1 / 6

The  Smartest  Way  to  Get  Meetings  Done  

It  is  time  to  say  goodbye  to  email  and  calendar  hassle:  Meetin.gs  is  the  smartest  way  to  meet.  Get  your  meetings  on  the  cloud  and  access  them  from  any  device.  The  service  keeps  everyone  up-­‐to-­‐date  and  on  the  same  page,  synchronizes  calendars,  and  sends  beautiful  meeting  notifications  and  follow-­‐ups.  Meetin.gs  works  pretty  much  for  any  meeting,  online  or  face-­‐to-­‐face.  Best  of  all,  it  is  not  a  replacement  to  your  existing  tools:  Integrate  with  calendars,  address  books,  and  meeting  communication  tools  that  you  already  use.  Get  started  now  and  make  running  a  week  full  of  meetings  simple,  easy,  and  stress-­‐free.    

 

 Highlights  

• Organize  face-­‐to-­‐face  and  online  meetings.  • Use  your  favorite  live  communication  tool  if  needed  (e.g.  Lync,  Skype,  Google  Hangouts,  or  teleconference).  • Find  a  suitable  meeting  time  quickly  between  multiple  participants.  • Manage  meetings,  agenda,  materials,  and  next  action  points  without  endless  email  loops.  • Connect  your  calendar  and  address  book.  • Access  from  the  web  and  from  mobile  devices  (native  apps  for  Android  &  iOS  or  universal  mobile  site).  • Customize  your  specific  personal  &  organizational  needs.  • Gain  insight  to  your  meetings  through  meeting  analytics.  • Unlimited  participants,  pricing  based  on  per  organizer.  

 

   

2 / 6

Simplify  Meeting  Scheduling  

Let  others  schedule  the  meetings    

Don't  waste  time  scheduling  meetings  over  email,  phone,  or  SMS:  Save  time  and  let  others  pick  a  suitable  time  from  your  easy  to  use  meeting  scheduler  that  synchronizes  with  your  calendar.  

Create  multiple  meeting  schedulers  

Create  meeting  schedulers  for  different  types  of  meetings  such  as  teleconferences,  online  conferences,  lunch  meetings,  workshops,  business  meetings,  etc.  Having  a  phone  call?  There  is  a  page  for  that.  Meeting  at  the  customer’s  office?  Let  them  propose  the  address.  Online  meeting?  Everyone  can  join  easily  the  same  session.  

Integrate  live  communication  tools  

We  have  full  support  for  teleconferencing,  Skype  calls,  Lync  calls,  and  Google  Hangouts  out  of  the  box.  You  can  even  integrate  your  own  such  as  Gotomeeting  or  Vidyo  by  providing  a  link.

Integrate  with  your  calendar,  choose  availability  and  make  public  or  private  

Make  schedulers  private  or  part  of  your  public  Meet  Me  page.  Integrate  your  calendar  and  choose  which  calendars  to  use  to  block  out  your  availability.  Different  schedulers  can  show  availability  in  different  ways.  

Share  your  Meet  Me  page  

Generate  and  share  your  personal  Meet  Me  URL  with  your  colleagues  and  customers  on  your  email  tagline  or  social  networks.  Alternatively  generate  a  “Schedule”  button  to  be  added  on  your  website.  

   

3 / 6

Integrate  Existing  Services  

All  your  meeting  information  fully  integrated  

Have  you  noticed  that  information  relevant  to  your  meeting  is  often  hard  to  find  and  scattered  across  multiple  applications?  Take  your  meeting  productivity  to  the  next  level  by  integrating  meeting-­‐related  services  such  as  calendars,  address  books,  social  networks,  and  live  communication  tools.  

Integrate  calendars  

Integrate  your  main  calendar  with  a  single  click,  or  synchronize  additional  calendars  with  your  phone.  Manage  which  calendars  will  be  automatically  imported.  

Integrate  contacts  

Connect  your  main  address  book  with  the  built-­‐in  address  book  to  quickly  invite  participants  without  searching  for  contact  details.  Let  participants  update  their  own  information  and  upload  their  own  photo.  

