1

STUDI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI ISO 9001 DAN ISO 14001 PADA DISTRIBUTOR TRUK BERAT

Oleh

Sik Sumaedi, I Gede Mahatma Yuda Bakti 1

Abstract

This research aims to investigate the implementation of ISO 9001 and ISO 14001 based on integrated management system at Heavy Truck Distributor. This research using case study approach at a Heavy Truck Distributor that include in 3S (Sales, Service, Spare Part) category. The data collection is conducted using document review, informal discussion, and unstructured interview. The research results show the case study object’s integrate management system framework could be seen from five aspect which are process, personel, organization and document. That framework was already certified. It is indicated that the framework already fulfilled the requirement of ISO 9001 and ISO 14001. Beside that, this paper propose “introduction-integration-internalization standard adoption model” to explain the phenomena of case study object certification result which is the company performance after implementation is not different from the company performance before implementation. Keywords: ISO 9001, ISO 14001, IMS, heavy truck distributor

1 Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian – LIPI, Kawasan Puspiptek Gedung 410,

Serpong, Tangerang 15310

2

I PENDAHULUAN

Kesadaran para pelanggan truk berat akan pentingnya menghasilkan produk atau jasa

yang bermutu dengan proses yang ramah lingkungan menuntut para distributor truk

berat untuk memiliki suatu sistem manajemen yang mampu mengakomodasi kondisi

tersebut. Tuntutan ini suatu hal yang wajar mengingat para pelanggan truk berat adalah

perusahaan-perusahaan yang lingkup usahanya sangat berkaitan dengan alam seperti

industri perminyakan dan pertambangan. Oleh karena itu, mereka berusaha untuk

peduli pada lingkungan sebagai bagian dari tanggung jawab sosial (Kadir et al, 2009).

Distributor truk berat sendiri pada umumnya menjalankan tiga kegiatan utama

yaitu penjualan truk berat, penyediaan suku cadang, dan pemeliharaan atau perbaikan

truk berat. Kegiatan-kegiatan tersebut apabila tidak ditangani dengan baik berpotensi

untuk melahirkan pencemaran terhadap lingkungan sekitarnya.

Dalam rangka memenuhi tuntutan pelanggan sekaligus menghindari

pencemaran lingkungan, distributor truk berat dapat mengadopsi standar ISO 9001 dan

ISO 14001 secara terintegrasi. Meskipun ISO 9001 membahas bagaimana tata kelola

perusahaan agar menghasilkan produk bermutu sementara ISO 14001 menjelaskan

bagaimana tata kelola perusahaan agar menghasilkan produk dan proses produksi yang

ramah lingkungan, kedua standar memiliki kesamaan prinsip dan teknik manajemen

(Zeng et al, 2005). Kondisi ini membuat penerapan elemen-elemen persyaratan kedua

standar tersebut dapat diintegrasikan.

Penerapan kedua standar tersebut secara terintegrasi akan memberikan

banyak keuntungan pada distributor truk berat. Integrasi akan memicu sistem

manajemen yang lebih kuat dan komprehensif (Zeng et al, 2005). Lebih tegas, Kadir et

al (2009) mengatakan bahwa sistem manajemen terintegrasi akan menciptakan beban

kerja yang lebih ringan, mengurangi waktu sertifikasi, biaya, maupun kebutuhan

dokumentasi sistem.

Mengingat kondisi di atas, penelitian ini bertujuan untuk mengkaji penerapan

sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001 pada Distributor Truk

Berat. Pertanyaan yang hendak dijawab dalam penelitian ini adalah (1) Bagaimanakah

kerangka sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001 pada

Distributor Truk Berat? (2) Apa hasil penerapan sistem tersebut? dan (3) mengapa

penerapan kedua standar membawa hasil sesuai pertanyaan ke-2?

