SAP Business One 8.8

• SAP Business One es una solución de gestión empresarial diseñada para pequeñas y medianas empresas.

• SAP Business One proporciona acceso a solicitud a información en tiempo real a través de un solo sistema. Esta aplicación se divide en varios módulos, cada uno de los cuales abarca una función empresarial diferente.

• SAP Business One presenta una interfaz de fácil manejo que sirve como punto de acceso ERP central, con interfaces estándar para fuentes de datos internas y externas, computadores portátiles y otras herramientas de análisis.

Introducción• SAP Business One ofrece acceso a información en tiempo real a través de un

único sistema que contiene funciones financieras, de gestión de relaciones con clientes, de fabricación y de control de gestión. La aplicación consta de módulos que abarcan estas áreas y más.

• SAP Business One se basa en el estándar de Microsoft Windows.• Esta aplicación incluye una empresa de muestra, cuyos datos se utilizan para

familiarizarse con todos los elementos de SAP Business One. Para comenzar, intercambie la información de su propia empresa y la información de muestra para practicar determinadas funciones y experimentar con la aplicación. Nada de lo que haga en la empresa de muestra afectará sus cuentas reales.

• La sección Introducción contiene información general sobre la ventana principal, los modos, las ventanas, las tablas, los iconos, etc., de SAP Business One. Para obtener detalles sobre las funciones completas, utilice la navegación por la ayuda en línea.

Ventana principal de SAP Business One

• Puede acceder a todas las funciones de SAP Business One desde la Ventana principal de SAP Business One, que está dividida en las siguientes áreas:

• Barra de menús• Barra de herramientas• Menú principal• Barra de status• Menú contextual

Menú principal de SAP Business One

• El menú principal de SAP Business One controla todas las funciones del sistema. En la esquina superior izquierda, se visualizan el nombre de la empresa y el usuario actual. Sus tres fichas son:

• Módulos• Contiene todos los módulos de SAP Business One. Éstos son los menús esenciales

mediante los que se accede a todas las ventanas y submenús. Para obtener más información, véase Menú principal: Ficha Módulos .

• Arrastrar y vincular• Permite buscar y visualizar información importante rápidamente y de manera eficaz.

Para obtener más información, véase Menú principal: Ficha Arrastrar y vincular .• Menú de usuario• Menú configurable en el que se pueden grabar las funciones que se utilizan con

mayor frecuencia. Para obtener más información, véase Menú principal: Ficha Menú de usuario .

• Para abrir el menú principal, seleccione Ventana Menú principal .

Menú principal: Ficha Módulos• La ficha Módulos contiene todos los módulos de SAP Business One:

• Gestión– Contiene las parametrizaciones básicas del sistema para tipos de cambio de moneda, definiciones del

sistema y autorizaciones, además de las parametrizaciones para las funciones de alertas en línea, y de importación y exportación de datos.

• Finanzas– Gestiona todos los datos de contabilidad y el plan de cuentas, el libro mayor, la contabilización actual

de contabilidad y los informes. Además, se pueden definir presupuestos y centros de beneficio para gestionar mejor los ingresos y los gastos de la empresa.

• Oportunidades de ventas– Ayuda a los empleados del departamento de ventas a gestionar las oportunidades y permite analizar la

información de ventas. También incluye informes de previsión de oportunidades, oportunidades ganadas, pipeline de oportunidades y una visualización dinámica de las etapas de ventas.

• Ventas - Clientes– Gestiona todos los aspectos del proceso de venta, desde la entrada de ofertas de ventas, pedidos de

cliente y entregas, hasta la emisión de facturas de deudores y devoluciones. Además, se pueden copiar documentos base en documentos de destino o enviar cartas a los clientes que tengan deudas pendientes.

Menú principal: Ficha Módulos• Compras - Proveedores

– Permite gestionar todas las transacciones con sus proveedores. Se puede representar todo el proceso de compra, desde los pedidos hasta las facturas de proveedores. Las empresas que importan mercancías pueden utilizar la funcionalidad de precio de entrega para calcular los precios de compra de sus artículos importados, incluidos los costos de aduana, de transporte y de seguros, tasas, impuestos y otros costos de importación.

• Socios de negocios– Almacena los datos maestros de todos los socios de negocios, incluida la

información relevante sobre clientes, vendedores, proveedores y clientes potenciales. Además, se puede almacenar información sobre las actividades de los socios de negocios y datos para la previsión del volumen de negocios.

• Gestión de bancos– Gestiona todas las transacciones monetarias. Además, se puede utilizar el

Motor de pagos para procesar los pagos automáticos.

Menú principal: Ficha Módulos• Inventario

– Gestiona el inventario, incluidos los stocks en almacén, las listas de precios, los acuerdos de precios especiales, los artículos alternativos y las transacciones de almacén, así como los procesos de determinación de precios y embalaje, y la gestión de números de lote y de serie.

