tugs resume ausi
TRANSCRIPT
RESUME
Tentang
AUDIT SIKLUS AKUNTANSI DENGAN SISTEM
KOMPUTERISASI
NAMA : RENI WAHYUNI
NO.Bp : 1310536028
PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI INTAKE DIII
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
2015
AUDIT SIKLUS AKUNTANSI DENGAN SISTEM
KOMPUTERISASIA. AUDIT SIKLUS PENERIMAAN KAS (AUDITING THE REVENUE CYCLE)
Batch Processing Menggunakan Sequential File Manual Prosedur
1. Memperoleh dan mencatat pesanan pelanggan
Diawali pada departemen penjualan dengan menerima customer order yang
mengindikasi tipe-tipe kuantitas barang yang diminta, customer order tidak dalam format
yang terstandarisasi dan mungkin bukan berupa dokumen fisik. Order dapat dilakukan
melalui telepon, email, salinan purchase order dari customer.
Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa data yang relevan
terkait transaksi dicatatkan pada format standar yang dapat diproses oleh sistem penjualan.
Dokumen yang dipersiapkan pada tahap ini adalah sales order. Salah satu copy atas sales
order dimasukan ke dalam customer open order file untuk referensi di masa yang akan
datang.
2. Penyetujuan kredit
Credit authorization copy dari sales order dikirim ke bagian/divisi kredit untuk
persetujuan. Credit copy disimpan dalam customer open order file hingga transaksi selesai.
Kegiatan-kegiatan dalam hal penyetujuan kredit ini adalah termasuk verifikasi kelayakan
kredit (credit worthiness), investigasi keuangan pada pelanggan baru, serta penetapan limit
kredit dicek setiap ada transaksi.
3. Proses pengiriman pesanan
a. Bagian gudang
Departemen penjualan memberikan salinan stock release/picking ticket ke gudang.
Dokumen ini berisi item-item yang harus diambil dari gudang dan memberikan
otorisasi formal pada bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang.
b. Bagian pengiriman
Departemen penjualan memberikan salinan packing slip dan shipping notice ke
bagian pengiriman. Packing slip (berisi daftar barang yang diorder) akan
disertakan pada barang yang dikirim ke customer. Shipping notice (berisi tanggal
pengiriman, jenis dan jumlah barang yang dikirim) yang telah dilengkapi akan
dikirim ke billing departemen. Setelah menerima barang dari gudang, bagian
pengiriman akan mencocokkan barang dengan stock release document, packing
slip, dan shipping notice untuk verifikasi kesesuaian barang. Bagian pengiriman
kmudian melampirkan packing slip ke container, melengkapi shipping notice, dan
menyiapkan bill of lading.
Prosedur Batch Processing Unit menggunakan file sekuensial otomatis
Batch processing using seguential files: penerimaan pesan, cek kredit, pergudangan,
pengiriman (manual), pemrosesan data (automated). Sequential file dapat disimpan dalam:
Tapes (inefisien, saat ini lebih untuk alat back up dan penyimpanan data arsip).
Disk (yang digunakan saat ini biasanya yang terhubung permanen (online) dengan sistem
dan tidak perlu intervensi manusia)
1. Keypuch/data entry
Diawali dari menerima beberapa batch shipping notice, bagian pemrosesan data
menginput data yang ada di shipping notice (berisi jenis dan jumlah barang) untuk
mnghasilkan file transaksi sales order. Batch control total dihitung untuk setiap batch pada
file.
2. Edit run
Secara periodik, batch-batch sales order dieksekusi. Tergantung dari volume transaksi dan
system komputernya, proses ini dapat menghabiskan waktu beberapa jam atau bahkan
beberapa hari. Edit program akan memvalidasi transaksi dengan menguji setiap baris
mengenai adanya kesalahan clerical maupun logical. Edit program akan merekalkulasi
batch control total untuk merefleksikan perubahan akibat koreksi kesalahan yang
ditemukan. File transaksi yang sudah dikoreksi akan menuju tahapan selanjutnya.
3. Sort run
Karena master file pertama yang akan diperbarui dalam sistem adalah piutang, sort run
secara fisik mengatur file transaksi order penjualan secara berurutan berdasarkan nomor
rekening.
4. Accounts receivable update and billing run
Program Update AR memposting accounts receivable secara sekuensial dengan
mencocokkan nomor sales order dengan data yang ada di master file. Proses ini akan
menghasilkan sub master file baru yang berisi catatan transaksi customer.
Program update akan mencari tanggal billing pada sub master file baru untuk
mengirim tagihan pada tanggal yang telah ditentukan.
5. Sort and inventory updates run
Program update inventory akan mengurangi nilai pada field quantity on hand sesuai
dengan yang terdapat pada field kuantitas barang yang dijual di setiap sales order. Program
update inventory juga membandingkan quantity on hand dengan reorder point untuk
menentukan persediaan yang harus segera dibeli.