Penelitian ini penting mengingat penelitian-penelitian yang bersifat

mengeksplorasi bagaimana model sistem manajemen terintegrasi pada industri tertentu

masih sangat terbatas. Oleh karena itu diharapkan hasil penelitian ini akan dapat

3

memperkaya pengetahuan mengenai sistem manajemen terintegrasi ISO 9001 dan ISO

14001.

II TINJAUAN LITERATUR

2.1 ISO 9001 dan ISO 14001

ISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu di mana

sebuah organisasi membutuhkannya untuk memperlihatkan kemampuan secara

konsisten dalam memenuhi persyaratan customer, peraturan dan perundang-undangan

sekaligus bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (ISO 9001, 2008).

Standar ini telah digunakan oleh 951.486 organisasi di dunia (Souza Pouza et al, 2009)

dan banyak literatur yang telah membahas manfaat yang diperolehnya (Rahmat

Nurcahyo dan Sik Sumaedi, 2010). ISO 9001 terdiri atas lima persyaratan utama yaitu

(1) sistem manajemen mutu secara umum, (2) tanggung jawab manajemen, (3)

manajemen sumber daya, (4) realisasi produk, (5) pengukuran, analisa, dan

peningkatan (ISO 9001, 2008).

Sedangkan ISO 14001 adalah standar internasional yang dapat diterapkan oleh

organisasi yang bermaksud untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan

meningkatkan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001, 2004). Salman (2007) telah

mengemukakan manfaat-manfaat mendasar yang dapat diperoleh oleh penerapan

standar tersebut baik berupa benefit langsung maupun tidak langsung. ISO 14001 terdiri

atas enam persyaratan utama yaitu (1) sistem manajemen lingkungan secara umum, (2)

kebijakan lingkungan, (3) perencanaan, (4) implementasi dan operasi, (5) pemeriksaan,

dan (6) tinjauan manajemen (ISO 14001, 2004).

2.2 Sistem Manajemen Terintegrasi

Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua buah sistem manajemen

menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan

kedua sistem manajemen pembentuknya. Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam

Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa integrasi dua sistem berarti

menghubungkan kedua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi

masing-masing sistem. Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa

dengan metode integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub

bagian pada masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen

terintegrasi yang baru. Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan

maka proses penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah

kesatuan dengan sendirinya.

4

2.2.1 Metode Integrasi

Beberapa peneliti telah mengemukakan berbagai metode integrasi. Karapetrovic dan

Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa terdapat tiga

pendekatan dalam melakukan integrasi ISO 9001 dengan ISO 14001 yaitu (1)

menerapkan ISO 9001 terlebih dahulu kemudian ISO 14001, (2) menerapkan ISO

14001 terlebih dahulu kemudian ISO 9001, dan (3) menerapkan ISO 9001 dan ISO

14001 secara bersamaan. Sementara Wilkinson dan Dale (2002, dalam Zeng, S. X et

al, 2005) menjelaskan pendekatan integrasi dengan dua cara dan level berbeda. Kedua

pendekatan tersebut adalah menyatukan dokumentasi yang diminta oleh kedua standar

dan menerapkan sistem dengan pendekatan Total Quality Management (TQM).

2.2.2 Kerangka Sistem Manajemen Integrasi

Puri (1996, dalam Zeng et al, 2005) mengungkapkan bahwa integrasi dapat dilakukan

dengan menggunakan kerangka dasar tiga komponen yaitu tanggung jawab

manajemen, proses manajemen, dan sistem pendukung. Lebih rinci, Sik Sumaedi

(2010) memaparkan kerangka umum sistem manajemen terintegrasi berbasis ISO 9001

dan ISO 14001 seperti pada Gambar 1. Gambar 1 menekankan bahwa proses sistem

manajemen diawali dengan identifikasi persyaratan pelanggan, informasi lingkungan,

dan peraturan perundangan yang secara berkelanjutan dinilai oleh manajemen puncak

