Modul Perkuliahan

Perencanaan Strategis Sistem InformasiEdisi 1, 2007 A. Holil Noor AliJurusan Sistem Informasi ITS Gedung Teknologi Informasi R-213

pertemuan #2-3

SI/TI Dari Perspektif Strategis

Mengapa Organisasi Memakai SI/TI? Memperluas bidang ekonomi Mudah diaplikasikan Pengembang aplikasi yang semakin trampil dan cakap Organisasi semakin familier menggunakan aplikasi Tekanan untuk meningkatkan kinerja organisasi

Awal SI/TI di Organisasi Sistem Operasional

Anthonys framework 1965

Contoh: Order entry, Processing, Invoicing, Cost accounting, Stock control, Bill of material, Purchase order, Payroll, Word processing, Shop-floor scheduling, etc

Sistem ControlContoh: Inventory management, Quality analysis, Management accounting, Supplier analysis, Requirement palnning, etc

Sistem PerencanaanContoh: Sales forcasting, Profit/earnings forecasts, Business mix analysis, Manpower planning, Financial modeling, etc

Awal SI/TI di Organisasi

Nolans framework 1974

Manajemen Komputer (DP)Fokus terhadap operasional, sedikit kontrol, kebutuhan terhadap aplikasi tumbuh dengan cepat, pembelanjaan SI/TI dikaitkan dengan kontribusi yang dihasilkan.

Manajemen Informasi (MIS)Fokus pada pengintegrasian sistem, peningkatan pemahaman pengguna melaui ekproitasi database, perencanaan dan pengembangan SI/TI yang dikoordinasikan dengan pengembangan bisnis.

Awal SI/TI di Organisasi

Nolans framework 1974

Ditinjau dari evolusi belanja SI/TI

Tingkat pembelajaran SI/TI

Computer (DP) Management

Transition point

Information (system) Management

Initiation

Contagion

Control

Integration

DataManagement

Maturity

Tahap peningkatan pengalaman dan kedewasaan

Awal SI/TI di Organisasi Initiation:

Nolans framework 1974

Otomasi pekerjaan clerical untuk mengurangi biaya Fokus pada sistem operasional Kepentingan manajemen kurang terakomodasi

Contagion: Kebutuhan atas aplikasi tumbuh cepat Bergerak ke sistem on-line Pemenuhan kebutuhan user perlu biaya besar Aplikasinya tersebar diseluruh tempat, sehingga kontrolnya minimal kecuali bila disentralkan.

Awal SI/TI di Organisasi Control:

Nolans framework 1974

Fokus manajemen pada biaya Menggunakan manajemen proyek untuk menunjukkan tingkat pengembalian Metodologi penyelenggaraan SI/TI yang standart

Integration: Sebisa mungkin pengeluarannya untuk integrasi sistem. Sistem dan pemrosesan data yang dipilih harus bisa menjadi solusi masalah yang ada Bila sistemnya tidak bisa menjadi solusi, pengguna akan meminta pertanggung jawaban

Awal SI/TI di Organisasi Data Administration:

Nolans framework 1974

Memiliki portfolio aplikasi Kemampuan database diekploisir hingga pengguna mampu memahami nilai informasi

Maturity: Perencanaan dan pengembangan SI/TI di organisasi benar-benar terkoordinasi dengan pengembangan bisnis.

DP vs MISSistem operasional dan kontrol (DP) Objective Penanganan transaksi efisien dan kontrol sumberdayanya efektif 3-12 tahun, perubahan tergantung pada biaya Historical dan berpandangan jangka pendek Internal ditambah transaksi ekternal Aturan yang ketat untuk operator, staff clerical dan fist line supervisor Proses sentralisasi Sistem kontrol dan perencanaan (MIS) Efisien dalam pemecahan masalah dan mendukung penetapan keputusan Dari jam s/d bulan dan kadangkadang berulang Gabungan histori, saat ini dan sampai masa yang akan datang Internal ditambah data penelitian ekternal Banyak kemungkinan dan fuzzy

Life Cycle Information time frame Information sources Logical processes user Technologies

