,dpnl.ac.id/download/file/03-prosedur_mutu.pdf · 5. efisiensi & efektivitas: menjamin...
TRANSCRIPT
KEMENTERIAN RISET. TEXNOI.,OGI DAN PENDIDIKAI\I TINGGITt/\T rrFT:! ITLTrL- f,.Ir:tr-rnnr r rrl\r.(rrirTl /f l rr rt-'i.r \r!I l -D,I\l\ lI\ 1\ fJ(r-[.,.]lt.l Lnlr_s.Dtl,u lvlA wl,
Jalan Banda Aceh-Medan Km. 280.3 Buketrata. Lhokseumawe. 24301 PO.BOX 90Telepon: (0645) 42785 Fax: 42785
Laman: www.onl.ac.id
Prosedur MutuNo. Dok: PM/PNLruPM-03Tel Dikeluarkan : 17 Maret 2016
Revisi0l 1 17 Maret2016
BUKU PROSEDUR MUTU
Dirumuskan oleh : Tirn Penyusun Prosedur Mutu Tanda TanganPoliteknik Neeeri Lhokseumawe
Aswandi. S.Kom,. M.Kom
Dikendalikan oleh : Ketua Unit Penjaminan Mutu Tanda TanganPoliteknik Neeeri Lhokseumawe
Ir. Herri Mahvar. MT
DirekturPoliteknik Neceri Lhokseumawe
Disetujui oleh
Ir. Nahar. MTTanggal : 17 Maret 2016
KATAPENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahserta karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan pen)rusuruIn Prosedur Mutu untukmengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan PoliteknikNegeri Lhokseumawe (PNL). Prosedur Mutu berisikan prosedur kerja atau StandarOperasional Prosedur (SOP) untuk menerapan Good Gavernace denganmengimplementasikan SPMI di PNL. Dalam rangka menguraikan kebijakan mutu danmanual mutu di PNL maka di terbitkanlah Prosedur Mutu atau Standar OperasionalProsedur guna memudahkan menata, penajaman tugas dan fungsi organisasi.
Prosedur Mutu ini memberikan deskripsi mengenai SOP agar seluruh unit kerja dilingkungan PNL melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasiorganisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi.
Penyusunan SOP ini berguna memudahkan PNL dalam memberikan jaminan kepada para
pelmggan (customers), dan para pihak yang berkep entingan Gtakeholders) bahwa PNL akansecara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi.
Diharapkan Prosedur Mutu ini dapat diimplementasikan sesuai dengan yang telah disusunmenjadi pedoman atau acuan ke{a bagi pejabat dan pelaksana di lingkungan PNL baik itudi tingkat Politeknik, Prodi/Jurusan, pusat, bagian dan unit lainnya sehingga pelaksanaan
fungsi dan tugas berjalan dengan lancar, efektii dan efisien, serta dapat
dipertanggungiawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.
Penghargaan setinggi-tingginya dan ucapan terima kasih disampaikan kepada Tim Penyusun
Prosedur Mutu dan semua pihak yang telah membantu atas segala partisipasi yang telahdiberikan selama penyusunan Prosedur Mutu ini.
Lhokseumawe, | 7 Maret 20 16
Direktur,
Ir. Nahar. MT.
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHANKATAPENGAT{TARDAFTAR ISI
BAB I PEIIDAHULUAN1.1 Latar Belakang1.2 Tujuan dan Sasaran1.3 Ruang Lingkup1.4 Definisi1.5 Dasar Hukum
BAB 2 VISI. MISI DAN TUJUAN PNL2.1 Visi2.2 Misi2.3 Tujuan2.4 Sasaran
BAB 3 IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU3.1 Impelementasi Sistem Penjaminan Mutu3.2 Implementasi Audit Intemal Mutu Akademik
BAB 4 URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SPMI4.1 Isi Form Prosedur Mutu/Standar Operasional Prosedur4.2 Diagram Alirfflowchart Standar Operasional Prosedur4.3 Nomor Dokumen Kodefikasi Standar Operasional Prosedur4.4 Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur
BAB 5 PROSEDUR MUTU DALAM IMPLEMENTASI SPMI5.1 Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti)5.2 Standar LainlPendidikan Tinggi (Standar Dikti)
BAB 6 KONTROL DOKUMEN DALAM IMPLEMENTASI SPMI6.1 Lembar Koreksi6.2 CacatanPerubahan
Rf,FERENSITIMPEI\MJSUN
Halamaniiiiii
IJ
5
6678
810
14
2l
llt2l313
2425
2627
l
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajibdilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan pemerintahNo.l9 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Dalam Peraturan MenteriPendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem penjaminan MutuPendidikan Tinggi dan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuaiPeraturan Menteri Riset, Teknologi dan Perguruan Tinggi No. 44 Tahun 2015 tentangStandar Nasional Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminanmutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan kinet'a dan daya saingperguruan tinggi.
Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT) bertujuan menjamin pemenuhanStandar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh danberkembang budaya mutu. Dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi danefisiensi layanan Politeknik Negeri Lhokseumawe di era global, maka pengelolaannyamembutuhkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal (SPMD. Unit Penjaminan Mutu PoliteknikNegeri Lhokseumawe sebagai perangkat penjaminan mutu dalam mengembangkan SistemPenjaminan Mutu Intemal (SPMI) yang mengintegrasikan peraturan-peraturan pemerintah,Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) terdiri atas: S istem Penjaminan MutuIntemal (SPMI) yang akan, dilaksanakan, dikendalikarl dan dikembangkan oleh perguruantinggi. dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akarl dilaksanakarldikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN-PT dar/atau LAM melalui akreditasi sesuaidengan kewenangan masing-masing.
Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerupan GoodGovernance terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikandan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dantransparansi dalam penyelenggaraan pendidftan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkanGood Governance di Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL), penerapan SPMI merupakansuatu keharusan.
Ada l0 (sepuluh) Prinsip dasar Good Govemance adalah sebagai berikut :
l. AKUNTABILITAS: Meningkatkan akuntabilitas para pengambil keputusan dalamsegala bidang yang menyangkut kepentingan masyarakat.
2. PENGAWASAN : Meningkatkan upaya pengaw{rsan terhadap penyelenggaraanpemerintahan dan pembangunan dengan mengusahakan keterlibatan swasta danmasyarakat luas.
3. DAYA TANGGAP: Meningkatkan kepekaan para penyelenggaraan pemerintahanterhadap aspirasi masyarakat tanpa kecuali
4. PROFESIONALISME:Meningkatkan kemampuan dan moral penyelenggaraanpemerintahan agar mampu memberi pelayanan yang mudah, cepat, tepat dengan biayaterjangkau
5. EFISIENSI & EFEKTIVITAS: Menjamin terselenggaranya pelayanan kepada
masyarakat dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal &bertanggung jawab
6. TRANSPARANSI: Menciptakan kepercayaan tirnbal-balik antara pemerintah dan
masyarakat melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan didalammemperoleh informasi
7. KESETARAAN: Memberi peluang yang sama bagi setiap anggota masyarakat untukmeningkatkan kesejahteraannya
8. WAWASAN KE DEPAN: Membangun daerah berdasarkan visi & strategis yang jelas
& mengikuti-sertakan warga dalam seluruh proses pembangunan, sehingga warga
merasa memiliki dan ikut bertanggungiawab terhadap kemajuan daerahnya
9. PARTISIPASI: Mendorong setiap warga untuk mempergunakan hak dalam
menyampaikan pendapat dalam proses pengambilan keputusan, yang menyangkut
kepentingan masyarakat, baik secara langsung mapun tidak langsung
10. PENEGAKAN HUKUM: Mewujudkan penegakan hukum yang adil bagi semua pihak
tanpa pengecualian, menjunjung tinggi HAM dan memperhatikan nilai-nilai yang hidupdalam masyarakat.