Integrate  live  communication  tools  

Everyone  has  their  own  favorite  online  meeting  tool  for  communicating  over  video  or  audio.  All  the  popular  services  such  as  teleconferences,  Skype  calls,  Google  Hangouts,  Lync  calls,  and  custom  online  conferencing  solutions  are  built-­‐in  for  quick  and  easy  access  with  a  single  tap.  

Export  and  backup  meeting  materials  to  cloud  storage  

Export  meeting  materials  to  a  cloud  storage  such  as  Google  Drive  or  Dropbox  for  archival  purposes  and  quick  access.  

Navigate  to  location  

Open  your  favorite  maps  application  to  navigate  your  way  to  the  meeting  without  the  need  to  type  the  meeting  address  manually.  

Single  sign-­‐on  

Login  to  the  service  by  using  your  favorite  social  network  or  service  provider.  

 

   

4 / 6

Schedule  Meetings  on  Point  of  Contact  

Schedule  meetings  where  your  customers  are  

You  typically  receive  meeting  requests  through  email  and  also  browse  customer  details  on  services  such  as  LinkedIn  and  Salesforce.  To  make  your  life  easier  we  added  the  “Schedule”  button  on  various  services  so  that  you  can  quickly  organize  a  meeting  with  the  click  of  a  button.  

Use  the  schedule  button  on  point  of  contact  

When  someone  is  proposing  a  meeting  through  email  or  on  a  social  network  chat,  quickly  access  the  “Schedule  meeting”  functionality  in  order  to  send  the  meeting  invitation  to  the  people  concerned.  

Integrate  with  CRM  

Add  a  "Schedule"  button  next  to  a  contact  in  your  Customer  Relationship  Management  (CRM)  system.  

Integrates  with  your  browser  

Access  meetings  and  scheduling  tools  within  your  browser.  

Schedule  meetings  from  your  calendar  

Add  extended  meeting  functionality  to  existing  calendar  items.  Schedule  more  powerful  meetings  directly  from  your  trusted  calendar  interface.  

 

 

   

5 / 6

Access  Meetings  While  Mobile  

The  easiest  way  to  access  meetings  on  the  move  

Trying  to  find  the  right  meeting-­‐related  email  messages  and  attachments  is  always  a  pain  if  you  are  on  the  move:  Access  all  your  meeting-­‐related  data  on  the  go  and  get  notified  of  important  action  points  regarding  your  previous  and  next  meeting.  

A  single  app  to  access  all  relevant  meeting  information  

Remember  how  much  fun  it  was  to  search  for  the  meeting  agenda  or  address  with  your  mobile  phone?  No  more  jumping  between  calendar,  email,  contacts,  and  maps  while  navigating  to  that  next  meeting.  Use  a  single  app  to  quickly  access  all  relevant  meeting  information.  

Join  teleconferences  and  online  conferences  easily  

Calendar  and  email  invitations  often  require  you  to  write  down  the  PIN  code  in  order  to  access  the  meeting.  This  can  be  quite  a  hassle  on  the  move.  Tap  a  single  button  to  join  the  meeting  without  remembering  PIN  codes  or  meeting  addresses.  

Mobile  site  or  a  native  app  

Access  your  meetings  from  a  mobile  browser  for  universal  access  or  download  one  of  the  free  native  apps  for  speed  and  convenience.  

Schedule  meetings  on  the  road  

Make  it  easy  to  answer  upcoming  meeting  requests  and  schedule  new  ones  directly  from  your  phone.  

   

6 / 6

Keep  Meetings  Organized  

Get  everyone  on  the  same  page  

Finding  meeting  attachments  or  teleconference  numbers  within  your  email  inbox  can  be  cumbersome:  Centralize  meeting  information,  documents,  agenda,  and  next  action  points  on  a  single  page  –  participants  will  be  able  to  access,  view,  contribute,  and  join  the  meeting  quickly  and  effortlessly.  

Edit  agenda  and  action  points  together  

Agenda  is  sent  to  participants  before  the  meeting  takes  place  and  action  points  are  sent  afterwards  as  a  follow-­‐up.  