Pemprosesan lokal

Pelajaran Dari Era DP Dalam pengembangan SI/TI membutuhkan pemahaman proses yang lengkap, bukan hanya tentang pemprograman pemprosesan data. Lebih teliti dalam menganalisa kebutuhan data Justifikasi investasi lebih mendekati kenyataan Sedikit kreatifitas, pendekatannya pemrograman, testing dan dokumentasinya lebih terstruktur Manajemen proyek untuk mengkoordinasikan pengguna dan fungsi DP Membutuhkan perencanaan yang menghubungkan antar kelompok yang menghendaki SI di organisasi

Pelajaran Dari Era MIS Justifikasi investasi SI tidak sederhana, perlu analisa keuangan Perlu proyek restrukturisasi database yang besar dan keterlibatan pengguna yang kuat Sumberdaya SI diperlukan sebagai langkah agar produksinya berorientasi service Dibutuhkan kebijakan organisasi, bukan hanya tata cara pemprosesan data. PC dan sistem perkantoran yang ada membangun MIS lebih baik, sehingga menjadikan pengguna dan orang SI terfokus pada kebutuhan informasi beserta teknologinya

Era Baru Sistem Informasi Strategis (SIS) Peningkatan efisiensi operasional (DP) Peningkatan efektifitas manajemen (MIS) melalui pengembangan pemrosesan data yang memanfaatkan teknologi MIS beserta beberapa kesempatan bisnis yang dapat menambah keuntungan bersaing organisasi (SIS)

Evolusi SI/TIAspects DP Nature of the technology Nature of operation Issues in system development Reason for using the technology computers Fragmented Hardware limitation Remote from users controlled by DP Technical issues (programming/project management) Reducing costs (esp administrative) (technology driven) Era MIS Distributed process Interconnected Software limitation Regulated by management service Support business user needs (information management) Supporting the business (manager) (user driven) Accomodating/ control SIS Network Integrated People/Vision limitation Available & supportive to users Relate to business strategy? Enablish the business? (business driven) Flexible/Strategic? (external)

Characteristics Regimented/ of systems Operational (internal)

Karakteristik SIS Menghubungkan organisasi dengan customer atau suplier untuk berbagi informasi Mengintegrasikan secara efektif penggunaan informasi agar proses yang memberikan nilai pada perusahaan meningkat Organisasi bisa membangun yang baru atau meningkatkan produk/service berbasis informasi Menyediakan informasi terbaik untuk pengembangan strategi

Contoh SIS

American Airlines, pioner dalam online reservation system di travel agent. Sistem ini disebut SABRE yang bisa mengcapture 10-24 ribu agen untuk melayani 400 jadwal penerbangan pesawat

Contoh SIS

Amazon.com, yang mempunyai misi Mengubah pembelian buku dengan menggunakan internet agar cepat, mudah dan lebih menikmati pengalaman yang mungkin

Contoh SIS

Bank Central Asia (BCA), di Indonesia pioner dalam ATM, Tunai/Cash BCA, Mobile

Contoh SIS

Oto.co.id, di Indonesia pioner dalam penyediaan keuangan untuk kredit mobil

Faktor Keberhasilan dari SIS Lebih terfokus pada eksternal dibanding internal Lebih menekankan pertambahan nilai dibanding mengurangi biaya Berbagi keuntungan dengan berbagai pihak internal dan eksternal Memahami pelanggan dan kebutuhan mereka Lebih menekankan bisnis yang digerakkan karena inovasi, bukan dari teknologi Lebih menekankan penambahan pengembangan secara total Pengembangan bisnis ditingkatkan melalui pemanfaatan informasi

Implikasi SIS Terhadap PerencanaanBusiness strategic management IS/IT strategic management

Executive management

Impact analysis

User management Information system management

Imformation analysis

User Operation Project and Computer management

Hubungan antara Bisnis, SIS, MIS & DP

System design

Implikasi SIS Terhadap PerencanaanStrategi Bisnis Dampak dan potensial IS/IT y Keputusan Bisnis y Objektif dan Arah y Perubahan Kemanabisnis berjalan dan mengapa

