Non mettete a rischio la vostra azienda

2.Serie Business Advisor

Come garantire che il software disponga di una licenza

Nel 2007, Business Software Alliance (BSA) ha chiesto all’organizzazione

indipendente specializzata in ricerche di mercato GfK NOP di analizzare gli

atteggiamenti delle piccole e medie imprese (PMI) europee nei confronti

del software e la loro consapevolezza dei rischi legati all’uso di software

senza licenza (comprese le copie contraffatte). I risultati hanno rivelato che

il 95% delle PMI è “sicura” di avere la licenza completa per tutti i software

installati. Tuttavia, un’indagine approfondita effettuata da IDC rivela che

la pirateria del software è ancora molto diffusa in Europa, con picchi del

34% nell’Europa occidentale e del 51% in Italia.

Questa differenza tra la situazione percepita e quella reale suggerisce

una mancanza di conoscenza dei dirigenti aziendali per quanto riguarda il

software e la sua gestione. Si tratta di una situazione pericolosa. Il software

è diventato rapidamente una delle risorse aziendali più preziose e critiche.

Se le aziende non investono in risorse software e non le gestiscono

e proteggono in modo adeguato, si espongono a numerosi rischi che

possono avere rilevanti implicazioni finanziarie.

Business Software Alliance ha realizzato questa guida per evidenziare

i reali rischi derivanti dall’uso di software senza licenza (software pirata,

con licenze non valide o installato in più copie di quanto previsto dalla

licenza) e i modi per proteggere la propria azienda e massimizzare

i vantaggi ottenuti dal software in uso.

1.

Quali rischi corre la vostra azienda?

1

Definizioni:

Software senza licenza: qualsiasi prodotto software installato su un PC senza che il contratto di licenza permetta o supporti tale installazione o senza la stipulazione di un contratto di licenza o di utilizzo con il detentore del copyright. Nel presente documento, il termine “software senza licenza” viene utilizzato per indicare tutte le tre forme di violazione del copyright del

software riportate di seguito.

Software underlicensed: software installato su un numero di PC maggiore di quello consentito dal contratto di licenza. Per esempio, una licenza potrebbe consentire l’installazione del software su 20 PC. Se il software venisse installato su 30 PC,

le 10 installazioni in più verrebbero considerate “senza licenza”.

Software mislicensed: software utilizzato per scopi non consentiti dal contratto di licenza, come un software concesso in licenza per un utilizzo accademico ma che viene utilizzato

per scopi commerciali.

Software pirata: software deliberatamente copiato (su vasta scala) per truffare i detentori del copyright con la distribuzione illegale tramite CD o siti Internet di download.

È compreso in questa voce il “software contraffatto”.

Prefazione

2

Per molte PMI l’aspetto della gestione dei rischi sta cambiando

rapidamente, con maggiore attenzione sull’amministrazione

e la trasparenza e un apparentemente inarrestabile passaggio

a regolamenti più rigidi. Molte aziende vengono tempestate da un

flusso costante di messaggi che le invitano a migliorare nella gestione

dei rischi. Ma quali sono i vantaggi per l’azienda? E perché si dovrebbe

prestare attenzione ad aspetti della gestione dei rischi come la

gestione delle risorse software e la sicurezza delle informazioni?

Le PMI costituiscono la maggioranza delle aziende di tutto il mondo.

In Europa producono oltre la metà della ricchezza generata ogni anno

e impiegano la grande maggioranza di forza lavoro di gran parte dei

Paesi. La riluttanza a riconoscere o a prepararsi a una significativa

interruzione dell’attività rende molte aziende potenzialmente

vulnerabili anche alle minime interruzioni, mettendo a rischio,

nel complesso, decine di migliaia di posti di lavoro e le tante altre

aziende con cui collaborano, come fornitori o clienti.

I dirigenti delle PMI sono abituati ad affrontare problemi

aziendali relativi alla modifica dei prezzi di fornitura, a nuovi

concorrenti e a clienti esigenti. La dimestichezza con queste sfide

quotidiane potrebbe generare un eccesso di sicurezza per quanto

riguarda la capacità dell’azienda di fronteggiare i disastri,

anche su scala ridotta.

Potrebbe essere sottovalutata anche l’incidenza totale di

un’interruzione lavorativa. Uno studio condotto da Gartner rivela

che il 40% delle aziende fallisce entro i cinque anni successivi

a una grave interruzione delle attività lavorative. Da uno studio

separato emerge che le aziende che impiegano più di trenta giorni

a ripristinare la normale attività lavorativa sono esposte a un

notevole rischio di cessazione dell’attività.

Considerata l’attuale maggiore consapevolezza della vulnerabilità, è incredibile che così tante aziende siano impreparate a un’interruzione dell’attività. Questo fatto è ampiamente riconosciuto, ma raramente ne vengono affrontati i motivi.

