Manajemen Proyek

Project team Building,conflict and Negotiation

oleh : Kelompok Survival

Kelompok Survival

Amalia dista shabrina 041112185 Evi Maria Ulfah 041211231097

Indra yudhastya putra 041211231251 Fauzi Aliakbar Siregar 041211232005

Subab Pembahasan

1.Building the project team

2.Characteristing of effective project teams

3.States in Group development

4.Conflict Management & Negotiation

1.Building team project

• Tim proyek yang efektif tidak terjadi secara kebetulan.Ada tahap-tahap untuk mengembangkan tim proyek.Tahap-tahap penting tersebut ialah:1.Identifikasi Team yang diperlukan.Tahap melakukan penilaian yang realistis dari jenis keterampilan anggota tim untuk saling melengkapi satu sama lain .2. Identifikasi Orang yang Cocok dengan Keterampilanpenilaian pelengkap ketersediaan anggota dengan keterampilan yang diperlukan.Menyewa personil baru atau Melatih personil yang ada.3. Membicarakan Potensi Anggota Tim,Bernegosiasi dengan Kepala Fungsional. Komunikasi dengan kandidat tim dan menilai tingkat ketertarikan mereka untuk bergabung dengan proyek tersebut. Negosiasi dengan kepala fungsional untuk calon anggota tim proyek.

Continue…….• 4. Membangun Posisi Pengganti.Pilihan ketika Sumberdaya terlatih tidak

tersedia.ada tiga alternatif dasar :Cobalah untuk Negosiasi Bantuan Partial.Prinsip ini berpendapat daripada memiliki setengah roti daripada tidak.Penyesuaian Jadwal Proyek sesuai Prioritas.Ketika sumber daya utama tidak tersedia jadual proyek harus disesuaikan dengan realita.Beritahu Manajemen Atas Konsekuensi . Gagal untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan harus dilaporkan ke manajemen puncak dan sponsor utama proyek. 5.Mengumpulkan Tim.Tahap terakhir adalah mengumpulkan tim dan menjelaskan peran dan tanggung jawab semua anggota tim terhadap proyek tersebut

2 Karakteristik Efektif Proyek• Keefektifan dan Kesuksesan tim dikarenakan:

Misi yang jelas. penentu utama keberhasilan proyek adalah proyek yang misi yang jelas bahwa rasa misi harus dipahami dan diterima oleh semua anggota tim. saling ketergantungan ProduktifKetergantungan mengacu pada tingkat kegiatan bersama dan tingkat pengetahuan anggota tim yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kekompakan.adalah level dasar. Manajer proyek harus membangun sebuah tim yang kohesif sebagai titik awal untuk melakukan tugas-tugas mereka., manajer perlu memanfaatkan semua sumber daya yang mereka miliki, untuk mendorong anggota tim untuk mencurahkan waktu dan energi dalam memajukan tujuan tim.Kepercayaan

kepercayaan dapat dipahami sebagai tingkat kenyamanan tim dengan masing-masing anggota individu. kepercayaan terjadi pada beberapa tingkatan:

a. kepercayaan yang berkaitan dengan interaksi profesional dan harapan kompetensi orang lain ("Saya percaya Anda bisa menyelesaikan tugas")

b. kepercayaan yang terjadi pada tingkat integritas ("Saya percaya Anda untuk menghormati komitmen Anda")

c. kepercayaan yang ada pada tingkat emosional berdasarkan intuisi ("Rasanya tepat untuk memungkinkan Anda untuk membuat keputusan ini")

Continue…AntusiasmeAntusiasme adalah kunci untuk menciptakan energi dan semangat yang mendorong

upaya proyek yang efektif. Untuk menarik rasa Antusiasme manajer proyek, perlu menciptakan lingkungan yaitu:

• Menantang• Mendukung• Secara pribadi menguntungkan

Hasil orientasiHasil orientasi menunjukkan bahwa setiap anggota tim proyek berkomitmen untuk

mencapai tujuan proyek. Manajer proyek harus menekankan pentingnya kinerja tugas dan proyek hasil-hasil bahwa semua anggota tim bersatu menuju orientasi yang sama.

3.States in Group development• Tahap-tahap perkembangan kelompok menurut pendapat dari

beberapa pakar, yaitu:

1.Menurut Krettner dan Kinicki (1992; 324-235), suatu kelompok timbul dan berkembang melalui enam tahap:

Pada tahap pertama, yaitu orientasi. Para anggota masih meraba-raba meskipun mereka setuju turut menjadi anggota kelompok itu.

Pada tahap kedua, yaitu konflik dan tantangan. Mereka saling beradu pendapat dan saling berjaga–jaga.

Pada tahap ketiga, yaitu kelekatan. Konflik dan tantangan reda, akhirnya mereka menyetujui keputusan-keputusan yang hasilnya dari konflik–konflik dan mulai membentuk kedamaian dan kerukunan.

.

