ADMINISTRACION TURISTICA Y HOTELERACURSO: Organizacin de congresos y eventos

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SLABO

I. DATOS INFORMATIVOS

Asignatura Carrera Profesional Horas semanales Total horas Profesor

Organizacin de congresos y eventos Administracin Turstica y Hotelera 09 36 horas

Lic. Erick Campos

II. SUMILLA

La asignatura pertenece al rea curricular de formacin profesional, es de naturaleza terico prctico, cuyo propsito es desarrollar en los alumnos un conjunto de conocimientos, tcnicas y habilidades que sern empleadas por los alumnos en las deferentes empresas Organizadoras de Eventos. III. COMPETENCIAS:

Investiga, y analiza las diferentes situaciones del mercado logrando estructurar y planificar adecuadamente un proyecto. Identifica los diversos requisitos y regulaciones para formar su propia empresa.

IV. CAPACIDADES:

1. Conoce y aplica los conceptos fundamentales del mercado de eventos y congresos, analizando el perfil del Organizador Profesional de reuniones. 2. Conoce y aplica el manejo administrativo en las empresas organizadoras de eventos, identificando las funciones de los comits de eventos. 3. Conoce, organiza y aplica las estrategias antes, durante y despus del evento. 4. Distribuye las funciones a cargo y determina los comits y sus tareas antes, durante y despus del evento.

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V. PROGRAMACIN TEMTICA SEMANA 01 Sesiones: 01, 02 y 03 Total horas: 09 CONTENIDO CONCEPTUAL CONTENIDO PROCEDIMENTAL Explica la clasificacin de los eventos. Introduccin al curso, objetivos y metodologa. Clasificacin de los eventos, ejemplos CONTENIDO ACTITUDINAL Desarrollar los conocimientos bsicos sobre los tipos de eventos y su historia

SEMANA 02 Sesiones: 04, 05 y 06 Total horas: 09 CONTENIDO CONCEPTUAL CONTENIDO PROCEDIMENTAL Desarrollo y funcionamiento de un evento. Establece los tipos de eventos: Conferencias, Congresos, Asamblea, Seminarios, Mesas Organizacin y reas de trabajo redondas, Coloquios, Debates.etc. Planificacin de eventos CONTENIDO ACTITUDINAL Distinguir los diferentes tipos de eventos y cules son las tendencias que actualmente se desarrolla.

SEMANA 03 Sesiones: 07, 08 y 09 Total horas: 09 CONTENIDO CONCEPTUAL CONTENIDO PROCEDIMENTAL Factores que intervienen en la realizacin de Efectuar un debate grupal para ver cules son un evento: los factores que interviene para el desarrollo 1.-Factores sociales de dicho evento 2.-Factores polticos 3.-Factores econmicos 4.-Factores socioculturales Procedimientos fundamentales para planear un evento CONTENIDO ACTITUDINAL Identificar cules son las tendencias y los factores para el desarrollo de un evento

SEMANA 4 Sesiones: 10, 11 y 12 Total horas: 09 CONTENIDO CONCEPTUAL CONTENIDO PROCEDIMENTAL Funcin de los Comits organizadores Aplica lo aprendido para rendir de forma favorable. profesional de eventos Caractersticas segn el cargo Examen final CONTENIDO ACTITUDINAL Valora y aplica conocimientos aprendidos Mantiene una actitud positiva y responsable en la tarea encomendada. Trabaja activamente asistiendo regularmente a las sesiones.

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VI. METODOLOGA Exposicin dialogada. Controles de lectura. Casustica, planteamiento de situaciones sobre hechos ocurridos en empresas a fin de que los alumnos los analicen, identifiquen los problemas y planteen alternativas de solucin. Trabajos de investigacin, se asignan a los alumnos para que sean trabajados en equipo, requiere la consulta de varios textos, Internet, entrevistas, etc. Actividad aplicativa, con participacin del alumno, motivando al grupo, al dilogo y el intercambio de informacin sobre los temas tratados.

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VII. SISTEMA DE CALIFICACIN EVALUACIN . Prcticas calificadas . Examen parcial . Examen final PESO 50 % 25% 25% TOTAL 100%

VIII. BIBLIOGRAFA

PEA. Congresos, Convenciones y Reuniones. 2004. TRIVIO. Gestin de Eventos, Feriales, Diseo y Organizacin. 2006. HERRERO. Gestin y Organizacin de Congresos. 2005. BUENDA, JUAN MANUEL. Organizacin de Reuniones, Convenciones, Congresos y Seminarios.