1.

It’s not what you say but how you say it – what does your typeface say about your business?

3

La nostra ricerca all’Henley rivela che un fattore importante nelle

società che decidono di investire in attività di gestione dei rischi è

l’influenza percepita delle fonti di minaccia rispetto alla propensione

al rischio dell’azienda. Tuttavia, come sanno bene tutti i dirigenti

senior delle PMI, i profitti sono la ricompensa di un’adeguata

assunzione di rischi commerciali. Il rischio aziendale, in quanto

componente fondamentale del profitto, è inevitabile.

La gestione dei rischi non riguarda semplicemente la riduzione del

rischio. Riguarda anche la conoscenza della propensione al rischio

dell’azienda e la limitazione dei rischi stessi, riducendo per quanto

possibile la loro probabilità di presentarsi e/o il loro effetto senza

frenare l’attività dell’azienda. Con una gestione ottimale dei rischi,

l’azienda può tollerare una maggiore esposizione, aumentando

i potenziali profitti senza però superare il livello accettabile

di rischio. Una valida gestione dei rischi migliora la capacità di

ripresa dell’azienda.

Molte aziende non riconoscono il ruolo del rischio nelle loro attività

lavorative. Le aziende di maggiori dimensioni hanno un approccio

strutturato all’investimento in nuovi progetti, traducendo il rischio in

aspettative di rendimento. Tuttavia, le aziende più piccole potrebbero

non applicare sempre tali metodi rigidi, esponendosi eccessivamente

al rischio durante la crescita.

Che si tratti del risultato dell’interesse dell’amministratore delegato per il flusso di cassa o del tentativo di espansione, le aziende più piccole potrebbero mettere a rischio la sopravvivenza dell’intera attività espandendosi senza considerare la gestione del rischio.

Questa situazione sta incidendo sulla gestione dei rischi legati

alla sicurezza delle informazioni e il quadro si complicherà

ulteriormente nell’immediato futuro con la nascita di nuove

tecnologie. Lo sviluppo e l’implementazione di nuovi tipi di

dispositivi informatici e di distribuzione del software incideranno

notevolmente sui requisiti necessari degli approcci di valutazione

dei rischi.

Ultimo ma non meno importante, non dovremmo dimenticare

che sono i rischi percepiti direttamente che vengono affrontati

con giudizio (rischi come l’attraversamento della strada).

Purtroppo, troppi rischi legati al software vengono ancora

considerati “virtuali”. Molti dirigenti di PMI si saranno trovati di

fronte a un disco rigido mal funzionante o a un virus sul computer,

ma pochi avranno dovuto affrontare conseguenze molto gravi.

Nonostante siano poche le grandi catastrofi aziendali legate al

software, eventi di questo genere si sono verificati sia in grandi

che in piccole organizzazioni.

1. 4

Le implicazioni legali dell’utilizzo di software senza licenza possono

essere notevoli, ma ciò che probabilmente è meno noto è che l’uso di

software con licenza permette l’accesso all’assistenza tecnica e offre

maggiore protezione contro virus o malware, con una conseguente

riduzione delle interruzioni. In una realtà in cui la continuità lavorativa

è fondamentale, le PMI sono meno in grado di superare i problemi

derivanti da interruzioni lavorative rispetto alle aziende più grandi.

Generalmente non hanno la stessa capacità di ripresa delle grandi

organizzazioni che possiedono varie sedi, fondi accantonati e consulenti

esterni. Come dimostrano la ricerca e i consigli qui presentati, spesso

sono le piccole aziende che si espandono rapidamente a non prestare

sufficiente attenzione alle importanti attività di gestione dei rischi come

i controlli delle licenze software. Sono quindi esse le più vulnerabili.

Come viene detto in questa guida, il riconoscimento di questa maggiore

vulnerabilità sembra scarso vista la mancanza di attività e preparazione.

Che cosa possiamo fare a riguardo? E che cosa dovremmo fare?

Dobbiamo essere più aperti per quanto riguarda le conseguenze di una

inadeguata gestione dei rischi e i vantaggi di una buona gestione.

Troppo spesso nascondiamo i problemi per paura che possano influire

negativamente sulla nostra reputazione. Soltanto comunicando tra

noi possiamo sviluppare efficaci strategie di gestione dei rischi che

rivolgano la giusta attenzione alle poche attività di gestione dei rischi

davvero importanti, e che ci garantiscano di poter continuare

a raccogliere i frutti della corretta assunzione dei rischi commerciali

e a evitare le insidie di un’avventata assunzione dei rischi.

Questa guida aiuta in questo tentativo di comunicazione.

Per quanto riguarda le licenze software, l’equazione rischio-vantaggio

è molto semplice.