6. General Ledger update run
Dalam pendekatan sekuensial, master file general ledger tidak langsung di-update saat ada
transaksi, baru diupdate saat “end of day”. Pada end of day, general ledger system
mengakses jornal voucher file. Journal voucher disortir dengan nomor akun general ledger
dan menghasilkan general ledger yang baru. Prosedur end of day akan menghasilkan sales
summaries, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar journal voucher, dan budget
and performance report.
Batch Cash Receipt System with Direct Acces Files
Poin utama dari sistem ini:
1. Mailroom
Memisahkan cek dan remittance advice dan menyiapkan remittance list. Cek dan
salinan remittance list dikirim ke cash receipt deptement. Remitance advice dan
salinan remittance list dikirim ke AR deptement.
2. Cash receipt department
Mencocokkan cek dengan remittance list. Melalui terminal, cash receipt clerk
membuat journal voucher record atas total kas yang diterima. End of day, clerk
memasukkan kas ke bank.
3. Account receivable (AR) department
AR clerk menerima dan mencocokkan remittance advice dan remittance list. Melalui
terminal, clerk membuat file transaksi penerimaan kas berdasar remittance advice
individual. Clerk kemudian menyimpan remittance advice dan remittance list itu.
4. Data processing department
Pada end of day, batch program merekonsiliasi jornal voucher dengan file transaksi
penerimaan kas, dan mengupdate sub master file AR dan general ledger control
account.
Real Time Sales Order Entry dan Cash Receipts
Interactive computer terminals saat ini menggambarkan banyak prosedur manual
dan dokumen fisik, sistem ini memungkinkan input dan output real time dengan batch
updating atas beberapa master file.
1. Order Entry Procedures
a. Prosedur penjualan
Pegawai penjualan menerima pesanan untuk tiap transaksi secara terpisah. Dengan
komputer yang tersambung dengan edit/inquiry program, pegawai penjualan melakukan
kegiatan sebagai berikut secara real time:
Melakukan cek kredit secara online dengan mengakses file kredit pelanggan.
Apabila kredit diterima, pegawai kemudian mengakses master file persediaan dan
memeriksa ketersediaan barang.
Sistem secara otomatis mengirimkan stock release record elektronik ke gudang, dan
shipping notice ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan di open sales order
file.
b. Prosedur gudang
Bagian gudang segera menghasilkan printout stock release document (dokumen
pengambilan pengeluaran barang dari gudang), kemudian mengambil barang-barang dan
mengirimnya ke departemen pengiriman bersama dengan copy dari stock release
document.
c. Pengiriman dan penagihan
Bagian pengiriman mencocokkan stock release doc dan hard copy packing slip
kemudian menyiapkan barang untuk dikirim. Bagian pengiriman membuat shipping notice
kemudian open sales order dihapus dan ditambahkan ke sales invoice file. Sistem secara
otomatis menyiapkan bill untuk customer.
2. Cash Receipt Procedures
Pada open invoice systems, tiap invoice ditagih dan dibayar secara individu, cash
dari pelanggan diterima dan diproses seperti pada sistem atau dapat dikirim langsung ke
lock-box. Pada keadaan lain, remittance advices (dan credit memos untuk menggambarkan
pengembalian dan penyisihan) dikirim ke departemen AR dimana pegawai akan
memasukan ke sistem.
Features of Real Time Processing
Feature utama dari sistem ini adalah adanya events database, invoice dapat menjadi
pengganti jurnal, AR-Sub ledger, hingga general ledger karena telah memuat penjualan,
pengembalian, AR Control, dan COGS, database berdasarkan event (dengan bukti
Invoice), sehingga general ledgers dapat diolah secara terpisah untuk efisiensi dan cross
check Reenginered sales order processes dapat mengurangi biaya operasional dan
meningkatkan efisiensi secara signifikan.
Kelebihan dari pendekatan ini:
a. Proses Real Time memperpendek siklus kas
b. Proses Real Time memberi competitive advantage bagi perusahaan
c. Prosedur manual lebih mungkin memunculkan clerical errors
d. Proses Real Time mengurangi jumlah dokumen fisik dalam sistem
Point of Sale (POS) Systems
Bagi perusahaan yang tidak menjual dengan kredit, seperti grocery stores hanya cash,
checks, dan credit card yang digunakan, tidak mengelola AR pelanggan dan inventory di rak toko
(tidak di gudang terpisah) sehingga pelanggan mengambil sendiri pesananya.
