traditionelles records management vs. akte und aktenplan · project consult unternehmensberatung...

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

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16.12.2014

Records Management Konferenz 2014

25.11.2014, Frankfurt

RM-Speedies

RM-Speedy [2]

Traditionelles Records Management

vs. Akte und Aktenplan

Thomas Heepe

CDIA+, AIIM ECM Master

SER Solutions Deutschland GmbH

Woran denken Sie bei Akten?




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Traditionelles Records Management

→Beinhaltet die wichtigsten

Erschließungselemente

→Enthält Hinweise über

Akteninhalt

→Trägt eine eindeutige

Kennzeichnung

→ Ist spezifisch für einen

Aktentyp

Der Aktendeckel




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Das Aktenregister

→Strukturierendes

Element

→Grundgerüst, das

sich für alle Akten

von einem Typ

gleicht

→Oft individuell

erweitert

=

>

Bisheriger EDV-Denkansatz




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Einschränkungen

Struktur, Homogenität,

Beschlagwortung,

Übersichtlichkeit?

Woran denkt SER bei Akten?

…an Zugriff auf

Informationen im Kontext

des Geschäftsfalls

…an verschieden Sichten

auf den Datenbestand im

Geschäftskontext




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… Aktenordnung mit Aktenplan

Flexible elektronische Akte

Informationen

Metadaten der Akte

Daten aus Drittsystemen

Dynamische Views

zum Suchen/Finden




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Flexible elektronische Akte

Register

statische

dynamische

Apps

Verweise auf Dokumente, Akten, Vorgänge

Hinterlegte Suchanfragen, Treffermengen

Beispiel: Projekt-Akte

Elektronische Projekt-Akte: ECM Einführung




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Vertriebs-Business: „Opportunity“





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Beispiel: Kunden-Akte

Wissen im Kopf, Informationen in der eAkte

Flexible eAkte + Aktenplan

Eine Plattform – alle Akten

Daten, Dokumente, Inhalte

Homogenität und Flexibilität

Einfache Bedienung

Vorteile im Arbeitsalltag

Motivierte Mitarbeiter

Mitarbeiter im Fokus




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Schluss!

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