simarmata 34 50 jurnal oe, volume vi, maret no. 1, 2014...
TRANSCRIPT
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
34
PENINGKATAN PROSES BISNIS PADA PROSES PENGUJIAN DI
LABORATORIUM PELUMAS DENGAN MENGGUNAKAN
PENDEKATAN MODEL-BASED AND INTEGRATED
PROCESS IMPROVEMENT (MIPI)
Hara Isidoro Simarmata
Universitas Indonesia
Abstract. A laboratory is required to always improve business process testing to be
able to properly check each lubricant circulating due to the increasing number of
imported lubricants at this time. But the fact is, there are still companies that one
laboratory unit is experiencing problems in running the business. The problems
associated with business process testing in the laboratory, namely the implementation
of business process testing activities are not yet effective and efficient so that there are
different testing results. Business improvement process aimed at testing in order to
assure quality control or testing of lubricants in order to avoid the results of different
testing on other testing laboratories, and determine necessary repairs. Business
process improvement is done by evaluating the business process approach Business
Process Improvement that its application refers to the methodology of the Model-
based and Integrated Process Improvement. This study resulted in the design of the
proposed business process and also proposed improvement is a priority for the
business process testing in the laboratory.
Keywords : Business Process Improvement, model-based and Integrated Process
Improvement
Abstrak. Sebuah laboratorium diperlukan untuk selalu meningkatkan bisnis proses
pengujian untuk dapat benar memeriksa setiap pelumas yang beredar karena
meningkatnya jumlah pelumas yang diimpor saat ini. Tetapi kenyataannya adalah,
masih ada perusahaan yang satu unit laboratorium mengalami masalah dalam
menjalankan bisnis. Masalah yang terkait dengan pengujian proses bisnis di
laboratorium, yaitu pelaksanaan kegiatan pengujian proses bisnis yang belum efektif
dan efisien sehingga ada hasil pengujian yang berbeda. Proses peningkatan bisnis
yang bertujuan untuk pengujian untuk menjamin kontrol kualitas atau pengujian
pelumas untuk menghindari hasil pengujian yang berbeda di laboratorium pengujian
lainnya, dan menentukan perbaikan yang diperlukan. perbaikan proses bisnis
dilakukan dengan mengevaluasi pendekatan proses bisnis Perbaikan Proses Bisnis
yang penerapannya mengacu pada metodologi Peningkatan Proses Model-based dan
terintegrasi. Penelitian ini menghasilkan desain proses bisnis yang diusulkan dan
perbaikan juga mengusulkan merupakan prioritas untuk pengujian proses bisnis di
laboratorium.
Kata Kunci: Bisnis Proses Perbaikan model berbasis dan Peningkatan Proses
Terpadu
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
35
PENDAHULUAN
Laboratorium sebagai sarana pengujian suatu produk khususnya pengujian
produk pelumas sangatlah penting keberadaanya untuk menjamin mutu hasil
pengujian serta melayani jasa pengujian. Industri pelumas merupakan salah satu
industri strategis dengan pertumbuhan produksi yang cukup pesat, maka dengan
jumlah impor pelumas yang semakin banyak maka harus diimbangi dengan
peningkatan, pengontrolan dan pemantauan (monitoring) kualitas produk secara
periodik untuk mengetahui konsistensi kualitas produk dengan melakukan proses
pengujian (Ulfiati, 2010).
Laboratorum sebagai sarana dalam melakukan proses pengujian diharapkan
mampu memberikan hasil pengujian yang baik, efisien dan efektif seiring dengan
semakin besarnya permintaan dan kebutuhan pelanggan. Secara teknis setiap
pengujian suatu produk dilakukan berdasarkan metode pengujian yang sama, namun
nyatanya masih terdapat laboratorium yang masih memperoleh hasil yang berbeda
melalui uji banding antar laboratorium pada tahun 2013 (Sumber : Komite Akreditasi
Nasional). Permasalahan tersebut terkait dengan proses bisnis yang dijalankan oleh
laboratorium, yaitu terkait pada aktivitas pencatatan pelaksanaan kerja yang belum
tepat serta pelaksanaan proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga hasil
pengujian yang diperoleh belum tercapai dan belum sesuai berdasarkan persyaratan
metode yang ditetapkan serta berdampak pada kualitas pelumas yang dihasilkan oleh
suatu perusahaan sehingga dapat merugikan pelanggan, padahal laboratorium telah
melakukan proses pengujian dengan metode yang sama. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam mengenai perbaikan proses bisnis yang
dilakukan oleh laboratorium sebagai upaya rekomendasi perbaikan atau peningkatan
secara berkelanjutan terutama pada proses pengujian agar permasalahan yang timbul
tidak terjadi kembali.