Continue… Pada tahap keempat, yaitu delusi. Delusi adalah suasana setelah

melepas pertikaian dan bentuk kerukunan, pada tahap ini terasa adanya partisipasi para anggota pada apa yang di inginkan oleh kelompok

Pada tahap kelima, yaitu disilusi. Disilusi yang artinya menyadari kesalahan persepsi terhadap kelompoknya yang dikatakan baik, yaitu dengan adanya harmoni atau kerjasama diantara para anggota yang sebenarnya tidak realistis itu, mulai timbul konflik–konflik karena dirasakan bahwa kelompok tidak terbuat seperti yang dicita-citakan semula menurut persetujuan bersama.

Pada tahap keenam, yaitu penerimaan. Artinya adalah setelah tahap sebelumnya dapat dilalui dengan menerima cacian, kritikan, dan lain-lain, maka kemudian kembali menepati cita-cita kelompok.

Continue..Menurut Robbins (1991; 276-277), tahap-tahap perkembangan

kelompok yaitu melalui:• Forming, yaitu tahap pembentukan yang sifatnya masih mencari-

cari• Storming ialah beradu pendapat karena perbedaan–perbedaan

pandangan.• Norming ialah pembentukan aturan yang digunakan sebagai norma

perilaku kelompok dan para anggotanya dalam mencapai tujuan.• Performing, dalam tahap ini kelompok melaksanakan norma dan

bekerja untuk mencapai tujuan.• Adjourning, yaitu selesainya pencapaian tujuan,

.

Continue…Northcraft & Neale (1990-290-291) sama pendapatnya dengan Albanese

& Van Vleet ( 1983-259), yaitu:• Formation (pembentukan), pada tahap awal, yang pada tahap ini

semua calon anggota belum kenal dengan baik mengenai orang-orangnya, tujuannya, dan tugas-tugannya.

• Differentiation, adanya perbedaan-perbedaan pendapat sehingga menimbulkan sub-kelompok dan saling ber-argumentasi mengenai tujuan, cara mencapainya, dan siapa pemimpinnya.

• Intergration, sudah ada kesamaan pandangan, ada norma, ada kerukunan, dan persetujuan mengapa mereka bersama-sama dalam kelompok.

• Maturity (kedewasaan), kematangan sebagai kelompok dalam melaksanakan kegiatan mencapai tujuan

4.Conflict Management & Negotiation

• Konflik: Dimana terjadi interaksi Yang saling menjatuhkan antara satu dengan yang lain.

Konflik dibagi menjadi beberapa kategori:a.Konflik berorientasi pada tujuan dikaitkan dengan perbedaan pendapat mengenai hasil, prioritas proyek dan tujuan. b.Konflik administrasi muncul melalui pengelolaan hirarki,struktur organisasi perbedaan pendapat tentang hubungan pelaporan,konflik ini muncul dalam struktur organisasi matriks. c.Konflik interpersonal terjadi dengan perbedaan kepribadian antara anggota tim proyek dan

stakeholder proyek.

Continue..• Sumber Konflik banyak potensi sumber konflik dalam proyek-proyek.

Beberapa sumber yang paling umum adalah kompetisi, pelanggaran kelompok atau organisasi, norma, perbedaan pendapat atas tujuan penghinaan pribadi dan ancaman terhadap keamanan kerja, dan prasangka Metode untuk Menyelesaikan Konflik1.Mediasi. Dengan pihak ketiga yang netral membantu mencari solusi . Manajer proyek dapat menggunakan defusi atau konfrontasi Defusi menyiratkan bahwa manajer proyek kurang peduli dengan sumber konflik .Konfrontasi, yang biasanya melibatkan bekerja dengan kedua belah pihak untuk mendapatkan akar penyebab konflik.2.Arbritasi.Pihak yang bertikai menyerahkan kewenangan pada pihak ketiga yang netral untuk memberikan putusan.

Continue..

• 3.Mengontrol Konflik.Menunggu beberapa waktu untuk kedua pihak yang bertikai untuk berbaikan,membatasi interaksi antara kedua pihak yang bertikai.

• 4.Menerima Konfilk.Tidak semua konflik dapat dikelola,terkadang konflik telah terjadi antara anggota tim jauh sebelum proyek dan terus berlanjut sampai proyek selesai.

• 5.Menghilangkan Konflik.Melakukan perbaikan pada tim proyek memberikan sanksi,hukuman pada pihak yang jelas-jelas bersalah

Negotiation

Negosiasi adalah sebuah proses yang didasarkan pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan pengaruhnya produktif.Keterampilan negosiasi sangat penting karena sebagian besar kehidupan seorang manajer proyek diambil dalam perundingan bernegosiasi dengan berbagai pemangku kepentingan organisasi untuk sumber daya, pertimbangan kontrak,syarat dan kondisi. proyek yang efektif hati-hati menganalisis sifat negosiasi, mereka berharap untuk mencapai, dan berapa banyak mereka bersedia menawarkan untuk mencapai tujuan penting mereka. Berprinsip negosiasi, tujuan utama win-win alternatif yang memungkinkan kedua belah pihak untuk bernegosiasi untuk mendapatkan

tujuan mereka.

Thank’s for you attention