• Servicio– Gestiona la interacción entre los representantes de servicio y los clientes. Permite

introducir y actualizar la información relativa a contratos de servicio, números de artículo y de serie, reclamaciones y consultas de clientes, así como realizar diversas funciones relacionadas. Cada vez que un cliente comunica un problema, usted lo registra mediante una llamada de servicio.

• Informes– Permite compilar informes con datos e información de la empresa exactamente

como desea verlos. Se incluyen las evaluaciones internas de la empresa, los informes de inventario, los informes financieros y los datos de contabilidad. Además de los informes predefinidos, también se pueden definir consultas individuales.

Menú principal: ficha Arrastrar y vincular

• Arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que se basa en consultas de sistema predefinidas. Se la utiliza para crear informes y para visualizar información sobre procesos de negocios. La interfase de fácil manejo ayuda a encontrar con rapidez información importante y a localizar diferentes objetos o documentos en SAP Business One. Por ejemplo, se puede generar un informe sobre todos los artículos o grupos de artículos, o todos los pedidos que usted creó para un proveedor particular.

• Las consultas de Arrastrar y vincular permiten buscar los datos en los informes y en los datos maestros, tales como cuentas de mayor y socios de negocios.

• El menú Arrastrar y vincular es una ficha del Menú principal de SAP Business One.

Utilización de Arrastrar y vincular

• Utilice Arrastrar y vincular para producir informes y acceder a información de SAP Business One rápidamente. Usted puede arrastrar datos maestros o datos de definiciones del sistema, por ejemplo, datos maestros de socios de negocios, grupos de artículos, cuentas o condiciones de pago, y vincularlos con información de procesos de negocios, por ejemplo, facturas de deudores, entregas, pedidos o llamadas de servicio.

Utilización de Arrastrar y vincular• Procedimiento• Desde el Menú principal de SAP Business One, seleccione la ficha Arrastrar y

vincular.• Aparecen todos los menús disponibles para consultas Arrastrar y vincular.• Haga clic en los iconos de carpeta para abrir el menú relevante. Por ejemplo, para

generar un informe en todas las facturas de deudores que se crearon para un cliente particular, seleccione Socios de negocios y ///Ventas - Clientes.

• Haga doble clic en el elemento Socios de negocios en la carpeta Socios de negocios.

• Aparece la ventana Arrastrar y vincular: Socios de negocios y muestra una lista de todos los socios de negocios en su empresa.

• Ubique el cursor del ratón en el campo Código SN para el socio de negocios requerido, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón hasta que aparezca un rectángulo negro, arrástrelo a Ventas de deudores Factura deudores , y suelte el botón del ratón.

Menú principal: Ficha Menú de usuario

• Utilice la ficha Menú de usuario del Menú principal para configurar un menú personal que incluya las ventanas, las opciones de menú y las consultas que utiliza con mayor frecuencia.

• Su menú personalizado no afecta los menús de otros usuarios de SAP Business One.

Creación de un menú personalizado

• Se puede crear un menú personalizado con las ventanas y opciones de menú que usted utiliza con más frecuencia, y organizarlo en carpetas.

• Procedimiento– Añadir una ventana al menú personalizado1. Abra la ventana que desea añadir al menú de usuario.2. Para abrir la ventana Añadir a menú, seleccione

Herramientas Menú de usuario Añadir a menú .3. Seleccione la carpeta en la que desea añadir esta ventana

y elija Añadir.4. La ventana se agrega al menú personalizado.

Creación de un menú personalizado

• Añadir una consulta al menú personalizado1. Para abrir la ventana Query Manager, seleccione Herramientas Consultas

Query Manager .2. Seleccione la consulta que desea añadir al menú de usuario.3. Seleccione Herramientas Menú de usuario Añadir a menú . Aparece la

ventana Añadir a menú.4. Seleccione la carpeta en la que desea añadir esta consulta y elija Añadir.5. La consulta se añade al menú personalizado.

• Creación de carpetas nuevas1. Seleccione Carpeta nueva en la ventana Añadir a menú o en la ventana

Organizar menú de usuario.2. Aparece la ventana Entrada de datos.3. En el campo Indique un nombre de carpeta nuevo, especifique un nombre, y

seleccione OK.4. Se añade la carpeta nueva a la lista de carpetas.

Organización de un menú personalizado

• Una vez creado un menú personalizado, puede organizarlo de acuerdo con sus preferencias. Esto incluye renombrar o eliminar carpetas, y modificar el orden de los objetos en el menú.

Organización de un menú personalizado

• Procedimiento– Para modificar los objetos del menú personalizado:1. Seleccione Herramientas Menú de usuario Organizar.