Daily Procedures
Check Out Clerks melakukan scan atas Universal Product Code (UPC) label pada barang
yang dibeli kemudian itu menjadi input utama pada POS System. POS System terhubung online
dengan file persediaan dimana kuantitas persediaan berkurang secara otomatis sehingg saat
persediaan mencapai batas minimal, otomatis dilakukan pemesanan kembali. Saat seluruh
Universal Product Code (UPC) discan, sistem otomatis menghitung pajak, diskon dan total
transaksi.
End of day Procedures
Cash receipt clerk menyiapkan 3 bagian deposit slip untuk total kas yang diterima satu
copy disimpan dan 2 copy dilampirkan pada kas yang disetor bank.
TUJUAN AUDIT SIKLUS PENERIMAAN KAS
1. Keberadaan/Keterjadian
Memverikasi bahwa saldo AR balance benar-benar menggambarkan jumlah yang
memang terutang pada tanggal neraca.
Memastikan bahwa pendapatan dari sales sesuai dengan barang yang dikirim 2 jasa
yang diberikan dalam periode laporan keuangan.
2. Kelengkapan
Menetukan bahwa semua yang berutang pada organisasi pada tanggal neraca telah
direfleksikan dalam AR.
Memverifikasi bahwa semua penjualan dari barang yang dikirim, jasa yang
diberikan, dan semua return dan cadangan telah direfleksikan dalam laporan
keuangan.
3. Keakuratan
Memverifikasi bahwa transaksi pada siklus pendapatan telah dihitung dengan
akurat berdasarkan harga dan kuantitas yang sesuai.
Memastikan bahwa perhitungan matematis pada buku pembantu piutang, file
faktur penjualan, dan file remittance sudah benar dan sesuai dengan akun di buku
besar.
4. Hak dan Kewajiban
Memastikan organisasi punya hak legal untuk mencatat piutang, akun pelanggan
yang telah menyelesaikan transaksi dihapus dari AR balance
5. Penilaian dan Alokasi
Menentukan bahwa saldo piutang dinyatakan pd nilai realisasi bersihnya.
Menentukan bahwa alokasi untuk kerugian piutang sudah tepat.
6. Penyajian dan Pengungkapan
Memverifikasi bahwa piutang dan pendapatan yang dilaporkan diklasifikasikan
dan diungkapkan dengan tepat
PENGENDALIAN SIKLUS PENERIMAAN KAS
1. Pengendalian Input
Didesain untuk memastikan bahwa transaksi valid, akurat dan lengkap.
Input controls terkait revenue cycle:
a. Prosedur otorisasi kredit
Menetapkan creditworthiness, pada POS system berupa validasi kredit, saat
transaksi melebihi limit kredit akan tertolak oleh program dan berlanjut ke exception
file yang direview oleh manajemen dan akan diambil keputusan
b. Prosedur pengujian kredit
Untuk mencari bukti atas tercapainya tujuan penilaian dan alokasi, auditor harus
memastikan adanya prosedur yang efektif untuk: menetapkan limit kredit,
mengomunikasikan informasi pada pembuat keputusan kebijakan kredit, review
kebijakan kredit, monitoring ketaatan.
c. Pengendalian validasi data
Mendeteksi transcription error, Validasi yang relevan: missing data checks,
numeric alphabetic data checks, limit checks, range checks, validity checks, check digit
d. Pengendalian pengujian validitas
Bukti untuk tujuan keakuratan, central audit issuenya apakah program validasi
pada editing system berfungsi dengan baik.
2. Batch Controls
Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam jumlah tinggi dalam sistem, bertujuan
untuk mencocokan output yang dimasukan ke dalam sistem, pengujian batch controls
dilakukan untuk memenuhi tujuan kelengkapan dan keakuratan
3. Process Controls
File update controls
Access controls
Physical controls
4. Output Controls
Memastikan informasi tidak hilang, salah, atau corrupted dan bahwa sistem berfungsi
dengan baik. Pengujianya untuk tujuan kelengkapan dan keakuratan.
UJI SUBSTANTIF AKUN SIKLUS PENDAPATAN
1. Risiko Siklus Pendapatan dan Kekhawatiran Audit
Mengantisipasi pendapatan dari transaksi penjualan fiktif
Mengantisipasi pendapatan dari penjualan yang sebenarnya belum direalisasi
Pengakuan pendapatan pada akhir periode, cut off point
Mengantisipasi underestimate pada cadangan kerugian piutang sehinggag
menyebabkan nilai realisasi bersih overestimate
Pengiriman produk yang tidak diminta kepada pelanggan dalam satu periode yang
dikembalikan dalam periode berikutnya
2. Memahami data
Customer file : alamat dan informasi kredit
Sales invoice file dan cash receipt file
Line item file : catatan tiap produk yang terjual
Inventory file
Shipping log file
3. Menguji the accuracy dan Completeness assertions
Auditor biasanya mendahului substantive test dengan analitical review. Tidak efektif
dengan teknik manual harus menggunakan ACL
Yang dilakukan:
Review faktur penjualan untuk tren biasa & pengecualian
Review faktur penjualan dan file log pengiriman untuk item yang hilang & yang
diduplikat
Review line item dan file persediaan untuk akurasi harga jual
Lakukan pengujian untuk catatan yang tidak sesuai
4. Pengujian asersi keberadaan
Yang paling umum adalah konfirmasi atas AR. Situasi yang menjadi pengecualian untuk
konfirmasi.
