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Manual de Usuario

Módulo de EACP

Registro de Facturas

FOR030-MUS-EACP Registro de Facturas v3.14.docx Página 2 de 195

Manual Usuario EACP Proyecto SEFLogiC – Módulo EACP

Identificación del documento

Código del documento FOR030-MUS-EACP Registro de Facturas v3.14.docx Nombre del documento Manual de EACP (Registro de Facturas) Versión 3.14 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a Usuarios

Información del documento

Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega:

Validado por Fecha de revisión:

Firma: Fecha de validación:

Control de cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

1.1 09/03/2015 Desmarcar el 2ant de cálculo de impuestos en verificación de facturas MM. (Inclusión en el punto 3.2. del manual).

1.2. 07/05/2015 Inclusión de ejemplo de captura de obligación de nulidad si RC tienen varias posiciones. (inclusión en el punto 2.9 del manual)

1.3 10/06/2015 Aclaración en el punto 2.3 donde la factura debe ser mayor o igual que un abono

1.4 03/07/2015 Se añade el punto 7. Estado de Tramitación de Facturas.

1.5 29/07/2015 Se añade comentario sobre funcionamiento del campo “Fecha Contab.” En la verificación de una factura logística, en el subapartado 1 del punto 3.1.

1.6 06/08/2015 Se modifica el comentario anterior, incluido en la versión 1.5.

1.7 06/11/2015 Se incluye el punto 1.7.Impresión Recibo Acreditativo y se actualiza el punto 5.Impresión de Recibo Acreditativo de Facturas

1.8 17/11/2015 Actualización de “prints” de pantallas en punto 1.1 y 7.1 debido a la incorporación de nuevos campos en las transacciones.

1.9 02/12/2015 Se añade el proceso al completo de “Actualizar Fecha de Resolución” en el punto 8.2. Se menciona al mismo en los puntos 2.12, 3.16, 4.1.9 y 4.2.13

2.0 26/01/2016 Actualización de pantallazos del punto 7.

3.0 11/03/2016 Se ha añadido el punto 1.2.12 en la página 18.

3.1 07/04/2016 Se ha añadido la página 12 con la explicación del texto descriptivo en la pestaña de documentos.

3.2 19/04/2016 Se ha modificado la página 12 el campo texto descriptivo en las facturas electrónicas.

3.3 21/04/2016 Se modifica el apartado “3.10.2. Abono sin pedido devolución – Descargo posterior” con la posibilidad de activar el flag de cálculo de impuestos en los abonos logísticos por descargo posterior.

3.4 20/07/2016 Se incluye la operativa de Rappels en el punto 9 de este manual. (Mantis 65339) “9. Proceso generación de derechos por gestión de compras (Rappel)”

3.5 29/07/2016 Se añade el apartado “3.6.1.Automatización de obligaciones logísticas de nulidad”

3.6 02/08/2016 Se añade nota en el apartado “3.6.1.Automatización de obligaciones logísticas de nulidad” para la casuística en la que un expediente que no es de nulidad es tramitado como tal.

3.7 30/11.2016 Se añade el apartado 3.5. Arrastre de facturas logísticas preliminares

3.8 09/01/2018 Se añade el punto 8.3 Actualización Fecha Inicio Resolución con motivo del mantis 70672.

3.9 29/11/2017 Se añade el apartado 3.18 Prescripción de Albaranes con motivo del mantis 66429.



3.10 20/05/2019

Se actualizan los apartados - 2.7 y 3.6 Proceso de nulidad - 8.2. Asignar/Desasignar factura a Bolsa Nulidad - 8.3. Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad - 8.4. Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad - 8.5. Transacción Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad

3.11 03/10/2019 Se aclara en el apartado “1.2.2 Pestaña Factura” que el importe bruto en facturas electrónicas con suplido corresponde con el importe a ejecutar

3.12 05.12.2019 Se actualiza el punto "8.4 Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad" en la que se aclara que la fecha de resolución de pago puede ser informada por factura o por bloque de facturas.

3.13 12.12.2019

Se aclara en el apartado “1.2.4 Pestaña documentos” que los documentos añadidos, una vez procesada la factura, serán visibles en el ETF Se aclara en el apartado “1.2.2 Pestaña Factura” cuál debe ser el importe bruto de la factura en la consola

3.14 06.02.2020 Se incluye el apartado “3.9. Bloqueo de documentos logísticos”. Mantis 75488



Índice 1. CONSOLA DE RECEPCIÓN DE FACTURAS ....................................................... 7

1.1. Registro de Facturas. .................................................................................... 7 1.2. Alta de Facturas. ........................................................................................... 9

1.2.1. Pestaña Consola ................................................................................. 10 1.2.2. Pestaña Factura .................................................................................. 11 1.2.3. Pestaña Acreedor ................................................................................ 12 1.2.4. Pestaña Documentos .......................................................................... 13 1.2.5. Pestaña Imputación ............................................................................. 15 1.2.6. Pestaña Otros Datos ........................................................................... 16 1.2.7. Registro de Datos de posición ............................................................. 16 1.2.8. Registro final de factura en consola ..................................................... 17 1.2.9. Asignación del tipo de factura .............................................................. 18 1.2.10. Verificación .......................................................................................... 19 1.2.11. Procesamiento ..................................................................................... 19 1.2.12. Log de modificaciones de un campo. ................................................... 20

1.3. Recuperación de facturas. ........................................................................... 24 1.4. Consulta ...................................................................................................... 27 1.5. Modificación Referencia Factura. ................................................................ 28 1.6. Facturas con deuda en Grecasa.................................................................. 29 1.7. Impresión Recibo Acreditativo ..................................................................... 29

2. TRATAMIENTO DE FACTURAS DIRECTAS ...................................................... 31 2.1. Conformidad de facturas presupuestarias (facturas o abonos) .................... 31

2.1.1. Caso especial – Periodo devengo Ejercicio Anterior abierto ................ 32 2.2. Anulación de conformidad de facturas directas (facturas o abonos) ............ 33 2.3. Abono facturas directas. .............................................................................. 35 2.4. Generar Documento desde Registro de Facturas ........................................ 35 2.5. Aplicación a presupuesto de facturas directas (Con retenciones y/o Inversión de Sujeto Pasivo) .................................................................................................... 40

2.5.1. Obligación con ISP .............................................................................. 41 2.6. Mensajes de advertencia o errores más habituales al generar Obligaciones de directa. ............................................................................................................... 42 2.7. Proceso de Nulidad ..................................................................................... 44

2.7.1. Gestión nulidad .................................................................................... 44 2.7.2. Asignar/Desasignar factura a bolsa nulidad ......................................... 46 2.7.3. Actualización fecha inicio resolución bolsa nulidad .............................. 49 2.7.4. Actualización fecha pago resolución bolsa nulidad .............................. 49 2.7.5. Consultar facturas en bolsa nulidad ..................................................... 49 2.7.6. Generar reserva de nulidad de facturas directas.................................. 50 2.7.7. Captura documento contable de facturas directas de nulidad .............. 51 2.7.8. Abonos en RC de nulidad .................................................................... 57 2.7.9. Desvincular facturas directas de RC de nulidad ................................... 57

3. TRATAMIENTO DE FACTURAS LOGÍSTICAS ................................................... 59 3.1. Alta de facturas logísticas ............................................................................ 59 3.2. Generar documento desde registro de facturas ........................................... 60

3.2.1 Grabar documento y generación de ADO ................................................... 66 3.2.2 Generar factura preliminar contra pedido (sin ADO) ................................... 68

3.3. Borrado de factura preliminar MM ............................................................... 69



3.4. Generar Obligación desde Factura Logística Preliminar .............................. 70 3.5. Arrastre de facturas logísticas preliminares ................................................. 71 3.6. Proceso de Nulidad ..................................................................................... 72

3.6.1. Asignar/Desasignar factura a bolsa nulidad ......................................... 73 3.6.2. Actualización fecha inicio resolución bolsa nulidad .............................. 76 3.6.3. Actualización fecha pago resolución bolsa nulidad .............................. 76 3.6.4. Consultar facturas en bolsa nulidad ..................................................... 76 3.6.5. Generar reserva de nulidad de facturas logísticas ............................... 77 3.6.6. Captura documento contable facturas logísticas de nulidad ................ 78 3.6.7. Automatización de obligaciones logísticas de nulidad .......................... 82 3.6.8. Desvincular facturas logísticas de RC de nulidad ................................ 82 3.6.9. Factura de nulidad con pedido nulo en ejercicio anterior ..................... 83

3.7. Proveedor distinto al emisor de factura ....................................................... 84 3.8. Abonos logísticos ........................................................................................ 85

3.8.1. Abono con pedido de devolución ......................................................... 86 3.8.2. Abono sin pedido devolución – Descargo posterior ............................. 87

3.9. Bloqueo de documentos logísticos .............................................................. 88 3.9.1. Bloqueo de documentos logísticos para colgar abono ......................... 89 3.9.2. Desbloqueo de documentos logísticos para colgar abono ................... 91 3.9.3. Consulta de documentos logísticos para colgar abono ........................ 92

3.10. Proveedor distinto al emisor de factura en los abonos ................................. 93 3.11. Albaranes prescritos .................................................................................... 97 3.12. Visualización de Documento Factura Logística 51XXXXX ........................... 99 3.13. Listado de facturas logísticas (51XXXXXX) ............................................... 100 3.14. Mensajes de advertencia o errores más habituales al generar Obligaciones Logísticas. ............................................................................................................. 102 3.15. Prescripción de albaranes ......................................................................... 103

3.15.1. Prescripción de Albaranes ................................................................. 104 3.15.2. Consulta Prescripción de Albaranes .................................................. 106 3.15.3. Consulta Prescripción de Albaranes .................................................. 107

4. DEUDA 2008 Y CONTINGENCIA DE FARMACIA ............................................. 107 4.1. Tratamiento de facturas de DEUDA 2008 .................................................. 107

4.1.1. Anulación de albaranes de deuda 2008 ............................................. 108 4.1.2. Ajustes Migraciones ........................................................................... 110 4.1.3. Alta de factura ................................................................................... 111 4.1.4. Asociar FI deuda 402 ......................................................................... 112 4.1.5. Desasociar FI deuda 402 ................................................................... 115 4.1.6. Facturas pendientes de aplicación a presupuesto ............................. 116 4.1.7. Tratamiento de facturas de deuda de nulidad .................................... 118 4.1.8. Desvincular facturas FI de RC de nulidad .......................................... 124 4.1.9. Actualización Fecha de Resolución en Facturas de Nulidad .............. 124

4.2. Tratamiento de facturas de CONTINGENCIA DE FARMACIA ................... 124 4.2.1. Ajuste contingencia de Farmacia ....................................................... 124 4.2.2. Anular albaranes................................................................................ 126 4.2.3. Alta de Factura .................................................................................. 127 4.2.4. Asociar Doc Farmacia a Factura ........................................................ 127 4.2.5. Desasociar Doc. Farmacia de Fact. ................................................... 130 4.2.6. Factura pendientes de aplicación a presupuesto. .............................. 131 4.2.7. Gestión de nulidad ............................................................................. 133 4.2.8. Generar Reserva de Nulidad ............................................................. 135



4.2.9. Captura de documento contable de nulidad ....................................... 137 4.2.10. Desvincular facturas FI de RC de nulidad .......................................... 139 4.2.11. Tramitación de varias facturas y varios abonos de farmacia. ............. 139 4.2.12. Tramitación de una factura y un abono con varios albaranes. ........... 144 4.2.13. Actualización Fecha de Resolución en Facturas de Nulidad .............. 145

5. IMPRESIÓN DE RECIBO JUSTIFICATIVO DE FACTURAS ............................. 148 6. RECHAZO DE FACTURAS ............................................................................... 154 7. ESTADO DE TRAMITACIÓN DE FACTURAS ................................................... 155

7.1. Pantalla de selección de criterios. ............................................................. 155 7.2. Información que muestra el listado ............................................................ 157 7.3. Datos de consola ....................................................................................... 158 7.4. Estados de las facturas ............................................................................. 159 7.5. Tipos de Factura ....................................................................................... 160

8. ANEXOS............................................................................................................ 161 8.1. Barrado de la Reserva de Nulidad. ............................................................ 161 8.2. Asignar/Desasignar factura a Bolsa Nulidad .............................................. 164 8.3. Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad............. 168 8.4. Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad ............ 170 8.5. Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad .................................................... 173

9. Proceso generación de derechos por gestión de compras (Rappel) .................. 174 9.1. Características y pasos previos al proceso ................................................ 176

9.1.1. Asociar acreedor/deudor .................................................................... 176 9.1.2. Asociar desde el deudor .................................................................... 176 9.1.3. Introducir tipo de retención “PD” ........................................................ 177 9.1.4. Crear las cuentas de mayor/presupuestarias asociadas al proceso. . 177

9.2. Generación del Derecho por Gestión de compras ..................................... 177 9.2.1. Generación del derecho..................................................................... 177 9.2.2. Contabilizar documento de ingreso .................................................... 181 9.2.3. Visualizar documentos pendientes de contabilizar. ............................ 181 9.2.4. Contabilizar documento ..................................................................... 182

9.3. Anulación Derecho por Gestión de Compras. ............................................ 189 9.3.1. Validación de ejercicio cerrado .......................................................... 189 9.3.2. No se puede anular porque el documento ya está compensado. ....... 190 9.3.3. No se puede anular porque ya existen cobros. .................................. 190 9.3.4. Existen obligaciones con retenciones pagadas. ................................. 190 9.3.5. Anulación del derecho por Gestión de Compras ................................ 190

9.4. Sistemas de información. .......................................................................... 193 9.4.1. Query de relación de derechos, obligaciones y cobros ...................... 193 9.4.2. Información de importe pendiente de cobro. ...................................... 193



1. CONSOLA DE RECEPCIÓN DE FACTURAS

1.1. Registro de Facturas.

Esta transacción permite generar de forma manual, facturas de los distintos tipos, es decir, presupuestarias, logísticas, de anticipos de caja fija y pendientes de clasificar. Desde ella el usuario también puede visualizar, modificar, dar de baja y cambiar el tipo de facturas ya existentes. Para ello, se accede con la transacción Registro de Facturas.

Al hacerlo se muestra la siguiente pantalla de selección:



Se puede introducir una serie de datos para limitar la búsqueda de facturas. Ninguno es de carácter obligatorio, es decir, se pueden completar tantos campos como se desee o, incluso, ninguno. Una vez introducidos los datos de selección, se hace clic en

el botón Ejecutar. Se muestra un listado en el que se aprecian todas las facturas que se encuentran en estado de creación, grabados o con errores, y que pertenecen a la/s sociedad/es, división/es, centro/s gestor/es y libro/s de caja a los que el usuario tenga autorización.

En la pantalla aparecen una serie de herramientas propias de la transacción:

: Con este botón se genera una nueva factura.

: Permite la modificación de campos de una factura.

: Muestra en detalle la factura seleccionada.