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Organizacin de congresos y eventosLa organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Este documento le permitir al alumno conocer cmo se desarrolla un evento y cules son las partes fundamentales del desarrollo de un evento.

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SEMANA 01

Introduccin El objetivo principal del curso de Organizacin de Eventos es presentar una gua para organizar cualquier tipo de evento especial o conferencia, para lo cual se proporcionan check list, cronogramas, formatos y ejemplos que pueden aplicar y adaptar a sus propios eventos. Durante el desarrollo del curso veremos los detalles involucrados en cada aspecto, desde el rol de un organizador de eventos, el planeamiento de todas las actividades, la conformacin de un equipo humano adecuado, la elaboracin de un presupuesto, la negociacin con proveedores, el contacto con los medios de comunicacin, la generacin de fondos a travs de auspicios, la logstica para el desarrollo del evento en s, hasta la evaluacin final.

DEFINICIONES

Evento: suceso imprevisto o de realidad incierta, acontecimiento, eventualidad, hecho, ocurrencias, sucedido, sucedido, suceso. Espectculo: cualquier accin que se ejecuta en pblico para divertir o recrear. Simposio: conferencia o reunin en que se examina y se discute determinado tema. Conferencia: disertacin en pblico sobre algn punto. A) Doctrinal: (es decir pensamiento) B) Platica entre 2 o ms personas para tratar algn punto.

Seminario: adiestramiento en la investigacin o en la prctica de alguna disciplina. Curso: tiempo sealado para asistir y or ciertas lecciones en lo acadmico. Todo curso es de 20 horas en adelante

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Objetivos: Por grande o pequeo que sea un evento, todos tienen una razn, motivo, causa o justificacin por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier accin humana, sera equivalente a un barco sin destino o ruta que navegar. Es as que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los especficos. Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar en cuenta a la hora de realizar la propuesta conceptual:

Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o polticas de las asociaciones o empresas, mediante la reunin de un programa de actualizacin y/o capacitacin contina.

Informativo: mantiene a travs de la reunin, una continua comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que afecten en forma general o particular la profesin o el trabajo del individuo y de los intereses de la asociacin o empresa.

Motivacional: mantiene mediante la reunin un estado mental positivo hacia la empresa o asociacin por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados. Tambin, permite reconocer con estmulos las acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociacin.

Social: mantiene vnculos entre personas con el fin de fomentar las relaciones humanas, dentro de un contexto socio histrico especfico en el cual existe un proceso de intercambio que requiere ciertos medios de transmisin, dotados de recursos y habilidades de diversos tipos.

Cultural: mantiene una percepcin descriptiva del conjunto de valores, conocimientos cientficos y literarios, creencias, costumbres, convenciones, hbitos y prcticas caractersticas dentro de un contexto social, religioso e intelectual.

Posicionamiento de Marca - Venta: mantiene a un grupo determinado de personas en un espacio justo y preciso con una nica propuesta de venta que tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferencindola de las dems.

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La fijacin de objetivos especficos debe ser clara y definitiva; a su vez , los objetivos dan su razn de ser al evento, pues establecen los lineamientos y parmetros que regirn las acciones a seguir. Generalmente los objetivos que se persiguen en el evento son:

Informar a la audiencia de nuevos productos y tecnologas Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios

Estos objetivos deben ir encaminados a lograr el objetivo principal: Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazn de las audiencias objetivo.

Es importante identificar la audiencia para dirigir eficazmente los mensajes que se desean comunicar de la empresa.

Clasificacin de Eventos Segn nmero de participantes Pequeo hasta 100 personas Mediano de 100 a 500 personas Grande desde 500 personas

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Tcnico: todo evento que implica el anlisis de temas especficos que comprometen un avance o progreso para determinados sectores y/o una adecuada promocin de productos y servicios a travs de presentaciones. Tecnologa Exposicin de autos Mobile world congress Ficod Campus party

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Cultural: todo evento o actividad que sirva como canal para promover la riqueza cultural de nuestro pas en diversos campos. Puede ser a travs de exhibiciones arqueolgicas, conferencias y audiovisuales sobre nuevos descubrimientos, historia de la gastronoma en el Per, muestras de arte, presentaciones de nuestro folklore, teatro, entre otros. Literario: Lanzamiento de una Obra Literaria. Reconocimiento por escribir libros de cualquier gnero. Feria del libro

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Social: todo evento que sea un medio para promover la interrelacin humana, desempeando relaciones pblicas de manera ms relajada a travs de almuerzos, cenas, ccteles, etc. Promoviendo y celebrando acontecimientos, productos y/o servicios importantes para empresas, entidades o personas naturales. Familiares: Bodas de Oro. Bodas de Plata. Cumpleaos. Velorios. Otros.