(bagian tanggung jawab manajemen dan perencanaan) dan berakhir pada tercapainya

kepuasan pelanggan, keramahan pada lingkungan, serta kepatuhan pada peraturan

perundangan yang secara berkelanjutan dipantau, dianalisis dan ditingkatkan (bagian

pengukuran, analisis, dan peningkatan). Apabila organisasi melakukan proses realisasi

produk untuk merubah input menjadi output (bagian implementasi dan operasi), proses

ini dikelola menggunakan sumber daya manusia, sumber daya lainnya (bagian

manajemen sumber daya). Apabila siklus ini secara berkelanjutan dipantau maka akan

dihasilkan perbaikan berkelanjutan (Sik Sumaedi, 2010).

III METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus.

Penelitian kualitatif dipengaruhi oleh paradigma naturalistik-interpretatif Weberian,

perspektif post-positivistik kelompok teori kritis serta post-modernisme seperti

dikembangkan oleh Baudrillard, Lyotard, dan Derrida (Cresswell, 1994 dalam Gumilar

Rusliwa Somantri, 2005). Berbeda dengan pendekatan kuantitatif yang memberikan

sedikit makna terhadap fenomena (Lawrence and Phillips, 1998; Lewin and Stephens,

5

1993 dalam Balzarova et al, 2004), “gaya” penelitian kualitatif berusaha mengkonstruksi

fenomena dan memahami maknanya (Gumilar Rusliwa Somantri, 2005).

Gambar 1 Kerangka Sistem manjemen Terintegrasi ISO 9001 dan ISO 14001

Penelitian ini menggunakan metode studi kasus disebabkan beberapa

keuntungan yang dimilikinya. Numagami (1998, dalam Kitazawa dan Sarkis, 2000)

mengungkapkan bahwa metode studi kasus memungkinkan peneliti mengembangkan

“grounded theory” yang praktis dan relevan serta memberikan gambaran fenomena

yang lebih sesuai dengan kenyataan. Studi kasus sesuai bagi penelitian yang bersifat

eksploratif dan metode tersebut juga dapat digunakan untuk mengevaluasi,

memperkuat, dan bahkan menyesuaikan kerangka yang dibangun berdasarkan literatur

(Kitazawa dan Sarkis, 2000).

Penelitian ini dilakukan selama bulan Desember 2009 hingga Maret 2010.

Pengumpulan data dilakukan melalui serangkaian tinjauan dokumen sistem manajemen

6

integrasi perusahaan, diskusi informal, dan wawancara tak terstruktur. Informan

penelitian ini adalah konsultan sistem manajemen terintegrasi objek studi kasus.

Validitas data penelitian ini dilakukan melalui triangulasi data dimana data hasil diskusi

informal dan wawancara diperiksa kebenarannya dengan data hasil tinjauan dokumen

sistem manajemen integrasi perusahaan.

IV HASIL DAN DISKUSI

4.1 Studi Kasus

Objek studi kasus penelitian ini adalah sebuah perusahaan distributor truk berat. Selain

melakukan penjualan, ia juga memberikan pelayanan purna jual berupa penyediaan

suku cadang dan jasa pemeliharaan. Dengan perkataan lain, objek studi kasus

termasuk di dalam kategori dealer 3S (Sales, Service, Spare Part). Perusahaan

berkantor pusat di Jakarta dan memiliki beberapa kantor cabang antara lain terletak di

Surabaya, Pekanbaru, Medan, Palembang, dan Soroako.

Objek studi kasus menerapkan sistem manajemen integrasi ISO 9001 dan ISO

14001 dilandasi oleh motif eksternal ketimbang motif internal. Motif internal berkaitan

dengan keinginan untuk mencapai peningkatan organisasi. Sementara motif eksternal

berkaitan dengan isu promosi dan pemasaran, tekanan pelanggan, peningkatan pangsa

pasar, dll (Sampaio, Saraiva, and Rodriguez, 2008). Dalam hal ini, objek studi kasus

dipersyaratkan oleh pelanggannya sertifikat ISO 9001 dan ISO 14001 agar tetap

dipertahankan dalam daftar pemasok.

