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La Performance … autrement

PRINCE2: L’essentiel en 10 minutes

Etude de Cas – l’OCDE

La Performance … autrementLa Performance … autrement

2

PRINCE2 ?

PRojects IN a Controlled EnvironmentPRojects IN a Controlled Environment


33

PRINCE2 - PRrojects IN a Controlled Environment

� Méthode le plus utilisé et qui se développe le plus rapidement..

• 939 000 personnes formées (dont 3000 en France)

� S'applique à tous type de projet indépendamment de leur contenue, taille, l'organisation, culture…

� PRINCE2 ne traite pas:

• Les activités spécifiques aux métiers

• Les aspects humains: Leadership, travail d’équipe etc..

� 2 niveaux de certification

• "Fondamental" et "Praticien"


4

PRINCE2 - Exemples d’Utilisateurs

Secteur public

� SUN Microsystems

� CIBA Chemicals

� Siemens

� Vodafone

� DHL Express

� Phillips

� Metropolitan Police

� HSBC

� Barclays

� British Telecom

� EDS

� GlaxoSmithKline

� Tesco

� Orange

� …..

� United Nations Development Program

� NATO

� IAEA Vienna

� Europol The Hague

� Eurojust the Hague

� UN Logistics Brindisi

� UNICEF New York

� Bank of England UK

� Meteorological Office UK

� US Federal Govt IT Projects

� UK Government Departments (multiple)

� Australian Federal and State Departments

� OCDE

� Ministère des Finances (France)

� …..

Secteur privé


5

� Cas d’Affaire

� Organisation

� Qualité

� Plans

� Risques

� Changement

� Progression

PRINCE2 - 4 Elements integrés

� Justification continue pour l'entreprise

� Leçons tirées de l'expérience

� Rôles et responsabilités définis

� Management par étape

� Management par exception

� Focalisation produit

� Adaptation à l'environnement de projet

�Elaborer le projet

�Initialiser le projet

�Diriger le projet

�Contrôler une étape

�Gérer la livraison du produit

�Gérer une limite d’étape

�Clore le projet

L’environnement Projet

L’environnement Projet

OBJECTIFS

DELAIS COUTS

Les Thèmesles sujets à maitriser durant

toute la durée du projet

Les Processus

Les Principes


6

PRINCE2 - Les Principes

� Justification continue pour l'entreprise: Nécessite un cas d’affaire pour établir et contrôler la viabilité du projet

� Leçons tirées de l'expérience: Exploite les enseignements tirés de projets antérieurs

� Focalisation produit: Clarifie ce que le projet fournira pour toutes les parties

� Management par exception:Assure une utilisation efficace du temps de management

� Management par étape: Points de décision au début de chaque phase du projet

� Rôles & responsabilités définis: Tout le monde sait ce qu'on attend d'eux (client, fournisseur, utilisateur.)

� Adaptation à l'environnement de projet: S'adapte à la taille et la complexité du projet …

Principes


7

PRINCE2 - Les Thèmes

Qui est responsable de quoi et qui prend les décisions?

Pourquoi faisons-nous ce projet? Devons-nous continuer?

Quelles sont les exigences du client et les utilisateurs?

Avons-nous les compétences et la capacité pour livrer?Combien de temps cela prendra-t-il?Combien cela va-t-il coûter?

Quels sont les risques et comment peut-on les réduire?

Quel est l'impact des demandes de changement?

Où en sommes-nous? Quelle est la date de fin et des coûts prévues?

?les sujets qui doivent être traitées durant toute la duréedu projet pour répondre à les questions clés :

Cas d’Affaire

Changement

Plans

Qualité

Risques

Progression

Organisation


8

� Définition du projet

� Approche du projet

� Cas d’Affaire

� Stratégie des Risques, Qualité, Communication

� Gestion des Incidences

� Plan de Projet

� Contrôles du projet

� Structure de l’équipe de projet et description des rôles

� Adaptation du Référentiel pour le projet

Les produits de management permettent de documenter et contrôler les Thèmes et d’assurer le respect des Principes..