Prinsip dasar implementasi penjaminan mutu adalah sebagai berikut :
1. Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja yang bermutu secara konsisten
dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI ' continuousquality improvement).
2. Menjunjung tinggi norma dan etika akademik.3. Mengutamakan prinsip kesetaraaq kejujura4 keterbukaan, dan keadilan.
4. Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun
standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya dengan
mengacu pada pedoman/standar yang berlaku di UPM PNL.
Sementara itu, kondisi pra syarat ini tercermin antara lain dengan adanya hal-hal berikut:
l. Kejelasan deskripsi standar mutu kerja yang diharapkan (exp ected work quality)-
2. Komitmen pemimpin untuk melakukan inovasi dan perbaikan terus-menerus.
3. Kesempatan yang terbuka dan adil untuk mendapat pelatihan dan peningkatan
kompetensi secara individual.4. Umpan balik konstruktif dari mahasiswa dan pemangku kepentingan (stakeholder
lainnya mencakup minimal dosen, alumni, pengguna lulusan, dan mitra kerjasama.
5. Pemberian p enghargaan (reward) bagi yang berprestasi dan mampu mengangkat nama
baik institusi serta sanksi Qrunishment) bagi yang melanggar ketentuan dan peraturan
yang berlaku.
Implementasi SPMI PNL membutuhkan Quality Management yang baik, sedangkan
manajemen mutu yang baik membutuhkan KOMITMEN semua pihak, termasuk
MANAJEMEN PLINCAK, untuk melakukan dan menjaga proses perbaikan secara
berkesinambungan. Manajemen mutu juga harus tumbuh dan berkembang secara intemal
atas dasar kebutuhan internal. Manajemen mutu merupakan kegiatan terinstitusi dalam
bentuk prosedur standar organisasi dan melibatkan pihak-pihak htar (stakeholders, extemaljudgements dll).
Pedoman umum implementasi SPMI PNL adalah sebagai berikut :
1. Membentuk dan memfungsikan unit kerja yang berwenang dan bertanggungiawabuntuk menerapkan SPMI dan memonitor penerapannya sesuai dengan prirsip GoodGovernance.
2. Menyusun dan menetapkan kebijakan, manual dan standar mutu serta prosedurpenjaminan mutu.
3. Menerapkan semua prosedur dan mekanisme untuk mencapai standar mutu secara
fleksibel tanpa mengubah tujuan;4. Mendokumentasikan semua kebijakaq manual, prosedur, dan standar mutu dengan baik
dan dapat diakses dengan mudah oleh semua sivitas akademika dan stakeholders lan5. Membangun dan menjaga hubungan koordinasi dan jejaring kerja (networking\ yang
efektif dan konstruktif dengan badan/institusi eksternal, terutarna Badan AkreditasiNasional dan Lembaga Profesi lainnya dalam penerapan SPM.
6. Melakukan benchmarking yang efektif untuk meningkatkan mutu PNL.
Dalam proses pengembangan SPMI, ada tiga aktivitas pokok yang dilakukan secara simultandan berkesinambungan. Ketiga aktivitas pokok pengembangan dan penerapan SPM yang
dimaksud adalah sebagai berikut :
L Menentukan tujuan dan standar mutu.2. Melakukan evaluasi terhadap praktik-praktik yang mendorong rnaupun menghambat
(good or bad practices) dalan pencapaian standar tersebut.
3. Memperbaiki pelaksanaan yang telah dilakukan sebelumnya yang menghambatpencapaian standar.
Standar Operasional Prosedur, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan
prosedur pelaksanaan pada tingkat PNL, bagian/pusat/unit dan jurusan/program studi,
termasuk di dalamnya adalah pejabat/kepegawaian untuk melaksanakan prosedur tersebut'
Upaya PNL dalam memudahkan pelaksanaan tugas adalah penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP).
1,2 Maksud, Tujuan dan Sasaran
Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan, dan Manual Mutu
PNL dimaksudkan sebagai tahapan/langkahJangkah yang dibakukan dan yang harus dilaluiuntuk menyelesaikan suatu proses kerja.
Standar Operasional Prosedur PNL merupakan penjabaran dari Kebijakan SPMI PNL.
Manual Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe bertujuan untuk :
t. Ter*ujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan di
PNL:2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan di
dalam lingkungan PNL;3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungiawab dari pelaksanaaan tugas;
Sasaran pemanfaatan standar operasional Prosedur adalah peningkatan mutu, efisiensi dan
efektivitas kinerja seluruh unit kerja di lingkungan PNL.
1.3 Ruang Lingkup
SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana termasuk di dalamnya pendidik dan
tenaga kependidikan di lingkungan PNL pada tingkat PNL, jurusan/bagian,program studi,pusat dan unit kerja lainnya.
1.4
l.Delinisi
Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan
tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan
Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi.Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untukmeningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatansistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom
untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara
berencana dan berkelanjutan.Sistem Penjaminan Mutu Ekstemal yang selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatanpenilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutuprogram studi dan perguruan tinggiPangkalan Data Pendidikan Tinggi adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikantinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional.
Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar
Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar
Nasional PengaMian kepada Masyarakat.Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah
standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi.Perguruan Tinggi yang selanjutnya disingkat PT, adalah satuan pendidikan yang
menyelenggarakan pendidikan tinggiBadan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disingkat BAN-PT,adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan
akreditasi perguruan tinggi secara mandiri.Kebijakan : pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari
institusi tentang sesuatu hal;Kebijakan SPMI : pemikiraq sikap, pandangan politeknik mengenai SPMI yang berlaku
di politek-nik;Manual SPMI : dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana
menjalankan atau me laksanakan SPMI;Standar SPMI : dokumen tertulis berisi kriteria patoka4 ukuran, spesifikasi, mengenai
sesuatu yang harus dicapai / dipenuhi;Standar Operasional Prosedur (SOP) : Uraian tentang urutan atau langkah-langkah untuk
mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis' kronologis, logis
dan koheren.Formulir @orang) : Dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencataVmerekam
kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Standar Operasional
Prosedur (SOP).Monitoring : Tindakan mengamati suatu proses atau kegiatan penyelenggaraan
pendidikan untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan penyelenggaraan pendidikan
berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai isi standar SPMI yang
z.
J.
)-
6.
4.
7.
8.
9.
10.
ll.
t2.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
telah ditetapkan.Evaluasi Diri: kegiatan setiap unit dalam politeknik secara periodik untuk memeriks4menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kunrn waktu tertentu untukmengetahui kelemahan dan kekurangannya;Audit SPMI: kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditorinternal politeknik untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah
seluruh standar SPMI telah dicapaildipenuhi oleh setiap unit dalam lingkunganpoliteknikBenchmarking: Upaya pembandingan standar, baik antar intemal organisasi maupun
dengan standar eksternal secara berkelanjutan, dengan tujuan peningkatan mutu.