5. Pengujian penilaian dan alokasi asersi
Menguatkan atau membuktikan bahwa piutang disajikan dalam NRV nya, dilakukan
dengan review piutang aging process untuk menentukan penyisihan atas piutang tak
tertagih telah memadai.
B. AUDIT SIKLUS PENGELUARAN KAS (AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE)
GAMBARAN UMUM TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
1. Prosedur Pembelian Dan Pengeluaran Kas Dengan Batch Processing
a. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 1
Fungsi persediaan dilakukan aktivitas yang diawali oleh revenue cycle atau conversion
cycle terkait apakah persediaan sudah mencapai reorder points pada inventory subsidiary
file dicatat pada file permintaan pembelian terbuka.
Pada akhir jam kerja, sistem mengurutkan file permintaan pembelian terbuka berdasar
nomor vendor, file dengan vendor yang dijadikan 1 file membuat purchase requisition
docs berdasarkan informasi vendor pada file vendor yang valid salinan purchase
requisition docs dikirim untuk prosedur manual di bagian pembelian dan bagian utang
usaha.
Departemen Pembelian
Departemen pembelian menyiapkan 5 rangkap Purchase Order (PO), yaitu Vendors, AP,
Receiving, Data processing, File bagian pembelian
Komputer control untuk mencegah dan mendeteksi error akan lebih efisien dari pada
manual.
Ada beberpa alternatif persetujuan pemesanan, yaitu:
1. Sistem menyiapkan dokumen PO ke bagian pembelian kemudian dokumen tersebut
direview dan ditandatangani agen pembelian yang selanjutnya dikirim PO ke vendor
dan distribusi ke pihak intern.
2. Kirim dokumen PO lansung ke vendor dan pihak intern sehingga melewtkna
sepenuhnya bgian pembelian.
3. Menyajikan sistem yang direkyasa ulang dan yang menggunakan pertukaran data
elektronik (electronic dt interchange EDI).
b. Bagian Pemrosesan Data: Tahap 2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat record pesanan pembelian terbuka dan
untuk mentransfer record terkait dalam file permintaan pembelian tertutup.
Bagian Penerimaan
Barang datang kemudian staf administrasi membuat laopran penerimaan ynag akan
diserahkan ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.
c. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 3
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch (tahap 3) yang akan
memperbarui file buku pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan. Sistem
akan menghitung total batch untuk prosedur pembaruan buku besar dan menutup catatan-
catatan terkait di file pesanan pembelian tertutup.
Utang Usaha: Saat terima invoice dari supplier maka lakukan rekonsiliasi dokumen
pendukung dalam pending file utang usaha, kemudian siapkan voucher dan simpan di
open voucher file dan kirim salinan voucher ke bagian pemrosesan data.
d. Bagian Pemrosesan Data : Tahap 4
Program batch memvalidasi catatan voucher dengan file pemasok yang valid dan
tambahkan ke voucher register lalu siapkan batch total untuk posting ke akun pengendali
utang usaha di buku besar.
Pengeluaran Kas: Bagian Pemrosesan Data
Cek dicetak untuk pembayaran dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek. Nomor cek
akan dicatat dalam daftar voucher untuk menutup voucher terkait dan mentransfer catatan
barang yang dibayar ke file utang usaha tertutup. Cek tersebut dikirim ke bagian
pengeluaran kas, kemuadian total batch utang usaha yang tertutup dan penegluaran kas
dibuat untuk pembaruan buku besar.
2. Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
a. Pemrosesan Data
Otomatisasi tugas yang dilakukan:
Cari file persediaan item-item yang ada di reorder point
Catatan dimasukkan ke file permintaan untuk setiap item yang perlu
Daftar permintaan konsolidasi dengan nomor vendor
Pengambilan informasi file pemasok dari file vendor valid
Pesanan pembelian (PO) disiapkan dan dikirim ke vendor/dengan EDI
Catatan setiap transaksi ditambahkan ke open PO File
Daftar transaksi atas pesanan pembelian dikirim ke bagian pembelian untuk
review.
b. Bagian Penerimaan
Saat barang datang, bagian penerimaan mengakses file pesanan pembelian terbuka
secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang ada di slip
pengepakan.
c. Pemrosesan Data
Tugas yang diotomatisasi oleh sistem:
1. Jumlah barang yang diterima dicocokkan dengan pesanan pembelian dan nilai
Y diisikan pada logical field untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
2. Catatan ditambahkan pada laporan penerimaan.
3. Catatan buku pembantu diperbaharui.
4. Akun pengendali persediaan pada buku besar diperbaharui.
5. Catatan dihapus dari file pesanan pembelian dan ditambahkan ke file utang
usaha dan tanggal jatuh tempo ditetapkan.
