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Diciembre, 2017

Boehringer Ingelheim

Capacitación a Proveedores

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Agenda

1. Primeros pasos:

1.1 Configuración de la Cuenta en Ariba Network

1.1.1 Pérfil de la Empresa

Configuración para Factura version 3.3

1.1.2 Enrutamiento del Pedido Electrónico

1.1.3 Enrutamiento de la Factura Electrónica

1.2 Registro en EDICOM

1.2.1 PO FLIP

1.2.2 Propio PAC – Portal Ariba – EDICOM

1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM

2. Gestión de documentos:

2.1 Ingresar al Portal Ariba Network

2.1.1 ¿Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network?

2.2 Flujo Completo en Ariba Network

2.3 Creación de documentos:

2.3.1 Visualizacion de orden de compra

2.3.2 Confirmación de Pedido

3. Proceso de Facturación

3.1 Factura

3.1.1 Tipos de Facturación

3.1.2 Facturación por PO Flip

3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba – EDICOM

3.1.4 Factura sin Orden de compra

3.1.5 Nota de crédito

3.1.6 Validaciones en el Portal Ariba – EDICOM

3.1.7 Errores comunes del Portal Ariba – EDICOM

4. Estado de La Factura y Pagos

4.1 Estado de la Factura

5. Soporte en Ariba Network

1. Primeros Pasos

1.1 Configuración de la cuenta en Ariba

Network


1.1.1 Perfil de la Empresa

Configuración del perfil Básico de la empresa con la siguiente

información (Esquina superior derecha):

• Nombre de la Empresa

• Dirección de la empresa

• Municipalidad

• Código Postal

• Ciudad

• País

Para configurar la cuenta dar clic en el menú del

administrador localizado en la esquina superior

derecha y seleccionar la opción “Perfil de la Empresa”


Configuración del perfil de Negocios de la empresa con la siguiente

información:

• ID Fiscal (RFC)

• NIF/CIF (RFC)

• Seleccionar opción Registrado IVA

1.1.1 Perfil de la Empresa


Configuraciones requeridas en Ariba Network para

Factura/CFDI versión 3.3

Antes de iniciar con la gestión de la factura es importante considerar los siguientes puntos de configuración de la cuenta

de Ariba Network del proveedor:

✓ Configuración de Zona Horaria en el perfil del usuario:

1) En la pagina de inicio de Ariba Network dar clic en el nombre del usuario y seleccionar la opción “Mi Cuenta”


2) En la sección de “Preferencias” seleccionar la zona horaria aplicable al timbrado de facturas (alta del SAT).

✓ Configuración de Código Postal en el Perfil de la empresa:

1) En la Página de Inicio de Ariba Network dar clic en el menú “Configuración de empresa” y seleccionar la opción

“Perfil de la empresa”




2) En la pestaña de “Básico” en la sección de Dirección confirmar que el código postal de 5 dígitos se encuentre

configurado.

IMPORTANTE: Asegurarse que el Código Postal que se configuré sea el que esta registrado ante la

autoridad fiscal (SAT) para evitar incurrir en alguna infracción.




3) En el menú Perfil de la Empresa, seleccionar la opción Remesas, dentro de esta sección crear la dirección de remesa

en la sección de EFT/Envío de cheques ingresando los datos con la dirección fiscal de su empresa.

4) Es requisito configurar el Método de Pago (Forma de Pago), seleccionando la opción aplicable para Boehringer

Ingelheim (PPD) y 03: Transferencia electrónica de fondos




Configuración del Enrutamiento de pedido electrónico:

• En la sección de Nuevos Pedidos Pedidos de catálogo sin

adjunto Método de Enrutamiento seleccionar del menú

desplegable Correo Electrónico y en la sección de

Opciones ingresar el/los correos electrónicos para recibir

notificaciones por cada nueva orden de compra (Se

pueden ingresar hasta 3 correos electrónicos separados por

una coma sin espacio entre ellos) Las notificaciones se

configuran para personas diferentes responsables de cada

actividad. Es decir, Pedidos, Catálogos, Estatus de facturas.

