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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
GAS NATURAL
DOCUMENTO DE TRABAJO
BOGOTÁ D.C. 2017
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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FORMATO PRELIMINAR DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Nombre de la entidad Gas Natural SA ESP
Denominación de la autoridad archivística institucional
Servicios Generales - Archivo Central
Proceso Gestión Documental
Responsable de proceso Servicios Generales - Archivo Central
Fecha de aprobación
Fecha de vigencia
Revisión del documento 01
Versión del documento 01
Palabras claves Programa de Gestión documental –PGD, procesos archivísticos, Tablas de Retención Documental – TRD, Tablas de Valoración Documental – TVD.
CONTROL DE EMISIÓN Elaboró Martha Liliana Parra. Servicios Coordinación de
Archivo Central - GADIER FIRMA
Revisó María Claudia Gaitán Didier. Gerente GADIER FIRMA Interventor del proceso
Luis Germán Ome
FIRMA
Aprobó Comité Institucional de Archivo Gas Natural SA ESP
Acta No. ….. Fecha……..
CAMBIOS A ESTA VERSIÓN
Número de revisión
Fecha Responsable Descripción del cambio
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CONTENIDO
I. ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................4 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................4 1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................5 2. ALCANCE ......................................................................................................................................5 3. PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO .......................................................................................5 4. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ...............................................................................................6 a. Reseña de la compañía ..................................................................................................................6 b. Misión ............................................................................................................................................6 c. Visión .............................................................................................................................................6 d. Estructura orgánica .......................................................................................................................7 5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ..........................................................8 a. Normativos .....................................................................................................................................8 b. Económicos ....................................................................................................................................9 c. Administrativos ..............................................................................................................................9 d. Tecnológicos ................................................................................................................................10 II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .......................11 2.2. PLANEACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................15 2.3. PRODUCCIÓN ............................................................................................................................16 2.4. GESTIÓN Y TRÁMITE ................................................................................................................18 2.5. ORGANIZACIÓN .........................................................................................................................19 2.6. TRANSFERENCIA .......................................................................................................................21 2.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ...........................................................................................22 2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ..........................................................................................23 2.9. VALORACIÓN .............................................................................................................................24 BIBLIOGRAFIA .....................................................................................................................................25 ANEXOS .................................................................................................................................................26 Anexo A. Normograma ...........................................................................................................................26 Anexo B. Lista de centro de costos .........................................................................................................33 Anexo C. Cuadro de Clasificación Documental ....................................................................................37
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I. ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIÓN Gas Natural S.A. ESP, dando cumplimiento con las políticas y lineamientos nacionales, establecidos en la Ley 594 que reglamenta la Ley General de archivos, emanada el 14 de julio del año 2000, la Guía para la implementación de un programa de gestión documental: Fase I publicada en el 2006, Decreto 2609 de 2012, el Manual implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD publicada en el año 2014, el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015, como también la legislación nacional vigente en materia archivística, presenta la primera versión del “Programa de Gestión Documental GAS NATURAL – PGD”, este documento se constituye en un instrumento para facilitar la eficiencia, transparencia y eficacia de la Gestión Documental de la compañía. El presente documento identifica la situación actual de la Gestión Documental, siendo conscientes del constante avance tecnológico y administrativo de la compañía, en busca de la mejora y calidad de sus procesos y servicios, salvaguardando la memoria y preservación a largo plazo de la información.
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1. OBJETIVO GENERAL Elaborar e implementar el Programa de Gestión Documental para Gas Natural SA ESP, que permita la estandarización de los procesos archivísticos en el ciclo vital del documento, tendiente a facilitar el manejo, organización, preservación y conservación de la documentación, con una formulación a corto, mediano y largo plazo. 2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS • Diagnosticar la gestión documental en Gas Natural SA ESP, con el fin de identificar y elaborar
acciones de mejoramiento. • Actualizar y mejorar los lineamientos, procesos y políticas necesarias para el desarrollo del
Programa, teniendo en cuenta estándares de gestión y tecnologías de la información. • Implementar y evaluar periódicamente el desarrollo del Programa de Gestión Documental.
2. ALCANCE El Programa de Gestión Documental de Gas Natural SA ESP inicia con el diagnostico de los servicios y procesos de la gestión documental en la entidad, identificando las acciones de mejora para la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración de la documentación física. El alcance incluye las áreas de negocio de Gas Natural SA ESP que tengan procesos de gestión documental de acuerdo con la última estructura orgánica de la compañía (2016). El documento del Programa de Gestión Documental – PGD y sus actualizaciones serán revisados y aprobados por el comité de archivo y publicado en la intranet de la compañía.
3. PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO Está dirigido a la alta dirección, mandos medios y los funcionarios de la compañía, que apoyarán la implementación y evaluación del PGD; como también a las entidades que por política prestan servicios en los procesos de gestión y otras partes interesadas en Gas Natural SA ESP.
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4. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
a. Reseña de la compañía Gas Natural SA ESP es una de las compañías de Gas Natural Fenosa, grupo multinacional líder en el sector energético, pionero en la integración del negocio gas y la electricidad, con presencia en más de 30 países, donde ofrece servicio a más de 23 millones de clientes en los cinco continentes1, cubriendo sus necesidades energéticas. Gas Natural SA ESP (GNESP), se crea en Colombia el 13 de abril de1987 a instancias de ECOPETROL, con el propósito de aprovisionar, comercializar y distribuir el gas natural en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Soacha y Sibaté atendiendo a mas de 2.2 millones de clientes a través de una red de distribución de más de 19 mil kilómetros, convirtiéndose en una de las empresas con mayor aceptación en el mercado nacional de prestación de servicios públicos. GNESP, Lleva 29 años en el mercado, generando documentos, producto de la operación y evolución de la compañía.
b. Misión
La siguiente es la misión corporativa que aplica para Gas Natural SA ESP, “atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales”.2
c. Visión
La siguiente es la visión corporativa que aplica para Gas Natural SA ESP, “ ser un grupo energético y de servicios líder y en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar un servicio de calidad excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliación de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribución positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadanía global”.3
1 Tomado de página web Gas Natural.
http://www.gasnaturalfenosa.com.co/co/conocenos/quienes+somos/historia/1297102367575/historia+del+grupo.html 2 http://www.gasnaturalfenosa.com/es/la+compania/1285338472733/quienes+somos.html. Consultado el 30-07-
2015. 3 Ibíd.
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d. Estructura orgánica A continuación se presenta la estructura orgánica de la compañía. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2016
Imagen 1: estructura Country Manager Colombia 2016
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA NEGOCIOS GAS COLOMBIA -2016
4 Imagen 2: estructura organizativa negocios
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
Se tienen las siguientes consideraciones básicas como normatividad, económico, administrativo y tecnológico para el desarrollo del Programa de Gestión Documental:
a. Normativos
En el Anexo A. Normograma, se compila una serie de normatividad teniendo en cuenta la legislación archivística general, la legislación sobre protección de datos personales, acceso a la información, legislación medios electrónicos y la normatividad interna que regula la gestión documental en la entidad.
4 Gas Natural Fenosa. Moreno, Sergio Aranda. (Septiembre 2016) Latinoamérica, Organización global. [Documento PDF]. Recuperado de Intranet Gas Natural.