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Turstico: todo evento que sirva de instrumento para la promocin y difusin de los atractivos tursticos en nuestro pas. Se concreta a travs de la participacin en stands de promocin en ferias especializadas a nivel nacional e internacional. Actividades tursticas Ferias tursticas Ferias gastronmicas Workshop Fitur Fam trisps Festivales culturales

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Espectculos o Artsticos: todo evento relacionado con el mundo del espectculo; conciertos, festivales musicales, etc. Farndula: Miss Venezuela. Desfiles de Modas. Presentacin de Artistas. Premiacin. Dar a Conocer una Pelcula o Novela.

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Deportivo: todo evento de promocin de diversas actividades deportivas como campeonatos de ftbol, tenis, olimpiadas de atletismo, carreras de autos, competencias, etc. Ejemplo: Deportivo: Encuentros Deportivos (En los eventos Deportivos conseguimos a narradores y comentaristas en todas las disciplinas). Entrega de Premios (Premiacin). Promocin de Olimpiadas (Locales nacionales internacionales y mundiales).

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SEMANA 02 Desarrollo y funcionamiento de un evento Para la realizacin de un evento el OPE tiene que tener en cuenta los diferentes pasos que tiene que realizar para realizar un eventos. Seleccin del tipo de evento, Brainstorming, seleccin de ideas a realizar, teniendo en cuenta las tendencias que actualmente existen en el mercado, conocer las necesidades que tiene el cliente. Pasos a realizar 1. Brainstorming: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado, es un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba ms y mejores ideas que las que los individuos podan producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.

2. Seleccin de ideas: consiste en seleccionar las mejores ideas y las ideas que se pueden realizar para el evento teniendo en cuenta, las necesidades que tiene el cliente.

3. Cuadro de trabajos: se realiza un cuadro de trabajo para determinar el tiempo que se tiene que realizar cada idea seleccionada, con ello nos permite un mejor orden y control de las responsabilidades del OPE. (ORGANIZADORES PROFESIONAL DE EVENTOS)

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Organigrama de trabajo

COORDINADOR GENERAL1 - COMISION ORGANIZADOR 2- COMIT DE ADMINISTRACIN 2.1.-Subcomit de Administracin de personal 3- COMIT DE RELACIONES PBLICAS

1.1.-Coordinador General

3.1.-Comit de prensa y publicidad

1.2.- Coordinador Administrativo

2.2.-Subcomit de presupuesto Y finanzas

3.2.-Comit de Inscripciones

1.3.- Comit De Relaciones Pblicas y Protocolo

2.3.-Subcomit de Suministros

3.3.-Comit de Recepcin, traslados y alojamiento 3.4.-Subcomit secretarial Informacin y Documentacin 3.5.-Subcomit de Relaciones pblicas y Actos sociales

2.4.-Subcomit de Servicios Generales

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1.- Comisin Organizadora Es la reunin de personas seleccionadas para llevar a cabo las diferentes funciones de organizacin para un evento. Usualmente en los gremios del sector privado esta comisin puede estar conformada por miembros de la Junta Directiva, con la participacin de asociados especialmente invitados. En el caso de comisiones mixtas (entidades del sector pblico y del sector privado), la conformacin se efecta por designacin de representantes por parte de las Juntas Directivas de las entidades involucradas. Funciones Generales Formular el plan general de Organizacin del Evento Determinar fecha, sede, programa y temario Elaborar y aprobar normas y reglamentos Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y egresos. Elaborar y aprobar el balance final del evento Mantener informada a la Directiva sobre los avances del evento Otras funciones derivadas de los requerimientos propios del evento

Conformacin y Funciones Especficas La conformacin vara de acuerdo al criterio de cada entidad que se propone organizar un evento, basados en la metodologa, nivel y magnitud del mismo. A continuacin se enumera a los integrantes fundamentales y se describen sus funciones especficas. 1.1.- Coordinador General Nexo entre el Presidente y dems miembros de la Comisin. Coordinar la celebracin de las reuniones de la Comisin. Hacer seguimiento a los informes presentados por los diversos Comits o Sub-Comits de Trabajo. Apoyar a los Comits y Sub-Comits de Trabajo en la ejecucin de sus funciones. Coordinar y Supervisar en forma directa las labores asignadas a la Secretara General del evento.