• Seleccionar la opción Incluir documento en el mensaje de

correo electrónico

1.1.2 Enrutamiento de Pedido Electrónico (Orden de Compra)

Para configurar el enrutamiento de pedido electrónico

(Orden de compra) dar clic en el menú del

administrador localizado en la esquina superior

derecha y seleccionar la opción “Enrutamiento de

pedido electronico”


Configuración del Enrutamiento de factura electrónica (PO FLIP

y Propio PAC)

1.1.3 Enrutamiento de Factura Electrónica

Para configurar el enrutamiento de factura

electrónica dar clic en el menú del administrador

localizado en la esquina superior derecha y

seleccionar la opción “Enrutamiento de factura

electronica”

Requisitos para recibir notificaciones de nuevos

pedidos, si no se configura no recibirá notificaciones

vía correo electrónico

1.2 Registro en EDICOM


1.2.1 Registro en EDICOM – PO FLIP

PO FLIP: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network y cargar los archivos .cer

y .key convertidos a formato .pfx en Ariba Network.

Link de registro para PO FLIP: http://cfdi.edicomonline.com/proyectos/ariba/

http://cfdi.edicomonline.com/proyectos/ariba/



La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este registro.

RFC* Se colocará el R. F. C. del proveedor.

Nombre* Nombre de la razón social a registrar.

Calle* Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Municipio* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Código Postal* Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Estado* Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Colonia Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Régimen Fiscal* Régimen Fiscal de la razón social a registrar.

Lugar expedición* Lugar de expedición de la razón social a registrar.

Pregunta* Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña.

Respuesta* Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña.

E-mail* Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal.

Confirmación de E-mail*

Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad.

Ingresar también los datos para recuperar su contraseña:



Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello Digital

(CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las facturas electrónicas

(CFDI)

• Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero .cer)

• No es necesario insertar la Clave privada (Fichero .key) o la contraseña de

éste para el portal.

• No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines.

Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos de Uso y la

política de privacidad del Servicio. Una vez leídos, marcar la casilla “Declaro haber

leído los términos de uso, y acepto las condiciones.

Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón “Aceptar”, lo cual enviará los

datos de alta en la plataforma de EDICOM.



Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo

electrónico es enviada al correo informando los datos de acceso.

El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de

Proveedores de EDICOM donde el proveedor puede ver todas las facturas

emitidas, así como descargar sus comprobantes fiscales y generar

reportes.

IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es

necesario ponerse en contacto con el equipo de habilitación de Ariba

Network (webuy-habilitació[email protected] )

Para la Entrega de Credenciales:

IMPORTANTE- ¿Cómo convertir un archivo .cer (certificado digital) a .pfx?

(formato compatible con Ariba Network).

El SAT le otorga a la empresa el certificado .cer y el .key, luego con la

combinación de esto se genera el .pfx Éste es un requisito para la firma

electrónica avanzada.

*Manual disponible en el Portal de Información de Proveedores en Ariba Network

Es por disposición del SAT que trabajamos con .pfx

mailto:webuy-habilitació[email protected]


1.2.2 Registro en EDICOM – Propio PAC

PROPIO PAC: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network.

Link de registro para Propio PAC:

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/registry.htm

La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este

registro.

RFC* Se colocará el R. F. C. del proveedor.

Nombre* Nombre de la razón social a registrar.

Calle* Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Municipio* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Código Postal* Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Estado* Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Colonia Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar.

Régimen Fiscal* Régimen Fiscal de la razón social a registrar.

Lugar expedición* Lugar de expedición de la razón social a registrar.

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/registry.htm



Pregunta* Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña.

Respuesta* Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña.

E-mail* Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal.

Confirmación de E-mail*

Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad.

Ingresar también los datos para recuperar su contraseña:

Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello

Digital (CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las

facturas electrónicas (CFDI)

• Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero .cer)

• No es necesario insertar la Clave privada (Fichero .key) o la

contraseña de éste para el portal.

• No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines.

Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos

de Uso y la política de privacidad del Servicio. Una vez leídos,

marcar la casilla “Declaro haber leído los términos de uso, y acepto

las condiciones.

Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón “Enviar”, lo cual

enviará los datos de alta en la plataforma de EDICOM.



Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo electrónico es enviada

al correo informando los datos de acceso.

El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de Proveedores de

Ariba Inc.

IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es necesario ponerse

en contacto con el equipo de habilitación de Ariba Network ([email protected])

Si ha existido algún error, por ejemplo que falte algún dato marcado como obligatorio, el mensaje que aparece indicará que existió un error y

pedirá de nuevo el llenado de la pantalla de captura. En este punto, es necesario volver a capturar los datos introducidos.

mailto:[email protected]


1.2.2 Portal Ariba-EDICOM

Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM:

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm

Cuando se ingresa por primera vez al portal, éste solicita un

cambio de contraseña, además da la opción de cambiar la

Pregunta y Respuesta para la recuperación de contraseña

cuando se requiera.

Si se ha cambiado la contraseña correctamente, se notificará

el cambio vía correo electrónico y, entonces, se procede a la

visualización de la pantalla principal en la cual se despliega una

ventana para confirmar los datos de la empresa.

NOTA: Para ingresar al Portal Ariba-EDICOM es necesario contar

con el usuario y contraseña para importar sus facturas.



1.2.2 Portal Ariba-EDICOM

IMPORTANTE: Los datos de la empresa deben estar registrados correctamente para la que la generación de los comprobantes sea exitosa.

Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP


1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM Actualización de CSD en EDICOM: Antes de realizar su primer factura en versión 3.3 es importante que actualice su

CSD en el portal de EDICOM siguiendo estos pasos:

1.- Ingresar al Portal EDICOM, en el enlace que se muestra a continuación. Como usuario utilice su RFC agregando _CER al final. Ejemplo de usuario (user): SOGE830320KD5_CER

Enlace EDICOM-Link: https://clients.edicomgroup.com/ediwin-asp-access.htm

Usuario: RFC_CER

Contraseña: AribaCert2018

Dominio: 809782169B01

“Una vez que ingrese a la cuenta, se le solicitará crear una nueva contraseña y pregunta de seguridad, asegúrese de hacer el cambio”

2.- Ir al menú Administración > Certificados (si aparece una pantalla de notificaciones, haga clic en SALIR) y luego Importar > Importar keyImportante: Los archivos .key y .cer deben tener exactamente el mismo nombre manteniendo sus terminaciones .

Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP

https://clients.edicomgroup.com/ediwin-asp-access.htm


3.- Subir archivo .key en clave privada, luego archivo .cer en certificado digital, ingresar contraseña de la llave privada, y finalizar presionando botón Importar. Un mensaje “certificado importado correctamente” confirmará la operación.

4.- Al final se mostrará una advertencia de certificados caducados, Haga clic en Cancelar.

1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM para PO FLIP

2. Gestión de documentos

2.1 Ingreso al Portal Ariba Network


Ingresar a su cuenta de Ariba Network, con su nombre de usuario y contraseña.

Link de acceso al portal de proveedores Ariba Network: supplier.ariba.com

2.1.1 ¿Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network?

https://service.ariba.com/Supplier.aw/128579078/aw?awh=r&awssk=lftve2ml&dard=1

2.2 Flujo Completo en Ariba Network


2.2 Flujo general completo en Ariba Network

BI recibe la factura

validada por Ariba

Network y realiza la

programación y

ejecución del pago

El Proveedor crea la confirmación del pedido, aviso

de expedición y la factura (PO FLIP = Ariba Network o

Propio PAC = Portal Arba-EDICOM)

El proveedor recibe las

órdenes de compra en su

cuenta de Ariba Network.

Al configurar el

enrutamiento de pedido

electrónico*, su compañia

recibe la notificación de

nuevo pedido vía correo

electrónico.

