reniec y los registros del estado civil

RENIEC Y LOS REGISTROS DEL ESTADO CIVILMicroformas Digitales

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Transformado la Administración Pública con la Digitalización:

Éxito de Micrograbación

Dr. Silverio BUSTOS DIAZHotel SheratonLima 03 de Abril 2014

• “El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les” es un proceso rápido y de bajo costo para la institución ya que permite al RENIEC, poder procesar y almacenar las Actas Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción en Microform@s Digit@les las que tienen un valor legal y son almacenadas en medios portadores físico (discos duros, discos magnéticos u otros) que proporcionan seguridad a las mismas, evitando de esta manera el deterioro por el tiempo, adulteraciones y perdidas, lo cual es un gran beneficio para el ciudadano, ya que además reduce el tiempo de atención y descentralización de las mismas en la entrega.

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SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES

Producción de documentosElectrónicos a Microformas

(Digital a Digital)

Conversión de documentosfísicos a digital

(Papel a Digital)

Microformas PDF/AISO 19005

Incluye Firma Digital

PROCESO DE MICROFORMAS

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MICROFORMA DIGITAL

• Imagen digitalizada de un documento grabado en un medio físico técnicamente idóneo, mediante un proceso informático electromagnético, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores y pueda ser reproducida en copias impresas esencialmente iguales al documento original.

• Para obtener efectos legales, debe cumplir con los requisitos técnicos y formales

MICROGRABACIÓN

• Proceso técnico para obtener las micro formas (papel-digital) o directamente de medios informáticos o producidas por computadora (digital-digital)

MICROARCHIVO

• Conjunto sistematizado (índice, búsqueda, recuperación y su reproducción en copias files) de los elementos materiales de soporte o almacenamiento de microformas digitales.

Cantidad de Calificadores de Procesos



30 20 305

Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas

6

Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas




26 30 20

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Se realiza la grabación en discos ópticos no regrabables. Lo realiza el supervisor del Centro de Cómputo en presencia del Fedatario Juramentado Informático (Se realizan una copia de respaldo adicional). Se emite el acta de conformidad.

El Fedatario Juramentado Informático realiza el control de calidad de imágenes y datos consignados en el acta digital que se encuentran almacenados en la Base de Datos.

El Fedatario Juramentado Informático firma digitalmente las imágenes de las actas digitales generándose las Microformas Digitales.

Preparación y control de calidad de medios portadores virtuales. Se realizan las acciones de selección, agrupamiento y control de archivos que han sido convertidos a Microformas Digitales.

FIRMA DIGITALCONTROL DE CALIDAD

PREPARACION DE MEDIOS PORTADORES

1. 2.

3. 4. GRABACION DE MICROARCHIVO

Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas - Fedatario

1. Control de Calidad 2. Firma Digital 3. Preparación de Medios

Portadores4. Grabación de

Microarchivo

1 1 1 1

* Tamaño de la Muestra: En promedio se genera 2 muestras diarias, c/u de 1,200 actas registrales, lo que representa el 15% la digitalización diaria (15,000 actas registrales aproximadamente)

Proceso de Microformas Con Fedatario Informático

Generación de muestra *

Verificación de la muestra(imagen y datos)

Aprobación de la muestra

Microformas PDF/AISO 19005

Incluye Firma Digital

Elaboración de Actas

Revisión Discos Virtuales(file system)

Autoriza grabación

Revisión de Discos Físicos

Acta de Revisión DiscosActa de Conformidad

Testimonio

Autoriza ingreso a MicroArchivoFirma Digital

Creación Discos Virtuales

Proceso de Firma Digital

ImagenFormato: JPG

Profundidad de bits: 8bitsResolución: 200 DPICompresión: JPEG

PDF/A(ISO 19005)

Incluye firma digitaly sello de tiempo

Archivo de Firma DigitalModo Detached PKCS#7 Base64

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A. Tipo de Procesamiento de Actas Línea Base Avance Pendiente

Por Incorporación Actas Procesadas Por Procesar

Total 59,076,571 10,607,604 48,468,967

Provincias 22,229,652 4,986,535 17,243,117

Distritos 33,047,330 5,617,153 27,430,177

Centros Poblados y Oficinas Auxiliares 3,229,162 3,916 3,225,246

Comunidades Nativas 570,427 0 570,427

B. Tipo de Procesamiento de Actas Avance

Por Otras Lineas de Negocio

Total 11,642,880

Nuevas Inscripciones 2,402,900

Repliegue Actas D.U.044-2010 6,208,618

Repliegue Acta Reserva 2,230,377

Reposición libros SNA 762,060

Reinscripción 38,925

2. PROCESAMIENTO DE REGISTROS CIVILES

18%

82%

Actas Procesadas Por Incorporación

AvancePendiente

0 2000000 4000000 6000000

Provincias

Distritos

Centros Poblados…

Comunidades…

Estadistico Actas Procesadas a Nivel Nacional

Avance

2,402,900

6,208,618

2,230,377

762,06038,925

01,000,0002,000,0003,000,0004,000,0005,000,0006,000,0007,000,000

Nu

eva

s

Insc

rip

cio

ne

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Rep

lieg

ue

Act

as

D.U

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Actas Procesadas Por Linea de Negocio

ESTADISTICO DE ACTAS PROCESADAS SEGÚN ORIGEN (Al 31 Marzo 2014)

Actualizado al 31Marzo 2014

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2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 TOTAL0

5,000,000

10,000,000

15,000,000

20,000,000

25,000,000

173,885 792,5891,396,995

1,605,170

591,351

2,456,995

5,276,486

6,410,727

2,829,417

716,757

22,250,372

Cantidad de Actas Registrales Digitalizadas

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Obtención de copias certificadas de actas registrales en menos tiempo: Ahora al encontrarse el acta digitalizada (Microform@s Digit@l) en el Sistema de Registros Civiles de RENIEC, la impresión de la misma se realiza de manera inmediata en 05 minutos en cualquier Oficina Registral y PVM del RENIEC a nivel Nacional obteniendo el ciudadano la copia certificada en menos tiempo.