I vantaggi operativi e “di reputazione” legati all’uso di software

con licenze complete sono notevoli. I vantaggi dell’uso di licenze

inadeguate non soltanto sono scarsi, ma sono ingestibili e fonte

di rischi persino maggiori.

Jean-Noel Ezingeard, Henley Management School.

Business Best Practice

Il software costituisce una delle risorse più preziose di un’azienda;

da una recente ricerca commissionata da Business Software

Alliance è emerso che il 94% delle aziende europee considera l’IT

fondamentale per un’attività aziendale di successo. Il software

specializzato consente alle imprese di architetti, ingegneri,

ricercatori e designer e alle organizzazioni finanziarie di essere

competitive e sempre all’avanguardia. Anche nelle attività

lavorative quotidiane, quasi tutte le aziende utilizzano fogli di

calcolo per gestire le attività finanziarie, database per archiviare

informazioni fondamentali, posta elettronica per comunicare

(con colleghi, clienti e fornitori) e pacchetti di desktop publishing

per creare presentazioni e materiale legato al marketing.

Può quindi risultare strano che il 51% del software nelle aziende

italiane venga utilizzato senza una regolare licenza.

La mancata conoscenza dello stato delle licenze software

all’interno di una società non offre alcuna difesa, quindi è

fondamentale che le aziende siano pienamente consapevoli dei

rischi legati alla pirateria del software a cui vanno incontro e delle

misure che possono adottare per evitare tali rischi ed essere quindi

sicure di agire in modo legittimo.

Le aziende devono gestire i propri dipendenti in modo adeguato e

rispettando determinati requisiti di legge, e lo stesso vale per il software

che utilizzano. Molte aziende sono a conoscenza dei regolamenti finanziari

e delle direttive in materia di gestione del personale, e attuano dei processi

per rispettarli, ma hanno anche la responsabilità verso se stesse e verso gli

azionisti o i proprietari dell’attenta gestione delle risorse software e della

promozione di un livello adeguato di conoscenza all’interno dell’azienda.

Software e rischio aziendale

51. Fonte: ricerca sul rischio commerciale “Commercial Risk” condotta da GfK NOP, 2007 Fonte: studio sulla pirateria del software “Software Piracy” condotto da IDC, 2007

1

2

1

2

1.

It’s not what you say but how you say it – what does your typeface say about your business?

6

Potrebbe sembrare complicato all’inizio, in particolare se l’azienda

si espande rapidamente o se sono in corso notevoli cambiamenti

alla struttura aziendale. Tuttavia, oltre a stabilire il metodo migliore

per collaborare e comunicare con azionisti/proprietari e dipendenti,

esaminare i potenziali cambiamenti da attuare allo stato finanziario

e rivedere i contratti stipulati con fornitori e clienti, è necessario

dedicare del tempo alla gestione dei requisiti software. A lungo

termine il tempo impiegato risulterà ben speso.

Una gestione del software ben implementata non soltanto consente

di evitare i rischi che può correre l’azienda a causa dell’uso di

software senza licenza, ma può anche aumentarne l’efficienza e

ridurne notevolmente i costi, non soltanto in termini di spese dirette

per il software, ma anche di costi relativi a processi e infrastrutture.

I vantaggi di un’efficace gestione del software sono molti: può

mettere in una posizione migliore durante la trattativa con fornitori

di software e garantire il possesso delle informazioni necessarie per

essere sicuri per quanto riguarda gli accordi di acquisto del software.

Consente una pianificazione più strategica ed evita i problemi di under e overlicensing, riducendo i costi amministrativi e di supporto dell’IT e i costi associati.

Il reparto IT dell’azienda o l’assistenza tecnica possono controllare meglio a quale software hanno accesso i dipendenti e la loro capacità di introdurre software non autorizzato in rete.

71.

L’impatto economico

La pirateria del software non ha conseguenze negative soltanto

sull’ambiente aziendale, ma ha implicazioni di più ampia

portata per l’economia in generale. La pirateria priva i fornitori

di software di ricavi che investirebbero nella ricerca, nello

sviluppo e in nuovi posti di lavoro. Poiché il software ha un ruolo

fondamentale nell’information economy, la pirateria ha un effetto

che incide su altri ambiti del settore IT e sull’economia in generale.

Il settore IT non soltanto impiega centinaia di migliaia di persone

e contribuisce notevolmente al PIL, ma porta produttività nella

maggior parte delle aziende. È quindi fondamentale che le

aziende riconoscano il valore del software e si assicurino che ogni

programma sia legale e dotato di licenza adeguata.

Best practice e un approccio oculato alla responsabilità sociale

d’impresa promuovono fair play e comportamento etico in

azienda, oltre alla necessità di rispondere ad azionisti/proprietari.

