Microsoft Word - charter.doc

Tugas IMenejemen Proyek dan PerubahanSemester III 2012/2013

Project CharterDisusun Oleh :

Rina Trisminingsih (23511080)

MAGISTER INFORMATIKA

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2012

Project CharterIDENTIFICATION

PROJECT NAMEPROJECT DESCRIPTIONPROJECT IDDATE

UKM IPB Document Management System(UKM DOMAS)

UKM DOMAS merupakan sistem informasi untuk mengelola dokumen pada setiap UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) IPB yang dapat diakses melalui web. Sistem tersebut memungkinkan pengurus UKM-UKM di IPB untuk memasukkan, meng-update, dan mengelola dokumen sehingga dapat diakses oleh pihak eksternal melalui web. 2012-10 02 Oktober 2012

VERSIONSTRATEGIC GOAL

Version 1.0Goal 1: Menyediakan sarana bagi UKM-UKM di IPB untuk menyimpan dan menemukan kembali softcopy suatu dokumen serta mempublikasikan suatu dokumen kepada pihak eksternal.

Goal 2: Mewujudkan sistem pengelolaan dokumen UKM-UKM di IPB yang berisi dokumen yang reliable.

Goal 3: Meningkatkan jalinan kerja sama dengan pihak eksternal hingga 40%.

Goal 4: Meningkatkan bantuan dana dari pihak eksternal hingga 30%.

Goal 5: Mewujudkan transparansi dokumen-dokumen yang perlu dipublikasikan dari UKM-UKM di IPB.

Dokumen ini adalah sebuah dokumen yang berisi penjelasan proyek pembangunan UKM IPB Document Management System yaitu sebuah proyek pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk mempermudah proses pengelolaan dokumen dalam UKM-UKM di IPB. Dokumen ini secara umum dibagi menjadi 4 bagian. Bagian pertama menjelaskan mengenai pernyataan masalah, peluang, dan kebutuhan bisnis yang ada dalam projek. Bagian kedua adalah mengenai deskripsi produk. Bagian ketiga mengenai cakupan projek dan bagian keempat mengenai asumsi. I. ORGANIZATION REQUIREMENT (PROBLEM, OPPORTUNITY OR BUSINESS REQUIREMENT)

UKM DOMAS dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja dan transparansi UKM-UKM di IPB melalui website. Problems, opportunities, dan directives dalam pengelolaan dokumen dalam UKM-UKM di IPB adalah sebagai berikut:1. Penyampaian informasi antar anggota UKM (secara internal) belum berjalan dengan lancar

2. Pengelolaan dokumen atau arsip belum berjalan dengan baik3. Dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan dokumen tidak di-update secara rutin

4. Adanya kesempatan untuk menampilkan citra yang baik tentang UKM-UKM di IPB kepada pihak luar (eksternal)

5. Adanya tuntutan transparansi dalam segala kegiatan yang dilakukan UKM-UKM di IPB, misalnya transparansi laporan keuangan, laporan penerimaan dana dan lain-lain.II. PRODUCT OR SERVICE DESCRIPTION

C O MUntuk mengatasi masalah-masalah yang dipilih tersebut, maka akan dikembangan UKM DOMAS (Unit Kegiatan Mahasiswa IPB Document Management System) yang akan mendukung fungsi-fungsi berikut :

1. Repository online

Repository online memungkinkan UKM-UKM di IPB untuk menyimpan dokumen atau arsip, menemukan dokumen atau arsip yang telah tersimpan, serta meng-upload dokumen atau arsip agar dapat diakses oleh pihak eksternal.

2. Pelayanan respond online

Pelayanan respond online memungkinkan pihak eksternal untuk mengkontak biro/bidang tertentu ataupun semua biro/bidang secara online, memungkinkan UKM-UKM di IPB untuk untuk memberikan respon secara online, dan memungkinkan pihak eksternal untuk membaca respon yang diberikan oleh UKM-UKM di IPB secara online.

3. Fungsi UpdateFungsi ini memungkinkan pengguna untuk dapat meng-update dokumen yang telah diunggah.User UKM DOMAS dapat digolongkan menjadi user internal dan user eksternal. User internal adalah anggota UKM-UKM di IPB, sedangkan user eksternal adalah pengguna sistem di luar anggota UKM. III. CONSTRAINTSProject constraints pengembangan UKM DOMAS adalah sebagai berikut :

1. Schedule: UKM DOMAS harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya semester perkuliahan, yaitu sekitar Bulan Januari.

2. Cost: Biaya pengembangan UKM DOMAS tidak boleh melebihi biaya yang telah dialokasikan oleh Direktorat Kemahasiswaan IPB yaitu sekitar Rp 25.000.000,-3. Policy: UKM DOMAS harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perguruan tinggi, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis universitas.

4. Technology: UKM DOMAS harus kompatibel dengan software yang sudah ada.

IV. ASSUMPTIONS

Asumsi dari pelaksanaan projek ini adalah sebagai berikut :

1. Asumsi bahwa proyek akan diberhentikan selama tidak ada pihak yang bersedia secara internal

2. Asumsi bahwa proyek akan dimulai sejak tanggal 10 Oktober 2012

3. Asumsi bahwa terdapat kebijakan dan prosedur yang ditetapkan seiring implementasi sistem.

ACCEPTANCE

NAME TITLERimbawan, Direktur Kemahasiswaan IPBRina Trisminingsih, Direktur Proyek02 Oktober 2012

SIGNATURE02 Oktober 2012

VERSIONCHANGE DESCRIPTIONDATE

Version 1.0Inisialisasi Project Charter. Rina Trisminingsih 10 Oktober 2012

Referensi :

The Ivory Owl Learning Company, Ltd. (2005) : Project Charter. Diakses 30 September 2012 dari http://www.ivoryowl.com/samples/project charter.pdf Project Charter