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SAP Management of Change (MOC)

SAP Infotag - Aktuelle Instandhaltungsstrategien und ihre Umsetzung in SAP

Ratingen, 12.06.2013

Christian Polivka, SAP Deutschland AG & Co KG

© 2012 SAP AG. All rights reserved. 2 Customer

Intro

Kurze Übersicht zu SAP Operational Risk Management

Details zu Management of Change

Was dürfen Sie erwarten

Christian Polivka SAP Deutschland, Solution Advisor Sustainability Präsenter


Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen

OPERATIONAL

Fokus auf:

• Verfügbarkeit von Information

• effiziente Abläufe

• betriebliche Kontinuität

RISK

Auswirkungen eindämmen:

• Menschen

• Umwelt

• Anlagen

MANAGEMENT

Konsequente Abwicklung:

• Management Systeme Ansatz

• proaktive Risikominimierung

• kontinuierliche Verbesserung

-> Risikobasiertes Handeln

-> Reduzierung von Störfällen

-> Vermeiden von Ausfallzeiten


Management

of Change

Audit

Mgmt

EHS

Program

Mgmt

EHS Risk

Assessment

Incident

Mgmt

Maintenance

Worker

Safety

Management/

Executive

Team

Visibility

of trends

& KPIs

Establish

risk tolerance

&

monitor results

Endorse

improvements

&

monitor results

Visibility of

trends &

KPIs

Visibility of

trends &

KPIs

EHS

Operations

Maintenance

Identify &

analyze

risks

Process &

investigate

incident

HSM & IH &

OH

management

Plan &

conduct

audits

Record

incident

Control,

monitor

risks &

reduce

risks

Asse

ss &

ap

pro

ve

ch

an

ge

Re

qu

est

ch

an

ge

Execute

change

Implement

corrective

&

preventive

actions

Assign

risks &

controls

Plan work

Manage c

ontro

l of

work

Execute

work

Visibility of

trends &

KPIs

Operational Risk Management (ORM) Zur Umsetzung von sicheren und reibungslosen Betriebsprozessen


Notwendige Anlagenänderungen können ungeahnte Folgen haben

Aufgrund tragischer Ereignisse, wie die

Katastrophen von Seveso oder z.B. Bhopal, ist

man bemüht bei Umbauarbeiten,

Produktänderungen und bei der Instandhaltung

notwendige Prozesse zu verbessern

Management of Change wurde z.B. in die

Vorschrift OSHA 1910.119 (USA) (bei uns Richtl.

96/82/EG (Seveso-II)) überführt. Diese und

weitere darin enthaltenen Standards sollen den

reibungslosen Betriebsablauf erhöhen

Unkontrollierte Änderungen an Anlagen können

neue Sicherheitsfragen aufwerfen, führen zu

Fehlinvestitionen und können kostspielige

Ausfallzeiten, mit viel Nacharbeit erwirken

Komplizierte Änderungsprozesse verleiten dazu,

Änderungen ohne Überprüfungen und evtl.

Genehmigungen durchzuführen

Einbeziehung von Fachexperten, Genehmigern und

dem technischen Personal ist zeitaufwändig und

fehleranfällig

Follow-up Aktionen werden nicht vollendet,

temporäre Änderungen bleiben ungewollt

dauerhaft in Betreib

Änderungen werden inkonsequent gehandhabt.

Beim Auftreten von Problemen, sind diese schwer

zurückzuverfolgen

http://de.wikipedia.org/wiki/Occupational_Safety_and_Health_Administration

http://de.wikipedia.org/wiki/Richtlinie_96/82/EG_(Seveso-II-Richtlinie)



http://www.youtube.com/watch?v=rKezQ-mzoXo&feature=results_video&playnext=1&list=PLB773F12ABA32E47D


Allgemeiner Ablauf mit Rollen eines Veränderungsprozesses

Koordinator

Person, die die Änderung

verwaltet und vorantreibt

Maßnahmenleiter

Genehmiger, Gutachter,

Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den

Änderungsantrag stellt

Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozess

antreiben

Ausführende

Maßnahmen Änderungsanfrage

einreichen Review und

Auswertung Genehmigung

Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen

Flexible Fragebögen

ausfüllen

Vollständigkeit der

Anfrage überprüfen

Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage plausibel ist

Änderungsanfrage an

Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant

Anfrage veröffentlichen

Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene

Maßnahmenhierarchie,

Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage

abschließen wenn alle

Maßnahmen

vervollständigt wurden

Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager



Koordinator



Maßnahmenleiter


Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den


Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozesse

antreiben

Ausführende




Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen


ausfüllen



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob



Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant


Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene


Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage


Maßnahmen


Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager


Anlegen einer Änderungsanfrage – Objektinformation und

Definition der Änderung


Anlegen einer Änderungsanfrage – Referenzen &

Checklisten

Zugehörige Objektinformationen aus einem Backend-System

Einfache Handhabung von Anhängen und Links

Fragebögen und Checklisten können in kundenspezifische Prozesse integriert werden


