropas, las ferreterías, las bodegas, los bazares,
las farmacias, las tiendas de electrodomésticos, las tiendas de repuestos etc.
Negocio es una actividad comercial o social que se ha pensado y que se desea desarrollar. Es una
herramienta que nos permite organizar y planificar las actividades que debemos realizar para lograr
las metas.
El término negocio deriva de las palabras latinas nec y otium, es decir, lo que no es ocio. Para los
romanos otium era lo que se hacía en el tiempo libre, sin ninguna recompensa; entonces negocio
para ellos era lo que se hacía por dinero. Es una ocupación lucrativa que cuando tiene un cierto
volumen, estabilidad y organización se llama empresa. También es la consecuencia de la correcta
administración de los recursos con un resultado económicamente positivo para las partes; es
importante señalar que no solamente puede ser dinero sino relaciones de poder.
Por la extensión, la palabra se hizo sinónima "de una empresa individual comercial" (tan
recientemente como el siglo XVIII) y tomaba también a veces el sentido "del nexo de actividades
comerciales" o "de los representantes de la actividad comercial". Específicamente, negocio puede
referirse a entidades individuales de la economía.
2
En algunas jurisdicciones legales, tales entidades son reguladas por la ley para conducir las
operaciones a favor de empresarios. Un negocio industrial es referido comúnmente como una
industria por ejemplo.
Por la exposición antes mencionada se ha definido a esta unidad económica como un negocio al no
ser una persona jurídica reconocida bajo la ley, pero si como una persona natural que ejerce con el
fin de obtener utilidad.
Las empresas se clasifican en:
Comercial.- Cuando se dedica fundamentalmente a la compraventa de un producto
determinado.
Industrial.- Cuando se dedica a la producción y ofrece un producto final o intermedio.
Servicios.- Cuando la empresa ofrece un producto intangible al consumidor” (Alcazar, 1995)
De acuerdo con la clasificación de las empresas que se puede aplicar a los negocios como antes
mencionamos y para la ejecución del presente trabajo, el negocio va a estar dentro de la categoría
de negocios comerciales.
1.2. BREVE HISTORIA
La historia del Negocio CURIOSONET se remonta hace 5 años 2009 donde con recursos muy
escasos, contando, sobre todo, con el capital representado por el deseo de triunfar de su dueña en
este caso la Sra. Mónica Patricia Olmedo Cofre, comienza su actividad en un pequeño local situado
en el barrio Santa María de Cotocollao ubicado en la zona Norte de la ciudad de Quito.
Para entonces era una bodega donde se guardaba herramientas para la construcción, un día
comenzó a observar que por su bodega de herramientas pasaban muy seguido estudiantes de una
escuela situada cuadras abajo de este sitio y una gran cantidad de estudiantes de secundaria y
superior, y decidió acondicionarlo a modo de un pequeño local, primeramente comenzó realizando
trabajos en computadora y vendiendo lo que eran artículos de cafetería como papitas, sodas, jugos,
dulces, etc.
En el año 2010 se logró conseguir máquinas para dicho cometido, era una prioridad, para mejorar
el negocio y que sus clientes se sientan satisfechos con los servicios ofrecidos, Se realizó la
instalación de internet para sus respectivas computadoras que sean utilizados por los clientes que
3
veían la necesidad de estar al día con la tecnología, pero debido a ajustes de la maquinaria
adquirida y su mejoramiento al necesitar incorporar a ella una Impresora multifunción, una de las
ventajas de dicho aparato es que permite ahorro de tiempo en copias e impresiones que se
realizaban. Por dicha razón se cerró el negocio por un mes.
Para el año 2011 después de observar que el local tenia éxito decidió agregar más artículos a su
venta en este caso fue papelería en general, artículos de bisutería de todo un poco pero aún nada al
por mayor.
El negocio no fue concebido bajo un proyecto técnico, o un plan de negocios, lo que se ha ido es
desenvolviendo conforme a sus necesidades y requerimientos, y cada situación que se ha
implementado ha sido de manera rápida, y empírica.
Por lo tanto cada punto o detalle que esté presente trabajo que mencioné será un paso más a ser un
negocio estructurado y especializado, y un grano más en convertirse en un negocio
profesionalizado.
1.3. ANÁLISIS DE LA SITUACION DEL NEGOCIO
Es necesario partir de una información verdadera y certera, y el negocio Curiosonet, no cuenta con
un manejo Gerencial, profesional y técnico, simplemente se ha dejado llevar del día a día y un
manejo empírico, pero explicaré detalles más particulares sobre ciertas áreas que demuestran la
necesidad de tomar decisiones para mejorar la gestión.
1.3.1. ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos
organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz (Chiavenato,
2002). Lastimosamente acogiéndonos a las palabras de este autor experto en temas de
administración, Curiosonet, no pasaría la prueba, pues los cuatro puntos manifestados en cuanto a
planeación, organización, dirigir y controlar, es muy poco lo que se ha hecho de una manera
consciente y tácita.
Algunos puntos se han hecho de manera empírica, a pesar de que el Gerente cuenta con experiencia
en Administración y temas relacionados, más los conocimientos de formación, el iniciar y
emprender un negocio con recursos limitados, en muchas ocasiones no permite tener todo para
especializar el trabajo y estructurarlo o el tiempo para hacerlo, pues el ser Gerente que emprende en
4
muchas ocasiones debe tener caras multifacéticas así como: Cajero Vendedor no deja mucho
espacio para el trabajo estratégico.
El personal que trabaja en la organización tiene un promedio de 24 años de edad, y en un 80% es
bachiller, 10% no ha terminado el bachillerato, y solo un 10% tiene estudios superiores o
universitarios. Esto muestra claramente que el perfil de empleados muestra carencia de
profesionalización. Es relativamente joven, con actitud de crecer pero sin competencias previas
para ir ejerciendo cargos de responsabilidad conforme el negocio lo vaya requiriendo.
1.3.1.1. TIPO DEL NEGOCIO
Es un negocio de comercialización de artículos de papelería e internet Curiosonet, estará
clasificada como actividad de Comercio, y como tipo de negocio de venta al por menor de
papeles y cartulinas.
También cabe señalar que su tratamiento es como una pequeña empresa, o como se las conoce
PYMES, pues la clasificación para esto es que tenga menos de 100 empleados y este parámetro lo
utilizaremos, aunque como bien se definió en el punto anterior usaremos la palabra “negocio” para
referirnos a Curiosonet.
1.3.1.2. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL
La razón social es el nombre que identifica a la compañía o al sujeto pasivo ante la administración
tributaria, es único e irrepetible y no puede ser similar a otras ya existentes.
La Razón Social Mónica Olmedo Cofre, pero al querer penetrar y mantener un posicionamiento se
le dio un nombre comercial. Este nombre comercial que se lo ha venido difundiendo con el tiempo
y que es conocido por sus clientes y proveedores es:
Figura 1.1 Logotipo Curioso net
En: Negocio Curiosonet
Curioso net ARTÍCULOS DE PAPELERÍA E INTERNET
5
1.3.2. ANÁLISIS DE VENTAS
El área de ventas ha sido manejada de mejor manera, si la comparamos en relación a las demás
secciones del negocio, y es por un componente práctico, sin estas, el negocio no podría subsistir,
pero igualmente no se ha tenido un manejo técnico del mismo. Aquí una breve descripción del
negocio en dicha área.
Principalmente las ventas se ha dejado que los clientes se acerquen al punto de venta, yo diría que
un 95%, el boca a boca ha sido un factor que ha ayudado pues el negocio ha estado orientado no a
la venta a crédito sino de contado por lo que el margen de ganancia se maneja en los niveles
mínimos, aceptados y con mucha flexibilidad en los precios pues podría depender del monto del
negocio.
Se ha desarrollado un listado de precios en un formato Excel que se maneja en todas las estaciones
de trabajo con acceso a cambiar por parte del primer usuario que abrió la hoja de Excel, en donde
se pone un costo referencial que puede ser el real o no, y de ahí se incrementa un 11,12% a
cantidades mayores a 500 unidades, un 14% a cantidades mayores a 100 pero menores a 500
unidades y un 16% a cantidades menores a 100. Esto ha permitido homogenizar en algo el criterio
de precios y que puedan usar es el instrumento como base para dar cotizaciones o precios a los
clientes.
1.3.2.1. PERSONAL
Actualmente el negocio cuenta con un Administrador y un vendedor, que son las personas también
que colaboran en la gestión de recuperación de Cartera. La inversión inicial en un vendedor ha
dado sus frutos en su fin de incrementar el número de clientes y el volumen de ventas. Se va
considerar importante contratar una persona más para el tercer trimestre del año.
1.3.2.2. VOLUMEN DE VENTAS
El negocio ha tenido un crecimiento constante de las mismas desde el mes de abril 2010 que se
inició con el rubro principal que es la venta de artículos de papelería e internet. EL primer mes del
año 2009 se vendió $ 500,00 lo que representaba solo la realización de trabajos en computadora,
pasando los últimos meses del periodo 2009 las ventas llegaron a $1.264,9 con un total de
$6.855,63 en ventas del primer año y los siguientes año incremento las ventas llegando a un valor
de $58.482,41 con un incremento del 30.00% en el año 2013.
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Tabla 1.1 VENTAS CURIOSONET
PROYECTADO
MES 2009 2010 2011 2012 2013 2014
ENERO 1.454,64 1.500,00 2.012,50 3.350,00 4.187,50
FEBRERO
1.527,37 1.725,00 2.213,75 3.685,00 5.025,00
MARZO 1.603,74 1.983,75 2.435,13 4.053,50 6.030,00
ABRIL 500 1.683,93 2.082,94 2.678,64 4.458,85 7.236,00
MAYO 575 1.768,13 2.187,09 2.946,50 4.904,74 8.683,20
JUNIO 661,25 1.502,91 1.859,03 2.799,18 5.395,21 9.551,52
JULIO 610 1.127,18 1.580,18 2.659,22 4.855,69 8.596,37
AGOSTO 580 958,1 1.501,17 2.526,26 4.370,12 6.877,10
SEPTIEMBRE 732 1.197,63 1.951,52 3.284,14 5.899,66 8.252,52
OCTUBRE 878,4 1.437,16 2.244,25 3.776,76 6784,61 9.903,02
NOVIEMBRE 1.054,08 1.724,59 2.356,46 4.154,44 7802,3 11.883,62
DICIEMBRE 1.264,90 2.155,74 2.827,75 4.569,88 8582,53 14.260,34
TOTAL 6.855,63 18.141,12 23.799,14 36.056,4 64.142,21 100.486,19
En: Negocio Curioso net (Servicio de Rentas Internas, 2013)
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Figura 1.2 Ventas por año
En: (Servicio de Rentas Internas, 2013)
Figura 1.3 Evolución de Ventas
En: (Servicio de Rentas Internas, 2013)
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1.3.2.3. Cobertura y Clientes
El negocio está dirigido principalmente para atender en la ciudad de Quito, principalmente al
Barrio Santa María de Cotocollao y algunos negocios ubicados en la zona del parque de
Cotocollao, pero ha existido un incremento notable del número de clientes, pues en la base de datos
incluida existen más de 200 clientes activos. La cobertura ha crecido pues contamos con atención a
varias empresas y clientes ubicados en la zona norte de Quito.
1.3.2.4. Competidores
Tenemos competidores los Importadores y Distribuidores mayoristas y minoristas, los principales
son:
Distribuidora de Libros y Papelería Dilipa Cía. Ltda.
Mega Papelería Popular (Moya Vinuesa Gloria Maricela)
Importadora Jurado S.A.
PROMAP
PACO
1.3.3. ANÁLISIS FINANCIERO- CONTABLE
El negocio a la fecha de análisis no cuenta con contabilidad, peor aún finanzas a pesar de que las
ventas que son de $64.000,00 en este 2013, no se ha llevado formalmente la contabilidad en el
mismo. Pues estaba previsto iniciar en el mes de enero 2014 la contabilidad, pero se ha previsto en
el mes de noviembre y diciembre 2013 iniciar con los contactos necesarios para definir este tema.
Por lo que nos remitiremos algunos aspectos.
1.3.3.1. Inventarios
Se lleva un control a través de Kardex hasta el presente mes, lo que es un trabajo tedioso, largo,
pesado y que en un negocio creciente demanda más recursos de tiempo y humano, pero aun así
existen problemas en el cuadre pues siempre exige grandes diferencias de faltantes o sobrantes, y
en el global pérdidas, por lo que a partir de noviembre 2012 se trató de entregar a una persona para
que lleve en un sistema externo el ingreso de facturas de compra y de venta, lo que resulto un total
fracaso, pues no se cumplió con el objetivo de la persona, y como no había necesidad de llevar
contabilidad, se decidió no seguir desde diciembre 2012 lo que en general ha generado
seguramente pérdidas, de aproximadamente unos $ 1000 en el período a agosto 2013, se puede
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presumir que quizás sea más alta esta cifra, si considero que pudo existir ventas sin factura y no
ingresadas o no reportadas como vendidas.
1.3.3.2. Facturación
Al tener que realizar la facturación de manera manual en la mayoría del periodo analizado, se nota
que los tiempos para el mismo son superiores en un 50%, adicional que reflejan una mala imagen,
pues la competencia en un 99% utiliza sistema de impresión digital. Al final del mes de diciembre
se facturaron como 600 facturas, y los meses anteriores se puede tener un promedio de 200 a 400
facturas mensuales. Dicha situación muestra que hay un flujo considerable de facturas emitidas,
más otros documentos.
1.3.3.3. Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar son un detalle de los problemas que se puede dar en el negocio desde dos
problemas observados por la experiencia.
El no tener información pertinente sobre el cliente, como direcciones, referencias de familiares o
personas que lo conozcan, varios teléfonos de casa, celulares, direcciones, porque el procesamiento
e impresión de facturas se lo hace de manera manuscrita, por tanto no tener información no permite
realizar una recuperación adecuada de la gestión de cuentas por cobrar. En estos casos podemos
revisar varios, que por alguna razón solo contábamos con datos de dirección como el barrio y el
teléfono solo el celular, pero muchos de esos clientes han cambiado de numero o no tiene ese
mismo, por lo que no se los puede contactar. En este rubro se considera haber perdido unos $ 2000.
Otro problema que se suscita es que facturas que son de crédito por error se las ubica en la carpeta
de facturas pagadas en efectivo, en este rubro se pudo identificar por lo menos unos $ 4,000.00 en
la revisión de octubre 2010 a diciembre de 2012.
Al sumar los dos valores antes descritos por falta de información y facturas mal ubicadas es de $
6,000.00, esta situación nos muestra la pérdida que se tiene el negocio al no contar con un
instrumento como es un sistema contable, que adicional permite manejar más rápido y de fácil
contrastación al no tener el documento físico pero el registro de la factura en el sistema como
cuenta por cobrar nos da un error.
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1.3.3.4. Declaración Servicio de Rentas Internas
En este tema ha sido sencillo llevar un cuadro de Excel con los ingresos a través de facturas
autorizadas por el Servicio de Rentas Internas y los egresos a través de las compras realizadas.
La separación para poder realizar la declaración, es ventas y compras con IVA 12% y ventas y
compras con IVA 0%, adicional se tenía el dato de retenciones de IVA cuando correspondía y el
crédito tributario del mes anterior, con esto se ha venido cumpliendo permanentemente con el
negocio.
Las declaraciones de Impuesto a la Renta de los años en análisis 2009 al presentes año se realiza
luego de obtener la suma de compras y ventas, más el descuento por gastos deducibles de Impuesto
a la renta como son los cinco rubros que el SRI nos permite: Vivienda, Educación, Alimentación,
Salud y Vestimenta, luego de todo este proceso para el año 2012 no arrojo utilidad tributable,
debido a que no pase de la base imponible. Para el 2011, se realizó el mismo proceso que el del
2012, aunque con un mayor tráfico de documentos e información que procesar. Luego de ellos se
obtuvo utilidad, que generó utilidad para los empleados, más los anticipos de impuesto a la renta a
ser entregados a la administración tributaria. Estos 2 rubros son considerables como
aproximadamente $ 5,000.00, Lo que en realidad al no contar con la información anterior, no se
realizó previsiones para descontar como gasto del momento.
1.3.3.5. Servicio al Cliente
Estamos comprometidos a entregar servicios de calidad que refleje nuestras capacidades
profesionales que son apropiadas para los asuntos y necesidades de nuestros clientes.
Hay que diferenciar entre el cliente frecuente y el de paso. Los clientes frecuentes son difíciles de
ganar y aún más difíciles de recuperar si se comete una falta. Ellos esperan un mayor servicio.
Cuanto más variedad de artículos de papelería se tenga, más clientes fijos hay. Pero hay que
considerar que cualquier cliente fijo al principio fue también un cliente de paso.
Un cliente nuevo que llega a una papelería puede tener varios motivos para entrar, no
necesariamente relacionados con el deseo de comprar algo. Muchos quieren mirar, ver lo que hay
en el mercado. Una encuesta demostró que el 75% de no compradores viene con el interés de
comprar. Pensando que en total el 25% no realiza una compra, lo cual en gran parte sucede por
falta de atención, sería el 14% de ventas que se está perdiendo.
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El vendedor debe saber cómo atender, que ofrecer y cuando intervenir. Para cumplir con su función
debe saber detectar las clases de clientes. El vendedor no debe caer en el error de vender un artículo
solo por un precio.
Hay que despertar el interés a través de una presentación atractiva en la vitrina. La finalidad es
llamar la atención a la persona por cosas en las que ni pensó.
Un punto importante sobre Servicio al Cliente es mantener una infraestructura adecuada para la
recepción de los mismos. El negocio cuenta con aproximadamente 90 metros cuadrados, que un
inicio era muy grande, actualmente el punto de venta donde se recibe al cliente se mantiene pero no
hay espacio adecuado para tener áreas de atención privada.
1.4. Análisis de Foda
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características
particulares del negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples
aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de
análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación,
empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.). Muchas de las conclusiones obtenidas
como resultado del análisis FODA, podrán ser de gran utilidad en el análisis del mercado y en las
estrategias de mercadeo que diseñé y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.
El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio.
Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera
objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.
12
Figura 1.4 Análisis FODA
Adaptado de: (Olmedo, 2013)
Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos
sobre los cuales usted tiene algún grado de control.
La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe
enfrentar su negocio en el mercado seleccionado.
Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas
oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales
usted tiene poco o ningún control directo.
1.4.1. Fortalezas
Única papelería en el sector
Precios accesibles para toda clases económica
Variedad en los artículos de venta
Brindamos servicio adicionales, como es el servicio a domicilio
Brindar una atención personalizada a los clientes, en cuanto a la demanda de los productos.
El 70% de sus ventas son de contado, lo que permite contar con adecuada liquidez.
Excelente reputación e historial crediticio frente a proveedores y bancos, lo que permite
tener la opción de líneas de crédito abiertas.
Bajo nivel de rotación de empleados, debido alta valoración del recurso humano.
Apertura para el cambio, no hay resistencia.
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1.4.2. Debilidades
Ausencia de un sistema de contabilidad computarizada para establecer inventarios,
registros contables, estados financieros, costos de venta y controlar de los mismos.
Inexistencia de información contable Estados Financieros, cuentas por pagar, Cuentas por
cobrar, etc., confiable y oportuna.
Falta de control de inventarios y registros de ingresos y egresos de los mismos por no
poseer información contable, lo que genera pérdidas en muchas ocasiones.
Falta de información de costos promedios, para definición de precios de venta de acuerdo a
esta información.
Falta de identidad del negocio y definiciones como Visión, Misión, Valores Corporativos,
Objetivos.
Falta de una estructura administrativa y funciones del personal para enfrentar el
crecimiento del negocio.
Personal con baja capacitación para niveles administrativos y de responsabilidad.
Deficiente manejo en la gestión de Crédito, no se cuenta con experiencia suficiente para
análisis de crédito.
