PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI1SISTEM INFORMASI Pengertian sistem, sistem informasi dan user Beda data & informasi Kebutuhan informasi Siklus informasi Proses(Model)Input(Data)Output(Informasi)Data(Yang ditangkap)PenerimaHasilTindakanKeputusanDatabase Siklus InformasiA Systems Solution Methodology Identification of problems, opportunities and symptoms. Pisahkan masalah atau peluang utama dari simtomnya. Identifikasikan komponen utama dari sistem yang anda perkirakan paling terkait dengan masalah atau peluang yang anda Statement of the problems. Nyatakan secara jelas masalah atau peluang utama yang dihadapi organisasi. Summary of alternative solutions. Identifikasikan secara jelas beberapa solusi alternatif dari masalah yang anda miliki. Evaluation of alternative solutions. Evaluasi solusi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi yang menyatakan keuntungan dan ketidak untungannya. Rationale for the selected solution. Pilih solusi yang terbaik yang memnuhi kriteria evaluasi, dan terangkan secara jelas alasan untuk memilih. Information system design proposal. Usulkan desain untuk sistem informasi yang dikembangkan yang diperlukan untuk solusi yang dipilih. Gunakan satu atau lebih alat analisis dan desain untuk mengilustrasikan usulan desain anda..Implementation plan. Usulkan rencana implementasi untuk solusi yang dipilihProblemIdentificationPolicyFormulationAdoptionEvaluationProgramOperationsDiagnosaApa masalahnyaPrognosaApa yang akan terjadiBila tidak ditanganiBerfikir Strategis: Apa rencana mengatasi masalah. Sasaran, Tujuan dan prioritas. Opsi-opsiBiaya-manfaat dan resiko.DampakFaktor politikApakah kebijakan secara politis mungkin ?Variabel pengungkit apa baik dari eksekutif maupun legislatif yang memungkinkan suksesnya implementasi kebijakan Apa itu kebijakan yang baik Apa kriterianyaBila kebijakan harus ditarik Pertimbangan EtisSOLUSI MASALAHConstraintsData dan InformasiKnowledge is PowerAnalysis didasarkan pada informasi bukan data, dengan Informasi memahami konteks. DRIP (Data Rich Information Poor)What you think you know but dontWhat you knowWhat you know you dont knowWhat you think you dont knowWhat you dont know you dont know

MutuInformasi

AKURASIRELEVANSITEPAT

WAKTUTeknologiDatabaseKontrolBagaimana Para Manajer menggunakan Informasi? Informasi untuk Perusahaan adalah informasi yang dikumpulkan di dalam operasional yang sedang berjalan dari keseluruhan organisasi perusahaan.

Informasi perusahaan dimulai dengan transaksi harian yang terjadi di dalam perusahaan, seperti penerimaan penjualan atau payroll checks.

Perusahaan mengumpulkannya dan kemudian menyimpan informasi tersebut.

Sepanjang waktu karyawan mengumpulkan, mengkombinasikan, dan menganalisis informasi tersebut.

Peranan dari pengumpulan informasi dalam hal ini adalah memungkinkan manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik Semua karyawan termasuk manajer dalam perusahaan memerlukan informasi yang akurat untuk melaksanakan kerjanya dengan efektif. Manajer bertanggung jawab untuk mengkoordinasi dan mengkontrol sumberdaya perusahaan. Sumberdaya termasuk manusia, uang, bahan dan informasi.

Manajer mengkoordiner sumberdaya tersebut dengan melakukan empat kegiatan pengelolaan: perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengkontrol (POAC).PengelolaanPerencanaan termasuk membangun tujuan dan sasaran. Juga termasuk menentukan strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran tadi.

Pengorganisasian termasuk identifikasi dan mengkombinasi sumberdaya sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan dan sasarannya. Juga termasuk membuat struktur pengelolaan dan hubungan pelaporan.

Memimpin, kadang-kadang dimaksudkan sebagai mengarahkan termasuk pemberian instruksi dan pemberian kuasa kepada orang lainnya untuk melakukan kerja yang penting

Mengkontrol termasuk mengukur kinerja dan apabila perlu mengambil tindakan korektif.