BI envía las Ordenes

de Compra a sus

proveedores a través

de Ariba Network

*Tarea de activación requerida

2.3 Creación de documentos

2.3.1 Visualización de orden de compra



Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes

de compra recibidas por parte de su socio comercial Boehringer Ingelhreim.

Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido.

También podra utilizar los Filtros de Busqueda para

encontrar órdenes de compra basados en diferentes

criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas,

Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros.



Tipos de estados de Pedidos de Compra: Ariba Network puede mostrar diferentes estatus asociados a las Ordenes de Compra los cuales

son:

• Nueva

• Modificada

• Confirmada (Parcial o Completa)

• Fallo

• Despachada (Parcial o Completa)

• Recibida (Parcial o Completa)

• Devuelta (Parcial o Completa)

• Facturada

• Rechazada

• Obsoleta

Nota:

Todos estos estatus pueden aparecer en sus Ordenes de Compra dependiendo de las Reglas de Negocio que su socio comercial Boehringer

Ingelhreim haya configurado en Ariba Network


El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e

información acerca de la organización compradora, así como los

botones de las diferentes acciones que se tendrían que seguir en

el proceso completo de facturación:

• Crear Confirmación de pedido

• Crear Factura

La sección Artículos en Línea describe los bienes dentro del

pedido.

IMPORTANTE: Es de suma importancia que toda orden de compra se gestione a través de Ariba Network para asegurar la aplicación de los

pagos correspondientes (confirmación de orden, aviso de expedición y facturación en el caso de PO-FLIP)




La información de Incoterms* se visualiza en el área de cabecera.

*Incoterms: (international commercial terms, ‘términos internacionales de comercio’) son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos

partes —comprador y vendedor—, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías y/o productos.123 Se usan para aclarar los costes de las transacciones comerciales

internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías.



Los comentarios adicionales para el pedido se visualizan en el área de cabecera. Adicionalmente para

cada línea también pueden existir comentarios.



A nivel de cada línea el comprador pueden agregar comentarios. Seleccione “Detalles” para que se

visualice la información en el área “Otra información”


Para crear la confirmación de la órden es necesario dar clic en la pestaña de Bandeja de Entrada y seleccionar la orden de compra que se va

a confirmar.

Seleccionar la orden de

compra a confirmar.

Seleccionar la opción

aplicable:

• Confirmar pedido

completo

• Actualizar artículos en

línea

• Rechazar el pedido

completo


Nota: El Estado del pedido aparecerá

como Nuevo


*Tipos de Confirmación de Pedido

Actualizar artículos en línea:

Confirmar: La cantidad de artículos que se entregará

Pedido Retrasado: Cantidad de artículos a entregar en fecha posterior (especificar fecha

en el botón de Detalles)

Rechazar: Cantidad de artículos que no se entregarán (incluir comentarios sobre motivo

de rechazo.


Número de Confirmación (# interno

del proveedor)

Fecha estimada de expedición y

fecha estimada de entrega

Dentro de los detalles en la Confirmacíon de la Orden es requisito ingresar los siguientes campos:

Dar clic en el botón de Siguiente.

Revisar los datos de la

Confirmación de la orden de

compra y para finalizar hacer clic

en el botón de Enviar.



Existen dos formas de visualizar el Estado de confirmación o estado de la orden de compra:

• Desde la Bandeja de Entrada, en la lista de órdenes de compra.

• Desde el detalle de la orden de compra (al abrir la orden de compra)



En el caso de que quiera buscar un pedido en especifico: Desde la Bandeja de Entrada Filtros de búsqueda Número de pedido

Buscar

2.3.3 Cómo buscar un pedido

3. Proceso de Facturación

3.1 Factura


3.1.1 Tipos de Facturación

El proceso de creación de las facturas para BI a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de las siguientes opciones:

✓ Generar sus facturas con un par de “clicks”

desde la orden de compra

✓ Toma aproximadamente dos minutos

prepararla y enviarla

✓ El timbrado de sus facturas se genera con

EDICOM desde Ariba Network, el costo está

incluido en las cuotas por volumen de

transacciones en Ariba Network (Programa de

Miembro proveedor)

✓ Menor riesgo de errores en la gestión de sus

facturas, ya que son vinculadas a la orden de

compra en Ariba Network.