Upload,  view  and  comment  on  meeting  materials  

Most  common  document  formats  will  show  within  the  browser  without  the  need  for  a  download.  Participants  will  be  able  to  view  the  materials  and  provide  their  comments  in  real-­‐time  without  sending  an  email  or  downloading  a  single  attachment.  

See  who  is  coming  

View  participant  profiles  including  a  photo,  contact  information,  and  RSVP  status.  Export  their  business  cards  to  your  address  book.  Invite  more  participants  with  the  help  of  the  integrated  address  books.  

Manage  notifications  and  meeting  access  rights  

Be  in  charge  of  the  notifications  sent  to  your  participants  and  configure  their  ability  to  upload  materials  or  manage  the  meeting.  

Import  and  draft  out  meetings  

Enable  powerful  meeting  collaboration  features  by  importing  your  calendar  items  and  incoming  meeting  invitations.  Save  time  by  importing  participants,  agenda,  meeting  location,  and  materials  from  earlier  meetings.  A  new  meeting  will  remain  as  a  draft  until  you  are  ready  to  send  the  invitations.  

Schedule  meetings  with  multiple  participants  

Set  the  time  for  the  meeting  or  ask  your  participants  for  their  availability  for  suggested  dates.  Automatically  remind  meeting  participants  to  submit  their  availability.  

 

Software  Features  

Detailed  list  of  features  follows  (as  of  February  2014):  

Supported  Browsers  &  Clients  

● Chrome  29+  ● Firefox  22+  ● Safari  6+  ● Opera  16+  ● iOS  6.1+  Safari  ● Android  4.2+  stock  ● IE9+  full  support  ● IE7+  usable  

Login  Mechanisms  

● Google  login  ● Facebook  login  ● Email  based  login  ● Automatic  login  from  received  and  

authorized  emails  ● Password  based  login  

User  Profiles  

● User  uploaded  image  or  a  silhouette  with  name  initials  

● Name  ● Title  ● Company  ● Email  ● Phone  number  ● LinkedIn  address  ● Skype  account  

Personal  Settings  

● Time  zone  ● Customization  of  the  layout  ● Password  

 

Integrations  

● Google  calendar  with  meeting  timeline,  calendar  import,  and  Meet  Me  pages  

● Google  contacts  with  address  book  ● Facebook  contacts  with  address  book  ● Skype,  Lync,  and  Google  Hangouts  for  

online  meetings  

Export  

● ICS  calendar  feed  ● vCard  profiles  ● Dropbox  for  backing  up  meeting  materials  ● API  for  developers  

Invitations  

● Customizable  message  ● Google  calendar  import  ● ICS  for  Outlook,  Google,  and  others  ● RSVP  status  ● Invite  friends  

Meeting  Timeline  

● Browse  upcoming  meetings  ● Browse  past  meetings  ● Highlight  important  tasks  to  be  done  ● Highlight  scheduled  meetings  ● Import  meetings  from  Google  calendar  

Analytics  

● Meeting  volume  tracking  ● Meeting  interaction  tracking  ● Meeting  time  tracking  

 

 

Meeting  Page  

● Title,  location,  and  date  ● Join  online  conference  ● Draft  meetings  ● Participant  profiles  ● Participant  RSVP  status  ● Participant  activity  status  ● Access  rights  for  meeting  managers  and  

meeting  users  ● Edit  agenda,  action  points,  and  other  

editable  documents  together  ● Comment  materials  ● Real-­‐time  updates  to  the  interface,  

including  new  comments  ● Modifying  and  removing  comments  ● Invite  other  participants  ● Leaving  a  meeting  ● Participant  introductory  guides  ● Administrator  introductory  guides  ● Creating  follow-­‐up  meetings  

Meeting  Page  Settings  

● Customize  layout  ● Limit  participant  rights  ● Limit  participant  email  communications  &  

notifications  ● Set  the  live  communication  tool  ● Remove  meeting  

Scheduling  

● Up  to  8  suggestions  at  a  time  ● Matrix  of  individual  answers  ● Organizer  can  answer  on  behalf  of  other  

users  ● Daily  email  reminders  for  people  who  have  

not  answered  ● Receive  RSVP  also  on  the  mobile  site  

 