Proses bisnis pengujian suatu laboratorium perlu dikaji, evaluasi dan dibuat
rencana perbaikannya agar adanya perbedaan hasil yang diperoleh tersebut tidak
terjadi kembali. Maka diperlukan yang namanya Business Process Improvement, di
mana salah satu metodologinya adalah Model-Based and Integrated Process
Improvementyang diciptakan olehSola Adesola and Tim Baines (2005). Perbaikan
proses bisnis penting karena dapat mengenalikegiatan atau aktifitas suatu usaha yang
menjadi lebih terorganisir dan terencana sehingga menjadi lebih efektifdanefisien
dalam rangka menghadapi perubahan bisnis. Perbaikan proses bisnis tidak hanya
dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat
menyelaraskan dengan visi organisasi dan misi nantinya. Perbaikan proses bisnis pada
laboratorium tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai
tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi, misi dan sasaran mutu
perusahaan nantinya. Hal tersebut sebagaimana yang juga ditunjukkan pada jurnal
penelitian sebelumnya yang membahas mengenai peningkatan bisnis proses yaitu oleh
Rachmawati et al. (2013) mengenai peningkatan proses bisnis dengan Real Value
Added (RVA) dan Bussines Value Added (BVA) sehingga hasil dapat ditingkatkan
metode peningkatan proses bisnis dan Botha et al. (2010) mengenai usulan perbaikan
proses bisnis berdasarkan pengalaman pelanggan, serta penelitian yang dilakukan oleh
Zagloelet al, (2009) tentang peningkatan proses bisnis menggunakan metode model-
based and integrated process improvement (MIPI).
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
36
Tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi dan memperbaiki proses pengujian
khususnya pengujian pelumas dalam rangka untuk mengendalikan atau menjamin
mutu hasil pengujian pelumas agar tidak terjadi hasil pengujian yang berbeda pada
laboratorium-labotorium pengujian, serta menentukan perbaikan yang diperlukan.
KAJIAN TEORI
Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) adalah suatu metodologi
Business Process Improvement yang merupakan hasil penelitian Sola Adesola dan Tim
Baines (2005) dalam mengembangkan sebuah model berbasis perbaikan proses terpadu
seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1 yang menjelaskan langkah-langkah dalam
melakukan perbaikan proses bisnis. Metodologi MIPI itu sendiri dapat meningkatkan
perbaikan proses bisnis dan inisatif rekayasa proses dalam organisasi.
METODE
Penelitian ini menggunakan metode exploratory descriptive, dengan dibutuhkan data
primer melalui rekaman hasil focus group discussion oleh team expert yang dibentuk
dan data sekunder melalui data sekunder yaitu dengan mempelajari rekaman-rekaman
data seperti laporan hasil pengujian, jumlah pegawai, jumlah peralatan, jumlah
pelanggan dan lain sebagainya yang dimiliki oleh laboratorium.Populasi dalam
penelitian ini adalah laboratorium yang terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan uji
banding antar laboratorium tahun 2013 yaitu sebanyak ± 40 laboratorium pelumas se-Asia Tenggara termasuk Indonesia, berlokasi di Jakarta. Mengingat jumlah populasi
yang begitu besar dan waktu penelitian yang terbatas maka sampel yang diambil
dalam penelitian ini adalah sebanyak 2 (dua) perusahaan swasta yang berlokasi di
Jakarta dengan unit analisis di perusahaan adalah laboratorium.
Teknik analisis data yang digunakan adalah merupakan setiap langkah-langkah dalam
MIPI yaitu sebagai berikut:
Step-1 : ”Understand Business Needs”.Bagian ini bertujuan bagaimana memahami
visi/misi, tujuan dan arah yang diinginkan perusahaan sesuai sasaran mutu
laboratorium.
Step-2 : ”Understand the Process”.Bagian ini berfokus pada pemahaman proses yang
dilakukan oleh perusahaan (laboratorium) dalam memenuhi tujuan yang diinginkan
yaitu laporan hasil uji yang diterbitkan.