No cuenta con datos de información de los clientes en general y específicamente los que
tienen abierto crédito.
Personal con baja capacitación en servicio al cliente y poca orientación al servicio.
Solo contamos con un local por el momento
1.4.3. Oportunidades
Empresas que ofrecen un mismo producto en busca de nuevos distribuidores, lo que
permite, mejor negociación por mayor oferta de productos.
Apertura por parte del gobierno para créditos más flexibles para el sector productivo.
Aprovechamiento de las fallas que deja la competencia en el mercado.
Créditos con proveedores.
Utilización de los conocimientos del personal y de la infraestructura existente para abrir
nuevos mercados y para servir a clientes adicionales.
Empleo del Internet y comercio electrónico para convertir a usuarios en clientes y reducir
costos operacionales.
Cercanía de establecimientos estudiantiles.
14
1.4.4. Amenazas
Creación de competidores cercanos a nuestro establecimiento.
Nuevos competidores.
Precios en la mercadería.
Competencia desleal que crece aceleradamente de mercados internacionales con la
importación de productos de la misma naturaleza.
Mala utilización de información confidencial.
Cambios constantes en el ámbito político.
La competencia oferta precios más bajos, que no van acorde con el mercado, con los
mismos que serían difíciles de trabajar.
Favoritismos con ciertos proveedores.
1.5. Propuesta Administrativa y de Servicio al Cliente
Se presenta una propuesta Administrativa y Servicio al Cliente básica para el negocio Curiosonet, y
de Servicio al Cliente, para mejorar la gestión del negocio, todo esto enmarcado en una concepción
de Microempresa. La propuesta Contable y Financiera se la presentará en el tercer capítulo
1.5.1. Base Filosófica del Negocio
“Constituye los elementos preponderantes para construir la cultura organizacional y lo conforman
tres que son: valores, principios, visión y misión; a partir de ello vienen los objetivos e ideales de la
organización” (Núñez Espinoza, 2001)
“La empresa de venta al por menor de artículos de papelería Curiosonet”, se desarrollará en el
medio ecuatoriano, como una empresa de comercialización de artículos de papelería e internet
brindara mejores productos con valores agregados como servicio, rapidez, cantidad justa que
satisfagan necesidades de empresas que busquen vender los mismos al consumidor final.
1.5.2. Misión
Es la razón de ser de una empresa o una organización, es decir, es el propósito para la cual se la
creó ya sea para producir bienes u ofrecer servicios.
Satisfacer las necesidades de abastecimiento de papelería, artículos de oficina y útiles escolares de
nuestros clientes, estableciendo con ellos relaciones comerciales mutuamente benéficas.
15
1.5.3. Visión
La visión se simplifica en un sueño, un hecho o acción enfocada a la empresa u organización que
estará desarrollada a largo plazo.
Ser una empresa con prestigio reconocido, con buena estructura administrativa y comercial, de
modo que nos haga más eficientes y confiables, para disfrutar la preferencia de los clientes y
proveedores, y juntos, hacer rentable el trabajo en beneficio del desarrollo integral de nuestros
colaboradores y de la comunidad en general, para lograr tener presencia en el mercado nacional, en
mediano y largo plazo.
1.5.4. Objetivos
Curioso net pretende satisfacer las necesidades del cliente en el ramo de la papelería e innovación
tecnológica, brindando un servicio oportuno en la atención del usuario con productos de la mayor
calidad.
Objetivos Específicos
Brindar una atención personalizada a nuestros clientes
Satisfacer las necesidades de la comunidad con calidad de productos y los mejores precios.
Reducir costos, uso óptimo de los recursos tanto humanos como materiales.
1.5.5. Valores
Pueden definirse como una convicción sólida sobre lo que es apropiado y lo que no lo es, que guía
las acciones y conducta de los empleados en el cumplimiento de los propósitos de la organización.
Los valores pueden concebirse como los elementos que componen la ideología y que a su vez
permiten tomar decisiones de todos los días. (Diemer, Hersch, & Markovic, 1985).
Los valores a adoptarse y cultivarse en la empresa están dados por:
1.5.5.1. Valoramos a las Personas
Consideramos a todas las personas iguales en diferentes posiciones, así nuestros colaboradores
como riqueza humana del negocio, los proveedores quienes nos permiten vender productos y
generar negocios, nuestros clientes que son más que un número o estadística monetaria, sino su
valor natural como personas.
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1.5.5.2. Empoderamiento
Todos los actores de las relaciones dentro del ciclo del negocio tienen la capacidad para realizar su
labor, así nuestros colaboradores, proveedores, clientes y administradores.
1.5.5.3. Calidad:
Satisfacer las necesidades en producto y servicio de los clientes internos y externos.
1.5.5.4. Honestidad
Aprovechar al máximo la jornada laboral.
Actuar siempre basado en la verdad.
1.5.5.5. Respeto
Valorar, tratar con amabilidad y cortesía a los compañeros de trabajo y clientes.
Conocer la autonomía de cada ser humano y aceptar complacido el derecho de ser
diferente.
1.5.5.6. Responsabilidad
Cuidar como suyos a los equipos y herramientas que utiliza para su trabajo.
Asumir las consecuencias de sus acciones.
Todos somos responsables por el producto que llega al cliente.
1.5.5.7. Puntualidad
Disciplina por llegar a tiempo al trabajo.
Aprovechar el uso del tiempo productivo.
Respeto a los compañeros que sí llegaron a tiempo.
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1.5.5.8. Cajeros- Vendedores
Cajeros
El cajero o cajera en un establecimiento comercial es una persona responsable de sumar la cantidad
debida por una compra, cargar al consumidor esa cantidad y después, recoger el pago por las
mercancías o servicios proporcionados.
Coordinar con el personal de servicio y sus ayudantes para garantizar que el
Cliente reciba el más alto nivel de servicio posible.
Vendedor
Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta de los productos o servicios de
una compañía. Según el sector o la cultura de la compañía, puede recibir diferentes
nombres: agente comercial, representante, ejecutivo de cuenta, ejecutivo de ventas, etc.
1.5.6. Organización Administrativa
Al ser un negocio o emprendimiento pequeño inicialmente se manejaba con dos personas
operativas, un vendedor y un administrador, luego se contrató unos 2 vendedores más, y un
mensajero y una persona que realiza las declaraciones mensuales hasta el día de hoy se cuenta con
contar con seis personas.
La propuesta de la organización administrativa, permitirá al negocio Curioso net buscar una
estructura administrativa que agrupe, divida y coordine; de manera eficiente todas las actividades,
logrando así la optimización de los recursos que la organización posee.
Además se define las funciones de la empresa en cada área, así como su relación de dependencia
con respecto a los niveles jerárquicos que deben existir en dicha empresa, también se promoverá el
cultivo de valores y principios morales en un ambiente de armonía y transparencia entre sus
empleados y para sus usuarios.
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1.5.6.1. Estructura Orgánica
La estructura de la organización determina las actividades y muestra cómo están relacionadas las
diferentes funciones o actividades e indica la estructura jerárquica y de autoridad; así como las
relaciones de subordinación. Esta estructura puede mostrarse por medio de organigramas.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para
todos quien debe realizar determinada tarea y es responsable por resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se
logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de
la empresa. (Baca, 1999).
La empresa contará con los siguientes niveles:
NIVEL DIRECTIVO: Accionista
NIVEL EJECUTIVO: Gerencia
NIVEL DE APOYO: Departamento de comercialización y ventas
NIVEL OPERATIVO: Mensajero
NIVEL DIRECTIVO Y EJECUTIVO:
Analizar el funcionamiento de la empresa
DUEÑO Tomar decisiones y delega al administrador
En este caso el accionista único es el gerente
Realiza presupuestos de cada periodo.
ADMINISTRADOR
Es una persona con visión, capaz de aplicar y desarrollar los conocimientos de la planeación,
organización, dirección y control empresarial, a fin de lograr los propósitos de la Institución en la
cual presta sus servicios.
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FUNCIONES
El administrador debe analizar los recursos físicos, financieros y humanos con los que cuenta,
planear y distribuir los mismos de una manera estratégica y eficiente, y de la misma manera evaluar
continuamente cómo puede optimizar cada uno de estos recursos para el beneficio de su
organización.
NIVEL DE APOYO
VENDEDOR
Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta de los productos o servicios de
una compañía.
FUNCIONES
Conservar su cartera de clientes y hacerla crecer.
Determinar claramente quiénes son sus principales clientes y darles atención prioritaria
Manejar su estadística de ventas, mensual y acumulada vs año anterior, de su territorio y de
cada uno de sus clientes
Proponer planes de desarrollo con sus clientes clave.
Prospección del mercado para detectar nuevos clientes.
Presentación y venta de los productos y servicios por medio de técnicas de negociación.
Recopilación de pedidos.
Seguimiento y cobro de morosos, (si es política de la compañía), El cobro de las facturas
debe ser responsabilidad del vendedor, porque la venta termina con el cobro.
CAJERO
El cajero o cajera en un establecimiento comercial es una persona responsable de sumar la cantidad
debida por una compra, cargar al consumidor esa cantidad y después, recoger el pago por las
mercancías o servicios proporcionados.
Coordinar con el personal de servicio y sus ayudantes para garantizar que el Cliente reciba el más
alto nivel de servicio posible.
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NIVEL OPERATIVO
MENSAJERO/ REPARTIDOR
Se encargara de entregar mercancía a las personas que soliciten el servicio de delivery
Realizara trámites varios solicitados por el directorio del negocio.
1.5.6.2. Organigrama
“Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.
Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen
un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme
acerca de la estructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
Desempeña un papel informativo.
Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la
estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables”.
También se conocen como cartas de la organización, son formas de representación gráfica de las
características organizacionales, respecto con sus aspectos: estructurales, funcionales, y de
personal.
Los organigramas constituyen un informativo para el personal dentro y fuera de la empresa.
1.5.6.3. Organigrama Estructural
Representa el esquema básico de la organización, el cual permite determinar las partes que la
integran, sus unidades administrativas (direcciones, secciones, departamentos), los sectores y
21
niveles jerárquicos, la relación de dependencia entre ellos, que nos refleja la organización de la
institución como un todo.
El negocio de la venta al por menor de artículos de papelería e Internet Curioso net presenta el
siguiente organigrama estructural:
Figura 1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
En: Negocio Curiosonet
1.5.6.4. Organigrama Funcional
Representa gráficamente las funciones asignadas a cada una de las áreas y niveles de la
organización. Refleja el orden jerárquico de la organización de mayor a menor importancia.
Es saludable plantear un organigrama funcional el cual permita obtener un análisis entre las
funciones y realizadas. A continuación se detalla el organigrama funcional de la empresa de venta
al por menor de artículos de papelería e internet Curiosonet.
GERENCIA (DUEÑA)
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DEPARTAMENTO
CONTABLE
ADMINISTRADOR CONTADOR EXTERNO
CAJERO
MENSAJERO
VENDEDOR
22
Figura 1.6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL
En: Negocio Curiosonet
Servicio al Cliente
En las microempresas la cultura del servicio al cliente no es muy común, muchas veces
simplemente son solo tips que se trabajan, como saludar al cliente en el momento de su entrada, y
hasta unas gracias.
Este es un eje transversal en toda organización, la diferenciación que podemos tener como negocio
es por el servicio de calidad que podemos ofrecer al cliente, la experiencia de trabajar con
Curiosonet puede ser vital en su proceso de decisión de compra por parte del cliente. El dar un
servicio eficiente, amable, es bueno pero de por si no es un servicio de calidad, por lo tanto
convertirnos en facilitadores de experiencias y un asesor permitirá tener clientes satisfechos pues
la satisfacción del cliente será la diferenciación frente a los competidores. Esto permitirá crear una
GERENCIA (DUEÑA)
Tiene la función de dirigir y organizar el funcionamiento de la
empresa.
ADMINISTRADOR
Realiza las compras,
administración del local,
publicidad
CONTADOR EXTERNO
Llevar el registro contable,
declaración de impuestos, IESS
CAJERO.- Persona
responsable de sumar la
cantidad debida por una
compra.
VENDEDOR.- Realiza la venta
de los productos o servicios de
una compañía.
MENSAJERO.- Entrega mercancía
a las personas que soliciten el
servicio de delivery.
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posición única y exclusiva, una manera singular de competir, que se traduzca en un valor agregado
y superior para nuestros clientes.
Por lo tanto a ser un eje transversal en todo el negocio, todo el personal está involucrado en el
Servicio al Cliente. Se ha decidió impartir un curso a través de la Cámara de Comercio de Quito,
para todo el personal en el área de Servicio al Cliente, un curso de por si no es la solución pero es
parte del proceso.
A este valor superior para los clientes le llamamos ventaja competitiva, es decir, una superioridad
definitiva y claramente distinguible de un producto o servicio, ofrecido.
La cultura de calidad que deseo implementar en Curiosonet, se la puede concretar mediante la
aplicación y seguimiento de los conceptos que a: continuación se detallan:
a) Satisfacer a todos y cada uno de los Clientes.
Se debe asegurar que cada cliente que entra en un negocio salga satisfecho. Por esta razón, un
cliente nunca deber ser visto como una interrupción.
b) Dejar la vida personal en casa.
Todos nosotros tenemos días en que nos sentimos estupendamente, y días en los que queremos
escondernos bajo la tierra. No debemos permitir que el mal humor personal afecte la manera en que
se trata a un cliente. El punto está en que el cliente no debiera ser capaz de decir cuál es la
diferencia por el servicio que recibe, espera ser tratado de la misma manera siempre y ése es
nuestro objetivo.
c) No concentrarse en el salón de ventas.
Es fácil involucrarse en conversaciones con otros empleados cuando hay poco movimiento en el
local. Pero aun cuando la conversación sea relacionada a temas de trabajo, debe concluir
inmediatamente cuando entra un cliente al establecimiento.
A veces, es intimidante para un cliente ver a un grupo de empleados reunidos en el negocio.
Adicionalmente, esto da al cliente la impresión de que él mismo es algo secundario a la
conversación. En lugar de interrumpir se siente frustrado, ignorado y hasta enojado, por lo que
decide ir a hacer compras a cualquier otro lado
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d) Saludar a cada cliente.
Sin importar si el negocio está lleno o hay poco movimiento, todo cliente debe ser recibido con al
menos un simple “buen día”. No importa si le va atender directamente o un compañero.
Aunque sea con un simple saludo al cliente, se logrará dos cosas: La primera y más importante, le
estás permitiendo saber que hay alguien ahí que puede atenderlo. Le estás permitiendo saber que
estás contento de que haya entrado a tu negocio.
Saludar al cliente es también un resguardo contra los robos y asaltos. La gente está menos inclinada
a intentos de robar mercancía si saben que hay alguien que está atento a su presencia. De ser
posible (y es algo que da muy buenos resultados) llama a los clientes por su nombre si son clientes
frecuentes, esto les dará mucha confianza y sentirán que son importantes para ti, pero que no solo
lo sientan, que sea real, con esto aumentarán los clientes leales y estos a su vez atraerán a otros,
esta es parte de la filosofía del “marketing 1 to 1”, un cliente es una persona y debe tratarse como
tal, no es un número más en la lista de nuestra base de datos o en la estadística de ventas.
e) No calificar a los clientes por su apariencia.
Simplemente por pensar que el cliente no luce como para poder comprar en el negocio, no cometas
el error de creértelo. ¿Nunca has tenido que ir a comprar un regalo importante justo después de
lavar el auto?
Todas las posibilidades apuntan a que fuiste tratado diferente que si hubieras seguido vestido con tu
traje sastre o ropa de vestir. Nunca jamás juzgar qué podría comprar o qué va comprar el cliente
basándose en su apariencia. Finalmente el dinero con que compran en su negocio tiene el mismo
valor y eso es lo que cuenta.
f) Dejar que el Cliente tenga su espacio.
Todos tenemos una cierta medida de “espacio personal” que necesitamos para poder sentirnos
cómodos. Algunos clientes van a ser muy amigables y abiertos desde el principio, mientras que
otros se sentirán incómodos si tratas de acercarte demasiado.
g) No interrumpir, aprender a escuchar.
No se debe interrumpir al cliente mientras habla. Muchas veces un empleado puede detener a un
cliente en medio de una frase u oración, para decir alto que sienta que es importante. No importa si
es en la compra o un reclamo que el cliente este realizando o independientemente de cuán ansioso
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se esté para exponer ese aspecto que sabes que el cliente simplemente va a adorar, espera hasta que
haya terminado de hablar. Me gusta mucho una frase escucha hace algún tiempo, cuando el cliente
está hablando, el cliente está comprando. (Tanja, 2000)
h) Bailar al ritmo del cliente.
Se debe adaptar nuestro estilo al del cliente. Un tono más relajado, más sencillo puede ser
apropiado para algunos clientes, mientras que otros responderán mejor a uno más formal. Este
consejo se enmarca en la adaptabilidad al estilo de lo que es un cliente.
Un gran empleado no tiene solamente un estilo, debe ser versátil. Hay que saber “bailar” tanto un
vals como el baile de moda aunque no nos guste, finalmente es dinero que entra al negocio.
i) Lucir profesional, cuidar la vestimenta y la apariencia.
Ni bien ingresa en un local, el cliente comienza a formarse una impresión acerca de la persona que
lo atiende y del negocio. Hay muchos factores que inciden en sus opiniones, como tu propio humor
personal o estructuras mentales, que no puedes controlar: tu propia apariencia así como también la
del local.
Hay que dejar que nuestra imagen transmita lo que se está vendiendo. Es extremadamente
importante que nuestro aspecto se adapte al estilo adecuado a lo que se está vendiendo. La imagen
es fundamental para las empresas, que lo sea también para nuestro negocio porque atraerá más
clientes, garantizado. La imagen da una sensación de seguridad.
j) Mostrar toda la mercancía.
¿Se ha tenido alguna vez en el negocio algún producto que jamás se hubiera llevado a casa, aunque
fuera gratis? Bueno, simplemente porque a unas personas no les gusta, no significa que a otra no le
guste.
Se debe tener siempre presente que lo que importa es lo que los clientes quieren, no lo que a al
ejecutivo de servicio le gusta o piensas que es mejor. El nivel de gusto o calidad puede diferir del
de los clientes, eso es un hecho, pero hay que recordar que, finalmente, la venta es el objetivo.
Hay que conservar para uno mismo las opiniones personales acerca de un tema o artículo
determinado. Hay que escuchar al cliente y ayúdalo a elegir lo que mejor se adapte a sus
necesidades e intereses, no a los tuyos.
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Hay muchas maneras de hacer que la experiencia de compra en cualquier comercio sea más
placentera para el cliente. Lo que es importante recordar es que se puede hacer la diferencia hoy,
mañana será tarde.
Implementar una cultura corporativa de servicio, en la cual todas y todos los empleados de
Curiosonet estén o no involucradas en el proceso de Servicio al Cliente, comprendan que el
consumidor es la razón de existencia del negocio, y por tanto todos los esfuerzos de cada uno
de los colaboradores de la empresa deben ser orientados a la satisfacción del cliente. En este
sentido, el cambio o resistencia al cambio son palabras que hemos escuchado frecuentemente
en la gestión, la política y en varios espacios cotidianos. El cambio es importante porque a
través de este tenemos un importante criterio que nos permite comprender mejor la dinámica
de las sociedades y de las naciones por sus diferentes percepciones y velocidades de cambio y
adaptabilidad, en otras palabras de evolución. La crisis es concebida como un desajuste entre
nuestro sistema y entorno, se produce cuando el entorno cambia más rápidamente que nuestro
sistema o viceversa, razón por la cuál es necesario acelerar o hacer más lentos los procesos de
cambio e institucionalidad, como en una sinfonía, manejando los tiempos adecuadamente.
