rencana strategis sistem informasi strategis sistem informasi telkom university periode 2014 –...

Rencana Strategis Sistem Informasi Telkom University Periode 2014 – 2018 | 1

RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS TELKOM PERIODE 2014 – 2018 (REVISI JUNI 2015)

DIREKTORAT SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS TELKOM

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS TELKOM NOMOR KR. 249/AKD64/WR1/2015


PENGESAHAN

Rencana Strategis Sistem Informasi

Universitas Telkom Periode 2014 – 2018

(Revisi Juni 2015)

Bandung, 2 Juli 2015

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Direktur Sistem Informasi Wakil Rektor I

Yanuar Firdaus AW, ST., MT. Dr. Ir. Heroe Wijanto, MT.

Disahkan oleh: Rektor

Prof. Ir. Mochamad Ashari, M.Eng., Ph.D.

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS TELKOM NOMOR KR. 249/AKD64/WR1/2015


SAMBUTAN

Dengan bersyukur kepada Allah SWT, kami sampaikan Rencana Strategis Sitem Informasi Universitas Telkom periode tahun 2014-2018. Rencana Strategis Sistem Informasi ini merupakan panduan dalam pencapaian visi Universitas Telkom menjadi perguruan tinggi berkelas dunia yang berperan aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan seni berbasis teknologi informasi, khususnya yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi di Universitas Telkom.

Universitas Telkom bertekad menjadi perguruan tinggi berbasis riset, termasuk riset dan pengembangan dalam layanan sistem informasi bagi seluruh civitas akademik, sebagai media untuk peningkatan kualitas dan layanan nilai tambah untuk dapat bersaing dalam lingkup nasional dan internasional.

Rencana Strategis Sistem Informasi ini harus mendapatkan dukungan dari semua pihak sehingga dapat bersama-sama diwujudkan menuju layanan sistem informasi yang handal dan berkelas dunia.

Bandung, 2 Juli 2015 Rektor Universitas Telkom

Prof. Ir. Mochamad Ashari, M.Eng., Ph.D.


SAMBUTAN

Sistem informasi merupakan elemen wajib dalam sistem penyelenggaraan Universitas Telkom untuk melaksanakan seluruh misi yang ditujukan bagi pencapaian visinya. Untuk itu, Telkom University memerlukan suatu sistem informasi yang: 1). memiliki paradigma layanan yang kuat bagi seluruh pemangku kepentingan, 2). friendly, simple and seamless, 3). responsif dan antisipatif terhadap perkembangan kebutuhan, 4). terlindungi oleh keamanan sistem yang kokoh, dan 5). berlandaskan good IT governance.

Pengembangan sistem informasi Universitas Telkom tidak terlepas dari berbagai keterbatasan, sehingga implementasinya membutuhkan perencanaan strategis dengan menyesuaikan skala urgensi dan prioritas dalam kurun waktu berjalan. Dengan demikian, rencana strategis sistem informasi Universitas Telkom memiliki keserempakan harmonis dengan Rencana Strategis Tahun 2014–2018 yang merupakan bagian dari Rencana Induk Pengembangan 2014–2038, sesuai amanat Statuta Universitas Telkom Tahun 2014.

Bandung, 2 Juli 2015 Wakil Rektor I – Akademik dan Sistem Informasi

Universitas Telkom

Dr. Ir. Heroe Wijanto, MT.


PENGANTAR

Rencana Strategis Sistem Informasi ini merupakan kerangka kebijakan yang akan diacu oleh Universitas Telkom, khususnya Direktorat Sistem Informasi, dalam melakukan perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi, selama periode tahun 2014 – 2018. Dokumen ini menjadi instrumen untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Rencana Strategis Sistem Informasi disusun berdasarkan visi Universitas Telkom yang merupakan komitmen bersama tentang kondisi ideal masa depan yang ingin dicapai dengan mempertimbangkan potensi yang dimiliki, permasalahan yang dihadapi dan berbagai kecenderungan (perubahan lingkungan) yang sedang dan akan berlangsung.

Perubahan dan pengembagan terhadap Rencana Strategis Sistem Informasi akan ditinjau dan diupdate sesuai dengan kebutuhan institusi dan manajemen. Dokumen ini adalah versi revisi yang dikeluarkan pada bulan Februari 2015, dengan berbagai penyempurnaan mulai dari update fungsi bisnis Universitas Telkom, metode pengembangan sistem informasi, arsitektur sistem informasi hingga peta pengembangan sistem informasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Universitas Telkom yang dinamis.

Pelaksanaan Rencana Strategis Sistem Informasi ini dijabarkan oleh Direktorat Sistem Informasi dalam berbagai dokumen perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang lebih teknis mengikuti kaidah rekayasa sistem informasi, untuk mendapatkan


dukungan dari semua pihak. Keberhasilan dan kelancaran implementasi sistem informasi, tidak lepas dari komitmen dan dukungan manajemen, khususnya pemilik proses dan sinerginya dengan Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom.

Hasil yang diharapkan adalah sistem informasi terpadu tidak sebatas sebagai media pendukung saja, namun juga bergeser menjadi fasilitas bagi manajemen untuk membantu proses pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan fakta dan informasi yang akurat, sebagai bentuk bagian dari perencanaan jangka panjang dan penjaminan mutu perguruan tinggi dengan sasaran mutu yang jelas dan terukur.

Semoga Rencana Strategis Sistem Informasi ini dapat terwujud menuju Universitas Telkom sebagai universitas berkelas dunia yang unggul dalam bidang teknologi informasi.

Bandung, 29 Juni 2015 Direktur Sistem Informasi Universitas Telkom

Yanuar Firdaus AW, ST., MT.


DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ...................................................................................................................................................... 8 | Latar Belakang . ...................................................................................................................... 8 | Kebutuhan Sistem Informasi Terpadu bagi Telkom University . ............................................ 9 | Fungsi Rencana Strategis Sistem Informasi . .......................................................................... 9 | Sistematika . ......................................................................................................................... 11 | Ruang Lingkup . .................................................................................................................... 15

REKAYASA ANALISIS SITUASIONAL ......................................................................................................... 20 | Perencanaan Strategis Sistem Informasi . ............................................................................ 20 | Analisis SWOT . ..................................................................................................................... 22 | Pemodelan Proses Bisnis . .................................................................................................... 25 | Hirarki Fungsi Bisnis . ............................................................................................................ 30 | Dukungan Sistem Informasi terhadap Fungsi Bisnis ............................................................ 30 | Identifikasi Pemangku Kepentingan pada Penyelenggaraan Layanan . ............................... 42

RENCANA STRATEGIS ...................................................................................................................................... 44 | Metode Pengembangan Sistem Informasi . ......................................................................... 44 | Arsitektur Sistem Informasi . ................................................................................................ 47 | Pemodelan Arsitektur Sistem Informasi . ............................................................................. 49 | Pemetaan Aplikasi Sistem Informasi . .................................................................................. 52

PETA STRATEGIS ................................................................................................................................................ 56 | Prioritas Pengembangan Sistem Informasi . ........................................................................ 56 | Peta Pengembangan Sistem Informasi . ............................................................................... 57

PENUTUP ................................................................................................................................................................ 65 | Kesimpulan . ......................................................................................................................... 65


I

PENDAHULUAN

| Latar Belakang .

Perguruan tinggi sebagai agen perubahan kualitas pendidikan di Indonesia membutuhkan penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) guna mendukung fungsi bisnis yang dijalankan. Pemanfaatan sistem informasi terpadu bagi perguruan tinggi dapat dioptimalkan tidak hanya sebatas media pendukung (supporting tools), namun juga menjadi mesin penggerak (enabler) proses bisnis dan kegiatan akademik, proses bisnis non-akademik serta proses bisnis lain.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi terpadu membutuhkan tahapan yang tepat agar perguruan tinggi dapat mencapai visi dan tujuan yang diharapkan, sebagai sarana optimasi, inovasi serta daya saing kampus. Tahapan ini dimulai dengan perencanaan strategis sistem informasi yang ditetapkan sebagai rencana kerja manajerial perguruan tinggi.

Perencanaan strategis dilanjutkan dengan penyusunan rencana yang lebih teknis, pembuatan model dan arsitektur pengembangan sistem informasi terpadu yang tepat sesuai tinjauan kebutuhan dan kemampuan perguruan tinggi. Tahap terakhir sebelum proses implementasi yaitu pemetaan aplikasi sistem informasi terpadu dan penentuan prioritas pengembangan sejalan dengan tujuan organisasi. Tahapan-tahapan ini harus dikelola dan dipantau pencapaiannya agar dapat meningkatkan tata kelola dan penjaminan mutu perguruan tinggi.


| Kebutuhan Sistem Informasi Terpadu bagi Telkom University .

Universitas Telkom, selanjutnya akan disebut sebagai Telkom University, merupakan sebuah perguruan tinggi swasta yang merupakan transformasi dari empat lembaga yang berada di bawah Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) atau Telkom Foundation. Sejalan dengan transformasi tersebut Telkom University memiliki visi baru untuk menjadi perguruan tinggi berkelas dunia berbasis teknologi informasi.

Teknologi informasi menjadi sebuah basis yang akan menjadi mesin penggerak untuk memberikan keunggulan dan layanan nilai tambah dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan seni. Sehingga segenap civitas akademik memerlukan adanya teknologi informasi yang handal dengan layanan sistem informasi terpadu yang lengkap dan menyeluruh.

Tersedianya sistem informasi terpadu sebagai penentu keberhasilan institusi dalam melaksanakan kegiatan operasional rutin serta sebagai daya saing dengan institusi lain. Semua aktivitas perlu didukung dengan data dan informasi yang akurat, serta aplikasi dan sistem informasi yang responsif, mudah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Direktorat Sistem Informasi (SISFO) Telkom University, menjadi sebuah direktorat yang bertanggung jawab terhadap implementasi teknologi informasi dan komunikasi di Telkom University. Dalam wewenang dan tanggung jawabnya, Direktorat Sistem Informasi Telkom University memberikan layanan infrastruktur teknologi informasi, layanan interkoneksi (intranet dan Internet), layanan data dan sistem informasi (aplikasi sistem informasi akademik, non-akademik maupun pendukung) dan layanan komputasi sebagai strategic tools untuk berjalannya proses bisnis di Telkom University.

| Fungsi Rencana Strategis Sistem Informasi .

Direktorat Sistem Informasi Telkom University selaku pengembang sistem informasi memerlukan sebuah kerangka acuan dalam dokumen Rencana Strategis Sistem Informasi ini, yang menjabarkan lingkup perencanaan, pengembangan dan


pengelolaan sistem informasi, agar selaras dengan rencana strategis Telkom University.

Fungsi Rencana Strategis Sistem Informasi meliputi:

1. Sebagai panduan bagi Telkom University untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan program kerja unit, program studi, fakultas dan seluruh elemen struktural yang ada, yang berhubungan dengan pemanfaatan layanan sistem informasi dalam menjalankan program kerja dan proses bisnis sesuai dengan visi, misi dan tujuan Telkom University.

2. Sebagai acuan utama atau pedoman program kerja perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di Telkom University yang dijabarkan dalam rencana kerja dan anggaran tahunan untuk menjamin proses pelaksanaan dan implementasi sistem informasi selama peride 2014 – 2018.

3. Sebagai media evaluasi terhadap pelaksanaan dan implementasi sistem informasi yang telah dilakukan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

4. Sebagai acuan untuk menghasilkan dokumen cetak biru (blueprint), dokumen perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi yang lebih detil dan menyeluruh yang berkaitan dengan setiap aplikasi sistem informasi, yang mendeskripsikan sistem, data, aplikasi, dan infrastruktur teknologi yang digunakan oleh Telkom University.

Dokumen ini selanjutnya akan dilengkapi dengan dokumen-dokumen lain yang menjadi acuan teknis pengembangan sistem informasi sesuai dengan kaidah rekayasa sistem informasi dan manajemen proyek. Adanya dokumentasi yang lengkap tidak hanya sebagai acuan proses bisnis yang dijalankan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University, namun juga sebagai media untuk menjamin kesinambungan proses pengembangan sistem informasi di Telkom University dalam jangka panjang.


| Sistematika .

Perencanaan pengembangan sistem informasi terpadu yang merupakan bagian dari perencanaan TIK bagi Telkom University menjadi acuan penting agar penerapan sistem informasi dapat dilakukan secara tepat guna, efektif dan efisien dalam penggunaan sumber daya pada saat implementasi. Pencapaian sasaran tersebut membutuhkan metode atau tahapan sistematis sebagai berikut:

1. Perencanaan strategis sistem informasi berdasarkan identifikasi kebutuhan Telkom University dan analisis faktor-faktor penting dalam perencanaan proses dan fungsi bisnis yang dijalankan oleh Telkom University.

2. Pembuatan arsitektur dan model pengembangan sistem informasi yang tepat berdasarkan analisis sudut pandang Telkom University terhadap proses yang berjalan, serta karakteristik organisasi.