Questo vale anche per le società che sviluppano il software che

risulta di così vitale importanza per altre imprese.

Secondo uno studio commissionato da BSA, un quinto delle PMI europee

ritiene che non esista alcun rischio legato all’installazione, al download

o all’uso di software senza licenza. Esistono invece molti rischi per l’azienda

legati a questa pratica, e supporre che non esista alcun rischio e credere

che l’uso di software senza licenza sia qualcosa di cui non ci si debba

preoccupare è una tendenza preoccupante. Non comprendere i rischi legati

all’uso di software senza licenza può esporre l’azienda a numerosi pericoli.

Le conseguenze dell’uso di software senza licenza possono incidere su un’azienda da un punto di vista operativo, tecnico, finanziario e legale.

Software senza licenza: quali sono i rischi?

8 Fonte: ricerca sul rischio commerciale “Commercial Risk” condotta da GfK NOP, 20073

3

5

Perdita e danneggiamento di dati Dagli studi condotti da IDC è emerso che il software pirata, ottenuto

tramite download illegali o CD contraffatti, ha una possibilità su due di

contenere “codice aggiuntivo”, come Trojan, virus o spyware, che può

causare danni ai sistemi IT o rivelare dati aziendali riservati a intrusi.

Il software piratato potrebbe inoltre non garantire l’applicazione di patch

di protezione. In alcuni casi è possibile applicare al software senza licenza

soltanto patch considerate critiche. Tempo di inattività e violazioni della

sicurezza potrebbero avere immediati effetti negativi sui profitti.

Perdita di funzionalitàOltre ai rischi di sicurezza legati all’uso di software piratato scaricato

da siti Web o reti P2P, tale software è spesso al di sotto degli standard,

oppure potrebbero verificarsi una perdita di funzionalità e problemi di

compatibilità che non si avrebbero con le versioni legali con licenza.

Le copie senza licenza potrebbero non ricevere tutti gli aggiornamenti

dai fornitori. Di conseguenza, i dipendenti non possono utilizzare il

software completo, dando ai concorrenti un vantaggio in quanto essi

possono rispondere in modo più veloce, completo ed efficace grazie al

possesso degli strumenti necessari. Esiste inoltre il rischio che i dati vengano

danneggiati o non vengano salvati correttamente, con la conseguente

perdita di dati importanti.

1.

Rischi operativi e tecnici

9

Assenza di assistenza tecnicaDato che le attività aziendali dipendono così tanto dall’IT,

è essenziale la presenza di adeguati sistemi di assistenza.

Gli utenti di software senza licenza spesso non hanno accesso

alla fondamentale assistenza tecnica offerta dai fornitori

e di conseguenza operano in modo meno efficiente.

Danno alla reputazioneAnche se è difficile da quantificare, il danno innegabile

alla reputazione di un’azienda che viene scoperta a utilizzare

software illegale è un rischio reale: basta pensare alle

conseguenze che si potrebbero avere se i propri clienti non

ricevessero il livello di assistenza che si aspettano. In effetti,

un sondaggio effettuato nel Regno Unito ha rivelato che il 42%

delle persone ritiene che se i loro clienti venissero a conoscenza

del fatto che usano software illegale, sarebbero meno propensi

a fare affari con loro .

4

5

Fonte: studio “The Risks of Obtaining and Using Pirated Software” condotto da IDC, 20064 Fonte: ricerca sull’etica aziendale “Corporate Ethics” condotta da YouGov, 2006

Sanzioni legaliLo sviluppo di software richiede anni di investimento. Unisce le

idee creative e il talento di programmatori, sviluppatori e grafici.

Come la maggior parte dei lavori creativi, il software informatico

è protetto dalle leggi sul copyright, che devono essere rispettate dagli

utenti affinché il settore del software possa continuare a innovarsi.

Quando si acquista un software, non si acquista anche la proprietà del

copyright. Acquistando una licenza si diventa licenziatario del copyright:

si ha cioè il diritto di utilizzare il software a determinate condizioni

imposte dal detentore del copyright, che generalmente è il produttore

del software. La licenza è un documento legale che definisce le condizioni

di utilizzo di qualsiasi prodotto software. Se un’azienda viola le condizioni

di una licenza software, per esempio copiando, distribuendo o installando

volontariamente o meno il software in modi vietati dalla licenza, infrange

il copyright e la legge. Le sanzioni civili e penali variano a seconda del

Paese europeo, ma si potrebbero ricevere multe salate.

1.

Rischi finanziari e legali

10

I costi dell’essere scopertiSe si è sospettati di utilizzo di software senza licenza, Business

Software Alliance prenderà provvedimenti. Se si viene giudicati

colpevoli di violazione della legge sul copyright del software

per avere installato software senza licenza sui PC aziendali,

l’azienda dovrà pagare ingenti danni e sostenere elevati costi

legali. Dovrà inoltre acquistare le versioni legali del software

necessarie per continuare l’attività.