Efectivamente, si no se cambia se arriesga uno a morir o desaparecer, no obstante, uno de los
problemas es que la gente supone que cambio y mejora son palabras que se pueden enunciar
sin importar el orden, veamos; para mejorar es necesario el cambio, en eso creo que la mayoría
estamos de acuerdo, pero todo cambio es una mejora cuando nos damos cuenta que lo
segundo no necesariamente es cierto se hace necesario analizar investigaciones y experiencias
de expertos en el tema. Se ha iniciado ya un proceso de mejoramiento en el área de Servicio al
cliente y todo el negocio.
Los problemas de "colas" se presentan permanentemente en la vida diaria: un estudio en
EEUU concluyó que, por término medio, un ciudadano medio pasa cinco años de su vida
esperando en distintas colas, y de ellos casi seis meses parado en los semáforos. Por lo que
tener personal suficiente y proyectar el crecimiento dará una buena atención, y sobre todo a
esto también podemos añadir la espera en las llamadas telefónicas se deberá incluir tres líneas
más para manejar un sistema PBX, lo que evitará “colas” telefónicas.
A más del respeto por el tiempo de nuestros clientes, otro objetivo del cero colas en el
teléfono, es generar satisfacción al cliente al momento de su llamada, al no tener que
experimentar tiempos de espera, y volver a marcar de nuevo. De dar un mejor servicio y tener
tiempos reducidos para sus clientes es lo que Curiosonet está siempre preocupada y siempre ha
considerado ser respetuosa por el valioso tiempo de sus clientes.
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CAPITULO ll
2. ANÁLISIS DE COMPRA DEL SOFTWARE CONTABLE A IMPLEMENTAR
2.1. Contabilidad
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de
dinero las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de
interpretar sus resultados” (Jorion, 2005)
En términos prácticos la contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad
económica. (Bolaños, 2001)
Es clave saber que la contabilidad como principal objetivo es suministrar cuando se requiera la
información razonada, en base a los registros ordenados, y procesados de una manera técnica las
operaciones de cualquier organización.
Por ello es crucial y vital apelar a la contabilidad, ya que esta utiliza normas contables, que en
esencia son estándares para uniformar los distintos aspectos del proceso contable de las
transacciones de las empresas en general y de las pequeñas y medianas empresas en particular. La
aplicación de las normas contables deberá conducir a que las cuentas empresariales, formuladas
con claridad, expresen la situación financiera y económica de la empresa. En aquellos casos
excepcionales en los que la aplicación de una norma contable sea incompatible con la imagen fiel
que deben mostrar las cuentas anuales, se considerará improcedente dicha aplicación. Todo lo cual
se mencionará en las notas a los estados financieros, explicando su motivación e indicando su
influencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
La contabilidad de las pequeñas y medianas empresas se desarrollará aplicando obligatoriamente
políticas y normas contables uniformes, para eso existe reglamentación a través de las NIIFS, y
legislación tributaria vigente.
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2.2. Software Contable
Figura 2.1 Software Contable
En: (Guajardo, 2013)
Es una herramienta técnica que centraliza e integra todos los procesos que están involucrados en el
proceso.
2.3. Condiciones para adoptar un software contable
Al prepararse para adoptar un software contable, se debe considerar las necesidades administrativas
de la organización y lo que ésta desea de su sistema contable.
Las siguientes preguntas proporcionan un modelo para evaluar las condiciones para adoptar un
software contable en las compañías: (Ortega, Pacherres, & Díaz, 2010)
a.- ¿Cómo contribuirá la implementación del software contable al logro de las metas de la
organización?
b.- ¿Cuán compleja es la organización? La complejidad está relacionada con la magnitud del
presupuesto, el volumen de transacciones mensuales y la cantidad de personal, monedas de curso
ERP
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legal que se emplean, lugares donde se prestan servicios, años fiscales y usuarios de la información
contable.
c.- ¿Qué es lo que se desea que su software contable haga?
• Apoyar cotidianamente las tareas administrativas como el registro de las transacciones y
la impresión de facturas.
• Registrar y reportar información contable y tributaria.
• Administrar los bienes de consumo y otros suministros.
d.- ¿Qué desea saber sobre su software contable, y quién utilizará esta información?
• ¿Qué tipo de información requiere?
• ¿Qué tipos de informes se producirán?
• ¿Quién examinará estos informes?
• ¿Cuán frecuentemente se requieren estos informes?
• ¿Qué decisiones le ayudarán a tomar estos informes?
e.- ¿Cuáles son sus mayores preocupaciones? ¿Cuál es la mayor pérdida de tiempo en su sistema
contable actual?
f.- ¿Cuenta la organización con una lista de cuentas adecuada para encarar esta complejidad?
¿Mejoraría la calidad de los informes o la información financiera con una lista de cuentas ampliada
y revisada?
g.- ¿Qué impacto desea que tenga la instalación del software contable? ¿Desea que ésta reduzca el
tiempo de análisis, aumente la velocidad del ingreso y procesamiento de los datos, aumente la
exactitud de los mismos, mejore los controles, muestre tendencias, o mejore la administración de
las adquisiciones y pagos? ¿Vale la pena incurrir los costos para adoptar el nuevo sistema si se
considera su probable impacto?
h.- ¿Qué tipo de información se ingresará al sistema?
• ¿Qué datos detallados se deberían ingresar al sistema computarizado?
• ¿Qué datos se deberían ingresar solamente en forma resumida?
• ¿Qué datos se deberían mantener en un sistema manual y no se deberían ingresar al
software contable?
• ¿Se computarizarán todas las oficinas de la organización? ¿Estarán todas conectadas en
red?
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i.- ¿Se debería integrar el sistema contable con otros sistemas, como las planillas de sueldos y los
inventarios de suministros? ¿Es esto necesario? Si así fuera, ¿cómo se vincularían los sistemas?
j.- ¿Podría resolver sus necesidades administrativas una ligera modernización de bajo costo del
sistema actual?
k.- ¿Se han explorado otras soluciones posibles (por ejemplo, capacitación del personal,
contratación de personal con diferentes aptitudes, modificación de los procedimientos operativos)
para cubrir sus necesidades administrativas?
l.- ¿Se han identificado las necesidades actuales y futuras? (Este es un punto crítico; muchas
organizaciones invierten en un sistema que rápidamente deja de ser adecuado para sus
necesidades).
Figura 2.2 Módulos del Software Contable
En: (MQR, 2013)
Esta figura ilustra lo que se requiere del software al que se va a optar para comprarlo.
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2.4. Normativa para llevar Contabilidad en Personas Naturales.
Es importante manifestar que una persona natural, está obligada a llevar contabilidad
exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones:
- Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades
económicas o al 1re. de enero de cada ejercicio impositivo).
- Tenga ingresos brutos anuales de su actividad económica (del ejercicio fiscal inmediato
anterior), superiores a USD 100.000,00.
- Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del ejercicio fiscal inmediato
anterior), superiores a USD 80.000,00.
En caso de personas naturales que se dediquen a la exportación de bienes deberán obligatoriamente
llevar contabilidad, independientemente de los límites antes indicados.
Las obligaciones tributarias son:
Mantener al día la Contabilidad.
Presentar las declaraciones de los impuestos y pagar mensualmente.
Presentar el Anexo Transaccional Simplificado, REOC.
Presentar la declaración de Impuestos a la Renta Anual.
Presentar anualmente el Anexo en Relación de Dependencia RDP.
Actualizar oportunamente su RUC.
Además el contribuyente debe declarar y pagar el impuesto al valor agregado (IVA), impuesto a la
renta siempre que supere la base anual.
Los Contribuyentes Personas Naturales obligadas a llevar contabilidad se constituyen también
agentes de retención del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado.
Serán sujetos de retención del impuesto al valor agregado según el tipo de transacciones que
realicen y de acuerdo a los porcentajes establecidos.
La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente
autorizado.
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Dicha esta razón Curiosonet se ve obligado a llevar contabilidad desde el mes de enero de 2013.
Por lo tanto la contratación de un Software Contable, es importante para cumplir sus deberes
tributarios.
2.5. Beneficios de contar con un Software Contable
Los Beneficios de contar con un software contable son muchos, por eso se muestra un cuadro muy
ilustrativo de los mismos.
Tabla 2.1 BENEFICIOS DE UN SISTEMA CONTABLE
Necesidades
de los
Administradores
Beneficios de un Sistema Contable
Los
administradores
requieren
información
oportuna y exacta
para tomar
decisiones
El sistema verifica automáticamente los números de las
cuentas y rechaza los datos que no se adecuan a los criterios
establecidos
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en
evidencia inmediatamente
Los procesos tediosos de registro se automatizan
Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando
se solicitan
Los administradores pueden consultar el sistema para
obtener información ad hoc
El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más
exactos
Los
administradores
deben identificar y
resolver problemas
Permite que los administradores reconozcan los problemas
con mayor facilidad, como la recaudación lenta de las
cuentas por cobrar, la disminución de las ventas o las
necesidades de dinero en efectivo
Elimina la necesidad de una investigación manual de las
cuentas por cobrar, que puede convertirse en una tarea
tediosa y consumir demasiado tiempo, especialmente
cuando ocurren cambios en el personal
Los
administradores
deben observar los
datos a partir de
Los administradores pueden utilizar el sistema para
observar los datos de diferentes maneras; por ejemplo, los
gastos pueden ser reportados por proveedor, por ítem
comprado, por unidad, o por período de tiempo
33
Necesidades
de los
Administradores
Beneficios de un Sistema Contable
una diversidad de
perspectivas
diferentes para
poder tomar
buenas decisiones
administrativas
El sistema puede generar informes que comparen los datos
por período, como por ejemplo año actual vs. año anterior, y
proporcionar información referente a las tendencias, como
el crecimiento o las bajas
La mejor capacidad para la preparación de informes permite
a los administradores controlar los gastos en comparación
con los ítems presupuestados, seguir con atención los saldos
de las cuentas y pronosticar las necesidades futuras de flujos
de caja
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que
requieren tanto los administradores financieros como los
administradores del programa
Los controles monetarios y de inventario se implementan
con mayor facilidad
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de
prestación de servicios en varios lugares pueden administrar
sus finanzas de manera más coordinada y más consistente y
pueden compartir la información entre los diversos centros
de costos
Los
administradores
deben cumplir con
ciertos requisitos
de rendición de
informes y
proporcionar
información
financiera en los
formatos
solicitados por sus
entidades rectoras,
fuentes de
financiamiento o
administradores de
mayor jerarquía
Los formatos para la rendición de informes pueden ser
modificados simplemente presionando un botón o haciendo
clic con un ratón
Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema,
la mayoría de los informes pueden ser impresos cuando se
solicitan
El personal puede hacer consultas a través del Internet
referentes a los datos en la medida necesaria y cumplir con
las solicitudes de informes de la gerencia rápida y
fácilmente
Los administradores pueden cumplir con mayor facilidad
con los requisitos estatutarios y de los donantes a través de
informes como el estado de ganancias y pérdidas, el balance
general, el balance de comprobación y los informes de los
donantes hechos a la medida de cada uno de ellos
Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más
rápidamente, con menor esfuerzo
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Necesidades
de los
Administradores
Beneficios de un Sistema Contable
Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave
requeridos de las transacciones, como el número de un
cheque, el monto del mismo, el nombre del beneficiario y la
fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para
suministrar este tipo de información y documentación
durante una auditoría
Los
administradores
deben ser más
eficientes, es decir
que deben hacer
más con menos
recursos
Permite que una organización maneje un mayor volumen de
trabajo o satisfaga las necesidades de rendiciones de
informes más complejas con menor cantidad de personal
Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología
basada en el sistema Windows, que permite que una
diversidad de programas de software sean compatibles y
utilizados para varias aplicaciones
Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos,
permitiendo que los administradores mejoren los sistemas
existentes o satisfagan nuevas necesidades de la empresa o
de la gerencia de manera eficiente en relación con los costos
En: (Gerencial, 2013)
2.6. Análisis del Software Contable
La selección y compra del software que se utilizará para implementar sistema contable es la
decisión más importante en el proceso de computarización. Se necesita considerar cuidadosamente
las características y la capacidad del software en relación con las necesidades de computarización
de su organización. Necesita evaluar los módulos del software contable y determinar cuáles deberá
instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de software y de vendedores constituye otra parte
importante de este proceso.
De acuerdo al giro del negocio y a las condiciones en que se vienen desarrollando las funciones
venta al por menor de artículos de papelería e internet CURIOSONET, se han tomado en cuenta
tres programas tentativos que presentan varias ventajas de los cuales se comentara a continuación y
luego se determinara cual es el más óptimo para el negocio.
35
2.6.1. Sistema Contable Financiero Mónica 8.5
Permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de
clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad
básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.
Es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo
si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar
nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un computador personal (o una red de
computadores)
Es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual
completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha sido
desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario
latino que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas.
2.6.1.1. Requerimientos
Para usar MÓNICA en la versión de Windows:
Computador en el cual pueda cargarse Windows 9X o versiones siguientes (ejemplo
Pentium (r) o compatible).
Recomendable Computador Pentium(r) con disco duro de alta velocidad (con al menos 20
Megabytes libres) con 256 MB de memoria RAM (o más) y Windows 2000 o XP
Monitor VGA color o monocromático
Impresora de 80 columnas (Recomendable impresora láser ó de inyección "Deskjet").
2.6.1.2. Características
MONICA para Windows trae más de 30 adiciones, entre ellas podemos ver:
Mejorado para aceptar la contabilidad de su país. (NCF)
Al crear un artículo o cliente la secuencia del código puede ser automática.
Módulo de facturación ha sido mejorado.
Punto de venta (acepta lector de código de barras).
Conexión a Internet, puede enviar sus facturas, estimados, directamente del programa.
Impresión de códigos de barra de los productos del inventario.
Inventario con fechas de vencimiento.
Kardex ha sido mejorado para aceptar costeo promedio.
36
Módulo de cuentas por cobrar ha sido mejorado.
Contabilidad por terceros y fuentes.
Más de 15 nuevos reportes.
Mayor velocidad de trabajo.
Fácil instalación
Cálculo de comisión para vendedores.
Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud. puede
definir una Factura, Crédito fiscal, recibo.
Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al resto de módulos.
Copias de respaldo automáticas.
Etiquetas para los artículos del inventario.
Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios, ocasionales.
Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor número de reportes financieros.
Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente.
Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato ASCII, Excel,
Lotus.
Es más rápido de trabajar en redes Novell.
Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de recibos, gavetas de dinero.
Se han agregado mayor cantidad de reportes, y mejor funcionalidad en el uso del programa,
más de 20 sugerencias dadas por nuestros usuarios que lo harán muy útil en su país.
2.6.2. Sistema Contable Financiero Latinium
Figura 2.3 Logotipo Sistema Contable
En: (Latium, 2013)
El sistema Latinium es un sistema contable que está desarrollado en Visual Studio .NET, la
herramienta tecnológica de punta provista por la corporación Microsoft, el lenguaje de
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programación es C#, y trabaja sobre varias bases de datos entre ellas MSDE, SQL SERVER
versiones 2000, 2005 y 2008. Microsoft ha certificado que nuestro software funciona bajo SQL
SERVER 2005, y 2008 y Windows Vista. Esta es la plataforma usada por las empresas más
grandes del mundo, y las que mayor crecimiento han tenido.
El Software Contable Latinium permite el ingreso de diferentes tipos de comprobantes de diario
como son: Asientos, Ingresos, Egresos, Notas de Débito, Notas de Crédito, Notas de Transferencia,
adicionalmente el usuario puede crear otros tipos de comprobantes a su gusto. Todos estos
formatos tienen su numeración y formatos de impresión independiente los cuales se pueden adaptar
a formatos existentes. Parte del soporte técnico inicial es la configuración de reportes como son
entre otros egresos y cheques, cuadrados a la impresión de formatos pre impresos existentes y listos
para usar.
La mayoría de los asientos son creados automáticamente a través de los módulos integrados como
son las compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar, retenciones, roles de pago, activos fijos, etc.
estos procesos están explicados detalladamente en los Asientos Automáticos del Software Contable
Latinium.
2.6.2.1. Características
El sistema es adaptable a diferentes negocios entre los cuales podemos encontrar los siguientes.
Comerciales
Fundaciones (Centros de Costo y Proyectos)
Florícolas (Packing Lista)
Constructoras
Telefonía celular y Equipos de Computación (Series)
Copiadoras (Conto metros)
Fabricas (Ordenes de Producción)
El software también se puede adaptar al tamaño de su organización desde empresas que lleva su
información en un solo computador hasta cientos de usuarios conectados permanentemente.
Este programa genera el Anexo Transaccional Simplificado o el REOC, además los Formularios del
SRI del Ecuador, son generados automáticamente usando la información ingresada en los diferentes
módulos del sistema, con completa facilidad.
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L i s t a s d e P r e c i o s S o f t w a r e C o n t a b l e A d m i n i s t r a t i v o E c u a d o r
V e r s i ó n P r e c i o
C i a d 2 0 0 8 M o n o u s u a r i o P a r a l a p e q u e ñ a e m p r e s a q u e d e s e a l l e v a r u n c o n t r o l d e s u
f a c t u r a c i ó n , c u e n t a s p o r c o b r a r y p a g a r , i n v e n t a r i o s , c o n t a b i l i d a d y A n e x o t r a n s a c c i o n a l . 8 0 0 . 0 0
C i a d 2 0 0 8 E m p r e s a r i a l .- P a r a l a m e d i a n a e m p r e s a 4 u s u a r i o s , T o d o s l o s m ó d u l o s 2 , 0 0 0 . 0 0
U s u a r i o a d i c i o n a l d e l C I A D 2 0 0 . 0 0
A c t i v o s F i j o s , r e q u i s i t o m í n i m o C i a d m o n o u s u a r i o 2 0 0 . 0 0
R o l d e P a g o s S t a n d a r , n o e s p o s i b l e c o m p r a r l o i n d e p e n d i e n t e m e n t e 5 0 0 . 0 0
L a t i n i u m 2 0 0 8 M o n o u s u a r i o P a r a l a p e q u e ñ a e m p r e s a q u e d e s e a c r e c e r . M ó d u l o s :
f a c t u r a c i ó n , c u e n t a s p o r c o b r a r y p a g a r , i n v e n t a r i o s , c o n t a b i l i d a d , F o r m u l a r i o s d e l S R I ,
A n e x o T r a n s a c c i o n a l
1 , 5 0 0 . 0 0
L a t i n i u m 2 0 0 8 E m p r e s a r i a l . - P a r a l a m e d i a n a e m p r e s a 4 u s u a r i o s . M ó d u l o s :
C o n t a b i l i d a d , F a c t u r a c i ó n , c u e n t a s p o r c o b r a r y p a g a r , i n v e n t a r i o s , A c t i v o s F i j o s ,
F o r m u l a r i o s 1 0 3 y 1 0 4 y A n e x o t r a n s a c c i o n a l .
3 , 0 0 0 . 0 0
U s u a r i o A d i c i o n a l d e l s i s t e m a L a t i n i u m 3 0 0 . 0 0
A c t i v o s F i j o s , r e q u i s i t o m í n i m o L a t i n i u m m o n o u s u a r i o 2 0 0 . 0 0
R o l d e P a g o s e s p o s i b l e c o m p r a r l o i n d e p e n d i e n t e m e n t e 1 , 0 0 0 . 0 0
P r o d u c c i ó n 1 . 0 0 0 . 0 0
I m p o r t a c i o n e s 5 0 0 . 0 0
C u b o s d i n á m i c o s 5 0 0 . 0 0
L a t i n i u m V i r t u a l i l i m i t a d o n ú m e r o d e u s u a r i o s 2 0 , 0 0 0 . 0 0
P r e c i o s N o i n c l u y e n e l I V A
Para la pequeña empresa, tenemos la versión mono usuario del sistema Latinium con los módulos
de Contabilidad, Facturación, CxC, CxP, Inventarios, Anexo Transaccional Simplificado ATS y
REOC.