3. Pemetaan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan Telkom University, penentuan tingkat kesulitan dan penentuan prioritas pengembangan dalam rencana kerja manajerial, sejalan dengan proses dan fungsi bisnis serta kemampuan Telkom University guna meningkatkan kualitas tata kelola dan penjaminan mutu perguruan tinggi.

Rencana Strategis Sistem Informasi disusun untuk melengkapi Rencana Strategis Telkom University dalam rangka mencapai visi 2018 yaitu menjadi perguruan tinggi berkelas dunia yang berperan aktif dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan seni berbasis teknologi informasi. Visi 2018 ini dicapai dengan empat tahap yaitu governance excellence, academic management excellence, academic resources excellence dan academic quality excellence.

Rencana Strategis Sistem Informasi ini juga sejalan dengan Rencana Induk Pengembangan Telkom University yang telah ditetapkan sampai dengan periode tahun 2038, menuju visi menjadi entrepreneurial global university.


Gambar 1.1. Milestone pencapaian Visi Telkom University 2014 – 2018

Gambar 1.2. Rencana Induk Pengembangan Telkom University 2038

2014

GovernanceExcellence

ISOComplyBAN-PTComply

2015

AcademicManagementExcellence

ISOCer fica on

2016

AcademicResourcesExcellence

StandarNasionalPerguruanTinggi(SNPT)

2017

AcademicQualityExcellence:

50%ProdiAkreditasiABANPT

ABEST21Accredita on

JABEEAccredita on

2018ResearchQualityExcellence:Top-10Na onalScopusIndexed

2014

WorldClassTeachingUniversity

2019

Na onalExcellenceResearchUniversity

2024

WorldClassResearchUniversity

2029

Na onalExcellenceEntrepreneurialUniversity

2034

WorldClassEntrepreneurialUniversity

2038

EntrepreneurialGlobalUniversity

Publica onFocus

Na onallyResearchQualityFocus

Interna onallyResearchQualityFocus

Na onalScaledEconomicContribu onFocus

Interna onalScaledEconomicContribu onFocus

WorldScaledEconomicandSocialContribu onFocus


Penjabaran capaian yang akan diraih dalam penerapan sistem informasi terpadu bagi Telkom University selama periode 2014 – 2018, ditunjukkan pada Gambar 1.3.

Gambar 1.3. Rencana Strategis Sistem Informasi Telkom University 2014 – 2018

Tahun 2014, Direktorat Sistem Informasi Telkom University menyelesaikan proses integrasi sistem informasi yang meliputi integrasi aplikasi, sistem basis data maupun infrastruktur teknologi informasi di Telkom University, dalam program smart campus integration excellence. Sistem informasi terpadu Telkom University, iGracias, yang digunakan oleh seluruh civitas akademik dengan menggunakan single account dan mekanisme single sign-on.

Tahun 2015, seluruh proses bisnis Telkom University dijalankan berbasiskan sistem informasi terpadu dalam iGracias, didukung dengan infrastruktur dan aplikasi menuju intelligence campus dengan pengelolaan layanan sistem informasi berdasar standard penjaminan mutu internasional. Arsitektur sistem informasi berkembang dengan inisiasi data warehouse guna mendukung sistem pelaporan terpadu.

Tahun 2016, menjadi awal pengembangan dan pemanfaatan data warehouse untuk membangun sistem dashboard terpadu bagi seluruh pemilik proses bisnis Telkom University, menuju executive information excellence yang mendukung proses

2014Smart Campus Integration Excellence

2015Intelligence Campus Excellence

2016Executive Information Excellence

2017Strategic and Quality Excellence

2018Recommender Campus Excellence

Rencana Strategis Sistem Informasi Telkom University


pelaporan yang adaptif sesuai dengan kebutuhan Telkom University. Sistem pelaporan untuk mendukung pelaporan internal Telkom University maupun pelaporan eksternal, akreditasi dan penjaminan mutu institusi.

Tahun 2017, memasuki era pemanfaatan data mining sebagai solusi analisis data dan pengelolaan informasi pada sistem pendukung pengambilan keputusan dan perencanaan institusi jangka panjang. Sistem informasi menjadi tools handal menuju strategic and quality excellence, didukung oleh customer relationship management dan personalized system, sesuai peran setiap pengguna layanan sistem informasi Telkom University.

Tahun 2018, sistem cerdas dalam proses pengelolaan, pendayagunaan dan temu kembali informasi (information retrieval) yang berkembang menjadi recommender system, yang dapat menyajikan rekomendasi kepada pengguna layanan sistem informasi Telkom University. Sistem informasi menyajikan peningkatan kualitas proses pengambilan keputusan bisnis dalam sebuah sistem business intelligence yang adaptif.


| Ruang Lingkup .

Ruang lingkup yang tercakup dalam Rencana Strategis Sistem Informasi ini meliputi perencanaan, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi yang dilakukan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University, dengan posisi struktural berada di bawah Wakil Rektor I (Bidang Akademik dan Sistem Informasi).

Gambar 1.4. Struktur Organisasi

Direktorat Sistem Informasi Telkom University

Direktorat Sistem Informasi Telkom University sebagai sebuah direktorat yang mengelola dan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi TIK serta layanan sistem informasi di Telkom University menjalankan lima peran dan tujuan utama bagi institusi yaitu penunjang kegiatan akademik dan non-akademik, optimasi sumber daya, pengelolaan dan otomatisasi administrasi kampus, layanan nilai tambah dan daya saing dan transformasi model pendidikan dan pengajaran.

Layanan sistem informasi dan teknologi informasi yang diberikan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University, bagi seluruh pemilik proses, unit, program studi dan fakultas yang ada di Telkom University dengan konsentrasi dan ruang lingkup layanan yang dibagi berdasarkan struktur organisasi dan peta peran sebagai berikut:

1. Unit Riset dan Pengembangan Sistem Informasi (RISBANGSI), merupakan bagian yang berwenang dan bertanggung jawab pada proses pengembangan aplikasi sistem informasi sesuai dengan kebutuhan proses bisnis Telkom University, berinteraksi dengan pemilik proses dan pengguna untuk melakukan analisis kebutuhan perangkat lunak, membuat dokumentasi perancangan

