1. Luisa Fernanda Navarro Olaya

2. TRABAJO DE INVESTIGACIN Sistemas de Gestin Documental Luisa Fernanda Navarro Olaya. Grupo 4 Gestin Documental II Luz Marina Arias Gonzlez Tutora. Universidad del Quindo. Ciencia de la informacin y la documentacin, bibliotecologa y archivstica. BOGOT, D.C. 2014 3. INTRODUCCIN Los sistemas de gestin documental son herramientas fundamentales dentro de una entidad, ya que por medio de estas se puede dar un orden a los diferentes procesos que se llevan a cabo con la documentacin generada o recibida, en el siglo XXI estos han generado un cambio revolucionario en los archivos del mundo, al simplificar los procesos y reducir costos. Son sistemas eficientes, seguros e interoperables. En la ciudad de Bogot, el gobierno ha implementado un SGD, que complementa las actividades que se llevan a cabo en este lugar con relacin a la documentacin. 4. OBJETIVOS Dar a conocer la definicin de Sistema de Gestin Documental. Mostrar cual es el sistema de gestin de documentos usado por el gobierno de la ciudad de Bogot Dar a conocer el manejo de los archivos en esta entidad. Mostrar los diferentes procesos que deben ser llevados a cabo por un Sistema de Gestin Documental eficiente. 5. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL Un sistema de gestin documental hace referencia a la unin de hardware y software en una entidad con el la finalidad de gestionar los documentos producidos o recibidos por la entidad. El hardware: son los escneres, los dispositivos de digitalizacin, los ordenadores utilizados para llevar acabo los procesos. El software: corresponde al o los programas de apoyo encargados de la sistematizacin de los procesos llevados a cabo con los documentos, de la entidad. 6. ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Dichos sistemas son operados por administradores, quienes tienen la labor de digitalizar los documentos, organizarlos tanto electrnica como fsicamente, y deben prestar un excelente servicio a los posibles usuarios de esta documentacin. Con respecto a la administracin de archivos, se definir como el conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos 7. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL GOBIERNO DE BOGOT 8. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL GOBIERNO DE BOGOT La Alcalda Mayor de Bogot D.C. a travs de los decretos 176 de 2010, 651 y 652 del 2011 y la Norma Tcnica Distrital-Sistema Integrado de Gestin - NTD, SIG 001:2011 articula, crea, adopta y define requerimientos para la implementacin de un Sistema Integrado de Gestin (SIG) que incluye un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). 9. El Sistema Integrado de Gestin SIG Por medio del decreto 651 del 2011, se plantea la importancia de la implementacin de un sistema integrado de gestin , para el fortalecimiento de la funcin administrativa de los organismos y entidades del Distrito Capital. Este se encuentra enfocado a la mejora de la calidad de los procesos que se llevan a cabo en la entidad, esta compuesto por 8 subsistemas, entre estos, el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). 10. Impacta los procesos internos de La Secretara General. Se tiene informacin disponible permanentemente. Facilita la toma de decisiones. Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades. Da oportunidad en el servicio al cliente. Concentra la informacin en un solo sitio y facilita su portabilidad. Propicia un escenario para el ahorro de papel. Segn los parmetros de la cartilla de la alcalda, se hace uso de un sistema de gestin documental porque: 11. Fases del sistema de gestin documental del Distrito: Para la implementacin de un Sistema de Gestin Documental en la entidad, tuvo que pasarse primero por unas fases que son: Primera fase: En la que se desarrolla un plan global con respecto al sistema de gestin documental que se piensa a escoger, dentro de esta plan se identificaron las necesidades del distrito en materia de gestin documental. Segunda fase: Se hace un revisin y anlisis de los posibles sistemas evaluando, el alcance que pueda tener cada uno de estos sistemas (software) en la entidad, la adaptabilidad a loa procesos de gestin documental que se llevan a cabo, y la relacin entre el costo-beneficio y el costo-eficacia. 