projekt&team-management in vereinen mag. katrin bointner
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Projekt&Team-Management in Vereinen
Mag. Katrin Bointner
Zur Person
Mag. Katrin Bointner
Studium Wirtschaftswissenschaften, Linz Organisationsentwicklung Resch&Frisch Wels Lektorin FH Wels, Uni Linz Selbständig Trainerin: Kommunikation,
Teamentwicklung, Moderation/Präsentation, Projektmanagement
Kontaktdaten:[email protected]: 0676/88 2005 295
Agenda
1. Der Verein und seine Teams2. Was ist ein Projekt3. Grundlagen Projektmanagement & Tools4. Phasen der Teamentwicklung5. Teamrollen & Kommunikation6. Moderation
Ein bisschen Theorie…
Definition Gruppe2 oder mehr Individuen, die in Interaktion stehen, um ein gemeinsames Bedürfnis zu befriedigen.
Definition Team“Ein Team ist eine kleine Gruppe von Personen, deren Fähigkeiten einander ergänzen und die sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame Leistungsziele und einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren und gegenseitig zur Verantwortung ziehen.“ (Katzbach / Smith, 1993)
Musikverein
Gesamter Musikverein = Gruppe
Wird geführt durch den Vorstand = Team
Gleiches InteresseGemeinsames HobbyGroße Gruppe
Sich ergänzende KompetenzenGegenseitige VerantwortungGemeinsames LeistungszielKleine Gruppe
Musikverein – der Vorstand
Obmann
Musik
Kapellmeister
Stabführer
Jugend Kassier Medien/EDV Organisation
Schriftführer
Noten
Bekleidung
Instrumente
…
Obmann-Stv.
TeamphasenEin neuer Vorstand formiert sich
Forming – Start und Orientierung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Ziele definieren und verstehen• Informationen sammeln• Kennen lernen • Struktur/ Methoden entwickeln• Fragen stellen / klären
• Suche nach der eigenen Rolle• Suche nach dem angemessene Verhalten• Distanz bewahren und Nähe suchen• Unsicherheit und Wunsch nach Orientierung
Wer hat welche Stärken?Wie wollen wir zusammenarbeiten?Was sind unsere gemeinsamen Ziele?Was haben unsere Vorgänger gemacht?
Storming – Konflikt und Klärung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Definieren von Aufgabenrollen / Funktionen• Sammeln und Abklären von Zielen
• Individualität• Verteidigen von Territorien• Polarisation• Kampf um Macht, Status und Einfluss
Wer übernimmt welche Aufgaben?Wer hat das Sagen?Wer kann Entscheidungen wie herbeiführen?
Norming – Organisation und Normbildung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Spielregeln für die Arbeit und den Umgang • Offener Austausch – Kooperation• Eine gemeinsame Form geben
• Wertschätzung und Akzeptanz• Konfliktvermeidung • Idealisierung• Offene Kommunikation
Wieviel Gemeinsamkeit benötigen wir?Wieviel Unterschiedlichkeit wünschen wir?Welche Regeln gelten verbindlich?Wie geben wir uns Feedback?
Performing – Leistung, Integration, Differenzierung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Aktivität im Sinne der Gruppenaufgabe• Reflexion über die Zusammenarbeit• Arbeitsaufteilung verfeinern
• Feedback / Reflexion• Übernahme von gegenseitiger Verantwortung • Verhaltensstandards
Wir sind ein Team und stehen für einander ein!
Rollenkonzept der Interaktionsdynamik (Schindler, 1957)
Rollen -bezeichnung
Assoziiertes Verhaltensmuster Beispiel„Ausflugsziel“
α – Rolle(Anführer)
Initiative setzen, trägt Verantwortung, setzt sich durchImpulse geben, zeigt Stärke
„Lasst uns nach Wien fahren“
β – Rolle (Berater)
Bietet Realisierungsvorschläge an Holt Informationen ein , analysiert, leistet fachliche Beiträge
„Da gibt es eine günstige Unterkunft in ..“„Ich werde mich danach erkundigen“
γ – Rolle(Mitläufer)
Nimmt am Gruppengeschehen teil, führt durch was andere vorschlagen, kooperiert
„Ja, ist mir recht“
Ώ – Rolle (Opponent)
Außenseiter, wirkt fremd, mit Gegenvorschlägen kritisieren und hinterfragen, Quertreiber
„Fahren wir doch nach Budapest“
Teamrollen – zentrale Beiträge (Belbin, 1981)
Teamrollen
Je nach Verhalten können Teammitglieder neun verschiedenen Rollen
zugeordnet werden
Rollenverhalten tw. Vorhersehbar
Richtige Kombination verschiedener Rollen macht Teams erfolgreich
Abwesenheit einer Rolle muss Team nicht unbedingt schwächen
Teamrollen entspricht nicht unbedingt der organisatorischen Zuordnung
Grenzen zwischen den Rollen sind fließend
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ProjektmanagementDefinition Projekt
Ein Projekt ist ein EINMALIGES Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten ZEITSPANNE ein definiertes ZIEL erreicht werden soll.