Step-3 : ”Model and Analyse Process”. Melakukan analisis terhadap proses-proses
yang telah berjalan dan informasi yang diperoleh dari indikator penelitian seperti
peralatan laboratorium yang digunakan, material yang diuji dan sumberdaya manusia.
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
37
Tabel 1. Metodologi MIPI
No Step Step Description Techniques
1 Understand business
needs
Develop vision and strategic
objectives perform competitor
analysis develop organizational
model Evaluate current
practices, prioritize objectives
scope change Establish
measurable targets Develop
process objectives and asses
readiness Obtain approval and
initial project resource
Benchmark the prosess
Organizational model
SWOT analysis Force
field analysis
Readiness assessment
Stakeholder analysis
Process prioritization
matrix Pareto analysis
Process performance
table
2 Understand the
process
Identify the business process
architecture Scope and define
the process Capture and model
AS IS Process Information
Model the process
Xpat process IDEFO
Walkthrough Process
flowchart ABC Cause
and effect analysis
Value added analysis
3 Model and analyze the
process
Verify and validate the model
Measure the exiting process
performance Analyze the
business process
4 Redesign process Benchmarket the process
Identify performance criteria for
re-design process identify IT
requirements Estimate
performance of re-designed
process
Benchmarking
Creative silent
workshop
Brainstorming
5 Implement new
process
Plan the implementation Obtain
implementation approval
Review change management
plan Communicate the change
Technologi development Make
new process operational Train
staff Roll-out changes
6 Assess new process
and methodology
Conduct process deployment
and performance data reflection
Revise organizational approach
Zction plan
Evaluation
measurement report
Customer
measurement survey
process improvement
matrix
7 Review new process Develop strategic view of the
business set process targets and
performance Develop a plan to
meet targets implement
Sumber: Adesola dan Baines, 2005
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
38
Step-4 : “Redesign Process”. Melakukan design ulang proses terhadap hasil analisis
proses yang telah dilakukan
Step-5 : ”Implement New Process”. Mengimplementasikan proses yang telah di
desain ulang
Step-6 : ”Assess New Process and Methodology”. Menilai unjuk kerja proses yang
telah di desain ulang beserta dengan metode yang digunakan
Step-7 : ”Review New Process”. Mengkaji kembali hasil yang diperoleh dari proses
yang baru tersebut.
HASIL DAN PEMBAHASAN
MIPI Step 1 : “Understand Business Needs”. Untuk memahami kebutuhan bisnis,
diperoleh melalui data perusahaan yang didukung oleh masing-masing bagian
perusahaan terutama laboratorium dengan tujuan untuk memenuhi dan memuaskan
keinginan pelanggan, yang diperoleh dari material dan metode uji, sumber daya
pendukung, jumlah pelanggan, data jaminan mutu pengujian, komplain pelanggan, visi
dan misi perusahaan, struktur organisasi dan analisis SWOT laboratorium.
MIPI Step 2 : “Understand the Process”. Proses bisnis pengujian laboratorium secara
keseluruhan digambarkan secara skematis dalam alur sesuai dengan Gambar 1.
Dengan demikian, penelitian ini berfokus membahas pada proses-proses utama dalam
aktivitas operasional di dalam pengujian laboratorium.
Proses Registrasi Pengujian. Diagram alir proses registrasi pengujian
laboratorium dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Proses Bisnis Pengujian Laboratorium
(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
39
Gambar 2. Proses Registrasi Pengujian (“As Is Process”)
(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)
Proses Pengujian. Diagram alir proses pengujian laboratorium dapat dilihat pada
Gambar 3.
Gambar 3. Proses Pengujian (“As Is Process”)
(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
40
Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Diagram alir proses penerbitan laporan
hasil uji dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (“As Is Process”)
(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)
Pemodelan Proses Dengan Program IDEFO. IDEFO (Integrated Computer
Aided Manufacturing Definition) merupakan salah satu alat pemodelan yang
digunakan dalam aktifitas peningkatan proses bisnis yang terdiri dari diagram-
diagram yang menggambarkan proses atau sistem. Pemodelan ini
menggambarkan kebutuhan-kebutuhan bagi perusahaan baik yang bermanfaat,
tidak dapat dijalankan dan menjadi sia-sia bagi perusahaan, seperti yang
dijelaskan pada Gambar 5 & Gambar 6.