Sistem Informasi di dalam Unit FungsionalSuatu perusahaan terdiri dari ratusan atau ribuan individual operating entities, yang disebut unit fungsional, termasuk department, pusat atau bagian

Setiap jenis unit fungsional mempunyai kebutuhan khusus sistem informasinya. Unit tersebut dapat dikelompokkan berdasar fungsi yang mereka lakukan.

Jenis unit fungsional dalam perusahaan manufaktur tertentu adalah sumberdaya manusia, akuntansi dan keuangan, rekayasa, pabrik (manufacturing), pemasaran, penjualan, distribusi, pelayanan konsumen, dan teknologi informasiSistem Informasi Sumberdaya ManusiaSistem Informasi sumberdaya manusia (HRIS) mengelola satu atau lebih fungsi sumberdaya manusia

An employee relationship management (ERM) system mengotomatisasi dan mengelola komunikasi di antara karyawan dan bisnis.

Sistem ERM memfasilitasi komunikasi dengan karyawan.

Kebanyakan aplikasi ERM software termasuk a Web interface untuk karyawan dan personel dari sumberdaya manusia, memungkinkan keduanya untuk berinteraksi dengan sistem, apabila mereka di rumah atau di kantor Akuntansi dan KeuanganAkuntansi dan Keuangan adalah sesuatu yang berbeda fungsinya.

Accounting software mengelola transaksi setiap hari, seperti penjualan dan pembayaran ke pemasok.

Financial software mendukung manajer dalam hal anggaran, melakukan forecast dan analisis.

Ke dua jenis software ini termasuk alat pelaporan yang komprehensif dan fleksibel untuk mendukung manajer dalam mengambil keputusan, memberikan dokumentasi historis dan sesuai kebutuhan regulasi. Rekayasa atau Pengembangan ProdukTenaga kerja profesional , seperti rekayasawan (engineers) memerlukan software dan sistem khusus untuk melaksanakan tugasnya.

Computer-aided design (CAD) menggunakan komputer dan software khusus untuk membantu membuat rekayasa, drafting, dan design.

Menggunakan CAD memberikan berbagai keuntungan dibandingkan dengan metoda drafting tradisional dan manual.

CAD software memungkinkan seorang designer untuk memodifikasi suatu design dengan lebih mudah dari pada sebelumnya, demikian juga lebih mudah melakukan perubahan secara dinamis dari besarnya beberapa atau semua subyek dan pandangan (view) dari design yang dilihat dari berbagai sudut berbedaComputer-Aided Engineering (CAE)CAE menggunakan komputer untuk men-tes design produk. Dengan menggunakan CAE, rekayasawan dapat men-tes design sebuah mobil atau jembatan sebelum dibangun.

Program yang canggih ini mensimulasi efek dari angin, temperatur, berat dan tekanan (stress) pada bentuk dan bahan produk.

CAE juga memungkinkan rekayasawan untuk menciptakan prototype komputer untuk digunakan dalam men-tes berbagai macam kondisi, seperti arsitektur dan gempa bumiManufaktur (Pabrik)Sistem Informasi dan software manufaktur (pabrik) tidak hanya membantu dalam proses asembling nyata, tetapi juga membantu dalam penjadwalan dan pengelolaan gudang (inventory) parts dan produk.Computer-Aided Manufacturing (CAM) adalah penggunaan komputer untuk mengkontrol peralatan produksi. Peralatan produksi CAM termasuk software-controlled untuk mesin pengebor (drilling), mesin bubut (lathe), mesin pengelas (welding), dan mesin penggiling (milling) Computer-integrated manufacturing (CIM) menggunakan komputer untuk mengintegrasikan berbagai macam operasional dalam proses manufaktur dengan menggunakan teknologi seperti CAD, CAE dan CAM.Menggunakan CIM misalnya pabrik dapat dihubungkan (link) dengan proses individu, sehingga produksi tersebut dapat seimbang, efisien, didorong oleh kebutuhan konsumen dan hasilnya merupakan produk dengan kualitas tinggi. Material Requirements Planning (MRP) Metoda manufaktur yang formal memberi petunjuk pada perusahaan mengenai proses manufaktur.