El costo de este sistema computarizado está entre $ 700 dólares la versión más actual que es la que
ha sido tomada en cuenta para el presente estudio.
2.6.2.2. Precios
Tabla 2.2 Lista de Precios Software Contable
En: (Latium, 2013)
El producto requerido de acuerdo a los requerimientos decididos para la adquisición del software
contable, es el Latinium 2008 Monousuario, su precio es de $1,500.00 dólares que pueden ser
pagaderos en efectivo o con tarjeta de crédito.
39
2.6.3. MQR Manager Quick Research
Figura 2.4 Logotipo Sistema Contable MQR
En: (MQR, 2013)
Partiendo del hecho de que todo profesional contable necesita modernizarse con la tecnología
existente, necesita de una herramienta de soporte como es el caso de la Aplicación de Usuario Final
“Sistema Financiero Contable MQR®”, para esto es necesario utilizar el medio informático
existente más los conocimientos de Control de Auditoría para que la computación sea un medio
eficaz e innovador de control.
2.6.3.1. Fundamentos Operativos
Opera en sistemas operativos como Windows, NetWare Novell y compatibles
Trabaja en equipos PC con tecnología PENTIUM o compatibles
Incorpora en su performance la filosofía Cliente Servidor
Su estructura modular permite la integración de procesos en la contabilidad
En su gestión de manejo incorpora el concepto multiusuario, multiempresa y multi período
Para salvaguardar la integridad de la información maneja el concepto de respaldo diario en
tiempo real
Su diseño y arquitectura se fundamenta en Microsoft Visual Fox
2.6.3.2. Fundamentos Contables
El Sistema Financiero Contable MQR®, fue diseñado y estructurado basando en los PCGA
(“Principios Contables Generalmente Aceptados”) y en las NEC (“Normas Ecuatorianas
Contables”), así como también contemplando las disposiciones de carácter tributario emanadas por
el SRI (“Servicio de Rentas Internas”).
40
El Sistema MQR, de carácter modular, se basa en la Metodología Académica de la Contabilidad
Computarizada; integrando el Sistema Tradicional Contable de Permanencia de Inventarios con la
valoración al Costo Promedio Ponderado y el Sistema Contable de Diarios Múltiples; lo que hace
posible la validación e integración de procesos en términos de registro contable hacia el Módulo de
Contabilidad.
Para que esto sea factible debe clasificarse el Catálogo del Plan de Cuentas por niveles y estos sean
jerarquizados basados en los PCGA, manteniendo solidez y consistencia, para que dure por menos
un 10 años en la empresa o entidad, esto es importante para cumplir con la filosofía multiperiodo
para futuros seguimientos de cuentas auxiliares, además debe clasificarse libros diarios, para el
registro de operaciones en términos de registro contable de acuerdo a la naturaleza de cada
transacción.
2.6.3.3. Requerimientos computacionales
a. Software Operativo
Para estaciones de trabajo bajo la modalidad de cliente se requiere Sistema Operativo
Windows95 en adelante. Se recomienda la versión XP.
Con referencia al Sistema Operativo Windows Vista, se recomienda configurarlo de la forma
más estándar posible, para evitar el excesivo uso de recursos.
Para ambientes multiusuario se requiere un servidor con sistema operativo NetWare como
Novell, Linux (necesario que tenga compatibilidad con una partición en Windows), NT,
Windows Server 2000, 2003, 2008 (desde 2003 permiten varias sesiones de usuarios
remotos) o XP (permite una sesión de usuario) u otros de función similar.
b. Arquitectura Hardware
Microcomputadores PC con procesadores Celeron, Pentium III o compatibles en adelante con
un mínimo de 64 en RAM y Disco Duro de 20MB.
En máquinas servidores como recomendación que tengan tecnología Server.
41
M O N O _ U S U A R I O M U L T I _ U S U A R I O P R O F E S I O N A L A C T U A L I Z A C I O N E S A C A D É M I C O
D E S C R I P C I Ó N L IC E N C I A D E U S O
P A R A 1 S O L O P C
L IC E N C I A P A R A
R E D D E D A T O S 1
S E R V I D O R + 1
E S T A C I Ó N D E
T R A B A J O
L IC E N C I A A B I E R T A
P A R A C P A & C B A 1
S E R V I D O R + 3
E S T A C I O N E S D E
T R A B A J O
A C T U A L IZ A C I O N E S
A V E R S I O N E S
S U P E R IO R E S
L IC E N C I A
A C A D É M IC A
P A R A
E N S E Ñ A N Z A
Y
A P R E N D IZ A J E
P R E C I O N O
I N C L U Y E I V A $ 1 . 0 0 0 . 0 0 $ 1 . 8 0 0 , 0 0 $ 1 . 5 0 0 , 0 0 $ 3 5 0 , 0 0
B A J E D E
L A W E B
A D IC I O N A L 1 P C N O A P L IC A $ 3 5 0 , 0 0 $ 3 5 0 , 0 0 N O A P L IC A N O A P L IC A
E N T R E N A M IE N T O 4 H O R A S G R A T IS 4 H O R A S G R A T IS 4 H O R A S G R A T IS N O A P L IC A N O A P L IC A
V A L O R H O R A
S O P O R T E Y / O
C A P A C IT A C I Ó N
$ 3 0 , 0 0 + I V A $ 3 0 , 0 0 +
I V A $ 3 0 , 0 0 + I V A
$ 3 0 , 0 0 +
I V A
C U R S O S Y
S E M IN A R I O S
E N
E N T ID A D E S
E D U C A T IV A S
V A L O R H O R A
S O P O R T E E N
IN G E N IE R ÍA
T É C N I C A E N
D A T O S , L A N Y W A N
$ 6 0 , 0 0 + I V A $ 6 0 , 0 0 +
I V A $ 6 0 , 0 0 + I V A
$ 6 0 , 0 0 +
I V A
C U R S O S Y
S E M IN A R I O S
E N
E N T ID A D E S
E D U C A T IV A S
V A L O R H O R A
T É C N I C A P A R A
A U D IT O R ÍA S
E S P E C IA L IZ A D A S
$ 2 0 0 , 0 0 +
I V A
$ 2 0 0 , 0 0 +
I V A $ 2 0 0 , 0 0 + I V A
$ 2 0 0 , 0 0 +
I V A
C U R S O S Y
S E M IN A R I O S
E N
E N T ID A D E S
E D U C A T IV A S
c. Topología de Red
Como recomendación utilizar HUBS o concentradores utilizando cableado estructurado para
conectores Rj45 de preferencia flexible con categoría 5 en delante de preferencia en el rango
de 10/100 Mbps De preferencia a 100 Mbps.
Precios
Tabla 2.3 Precios
En: (MQR, 2013), Cotización solicitada.
2.7. DEFINICIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE
2.7.1. Factores a ser calificados para determinar el sistema contable
2.7.1.1. Rendimiento, Capacidad de almacenamiento y Aplicabilidad al entorno
Ecuatoriano.
Este punto se refiere a determinar cuál sistema contable posee mejor rendimiento si su velocidad es
aceptable para las necesidades de la empresa, y si la información que se obtenga puede ser
42
almacenada con seguridad, ya que muchas empresas usan una gran cantidad de información
haciendo que los sistemas se vuelvan lentos con el paso del tiempo y estos deban ser renovables.
Adicional la aplicabilidad de los formatos a la legislación ecuatoriana y los respectivos Anexos.
2.7.1.2. Instalación, Manejo, Capacitación y Soporte Técnico
Esta variable se refiere a conocer el tiempo en que se demora en realizar las tareas al ingresar la
información necesaria para realizar una tarea y su velocidad de respuesta ante un problema y su
solución, así como la del manejo del programa si las tareas son complejas o fáciles de realizar, su
instalación no debe ser complicada haciendo que los usuarios pueden tener acceso a cualquier
problema que puedan encontrar, con un servicio post venta.
2.7.1.3. Precio
Se deberá conocer cuál es el costo por la adquisición del programa ya que estos programas tienen
un alto precio en el mercado, sin embargo dependiendo del giro del negocio y por las necesidades
del mismo se hará la mejor inversión para obtener un mejor control de la información que son parte
de los objetivos de la empresa
2.7.1.4. Características y Garantías
Este factor tiene que ver con las distintas funciones del programa quien tenga mejores funciones y
más optimas que se puedan comprender y entender en forma clara veraz y rápida será la mejor
opción, los sistemas contables deberán por lo menos tener un buen tiempo de introducción en el
mercado es decir conocer si otras empresa están utilizando este producto y además saber si quien lo
patrocina tiene varios años en el mercado y su prospección a seguir en el mercado.
2.7.1.5. Precio del Soporte y Capacitación Post venta
Es el costo que tendrán los futuros requerimientos de Capacitación al personal o el costo de la
atención ante necesidades de soporte técnico, a través del acompañamiento por daños o asesorías.
2.7.1.6. Conocimiento Previo del Software
La familiaridad y conocimiento que exista sobre el sistema contable entre las personas vinculadas
al proceso de Contabilidad y sus diferentes módulos, será beneficioso para iniciar el proceso
43
contable y poder cumplir su objetivo de implementarlo y que esta etapa sea llevadera, por eso se
toma como un punto a ser calificado.
2.7.2. Matriz de Decisión
A continuación se presenta la matriz de Decisión para determinar cuál programa será escogido para
ser utilizado en el Negocio Venta al por menor de artículos de papelería e internet CURIOSONET,
según sus necesidades y disponibilidad de recursos económicos.
Tabla 2.4 Ponderación para cada Factor Evaluación
Factor de evaluación Peso porcentual Valor
RENDIMIENTO Y
CAPACIDAD
ALMACENAMIENTO
15% 1.5
INSTALACIÓN, MANEJO,
CAPACITACION Y
SOPORTE TÉCNICO
25% 2.5
PRECIO 30% 3.0
CARACTERÍSTICAS Y
GARANTIAS
10% 1.0
PRECIO SOPORTE Y
CAPACITACIÓN
POSTVENTA
10% 1.0
CONOCIMIENTO
PREVIO DEL
SOFTWARE
10% 1.0
TOTAL 100% 10
En: Negocio Curiosonet
La calificación será sobre 10, para cada uno de los factores a analizar, pero la ponderación que
tendrá cada uno será como se indica en el cuadro 3.
10 =Excelente 8 = Muy Bueno, 6 = Bueno, 4 = Regular, 1 = Malo
La alternativa que presente mayor puntaje constituirá la opción más aplicable para el presente
análisis.
Con los valores anteriormente mencionados se calificará a las tres empresas que se pidieron
requerimientos y queda de la siguiente manera:
44
Tabla 2.5 Matriz de Decisión para compra de Software Contable
PROGRAMA
MQR
MONICA 8.5
LATINIUM
FACTORES
PESO
VALO
R
Calific.
Pond
era.
Califi
c.
Ponder
a.
Califi
c.
Ponde
ra.
Rendimiento
capacidad
almacenamiento
y Aplicabilidad
15%
1.5
10
1.5
8
1.2
10
1.5
Instalación,
Capacitación y
Soporte técnico
25%
2.5
10
2.5
8
2
10
2.5
Precios
Software
30%
3
8
2
10
2.5
8
2
Garantías
10%
1
10
1
6
0.6
10
1
Precio Soporte
y Capacitación
postventa
10%
1
10
1
8
0.8
10
1
Conocimiento
Previo del
Software
10% 1 10 1 6 0.6 0 0
TOTAL
100%
10
9
7.80
8
En: Negocio Curiosonet
Al analizar los resultados obtenidos se puede concluir que el sistema contable MQR y Latinium son
la mejor opción pues representan lo que requiere el negocio.
Los precios son razonablemente adecuados dentro de los costos de mercado, con capacidad a
expandirse e integrar los módulos comerciales y adicionalmente módulos que permitan integrar
más áreas para el manejo integral.
La diferencia que marca la toma de decisión es el conocimiento sobre el sistema contable, este
factor es clave para el proceso de adaptación, pues el Contador y el Gerente del negocio son
quienes están familiarizados, lo que permitirá brindar soporte a las personas que están y estarán
vinculados al negocio y sobre todo al proceso de facturación y contable.
45
Por tanto de los resultados reflejados en la tabla anterior, se puede concluir que el MQR (Manager
Quick Research), debería ser seleccionado para ser implementado en el Negocio Curiosonet.
2.8. Análisis de Factibilidad
Una vez analizado las opciones y recomendado el software que se utilizará se define la factibilidad
de implementar el mismo por lo siguiente:
La normativa y legislación vigente a través de la Ley de Régimen Tributario Interno, obligan a que
los contribuyentes personas naturales que cumplen ciertas características estén obligados a llevar
Contabilidad en su negocio, para que mantengan los controles adecuados
Las evidencias encontradas como producto de la sistematización del presente trabajo, indican que
el negocio no ha estado trabajando bajo principios y normativa contable
Como he manifestado anteriormente al ser el Gerente y el investigador de este trabajo, se da por
sentado que el negocio acepta y participa de la investigación porque es una necesidad muy
marcada, por lo tanto se trabajará con un software contable para llevar la Contabilidad.
Los costos de diseño e implementación son mínimos frente al beneficio que la administración del
negocio obtendrá, la duración del mismo es de largo plazo donde se absorberá dicho costo.
La funcionalidad y rendimiento convierten en aceptable al sistema contable a ser implementado. Ya
que permita manejar e integrar toda la información, por lo tanto este es un avance importante y
vital.
Al ya tener 5 años en el medio, manejar ventas mayores a $ 50.000,00 mensuales, una cartera de
más de 400 clientes activos, un portafolio de más 150 productos, el sistema contable facilitará la
integración y manejo de las diferentes necesidades del mismo.
Por los antecedentes expuestos, se hace factible la aplicación del Sistema Contable MQR, basado
en los Principios de Contabilidad generalmente aceptados, en las NEC, NIC y NIFF, como una
herramienta surgida de la imperiosa necesidad de procesar la información, de forma ordenada y
técnica en Curiosonet.
46
CAPÍTULO lll
3. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
3.1. Sistema Contable
El sistema de contabilidad va más allá del papel tradicional de proveer información de los hechos
transaccionales de la Empresa. Incorpora una nueva dimensión al proporcionar análisis de
acontecimientos de diversa índole, enfocados a apoyar la toma de decisiones de control por parte de
la gerencia.
La gerencia no puede esperar hasta fin de año para determinar si realmente se está cumpliendo con
las metas organizacionales a corto plazo, necesita disponer de reportes relevantes en el momento
oportuno.
Es responsabilidad del sistema de contabilidad y finanzas proveer no solo de reportes de
desempeño oportuno y significativo a intervalos regulares, sino también debe producir reportes
gerenciales adecuados cuando se requieran. (Thierauf, 1991).
Como se mencionó antes el para ello se utiliza un software contable, este se llama a los programas
de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de
contabilidad.
El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa
o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
control de inventarios, balances, venta de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la
información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa
realice los cálculos necesarios.
La idea del sistema contable es que provea información a un nivel transaccional, así todas las
transacciones de facturación, caja, compras, etc. Para que está información sea procesada y permita
manejar ero para que estás se transformen en decisiones a nivel táctico y estratégico que generarán
mayor valor agregado al negocio. Adicional se considera importante avanzar más allá con los
sistemas de información.
47
Figura 3.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES
En: (MQR, 2013)-Imágenes
3.2. Políticas y Procedimientos Contables en CURIOSONET
Se han definido algunas políticas y procedimientos para que sea una guía para el personal que
trabaje vinculado al área de Contabilidad y Finanzas. De todas maneras cabe la aclaración que este
es un Manual de Procedimiento sencillo que va hacer entregado y puesto en marcha desde el mes
de enero de 2013. En esta sección solo son políticas generales y en cada componente se
especificará la política.
48
Tabla 3.1 Políticas Generales
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento para mantener los archivos físicos de documentos
fuentes, asignación de claves y emisión de reportes contables.
Procedimientos:
En todos los documentos o formularios se generan dentro de la empresa deberán constar la firma
de las personas responsables de emitirlo y recibirlo.
Los comprobantes de diario general contaran con su respectivo soporte y se archivarán en forma
secuencial.
Los archivos físicos de los documentos internos se mantendrán en forma secuencial y los
documentos externos se mantendrán en forma cronológica.
La asignación de claves para usuarios del software contable será responsabilidad del contador
general de la empresa.
Los respaldos de las bases de datos del software contable se realizarán al finalizar el último día
laborable de la semana. El responsable de este proceso será el Administrador.
En: Negocio Curiosonet
3.3. SISTEMA FINANCIERO CONTABLE MQR
El Sistema Financiero Contable MQR®, fue diseñado y estructurado basándose en los PCGA
(“Principios Contables Generalmente Aceptados”), en las NEC (“Normas Ecuatorianas
Contables”), en las NIC ("Normas Internacionales de Contabilidad"), así como también
contemplando las disposiciones de carácter tributario emanadas por el SRI (“Servicio de Rentas
Internas”).
El sistema integra y manejan las operaciones de gestión y administración de los negocios, hacia la
contabilidad financiera, lo que hace posible la autorización del proceso contable para expresar en
términos monetarios los resultados obtenidos, en los Estados Financieros, los mismos que deben
estar enmarcados dentro de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).
49
Las NIIF, con la globalización moderna, han evolucionado, a través del tiempo, con la necesidad de
expresar en forma más eficiente los PRINICIPIOS CONTABLES, con el objetivo de reflejar la
realidad actual de los negocios en toda su complejidad.
Con esto, las NIIF, están atravesado un mejoramiento, en base a la revisión de los principios
contables, para someterse a un RT(Reingeniería Técnica), que hoy forman parte de las TIC´s en la
globalización.
En tal virtud y basado en este Marco Legal de la Globalización de Normas, MQR (Sistema
Contable Integrado), plantea paradigmas, para hacer seguimiento a la información contable en
todas sus etapas de generación e implementa módulos que cumplen con la normatividad
internacional contable y financiera.
Vamos ir presentando algunos temas respecto al funcionamiento operativo del Sistema
Contable. Podemos visualizar en la Figura 3.2. Es la pantalla inicial donde se arranca el programa.
Figura 3.2 Pantalla de inicio de programa
En: (MQR, 2013)
50
Fundamentos Técnicos:
Funciona con Plataformas WINDOWS con 32 BIT.
Opera en ambientes LAN y WAN con ESCRITORIO REMOTO de WINDOWS.
Utiliza comunicación TCP/IP, en ambientes LAN y WAN
Utiliza Arquitecturas PC o similares para DESKTOP y SERVIDORES
Su estructura modular el manejo: multiusuario, multiempresa y multiperíodo
Salvaguarda la integridad de la información con respaldos diarios en tiempo real.
Su diseño y arquitectura se fundamenta en Microsoft Visual Estudio.
Fundamentos Contables
El Sistema Contable MQR, fue sistematizado, diseñado y estructurado en base a:
Las Normas Internacionales de Contabilidad.
Los Estándares Internacionales como: NIIF “Normas Internacionales de Información
Financiera”
Integra los preceptos tributarios vigentes en Ecuador contempladas en la Ley de Régimen
Tributario Interno, normadas por el SRI “Servicio de Rentas Internas”
Metodología Interna
El Sistema MQR®, de carácter modular, se basa en la Metodología Académica de
la Contabilidad Computarizada; integrando el Sistema Tradicional Contable de
permanencia de Inventarios con la valoración al Costo Promedio Ponderado y el Sistema
Contable de Diarios Múltiples; lo que hace posible la validación e integración de
procesos operacionales en términos de registro contable por partida doble hacia el Módulo
de Contabilidad.