Proses penerapan sistem manajemen terintegrasi dilakukan dengan jalan

menerapkan ISO 9001 dan ISO 14001 secara bersamaan. Proses penerapan sendiri

dibimbing oleh konsultan eksternal. Selama proses penerapan terjadi pergantian

perwakilan manajemen karena personil yang ditunjuk sebelumnya mengundurkan diri

dan berpindah ke perusahaan lainnya.

4.2 Kerangka Sistem Manajemen Terintegrasi

Secara umum penerapan persyaratan-persyaratan ISO 9001 maupun ISO 14001 dapat

dikategorikan ke dalam lima aspek yaitu aspek komitmen manajemen, aspek proses

yang harus dijalankan, aspek dokumen, aspek personil, dan aspek organisasi yang

dibutuhkan. Aspek komitmen manajemen merupakan inti dari sistem manajemen

integrasi berbasis ISO 9001 dan ISO 14001. Hal ini disebabkan kedua standar tersebut

menganut falsafah TQM dimana performa dan sustainabilitas suatu organisasi menjadi

tanggung jawab penuh manajemen. Penelitian sebelumnya seperti yang dilakukan oleh

Kitazawa dan Sarkis (2000) dan Sampaio et al (2008) menyebutkan bahwa komitmen

7

manajemen adalah faktor terbesar yang menentukan kesuksesan penerapan suatu

standar.

Komitmen manajemen objek studi kasus dapat dikatakan sangat terbatas

hanya untuk memenuhi kebutuhan sertifikasi. Hal ini dapat dilihat dari partisipasi dalam

sistem manajemen dan penyediaan anggaran. Partisipasi manajemen secara langsung

dalam kegiatan sistem manajemen sangat terbatas hanya pada kegiatan yang

diwajibkan standar yaitu penetapan kebijakan dan sasaran mutu serta partisipasi dalam

tinjauan manajemen.

Penyediaan anggaran untuk pengembangan sumber daya manusia maupun

infrastruktur diberikan hanya dalam rangka memenuhi kebutuhan minimal sertifikasi.

Penyediaan anggaran dalam jumlah minimal untuk sertifikasi dapat dilihat pada dua

kondisi yaitu objek studi kasus membatalkan penerapan SMK3 OHSAS 18001 setelah

adanya permintaan anggaran untuk peningkatan fasilitas K3 dan penolakan kenaikan

gaji perwakilan manajemen sehingga memutuskan keluar.

1.2.1 Proses

Struktur proses sistem manajemen terintegrasi yang diidentifikasi oleh objek studi kasus

untuk dijalankan mengikuti pola seperti yang terlihat pada Gambar 2. Secara umum,

terdapat empat kelompok proses utama yaitu kelompok proses manajemen, kelompok

proses manajemen sumber daya, kelompok proses inti dan kelompok proses

peningkatan. Struktur proses tersebut mengikuti model proses ISO 9001. Model proses

sistem manajemen integrasi berkerangka ISO 9001 dibangun dengan jalan

mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada masing-masing sistem

manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi yang baru (Kadir et al,

2009).

Kelompok proses manajemen adalah proses-proses yang perlu dilakukan oleh

manajemen untuk merencanakan, memantau, mengevaluasi dan meningkatkan

performa sistem manajemen mutu. Pada aspek perencanaan, manajemen memastikan

adanya proses penetapan kebijakan mutu, sasaran mutu organisasi maupun

perusahaan, dan program-program yang dibutuhkan.

Pada aspek pemantauan, manajemen menetapkan tugas dan kewenangan

setiap personil serta kegiatan komunikasi internal yang dibutuhkan. Pada aspek

evaluasi dan peningkatan, manajemen melakukan kegiatan tinjauan manajemen secara

berkala.