• En la ventana Organizar menú de usuario se visualiza la estructura actual del menú.

2. Seleccione una de las siguientes actividades:

Barra de menús• La barra de menús de SAP Business One está ubicada en la parte

superior de la ventana principal y contiene los siguientes comandos de menú:

• Archivo• Tratar• Vista• Datos• Ir a• Módulos• Herramientas• Ventana• Los menús de la barra de menús varían de acuerdo con la ventana de

aplicación que esté abierta en el momento.

Barra de menús• Teclas de acceso rápido• Se puede utilizar el ratón o las teclas de acceso rápido para acceder y

navegar por los menús. Las letras subrayadas en el texto del menú indican los accesos rápidos. Para utilizar una tecla de acceso rápido, mantenga presionada la tecla Alt y pulse la letra correspondiente en el teclado. Aparece el menú relevante. Para obtener más información sobre accesos rápidos, véase Acerca de las teclas de acceso rápido en SAP Business One .

• Funciones de menú específicas de una aplicación• Cuando se lanzan determinadas funciones de SAP Business One, se

añaden opciones de menú específicas al menú Ir a. Estas entradas de menú están disponibles mientras se utilice la función. Por ejemplo, la opción de menú Ganancia bruta… está disponible mientras se trabaja con Factura deudores.

Barra de herramientas

• La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de menús, es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran en color, mientras que las inactivas aparecen en gris.

• Las funciones representadas mediante los botones también se encuentran disponibles en la barra de menús.

• Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, haga clic con el botón derecho en el área de la barra de herramientas, y seleccione o anule la selección según corresponda.

Barra de herramientas

Barra de herramientas

Barra de herramientas

Barra de status• La barra de status es un área en la parte inferior de la ventana Menú

principal donde se visualizan mensajes de error, información del sistema y el progreso de procesos de trabajo largos, por ejemplo, la ejecución de un informe o una búsqueda en curso.

• En el extremo izquierdo de la barra de status se visualizan nombres de campos, el número de carácteres de cada campo y mensajes de error. Si se seleccionó Información de sistema en el menú Vista, también aparece la información de la base de datos para cada campo de un formulario, por ejemplo, el nombre de la tabla de base de datos, el número del formulario para un campo particular y la posición de ese campo en una tabla.

• En el área central de la barra de status se visualizan la fecha y la hora.• En el extremo derecho de la barra de status se visualizan los campos de

entrada que se arrastran a esa área, por ejemplo, el nombre y número de teléfono de la persona de contacto de su proveedor.

Información de campo y mensajes de sistema en la barra de status

• La información de campo y los mensajes de sistema se visualizan en el extremo izquierdo de la barra de status.

• Para visualizar información de campo, coloque el cursor sobre un campo específico; aparecen el nombre y la longitud del campo.

• Para visualizar información de sistema para cada campo de una ventana, seleccione Vista Información de sistema ; luego ubique el cursor sobre un campo y aparece la información relevante.

• En la barra de status aparecen los siguientes tipos de mensajes:• Mensaje de confirmación• Brinda información sobre la ejecución exitosa de funciones del sistema sin afectar su trabajo; se

visualiza sobre un fondo verde.• Mensaje de información• Informa sobre una acción que se registra en SAP Business One pero que no altera el workflow; se

visualiza sobre un fondo azul.• Mensaje de error• Aparece cuando no se puede continuar una acción específica hasta que se corrija el error; se

visualiza sobre un fondo rojo. • El mensaje de error describe el problema y puede ofrecer sugerencias para corregir el error.

Visualización de información específica del usuario en la barra de status

• Se puede visualizar información específica del usuario en la barra de status. Por ejemplo, mientras se procesan operaciones de un proveedor determinado, coloque en la barra de status el nombre y el número de teléfono de la persona de contacto. La próxima vez que abra esa ventana, los campos relevantes aparecerán en la barra de status.

• Procedimiento• Arrastre de información a la barra de status

1. Abra una ventana que contenga los campos que desea visualizar en la barra de status, por ejemplo, Datos maestros socio de negocios.

2. Sitúe el cursor en el campo requerido y arrástrelo hasta el extremo derecho de la barra de status.

Utilice este procedimiento para reemplazar la información anterior en la barra de status arrastrando y soltando campos nuevos en la barra.

Menú contextual• El menú contextual incluye comandos relevantes para una ventana

o una de sus áreas. Estos comandos son accesos rápidos a las funciones que se utilizan más frecuentemente, que quizá no estén disponibles en botones, iconos o fichas, pero están disponibles desde otras áreas de SAP Business One.

• Las opciones de un menú contextual dependen de la ventana. Por ejemplo, el cálculo Ganancia bruta está disponible desde la ventana Factura deudores, pero no desde la ventana Datos maestros socio de negocios.