PRINCE2 - Les Produits Management

Cas d’Affaire

Changement

Plans

Qualité

Risques

Progression

Organisation

Exp

osé

du

Pro

jet

Do

cum

enta

tio

n d

’Init

ialis

atio

n d

u P

roje

t

Journal des Retours d’Expérience

RegistresQualité

Rapport d’ Incidence

Rapport de Progression

Rapport d’ Exception

Rapport de Fin deétape

Rapport de Fin deProjet

Rapport de Retours d’ Expérience

RegistresRisques

RegistresIncidences

Plans d’étapes

Les produits management

sont générés et mis à jour

par les processus de PRINCE2..


9

Les produits de management permettent de documenter et contrôler les Thèmes et d’assurer le respect des Principes..

PRINCE2 - Les Produits Management

Référentiels

Il y a 3 catégories de

produits management

Enregistre-ments

Rapports

Cas d’Affaire

Changement

Plans

Qualité

Risques

Progression

OrganisationEx

po

sé d

u P

roje

t

Do

cum

enta

tio

n d

’Init

ialis

atio

n d

u P

roje

t


RegistresQualité




Rapport de Fin deétape



RegistresRisques

RegistresIncidences

Plans d’étapes

Cas d’Affaire

Ils sont générés et mis à

jour par les processus de

PRINCE2..


10

Documentation d’Initialisation du Projet

?� Définition du projet

� Approche du projet

� Cas d’Affaire

� Stratégie des Risques

� Stratégie Qualité

� Stratégie de Communication

� Gestion des Incidences (changements, problèmes..)

� Plan de Projet

� Contrôles du projet

� Structure de l’équipe de projet et description des rôles

� Adaptation du Référentiel pour le projet

Cas d’Affaire

Changement

Plans

Qualité

Risques

Progression

OrganisationEx

po

sé d

u P

roje

t

Do

cum

enta

tio

n d

’Init

ialis

atio

n d

u P

roje

t


1111

PRINCE2 - Les Processus

�Le Principe “Management par étape" implique un cycle projet définie…

�PRINCE2 compte 7 processus qui couvrent l’ensemble des activités requises pour diriger et manager chaque étape d’un projet