Kelompok proses manajemen sumber daya merupakan proses-proses yang

dibutuhkan untuk mengelola sumber daya yang ada sesuai dengan persyaratan

8

pelanggan, peraturan perundangan, maupun persyaratan lingkungan. Sumber daya

yang dikelola meliputi sumber daya manusia, infrastruktur, dan lingkungan kerja.

Kelompok proses realisasi produk merupakan proses-proses utama yang

dibutuhkan oleh organisasi untuk menghasilkan produk atau jasanya. Proses tersebut

meliputi proses penanganan permintaan pelanggan hingga proses penyerahan produk.

Proses realisasi produk untuk setiap industri berbeda-beda dan memiliki karakteristik

tersendiri. Pada gambar dapat dilihat bahwa objek studi kasus tidak melakukan kegiatan

yang bersifat desain dan pengembangan serta validasi proses. Oleh karena itu, dalam

konteks persyaratan ISO 9001, klausul 7.3 dan 7.5.2 dikecualikan.

Kelompok proses peningkatan merupakan proses yang dibutuhkan untuk

memeriksa dan meningkatkan performa sistem manajemen terintegrasi. Proses

peningkatan merupakan proses yang berperan untuk mewujudkan continual

improvement suatu organisasi. Proses-proses tersebut meliputi proses pengendalian

dokumen dan rekaman, audit internal, tindakan perbaikan, dan pencegahan.

1.2.2 Organisasi

Objek studi kasus menetapkan suatu struktur organisasi yang jelas dalam bentuk

diagram struktur organisasi. Diagram tersebut menunjukkan hirarki posisi setiap pihak

dalam organisasi. Untuk memastikan bahwa setiap posisi memiliki tugas dan tanggung

jawab serta wewenang yang jelas, organisasi menetapkan adanya dokumen jobs

description.

Struktur organisasi objek studi kasus setelah menerapkan sistem manajemen

integrasi tidaklah jauh berbeda dengan struktur organisasi sebelum menerapkan

standar tersebut. Hanya saja, pada struktur organisasi yang baru, organisasi

mengangkat dua posisi tambahan yaitu Perwakilan Manajemen dan Tim Audit Internal.

Penunjukan personil untuk posisi-posisi tersebut sendiri bersifat rangkap.

Dengan perkataan lain, posisi perwakilan manajemen dirangkap oleh salah seorang

manajer yang ada pada objek studi kasus. Sementara Tim audit internal merupakan

perwakilan dari setiap departemen yang ada.

Baik ISO 9001 maupun ISO 14001 mensyaratkan adanya perwakilan

manajemen. Meskipun demikian, pemenuhan persyaratan tersebut tidak dengan cara

mengangkat perwakilan manajemen bagi ISO 9001 dan ISO 14001 secara sendiri-

sendiri. Organisasi hanya menunjuk seorang personil sebagai perwakilan manajemen

untuk memenuhi persyaratan kedua standar tersebut. Kondisi serupa juga dilakukan

dalam hal persyaratan audit internal.

9

1.2.3 Personil

Objek studi kasus menetapkan mekanisme untuk memastikan bahwa para personilnya

memiliki awareness terhadap pekerjaannya dan kompetensi yang sesuai persoalan

mutu dan persoalan lingkungan. Dalam konteks awareness terhadap mutu dan

lingkungan, objek studi kasus memberikan pelatihan pemahaman kedua standar

tersebut dan mensosialisasikan kebijakan mutu dan lingkungannya untuk setiap

personil.

Dalam konteks kompetensi, personil setiap posisi pada organisasi objek studi

kasus ditetapkan kompetensi yang dibutuhkannya, termasuk kompetensi yang

menyangkut lingkungan. Untuk memastikan bahwa kompetensi tersebut dipenuhi,

organisasi menetapkan dan menjalankan mekanisme evaluasi kompetensi.