Ein Projekt steht im Spannungsfeld Zeit – Kosten – Qualität, welche im Sinne des Auftraggebers bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind.
Zeit
Kosten QualitätAuftraggeber
Projektmanagement ist die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts“.Quelle: DIN 69901
ProjektmanagementBegrifflichkeiten
Projektphasen Innerhalb eines Projektes gibt es unterschiedliche Phasen (Vorphase / Startphase / Umsetzungsphase / Nachprojektphase) mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Aufgaben für den Projektleiter und sein Team.
Arbeitspaket Ein in sich logisch abgrenzbares Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, dessen Fertigstellung klar feststellbar ist. Ein Arbeitspaket besteht aus mehreren offenen Punkten die zu dessen Fertigstellung führen Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen Kümmerer, Zielsetzung sowie Fertigstellungstermin
Milestone Ein wesentliches „Etappenziel“ innerhalb des Projektfortschrittes Ist oft mit Entscheidungen über den weiteren Fortschritt geknüpft Kann, muss aber nicht mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Arbeitspakete zusammenhängen
OP – Offener Punkt Von einem definierten Verantwortlichen so lösender Aufgabenpunkt Trägt zur Zielerreichung eines Arbeitspaketes bei Hat eine Priorität, Erfassungszeitpunkt, Aufgaben- und Lösungsbeschreibung als auch Fälligkeitstermin Der Status (offen/erledigt) ist vom Projektleiter nach Rückmeldung des Verantwortlichen zu setzen Offene Punkte sind in gleichnamiger Liste erfasst und damit für alle Teammitglieder ersichtlich Die OP-Liste wird regelmäßig bei den Projekt-Jour-Fix im Team besprochen und aktualisiert
Projekt-Jour-Fix Wöchentlich oder zweiwöchentlicher Regeltermin des Projektkernteams Dient zur allgemeinen Statusinformation als auch zur Besprechung der weiteren Vorgehensweise
Projektteam
Projektorganigramm
Projektorganisation
PL
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitglied
Projektteam-mitgliedProjektteam-
mitglied
Projektlenkungsausschuß
Projekt-AG
Projekt-mitarbeiter
Projekt-mitarbeiter
Ziel
ProjektmanagementSichten auf ein Projekt
Stru
ktur
AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5
OP 1.1
OP 1.2
OP 1.3
Zeit
ProjektlaufzeitMilestone 1
Milestone 2 Milestone 3
AP 1
AP 2
AP 3
AP 4
AP 5
Org
anis
ation
PL
Team1
MA 1 MA 2
Team 2
MA 3
Erfolgreiche Veranstaltungsreihe „GnB“
ProjektmanagementSichten auf ein Projekt – Ein Beispiel „Gang nach Bethlehem“
Stru
ktur
AP 1: Sponsoren AP 2: Marketing AP 3: Behörden AP 4: Inhalt AP 5: Verpflegung
OP 1: Texte
OP 2: Musik
OP 3: Technik
Zeit
Projektlaufzeit: 6 Jahre
Milestone 1: Sponsorensuche abgeschlossen
M 2: Kooperationspartner OÖN fixiertM 4: Budget fertiggestellt
AP 1
AP 2
AP 3
AP 4
AP 5
Org
anis
ation
ProjektleitungKrenn
Team MarketingBointner
Bointner Hofmanninger Krenn
Team FinanzenStockinger
Team Verpflegung
Kaser
Team BehördenSimmer
…
AP 6: Finanzen
M 3: Veranstaltungsfolder&Plakate gedrucktAP 6
Projektmanagement-DokumenteEin Überblick
Phase Dokument
VorphaseProjektwürdigkeitsanalyse
Projektantrag
Startphase
Projektauftrag / Definitionsblatt
Projektkontextanalyse
Projektumfeldanalyse
Milestone-Plan
Projekt-Struktur-Plan
Kommunikationsplan
Arbeitspaketspezifikation
Umsetzungsphase
Standardprotokoll
OP-Liste
Projektstatusbericht
Nachphase Abnahmeprotokoll
Projektauftrag
Vorteile von professionellem Projektmanagement
Überblick wird bewahrt (Termine, Kosten, Qualität)
Bessere Koordination der Zusammenarbeit Regeltermine, Regel-Agenda
Zielklarheit alle sprechen vom selben
Eindeutige Zuweisung von Aufgaben Klar definierte Verantwortlichkeiten
Teilung der Aufgaben der Obmann ist nicht für jedes Detail verantwortlich
Frühzeitiges Erkennen von Problemen