MulteA seconda del settore in cui si opera, l’uso di software senza

licenza potrebbe comportare il pagamento di multe emesse

da vari organismi come enti finanziari, forze dell’ordine ed enti

per la tutela dei dati. Molti di questi enti hanno dei criteri che

determinano le procedure ammissibili e il possesso di software

senza licenza potrebbe influire su tali procedure, esponendo

l’azienda a ulteriori sanzioni finanziarie.

Costi di risoluzione del problemaSe scoperte in possesso di software illegale, le aziende spesso

sono obbligate a eliminare tutte le versioni senza licenza,

dovendole quindi sostituire con le versioni legali. Non vale

proprio la pena assumersi questo tipo di rischio prendendo

scorciatoie quando si tratta di licenze software, per non parlare

dei disagi che potrebbero essere arrecati all’azienda da

una causa legale.

Il software senza licenza nell’azienda potrebbe provenire da varie fonti:

download non autorizzati da parte di dipendenti, download nascosti

tramite finestre a comparsa visualizzate durante la visita di alcuni siti Web

e inadeguata gestione delle licenze software sono soltanto alcune di queste.

Le cause di tali errori sono spesso la mancanza di consapevolezza tra

i dirigenti aziendali e i dipendenti, politiche IT inadeguate e inefficaci processi

di gestione del software. Purtroppo in alcuni casi l’uso di software senza

licenza è volontario e la direzione è a conoscenza della situazione,

ma indubbiamente non dei relativi rischi.

Gli approcci per risolvere i problemi identificati di seguito vengono spiegati

nella sezione “Come ridurre i rischi”.

Inadeguata gestione del software e delle licenze softwareLa comprensione dell’importanza del software e la conoscenza dei tipi di

software e di licenze disponibili può influire notevolmente sulla modalità

operativa dell’azienda e sulla sua espansione, quindi dovrebbe essere presa

in considerazione quando si prendono decisioni aziendali. Migliorando

la conoscenza delle risorse software della propria azienda e verificando

che vengano gestite e protette nel modo migliore, possono essere utilizzate

in modo più efficace per aumentare produttività ed efficienza.

1.

Come finisce il software senza licenza sui

PC dell’azienda?

11

Sono a disposizione vari tipi di licenze software per soddisfare

le diverse esigenze: da semplici formati “di accettazione

con un clic” ad accordi molto più complessi. La flessibilità

aumenta di anno in anno. Molte licenze standard consentono

l’installazione su un numero di PC che varia da uno a cinque,

mentre i contratti di licenza a volume consentono solitamente

un numero fisso di installazioni da effettuare con l’ausilio

di un CD master. Qualsiasi installazione eccedente i livelli

concordati deve essere autorizzata dal produttore o rivenditore

del software. Troppo spesso la mancanza di un’accurata

documentazione da parte dell’azienda delle installazioni

effettuate o di rigide politiche aziendali può portare

le aziende a violare la legge.

L’underlicensing si verifica quando il software viene installato

su un numero di PC maggiore di quello consentito dalla licenza,

ed è una conseguenza comune di una gestione di software e

licenze software inefficace. Se la licenza consente l’installazione

del software su venti computer desktop, il software installato

su ulteriori computer desktop è senza licenza e viola quindi

le condizioni della licenza. Di fatto si tratta di una copia illegale

ed essere scoperti con software senza licenza comporta notevoli

rischi, come indicato in precedenza.

1. 12

Download da InternetInternet è un prezioso strumento aziendale molto utilizzato da

numerose aziende, che però dà anche la possibilità di scaricare

software non approvato dall’azienda e non autorizzato sui PC aziendali,

a meno che vengano effettuati adeguati controlli.

Poiché l’accesso a Internet è diventato più veloce, è molto più semplice

acquistare e/o scaricare musica, film e altri elementi multimediali.

Diventa sempre più facile spostare prodotti da un computer all’altro

senza alcun supporto fisico e con il minimo rischio di essere scoperti.

La pirateria che un tempo richiedeva la conoscenza di complessi codici

informatici ora è possibile con un clic del mouse.

Senza una tecnologia di blocco che impedisca tali download non

autorizzati, i dipendenti possono scaricare software senza che i dirigenti

lo sappiano o abbiano dato il consenso.

Esiste una serie di rischi legati a questa attività. Se un dipendente

ha installato software senza licenza, il proprietario o l’amministratore

delegato dell’azienda è comunque responsabile della violazione del

copyright e l’azienda potrebbe dover affrontare rischi legali e finanziari.

