GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALTRABAJO UNIDAD CUATRO

GERMAN LIBARDO MARIÑO FONSECA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAGESTION DOCUMENTAL II

ARMENIA 2015

GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALTRABAJO UNIDAD CUATRO

GERMAN LIBARDO MARIÑO FONSECA

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAGESTION DOCUMENTAL II

ARMENIA 2015

GESTIÓN DOCUMENTAL II TRABAJO UNIDAD CUATRO: EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCION

Este trabajo de investigación sobre temas de Sistema de Gestión Documental, muestra una recopilación de conceptos y definiciones, que se desarrollo tomando como referencia el decreto 2609 de 2012, y algunos documentos mas del AGN, nos sirve como referente para la conceptualización sobre el Sistema de Gestión Documental, y nos permite entender directamente su aplicabilidad mediante una visita a una entidad, para conocer mas profundamente su aplicabilidad.

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OBJETIVO

General.

Entender y analizar lo que es un Sistema de Gestión Documental, y aplicabilidad en una entidad.

Específicos.

Comprender la normatividad sobre Sistema de Gestión Documental.

Ver la aplicabilidad de un Sistema de Gestión Documental, en una entidad, donde se observa su desarrollo, aplicación y utilidad dentro del funcionamiento y operabilidad.

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1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

Un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL es una serie de conceptos, actividades, elementos, normativas, profesionales, tecnologías y políticas, que permiten organizar, garantizar la autenticidad , mantener la integridad, facilitar acceso y disponibilidad de los documentos físicos y electrónicos, y sus metadatos, para soportar medidas administrativas y operativas dentro de una organización, desde que el documento es creado y recibido hasta su disposición final.

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1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

Se debe tener en cuenta para la implementación de un Sistema de Gestión Documental las siguientes orientaciones:

• Estar ajustado con los objetivos estratégicos de la entidad para que sigan el mismo norte.• Determinar dentro de su programación el desarrollo a corto, mediano y largo plazo.• Asegurar la asignación de la parte económica y operativa (recursos), para lograr sus metas y objetivos trazados.• Estar engranado y articulado con los otros programas y sistemas de la entidad, dentro de la normatividad que se aplica a cada sector en que se este trabajando.

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2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

Generalidades del Sistema de Gestión Documental.

•Por medio del cuadro de clasificación documental, incluyendo los metadatos, organizar los documentos independientemente de su soporte.

•A través de las TRD y TVD, establecer los plazos de conservación y eliminación de la información y los documentos.

•Programar las eliminaciones documentales en cumplimiento a las TRD y TVD.

•Con agrupaciones documentales en serie y subseries lograr la integridad de los documentos, en todo su ciclo de vida.

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2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

Generalidades del Sistema de Gestión Documental.

•Con agrupaciones documentales en serie y subseries lograr la integridad de los documentos, en todo su ciclo de vida.

•Permitir a usuarios externos e internos, acceder a los documentos cuando sean requeridos, alineados a la normatividad.

•Lograr la preservación de los documentos en sus diferentes fases, por el tiempo establecido en las TRD y TVD , respetando su conformación de series y subseries

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3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Sistema de Gestión Documental

Características mínimas que debe reunir para su implementación.

Comentario

Conformidad. Sistemas de información y procesos y procedimientos administrativos

Soportar la gestión de la información plasmados y evidenciados en los procesos y procedimientos de la entidad. La gestión de calidad y la gestión documental deben trabajar de la mano.

Interoperabilidad. Sistemas que se comunican con otros.

Lo que se busca es que los sistemas compartan e intercambien información, haciendo más ágiles las actividades de la entidad y evitando la duplicidad de información.

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3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Seguridad. Se debe contar con un esquema de seguridad acorde al tipo de soporte en que se encuentra la información, igualmente contar con áreas físicas y repositorios electrónicos que faciliten su acceso, todo bajo las políticas de seguridad.

Metadescripción. El sistema debe definir las formas para identificar y determinar los metadatos, de los documentos, para su fácil acceso y preservación.

Adición de Contenidos. El sistema debe permitir la actualización de metadatos, sin que se pierda la integridad, autenticidad, identidad y valor de los documentos.