Schwierigkeiten in der Praxis
Mangelnde Kommunikation
Langwierige Projektarbeit Motivationsverlust
Abschluss von Projekten
Zu ambitionierte Projektlandschaft
Fehlendes Projektmarketing
Projekte scheitern an internen Machtkämpfen / schwieriger
Entscheidungsfindung / unterschiedlichen Interessen
Wichtige Kompetenzen
Kommunikationsfähigkeit
Diplomatisches Geschick
Grundkenntnisse Teamanalyse und -entwicklung
Motivationsfähigkeit – NIPSIL Prinzip
Delegations- und Entscheidungsfähigkeit
Keine Scheu vor Konflikten
Steuern und Führen
Moderationstechnik
Schwierige TeilnehmerInnenWahrnehmung – welche Rolle steckt dahinter?
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Zauberstab / Sesselkreis / …
Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag
Wissen in Bewegung, Norbert Withalm, Mensch in Bewegung
in der Realität häufig entweder…
CHAOSFALLEAktion und Interaktion aller Akteure wird dezentral zugelassen und führt zu einer unbeherrschbaren und
unüberschaubaren Komplexität und Unterschiedlichkeit.
Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
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… oder
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BÜROKRATIEFALLE
Alles wird standardisiert und durch “decision rules” geregelt. Auf ein unvorhergesehenes Ereignis wird mit neuen verbindlichen Regel reagiert. Muster: “Mehr des Selben!” (Watzlawick)
Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
4 Erfolgsgrundsätze in der Teamarbeit
VerbindlichkeitVereinbarungen sind eindeutig, Controlling selbstverständlich, das für alle Mitglieder nachvollziehbare Vereinbarungsmanagement ist eine Schlüsselgröße im Teamerfolg.
RegelkommunikationDurch regelmäßige Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team anhaltend, einheitliche Ziele verfolgt (Team-Vision)
LeistungsorientierungWenn gemeinsame und eindeutige Ziele vorliegen, unterstützen und motivieren sich die Mitglieder gegenseitig, ohne, dass dafür Zwänge und Vorgaben notwendig sind.
Transparenz und RealismusKlare und realistische Ziele aller Beteiligten schafft Motivation. Klare und angemessene Verantwortlichkeiten aller Beteiligten durch Delegation
Das optimale Team
Gemeinsame Ziele Messbare Vorgaben für jeden
Aufgabenbereich Guter Informationsfluss Gute Koordination der Einzelaktivitäten Kontrolle der Arbeitsergebnisse Reflexion: was läuft gut, was weniger gut? Regeln Wettbewerb in Maßen Innovation&Veränderung sind gewünscht
Gegenseitige Unterstützung Freiräume für Entscheidungen Aktiv zuhören und fragen Gemeinsame Interessen und
Werthaltungen Vertrauen Grenzen werden respektiert Verbindende Rituale werden gelebt
Inhaltsseite Beziehungsseite
Gemeinsame Werte – wofür stehen wir?!
An einem Strang ziehen
JOHARI-Fenster
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JOHARI-Fenster und Feedback
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Feedbackregeln
Direkte Ansprache Möglichst konkret (vs. pauschal) Beschreibend (deskriptiv) nicht wertend Als eigene/ persönliche Wahrnehmung formulieren Positiv formulieren (als Geschenk)
Als Feedbacknehmer – zuhören, nicht verteidigen
Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun
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Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun
Der Mann (= Sender) sagt zu seiner am Steuer sitzenden Frau (= Empfänger): „Du, da vorne ist grün!“
Was steckt alles in dieser Nachricht (bewusst oder unbewusst)?
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Aktives Zuhören bedeutet…
zu versuchen, sich in den Gesprächspartner einzufühlen beim Gespräch mitzudenken Aufmerksamkeit und Interesse entgegen bringen bedingungsfreie Wertschätzung zeigen
verbal und nonverbal!