Setiap hari, tanggal jatuh tempo pada catatan utang usaha dicek, dan pada item yang jatuh
tempo dilakukan:
a. Cek dicetak , ditandatangani dan distribusikan ke mailroom untuk dikirim ke
pemasok. EDI pemasok menerima pembayaran secara elektronik.
b. Pembayaran dicatat pada file daftar cek.
c. Item yang telah lunas dipindahkan dari file utang usaha terbuka ke utang usaha
tertutup.
d. Akun utang usaha dan kas pada buku besar diperbaharui
e. Laporan rinci atas transaksi dikirim via terminal ke bagian utang usaha dan
pengeluaran kas untuk bahan kajian pihak manajemen dan untuk arsip.
Implikasi Pengendalian
Perbedaan implikasi pengendalian pada sistem otomtais dan sitem yng direkayasa ulang:
1. Sistem Otomatis
a. Perbaikan pengendalian persediaan
b. Manajemen kas yang lebih baik dengan pembayaran utang usaha tepat waktu
c. Mengurangi waktu jeda
Kedatangan barang di bagian penerimaan dengan pencatatan persediaan di file
persediaan.
d. Manajemen waktu pembelian yang lebih baik
Bagian pembelian terlibat langsung dalam seluruh keputusan pembelian, kegiatan rutin
pembelian dapat diotomatiskan dan agen pembelian akan fokus pada masalah dalam
perencanaan.
e. Berkurangnya penggunaan kertas
2. Sistem yang Direkayasa Ulang
a. Sistem ini menunjukkan banyak kelemahan operasional yang ditemukan pada basic
batch system.
b. Perbaikan spesifik dalam sistem ini:
Menggunakan prosedur real time dan direct access file untuk mengurangi time lag
dalam record keeping.
Mengeliminasi prosedur manual rutin menjadi terotomatisasi
Mencapai pengurangan yang signifikan atas kertas dokumen dengan menggunakan
komunikasi elektronik antar departemen dan menyimpan catatan pada direct access
media.
Pemisahan Pekerjaan
Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi dengan
pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program komputer melakukan otorisasi dan
memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan mengeluarkan cek ke
pemasok. Untuk mengimbangi eksposur ini, sistem semacam ini harus memberikan pihak
manajemen daftar transaksi terperinci dan laporan ringkas.
Pencatatan Akuntansi Dan Pengendalian Akses
Sistem semacam ini menyimpan berbagai catatan akuntansi secara ekslusif dalam
disk magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan harus
mengimplementasikan pengendalian yang melewati akses ke disk tersebut. Akses tidak
sah ke record magnetis akan membawa konsekuensi yang sama dengan akses ke dokumen
sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual.
Gambaran Umum Prosedur Penggajian
Merupakan sistem pengeluran khusus. Dapat diproses dengan sistem utang usaha dan
pengeluaran kas. Tapi dalam prakteknya ada kekurangan, yaitu:
a. Prosedur pengeluaran umum yang diterapkan pada semua pemasok tak dapat
diterapkan pada pegawai.
b. Membutuhkan pengendalian khusus dalam membuat cek ke pegawai.
c. Prosedur pengeluaran didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif
lancar.
Kelebihan dan kelemahan pada sistem ini mirip dengan yang ada pada sistem
pengeluaran dengan batch yaitu meningkatkan keakuratan akuntansi dan mengurangi
kesalahan penulisan cek, namun tidak meningkatkan efisiensi operasional secara
signifikan.
Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
1. Organisasi menengah dan besar biasanya mengintegrasikan proses penggajian dengan
HRD system untuk memproses personel-related data dalam jangkauan yang luas.
2. Sistem ini berbeda dengan sistem otomatis sederhana dalam hal:
a. Bagian operasi mengirim transaksi ke bagian pengolahan data via terminal.
b. Direct access file digunakan untuk penyimpanan data
c. Banyak proces yang dijalankan real time
3. Key operating features pada sistem ini:
a. Personel : merubah employee file secara real time via terminals.
b. Cost acc : cost acc dept masukkan data biaya kerja (real time) untuk membuat labor
usage file.
c. Timekeeping : setelah menerima timecard yang telah disetujui di supervisor pada akhir
minggu, bagian timekeeping membuat current attedance files.
d. Data processing : pada akhir periode kerja, hal berikut dilaksanakan dalam proses
batch:
Labor costs didistribusikan ke WIP, OH dan akun beban.