1.5. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusunan SOP adalah sebagai berikut:
l. Undang undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional;2. Undang- undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan:4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 66 Tahun 2010, tentang Perubahan atas Peraturan Rl,
Nomor l? Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Mendikbud No 50 tahun 2014 tentang sistem Penjaminan Mutu Pendidikan
Tinggi;6. Buku Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2014;
7 . Pedoman Akreditasi BAN-PT Tahun 2013 tentang Penilaian Program Studi;
8. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe ;
9. Keputusan Direktur Politeknik Negeri Lhoseumawe, Nomor : 279 Tahun 2016, tentang
Organisasi Perguruan Tinggi Pada Politeknik Negeri Lhoseumawe;
I 0 . Statuta Politeknik Negeri Lhoseumawe;ll. Rencana Snategis (Renstra) Politeknik Negeri Lhoseumawe, Periode 2015-2019;
12. Standar Nasional Indonesia (SNl) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Badan
Standardisasi Nasiona;13. Dokumen Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi' 2012
14. Dokumen Kebijakan Mutu, Sistem Penjaminan Mutu Intemal Politeknik Negeri
Lhoseumawel
2.1
BAB 2VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN PNL
Pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran Politeknik Negeri Lhokseumawe, direncanakan
akan terwujud pada tahun 2024, dan pencapaian tersebut dilakukan secara bertahap sesuai
dengan penyusunan Rensha setiap lima tahun.
Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL) sebagai lembaga pendidikan vokasional dengan
multi disiplin ilmu yang berorientasi pada keahlian dan keilmuan untuk menunjangperkembangan industri dan masyarakat, melaksanakan firngsi Tri Dharma Perguruan Tinggi,maka Politeknik Negeri Lhokseumawe menetapkan visi sebagai berikut : "PoliteknikNegeri Lhokseumawe sebagai Institusi Pendidikan Tinggi Vokasi yang mandiri danunggul di tingkat global pada Tahul 2024".
Dalam visi PNL mengandung makna "mandiri, unggul dan global" dengan penjelasan
sebagai berikut :
MandiriIGta "Mandiri" memilki makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mampu secara otonom
menentukan arah dan kebijakan pengembangan institusi serta mengelola Tridarmaperguruan tinggi yang berkualitas secara mandiri sesuai dengan kebijakan pengembangan
perguruan tinggi yang dicanangkan pemerintah untuk mencapai cita-cita pendidikan
nasional. Contoh usaha yang telah dilakukan Politeknik Negeri Lhokseumawe dalam menuju
kemandiriannya adalah kegiatan maintenance peralatan laboratorium yang telah banyak
dilakukan secara mandiri oleh tenaga teknisi yang berada di setiap laboratorium dan
pemberdayaan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pengujian dan pendampingan.
Usaha-usaha meningkatkan pendapatan dengan pihak ketiga terus diupayakan. Politeknik
Negeri Lhokseumawe juga telah mengsosialisasikan perubahan satker menjadi Badan
Layanan Umum (BLU).
UnggulKata "Unggul" memberi makna Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai keunggulan
atau ciri khas dibandingkan perguruan tinggi di Indonesia, khususnya di wilayah Sumatera.
Politeknik Negeri Lhokseumawe memiliki keunggulan dalam bidang vokasi, dengan
memiliki sejumlah laboratorium yang sangat representatif untuk mendukung proses
pembelajaran dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu keunggulan Politeknik Negeri
Lhokseu-a*" ditunjukan dengan karya-karya akademik yang bersifat inovatif dan kreatifyang dapat melayani kebutuhan masyarakat dan industri. Disamping keunggulan yang
dimiliki, Politeknik Negeri Lhokseumawe memilki ciri khas program studi yang melibatkan
industri dalam proses pembelajarannya. Program studi Pengolahan Minyak dan Gas Bumi
(Migas) merupakan satu-satunya program studi yang ada di Sumatera. Program studi ini
bekerjasama dengan indushi profit (PT. Arun NGL), dan bukti kepercayaan industri
terhadap Politeknik Negeri Lhokseumawe.
GlobalGlobal pada kalimat visi Politeknik Negeri Lhokseumawe mempunyai makna, bahwa pada
capaian visi 2024, Politeknik Negeri Lhokseumawe telah mempunyai daya saing tinggi ditingkat global (intemasional). Usaha-usaha untuk menuju global telah dilakukan seperti
membentuk Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan Tempat Uji Kompetensi (TUK) bagimahasiswa yang akan lulus, sehingga lulusan memiliki senilkat kompetensi disampingpengakuan secara akademik (ijazah) dan pembukaan Kantor urusan Internasional (KUI)pada OTK tahun 2016.
Sebagai upaya untuk mewujudkan visi tersebut di atas, maka misi Misi Politeknik NegeriLhokseumawe adalah :
l) Menyelenggarakan pendidikan vokasi secara mandiri dengan penguatan soft skill2) Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berorientasi teknologi
inovatif3) Aktif merespon isu global dalam upaya peningkatan kapasitas lembaga dan akses
layanan dengan memperhatikan kearifan lokal
2.3 TUJUAI{
Tujuan dasar penyelenggaraan PNL adalah:
l) Menghasilkan lulusan yang profesional dalam bidang vokasi berstandar kompetensi
nasional dan intemasional.2) Menghasilkan lulusan yang berdaya saing global dan bertaqwa kepada Allah SWT.
3) Menjadikan sebagai pusat pengembangan kompetensi vokasi yang bersertifikasi nasional
dan internasional.4) Menghasilkan penelitian terapan dan implementasi IPTEKS untuk peningkatan kualitas
masyarakat.5) Menjadikan sebagai pusat lay ananbagi stakeholders yangbermutu dan efisien.
2.4 SASARAN
Adapun sasaran untuk mencapai tujuan PNL, yaitu:
I ) Diperolehnya peringkat akreditasi unggul dari lembaga nasional dan internasional
2) Meningkatnya daya saing lulusan dalam persaingan global
3) Lulusan bersertifrkasi kompetensi yang diakui di tingkat nasional dan intemasional
4) Meningkatnya penyebarluasan ipteks dan penelitian terapan sesuai dengan kebutuhan
stakeholders5) Tersedianya pusat layanan sl4 keholders menuju Politeknik yang mandiri. '
BAB3IMPLEMENTASI PROSEDUR MUTU
3.1. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal
1. Direktur menunjuk dan mengeluarkan SKpengangkatan penanggung jawab dan pelaksana UnitPenjaminan Mutu (UPM).
UPM dan Wakil Dtekur I Bidane Akadernik dan
Perencanaan merumuskan:a. Kebijakan Mutu,b. Manual Mutuc. Prosedur Mutud. Standar Mutu,e. Formulir Mutu danf, Peraturan Akademik,
3. Senat PNL mengesahkan:a. Kebijakan Mutt4b. Standar Mutq danc. Peraturan Akademik,
4. Direktur PNL mengesahkan:
a. Manual Mutu,b. Prosedur Mutu, danc. Formulir Mutu,
Penunjukkan
Penanggung Jawab
dan Pelaksana SPMI
Perumusan KebijakanMutu, Manual Mutu,
Prosedur MutrqStandar Mutu,
Formulir Mutu danPeraturan Akademik
di tinskat PNL
PengesahanKebijakan Muttl
Standar Muh! danPeraturan Akademikdari Direktur yang
disetujui oleh SenatPNL
Pengesahan ManualMutu, Prosedur Mutu,
dan Formulir Mutudari Direktur
PenunjukanPenanggung Jawab
dan Pelaksana GKM
Penlusunan LaporanEvaluasi Diri
Peningkatan MutuProgram Pembelaj aran
5. Ketua Jurusan mengusulkan SK pengangkatanpenanggung jawab dan pelaksana Gugus KendaliMutu (GKM) ke Direktur
6. Ketua Jurusan/ Program Studi bersama GKMmenyusun Kompetensi Lulusan dan SpesifikasiProgram Studi. Termasuk Standar Operating Prosedur(SOP), Instruksi Kerja, dan dokumen lainnya
7. GKM melakukan pemantauan dan evaluasi programpembelajaran semester serta membuat evaluasi diridan menyusun laporan hasil evaluasi program
oembelaiaran semester.