Elaborer le Projet

Initialiser leProjet

Clore le Projet

Contrôler une étape

Gérer la Livraison du produit

Gérer une limite

d’étape

Diriger le ProjetProject

mandate

CADRAGE LANCEMENT CLOTUREPHASES DE REALISATION

Nommer l’Executif et le Chef de Projet

Recueillir les retours

d’expérience

Composer l’équipe

de projet

Préparer l’ébauche de Cas d’Affaire

Planifier l’étape

d’initialisation

Définir l’approche du projet et assembler

l’Exposé du ProjetExposé du Projet

Plan

d’étape

Journal des

Retours d’Expérience

�Chaque processus est un ensemble d'activités séquencés

Responsabilités(RACI)Direction A

Executive (Sponsor) P

Senior User R

Senior Supplier R

Project Manager R

Team Manager

Exposé du Projet

Ebauche de cas

d’affaire

Project Product

Description

Project Mandate

Entrée Sortie



P: Produce

R: Review

A: Approve


1212

Rapports

Rapport d’ avancement




Rapport de Fin de

Séquence



Elaborer le Projet


Clore le Projet



Gérer une limite

d’étape


mandate


�Il y a 3 categories de produits management

PRINCE2 – Processus et Produits Management

Enregistre-ments


Journal de Projet

Enregistrements de Configur-

ation

RegistresRisques

IncidencesQualité

Référentiels

Lot de Travaux

Exposé du Projet

Documentation d’Initialisation

de Projet Maj. Cas d’Affaire et Plan Projet

Plan de

séquence

Plan de

séquence


1313

Design

BuildTest

Design

BuildTest

Elaborer le Projet


Clore le Projet



Gérer une limite

d’étape


mandate


� Application possible des methodes agile dans un l’approche PRINCE2

PRINCE2 et AGILE


Journal de Projet

RegistresRisques

IncidencesQualité



Exposé du Projet

Documentation d’Initialisation

de Projet Maj. Cas d’Affaire et Plan Projet


1414

Chaque processus est composé

d’une série d'activités séquencé

Nommer l’Executifet le Chef de Projet

Recueillir les retours d’expérience

antérieurs

Composer et nommer l’équipe

de projet


Planifier la séquence

d’initialisation

Définir l’approche du projet et

assembler l’Exposé du Projet

Prepare Outline Business CaseMgmtProd

Co Dir

Project Board

Project Manager

Team Manager

Create Outline Business Case PB A P R

Create Project Product Description PB (A) P

Update Daily Log DLG A P

PRINCE2 – 4 Eléments intégrées

�Justification continue pour l'entreprise

�Leçons tirées de l'expérience

�Rôles et responsabilités définis

�Management par séquences

�Management par exception

�Focalisation produit

�Adaptation à l'environnement de projet

Principes (7)

4 niveaux de management

Des responsibilities par activité..

Pre-cadrage Cadrage Développement / Validation / etc Clôture

: associés aux étapes projet

26 - 3 types:Rapports

Registres

Référentiels

Produits

ManagementDaily Log

Lessons Log

Project Brief(part)

l’ébauche de Cas d’Affaire

Project Product

Description

Project Mandate


Inputs Outputs

Chaque activité crée,

modifie, valide les

produits management

Processus (7)

Elaborer le Projet

Diriger le Projet

Clore le Projet


Contrôler une Séquence

Initialiser le Projet

Gérer une limite de Séquence

Cas d’Affaire

Organisation

Qualité

Plans

Risque

Changement

Progression

Thèmes (7)


15

Direction de l’Entreprise

Membres d’une équipe

Comité de Pilotage de Projet (Project Board)

Utilisateur(s)Principal

Fournisseur(s) Principal

Executif(Business)

4 N

iveaux

Chef de Projet

Project Support (PMO)

PRINCE2 Thèmes - OrganisationQui est responsable de quoi et qui prend les décisions ?

Chef(s) d’équipe

• Identifier l’Executif• définir les tolérances de projet

• Diriger le projet• Valider le plan projet• Autoriser les écarts de

tolérance des séquences• Autoriser des séquences et

approbation fin de séquence

• Gérer le projet• Produire des produits pour

atteindre les objectifs de temps, coût, qualité, périmètre, risques et bénéfices

Gérer les équipes et la livraison des produits

L’équipe deManagement de

Projet

Organis-ation


16

PRINCE2 vs Body of Knowledge (PMI, APM)

PMI - PMBOK

� Un recueil de bonnes pratiques

� Non-prescriptif

� Chaque thème peut être indépendant

� Cible les chef de projet

� Traite les compétences interpersonnelles (ressource management)

� Décrire les techniques

PRINCE2

• Une méthode de gestion de projet

• Prescriptif

• Ensemble intégré de processus

• Traite tous les rôles d’un projet

• Ne traite pas les compétences interpersonnelles

• Fait référence à des techniques


17

PRINCE2 et AGILE

PRINCE2

� Solution defined in detail

� All features are promised

� Time and budget can flex

� PM plans in detail and delegates work

� Command & control structure

AGILE Project Management

� Solution evolves

� Features are prioritised

� Time and budget are fixed

� Self directed team, PM removes barriers to progress

� Collaborative working

Vs

Vs

Vs

Vs

Vs


1818

Etude de Cas – L’OCDE

� Phase 1: Direction Informatique (ITN)

• Gestion de projets et Portefeuilles de projets avec PRINCE2

� Phase 2: Direction Exécutive (EXD)

• Gestion des Projets Stratégiques


1919

OECD / OCDE (Organisation for Economic Co-operation and Development )

� Mission: promouvoir les politiques qui amélioreront le bien-être économique et social partout dans le monde

� Domaines d’étude

• Économie

• Société (Migrations, Éducation, Emploi, etc.)

• Gouvernance (Lutte contre la corruption, Gestion publique..)

• Finances publiques (Retraites, Fiscalité, etc.)

• Innovation (Biotechnologie, Technologies de l’information, communication..)

• Durabilité (Développement durable, Énergie, Environnement..)