• Para acceder a un menú contextual, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en la ventana o área, o pulsar las teclas de acceso rápido Ctrl + Shift + F10. En determinados casos, es posible que también se encuentre disponible un submenú.

Modos de SAP Business One• SAP Business One incluye cuatro modos de trabajo activo: Añadir,

Buscar, Actualizar y Confirmar.• El modo Añadir se utiliza para introducir datos nuevos en la

aplicación.• El modo Buscar se utiliza para recuperar datos existentes. Entonces

podrá ver y actualizar los registros visualizados.• El modo Actualizar se utiliza para modificar información existente.

Por ejemplo, al modificar los detalles de un socio de negocios o un artículo, seleccione Actualizar para aprobar la modificación y grabarla en la base de datos.

• El modo Confirmar (botón de comando OK) se utiliza para confirmar cualquier modificación de los datos de SAP Business One.

Trabajo en modo Añadir• El modo Añadir se utiliza para introducir datos nuevos en SAP

Business One, por ejemplo, socios de negocios, artículos, o documentos de compras y ventas. En el siguiente ejemplo, se añade un nuevo cliente.

• Procedimiento1. Seleccione Socios de negocios Datos maestros socio de negocios .

Se abre la ventana Datos maestros socio de negocios en el modo Buscar.2. Pase al modo Añadir de una de las siguientes maneras:

• En la barra de menús, seleccione Datos Añadir .• Pulse Ctrl + A.• En la barra de herramientas, seleccione (Añadir).

3. Especifique los datos necesarios y seleccione Añadir.• Resultado

– Ha creado un nuevo registro de socio de negocios.

Trabajo en modo Buscar• El modo Buscar se utiliza para visualizar los datos que ya se introdujeron en SAP

Business One. En el siguiente ejemplo se busca una factura de deudores existente.

• Procedimiento1. Seleccione Ventas - Clientes Factura deudores .

– Se abre la ventana Factura deudores en el modo Añadir.

2. Pase al modo Buscar de una de las siguientes maneras:– Seleccione Datos Buscar en la barra de menús.– Pulse Ctrl + F.– Seleccione (Buscar) en la barra de herramientas.

3. Indique los criterios de búsqueda, por ejemplo, el código de cliente, y seleccione Buscar.

• Resultado– Aparece una única factura o una lista de facturas.

Trabajo en modos Actualizar y Confirmar

• Utilice los modos Actualizar y Confirmar (el botón de comando OK) para realizar las modificaciones necesarias en SAP Business One y para grabar esas modificaciones en la base de datos. Se puede modificar la información relativa a un socio de negocios o un empleado, un documento de compras o ventas, y detalles de artículos o pagos.

• SAP Business One pasa al modo Actualizar cuando efectúa una modificación en la ventana actual. El botón de comando OK se convierte en el botón Actualizar. La información que no se puede actualizar aparece desactivada.

• Utilice el siguiente ejemplo para modificar el registro de cliente que añadió en Trabajo en modo Añadir.

Trabajo en modos Actualizar y Confirmar

• Procedimiento1. Seleccione Socios de negocios Datos maestros socio de negocios .

Se abre la ventana Datos maestros socio de negocios en el modo Buscar.

2. Busque un cliente que haya creado anteriormente, como se describe en Trabajo en modo Buscar.

3. Modifique la moneda del cliente y actualice los detalles de la persona de contacto.

4. Seleccione Actualizar para actualizar el registro y grabarlo en la base de datos.– SAP Business One pasa al modo Confirmar.

5. Seleccione OK para confirmar la acción y cerrar la ventana.

Funciones de búsqueda en SAP Business One

• SAP Business One permite buscar diferentes datos almacenados en la aplicación, por ejemplo, socios de negocios, artículos, documentos, etc. Se pueden utilizar las siguientes funciones de búsqueda:

• Introducir una o más palabras o números como criterios de búsqueda.

• Utilizar caracteres comodín para ampliar los resultados de la búsqueda.

• Ejecutar consultas para buscar información específica en SAP Business One. Para más detalles, véase el Asistente de consulta y el Generador de consultas.

• La utilización de caracteres comodín amplía los resultados de la búsqueda.

Ventana Parametrizaciones de formulario

• La ventana Parametrizaciones de formulario permite visualizar u ocultar campos, líneas y otras opciones que se utilizan con frecuencia en una ventana activa. Además, se puede organizar la tabla o el formato de la línea en cada ventana, añadir más detalles y restablecer las parametrizaciones por defecto.

• La opción Parametrizaciones de formulario está disponible para las ventanas Menú principal, Definiciones y Lista de..., documentos de compras y de ventas, pagos recibidos y efectuados, e informes.

• Para acceder a esta ventana, seleccione (Parametrizaciones de formulario…) en la barra de herramientas.