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1.2.- Coordinador administrativo Desempear las funciones del Presidente en su ausencia o cuando este lo considere conveniente Cumplir con las comisiones que le confiere la Comisin o el Presidente Informar regularmente a la Comisin acerca de sus actividades Otras atribuciones y responsabilidades inherentes

1.3.- Comit de Relaciones Pblicas y Protocolo Recibir y atender a invitados y participantes, desde su arribo a la ciudad o al pas Coordinar con las entidades respectivas los requerimientos de los invitados (sala VIP del aeropuerto, trmites de migraciones preferencial, aduana, etc.) Recepcin y ubicacin de personalidades, expositores y participantes en las salas de sesiones y/o en los ambientes donde se ofrezcan los agasajos. Otras actividades inherentes a sus funciones.

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2.- Comit de administracin 2.1.- SubComit de Administracin de personal La Comisin Organizadora coordinara con el comit de trabajo las pautas determinadas para la organizacin de un evento, las mismas que deben ser ordenadas en un Cronograma colocado en forma visible para fcil seguimiento y control. Las actividades previas varan de acuerdo al criterio de la entidad organizadora y segn la magnitud y nivel del evento. 2.2.- SubComit de presupuesto y Finanzas Elaborar el presupuesto de ingresos y egresos y las partidas necesarias para atender los gastos relacionados al evento Colaborar en la obtencin de fondos para la financiacin del evento Recaudar y administrar los fondos obtenidos y aprobar en forma conjunta con el Presidente los egresos correspondientes. Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control de los mismos. Recaudar o asignar el dinero obtenido por auspicios Preparar un Balance a la finalizacin del evento

2.3.- SubComit de Suministros a) Logstico (A y B) Identificacin y contratacin de la sede del evento (salas de conferencias y de trabajo, alojamiento, ambientes para servicios de A&B, otros servicios, etc.) Identificacin de equipos, maquinaria y materiales requeridos Determinacin de requerimientos de personal de apoyo Identificacin de servicios de terceros Contrataciones en coordinacin con el Comit de Finanzas.

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b) Comit Logstico (Infraestructura / Equipamiento) Determinar las necesidades generales del evento de acuerdo a su magnitud, nivel, metodologa y en virtud a los requerimientos de cada comit de trabajo. Presentar la relacin de requerimientos para la aprobacin de la Comisin Organizadora. Presentar la relacin de requerimientos aprobados ante el Comit de Finanzas para la respectiva obtencin de cotizaciones. Coordinar y Supervisar los servicios contratados a terceros. Administrar todo elemento o equipo adquirido para la realizacin del evento. Otras actividades inherentes a sus funciones.

2.4.- SubComit de Servicios Generales a) Tcnico (Contenido) Definir y proponer la metodologa del evento Elaborar el temario y someterlo a la aprobacin de la Comisin En base al temario propuesto, recomendar a los expositores, conferencistas, panelistas, moderadores, etc. Elaborar el Programa Preliminar del evento y someterlo a consideracin de la Comisin Coordinar la ubicacin, distribucin y requerimientos de las salas de trabajo. Informar al Presidente y Comisin de los avances de su gestin b) Comit de Actividades Sociales Elaboracin y/o actualizacin de la lista de invitados Elaboracin del programa social Evaluacin de las posibles sedes Gestin de auspicios Diseo de invitaciones 20

Atenciones y regalos Elaboracin del programa turstico ( en caso de no existir un Comit Turstico) Comit Turstico o de Excursiones Designar una entidad o agencia de viajes oficial Elaborar paquetes tursticos a los mejores precios del mercado Recibir inscripciones a pre y post tours Hacer reservas de servicios de traslado, alojamiento, tours y dems rubros.