8. GKM menlusun laporan evaluasi diri atas laporanmonitoring, dan merencanakan tindak lanjut untukpeningkatan mutu proses pembelajaran dan
melaporkannya kepada Ketua Jurusan.
Ketua Jurusan mempelajari laporan GKM dan
mencantumkan rencana tindak lanjut untukpeningkatan mutu proses pembelajaran ke dalamRencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan.
10. Ketua Jurusan dan GKM melaksanakan peningkatan
mutu program pembelajaran.
9.
PenyusunanKompetensi Lulusan
dan SpesifikasiProgram Studi
Evaluasi ProgramPembelajaran
Semester
Perencanaan yangBerorientasi pada
Outcomes
Penunjukan Tim AuditIntemai Mutu
Akademik (AIMA)
Perumusan danmerencanakan Audit
Intemai MutuAkademik (AIMA)
3.2. Implementasi Audit Internal Mutu Akademik
PenyempumaanKebijakan Mutu,Standar Mutu dan
Peraturan Akademik
1. Direktur menunjuk dan mengeluarkan SKpengangkatan Tim Audit Intemal yang pelaksananyaUnit Penjaminan Mutu (UPM).
2. Tim AIMA merencanakan, menyusun prosedur dan
instrumen Audit Intemal Mutu Akademik
3. Tim AIMA melaksanakan Audit Intemal MutuAkademik sesuai siklus audil
4. Tim AIMA menyerahkan Laporan Audit IntemalMutu Akademik (AIMA) dan Permintaan TindakanKoreksi (PTK) kepada Ketua Jurusan, dan diteruskankepada Ketua UPM PNL,
5. Ketua UPM melakukan tindakan koreksi sesuai
dengan PTK dan melaporkan hasil tindakan koreksikepada Wakil Direktur I Bidang Akademik dan
Perencanaan ditembuskan ke Direktur PNL
6. Ketua UPM melaporkan hasil evaluasi diri, hasil auditdan tindak lanjut PTK kepada Senat PNL. Senat PNLmerekomendasikan kebijakan mutu, standar mutu dan
peraturan akademik yang baru.
Pelaksanaan AuditIntemai Mutu
Akademik (AIMA)
Penyerahan LaporanAudit Internal MutuAkademik (AIMA)
dan PermintaanTindakan Koreksi
(PTK)
Tindakan Koreksi olehKetua UPM PNL
10
BAB 4URAIAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN
4.1. Isi Form Prosedur Mutu/SOP
Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur yang distandarkan, secara
keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapuninformasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut :
1. Logo&KopPNL
2. Nama dokumen3. Judul dokumen4. Standar5 . Bagian/Unit/Pusat
6. No. Dokumen7 . Revisi8. TanggalEff9. Jlh Hal10. TujuanI l. Ruang Lingkup12. Definisi
13. Peringatan
14. Bagian/Unit/Pusat15. Referensi
16. Prosedur
Pihak yang terlibatDiagram Alir
berisi lambang/logo PNL dan Kop/kata POLITEKNIK NEGERILHOKSEUMAWE;ditulis Standar Operasional Prosedur (SOP);
nama prosedur mutu yang di-S0P-kan;Standar mutu PNL yang akan dicapai;nama bagian kerja atau unit kerja yang bertanggungiawab dalampelaksanaan kegiatan di lingkungan PNL;nomor prosedur mutu yang di-SOP-kan sebagai identifikasi;nomor revisi dokumen;tanggal effektif diberlakukan SOP dibuat;jumlah Halaman SOP yang dibuattujuan penulisan prosedur pelaksanaan kegiatan tersebutruang lingkup atau batasan SOP dalam kegiatan tersebutberisi definisi atau istilah sebagai dasar pemahaman persam.urn
persepsi dan ukuran standar yang digunakanmemberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinanyang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang
mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketikaprosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang
ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.menjelaskan struktur pengelola yang bertanggung jawab dalam
peraturan maupun perundang-undangan yang mendasari prosedur
ini dibuat;menjelaskan langkahJangkah kegiatan secara terinci dan
sistematis dari prosedur yang distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu
rinci pelaksanaan kegiatan oleh setiap pejabat dan pelaksana yang
terlibat dalam proses. Setiap pejabat dan pelaksana yang ikutberperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata
apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa
langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen
yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur
telah dijalankan dengan benar".: Pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatant7.
18. menjelaskan keterkaitan antara prosedur dengan kine{a, agar SOP
ini terkait dengan kinerja, maka setiap aklivitas hendaknya dapat
mengidentifikasikan prosedur mutu dari unit-unit yang
melaksanakan kegiatan tersebut, waktu yang diperlukan untukmenyelesaikan kegiatan, dan dokumen yang diperlukan standarinput dan oulputnya. Prosedur mutu ini akan menjadi alat kendalimutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses
benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana
ditetapkan dalam standar pelayanan. Pada proses pembuatan alurprosedur perlu disertakan flow chart.
4.2. Diagram Alir/Flowchart SOP
Diagram Alir/Flowchart menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah
dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam progtam secara
logis. Diagram alir ini dibunrhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi. Diagram alirdigambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alirdinyatakan secara eksplisit. Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhirpada satu atau lebih TerminaVAkhir. Menggunakan penghubung (Connector) dengan label
untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Berikut ini ada beberapa simbol-simbol diagram alir yang digunakan dalam prosedur mutu
sebasai berikut :
Mulai/Akhir
Keputusan
Proses
Dokumen
Alur/penghubung
OomI
Input/Output Data
Input Manual
Penghubungdalam satuhalamanPenghubung bedahalaman
Kegiatan Manual
DfloUU
t2
4.3. NomorDokumen/Kodelikasi StandarOperasionalProsedur
Nomor dokumen / kodefikasi dicantumkan pada cover dokumen, lembar pengesahan
dokumen. Pembuatan nomor dokumen berdasarkan nama./judul dokumen. Untuk setiap judul
dokumen, dimulai dari nomor I dengan menggunakan dua digit (contoh 01, 02, 03 dst).
Pembuatan nomor dokumen, mengacu pada contoh sebagai berikut :
No. Dok : AIBIC-XX/Y\-ZZZ
Keterangan :
A : Singkatan dari judul dokumen.B = Singkatan tingkatar/aras selaku pembuat dokumen.C = Singkatan Unit/Jurusan/Progdi selaku pembuat dokumen.XX = Nomor dokumenYY = Kode standarZZZ : Nomor rrut.