✓ Envío seguro y automático del 100% de sus

Facturas en formato electrónico

✓ La plataforma de emisión de CFDI de

EDICOM importa los datos de las facturas

residentes en su sistema de gestión contable

y pasa por las validaciones de Ariba Network.

✓ Las facturas son entregadas al mismo tiempo

en que son emitidas.

✓ El emisor controla el estado de su factura, y si

el destinatario ha accedido al portal para su

consulta.

✓ Todo esto desde su propio PAC

* En ambas opciones el Registro en

EDICOM es indispensable


3.1.2 Facturación PO FLIP

La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“

El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, esto desde la bandeja de

entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la orden de compra.

Seleccionar orden de compra a

facturar

Dar clic en el botón de Crear

factura y seleccionar Factura

estándar


En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:

En el Resumen de la Factura:

✓ No. de Factura

✓ Fecha de Factura



En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:

En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar “Impuesto a Nivel de Linea” esto es requisito del SAT

para la versión 3.3 del CFDI.

En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera.



En la sección de Campos Adicionales:

✓ Completar el campo “Elegir dirección cliente” con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que se está

facturando

✓ Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante confirmarla.



En la sección de Información adicional específica de

México de la Factura:

✓ Completar el campo “Uso del CFDI”: Ingresar la información

de acuerdo al Catálogo del SAT.

c_UsoCFDI DescripciónAplica para tipo persona

Física Moral

G01 Adquisición de mercancias Sí Sí

G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí

G03 Gastos en general Sí Sí

I01 Construcciones Sí Sí

I02 Mobilario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí

I03 Equipo de transporte Sí Sí

I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí

I05Dados, troqueles, moldes, matrices y

herramentalSí Sí

I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí

I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí

I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí

D01Honorarios médicos, dentales y gastos

hospitalarios.Sí No

D02Gastos médicos por incapacidad o

discapacidadSí No

D03 Gastos funerales. Sí No

D04 Donativos. Sí No

D05Intereses reales efectivamente pagados por

créditos hipotecarios (casa habitación).Sí No

D06 Aportaciones voluntarias al SAR. Sí No

D07 Primas por seguros de gastos médicos. Sí No

D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. Sí No

D09Depósitos en cuentas para el ahorro, primas

que tengan como base planes de pensiones.Sí No

D10Pagos por servicios educativos

(colegiaturas)Sí No

P01 Por definir Sí Sí

IMPORTANTE: Antes de factuar es importante que

cualquier duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte

con el SAT o internamente dentro de su organización para

asegurar que la información que vaya a introducir cumpla con

los requerimientos del SAT.



✓ Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer Ingelheim aplica “Pago realizado

a plazos o diferido”

IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir

siempre para la facturación de Boehringer

Ingelheim y significa que el pago de dicha factura

se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que

tiene con su cliente. Cualquier duda le sugerimos

contactar al equipo de cuentas por pagar de

Boehringer Ingelheim.



En la sección de Líneas de Factura

✓ Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del impuesto

aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a incluir, con la finalidad de

que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim. Esto aplica para cada una de las líneas*

Eliminar el régimen existente para evitar

confusión.

✓ Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al catálogo del

SAT.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls




Resumen de campos requeridos

✓ Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén palomeadas


En la sección de Clasificación

✓ Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y validación de

la factura.

✓ Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el catálogo del

SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link:

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx

Código de 8 dígitos de

acuerdo al Catálogo del SAT.

Ejemplo:




Los campos a llenar en la creación de la factura

son:

Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en

el “switch” de la sección Incluir en las líneas de

factura

Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar

la información que se ingresó en la factura y

para finalizar dar clic en el botón Enviar


Aparecerá la leyenda “La Factura (# de Factura)

se ha enviado“


Recursos Adicionales

http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx



Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión

3.3 y contar con la información requerida como:

✓ Uso del CFDI

✓ Régimen Fiscal

✓ Unidad de medida

✓ Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio







En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a esta informacion desde su Bandeja de Salida dando clic en

el número de la Factura.