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b. Económicos Para la ejecución e implementación de las acciones del Programa de Gestión Documental, se tienen los recursos anuales en el presupuesto que garantizan el normal desempeño de las actividades, las cuales se gestionan a través de contratos específicos con proveedores de servicios de: correspondencia, mensajería y correos, gestión documental, custodia y de soporte tecnológico para la gestión documental. Todos planeados, coordinados y controlados buscando el mejor resultado para beneficio de Gas Natural en los procesos documentales.
c. Administrativos La gestión documental es un proceso trasversal en las actividades de Gas Natural SA ESP, por tanto se ha delegado al área de Servicios Generales como administrador de los servicios de correspondencia, mensajería y correos, gestión documental, custodia documentos físicos y tecnología de Información de soporte de la gestión documental de la compañía
La implementación y desarrollo del PGD es responsabilidad directa de los colaboradores, liderado por el área de Servicios Generales-Archivo Central, evaluado y auditado por la Interventoría de los servicios.
El equipo de trabajo para la elaboración del Programa de Gestión Documental, está conformado por:
DEPENDENCIA INTEGRANTES EMPRESA SERVICIOS GENERALES Luis Germán Ome Ortiz GAS NATURAL SA ESP
GERENCIA María Claudia Gaitan Didier GADIER
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL Martha Liliana Parra Milaguy Janeth Baquero Sailex Jiménez
GADIER
ASESORIA JURIDICA Area Jurídica de Gas Natural SA ESP GAS NATURAL SA ESP
GRUPO SISTEMAS Jorge Novoa GADIER
• Metodológicos
La metodología desarrollada para la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental es a partir de los servicios de gestión establecidos, la identificación de necesidades y la expedición de nueva legislación nacional, desarrollando lo siguiente:
- Revisión de la normatividad vigente.
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- Diagnostico a las áreas. - Matriz DOFA. - Comportamiento de indicadores de los servicios. - Matriz de riesgos y aspectos críticos de la Gestión Documental.
Para la gestión de las comunicaciones:
- Publicación del Programa de Gestión Documental en la página intranet de la compañía. - Divulgación interna de la implementación y resultados del PGD.
d. Tecnológicos
En lo relacionado con la tecnología, sistemas de información, aplicativos y demás herramientas informativas que hace uso Gas Natural para la gestión de la información, se encuentra:
- Para el manejo de información de documentos digitalizados, como repositorio documental, se tiene como herramienta On Base.
- Manejo de información económico y financiero SAP - Información y gestión comercial SGC.
Los sistemas de información por otra parte son responsabilidad del área de Sistemas en la organización.
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II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMENTAL
El sistema de gestión documental es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, para obtener un objetivo en común que es su sincronización, soporte y mejoramiento; se compone principalmente de los siguientes instrumentos archivísticos:
5 Imagen 3: sistema de gestión documental
Políticas: lineamientos que regulan la gestión documental en la entidad. PINAR: Plan Institucional de Archivos, es un instrumento para la planeación de la función archivística. PGD: Programa de Gestión Documental, es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistémico de los procesos archivísticos. TRD: Tablas de Retención Documental, es un instrumento indispensable en la gestión documental que permite racionalizar la producción y disposición de los documentos, a través de un listado de series, sub series y tipos documentales, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las fases de archivo y se indica su disposición final.
5 Imagen del autor. GADIER
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TVD: Tablas de Valoración Documental, son aplicadas principalmente en fondos acumulados y permite la selección y depuración de los mismos. POLITICA GESTION DOCUMENTAL A continuación se presentan los principales lineamientos que orientan la gestión documental de la compañía. En Gas Natural SA ESP, la Gestión Documental se encuentra estructurada a través de contratos de servicios de la siguiente manera:
6 Imagen 4: servicio
• Correspondencia, gestionada como servicios junto con la mensajería y los correos (nacional e Internacional) por ENVIA.
• Gestión documental servicios específicos a áreas, Administración del Archivo Central e inactivo, gestionado por GADIER Sistemas Profesionales de información LTD.
• Almacenamiento y custodia de documentos inactivos, gestionada por Iron Mountain.
• Adicional se tiene el Gestor Documental On Base, gestionado como servicio por Tecnoimagenes.
6 Imagen del autor. GADIER
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Los servicios son contratados a partir de necesidades que se convierten en especificaciones, con volumetría por cada servicio y con acuerdos de niveles de servicios (ANS) para controlar su desarrollo. Principios
• Protección del documento, garantizando la conservación y preservación del patrimonio documental de la compañía.
• Acceso oportuno y pertinente de la información, a través de los servicios y mecanismos que garanticen los tiempos de atención y la integridad de la documentación.
• Disponibilidad de la información a través del tiempo, que sea recuperable sin perder sus valores y siga siendo completa.
• Reflejar la transparencia de la gestión que dio origen o trámite a la información. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el contexto de archivo total, la ley 594 de 2000 en su artículo 22 estableció la producción o recepción, distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos como los procesos que comprenden la gestión documental, con lo dispuesto en el Decreto 2609 de 2012 y ahora compilado en el Decreto 1080 de 2015, capitulo V se estableció los procesos de gestión documental, para crear o actualizar en el marco del sistema de gestión documental:
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7 Imagen 5: programa de gestión documental
Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y su registro en sistema de gestión documental. Producción: Actividades destinadas al estudio los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que el documento requiere hasta la resolución de los asuntos. Organización: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas para clasificar, ubicar en el nivel adecuado, ordenar y describir adecuadamente los documentos con criterios orgánicos o funcionales.
7 Imagen del autor. GADIER
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Transferencia: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al históricos, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas retención documental o en las tablas valoración documental. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Valoración: Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación del documento, por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios, a fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva y la aplicación o no de tecnología).
2.2. PLANEACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Objetivo
Identificar las actividades, secuencias de operaciones, determinación de tiempo, responsables y recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos, y la implementación del PGD.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en sistema de gestión documental.
2. Alcance
Este proceso inicia con la elaboración y/o actualización de los instrumentos archivísticos, instructivos de procesos, como otros de los documentos necesarios de acuerdo con la legislación nacional aplicados a los proyectos y procesos de la gestión documental de Gas Natural.
3. Actividades y programación
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS TIEMPO DE EJECUCIÓN
Elaborar, revisar y publicar Programa de Gestión
• Programa de Gestión Documental de la entidad elaborado y aprobado por Comité de Archivo,
Febrero 2017
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Documental. para su publicación y aplicación.
Elaboración y/o actualización de Instrumentos archivísticos.
• Instrumentos archivísticos actualizados de acuerdo con la legislación nacional vigente y ajustados políticas institucionales.
Noviembre 2016
Actualizar procedimientos e instructivos del proceso de gestión documental y servicios contratados.
• Procedimientos de gestión documental acorde a las necesidades y funciones de la empresa. • Instructivos de servicios contratados actualizados de acuerdo con actividades, procedimientos y demandas del cliente.
Noviembre 2016
Actualizar cronograma de transferencias documentales.
• Cronograma de Transferencias del archivo de gestión al archivo central, archivo de gestión a archivo inactivo y de archivo central a archivo inactivo.
Enero 2017
Elaborar, revisar y publicar programa de conservación documental (documentos análogos)
• Programa de conservación documental (documentos análogos).
Febrero 2017
2.3. PRODUCCIÓN 1. Objetivo
Identificar los mecanismos y actividades destinadas a la recepción o generación de documentos de la compañía de acuerdo a sus funciones. 2. Alcance
Este proceso inicia con la elaboración o ingreso de los documentos del sistema de gestión documental.
3. Actividades
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS Diseño y normalización de la producción documental.
Manual imagen corporativa
Determinación de los medios y las técnicas de producción documental.
Manual imagen corporativa
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3.1. Producción de documentos
La producción de documentos se encuentra estandarizada por la compañía a través de un manual para la elaboración de comunicaciones publicado en la intranet.
a) Lineamientos de operación
• Toda la papelería que tiene Gas Natural debe utilizarse para asuntos de la compañía, queda prohibido el uso de ésta para asuntos personales.