DIREKTORAT SISTEM INFORMASI

Direktur Sistem InformasiL-2

```

L-3 Manajer Operasional Sistem

InformasI

L-4· Asman Layanan Sistem

Informasi Akademik

· Asman Layanan Sistem

Informasi Non Akademik

· Asman Helpdesk dan

Service Level

Management

L-3

L-4

Manajer Infrastruktur dan

Konten

· Asman Pengembangan

Data Center


Jaringan

· Asman Manajemen

Konten

L-3

L-4

Manajer Riset dan

Pengembangan Sistem Informasi

· Asman Riset dan Inovasi

Teknologi Informasi


Sistem Informasi

Akademik


Sistem Informasi Non-

Akademik


aplikasi sistem informasi, melakukan pembangunan aplikasi sistem informasi dan pengujian yang dilakukan dalam beberapa tahapan dan terdokumentasi dengan lengkap, sampai dengan melakukan uji serah terima dan memastikan aplikasi sistem informasi tersebut terintegrasi dalam framework dan dapat berjalan sesuai yang direncanakan.

Unit RISBANGSI terdiri dari tiga urusan yaitu:

a. Urusan Pengembangan Sistem Informasi Akademik, bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pengembangan aplikasi sistem informasi proses bisnis akademik Telkom University, mulai dari aplikasi registrasi mahasiswa baru sampai dengan aplikasi wisuda dan alumni. Aplikasi ini merupakan core business yang dijalankan oleh Telkom University, dengan pengguna mulai dari mahasiswa, alumni, orang tua mahasiswa, dosen, pegawai, program studi, fakultas, unit pendukung dan pihak lain yang terkait dengan proses bisnis akademik Telkom University.

b. Urusan Pengembangan Sistem Informasi Non-Akademik, bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pengelolaan aplikasi sistem informasi proses binis non-akademik Telkom University, mulai dari aplikasi manajemen sumber daya, pembayaran dan penggajian, manajemen dokumen, penelusuran dokumen, penjaminan mutu, serta dukungan yang berkaitan dengan core business Telkom University, dengan pengguna mulai dari dosen, pegawai, program studi, fakultas unit pendukung dan pihak lain yang terkait dengan proses bisnis non-akademik Telkom University.

c. Urusan Riset dan Inovasi Teknologi Informasi, yang bertanggung jawab terhadap pengembangan teknologi informasi yang diadopsi oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University serta hubungan kerja sama dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi, peningkatan citra layanan sistem informasi (institution branding), pendayagunaan aplikasi sistem informasi yang telah dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University untuk digunakan oleh pihak eksternal.


2. Unit Infrastruktur dan Konten (INTEN) , merupakan bagian yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap penyediaan infrastruktur sistem dan teknologi informasi, mencakup data center dan jaringan, yang sesuai dengan kebutuhan untuk menjamin sistem informasi yang telah dikembangkan dapat beroperasi dan berjalan dengan baik, memiliki performa yang handal, menyiapankan dan memberikan layanan manajemen konten digital institusi yang dipublikasikan di internal maupun eksternal, serta memberikan jaminan keamanan sistem, data dan informasi, sampai dengan menyusun tata kelola dan kebijakan yang berkaitan dengan pemanfaatan infrastruktur, manajemen konten dan keamanan sistem.

Unit INTEN terdiri dari tiga urusan yaitu:

a. Urusan Pengembangan Data Center, bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pengembangan infrastruktur data center dan server. Data center yang dikelola terdiri dari main data center yang berada di ruang Direktorat Sistem Informasi Telkom University, collocation data center yang berada di Direktorat Sistem Informasi dan gedung lain di area kampus Telkom University, serta backup data center yang berada di Collocation Data Center Telkom Karet, Jakarta dan Gubeng, Surabaya. Infrastruktur server yang dikelola meliputi server aplikasi, server basis data, server manajemen beban kerja, server web dan server seluruh layanan sistem informasi, termasuk keamanan sistem yang berkaitan dengan data center.

b. Urusan Pengembangan Jaringan, bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pengembangan infrastruktur jaringan komputer meliputi interkoneksi dengan jaringan global (Internet, Internet Service Provider), jaringan backbone, jaringan intra data center, jaringan intranet (wired maupun wireless) hingga ke end-user dan interkoneksi lain, termasuk performansi dan keamanan sistem yang berkaitan dengan jaringan komputer.

c. Urusan Manajemen Konten, bertanggung jawab terhadap pengembangan aplikasi pendukung manajemen konten digital institusi yang dipublikasikan internal maupun eksternal, melalui official web institusi, fakultas, program studi hingga unit kerja, UKM, laboratorium dan pihak internal lain, dipublikasikan melalui aplikasi perpustakaan, repository dan aplikasi


pendukung lainnya. Manajemen konten digital diarahkan untuk keterbukaan informasi kepada publik melalui website dengan peningkatan jumlah halaman website yang dapat diakses, keragaman file yang disediakan, publikasi hasil penelitian dan riset ilmiah, serta tautan dari website lain yang mereferensikan konten yang berada dalam domain Telkom University.

3. Unit Operasional Sistem Informasi (OPSI), merupakan bagian yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap operasional seluruh aplikasi sistem informasi yang telah selesai dikembangkan oleh Unit RISBANGSI maupun INTEN, berinteraksi dengan pengguna apabila ditemukan bugs pada aplikasi sistem informasi yang telah diserahterimakan kepada pemilik proses, melakukan perbaikan terhadap bugs maupun kesalahan aplikasi, melakukan pengembangan maupun penambahan fitur minor pada aplikasi yang telah beroperasi. Unit OPSI juga bertanggung jawab terhadap pengelolaan help desk sebagai pusat layanan dan bantuan terhadap customer dan stakeholders untuk mendukung operasional sistem informasi, serta mengelola life cycle layanan teknologi informasi, mulai dari penentuan strategi, desain, transisi, operasi dan peningkatan layanan secara berkelanjutan dengan membuat perencanaan, kebijakan dan regulasi yang berkaitan dengan implementasi teknologi informasi di Telkom University.

Unit OPSI terdiri dari dua urusan yaitu:

a. Urusan Layanan Sistem Informasi Akademik, bertanggung jawab terhadap operasional aplikasi sistem informasi akademik dan interaksi pemanfaatannya oleh pemilik proses dan seluruh pengguna layanan, menyampaikan sosialisasi dan memberikan edukasi kepada pengguna terkait peran dan fungsionalitas yang tersedia dalam aplikasi akademik Telkom University, memperbaiki bugs aplikasi dan menambahkan fitur minor yang dibutuhkan oleh pengguna dalam aplikasi sistem informasi akademik yang telah beroperasi.

b. Urusan Layanan Sistem Informasi Non-Akademik, bertanggung jawab terhadap operasional aplikasi sistem informasi non-akademik dan interaksi pemanfaatannya oleh pemilik proses dan seluruh pengguna layanan, menyampaikan sosialisasi dan memberikan edukasi kepada pengguna


terkait peran dan fungsionalitas yang tersedia dalam aplikasi non-akademik Telkom University, memperbaiki bugs aplikasi dan menambahkan fitur minor yang dibutuhkan oleh pengguna dalam aplikasi sistem informasi non-akademik yang telah beroperasi.

c. Urusan Helpdesk dan Service Level Management, bertanggung jawab terhadap manajemen komplain dan sosialisasi layanan sistem informasi untuk menjamin operasional sistem informasi, komunikasi dengan customer dan stakeholders pengguna layanan sistem informasi Telkom University. Bentuk komunikasi ini melalui aplikasi Helpdesk Ticketing di iGracias, email, telepon, SMS, messenger, serta grup di media sosial. Urusan Helpdesk akan menjembatani kebutuhan pengguna dengan urusan lain yang berada di bawah Direktorat Sistem Informasi Telkom University sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawab masing-masing. Urusan ini juga bertanggung jawab terhadap pengelolaan life cycle layanan teknologi informasi secara komprehensif yang dilakukan oleh semua urusan, memantau dan mengevaluasi tingkat pencapaian layanan sistem informasi untuk memberikan saran peningkatan layanan sesuai dengan kewenangan setiap unit yang ada di Direktorat Sistem Informasi.


II

REKAYASA ANALISIS SITUASIONAL

| Perencanaan Strategis Sistem Informasi .

Informasi sering kali disebut sebagai sumber daya strategis, namun di saat yang sama informasi dianggap tidak lebih berharga dibandingkan peralatan fisik (Falkenberg, 1998). Hal ini didasari ketidakpahaman organisasi yang masih beranggapan bahwa aset harus merupakan sesuatu yang tampak dan nyata, serta memiliki nilai ekonomi secara langsung. Tentunya paradigma ini akan berubah jika organisasi menyadari perbedaan nilai dan biaya yang harus dikeluarkan apabila kehilangan informasi dibandingkan kehilangan aset fisik.

Menurut Eckhard Falkenberg et al (Falkenberg, 1998), sistem informasi menekankan pada kegunaan informasi bagi seseorang maupun organisasi, dalam hal ini, pada sistem berbasis komputer. Sistem informasi mengalami evolusi yang panjang sebelum ditempatkan pada posisi yang strategis dalam sebuah perencanaan organisasi. Untuk menghasilkan pemahaman yang tepat mengenai sistem tersebut, dibutuhkan sudut pandang organisasional yang menerapkan dan menjalankan informasi sebagai sumber daya strategis.


Pemahaman mengenai peran pengembangan TIK dan khususnya pengembangan sistem informasi diperlukan untuk mengelola sistem dan teknologi informasi dalam organisasi itu sendiri. Saat ini, bagi perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi dibutuhkan pendekatan strategis yang bersifat jangka panjang dalam menangani SI (sistem informasi)/TI (teknologi informasi), walaupun tidak dapat dipungkiri bahwa pada kenyataannya banyak perguruan tinggi telah mengambil keputusan untuk menangani SI/TI yang hanya bersifat jangka pendek.

Pengembangan sistem informasi yang tidak terencana secara sistematis akan mengakibatkan organisasi tidak memiliki skala prioritas proyek pengembangan SI/TI dan terkesan tambal sulam, terpisah-pisah dan tidak terpadu (terintegrasi). Cara seperti ini akan berdampak pada penurunan produktivitas organisasi (Ward dan Peppard, 2003).

Perencanaan strategis SI/TI harus meliputi detil semua aspek implementasi yang akan dilakukan, mengingat implementasi sistem informasi membutuhkan waktu yang panjang, karena tidak hanya menyangkut masalah teknologi dan aplikasi, melainkan juga organisasi, keterlibatan sumber daya dan kebijakan perguruan tinggi. Oleh sebab itu, penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi merupakan langkah awal yang sangat penting untuk dapat mendefinisikan sistem yang akan dibangun.

Berikut beberapa alasan pentingnya penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi bagi Telkom University:

1. Sumber daya TIK yang terbatas, sehingga perlu rencana kerja yang efisien.

2. Optimalisasi penggunaan aset TIK yang ada sehingga dapat memberikan kontribusi maksimal bagi kemajuan Telkom University.

3. Mencegah kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi, dan mencegah investasi yang tidak tepat sasaran karena kurangnya perencanaan.

4. Menjamin bahwa bahwa implementasi TIK yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan Telkom University akan dukungan informasi dan sistem informasi.


Implementasi sistem informasi terpadu pada Telkom University saat ini menjadi pilihan utama untuk mendukung seluruh fungsi bisnis yang dijalankan. Sistem informasi menawarkan data yang akurat, bersih, stabil dan tersedia secara realtime bagi pengguna di semua unit kerja dan mencakup semua fungsi bisnis.

Sistem tersebut harus mampu dioperasikan secara efisien untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan dpengambilan keputusan serta menawarkan pengalaman edukasional yang sebaik mungkin bagi mahasiswa perguruan tinggi tersebut (Lupu, 2008).

Pembangunan sistem informasi Telkom University merupakan pekerjaan besar dan tidak mudah. Terlalu banyak masalah integrasi dan konsolidasi data diakibatkan oleh kurangnya pengetahuan terhadap perspektif organisasi, dan juga efek integrasi empat lembaga sebelumnya. Baik dalam membangun struktur teknologi informasi yang baru maupun dalam melakukan perbaikan terhadap sistem yang sudah ada, sehingga perspektif organisasi sangat dibutuhkan.