Berdasarkan hasil evaluasi kompetensi, organisasi membuat program pelatihan yang

dibutuhkan. Apabila personil telah mengikuti pelatihan, objek studi kasus melakukan

evaluasi efektifitas pelatihan tersebut dalam memenuhi kebutuhan kompetensi yang

dibutuhkan.

1.2.4 Dokumen

Sistem dokumentasi objek studi kasus terdiri atas empat level dokumen yaitu panduan

mutu, prosedur, instruksi kerja dan rekaman. Panduan mutu berisi kebijakan dan

sasaran sistem manajemen terintegrasi serta gambaran umum bagaimana sistem

manajemen terintegrasi dalam rangka memenuhi persyaratan-persyaratan standar ISO

9001 dan ISO 14001. Prosedur merupakan dokumen yang merinci alur

proses/mekanisme antar tiap bagian. Instruksi kerja merupakan rincian urutan pekerjaan

seorang personil. Rekaman adalah bukti pelaksanaan bahwa sistem manajemen

terintegrasi dijalankan.

4.3 Sertifikasi ISO 9001 dan ISO 14001

Untuk memastikan bahwa persyaratan-persyaratan ISO 9001 dan ISO 14001 telah

terpenuhi sekaligus memenuhi persyaratan pelanggannya yaitu sertifikat kedua standar,

objek studi kasus mendaftarkan sistem manajemennya pada lembaga sertifikasi

eksternal. Berdasarkan audit sertifikasi, objek studi kasus dinyatakan lulus sertifikasi

yang berarti model sistem manajemen terintegrasi studi kasus telah memenuhi

persyaratan-persyaratan yang ada dalam standar. Meskipun demikian, di dalam audit

terdapat temuan-temuan minor yang menunjukkan masih adanya inkonsistensi objek

studi kasus dalam menjalankan sistem manajemen terintegrasi. Selain itu, hasil positif

adopsi kedua standar juga tidak terlalu dirasakan oleh personil maupun manajemen.

10

4.4 Diskusi: Kematangan Sistem Manajemen Integrasi Objek Studi Kasus

Standar ISO 9001 dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa organisasi secara

konsisten menghasilkan produk yang bermutu dan memuaskan pelanggannya.

Sementara ISO 14001 bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memperhatikan

aspek lingkungan sehingga menjadi organisasi yang ramah lingkungan. Dalam kondisi

terbaik, penerapan standar internasional diharapkan mampu membawa sustainaibilitas

(sukses yang berkelanjutan) (ISO 9004, 2009). Meskipun demikian, peraihan sertifikasi

ISO 9001 dan ISO 14001 tidaklah secara serentak mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Berdasarkan kondisi yang ada pada objek studi kasus, penulis mengajukan

sebuah model adopsi standar untuk menjelaskan fenomena tersebut seperti terlihat

dalam Gambar 3. Menurut model tersebut, suatu organisasi yang mengadopsi suatu

standar mengikuti tiga fase untuk dapat mencapai esensi tujuan standar yaitu fase

introduksi, integrasi dan internalisasi. Kondisi setiap fase dapat diukur menggunakan

kerangka aspek komitmen manajemen, proses, dokumen, personil dan organisasi.

Untuk mencapai tujuan akhir standar, sustainabilitas, organisasi dapat memilih tiga jalur

yaitu introduksi-integrasi-internalisasi, integrasi-internalisasi dan langsung melakukan

internalisasi.

Fase introduksi adalah fase yang dilalui oleh organisasi untuk memenuhi

persyaratan-persyaratan minimal suatu standar. Pada fase ini, organisasi masih

berorientasi untuk memperoleh sertifikat standar. Sedangkan bagi organisasi yang

bermotif internal, fase ini terjadi karena adanya anggapan bahwa persyaratan-

persyaratan standar bersifat excellent sehingga pemenuhannya sendiri merupakan

sebuah prestasi tersendiri dan sertifikat merupakan bukti adanya pemenuhan tersebut.