4.4. Prinsip Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur
Pelaksanaan POS harus memenuhi prinsip sebagai berikut:
1. KonsistenSOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam
kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan PNL.2. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh j ajaran organisasi,
dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi3. Perbaikanberkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.4. Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetaPkan5. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai
yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan
proses, yang akhimya juga berdampak pada proses penerapan mutu di PNL6. Didokumentasikan dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik,
sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
13
BAB 5PROSEDUR MUTU DALAM IMPELENTASI SPMI
Dalam mengimplementasikan Prosedur Mutu maka dibuatlah suatu Standar Operasional
Prosedur (SOP) PNL disusun berdasarkan Standar Mutu PNL. Standar mutu ditetapkan oleh
PNL dengan berpedoman pada UU No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional(SPN) Bab IX Pasal 35 dan PP No 19 tahun 2005 tentang SNP serta Permesristek Dikti No'44 Tahun 2015. Standar mutu pada Sistem Penjaminan Mutu Intemal PNL mencakup
komponen-komponen yang mencerminkan tingkat efektivitas dan efisiensi pengelolaan
pendidikan tinggi yang bermutu. Komponen yang tercakup dalam standar mutu untukmenerapkan Sistem Penjaminan Mutu Intemal di PNL adalah: Standar Nasional Pendidikan
Tinegi (SN Dikti) dan Standar Lain/Pendidikan Tinggi (Standar Dikti). Komponen-komponenyang diterapkan untuk penlusunan Sop PNL yang tercakup dalam standar mutu PNL adalah:
5.1 Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) yang ditetapkan oleh Menterimerupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam pelaksanaan tridharma
perguruan tinggi. SNPT terdiri atas:
a. Standar Nasional Pendidikan, Berdasarkan Permenristek Dikti No. 44 Tahun
2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada Delapan macam
standar pendidikan minimal wajib, yaitu:
standar ko
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr/uPM{3/0141 Penetapan Rumusan Kompetensi Lulusan
SOP/PNUUPM{3/OI.O2 Pendaftaran YudisiumSOP/PNUUPM43/OI-03 Pendaftaran WisudasoP/PNt /trPM43/0I -04 Pelaksanaan Wisuda
soP/PNUt PM{3/0I -05 Penerbitan IiazahS0P/PNI/[.JPM43/01 -06 Leealitas Iiazah dan Transkrip
SOP/PNUUPM-03/0I47 Pengantian Ijazah HilangSOP/PNUTJPM43/OI -08 Penyimpanan Dokumen Pembuatan Ijazah
standar isi
Kode Dokurnen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM43/0241 Penwsunan Kurikulum BAASOP/PNUUPM43/02.02 Imolementasi Kurikulum Baru
sOP/PNI,{JPM-03/02-03 Pengembangan /Penini uan Kurikulum BAAsoP/PNr/uPM{3/02-04 Evaluasi KurikulumSOP/PNI {JPM{3/02{5 Beban Keria Dosen BAA
1).
?\
14
ctandar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr./uPM{3/03-0I Rencana Pembelaiaran BAASOP/PNUTJPM{3/03-02 Pelaksanaan Pembelai aran BAAsOP/PNUUPM43/03-03 Pelaksanaan Kuliah Tambahar/GantiSOP/PNUL'PM{3/03-04 Pelaksanaan Kuliah TamusoP/PNr-/uPM{3/03-05 Pelaksanaan Praktikum,SOP/PNUUPM.O3/03.06 Penvusunan Jadwal MatakuliahSOP/PNUUPM43/0347 Pensanti Jadwal KuliahSOP/PNUIJPM43/0348 Pembatalan Jadwal KuliahSOP/PNUUPM{3/03-09 Pembuatan Daftar Hadir KuliahSOPaNUUPM-03/03-10 Monitor Pembelaiaran /Perkulihaan BAASOP/PNL/UPM{3/03-l l Penvusunan Soal UiiansoP/PNL/r.rPM43/03- I 2 Pelalsanaan UiianSOP/PNL/IIPM43/03- I 3 Pelaksanan Uiian Susulan/Perbaikan
SOP/PNUUPM43/o3.14 Cetak Kartu UiianSOP/PNUUPM-03/03-I5 Cetak Daftar Hadir UiianSOP/PNLAJPM-03/03-I6 Izin Tidak Mensikuti UiianSOP/PNUUPM43/O3-I7 Entrv NilaiSoP/PNUUPM-03/03-18 Entrv Nilai di Luar Jadwal
SOP/PNUTJPM{3/03-I9 Cetak RaDor Semester
SOP/PNI-/[JPM43/03-20 Cetak Nilai TranskiD Sementara
SOP/PNUUPM{3/03-2I Cetak TranskrioSOP/PNL/UPM43/03-22 PKLSOP/PNUUPM43/03-23 Tugas Skipsi/AkhirSOP/PNVUPM-03/03-24 Pendaftaran Uiian Skripsi/Tugas AkhirSOP/PNI,/UPM.O3/03-25 Pelaksanaan Uiian Skripsi/Tugas AkhirsoP/PNI IPM{3/03-26 Drop-Out (DO)
standar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUTJPM43/O+OI Penilaian Hasil Belaiar Mahasiswa BAAsoP/PNr,{lPM43/04-02 Nilai Raoor Semester
SOP/PNUUPM.O3/04{3 Evaluasi Umpan BalikSOP/PNUUPM43/04-04 Evaluasi Akhir Keeiatan Akademik
standar dosen dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSoP/PNUUPM43/05-01 Perencanaan Kebutuhan Pegawai
SOP/PNULTPM43/o5{2 Pemberian SK KepegawaianSOP/PNUUPM{3/0543 Pemberian Nomor Induk Pegawai
SOP/PNUUPM-03/0544 Kenaikan Jabatan Fungsional dan Pangkat
SOP/PNUUPM-O3/0545 Sertifikasi Dosen
SOP/PNUTIPM{3/0546 Studi Laniut Tenaga Dosen
soP/PNUUPM43/05-07 Usulan Jabatan Atademik Dosen
SoP/PNUUPM-03/05-08 Spesifikasi Dari Studi t aniut
SOP/PNUUPM-03/0549 Izin Dosen Diperbantukan Di Instansi LainSoP/PNUUPM43/05-10 Perpindahan Pegawai/Dosen Dari PNL Ke Instansi
LainSOP/PNUTIPM{3/05.1I Pengaiuan Pensiun Dosen
SOP/PNUUPM43/05-I2 Pen!,usunan Dosen Tetap
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt
^JPM43/05-13Penvusunan BKD
soP/PNUr.tPM43/05-14 Penerimaan Pesawai BarusoP/PNr"4lPM43/05-15 Tata Cara Pensambilan Sumpah Pegawai
SOP/PNI-/UPM{3/05.I6 Pembuatan KARPEG. KARSU, KARISsoP/PNUttPM43/05-17 Pelatihan STAFFSOP/PNI,/UPM43/05- I8 Studi Laniut Tenaea KependidikanSOP/PNUL'PM{3/05- 19 Uiian Dinas dan Penyeteraan IiazahSOP/PNUI.JPM{3/05-20 Pengajuan Jabatan Struktual,Non Struktural Dan