: Realiza una serie de validaciones y verifica la existencia de un fichero de factura adjunto en el registro. En desuso.

: Permite el procesado (registro) de la factura en el Registro de Facturas para su tramitación.

: Permite rechazar una factura por diversos motivos una vez registrada en la consola y no procesada.



: Permite cambiar el Subtipo de factura una vez guardada en la consola.

: Actualiza la lista de resultados.

: Muestra los distintos estados por los que ha pasado, o se encuentra, la factura que ha sido seleccionada.

1.2. Alta de Facturas.

Para ello se accede a través de la transacción > “Registro de Facturas” y, una vez en

ella, haciendo click en el botón Crear. Posteriormente se selecciona el subtipo de documento que se desea crear, en este ejemplo “Facturas Presupuestarias” (Facturas directas).

Una vez que se está dentro de la pantalla de creación se puede observar una barra de herramientas propia de la transacción y el grupo de datos de cabecera de factura, así como el grupo de datos de Posición de Factura.



En la barra de herramientas existen 3 botones:

: Permite la visualización/modificación de una factura.

(Quickinfo) : Permite visualizar el documento anexado a la factura.

: Graba la información introducida en los campos de la consola y provoca el registro de la factura en la consola. En los datos de cabecera de factura se ofrecen diferentes pestañas en las que se introducen los datos generales del justificante. En ellas existen campos de diversos tipos: obligatorios, opcionales y visualizables, es decir no modificables.

Habitualmente los campos obligatorios se muestran con el símbolo en su interior aun cuando están vacíos. Si no se rellenan, el sistema no permite continuar con la creación de la factura.

1.2.1. Pestaña Consola

Código de Status: muestra el estado en el que se encuentra el justificante. Situación Status: revela la situación en la que se encuentra el justificante que se está creando. Número Documento: contiene el número interno que asigna el sistema al justificante creado. Hasta que no es grabado, el sistema no lo establece. Tipo Documento: indica si el justificante se ha creado de forma manual o electrónica. Subtipo Documento: muestra el código del subtipo justificante que se está creando (Presupuestaria, Logística, Anticipo de caja fija o pendiente de clasificar), seguido de la descripción de ese código.



1.2.2. Pestaña Factura

Abono: se selecciona esta casilla cuando se trata de un abono. Fecha documento (campo obligatorio): se emplea para determinar la fecha de la factura que figura en la enviada por el acreedor. Referencia (campo visualizable): número automático que se rellena a partir del campo “Número de Factura” con los últimos 11 dígitos. Número de factura (campo obligatorio): referencia que figura en la factura remitida por el cliente. Sociedad (campo obligatorio): es la sociedad financiera. Vía de Pago (campo opcional): forma de pago. Txt. cab. Doc. (campo obligatorio): texto libre que identifica el justificante. Importe bruto (campo obligatorio): informa el importe del justificante con impuestos (base imponible más IGIC). Se corresponde con la suma de los importes brutos de las líneas de posición del justificante. El importe bruto en consola corresponde con: importe bruto más impuestos repercutidos más suplidos, … de la factura.



1.2.3. Pestaña Acreedor

Acreedor (campo visualizable): contiene el número identificativo del proveedor en el sistema. Este campo dispone de ayuda de búsqueda (match code), donde aparecen los distintos acreedores que se han dado de alta en el sistema, pudiendo el usuario utilizar distintos métodos de búsqueda dependiendo de sus necesidades. NIF (campo obligatorio): permite cumplimentar el NIF del proveedor. Endosatario (campo opcional): se rellena con el número de acreedor al cual se realiza el endoso de la factura. Solamente es necesario rellenar el NIF, ya que, al informarlo y pulsar INTRO, el sistema completa automáticamente el Acreedor y rellena también los datos bancarios y de contacto del acreedor.



1.2.4. Pestaña Documentos

En esta ficha se pueden anexar documentos al justificante, lo que únicamente es posible una vez que este se haya grabado tras pulsar el botón de “Registrar Justificante”. Se podrán anexar documentos en cualquier situación de la factura, previamente grabada, incluyendo facturas procesadas y rechazadas.

En el caso de que se añadan documentos en la consola una vez procesada la factura, éstos no se mostrarán en la factura del Estado de Tramitación hasta el día siguiente. Esto es debido a que el proceso que los vincula no se

ejecuta inmediatamente. También es posible indicar un texto descriptivo para el adjunto mediante un popup al anexar el documento.



En el caso de las facturas electrónicas, el texto descriptivo se cumplimentará con el valor: “Anexo” seguido del dato AttachmentDescription - 3.1.9.2.1.4 del xml o el texto indicado por el acreedor.

Para facturas logísticas, NO será obligatorio introducir el anexo de la factura.



1.2.5. Pestaña Imputación

En el registro previo, solo hay que introducir el Centro Gestor Ejercicio Presupuestario (campo opcional): corresponde con el ejercicio del gasto. Expediente admi (campo opcional): texto libre. Territorio (campo opcional): es el área de origen del gasto de la factura. Tp. Bco. interl. (campo opcional): ordinarl bancario del acreedor o del endosatario. Para facturas logísticas:

Doc. Compras: es el número de pedido. Nota de entrega: es la nota de entrega o número de albarán.



1.2.6. Pestaña Otros Datos

Fecha. Entrada fact. (Campo obligatorio): indica la fecha de entrada en el registro de la oficina contable del centro gestor. Nº reg. Gen. Entr. (Campo obligatorio): es el número de registro único.

1.2.7. Registro de Datos de posición

Estos datos dependerán del tipo de factura que estemos registrando. Tras rellenar los datos de cabecera, completaremos los campos situados en la parte inferior del registro.

1. FACTURAS PRESUPUESTARIAS

Tenemos que añadir líneas con el botón e ir completando los datos:

Importe Bruto, texto, elemento PEP, centro de coste, centro gestor, posición presupuestaria y Fondo. Se permite añadir varias partidas presupuestarias para la misma factura.



1.2.8. Registro final de factura en consola

Una vez que se han introducido todos los datos del justificante, se graban haciendo

clic en el botón en la parte superior de la pantalla. Tras grabar la factura, es necesario entrar a “Actualizar” y anexar el documento a la factura desde la pestaña Documentos.

Para ello utilizaremos el botón botón con el cual se abrirá un desplegable de búsqueda que permitirá al usurario buscar el documento a anexar en su sistema.

Al completar la carga el usuario podrá ver en los datos de factura el documento anexado así como la imagen de este. Para facturas logísticas, NO será obligatorio introducir el anexo de la factura.



Al grabar la factura el usuario podrá ver los datos, status, situación de la factura así como proceder a modificar, verificar, procesar la factura desde la consola. Para hacerlo deberá seleccionar la línea de la factura/s que con las que quiera trabajar.

1.2.9. Asignación del tipo de factura

Para asignarle un tipo a la factura, como por ejemplo de Anticipo de Caja Fija habrá

que seleccionarla en la consola y pulsar el botón y seleccionamos el tipo que creamos conveniente.



Este valor podrá verse en el campo “Subtipo Documento” al visualizar la factura.

1.2.9.1. Facturas de Anticipos de Caja Fija

Tras asignarle el subtipo “Facturas ACF” a una factura, solo habrá que añadir el libro de caja en la pestaña Imputación.

1.2.10. Verificación

Este proceso no será necesario realizarlo . Dichas verificaciones se realizan en el momento de procesar.

1.2.11. Procesamiento

En este paso el usuario podrá procesar la factura e incluirla en el Registro de facturas.



Deberá utilizar el botón Procesar, habiendo seleccionado previamente la línea de factura.

Al hacerlo el sistema devolverá al usuario un mensaje informándole de los procesos realizados y el resultado obtenido.

1.2.12. Log de modificaciones de un campo.

Existe una funcionalidad en la consola de facturas, que permite ver los cambios realizados en los campos centro gestor y endosatario indicando el usuario que ha realizado la modificación, le fecha, la hora, el valor antiguo y el valor nuevo. Ejemplo: Se modifica en una factura de la consola el centro gestor del valor 0602 al 1802. Si accedemos a través del menú de la parte superior a Entorno – Modificaciones de documento, nos aparece una ventana emergente con los campos modificados:



Seleccionamos el centro gestor y observamos las modificaciones realizadas.



De igual manera se puede proceder con el campo endosatario. Se ha modificado del valor 1 al 157. Si accedemos a través del menú de la parte superior a Entorno – Modificaciones de documento, nos aparece una ventana emergente con los campos modificados:

Seleccionamos el número del endosatario y observamos las modificaciones realizadas.



En el log de modificaciones aparecerán tantas modificaciones en un campo como se hayan hecho.



1.3. Recuperación de facturas.

La transacción de recuperación de facturas permite al usuario el recuperar una factura que ha sido procesada y se encuentra en Registro de Facturas de vuelta a la consola de Administrador para poder modificar los campos de la misma. Se accede a través de la transacción Recuperación de facturas.

Al entrar en la transacción el usuario podrá utilizar la pantalla de filtro de acuerdo a acotar los parámetros de búsqueda.



Al realizar la búsqueda el sistema procederá a devolver todos los resultados obtenidos de acuerdo a los parámetros de búsqueda. El usuario deberá seleccionar la línea de la factura que quiera recuperar y utilizar el

botón .

Es en este momento cuando el usuario tendrá acceso al botón “Recuperar Factura”

de cara a poder realizar modificaciones en un documento en el que como se puede observar el Código de Status es Documento Procesado y la Situación es Documento Registrado en RF Correctamente.



Al pulsar sobre Recuperar Factura el sistema dará un mensaje de advertencia al usuario para confirmar la recuperación.

Al confirmar el proceso de recuperación de factura el sistema nos dará un mensaje de confirmación avisando al usuario de que a partir de este momento ya puede modificar los campos.

Al aceptar este cuadro de dialogo el sistema informa así mismo de la recuperación de el documento.



A partir de este momento el usuario podrá acceder a la transacción Registro de Facturas y a la consola donde visualizara la factura recuperada y podrá acceder a ella de cara a realizar las modificaciones necesarias.

1.4. Consulta

En la transacción Consulta como su nombre indica el usuario podrá realizar las búsquedas de documentos que quiera visualizar y consultar.

Al acceder a esta transacción el usuario dispondrá de la pantalla de filtro a través de la cual ajustar los parámetros de búsqueda de acuerdo a sus necesidades. Al ejecutar y obtener los resultados de búsqueda el usuario podrá seleccionar la línea correspondiente a el documento que quiera visualizar.



Al seleccionar la línea correspondiente y ejecutar el usuario podrá visualizar el documento, pero no podrá modificar campo alguno.

1.5. Modificación Referencia Factura.

Mediante la transacción Modificación Referencia Factura el usuario podrá modificar la referencia de la misma en caso de que la misma este duplicada.

Solo se podrán modificar factura cuyo estado sea “Factura Duplicada”, de hecho, en esta transacción solo aparecerán las facturas con dicho estatus. En este caso, la duplicidad se produce porque el campo “Referencia” es igual para el mismo acreedor y mismo ejercicio, aunque el “Número de Factura” sea diferente.



Al acceder a la transacción el usuario deberá “Actualizar” y modificar manualmente el campo “Referencia”.

Y una vez modificado, deberá grabar y podrá procesar con normalidad.

1.6. Facturas con deuda en Grecasa.

Si el acreedor de la factura o el endosatario tienen deudas en el sistema Grecasa, se bloquearán para impedir su procesamiento, se le asignarán el estado “Acreedor con deudas en Grecasa”. El usuario podrá acceder a esta transacción si desea evitar voluntariamente dicho control para continuar con el procesamiento de la factura.

1.7. Impresión Recibo Acreditativo

Desde esta transacción, el usuario podrá imprimir un recibo oficial donde justifica el registro de una o varias facturas en el sistema. Existe la posibilidad de imprimir un recibo oficial donde se justifica el registro de una factura en el sistema. Esto se puede hacer a través de la consola, ya sea en el Registro de facturas (TX. /IECI/CF_TR_CD00), o en la Consulta (Tx. /IECI/CF_TR_CD04).



Bastará con acceder a la factura en cuestión y pulsar el botón

A continuación tendremos la posibilidad de imprimir o visualizar el recibo:



2. TRATAMIENTO DE FACTURAS DIRECTAS

2.1. Conformidad de facturas presupuestarias (facturas o abonos)

Sólo aquellas facturas que son presupuestarias pasarán por la conformidad de facturas ya que en el caso de las logísticas será la propia verificación de la factura la que sustituya a la conformidad. Accedemos a esta transacción por la siguiente ruta:

Llegando a una pantalla de criterios de selección para efectuar la búsqueda:



Seleccionamos una o varias líneas y pulsamos Introducimos la “Fecha de conformidad”. El sistema propondrá directamente la fecha del día. Si el usuario cambia dicho valor, este nuevo tendrá que ser menor o igual a la fecha de hoy pero superior o igual a la “Fecha de Entrada”.

Automáticamente se generará un documento FI de tipo DP (facturas) o PD (abonos). Este documento financiero se crea para el control de la Deuda de Facturas Directas y se explotará principalmente desde el módulo de contabilidad financiera.

No es necesario anotar el número de documento de deuda que se genera ya que el gestor, hará todos sus trámites a partir de la referencia de la factura como ha venido haciendo siempre. Por este motivo, ya no se permitirá modificar la factura después de ser conformada. Primero se tendrá que anular la conformidad, desde la transacción “Anular Conformidad Facturas”.

2.1.1. Caso especial – Periodo devengo Ejercicio Anterior abierto



Durante el periodo de devengo del ejercicio anterior, que comprende desde el 01.01 a 15.02 del ejercicio corriente (fecha límite a decidir por la Dirección de Proyecto), se podrá imputar el devengo de una factura al ejercicio anterior. Para ello y solo durante este período, en el momento de conformar la factura se mostrará un pop up con los ejercicios a los que se puede asignar el devengo y el usuario tendrá que seleccionar el que crea conveniente. Por ejemplo, para este año, los ejercicios serán 2015 y 2014.

La fecha de conformidad de la factura siempre será la del día pero el ejercicio de devengo dependerá de la selección en esta ventana.

2.2. Anulación de conformidad de facturas directas (facturas o abonos)

Accedemos a la transacción mediante la siguiente ruta

Solo se podrá anular la conformidad de una factura directa cuando no tenga documento contable (obligación), no esté marcada como nulidad y no tenga una fecha de conformidad informada.

Introducimos los siguientes datos y pulsamos ejecutar



Si se anula correctamente aparecerá un mensaje de éxito

Este nuevo documento es el de anulación y no será necesario apuntarlo o guardarlo. En el caso que la factura esté conformada y tenga obligación, aparecerá el siguiente mensaje:

El hecho que aparezca el semáforo rojo, indica que el documento que se muestra en pantalla ya está compensado por una obligación y no es posible borrarlo. Para el resto de facturas que no cumplan los requisitos de anulación de conformidad, aparecerá el siguiente mensaje.



2.3. Abono facturas directas.

En el caso de recibir un abono, en la consola de recepción de facturas se deberán completar todos los datos al igual que en la factura pero marcando el flag de Abono.