3.- Comit de relaciones publicas Programar y coordinar las actividades sociales (inauguracin, clausura, etc.), culturales y/o tursticas que formarn parte del programa general del evento y someterlas a la aprobacin de la Comisin Organizadora Obtener el auspicio de diversas entidades para el ofrecimiento de agasajos y otras atenciones en coordinacin con el Comit de Finanzas Informar a la Comisin Organizadora sobre el avance de sus gestiones. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones 21

o Nota: Las actividades tursticas a que se hace mencin, se circunscriben al mbito de la ciudad. En el caso que el evento requiere la programacin de Pre y/o Post Tours a diferentes destinos tursticos del pas, es conveniente conformar un Comit de Trabajo ad-hoc. 3.1.- Comit de Prensa y Publicidad Trabajar en conjunto con la Coordinacin General todos los aspectos de promocin y difusin del evento Elaborar notas de prensa promocionando el evento Hacer cronograma de publicacin de notas de prensa y avisos contratados Hacer cronograma de entrevistas en medios (TV, radio, diarios, revistas) Concertar entrevistas en medios Reservar espacios en medios para publicacin de avisos contratados Preparar y convocar a conferencia de prensa Entregar material promocional e informativo del evento a los medios de comunicacin Invitar a los medios a asistir al evento. Promocionar el evento presentando un Plan de Difusin. Seleccionar informacin y preparar notas de prensa para los diversos medios de comunicacin. Gestionar entrevistas en medios para la difusin del evento. Disear y coordinar la publicacin de avisos contratados. Coordinar la acreditacin y participacin de periodistas para cubrir el evento. Elaborar un programa especial para Prensa. Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas de prensa publicadas y grabacin de las noticias propaladas por radio y televisin. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

3.2.- Comit de inscripcin Trabaja y controla el ingreso de persona en el evento Contabiliza la cantidad de asistentes en el pre evento Realiza una base de datos, para manejar el control y la supervisin 22

Busca inscribir a diferentes personas 3.3.- Comit de Recepcin, Traslados y Alojamiento Este comit se crea en el caso de eventos a nivel internacional o nacional con participacin de delegados de provincias

Recibir a los participantes e invitados a su arribo al aeropuerto, para lo cual debe llevar un registro denominado Biblia, donde se consigna datos de llegada y salida de vuelos, procedencia, nmero de pasajeros, conexiones, itinerarios, etc. Debe trabajar estrechamente con el Comit de Relaciones Pblicas y Protocolo a nivel de Comisin Organizadora Debe trabajar en estrecho contacto con Migraciones, Aduana Area y Protocolo del aeropuerto para dar facilidades a los pasajeros en cuanto al ingreso del pas, retiro de equipaje y trato especial a las personalidades. En base al registro de arribos (Biblia), presentar requerimiento de unidades de transporte recomendando las mejores opciones y supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio. Reservar y coordinar previamente con los hoteles el alojamiento requerido. Elaborar el Rooming List (check-in, check-out, tipo de habitacin, compaero de habitacin, requerimientos especiales, etc.) Facilitar a los pasajeros el llenado de fichas de registro del hotel.

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3.4.- Subcomit secretarial de informacin y documentacin Trabaja directamente con el comit de incisin para la elaboracin de una base de datos de todos los asistentes Informa y documenta la realizacin de evento Elabora una informacin sobre los invitados principales, para la recepcin. Coordina con el comit de protocolo la recepcin de los invitados.

3.5.- SubComit de Relaciones Pblicas y actos sociales Elaborar un cuadro de llegadas y salidas de personalidades e invitados especiales procedentes del exterior o provincias Reconfirmar la asistencia de los invitados especiales a todos los eventos Elaborar la lista de invitados confirmados y por confirmar (en caso que asistan sin previo aviso) Elaborar croquis de ubicacin de invitados especiales en ambientes donde se realizan los eventos. Busca la participacin en una actividad social, como medio de publicidad.