• Optimizar al máximo el uso del correo electrónico y la intranet para las comunicaciones internas y los demás medios de comunicación.
• Imprimir únicamente los documentos que sean indispensables para la gestión y que por su trámite y valor administrativo, legal, fiscal o histórico se requieran físicos.
• Aprovechar el reciclaje de papel para copia de documentos o documentos de apoyo.
• Disminuir el número de fotocopias, si puede ser manejada o compartida la información por correo electrónico para no generar gastos de papelería.
• Generar las copias informativas estrictamente necesarias y para trámites con entidades externas.
• Trabajar las impresoras en calidad de borrador o bajo consumo.
• El papel para documentos debe permanecer estable química y físicamente a largos periodos de tiempo, como resistir el continuo uso, doblez o rasgaduras, estar entre el gramaje de los 75 gramos y 90 gramos (g/m1), libre de acidez para evitar el color amarillento que toma con el tiempo.
• Para imprimir, la tinta debe contener estabilidad química, no presentar modificación del color, ni transmitir acidez al papel.
• Para los documentos generados en medios electrónicos o digitales se debe garantizar su preservación en el tiempo y la validez de la información contenida en estos medios.
• Para los soportes electrónicos o digitales, el proveedor de este servicio tiene la responsabilidad de realizar back up de manera periódica, garantizando la adecuada transferencia de información a los dispositivos de almacenamiento que se adapten correctamente.
• La digitalización de documentos está aprobada para la compañía como un mecanismo para agilizar las consultas y no es prueba para algún trámite legal.
b. Dependencias productoras.
En el anexo B. Lista de centros de costos, se presentan las áreas que producen documentos de acuerdo con última estructura orgánica. c. Tipologías documentales
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Los documentos que produce Gas Natural están de acuerdo a los formatos y formularios regulados en los procesos de cada área e, identificados en las Tablas de Retención Documental- TRD, ver anexo C. Cuadro de Clasificación Documental.
2.4. GESTIÓN Y TRÁMITE
1. Objetivo
Realizar las actuaciones necesarias para el registro, vinculación al trámite y la distribución permitiendo la consulta, disponibilidad y acceso de los documentos.
2. Alcance
Este proceso inicia con la recepción, validación, registro y distribución para el trámite de los documentos enviados o recibidos por Gas Natural.
3. Actividades
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS Identificación de los medios de recepción.
Manual de correspondencia de acuerdo con servicio del operador y políticas internas de Gas Natural. Identificación de canales comerciales.
Radicación, registro y control de la distribución de los documentos.
Manual de correspondencia de acuerdo con servicio del operador y políticas internas de Gas Natural.
Control y seguimiento a los tiempos de respuesta a los tramites procesos judiciales (tutelas, derechos de petición)
Manual de correspondencia de acuerdo con servicio del operador y políticas internas de Gas Natural.
Normalización de sistemas para la respuesta a los ciudadanos
Manual de correspondencia de acuerdo con servicio del operador y políticas internas de Gas Natural.
3.1. Recepción de documentos
Es el conjunto de actividades de verificación y control para realizar la radicación o recepción de documentos que son remitidos a Gas Natural.
Actualmente se encuentra estandarizada a través del servicio de correspondencia ofrecida por ENVIA.
a. Lineamientos de operación
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• El correcto diligenciamiento de los formatos de recepción y control de correspondencia es considerado como evidencia para dar respuesta a quejas o reclamos con el número de label registrado.
• Las comunicaciones y demás correspondencia se reciben por medio de la oficina de correspondencia ubicada en la sede de Gas Natural.
• Otros medios permitidos para recibir información son: correo institucional. • Para los documentos que se reciben en sobres se verifica en su identificación los datos de
destinario y remitente. • A los documentos se les agrega la constancia de recibo con la fecha de radicación. • La entrega de la correspondencia interna se realiza a través de las planillas de registro y control
producidas por el sistema, para que sean verificadas y firmadas en las áreas.
2.5. ORGANIZACIÓN
1. Objetivo
Realizar las actividades técnicas orientadas a la clasificación, ordenación, identificación y descripción de los documentos que hacen parte del sistema de gestión documental de Gas Natural SA ESP.
2. Alcance
Este proceso inicia con la clasificación, ordenación y descripción documental en las etapas del archivo de gestión, central e inactivo.
3. Actividades
SUB PROCESO
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS TIEMPO DE EJECUCIÓN
Clasificación Publicación Tablas de Retención Documental TRD.
• Tablas de Retención Documental TRD.
Enero 2017
Actualización de las TRD de acuerdo a modificaciones en la estructura de la compañía, creación de nuevas series documentales, o cambio de analógico al digital. Publicación del Cuadro de Clasificación Documental CCD
. Tablas de Retención Documental TRD. • Cuadro de Clasificación Documental.
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Programación para la capacitación a las áreas sobre la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Programa de capacitación sobre la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Marzo 2017
Ordenación Actualización de instructivo para la organización de los archivos de gestión.
Instructivo para la organización de los archivos de gestión.
Acorde a las necesidades y cambios organizacionales que se requieran. Cambios de normas legales. Permanente actualización
Actualización de instructivos para los servicios contratados por áreas.
Instructivo de operación de los servicios de PQR, Grandes clientes, Nueva edificación, Tesorería, Libro de Obra, BackOffice, Recursos Humanos, Centro de documentación.
Permanente actualización.
Descripción Continuar con la actualización permanente de los inventarios documentales
Publicación del proceso y formato de elaboración de inventarios documentales.
Permanente actualización
Metadatos para la identificación de documentos digitales en repositorio documental.
3.1. Clasificación documental
En este proceso se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo con estructura organizacional de Gas Natural.
a. Lineamientos de operación
• Se realiza la actualización de TRD cada vez que se requiera, tanto por cambios en la estructura organizacional o por la generación de nuevas series documentales.
• Las Tablas de Retención Documental deben estar aprobadas por el Comité de archivo para su implementación.
• Los documentos deben clasificarse de acuerdo con las series y subseries de las TRD para facilitar su custodia y disposición final.
3.2. Ordenación documental
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En este proceso se realiza la ubicación física de los documentos, conformación y apertura de los expedientes, ordenación alfabética, numérica o alfanumérica y foliación de documentos.
Actualmente se tiene procesos detallados para cada uno de los servicios contratados y se encuentran en el Manual de Gestión Documental.
a. Lineamientos de operación
• La ordenación de los documentos (alfabética, numérica o alfanumérica) depende la legislación nacional vigente y las necesidades del área para la consulta y disposición.
• La foliación aplica para Historias Laborales e Historias Clínicas. • La ordenación estará determinada por las necesidades del cliente interno y/o clasificación dada
en las TRD.
3.3. Descripción documental
En este proceso se realiza la identificación, localización y recuperación de los documentos físicos y aquellos que fueron digitalizados del original para procesos de cargue en el gestor documental.
a. Lineamientos de operación
• La descripción documental en el gestor documental, para los documentos digitalizados, se realiza solamente para los documentos de clientes.
• La metada para los documentos digitalizados está contenida en el repositorio documental de la compañía On Base.
2.6. TRANSFERENCIA
1. Objetivo
Realizar las transferencias de los documentos físicos, durante las fases de archivo, verificando la preparación, validación, migración y metadatos.
2. Alcance
Este proceso comprende las transferencias primarias del archivo de gestión al archivo central y las transferencias secundarias del archivo central al archivo histórico o inactivo.
3. Actividades
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ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS
Actualización de procedimiento de transferencias documentales que detallen la clasificación, ordenación, descripción, empaque, embalaje de la transferencia.
Procedimiento de transferencia documental documentos físicos.
a. Lineamientos de operación
• El archivo central se encarga de la administración de los documentos para las transferencias documentales y señalara el procedimiento a seguir para el tratamiento físico de la documentación garantizando su conservación.