PelantikanSOP/PNUUPM.O3/05-21 Peneaiuan Kenaikan Panekat/Golonpan SDMsOP/PNI^IPM43i05-22 Tata Cara Kenaikan Gaii BerkalaSOP/PNUUPM-03/05-23 Tata Cara Pensaiuan CutiSOP/PNUUPM43/05.24 Tata Cara Pemberian Penghargaan
sOP/PNI^JPM43/05-25 Tata Cara Pemberian Hukuman Disiplinan PNS
sOP/PNL/UPM{3/05-26 Penqaiuan Pensiun Pegawai
SOP/PNI/UPM43/05-27 Penlusunan Tenaga KependidikanSOP/PNL/UPM{3/05-28 Izin / Tueas Belaiar SDMSOP/PNUUPM43/o5-29 Penqelolaan Arsip Data kepegawaian
SOP/PNUUPM43/05-30 SIM KepegawaianSOP/PNUUPM.O3/05-3 I Pemberian Penghargaan Bagi Tenaga Dosen dan
Tenasa KependidikanSDM
SOP/PNUUPM43/05.32 MutasiSoP/PNL/UPM43/05-33 Surat PerinsatanSOP/PNUUPM43/05-34 Diklal Tenasa Kependidikan dan Dosen
SOP/PNUUPM{3/05-35 DP3/SKPsoP/PNUtrPM43/05-36 Pemberian Sanksi Bagi Tenaga Dosen dan Tenaga
KenendidikanSDM
sOP/PNUUPM-03/05-37 Pengembangan Karir Tenaga Dosen dan Tenaga
KeDendidikanSDM
SoP/PNUUPM43/05-38 Pemberhentian Pesawai
standar sarana dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/06-OI Pemeriksaan/Penerimaan Baxang BAUKSOP/PNUT]PM43/0fl2 Pencatatan Transaksi Perolehan Barang BAUKSOP/PNUIIPM-O3/06-03 Pencatatan Transaksi Saldo Awal Barang BAUKSOP/PNUUPM43/OGO4 Pemeriksanan kondisi Barang (Opname) BAUKSOP/PNIAJPM43/0605 Peminiaman Pengsunaan Kendaraan Dinas BAUKsoP/PNt JPM{3/06-06 Peminiaman Penggunaan Peralatan RT BAUKSOP/PNULTPM{3/06-07 Rencana Permintaan User ID / Password POKJA Pengadaan
SOP/PNUIJPM43/06{8 Rencana Umum Peneadaan Pengadaan
soP/PNt /uPM-03/06.09 Rencana Pelaksanaan Pensadaan Pengadaan
SOP/PNUUPM{3/OGIO Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (Metode
Pascakualifikasi 1 Sampul)Pengadaan
SOP/PNT/UPM{3/0G11 Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Pengadaan
soP/PNt^rPM{3/0G12 Penerbitan/Publikasi HUMAS BAUKSoP/PNI^JPM43/0G13 Perbaikan/Pemeliharaan SARPRAS BAI'KsoP/PNt^rPM43/0G14 Usulan Perbaikan/pemeliharaan SARPRAS
SOP/PNI,{JPM43/0G15 Inventaris Barang & Pendistribusian Barang
SoP/PNI./UPM43/0G16 Proses Pengadaan Barang
soP/PNI/ttPM{3/06- l7 Permintaan Barans
SOP/PNUUPM43/06I8 Perbaikan/Pemeliharaan Kendaraan Dinas BAUKSOP/PNUUPM{3iOGI9 Proses Sebelum Pengadaan Barang
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUL'PM{3/OG2O Pelelansan Umurn Dengan Prakualifi kasi
SOP/PNUUPM{3/062I Pelelangan Umum Denean Pascakualifi kasiSOP/PNIIJPM43/0622 Penuniukan LangsungSOP/PNI./TIPM43/0G23 Percetakan Buku AkademiksoP/PNUnPM43/0624 Pencetakan Kartu Kuliah MahasiswaSOP/PNWPM43/0G25 Kalender AkadernikSOP/PNUUPM{3/0G26 PengumumanSOP/PNI,/UPM{3/0627 Pensalokasian Ruanc Kuliah
standar laan aran: dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNrttPM{3/07{l Rencana Dan Propram KeriasoP/PNr./uPM43/0742 Pernindahan Aantar ProdiSOP/PNUL'PM43/07{3 Pemindahan Ke PT LainSOP/PNUUPM43/07-04 Peroindahan Dalam PNLsOP/PNUUPM{3/0745 Lanoran Sub BasianSOP/PNUUPM{3/07-06 Penyusunan Laporan Sub BagianSOP/PNUUPM-03/0747 Pelayanan Tamu PimpinansoP/PNL/UPM-03/07-08 Surat Masuk BAUKSOP/PNUUPM43/07-09 Surat Keluar BAUKsoP/PNr./uPM43/07-10 Penttsunan Rencana Dan Program Ket'asoP/PNt/uPM43/07-11 Penyusunan Rencana Keria Angearan
soP/PNtruPM43/07-12 Revisi Rencana Keria AnggaranSOP/PNI-{JPM{3/07.I3 Penvusunan LAKIPsoP/PNt /uPM43/07- 14 Penselolaan Rapor MahasiswaSoP/PNUUPM{3/07-ls Pensaiuan Perubahan Data Akademik Dosen
SOP/PNUUPM43/07.16 Pensaiuan Perubahan Riwayat Pendidikan Dosen
soP/PNr-/uPM43/07-l7 Pemilihan DirektursoP/PNUtrPM43/07-18 Pemilihan SENATSOP/PNUUPM-03/07.I9 Badan Layanan UmumSOP/PNUUPM-03/07.20 SOP-Pencaiuan Keburuhan Konsumasi RAPAT BAUKSOP,/PNI./UPM{3/07-2 I Penyusunan Kalender Akademik BAA
standar Dembia
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM43/08-OI Pembayaran tagihan rutinSOP/PNUUPM43/08-02 Pembavaran tasihan non rutinSOP/PNUTIPM43/0843 Pembayaran Beasiswa
SOP/PNUUPM-O3/0844 Penwsman Rencana Keria dam Anggamn PSI
SOP/PNUUPM43/0845 Pencairan AnssaransOP/PNUUPM43/0846 Pembayaran SPP Dengan Dana Talangan
SOP/PNI./[JPM43/08.07 Penanssuhan Pembayaran SPP
sOP/PNL/LPM43/08-08 Permintaan Uang Persediaan
soP/PNr-{JPM43/08{9 Pencairan Aansgaran RutinSOP/PNI/IJPM{3/08-IO Pencairan Pernbayaran Langsung Honor Pegawai
SOP/PNUUPM43/08.I I Pencairan Pembayaran Langsung Kepada Rekanan
SOP/PNI./UPM43/08-I2 Laporan Keuangan
SOP/PNI./UPM{3/08- I3 Pelaporan realisasi Penggunaan Anggaxan
SOP/PNUUPM{3/08-14 Penentuan dan Pembayaran Perialanan Dinas
SOP/PNUUPM{3/08-I5 Penetaoan Besaran SPP BAUK
Kode Dokumen Standar Operasiond Prosedur (SOP) UnitSOP/PNMJPM43/08-16 Usulan & Denetapan Honor kelebihan mengaiarsoP/PNr./uPM43/08-I7 Pembavaran Gaii dan HonorariumsoP/PNt /tiPM{3/08-I8 Pemeriksaan Kas BendaharaSOP/PNITIIPM43/08.I9 Penerimaan BNBP di luar SPP BAUK
SOP/PNUUPM{3/08.20 Penerimaan SPP BAUK
SOP/PNUUPM43/08-21 Penerimaan Uans Wisuda BAUK
SOP/PNUUPM43/o8.22 Pengelolaan SIM Keuangan, Input Data danCetakan
soP/PNr^lPM43/08-23 MONEV KeuansansoP/PNUUPM{3/08-24 Pencairan Uans Persediaan
SOP/PNI/UPM43/08.25 Pproses Pengadaan Barang
SOP/PNUI.]PM43/08-26 BPJSsOP/PNI/UPM43/08-27 Paiak
Standar Nasional Penelitian, Berdasarkan Permenristek No. 44 Tahun 2015
Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada Delapan macam standar
nasional penelitian minimal wajib, yaitu:
standar hasil
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNI-{rPM43/09{l Publikasi IlmiahsoP/PNtIrPM43/0942 Pemilihan Penelitian TerbaikSOP/PNI./UPM43/0943 Laooran Hasil Penelitian Desentralisasr PPPM
standar isi
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/10{1 Penyusunan Renstra Penelitian PPPM
SOP/PNULJPM{3/I042 Surat Perianiian Pelaksanaan Penelitran PPPM
I l).