Se l’origine del software non è nota, il software scaricato potrebbe

contenere virus, spyware o Trojan a cui verrebbe dato accesso diretto

alla rete IT aziendale.

Esiste anche un rischio sempre maggiore legato alle “finestre a comparsa”

che appaiono sullo schermo quando vengono visitati certi siti Web, spesso

quelli che offrono software “in offerta speciale” o immagini da scaricare.

A volte questi siti sono solo una copertura per attività illegali e installano

software, virus o spyware sul PC convincendo il dipendente a fare clic

nella finestra con l’inganno.

Siti di aste su InternetUno dei maggiori successi di Internet è senza dubbio costituito dai siti

di aste. È possibile vendere libri, giocattoli, pezzi da collezione e persino

case online. La flessibilità, la velocità e il successo di questi siti è prova non

soltanto della loro popolarità, ma anche dei vantaggi che offrono

ad acquirenti e venditori. Tuttavia, tra le tante offerte oneste e autentiche

si nascondono trappole per acquirenti incauti. I prezzi più economici di

software apparentemente originali possono essere allettanti per le piccole

aziende in espansione che desiderano ridurre i costi. Tuttavia, la possibilità

di celare l’identità o di creare false identità ha portato molte persone

a utilizzare questo mezzo per svolgere attività illegali, e i siti di aste sono

diventati il veicolo preferito per chi cerca di vendere software senza

licenza o piratato.

1.13

Da uno studio condotto nel 2006 da IDC è emerso che meno del 49% dei software Microsoft offerti su eBay era originale.

Quando si capisce di avere acquistato software illegale può

essere molto complicato ottenere un risarcimento. Tra i clienti

“imbrogliati” che hanno presentato reclami, pochissimi hanno

ottenuto un rimborso per i loro acquisti. Inoltre, alcuni di

coloro che hanno avuto indietro il denaro, generalmente dopo

aver dedicato molto tempo e fatica alle richieste di risarcimento,

hanno spesso ricevuto somme inferiori al costo degli

articoli piratati.

6

Fonte: studio “The Risks of Obtaining and Using Pirated Software” condotto da IDC, 20066

1.

It’s not what you say but how you say it – what does your typeface say about your business?Lavoro mobileLa forza lavoro di tutto il mondo sta diventando sempre più mobile

grazie a datori di lavoro che forniscono al loro staff una serie di

dispositivi per lavorare in modo più efficiente a casa o fuori ufficio.

Tuttavia, questa maggiore libertà comporta nuovi problemi:

la diffusione di dispositivi utilizzati fuori ufficio e a casa ha aumentato

le possibilità per lo staff di scaricare software illegale sulle reti dei datori

di lavoro. L’azienda è responsabile anche dei software installati sui

portatili perché sono comunque una risorsa aziendale. Lo stesso vale

per i PC che i dipendenti possono utilizzare a casa ma che sono di

proprietà del datore di lavoro.

Le eventuali norme di utilizzo di Internet devono quindi includere

norme relative all’utilizzo delle risorse aziendali presso l’abitazione

dei dipendenti.

Fornitori “fasulli”Esiste una minoranza di fornitori di software che infrange le regole

e vende consapevolmente merci illegali.

Molte PMI affidano la gestione dell’IT a fornitori esterni, quindi

è fondamentale verificare con cura le credenziali del proprio fornitore

di software.

Occorre accertarsi che il proprio fornitore o rivenditore di software

sia in grado di dimostrare il fatto che reperisce il software da canali

di distribuzione autorizzati.

È possibile verificare facilmente i metodi di distribuzione autorizzati contattando direttamente i produttori di software e domandando loro chi sono i fornitori autorizzati a distribuire i loro prodotti.

14

Software Asset Management (SAM) è una metodologia che aiuta le

aziende a definire e implementare dei processi per ottimizzare i loro

investimenti in software. Sufficientemente flessibile per le aziende

di qualsiasi dimensione e per qualsiasi fase dello sviluppo, un sistema

SAM può identificare i punti deboli dell’azienda che la espongono ai

rischi trattati in precedenza e garantire l’attuazione di processi per

ridurre la probabilità di incorrere in tali rischi o evitarli del tutto.

Il sistema SAM considera in forma integrata dipendenti, processi e,

quando necessario, tecnologia per garantire che le risorse software

vengano gestite, protette e utilizzate nel modo più efficace ed

efficiente possibile. Inoltre, le licenze e il loro utilizzo vengono

sistematicamente controllati, valutati e gestiti. I vantaggi del sistema

SAM per l’azienda possono essere notevoli: oltre a dare tranquillità,

può aiutare a ridurre i costi per l’IT perché le società possono

pianificare e stimare in modo preciso i le proprie esigenze

in termini di software, compresi software di recente acquisizione

e gli aggiornamenti delle licenze.