Gambar 5. Diagram IDEFO Proses Pengujian Laboratorium
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
41
Gambar 6. Diagram IDEFO Proses Operasional Laboratorium
MIPI Step 3 : “Model and Analysis Process”. Tahap ini adalah melaksanakan
evaluasi dan analisis pada proses-proses yang tidak memberikan nilai tambah
pada pelanggan. Masing-masing proses akan ditinjau setiap aktifitasnya agar
proses berfokus pada tercapainya peningkatan dengan melakukan efisiensi dengan
mengeliminisasi beberapa proses yang tidak memberi nilai tambah dengan
harapan komplain pelanggan dapat berkurang akibat masalah-masalah kualitas
yang terjadi pada pengujian oleh laboratorium. Pendekatan yang digunakan pada
tahap ini yaitu Value Added Analysis (analisis nilai tambah), untuk menganalisis
proses dengan melihat aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah (Non Value
Added dan Value Added) yang disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan
pelanggan.
Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian. Pada analisis value addded
proses registrasi pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan
sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak
bernilai tambah yaitu: (a) Menyalin dokumen permohonan (b) Koordinasi dengan
bagian administrasi (c) Membuat kontrak pengujian, dan (d) Mengecek kembali
permohonan. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting
untuk dilakukan adalah melakukan kaji ulang permintaan pada bagian teknis
pengujian dengan maksud agar setiap tahap proses dapat dengan mudah dilakukan
penelusuran (tracebility). Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 2.
Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian
Seperti halnya, analisis value addded proses registrasi pengujian. Pada
analisis value addded proses pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan
pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas
yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Mengecek kesiapan (b) Koordinasi dengan
bagian teknis. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting
adalah pemindahan data hasil pengujian dengan tujuan sebagai bukti rekaman data
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
42
sementara sebelum dibuatkan laporan nantinya sehingga bila terjadi kesalahan
dapat dikoreksi kembali. Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 3.
Tabel 2.Value Added Analysis Proses Registrasi Pengujian
PROSES AKTIVITAS
ADDING
VALUE ANALISIS
Menyalin
dokumen
permohonan
Permohonan
pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang
tidak memberi nilai tambah karena
dokumen sudah dibuat dalam bentuk
softcopy dan hardcopy
Koordinasi
dengan
administrasi
Permohonan
pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang
tidak memberi nilai tambah karena
dokumen sudah dibuat dalam bentuk
softcopy dan hardcopy oleh customer
Membuat
kontrak kerja
pengujian
Persetujuan
Permohonan
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang
tidak memberi nilai tambah karena
secara legal ada pada dokumen
permohonan customer
Mengecek
kembali
permohonan
Pelaksanaan
proses
pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang
tidak memberi nilai tambah karena
pada salah satu dokumen dan melalui
surat perintah kerja sudah otomatis
diinformasikan permintaan customer
Melakukan kaji
ulang
permintaan
Pelaksanaan
proses
pengujian
Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang
memberi nilai tambah karena sangat
perlu dilakukan dengan tujuan menilai
kesiapan laboratorium dari segi
metode, alat dan personil disesuaikan
dengan permohonan/permintaan
pelanggan
Tabel 3.Value Added Analysis Proses Pengujian
PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS
Mengecek
kesiapan
Persiapan
pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas
yang tidak memberi nilai
tambah karena sudah dilakukan
kaji ulang permohonan
sebelumnya
Koordinasi dengan
bagian teknis
Persetujuan
penerbitan
sertifikat
Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas
yang tidak memberi nilai
tambah karena laporan hasil
pengujian telah diolah dan
diverifikasi sebelumnya
Verifikasi
pengujian
Penetapan hasil
pengujian
Value Added Proses ini merupakan aktivitas
yang memberi nilai tambah
sebagai alat memonitor
pekerjaan dari awal hingga
akhir
Pemindahan data
hasil pengujian
Penetapan hasil
pengujian
Value Added Proses ini merupakan aktivitas
yang memberi nilai tambah
karena dengan melakukan
pemindahan data mentah
(sementara)
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
43
Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Adapun pada
analisis value added proses penerbitan laporan hasil uji berdasarkan kebutuhan
atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka
terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Koordinasi dengan bagian
administrasi, (b) Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis
Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah : (a)
Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan (b) Mengisi
kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan
Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 4.