MRP adalah pendekatan pengelolaan informasi dalam lingkungan manufaktur yang menggunakan software untuk mendukung proses kontrol dan monitor dari sesuatu yang berhubungan dengan produksi.

MRP fokus pada hal yang berhubungan dengan inventory dari parts dan forecasting kebutuhan masa depan, sehingga bahan yang diperlukan untuk manufaktur cepat didapatkan apabila mereka memerlukan. MRP II adlah perluasan dari MRP dan termasuk juga software yang dapat mendukung penjadwalan, penelusuran produksi pada real time dan monitor kualitas produk.Perusahaan yang menggunakan sistem MRP dan MRP II untuk menfasilitasi pendekatan MRP atau MRP II yang digunakan untuk manufaktur merekaHorisonWaktunyaLebih LamaBagian dari Fungsi PerusahaanManajerStrategikManajerTaktisManajerOperasionalKeuanganPemasaranProduksiTingkatan ManajerSistem Informasi PendukungEISDSSMRSTPSMasalah&KeputusanKurangTerstruktur

InformasiTeringkasLebihDiperlukanInformasiEksternalLebih DiperlukanKarakteristik Kebutuhan Informasi&KeputusanKarakteristik Keputusan dan Kebutuhan InformasiPERANAN MANAJERIAL MENURUT MINTZBERGInterpersonalInformationalDecisional Tokoh (Figurehead) Pemimpin (Leadership) Penghubung (Liaison) Pemantau (Monitor) Penyebarluas informasi (Disseminator) Penyambung lidah/ Juru bicara(Spokesperson) Wiraswatawan (Entrepreneur) Pencari solusi (Disturbance Handler) Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator) Penegosiator (Negotiator)Sistem Informasi Perkantoran

* Audio Conferencing * Groupware * Computer Conferencing * Presentation Graphics * Desktop publishing * Video Teleconferencing * Electronic mail * Voice mail

Interpersonal

* Figurehead * Leader * LiaisonInformational

* Monitor * Disseminator* Spokesperson Decision support systems Executive information systems Management reporting systemsOffice information systemsDecisional * Entrepreneur * Disturbance handler * Resource Allocator * Negotiator Decision support systems Executive information systems Knowledge-based systems Management reporting systemsOffice information systems

SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASIPERANAN MANAJERSISTEM INFORMASI Perencanaan dan KontrolPerencanaan:Perencanaan strategikPerencanaan TaktisPerencanaan Operasional Peran Sistem Informasi dalam Perencanaan Kontrol dan Perencanaan Contingency Gaya/Corak Manajer Kepemimpinan

Teori X dan teori Y dari Douglas McGregor 1950

Pendelegasian Wewenang

Management by Exception

Management by ObjectivePengambilan Keputusan Manajer(Managerial Decision Making)Karakteristik dari Informasi yang Efektif Konsep yang berhubungan dengan pemrosesan informasi manusia, yaitu:Informasi adalah sesuatu yang dianggap berarti;Informasi mengurangi ketidakpastian tentang situasi;Pikiran manusia memproses informasi dalam keadaan sementara, karena diambil dari ingatan jangka pendek;Kecenderungan manusia memproses data ke dalam informasi adalah tetap; Isi

Presentasi: Mengeliminasi informasi yang tidak perlu; Memformat informasi yang kritis secara hati-hati; Memasukkan informasi ke dalam format yang berguna; Menggunakan warna; Menggunakan grafik.Jenis KeputusanKlasifikasi atau kategori Keputusan:# Tingkat kepentingannya# Frekuensinya# Keputusan terstruktur dan tidak terstrukturTingkat Keputusan Jenis KeputusanTerstrukturSemistrukturTidak terstruktur Strategik

Taktis

OperasionalAnalisis kinerja perusahaanAnalisis anggaran

PiutangLokasi fasilitas produksiForecasting jangka pendekKontrol inventoriKeputusan produk baruIklan