Obtención de copias certificadas de actas registrales en mayor tiempo: Los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días,

PROBLEMATICA

1 á 3 días

5 minutos

Con la implementación del Sistema de Producción de Microformas se ha logrado los siguientes beneficios para el ciudadano:

SOLUCIÓN

Eliminación de Duplicidad de inscripciones Eliminación de múltiples inscripciones mientras se procese más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones.

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Incremento de Duplicidad de inscripciones Las múltiples inscripciones se incrementaba debido a que no existía un cruce de información entre todas las OREC que se encontraban a nivel nacional.

SOLUCIÓNPROBLEMATICA

Simplificación Administrativa: Beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

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Trámites dificultosos: Ciudadano tenia que acercarse a las oficinas registrales de las municipalidades a nivel nacional para solicitar su acta registral

MUNICIPALIDADES

Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se generó el acta registral: Los ciudadanos no tienen que trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción del acta registral. (S/. 300.00 de ahorro en promedio por viaje).

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Gastos excesivos Los ciudadanos tienen que viajar a provincia para obtener un copia certificada de su acta, demandándole costo (S/. 300.00) y tiempo.

Mayor Seguridad Jurídica: Las actas registrales (digitalizadas) se encuentran en la base de datos del Sistema de Registro Civil, las cuales constantemente pasan por un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, con lo cual se evitan y se detectan las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo, dándole la seguridad al ciudadano para realizar diversos trámites de índole registral con seguridad jurídica.

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Actas registrales con enmendaduras, adulteradas y con erroresLas actas registrales presentan errores, enmendaduras, entre otros que fueron generados al momento de la inscripción así como adulteraciones que se realizaron en el transcurso del tiempo.

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CARACTERISTICAS DEL ACTA FISICA CONVERTIDA A MICROFORMA DIGITAL

Completo : Conserva todas sus partes (contenido y estructura).

Fijo : No es posible variar su contenido ni estructura.

Fiable : Su contenido es cierto ya que está realizado y certificado bajo estándares internacionales de Certificado Digital y Microform@s Digit@les.

Auténtico : Mantiene su originalidad sin alteraciones.

Permanente : El tiempo no afecta la información contenida y se mantiene en el tiempo de manera indefinida.

Reproducible : Ya que está almacenado en medios digitales es posible su reproducción de

manera indefinida.

Declarativo : Contiene una declaración de quien lo crea u otorga o simplemente lo suscribe.

Transmisión : Da a conocer y difunde información.

Accesible : Puede realizarse consultas ilimitadas y de manera inmediata.

• Las actas almacenadas como Microform@s Digit@les, se convierten en actas seguras, debido a que no podrán ser manipuladas ni extraviadas, con lo cual no se elimina la adulteración de las mismas, se disminuyen los riesgos de vulneración de la identidad de los ciudadanos, además al encontrarse el acta almacenada con Microform@s Digit@les, esta es posible su acceso desde cualquier Oficina RENIEC a nivel Nacional y los ciudadanos pueden gestionar copias certificadas de la actas desde cualquier punto del país, evitando así desplazarse al lugar de origen de la inscripción registral (nacimiento, matrimonio y defunción).

• Es indispensable indicar, que este proceso cuenta con estándares de calidad nacionales e internaciones: Certificación ISO 9001:2008, Certificado de Idoneidad Técnica de Microform@s Digit@les, Certificado de Idoneidad Técnica de Almacenamiento. Asimismo, este procesamiento de registros civiles con Microform@s Digit@les ha sido modelo para muchos países latinoamericanos como Ecuador, Venezuela e instituciones como el Archivo General de la Nación, Ministerio del Interior, Corporación Fujitsu.

• Las actividades del procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, son constantemente evaluadas, se implementan mejoras y se encuentran descritas en el Manual de Certificación de Producción de Microform@s, es preciso señalar que el procesamiento de las actas a Microform@s Digit@les se encuentra certificado desde el año 2005. 18

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES

El procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, que es única en Latinoamérica, se ha realizado gracias al uso de tecnologías de información como Certificados Digitales, Microform@s Digit@les y Software Integrado en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005).

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CERTIFICACIONES INTERNACIONALES

La Recertificación de Idoneidad Técnica de Producción de Microformas del RENIEC fue obtenida en Marzo del 2013

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La capacitación se realiza dos (2) veces al año por calificador de procesos con una duración de ocho (8) horas por cada una.

PERIODO DE CAPACITACION AL PERSONAL

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Riesgo del material registral.

Responsabilidad diluida, dificultad en el seguimiento y atención oportuna al ciudadano.

Dificultad en la gestión operativa.

Dificultad de control, sin indicadores.

Desintegración de funciones/actividades.

Imposibilidad de crear una línea de producción.

LECCIONES APRENDIDAS: PROBLEMAS

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LECCIONES APRENDIDAS: SOLUCIONES

Integración en la línea de de procesamiento.

Reducción de tiempos de atención al ciudadano.

Racionalización de actividades.

Mejora del servicio.

Optimización de actividades.

Mejora en la productividad.

Etapas de gobierno electrónico

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Gracias

2011- Creatividad empresarial- SNI

2012- Ciudadanos al día

reniec y los registros del estado civil

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