La factura cumple con las reglas de

negocio de Ariba Network y se envió a

los sistemas de BI para su

procesamiento final.



El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente

El timbrado de la factura es generado por

EDICOM y una vez que pasa las validaciones de

Ariba (Reglas de Negocio), la factura es timbrada

por EDICOM. Si la factura no cumple con las

reglas de negocio establecidas por BI en Ariba

Network, la factura se rechaza y por lo tanto no

llega al SAT.

Reglas de Negocio en Ariba Network




**Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea


3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM

La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su propio PAC, el archivo que se genera en formato XML de la

factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validacion, incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la

comunicación e intercambio de información entre BI – Ariba - Proveedor.

Para cargar el archivo XML en el Portal Ariba-EDICOM se ingresa al portal utilizando las credenciales creadas en el registro.

Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm



Una vez en el portal, seleccionamos la pestaña

de Documentos, y del menú desplegable

seleccione la opcion importar.

Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic

en el botón de Abrir. El Portal Ariba-Edicom permite

la carga de un archivo comprimido .zip conteniendo

hasta 100 facturas CFDI.

El archivo zip no debe contener carpetas en su

interior sino solo los archivos XML.



Una vez que ya tengamos el archivo cargado en

el portal, dar clic en el botón de Aceptar. Al importar el archivo XML, a falta de la Addenda

Ariba: se generá un error.



Los archivos con error los encontraremos en la sección de

Documentos enviados > Pendientes por enviar,

seleccionamos el archivo, hacer clic con el botón derecho y

seleccionamos la opción de Editar

En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el número de orden

de compra (requerido) e „Interno“ para las referencias de

Factura en notas de crédito *

* Esta información la podemos encontrar en los detalles de la

orden de compra y en los documentos relacionados



Posteriormente, es necesario ingresar:

Número de línea: consecutivo (1, 2,3..)

Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de

manera manual de acuerdo a la información en la sección

de Articulos en Linea de la orden de compra de Ariba

Network

IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo tomaremos del numero de

línea en la orden de compra en Ariba Network (10, 20, 30…o 1, 2, 3)

puede variar

Al terminar dar clic en el boton de Guardar y

Enviar.



Una vez enviada la factura con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la reglas de negocio establecidas por

BI en Ariba Network, la factura pasará a la sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la

factura cumple con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la sección de

Rechazados


Nota: Este proceso se completa

automáticamente al cumplir dichas

validaciones (Reglas de Negocio).

Si tiene un error la factura, puede

reenviarse una vez corregido

seleccionar la factura y “Cambiar

situación”, sigue el mismo proceso

anterior hasta que llega a

Recuperados nuevamente.

Validar en Ariba Network si se

procesó y no tiene fallo o rechazo.


Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de Ariba Network, el método de envío

mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío.



La factura cumple con las reglas de

negocio de Ariba Network y se envió a

los sistemas de BI para su

procesamiento final. El estado se

muestra en el Histórico de Ariba

Network (Bandeja de salida)

La factura se procesó exitosamente

y fue aceptada por BI.

3.1.2 Facturación por Propio PAC


3.1.4 Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM

son las siguientes:

✓ Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML

✓ Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado .cer informado en el registro.

✓ Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM

✓ Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante

✓ Que el documento contenga la Addenda Ariba

✓ Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI.

✓ Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD, EUR, etc), Es decir,

pueden enviar sus CFDIs en Pesos Mexicanos u otras monedas pero siempre usando el formato ISO. El SAT dice

además que si va en otra moneda debe ir el tipo de cambio en el campo correspondiente


IMPORTANTE:

Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un rechazo en

Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las referencias correctas.

Nota: Enviar correctamente sus documentos para que no sea necesario generar un nuevo

CFDI.


1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC]

2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30]

3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía.

ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS)

1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda debe contener por lo menos

una referencia.