• Las áreas realizarán la transferencia de documentos de acuerdo con los tiempos establecidos con las TRD y cronograma de transferencias.
• Deberán transferirse documentación ordenada, respetando la secuencia de la producción y previamente depurados.
• Los documentos transferidos deben estar en buenas condiciones y en unidades de conservación que permitan la conservación y preservación de los documentos.
2.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
1. Objetivo
Realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, de acuerdo con lo indicado en las Tablas de Retención Documental, en donde se determina el destino final de la documentación bien sea su conservación, preservación o eliminación.
2. Alcance
Este proceso inicia con la identificación de los valores primarios y secundarios de la documentación en las fases del archivo, aplicando las políticas de retención y disposición de los documentos.
3. Actividades
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS TIEMPO DE EJECUCIÓN Selección de los documentos de acuerdo con indicación de la TRD.
Documentos a conservar. Documentos a eliminar con su acta correspondiente.
Actividad permanente
Actualizar procedimiento para la conservación total, microfilmación
Documentos de políticas y procedimientos.
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y/o digitalización.
Elaborar metodología para la disposición de los documentos físicos.
Procedimiento de disposición final de los documentos físicos.
Septiembre 2017
El proceso de eliminación debe tener un seguimiento a la confidencialidad de la información y el proceso de destrucción.
Procedimiento de destrucción y eliminación de documentos.
Julio 2017
b. Lineamientos de operación
• La selección se aplicara a series documentales voluminosas y que tengan información que se repita en otras series y que por su valor documental no amerita su conservación total.
• La responsabilidad de la eliminación documental será por el comité de archivo con respaldo de la legislación, tiempos y disposición en las TRD.
2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
1. Objetivo
Garantizar la preservación en el tiempo de los documentos físicos de acuerdo a un conjunto de lineamientos y acciones que generen condiciones óptimas para la información.
2. Alcance
Este proceso inicia con la identificación de los elementos y requisitos para el sistema integrado de conservación para los documentos independientemente de su soporte, medio o forma.
3. Actividades
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS TIEMPO DE EJECUCIÓN Elaborar Plan de Conservación Documental para documentos análogos.
Plan de conservación Diciembre 2017
c. Lineamientos de operación
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• Los mecanismos usados para la preservación de los documentos deben estar en concordancia con lo dictado por la Ley.
• Al determinar la conservación permanente en las TRD se debe analizar una técnica de reprografía para facilitar el acceso a la información sin deteriorar el original.
• La aplicación de técnicas como la digitalización no garantiza la integridad del documento original, por tanto esta solo se usara para facilitar las consultas en medios informáticos y se conservara el original de acuerdo a tiempos y disposición establecidos en las TRD.
• Los documentos que se producen, utilizan y conservan para la investigación, la ciencia y la cultura son considerados como patrimonio documental para la compañía e identificados en las TRD como preservación a largo plazo.
2.9. VALORACIÓN
1. Objetivo
Determinar los valores primarios y secundarios de los documentos en todas las fases del archivo, con el fin de identificar su permanencia y destino final. 2. Alcance
Desde la planeación y permanente en todo el ciclo de vida del archivo hasta la aplicación de la disposición final de acuerdo con TRD y TVD.
3. Actividades
ACTIVIDADES PRODUCTOS O SERVICIOS TIEMPO DE EJECUCIÓN Evaluación de la aplicación de las TRD.
Actas de seguimiento de aplicación Permanente a partir del 2017
Elaborar metodología para la disposición de los documentos físicos.
Procedimiento de disposición final de los documentos físicos.
Septiembre 2017
El proceso de eliminación debe tener un seguimiento a la confidencialidad de la información y el proceso de destrucción.
Procedimiento de destrucción y eliminación de documentos.
Julio 2017
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BIBLIOGRAFIA
Colombia. Archivo General de la Nación. Manual de implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá: AGN, 2014. 60 p. Colombia. Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá: AGN, 2006.186p. Colombia. Archivo General de la Nación. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá: AGN, 2003. 86 p. Colombia. Congreso de la República, Ley General de Archivos 594 de 2000. Por el cual se crea la Ley General de Archivos. Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
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ANEXOS
Anexo A. Normograma
LE
GIS
LA
CIÓ
N A
RC
HIV
IST
ICA
GE
NE
RA
L
Acuerdo 07 del 29 de junio 1994 Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
Acuerdo 038 del 20 de septiembre 2002
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 – Formato Único de Inventario Documental.
Acuerdo 042 del 31 de octubre 2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura
Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Acuerdo 005 de 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio
Por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y Organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Circular Externa 001 de 2014 Alcance de la expresión "Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".
Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Circular Externa 003 de 2015 Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Decreto 106 de enero 2015
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones
Decreto 1080 de Mayo 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
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OS Producción de documentos
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales
Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
NTC 1673 "Papel y cartón: papel para escribir e imprimir"
NTC 4463 "Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad"
GTC 185 ICONTEC. Guía Técnica Colombiana 185, Documentación organizacional.
Recepción de documentos
Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Acto Legislativo 02 de 2003.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Decreto 2150 de 1995. Art. 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995. Articulo 25 utilización del correo para el envió de información.
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución
Ley 58 de 1982. Reglamentación tramite peticiones
Decreto 01 de 1982 Código contencioso administrativo derecho de petición.
Distribución de documentos Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
Trámite de documentos
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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comunicaciones, numeración de actos administrativos.
Organización de documentos Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales
Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Consulta de documentos
Constitución Política Art. 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.
Conservación de documentos
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 23. Ordena a todas las entidades oficiales elaborar la tabla retención documental a partir de su valoración.
Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 60. Conservación integral de la documentación de archivo. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Disposición final de documentos
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
Microfilmados.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar
NTC 5238. Micrografía microfilmación de series: Procedimientos de operación.
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Ley estatutaria 1266 de 2008
Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la Financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley estatutaria 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Título II De los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, Capitulo I, Articulo 15. Constitución Política de Colombia
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
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Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se establecen otras disposiciones.
Guía MINTIC Protocolo para digitalización de documentos con fines probatorios
Decreto 2364 de 2012
Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
ISO 16175
Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
MOREQ Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.
NO
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Reglamento interno de archivo
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Anexo B. Lista de centro de costos SOCIEDAD CECO DESCRIPCIÓN
0015 10150100 Presidencia
0015 10150101 Auditoría Interna Latinoamérica
0015 10150110 Sistemas de Información Colombia
0015 10150111 Gestión del software
0015 10150112 Operaciones de sistemas Colombia
0015 10150113 Sistemas de Inform. - Infraestructura
0015 10150120 Relaciones Externas
0015 10150121 Relaciones Externas Gas Natural
0015 10150130 Asesoria Tecnica
0015 10150131 Asesoria Tecnica Brasil
0015 10150132 Asesoria Tecnica México
0015 10150133 Asesoria Tecnica Italia
0015 10150134 Asesoria Tecnica España
0015 10150135 Asesoria Tecnica Argentina
0015 10150140 Servicio al Cliente Gas
0015 10150141 Oper. Centrales Servicio Cliente Gas
0015 10150142 Operaciones Domiciliarias Asistencia Cliente
0015 10150143 Control y Regularización Cliente Gas
0015 10150144 Oficina Tecnica de atención al Cliente
0015 10150145 Operaciones Domiciliarias Lectura. y Facturación.
0015 10150146 Operaciones. Cnt SCL Gas - Cobro Gestión Crédito.