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Aktives Zuhören: Techniken
1. Paraphrasieren Die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt.
2. Verbalisieren Die Gefühle, die Emotionen des Gegenübers werden gespiegelt z.B. "Sie hat das masslos geärgert."
3. Nachfragen "Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Hans Meier nicht?"
4. Zusammenfassen So wie in einem Zeitungsartikel unter dem Titel der Inhalt in geraffter Form gedruckt wird, kann bei Gesprächen das Gehörte mit wenigen Worten zusammengefasst werden.
5. Klären Unklares klären: "Sie haben gesagt, sie hätten sofort reagiert. War das noch am gleichen Tag?"
6. Weiterführen "Dann hat der Vorgesetzte das Gespräch gesucht. Wie hat er sich dann verhalten?"
7. Abwägen "War die Belästigung schlimmer als "das Nicht- Ernstgenommen-Sein"?
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Moderation leicht gemacht
Was ist Moderation?
Ein Instrument, das Menschen bei bestimmten Problemstellungen hilft, rasch und sicher (=strukturiert) ans Ziel zu kommen.
Begriffsklärung
PräsentationZur Verfügung stellen von Informationen
Ein gut aufbereiteter Inhalt wird durch einen gut vorbereiteten Präsentator mit Hilfe persönlicher und technischer Hilfsmittel vorgetragen
DiskussionAustauschen von
Meinungen
In einer Gruppe mit Hilfe einer qualifizierten Diskussionsleitung
ModerationErarbeiten eines
verbindlichen Ergebnisses
In einer Arbeitsgruppe nach einem vorher gesteckten Ziel mit Hilfe eines gut vorbereiteten Moderators, der einen klaren Ablaufplan hat
MediationSchlichten von Konflikten
mit Hilfe von psychologischen Techniken werden Konfliktfälle moderiert
4 Faktoren guter Besprechungen
Kommunikation und sozialer Umgang Aufgabenbezug Leitung der Besprechung Einsatz professioneller Methoden der
Besprechungsgestaltung
Vorbereitung
Ort / Raum
Medien / Technik
Zeitpunkt / Zeitraum / Pausen
Einladung / Agenda
Unterlagen für die Teilnehmer
Persönliche Vorbereitung
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Die Gestaltung einer Moderation
Das Ziel Information Diskussion Entscheidung Problemlösung
Ablauf im Detail (der Moderationsplan)
Regeln und Rollen
Zeit Ziel / Was Methodik Hilfsmittel
Wer
Techniken der Moderation
Die Visualisierung Flipchart, Pinwand, Overhead und Beamer
Moderationskoffer
Farben, Formen, Schrift und Bilder
Handouts und Protokoll
Die Fragen Ziel von Fragen: ins Thema einstimmen, Gedanken anregen, Diskussionen einleiten...
Geeignete und ungeeignete Fragen: offene und geschlossene Fragen,
Prüfungsfragen, Kettenfragen, Alternativ-Fragen...
Antworten festhalten
Die Moderationstechniken
Moderationstechniken
Stimmungsbarometer Ein-Punkt-Abfrage Mehr-Punkt-Abfrage Kartenabfrage Themenspeicher Brainstorming Brainwalk
Mind-Mapping Szenario-Technik Maßnahmenplan Blitzlicht Rollenspiel Analogie-Verfremdung Umkehr-Methode
Stimmungsbarometer
• Wie zufrieden bin ich mit dem Ergebnis?
• Wie empfinde ich das Klima im Verein?
Brainstorming / Brainwalk
• Was sind die Aufgaben von…?
• Was soll der Bevölkerung / Externen einfallen, wenn sie an unseren Verein denken?
• Welche Aktivitäten und Projekte möchten wir gerne realisieren?
• In welchen Bereichen gibt es Probleme im Verein?
• …
Mehr-Punkt Abfrage
• Ideen sammeln• Ideen bewerten
Rangreihe erstellen
Nachbereitung
Protokoll
Weitere Vorgehensweise
Die „Stolpersteine“
Schwierige Teilnehmer
Gruppe macht nicht mit
Keine Methodendiskussion
Zeitplan nicht einhaltbar
Gruppe kommt nicht weiter
???
Weiterführende Literatur
Besprechungen erfolgreich moderieren, Josef Seifert, Gabal Verlag
Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag
Teamwork, Teamdiagnose, Teamentwicklung, Rolf van Dick/Michael West, Hogrefe Verlag
Projektmanagement - Best of, Litke/Kunow/Schulz-Wimmer, Haufe Verlag