Suggesting  Locations  

● Suggests  nearby  meeting  locations  (from  the  Seats2meet.com  network)  

● Suggest  previously  used  locations  while  typing  

Material  Sharing  

● Drag  &  Drop  upload  ● Sharing  materials  by  attaching  materials  to  

emails  ● Upload  and  share  any  type  of  file  ● Preview  Word,  Excel,  Powerpoint,  PDF,  

image,  audio,  and  video  material  online  ● Add  material  from  another  meeting  ● Upload  new  versions  of  files  ● Renaming  files  ● Printable  versions  of  shared  documents  

Address  Book  

● Suggests  adding  contacts  from  integrated  address  book  sources  

● Suggests  adding  all  or  some  contacts  from  a  previous  meeting  

● Search  by  name,  email,  or  meeting  ● Add  new  contacts  by  inviting  people  

Email  Communications  

● Daily  digests  for  each  meeting  ● Possibility  to  answer  with  comments  and  

attachments  ● Special  reminders  for  organizers  ● Create  meetings  through  email    ● Answer  to  scheduling  through  email  

Branding  

● Custom  top  logo  ● Background  image  &  color  ● Page  content  color  theme  ● Header  and  footer  color  theme  

 

Meet  Me  pages  

● Meet  Me  page  configuration  ● Claiming  your  own  Meet  Me  page  at  

https://meetin.gs/meet/*/  ● Greeting  on  the  Meet  Me  page  ● Customizable  cover  page  background  ● Settings  for  default  meeting  location,  

duration,  and  length  ● Default  time  zone  setting  for  the  date  

picker  ● Definition  of  availability  on  a  weekly  basis  ● Integrating  the  Google  Calendar  to  block  

out  unavailable  items  based  on  selected  calendars  

● Previewing  before  saving  ● Sharing  Meet  Me  page  link  ● User  may  propose  an  available  meeting  

time  through  a  date  picker  ● Accepting  the  meeting  request  with  the  

ability  to  customize  the  meeting  page  before  sending  out  the  confirmation  

● Declining  the  meeting  request  with  a  customizable  reply  message  

Mobile  

● iOS  client  on  the  Apple  App  store  ● Android  client  on  the  Google  Play  store  ● Mobile  site  at  m.meetin.gs  ● Browsing  meetings  ● View  meeting  details  ● View  &  comment  materials  ● View  participants  ● Manage  answers  to  scheduling  ● RSVP  to  meetings  

 

Translations  

● The  service  will  be  available  in  English  ● The  service  will  be  available  in  Swedish  and  

Finnish  at  a  schedule  agreed  together  with  the  channel  

● The  translation  covers  customer-­‐facing  interfaces  and  standard  documentation  

Browser  Plugin  

● A  browser  plugin  is  available  from  the  Chrome  Web  store  

● Uses  the  standard  login  mechanism  to  access  user  information  

● Access  Meeting  Timeline  ● Access  to  Organize  a  Meeting  ● Access  to  Meet  Me  page  ● Tutorial  and  documentation  at  

chrome.meetin.gs  ● Provides  a  “schedule  a  meeting”  and  “add  

Meet  Me  link”  buttons  within  Gmail  ● Provides  a  “schedule  a  meeting”  and  

“export  meeting”  buttons  within  Google  Calendar  

● Provides  a  “schedule  a  meeting”  button  within  LinkedIn  for  a  contact  in  the  contacts  list  

● Provides  a  “schedule  a  meeting”  button  within  Highrise  for  a  specific  contact  

● Provides  “schedule  a  meeting”  and  “export  meeting”  buttons  within  Office  365  Outlook  calendar  

● Provides  “schedule  a  meeting”  and  “add  Meet  Me  link”  buttons  within  Office  365  Outlook  email  

● Provides  “schedule  a  meeting”  button  within  SalesForce.com  for  a  specific  contact  

 

   

 