0015 10150147 Oficina de Garantia
0015 10150150 Varios Corporación
0015 10150151 Resto La Calera
0015 10150152 Resto El Rosal
0015 10150153 Resto La Mesa
0015 10150154 Resto Anapoima
0015 10150155 Resto El Colegio
0015 10150156 Resto Viota
0015 10150160 Centro Integrado Latinoamérica
0015 10150161 COIL - Zeus
0015 10150200 Operaciones Gas
0015 10150202 Garantia de Calidad
0015 10150203 Operaciones Gas La Calera
0015 10150204 Operaciones El Rosal
0015 10150205 Operaciones Gas La Mesa
0015 10150206 Operaciones Gas Anapoima
0015 10150207 Operaciones Gas El Colegio
0015 10150208 Operaciones Gas Viota
0015 10150210 Explotación Gas
0015 10150211 Control de Operaciones
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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0015 10150212 Balance de Gas
0015 10150213 Control de Operación - CAU
0015 10150214 Mantenimiento Instalaciones Auxiliar. Red/GNV
0015 10150215 Servicios Técnicos - Bogotá - Estaciones Mantenimiento
0015 10150216 Servicios Técnicos - Bogotá
0015 10150217 Centro Operativo Bogota
0015 10150220 Operaciones Cnt de Red Gas Ingenieria
0015 10150221 Ingeniería Estaciones
0015 10150222 COIL Cartografía
0015 10150223 Proyectos Mejora Operativa
0015 10150224 COIL Explotación Gas
0015 10150225 Programación Y soporte a Procesos Zona
0015 10150226 Gran Consumo y Soluciones
0015 10150227 Planificacion Comercial
0015 10150230 Compras, Logística y Calidad Proveedores
0015 10150234 Operaciones Centrales de Red Gas
0015 10150300 Residencial y Pymes
0015 10150301 Planificacion y Comunicación Comercial
0015 10150302 Residencial y Pymes La Calera
0015 10150303 Residencial y Pymes El Rosal
0015 10150304 Residencial y Pymes La Mesa
0015 10150305 Residencial y Pymes Anapoima
0015 10150306 Residencial y Pymes El Colegio
0015 10150307 Residencial y Pymes Viotá
0015 10150310 Zona Bogota
0015 10150311 Delegación Bogotá Norte
0015 10150312 Delegación Bogota Sur
0015 10150314 Clientes Comerciales
0015 10150320 Promoción del Gas
0015 10150321 Delegación Norte
0015 10150322 Delegación Sur
0015 10150330 Marketing y Coordinación Comercial
0015 10150331 Marketing y Coordinación Comercial
0015 10150332 Zona Centro Oriente
0015 10150333 Delegación Zona Oriente
0015 10150334 Delegación Bucaramanga
0015 10150335 Delegación Barranca
0015 10150336 Delegación Cesar
0015 10150337 Delegación Boyacá
0015 10150338 Delegación Cundiboyacense
0015 10150339 Servicios Técnicos Centro Oriente
0015 10150340 Grandes Clientes y Soluciones Energética
0015 10150341 Servicios Técnicos Oriente
0015 10150342 Servicios Técnicos Cundiboyacense
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
35
0015 10150343 Operaciones Clientes
0015 10150360 Servicios No Regulados
0015 10150401 Revisión Tecnica Reglamentaria
0015 10150402 Estructurales Comercial Gas
0015 10150410 Industria
0015 10150411 Proyectos Soluciones Energéticas
0015 10150420 Industria Bogotá
0015 10150430 Gas Natural Vehicular
0015 10150440 Compras de Energía y Aprovisionamiento
0015 10150500 Estudios y Regulación
0015 10150510 Control de Gestión Gas Zona Andina
0015 10150520 Estudios
0015 10150530 Regulación y Tarifas Electricidad
0015 10150531 Regulación
0015 10150532 Tarifas
0015 10150533 Planificación de Ingresos
0015 10150540 Regulación Tarifas Gas
0015 10150600 Económico - Financiera
0015 10150601 Desarrollo Modelo E/F
0015 10150602 Fiscalidad
0015 10150603 Riesgos
0015 10150604 Control Interno
0015 10150610 Contabilidad y Consolidación
0015 10150611 Contabilidad Societaria
0015 10150612 CSC - Centro de Servicios Compartidos
0015 10150620 Finanzas
0015 10150631 Seguimiento Operativo
0015 10150632 Controller Gas
0015 10150700 Recursos Humanos
0015 10150701 Seguridad Patrimonial y Personal
0015 10150710 Desarrollo de RRHH
0015 10150711 Unidad Integración Proyectos Transformación
0015 10150712 Desarrollo
0015 10150720 Relaciones Laborales
0015 10150721 Servicios de RRHH
0015 10150722 Recursos Humanos GAS
0015 10150723 Gestion Laboral
0015 10150724 Retribuciones y compensaciones
0015 10150730 Servicios Generales y Gestion Inmóvil.
0015 10150731 Servicios Generales y Parque Móvil
0015 10150800 Servicios Jurídicos
0015 10150801 Servicios Jurídicos GAS
0015 10150900 Gestion de Red Gas
0015 10150901 Programación y Soporte a Procesos Zona B
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
36
0015 10150902 Operaciones Domiciliarias
0015 10150916 Servicio al Cliente Gas La Calera
0015 10150917 Servicio al Cliente Gas El Rosal
0015 10150918 Servicio al Cliente Gas Anapoima
0015 10150919 Servicio al Cliente Gas El Colegio
0015 10150920 Servicio al Cliente Gas Viota
0015 10150948 Atención al Cliente Gas
0015 10150949 Operaciones Domiciliaria Asistencia Cliente
0015 10150950 Seguimiento Operativo
0015 10150951 Lectura
0015 10150952 Facturación
0015 10150953 Cobro y recaudación
0015 10150954 Gestión de impagados
0015 10150955 Atención al Cliente Gas No Presencial
0015 10150956 COIL Serv. Compart. Atención al Cliente
0015 10150957 COIL Serv. Compartidos Servicio al Cliente
0015 10150958 Servicio al Cliente Gas La Mesa
0015 10150959 COIL Recaudo y Conciliación
0015 10150960 COIL Gestión Atención Telefónica
0015 10150961 COIl Gestión de Contactos
0015 10150963 COIL Lectura Domestico Comercial
0015 10150964 COIL Facturación Domestico Comercial
0015 10150965 COIL Ofc Técnica Ciclo de Ingresos
0015 10150966 COIL Lectura Industrial
0015 10150967 COIL Facturación Industrial
0015 10150968 Normativa y Diseño de Red Gas
0015 10150969 Gestion Act. Gas
0015 10150970 Planificacion de la Expansión
0015 10150971 Planificacion Mtto e Integridad
0015 10150972 Productos Liberalizados
0015 10151100 Compras, Prevención y Servicios General
0015 10151130 Medios Internos
0015 10151140 Prevención, Salud, Medio Ambiente, y Calidad
0015 10151200 Organización y Calidad
0015 10151201 Calidad y Normativa
0015 10151320 Gobierno de sistemas Colombia
0015 10151340 BP Negocio Gas
0015 10151350 BP Servicio al Cliente
0015 10151360 BP Negocios Corporativos
0015 10151400 Servicios al Cliente Compartidos Colombia
0015 10151500 Planificación y Desarrollo Andina
Anexo C. Cuadro de Clasificación Documental
FONDO SECCION NOMBRE DEL AREA CODIGO SERIE
SERIE CODIGO
SUBSERIE SUBSERIE
GAS NATURAL SA ESP
1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO FINANCIERA
1300-3 ACCIONISTAS GAS NATURAL
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-06 ADECUACIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS 1312-1 ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-70 ASAMBLEAS
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEAS 1400-70.01 GAS NATURAL S.A. E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEAS 1400-70.02 GAS ORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEAS 1400-70.03 CUNDIBOYACENSE
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEAS 1400-70.04 SERVICONFORT
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
ASAMBLEAS 1400-70.05 TRANSCOGAS
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-80 ASESORIAS EXTERNAS
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1720-1 ASUNTOS DE GOBIERNO
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
ASUNTOS DE GOBIERNO 1720-1.1 NACIONAL
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
ASUNTOS DE GOBIERNO 1720-1.2 DEPARTAMENTAL
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
ASUNTOS DE GOBIERNO 1720-1.3 DISTRITAL
GAS NATURAL SA ESP
1313 JEFATURA SERVICIO COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL
1313-3 BALANCE GENERAL
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-1 BIENESTAR SOCIAL
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-11 CAJA MENOR
GAS NATURAL 1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-2 CAJA MENOR
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
38
SA ESP GAS NATURAL
SA ESP 1321 JEFATURA SERVICIO TESORERÍA 1321-2 CARTAS DE CREDITO
GAS NATURAL
SA ESP 1140
GERENCIA DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA
1140-3 CERTIFICADOS
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-5 CESANTIAS
GAS NATURAL SA ESP
1313 JEFATURA SERVICIO COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL
1313-1 COMITÉ DE DIRECCIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-2 COMITÉ DE DIRECCIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-50 COMITÉ DE RECAUDO