Incorpora, un Catálogo de Cuentas por niveles que son jerarquizados, basados en las
Normas Internacionales de Contabilidad, así como en los Principios Contables de General
Aceptación, manteniendo solidez y consistencia, y sustenta la filosofía multiperíodo para
futuros seguimientos de cuentas auxiliares, además clasifica las operaciones por el índole
de su reconocimiento, en LIBROS DIARIOS, de acuerdo a la naturaleza de cada
transacción.
El Proceso Contable, refleja su resultados en Reportes Financieros de acuerdo a las NIIF;
y a disposiciones vigentes por la Super Intendencia de Compañías del Ecuador.
51
Para la explicación del presente y la implementación del sistema Contable MQR, se pondrá
ejemplos de lo realizado usando el recurso de la pantalla para enseñar lo manifestado y algunos
reportes que nos da el sistema. Se tomará 9 de las 10 divisiones que nos da le Módulo de
Contabilidad Financiera que están ubicados al lado izquierdo de la pantalla.
3.3.1. Configuración
3.3.1.1. Datos de la empresa
Esta opción permite crear la empresa de la cual se ingresarán los datos contables. Al crear la
empresa se ingresará el nombre, el RUC, la dirección y el año correspondiente. Se ingresará en el
botón Configuración, y luego de ello en datos de la empresa.
3.3.1.2. Balance Inicial
En esta pantalla que se encuentra en el módulo de Contabilidad, luego se ingresa Balance Inicial,
se ingresan los datos iniciales, que para nuestro análisis fue los datos al 31 de diciembre de 2013,
pero los ponemos al 1 de enero de 2014, cabe señalar que los datos aquí mencionados en la tabla
3.1 se manejaron de una manera empírica, con registros de Excel y documentos fuentes como
declaraciones. Este proceso se ha venido recolectando desde el mes de diciembre de 2013 y nos
habíamos venido preparando desde el mes de diciembre. Los datos que se desprenden a ese mes
son los siguientes:
52
Tabla 3.2 Datos para Balance Inicial a 1 de Enero 2014
En: Negocio Curiosonet
Datos a Ingresar a 01 de enero del 2014 Valores Cuentas a Ingresar Descripción actual de la cuenta
ACTIVOS
Banco Pacífico 2.350,00 1010103 Banco Pacífico Cta. Cte. 5233666
Banco Pichincha 1.100,00 1010104 Banco Pichicha Cta. Ahorros
Cuentas por cobrar Clientes 500,00 1010205 Clientes Nacionales
Inventario Suministro Consumo Servicio 6.000,00 1010304 Inventario de Mercadería
Instalaciones 1.500,00 1020104 Instalaciones Eléctricas
Muebles y Enseres 4.000,00 1020105 Muebles y Equipo de Oficina Costo Histórico
Equipo de Computación 12.000,00 1020108 Equipo de Computación Costo Histórico
Vehículos. Equipos Transporte y Equipo Caminero Móvil 15.000,00 1020109 Vehículo Costo Histórico
PASIVOS
Sueldos por pagar 680,00 2010701 Sueldos por pagar
Aporte Patronal 146.00 2010103 Aporte Patronal
Décimo Tercer Sueldo 87,00 2010104 Décimo Tercer Sueldo
Décimo Cuarto Sueldo 185,00 2010105 Décimo Cuarto Sueldo
Intereses por pagar 150,00 2010110 Banco Pacífico
Deuda Banco Pacífico 1.000,00 2020301 Banco Pacífico
Proveedores 1.800,00 2010301 Proveedores Nacionales
PATRIMONIO
Capital Suscrito o Asignado 12.000,00 30101 Dueña
53
Figura 3.3 Pantalla de Balance Inicial
En: (MQR, 2013)
3.3.2. Plan de Cuentas
En este punto es importante tomar como base el plan de cuentas que el programa ofrece, pero
vamos ir personalizando de acuerdo a las necesidades del negocio.
3.3.2.1. Codificación
El Sistema MQR, de carácter modular, se basa en la Metodología Académica de la Contabilidad
Computarizada; integrando el Sistema Tradicional Contable de Permanencia de Inventarios con la
valoración al Costo Promedio Ponderado y el Sistema Contable de Diarios Múltiples; lo que hace
posible la validación e integración de procesos en términos de registro contable hacia el Módulo de
Contabilidad. Para que esto sea factible debe clasificarse el Catálogo del Plan de Cuentas por
niveles y estos sean jerarquizados basados en las NIIF.
El Sistema MQR trae incorporado un Catálogo de Cuentas en donde sus Niveles Jerárquicos son
distribuidos en: Título, Grupo, Subgrupo, Mayor y/o Auxiliar.
54
En base al Plan de Cuentas, emitido por la Superintendencia de Compañías del Ecuador. En
MQR se realizan todas las operaciones de integración a nivel de auxiliares, así por ejemplo:
1 ACTIVO
101 ACTIVO CORRIENTE
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
1010101 CAJA
1010102 CAJA RECAUDACIÓN
1010103 BANCO DEL PACÍFICO
10010104 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
RELACIONADAS
10102 ACTIVO FINANCIERO
1010201 ACTIVO FINANCIERO VALOR RAZONABLE
CAMBIOS RESULTADO
1010202 ACTIVO FINANCIERO DISPONIBLE PARA
LA VENTA
102 ACTIVO NO CORRIENTE
10201 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1020101 INSTALACIONES
1020102 MUEBLES Y ENSERES
3.3.2.2. Catálogo de Cuentas
El plan cuentas se ha diseñado considerando las necesidades particulares de la Empresa y
observando los requerimientos indicados en la NEC No.1, la cual establece la estructura de las
cuentas contables en el balance general y en el estado de resultados.
El método utilizado para codificar las cuentas contables es la notación decimal punteada, para lo
cual el “software MQR” reconoce a los códigos terminados con punto como cuentas de
agrupamiento y los códigos terminados sin punto como cuentas de imputación o de movimiento.
55
Tabla 3.3 PLAN DE CUENTAS CURIOSONET
1 ACTIVO
101 ACTIVO CORRITE
10101 EFECTIVO Y EQUIVALTES AL EFECTIVO
1010101 CAJA
1010102 CAJA RECAUDACION
1010103 BANCO L PACIFICO
10102 ACT.FINANC.
1010201 ACT.FINANC. VAL.RAZON. CAMBIOS RESUL.
1010202 ACT.FINANC. DISPO. PARA LA VTA
1010203 ACT.FINANC. MANTE. HASTA EL VCE.
1010204 (-) PROVISION X TERIORO
1010205 DOC Y CTAS X COB CLIE. NO RELACIONADOS
1010206 DOC Y CTAS X COB CLIE. RELACIONADOS
1010207 OTRAS CUTAS X COB. RELACIONADAS
1010208 OTRAS CUTAS X COB.
1010209 (-) PROV. CUTAS INCOBRABLES
10103 INV.S
1010301 INV MATERIA PRIMA
1010302 INV PROD. PROCE.
1010303 INV SUMINI CONSU. PRODU
1010304 INV SUMINI CONSU.SERVICIO
1010305 INV PROD. TERM. X LA CIA
1010306 INV PROD. TERM.DE 3ROS
1010307 MERCARÍAS TRÁNSITO
1010308 OBRAS CONSTRUCCION
1010309 INV REPUEST, HERRA. Y ACCESORIOS
1010310 OTROS INV
1010311 (-) PROV. INV X VALOR NETO REALIZACIÓN
1010312 (-) PROV. INV X DETERIORO
10104 SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTS
1010401 SEGUROS PAGADOS X ANT
1010402 ARRIDOS PAGADOS X ANT
1010403 ANTICIPOS A PROVEEDORES
1010404 OTROS ANTICIPOS TREGADOS
10105 ACTIVOS X IMPUESTOS CORRIE.
1010501 CRÉDITO TRIBUTARIO (IVA)
1010502 CRÉDITO TRIBUTARIO ( I. R.)
1010503 ANTICIPO IMPUESTO A LA RTA
10106 ACTI. NO CORRI. MANT. VTA OP. DIS.
10107 OTROS ACTIVOS CORRIE.
102 ACTIVO NO CORRITE
10201 PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
1020101 TERROS
1020102 EDIFICIOS
1020103 CONTRUCCIONES CURSO
1020104 INSTALACIONES
1020105 MUEBLES Y SERES
1020106 MAQUINARIA Y EQUIPO
1020107 NAVES, AERONAVES, BARCAZAS YSIMILAR
1020108 EQUIPO COMPUTACIÓN
1020109 VEHÍCULOS, EQUIPOS TRANSPORTE Y EQUIPO CAMINERO MÓVIL
1020110 OTROS PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
56
1020111 REPUESTOS Y HERRAMITAS
1020112 (-) DEPRE ACUMULADA PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
1020113 (-) DETERIORO ACUMULADO PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
1020114 ACTIVOS EXPLORACION Y EXPLOTACION
10201140
1
ACTIVOS EXPLORACION Y EXPLOTACION
10201140
2
(-) AMORTIZACION ACUMULADA ACTIVOS EXPLORACIÓN Y
EXPLOTACIÓN
10201140
3
(-)DETERIORO ACUMULADO ACTIVOS EXPLORACIÓN Y
EXPLOTACIÓN
10202 PROPIEDAS INVERSIÓN
1020201 TERROS
1020202 EDIFICIOS
1020203 (-) DEPRECIACION ACUMULADA PROPIEDAS INVERSIÓN
1020204 (-) DETERIORO ACUMULADO PROPIEDAS INVERSIÓN
10203 ACTIVOS BIOLOGICOS
1020301 ANIMALES VIVOS CRECIMITO
1020302 ANIMALES VIVOS PRODU
1020303 PLANTAS CRECIMITO
1020304 PLANTAS PRODU
1020305 (-) DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVOS BIOLÓGICOS
1020306 (-) DETERIORO ACUMULADO ACTIVOS BIOLOGÍCOS
10204 ACTIVO INTANGIBLE
1020401 PLUSVALÍAS
1020402 MARCAS, PATTES, RECHOS LLAVE , CUOTAS PATRIMONIALES Y
OTROSSIMILAR
1020403 ACTIVOS EXPLORACION Y EXPLOTACION
1020404 (-) AMORTIZACIÓN ACUMULADA ACTIVOS INTANGIBLE
1020405 (-)DETERIORO ACUMULADO ACTIVO INTANGIBLE
1020406 OTROS INTANGIBLES
10205 ACTIVOS X IMPUESTOS DIFERIDOS
1020501 ACTIVOS X IMPUESTOS DIFERIDOS
10206 ACT.FINANC. NO CORRIE.
1020601 ACT.FINANC. MANTE. HASTA EL VCE.
1020602 (-) PROVISION X TERIORO ACT.FINANC. MANTE. HASTA EL VCE.
1020603 DOCUMTOS Y CUTAS X COB.
1020604 (-) PROV. CUTAS INCOBRABLES ACT.FINANC. NO CORRIE.
10207 OTROS ACTIVOS NO CORRIE.
1020701 INVERSIONES SUBSIDIARIAS
1020702 INVERSIONES ASOCIADAS
1020703 INVERSIONES NEGOCIOS CONJUNTOS
1020704 OTRAS INVERSIONES
1020705 (-) PROV. VALUACIÓN INVERSIONES
1020706 OTROS ACTIVOS NO CORRIE.
2 PASIVO
201 PASIVO CORRITE
20101 PASIVOS FINANCIEROS A VAL.RAZON. CON CAMBIOS RESUL.
20102 PASIVOS X CONTRATOS ARRDAMITO FINANCIEROS
20103 CUTAS Y DOCUMTOS X PAGAR
2010301 LOCALES
2010302 DEL EXTERIOR
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2010401 LOCALES
2010402 DEL EXTERIOR
57
20105 PROVISIONES
2010501 LOCALES
2010502 DEL EXTERIOR
20106 PORCIÓN CORRITE OBLIGACIONES EMITIDAS
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIE.
2010701 CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
2010702 IMPUESTO A LA RTA X PAGAR L EJERCICIO
2010703 CON EL IESS
2010704 POR BEFICIOS LEY A EMPLEADOS
2010705 PARTICIPACIÓN TRABAJADORES X PAGAR L EJERCICIO
2010706 DIVINDOS X PAGAR
20108 CUTAS X PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS
20109 OTROS PASIVOS FINANCIEROS
20110 ANTICIPOS CLIE.S
20111 PASIVOS DIRECT. ASOCIADOS CON LOS ACTIVOS NO CORRIE. Y
OPERAC. DISCONT.
20112 PORCION CORRITE PROVISIONES X BEFICIOS A EMPLEADOS
2011201 JUBILACION PATRONAL
2011202 OTROS BEFICIOS A LARGO PLAZO PARA LOS EMPLEADOS
20113 OTROS PASIVOS CORRIE.
202 PASIVO NO CORRITE
20201 PASIVOS X CONTRATOS ARRDAMITO FINANCIERO
20202 CUTAS Y DOCUMTOS X PAGAR
2020201 LOCALES
2020202 DEL EXTERIOR
20203 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
2020301 LOCALES
2020302 DEL EXTERIOR
20204 CUTAS X PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS
2020401 LOCALES
2020402 DEL EXTERIOR
20205 OBLIGACIONES EMITIDAS
20206 ANTICIPOS CLIE.S
20207 PROVISIONES X BEFICIOS A EMPLEADOS
2020701 JUBILACION PATRONAL
2020702 OTROS BEFICIOS NO CORRIE. PARA LOS EMPLEADOS
20208 OTRAS PROVISIONES
20209 PASIVO DIFERIDO
2020901 INGRESOS DIFERIDOS
2020902 PASIVOS X IMPUESTOS DIFERIDOS
20210 OTROS PASIVOS NO CORRIE.
3 PATRIMONIO NETO
301 CAPITAL
30101 CAPITAL SUSCRITO o ASIGNADO
30102 (-) CAPITAL SUSCRITO NO PAGADO, ACCIONES TESORERÍA
302 APORTES SOCIOS O ACCIONISTAS PARA FUTURA CAPITALIZACIÓN
303 PRIMA X EMISIÓN PRIMARIA ACCIONES
304 RESERVAS
30401 RESERVA LEGAL
30402 RESERVAS FACULTATIVA Y ESTATUTARIA
30403 RESERVA CAPITAL
30404 OTRAS RESERVAS
305 OTROS RESUL. INTEGRALES
30501 SUPERAVIT ACT.FINANC. DISPO. PARA LA VTA
58
30502 SUPERAVIT X REVALUACIÓN PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
30503 SUPERAVIT X REVALUACION ACTIVOS INTANGIBLES
30504 OTROS SUPERAVIT X REVALUACION
306 RESUL. ACUMULADOS
30601 GANANCIAS ACUMULADAS
30602 (-) PÉRDIDAS ACUMULADAS
30603 RESUL. ACUMULADOS PROVITES NIIF
307 RESUL. L EJERCICIO
30701 GANANCIA NETA L PERIODO
30702 (-) PÉRDIDA NETA L PERIODO
4 INGRESOS
41 INGRESOS ACTIVIDAS ORDINARIAS
4101 VTA BIES
4102 PRESTACION SERVICIOS
4103 CONTRATOS CONSTRUCCION
4104 SUBVCIONES L GOBIERNO
4105 REGALÍAS
4106 INTERESES
4107 DIVINDOS
4108 OTROS INGRESOS ACTIVIDAS ORDINARIAS
4109 (-) SCUTO VTAS
4110 (-) VOLUCIONES VTAS
4111 (-) BONIFICACIÓN PRODUCTO
4112 (-) OTRAS REBAJAS COMERCIALES
42 GANANCIA BRUTA
43 OTROS INGRESOS
4301 DIVINDOS
4302 INTERESES FINANCIEROS
4303 GANANCIA INVERSIONES ASOCIADAS / SUBSIDIARIAS Y OTRAS
4304 VALUACION INSTRUMTOS FINANCIEROS A VAL.RAZON. CON
CAMBIO RESUL.
4305 OTRAS RTAS
5 EGRESOS
51 COSTO VTAS Y PRODU
5101 MATERIALES UTILIZADOS O PROD. VDIDOS
510101 (+) INV. INI. BIES NO PRODUCIDOS X LA CIA
510102 (+) COMPRAS NETAS LOCALES BIES NO PRODUCIDOS X LA CIA
510103 (+) IMPORTACIONES BIES NO PRODUCIDOS X LA CIA
510104 (-) INV. FIN. BIES NO PRODU X CIA
510105 (+) INV. INI. MATERIA PRIMA
510106 (+) COMPRAS NETAS LOCAL MP
510107 (+) IMPORTACIONES MATERIA PRIMA
510108 (-) INV. FIN. MATERIA PRIMA
510109 (+) INV. INI. PROD. PROCE.
510110 (-) INV. FIN. PROD. PROCE.
510111 (+) INV. INI. PROD. TERMINADOS
510112 (-) INV. FIN. PROD. TERMINADOS
5102 (+) MANO OBRA DIRECTA
510201 SUELDOS Y BEFICIOS SOCIALES
510202 GASTO PLANES BEFICIOS A EMPLEADOS
5103 (+) MANO OBRA INDIRECTA
510301 SUELDOS Y BEFICIOS SOCIALES
510302 GASTO PLANES BEFICIOS A EMPLEADOS
59
5104 (+) OTROS COSTOS INDI FCION
510401 PRE PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
510402 PRE ACTIVOS BIOLOGICOS
510403 DETERIORO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
510404 EFECTO VALOR NETO REALIZACION INV
510405 GASTO X GARANTIAS VTA PROD. O SERVICIOS
510406 MANTIMITO Y REPARACIONES
510407 SUMINISTROS MATERIALES Y REPUESTOS
510408 OTROS COSTOS PRODU
52 GASTOS ADMINISTRACION
5201 GASTOS VTAS
520101 SUELDOS, SALARIOS Y MÁS REMUNERACIONES
520102 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (incluido fondo reserva)
520103 BEFICIOS SOCIALES E INMNIZACIONES
520104 GASTO PLANES BEFICIOS A EMPLEADOS
520105 HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES
520106 REMUNERACIONES A OTROS TRABAJADORES AUTÓNOMOS
520107 HONORARIOS A EXTRANJEROS X SERVICIOS OCASIONALES
520108 MANTIMITO Y REPARACIONES
520109 ARRDAMITO OPERATIVO
520110 COMISIONES
520111 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
520112 COMBUSTIBLES
520113 LUBRICANTES
520114 SEGUROS Y REASEGUROS (primas y cesiones)
520115 TRANSPORTE
520116 GASTOS GESTIÓN (agasajos a accionistas, trabajadores y CLIE.s)
520117 GASTOS VIAJE
520118 AGUA, ERGÍA, LUZ, Y TELECOMUNICACIONES
520119 NOTARIOS Y REGISTRADORES LA PROPIEDAD O MERCANTILES
520120 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
520121 PRECIACIONES:
52012101 PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
52012102 PROPIEDAS INVERSIÓN
520122 AMORTIZACIONES:
52012201 INTANGIBLES
52012202 OTROS ACTIVOS
520123 GASTO TERIORO:
52012301 PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
52012302 INV
52012303 INSTRUMTOS FINANCIEROS
52012304 INTANGIBLES
52012305 CUTAS X COB.
52012306 OTROS ACTIVOS
520124 GASTOS X CAN. ANORMALES PRODU:
52012401 MANO OBRA
52012402 MATERIALES
52012403 COSTOS PRODU
520125 GASTO X REESTRUCTURACION
520126 VALOR NETO REALIZACION INV
520127 OTROS GASTOS
5202 GASTOS ADMINISTRATIVOS
520201 SUELDOS, SALARIOS Y MÁS REMUNERACIONES
520202 APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (incluido fondo reserva)
60
520203 BEFICIOS SOCIALES E INMNIZACIONES
520204 GASTO PLANES BEFICIOS A EMPLEADOS
520205 HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NATURALES
520206 REMUNERACIONES A OTROS TRABAJADORES AUTÓNOMOS
520207 HONORARIOS A EXTRANJEROS X SERVICIOS OCASIONALES
520208 MANTIMITO Y REPARACIONES
520209 ARRDAMITO OPERATIVO
520210 COMISIONES
520211 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
520212 COMBUSTIBLES
520213 LUBRICANTES
520214 SEGUROS Y REASEGUROS (primas y cesiones)
520215 TRANSPORTE
520216 GASTOS GESTIÓN (agasajos a accionistas, trabajadores y CLIE.s)
520217 GASTOS VIAJE
520218 AGUA, ERGÍA, LUZ, Y TELECOMUNICACIONES
520219 NOTARIOS Y REGISTRADORES LA PROPIEDAD O MERCANTILES
520220 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
520221 PRECIACIONES:
52022101 PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
52022102 PROPIEDAS INVERSIÓN
520222 AMORTIZACIONES:
52022201 INTANGIBLES
52022202 OTROS ACTIVOS
520223 GASTO TERIORO:
52022301 PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
52022302 INV
52022303 INSTRUMTOS FINANCIEROS
52022304 INTANGIBLES
52022305 CUTAS X COB.
52022306 OTROS ACTIVOS
520224 GASTOS X CAN. ANORMALES PRODU:
52022401 MANO OBRA
52022402 MATERIALES
52022403 COSTOS PRODU
520225 GASTO X REESTRUCTURACION
520226 VALOR NETO REALIZACION INV
520227 OTROS GASTOS
5203 GASTOS FINANCIEROS
520301 INTERESES
520302 COMISIONES
520303 GASTOS FINANCIAMITO ACTIVOS
520304 DIFERCIA CAMBIO
520305 OTROS GASTOS FINANCIEROS
5204 OTROS GASTOS
520401 PERDIDA INVERSIONES ASOCIADAS / SUBSIDIARIAS Y OTRAS
520402 OTROS
6 CUTAS REGULACION ORN
660 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES 15% A TRA. OPE. CONTINUADAS
661 15% PARTICIPACIÓN
TRABAJADORES
662 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES IMPUESTOS
663 IMPUESTO A LA RTA
664 GANANCIA (PÉRDIDA) OPERAC. CONTINUADAS
61
671 INGRESOS X OPERAC. DISCONT.
672 GASTOS X OPERAC. DISCONT.
673 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES 15% OPE. DISCONT.