Oleh karena itu, setelah perencanaan strategis, proses untuk membangun sistem informasi terpadu di Telkom University perlu dilanjutkan dengan adopsi atau membuat sendiri suatu kerangka kerja arsitektur dan model pengembangan sistem informasi sehingga dapat diperoleh suatu gambaran menyeluruh mengenai keadaan dan kebutuhan Telkom University.

| Analisis SWOT .

Sebagai analisis awal terhadap kondisi situasional yang ada di Telkom University, dilakukan analisis untuk mengidentifikasi strengths (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman) yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi di Telkom University.

Strengths (Kekuatan) 1. Memiliki master data terintegrasi yang dibangun sendiri oleh Direktorat

Sistem Informasi (in-house development) sebagai acuan sistem basis data untuk seluruh layanan sistem informasi yang digunakan di Telkom University.


Strengths (Kekuatan) 2. Memiliki framework sistem informasi terintegrasi yang berbasis master data,

yang dikembangkan secara sendiri oleh Direktorat Sistem Informasi (in-house development).

3. Memiliki aplikasi sistem informasi terintegrasi yang menggunakan sistem Single Sign On (SSO) yang memungkinkan dapat diaksesnya seluruh aplikasi sistem informasi dari satu portal.

4. Sistem informasi iGracias telah teruji dan digunakan oleh seluruh civitas akademik Telkom University untuk mendukung proses bisnis yang dijalankan.

5. Sistem Informasi dibangun secara in-house development sehingga fleksibel dalam pengembangan, tidak tergantung pada pihak eksternal dan terdokumentasi dengan lengkap.

6. Memiliki infrastruktur data center yang terdiri dari main data center dan collocation data center yang berada di Telkom University, serta backup data center yang berada di dua lokasi terpisah yaitu Karet, Jakarta dan Gubeng, Surabaya.

7. Memiliki infrastruktur jaringan gigabit intranet yang menghubungkan seluruh gedung menggunakan kabel fiber optic dan terkoneksi dengan data center, serta interkoneksi dengan jaringan Internet melalui dua jalur fiber optic.

8. Memiliki tim dan personel yang cukup memadai dengan kompetensi yang berbeda-beda sesuai dengan bidang layanan dan unit lokasi kerja, serta dukungan struktur organisasi yang memadai.

Weakness (Kelemahan) 1. Aplikasi sistem informasi terintegrasi yang telah selesai dibangun dan telah

dioperasikan, beberapa di antaranya masih memerlukan pemahaman dan penguasaan dalam penggunaannya oleh pemilik proses di Telkom University.

2. Pengguna belum memiliki keseragaman pemahaman dalam metode dan prosedur pengembangan sistem informasi terpadu, sehingga menganggap bahwa pengembangan aplikasi sistem informasi dapat dilakukan dalam waktu yang singkat.

3. Proses bisnis, prosedur, instruksi kerja dan/atau ketetapan yang teridentifikasi oleh unit satuan mutu belum siap pakai sebagai acuan pengembangan aplikasi sistem informasi, sehingga menghambat proses identifikasi dan analisis kebutuhan aplikasi sistem informasi.


Weakness (Kelemahan) 4. Keterbatasan anggaran investasi dan operasional yang mengharuskan

optimalisasi sehingga tidak memungkinkan kecepatan maksimal untuk implementasi rencana kerja Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

5. Kecepatan proses logistik yang belum sepenuhnya mendukung pengadaan perangkat teknologi informasi untuk mendukung investasi maupun operasional yang dibutuhkan oleh Telkom University.

6. Ketidakpastian jenjang karir sumber daya manusia dan tingginya turn over pegawai alih-daya, khususnya bagi pranata layanan TIK di Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

7. Belum adanya standard remunerasi yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia pengelola TIK yang ada di Direktorat Sistem Informasi Telkom University serta tidak memiliki komparatif memadai terhadap jenis organisasi non-pendidikan.

8. Belum terimplementasikannya tata kelola layanan sistem informasi yang berbasiskan standard Information Technology Service Management (ITSM).

Opportunities (Peluang) 1. Pengembangan Direktorat Sistem Informasi Telkom University tidak hanya

sebagai unit cost center, namun berkembang menjadi unit profit center. 2. Pendapatan non-tuition fee (NTF) jika aplikasi sistem informasi terpadu yang

telah dibangun, dapat dipaketkan dan digunakan oleh institusi lain. 3. Sinergi dengan program studi dan fakultas untuk menjalankan join research

yang terkait dengan pengembangan sistem informasi di Telkom University. 4. Sinergi dengan lembaga pendidikan lain di bawah Telkom Foundation untuk

implementasi sistem informasi terpadu dalam ruang lingkup yang lebih luas. 5. Peningkatan peran sistem informasi Telkom University yang didukung

dengan kebijakan teknologi informasi dan sistem informasi di Telkom University, untuk meningkatkan fungsi layanan sistem informasi sebagai enabler bagi Telkom University, sesuai dengan pernyataan visi Telkom University.

Threats (Ancaman) 1. Ketidakpastian jenjang karir sumber daya manusia pengelola layanan TIK

Direktorat Sistem Informasi Telkom University dan rendahnya standard remunerasi, yang menyebabkan tingginya turn over pegawai.


Threats (Ancaman) 2. Ketidakpastian atas ketetapan dan ketersediaan anggaran investasi maupun

operasional Direktorat Sistem Informasi Telkom University, yang menyebabkan terhambatnya proses pengadaan dan penyediaan layanan teknologi infromasi dan sistem informasi.

3. Perbedaan cara pandangan dari unit/program studi/fakultas maupun personel struktural yang berkaitan dengan strategi pengelolaan dan pengembangan sistem informasi.

| Pemodelan Proses Bisnis .

Pemodelan proses bisnis dilakukan sebagai langkah awal untuk melakukan rekayasa analisis situasional sebagai bentuk analisis kebutuhan dan area fungsional yang dijalankan oleh Telkom Universitu, sebagai pedoman pengembangan Rencana Strategis Sistem Informasi.

Pemodelan proses bisnis berkaitan dengan Tridharma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat yang merupakan aktivitas inti atau core business Telkom University sebagai sebuah perguruan tinggi.


Perumusan Strategi Pengabdian Masyarakat

Pengajuan Penelitian dan Hibah

Operasional dan Evaluasi Pengabdian Masyarakat

Pelaporan Penelitian dan Hibah

Penglepasan AkademikPenerimaan Mahasiswa Baru Operasional Akademik

Manajemen Keuangan

Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Logistik

M A

R G

I N

M A

R G

I N

Operasional Penelitian dan Hibah

Pengajuan Pengabdian Masyarakat

Sistem Informasi

Pemasaran dan Sekretariat Pimpinan

Perpustakaan

Kemahasiswaan

Satuan Penjamin Mutu

Carier Development Centre

Kerjasama dan Training

Pengembangan Institusi

Pelepasan Akademik

Dashboard Management

Teknologi dan Metodologi Pembelajaran

Aplikasi Pendukung Manajemen Konten Digital

Gambar 2.1. Rantai Nilai Telkom University

Pengembangan sistem informasi membutuhkan syarat mutlak yaitu adanya proses bisnis yang seragam, terdefinisi dan telah dibakukan dalam dokumen Prosedur maupun Instruksi Kerja dari pemilik proses. Hal ini berkaitan dengan standardisasi proses bisnis yang diadopsi oleh Telkom University dari hasil penggabungan empat lembaga sebelumnya.

Masing-masing proses utama dalam rantai nilai Telkom University dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Nama Fungsi: Penerimaan Mahasiswa Baru

Deskripsi: Kegiatan penerimaan calon mahasiswa baru yang dilakukan oleh Unit Admisi Telkom University dalam Bentuk Seleksi Bersama Mahasiswa Baru.

2. Nama Fungsi: Operasional Akademik

Deskripsi: Kegiatan operasional akademik yang ditujukan kepada mahasiswa sebagai stakeholder utama sejak terdaftar sebagai mahasiswa baru, sampai dengan lulus/wisuda. Operasional akademik meliputi serangkaian proses bisnis yang dijalani oleh mahasiswa, dan melibatkan dosen, pegawai, fakultas, program studi maupun unit pendukung proses akademik.


3. Nama Fungsi: Penglepasan Akademik

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan keluarnya mahasiswa Telkom University, menjadi alumni.

4. Nama Fungsi: Pengajuan Penelitian dan Hibah

Deskripsi: Kegiatan penelitian yang berhubungan dengan pengelolaan penelitian dan hibah, meliputi pengajuan, proses review dan seleksi sampai dengan keputusan diterima atau tidak proposal penelitian dan hibah yang didanai internal maupun eksternal.

5. Nama Fungsi: Operasional Penelitian dan Hibah

Deskripsi: Kegiatan penelitian yang berhubungan dengan operasional pelaksanaan penelitian dan hibah.

6. Nama Fungsi: Pelaporan Penelitian dan Hibah

Deskripsi: Kegiatan pelaporan hasil penelitian dan evaluasi yang berhubungan dengan penelitian dan hibah.

7. Nama Fungsi: Perumusan Strategi Pengabdian Masyarakat

Deskripsi: Kegiatan pengabdian masyarakat yang berhubungan dengan perumusan strategi sehingga pelaksanaan sesuai dengan yag diharapkan.

8. Nama Fungsi: Pengajuan Pengabdian Masyarakat

Deskripsi: Kegiatan pengabdian masyarakat yang berhubungan dengan pengelolaan proposal kegiatan.

9. Nama Fungsi: Operasional dan Evaluasi Pengabdian Masyarakat

Deskripsi: Kegiatan pengabdian masyarakat yang berhubungan dengan operasional dan evaluasi.


Sedangkan kegiatan pendukung yang tercakup dalam rantai nilai Telkom University dijabarkan sebagai berikut:

1. Nama Fungsi: Manajemen Keuangan

Deskripsi: Kegiatan pengelolaan keuangan, pembayaran perkuliahan.

2. Nama Fungsi: Manajemen Sumber Daya Manusia

Deskripsi: Kegiatan penentuan kebutuhan, alokasi dan pengelolaan sumber daya manusia.

3. Nama Fungsi: Manajemen Logistik

Deskripsi: Kegiatan pengelolaan barang dan jasa yang meliputi kegiatan yang dimulai dari merencanakan keberadaannya sampai dengan penghapusan

4. Nama Fungsi: Pemasaran dan Kesekretariatan

Deskripsi: kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan pemasaran, kesekretariatan, hukum, dan komunikasi.

5. Nama Fungsi: Manajemen Rumah Tangga

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan sarana dan prasarana serta keamanan dan lingkungan sekitar.

6. Nama Fungsi: Pengembangan Institusi dan Bahasa

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan penyusunan laporan sasaran kinerja individu, nilai kinerja unit, evaluasi diri, maupun laporan statistikal lembaga lainnya serta program pengembangan bahasa.

7. Nama Fungsi: Kerjasama dan Training

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan dan pelaksanaan program kerjasama dan training.


8. Nama Fungsi: Carrier Development Centre

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelola kegiatan pengembangan kompetensi, layanan karir dan alumni.

9. Nama Fungsi: Teknologi dan Metodologi Pembelajaran

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pengembangan teknologi dan metode pembelajaran untuk mendukung kegiatan akademik.

10. Nama Fungsi: Perpustakaan

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan administrasi, layanan pustaka, pengembangan bahan pustaka dan publikasi data kepustakaan.

11. Nama Fungsi: Sistem Informasi

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan administrasi dan layanan data/informasi, pengelolaan infrastruktur dan pengembangan sistem informasi yang meliputi konten, jaringan dan tampilan.

12. Nama Fungsi: Kemahasiswaan

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan pembinaan, kesejahteraan dan kegiatan mahasiswa.

13. Nama Fungsi: Satuan Penjamin Mutu

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kegiatan perencanaan, penerapan dan pengembangan sistem penjaminan mutu lembaga.

14. Nama Fungsi: Dashboard Manajemen

Deskripsi: Kegiatan yang berhubungan dengan pelaporan dan penyediaan informasi dalam dashboard manajemen yang membutuhkan adanya data warehousing, sebagai acuan dashboard operasional dan dashboard eksekutif.


| Hirarki Fungsi Bisnis .

Struktur dekomposisi fungsi utama dan pendukung yang digambarkan pada rantai nilai Telkom University dijabarkan menjadi subfungsi yang tersusun secara hirarki untuk memodelkan fungsi bisnis yang dijalankan oleh Telkom University. Hirarki fungsi bisnis ini menggambarkan seberapa luas cakupan dari setiap proses baik proses bisnis utama maupun proses bisnis pendukung.