Per implementare un sistema SAM in modo efficace all’interno

dell’azienda è possibile svolgere una serie di passaggi.

Non occorre mettere in gioco tutti questi elementi dall’inizio

(ognuno dei quali porterà dei miglioramenti), ma riconoscere

che il software è una risorsa aziendale fondamentale e che

la sua gestione è una questione aziendale prioritaria.

4Come ridurre i rischi

151.

Esiste una serie di passaggi che l’azienda può svolgere per ridurre

al minimo i rischi legati al software senza licenza.

Controlli regolari e politiche di utilizzo efficaciNon si tratta di un “problema tecnologico” ma aziendale,

che spesso può essere risolto implementando delle best practice.

Considerati i rischi, ottenere il supporto a livello aziendale per

attuare determinati processi è fondamentale.

Ogni azienda dovrebbe almeno controllare regolarmente il software

installato sui propri PC e attuare delle politiche per i dipendenti relative

al corretto utilizzo della tecnologia aziendale (compresa la tecnologia

utilizzata a casa o i dispositivi mobili utilizzati dai dipendenti ma

di proprietà dell’azienda). Dovrebbe essere chiarito il fatto che le politiche

saranno fatte rispettare e, quando possibile, dovrebbero essere coinvolti

i responsabili del personale per garantirne l’applicazione.

Software Asset ManagementStranamente, un terzo delle PMI non ha mai sentito parlare di Software

Asset Management.

Fonte: ricerca sul rischio commerciale “Commercial Risk” condotta da GfK NOP, 20077

7

168.

Ottenere il supporto dell’intera aziendaL’implementazione di un sistema SAM comporta un significativo

cambiamento culturale; è fondamentale assicurarsi che sia i dirigenti

che gli utenti finali supportino il progetto e riconoscano la necessità

del sistema SAM.

Nominare un responsabile delle risorse softwareA meno che esista una persona che supervisioni il software dell’intera

azienda, è molto complicato tenere sotto controllo le risorse software.

Il responsabile non deve essere qualcuno del reparto IT ma, a seconda

delle dimensioni dell’azienda, è meglio che sia la persona responsabile

della gestione dell’IT, che è quindi coinvolta nell’acquisto di software.

Se si dispone soltanto di una persona responsabile dell’IT, come spesso

accade nelle aziende più piccole, renderlo esplicito nella descrizione

delle sue mansioni.

Controllare il software corrente e l’utilizzo delle licenzeSarà necessario fare un inventario delle proprie risorse software per

sapere esattamente quali software sono in esecuzione nell’azienda

e quali licenze sono necessarie per il software.

Solo sapendo quali programmi sono installati, di quanti computer dispone la

propria azienda e se sono state installate copie di programmi dai propri dipendenti

sarà possibile identificare i potenziali rischi o problemi e prendere provvedimenti

per evitarli.

Creare un database per la gestione delle risorse softwareDisporre di un valido database in cui archiviare tutte le informazioni relative al proprio

software è fondamentale per la riuscita della strategia SAM. È possibile utilizzare un

foglio di calcolo o investire in uno strumento ideato ad hoc; si rivelerà prezioso.

1

2

3

Otto passaggi per implementare un sistema di Software Asset Management:

1.

4

Accentrare l’acquisto e la distribuzione del softwareSe non esiste un’unica figura responsabile degli acquisti di software,

sarà quasi impossibile capire tutti i vantaggi del sistema SAM.

Formulare politiche e procedureIl controllo dei modi in cui il software entra in azienda è una delle

migliori misure preventive che sia possibile attuare. Una politica chiara

e rigorosa per i dipendenti, che stabilisca ciò che è consentito e ciò che

non lo è, aiuterà a tenere sotto controllo la situazione.

Se si riesce a garantire che i propri collaboratori comprendano

pienamente e supportino le strategie di gestione delle risorse

software, si contribuirà a controllare l’ambiente in cui viene

introdotto il software all’interno della propria organizzazione.

Effettuare controlli regolariOccorre essere consapevoli che SAM è un processo continuo che

richiede controlli regolari perché possa funzionare regolarmente

e in modo efficiente.

Rivolgersi a un consulente imparziale per assistenza Per aiutare le aziende che desiderano evitare i rischi legati all’uso

di software senza licenza, Business Software Alliance ha creato una

risorsa online sul suo sito Web (www.bsa.org), che fornisce consigli

e strumenti per la gestione del software. Per ulteriori informazioni,

consultare la sezione relativa a strumenti e risorse.

178.

8

5

6

7

188.

Le aziende dovrebbero considerare il software come qualsiasi altra risorsa preziosa.