e).
10).
standar
Kode Dokumen Standar Opemsional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3/I14I Usul Penelitian Online/Simlibtabmas PPPM
soP/PNrllPM43n l-02 Pengajuan / Desk Evaluasi Proposal PenelitianDesentralisasi
PPPM
SOP/PNUUPM43N I-03 Penetapan Pemenang Proposal PenelitianDesentralisasi
PPPM
soP/PNr/uPM-0v1 I -04 Seminar Hasil Penelitian Desenhalisast PPPM
soP/PNUtiPM-O3n 145 PenetaDan Reviewer dan Proses Review Penelitian PPPM
SOP/PNUUPM{3/I1{6 Monitorins Intemal Pen€litian Desentmlisasi PPPM
SOP/PNUUPM43/I1.07 Monitoring Dan Evaluasi Ekstemal PenelitianDesentralisasi
PPPM
18
12).
13).
14).
standar dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM.O3N6-01 Penelitian Skema Dana Internal PPPM
Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat, Berdasarkan Permenristek
No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) ada
Delapan macam standar nasional pengabdian minimal wajib, yaitu:
standar hasil
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNUtiPM-03n 7-01 Laporan / Publikasi Pengabdian PPPM
SOP/?NUUPM{3/I7-02 Pemilihan PengaMian Terbaik PPPM
16).
17).
standar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUT]PM43A2-01 Rekruifinent Penilaian Intemal Penelitian
DesentralisasiPPPM
SOP/PNI./UPM.O3N2.O2 Evaluasi Intemal Penelitian Desentralisasi PPPM
SOP/PNUUPM43N243 Evaluasi Ekstemal Penelitian Desentralisasi PPPM
SOP/PNUUPM43/12-04 Evaluasi PembalBsan Proposal / PersenlasiPenelitian Desentralisasi
PPPM
standar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM{3^3-Oi Keriasama PenelitianSOP/PNULIPM{3/1342 Plasiarisme Penelitian Desentralisasi PPPM
standar sarana dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNtlJPM43/14{l Penvimoanan Dokumen & Luaran Hasil Penelitian PPPM
standar oenqelolaan : dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNLt]PM43n54t Penselolaan Administrasi Penelitian PPPM
standar isi pen
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNULIPM{3/I8-01 Peryusunan Renstra Pengabdian PPPM
SOP/PNUUPM43/I8.02 Surat Perianiian Pelaksanaan Pengabdian PPPM
SOP/PNULJPM{3N 8-03 PeneaMian Mandti PPPM
l8).
19
standar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt /uPM43n9-01 Usul Pencabdian Online/simlibtabmas PPPM
SOP/PNT./UPM{3/I9{2 Pengaiuan Proposal Pengabdian PPPM
SOP/PNUL'PM-0349-03 Penetapan Reviewer Dan Proses ReviewerPensaMian
PPPM
SOP/PNUUPM43N944 Monitoring Pengabdian PPPM
standar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitS0P/PNL/UPM43/20-01 Evaluasi In emal P€ngaMian PPPM
S0P/PNL/UPM{320-02 Evaluasi Pengabdian PPPM
SOP/PNI-/UPM43zG,O3 Persentasi Hasil Peneabdian PPPM
standar nelaksana
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUT]PM43z141 Keriasama Pengabdian PPPM
standar sarana dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNT.AJPM{32.0I Penyimpanan Dokumen & Luaran Hasil
Pensabdian
PPPM
standar lolaan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNt /uPM{323-01 Peneelolaan Administrasi Penelitian PPPM
standar dan
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNtIlPM43z+01 Pensabdian Skema Dana lntemal PPPM
5.2 Standsr Lain/Pendidikan Tinggi (Standar Dikti)Standar ini ditetapkan oleh Politeknik Negeri Lhokseumawe, untuk menambah
sejumlah standar lain yang melampaui standar minimal untuk kebutuhan akreditasi, baikmelampaui secara kuantitatif maupun kualitatii atas inisiatif perguruan tinggi(internally driven) yang dijabarkan dari visi PNL, sebagai berikut :
standar dan sasaran
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNr^JPM4325-01 Penvusunan Visi dan MisisOP/PNIIJPM4325-02 Evaluasi Visi dan MisisoP/PNL{.tPM{32s43 Pembuatan SimboVlogo PNL
2s).