674 15% PARTICIPACIÓN
TRABAJADORES
675 GANANCIA (PÉRDIDA) ANTES IMPUESTOS OPERAC. DISCONT.
676 IMPUESTO A LA RTA
677 GANANCIA (PÉRDIDA) OPERAC. DISCONT.
679 GANANCIA (PÉRDIDA) NETA L PERIODO
68 OTRO RESULTADO INTEGRAL
681 COMPONTES L OTRO RESULTADO INTEGRAL
68101 DIFERCIA CAMBIO X CONVERSIÓN
68102 VALUACION ACT.FINANC. DISPO. PARA LA VTA
68103 GANANCIAS X REVALUACIÓN PROPIEDAS, PLANTA Y EQUIPO
68104 GANANCIAS (PÉRDIDAS) ACTUARIALES X PLANES BEFICIOS FINIDOS
68105 REVERSION L TERIORO (PÉRDIDA X TERIORO) UN ACTIVO REVALUADO
68106 PARTICIPACION OTRO RESULTADO INTEGRAL ASOCIADAS
68107 IMPUESTO SOBRE LAS GANANCIAS RELATIVO A OTRO RESULTADO
INTEGRAL
68108 OTROS (TALLAR NOTAS)
682 RESULTADO INTEGRAL TOTAL L AÑO
690 GANANCIA X ACCION:
69001 Ganancia X acción básica
6900101 Ganancia X acción básica OPERAC. Continuadas
6900102 Ganancia X acción básica OPERAC. DISCONT.
69002 Ganancia X acción diluída
6900201 Ganancia X acción diluída OPERAC. Continuadas
6900202 Ganancia X acción diluída OPERAC. DISCONT.
691 UTILIDAD A REINVERTIR (INFORMATIVO)
En: (MQR, 2013) (Superintendecia de Compañías, 2013)
62
3.3.3. Componentes del Sistema de Contabilidad
Figura 3.4 Componentes del Sistema de Contabilidad
En: (MQR, 2013)
Los componentes del sistema de contabilidad comprenden las actividades que implican
movimientos financieros dentro de la Empresa. En cada componente se generan los respectivos
documentos fuente que serán ingresados en los diferentes módulos del “software MQR” que será
implementado en la empresa. Hay más componentes dentro de un sistema contable, pero los que
me referiré son los antes expuestos.
3.3.3.1. Ventas
EL componente Ventas será manejado por los módulos de Facturación, Caja Recaudación, Cartera
y Puntos de Venta que cuenta el software MQR, para procesar dichas operaciones. La factura se
emitirá una vez confirmada por el cliente, y se realizará desde el “software MQR” para lo cual
solicitará el cliente y los productos a ser facturados.
63
3.3.3.1.1. Políticas de Ventas
Tabla 3.4 Politica de Ventas
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de las Ventas
Procedimientos:
1. Toda Venta deberá dar paso a una emisión de una factura sin importar la cuantía.
2. Para emitir una factura se deberá remitir al listado de precios vigentes a la fecha y
cualquier descuento solo podrá ser autorizado por el Dueño (Gerente) y en su
ausencia podría autorizar el Administrador.
3. La emisión de facturas se realizará utilizando el software contable.
4. La facturación será validada por el Administrador o Dueño (Gerente).
5. Una vez entregada la factura al cliente, se solicitará los comprobantes de retención
respectivos, cuando aplique
En: Negocio Curiosonet
El asiento contable definido en el programa para la facturación es el siguiente:
Tabla 3.5 Asiento Contable Ventas a Crédito
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
1010205
1010501
4101
51
510101
Doc. y Ctas x cobrar Clientes no relacionados
12 % I.V.A en Ventas
Venta Mercadería
Costo de Mercadería
Inventario Inicial bienes no producidos por la
Cía.
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curisonet/ (Sarmiento, 2003)
64
A través de la siguiente figura se puede visualizar la pantalla en la que se puede realizar
varias operaciones, como es:
Elaborar la Factura
Modificar la Factura
Anular la Factura
Ingresar nuevos clientes
Guías de Remisión
Proformas
Notas de Crédito
Consultar precios de venta de cada artículo para la venta.
Figura 3.5 Módulo de Facturación
En: (MQR, 2013)
65
3.3.3.1.2. Punto de Venta
Figura 3.6 Módulo de Punto de Venta
En: (MQR, 2013)
Este módulo es muy similar a Facturación pero solo maneja menos operaciones y opciones,
diseñado para poder facturar y realizar actualización de datos de clientes en el punto de venta.
3.3.3.2. Caja Recaudación
Este módulo procesa tantas operaciones de facturación diaria y recuperación de cartera de clientes,
por lo que el asiento definido para esto será así:
Tabla 3.6 Asiento Contable Caja Facturación Venta
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
1010101
1010205
Caja General
Clientes Nacionales
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
66
3.3.4. Cuentas por Cobrar Clientes
Las cuentas por cobrar se originan en el proceso de facturación, los cobros o abonos deben ser
ingresados en la opción “Recaudación por el Cliente o Factura” del módulo Caja Recaudación.
3.3.4.1. Políticas de Crédito y Cuentas por Cobrar Clientes
Tabla 3.7 Políticas de Crédito y Cuentas por Cobrar Clientes
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de crédito y cuentas por cobrar a clientes.
Procedimientos:
1. Para emitir facturas a crédito debe estar aprobado el crédito y un cupo para el
cliente.
2. La única persona autorizada para abrir cupos de créditos es el Dueño (Gerente).
3. Se debe tener una “Letra de Cambio” abierta por un valor determinado a favor
de Mónica Olmedo Cofre, copia de cedula de identidad y la solicitud de crédito
diligenciada y aprobada.
4. La Cartera recuperada se hará su Ingreso el mismo día de pago.
Gastos de Caja Chica en el cual se detallara todos los gastos pagados mediante
este fondo y que deberán estar soportados con su respectivo comprobante de
venta cuando aplique o recibo debidamente firmado.
5. Se deberá siempre emitir un comprobante de Ingreso de Caja y entregar una
copia al cliente para su respectivo respaldo.
En: Negocio Curiosonet; (Sarmiento, 2003)
67
Se ha definido en el “Software MQR” que todos los valores recaudados ya sean en efectivo o
cheque se registren contablemente de la siguiente forma:
Tabla 3.8 Asiento Contable Cuentas por Cobrar
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
1010101
1010502
1010501
1010205
Caja General
1% Impuesto Retenido
12% I.V.A. Ventas
Cuentas por Cobrar
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
A través de este módulo se ingresan nuevos clientes al sistema contable, con todos los datos
requeridos de acuerdo a las políticas del negocio.
Se maneja íntegramente en función a las ventas de bienes o servicios generados por el módulo de
facturación, el mismo que administra y controla cronológicamente las facturas por medio de
estadísticas.
Las ventas son clasificadas y registradas para la emisión de cobros a través del módulo de cartera
que es el encargado de establecer los movimientos y saldos vencidos de las cuentas por cobrar de
clientes, los mismos que son administrados mediante registro de notas de débito y crédito
numeradas en forma secuencial.
Entre funciones de la cartera tiene como actividad principal controlar y actualizar los registros
generados por caja recaudación. La recuperación del efectivo y especies monetarias es recibida
mediante la generación de comprobantes presenta una estadística de cierre diario en donde en
donde se glosan todos los valores recaudados durante el día.
68
Figura 3.7 Módulo Cartera
En: (MQR, 2013)
3.3.5. Compras
El Contador es responsable del registro de compras y devoluciones en compra, estas transacciones
serán registradas en el módulo de “Proveedores” del “Software MQR”.
69
3.3.5.1. Política de Compras
Tabla 3.9 Política de Compras
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de compras de bienes y servicios realizados por el
negocio.
Procedimientos:
1. Toda compra de mercadería deberá contar con la orden de compra y el
comprobante de Ingreso al Almacén, documentos que serán debidamente
firmados por los responsables del proceso.
2. Las compras de activo fijo deberán contar con cotizaciones y requerirán la
aprobación de Gerencia General.
3. Las compras de servicios y bienes distintos a los anteriores que sean por gastos
generales de administración serán aprobados por gerencia.
4. Las compras de bienes y servicios destinados para la utilización de las áreas de
administración, serán aprobadas por el departamento financiero.
5. Es responsabilidad del Contador verificar la validez de las facturas de compra
en la página Web del Servicio de Rentas Internas.
6. El Contador registrara todas las compras y verificará su correcta afectación
contable.
7. Para la aplicación de retenciones de IVA o del Impuesto a la Renta, se deberá
observar la normativa respectiva vigente.
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Las compras que realiza la Empresa se han dividido en dos grupos:
a. Compras de Inventario de Mercadería
Las compras para inventario de mercadería se las hará a través de órdenes de compra y esta a su
vez una solicitud que la preparará el asistente contable y la enviará al proveedor, será una
70
requisición solicitada por gerencia del negocio. Con la orden de compra el proveedor entregara la
emitirá la factura respectiva.
Tabla 3.10 Asientos Contable Compras de Mercadería
CÓDIGO CUENTAS DEBE HABER
1010304
1010501
2010301
2010702
2010703
Inventario de Mercadería
12% I.V.A. en Compras
Proveedores Nacionales
1% Retención en la Fuente
30% Retención en la Fuente I.V.A
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
b. Compras para Administración y Activos Fijos
Compras para Administración incluyen bienes o servicios destinados para la
administración y ventas, como por ejemplo compras de suministros de oficina, de cafetería,
mantenimiento de oficinas, facturas de comisiones de venta, servicios básicos, etc.
El siguiente es un ejemplo de asiento contable para gasto de Administración.
71
Tabla 3.11 Asiento Contable Gastos.
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
520120
1010501
2010301
2010702
2010703
Gasto Materiales de Oficina
12% I.V.A en Compras
Proveedores Nacionales
1% Retención en la Fuente
30% Retención en la Fuente
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
La compra de activos fijos es autorizada por la gerencia e incluyen los bienes adquiridos
para el uso del Negocio y que se espera recibir un ingreso futuro de los mismos. Para
reconocer una compra de activo fijo se aplicará lo establecido las NIIF Propiedades, Planta
y Equipo Sección 17, en la cual se indica el tratamiento para la propiedad planta y equipo.
Alcance
La sección 17 de Propiedades, Planta y Equipo, se aplicará a la contabilidad de las
Propiedades, Planta y Equipo, así como las propiedades de inversión cuyo valor razonable
no se pueda medir con finalidad sin costo o esfuerzo desproporcionado.
Ejemplo de Compra de Activo Fijo
Tabla 3.12 Asientos Contables Compras de Activo Fijo
CÓDIGO CUENTAS DEBE HABER
1020108
1010501
2010301
Compra Activo Fijo
12% I.V.A en Compras
Proveedores Nacionales
XXX
XXX
XXX
72
2010702 1% Retención en la Fuente
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Figura 3.8 Módulo Proveedores
En: (MQR, 2013)
3.3.6. Cuentas por pagar a proveedores
El componente de cuentas por pagar del “Software MQR” permite controlar la gestión de las
cuentas por pagar a proveedores, esto lo realiza mediante los códigos asignados a cada proveedor y
que son solicitados por el programa al ingresar las compras y al realizar los pagos.
La cuenta por pagar se origina simultáneamente con el registro por el programa al ingresar las
compras y a realizar los pagos.
73
La cuenta por pagar se origina simultáneamente con el registro de las compras, en cambio los
pagos deben ser ingresados en la opción “Créditos Pagos” del programa, lo cual alimenta a los
módulos de bancos y de contabilidad. El registro contable definido en el “Software MQR” para
cada pago o abono a proveedores es el siguiente:
Tabla 3.13 Asientos Contable Compras Proveedores
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
2010301
1010103
Proveedores Nacionales
Banco Pacífico
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Aquí se puede sacar reportes por fechas de vencimiento, por proveedor y diferentes operaciones
que permite manejar las cuentas por pagar a proveedores.
74
3.3.7. Inventarios
3.3.7.1. Política de Inventarios
Tabla 3.14 Política de Inventarios
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de entradas y salidas de mercadería.
Procedimientos:
1. El control de mercadería realizara el sistema de permanencia de inventarios utilizando
el software contable.
2. Toda entrada o salida de mercadería del almacén o bodegas, debe contar con su
comprobante de ingreso o egreso, documentos en los cuales constarán las firmas
respectivo de las personas responsables del proceso.
3. La toma física de inventarios se realizara en forma semestral, al 31 de julio y 31 de
diciembre de cada año, en caso de existir faltantes en materiales, deberán ser dados de
baja con autorización de gerencia general, previa justificación por parte del
responsable de bodega o almacén.
En: Negocio Curiosonet
El control de inventarios se realizara utilizando el sistema de permanencia de inventarios, el cual
permite registrar diariamente en Kardex individuales las entradas y salidas de los artículos de
papelería y así conocer momento las existencias en bodega. La fórmula de costeo en la valoración
del inventario será el costo promedio ponderado que según las NEC No. 11 párrafo 19 indica lo
siguiente:
El objetivo de las NIIF Sección 13 es prescribir el tratamiento contable de los inventarios además
de las exigencias informativas.
Uno de los contenidos fundamentales en la contabilización de inventarios es el importe que debe
reconocerse como un activo y aplazarse hasta que dichos costos se carguen a los resultados que por
lo general es cuando se reconocen los ingresos correspondientes.
75
Se debe determinar el costo y su posterior reconocimiento como un gasto, lo que incluye cualquier
rebaja en el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta. La empresa
evaluará si hay indicios de que alguna partida de los inventarios podría estar deteriorada en cada
fecha en que se informe, es decir si el importe en libros excede el precio de venta estimado menos
los costos de terminación y venta.
La persona responsable de bodega o almacén es el encargado del control de las existencias de
mercadería, para lo cual se utilizara el módulo de bodega del “software contable” que permite
manejar las operaciones del inventario.
La codificación para la mercadería consta de números simples, que van agrupados de acuerdo al
requerimiento. Para crear un nuevo código será propuesto por el Administrados y aprobado por el
Dueño (Gerente).
Figura 3.9 Módulo de Inventario
En: (MQR, 2013)
76
3.3.8. Nómina
3.3.8.1. Política para Nómina
Tabla 3.15 Política para Nómina
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de Nómina
Procedimientos:
1. Anticipo y préstamos son autorizados por Gerencia y deben ser registrados en el
sistema contable.
2. La nómina de empleados se la realizara el 30 de cada mes.
3. Debe existir siempre documento de respaldo en la firma de roles, anticipos o
préstamos, en caso de realizar transferencias directas a banco a beneficio del
trabajador, no se requerirá firma, sino servirá de constancia el documento del banco.
En: Negocio Curiosonet
El Asistente Contable es responsable de realizar la nómina de empleados y la planilla de
provisiones sociales. El registro contable se lo realizara en el módulo de contabilidad mediante
comprobante de diario general, siendo el documento fuente la nómina.
77
Tabla 3.16 Asientos Contable Nomina
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
520101
520103
520128
520102
520129
2010704
20114
20115
20116
2010703
Gasto Sueldo Unificado
Horas Extras
Gasto Bono Especial
Aporte Patronal
Vacaciones
Nómina por pagar
Décimo Tercer Sueldo por pagar
Décimo Cuarto Sueldo por pagar
Vacaciones por pagar
Aporte Patronal por pagar
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Este módulo permite la administración y el seguimiento de los empleados en función de los roles
de pago semanales, quincenales y mensuales. Permite la configuración de las formas de cálculo de
la planilla de pagos generando bitácoras y comprobantes de liquidación de haberes, así como la
generación de planillas de sobresueldos y del seguro social.
78
Figura 3.10 Modulo Nómina
En: (MQR, 2013)
3.3.9. Activos Fijos
Lleva un control de bitácoras y seguimientos de los activos así como el registro contable del costo
histórico y la depresión mensual de casa bien, los mismos que son integrados al libro diario de
integración en Contabilidad.
79
3.3.9.1. Política de Activos Fijos
Tabla 3.17 Política de Activos Fijos
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de control de Activo Fijo
Procedimientos:
1. El control de Activos Fijos se realizará mediante el sistema de inventarios
utilizando el software contable.
2. Se considerará Activo Fijo cuando sea mayor a $500.00 y se deberá asignar un
código.
3. Cada Activo Fijo tendrá una persona asignada como responsable del mismo.
4. La toma física de cada año, en caso de existir faltantes, deberá ser dados de baja
con autorización de Gerencia General, previa justificación por parte del
responsable del bien.
En: Negocio Curiosonet
En este módulo se encuentra la ayuda como puede registrarse los activos fijos en cada una de las
fichas con su codificación respectiva. En la ficha de bienes se ingresa la información del Activo
para su depreciación.
Si bien es cierto no se lleva un componente alto en cuanto a Activos Fijos, pues el número no es
muy elevado se trabaja como parte del control, a través de este módulo.
80
Tabla 3.18 Asiento Contable Costo Histórico Activos Fijos
CÓDIGO
CUENTAS
DEBE
HABER
1020109
1010501
2010301
2010702
Vehículo
12% I.V.A en Compras
Proveedores Nacionales
1% Retención en la Fuente
XXX
XXX
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Tabla 3.19 Depreciación Mensual del Activo Fijo
CÓDIGO CUENTAS DEBE HABER
52012202
1020112
Depreciación Vehículo
Depreciación Acumulada Vehículo
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
81
Figura 3.11 Modulo Activos Fijos
En: (MQR, 2013)
3.3.10. Movimiento de Efectivo
El documento fuente que respalda las entradas de dinero el “comprobante de ingreso” y el
documento que respalda las salidas es el “comprobante de egreso”.