� Environ 2 500 personnes

� Fondé en 1961, Siege à Paris

� Le financement de l'OCDE vient de ses 34 pays membres


20

OECD / OCDE - Organisation

DirectionExécutive

Departe-ments EXDEXD

Human Resources

Human Resources

Budgeting & Finance

Budgeting & Finance

Information Technology Networking


OperationsOperationsConference

Security Language

Conference Security

Language

PACPAC

Secrétaire Générale

Direction Informatique (ITN)

EXDEXD

Human Resources

Human Resources

Budgeting & Finance

Budgeting & Finance

OperationsOperationsConference

Security Language

Conference Security

Language

Phase 2: Mars 2012...

Gestion des Projets

Stratégiques (EXD)

Phase 2: Mars 2012...

Gestion des Projets

Stratégiques (EXD)

Phase 1: Decembre 2009...

Gestion de projets et Portefeuilles de projets (ITN)

Phase 1: Decembre 2009...


EXD / ITN (180 staff + sub-contractors)



CoreInformation

Systems

CoreInformation

Systems

Client Services

Client Services

CorporateManagement

Systems

CorporateManagement

Systems

Infrastructure Services &

Engineering

Infrastructure Services &

Engineering

PMOPMO


2121


� Le Contexte

• Le rôle principal d’ITN est de maintenir et d'améliorer les systèmes et services informatiques existants (run)

• En même temps, il faut développer de nouveaux systèmes en accord avec les objectifs stratégiques de l'OCDE (change)

• Les nouveaux systèmes génèrent des activités de support supplémentaires, mais les budgets restent constants ..

• Environ 50 nouveaux projets sont lancés par an mais les activités de maintenance ne sont pas gérés comme des projets

• Chaque équipe pouvait recourir à sa méthode préféréede gestion de projet, ad hoc ou autrement…

21


2222


Les Objectifs

� Adopter une approche basée sur des objectifs « business » et visant à optimiser l'utilisation des ressources et à accroître la maturité en gestion de projet - PRINCE2

� Mettre en place un PMO pour assurer l'appropriation, l'application et l'amélioration continue des pratiques de la gestion de projets et portefeuille de projets

� Créer un portefeuille comprenant tous les projets actuels et prévus (y compris les projets de maintenance)

22


2323


� La Démarche• 12 ateliers d’une demi-journée : sur les Thèmes et les

Processus PRINCE2 et l’adaptation à l’environnement ITN

� Cycle projet, livrables par étapes, rôles et responsabilités..

• Formation sur les bases de la gestion de projet pour les chefs de projet et des responsables technique

• Formation et certification PRINCE2 au niveau Fondamental en français et en anglais (e-learning)

• Sélection d’un projet pilote dans chaque service et application de la méthode

• Intégration des ajustements et déploiement pourl’ensemble des projets..

23


2424


� La Situation aujourd’hui

• PRINCE2 est appliqué a l’ensemble des projets..

• 35 chefs de projets sont certifiés PRINCE2 « Fondation »

• le budget annuel est négocié et établi en conformité avec le portefeuille de projets

• Toutes les activités sont gérées comme des projets

• EXD / ITN a un PMO dédié, un portail, et des outils de gestion de projet (Sharepoint et Project server)

• Programme de formation en cours de développement pour déploiement à l’ensemble de l’organisation....

24


25

Starting up a Project Directing a Project

START-UP INITIATE DESIGN VALIDATE CLOSEBUILD ROLL-OUT

� Appoint Executive and Project Manager

� Capture Previous Lessons

� Design & Appoint Project Management Team

� Prepare Outline Business Case

� Select Project Approach Assemble Project Brief

� Plan the Initiation Stage

� Update Project Plan & Business Case

� Report Stage End

� Produce Exception Plan

� Plan next Stage

� Prepare Planned Closure

� Prepare Premature Closure

� Hand over Products

� Evaluate Project

� Recommend Project Closure

� Prepare Risk, Quality, Configuration & Communication Management Strategies

� Set up project Controls

� Create Project Plan

� Refine Business Case

� Assemble Project Initiation Doc� Accept Work Package Execute Work Package Deliver Work Package

� Authorize Work Package

� Review Work Package Status

� Receive Completed Work Packages

Authorize Initiate Stage Authorize the Project Authorize Build Stage Authorize Close Stage