Tabel 4.Value Added Analysis Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji
PROSES AKTIVITAS
ADDING
VALUE ANALISIS
Koordinasi
dengan bagian
administrasi
Penerbitan
sertifikat hasil
pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan
aktivitas yang tidak
memberi nilai tambah
karena otomatis setelah
diverifikasi langsung di
proses oleh bagian
admnistrasi untuk
dibuatkan sertifikat
Pemeriksaan
dan koordinasi dengan bagian
teknis
Penerbitan
laporan hasil pengujian
Non Value Added Proses ini merupakan
aktivitas yang tidak memberi nilai tambah
karena otomatis setelah
diverifikasi langsung di
proses oleh bagian
administrasi untuk
dibuatkan sertifikat
Membuat
kuisioner
survey
kepuasan dan
pengaduan
pelanggan
Umpan balik
pelanggan
terhadap
laboratorium
Value Added Proses ini merupakan
aktivitas yang memberi
nilai tambah karena
menjadi bagian evaluasi
laboratorium untuk
peningkatan dan perbaikan
kualitas laboratorium
Mengisi
kuisioner
kepuasan dan
pengaduan
pelanggan
Umpan balik
pelanggan
terhadap
laboratorium
Value Added Proses ini merupakan
aktivitas yang memberi
nilai tambah karena
menjadi bagian evaluasi
laboratorium untuk
peningkatan dan perbaikan
kualitas laboratorium
MIPI Step 4 : “Redesign Process”
Melalui hasil value added analysis proses registrasi pengujian pada Tabel 2
dengan menghilangkan kegiatan proses menyalin dokumen permohonan
koordinasi dengan bagian administrasi, membuat kontrak pengujian dan
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
44
mengecek kembali permohonan, maka dibuatlah kembali proses registrasi
pengujian pada Gambar 2 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar
7.
Sedangkan, melalui hasil value added analysis proses pengujian pada Tabel 3
dengan menghilangkan kegiatan proses mengecek kesiapan dan melakukan
koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses pengujian pada
Gambar 3 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 8.
Serta, melalui hasil value added analysis proses penerbitan laporan hasil
pengujian pada Tabel 4 dengan menghilangkan kegiatan proses melakukan
koordinasi dengan bagian administrasi, dan melakukan pemeriksaan dan
koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses penerbitan
laporan hasil pengujian pada Gambar 4 menjadi proses seperti yang dapat dilihat
pada Gambar 9.
Gambar 7. Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian (”As New
Process”)
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
45
Gambar 8. Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian (”As New Process”)
Gambar 9. Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (”As New
Process”)
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
46
Identifikasi Masalah. Berdasarkan hasil sumbang saran (brainstorming) melalui hasil
pertemuan Focus Group Discussion.dengan Tim Peningkatan Proses Pengujian yang
fokus dalam komplain pelanggan dengan pareto chart untuk mengidentifikasi
penyebab masalah terbesar masalah yang terjadi yaitu adanya perbedaan hasil yang
diperoleh pada proses pengujian laboratorium, seperti yang ditunjukkan Gambar 10.
Gambar 10. Diagram Pareto Jumlah dan Jenis Complaint Pelanggan (Customer)
Selanjutnya, Tim Peningkatan Proses Pengujian meneliti dan mencari akar penyebab
masalah tersebut melalui cause and effect diagram seperti pada Gambar 11.
Gambar 11. Diagram Sebab-Akibat Masalah Hasil Berbeda Diperoleh Laboratorium
MIPI Step 5 : “Implement New Process”. Berdasarkan penerapan hasil value
added analysis dari tiap tahapan proses yang diidentifikasi dan telah dibentuk
proses yang baru, berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
proses pengujian produk pelumas. Menggunakan proses pengujian yang lama
membutuhkan waktu kurang lebih 1-2 hari untuk masing-masing parameter
dengan rincian 1 hari dibutuhkan hanya sebatas kepada hasil analisis sementara
belum hasil akhir dan kesimpulan terhadap pelumas yang dilakukan proses
pengujian, namun dengan menggunakan proses pengujian yang baru
membutuhkan waktu 1 hari (24 jam) untuk masing-masing parameter hingga
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
47
diterbitkan sertifikat hasil pengujian, sehinggan proses menjadi lebih efektif dan
efisien tanpa mengurangi kualias hasil pengujian itu sendiri.