Summary file atas distribusi labor dibuat secara online copy file dikirim ke cost acc
dan buku besar.
Online payroll register dibuat dari attedance file dan employee file. Copy file
dikirim ke AP dan bagian pengeluaran kas.
Employee record file diupdate
Check gaji disiapkan dam ditandatangani kemudian dikirim ke bendahara untuk
direview dan direkonsiliasi dengan payroll register untuk selanjutnya distribusikan
ke pegawai.
File voucher pengeluaran diupdate dan check disiapkan untuk transfer dan ke
payroll imprest account.
Sistem terima kembali labor distribution summary.
TUJUAN AUDIT SIKLUS PENGELUARAN KAS
1. Keberadaan atau keterjadian
Memverifikasi bahwa saldo akun utang disajikan sesuai dengan yang dimiliki
perusahaan pada tanggal neraca.
Memverifikasi bahwa transaksi pembelian menunjukkan barang dan jasa yang diterima
selama periode laporan keuangan. Menentukan bahwa transaksi penggajian
menunjukkan gaji untuk jasa yang dilakukan selama periode laporan keuangan.
2. Kelengkapan
Menentukan bahwa akun utang menunjukkan semua jumlah yang dimiliki oleh
organisai untuk pembelian barang dan jasa sesuai dengan tanggal neraca.
Memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan semua barang dan jasa yang
diterima oleh organisasi dikurangi return untuk periode yang dilaporkan.
3. Akurasi
Memverifikasi transaksi pemeblian telah dihitung berdasarkan harga dan kuantitas
yang benar.
Memastikan bahwa buku pembantu utang sesuai dengan buku besar utang.
Memverivikasi bahwa jumlah gaji berdasarkan tarif, jam kerja dan dihitung dengan
benar.
4. Hak dan kewajiban
Memverifikasi bahwa utang dan gaji accrued yang dicatat dalam neraca benar
merupakan kewajiban perusahaan.
5. Penilaian dan pengalokasian
Memverifikasi bahwa utang yang dicatat dalam tanggal neraca dinyatakan dalam
jumlah yang benar.
6. Penyajian dan pengungkapan memastikan bahwa utang, gaji accrued, dan biaya
didekripsikan dan diklasifkasikan dengan benar di laporan keuangan.
PENGENDALIAN DAN UJI PENGENDALIAN SIKLUS PENGELUARAN
1. Pengendalian Input
Didesain untuk memastikan transaksi valid, akurat dan lengkap.
- Pengendalian Validasi Data
Untuk mendeteksi kesalahan penulisan pada data transaksi sebelum data tersebut diproses.
Tes validasi untuk siklus belanja adalah:
Missing data checks memeriksa isi field untuk melihat ada tidaknya space
kosong.
Numeric alphabetic data checks menentukan apakah bentuk data dalam field
telah tepat.
Limit checks menentukan apakah nilai dalam field melebihi batas yang
diperbolehkan.
Range checks menetapkan batas atas dan bawah nilai data yang diperbolehkan.
Validity checks membandingkan nilai aktual pada field dengan nilai yang
ditetapkan.
Check digit mengidentifikasi kesalahan pada key field dengan menguji otorisasi
internalnya.
Menguji Pengendalian Validasi
Terkait bukti untuk asersi keakuratan. Central audit issue untuk melihat apakah
program validasi pada data editing system berfungsi dengan benar dan sesuai tujuan
selama periode laporan. Apabila pengendalian atas pengembangan dan pemeliharaan
sistem lemah, pengujian data editing controls akan lebih efisisen dibanding daripada uji
substantif rinci. Auditor perlu membuat seperangkat pengujian transaksi yang
komprehensif termasuk dengan data valid ataupun data error yang termasuk atau diluar
parameter pengujian. Analisis atas hasil pengujian akan menunjukkan jenis error yang
tidak terdeteksi oleh program validasi. Hal ini akan membantu auditor menentukan sifat,
waktu, dan luas tes substantif berikutnya. Sebagai tambahan, auditor dapat mencapai
keyakinan pada tingkat tertentu dengan mereview error listings dan error logs.
- Pengendalian Batch
Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam volume yang tinggi dalam
sistem. Tujuannya untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan oleh sistem dengan input
yang sebenarnya dimasukkan ke dalam sistem. Dilakukan pada tahap input data dan
berlanjut ke semua fase pemrosesan data. Informasi pada transmittal sheet dimasukkan
sebagai catatan kendali terpisah yang digunakan oleh sistem untuk memverifikasi
integritas batch. Kemudian dilakukan rekonsiliasi periodik antara data di transmittal sheet
dengan hasil proses aktual untuk menjamin:
a. Semua invoice yang dimasukkan ke sistem telah diproses.
b. Tidak ada invoice yang diproses atau dibayar lebih dari sekali.
c. Semua invoice yang dimasukkan ke dalam sistem tercatat sebagai berhasil diproses
atau ditolak karena error.