Fase introduksi ditandai beberapa hal diantaranya proses-proses maupun

dokumen yang dipersyaratkan telah ditetapkan tetapi pelaksanaan bersifat inkonsisten

dan terdapat duplikasi (untuk pemenuhan persyaratan standar dan pemenuhan kegiatan

sehari-hari), dokumen bersifat berorientasi memenuhi kebutuhan sertifikasi ketimbang

“memetakan proses”, personil organisasi masih menganggap bahwa tujuan adopsi

standar adalah “perekaman” dan komitmen manajemen terbatas pada kebutuhan

investasi sertifikasi. Sedangkan struktur organisasi yang dipersyaratkan standar masih

bersifat ad-hoc sehingga kepemilikan menjadi sedikit berkurang. Dalam kondisi

tersebut, organisasi tidak dapat diharapkan mencapai esensi tujuan mendasar dari

penerapan standar karena model sistem manajemen tidak dijalankan dalam koridor

meningkatkan nilai tambah. Organisasi dalam fase tersebut cenderung menerapkan

standar dalam kerangka minimalis sehingga gagal mewujudkan apa yang diharapkan

standar (Danial Prayogo dan Sohal, 2006).

11

Gambar 2 Kerangka Proses Sistem M

anajemen Terintegrasi Objek Studi Kasus

101

12

Gambar 3 Model Adopsi Standar

Fase integrasi adalah fase dimana organisasi berorientasi pada peningkatan

performa sesuai lingkup standar. Dalam konteks ISO 9001, organisasi bertujuan

meningkatkan performa mutu produk. Sementara dalam konteks ISO 14001,

organisasi bertujuan meningkatkan keramahan lingkungannya. Fase integrasi

ditandai beberapa hal di antaranya proses-proses maupun dokumen yang

dipersyaratkan telah ditetapkan dan pelaksanaannya bersifat konsisten dan telah

sekaligus berfungsi sebagai pemenuhan kegiatan sehari-hari, dokumen bersifat

berorientasi untuk “memetakan proses” demi memenuhi kebutuhan pelaksanaan

proses, personil organisasi tidak lagi menganggap bahwa tujuan adopsi standar

adalah “perekaman” tetapi menjalankan “pekerjaannya” dan komitmen manajemen

tidak hanya terbatas pada kebutuhan investasi sertifikasi, tetapi juga peningkatan

skill personil, metode kerja, ataupun fasilitas terkait.

Organisasi yang berada dalam fase ini akan dapat menghasilkan performa

yang baik sesuai dengan yang diharapkan dalam kerangka sistem manajemennya.

Meskipun demikian ia belum mampu mencapai sustainabilitas mengingat faktor

“perubahan” lingkungan bisnis belum menjadi fokus organisasi. Kondisi ini mampu

menjelaskan fenomena mengapa organisasi yang berhasil menerapkan standar dan

menunjukan tanda-tanda perbaikan tetapi pada akhirnya “hilang”.

Fase internalisasi adalah fase di mana organisasi berorientasi pada sukses

yang berkelanjutan (sustainabilitas). Dalam konteks ini, organisasi amat berfokus

pada perubahan “lingkungan usahanya”. Fase integrasi ditandai bahwa proses-

13

proses yang dipersyaratkan dikelola dengan pola-pola terbaik sesuai dengan

lingkungan usaha. Dokumen bersifat mendokumentasikan “praktek penerapan

terbaik” atas suatu proses dan tidak sekedar proses yang biasa dijalankan. Dengan

perkataan lain, dokumen yang ada merupakan Standard Operating Procedure.