Initiating a Project Controlling a Stage Closing a Project

Managing Product Delivery

Authorize Validate Stage Authorize Roll-Out Stage Project Closed

Project

Mandate

Project

Brief

Project Initiation

Documentation

Config

tem

Records

Issue, Risk

& Quality

Registers

Follow on

actions

End Project

Report

Lessons

Report

Benefits

Review

Daily LogLessons

Log

Business Case

& Project plan

updates

Check

-point

Reports

� Capture and Examine Issues and Risks

� Review Stage Status

� Take Corrective Action

� Report Highlights

� Escalate Issues and Risks

Stage Plan Stage PlanStage PlanStage Plan Stage Plan

Team Plan

High level

Reqs

Functional

Reqs

Rollout &

Localization

Strategy

Technical

Reqs

General

Architecture

Supplier

contracts

RFP’s

Test Plans

Prototype

Mock-ups

Functional

Spec

Technical

Spec

General

Architecture

Installation

& Config

Guide

Migration

Guide

Build

Master

Defect Log

Test

Scripts

Operating

Procedures

Detailed

Technical

ArchitectureAlpha

version

User Doc

Disaster

recovery

report

Performanc

e test reportDefect Log

Integration

Test Report

User

acceptance

sign-off

Operating

procedures

Beta

version

Security

Compliance

report

Training

materials

Migration

Tools

User

Guides

Ramp-up

plan

Appli in

prod archi

User

Training

materials

Monitoring

Tools

Appli in pre-

prod archi

Regular

service

valid form

� Functional requirements documented

�General Architecture defined

� Roll-out & localization requirements scoped

� Fit with IS strategy

� Technical orientation confirmed

� Technical impact assessed

� Skills development & training assessed

� Internal Staff Trained

� Solution handed over to ops.

� Localized versions available

� Performance in line with SLA

� Functional Specification created

� Technical Specification created

� Architecture documented

� Test Plan produced

� Disaster Recovery Plan produced

� Security Assessment established

� Development environment Setup

� Development resources available

� Prototype / mock up feedback

� Technical impact incorporated

� Installation & Configuration Guide produced

� Build master document produced

� Defect Log created

�Migration Guide produced

� Test Scripts (for auto testing)

� Solution Review performed

�Operating procedures documented

� Software functions correctly in target environment

� Internal training and launch activities planned

� User documentation started

� User Documentation (draft)

� Performance Test Report produced

� Defect Log updated

� Disaster Recovery Report produced

� Integration Test Results

� User Acceptance Sign-off

�Operating Procedures completed

� Security Compliance/IVP Report

� Training Materials produced

� Localization, launch and training activities planned

� High Level Requirements documented

�Market Study / Needs analysis performed ?

Managing a Stage Boundary

Update

Risk

Register

Update

Quality

Register

Update

Issues

Register

Update

Logs &

Records

Highlight

ReportsEnd Stage

Report

Exception

Reports

& Plan

Man

agem

ent p

rodu

cts& che

cklists

Spe

cialistprodu

cts& che

cklists

OECD ITN Project Lifecycle – Stages, Products, Checklists


2626

Gestion des Projets Stratégiques (EXD)

� Le Contexte

• Des projets sont initialisés par les 5 services qui composent EXD

• Beaucoup des projets impactent les autres Services / Directions

• Un système de reporting financière est en place pour les projets financés par le “Cohesion Fund”

• Besoin d’une meilleure visibilité et d’un processus de prise de décision partagé pour des projets importants

EXDEXD

Human Resources

Human Resources

Budgeting & Finance

Budgeting & Finance OperationsOperations

Conference Security

Language

Conference Security

Language




27


� Les Objectifs

• Etablir un portefeuille de projets stratégiques gérés par les services EXD

• Assurer des prises de décision objectives et partagées:

�Déterminer les projets à faire et dans quel ordre..