Mendukung Bisnis Strategi IS

Arah Bisnis

y Didasari pada Bisnis y Berorientasi pada kebutuhan y Fokus pada Aplikasi Infrastruktur & Pelayanan Strategi IT

Apa yang dibutuhkan

Kebutuhan & Prioritas

Hubungan Strategi Bisnis, dan Strategi SI dan TI

y Didasari pada kegiatan y Berorientasi pada suplai y Fokus pada teknologi

BagaimanaTI diserahkan

Implikasi SIS Terhadap PerencanaanSI dan Kontribusi bisnis dapat digambarkan dengan portfolio aplikasi Mc farlanSTRATEGIC HIGH POTENTIAL

y Aplikasi yang kritis untuk mendukung strategi bisnis yang akan datang

y Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai sukses ke depan

y Aplikasi yang dipakai dan kesuksesan organisasi tergantung aplikasi ini

y Aplikasi yang bernilai tetapi tidak kritis dalam mencapai sukses

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Apa itu Stategi SI/TI Strategi SI menetapkan kebutuhan sistem informasi yang dapat mendukung keseluruhan strategi bisnis organisasi Strategi TI adalah lebih menekankan bagaimana kebutuhan sistem informasi suatu organisasi akan didukung teknologi, atau esensinya lebih menekankan pada IT supply

Model Penyelarasan Strategi

External

Strategi Bisnis

Strategi SI/TI

Strategic IntegrationInternal Proses dan infrastruktur organisasi Sistem informasi, infrastruktur dan proses

Business Domain

IS/TI Domain

Functional Integration

Komponen Penyelarasan Strategi Strategi Bisnis Lingkup bisnis Kejelasan kompetensi Pengaruh bisnis

Strategi SI/TI Lingkup teknologi Kemampuan melihat dengan jelas IT service Wewenang IT

Infrastruktur dan proses organisasi Struktur organisasi Proses Keahlian

Infratruktur dan proses SI Arsitektur Proses Ketrampilan

Mengapa Harus Stategi SI/TI? (1) Investasi SI/TI tidak mendukung tujuan bisnis Hilangnya kontrol terhadap SI/TI SI/TI tidak terintegrasi Tidak untuk menetapkan prioritas proyek SI/TI dan rencana perubahan berdasar produktifitas yang rendah Bukan mekanisme untuk menentukan tingkat optimalisasi dari sumberdaya SI/TI, tetapi merupakan system supply terbaik

Mengapa Harus Stategi SI/TI? (2) Manajemen informasi yang jelek Kesalahpahaman yang menyebabkan konflik antara user dan spesialis TI Strategi teknologi yang tidak logis dan ketidakleluasaan pilihan Investasi SI/TI hanya untuk infrastruktur Evaluasi seluruh proyek dengan basis keuangan saja Masalah investasi SI/TI yang mendatangkan konfik antar bagian organisasi

Mengapa Harus Stategi SI/TI? (3) Justifikasi investasi dilakukan secara lokal sehingga terlihat menguntungkan, tetapi nyatanya secara bisnis keseluruhan tidak produktif Rata-rata sistem SI/TI memiliki jangkauan yang pendek sehingga kebutuhan biaya untuk membangun ulang SI/TI secara menyeluruh sangat besar.

Lingkungan Perencanaan SI/TI Internal contextInternal organizational pressures demanding further distribution of IS/IT control

HIGH

OppotunisticDiffusion degree of decentralization of control in organization

Complex

TraditionalLOW LOW

Backbone

External competitive pressures increasing the criticality of IS/IT to the business

infusion degree of dependence of on IS/IT of the business

HIGH

Lingkungan Perencanaan SI/TI External contextIndustries Business Environment

Impact of competitor strategies

Distrupts change the rules support

The Organization Duality of IT IS/ITProvides novel opportunities

IT innovations

Apa Kata Dunia? Bill Gates founder MicrosoftHal yang paling berarti untuk membedakan perusahaan Anda dengan kompetitor Anda adalah Bagaimana cara Anda memperoleh, mengatur dan menggunakan informasi