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SEMANA 03 Factores que intervienen en la realizacin de un evento En la actualidad hay 5 factores que intervienen en la realizacin de un evento, que determina como ser realizado y cules son las caractersticas que tendr cada evento. Factor social: interviene de forma principal para la preparacin de un evento, ya que determina en mucho de los casos las caractersticas que tiene un evento debido a que el factor social es directamente la interrelacin entre personas. Ejemplo: ubicacin geografa. Factor poltico: interviene de forma aislada en la elaboracin de un evento, pero tambin es algo que no se puede dejar de lado. Debido a que influye en alguno de los casos. Ejemplos Fechas de elecciones. Factores econmicos: este factor si es principal debido a que depende en mucho de los casos el tamao o la cantidad de invitados en un evento. Este factor es un controlador para el cliente. Ejemplo: nivel econmico, ingreso mensual de la persona. Factores socioculturales: nos presenta pues no como algo accesorio, decorativo o superfluo , sino como algo radicalmente importante y necesario para la vida y como un factor esencial de la identidad personal y grupal , ligada indisolublemente a la evolucin y desarrollo de las personas y de los pueblos o lugares de vida. 25

Procedimientos fundamentales para planear un evento Planeacin: El motivo del evento (si es social, cultural, poltico, etc.) Fijas fecha, lugar, nmero de personas, listados de participantes, Costos (con que presupuesto se cuenta). Preparacin: Asignacin de tareas o delegar funciones (hablar de forma globalizada con los departamentos a crear o utilizar). Ejecucin: Llevar a la prctica lo preparado o lo que se hay planeado.

Cuadro de requerimientoLISTA DE REQUERIMIENTOS LISTA DE REQUERIMIENTOS

1.- MATERIALES OFICINA 3.- PLAN DE TRABAJO 5.- ANALISIS ESTADISTICOS

2.- EQUIPO HUMANO 4.-CRONOGRAMA 6.- EST. GEOGRAFICOS Y DEMOGRAFICOS 8.- MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO

7.- PLAN MARKETING

9.- CONVENIOS Y PERMISOS 11.- COMISIONES 13.- TECNICA 15.- SERVICIOS VARIOS 17.- EQUIPO REGIONAL

10.- PATROCINIOS Y AUSPICIOS 12.- ADMINISTRATIVA 14.- COMUNICACIONES 16.- MEDICA 18.- OBRAS

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Planeacin de un evento Nombre del evento Presentacin del artista Nombre del artista Lugar del evento Capacidad de personas Nro de stand (vitrinas) Costo del evento Costo del artista Costo del lugar o auditorio Costo del hospedaje Costo paraje areo Costo traslado aeropuerto hotel Hotel evento evento hotel Hotel Aeropuerto Costo alimentacin Costo personal para el evento Costo transporte personal Costo alimentacin personal Costo administrativo (papelera y otros) TOTAL COSTO DEL EVENTO _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________

Evaluacin: Hacer un anlisis del evento, de su pro y su contra para ser ms eficientes en una prxima oportunidad (mirar si se llev a cabo todo lo planeado).

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EJEMPLO DE ORGANIZACIN DE UN EVENTO REDUCCIN DE GASTOS A TRAVES DEL INTERCAMBIO COMERCIAL

Tickets areos Hotel (Alojamiento) Alimentacin Papelera Publicidad en radio, televisin y prensa

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INGRESOS Boletera Nro de Boletas ___________ Venta de publicidad Venta de stand (vitrina) Venta de camisetas y gorras Costo de produccin Costo del evento TOTAL GANANCIAS Por valor de _________ c/u Total ____________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________

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SEMANA 04 Funcin de los Comits Organizadores Profesional de Eventos

En los ltimos 20 aos, el trabajo de un organizador profesional de eventos ha cambiado y evolucionado en diversas maneras. Actualmente se reconoce esta actividad como una profesin en el mundo de los negocios. En ese sentido, la organizacin profesional de eventos se ha tornado ms compleja y sofisticada. Por lo tanto, los organizadores profesionales de eventos se han visto en la necesidad de convertirse en verdaderos gerentes. Ellos participan no solamente en el planeamiento de actividades, sino tambin en la organizacin y liderazgo de las mismas; ellos coordinan y comunican; y ms importante an, ellos controlan todos los detalles, actividades e interacciones relativos al manejo de una reunin o convencin, desde su concepcin hasta concluir con la evaluacin y futuro planeamiento.

Caractersticas segn el cargo Ser ejecutivo y ejecutor. Conocer su metier. Conocer la estructura de una comisin para el manejo de la actividad. Ceremonial y protocolo. Relaciones pblicas. Conocimiento de tecnologa y servicios. Ser detallista. Amplia autoridad. Planificar, no improvisar. Ordena, no manda. La contratacin es una inversin, no un gasto. Ser hbil negociador.

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