+ Un mismo acreedor puede tener varias facturas y abonos directos dados de alta en el sistema. Una vez dada la conformidad, podemos pasar a Generar documento desde el registro de facturas.

Se puede generar un documento contable ADO con facturas y abonos siempre que:

- La factura y el abono sean del mismo acreedor.

- La factura y el abono sean de la misma partida.

- La factura sea de importe igual o superior al abono.

2.4. Generar Documento desde Registro de Facturas

Desde esta opción podremos generar Obligaciones de Pago asociadas a estas Facturas.

FRA

FACTURA1

FACTURA3

2

FACTURA2

ABO

ABONO1

ABONO2

ABONO3



Algo importante a tener en cuenta es que el reconocimiento de la obligación de pago “O” se realizará por el importe total de la/s factura/s menos el/los abono/s.

En esta pantalla se usan los criterios de selección para buscar las facturas. En este caso, vamos a buscarlas por acreedor, ya que sabemos que hay varias facturas y varios abonos del mismo acreedor, y los vamos a incluir en un mismo expediente contable.

El listado nos muestra todas las facturas o abonos que hay en el sistema para ese acreedor.

Se marcan aquellas que se quieran incluir en el documento contable, y se pincha en



En esta pantalla hay que seleccionar que tipo de documento se quiere facturar. Se mostrará en el momento de generar una obligación y una reserva de nulidad desde el registro de factura una ventana de datos adicionales.

Órgano Gestor: es obligatorio, viene con un valor propuesto y se puede modificar. Tipo y subtipo: son campos obligatorios, vienen con valores propuestos o no, depende de la partida, y se puede modificar. Nº Expedte. Admtvo: es opcional. Nº Contrato: puede ser obligatorio dependiendo código de circuito del expediente, del tipo y del subtipo. La estructura del campo es: “Ejercicio-5 dígitos” (número dado por la aplicación PLYCA). Título del expediente: es obligatorio. Se ha creado esta ventana porque ya no existe la posibilidad de “Completar datos de gestión” desde la tramitación Tras seleccionar el tipo de documento, pasamos a rellenar los datos de la Orden de Pago. Hay que introducir de forma obligatoria:

• Vía de pago. Será la forma de pago; cómo se le va a pagar al Tercero. Si se rellenó este campo en el alta de factura, se heredará el dato.



• Tipo de banco interlocutor. Clave mediante la cual se indica ya en la posición del documento, el banco por el que cobrará el Tercero o el Endosatario si está informado. Si se rellenó este campo en el alta de factura, se heredará el dato.

• Territorio: seleccionamos el área origen del gasto (este campo aparecerá

después de rellenar los anteriores y pulsar el botón verificar). Si se rellenó este campo en el alta de factura, se heredará el dato.

Campos opcionales:

• Receptor de Pago: corresponde con el número de endosatario si el acreedor tuviera alguno asociado. Este valor se encuentra en los datos maestros del acreedor. Si se rellenó este campo en el alta de factura, se heredará el dato.

• Supl. Vía Pago: Este campo será obligatorio rellenarlo, en caso de que la obligación tenga informado el “Receptor de Pago”.

Si alguno de estos campos se rellenó en el registro de la factura en consola, deberá ser igual en la generación de la orden, si no es así, no se podrá generar la obligación.

En el caso de que se tenga que pasar de una posición a otra, hay que usar los iconos

documento anterior o documento posterior.



Cuando la posición que se está rellenando es un abono, viene marcado el Flag de contabilidad inversa. El importe ya está introducido ya que el sistema lo recupera de la factura.

Para realizar una comprobación de todos los datos introducidos, pinchamos en . Aquí podremos rellenar el territorio. El sistema nos muestra una pantalla, donde completamos el campo territorio en cada una de las facturas o abonos.

Tras rellenar los campos de territorio, aparecerá la ventana de mensajes. Si surgiera algún error, se mostraría en esta ventana.

A continuación grabamos



2.5. Aplicación a presupuesto de facturas directas (Con retenciones y/o Inversión de Sujeto Pasivo)

En el caso que el documento tenga retenciones, seguimos los mismos trámites que en el punto 2.4 y antes de guardar realizamos un último paso.

Rellenamos el Indicador de retención, la base imponible (importe bruto de la factura) y el importe de la retención.

Tras esto verificamos y guardamos .

Indicador de Retención

Importe Base

Importe Retención



2.5.1. Obligación con ISP

Las retenciones por Inversión de Sujeto Pasivo serán 1M y 2M. Esta retención deberá estar informada en el maestro del acreedor (Gestión de acreedores realizada por Tesorería). Tras acceder a la ruta Pasar a / Retención de impuestos

Rellenamos los datos con los valores que correspondan.

Finalmente, al importe de la posición de la obligación le sumamos el importe informado en la retención.



En la pantalla de la orden de pago tenemos que modificar el importe de la factura por la suma de: Importe de la factura + Retención Inversión de Sujeto Pasivo. De esta manera el documento se generará por el importe correcto.

2.6. Mensajes de advertencia o errores más habituales al generar Obligaciones de directa.

Durante la generación del documento contable (registro de la orden de pago) es posible que en algunas ocasiones veamos en la barra de estado algunos mensajes de advertencia o de error. A continuación explicamos los más habituales.

Este mensaje de error aparece cuando hay activado el Indicador de alguna retención pero no se han rellenado los campos de base e importe de retención. También suele aparecer cuando el acreedor tiene Inversión por Sujeto Pasivo, debido a esto, el indicador 1M aparece activado por defecto. Podemos borrarlo o rellenar los datos. Yendo a Pasar a / Retención de Impuestos podemos solucionar el problema.



En este caso, la advertencia nos comunica que la imputación que estamos generando en este momento, cuelga o deriva de la posición 001 del documento 1000000752, es decir, estamos generando una Obligación (ADO, DO, O) con referencia a un documento. Podemos avanzar pulsando ENTER. En este caso estábamos generando un ADO con referencia a un RC porque el documento comienza por 1.

Este mensaje de advertencia significa que la posición 001 del documento 100000752 (RC) es de corriente y solo tiene validez hasta final de 2009. Podemos avanzar pulsando ENTER. En este caso estábamos generando un ADO con referencia a un RC porque el documento comienza por 1.

Si el documento presupuestario comienza por 3 (Ejemplo 3000083761) significa que estamos generando una O con referencia a un AD cuya posición 00X (001, 002) es de año corriente.

Este error ocurre cuando el usuario está realizando un ADO con partida del capítulo 6 y no ha informado del activo fijo. Es un proceso que obliga a informar del activo si se paga una factura directa por capitulo 6. Con rellenar el campo Activo Fijo, subnumero y Clase Mov. se soluciona

Este error surge porque la partida presupuestaria no existe o falta por rellenar algún campo que forme la partida, normalmente, el campo FONDO o campo ELEMENTO PEP. Revisar los campos de la partida presupuestaria, fondo y elemento PEP.

En este caso, se está realizando una obligación con elemento PEP y éste no tiene el status LIBERADO. Se puede revisar en la transacción CJ13 – Visualizar PEP. Para resolver este problema, se debe contactar con Servicios Centrales para que actualicen el estado del PEP.



2.7. Proceso de Nulidad

Los pasos de forma general a seguir para la tramitación de expedientes de nulidad serán:

a) Conformar la/s factura/s b) Marcar el flag de nulidad. c) Asignar la/s factura/s a una bolsa de nulidad d) Cumplimentar la fecha de inicio de resolución e) Generar la reserva de nulidad de facturas vinculando la/s factura/s a RC de

nulidad f) Cumplimentar fecha de resolución final g) Generar obligación de facturas de nulidad.

Una vez realizado el punto c) se puede proseguir bien generando la reserva de nulidad continuando con el procedimiento habitual hasta generar la obligación.

o bien aplicar directamente a presupuesto:

2.7.1. Gestión nulidad

Desde esta transacción marcaremos las facturas directas como nulas.



En la pantalla de selección introducimos los criterios que queramos para buscar las facturas que marcaremos como nulas.

Seleccionamos las facturas que queremos tratar y hacemos clic en activar campo nulidad.



Nos aparece un mensaje que confirma que se ha realizado el proceso correctamente.

2.7.2. Asignar/Desasignar factura a bolsa nulidad

Este proceso afecta a varios tipos de factura por lo que se encuentra expuesto de forma general en los puntos:

8.2 Asignar/Desasignar factura a Bolsa Nulidad La transacción se sitúa en 2 puntos diferentes del sistema, aunque su funcionamiento es el mismo:

• Registro de Facturas / Tratamiento de Facturas Directas / Proceso de Nulidad.

• Registro de Facturas / Tratamiento de Facturas Logísticas / Proceso de Nulidad.



Tiene por objeto asociar/desasociar las facturas a una bolsa de nulidad. Para poder hacer dicha asignación/desasignación es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

- La factura esté conformada. - La factura tenga marcado el flag de nulidad - No esté asociada a otra bolsa de nulidad en caso de que queramos realizar

una asociación o que sí lo esté en caso contrario. - No esté vinculada a un RC o aplicada a presupuesto. - La bolsa a la que se asigne no debe tener en ese momento fecha de inicio de

resolución informada.

Accedemos a la transacción y seleccionamos las facturas que queremos asociar a una bolsa de nulidad

Presionamos el botón



Si el campo de bolsa de nulidad del pop-up no se rellena, se procederá a la creación de una bolsa nueva.

Si se intenta asociar a una bolsa que tiene ya indicada una fecha de resolución, aparecerá un mensaje que impedirá hacerlo.

Respecto a la información mostrada en el ALV aclarar que:

o Importe ISP: En esta transacción esta información solo se muestra para facturas logísticas (tipo M) puesto que, en caso de ser aplicado, ya el dato ha sido introducido en la factura preliminar. En facturas presupuestarias no es posible mostrarlo ya que todavía no se ha generado la orden de pago, momento en el que se informa del ISP en este tipo de facturas.

o Partida presupuestaria: si hay desglose se muestra en el campo la posición presupuestaria vacío.

o Centro de coste: en facturas logísticas se muestra el centro de coste si para el desglose por partidas presupuestarias éste es el mismo. En caso contrario se muestra vacío.

En caso de seleccionar la opción de “Desasignar factura bolsa de nulidad”, si

se presiona el botón se validará que dicha bolsa exista y



se borrarán la Fecha de Inicio de Resolución y la Fecha de Resolución de Pago asociadas.

Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad .

2.7.3. Actualización fecha inicio resolución bolsa nulidad


8.3 Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad

2.7.4. Actualización fecha pago resolución bolsa nulidad


8.4 Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad

2.7.5. Consultar facturas en bolsa nulidad


8.5 Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad



2.7.6. Generar reserva de nulidad de facturas directas

Desde aquí generaremos la reserva con las facturas directas que se han marcado como nulas.

En la pantalla de criterios de selección, aparece filtrado automáticamente las facturas de nulidad, el usuario puede completar campos adicionales como la bolsa de nulidad para acotar la búsqueda.

Selecciono aquellas facturas que incluiré en la reserva de nulidad y a continuación

pulso en



Selecciono la única clase de documento que el sistema me propone para generar

Una vez seleccionado, introduciremos un texto para el Título del Expediente

y el sistema genera el expediente, cuyo número me aparece en la parte inferior de la pantalla

Se pueden incluir ABONOS a la hora de generar el RC pero el importe total del RC será la suma de las facturas positivas sin tener en cuenta el importe del abono.

2.7.7. Captura documento contable de facturas directas de nulidad

Una vez que se ha contabilizado la reserva de nulidad, el usuario ya puede generar el ADO con referencia a esa RC.



Para ello, se ha definido como campo obligatorio la BOLSA DE NULIDAD que puede ser obtenido desde la transacción de Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad

También es posible localizar todas las facturas vinculadas a un RC de nulidad introduciendo la Reserva como criterio de selección. Para encontrar este número acceder a la transacción del Árbol de Tramitación de Documentos con el número de captura del RC.



Introduciendo el código de expediente GASTO/2019/0000071576 llego al árbol de tramitación de la reserva de nulidad:

Posicionando el cursor en el documento y presionando el

botón se accede a la pantalla donde se observan los datos de las posiciones del documento

Aquí se copia el Nº documento para poder filtrar en la pantalla de selección de tal forma que el sistema sólo traerá aquellas facturas que forman parte de ese RC.



Volviendo a la transacción de Captura documento contable de facturas directas de nulidad.

Una vez se listan las facturas que aparecen (y que son las mismas que incluye el RC)

se seleccionan y se presiona el botón

Nos aparecen dos clases de documentos aunque para este caso seleccionaremos O1 ADO (R)

Una vez continuamos se solicitará el título de expediente



El sistema se irá parando en aquellos campos obligatorios para confeccionar un ADO y que todavía no hubiesen sido informados (territorio, centro de coste, cuenta del acreedor, etc.) Cuando están todos esos datos obligatorios completados y se graba, el sistema proporciona un número de expediente.

Este expediente estará en preliminar para enviar para contabilizar. Si el RC tiene varias partidas, se da la siguiente casuística: Supongamos que se dan de alta dos facturas en el sistema, por ejemplo 2015-NULIDAD1 y 2015-NULIDAD2, cada una de ellas con una partida diferente, y ambas se tramitan por nulidad.



Se genera el correspondiente RC de nulidad, en el que se puede apreciar como se generan dos posiciones, una por cada partida incluida en las facturas anteriores: Al generar la obligación de la factura NULIDAD1, que tienen solo una posición (G/312C/2200501), el sistema crea por defecto tantas posiciones como partidas haya en el RC de nulidad:



Si navegamos a la posición del error, la 1 / 2, se aprecia que el sistema ha asignado la posición 1 del RC a la misma factura, la NULIDAD1:

Para solventar este inconveniente basta con borrar esa posición que no es correcta y el sistema permitirá seguir tramitando la otra posición. Este funcionamiento del sistema se deriva de la habilitación del desglose por partidas presupuestarias de las facturas directas, el cual permite que se pueda generar una obligación a partir de las mismas

2.7.8. Abonos en RC de nulidad

El sistema permite incluir Abonos en el proceso de nulidad de Facturas directas. El abono se tratará como una factura, es decir, habrá que marcar el flag de nulidad en “Gestión Nulidad” y se incluirá en la generación del RC. Cuando se realice el ADO-RF de nulidad, el importe del mismo será el valor de las facturas positivas menos los abonos, por lo que quedará un saldo en el RC de nulidad que habrá que barrar. Véase anexo 8.1 Barrado de la Reserva de Nulidad. Este saldo coincidirá con el total de los abonos.

2.7.9. Desvincular facturas directas de RC de nulidad

Para desvincular una factura de un RC de nulidad, el usuario tiene 2 opciones.

1. Barrar por completo el RC mediante un RC-COM (Véase el punto 8.1)

2. Utilizar la transacción Z37_TC_RF_DOCS_026 - Desvincular facturas FI de RC de nulidad.



En la pantalla de selección será OBLIGATORIO el campo RESERVA, donde debemos introducir el número 10000XXXXX que corresponde con el RC.