Hirarki yang terdiri dari 280 fungsi bisnis membutuhkan komitmen dan dukungan manajemen, khuususnya dari unit pemilik proses, yang menggambarkan struktur dekomposisi dari rantai nilai Telkom University. Dan pendefinisian detil fungsi bisnis dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan hasil analisis situasional maupun kebutuhan unit pemilik proses dan perkembangan kebutuhan Telkom University. Perubahan atau pengembangan fungsi bisnis harus ditetapkan dalam dokumen definisi proses bisnis yang telah disahkan oleh pemilik proses, sebelum dijadikan acuan pengembangan aplikasi sistem informasi.

Sesuai dengan kaidah rekayasa pengembangan perangkat lunak, Direktorat Sistem Informasi tidak berwenang melakukan perubahan fungsi bisnis yang dijalankan oleh unit tertentu, dan tidak akan mengembangkan aplikasi sistem informasi yang belum terdefinisi proses bisnisnya. Aplikasi sistem informasi tidak dapat dikembangkan apabila masih terjadi perubahan fungsi bisnis yang dijalankan oleh unit pemilik proses, atau hanya berdasarkan fungsi bisnis yang masih berupa asumsi.

| Dukungan Sistem Informasi terhadap Fungsi Bisnis .

Setiap aplikasi sistem informasi dikembangkan untuk mendukung fungsi bisnis, sehingga perlu dipetakan fungsi bisnis yang didukung oleh aplikasi maupun fungsi bisnis yang tidak didukung oleh aplikasi.

Berdasarkan bagan hirarki fungsi bisnis, kemudian dilakukan analisis untuk menentukan dan memetakan fungsi bisnis mana saja yang akan didukung oleh aplikasi sistem informasi yang akan dibangun oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University.


Tabel 2.1. Fungsi Bisnis dan Dukungan Aplikasi Sistem Informasi

Nama Fungsi Bisnis Dukungan Aplikasi

Pendidikan 1.1 Penerimaan Mahasiswa Baru 1.1.1 Penentuan Kebijakan 1.1.1.1 Standardisasi Seleksi Mahasiswa Baru 1.1.1.2 Penentuan Daya Tampung √ 1.1.1.3 Penentuan Passing Grade √ 1.1.1.4 Penjadwalan 1.1.2 Pemasaran 1.1.2.1 Riset Pasar 1.1.2.2 Penetapan Strategi 1.1.2.3 Pelaksanaan Pemasaran 1.1.2.4 Evaluasi dan Pelaporan √ 1.1.3 Seleksi Calon Mahasiswa Baru 1.1.3.1 Penyusunan Materi Seleksi 1.1.3.2 Penerimaan Pendaftaran √ 1.1.3.3 Pelaksanaan Seleksi √ 1.1.3.4 Pengolahan Hasil √ 1.1.3.5 Simulasi Kelulusan √ 1.1.3.6 Penetapan Hasil Seleksi √ 1.1.3.7 Pengumuman Hasil Seleksi √ 1.1.3.8 Pemanggilan Calon Mahasiswa Baru √

1.1.3.9 Manajemen Data Calon Mahasiswa Baru √

1.1.4 Registrasi Mahasiswa Baru 1.1.4.1 Konfigurasi Registrasi Mahasiswa Baru √ 1.1.4.2 Registrasi Mahasiswa Baru √

1.1.4.3 Administrasi Pembayaran Mahasiswa Baru √

1.1.4.4 Undur Diri Mahasiswa Baru √ 1.1.4.5 Penetapan Mahasiswa Baru √

1.1.4.6 Penentuan Kelas dan Dosen Wali Mahasiswa Baru √

1.1.4.7 Manajemen Data Registrasi Mahasiswa Baru √

1.2 Operasional Akademik 1.2.1 Master Akademik



1.2.1.1 Konfigurasi Master Akademik √ 1.2.1.2 Manajemen Data Akademik √ 1.2.2 Master Kurikulum 1.2.2.1 Konfigurasi Master Kurikulum √ 1.2.2.2 Manajemen Kurikulum Program Studi √ 1.2.2.3 Penetapan Kurikulum √

1.2.2.4 Pemetaan Kurikulum dan Program Studi √

1.2.2.5 Pengelolaan Rencana Pembelajaran Semester (RPS) √

1.2.2.6 Ekuivalensi Kurikulum √ 1.2.3 Penetapan Kalender Akademik 1.2.3.1 Konfigurasi Semester Aktif √ 1.2.3.2 Manajemen Kalender Akademik √ 1.2.4 Penjadwalan Perkuliahan 1.2.4.1 Konfigurasi Penjadwalan Perkuliahan √ 1.2.4.2 Manajemen Jadwal Kuliah - Kelas √

1.2.4.3 Pemetaan Mata Kuliah - Kelas dan Dosen Pengampu √

1.2.5 Herregistrasi Mahasiswa 1.2.5.1 Konfigurasi Herregistrasi Mahasiswa √ 1.2.5.2 Penawaran Mata Kuliah - Kelas √ 1.2.5.3 Pengambilan Mata Kuliah - Kelas √ 1.2.5.4 Perencanaan Studi √ 1.2.5.5 Pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa √ 1.2.5.6 Pencetakan Kartu Studi Mahasiswa √

1.2.5.7 Manajemen Data Herregistrasi Mahasiswa √

1.2.5.8 Pelaporan Herregistrasi Mahasiswa √ 1.2.6 Perubahan Rencana Studi 1.2.6.1 Konfigurasi Perubahan Rencana Studi √ 1.2.6.2 Perubahan Rencana Studi √ 1.2.6.3 Pelaporan Perubahan Rencana Studi √ 1.2.7 Perwalian 1.2.7.1 Konsultasi Rencana Studi √ 1.2.7.2 Pelaporan Lembar Kemajuan Studi √ 1.2.7.3 Pengajuan Sidang Akademik √ 1.2.8 Perkuliahan Kelas



1.2.8.1 Konfigurasi Perkuliahan Kelas √

1.2.8.2 Pengaturan Gedung Perkuliahan dan Ruang Kelas √

1.2.8.3 Pelaksanaan Perkuliahan Reguler √ 1.2.8.4 Pencatatan Perkuliahan Reguler √ 1.2.8.5 Pemantauan Perkuliahan Reguler √ 1.2.8.6 Pelaporan Perkuliahan Reguler √ 1.2.8.7 Manajemen Data Perkuliahan Reguler √ 1.2.9 Perkuliahan Non-Kelas 1.2.9.1 Konfigurasi Perkuliahan Non-Kelas √ 1.2.9.2 Pengaturan Lokasi √ 1.2.9.3 Bimbingan dan Pengawasan

1.2.9.4 Pemantauan Hasil Perkuliahan Non-Kelas √

1.2.10 Penjadwalan Ujian 1.2.10.1 Konfigurasi Penjadwalan Ujian √ 1.2.10.2 Penjadwalan Ujian Mata Kuliah - Kelas √ 1.2.10.3 Pencetakan Kartu Ujian √ 1.2.11 Praktikum 1.2.11.1 Penjadwalan Praktikum √ 1.2.11.2 Pelaksanaan Praktikum √ 1.2.11.3 Pemantauan Praktikum √ 1.2.11.4 Pelaporan Praktikum √ 1.2.12 Administrasi Akademik 1.2.12.1 Konfigurasi Administrasi Akademik √ 1.2.12.2 Manajemen Administrasi Akademik √ 1.2.13 Karya Akhir 1.2.13.1 Konfigurasi Karya Akhir √ 1.2.13.2 Pengajuan Karya Akhir √ 1.2.13.3 Manajemen Administrasi Karya Akhir √ 1.2.13.4 Bimbingan dan Pemantauan √ 1.2.13.5 Penjadwalan Karya Akhir √ 1.2.13.6 Sidang Karya Akhir √ 1.2.13.7 Publikasi Hasil Karya Akhir √ 1.2.14 Penilaian 1.2.14.1 Konfigurasi Penilaian √ 1.2.14.2 Pemasukan Nilai √



1.2.14.3 Perubahan Nilai √ 1.2.14.4 Penghapusan Nilai √ 1.2.14.5 Ekuivalensi Nilai √ 1.2.14.6 Transkrip Akademik √ 1.2.14.7 Pelaporan Nilai √ 1.2.15 Cuti Akademik 1.2.15.1 Konfigurasi Cuti Akademik √ 1.2.15.2 Pengelolaan Cuti Akademik √ 1.2.15.3 Pengelolaan Mangkir √ 1.2.15.4 Pengelolaan Skorsing Akademik √ 1.2.15.5 Pelaporan Cuti Akademik √ 1.2.16 Sidang Akademik 1.2.16.1 Konfigurasi Sidang Akademik √ 1.2.16.2 Sidang Kelulusan Tingkat √ 1.2.16.3 Sidang Kelulusan Studi √ 1.2.16.4 Pelaporan Hasil Sidang Akademik √ 1.2.17 Pelaporan Akademik 1.2.17.1 Konfigurasi Pelaporan Akademik √ 1.2.17.2 Manajemen Data PDDIKTI √ 1.2.17.3 Web Service Pelaporan PDDIKTI √ 1.2.18 Monitoring dan Evaluasi Akademik 1.2.18.1 Konfigurasi Evaluasi Distribusi Nilai √ 1.2.18.2 Manajemen Data Akademik √ 1.2.18.3 Evaluasi Distribusi Nilai √

1.2.18.4 Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa (EDOM) √

1.3 Pelepasan Akademik 1.3.1 Drop Out √ 1.3.2 Pengunduran Diri √ 1.3.3 Pembuatan Ijazah √ 1.3.4 Pembuatan Transkrip Akademik √

1.3.5 Pembuatan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) √

1.3.6 Wisuda √ Penelitian 2.1 Pengajuan Penelitian dan Hibah 2.1.1 Penetapan Kebijakan



2.1.1.1 Penetapan Tim Reviewer √ 2.1.1.2 Standardisasi Seleksi Proposal √ 2.1.1.3 Penjadwalan Penelitian √ 2.1.2 Pelaksanaan Seleksi 2.1.2.1 Pengadaan Call for Proposal √ 2.1.2.2 Pendaftaran Penelitian dan Hibah √

2.1.2.3 Pelaksanaan Seleksi Penelitian dan Hibah √

2.1.2.4 Manajemen Kontrak Penelitian dan Hibah √

2.1.2.5 Evaluasi Hasil Seleksi Penelitian dan Hibah √

2.1.2.6 Pelaporan Hasil Seleksi Penelitian dan Hibah √

2.2 Operasional Penelitian dan Hibah 2.2.1 Pelaksanaan Penelitian dan Hibah √

2.2.2 Monitoring dan Evaluasi Hasil Penelitian dan Hibah √

2.3 Pelaporan Penelitian dan Hibah 2.3.1 Pelaporan Hasil Penelitian dan Hibah √ 2.3.2 Publikasi Penelitian dan HAKI √ 2.3.3 Pendaftaran HAKI √ Pengabdian Masyarakat 3.1 Perumusan Strategi Pengabdian Masyarakat 3.2 Pengajuan Pengabdian Masyarakat 3.2.1 Penetapan Kegiatan Pengabdian Masyarakat √ 3.2.2 Penjadwalan Pengabdian Masyarakat √ 3.3 Operasional dan Evaluasi Pengabdian Masyarakat 3.3.4 Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat √ 3.3.5 Manajemen Kontrak Pengabdian Masyarakat √ 3.3.6 Evaluasi dan Pelaporan Pengabdian Masyarakat √ 3.3.7 Pelaporan Hasil Pengabdian Masyarakat √ Manajemen Keuangan 4.1 Penganggaran 4.1.1 Persiapan Anggaran 4.1.1.1 Identifikasi Anggaran 4.1.1.2 Pengesahan Anggaran 4.1.2 Dropping



4.1.3 Pengawasan dan Peninjauan Anggaran 4.1.4 Revisi Anggaran 4.2 Akuntansi 4.2.1 Akuntansi General Ledger 4.2.2 Pelaporan Keuangan 4.2.3 Penerimaan Pembayaran Perkuliahan 4.2.3.1 Penerbitan Tagihan √ 4.2.3.2 Pengaturan Penundaan Pembayaran √ 4.2.3.3 Penerimaan Biaya Studi √ 4.2.3.4 Penerimaan Biaya Non Studi √ 4.2.3.5 Verifikasi dan Validasi Pembayaran √ 4.2.3.6 Pelaporan Pembayaran Perkuliahan √ 4.2.4 Akuntansi Utang dan Piutang 4.2.4.1 Pengelolaan Pembayaran √ 4.2.4.2 Penggantian Biaya √ Manajemen Sumber Daya Manusia 5.1 Struktur Organisasi 5.1.1 Manajemen Struktur Organisasi √ 5.1.2 Pemetaan Pegawai dan Posisi Struktural √ 5.2 Persiapan Pembayaran Pegawai 5.2.1 Pengelolaan Tunjangan √ 5.2.2 Pengumpulan Laporan Waktu Kehadiran √ 5.2.3 Pengelolaan Potongan √ 5.2.4 Perhitungan Honor √ 5.2.5 Perhitungan Gaji √ 5.2.6 Pengelolaan Cuti √ 5.2.7 Pengelolaan Perjalanan Dinas √ 5.2.8 Pelaporan Pembayaran Pegawai √ 5.3 Manajemen Pegawai 5.3.1 Pengelolaan Data Pegawai √ 5.3.2 Pengelolaan Rekruitmen Pegawai √ 5.3.3 Manajemen Rekam Jejak Pegawai √ 5.3.4 Pengelolaan Beban Kerja Pegawai √ 5.3.5 Pembinaan Pegawai √ 5.3.6 Pengembangan Pegawai √ Manajemen Logistik 6.1 Pengadaan



6.1.1 Pengelolaan Vendor √ 6.1.2 Pemesanan Logistik √ 6.1.3 Penerimaan Aset √ 6.1.4 Peminjaman Aset √ 6.2 Manajemen Inventaris 6.2.1 Penilaian Inventaris √ 6.2.2 Penelusuran Inventaris √ 6.2.3 Penghapusan Inventaris √ 6.2.4 Perawatan Inventaris √ Satuan Penjaminan Mutu 7.1 Penjaminan Mutu Institusi 7.1.1 Manajemen Penjaminan Mutu √ 7.1.2 Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu √ 7.2 Audit Sistem Mutu 7.2.1 Manajemen Audit Mutu √ 7.2.2 Monitoring dan Evaluasi Audit Mutu √ 7.3 Pengendalian Dokumen 7.3.1 Manajemen Dokumen Internal √ 7.3.2 Manajemen Dokumen Eksternal √ 7.3.3 Pengelolaan Rekamaan √ 7.3.4 Pengendalian dan Penelusuran Dokumen √ 7.3.5 Pelaporan Pengendalian Dokumen √ Pemasaran dan Kesekretariatan 8.1 Pemasaran

8.1.1 Pengelolaan Hasil Penelitian dan Produk Lembaga √

8.1.2 Riset Pasar 8.1.3 Penetapan Strategi Pemasaran 8.1.4 Pelaksanaan Pemasaran √ 8.1.5 Evaluasi dan Monitoring Pemasaran √ 8.2 Kesekretariatan 8.2.1 Penguatan Tata Kelola Lembaga √ 8.2.1.1 Pengelolaan Layanan Institusi √ 8.2.1.2 Monitoring dan Evaluasi Kerjasama √ 8.2.2 Pengelolaan Dokumen Lembaga √

8.2.3 Pengelolaan, Penyusunan dan Dokumentasi Kegiatan Lembaga dan Pimpinan √



8.2.4 Administrasi Surat √ 8.2.5 Administrasi Ruangan Rapat √ Kemahasiswaan 9.1 Pengelolaan Beasiswa 9.1.1 Pengelolaan Mitra Beasiswa √ 9.1.2 Pengelolaan Calon Penerima Beasiswa √ 9.1.3 Seleksi Penerima Beasiswa 9.1.4 Penetapan Penerima Beasiswa √ 9.1.5 Distribusi Beasiswa √ 9.1.6 Pelaporan Beasiswa √ 9.2 Aktivitas Kemahasiswaan 9.2.1 Pengelolaan Organisasi Kemahasiswaan √

9.2.2 Pengelolaan Nilai Transkrip Aktivitas Kemahasiswaan √

9.2.3 Pelaporan Nilai Transkrip Aktivitas Kemahasiswaan √

9.2.4 Pembinaan dan Kompetisi 9.2.5 Monitoring dan Evaluasi Capaian TAK √ Teknologi dan Metodologi Pembelajaran

10.1 Pengembangan dan Evaluasi Teknologi Metode Pembelajaran

10.1.1 Pengembangan Teknologi Metode Pembelajaran 10.1.2 Evaluasi Teknologi Metode Pembelajaran 10.1.3 Pengelolaan Hibah Metodologi Pembelajaran 10.2 E-Learning 10.2.1 Konfigurasi E-Learning √ 10.2.2 Sinkronisasi E-Learning Mata Kuliah - Kelas √ 10.2.3 Repository Materi Perkuliahan √ 10.2.4 Diskusi Perkuliahan √ 10.2.5 Tugas Perkuliahan √ 10.2.6 Quiz Perkuliahan √ 10.2.7 Pembelajaran Jarak Jauh (Kelas Virtual) √ Perpustakaan 11.1 Administrasi, Sirkulasi dan Layanan Pustaka

11.1.1 Konfigurasi Administrasi, Sirkulasi dan Layanan Pustaka √

11.1.2 Manajemen Administrasi, Sirkulasi dan Layanan Pustaka √