Einfaches Anfügen relevanter Anlagen


Weitere Integrationspunkte

Integration zu zahlreichen SAP Objekten wird zentral verwaltet



Koordinator



Maßnahmenleiter


Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den


Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozess

antreiben

Ausführende




Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen


ausfüllen



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob



Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant


Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene


Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage


Maßnahmen


Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager


Review & Auswertung mit vordefinierten Aktivitäten

Gutachter erhalten vordefinierte Aktivitäten, um eine bestimmte Prüfung / Evaluierung durchzuführen

Ergibt eine bessere Übersicht über das Gesamtvorhaben mit Einzelaktivitäten

Reichen die bereitgestellten Informationen nicht aus, kann der Gutachter den Änderungsantrag an den Anforderer zurücksenden um weitere Informationen zu erhalten

Nach vollständiger Prüfung, werden die Anträge zum Genehmigungsprozedere weitergeleitet


Frage Sie den Experten - Funktion

Auflistung ‘Experte’ wird von dem System automatisch generiert

Email an den ‘Experten’ enthält den Link zum Änderungsantrag



Koordinator



Maßnahmenleiter


Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den


Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozess

antreiben

Ausführende




Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen


ausfüllen



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob



Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant


Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene


Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage


Maßnahmen


Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager


Genehmigung

Genehmiger überprüft die vollständige Änderungsanfrage und entscheidet ob Änderungen notwendig sind

Ist die bereitgestellte Information nicht ausreichend, kann der Genehmiger den Änderungsantrag zurücksenden und zusätzliche Infromation anfordern

Falls erforderlich weist der Genehmiger dem entsprechenden Änderungsantrag einen weiteren Koordinator oder Gutachter zu


Genehmigungsprozess mit Digitaler Signatur

Genehmigung durch digitale Signatur

Mehrere Genehmiger können digital signieren

Anpassbare, digitale Signaturen in jeder Statusänderung des Änderungsantrages und Maßnahmen definierbar



Koordinator



Maßnahmenleiter


Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den


Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozess

antreiben

Ausführende




Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen


ausfüllen



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob



Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant


Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene


Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage


Maßnahmen


Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager


Veröffentlichen der Änderungsanforderung

Koordinator veröffentlicht den Änderungsantrag

Durch die Freigabe wird das Business Rules Framework im Hintergrund der Abläufe aktiviert um

zusätzliche Business Partner und/oder Maßnahmen zu finden/ bestimmen


Ausführungsphase

Koordinator prüft die Maßnahmen und führt bei Bedarf zusätzliche Maßnahmen ein


Weitere Maßnahmen aus Vorlage einfügen

wählt eine Maßnahme aus der Vorlage


Maßnahmen manuell ohne Vorlagen hinzufügen

Maßnahmen werden zum Maßnahmenstamm hinzugefügt



Koordinator



Maßnahmenleiter


Task-Besitzer

Antragsteller

Person die den


Gutachter

Fachpersonal oder

Dienstvorgesetzte

Änderungsanfrage

freigeben und

Änderungsprozess

fantreiben

Ausführende




Änderungsanfrage

erstellen

Änderung

beschreiben

Anhang anfügen


ausfüllen



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob



Genehmiger

weiterleiten

Maßnahmen

ausführen in Teams

oder einzeln:

Prüfung

Genehmigung

Aufgaben/Tasks

Maßnahmen können

Checklisten oder

Fragebögen

beinhalten



Anfrage bearbeiten

um Input zu

verbessern

Entscheiden ob

Anfrage

prozessrelevant ist

Änderungsanfrage

ablehnen wenn nicht

relevant


Einige Maßnahmen

werden automatisch

vorgeschlagen

Angemessene


Zeitachse und

Maßnahmenleiter

definieren

Maßnahmen in

definierter Abfolge

ansteuern

Änderungsanfrage


Maßnahmen


Genehmiger

Dienstvorgesetzte

oder Manager


Abarbeiten von Maßnahmen

Verantwortliche der Maßnahmen erhalten Zugriff auf ihre Aktivitäten per E-Mail und / oder aus der Arbeitsauflistung