Para las facturas financieras, el campo Tipo de Documento = I

Una vez informada el ejercicio de las facturas y el número de reserva (como mínimo)…



… se deben marcar y pulsar el botón y el sistema nos mostrará un mensaje de éxito si todo fue correcto o de error en caso contrario.

Y la factura que acabamos de desvincular, desaparece del listado de la transacción y se desvincula del RC El saldo del RC no se ha visto afectado por la desvinculación por lo que es necesario que se haga un RC-COM barrando las partidas que tenga la factura.

3. TRATAMIENTO DE FACTURAS LOGÍSTICAS

3.1. Alta de facturas logísticas

El alta de una factura logistica se realiza a traves de la consola de recepcion de facturas.

El proceso a realizar será el mismo que con una factura presupuestaria con la diferencia correspondiente en la pestaña imputación donde se podrán incluir el nº de pedido y/o el nº de albarán.

Dicho dato se heredará al realizar la verificación de la factura logística.



3.2. Generar documento desde registro de facturas

En el sistema actual, en el momento de capturar un ADO de logística o una factura logística prerregistrada contra un pedido, se generará un documento financiero de “Deuda en factura logística”.

Dicho documento tendrá una numeración que empieza por 40 y se explotará desde el módulo de Financiera. Accedemos a la transacción Z37_TC_RF_DOCS_001 - Generar Documento desde Registro de Facturas

Seleccionamos del listado aquella factura que deseamos verificar y hacemos clic en

Seleccionamos el ejercicio al cuál se vaya aplicar a presupuesto con lo que aparecerá una ventana en la que completamos la nota de entrega a la que hace referencia la factura.

Si en el alta de factura en consola, introducimos algún valor para el Doc. Compras o Nota de entrega se heredará automáticamente.



Si se desea indicar más de una nota de entrega o

albarán debemos picar en el botón con lo que se nos muestra la siguiente pantalla

Al finalizar pulsamos el botón . En esta pantalla podemos registrar hasta 8 notas de entrega o albaranes. Si la factura que queremos conciliar hiciera referencia a más de 8 albaranes, los documentos restantes los añadiríamos en la pantalla siguiente:

Si se desean añadir más notas de entrega o albaranes debemos picar en con lo

que se nos abre la siguiente ventana:



Y añadimos el resto de notas de entrega. Si deseamos consultar qué notas de entrega o albaranes están pendientes de verificar

debemos picar el matchcode con lo que se nos muestra la siguiente pantalla:

En esta pantalla para filtrar la información debemos rellenar el campo Centro y si también lo deseamos la fecha de contabilización. Para ejecutar el listado debemos

pulsar el botón , con lo que nos muestra la siguiente pantalla:



Podemos ver el número de pedido de compras al que corresponde cada albarán. Los importes incluidos en esta pantalla incluyen el impuesto. En esta pantalla podemos marcar los albaranes que deseamos conciliar para eso se debe marcar a la izquierda de cada uno, una vez marcados todas las notas de entrega

que deseemos se pulsa el botón . Así el sistema nos vuelve a la pantalla de verificación de facturas



Si hubiéramos seleccionado alguna nota de entrega más en la pantalla anterior se hubiera arrastrado a esta pantalla y se hubiera añadido la línea/s en la parte inferior. En esta pantalla desde el registro de facturas se ha completado como fecha de factura la fecha de documento indicado en el registro de factura. Tras introducir la nota de entrega o pedido se rellenan los siguientes campos:

1. El campo “Fecha Contab.” se rellena de forma automática por el sistema en función del ejercicio de la factura (que a su vez se calcula en base a la Fecha Documento de la misma), y en base al momento de la verificación (período transitorio o no).

Esto se explica mejor en el siguiente supuesto:

o Durante el período transitorio (01.01.2016 a 16.01.2016), se chequeará

el ejercicio de la factura que se está verificando, en concreto, el ejercicio de la Fecha Documento:

- Si tuviera ejercicio 2015, se propondrá el valor 31.12.2015 para la Fecha Contab. de forma automática.

- Si tuviera ejercicio 2016, se propondrá el valor de fecha del día de la verificación para la Fecha Contab. de forma automática.

o Al fin del periodo transitorio (17.01.2016 en adelante), la Fecha Contab.

se rellenará automáticamente con la fecha del día de la verificación, independientemente del ejercicio de la Fecha Documento de la factura.



No obstante, dicho campo estará abierto y no bloqueado por si el usuario decidiera imputar una factura de ejercicio anterior al presupuesto de corriente siempre que el resto de condiciones del sistema lo permitan (bloqueo de capturas por ejercicio, etc.).

2. Marcar el flag de Calc. Impuestos.

NOTA: De necesitarse ajustar algún céntimo en el campo “Impte.impuesto”, por ejemplo, en los casos en los en los que el ajuste a nivel de posiciones produce un saldo de ± 0,01 €, se ha habilitado la posibilidad de desmarcar el flag de cálculo de impuestos (al igual de que se hacía en TARO). El sistema no dará error en este caso:

2. En la pestaña “Detalle” seleccionar el campo Clase Documento con el correspondiente:

FACT LOG / ADO: una compra menor. Clase documento = RE FACT LOG / O: obligación sobre contrato marco. Clase documento = RH FACT LOG / NULIDAD: obligación con referencia sobre RC. Clase documento= RI



Si ponemos la clase errónea el sistema mostrará un mensaje de error indicando la clase de documento correcta.

3. Completar en la pestaña “Pago” el campo de “Vía de pago”:

Si completamos el campo “Vía de pago” con el valor 3 (Transferencia) ó 5 (Transferencia Extranjero) debemos también rellenar el campo “Bco. col.” (banco interlocutor).

4. Si la obligación tiene Receptor de Pago (Endosatario): En este caso, habrá que rellenar los campos “Recept. Pago” y “Supl. Vía pago”

Podemos hacer una comprobación de que todos los datos son correctos pulsando

sobre el botón “Simular”

3.2.1 Grabar documento y generación de ADO

Para generar un ADO preliminar, habrá que pulsar el botón “Grabar completamente”



Rellenamos los datos adicionales

Y se generará el número de captura.



3.2.2 Generar factura preliminar contra pedido (sin ADO)

Para generar un documento de factura logística preliminar sin generar ADO, habrá que pulsar el botón de “Guardar documento prerregistrado”.

Se genera el número de factura logística preliminar 51XXX y… … el número de documento financiero de Deuda logística en factura.

No se podrá modificar una factura logística preliminar. Para modificar algún dato, habrá que anular dicho registro.

El sistema validará que el saldo del documento sea igual a 0, impidiendo su grabación si no cumple esta condición tanto al generar ADO como al generar factura logística preliminar.



3.3. Borrado de factura preliminar MM

Las facturas registradas de forma preliminar contra el pedido, podrán ser borradas desde la transacción Z37_TC_RF_DOCS_004 - Anular Factura Logística Preliminar siempre y cuando no estén asociadas a un RC de nulidad

Al acceder a la transacción, introducimos los datos de la factura (sociedad, ejercicio, referencia, acreedor).

Desde la transacción, pulsamos el botón de

Se anula el número de factura logística preliminar 51XXX y… … se genera la anulación del documento financiero de Deuda logística en factura.



3.4. Generar Obligación desde Factura Logística Preliminar

Para generar una obligación registrada de forma preliminar que no sea de nulidad, se podrá realizar desde la transacción Z37_TC_RF_DOCS_029 - Generar Obligación desde Fact. Logística Preliminar

Una vez que accedemos e introducimos algún datos de la factura (sociedad, ejercicio,

referencia, acreedor) y pulsamos sobre el botón . Rellenamos los datos adicionales

Y se generará el número de captura.



3.5. Arrastre de facturas logísticas preliminares

En el proceso de cambio al nuevo año es posible que ciertas facturas logísticas preliminares no hayan podido ser arrastradas. Esta transacción permite al usuario llevar a cabo la conversión de las facturas una vez subsanados los errores obtenidos en el arrastre.

El usuario debe indicar como criterios de selección el/los número/s de factura/s logística/s preliminar/es, el ejercicio y si desea activar el “Modo Test”.

Modo test: este modo permite al usuario obtener un listado previo con las facturas logísticas preliminares en el que se detalla información acerca de ellas: Ejercicio, Referencia, Acreedor e Importe. Además se indica la/s factura/s que serán arrastradas y cuales no lo serán con su error asociado.

Una vez en esta pantalla el usuario debe seleccionar la/s factura/s y presionar el botón “Arrastrar facturas” para realizar la conversión. En este momento se generará el nuevo documento preliminar.



En caso de no activar el “Modo Test”, el sistema realizará el arrastre de forma automática para aquellas facturas preliminares que no presenten problemas. Además, una vez finalizado el proceso se mostrará, de igual forma que si se activa el modo test, un listado tanto para las facturas que ha podido arrastrar como para las que no. Para estas últimas se mostrará también el error asociado con el fin de que se subsane el problema y de que el usuario pueda proceder a arrastrar la factura correctamente. A continuación, se muestra alguno de los errores que puede mostrar el sistema: - La factura no es del ejercicio anterior.

- El pedido no ha sido arrastrado.

3.6. Proceso de Nulidad

Los pasos de forma general a seguir para la tramitación de expedientes de nulidad serán:

a) Verificar la/s factura/s logísticas. Se genera la factura preregistrada. b) Asignar la/s factura/s a una bolsa de nulidad c) Cumplimentar la fecha de inicio de resolución d) Generar la reserva de nulidad de facturas vinculando la/s factura/s a RC de

nulidad e) Cumplimentar la fecha de resolución final f) Generar obligación de facturas de nulidad.

Tener en cuenta que se parte de que el pedido está marcado como nulo y que al igual que ocurre con las facturas directas, no se puede asociar las facturas logísticas a una bolsa de nulidad hasta que no se hayan verificado.

Por tanto, es necesario grabar la factura logística en modo prerregistrado, de otro modo se mostrará el siguiente mensaje de error:



Como en el momento de la conformidad, se selecciona la clase de documento RI, el sistema nos obligaría a asignar a una bolsa de nulidad, según se aclara en el punto c) para posteriormente generar el RC y continuar con el proceso de forma habitual.

3.6.1. Asignar/Desasignar factura a bolsa nulidad














se presiona el botón se validará que dicha bolsa exista y se borrarán la Fecha de Inicio de Resolución y la Fecha de Resolución de Pago asociadas.



Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad .

3.6.2. Actualización fecha inicio resolución bolsa nulidad


8.3 Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad

3.6.3. Actualización fecha pago resolución bolsa nulidad


8.4 Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad

3.6.4. Consultar facturas en bolsa nulidad


8.5 Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad



3.6.5. Generar reserva de nulidad de facturas logísticas

Esta opción la utilizaremos cuando hemos realizado la verificación preliminar de las facturas. Esto sucede en los casos de pedidos que nacen con el flag de nulidad marcado.

Tenemos una pantalla donde introducimos unos criterios de selección (podemos ver que el campo nulidad viene marcado por defecto, es decir, al ejecutarlo obtenemos todas las facturas de nulidad que no se han incorporado a un expediente).

En el listado, marcamos aquellas que queremos incorporar al expediente y pinchamos

en

Seleccionamos la clase de documento a generar (en este caso el R6 de reservas de nulidad)



El sistema nos muestra una ventana en la que tendremos que cumplimentar el Título del expediente

Y el sistema genera el expediente que tramitaremos de la forma que hemos explicado hasta ahora. El importe del RC de nulidad será el total de las facturas. Si alguna tuviera ISP (inversión de sujeto pasivo) esta cantidad se añadirá automáticamente al total del importe RC.

Una factura logística preliminar 51XXXXX asociada a un documento RC NO SE PODRÁ MODIFICAR por ninguna transacción del sistema. Si existe un error, deberá desvincularse del RC (véase punto 3.6.8) o barrar por

completo el RC de nulidad para desvincular la factura.

3.6.6. Captura documento contable facturas logísticas de nulidad

El procedimiento es similar al explicado para las facturas directas de nulidad. En los criterios de selección completamos el campo reserva para que automáticamente el sistema nos traiga todas aquellas facturas que están incluidas en el RC de nulidad.



Se introduce el número de la bolsa de nulidad como criterio de selección

El listado nos muestra aquellas facturas asociadas a una bolsa de nulidad, las

seleccionamos y pinchamos en para que el sistema genere el documento. (conviene recordar que en el caso de las logísticas, el sistema va a crear un documento por cada factura).

El sistema nos informa de los expedientes que ha creado.



O bien se podrá proceder como se ha venido haciendo hasta el momento Accedemos al Árbol de tramitación con el expediente GASTO/2019/0000071631

Y desde el árbol, vamos desplegando (captura documento → retención de crédito → R6) hasta que lleguemos al código de modelo R6, pinchamos y llegamos a una pantalla con la información del documento y sus distintas posiciones.

En este documento copiaremos en Nº documento o número de Reserva



Introduciremos este número en los criterios de transacción. La bolsa de nulidad es un dato obligatorio por lo que si realizamos la búsqueda por Reserva debemos informar con el número de bolsa o con un *

El listado nos muestra aquellas facturas incluidas en la reserva, las seleccionamos y

pinchamos en para que el sistema genere el documento (conviene recordar que en el caso de las logísticas, el sistema va a crear un documento por cada factura).

El sistema nos informa de los expedientes que ha creado.



3.6.7. Automatización de obligaciones logísticas de nulidad

En los casos en los que el tipo y subtipo del expediente del RC de nulidad no obliguen a informar del número de contrato, la generación de las obligaciones se realizará automáticamente, sin necesidad de cumplimentar los datos administrativos (órgano gestor, tipo, subtipo, nº expdte. administrativo y título de expediente). Para el supuesto en el que el tipo y subtipo del expediente RC de nulidad obliguen a informar del número de contrato, el proceso al generar las obligaciones logísticas de nulidad consistirá en mostrar tantos pop-up como facturas hayan sido seleccionadas, de tal forma que el usuario deberá informar en cada uno de ellos, tanto del número de contrato como del título del expediente.

Para la casuística especial en la que un expediente de no nulidad es tramitado como tal, debido a que el pedido está marcado como nulo, el proceso de tramitación es el mismo que el comentado en los párrafos anteriores, a excepción de que no se solicitará la fecha de resolución de

nulidad al contabilizar las obligaciones. El momento en el que el usuario puede optar por modificar el tipo y subtipo de un expediente de nulidad a no nulidad, será en la generación del RC de nulidad.

3.6.8. Desvincular facturas logísticas de RC de nulidad

Para desvincular una factura de un RC de nulidad, el usuario tiene 2 opciones.

1. Barrar por completo el RC mediante un RC-COM (Véase el punto 8.1)

2. Utilizar la transacción Z37_TC_RF_DOCS_025 - Desvincular facturas logísticas de RC de nulidad.

En la pantalla de selección será OBLIGATORIO el campo RESERVA, donde debemos introducir el número 10000XXXXX que corresponde con el RC.