Prendendo provvedimenti e seguendo i suggerimenti qui forniti, è possibile gestire

i rischi aziendali legati all’uso di software illegale e ottenere i vantaggi di un

ambiente IT più efficiente.

Se, però, si teme che la propria azienda sia a rischio a causa di software illegale,

ci si può rivolgere a diversi soggetti per ricevere assistenza. Rivenditori e fornitori

dovrebbero essere i primi a cui rivolgersi per avere risposta a eventuali domande

relative alle licenze software.

Altri strumenti a disposizione sul sito Web di BSA sono:

Guida alla gestione del software e al licensing:

Opuscoli che possono essere scaricati in sette lingue che consentono alle aziende di

implementare procedure di gestione del software e chiarire la conformità alle licenze.

Elenco di fornitori di strumenti per la gestione delle risorse:

Un elenco di collegamenti ai principali fornitori di software e ai consulenti che

potranno aiutare le aziende con le licenze e nell’implementazione di programmi

di gestione del software.

Che cosa fare se si ritiene di poter essere a rischio?

9.

Fare un check up gratuito online Lo strumento Healthcheck è stato ideato da BSA per aiutare le

aziende a identificare, conoscere e gestire in modo più efficace

le risorse IT. In pochi minuti è in grado di:

1. Eseguire un’analisi della posizione SAM attuale.

2. Evidenziare le aree di potenziale vulnerabilità.

3. Consigliare miglioramenti.

4. Generare un report Healthcheck personalizzato dei dati registrati.

http://global.bsa.org/healthchecktool

1

2

198.

Nel 2007, BSA ha commissionato uno studio a livello europeo per esaminare

gli atteggiamenti delle PMI verso la pirateria del software e verificare

se esiste una buona conoscenza dei rischi legati all’uso di software illegale

nelle aziende.

Il 94% delle PMI europee afferma che l’IT è “molto” o “piuttosto” importante

per la capacità di lavorare con successo.

In Europa (Russia esclusa) un quinto degli intervistati ritiene che non esista

“alcun rischio” legato all’uso di software senza licenza.

L’87% non si rende conto che l’uso di software illegale potrebbe rendere più

vulnerabili ai virus.

Il 97% non considera un problema dover utilizzare versioni vecchie del

software a causa dell’impossibilità di effettuare aggiornamenti da

versioni illegali.

Il rischio più comune citato dagli intervistati è rappresentato dai

“procedimenti penali” (23%), seguito da “sanzioni finanziarie” (21%).

Soltanto il 3% ha dichiarato che “dover utilizzare vecchie versioni e non poter

effettuare aggiornamenti” è un rischio, nonostante la minaccia commerciale

rappresentata dai concorrenti che usano le soluzioni più aggiornate.

Appendice: risultati più significativi della ricerca condotta da Gfk NOP

9.

1

In 2007, the BSA commissioned a European-wide study to investigate SME attitudes to

software piracy, and whether there is a good understanding of the risks involved in

Tuttavia, le PMI dell’Europa centrale e orientale e della Russia che

considerano “perdita e danneggiamento di dati” un rischio dell’uso di

software senza licenza sono il doppio rispetto alle aziende dell’Europa

occidentale. In Russia, gli “errori del software” erano considerati un rischio

dal 27%, mentre soltanto l’8% delle aziende occidentali condivideva

questa opinione.

È più probabile trovare dei processi per la gestione dell’uso di software

nelle PMI più grandi con 100 - 250 dipendenti (37%) che in quelle

più piccole (19%).

Nel complesso, i “controlli regolari dei PC dei dipendenti” rappresentano

il metodo preferito di controllo e gestione dell’uso del software (33%),

seguito dalla “politica aziendale” (25%).2

3

4

5

6

7

8

208.

La ricerca è stata condotta per conto di BSA da Gfk NOP tramite sondaggi

telefonici su 1.800 aziende di piccole e medie dimensioni europee operanti

in Regno Unito, Francia, Germania, Olanda, Italia, Spagna, Russia,

Polonia e Ungheria.

Sono state effettuate 200 interviste in ogni Paese. Per gli scopi di questa ricerca,

sono state considerate PMI le aziende con un minimo di 10 e un massimo

di 250 dipendenti.

La ricerca

9.

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Fax: + 65 6292 636

Business Software Alliance (BSA) è portavoce dei settori software, hardware e

Internet presso gli enti governativi e i consumatori finali nei mercati internazionali.

I membri di BSA rappresentano le industrie con il massimo indice di espansione

al mondo. BSA svolge attività di informazione e sensibilizzazione sul tema del

diritto d’autore, del software e della sicurezza informatica; sostiene politiche che

promuovono l’innovazione e incrementano le opportunità di business, combatte la

pirateria del software.

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Alliance Incorporated e potrebbero essere registrati in alcune giurisdizioni.

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