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-09 COMITÉ DE SEGURIDAD
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-60 COMITÉ DIRECCIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1240 DELEGACIÓN OCCIDENTE 1240-1 COMITÉ DISTRITOS
GAS NATURAL SA ESP
1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO FINANCIERA
1300-5 COMITÉ ECONÓMICO
GAS NATURAL SA ESP
1310 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FISCAL
1310-2 COMITÉ ECONÓMICO
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-2 COMITÉ OPERATIVO
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-1 COMITES
GAS NATURAL SA ESP
1311 JEFATURA SERVICIO CONTABILIDAD
1311-1 COMPROBANTES DE DIARIO
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1012-1 COMPROBANTES DE ENTREGA
GAS NATURAL SA ESP
1520 GERENCIA RELACIONES LABORALES
1520-2 COMPROBANTES DE RECIBO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
39
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-6 COMUNICADOS ESPAÑA - SDG
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-7 COMUNICADOS ESP
GAS NATURAL SA ESP
1311 JEFATURA SERVICIO CONTABILIDAD
1311-3 CONCILIACIONES
GAS NATURAL SA ESP
1321 JEFATURA SERVICIO TESORERÍA 1321-5 CONSIGNACIONES Y DEPOSITOS
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-4 CONSTRUCCIÓN GASODUCTO DE LA SABANA
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-00 CONSUMOS TELEFONIA
GAS NATURAL SA ESP
1223 DELEGACIÓN ORIENTE - DISTRITO 3
1223-1 CONTRATISTAS
GAS NATURAL SA ESP
1240 DELEGACIÓN OCCIDENTE 1240-2 CONTRATISTAS
GAS NATURAL SA ESP
1281 DELEGACIÓN NORTE - DISTRITO 1 1281-1 CONTRATISTAS
GAS NATURAL SA ESP
1000 PRESIDENCIA 1000-2 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1010 GERENCIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
1010-4 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-1 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-2 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
CONTRATOS 1130-2.1 CONTRATOS DE OBRA
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
CONTRATOS 1130-2.2 CONTRATOS DE SERVICIOS GENERALES
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
CONTRATOS 1130-2.3 CONTRATOS DE COMPRA DE MATERIAL
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
40
GAS NATURAL SA ESP
1213 JEFATURA SERVICIO COORDINACIÓN VENTAS
1213-3 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1530 SEGURIDAD 1530-1 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1541 JEFATURA SERVICIOS GENERALES Y PARQUE MÓVIL
1541-5 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
2120 DIRECCIÓN COMERCIAL FILIALES / GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL FILIALES
2120-2 CONTRATOS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1012-2 CONTRATO COMPAQ
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-3 CONTRATOS DE OPERACIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1541 JEFATURA SERVICIOS GENERALES Y PARQUE MÓVIL
1541-2 CONTROL DE ELEMENTOS
GAS NATURAL SA ESP
1211 JEFATURA DE SERVICIO COORDINACIÓN CLIENTES
1211-2 CONTROL DE RECAUDO
GAS NATURAL SA ESP
1541 JEFATURA SERVICIOS GENERALES Y PARQUE MÓVIL
1541-3 CONTROL DE VISITANTES
GAS NATURAL SA ESP
1530 SEGURIDAD 1530-1.1 CONTROL FACTURACION
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-1 CONVENCION COLECTIVA
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-10 CONVENIOS
GAS NATURAL SA ESP
1000 PRESIDENCIA 1000-1 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1010 GERENCIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
1010-2 CORRESPONDENCIA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
41
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1012-3 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-7 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1111 JEFATURA SERVICIO PLANEACION Y CARTOGRAFIA RED
1111-2 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-1 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-5 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-8 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1210 GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL
1210-2 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO FINANCIERA
1300-1 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1310 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FISCAL
1310-4 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1311 JEFATURA SERVICIO CONTABILIDAD
1311-5 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-3 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1322 JEFATURA SERVICIO GESTIÓN FINANCIERA
1322-2 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-00 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-00 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-00 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL SA ESP
1520 GERENCIA RELACIONES LABORALES
1520-3 CORRESPONDENCIA
GAS NATURAL 1322 JEFATURA SERVICIO GESTIÓN 1322-14 CREDITOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
42
SA ESP FINANCIERA
GAS NATURAL SA ESP
1322 JEFATURA SERVICIO GESTIÓN FINANCIERA
1322-30 CREDITO SINDICADO
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS 1312-2 DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTOS DE RENTA
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
RETENCION EN LA FUENTE
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTO DEL ESPACIO PUBLICO
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTO PREDIAL
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
IMPUESTO DE TIMBRE
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-8 DERECHOS DE PETICIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-90 DIRECCIÓN POR OBJETIVOS D.P.O
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-6 DOCUMENTOS JURIDICOS
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-40 EMISION DE BONOS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-03 EMPRESAS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-01 EMPRESAS DE SERVICIOS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-02 EQUIPOS DE TELEFONÍA
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-6 ESTACIONES
GAS NATURAL 1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-5 ESTATUTOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
43
SA ESP
GAS NATURAL SA ESP
2120 DIRECCIÓN COMERCIAL FILIALES / GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL FILIALES
2120-3 ESTATUTOS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-07 ESTRUCTURA COMUNICACIONES
GAS NATURAL SA ESP
1704 JEFATURA GAS NATURAL VEHICULAR
1704-1 ESTUDIO TECNICO
GAS NATURAL SA ESP
1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-05 ESTUDIOS
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-3 ESTUDIOS IMPACTO AMBIENTAL Y / O DEMA
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-7 EXPATRIADOS
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-7 FICHAS TÉCNICAS
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-4 FIRMAS INSTALADORAS
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1720-2 GREMIOS Y ASOCIACIONES
GAS NATURAL SA ESP
1520 GERENCIA RELACIONES LABORALES
1520-1 HISTORIAS LABORALES
GAS NATURAL SA ESP
1510 GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
1510-3 HISTORIAS LABORALES - ESPAÑA
GAS NATURAL SA ESP
1512 JEFATURA SERVICIO DESARROLLO 1512-1 HOJAS DE VIDA CANDIDATOS
GAS NATURAL SA ESP
1010 GERENCIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
1010-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-5 INFORMES
GAS NATURAL 1111 JEFATURA SERVICIO PLANEACION 1111-1 INFORMES
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
44
SA ESP Y CARTOGRAFIA RED
GAS NATURAL SA ESP
1121 JEFATURA SERVICIO CONTROL DE OPERACIÓN
1121-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-4 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1140 GERENCIA DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA
1140-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-3 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1210 GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL
1210-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1211 JEFATURA DE SERVICIO COORDINACIÓN CLIENTES