Menguji pengendalian batch
Terkait kelengkapan dan keakuratan. Mencakup review transmittal records atas
batch yang diproses selama periode dan merekonsiliasi dengan batch control log. Auditor
perlu melakukan investigasi atas kondisi out of balance untuk menemukan penyebabnya
- Pengendalian Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian muncul pada siklus pendapatan saat barang dijual ke
pelanggan. Kemudian sistem akan mencocokkan persediaan dengan reorder point untuk
menentukan apakah perlu dilakukan reorder. Apabila perlu dilakukan reorder, purchase
requisition untuk jumlah standar pemesanan disiapkan. Pada lingkup siklus pengeluaran,
purchases requisition diurutkan berdasarkan nomor vendor dan purchase order dibuat.
Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian
Terkait keakuratan dan penilaian. Karena purchase requisition dibuat secara
internal, maka akan bebas dari salah tulis dan tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan
logika komputer dapat menyebabkan konsekuensi negatif terhadap operasional dan
finansial yang tidak terdeteksi.
Dua hal penting yang harus diperhatikan:
1. Auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar telah digunakan saat
purchase requition dibuat.
2. Auditor harus memverifikasi bahwa catatan persediaan ditandai dengan “on order” saat
requisition disiapkan sehingga tidak terdapat pemesanan lebih dari sekali pada waktu yang
sama untuk item yang sama
- Otorisasi Karyawan
Digunakan untuk mencegah kesalahan dan kecurangan dalam penggajian
Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan
Terkait keberadaan, keakuratan, penilaian, serta hak dan kewajiban. Auditor perlu
menentukan apakah prosedur yang efektif telah dijalankan di personnel department untuk
mengidentifikasi pegawai saat ini, mengkomunikasikan status pegawai secara lengkap dan
tepat ke fungsi penggajian, dan mengawasi bahwa otorisasi pegawai dilakukan dengan
taat.
2. Pengendalian Proses
- Pengendalian Pembaruan File
Terdiri atas : sequence check controls, liability validation controls, dan valid vendor
controls.
Menguji File Update Controls
Kegagalan file update controls untuk berfungsi dengan baik akan menyebabkan transaksi:
Tidak terproses (liability tidak tercatat).
Terproses dengan tidak benar
Terposting pada akun supplier yang salah.
Pengujian ini terkait asersi keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban, dan
keakuratan.
Dapat dilakukan dengan pendekatan ITF atau test data.
Auditor harus membuat test data yang berisi catatan di luar sequence pada
batch dan memverifikasi bahwa setiap data diproses dengan benar. Pengujian liability
validation logic mengharuskan auditor memahami aturan pengambilan keputusan
berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Dengan membuat pengujian atas PO,
receiving reports, dan supplier invoice, auditor dapat memverifikasi apakah decision
rule diterapkan dengan benar.
- Pengendalian Akses
Untuk mencegah dan mendeteksi akses ilegal dan tidak terotorisasi atas aset perusahaan.
Teknik tradisional untuk pengendalian akses antara lain:
Pengamanan gudang dengan pagar, alarm, dan penjaga.
Pemindahan aset dengan segera dari dock penerimaan ke gudang.
Membayar pekerja dengan check dari pada cash
Contoh-contoh risiko spesifik terkait expenditure cycle:
Orang dengan akses ke utang usaha subsidiary ledger dapat menambahkan namanya ke
file agar tercatat perusahaan memiliki liabilitas padahal tidak terdapat transaksi pembelian.
Akses ke employee attendance card dapat disalahgunakan untuk membuat paycheck yang
tidak dapat terotorisasi.
Orang dengan hak akses ke cash dan utang usaha dapat menghapus cash dari perusahaan
dan mencatat pengeluaran.
Orang dengan akses ke catatan persediaan dapat melakukan pencurian dan menyesuaikan
catatannya.
Menguji Pengendalian Akses
Terkait dengan keberadaan, kelengkapan, keakuratan, penilaian dan alokasi, hak
dan kewajiban, serta penyajian dan pengungkapan. Auditor harus memperhatikan
kevalidan file vendor untuk menilai kelayakan access control atas file
- Pengendalian fisik
a. Pengendalian Sistem pembelian
Pemisahan fungsi antara pengendalian inventory dan gudang.
Pemisahan fungsi antara buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas.