Estos documentos son pre-impresos y con numeración secuencial y serán emitidos por el
departamento de contabilidad en cada entrada o salida de dinero.
En el módulo de Contabilidad del “software MQR” maneja todo lo concerniente a los ingresos de
cobros y de pagos. El programa sigue el concepto de que todo ingreso d dinero ya sea en cheque o
en efectivo, excepto las transferencias directas a la cuenta bancarias, debe pasar por la caja y
posteriormente en el banco.
82
3.3.10.1. Políticas de Manejo de Efectivo
Tabla 3.20 Política de Manejo de Efectivo
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Normar el procedimiento de entradas y salidas de dinero.
Procedimientos:
1. Toda entrada y salida de efectivo debe contar con el comprobante de ingreso y
egreso firmado respectivamente.
2. Todo cheque debe ser emitido a nombre del primer beneficiario y contar con la
firma del dueño.
3. El contador general preparará la conciliación bancaria máximo hasta el noveno
día de cada mes.
4. Para el manejo del fondo de caja chica se realizara el formulario de
“justificación de gastos de caja chica” en el cual se detallará todos los gastos
pagados mediante este fondo y que deberá estar soportados con su respectivo
comprobante de venta cuando aplique o recibido debidamente firmados.
5. Los cheques girados y no cobrados por más de 6 meses serán anulados, se les
reintegrará a la cuenta contable del banco y se los contabilizara a una cuenta por
pagar.
En: Negocio Curiosonet; (Sarmiento, 2003)
83
La edición de la operación de bancos comprende:
Cuentas Bancarias.- Está opción permite editar el archivo que contiene las cuentas bancarias del
negocio, al incluir una cuenta bancaria será atada a la cuenta contable del banco para la afectación
de los movimientos al módulo de contabilidad.
Movimientos de Caja.- Está opción permite editar el archivo que contiene los movimientos de
caja. Cada movimiento estará atado a la cuenta contable de caja para la afectación al módulo de
contabilidad. Estos movimientos pueden ser ingresados por el usurario o generados
automáticamente por los módulos de ventas y cuentas por cobrar o compras y cuentas por pagar.
Movimientos Bancarios.- Está opción permite editar los movimientos de las cuentas bancarias.
Estos movimientos pueden ser introducidos directamente por los usuarios o generados
automáticamente por los módulos de ventas y cuentas por cobrar o compras y cuentas por pagar.
En caja se integran automáticamente los siguientes movimientos:
Desde caja: Todos los depósitos realizados con los movimientos de caja.
Desde Ventas y Cuentas por Cobrar: Todas las facturas canceladas de contado mediante depósitos
directo a la cuenta y todas las cancelaciones, abonos realizados igualmente con depósito directo a la
cuenta.
Desde Compras y Cuentas por Pagar: Todas las compras canceladas de contado mediante
cheque y todas las cancelaciones o abonos realizados con cheques.
Integración de Caja a Bancos: Esta opción permite realizar los depósitos correspondientes a los
movimientos que se encuentran en caja. El programa solicitará que el usuario elija los movimientos
de caja que están siendo depositados en la cuenta bancaria y automáticamente hará registro
contable de transferencia de la cuenta caja a la cuenta bancos.
84
Tabla 3.21 Asiento Contable Ingreso de Proveedores
CÓDIGO CUENTAS DEBE HABER
1010104
1010205
Banco De Guayaquil
Clientes Nacionales
XXX
XXX
En: Negocio Curiosonet/ (Sarmiento, 2003)
Figura 3.12 Módulo Contabilidad
En: (MQR, 2013)
85
3.4. Emisión de Estados Financieros
Se puede sacar cortes de los Balances del negocio a cualquier fecha, pues el software contable lo
permite hacer, pero se sacará mensualmente y anualmente para dar un seguimiento adecuado de los
mismos
3.4.1. Política de Emisión de Estados Financieros
Tabla 3.22 Emisión de Estados Financieros
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Establecer lineamientos para generar los estados financieros del negocio en
forma oportuna.
Procedimientos:
1. Los Estados Financieros a generarse en el negocio comprenden: Estados de
Resultados, Estado de Situación Financiera y el Estado de Flujo de Efectivo.
2. El contador de la empresa será responsable de la emisión de Estados
Financieros, se realizaran con periodicidad mensual y serán presentados a
gerencia hasta el cinco de cada mes.
3. Las cifras presentadas en los Estados Financieros deberán contar con su
respectivo anexo.
4. Toda información contable deberá ser obtenida del software de contabilidad.
En: Negocio Curiosonet/ (Hansen-Holm, 2012)
86
3.4.2. Estado de Situación Financiera
Tabla 3.23 Estado de Situación Financiera
El Balance General al 31 de marzo del 2013, presenta la siguiente información:
ACTIVO
1 ACTIVO 36.835,00
101 ACTIVO CORRIENTE 11.480,00
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 4.500,00
1010101 Caja 550,00
1010102 Banco Pacífico 2.350,00
1010103 Banco Pichincha 1.100,00
10102 ACTIVOS FINANCIEROS 500,00
1010205 Documentos y Cuentas por Cobrar Clientes No Relacionados 500,00
10103 INVENTARIO 6.000,00
1010306 Inventario Mercadería 6.000,00
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 480,00
1010502 Crédito tributario a favor de la empresa (I.R.) 480,00
102 ACTIVO NO CORRIENTE 25.355,00
10201 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 25.355,00
1020104 Instalaciones 1.500,00
1020105 Muebles y Enseres 3.000,00
1020108 Equipo de Computación 10.000,00
1020109 Vehículo, equipos de transporte y Equipo Caminero Móvil 15.000,00
1020112 Depreciación Acumulada Propiedades, Planta y Equipo -4.145,00
TOTAL ACTIVO 36.835,00
PASIVO Y PATRIMONIO
2 PASIVO -5.937,56
201 PASIVO CORRIENTE -5.937,56
20103 CUENTAS Y DOCUEMENTOS POR PAGAR -2.905,00
2010301 Proveedores Nacionales -2.905,00
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS -2.256,00
2010401 Banco Pacífico -1.256,00
2010402 Tarjetas de Crédito -1.000,00
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES -776,56
2010703 Con el IESS -236,56
2010704 Por beneficios Ley a Empleados -540,00
TOTAL PASIVO -5.937,56
3 PATRIMONIO -30.897,44
301 CAPITAL -30.897,44
30101 Capital Suscrito o Asignado -12.000,00
3010101 Mónica Patricia Olmedo Cofre -12.000,00
302 APORTES SOCIOS O ACCIONISTAS PARA FUTURA CAPITALIZACIÓN -3.000,00
30201 María Fernanda Olmedo Cofre -3.000,00
307 RESULTADO DEL EJERCICIO -15.897,44
30701 Ganancia Neta del Período -15.897,44
TOTAL PATRIMONIO -30.897,44
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 36.835,00
Gerente General
Mónica Olmedo C.
Contadora
Ma. Fernand Olmedo C.
Fuente: Negocio Curiosonet/ (Hansen-Holm, 2012)
BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
87
Figura 3.13 Composición del Balance General
En: Balance General Curiosonet a 15/12/2013
Figura 3.14 Composición del Activo
En: Balance General Curiosonet a 15/12/2013
Este gráfico muestra que el Activo está compuesto principalmente por el Activo Efectivo y sus
Equivalentes $2.950,00 , seguido por los inventarios que existe un inventario adecuado para poder
atender los requerimientos de los clientes. El Activo Clientes No Relacionados tiene un 5% de
participación. El Activo por Impuestos Corrientes el 3% d participación.
88
Tabla 3.24 Estado de Resultados
INGRESOS
4 INGRESOS 64.142,21
41 INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS 64.142,21
4101 Venta de Bienes 64.142,21
TOTAL INGRESOS 64.142,21
EGRESOS
5 EGRESOS 35.117,88
51 COSTO DE VENTAS Y PRODUCCIÓN 7.000,00
5101 MATERIALES UTILIZADOS O PRODUCTOS VENDIDOS
510101 Invenatrio Inicial de Bienes No Producidos por la Cía. 6.000,00
510102 Compras Netas Locales No Producidos por la Cía. 3.000,00
510104 Inventario Final No Producidos por la Compañía -2.000,00
52 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 21.472,88
520101 Sueldo y Salario y más Remuneraciones 7.632,00
520102 Aportes a la Seguridad Social (Incluido Fondo Reserva) 2.640,88
520103 Beneficios Sociales e Indemnizaciones 1.800,00
520108 Mantenimiento y Reparaciones 3.000,00
520112 Combustible 1.000,00
520114 Seguro y Reaseguros 2.000,00
520115 Transporte 700,00
520118 Agua, Energía Eléctrica y Telecomunicaciones 800,00
520120 Impuestos, Contribuciones y otros 1.900,00
520121 Depreciaciones 4.145,00
52012101 Propiedades, Planta y Equipo 4.145,00
5203 GASTOS FINANCIEROS 2.500,00
520301 Intereses 2.500,00
660 GANANCIA ANTES DEL 15% A. TRABAJADORES A LA RENTA 29.024,33
662 GANANCIA ANTES DE IMPUESTOS 29.024,33
664 GANANCIA OPERACIÓN CONTINUAS 29.024,33
69 GANANCIA DEL PERÍODO 29.024,33
En: Negocio Curiosonet, (Hansen-Holm, 2012)
3.4.3. Información Tributaria
3.4.3.1. Políticas para declaración Tributaria
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
89
Política para declarar Impuestos y reportar información Tributaria al Servicio de
Rentas Internas (SRI)
Tabla 3.25 Información Tributaria
Fecha de Creación: 12/11/2013
Fecha de Implementación: 05/01/2014
Objetivo: Garantizar que la información presentada al Servicio de Rentas Internas sea
correcta y cuente con respaldo suficientes.
Procedimientos:
1. La declaración de impuestos se realizará una vez que se haya ingresado todas
las compras, ventas y retenciones de impuestos al software contable.
2. El respaldo oficial para declarar impuestos será el informe obtenido del módulo
anexo transaccional del software contable denominado “Talón Resumen del
Anexo Transaccional Simplificado”, el cual deberá ser cuadrado con los
listados de compras, ventas y retenciones de impuestos obtenidos del mismo
software.
3. El archivo físico de declaraciones de impuestos, debe contener los listados de
compras, ventas, retenciones de impuestos y el talón de resumen del anexo
transaccional simplificado en cada mes de declaración.
En: Negocio Curiosonet/ (Servicio de Rentas Internas, 2013)
El software contable genera la información necesaria para la declaración del IVA y retenciones de
impuestos, además genera anexo transaccional simplificado.
3.5. Análisis Financiero
El análisis financiero consiste en recopilar los Estados Financieros para comparar y estudiar las
relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados
por las distintas operaciones del negocio.
90
3.5.1. Métodos de Análisis Financiero
Los métodos de análisis financieros se consideran como los procedimientos utilizados para
simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numéricos que integran los estados
financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en
varios ejercicios contables.
Para el análisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes términos:
Rentabilidad: Es el rendimiento que generan los activos puestos en operación.
Tasa de rendimiento: Es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.
Liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente.
De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los Estados Financieros, existen los siguientes
métodos de evaluación:
3.5.1.1. Método de Análisis Vertical
Se emplea para analizar Estados Financieros como el Estado de Situación Financiera, Estado de
Resultados, comparando las cifras en forma vertical.
3.5.1.2. Método de Análisis Horizontal
Es un procedimiento que consiste en comprar Estados Financieros homogéneos en dos o más
periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas
de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque informa si los
cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; también permite
definir cuales merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha.
A diferencia del análisis vertical que es estático porque analiza y compara datos de un solo periodo,
este procedimiento es dinámico porque relaciona los cambios financieros presentados en aumentos
o disminuciones de un período a otro.
Muestra también las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite
observar ampliamente los cambios presentados para su estudio, interpretación y toma de
decisiones.
91
3.5.1.3. Análisis de tendencias
Este método consiste en revisar minuciosamente los cambios interanuales o análisis comparativo y
se utiliza cuando la serie de años a comparar es mayor a tres. La comparación de Estados
Financieros en una serie larga de períodos, permitirá evaluar la dirección, velocidad y amplitud de
la tendencia, así como utilizar sus resultados para predecir y proyectar cifras de una o más partidas
significativas, por lo que es utilizado para elaborar el presupuesto y determinar posibles indicadores
financieros que se esperan en los próximos años.
3.5.2. Indicadores Financieros
Los Indicadores o Ratios Financieros expresan la relación matemática entre una magnitud y otra,
exigiendo que dicha relaciones sea clara, directa y compresible para que se pueda obtener
información, condiciones y situaciones que no podrían ser detectadas mediante la simple
observación de los componentes individuales de la razón financiera.
3.5.3. Interpretación de los Índices Financieros
Para el presente trabajo contaremos con índices financieros al 31 de diciembre del 2012.
Tabla 3.26 Índices Financieros
CONCEPTO UNIDAD VALOR
Razones de Liquidez
Capital de Trabajo $ 7.550,00
Liquidez Corriente veces 1,95
Prueba Ácida veces 1,1
Razones de Actividad
Rotación de Inventarios veces 0,9
Rotación de Activos Totales veces 1,50
Rotación de Cuentas por Cobrar días 3,5
Rotación de Cuentas por Pagar días 20,5
Razones de Endeudamiento
Relación de Endeudamiento % 0,50
Apalancamiento Financiero % 39%
Razones de Rentabilidad
Renta Bruta % 14,30%
Rentabilidad Neta % 10,50%
Rentabilidad sobre Activos ROA % 1,43%
Rentabilidad sobre Patrimonio ROE % 20,60%
Dupont % 18,50% En: Estado Resultados y Balance General/Curiosonet
92
3.5.3.1. Medidas de Liquidez
3.5.3.1.1. Capital Neto de Trabajo
Activos Corrientes – Pasivos Corrientes
Figura 3.15 Capital Neto de Trabajo
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Al mes de diciembre del año 2013 Curiosonet tenía un Capital de Trabajo de $ 5.552,00
esta medida nos indica que la Empresa mantiene un nivel adecuado de capital que ayudaría
a proteger los créditos de proveedores.
3.5.3.1.2. Índice de Liquidez Corriente
Activos Corrientes
Pasivos Corrientes
Figura 3.16 Índice de Liquidez Corriente
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
93
Un índice de liquidez de 2.42 se considera aceptable. Para el caso del negocio podemos apreciar
que a 31 de diciembre de 2013 su índice es de 1.95, lo que significa que las deudas corrientes
podrían ser cubiertas por Activos líquidos de la Empresa en 1.95 veces, o por cada dólar de pasivo
corriente el negocio tiene 1.95 de dólares para cubrir ese deuda.
3.5.3.1.3. Prueba Ácida
Activos Corrientes – Inventarios
Pasivos Corrientes o Corto Plazo
Figura 3.17 Prueba Ácida
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta razón de liquidez excluye de su cálculo al Inventario que es el elemento del Activo Corriente
con menor liquidez o capacidad de convertirse en efectivo. Un índice de 1 o mayor es
recomendable. (Apaza Meza, 2007)
Es una medida más exacta de liquidez total de la Empresa ya que el inventario no puede convertirse
fácilmente en efectivo.
Para diciembre 2013 el negocio mantenía un índice de prueba ácida de 1,10 veces, lo que indica
que posee una liquidez que debería ser superior a lo adecuado por lo que se debe procurar mejorar
este índice.
3.5.3.1.4. Medidas de actividad
Estas razones miden la velocidad o rapidez a la que ciertas cuentas se convierten en ventas o en
efectivo.
94
Rotación de Inventarios
Costo de Ventas
Inventarios
Figura 3.18 Rotación de Inventarios
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Este índice marca que en el período analizado los inventarios rotaron 0,90 veces.
3.5.3.1.5. Rotación de Activos Totales
Ventas Netas
Activos Totales
Figura 3.19 Rotación de Activos Totales
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Este índice mide la eficiencia con que la Empresa utiliza sus Activos Totales en la generación de
ventas. Cuanto mayor sea esta rotación significa que los Activos han sido empleados
eficientemente.
A diciembre 31 de 2013 la medida era de 1.50 veces, por cada $ 1 que se tiene en Curiosonet en
Activos se han generado $1.50 en Ventas, lo que es un valor moderado para el período analizado.
95
3.5.3.1.6. Rotación de Cuentas por Pagar
Costo de Ventas del Período
= 2.41
Cuentas por pagar
Figura 3.20 Rotación de Cuentas por Pagar
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Días del período (30)
= 20,5
Rotación de Cartera (1,50)
Figura 3.21 Medida Evaluación Crédito y Cobranza
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta medida es útil para evaluar las políticas de crédito y cobranza de la Empresa. Además es el
tiempo que debe esperar la Empresa para recibir el efectivo después de realizada la venta. La
política de crédito de la Empresa es mínima, aproximadamente un 80% de las ventas es de contado,
pero a los pocos que tiene crédito es de hasta 30 días de lo facturado. Aunque a muchos de los
clientes de crédito es solo a 7 y 15 días. Así tenemos que la rotación de cuentas por cobrar es de 5
días.
96
3.5.3.1.7. Rotación de Cuentas por Pagar
Ventas Netas del Período
= 128.28
Cuentas por cobrar promedio
Figura 3.22 Rotación de Cuentas por Pagar
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Días del período (30)
= 4.93
Rotación de Cuentas x cobrar (1.25)
Figura 3.23 Rotación de Cuentas por Pagar
Fuente: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta medida es útil para evaluar en promedio cada cuanto tiempo se paga en promedio a los
proveedores. Nos da que en 41 días se paga a los proveedores, lo que contrastando con lo que se
recupera la cartera con los clientes y se paga a los proveedores da un margen adecuado para tener
liquidez.
97
3.5.3.2. Medidas de endeudamiento
3.5.3.2.1. Razón de Endeudamiento
Pasivo Total
x 100
Activo Total
Figura 3.24 Razón de Endeudamiento
Fuente: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta razón informa el margen de participación que tiene los acreedores sobre el Activo Total,
mientras más alto sea ese índice, se demostrará que la pertenencia de los Activos de la Empresa
está en manos de terceros, por lo tanto se deberá preocupar que este índice refleje una participación
equitativa de los Activos, por parte de terceros y de los acreedores. (Apaza Meza, 2007)
Altos índices de endeudamiento sólo pueden ser admitidos cuando la tasa de rendimiento de los
activos totales es superior al costo promedio de la financiación. Lo recomendable es que la deuda
propenda entre el 40% y el 60% de los activos.
A diciembre del 2013 el índice fue de 18,50 % lo que significa que podría perderse autonomía
financiera, pero para el análisis específico del negocio, manejable la proporción de endeudamiento,
ya que se trabaja mucho con el crédito de proveedores. Significa que por cada dólar de activos los
proveedores y deudas aportan con $ 0.50
98
3.5.3.2.2. Apalancamiento Financiero
Pasivo total
x 100
Patrimonio total
Figura 3.25 Apalancamiento Financiero
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta razón permite conocer la proporción entre el Patrimonio y el Pasivo Total; mientras
menor sea esta proporción, más segura será la posición de la Empresa, caso contrario ésta
será comprometida y los acreedores tendrán mayor riesgo y menor garantía.
A diciembre de 2013 el índice fue de 39%, lo que significa que la Empresa se encuentra
con alta participación de terceros, y podría tener problemas a futuro, de todas maneras
debido al giro del negocio, se mantiene como aceptable.
3.5.3.2.3. Razones de Rentabilidad
3.5.3.2.4. Rentabilidad sobre los Activos (ROA)
Este índice mide la efectividad total de la Empresa al generar ganancias con los activos
disponibles.
99
3.25 Rentabilidad sobre los Activos
Utilidad Neta
x 100
Activos totales
Figura: 3.26 Rentabilidad sobre los Activos
Fuente: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
A diciembre del 2013 representó el 1,43%, esto significa que por $ 1 dólar invertido en activos se
genera $0.79 centavos de utilidad.