Selain itu, perlu dilakukan langkah-langkah yang merupakan hasil penetapan
perbaikan berupa dokumen rencana mutu (Quality Plan) yang memuat parameter-
parameter proses beserta cara pengendaliannya. Pada dokumen ini di setiap proses
telah diidentifikasi langkah-langkah pengendalian proses agar mencapai yang
ditetapkan standard.
Pada dokumen rencana mutu terdapat 3 (tiga) bagian besar yaitu diagram
perencanaan mutu, input proses dan output proses, seperti yang disajikan pada
Gambar 12.
Gambar 12. Diagram Perencanaan Mutu
Pada diagram perencanaan mutu terdiri dari urutan proses disertai dengan input
dan output masing-masing proses yang ditandai dengan nomor sebagai checkpoint
untuk setiap prosesnya. Bagian selanjutnya adalah input proses yang ditunjukkan
pada Tabel 5.
Tabel 5. Diagram Perencanaan Mutu Input Proses
Diagram perencanaan mutu input proses menggambarkan aktifitas mulai
informasi yang diperoleh, pemrosesan hingga data yang diolah. Pada akhirnya
perencanaan mutu ditujukkan untuk perencanaan mutu output dari hasil yang
diperoleh hingga penerbitan laporan hasil pengujian dalam bentuk sertifikat, yang
dapat dilihat pada Tabel 6.
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
48
Tabel 6. Diagram Perencanaan Mutu Output Proses
MIPI Step 6 : “Asses New Process and Method”. Pada langkah ini, dilakukan
analisis dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
untuk mengidentifikasi kemungkinan kegagalan pada proses pengujian
laboratorium. Failure modes menunjukkan sesuatu yang dapat menimbulkan
kegagalan dan Effect analysis menunjukkan analisis atas dampak dari kegagalan-
kegagalan yang timbul. maka diperoleh kegagalan yang memiliki resiko tertinggi
yang selanjutnya menjadi rencana tindakan (action plan). Tindakan yang
diprioritaskan yaitu yang memiliki angka RPN di atas 28, yaitu : (1)
Mengupayakan adanya program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh
personil secara berkelanjutan (Nilai RPN 54) (2) Melakukan pelatihan
validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode
uji yang digunakan sudah valid dan siap digunakan (Nilai RPN 54)
MIPI Step 7 : “Review New Process”. Pada langkah ini dijelaskan tahapan-
tahapan dari rencana tindakan perbaikan dalam bentuk matriks yang disebut
Process Improvement Matrix (PIM). PIM digunakan sebagai rencana peningkatan
proses terhadap kondisi aktual yang berjalan pada proses pengujian laboratorium
atau aktivitas proyek yang dimonitor oleh Tim Peningkatan Proses Pengujian.
Pada PIM ini dapat dilihat rating dan status dari aktifitas pada setiap pada proses
operasional pengujian dengan menggunakan kode warna tertentu, seperti pada
Tabel 7. (a) Warna merah (r), menandakan aktifitas proses memerlukan tindakan secepatnya (b)Warna kuning (y), menandakan aktifitas proses memerlukan
perhatian (c)Warna hijau (g), menandakan aktifitas proses sudah diselesaikan
dengan baik.