�Allocation des ressources financières et humaines

• Surveiller et communiquer régulièrement l'état des projets

• Adopter des méthodes communes et améliorer la collaboration entre les services EXD


2828


� La Démarche

• Établir une typologie du projet pour identifier et classer les projets

• Déterminer les critères de sélection des projets «stratégiques» et construire le portefeuille initial

• Organiser des ateliers de formation à chaque niveau des équipes de projet:

� Project Board, Project Managers, Work Package Managers, Project staff

• Définir les processus pour initialiser et gérer des projets:

� Cycle projet, Livrables, rôles et responsabilités

• Identifier les indicateurs clés de performance pour les projets et le portefeuille

Lite


29

Strategic support:

Directly supports an OCDE/EXD strategic orientation /objective

Strategic support:

Directly supports an OCDE/EXD strategic orientation /objective


Size

Budget or Forecast in excess of x€ / man-hours

Size

Budget or Forecast in excess of x€ / man-hours

Impact: (H/M/L)

High operational impact on Organisation & staff

Impact: (H/M/L)

High operational impact on Organisation & staff

Visibility: (H/M/L)

Negative effect if not done or fails to meet objectives (time, cost, quality, benefits..)

Visibility: (H/M/L)

Negative effect if not done or fails to meet objectives (time, cost, quality, benefits..)

Complexity: (H/M/L)

• Design & development involves multiple Services

Complexity: (H/M/L)

• Design & development involves multiple Services

Risk (H/M/L)

High risk (requires quantified risk analysis)

Risk (H/M/L)

High risk (requires quantified risk analysis)

Les critères de sélection des projets «stratégiques»…


30

Strategic Project Identification

Project requests and proposalsProject requests and proposals

Member States

Directorates

EXD Services/ Divisions

Heads of ServiceHeads of Service Project Manager / Project BoardProject Manager / Project BoardOECDOECD

PRINCE2 ?PRINCE2 ?

Project mandate

PRINCE2PRINCE2Project

mandate

YESYES

NONO

New projects categorized strategic projects identifiedNew projects categorized strategic projects identified

?

All p

rojects

delivered

by EX

DA

ll pro

jectsd

elivered b

y EXD

Strategic ?

EXD Portfolio updatedEXD Portfolio updated

EXD PMOEXD PMO

EXDportfolio

Serviceportfolio

Sponsor and PM identifiedSponsor and PM identified

Project Brief

Directing a Project

Starting up a Project

START-UP

PRINCE2 tailored & appliedPRINCE2 tailored & applied

PRINCE2PRINCE2


31

PRINCE2 tailored & appliedPRINCE2 tailored & applied

Project Execution and Control

Project Brief

Project Brief (Full)

Project mandate

CLOSEINITIATESTART-UP PRODUCTION STAGES Benefits

Reviews

Initiating a Project Closing a ProjectControlling a Stage Managing a Stage Boudary

Directing a Project (Project Board)

Starting up a Project

Managing Product Delivery

End Project Report

Updated Bus. Case & project

plan

Stage Plan

Lessons Report

Team Plan

Stage Plan

End Stage

Reports

Stage Plan

Sponsor and PM identifiedSponsor and PM identified

Status Reports

Status Reports

Lite


3232

Sommaire

� Lessons Learned

• Le soutien actif de la direction est indispensable ..

• Communication et motivation des équipes

• Mettre en place un centre d’excellence (PMO)

• Un outil de gestion de projets et de portefeuilles de projets adaptable à la méthode PRINCE2 est nécessaire

• Commencer petit et puis progresser (Agile ☺..)

� Challenges

• Définition de ce qu'est un projet, et de déterminer quels projets devraient suivre Prince2

• Pas de "one size fits all» solution pour déploiement à grande échelle

.32


3333


� La Situation aujourd’hui

• Major EXD projects using Prince2Lite methodology

• EXD/ITN has fully implemented Prince2Lite and has a dedicated PMO, portal, and project management tools

• Training programme under development for organisation wide rollout….

� « lessons learned »

• Challenges: Definition of what is a project, and determination of which projects should follow Prince2

• No “one size fits all” solution for organisation wide deployment

33

La Performance … autrement

“The adoption of PRINCE2 has established a common

standard for projects in an environment where staff are

drawn from around the world.

In a relatively short space of time we are already seeing

significant improvements in project delivery through

increased productivity and improved communication.”

CIO OCDE

prince2: l’essentiel en 10 minutes etude de cas –l’ocde · pdf filela...

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