11.1.3 Pelaporan Layanan Pustaka √ 11.2 Digitalisasi Kepustakaan 11.2.1 Manajemen Data Kepustakaan √ 11.2.2 Repository Bahan Pustaka √ 11.2.3 Repository Tugas Akhir √ 11.2.4 E-Library √ 11.2.5 E-Journal √ Sistem Informasi 12.1 Pengelolaan Sistem Informasi 12.1.1 Konfigurasi Helpdesk √ 12.1.2 Penanganan Komplain dan Layanan Customer √ 12.1.3 Evaluasi dan Monitoring Helpdesk √ 12.1.4 Pelaporan Helpdesk √ 12.2 Pemeliharaan Sistem Informasi 12.2.1 Pemantauan Sistem Internal √ 12.2.2 Pemantauan Sistem Eksternal √ 12.3 Pengembangan Sistem Informasi 12.3.1 Manajemen Framework iGracias √ 12.3.2 Manajemen Basis Data Terpadu √ 12.3.3 Manajemen Akun Single Sign-On √ 12.3.4 Sistem Keamanan One-time Access Token √ 12.3.5 Sistem Pesan Singkat √ Career Development Centre 13.1 Profiling Mahasiswa 13.1.1 Pengelolaan Profiling Mahasiswa √ 13.1.2 Pelaporan Profiling Mahasiswa √ 13.2 Pengembangan Karir 13.2.1 Pengelolaan Pengembangan Karir √ 13.3 Pengelolaan Alumni 13.3.1 Pengelolaan Data Alumni √ 13.4 Tracer Study 13.4.1 Pengelolaan Tracer Study √ 13.4.2 Pelaporan Tracer Study √ 13.5 Lowongan Pekerjaan 13.5.1 Pengelolaan Data Lowongan Pekerjaan √ Kerjasama dan Training 14.1 Pengelolaan Kerjasama



14.1.1 Inisiasi Kerjasama √ 14.1.2 Monitoring dan Evaluasi Kerjasama √ 14.2 Pengelolaan Pelatihan 14.1.1 Pendaftaran Pelatihan √ 14.1.2 Pelaksanaan Pelatihan √ 14.1.3 Penilaian Pelatihan dan Penerbitan Sertifikat √ 14.1.4 Pelaporan Pelatihan √ Pengembangan Intitusi 15.1 Pengukuran Kepuasan 15.1.1 Konfigurasi Survey √ 15.1.2 Manajemen Survey Kepuasan √ 15.1.3 Pelaporan Hasil Pengukuran Kepuasan √ 15.2 Pengukuran dan Pelaporan Beban Kerja 15.2.1 Konfigurasi Beban Kerja √ 15.2.2 Pengaturan Rubrikasi Beban Kerja √ 15.2.3 Manajemen Beban Kerja Dosen dan Pegawai √ 15.2.4 Konversi Beban Kerja Dosen dan Pegawai √ 15.2.5 Monitoring dan Evaluasi Beban Kerja √ 15.2.6 Pelaporan Beban Kerja √ 15.3 Pelaporan Kinerja 15.3.1 Nilai Kinerja Unit √ 15.3.2 Nilai Kinerja Lembaga √ 15.3.3 Evaluasi Diri √ 15.3.4 Laporan Triwulan √ 15.3.5 Laporan EPSBED √ 15.3.6 Konfigurasi Borang Akreditasi √ 15.3.7 Manajemen Konten Borang Akreditasi √ 15.3.8 Pencetakan Dokumen Borang Akreditasi √ 15.4 Pengembangan Bahasa 15.4.1 Konfigurasi Pengembangan Bahasa √ 15.4.2 Pengelolaan Pengembangan Bahasa √ 15.4.3 Pengelolaan Keanggotaan Peserta √

15.4.4 Pengelolaan Nilai Peserta dan Penerbitan Sertifikat √

15.4.5 Pelaporan Pengembangan Bahasa √ Dashboard Manajemen 16.1 Data Warehouse



16.1.1 Perancangan Data Warehouse √ 16.1.2 Implementasi Data Warehouse √ 16.1.3 Monitoring dan Evaluasi Data Warehouse √ 16.2 Dashboard Operasional 16.2.1 Perancangan Dashboard Operasional √ 16.2.2 Implementasi Dashboard Operasional √ 16.2.3 Monitoring dan Evaluasi Operasional √ 1.63 Dashboard Eksekutif 16.3.1 Perancangan Dashboard Eksekutif √ 16.3.2 Implementasi Dashboard Eksekutif √ 16.3.3 Monitoring dan Evaluasi Dashboard Eksekutif √ Aplikasi Pendukung Manajemen Konten Digital 17.1 E-mail 17.1.1 Email Personal untuk Mahasiswa √ 17.1.2 Email Personal untuk Dosen dan Pegawai √ 17.2 Blog 17.2.1 Blog Personal Mahasiswa √ 17.2.2 Blog Personal Dosen dan Pegawai √ 17.3 Akses Internet (Network Engine) 17.3.1 Akses Internet Personal √ 17.4 Official Website 17.4.1 Konfigurasi Official Website √

17.4.2 Manajemen Konten Official Website Unit, Program Studi, Fakultas √

17.5 Repository 17.5.1 Konfigurasi Repository

17.5.2 Manajemen Konten Repository Karya Ilmiah Institusi √

17.6 Multimedia Services 17.6.1 Repository Multimedia √ 17.6.2 Komunitas √ 17.6.3 Forum Diskusi √ 17.6.4 Media Sosial √ 17.7 Manajemen Konten Digital 17.7.1 Pemantauan Kemajuan Konten Digital Institusi √


Dari tabel 2.1, tingkat dukungan aplikasi sistem informasi terhadap fungsi bisnis adalah 262 fungsi bisnis dari total keseluruhan 280 fungsi bisnis yang ada. Dengan perhitungan kasar ini, didapatkan tingkat dukungan yang diberikan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University sebesar 93,6 %.

Akan tetapi, persentase yang dihasilkan tersebut sesungguhnya bergantung kepada tingkat kedetilan yang ada dalam setiap fungsi bisnis karena setiap fungsi bisnis memiliki tingkat kedetilan berbeda.

Pada kenyataannya, setiap fungsi bisnis Telkom University dijabarkan dengan kedetilan yang jauh lebih luas sesuai dengan kebutuhan operasional. Sehingga tingkat dukungan aplikasi sistem informasi jauh lebih besar dari angka persentase tersebut, yang sekedar ditunjukkan berdasarkan jumlah fungsi bisnis.

Tidak semua fungsi bisnis harus didukung aplikasi sistem informasi. Suatu fungsi bisnis mungkin tidaklah terlalu penting atau hanya sebagai pelengkap sehingga tidak perlu didukung aplikasi. Suatu fungsi bisnis juga mungkin hanya bisa dilaksanakan dengan kegiatan fisik manusia sehingga tidak memungkinkan didukung aplikasi. Selain itu, mungkin saja suatu fungsi bisnis telah didukung dengan menerima data dari fungsi bisnis lain, orang atau unit pemilik proses, sehingga tidak memerlukan dukungan aplikasi.

| Identifikasi Pemangku Kepentingan pada Penyelenggaraan Layanan .

Komitmen terhadap paradigma layanan yang kuat dalam pengembangan sistem informasi perlu diwujudkan dalam kesadaran yang tinggi bagi seluruh pemangku kepentingan (stakeholders) yang memiliki keterkaitan erat dengan penyelenggaraan Telkom University, yaitu antara lain meliputi:

1. Calon mahasiswa baru dan orang tua calon mahasiswa baru 2. Sekolah yang meliputi SMA/MA/SMK 3. Bimbingan Belajar 4. Kantor-Kantor Cabang PT. Telkom, Telkom Group dan Perbankan 5. Mahasiswa, baik secara personal maupun terkelompok dalam berbagai

matriks organisasi (ormawa, kelompok studi, kelas perkuliahan, dll)


6. Orang tua mahasiswa 7. Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) dan lembaga-lembaga di bawah Telkom

Foundation 8. Pimpinan dan manajemen 9. Pegawai (dosen, staf tenaga kependidikan, dan lainnya) 10. Alumni, baik secara perorangan maupun dalam organisasi Forum Alumni 11. Pemerintah (DIKTI, Kopertis, PemProv/Kab/Kota, Kementerian) terkait 12. Instansi-instansi magang dan pengguna lulusan 13. Mitra kerjasama (beasiswa, proyek, kerjasama, dll) 14. Masyarakat umum 15. Lingkungan sekitar kampus 16. Rekanan kampus 17. Media massa 18. dan lain-lain.


III

RENCANA STRATEGIS

| Metode Pengembangan Sistem Informasi .

Proses pengembangan sistem informasi yang diadopsi oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University menggunakan software development life cycle (SDLC) yang merupakan rangkaian tahapan sebagai berikut:

1. Analisis Kebutuhan, merupakan proses mengidentifikasi dan mengumpulkan spesifikasi kebutuhan fungsi bisnis secara lengkap dari pemilik proses, yang dilakukan oleh Unit RISBANGSI Direktorat Sistem Informasi Telkom University. Fungsi bisnis yang akan dikembangkan menjadi aplikasi sistem informasi harus telah terdefinisi dengan jelas dan lengkap, terdokumentasi dan ditetapkan oleh pemilik proses dalam bentuk dokumen Prosedur, Instruksi Kerja maupun rekaman lain seperti Nota Dinas, Surat Keputusan dan sejenisnya. Hasil identifikasi ini dilanjutkan dengan analisis fungsionalitas dan non-fungsionalitas terstruktur, yang harus dipenuhi oleh aplikasi sistem informasi yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap. Tahapan pertama ini membutuhkan kelengkapan dokumen Software Requirement Specification (SRS) atau Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL). Dokumen ini akan disiapkan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University untuk diverifikasi oleh pemilik proses, dan disepakati oleh kedua belah pihak. Setelah dokumen SKPL ditandatangani oleh kedua belah pihak,


maka Direktorat Sistem Informasi Telkom University akan melanjutkan proses pengembangan ke tahapan kedua.

2. Desain, merupakan proses perancangan aplikasi sistem informasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang telah disepakati dalam dokumen SKPL. Unit RISBANGSI, Direktorat Sistem Informasi akan membuat rancangan berupa definisi detil dari setiap fungsi bisnis dan turunannya, aktor atau pengguna yang terlibat dalam aplikasi, pemetaan fungsi bisnis dan pengguna, arsitektur aplikasi, arsitektur data dan skema tabel data, fungsi dan prosedur yang harus dibuat, infrastruktur sistem dan penjelasan teknis lain yang dibutuhkan. Tahapan kedua ini membutuhkan kelengkapan dokumen Teknis Perangkat Lunak, yang mendeskripsikan desain aplikasi sistem informasi sebagai acuan tim pengembang untuk membuat skema tabel data, kode program, dan konfigurasi sistem yang dibutuhkan.

3. Implementasi Pemrograman, merupakan proses perancangan program sesuai dengan dokumen SKPL dan dokumen Teknis Perangkat Lunak, yang diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Keterlibatan beberapa tim pengembang dalam tahapan ini harus mengikuti standardisasi penulisan kode program dan pengembangan aplikasi sistem informasi yang telah ditetapkan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University dan sesuai dengan dokumen perancangan aplikasi yang telah ditetapkan. Tahapan ketiga ini, Unit RISBANGSI membutuhkan dukungan infrastruktur sistem yang disiapkan oleh Unit INTEN, Direktorat Sistem Informasi Telkom University. Kelengkapan dokumen infrastruktur dan arsitektur sistem disiapkan oleh Unit INTEN.

4. Pengujian Aplikasi, merupakan serangkaian proses uji coba fungsionalitas dan non-fungsionalitas aplikasi sistem informasi yang telah dibangun. Pengujian aplikasi dilakukan pertama kali oleh tim pengembang dari Unit RISBANGSI, dilanjutkan dengan pengujian internal yang melibatkkan Unit OPSI, Direktorat Sistem Informasi Telkom University. Pengujian aplikasi mengacu pada dokumen SKPL dan dokumen Teknis Perangkat Lunak, untuk menjamin seluruh


kebutuhan telah diakomodasi dan berjalan dengan baik pada aplikasi sistem informasi yang dibangun. Tahapan keempat ini membutuhkan kelengkapan dokumen Daftar Uji Aplikasi yang menjadi bagian dari User Acceptance Test (UAT) pada dokumen Berita Acara Serah Terima Aplikasi (BAST), yang dilakukan secara internal Direktorat Sistem Informasi, antara Unit RISBANGSI dan Unit OPSI. Serah terima aplikasi sistem informasi selanjutnya dilakukan antara Direktorat Sistem Informasi Telkom University dengan pemilik proses.

5. Operasional dan Pemeliharaan, merupakan proses operasional aplikasi sistem informasi dan layanan pendukungnya, yang diikuti dengan proses pemeliharaan apabila ditemukan bugs atau kesalahan pada aplikasi maupun penambahan fungsionalitas minor, yang dilakukan oleh Unit OPSI, Direktorat Sistem Informasi Telkom University. Tahapan kelima ini membutuhkan dokumen Panduan Penggunaan (user manual) yang didukung dengan sosialisasi oleh Unit OPSI kepada pemilik proses maupun pengguna lain yang terlibat. Dalam operasional layanan sistem informasi, Urusan Helpdesk dan Customer Care Center akan membantu permasalahan yang ditemui oleh pengguna selama mengoperasikan layanan sistem informasi.

Metode dan tahapan pengembangan sistem informasi ini harus mendapat dukungan dan komitmen dari seluruh pihak dan manajemen Telkom University, khususnya dari pemilik proses yang terlibat pada aplikasi sistem informasi yang sedang dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

Selanjutnya dokumen Rencana Strategis Sistem Informasi ini akan diturunkan dalam dokumentasi yang lebih teknis, mulai dari dokumen cetak biru (blueprint) sistem, aplikasi, data dan infrastruktur teknologi informasi hingga dokumen pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan metode rekayasa perangkat lunak.


| Arsitektur Sistem Informasi .

Pencapaian tujuan Telkom University yang terpetakan dalam Rencana Strategis, membutuhkan kontrol manajemen yang dilakukan oleh jajaran manajemen untuk memastikan sumber daya yang dimiliki dapat digunakan secara optimal. Kunci sukses kontrol manajemen salah satunya didasari oleh interaksi interpersonal yang dilakukan oleh orang-orang yang terlibat dalam jajaran manajemen Telkom University.

Kontrol manajemen akan menentukan aturan pokok pelaksanaan proses bisnis Telkom University yang dijabarkan dalam model bisnis berupa Prosedur maupun Instruksi Kerja yang ditetapkan oleh Bagian Penjaminan Mutu Telkom University. Penjabaran proses bisnis dalam bentuk panduan yang lebih teknis untuk dilaksanakan oleh para pegawai (dosen maupun tenaga pendukung akademik), civitas akademik, stakeholder maupun pihak terkait dengan universitas merupakan rangkaian proses kontrol operasional.

Model bisnis yang telah dijalankan oleh Telkom University menjadi rujukan untuk pengembangan arsitektur sistem informasi terpadu yang mengakomodasi analisis proses bisnis dari sudut pandang holistik, manajemen, alur kerja dan kaitannya dengan aplikasi sistem informasi.