Para las facturas logísticas, el campo Tipo de Documento = M



Una vez informada el ejercicio de las facturas y el número de reserva (como mínimo)…

se deben marcar las facturas y pulsar el botón y el sistema nos mostrará un mensaje de éxito si todo fue correcto o de error en caso contrario.

Y la factura que acabamos de desvincular, desaparece del listado de la transacción.

El saldo del RC no se ha visto afectado por la desvinculación por lo que es necesario que se haga un RC-COM barrando las partidas que tenga la factura.

3.6.9. Factura de nulidad con pedido nulo en ejercicio anterior

Este caso se dará cuando el pedido sea nulo durante un ejercicio y se facture al ejercicio siguiente, obligando al usuario que marque la factura como nula desde el registro de facturas.



El sistema mostrará un mensaje de error al usuario durante la verificación de la factura con el pedido si no tiene el flag marcado.

Ejemplo para estos casos: - Se crea un pedido NULO en el ejercicio 2012 con 2 albaranes entrados en 2012. - Se factura un albarán con factura nulidad en 2012. - Finaliza el año 2012 y se inicia 2013. - El pedido se arrastra a 2013. - Se recalcula la nulidad y en 2013 ya NO ES NULO. - Se factura el albarán que falta a 2013 pero como este albarán era de 2012 y era nulo en 2012, debemos marcar el flag de nulidad de la factura. Una vez marcada la factura, el proceso a seguir es el mismo de siempre. Véase punto 3.5.

3.7. Proveedor distinto al emisor de factura

Si se da la circunstancia de una fusión de empresas, de forma que el albarán ha sido registrado en el sistema por el proveedor antiguo y la factura llega por el nombre nuevo del proveedor, el proceso que debemos seguir es el siguiente: Se deberá informar en el maestro del proveedor el nuevo interlocutor comercial:



Se registra la factura con el emisor actual de la misma y se concilia contra el pedido y/o albarán del proveedor original, siguiendo el proceso de verificación de facturas normal.

Para el caso de abonos véase más adelante en el punto 3.10.

3.8. Abonos logísticos

En primer lugar, debemos diferenciar dos tipos de abonos, - El que procede de una devolución de material, con su pedido de devolución y su albarán de devolución. (Abono) - Y los abonos que realiza el proveedor en relación a un albarán de entrada de mercancías en concreto y que no se relacionan con salidas de material, aunque sí que modifica el valor de las existencias. (Descargo posterior)

En el caso de recibir un abono, en el registro de factura se deberán completar todos los datos al igual que en la factura, pero en el campo Actividad Factura se deberá indicar A (Abono).

Para poder aplicar a presupuesto un abono con pedido de devolución o descargo posterior se hará con referencia a un ADO positivo contabilizado.

El alta se realizará desde la consola marcando el flag de “Abono”.



En la verificación de factura se procede de la misma manera que con la factura.

Al seleccionar el abono y presionar aparecerá una ventana con los ADOs contabilizados de facturas positivas para el proveedor que el usuario deberá seleccionar. En caso de que ningún expediente contable en estado contabilizado para el proveedor no se podrá verificar el abono.

Para verificar un abono sobre una factura con endosatario, este abono debe tener informado el dicho endosatario en el alta. Es posible aplicar un abono sobre un ADO de nulidad siempre que cumpla las condiciones básicas (mismo acreedor y documento ADO contabilizado).

Ejemplo: Se tiene un expediente contable de la factura positiva contabilizada. A la hora de intentar realizar el abono-descarga posterior, el sistema nos permitirá colgar dicho abono, de este expediente. Aparecerán todos los documentos contables que se encuentren en estado “Contabilizado” de ese acreedor, y el usuario deberá seleccionar aquel expediente del que se va a realizar el abono o la descarga posterior.

A continuación el sistema muestra los mismos “pop up” que en la factura, Seleccionar año y seleccionar nota de entrega…

3.8.1. Abono con pedido de devolución

En el caso de un abono por devolución, se deberá indicar la nota de entrega correspondiente al pedido de devolución y se accede a la transacción de verificación donde automáticamente se determinará la actividad Abono.



El campo a rellenar en la pestaña “Detalles” sería la clase de documento por la que corresponda

- AG - ABONO LOGISTICO “O”- En el caso de que el pedido positivo pertenezca a un contrato marco

- AL - ABONO LOGISTICO “RADO”- En el caso de que el pedido no pertenezca a contrato marco.

El resto del proceso es similar al de la factura.

3.8.2. Abono sin pedido devolución – Descargo posterior

En el caso de un abono sin devolución, se deberá indicar la nota de entrega o a la que hace referencia dicho descargo y accedemos a la transacción de generación de obligación logística. Deberemos modificar el campo Actividad por Descargo Posterior.



Al cambiar la Actividad por Descargo posterior, desaparece el importe de la/s línea/s de posición del pedido (zona inferior de la pantalla) y en ella tendremos que poner el importe del abono de forma manual…

…de esta forma el Saldo quedará a cero y el resto del proceso es similar al de la factura, inclusive si el usuario cree conveniente marcar el flag de Calc. Impuesto en caso de que se trate de abonos logísticos con IGIC por descargo posterior. El campo a rellenar en la pestaña “Detalles” sería la clase de documento por la que corresponda:

- AG - ABONO LOGISTICO “O”- En el caso de que el pedido positivo pertenezca a un contrato marco

- AL - ABONO LOGISTICO “RADO”- En el caso de que el pedido no pertenezca a contrato marco.

3.9. Bloqueo de documentos logísticos

En los casos en los que se requiera retener expedientes logísticos contabilizados provenientes de facturas positivas y con el fin de evitar que éstos sean enviados a GRECASA de forma automática, ya que se prevé la aplicación de un abono logístico,



el usuario autorizado podrá proceder al bloqueo de los mismos sin necesidad de que intervenga el Tesoro.

Importante: los expedientes son enviados diariamente a GRECASA por lo que el bloqueo debe efectuarse el mismo día de la contabilización.

La transacción de bloqueo les permitirá modificar el bloqueo de la factura hasta que se pueda incorporar y asociar de manera segura el abono, sin el riesgo de que se produzca el envío a Grecasa antes de la asociación. Bloqueos de pago:

- P o Blanco: si se encuentra en estos estados se puede asociar un abono siempre que se realice el mismo día de la contabilización del expediente.

- 1: el documento se encuentra bloqueado en “Pendiente de Abono”. Para el bloqueo, desbloqueo y consulta de los documentos se dispone de las siguientes transacciones ubicadas dentro de la carpeta “Bloque documentos logísticos”.

3.9.1. Bloqueo de documentos logísticos para colgar abono

Transacción: Z82_EA_BLQ_DOC_LOG - Bloqueo doc.log. para colgar abono



Se indican los datos de selección de la/s factura/s que se desea bloquear. En esta transacción la opción “Bloquear” se encuentra marcada por defecto.

Al ejecutar el sistema muestra un listado de los documentos que cumplen la condición de no estar pagado y con bloqueo igual a P o blanco.

Se selecciona el documento a bloquear y se pulsa el botón de “Bloqueo de documentos”

El sistema muestra ahora el semáforo en verde y un mensaje que indica que la modificación ha sido grabada.



3.9.2. Desbloqueo de documentos logísticos para colgar abono

Transacción: Z82_EA_DBLQ_DOC_LOG - DesBloq.doc.log. para colgar abono

Se indican los datos de selección de la/s factura/s que se desea desbloquear. En esta transacción la opción “Desbloquear” se encuentra marcada por defecto.

El sistema muestra los documentos con bloqueo igual a “1” que corresponden con los que se encuentran “Pendiente de Abono”.

Se selecciona la línea y se pulsa el botón de “Desbloqueo de documentos”



El sistema muestra el siguiente mensaje

3.9.3. Consulta de documentos logísticos para colgar abono

Transacción: Z82_EA_C_BLQ_DOC_LOG - Consu.Bloq.doc.log.para colgar abono

Se indican los datos de selección la/s factura/s

El sistema muestra un listado de los documentos con bloqueo igual a: P, blanco o 1.



3.10. Proveedor distinto al emisor de factura en los abonos

Si se da la circunstancia de una fusión de empresas, de forma que el albarán ha sido registrado en el sistema por el proveedor antiguo y el abono llega por el nombre nuevo del proveedor, el proceso que debemos seguir es el siguiente: En el registro de factura debemos poner el código del nuevo emisor de factura, debido a que la factura referenciada para compensar el pago será de este, siguiendo el proceso de verificación de facturas normal.



Al entrar en la pantalla de la factura el sistema da un error:



Esto se debe a que la referencia de factura indicada para compensar el pago es de un acreedor diferente al que corresponde con este pedido. Para solventar este error lo que debe hacer el usuario es: 1º limpiar la información contenida en el campo Ref. Fact., aconsejamos hacerlo “cortando la información” es decir, seleccionar y presionar Ctrl + X, de esta manera no la perderemos, si no usa esta función, apunte el número de factura en un papel. 2º Presionar intro, el mensaje de error debe haber desaparecido y en la pantalla estará informado el nuevo emisor de factura.



Deberá volver a la pestaña de Pago e informar el campo Ref. fact con la información contenida anteriormente



A partir de este punto deberá seguir el proceso normal de conciliación de facturas.

3.11. Albaranes prescritos

Para el caso de aquellos albaranes que permanecen en el sistema y de los que se sabe que no va a llegar la factura, el sistema permite actualiza la cuenta de compensación mediante la transacción MR11:



El sistema ofrece un listado con aquello pedidos con entradas no facturadas en función de los campos de selección de la pantalla anterior: Proveedor, Documento de compras, Centro, Fecha de pedido, etc.

Se marca en el cuadro situado a la izquierda del documento de material de aquellos que se quieran tratar y presionamos Contabilizar. El sistema muestra un log del proceso, indicando los errores, si existieran, y los números de documento creados:

Para visualizar el documento de actualización de cuentas creadas se debe ir a la transacción MR11SHOW, aquí se pone el número de documento y ejercicio:



Al presionar Docs. Subsiguientes… el sistema muestra los documentos financieros que se han creado, de contabilidad financiera, contabilidad analítica y contabilidad presupuestaria:

Compensando los asientos que se hicieron con la entrada de mercancías.

3.12. Visualización de Documento Factura Logística 51XXXXX

Si deseamos visualizar una factura ya registrada podemos acceder mediante la transacción Visualización de Factura.

Introduciendo los datos necesarios:



Con el Icono el sistema permite visualizar otros documentos (documento contable, presupuestario,…)

Lo que se conoce como documento FI, siempre será el 2º documento de la lista cuando existan 2 documentos que empiecen por 33. En caso de que solo se muestre uno, sería ese el valor.

3.13. Listado de facturas logísticas (51XXXXXX)

Podemos visualizar un listado de las facturas registradas, ya sean facturas ya contabilizadas o facturas preliminares. Para ello debemos acceder a la transacción, donde se nos muestra la siguiente pantalla:



Para que se muestren las preliminares se debe marcar “Registrado de forma preliminar”. Se puede filtrar por alguno de los campos existentes en la pantalla. A

continuación debemos pulsar el botón de Ejecutar .

3.14. Mensajes de advertencia o errores más habituales al generar Obligaciones Logísticas.

Tenemos que pulsar el botón para obtener más información del error que nos está dando en la verificación de la factura.

No se podrá verificar una factura que proceda de albaranes de pedidos con distintos documentos de referencia.

Lo que nos dice el sistema es que el importe de la cabecera de la factura difiere del de las posiciones, por lo que si el registro de la factura es correcto, habrá que revisar las posiciones y modificarlas, en caso de que no sea correcto se deberá modificar el importe en el registro de facturas.

Véase punto 3.6.8



Esta advertencia indica que el albarán detallado, tiene más de 4 años con respecto a la fecha de entrada de la factura. El sistema permite continuar con la generación de la obligación. Véase el punto “3.15 Prescripción de albaranes” de este manual.

Este error indica que el albarán está prescrito y ademas, se encuentra en un expediente de prescripción por lo que no es posible continuar con la generación de la obligación. Véase el punto “3.15 Prescripción de albaranes” de este manual.

3.15. Prescripción de albaranes

Para llevar a cabo la gestión de “Prescripción de albaranes” se incluyen en el menú 3 nuevas transacciones y nuevas validaciones. Se añaden los siguientes controles al conciliar una factura con el albarán:

- Advertencia . Se mostrará un aviso cuando el albarán (nota de entrega) a conciliar tiene más de 4 años con respecto a la fecha de entrada de la factura y no está incluido en un expediente de prescripción. Esta advertencia permite al usuario continuar con la generación de la obligación

- Error . Se mostrará un error y no permitirá la conciliación del albarán (nota

de entrega) que ya se encuentre incluido en un Expediente Administrativo de Prescripción.

Con respecto a las transacciones, se sitúan en el menú de Ejecución de Gastos / Registro de Facturas / Tratamiento de Facturas Logísticas.



Éstas disponen de un control de autorizaciones mediante el cual solo se podrán acceder a los albaranes del centro logístico que esté asociado a nuestro perfil de usuario.

3.15.1. Prescripción de Albaranes

Transacción: Z82_EA_ALB_PRESC – Prescripción de Albaranes Permite seleccionar albaranes prescritos (aquellos para los que han transcurridos al menos 4 años desde su contabilización) para incluirlos en un expediente de prescripción o eliminarlo del mismo. Permite filtrar la información de acuerdo a los criterios que se muestran en la imagen siendo obligatorios ejercicio hasta y la fecha de contabilización del albarán.

Para una ejecución on-line y rendimiento óptimo, es necesario filtrar por gran número de criterios de selección.



Sin embargo, permite ejecución en job para extraer todos los albaranes prescritos y hacer una selección más específica a posteriori y acceder de nuevo a la transacción con esta selección reducida (opción recomendada para grandes volumenes de datos). Tras la ejecución, se muestra un listado a partir del cual se puede incorporar el albarán a un expediente administrativo de prescripción o eliminarlo de él mediante los botones habilitados para ello.

Tras marcar un albarán y ejecutar el botón “Incluir en Exp. de prescripción”, solicitará los siguientes datos:

Una vez indicados los valores y se de al ok , el/los albaran/es marcados quedarán incorporados al expediente. El listado se actualiza se forma inmediata.

En el momento de “Eliminar de Exp. de prescripción” un albarán, solicitará el siguiente dato:

El listado de actualiza de forma automática e inmediata.



3.15.2. Consulta Prescripción de Albaranes

Transacción: Z82_EA_CONS_ALB_PRES – Consulta Prescripción de Albaranes Permite consultar los albaranes prescritos filtrando por aquellos que no están incorporados en expediente de prescripción, por los que sí lo están o por ambos. También se disponen del resto de criterios de selección de la transacción principal, recomendados usar siempre que sea posible. En este caso el campo clave es el “Estado”:

• Si marcamos con X, obtendremos los albaranes incluidos en un expediente de prescripción.