HTTPS  connection  The  connection  to  the  service  is  secured  at  all  times  with  an  HTTPS  256-­‐bit  encryption.  The  SSL  certificate  is  provided  by  RapidSSL  SA.  The  connection  uses  TLS  1.2.  The  connection  is  encrypted  using  AES_256_CBC,  with  SHA1  for  message  authentication  and  DHE_RSA  as  the  key  exchange  mechanism.    User  login  User  logs  in  with  their  user  account  using  the  email  address  as  the  login  name.  Login  is  possible  with  a  password,  an  authentication  key,  and  through  integrated  login  mechanisms  such  as  Google.    Retrieving  lost  password  The  user  will  be  able  to  request  a  new  password  that  will  be  sent  to  user’s  registered  email  address.  User  can  also  change  their  password  while  logged  in  to  the  service.    Changing  login  email  For  changing  the  login  email,  the  user  needs  to  contact  Meetin.gs  customer  support.    Removing  the  user  account  The  user  account  cannot  be  fully  removed  due  to  legislative  and  data  integrity  reasons.  User  can  manually  remove  their  profile  information,  leave  meetings  they  were  invited  to,  and  remove  meetings  that  they  organized.  The  user  account  can  be  disabled  when  requested  through  Meetin.gs  customer  support.      Removal  of  offending  material  Users  are  responsible  for  any  material  or  data  uploaded  to  the  service.  However,  Meetin.gs  has  a  Takedown  Policy.  Meetin.gs  has  the  right  to  remove  any  offending  or  infringing  material  reported  by  other  users  or  third  party  organizations.  The  Takedown  Policy  describes  how  Meetin.gs  can  be  contacted  regarding  any  offending  material.    Third  party  services  Meetin.gs  uses  third  party  service  providers  for  online  conferencing,  teleconferencing,  screen  sharing,  handling  meeting  materials,  and  for  retrieving  login  information,  contacts,  and  handling  other  details.  User  provides  permission  to  share  information  with  specified  third  parties  and  is  responsible  for  any  data  exchanged  with  third  party  services.      Service  maintenance    Meetin.gs  does  periodic  service  maintenance  that  is  mandatory  for  providing  the  services.  The  service  may  be  unavailable  at  a  specified  maintenance  period.  Users  will  be  notified  of  any  scheduled  maintenance  in  advance.    Service  updates  The  service  is  constantly  improved.  Fixes  as  well  as  minor  improvements  are  continuously  rolled  out  at  specified  intervals.  Users  will  be  notified  beforehand  of  any  major  changes  or  improvements  before  the  update  takes  place.  

 

System  Requirements  

• Browsers:  Chrome  29+,  Firefox  22+,  Safari  6+,  Opera  16+,  IE7+  (partial  support)  &  IE9  (full  support)  • Tested  mobile  browsers:  iOS  6.1+  Safari,  Android  4.2+  stock  • Native  mobile  apps:  iOS  (iPhone4+,  iPad),  Android,  Windows  Mobile  (coming)  • Calendars:  Google  Calendar  (native),  MS  Outlook  (through  phone  &  ICS  calendar  invitations),  Lotus  

Notes  (through  phone  &  ICS  calendar  invitations).  Native  integration  with  MS  Outlook  (coming)  • Address  books:  Google  Contacts,  Facebook  contacts,  import  Outlook  contacts  (coming)  • Live  communication  tools:  Skype,  MS  Lync,  Google  Hangouts,  teleconference  (your  number),  custom  

tool  (your  URL)  • Browser  extensions:  Available  on  the  Google  Chrome  Web  Store,  Firefox  (coming),  Internet  Explorer  

(coming)  • Supported  services  on  browser  extension:  Office  365,  Highrise,  Salesforce,  LinkedIn,  Facebook,  Google  

Calendar,  Gmail  • Supported  open  standards:  ICS,  vCard,  HTTPS  (AES  256-­‐bit,  TLS  1.2),  HTML5  • Integrated  backup  options:  Dropbox,  other  options  available  by  integration  

 

Contact  Information  

For  more  information,  plans  and  pricing,  please  visit  our  website  or  contact  our  sales.    Meetin.gs  Ltd    Web:  www.meetin.gs    Sales:  sales@meetin.gs  Support:  support@meetin.gs    Copyright  ©  Meetin.gs  Ltd  2004.  All  rights  reserved.