Pendekatan metode Architechture of Integrated Information System (ARIS), hasil riset Prof. August-Wilhelm Scheer pada tahun 1990-an, cocok diterapkan oleh Telkom University untuk mengembangkan model bisnis menjadi sebuah framework sistem informasi.

ARIS menjembatani antara perencanaan strategis dan proses pembangunan aplikasi sistem informasi dengan menyediakan pemodelan-pemodelan yang harus disiapkan. Arsitektur sistem informasi terpadu ini memotret dari empat sudut pandang, yang meliputi sudut pandang perguruan tinggi, data, fungsi dan kontrol terhadap semua entitas yang dibutuhkan (Rathwell, 2011).

ARIS merupakan sebuah pendekatan best practise untuk pemodelan sistem skala besar, seperti yang dibutuhkan oleh Telkom University, untuk dapat diterapkan secara generik. ARIS akan memotret kondisi nyata, situasi dan permasalahan yang


terjadi sebagai dasar untuk pemodelan proses bisnis, sesuai dengan rantai nilai Telkom University

Kondisi awal tersebut kemudian akan dianalisis untuk mencari sebab akibat yang dialami oleh Telkom University, yang terpetakan pada setiap struktur organisasi. Hasil analisis memunculkan desain perencanaan dan solusi yang sesuai dengan kemampuan Telkom University.

Analisis kebutuhan selanjutnya menjadi dasar untuk penentuan spesifikasi desain teknis berdasarkan konsep teknologi informasi, yang menggambarkan tentang kebutuhan perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi, skema dan struktur data sampai dengan arsitektur sistem yang akan dibangun.

Spesifikasi desain teknis ini berikutnya diacu oleh tim pengembang dari Direktorat Sistem Informasi Telkom University dalam membangun aplikasi sistem informasi, arsitektur dan infrastruktur yang dibutuhkan, membentuk sebuah layanan yang terpadu. Rangkaian tahapan dalam ARIS diperlihatkan pada Gambar 3.1.

MASALAH

Deskripsi dan inisiasi awal berdasarkan kondisi nyata, situasi dan permasalahan yang dihadapi perguruan tinggi saat ini.

↨ PROSES BISNIS

Definisi dan analisis kebutuhan sebagai dasar desain perencanaan serta penetapan fungsi dan proses bisnis

Telkom University. ↨

KONSEP TEKNOLOGI INFORMASI DAN SISTEM INFORMASI

Spesifikasi teknis dan perencanaan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, skema dan struktur basis data serta

arsitektur sistem yang akan dibangun. ↨

IMPLEMENTASI Pengembangan aplikasi sistem informasi berdasarkan lima sudut pandang, menjadi bagian dari perencanaan strategis perguruan

tinggi dengan menyesuaikan pada kemampuan dan ketersediaan sumber daya.

Gambar 3.1. Konsep Global Arsitektur Sistem Informasi Terpadu Telkom University


| Pemodelan Arsitektur Sistem Informasi .

Implementasi pengembangan sistem informasi terpadu bagi Telkom University meninjau pembangunan sistem secara menyeluruh dalam lima sudut pandang yaitu data, fungsi, organisasi, kontrol serta produk dan layanan.

ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI TERPADU

TELKOM UNIVERSITY STRUKTUR ORGANISASI

Dukungan struktur organisasi yang terstruktur sebagai pelaksana proses bisnis akademik, non-akademik dan pendukung serta struktur organisasi pengembang dan

pelaksana layanan sistem informasi (Direktorat Sistem Informasi). UNIT ORGANISASI

Ketersediaan unit organisasi dan sumber daya manusia yang kompeten. TATA KELOLA

Ketersediaan tata kelola yang baik, prosedur, instruksi kerja sesuai dengan alur proses bisnis yang dijalankan Telkom University.

SUDUT PANDANG PERGURUAN TINGGI MODEL DAN SKEMA

DATA Pemodelan skema basis data yang dibutuhkan.

RELASI ANTARA DATA, FUNGSI DAN ORGANISASI

Pemodelan yang memetakan antara mata

rantai proses bisnis perguruan tinggi,

pemodelan data dan sistem.

Topologi sistem yang dibangun.

Transaksi basis data. Kontrol terhadap basis

data, aplikasi, jaringan dan manajemen layanan.

MODEL TEKNIS Pemodelan teknis fungsional

dan non-fungsional. STRUKTUR DATA

Pembangunan struktur data proses bisnis

akademik, non-akademik dan

pendukung.

DESAIN MODUL, LIBRARY Pembangunan modul, library sesuai dengan

spesifikasi teknis dari model bisnis.

RELASI DATA Integrasi data dalam

satu basis data terpadu dari beragam basis data

yang terpisah-pisah, transformasi, migrasi

dan eksekusi data.

IMPLEMENTASI DIAGRAM ALIR PROGRAM DAN

PENGUJIAN Pengembangan aplikasi

sistem informasi akademik, non-akademik dan

pendukung. SUDUT PANDANG

DATA SUDUT PANDANG

KONTROL SUDUT PANDANG

FUNGSI PEMANTAUAN CAPAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Optimasi pemanfaatan sumber daya yang tersedia untuk mendukung penjaminan mutu layanan sistem informasi sejalan dengan tujuan Telkom University.

SUDUT PANDANG SUMBER DAYA

Gambar 3.2. Arsitektur Sistem Informasi Terpadu Telkom University


Seperti ditunjukkan dalam Gambar 3.2, sudut pandang pertama yang harus dimodelkan Telkom University untuk membangun sistem informasi terpadu yaitu data. Sudut pandang data meliputi proses identifikasi obyek berupa fakta, entitas dan atribut-atributnya. Setiap obyek akan direlasikan dalam bentuk data view yang merepresentasikan informasi dari sebuah proses bisnis. Tahapan ini membutuhkan tim system analyst dan database engineer dari Unit RISBANGSI, Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

Data menjadi dasar terpenting sebelum pembangunan sistem dimulai dan harus meliputi seluruh proses bisnis yang saling terkait antara proses bisnis utama maupun pendukung. Dibutuhkan adanya sebuah desain basis data terpadu yang memuat semua entitas yang dibutuhkan dalam seluruh proses bisnis tersebut, agar nantinya tidak ada aplikasi sistem informasi yang dibangun tanpa mengacu basis data terpadu.

Data master yaitu data yang sifatnya unik dan akan digunakan oleh lebih dari satu aplikasi, lebih dari satu proses bisnis dan bukan merupakan data transaksional, perlu dibangun terlebih dahulu dalam sebuah skema terpisah. Data master akan diacu dan digunakan oleh beberapa sistem dan aplikasi yang berbeda tidak boleh menyimpan data sejenis.

Fungsi bisnis yang telah dijalankan oleh Telkom University menjadi rujukan untuk pembuatan model pengembangan aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Model pengembangan sistem informasi harus mengambarkan secara global peranan sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang akan beroperasi di Telkom University.

Arah yang akan dicapai dengan penerapan model pengambangan sistem informasi, seperti pada Gambar 3.3, adalah optimasi, inovasi dan daya saing kampus. Layanan sistem informasi dapat memberikan fasilitas kepada pimpinan dan manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang lebih baik dalam sebuah dashboard institusi yang berbasiskan informasi yang cepat dan akurat.


MODEL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TERPADU TELKOM UNIVERSITY

OPTIMASI, INOVASI DAN DAYA SAING KAMPUS Memfasilitasi pimpinan dan manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik

dengan didukung oleh dashboard informasi yang cepat, aman dan akurat.

PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI

Perancangan dan pengembangan aplikasi sistem

informasi terintegrasi berbasiskan

rekayasa software dan

terdokumentasi dengan baik.

INTERAKSI DAN

KOLABORASI Sarana

kolaborasi antar

pengguna, proses, data

dan informasi.

OTOMASI PROSES

Sistem yang menyediakan

layanan proses bisnis terotomasi, efektif dan

efisien.

APLIKASI BISNIS Sistem

informasi sebagai

penunjang layanan

akademik, non-akademik dan

pendukung.

MANAJEMEN LAYANAN

SISTEM INFORMASI

Pengelolaan

dan penjaminan

mutu layanan sistem

informasi dengan

sasaran mutu yang jelas,

terukur dan diaudit secara

rutin.

APPLICATION INTERFACE PROTOCOL (API), SERVICE BUS DAN SINKRONISASI DATA

Menjembatani hubungan dan komunikasi data antar layanan sistem informasi yang ada.

AKSES DATA DAN

INFORMASI Data dan informasi

yang berasal dari beragam

sumber dengan proteksi

kewenangan akses data.

AKSES APLIKASI

DAN SISTEM INFORMASI

Memfasilitasi akses

layanan sistem

informasi sesuai

dengan wewenang dan status pengguna.

STAKEHOLDERS DAN PIHAK

TERKAIT Layanan bagi stakeholders (mahasiswa, orang tua),

partner, eksternal dan pihak terkait.

INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI Penyediaan infrastruktur dengan arsitektur yang handal untuk optimalisasi layanan

sistem informasi Telkom University untuk ketersediaan akses dari jaringan lokal (intranet) maupun jaringan global (Internet).

Gambar 3.3. Model Pengembangan Sistem Informasi Terpadu Telkom University

Aplikasi sistem inforamasi terpadu Telkom University direkomendasikan berbasiskan web, sehingga memudahkan dalam aksesibilitas pengguna. Setiap aplikasi akan dibangun dengan konsep framework management system yang


memisahkan antara skrip program yang berisi logika proses bisnis dan fungsionalitas, desain tampilan (antarmuka aplikasi), serta data dan konten aplikasi.

Perlu waktu yang lama untuk menyelesaikan pembangunan sebuah aplikasi sistem informasi dalam rangkaian pengembangan perangkat lunak hingga memenuhi kebutuhan pengguna. Proses ini membutuhkan tim technical writer dari Unit RISBANGSI, Direktorat Sistem Informasi Telkom University, untuk menuliskan dokumentasi yang lengkap.

Dokumen-dokumen tersebut sangat dibutuhkan, apabila suatu ketika tim pengembang sistem informasi berganti personel, sehingga proses keberlanjutan pengembangan sistem dapat tetap berjalan dengan benar.

Aplikasi sistem informasi tidak dapat dibangun apabila proses bisnis dan tata kelola organisasi belum berjalan dengan terstuktur dan sistematis. Perubahan proses bisnis yang bersifat mayor maupun kebijakan manajemen yang berubah-ubah akan menyulitkan proses analisis kebutuhan dalam pengembangan sistem.

| Pemetaan Aplikasi Sistem Informasi .

Model pengembangan sistem informasi Telkom University memerlukan keputusan dari manajemen untuk membuat peta pengembangan aplikasi sistem informasi secara bertahap berdasarkan rantai nilai Telkom University.

Identifikasi dilakukan dengan menentukan dukungan apa saja yang dapat diberikan sistem informasi terhadap keberlangsungan proses-proses tersebut. Dukungan sistem informasi yang paling nyata berupa aplikasi terhadap suatu proses bisnis yang mencakup pemberian informasi untuk melaksanakan fungsi bisnis dan/atau otomasi fungsi bisnis tersebut.

Pemetaan aplikasi sistem informasi juga menggambarkan hubungan antar sistem yang akan dibangun oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University sebagai acuan penentuan prioritas aplikasi atau sistem mana yang harus dibangun terlebih dahulu.


APLIKASI SISTEM INFORMASI TERPADU TELKOM UNIVERSITY

REPO

SITO

RY

PORTAL PUBLIK WEBSITE BLOG KOMUNITAS

AGREGATOR Website Institusi

Dosen, Pegawai Mhs Website

Lab Website

UKM Website

KM Dosen Mhs Forum Social Net

FRAMEWORK APLIKASI DAN CORE ENGINE SISTEM DATABASE TERINTEGRASI DAN MASTER DATA

DATAWAREHOUSE DAN BUSINESS INTELLIGENCE PERSONALIZED DASHBOARD

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

SISTEM INFORMASI NON-AKADEMIK

APLIKASI PENDUKUNG

OTOM

ASI

APPLICATION INTERFACE PROTOCOL (API), SERVICE BUS DAN SINKRONISASI DATA

INTEGRASI DENGAN THIRD PARTY SYSTEM INSTITUTIONAL DASHBOARD (OPERASIONAL – EKSEKIF)

DAN DECISSION SUPPORT SYSTEM

Gambar 3.4. Pemetaan Aplikasi Sistem Informasi Terpadu Telkom University

Pemetaan tersebut selanjutnya memunculkan daftar kebutuhan aplikasi sistem informasi yang perlu dikembangkan dan disediakan oleh unit pelaksana sistem informasi pada perguruan tinggi, sesuai dengan rantai nilai proses bisnis utama dan pendukung Telkom University, seperti dijabarkan pada Tabel 3.1.


Tabel 3.1. Detil Peta Aplikasi Sistem Informasi Terpadu Telkom University SUDUT

PANDANG FUNGSI

SUDUT PANDANG ORGANISASI

SUDUT PANDANG PRODUK DAN

LAYANAN SUDUT PANDANG

DATA SUDUT

PANDANG KONTROL

Penerimaan Mahasiswa Baru

Direktorat Admin Aplikasi seleksi calon mahasiswa baru

Data peserta Seleksi Mahasiswa Baru

Prosedur (Standard Operating

Procedure), Instruksi