• Si seleccionamos “igual a vacío”, obtendremos los albaranes NO incluidos en un expediente de prescripción.

• Si no seleccionamos nada en dicho campo, obtendremos los albaranes incluidos y no incluidos en un expediente de prescripción.



3.15.3. Consulta Prescripción de Albaranes

Transacción: Z82_EA_CONS_ALB_PRES – Consulta Prescripción de Albaranes Permite consultar el log de modificaciones asociados a un albarán en lo que se refiere a la incorporación o eliminación de un expediente de prescripción. Dispone de los siguientes criterios de selección:

Tras lo cual muestra un listado donde se refleja los valores anteriores y nuevos asociados al expediente de prescripción para cada albarán con fecha, hora y usuario de la modificación.

4. DEUDA 2008 Y CONTINGENCIA DE FARMACIA

4.1. Tratamiento de facturas de DEUDA 2008

Se ha realizado una carga de albaranes que han realizado apuntes contra la 402, generando de esta forma documentos FI a los cuales iremos asociando las facturas según nos van llegando. El tratamiento de estas facturas se realiza desde este punto del menú de usuario:



4.1.1. Anulación de albaranes de deuda 2008

Si existe algún albarán cargado en el sistema que ha prescrito o no se va pagar por la razón que sea y queremos borrarlo, se realizará por la transacción:

Habrá que rellenar los campos con el “Nº documento” del albarán y “Ejercicio” como en la imagen.



… y el campo Ejercicio situado al final de todos, habrá que poner el Ejercicio Corriente.

Hay que diferenciar entre anulaciones de CA y CN Dependiendo del documento que queramos anular, tenemos que seleccionar una variante u otra como en la siguiente imagen.

Tras pulsar el botón Ejecutar aparecerá un log en el que mostrará el nuevo documento que anula al anterior.

Esto significa que la anulación se realizó correctamente.



4.1.2. Ajustes Migraciones

Si nos encontramos con una diferencia entre el importe de la factura del proveedor y el importe de los albaranes que tenemos que asociar a la misma, por causa de un redondeo, o porque se detecte un error en la migración y el importe del documento de la 402 sea incorrecto, se deberá recurrir a la siguiente transacción:

Al ejecutarla, aparece una pantalla de selección como la siguiente.

En la misma, se deben indicar:

- Sociedad. - Ejercicio del documento que se va a ajustar. El ejercicio del documento de la

402 - Clase de documento. La que corresponda al documento del ajuste:

o CA. Documentos de la migración de la 402 (albaranes). o CN. Documentos de la migración de la 402 (devoluciones, abonos,..). o IF. Documentos de la migración de la contingencia de farmacia

(albaranes) o IN. Documentos de la migración de la contingencia de farmacia

(devoluciones, abonos,…)

- Número de documento. Se debe introducir o seleccionar el número de documento financiero correspondiente al documento en el que se va a realizar el ajuste. Al seleccionar aparece un desplegable con los documentos que



están pendientes de asociar a factura (abono) de la clase de documento que se ha introducido.

- Importe. En este campo se introduce el importe correcto.

Cuando se hayan introducido los datos, se pulsa el icono . Y aparece un mensaje similar al siguiente, en el que se indica el número de documento del documento de ajuste.

*Cada vez que se ejecuta la transacción se realiza contabilizaciones, así que es recomendable tener claro el número de documento, ejercicio y nuevo importe del documento a ajustar, para evitar la generación de documentos contables innecesarios.

Una vez realizados los ajustes necesarios, el proceso con las facturas sería el siguiente:

4.1.3. Alta de factura

Damos de alta la factura desde la consola de recepción de facturas y al crearla el gestor deberá elegir como subtipo Deuda 2008



Completaríamos los datos de cabecera como en las facturas anteriormente descritas debiendo prestar especial atención a la pestaña Imputación:

4.1.4. Asociar FI deuda 402

El siguiente paso es asociar la factura que he registrado a uno de los documentos FI generados con la carga de deuda, esto lo realizamos desde la siguiente transacción:

Ponemos los datos de selección que se consideren oportunos:



Ejecutamos y obtenemos las facturas dadas de alta:

Marcamos la factura y pinchamos en Se despliega una ventana donde seleccionamos el tipo de documentos FI que queremos utilizar en esta asociación: cargos o abonos.



Una vez seleccionado el tipo de documento se mostrará un listado de los documentos cargados para el acreedor de la factura:

Marcamos la columna Clave ref.1 y pinchamos en

Ponemos nuestro centro gestor y pulsamos , así nos salen los documentos de dicho centro gestor.



Marcamos el documento FI que queremos asociar y pulsamos

En el momento de la asociación, el sistema chequea que el importe de la factura es igual al importe del documento o documentos FI seleccionados. Y aparecería un mensaje informando de la realización correcta del proceso:

Ahora que está hecha la asociación documento FI → factura, sólo queda aplicarlo a presupuesto.

4.1.5. Desasociar FI deuda 402

En este paso vamos a desasociar una factura que se encuentra asociada a un documento FI generado con la carga de deuda.



Rellenamos los campos que nos interesan para encontrar la factura que vamos a desasociar. En este caso, ponemos el acreedor.

Marcamos la línea de la factura que queremos desasociar y pulsamos el botón:

4.1.6. Facturas pendientes de aplicación a presupuesto



Selecciono las facturas que quiero incorporar al ADO y pincho en



Aparece una ventana donde debo elegir el tipo de documento que voy a generar:

Una vez completados los datos que faltan en el ADO, grabamos y se genera el documento para tramitarlo:

Pulsamos

4.1.7. Tratamiento de facturas de deuda de nulidad

Una vez dadas de alta y asociadas al FI que se ha cargado activamos el campo nulidad desde esta transacción.



Introducimos los criterios de selección para obtener un listado con las facturas

Marcamos las facturas y pinchamos en

Un mensaje informa que el proceso se ha realizado correctamente:



Una vez marcado el flag de nulidad y cuando tenemos presupuesto en la partida, procedemos a generar el RC de nulidad:

4.1.7.1. Generar reserva de nulidad

Introducimos los criterios de selección (por defecto viene marcado el flag de nulidad, por tanto, sólo aparecerán facturas nulas)

Selecciono las facturas que se incorporarán al RC y pincho en



Selecciono el único tipo de documento que me propone el sistema

Y me aparecerá un mensaje con el número de expediente que genera el sistema:

La tramitación de este expediente es la habitual, enviarlo para contabilizar y una vez está contabilizado, generamos el ADO con referencia a ese RC de nulidad desde la siguiente transacción:

4.1.7.2. Captura de documentos contables de nulidad



En la pantalla de criterios de selección, es obligatorio cumplimentar el número de reserva, para ello contamos con una ayuda para su búsqueda: Seleccionamos la pestaña documento presupuestario con expediente contable

Y con los datos de nuestro expediente, incorporamos el número de reserva a la pantalla de criterios de selección:



Al ejecutar esa búsqueda, el sistema nos ofrece sólo aquellas facturas que contiene ese RC. Seleccionamos las facturas que queremos incluir en el ADO y pinchamos en

Aparece una ventana donde indicaremos el tipo de documento que vamos a generar

Completaríamos los últimos datos necesarios para generar el documento presupuestario y grabamos El sistema nos proporciona el número de expediente que se ha generado.

Y en otro mensaje informa que la aplicación a presupuesto se ha realizado con éxito, porque el sistema a su vez compensa el documento FI que teníamos creado



4.1.8. Desvincular facturas FI de RC de nulidad

Para ver el funcionamiento de esta transacción hay que ir al punto 2.7.9 Desvincular facturas directas de RC de nulidad

4.1.9. Actualización Fecha de Resolución en Facturas de Nulidad

Este proceso afecta a varios tipos de factura por lo que se encuentra explicado de forma general en el punto 8.2

4.2. Tratamiento de facturas de CONTINGENCIA DE FARMACIA

Se ha realizado una carga de documentos FI para la contingencia de farmacia a los cuales iremos asociando las facturas según nos van llegando. El tratamiento de estas facturas se realiza desde este punto del menú de usuario:

4.2.1. Ajuste contingencia de Farmacia

Si nos encontramos con una diferencia entre el importe de la factura del proveedor y el importe de los albaranes que tenemos que asociar a la misma, por causa de un redondeo, o porque se detecte un error en la migración y el importe del documento de farmacia, se deberá recurrir a la siguiente transacción:

Al ejecutarla, aparece una pantalla de selección como la siguiente.



En la misma, se deben indicar:

- Sociedad. - Ejercicio del documento que se va a ajustar. El ejercicio del documento de la

402 - Clase de documento. La que corresponda al documento del ajuste:

o CA. Documentos de la migración de la 402 (albaranes). o CN. Documentos de la migración de la 402 (devoluciones, abonos,..). o IF. Documentos de la migración de la contingencia de farmacia

(albaranes) o IN. Documentos de la migración de la contingencia de farmacia

(devoluciones, abonos,…)

- Número de documento. Se debe introducir o seleccionar el número de documento financiero correspondiente al documento en el que se va a realizar el ajuste. Al seleccionar aparece un desplegable con los documentos que están pendientes de asociar a factura (abono) de la clase de documento que se ha introducido.

- Importe. En este campo se introduce el importe correcto.

Cuando se hayan introducido los datos, se pulsa el icono . Y aparece un mensaje similar al siguiente, en el que se indica el número de documento del documento de ajuste.



*Cada vez que se ejecuta la transacción se realiza contabilizaciones, así que es recomendable tener claro el número de documento, ejercicio y nuevo importe del documento a ajustar, para evitar la generación de documentos contables innecesarios.

4.2.2. Anular albaranes

Podemos anular albaranes cargados de contingencia de farmacia si no van a ser asociados a ninguna factura. Hay que introducir el/los número/s de albarán/es que queramos anular…

… y pulsamos el botón Ejecutar (F8)

Se puede utilizar la opción de Selección múltiple para hacer una anulación en masa. Aparecerá un log en pantalla.



4.2.3. Alta de Factura

Damos de alta la factura desde la consola de recepción de facturas y al crearla el gestor deberá elegir como subtipo Contingencia Farmacia SCS

Completaríamos los datos de cabecera como en las facturas anteriormente descritas debiendo prestar especial atención a la pestaña Imputación:

4.2.4. Asociar Doc Farmacia a Factura



Ponemos los datos de selección que se consideren oportunos:

Ejecutamos y obtenemos las facturas dadas de alta:

Marcamos la factura y pinchamos en Se despliega una ventana donde seleccionamos el tipo de documentos FI que queremos utilizar en esta asociación: cargos o abonos.

Un vez seleccionado el tipo de documento se mostrará un listado de los documentos cargados para el acreedor de la factura:



Marcamos la columna Clave ref.1 y pinchamos en

Ponemos nuestro centro gestor y pulsamos , así nos salen los documentos de dicho centro gestor.



Marcamos el documento FI que queremos asociar y pulsamos

En la columna Clave ref.2 tendremos el número del AD del contrato marco sobre el que más tarde, al aplicar a presupuesto, tendremos que hacer la O. Es decir, al aplicar a presupuesto la O tiene que ir referenciada a este AD. En el momento de la asociación, el sistema chequea que el importe de la factura es igual al importe del documento o documentos FI seleccionados. Y aparecería un mensaje informando de la realización correcta del proceso:

4.2.5. Desasociar Doc. Farmacia de Fact.

En este paso vamos a desasociar una factura que se encuentra asociada a un documento FI generado con la carga de deuda.



Rellenamos los campos que nos interesan para encontrar la factura que vamos a desasociar. En este caso, ponemos el acreedor.

Marcamos la línea de la factura que queremos desasociar y pulsamos el botón:

4.2.6. Factura pendientes de aplicación a presupuesto.

Ahora que está hecha la asociación documento FI → factura, sólo queda aplicarlo a presupuesto:



Selecciono las facturas que quiero incorporar al ADO y pulsamos en

Aparece una ventana donde debo elegir el tipo de documento que voy a generar:

Una vez completados los datos que faltan en el ADO, grabamos y se genera el documento para tramitarlo:

4.2.7. Gestión de nulidad

Una vez dadas de alta, activamos el campo nulidad desde esta transacción



Introducimos los criterios de selección para obtener un listado con las facturas

Marcamos las facturas y pulsamos en

Un mensaje informa que el proceso se ha realizado correctamente



4.2.8. Generar Reserva de Nulidad

Una vez marcado el flag de nulidad y cuando tenemos presupuesto en la partida, procedemos a generar el RC de nulidad:

Introducimos los criterios de selección (por defecto viene marcado el flag de nulidad, por tanto, sólo aparecerán facturas nulas)



Selecciono las facturas que se incorporarán al RC y pincho en

Selecciono el único tipo de documento que me propone el sistema



Y me aparecerá un mensaje con el número de expediente que genera el sistema:

La tramitación de este expediente es la habitual, enviarlo para contabilizar y una vez está contabilizado, generamos el ADO con referencia a ese RC de nulidad desde la siguiente transacción:

4.2.9. Captura de documento contable de nulidad

En la pantalla de criterios de selección, es obligatorio cumplimentar el número de reserva, para ello contamos con una ayuda para su búsqueda: Seleccionamos la pestaña documento presupuestario con expediente contable



Y con los datos de nuestro expediente, incorporamos el número de reserva a la pantalla de criterios de selección:

Al ejecutar esa búsqueda, el sistema nos ofrece sólo aquellas facturas que contiene ese RC. Seleccionamos aquellas facturas que incluiremos en el documento y

pinchamos en

Aparece una ventana donde indicaremos el tipo de documento que vamos a generar

Completaríamos los últimos datos necesarios para generar el documento presupuestario y grabamos El sistema nos proporciona el número de expediente que se ha generado.



Y en otro mensaje informa que la aplicación a presupuesto se ha realizado con éxito, porque el sistema a su vez compensa el documento FI que teníamos creado.

4.2.10. Desvincular facturas FI de RC de nulidad

Para ver el funcionamiento de esta transacción hay que ir al punto 2.7.9 Desvincular facturas directas de RC de nulidad

4.2.11. Tramitación de varias facturas y varios abonos de farmacia.

+

Varias facturas Varios abonos

Vamos a realizar el caso de dos facturas y tres abonos

Este manual es aplicable sobre los módulos de

DEUDA 2008 y CONTINGENCIA DE FARMACIA

ABO

FRA FRA

ABO



Tras asociar las facturas y los abonos a los documentos FI correspondientes, pasamos a aplicar a presupuesto.

Una vez que hayamos asociado las facturas con sus correspondientes documentos FI (albaranes) procedemos a aplicar a presupuesto.

Se selecciona las 5 facturas, donde dos de ellas tiene actividad factura, y el resto, tiene actividad abono.

Una vez seleccionados, se pincha en “ ”



Aparece la ventana de Registrar Orden de Pago donde rellenamos los campos que nos solicita el sistema por cara una de la posición (en este ejemplo son 5 posiciones)



Y completamos los datos obligatorios para cada posición, que serán la vía de pago, el banco interlocutor (en el caso de que se pague por transferencia). En el caso de los abonos, viene marcado el flag de “Contabilidad Inversa”

Para finalizar verificamos y ponemos los territorios de las facturas



Una vez puesto el territorio de cada uno, se pulsamos sobre el icono .