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
49
Tabel 7. Process Improvement Matrix (PIM)
Process Improvement Matrix Ad
min
istrasi
Man
ager
Qu
ality
Man
ager
Tech
nic
al M
an
ager
Masalah "Hasil Uji Berbeda Oleh Laboratorium"
Rangking Potential Failure
Modes Action Plan
1 Kurang pelatihan dan
pemahaman teknis
Mengupayakan adanya
program dan merealisasikan
pelatihan bagi seluruh personil
secara berkelanjutan
r N/A r
2 Bekerja seadanya Memberikan reward dan sanksi
bagi personil laboratorium y y N/A
3 Kegagalan proses Memberikan pelatihan teknis
kalibrasi dan pengecekan
antara bagi personil yang
bertanggung jawab pada alat
y N/A y
4 Instruksi kerja (SOP)
pengujian salah
Melakukan pelatihan
validasi/verifikasi bagi personil
laboratorium dengan tujuan
setiap acuan metode uji yang
digunakan sudah valid dan siap
digunakan
r N/A r
5 Tahapan pengujian
yang tidak sesuai
Menempatkan manual
operasional pengujian dan alat
pada lokasi yang mudah dibaca
oleh personil
N/A y y
6 Sering tidak homogen
dan stabil
Membuat kemasan yang padat
dan tidak mudah rusak N/A N/A y
7 Kondisi rusak Membuat formulir rekaman
dan memonitor setiap hari
kondisi ruangan
N/A g g
Pembahasan. Dari hasil analisis tahapan proses perbaikan, teridentifikasi masalah
―hasil berbeda yang diperoleh laboratorium‖. Penyebab kegagalan tersebut yang
memiliki resiko tertinggi adalah kurang pelatihan dan pemahaman yang salah
mengenai instruksi kerja atau metode pengujian. Dan berdasarkan hasil analisis
nilai tambah (value added analysis) proses pengujian yang penerapannya
mengacu pada metodologi model-based integrated process improvement (MIPI).
Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses
pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji. Sehingga
ditemukan rancangan bisnis proses pengujian yang baru di dalam laboratorium
pada proses utama aktivitas operasional pengujian di laboratorium untuk
mengatasi masalah tersebut yaitu perlu dilakukannya kaji ulang permintaan,
verifikasi pengujian dan memperhatikan saat pemindahan data serta melakukan
survey kepuasan pelanggan dan sarana pengaduan bagi pelanggan. Dengan
Simarmata 34–50 Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014
50
menggunakan MIPI didapatkan usulan perbaikan yang menjadi prioritas bagi
laboratorium untuk mengatasi adanya hasil pengujian yang berbeda yaitu dengan
cara harus mengupayakan dan melakukan pelatihan bagi seluruh personil
laboratorium terutama dalam hal pemahaman personil mengenai proses pengujian
yang benar dan teknis pengujian untuk memverifikasi atau memvalidasi metode
agar setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap disusun untuk
digunakan oleh personil guna menghasilkan kualitas pengujian baik.
PENUTUP
Kesimpulan. Permasalahan yang terjadi di laboratorium ialah terkait proses bisnis
yang dijalankan. Oleh karena itu dilakukan perbaikan proses bisnis menggunakan
pendekatan BPI yang penerapannya mengacu pada metodologi MIPI. Perbaikan
yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses pemrosesan
pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji.. Perbaikan yang diusulkan
yakni menggunakan konsep BPI yaitu menyederhanakan, menggabungkan serta
merampingkan proses bisnis perusahaan. Sehingga proses bisnis perusahaan
menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat mengatasi permasalahan yang selama
ini terjadi di perusahaan yang salah satu unitnya adalah laboratorium.
Perancangan proses bisnis pengujian di dalam laboratorium juga dilakukan
dengan mempelajari dan mengidentifikasi setiap aktivitas pekerjaan yang ada di
dalam proses bisnis perusahaan termasuk mengidentifikasi dan memfasilitasi
setiap kebutuhan atau permintaan dari pelanggan yang terdiri dari proses registrasi pengujian, proses pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji.
Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan melakukan proses
perbaikan yang berkelanjutan.
DAFTAR PUSTAKA
Adesola dan Baines. 2005. Developing and Evaluating Methodology for Business
Process Improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11
No. 1, hal. 37-46.
Botha, G. J., & Van Rensburg., A.C. (2010). Proposed Business Process
Improvement Model With Integrated Customer Experience Management.
South African Journal of Industrial Engineering, 21(1),45-57.
Rachmawati, F., Widaningrum, S., & Rahayu, M. (2013). Proposed Business
Process Using Business Process Improvement at Emergency Departement
of Dustira Hospital.Proceeding 8th International Seminar on Industrial
Engineering and Management, 1978-774X.
Ulfiati, R. (2010). Peran Laboratorium Pengendalian Mutu Dalam Menjamin
Kualitas Produk Pelumas. Lembaran Publikasi LEMIGAS, 44(2), 198-203.
Zagloel, T. Y., Dachyar, M., & Arfiyanto, F. N. (2009). Quality Improvement
Using Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) Methodology.
Proceeding of the 11th International Conference on QiR (Quality in Research)
Faculty of Engineering, University of Indonesia, Depok, Indonesia,114-1284.