Kerja, Petunjuk

Pelaksanaan, Hak Akses Data dan Aplikasi

Bagian Administrasi Akademik

Aplikasi registrasi mahasiswa baru

Data Kelulusan Seleksi Mahasiswa Baru Data Mahasiswa Baru

Akademik


Aplikasi heregistrasi mahasiswa Data Mahasiswa

Fakultas dan Program Studi

Aplikasi master kurikulum

Data Kurikulum dan Mata Kuliah


Aplikasi penjadwalan kuliah

Data Kurikulum dan Mata Kuliah Data Dosen Data Mahasiswa Data Sarana Prasarana Data Jadwal Perkuliahan


Aplikasi perencanaan studi dan perwalian

Data Mahasiswa Data Nilai Data Registrasi Akademik Data Kurikulum dan Mata Kuliah


Aplikasi manajemen perkuliahan dan ujian

Data Kurikulum dan Mata Kuliah Data Registrasi Akademik Data Pelaksanaan Perkuliahan

Bagian Administrasi Akademik Aplikasi manajemen

nilai, transkrip akademik dan ijazah

Data Mahasiswa Fakultas dan Program Studi Data Nilai Direktorat Kemahasiswaan Aplikasi manajemen

beasiswa Data Beasiswa Fakultas dan Program Studi Bidang Keuangan


Aplikasi manajemen data EPSBED dan pelaporan PDPT

Data Mahasiswa Data Registrasi Akademik Data Nilai Data Dosen Data Pelaksanaan Perkuliahan

Kelulusan Bagian Administrasi Akademik

Aplikasi pelepasan akademik Data Mahasiswa

Perpustakaan Unit Perpustakaan Aplikasi pengelolaan pustaka dan peminjaman

Data Pustaka Data Mahasiswa

Kemahasiswaan Direktorat Kemahasiswaan

Aplikasi pengelolaan organisasi dan kegiatan kemahasiswaan

Data Organisasi Kemahasiswaan

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Direktorat Penelitian dan Abdimas

Aplikasi administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat

Data Penelitian Data Pengabdian Masyarakat


SUDUT PANDANG

FUNGSI SUDUT PANDANG

ORGANISASI SUDUT PANDANG

PRODUK DAN LAYANAN

SUDUT PANDANG DATA

SUDUT PANDANG KONTROL

Layanan Karir dan Konsultasi

Unit Layanan Karir dan Konsultasi

Aplikasi profiling alumni dan tracer study Data Alumni

Sistem Informasi

Direktorat Sistem Informasi

Aplikasi pengelolaan infrastruktur teknologi dan sistem informasi

Data Infastruktur Teknolosi dan Sistem Informasi

Keuangan Bidang Keuangan Aplikasi anggaran dan akuntansi

Data Keuangan dan Anggaran

Sumber Daya Manusia Bidang Sumber Daya

Aplikasi manajemen struktur organisasi, kepegawaian, jenjang karir dan penggajian

Data kepegawaian

Logistik Bagian Logistik dan Sarana Prasarana

Aplikasi pengadaan dan manajemen vendor

Data Pengadaan Logistik

Sarana Prasarana

Bagian Logistik dan Sarana Prasarana

Aplikasi aset, rumah tangga dan pemeliharaan

Data Aset Data Pemeliharaan Aset

Pemasaran dan Kerjasama Direktorat Admisi

Aplikasi pengelolaan pemasaran, kerjasama dan kemitraan

Data Pemasaran, Kerjasama dan Kemitraan

Penjaminan Mutu

Bagian Penjaminan Mutu

Aplikasi pengendalian dokumen, audit

Data dan Dokumen Penjaminan Mutu

Kesekretariatan Bagian Sekretariat Pimpinan

Situs web institusi, relasi publik

Data dan Dokumen Institusional

Pengembangan Institusi

Bagian Pengembangan Institusi

Aplikasi pelaporan, manajemen pengetahuan, pendukung pengambilan keputusan, perencanaan strategis

Data dan Dokumen Institusional


IV

PETA STRATEGIS

| Prioritas Pengembangan Sistem Informasi .

Aplikasi sistem informasi yang telah terdefinisi kemudian dipilah berdasarkan prioritas area fungsional bisnis yang akan diterapkan terlebih dahulu. Aplikasi yang berkaitan dengan proses bisnis utama Telkom University sangat direkomendasikan untuk dikembangkan lebih awal, meskipun tidak menutup kemungkinan juga perlu dikembangkan aplikasi pendukung secara bersamaan.

Misalnya sesuai rantai nilai Telkom University, aplikasi Perencanaan Studi Mahasiswa sebagai bagian dari proses bisnis utama membutuhkan adanya aplikasi Manajemen Sumber Daya yang mengelola data dosen sebagai bagian dari proses bisnis pendukung.

Setiap produk dan layanan sistem informasi yang dipetakan aplikasi sistem informasi terpadu Telkom University (Tabel 3.1) tersebut menjadi acuan untuk proses implementasi sistem informasi terpadu Telkom University, sehingga membutuhkan tindak lanjut:

1. Penentuan keputusan terhadap aplikasi sistem informasi mana yang harus dibangun ulang, dikembangkan dari aplikasi yang sudah ada atau harus dibangun ulang.


2. Prioritas waktu implementasi menyesuaikan Recana Strategis Telkom University dan kemampuan sumber daya, khususnya Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

3. Kesiapan dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) yang berisi detil perancangan aplikasi sistem informasi sesuai dengan kebutuhan pemilik proses.

4. Kesiapan dokumen teknis yang mencakup identifikasi dan perancangan basis data, infrastruktur dan modul aplikasi.

Selama proses pembangunan sistem informasi terpadu perlu dilakukan evaluasi berkala untuk memastikan proses berjalan sesuai dengan tahapan pengembangan sistem informasi, sebagai bentuk penjaminan mutu pengembangan layanan sistem informasi Telkom University.

| Peta Pengembangan Sistem Informasi .

Peta pengembangan sistem informasi ini disusun berdasarkan analisis kebutuhan dukungan terhadap rantai nilai Telkom University, yang dijabarkan dalam program kerja tahunan periode 2014 – 2018. Program kerja ini selanjutnya diturunkan dalam Rencana Kerja Manajemen dan Anggaran tahunan, Direktorat Sistem Informasi Telkom University.

Kompleksitas pengembangan sistem informasi telah dikelompokkan dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan pembangunan sebuah aplikasi sistem informasi, menentukan kebutuhan sumber daya dan dukungan manajemen sesuai dengan kelompoknya. Pengelompokan aplikasi berdasarkan tingkat kesulitan meliputi Medium (M), Complex (C) dan High Complexity (H).

Tabel-tabel berikut menunjukkan peta urutan pekerjaan dalam pengembangan aplikasi sistem informasi yang akan dilakukan oleh Direktorat Sistem Informasi Telkom University.


Tabel 4.1. Pengembangan Sistem Informasi Telkom University Tahun 2014

Kate

gori

[M/C

/H] 2014

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r

Pengembangan Master Data Terintegrasi

H

Master Akademik H Master Kurikulum H Registrasi Mahasiswa Baru

C

Penjadwalan Perkuliahan

C

Herregistrasi Mahasiswa

H

Perubahan Rencana Studi

M

Perwalian C Perkuliahan C Penjadwalan Ujian C Praktikum M Administrasi Akademik

M

Karya Akhir H Penilaian dan Transkrip Akademik

H

Cuti Akademik M Sidang Akademik C Pelaporan Akademik

H

Pelepasan Akademik

C

Integrasi Aplikasi SMB Telkom

C

Penelitian H Pengabdian Masyarakat

H

Penerimaan Pembayaran Perkuliahan

H


Kate

gori

[M/C

/H] 2014

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r

Manajemen Sumber Daya Manusia

H

Manajemen Konten Digital

H

E-Learning dan Kelas Virtual

H



Kate

gori

[M/C

/H] 2015

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r

Versioning Aplikasi dan Framework

C

E-Learning dan Kelas Virtual

H

Repository H Karya Akhir (TA/PA/Thesis)

H

Manajemen Dokumen

H

Pelaporan Akademik

H

Pembayaran dan Laporan Fiansial

H

Manajemen Beban Kerja

H

Manajemen Rekam Jejak Pegawai

H

Etalase Konten Institusi

C

Pengelolaan Alumni

C

Pemantauan Tracer Study

C

Pengelolaan Layanan Sistem Informasi

H

Pemeliharaan Sistem Informasi

C

Pengembangan Bahasa

M

Perkuliahan Non Kelas

C

Ekuivalensi Nilai dan Transkrip Akademik

C

Penjaminan Mutu Institusi

H


Kate

gori

[M/C

/H] 2015

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r

Manajemen Inventaris

C

Audit Sistem Mutu Internal

H

Inisiasi Data Warehouse

H

Evaluasi Akademik H Aktivitas Kemahasiswaaan

M



Kate

gori

[M/C

/H] 2016

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r


C

Pengembangan Data Warehouse

H

Evaluasi Akademik H Pelaporan Kinerja (Non Dosen)

H

Manajemen Rekam Jejak Pegawai

H

Pengembangan Karir

C

Manajemen Pegawai

C

Dashboard Operasional

H

Dashboard Eksekutif

H

Pengelolaan Perjalanan Dinas

C

Manajemen Logistik

H

Pengelolaan Kerjasama

C

Manajemen Kesekretariatan

C

Pengelolaan Pelatihan

C

Manajemen Praktikum

C


C

Personalized Dashboard

H



Kate

gori

[M/C

/H] 2017

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r


C

Data Warehouse H Customer Relationship Management

H

Personalized Portal System

H

Dashboard Eksekutif

H

Dana Sourcing dan Data Analysis System

H

Inisiasi Data Mining System

H

Decision Support System

H

Recommender System

H


C



Kate

gori

[M/C

/H] 2018

Aplikasi

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agus

tus

Sept

embe

r

Okto

ber

Nove

mbe

r

Dese

mbe

r


C


C

Pengembangan Data Mining System

H

Recommender System

H

Situational Awareness System

H

Risk Analysis System

H

Bussiness Intelligence

H


V

PENUTUP

| Kesimpulan .

Peran teknologi informasi dan komunikasi khususnya ketersediaan sistem informasi terpadu bagi Telkom University tidak sebatas sebagai dukungan terhadap proses bisnis yang dijalankan, namun dapat diarahkan untuk proses optimasi, inovasi dan daya saing Telkom University. Proses pengembangan sistem informasi terpadu yang tidak bisa dipisahkan dari esensi organisasi, membutuhkan waktu yang panjang, keterlibatan sumber daya dan kebijakan manajemen Telkom University, dengan metode atau tahapan yang sistematis.

Penyusunan Rencana Strategis Sistem Informasi Telkom University ini merupakan langkah proaktif dan antisipatif dalam menyikapi perubahan yang terjadi di dunia pendidikan tinggi baik secara nasional maupun global. Eksistensi dan kontribusi Telkom University dalam dunia pendidikan tinggi wajib dipertahankan dan dikembangkan secara berkelanjutan.

Dokumen Rencana Strategis Sistem Informasi Telkom University ini merupakan salah satu dokumen resmi lembaga yang disahkan oleh Rektor Telkom University, untuk dipergunakan berkaitan dengan kepentingan internal maupun eksternal.

Pelaksanaan Rencana Strategis Sistem Informasi memerlukan keselarasan antara rencana yang sudah dibuat terhadap aktualisasi dalam proses pengembangan dan


operasional layanan sistem informasi. Perlu dukungan dan komitmen dari seluruh pihak di lingkungan Telkom University untuk menjaga agar rencana yang telah dibuat dan aktualisasi rencana tetap selaras.

Mengingat Rencana Strategis Sistem Informasi ini memiliki pendekatan yang lebih bersifat top down maka dibutuhkan pengendalian dan pemantuan yang terus menerus dan sistemik dari para pimpinan dan manajemen Telkom University agar pengamalan dan pelaksanaan rencana strategis dapat diwujudkan menjadi sesuatu yang aktual.


REFERENSI

Falkenberg, Eckhard D. et al, 1998, A Framework Of Information System Concepts, International Federation for Information Processing, Department of Computer Science, University of Leiden.

Gorry, G. Anthony dan Morton, Michael S. S., 1971, A Framework for Management Information System, Massachusetts Institute of Technology.

Gungoz, Oner, 2012, ARIS (Architechture of Integrated Information System), Aoyama Gakuin University.

Lupu, Ana-Ramona et al, 2008, Integrated Information Systems in Higher Education, Computer Science Department, Academy of Economic Studies.

Rathwell, Gary, 2011, Architechture of Integrated Information System (ARIS), PERA Enterprise Integration Website.

Tim Pengembang Unit RISBANGSI, 2011-2014, Dokumen-dokumen Pengembangan Sistem Informasi (Software Requirement Specification, Technical Design, User Acceptance Test, Testing Suites dan User Manual), Direktorat Sistem Informasi, Telkom University.

Ward, John and Peppard, Joe, 2003, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, LTD.

Yanuar Firdaus Arie Wibowo dan Kusuma Ayu Laksitowening, 2012, Arsitektur dan Model Pengembangan Sistem Informasi Terpadu Menuju Tata Kelola dan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Universitas Islam Indonesia.

Yanuar Firdaus Arie Wibowo dan Kusuma Ayu Laksitowening, 2013, Tinjauan Sudut Pandang ARIS Framework untuk Perencanaan Arsitektur Sistem Informasi Terpadu Perguruan Tinggi, STMIK Bumi Gora.

Zachman, J. A., 1987, A Framework for Information System Architecture, IBM System Journal, IBM.

rencana strategis sistem informasi strategis sistem informasi telkom university periode 2014 –...

Documents