Pulsamos y tras comprobar que no hay errores pulsamos sobre . El sistema da un mensaje indicando el nº expediente creado.

Si pulsamos en el icono , el sistema nos muestra el siguiente mensaje.



4.2.12. Tramitación de una factura y un abono con varios albaranes.

+

1 Factura asociada a varios documentos FI

1 Abono asociado a varios documentos FI

Este manual es aplicable sobre los módulos de

DEUDA 2008 y CONTINGENCIA DE FARMACIA

Tras asociar la factura y el abono a los documentos FI correspondientes, pasamos a aplicar a presupuesto.

ABO

FRA

4000018027

4000018028

4000018033

4000018034

4000018031

4000018725

4000018713

4000018714

4000018715

4000018728



El proceso a seguir será igual que en el punto 4.2.11

4.2.13. Actualización Fecha de Resolución en Facturas de Nulidad

Este proceso afecta a varios tipos de factura por lo que se encuentra explicado de forma general en el punto






Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad

5. IMPRESIÓN DE RECIBO JUSTIFICATIVO DE FACTURAS Desde esta transacción, el usuario podrá imprimir un recibo oficial donde justifica el registro de una o varias facturas en el sistema.

La transacción tiene la siguiente interfaz. Está permitida la impresión múltiple de facturas por un único acreedor.



Este formulario funciona con todas las facturas del sistema, tanto positivas como abonos.

Las facturas que no tengan la Fecha de Registro indicada en la selección, no se imprimirán. Tras darle a ejecutar, aparece la ventana de Imprimir



Si pulsamos el botón “Imprimir”, aparecerán todas las impresoras instaladas en nuestro equipo para seleccionarla y que se imprima. Si pulsamos “Visualización de impresión”, podemos ver una previsualización del documento.



En el caso que se incluyan varias facturas a la vez para imprimir, se mostrará un recibo con dichas facturas.



Cuando se vaya a imprimir un recibo multifactura, si tiene varias páginas, la información de cabecera se repetirá en todas las páginas.



Si intentamos imprimir una o varias facturas con una Fecha de Registro diferente a la de la pantalla de selección, no se imprimirá.

Si imprimimos un rango de facturas y algunas coinciden con la fecha, se imprimirán las que coincidan:

Solo se imprimirán las referencias 1000256 1000257 1000285 1000286



6. RECHAZO DE FACTURAS Es posible rechazar facturas en el sistema desde la consola de facturas. Solo se podrán rechazar (dar de baja) facturas no procesadas. En caso contrario, tendrán que recuperarse desde el registro de facturas. (véase punto 1.3) En el entorno de la consola de recepción de facturas se puede observar la acción de Rechazar.

Se debe seleccionar la linea de factura sobre la cual se quiera trabajar y

posteriormente pulsar sobre rechazar. En este momento el sistema devolvera una ventana emergente en la cual el gestor podra indicar el motivo del rechazo asi como disponer de un campo de introduccion de texto modificable .

Tras introducir el motivo del rechazo y el texto que fuera necesario, el gestor procederá aceptar, momento en el cual el sistema devolverá un mensaje informando que el proceso ha sido realizado de forma satisfactoria.

Así mismo en la consola podremos observar el cambio de Status de la factura.



7. ESTADO DE TRAMITACIÓN DE FACTURAS La transacción “Estado de tramitación de facturas” es una consulta que contiene la información de todas las facturas registradas en el sistema. Tiene una serie de campos para filtrar la información y se pueden ver datos desde facturas sin procesar en la factura hasta las mismas pagadas.

7.1. Pantalla de selección de criterios.

Actualmente contiene 41 campos por los que poder filtrar por lo que es aconsejable rellenar los datos más relevantes de la factura para realizar una búsqueda más eficaz.



El propio nombre del campo ya se entiende lo que significa pero explicamos algunos: - Tipo de Documento: Los valores relacionados con las facturas para este campo pueden ser F (Facturas directas), M (Facturas Logísticas), I (Fra. directa sin aplicar a presupuesto o Farmacia), A (Fra. de libro de caja de habilitados) y J (Fra. de bolsa de gastos).Véase punto 7.5

- Actividad de la factura: Admite los valores F (factura) ó A (abono).

- Fecha Procesamiento: Es la fecha en la que la factura fue procesada desde consola y dada de alta en el registro de facturas.

Los campos de la consola se explican en el punto 7.3.

- Estado de la factura: Es el estado actual de la factura. Más información en 7.4.

- Fecha de pago: Es la fecha de pago de la factura.

- Fecha Deuda 409: Es la fecha del devengo de la factura, contiene el ejercicio de deuda al que pertenece esta factura.

- Reserva: Permite introducir el número de la reserva de un RC de nulidad.



Una vez rellenos los campos pulsamos como siempre el botón

7.2. Información que muestra el listado

El informe está compuesto por 88 columnas con datos dependiendo del estado de la factura, del tipo de factura, el número de partidas, etc.

Acreedor

Actividad de la factura

Activo Fijo

Bandeja

Bloqueo de Pago

Centro de Coste

Centro Gestor

Centro Gestor por Posición

Clase de documento

Clase del Expediente

Clase Exp.Nulidad

Código Status

Cont.Facturas

Denomin.vía de pago

Denominación del centro gestor

Descrip.tipo documento

Descripción Retención

Descripción Situación Status CF

Descripción Status Factura CF

Descripción Subtipo CF

División

Doc.origen

Ejerc.Exp.Nulidad

Ejercicio (de FI)

Ejercicio de Factura

Ejercicio del Expediente

Ejercicio del Expediente Relacionado

Estado (Descripción del estado)

Estado Aplicación a Presupuesto

Estado de la factura

Expediente Relacionado

Número Factura Logística

Factura de Nulidad

Fecha de Apertura del Expediente

Fecha de Cierre

Fecha de Conformidad de la Factura

Fecha Devengo Interés

Fecha de Entrada de la Factura.

Fecha de Grabación CF

Fecha de Pago

Fecha Deuda 409

Fecha documento

Fecha Procesamiento

Fecha Resolución

Fondo

Importe Retención

Importe

indicador de Retención

Moneda

Nº de Lote

Nº documento de pago

Nº ident. fiscal 1

Nº Libro de Caja

Nº Lote Nul.

Nombre Acreedor

Nombre de Usuario

Nombre empresa

Nombre Receptor Pago Alternativo

Numero de Factura

Número Exp. Nulidad

Número de documento FI

Número de Documento CF

Numero de linea de Factura

Número del Expediente

Número Doc.Libro Caja Interno

Órgano Gestor

Pedido

Pos.presupuestaria

Posición documento

Progr.financiación

Receptor Pago Alternativo

Referencia

Servicio Gestor.

Situación Status CF

Sociedad

Subnúmero de Activo Fijo

Subtipo CF

Texto Clase Documento

Texto de Cabecera de Documento

Texto Servicio Gestor

Texto Tipo Documento Original

Tipo de Documento

Tipo Doc. Origen

Txt. Actividad

Usuario Captura Expediente

Usuario Carga Factura

Vía de pago



El listado permite navegar a datos propios de la factura:

- Navegación con doble clic.

Podemos hacer doble clic en los siguientes campos para navegar y ampliar información: > Factura > Número de Expediente. > Número de Expediente del RC de nulidad. > Pedido > Número de Factura logística (51XXXXXXX) > Número de documento en consola

7.3. Datos de consola

La consulta del Estado de Tramitación de Facturas está integrada con la Consola de Facturas, de tal forma que todas las facturas del sistema se muestren en este informe. Actualmente, el ETF muestra todas las facturas procesadas y si queremos que se muestren las que están sin procesar, debemos activar el checkbox de la pantalla de selección.

De esta forma se mostrarán todas las facturas: - Facturas sin procesar sin errores (Status Factura CF = 01).

- Facturas sin procesar con errores (Status Factura CF = 02). - Facturas rechazadas en la consola (Status Factura CF = 04). Se han habilitado una serie de filtros para acotar la búsqueda. - Status Factura CF: Es el estado de la factura en consola, puede ser: 01 Doc. pendiente de procesar 02 Doc. pdte. de procesar con errores 03 Documento Procesado 04 Documento Rechazado



- Situación del Estatus: Es un subestado de la factura que determina la situación en la que se encuentra. - Subtipo CF: Es el subtipo de la factura en la consola de facturas. Con este campo podemos discriminar entre facturas manuales (A1 D1 L1 P1 R1) o electrónicas (A2 D2 L2 P2 R2 A3 D3 L3 P3 R3).

- Número Documento CF: Es el número automático y único que se le asigna a una factura cuando se registra en la consola.

- Fecha de Grabación CF: Es la fecha de registro de la factura en la consola.

7.4. Estados de las facturas

Existen unos campos en el listado llamados “Estado Factura” y “Est. Aplicación Presupuesto”.

Solo las facturas procesadas tendrán valores en los estados, mientras esté en la consola, dichos campos se mostrarán vacíos.

Estos valores nos indican la situación en la que están las facturas en un momento determinado de su tramitación. A continuación, desglosamos los posibles estados por los que puede pasar una factura. FACTURAS DE SEFLOGIC 2015 Facturas directas / deuda 2008 / contingencia de farmacia del SCS.

Estado Estado Aplic. Ppto Significado

1 Vacío Factura dada de alta no conformada

3 1 Factura conformada

3 4 Factura en obligación preliminar

3 8 Factura en obligación contabilizada



Facturas Logísticas. Estado Estado Aplic. Ppto Significado

1 Vacío Factura dada de alta no conformada

3 1 Factura registrada de forma preliminar con pedido

3 1 Factura en obligación logística preliminar

3 C Factura en obligación logística contabilizada

Facturas de Libro de Caja.

Estado Estado Aplic. Ppto Significado

1 Vacío Factura registrada ó Factura pagada sin reposición.

3 Vacío Factura pagada y en una reposición.

7.5. Tipos de Factura

Actualmente en el sistema existen varios tipos de facturas que se diferencian en el estado de tramitación por el valor del campo TIPO DOCUMENTO

Solo las facturas procesadas tendrán valores en los estados, mientras esté en la consola, dichos campos se mostrarán vacíos.

Las facturas utilizadas en SEFLOGIC son las siguientes:

Naturaleza de la factura Tipo

Documento

Facturas directas (Alta, conformada y sin expediente contable)

Facturas de deuda 2008 (Alta y asociadas a FI)

Facturas de contingencia (Alta y asociadas a FI de farmacia)

I

Facturas directas, Facturas de deuda 2008 y Facturas de contingencia (Aplicadas a presupuesto con ADO en preliminar o contable) F

Facturas Logísticas (Siempre serán del mismo tipo) M

Facturas de Libro de Caja de Habilitados (Siempre serán del mismo tipo) A

Factura de Bolsa de Gastos de Habilitados (Siempre serán del mismo tipo) J



Existe el campo TIPO DOCUMENTO ORIGEN que solo tendrá información útil en facturas directas / deuda2008 / contingencia de farmacia ya que siempre nos informará que el documento origen era tipo I cuando hayan sido aplicadas a presupuesto.

8. ANEXOS

8.1. Barrado de la Reserva de Nulidad.

Una vez contabilizado el ADO-RF que contiene una factura y un abono, consultamos el Consumo de la Reserva desde el árbol de tramitación.

Vemos que en la Reserva sobran 15,85€ que no vamos a utilizar, ya que ya está pagada la factura con la que generamos el RC. Este importe hay que devolverlo a la partida, mediante un barrado de la RC, un RC-COM.

Para barrarlo, vamos a captura de documentos:

Completamos los datos de la siguiente manera y pulsamos captura de documentos



A continuación, informamos del expediente de origen. Tenemos que pulsar sobre el matchcode y poner el número de documento del RC a barrar.

Asi aparece nuestro RC (reserva), sobre el cual hacemos doble click para importarlo a la captura de documento.

Continuamos y rellenamos los campos de Código de Modelo e Incidencia.



Pulsamos sobre la pestaña de Datos Económicos. Tenemos que activar la columna de Deprec. y dejamos el Importe propio tal y como esta (barrado total).

Una vez completado este paso, pulsamos sobre el botón .



Para finalizar, pulsamos sobre el botón de verificar . Tras comprobar que la verificación ha finalizado con éxito, solo nos queda guardar

y en la barra de estado aparecerá el número de documento contable.

Después de tramitarlo y contabilizarlo, el consumo de la Reserva quedará a importe 0€.

8.2. Asignar/Desasignar factura a Bolsa Nulidad

La transacción se sitúa en 2 puntos diferentes del sistema, aunque su funcionamiento es el mismo:




8.3. Actualización Fecha de inicio de Resolución en Bolsa de Nulidad




Se utiliza para informar o actualizar o borrar la Fecha de Inicio de Resolución de la bolsa de nulidad. Esta fecha se puede cumplimentar en cualquier momento antes de la contabilización de la obligación de nulidad, pero debe de cumplir los siguientes requisitos:

- La fecha de inicio de resolución que se indique debe ser mayor o igual a la fecha de entrada de las facturas y menor o igual a la fecha del día.

Se cumplimentan los datos obligatorios de Sociedad y Ejercicio y la bolsa de nulidad si desea acceder directamente. Si se accede a través de informar alguna de las facturas se mostrará la bolsa de nulidad asociada y la fecha indicada será la misma para todas las facturas contenidas en dicha bolsa de nulidad.



Cuando se indique una fecha, ésta se asociará a todas las facturas de la bolsa seleccionada.

Tras informar la fecha se mostraría de esta forma

Mensajes de error mostrados por el sistema respecto a la fecha de inicio de resolución

- En caso de indicar una fecha superior a la del día, se genera el siguiente error:

- En caso de indicar una fecha inferior a la fecha de entrada, se genera el siguiente error:



La “Fecha Inicio Resolución” es necesaria para llevar a cabo los cálculos de los periodos medios de pago y pendientes de pago por lo que es OBLIGATORIO que sea informada en cuanto se conozca.

8.4. Actualización Fecha de Pago de Resolución en Bolsa de Nulidad




Se utiliza para informar o actualizar o borrar la Fecha de Resolución de Pago de la/s factura/s de nulidad. Esta fecha se puede cumplimentar en cualquier momento antes de la contabilización de la obligación de nulidad, pero debe cumplir los siguientes requisitos:

- La Fecha Resolución Pago que se indique debe ser mayor o igual a la Fecha de Inicio de Resolución y menor o igual a la Fecha del día.

Se cumplimentan los datos obligatorios de Sociedad y Ejercicio. Si se informa de la bolsa de nulidad se obtendrán todas las facturas asociadas a dicha bolsa.



Se puede informar de la misma fecha de resolución de pago de nulidad o de diferentes fechas para cada factura o bloque de facturas.