1211-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1280 DELEGACIÓN NORTE 1281-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO FINANCIERA
1300-6 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1311 JEFATURA SERVICIO CONTABILIDAD
1311-4 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-2 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1322 JEFATURA SERVICIO GESTIÓN FINANCIERA
1322-1 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-02 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1511 JEFATURA SERVICIO Y ORGANIZACIÓN
1511-3 INFORMES
GAS NATURAL SA ESP
1700 DIRECCIÓN RELACIONES EXTERNAS Y MARKETING
1700-1 INFORMES
GAS NATURAL 1704 JEFATURA GAS NATURAL 1704-2 INFORMES
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
45
SA ESP VEHICULAR GAS NATURAL
SA ESP 1310
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FISCAL
1310-3 INFORMES DE GESTIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1530 SEGURIDAD 1530-2.1 INFORMES DE SEGURIDAD
GAS NATURAL SA ESP
1313 JEFATURA SERVICIO COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL
1313-2 INFORMES ENTES EXTERNOS
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-05 INVENTARIOS
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-30 INVERSION EXTRANJERA
GAS NATURAL SA ESP
1321 JEFATURA SERVICIO TESORERÍA 1321-3 INVERSIONES
GAS NATURAL SA ESP
1710 GERENCIA DE MARKETING 1710-2 INVESTIGACION DE MERCADOS
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-2 JUNTAS DIRECTIVAS
GAS NATURAL SA ESP
1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO FINANCIERA
1300-2 JUNTAS DIRECTIVAS
GAS NATURAL SA ESP
1310 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FISCAL
1310-1 JUNTAS DIRECTIVAS
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-60 JUNTAS DIRECTIVAS
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
JUNTAS DIRECTIVAS 1400-60.01 GAS NATURAL S.A. E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
JUNTAS DIRECTIVAS 1400-60.02 GAS ORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
JUNTAS DIRECTIVAS 1400-60.03 CUNDIBOYACENSE
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
JUNTAS DIRECTIVAS 1400-60.04 SERVICONFORT
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
JUNTAS DIRECTIVAS 1400-60.05 TRANSCOGAS
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-4 JUNTAS DIRECTIVAS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
46
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
JUNTAS DIRECTIVAS
GASES DEL QUINDIO S.A. E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
JUNTAS DIRECTIVAS
GAS DEL RISARALDA S.A E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-5 JUNTAS DIRECTIVAS
GAS ORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
2120 DIRECCIÓN COMERCIAL FILIALES / GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL FILIALES
2120-1 JUNTAS DIRECTIVA - FILIALES Y PARTICIPADAS
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-80 LEGISLACION
GAS NATURAL SA ESP
1311 JEFATURA SERVICIO CONTABILIDAD
1311-2 LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD
GAS NATURAL SA ESP
1541 JEFATURA SERVICIOS GENERALES Y PARQUE MÓVIL
1541-1 MANTENIMIENTO
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-11 MANTENIMIENTO EQUIPOS
GAS NATURAL SA ESP
1121 JEFATURA SERVICIO CONTROL DE OPERACIÓN
1121-4 MANUAL DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
GAS NATURAL SA ESP
1512 JEFATURA SERVICIO DESARROLLO 1512-3 MATERIAL FORMACION
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1420-5 MEDIOS DE COMUNICACIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1511 JEFATURA SERVICIO Y ORGANIZACIÓN
1511-4 NOMINA
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-6 NOMINA
GAS NATURAL SA ESP
1510 GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
1510-4 NORMAGAS - DIGITAL
GAS NATURAL SA ESP
1511 JEFATURA SERVICIO Y ORGANIZACIÓN
1511-2 NORMAS DE GRUPO Y PROCEDIMIENTOS
GAS NATURAL SA ESP
1322 JEFATURA SERVICIO GESTIÓN FINANCIERA
1322-10 OBLIGACIONES FINANCIERAS
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-6 OFICIOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
47
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-6 ORDENES DE COMPRA
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-9 ORDEN DE SALIDA
GAS NATURAL SA ESP
1121 JEFATURA SERVICIO CONTROL DE OPERACIÓN
1121-3 ORDEN DE SALIDA
GAS NATURAL SA ESP
1140 GERENCIA DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA
1140-2 ORDEN DE TRABAJO
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-7 ORDEN DE VIAJE
GAS NATURAL SA ESP
2120 DIRECCIÓN COMERCIAL FILIALES / GERENCIA COORDINACIÓN COMERCIAL FILIALES
2120-4 ORDEN DE VIAJE
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-2 PACTO COLECTIVO
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-10 PAGOS
GAS NATURAL SA ESP
1320 GERENCIA FINANZAS 1320-1 PAGOS
GAS NATURAL SA ESP
1541 JEFATURA SERVICIOS GENERALES Y PARQUE MÓVIL
1541-4 PAGOS
GAS NATURAL SA ESP
1321 JEFATURA SERVICIO TESORERÍA 1321-1 PAGOS PROVEEDORES
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-10 PEDIDOS
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-3 PEDIDOS
GAS NATURAL SA ESP
1511 JEFATURA SERVICIO Y ORGANIZACIÓN
1511-1 PERFILES PROFESIONALES
GAS NATURAL SA ESP
1710 GERENCIA DE MARKETING 1710-3 PLAN ESTRATEGICO DE MERCADEO
GAS NATURAL SA ESP
1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-01 PLANEACION
GAS NATURAL SA ESP
1530 SEGURIDAD 1530-2 PLANES DE SEGURIDAD
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
48
GAS NATURAL SA ESP
1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-03 PORTAFOLIO INVERSION
GAS NATURAL SA ESP
1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-2 PRESUPUESTO
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-10 PRESUPUESTO
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.03 GAS NATURAL S.A. E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.04 GAS ORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.05 BARRANCABERMEJA
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.06 CUNDIBOYACENSE
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.07 TRANSCOGAS
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PRESUPUESTO 1420-10.08 SERVICONFORT
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1420-6 PRESUPUESTO
GAS NATURAL SA ESP
1900 DIRECCIÓN SERVICIOS JURIDICOS 1900-1 PROCESOS JURIDICOS
GAS NATURAL SA ESP
1900 DIRECCIÓN SERVICIOS JURIDICOS
PROCESOS JURIDICOS 1900-1.1 PROCESOS CIVILES
GAS NATURAL SA ESP
1900 DIRECCIÓN SERVICIOS JURIDICOS
PROCESOS JURIDICOS 1900-1.2 PROCESOS PENALES
GAS NATURAL SA ESP
1900 DIRECCIÓN SERVICIOS JURIDICOS
PROCESOS JURIDICOS 1900-1.3 JUNTA DIRECTIVA
GAS NATURAL SA ESP
1012 JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-08 PROGRAMAS CAPACITACIÓN
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-1 PROPUESTAS ADJUDICACION
GAS NATURAL SA ESP
1313 JEFATURA SERVICIO COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL
1313-4 PROPUESTAS DE INVERSION
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
49
GAS NATURAL SA ESP
1400 DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-10 PROPUESTAS DE INVERSION
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-70 PROPUESTAS DE INVERSION
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
GAS NATURAL S.A. E.S.P
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
GAS ORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
BARRANCABERMEJA
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
CUNDIBOYACENSE
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
TRANSCOGAS
GAS NATURAL SA ESP
1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
PROPUESTAS DE INVERSION
SERVICONFORT
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-5 PROVEEDORES
GAS NATURAL SA ESP
1140 GERENCIA DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA
1140-4 PROVEEDORES
GAS NATURAL SA ESP
1540 GERENCIA DE MEDIOS INTERNOS Y DOCUMENTACION
1540-1 PROVEEDORES
GAS NATURAL SA ESP
1010 GERENCIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
1010-3 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1010 GERENCIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
PROYECTOS 1010-3.1 PROYECTOS S.G.C
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-1 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1100 DIRECCIÓN TÉCNICA 1100-12 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-7 PROYECTOS