12. Tercera fase: Diseo del sistema de gestin documental que comprende: La Etapa de Identificacin de las necesidades de Informacin. La Definicin de documentos que se van a gestionar La elaboracin del plan de construccin del lenguaje documental. Y el estudio de las alternativas tecnolgicas para el Sistema de gestin Documental. Cuarta fase: Comprende la implantacin del sistema en el Distrito, se empieza con la practica mediante el uso de este sistema, se realizan los procesos con normalidad Quinta fase: Control y mantenimiento del sistema. Se evala el sistema con respecto a la eficacia que haya tenido en el distrito y/o se procede a continuar o actualizar el software manejado en el sistema de gestin documental. 13. Software utilizado por el Distrito: ORFEO El software que maneja el distrito es el mismo que manejan la mayora de las entidades nacionales, este es el ORFEO. Es un sistema de gestin electrnica de documentos y archivos, como tal hace parte de los Sistemas de informacin que permiten a la Secretaria Distrital de Gobierno, cumplir sus actividades. Hay necesidad de contar con esta herramienta, para asegurar la disponibilidad y confiabilidad de la informacin y del sistema. http://gestion.gobiernobogota.gov.co/wiki/lib/exe/fetch.php /orfeo:circular_019_de_2008.pdf 14. REQUERIMIENTOS TCNICOS: 15. OBJETIVOS SGD: ORFEO Los objetivos del Sistema de Informacin y Documentacin Orfeo son: analizar, disear y desarrollar Sistemas. Mtodos. Instrumentos. Tcnicas de tratamiento. Almacenamiento. Recuperacin. Difusin de la informacin. Lo cual requiere de un marco metodolgico, que permite la gestin segura y eficiente de la informacin y la documentacin que se genera a lo largo del proceso de gestin documental. 16. La gestin de los documentos en la alcalda mayor por medio de ORFEO debe: Ser sistemtica y susceptible de automatizacin Basarse en los principios derivados de la Ciencia de la Documentacin Permitir y potenciar el Trabajo Corporativo y adoptar las nuevas Tecnologas de la Informacin las cuales son herramientas de desarrollo para adaptarlas a la institucin y estructurar el equipo de apoyo a la administracin y programacin del aplicativo del SGD ORFEO. 17. Procesos llevados a cabo por un Sistema de Gestin Documental: Organizacin de los documentos fsicos y electrnicos, incluyendo sus metadatos a travs de cuadros de clasificacin documental. Establecimiento de plazos de conservacin y eliminacin para la informacin y los documentos electrnicos de archivo en tablas de retencin documental (TRD) y tablas de valoracin documental (TVD). Procesos de eliminacin parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. A lo largo del ciclo de vida del documento, garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informacin conexa (metadatos). Integrar los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadana y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Preservacin de los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnolgicos utilizados para su creacin. 18. FACTOR HUMANO: Sin duda alguna tambin es de vital importancia dentro de la implementacin del SGD el factor humano, es decir, la capacitacin de los administradores del software Orfeo, y de los posibles usuarios de esta herramienta (ciudadanos). En cuanto a los administradores deben tener capacidades adquiridas previamente por medio de la capacitacin. Por otro lado los posibles generadores de documentos de la entidad y los usuarios tambin son capacitados en cuanto al manejo de los documentos. 19. CONCLUSIN El sistema de gestin de documentos del gobierno de Bogot, fue escogido despus de pasar por 5 fases en las cuales se analizaron las necesidades de la entidad con respecto a la gestin de documentos y posteriormente se comparo esto con las ventajas que ofreca el sistema Orfeo. Considerndolo as la herramienta mas eficaz, para el manejo de la documentacin, aqu generada. 20. REFERENCIAS: Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, octubre. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia, 2006. p. 1 Cartilla sobre el manejo del documento desde su concepcin hasta su disposicin final, Alcalda Mayor de Bogot. Bogot; Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2013. http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/Solicitudes/Cartill a_Gestion_Documental.pdf Sistema Integrado de Gestin, Alcalda Mayor de Bogot. Bogot; Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2011. p. 42-47. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sig/ProcedimientosYFormatos/CARTI LLA%20SIG/cartilla-sec-general.pdf 21. Gestin documental orientada a procesos - orientaciones metodolgicas, Alcalda Mayor de Bogot. Bogot; Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I, 2012. http://www.archivobogota.gov.co/libreria/pdf/gestidoc_enfoc_procesos. pdf