27). standar mahasiswa dan alumni
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSoP/PNL/UPM{327-0I Informasi Lowongan Keria CDC
SOP/PNUUPM{327{2 Orsanisasi Mahasiswa Wadir 4
SOP/PNII]PM4327{3 Penerimaan Mahasiswa Baru BAASOP/PNI,/IJPM432744 Penerimaan Mahasiswa Pindahan BAASOP/PNI,/TJPM4327-05 Pengaiuan Dana Mahasiswa BAASOP/PNMJPM4327.06 Pengenalan KampuVOSPEK BAAsoP/PNt /uPM4327-07 Seleksi Mahasiswa Baru BAASOP/PNUUPM4327{8 Seleksi Mahasiswa Berprcstasi BAAsOP/PNUUPM-O32749 Seleksi Mahasiswa Bidikmisi BAASOP/PNUUPM4327.IO Daftax Ulang/Registrasi Mahasiswa Baru BAASOP/PNUUPM{327-I1 Daftar Ulang/Registrasi Mahasiswa Pindahan BAASOP/PNT/TJPM4327-12 Pembualan Kartu Tanda Mahasiswa BAAsoP/PNUtrPM4327-13 Pembuatan KTM yang Hilang BAASOP/PNUUPM{327-I4 Permohonan Cuti Akademik BAASOP/PNMJPM43z7.I5 Kesiatan Kemahasiswaan Wadir 4
SOP/PNI./UPM4327.16 PenetaDan Mahasiswa Aktif BAASOP/PNI/I]PM{327-I7 Permohonan Aktif Kuliah BAASOP/PNUUPM43,27-I8 Pensunduran Diri BAAsoP,/PNL"/uPM{327-19 Surat Keteransan Lulus BAASOP/PNM]PM{327.20 Surat Keterangan Alurnni BAAsoP/PNt /uPM{327-21 Sulat Keteranean Cuti BAASOP/PNUUPM{327-22 Keteranqan Ralat Iiazah BAAsOP/PNI^IPM{327-23 Pengaiuan Beasiswa Wadir 4
SOP/PNI/\JPM4327-24 PenetaDan Beasiswa Wadir 4
SOP/PNUUPM{327-25 Surat Umum BAASOP/PNUUPM4327.26 PenetaDan Psserta Wisuda BAASOP/PNUUPM{327.27 Pernilihan Mahasiswa Berprestasi BAAsOP/PNI{.IPM{3127-28 Karva Tulis Mahasiswa BAA
28). standar suasana akademik
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNTAIPM4328-OI Penesrmaan Fasilitas LaboratoriumsoP/PNUttPM{328-02 Pengsunaan Layanan SDM SDMSOP/PNL{JPM43z843 Pelayanan Perpustakaan Pustaka
SoP/PNUUPM{328-04 Permohonan Pendaftaran Angsol,a Pemustakaan Pustaka
SOP/PNUUPM-0328-05 Penssadaan Pustaka Pustaka
soP/PNUUPM-032846 Pensolahan Pustaka Pustaka
SOP/PNUUPM.O328-07 Peminiaman Bahan Pustaka Pustaka
sOP/PNI^]PM{328-08 Peneembalian Pustaka Pustaka
SOP/PNM]PM{328-09 Peroanianean Piniam Pustaka Pustaka
soP/PNL^lPM{328-10 Denda Keterlambatan Pencembalian Pustaka Pustaka
SOP/PNIIJPM-0328-I I Bebas Piniam Pustaka Pustaka
soP/PNL/t PM{328-12 Pensumpulan S|<ri psi/Tugas Akldr/Karya llmiah Pustaka
SOP/PNI./IJPM4328-13 Penanganan Pelanggaran EtikaSOP/PNUUPM43z8-14 Pembentukan Komisi Etika
2e). standar sistem informasi
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNI,ruPM432941 Penrusunan Pengolahan Daia Komputer
SOP/PNULTPM-032942 Pembuatan Akun EMAIL Komputer
SOP/PNUUPM-0329-03 Domain HOSTING Komputer
sOP/PNI^]PM4329-04 Pendaftaran Akun E-leamine Komputer
soP/PNtIrPM4329-05 Pendaftaran Akrm Sistem Informasi Komputer
soP/PNl lPM{329{6 Pendaftaran Akun Akses Intemet Komputer
SOP/PNUUPM{329.07 Ganssuan Jarinsan Intemet Komputer
SOP/PNUUPM.O3z9-08 Ganqquan Web Server Komputer
SOP/PNUUPM432949 Kearnanan Jaringan Komputer
soP/PNt /uPM-0329- 10 Software Liseitsi Komputer
SOP/PNI.{JPM4329.I I Pemasangan Jaringan Komputer Komputer
SOP/PNI./UPM{329- I2 Pemasangan Jaringan N irkabel Komputer
SOP/PNUI,JPM4329-13 Permintaan Bandwith Intemet Komputer
22
31).
st4ndar
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitSOP/PNUUPM.O3I3241 Pengelolaan Administrasi Kerjasama Wadir 4SOP/PNMJPM{342-O2 Kewirausahaan Wadir 4soP/PNL/UPM-03/3243 Keriasama Beasiswa 52. S3 Dalam Neseri Wadir 4soP/PNMIPM-03/32-04 Keriasama Beasiswa 52, 53 Luar Neeeri Wadir 4soP/PNr-/t PM43/32-05 Keriasama Luar Negeri Wadir 4sOP/PNUUPM43A2-06 Keriasama Dalam Neseri Wadir 4
Semua unsur/komponen ini diterapkan dalam penyusunan SOP agar PNL mampumeningkatkan efisiensi waktu, biayq dan efektivitas hasiVproduk sehingga PNL dapat
mencapai mutu yang terbaik. Upaya PNL peningkatan kinerja dan mutu dilakukan melaluipencapaian tigapuluh dua standar tersebut di atas.
32).
standar sistem mutu
Kode Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) UnitsoP/PNI IPM{3/31{1 Peniniauan Sistem Peniaminan Mutu UPMsoP/PNUttPM43Al-02 Pensendalian dokumen dan Rekaman UPMsoP/PNL/tiPM43/3l-03 PenetaDan Standar UPMSOP/PNIruPM43AI{4 Pelaksanaan Standar UPMSOP/PNLA]PM{3RI.O5 Pencembancan/Peninckatan Standar UPMSOP/PNUUPM{3,3I.06 Peneendalian Standar UPMS0P/PN[./UPM{3Al{7 Tindakan Korektif dan Pencesahan UPMSOP/PNI.{IPM43RI48 Audit Intemal Mutu Akademik UPMSOP/PNI../UPM{36149 Monitoring dan Evaluasi Pembelaiaran UPMSOP/PNUUPM{38I-IO Monitorins dar Evaluasi Hibah UPMSOP/PNI./UPM{381-1i Revisi Buku Mutu UPMSOP/PNI.AIPM{3RI-12 Peneukuran Kepuasan Mahasiswa UPMSOP/PNUUPM43/31-13 Survey KeDuasan Dosen dan Tenasa Kependidikan UPM
23
BAB 6KONTROL DOKUMEN DALAM IMPLEMENTASI SPMI
Lembar Koreksi
LEMBARKORNKSI
No. Nama SOP Hal KoreksianNana
PengkoreksianI
2
J
24
6.2. Catatsn Perubahan
CATATAI\ PERUBAHAN
Pcrubahan Mencsbut Mcmesukkrn KetNo. Tsl No. Dok Hal Rev No. Dok Itd Rev
1
z
25
REFERENSI
Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT, 2011.
Buku panduan Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi Berbasis KompetensiPendidikan Tinggi yang merujuk pada SN-DIKTI dan KKNI , 2014
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI.Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2003. Higher Education lnng Term Strategy.
Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. 2008. Sistem Penjaminan MutuPerguruan Tinggi.
Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi PemimpinPerguruan Tinggi. 2005. Jakarta:
Keputusan Direktur Politeknik Negeri Lhokseumawe Nomor 279 Tahun 2016 Tentang
Organisasi Dan Tata Kelola Pada Ppoliteknik Negeri Lhokseumawe
Kebijakan Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang,2014
Kebijakan Mutu Politeknik Negeri Lhokseumawe. Unit Penjaminan Mutu PNL.Lhokseumawe, 2016
Kemendikbud. 2014. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Manual Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu IJNSRL Pelembang,2014
Panduan workshop SPMI, Direktorat Penjaminan Mutu Kemeristek,2Ol5PeraturanPemerintah RI No 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta
Peraturan Pemerintah RI No 7 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan;
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 50 Tahun 2014 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No 44 Tahun 2014 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi
Statuta Politeknik Negeri Lhokseumawe, 2015
Standar Mutu Universitas Sriwijaya. Unit Penjaminan Mutu UNSRI. Pelembang, 2014
76