PROYECTOS ESPECIALES
GAS NATURAL 1300 DIRECCIÓN ECONÓMICO 1300-4 PROYECTOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
50
SA ESP FINANCIERA GAS NATURAL
SA ESP 1400
DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL
1400-20 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1510 GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
1510-1 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1512 JEFATURA SERVICIO DESARROLLO 1512-2 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1700 DIRECCIÓN RELACIONES EXTERNAS Y MARKETING
1700-2 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1710 GERENCIA DE MARKETING 1710-1 PROYECTOS
GAS NATURAL SA ESP
1223 DELEGACIÓN ORIENTE - DISTRITO 3
1223-3 RECAUDOS
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-3 RECLAMACIONES
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS
RECLAMACIONES 1122-3.1 RECLAMACIONES CENTROS DE MEDICION
GAS NATURAL SA ESP
1200 DIRECCIÓN COMERCIAL 1200-1 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1211 JEFATURA DE SERVICIO COORDINACIÓN CLIENTES
1211-3 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1223 DELEGACIÓN ORIENTE - DISTRITO 3
1223-2 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1224 DELEGACIÓN ORIENTE - JEFATURA SERVICIO AL CLIENTE
1224-2 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1244 DELEGACIÓN OCCIDENTE - JEFATURA SERVICIO AL CLIENTE
1244-2 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1281 DELEGACIÓN NORTE - DISTRITO 1 1281-2 RECLAMOS
GAS NATURAL SA ESP
1282 DELEGACIÓN NORTE - DISTRITO 4 1282-2 RECLAMOS
GAS NATURAL 1283 DELEGACIÓN NORTE - JEFATURA 1283-1 RECLAMOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
51
SA ESP SERVICIO AL CLIENTE GAS NATURAL
SA ESP 1012
JEFATURA SERVICIO OPERACIÓN E INFRAESTRUCTURA
1013-04 REDES
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-8 REDES
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-4 REGISTRO DE PROVEEDORES
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-4.1 BIENES MATERIALES
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-4.2 OBRAS Y SERVICIOS
GAS NATURAL SA ESP
1130 GERENCIA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
1130-4.3 PROVEEDORES HOMOLOGADOS
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1720-3 RELACION CON LAS COMUNIDADES
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
RELACION CON LAS COMUNIDADES
1720-3.1 GRUPOS DE PARTICIPACION
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
RELACION CON LAS COMUNIDADES
1720-3.2 PUBLICACIONES COMUNITARIAS
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
1720-4 RELACIONES PUBLICAS
GAS NATURAL SA ESP
1720 GERENCIA DE RELACIONES INSTITUCIONALES
RELACIONES PUBLICAS 1720-4.1 EVENTOS
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-2 REPORTES
GAS NATURAL SA ESP
1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS 1312-3 REPORTES
GAS NATURAL SA ESP
1313 JEFATURA SERVICIO COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL
1313-5 REPORTES
GAS NATURAL SA ESP
1140 GERENCIA DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA
1140-5 REPORTES DE CASOS ESPECIALES
GAS NATURAL SA ESP
1122 JEFATURA SERVICIOS TECNICOS 1122-5 REPORTES DE OBRA CIVIL
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
52
GAS NATURAL SA ESP
1500 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1500-3 REUNIONES OPERATIVAS
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-3 SALUD OCUPACIONAL
GAS NATURAL SA ESP
1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-4 SEGURIDAD SOCIAL
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-10 SISTEMAS DE GESTIÓN COMERCIAL S.G.C
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-12 SISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL S.G.C. FILIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-20 SISTEMA DE CLIENTES INDUSTRIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-21 SISTEMA DE CLIENTES INDUSTRIALES FILIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-30 SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO DE VENTAS
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-32 SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO DE VENTAS FILIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-40 SISTEMA SAP
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-42 SISTEMA SAP FILIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-50 SISTEMA DYALOGO
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-60 SISTEMAS GAS NATURAL VEHICULAR GNV
GAS NATURAL 1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y 1011-70 SISTEMA DE RECAUDOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
53
SA ESP DESARROLLO
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-80 SISTEMA DE COMPRAS
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-91 SISTEMA DE REVISIÓN SISTEMÁTICA GASORIENTE
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-92 SISTEMA DE REVISIÓN SISTEMÁTICA CLIENTES INDUSTRIALES
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-100 SISTEMA DE ATENCION EMERGENCIAS
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-110
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO DE VENTAS INDUSTRIALES GIVI DE GAS NATURAL
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-120 SISTEMA FOLLOWER DE GAS NATURAL S.A.
GAS NATURAL SA ESP
1011 JEFATURA DE ANÁLISIS Y DESARROLLO
1011-130 SISTEMA SIGMA DE GAS NATURAL
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1213 JEFATURA SERVICIO COORDINACIÓN VENTAS
1213-2 SOLICITUD CREDITO
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1121 JEFATURA SERVICIO CONTROL DE OPERACIÓN
1121-2 SOLICITUD DE MATERIALES
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1224 DELEGACIÓN ORIENTE - JEFATURA SERVICIO AL CLIENTE
1224-1 SOLICITUDES
GAS NATURAL SA ESP
1704 JEFATURA GAS NATURAL VEHICULAR
1704-3 SOLICITUDES DE FINANCIACION
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1704 JEFATURA GAS NATURAL VEHICULAR
SOLICITUDES DE FINANCIACION
1704-3.1 PERSONA NATURAL
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1704 JEFATURA GAS NATURAL VEHICULAR
SOLICITUDES DE FINANCIACION
1704-3.2 PERSONA JURIDICA
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1510 GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
1510-2 SOLICITUDES DE MODIFICACION PROCESOS
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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1110 GERENCIA DE INGENIERIA 1110-4 SOLICITUDES DE PEDIDO
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1213 JEFATURA SERVICIO COORDINACIÓN VENTAS
1213-1 SOLICITUD DE SERVICIO
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1244 DELEGACIÓN OCCIDENTE - JEFATURA SERVICIO AL CLIENTE
1244-1 SOLICITUD DE SERVICIO
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1280 DELEGACIÓN NORTE 1281-2 SOLICITUD DE SERVICIO
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1282 DELEGACIÓN NORTE - DISTRITO 4 1282-1 SOLICITUD DE SERVICIO
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1704 JEFATURA GAS NATURAL VEHICULAR
1704-4 TALLERES DE CONVERSION
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1440 GERENCIA DE TARIFAS Y ESTUDIOS 1440-04 TARIFAS
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1521 JEFATURA SERVICIO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
1521-8 TEMPORALES
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1321 JEFATURA SERVICIO TESORERÍA 1321-4 TRANSFERENCIA ELECTRONICA
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN 1420-20 UPAS
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.03 GAS NATURAL S.A. E.S.P
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.04 GAS ORIENTE
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.05 BARRANCABERMEJA
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.06 CUNDIBOYACENSE
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.07 TRANSCOGAS
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1420 GERENCIA CONTROL DE GESTIÓN
UPAS 1420-20.08 SERVICONFORT
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1312 JEFATURA SERVICIO IMPUESTOS 1312-4 UTILIDADES
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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