Sistema de Gestión Documental

Características mínimas que debe reunir para su implementación.

Comentario

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3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Diseño y funcionamiento. Hacer del sistema una herramienta amigable para los usuarios, facilitando su maniobrabilidad y funcionamiento.

Gestión Distribuida. Que el sistema permita el envió y recepción de documentos, entre otros sistemas de gestión documental.

Disponibilidad y acceso. El sistema debe garantizar sobre los documentos, una serie de sustantivos y/o características que le permitan ser procesados y reutilizados durante su ciclo de vida.

Neutralidad Tecnológica. Que se utilice un sistema cualesquiera que sea, siempre y cuando cumpla con la normatividad.

Sistema de Gestión Documental

Características mínimas que debe reunir para su implementación.

Comentario

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Figura No1 Archivo de Gestión

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Entidad Contraloría.

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El sistema de Gestión Documental de la entidad esta conformado por:

•Dependencia encargada de los lineamientos para la gestión (Dirección de Archivo).•Profesionales, técnicos, tecnólogos en el área de Gestión Documental, ingenieros de sistemas, administradores públicos, contador, entre otras profesiones que contribuyen al fortalecimiento de la gestión documental desde cada una de sus disciplinas.•Comité de archivo.•Software de gestión documental, y ha ido integrando los demás sistemas de información a la gestión documental. (Sica, Sipar, Sae, entre otros)•Cuenta con instrumentos como: TRD, Plan Institucional de Archivos PINAR, Programa de Gestión Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Manual de Gestión Documental y Manual para los diferentes aplicativos.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Entidad Contraloría.

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El sistema de Gestión Documental de la entidad esta conformado por:

•Cada año elabora programas de transferencias y eliminaciones documentales; de visitas de seguimiento a los archivos de la entidad y desarrolla otros programas específicos.•Desarrolla programas de capacitación a todos los funcionarios de la entidad, dándoles a conocer actualizaciones sobre gestión documental que la entidad va adoptando.•La entidad cuenta con 31 archivos de gestión, un archivo de gestión centralizado y un archivo central en el nivel central; en el nivel desconcentrado, es decir en cada gerencia departamental se cuenta con un archivo de gestión y un archivo central.•Se esta gestionando la adquisición del área física para la conformación del archivo histórico.•Este archivo por ser de orden Nacional contiene documentos que hacendarte del patrimonio documental de la nación.

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Entidad Contraloría.

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Figura No 2 Archivo de Central

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Entidad Contraloría.

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5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?.

•Toda la normatividad expedida por el archivo general de la nación, y otras que hagan referencia al manejo de la información, ejemplo ley de protección de datos personales, ley de transparencia, y toda la normatividad externa e interna que aplica a la entidad en cumplimiento a su función.

•El sistema se ajusta de forma transversal en a toda la entidad.

•Para su elaboración se tuvo en cuenta la estructura organizacional, así como las funciones de cada dependencia.

•El modelo de gestión documental es la estructura principal del sistema, ya que todo se ambienta en la documentación.

•En la medida en que se le asignen recursos económicos, se van desarrollando sus actividades dentro de lo establecido por la ley.

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Figura No 3 Archivo de Central, escalera para facilitar su acceso

5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?.

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5. Indague en la misma entidad lo siguiente:

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

•La integridad de la información en el sistema se realiza a través de procedimientos, Protocolos y políticas que entidad establece, por medio de grupos de trabajo interdisciplinarios, en documentos aprobados por el comité de archivo de la entidad.

Figura No 4 Archivo de Gestión. Estantería rodante y señalizado.

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CONCLUSIONES

Se determino la importancia que tiene un Sistema de Gestión Documental, al interior de una entidad, y todo el trabajo que implica su implantación, desarrollo y puesta en marcha.

Todos los componentes y elementos del Sistema de Gestión Documental, pueden ser actualizados dependiendo de las necesidades, de las nuevas normas y requerimientos de último momento.

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BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental- PGD. 2014.

COLOMBIA. Ministerio de Cultura. Decreto número 2609 de 2012 de 14 de Diciembre de 2012.