Jadwal proyekData pada area pengambilan keputusan dikaji untuk melihat gejala yang mungkin mengarah ke pemahaman masalah atau kesempatanMasalah diformulasikan; solusi dibangun dan dites untuk kelayakanPilihan dibuat diantara alternatif; dan kemudian diimplementasikan Inteligensia(Intelligence)DesignPilihan (Choice)Proses Pengambilan Keputusan Model Simon Inteligensia(Intelligence)DesignPilihan (Choice)Laporan untuk Manajer *Status * Kecenderungan * Kekecualian * Scanning lingkungan* Ad hoc * Dari database external * Alat pemodelan (Modelling tools) * Alat analisis * Alat pendukung keputusan * Alat EIS * Alat OIS* Alat peningkatan Kreatifitas* Alternatif evaluasi * Analisis What-if * Pengkajian resiko * Proyeksi efisiensi dan efektifitas * Pengembangan skenario * Informasi umpan balik dan tindak lanjut* Pengembangan prototipeTahap Inteligensia

MonitoringIdentifikasiPengumpulan Data* Data Eksternal versus Internal;* Faktar kasar versus opini;Corak/gaya (Style) Tahap Design

Formulasi; Penentuan Kriteria keputusan; Pengembangan AlternatifSoftware (perangkat lunak) untuk menstimulasi kreatifitasTahap Evaluasi dan Pilihan SolusiBagaimana Resiko mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Evaluasi pengambilan keputusan

Efektif versus EfisienKERANGKA PENGELOLAAN SISTEM INFORMASISistem Pemrosesan TransaksiSistem Pelaporan ke ManajerSistem Pendukung KeputusanSistem Berlandaskan KnowledgeSistem Pekantoran Pemrosesan transaksi: Sifat dari Pemrosesan Transaksi; Fungsi Pemrosesan Transaksi: pembukuan, dokumen periodik, pelaporan kontrol; Peranan Teknologi Informasi dalam Sistem Transaksi, masalah:tingkat error, hilangnya data temporer atau tetap, intensitas pekerja, tingkat layanan rendah, respon yang rendah ; Siklus Pemrosesan transaksi Subsistem Pemrosesan Transaksi; Pemrosesan transaksi dalam praktek SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER1Data entry2Pemrosesan transaksi3Pemrosesan Database &File4Pembuatan Dokumen &Laporan 5Pemrosesan InquirySistem Pelaporan ke Manajer Evolusi dari Sistem Pelaporan ke Manajer

Jenis Pelaporan:

Laporan terjadwal Laporan exception (laporan yang tidak biasanya) Laporan atas dasar permintaan

Menstrukturkan Isi laporan

Peranan Ouput MRS dalam Pengelolaan

SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN (DSS)Pengertian DSSTujuan dan Aplikasi DSSKeputusan yang terstruktur dan semi strukturMampu untuk mengadaptasi kebutuhan perubahanMudah untuk diperlajari dan digunakanProperti lain dari DSSKomponen DSSMembuat DSS dapat dikerjakan:Penelusuran InformasiProyeksi dan seleksiData konfigurasi kembaliKegiatan kalkulatorAnalisis:Alat statistikAlat OptimasiAnalisis What-ifArtificial IntelligencePengembangan DSSProduk DSSAlat pengembangan DSS

Contoh dari DSSSISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN SECARA KELOMPOK (GDSS)Komponen dari DSSKlasifikasi dan konfigurasi GDSS:Decision roomLocal Area NetworkTeleconferencingWide area decision network Tujuan GDSS:Mudah digunakanMemberikan dukungan baik umum maupun spesifikPromosi perilaku kelompok yang positifMengurangi perilaku kelompok yang negatifExecutive Information Systems (EIS)Pengertian ExecutivesPeranan Executive dan pengambilan Keputusan:Perencanaan StrategikPerencanaan TaktisFire FightingKontrolLingkungan Pengambilan Keputusan Executive:Pemrosesan transaksi dari dataProyeksi internalData eksternalKurang terstrukturPenuh ketidakpastian (high degree of uncertainty)Orientasi masa depanSumber informalKurang rinciPeranan dan Karakteristik EISDukungan Perencanaan StrategikFokus Lingkungan EksternalKemampuan menghitung secara luas (Broad-based computing capabilities)Exceptional ease of learning and useCustomization Produk EIS yang tersedia secara komersial