Puede utilizar los demás filtros de pantalla para realizar una búsqueda más concreta, como por ejemplo el de la/s referencia/s de factura/s a las que quiere informar de la fecha de resolución de pago de nulidad.



Si consulta la bolsa de nulidad se aprecia que la fecha introducida solo aplica a la factura seleccionada.

Estos son los mensajes de error que mostrará el sistema respecto a la fecha de resolución de pago

- No es posible informar de la Fecha de Resolución de Pago si previamente no

se ha informado de la Fecha Inicio Resolución

- En el caso de indicar una fecha superior a la del día, se genera el siguiente error:

- En el caso de indicar una fecha inferior a la fecha de inicio de resolución. se genera el siguiente error:

Validaciones en la contabilización de la obligación de nulidad Además, se implementa una validación por la que no se permite la contabilización del expediente si previamente no se ha informado tanto de la Fecha Inicio Resolución como de la Fecha de Pago de Resolución.



- Si no se ha informado de la Fecha Inicio Resolución y de la Fecha de Pago de

Resolución

- Si no se ha informado de la Fecha de Pago de Resolución

8.5. Consultar Facturas en Bolsa de Nulidad

A través de esta transacción se permite la visualización de las facturas asociadas a una determinada bolsa de nulidad.

En ella se podrá consultar información como la bolsa de nulidad asociada a facturas, fecha de inicio de resolución y fecha de resolución de pago.



• Consulta de Fecha Inicio Resolución y Fecha de resolución de pago de facturas en el Estado de Tramitación de Facturas

Dado que es un dato asociado a la factura, será visible a traves de la consulta “Z37_TC_ESTTRAFAC - Estado de Tramitación de Facturas” con las columnas denominadas “Fecha Inicial Resolución” y “Fecha Resolución”.

En cuanto a la anulación o barrado del expediente de nulidad implica el borrado de la bolsa de nulidad y la fecha de inicio de resolución y fecha de pago de resolución de la factura.

9. Proceso generación de derechos por gestión de compras (Rappel)

Existe una nueva necesidad planteada por el SCS necesario para poder descontar los importes de derechos por gestión de compras emitidos por los acreedores contra las obligaciones pendientes de pago correspondientes al mismo acreedor. El proceso comienza mediante el registro del derecho en el sistema por parte del usuario. Antes de proceder al registro del mismo, es muy importante que el usuario realice dos tipos de comprobaciones en el sistema que son necesarias para el proceso.

a) Comprobar que el deudor y el acreedor están vinculados, porque en caso contrario si el usuario intenta generar el derecho y no están vinculados el sistema le dará un error indicando que no puede crear el documento, indicando el siguiente mensaje.



Para comprobar dicho valor, se debe acceder al dato maestro de acreedores, y comprobar el siguiente dato:

En el caso de que no esté vinculado, se debe avisar a tesorería para que vincule el deudor correspondiente, con el acreedor.

Comprobar que el acreedor tiene indicado en su dato maestro el indicador de retención “PD”. Al igual que en el primer caso, si el acreedor no tiene en su dato maestro dicho valor, el sistema mostrará el mismo error indicando lo siguiente:

De esta manera solo se permitirá realizar el rappel cuando el deudor esté asociado al acreedor, y este último tenga el indicador de retención correspondiente.

- Una vez generado el derecho y contabilizado por el organismo correspondiente, todas las noches pasará un programa que buscará el total de obligaciones pendientes de pago (P) que existen en el sistema para el acreedor asociado al deudor, y modificará dichos documentos introduciendo el tipo de retención “PD-01” por el importe correspondiente.



- Una vez se paguen dichas obligaciones, se llevará contra la cuenta de mayor asociada a dicha retención el importe descontado, y el sistema generará de forma automática cobros contra el Rappel cerrando de esta manera el proceso.

9.1. Características y pasos previos al proceso

9.1.1. Asociar acreedor/deudor

Para que el proceso funcione correctamente es necesario realizar una serie de asociaciones entre el deudor y acreedor, en caso contrario, el sistema no podrá encontrar las obligaciones correspondientes al derecho. La primera actuación es asociar el deudor y el acreedor. Dicha asociación se puede realizar desde los datos maestros del deudor.

9.1.2. Asociar desde el deudor

Para poder vincular el deudor al acreedor se puede utilizar la transacción XD02. Mediante la misma se debe introducir en el deudor el acreedor asociado.

Y el sistema muestra una pantalla con el campo “Acreedor”. En la misma se debe introducir el acreedor asociado y grabar.



Una vez grabado, ya se podría realizar el Rappel. Mediante dicha transacción se puede proceder a asociar y desasociar el acreedor.

9.1.3. Introducir tipo de retención “PD”

Para poder generar el Rappel es necesario introducir al acreedor correspondiente el tipo de retención PD definido para el proceso. En el caso de que el acreedor no tenga el tipo de retención el sistema no permitirá generar el documento Rappel.

9.1.4. Crear las cuentas de mayor/presupuestarias asociadas al proceso.

Se deben crear las cuentas de mayor asociadas al proceso que en este caso son las siguientes cuentas: 5540021010- RT.INGRESOS DE C.P. A INVESTIGAR 6090000000- Rappel por volumen de compras Se deben dar de alta a la partida presupuestaria I/39909/0000000 para todos los centros gestores que puedan realizar la operación.

9.2. Generación del Derecho por Gestión de compras

9.2.1. Generación del derecho

Para generar el derecho, se debe utilizar la transacción Z37_F881_RP. Mediante dicha transacción los usuarios deben indicar los siguientes valores:



Los valores a rellenar son los siguientes: Fecha documento: Corresponde con la fecha del documento Rappel Clase de documento: Ya viene por defecto con clase RP

Sociedad: Ya viene por defecto SCS

Fecha contable: Debe ser la fecha del día

Referencia: Corresponde con el número de referencia del documento Rappel.

Una vez indicado estos valores, se pasa a la siguiente pantalla donde se deben indicar los siguientes valores:

Los valores a rellenar en esta pantalla son los siguientes:



Cliente: Se debe indicar el deudor contra el que debe realizarse el derecho. En el caso de que el deudor no exista debe indicarse a tesorería su creación y su asociación con el acreedor correspondiente. Además de los campos Centro gestor y Cta de mayor. Una vez se tenga el acreedor y el deudor asociado, y se tenga determinado el deudor correspondiente, ya se puede generar el derecho.

Una vez incluido estos datos, se debe dar al icono para que salte la pestaña de Imputación



NOTA* La imputación debe realizarse contra orden de manera que solo se debe indicar la división. En el caso de que el usuario por error le indique “Centro de coste” el sistema le dará el siguiente mensaje:

En este caso el usuario debe borrar el centro de coste e indicar la división solamente. Una vez introducidos todos los datos correctamente, el sistema dará el siguiente mensaje:

Y se debe Grabar. El sistema indicará que se ha generado correctamente el documento:

Si se visualiza el documento se podrá comprobar que el mismo ha sido generado, pero no ha sido contabilizado.



9.2.2. Contabilizar documento de ingreso

Una vez generado el documento, el mismo debe ser contabilizado por el organismo correspondiente.

Para ello se han preparado dos transacciones en el sistema, donde por una de ellas puede visualizar los documentos a contabilizar, y por la otra, puede acceder a contabilizar los documentos e incluso por la misma puede visualizarlos.

9.2.3. Visualizar documentos pendientes de contabilizar.



Se ha creado una transacción denominada Z37_RP_PENDIEN_CONTA, donde el usuario debe entrar para visualizar los documentos pendientes de contabilizar. Cuando el usuario accede a dicha transacción, el sistema le muestra los documentos pendientes de contabilizar

El usuario debe obtener el nº de orden del documento a contabilizar, porque es el dato que necesita para poder contabilizar la orden.

9.2.4. Contabilizar documento

Por la misma transacción de contabilizar documento, el usuario puede visualizar los documentos pendientes de contabilizar, y contabilizarlos. La transacción preparada para contabilizar es la Z37_CONTABILIZA_RP.

Para obtener el total de documentos pendientes de contabilizar, se debe acceder al botón de “´Sel.documentos” y buscar los documentos que se necesitan.



Es muy importante que busquen los documentos que tengan clase de documento RP. Una vez puesto los datos de búsqueda, se le debe da r a ejecutar, y el sistema muestra los documentos pendientes de contabilizar.

Para contabilizarlo se debe marcar dicho registro y seleccionar el Botón de “Contabilizar todo”. Y el sistema muestra el siguiente mensaje:



Existe la posibilidad de que el usuario conozca el nº de orden a contabilizar, por ello, puede acceder a contabilizar la orden sin necesidad de seleccionar documentos. Para ello, tiene que incluir el número de orden en la transacción

Una vez puesto el dato, se debe acceder a la siguiente pantalla mediante un enter, y el sistema muestra los datos de la orden.



Una vez verificado que los datos son correctos, se puede contabilizar. Para ello, el

usuario tiene que pinchar en el icono de guardar y el sistema muestra el siguiente mensaje:

Una vez contabilizado el documento se puede visualizar el asiento financiero realizado por el mismo, que es el siguiente:



Buscar obligaciones correspondientes y modificar las retenciones. Una vez realizado el Rappel, el sistema todas las noches buscará los documentos Rappel creados, y a su vez ejecutará un proceso que buscará el total de obligaciones contabilizadas en estado P correspondientes al mismo acreedor para retener el importe que se pueda hasta el importe total del Rappel. (Este proceso será automático) En este caso, el sistema busca el total de obligaciones pendientes de pago y encuentra los siguientes documentos. Para este acreedor, existen 2 obligaciones pendientes de pago con bloqueo de pago P, que son las siguientes: Obligación 1: 6000009196 Importe pendiente 5 euros.

En este caso, el sistema retuvo el importe total pendiente de la obligación.



Obligación 2: 6000009198 con importe pendiente de 5 euros

En este caso, el sistema retuvo el importe total pendiente de la obligación. En este caso, el sistema retuvo un importe de 10 euros, mientras que el documento de ingreso es de 15 euros.

Importe rappels: 15

Importe retenido por rappel obligación 1: 5

Importe retenido por rappel obligación 2: 5

Aplicación del cobro y compensación de los cobro s

Una vez retenido todo el importe del derecho, y que la obligación hayan sido pagadas, el siguiente paso es que el sistema genere los documentos de cobros contra el Rappel (este proceso es automático)

Documento de pago: 9000081830/2016



En este caso, el sistema ha generado el siguiente documento de cobro:

Se ha realizado un documento de cobro por el importe de 10 que corresponde con el pago de las dos obligaciones.



9.3. Anulación Derecho por Gestión de Compras.

Se ha preparado una transacción para anular los derechos. Dicha transacción se denomina Z37_ANULAC_RP y muestra los siguientes valores:

Una vez indicado los valores, el sistema avisará al usuario si puede anular el derecho en función del estado del mismo, pudiéndose dar los siguientes casos.

9.3.1. Validación de ejercicio cerrado

En el caso de que el usuario intente anular un derecho del ejercicio anterior, el sistema les dará un error indicando que dicho documento no se puede anular porque es de ejercicio cerrado.



9.3.2. No se puede anular porque el documento ya está compensado.

En el caso de que el usuario intente anular un derecho que ya está compensado, el sistema mostrará un error indicando que el Rappel n o se puede anular porque ya está compensado. Ejemplo: si se intenta anular el documento 7000008914 2013 (utilizado para los casos anteriores) el sistema muestra el siguiente mensaje:

9.3.3. No se puede anular porque ya existen cobros.

En el caso de que el usuario intente anular un derecho para el cual ya se han realizado cobros el sistema indicará que no se puede anular e l rappel porque ya hay cobros contra el mismo.

9.3.4. Existen obligaciones con retenciones pagadas.

En este caso, en el momento en que el usuario indica el nº de documento a anular, el sistema buscará el total de obligaciones que han sido modificadas para verificar su estado, de manera que si hay alguna obligación que está pagada el sistema mostrará un mensaje indicando lo siguiente:

9.3.5. Anulación del derecho por Gestión de Compras

En el caso de que no se dé ninguna de las acciones anteriores, entonces se procederá a anular el rappel de manera que si existen obligaciones ya modificadas en el momento de la anulación del derecho se procederá a borrar las retenciones para que las obligaciones se paguen por el importe total sin tener en cuenta estas retenciones. Ejemplo: se ha generado un rappel 7000004335 2016 de importe 15 euros.



Este rappel afecta a la obligación 6000009233 de 10 euros. Con el proceso de Rappel las retenciones quedan de la siguiente manera:



En el momento que se procede a la anulación del Rappel, el sistema modifica las retenciones de dicha obligación quitando las retenciones.

Cuando se anula el sistema muestra el siguiente mensaje:

Si accedemos a la obligación, se puede observar que ya no tiene las retenciones del rappel ya que en el proceso de la anulación el sistema borra las retenciones de las obligaciones.

Por último, si accedemos a visualizar el documento de anulación que nos indica el sistema se obtiene lo siguiente



9.4. Sistemas de información.

Para el rappel se han preparado dos transacciones donde se puede visualizar el estado de los rappel.

9.4.1. Query de relación de derechos, obligaciones y cobros

Se ha preparado un listado de información denominado Z37_INFO_RAPPEL que muestra el estado de cada Rappel. Dicha información solo aparece para aquellos Rappel que tiene alguna obligación asociada, de manera que si el usuario genera un Rappel pero no se ha retenido importe de ninguna obligación no saldrá en esta consulta Los datos por los que se pueden realizar consultas son los siguientes

Si se ejecuta para un documento en concreto, el sistema nos indica que para ese rappel si se ha descontado importe de alguna obligación, si esa obligación ha sido pagada o anulada, si existe el documento de cobro generado, etc.

9.4.2. Información de importe pendiente de cobro.

Se ha preparado además una transacción denominada Z37_RP_PEND_COBRO donde se puede visualizar el importe pendiente de cobro por deudor de los documentos generados. Para ello se debe acceder a la transacción, y en la misma y el sistema obliga a que se indique el deudor.



Una vez puesto el deudor, y ejecutada el sistema mostrará todas las partidas pendientes de cobro, indicando además los documento s de cobros en el caso de que existen cobros parciales.

Por ejemplo para este acreedor nos indica que existen dos Rappel. Rappel 1: Es de un importe de 2500 euros y ya tiene un cobro de 500 quedando como pendiente un importe de 2000 euros. Rappel 2- Es de un importe de 1000 euros y todavía no se ha realizado ningún cobro quedando pendiente el total.



Posibles errores del proceso Se ha generado una transacción denominada Z37_RAPPEL_ERRORES mediante el cual se pueden ver los errores que se dan en el proceso.

Mediante el mismo se puede observar los posibles errores que se pueden dar, donde los más comunes serán los siguientes: No existe la asociación deudor - acreedor para el deudor 1000000219: Este error se puede dar cuando una vez generado el Rappel en un momento posterior se proceder a desasociar el acreedor del deudor. La retención no está activa para el acreedor 1000006210: Este error se puede dar cuando una vez generado el Rappel se le elimine el indicador de retención del proceso al acreedor.

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