Supervisi pada bagian penerimaan untuk meminimalkan peluang tidak berhasilnya
inspeksi aset dengan baik dan juga pencurian aset.
Rekonsiliasi dokumen-dokumen pendukung seperti pesanan pembelian, laporan
penerimaan, invoice pemasok.
b. Pengendalian Sistem Penggajian
Verifikasi timecards
Supervisi
Paymaster
Payroll imprest account
Menguji Pengendalian fisik
Terkait seluruh asersi.
Pemisahan fungsi yang tidak memadai dan lemahnya supervisi menjadi penyebab
utama kecurangan dan kesalahan.
Auditor dapat melakukan review atas struktur organisasi dan pembagian tugas, dan
integritas program komputer yang digunakan perusahaan.
3. Pengendalian Output
Untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah tujuan, atau rusak, dan sistem
berfungsi sesuai tujunnya.
Contoh-contoh audit trail pada output control:
a. Laporan Perubahan Utang Usaha adalah laporan ringkas yang menunjukkan
keseluruhan perubahan terhadap utang usaha.
b. Daftar Transaksi : setiap transaksi yang berhasil diproses dicatat dalam daftar
transaksi.
c. Catatan Transaksi adalah dibuat untuk setiap transaksi yang berhasil diproses dan
digunakan untuk rekonsiliasi dengan input.
d. Daftar Transaksi Otomatis digunakan dalam audit trail untuk transaksi-transaksi yang
dipicu secara internal oleh sistem.
e. Pengidentifikasi Transaksi Unik yaitu setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus
secara unik diidentifikasi melalui nomor transaksi.
f. Catatan Kesalahan digunakan untuk catatan-catatan error.
Menguji Pengendalian Output
Terkait kelengkapan dan keakuratan
Mencakup review summary report dalam hal keakuratan, kelengkapan, timeliness,
dan relevansi bagi keputusan.
Sebagai tambahan, auditor perlu mencari transaksi sampel dari laporan-laporan
yang menjadi audit trail.
UJI SUBSTANTIF AKUN SIKLUS PENGELUARAN
Strategi dalam menentukan sifat, waktu, dan luas pengujian substantif berasal dari
penilaian auditor atas IR, unmitigated CR, pertimbangan materialitas, dan keperluan untuk
menjalankan audit dengan efisien. Perhatian utama auditor adalah potensi understatement atas
liabilitas dan beban terkait. Dalam hal auditor menggunakan ACL, auditor harus memastikan
bahwa ia menggunakan versi yang tepat untuk file yang akan dianalisis. Kemudian perlu
diperhatikan bahwa esoteric dan/atau complex file mungkin memerlukan “flattening” sebelum
dapat dianalisis.
File-file yang perlu dipahami:
File Persediaan berisi jumlah, harga, supplier, dan gudang untuk persediaan.
File pesanan pembelian berisi catatan atas pesanan ke supplier.
File barang pesanan pembelian berisi catatan atas setiap item yang dipesan.
File laporan penerimaan.
File voucher pengeluaran kas, menyediakan informasi penting bagi auditor, yakni:
Catatan atas waktu dan jumlah vendor invoice yang diterima.
Open items (unpaid invoice) menunjukkan keseimbangan utang usaha.
Barang yang belum dibayar
Pengujian atas keakuratan dan kelengkapan
Auditor dapat menggunakan review analitis untuk mendapat perspektif keseluruhan atas
tren pada utang usaha dan bahan terkait.
Di satu sisi, review analitis dapat mengarahkan auditor untuk melakukan pegujian
substantif mendalam. Namun di sisi lain, dapat memberikan keyakinan bahwa transaksi
dan akun disajikan dengan akurat dan lengkap sehingga dapat mengurangi pengujian
substantif.
Prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi risiko audit potensial mencakup
scanning file data untuk melihat adanya transaksi yang tidak biasa auditor dapat
menggunakan “stratify” dan classify” pada ACL.
Pengujian atas kelengkapan, keberadaan, hak dan kewajiban
Mencari liabilitas yang tidak dicatat dengan voucher pengeluaran dan file laporan
penerimaan.
Mencari voucher pengeluaran yang tidak terotorisasi.
Review check berganda untuk vendor
Referensi:
http://qisthialifitriah.blogspot.co.id/2014/03/purchases-and-cash-disbursements.html
(diakses tanggal 25 Oktober 2015)
https://books.google.co.id/books?
id=SW7Yj_UvGsQC&printsec=frontcover&hl=id&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v
=onepage&q&f=false (diakses tanggal 25 Oktober 2015)
https://www.scribd.com/doc/239852324/James-Hall-5-10-12#download (diakses tanggal
29 Oktober 2015)
https://www.scribd.com/doc/190673207/Ringkasan-Edp-Audit (diakses tanggal 29
Oktober 2015)