2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una referencia de Venta, Interna o

Contrato

4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD1. CRIPTO=Error al verificar la firma. No coincide el Hash calculado con el Hash del documento original

3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:


5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

No se han importado documentos

6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a nivel de línea en la Addenda Aribasegún punto 5 de esta guía.

VALIDACIÓN SINTÁCTICA1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:Comprobante/cfdi:Addenda/Ariba/Detalle/Referencia/NoLinea] Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0

7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde.

CONTROL DE DUPLICADOS1. Ya existe un documento con Referencia:XXX ,Origen:YYY ,Destino:ZZZ ,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: 22913701)

8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que contiene Moneda = “MXN”. Si loanterior es correcto, contactar a soporte de Ariba.

3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:



Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida para visualizar todas las facturas que

hemos ingresado, y el estado de las mismas.

Los diferentes estados de una facturas son:

• Enviado

Se envía la factura a BI, pero no la verificó con órdenes de compra y recibos.

• Fallo

Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la factura.

• Rechazado

BI rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de validación de Ariba

Network. Si BI acepta la factura o la aprueba para pagarla, el estado se actualiza

a "Enviada" o "Aprobada".

• Aprobado

BI ha verificado la factura y las órdenes de compra y recibos y aprobó el pago.

• Pagado

BI pagó la factura o está por hacerlo.

• Cancelado

BI aprobó la cancelación de la factura.

• Pendiente de aprobación

La Factura esta en revisión por parte de BI para su aprobación y posterior pago.

Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar

entre nuestras facturas de acuerdo a su estado.

5. Soporte en Ariba Network


Canales de Asistencia

Los canales de asistencia están disponibles para todos los proveedores

habilitados en Ariba Network, en la sección Centro de Ayuda e ingresando a

Servicio de Asistencia:


Ingresar en el recuadro:

“Necesito ayuda con…” una

palabra clave relacionada con su

pregunta o duda y dar clic en el

botón Inicio.

Posteriormente se desplegaran

una serie de preguntas más

frecuentes donde podrá buscar

aquellas relacionadas a su

inquietud.

Si no encuentra la respuesta que

estaba buscando, puede utilizar la

opción “Llamame ahora” dando

clic en el botón Obtenga ayuda

por teléfono.

1

“Llámame Ahora” o “Call me Now

Nuevo canal de asistencia disponible donde

los proveedores podrán ponerse en contacto

con el equipo de Soporte a Proveedores sin

tener que esperar en la línea.

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato


Ahora visualizará la opción

“Llamarme Ahora” cuya

funcionalidad es que reciba la

llamada inmediatamente del

primer agente disponible y evitar

estar en la línea esperando.

También podrá visualizar la opción

“Llamarnos” que permite la

opción de seleccionar un rango de

horario para recibir la llamada del

agente.

Se deberá proporcionar

información y descripción del

problema y confirmar datos de

contacto.

2






botón Inicio.





inquietud.



opción “Chat en Directo”, para

conectarse con un agente en ese

momento.

1

Chat en Directo

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato


En la ventana emergente se

ingresan los datos requeridos (*),

se realiza una pregunta inicial y se

da clic en “Iniciar Chat”

2






botón Inicio.





inquietud.



opción “Enviar correo

electrónico al servicio de

asistencia al cliente de SAP

Ariba”.

1

Correo Electrónico o WebForm

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs


Se deberá de ingresar información

requerida como una descripción

breve del problema, tipo de problema,

detalles e inclusive se pueden

agregar capturas de pantalla como

archivos adjuntos.

2


Se podrán hacer preguntas en

Community, este canal le permitirá

interactuar con especialistas de

Ariba Network y toda la

comunidad de proveedores.

El proveedor puede realizar

preguntas o bien responder a

preguntas de otros proveedores

según su experiencia

Para preguntar en Community dar

clic en el botón “Preguntar en

Community”

Realizar la pregunta y enviarla.

1

Community

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs


En esta sección el proveedor

podrá encontrar documentos y

tutoriales sobre Ariba Network

1

Aprendizaje

*Auto-gestionable