Personil menganggap bahwa adopsi standar adalah peningkatan performa sehingga

melahirkan inisiatif-inisiatif personal. Struktur organisasi yang diminta standar bersifat

permanen dan bukan ad-hoc serta terfokus dalam menjalankan fungsinya. Komitmen

manajemen menjangkau pada aspek inovasi dan perubahan lingkungan usaha.

Dalam konteks objek studi kasus, adopsi standar ISO 9001 dan ISO 14001

belum berpengaruh terhadap performa produk maupun proses karena ia berada

dalam dalam fase introduksi. Kondisi ini dapat dilihat bahwa pelaksanaan proses-

proses maupun dokumen masih inkonsisten, personil organisasi masih berorientasi

pada “rekaman” dan komitmen manajemen masih terbatas pada kebutuhan minimal

sertifikasi.

V KESIMPULAN

Sesuai dengan tujuan dan rumusan pertanyaan penelitian ini, beberapa hal yang

dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut:

1. Kerangka sistem manajemen terintegrasi suatu perusahaan distributor truk

berat dapat dikategorikan ke dalam lima aspek yaitu aspek komitmen

manajemen, aspek proses yang harus dijalankan, aspek dokumen, aspek

personil dan aspek organisasi yang dibutuhkan. Struktur proses dari sistem

sendiri dapat dibagi menjadi empat kelompok proses utama yaitu kelompok

proses manajemen, kelompok proses manajemen sumber daya, kelompok

proses inti dan kelompok proses peningkatan seperti terlihat pada Gambar

2.

2. Hasil penerapan ISO 9001 dan ISO 14001 pada objek studi kasus belum

menunjukan tanda-tanda pencapaian keuntungan yang signifikan baik dari

sisi manajemen maupun personil. Meskipun demikian, perusahaan telah

berhasil memperoleh sertifikasi kedua standar.

3. Fenomena yang dialami oleh objek studi kasus di mana peraihan sertifikasi

tidak serta merta dibarengi dengan performa produk dan proses dari sisi

mutu maupun lingkungan dijelaskan dengan model adopsi standar seperti

terlihat pada Gambar 3.

VI DAFTAR PUSTAKA

1. Arifin, Kadir et al. 2009. Implementation of Integrated Management System

in Malaysia: The Level of Organization’s Understanding and Awareness.

European Journal of Scientific Research, Vol.31 No.2, pp.188-195

14

2. ISO 9001:2008. 2008. International Standard, Quality Management System

Requirements

3. ISO 14001:2004. 2004. International Standard, Environmental Management

System – requirements

4. Kitazawa, Shinichi dan Sarkiz, Joseph. 2000. The Relationship between ISO

14001 And Continuous Source Reduction Program. International Journal of

Operations & Production Management, Vol. 20 No. 2, pp. 225-248.

5. Prayogo, Danial dan Amrik, Sohal. 2006. The implementation of ISO 9000 in

Australian Organizations: a comparison between 1994 and 2000 version.

Report on a Study Conducted by Australian Supply Chain Management

Research Unit, Monash university, and supported by JAZ-ANZ.

6. Salman, Aneel. 2009. Implementation and Impact of EMS (ISO 14001) on

Industries-The case of Pakistan. http//www.cspo.org-igscdocs-

Aneel%20Salman.pdf

7. Sampaio, Paolo, Saraiva, and Rodriguez. 2009. ISO 9001 Certification

Research: Questions, Answers and Approaches. International Journal of

Productivity and Performance Management. Vol. 26 No. 1, pp. 38-58

8. Viadiu, Frederic Marimon et al. 2006. ISO 9000 and ISO 14000 Standards:

An International Diffusion Model. International Journal of Operations &

Production Management, Vol. 26 No. 2, pp. 141-165

9. Zeng, S.X et al. 2005. Implementing Integration of ISO 9001 and ISO 14001

for Construction. Managerial Auditing Journal, Vol. 20 No. 4,

pp. 394-40

Prosiding PPI Standardisasi 2010 – Banjarmasin, 4 Agustus 2010

15