3.5.3.2.5. Rentabilidad sobre el Patrimonio (ROE)
Utilidad Neta
x 100
Patrimonio
Figura 3.27 Rentabilidad sobre el Patrimonio
Fuente: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Esta razón mide el rendimiento obtenido de la inversión de los accionistas de una Empresa en
relación a las acciones comunes. Para 31 de diciembre del 2013 el negocio alcanzó un índice de
20,60%. Por cada $1 de inversión de Fernanda Olmedo recibe $ 0.95, lo cual muestra que es buena
la rentabilidad para el socio.
100
3.5.3.2.6. Dupont
(Rentabilidad neta x Rotación de Activos totales x Apalancamiento Financiero) x 100
Figura 3.28 Sistema Dupont.
En: Índices Financieros Negocio Curisonet/Estados Financieros
Por cada dólar que rota en los activos sean corrientes o fijos con el objeto de mejorar actividad de
la empresa se obtiene una ganancia de $ 0.19, o un % 19
101
CAPÍTULO IV
4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
4.1. EVALUACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE
La evaluación del Sistema Contable MQR, se la realiza luego de un trimestre de implementado, se
la realiza en el mes de septiembre de 2013, ésta evaluación y un continuo monitoreo permitirá
definir de mejor manera y realizar los correctivos adecuados si estos surgieran.
Está evaluación será dada por el Gerente, Contador de Curiosonet, Administrador y Auxiliar de
Caja. Para lo cual se realizará un cuestionario con preguntas cerradas, que nos dará una respuesta
inmediata de lo que deseamos conocer.
Cada pregunta contestada positivamente tendrá un valor de 2.0408, para ello se ha definido que la
respuesta de cada usuario, tendrá el mismo peso para el presente estudio, si las respuestas brindadas
por todos los encuestados que son cuatro atienden a un 100% de respuesta positiva, tendrá el 100%
del valor otorgado a cada pregunta, se irá descontando un 25% del valor de la misma, por cada
respuesta negativa. EL valor total de todas las preguntas es sobre 100 puntos, que nos da un rango
de 91 a 100 Excelente, 85 a 90 Muy Bueno, 80 a 84 Bueno, 70 a 79 Regular y 69 o menor a esto
Malo.
Por ejemplo la pregunta tres, ¿Puede manejar el número de transacciones de la organización?,
todos los usuarios respondieron positivamente, lo que da un valor de 100%, es decir el 100% del
valor 2.0408
102
4.1.1. Resultado de la encuesta de evaluación del software contable
Tabla 4.1 Herramienta de Evaluación del Software
# Capacidades del Sistema Resultados
Calificación si no n/a
Capacidad General
1
¿Cuenta con la capacidad suficiente para
múltiples usuarios, incluyendo acceso
simultáneo?
100% 2.040800
2 ¿Se puede ampliar para cubrir las
necesidades futuras de la organización? 100% 2.040800
3 ¿Puede manejar el número de transacciones
de la organización? 100% 2.040800
4 ¿Su velocidad de ingreso y procesamiento
de datos es aceptable? 100% 2.040800
5 ¿Es adaptable a los escenarios locales (por
ejemplo, formatos de fecha/moneda)? 100% 2.040800
6 ¿Se pueden añadir módulos con el
transcurso del tiempo? 100% 2.040800
Identificación de Cuentas
7 . ¿Puede aceptar la estructura de
codificación de su lista de cuentas? 100% 2.040800
8 ¿Puede aceptar las subclasificaciones/ los
análisis de sus cuentas? 100% 2.040800
9 ¿Número de cuentas y de subclasificaciones
de las cuentas? 100% 2.040800
10 ¿Puede proporcionar análisis detallados por
donantes, proyectos, clínicas, etc.? 100% 2.040800
Metodologías del Sistema
103
# Capacidades del Sistema Resultados
Calificación si no n/a
11
¿Se registran los asientos contables
inmediatamente en los libros de cuentas
(menos seguridad), o se registran
temporalmente en otro lugar y
posteriormente se registran en grupos
después de haberlas verificado (mayor
seguridad)?
100% 2.040800
12
¿No se requiere que los asientos contables
previos sean modificados a través de
asientos contables de ajuste?
100% 100% 2.040800
13
¿Cuenta con una integridad referencial (es
decir, si se modifica o elimina un asiento
contable, esto afecta a todos los demás
asientos contables relacionados con el
mismo)?
100% 2.040800
14
¿Cuenta con una herramienta para volver al
paso anterior (es decir, si el sistema no logra
completar una transacción compuesta, con
más de una acción, la operación se revierte a
la etapa en la que se encontraba antes de
iniciar la transacción compuesta)?
100% 2.040800
15
¿El sistema "cierra" los períodos contables y
no permite modificaciones en los períodos
cerrados excepto cuando se ajustan los
asientos contables en el mes actual, o se
mantiene "abierto" para cualquier
modificación?
100% 2.040800
Integración con Otros Sistemas
16 ¿Puede importar datos contables de otros
programas? 100% 2.040800
17 ¿Puede exportar datos contables a otros
sistemas? 100% 2.040800
18 ¿Puede importar listas (por ejemplo, la lista
de cuentas, las listas de los vendedores)? 100% 2.040800
104
# Capacidades del Sistema Resultados
Calificación si no n/a
19 ¿Puede exportar listas (por ejemplo, la lista
de cuentas?) 100% 2.040800
20 ¿Puede vincularse con hojas de cálculo? 100% 2.040800
Interfaz del Usuario
21
¿La interfaz es de fácil uso y amable para el
usuario, tanto para contadores como para no
contadores?
100% 2.040800
22 ¿Se puede programar la interfaz a la medida
del usuario? 100% 0.000000
23 ¿Los menús son lógicos e intuitivos? 100% 2.040800
24 ¿Hay ayuda en el Internet? 100% 2.040800
25 ¿La ayuda es sensible al contexto? 100% 2.040800
26 ¿Tutor interactivo? 100% 0.000000
27 ¿Manual del sistema? 100% 2.040800
Rendición de Informes
28 ¿Se pueden ver los informes en pantalla? 100% 2.040800
29 ¿Se pueden imprimir los informes en
archivos para exportar? 100% 2.040800
30 ¿Se puede ver el detalle de los diferentes
ítems? 100% 2.040800
31 ¿Los informes estandarizados son útiles? 100% 2.040800
32
¿Se pueden adecuar los informes a la
medida del usuario (por ejemplo, cambiar
las fechas del informe, divisiones,
columnas)?
100% 0.000000
33
Se puede hacer una presentación gráfica de
ciertos informes, empleando gráficas de
barras o gráficas de secciones?
100% 2.040800
105
# Capacidades del Sistema Resultados
Calificación si no n/a
34
¿Se pueden adecuar los informes impresos a
la medida de las necesidades (por ejemplo,
estados de cuentas y facturas)?
100% 0.000000
Seguridad
35 ¿Cuenta con protección de acceso al sistema
general a través del uso de contraseñas? 100% 2.040800
36 ¿Hay restricciones al uso de contraseñas
para funciones específicas del sistema? 100% 2.040800
37 ¿Se crean pistas de auditoría? 100% 2.040800
Capacitación
38 ¿Se incluye suficiente capacitación en el
costo del sistema? 100% 2.040800
39 ¿Hay un costo adicional de capacitación una
vez terminada la instalación? 100% 2.040800
40
¿La capacitación se adecua a la medida de
sus necesidades para ser implementada en la
organización?
100% 2.040800
41
¿Se ofrece capacitación al personal
administrativo para la interpretación de los
informes?
100% 2.040800
Apoyo
42 ¿La documentación suministrada es
suficiente y comprensible? 100% 2.040800
43 ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible a
través del teléfono? 100% 2.040800
44 ¿Hay apoyo técnico inmediato disponible en
el sitio? 100% 2.040800
45 ¿Hay apoyo técnico disponible vía Internet? 100% 2.040800
46 ¿Se cobra una tarifa adicional por el apoyo? 100% 2.040800
106
# Capacidades del Sistema Resultados
Calificación si no n/a
Licencias
47
¿Usted adquirió la titularidad del sistema
(incluyendo la habilidad para modificar el
código de origen y distribuir el sistema a
otros sitios en su organización), o está usted
comprando solamente un permiso para usar
el sistema en una sola computadora?
100% 2.040800
48
¿El proveedor está dispuesto a nombrar un
agente o custodio para que mantenga el
código de origen?
100% 2.040800
49 ¿Tiene que pagar usted una tarifa anual por
la licencia para seguir usando el software? 100% 2.040800
Resultado 91.84
En: (Gerencial, 2013)
En base a los datos observados se dice que el sistema contable en primer lugar cumple su rol y
refrenda la decisión tomada de adquirir el software contable MQR, pero desde el punto de vista del
manejo de la información y los resultados obtenidos como reportes para el Servicio de Rentas
Internas y la información Gerencial en cuanto a Balances y movimientos es la adecuada.
Adicional aquí podemos comentar que la valoración de las hipótesis se cumplen, pues la
herramienta ha permitido reducir procesos de emisión de facturas, reducir tiempos de búsqueda de
facturas, mejorar controles de inventario para realizar ajustes periódicos y reducir la
discrecionalidad y faltantes, que eso se traduce en valores monetarios.
4.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
4.2.1. Previsión de criterios a evaluarse
La evaluación del Sistema Contable, se la realizará después del primer semestre de implementado,
en la que se considerará algunos criterios que permitan estimar la calidad del sistema, como son:
a. La Funcionalidad de la herramienta para proveer aplicaciones que cumplan con las
necesidades específicas de la Contabilidad Financiera.
107
b. La fiabilidad del producto implementado, que permita mantener un nivel adecuado de
rendimiento del sistema propuesto en esta investigación.
c. La usabilidad del sistema, para los beneficiarios directos, que para este caso es el Contador,
Gerencia, Administrador y Auxiliares de Caja, se entiende como usabilidad a la manera como
el sistema es entendido y que no implique dificultades al momento de su aplicación.
d. La eficiencia del sistema respecto a la capacidad para proveer el nivel de rendimiento para el
cual y fue diseñado, evaluando la cantidad de recursos utilizados.
e. El mantenimiento del software para ser modificado, en cuanto a requerimientos específicos, o
mejoras o adaptaciones ante cambios.
f. La portabilidad del sistema para ser transferido de un ambiente a otro en el caso que se
requiera.
108
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
Al término del trabajo de investigación y análisis de la información, se determina las siguientes
conclusiones:
a) No existe una Administración basada en principios de planeación, organización, liderazgo
y control.
b) El realizar un análisis por áreas del negocio y un análisis FODA del mismo, se observaron
un abanico de necesidades urgentes en distintas áreas contables del negocio, entre ellas
desarrollar el área de crédito con políticas y procedimientos, en Recursos Humanos
desarrollar las competencias de las personas que trabajan en el negocio y para futuros
procesos de selección de personal, buscar personas con mayor grado de preparación y
experiencia en las respectivas áreas que se requieran.
c) Se conoce que los sistemas de contabilidad financiera son información de utilización
rutinaria en las empresas multinacionales, transaccionales y en grandes corporaciones. En
empresas medianas y pequeñas o microempresas obligados a llevar contabilidad de nuestro
país, se presentan dos situaciones distintas. Cuando la conducción está a cargo de
miembros de la familia propietaria de la empresa, que en la mayoría de los casos no poseen
información profesional, los sistemas de información son precarios, limitados y carentes de
integración simplemente se lleva una “Contabilidad Tributaria” que a mi definición es solo
realizada porque existe legislación relativa al mismo y solo con el fin de cumplir frente a la
administración tributaria. Cuando la contabilidad puede proveer una maravillosa
información para la toma de decisiones y mejor administración del negocio.
d) La implementación del sistema contable, es una solución técnica de valor agregado a la
gestión contable, financiera, ventas, cartera, que ha permitido mejorar la administración del
negocio.
e) El negocio CURIOSONET ha mejorado su gestión en la administración al incorporar
conceptos nuevos en la organización del mismo desde el mes de enero 2012.
f) La implementación del sistema contable es un primer paso para un proceso más amplio
respecto a la definición de un negocio integral e integrado de sistemas de información.
g) Se efectuó una evaluación al software contable y corroboró que el sistema es el adecuado
para las necesidades del negocio.
109
5.2. RECOMENDACIONES
Luego del presente trabajo realizado se da las siguientes recomendaciones:
a) Se debe de iniciar un proceso para trabajar en la Planeación Estratégica del negocio y
en el corto plazo se debe procurar trabajar en un sistema de información Gerencial
integral donde se trabaje en las áreas de Planeación, Comercialización, Mercadeo.
b) La primera condición para mantener un sistema de información efectivo, es registrar
diariamente todos los datos administrativos y contables: por tanto se recomienda que la
información sobre ventas, facturación, cobranzas, personal, inventarios, recursos,
compromisos, etc., debe estar al día y para ello se requiere la contratación de una
persona vinculada expresamente con el perfil de Asistente Contable.
c) Se debe desarrollar y establecer estrategias a mediano plazo que permitan al negocio
Curiosonet convertirse en persona jurídica y adoptar las NIFFS. La conversión de los
Estados Financieros a las NIFFS tendrán impactos contables y tributarios, por lo tanto
se recomienda a la gerencia planificar y solicitar apoyo externo para el proceso de
implementación.
110
BIBLIOGRAFÍA
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Tanja, R. (2000). Manual para libreros. Barcelona: Heder.
Thierauf, R. (1991). Auditoria Administrativa con cuestionario de trabajo. México: Limusa.
111
ANEXOS
ANEXOS
112
si no n/a si no n/a si no n/a si no n/a si no n/a
1 ¿Cuenta con la capacidad suficiente para múltiples usuarios, incluyendo
acceso simultáneo? X X X X 100% 100%
2 ¿Se puede ampliar para cubrir las
necesidades futuras de la organización?
X X X X 100% 100%
3 ¿Puede manejar el número de transacciones de la organización?
X X X X 100% 100%
4 ¿Su velocidad de ingreso y procesamiento de datos es
aceptable? X X X X 100% 100%
5 ¿Es adaptable a los escenarios locales (por ejemplo, formatos de
fecha/moneda)? X X X X 100% 100%
6 ¿Se pueden añadir módulos con el transcurso del tiempo?
X X X X 100% 100%
7 . ¿Puede aceptar la estructura de codificación de su lista de cuentas?
X X X X 100% 100%
8 ¿Puede aceptar las
subclasificaciones/ los análisis de sus cuentas?
X X X X 100% 100%
9 ¿Número de cuentas y de subclasificaciones de las cuentas?
X X X X 100% 100%
10 ¿Puede proporcionar análisis
detallados por donantes, proyectos, clínicas, etc.?
X X X X 100% 100%
Capacidades del Sistema
Capacidad General
Resultados
ENCUESTA CON RESPUESTAS REALIZADO A PERSONAL DE CURIOSONET
Resultados
Disponibilidad
Identificación de Cuentas
Gerente Contador Administrador Auxiliar de Caja
113
11
¿Se registran los asientos contables
inmediatamente en los libros de
cuentas (menos seguridad), o se
registran temporalmente en otro lugar
y posteriormente se registran en
grupos después de haberlas
verificado (mayor seguridad)?
X X X X 100% 100%
12
¿Requiere que los asientos
contables previos sean modificados a
través de asientos contables de
ajuste?
X X X X 100% 100%
13
¿Cuenta con una integridad
referencial (es decir, si se modifica o
elimina un asiento contable, esto
afecta a todos los demás asientos
contables relacionados con el
mismo)?
X X X X 100% 100%
14
¿Cuenta con una herramienta para
volver al paso anterior (es decir, si el
sistema no logra completar una
transacción compuesta, con más de
una acción, la operación se revierte a
la etapa en la que se encontraba
antes de iniciar la transacción
compuesta)?
X X X X 100% 100%
15
¿El sistema "cierra" los períodos
contables y no permite
modificaciones en los períodos
cerrados excepto cuando se ajustan
los asientos contables en el mes
actual, o se mantiene "abierto" para
cualquier modificación?
X X X X 100% 100%
16 ¿Puede importar datos contables de
otros programas? X X X X 100% 100%
17¿Puede exportar datos contables a
otros sistemas? X X X X 100% 100%
Integración con Otros Sistemas
Metodologías del Sistema
114
18
¿Puede importar listas (por ejemplo,
la lista de cuentas, las listas de los
vendedores)?
X X X X 100% 100%
19 ¿Puede exportar listas (por ejemplo,
la lista de cuentas?)X X X X 100% 100%
20 ¿Puede vincularse con hojas de
cálculo? X X X X 100% 100%
21
¿La interfaz es de fácil uso y
amable para el usuario, tanto para
contadores como para no
contadores?
X X X X 100% 100%
22 ¿Se puede programar la interfaz a la
medida del usuario?X X X X 100% 100%
23 ¿Los menús son lógicos e
intuitivos? X X X X 100% 100%
24 ¿Hay ayuda en el Internet? X X X X 100% 100%
25 ¿La ayuda es sensible al contexto? X X X X 100% 100%
26 ¿Tutor interactivo? X X X X 100% 100%
27 ¿Manual del sistema? X X X X
28 ¿Se pueden ver los informes en
pantalla? X X X X 100% 100%
29 ¿Se pueden imprimir los informes en
archivos para exportar? X X X X 100% 100%
30¿Se puede ver el detalle de los
diferentes ítems? X X X X 100% 100%
31 ¿Los informes estandarizados son
útiles? X X X X 100% 100%
32
¿Se pueden adecuar los informes a
la medida del usuario (por ejemplo,
cambiar las fechas del informe,
divisiones, columnas)?
X X X X 100% 100%
33
Se puede hacer una presentación
gráfica de ciertos informes,
empleando gráficas de barras o
gráficas de secciones?
X X X X 100% 100%
Rendición de Informes
Interfaz del Usuario
115
34
¿Se pueden adecuar los informes
impresos a la medida de las
necesidades (por ejemplo, estados
de cuentas y facturas)?
X X X X 100% 100%
35
¿Cuenta con protección de acceso al
sistema general a través del uso de
contraseñas?
X X X X 100% 100%
36
¿Hay restricciones al uso de
contraseñas para funciones
específicas del sistema?
X X X X 100% 100%
37 ¿Se crean pistas de auditoría? X X X X 100% 100%
38¿Se incluye suficiente capacitación
en el costo del sistema? X X X X 100% 100%
39
¿Hay un costo adicional de
capacitación una vez terminada la
instalación?
X X X X 100% 100%
40
¿La capacitación se adecua a la
medida de sus necesidades para ser
implementada en la organización?
X X X X 100% 100%
41
¿Se ofrece capacitación al personal
administrativo para la interpretación
de los informes?
X X X X 100% 100%
42 ¿La documentación suministrada es
suficiente y comprensible? X X X X 100% 100%
43 ¿Hay apoyo técnico inmediato
disponible a través del teléfono? X X X X 100% 100%
44¿Hay apoyo técnico inmediato
disponible en el sitio?X X X X 100% 100%
45 ¿Hay apoyo técnico disponible vía
Internet? X X X X 100% 100%
46 ¿Se cobra una tarifa adicional por el
apoyo? X X X X 100% 100%
Apoyo
Capacitación
Seguridad
116
En: (Gerencial, 2013)
47
¿Está usted adquiriendo la titularidad
del sistema (incluyendo la habilidad
para modificar el código de origen y
distribuir el sistema a otros sitios en
su organización), o está usted
comprando solamente un permiso
para usar el sistema en una sola
computadora?
X X X X 100% 100%
48
¿El proveedor está dispuesto a
nombrar un agente o custodio para
que mantenga el código de origen?
X X X X 100% 100%
49
¿Tiene que pagar usted una tarifa
anual por la licencia para seguir
usando el software?
X X X X 100% 100%
Licencias