Maßnahmenübersicht

Maßnahmen können Teilmaßnahmen beinhalten

Referenz-/Literaturangaben mit Anhang-Funktionalität

Tabellen der an der Maßnahme beteiligten Personen

Status Log (Soll-/Istvergleich)


Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen

Durch Drücken von "Create Main.Notification„ wird die IH-Störmeldung automatisch im Backend-

System angelegt

Erstellen von Instandhaltungsaufträgen wird ebenfalls unterstützt


Erstellte IH-Meldung wird automatisch in die zugehörige Objekttabelle der Maßnahme hinzugefügt

Link navigiert direkt zur erstellten IH-Meldung im Backend System

Erstellen von Instandhaltungsmeldungen aus Maßnahmen


Erstellte IH-Meldung im Backend System

Backend System mit “Display Maintenance Notification” Transaktion


Adobe Print Form für Änderungsantrag und Maßnahmen

Standard Adobe Print Forms für Änderungsantrag und Maßnahmen/Untermaßnahmen

Erstellung eigener Adobe Print Forms möglich


Auswertungen


SAP Management of Change Integrierte und flexible Verwaltung aller relevanten Änderungsprozess

Sehr freundliche Bedienoberfläche

Verwaltung von jeglicher Art von

Änderungen vereint in einer Plattform;

z.B.: Prozesse, Personal, Anlagen,

Betriebsmittel, Dokumente…

Definition von Maßnahmen und

Personenzuordnung basierend auf

vordefinierten Regeln und Vorlagen

Sehr flexibel zur Abbildung von

unternehmensspezifischen Anforderungen

Konsistent und auditierbar

Transparenz durch gezielte graphische

Auswertungen

Vielen Dank!

Christian Polivka

Solution Advisor Sustainability

[email protected]


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SAP Management of Change 1.0 - Funktionen

MOC als eigenständiges- bzw. vom ERP Release Stand unabhängiges, netzwerkbasierendes

System basierend auf SAP NW 7.31

Integration an klassische ERP Objekte (z.B. Technischer Platz, Equipment, Material,

Dokumente, Instandhaltungsauftrag, IH-Meldung) und an das EHSM* Risk Assessment

Enterprise Service für ‘Anlegen einer Änderungsanfrage’

SAP Business Workflow einschließlich Email-Benachrichtigung

SAP Digital Signature – anpassbar für jede Statusänderung

Einsatz ‘Business Rules Framework (BRF+)’ für flexibles definieren, kundenspezifischer

Geschäftsprozesse

Anpassbare, vordefinierte Fragebögen und Checklisten als Vorlagen

Intuitive, einstellbare Benutzeroberflächen (WebDynpro)

Adobe Print Form für Änderungsanfrage und Maßnahmen

Einfach zu erweitern bzw. an ERP anzubinden

Einfache Auswertemöglichkeiten über Operational Data Provider (ODP)

(* SAP Environment, Health and Safety Management 3.0)


SAP MoC System Deployment

SAP Management of Change 100

SAP NetWeaver 731

Optional:

Deploy Management of Change together with existing ERP system (Minimum SAP NW 7.31 is required) and connect to other systems

e.g. SAP ERP 600

e.g. SAP ERP 604 e.g. other system

Management of Change as a standalone system and connected to other systems


ERP

(e.g. ERP EHP6)

Option 1: SAP Management of

Change as a central MoC system

connected to another multiple

systems

SAP MoC

SAP NW 7.31

ERP 1

(e.g. ERP

Release 4.7)

ERP 2 Other

Systems

Option 2: Deploy SAP Management of

Change with existing ERP system

SAP MoC

SAP NW 7.31*

ERP 1

(e.g. ERP

Release 4.7)

ERP 2 Other

Systems

SAP MoC System Deployment


Anwendungskomponenten

NW 731

BS_FND 731 + WEBCUIF

IAM 100

MOC 100

Business Object Processing Framework (BOBF)

Floorplan Manager BOBF Integration (FBI)

Business Object Layer (BOL)

Business Rules Framework Plus (BRF+)

Business Workflow

Digital Signature

Status and Action Management (S&AM)

Floorplan Manager (FPM)

Personal Object Worklist (POWL)

Operational Data Provider (ODP)

(Management of Change 100)

(Issue and Activity Management 100)

(Business Suite Foundation 731 + Web Client UI Framework)

(NetWeaver 731)

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