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I
I
PORTADA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR
POR EL TITULO DE INGENIERA COMERCIAL
TEMA:
Diseñar un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos fijos y bienes
de control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP
Autores:
AVEIGA ZAJIA COSME FILIP
JAIME POVEDA JHON KEVIN
Tutora de Tesis:
Msc. Hypathia Fiallos Veintimilla
Guayaquil
Septiembre 2016
II
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Diseñar un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos fijos y bienes de control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP.”
AVEIGA ZAJIA COSME FILIP JAIME POVEDA JHON KEVIN
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: Facultad de Ciencias Administrativas
CARRERA: Ingeniaría Comercial
FECHA DE PUBLICACIÓN: 2016 N° DE PÁGS.:
ÁREA TEMÁTICA: Emprendimiento e Innovación
PALABRAS CLAVES: Indicadores
RESUMEN
La Compañía Tame E.P. es un organismo del sector público, de tal manera que es de gran importancia conservar y salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad. A pesar de lo antes expuesto, existe una gran falta de Responsabilidad e interés por conservar los bienes del sector público por parte De los custodios y responsables de los bienes. Ya que existen herramientas que están expuestas de manera general para las empresas públicas, y no todos los funcionarios de la empresa tienen conocimiento de su existencia.
Por lo tanto se propone un nuevo procedimiento interno con cláusulas de mejoras y sanciones por incumplimientos de la tarea “ custodio responsable” Designados por la máxima autoridad de la empresa. Así poder obtener un mejor control conservación y reducir las pérdidas de los Bienes.
N° DE REGISTRO(en base de datos):
N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTORES: Teléfono:042170503 – 3884478 - 0990588480
0997894431
E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN
Nombre: .
Teléfono:
III
III
CERTIFICACION DEL TUTOR
HABIENDO SIDO NOMBRADO COMO TUTOR DE ESTA TESIS DE GRADO EL Msc.
HYPATHIA FIALLOS VEINTIMILLA, COMO REQUISITO PARA OPTAR POR
TITULO DE INGENIERIA COMERCIAL PRESENTADA POR LOS EGRESADOS:
AVEIGA ZAJIA COSME FILIP, CON CI 0923125595
JAIME POVEDA JHON KEVIN, CON CI 0930054663
CON EL TEMA:
Diseñar un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos fijos y bienes
de control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP
CERTIFICO QUE HE REVISADO Y APROBADO LA PRESENTE TESIS EN TODAS
SUS PARTES, ENCONTRÁNDOLA APTA PARA SU REVISIÓN Y SUSTENTACIÓN.
_______________________________________
MGs. G.E. HYPATHIA FIALLOS VEINTIMILLA
DOCENTE
IV
IV
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE:
AVEIGA ZAJIA COSME FILIP C.I0923125595
JAIME POVEDA JHON KEVIN C.I 0930054663
CUYO TEMA ES:
Diseñar un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos fijos y bienes
de control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP
DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.
AVEIGA ZAJIA COSME FILIP
C.I # 0923125595
JAIME POVEDA JHON KEVIN
C.I. # 0930054663
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V
DEDICATORIA
Dedico este trabajo A Dios que me Brindo Una oportunidad más para hacer posible
una de mis metas y ha sido en todo momento y es el pilar fundamental en mi vida.
A mi madre Sra. Maria Zajia Jaramillo por todo su esfuerzo, sacrificio y ser mi
apoyo incondicional.
A mi hija Lia Denise Aveiga Quien es una de mis mayores Bendiciones y mi
inspiración para ser mejor cada día, y a mi familia en general.
Y de manera muy especial a la Ing. Hypathia Fiallos por ser ese gran ser humano
por su ayuda y su gran apoyo y por guiarme en el desarrollo acertado de la presente
tesis.
Cosme Aveiga Zajia
VI
VI
DEDICATORIA
Este proyecto lo dedico a mis padres, que para mí han sido ejemplo de esfuerzo y
perseverancia; y con su amor siempre me han guiado para conseguir mis objetivos.
También quiero agradecer a las demás personas que estuvieron a mí alrededor
motivándome con muestra de positivismo a que concluya este trabajo.
Jhon Kevin Jaime Poveda
VII
VII
AGRADECIMIENTO
A Dios por otorgarme la sabiduría para poder permitirme finiquitar esta etapa
Académica, y por todas las bendiciones que he recibido hasta el momento, A mi
familia por brindarme su amor y apoyo incondicional en todo momento.
A mi Madre Maria Zajia y Mi Abuela Teresa Jaramillo mis Jose y Badih Zajia a mis
hermanos Saul Alexander. Tania Aveiga , y Saul Valverde, por su apoyo en todo
momento, sin su ayuda no hubiera podido cristalizar esta meta conseguida.
Cosme Aveiga Zajia
VIII
VIII
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, agradezco a Dios, porque su presencia siempre me ha guiado en la
vida; a mis padres por su comprensión y amor incondicional que siempre me han
entregado. A mis hermanos y familia en general que han sido mi respaldo siempre.
Por ultimo agradezco a la Universidad de Guayaquil, a mi carrera Ingeniería
Comercial; a la Mgs. Hypathia Fiallos, mi tutor de tesis y a todas las personas que
de una u otra manera han colaborado conmigo en la culminación del proyecto.
Jhon Kevin Jaime Poveda
IX
IX
ÍNDICE GENERAL
PORTADA ................................................................................................................................. I
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA .......................................... II
CERTIFICACION DEL TUTOR ............................................................................................ III
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR ........................................................................... IV
DEDICATORIA ....................................................................................................................... V
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................... VII
ÍNDICE GENERAL ................................................................................................................ IX
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
Situación del conflicto ............................................................................................................ 1
Causa y consecuencias ........................................................................................................... 2
Causas. ................................................................................................................................ 2
Efectos. ............................................................................................................................... 2
Delimitación del problema ..................................................................................................... 2
Formulación y sistematización del problema ......................................................................... 4
Formulación del problema .................................................................................................. 4
Sistematización del problema ............................................................................................. 4
Evaluación del problema ........................................................................................................ 4
Justificación de la investigación ............................................................................................. 5
Justificación teórica. ............................................................................................................... 5
Justificación metodológica. ................................................................................................ 6
Justificación práctica .......................................................................................................... 7
Objetivos de la investigación ................................................................................................. 7
Objetivo general. ................................................................................................................ 7
Objetivos específicos .......................................................................................................... 8
Hipótesis ................................................................................................................................. 8
X
X
Variables................................................................................................................................. 8
Variable independiente ....................................................................................................... 9
Variable dependiente .......................................................................................................... 9
Indicadores ............................................................................................................................. 9
Aspectos metodológicos ......................................................................................................... 9
Tipo de investigación........................................................................................................ 10
Investigación de campo................................................................................................ 10
Investigación bibliográfica – Documental ................................................................... 11
Técnicas e instrumentos .................................................................................................... 11
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................................... 13
1 Marco teórico .................................................................................................................... 13
1.1 Importancia del control de activos fijos ................................................................... 13
1.1.1 Guías de acción para el control de activos fijos ................................................. 16
1.1.2 Criterios para la personificación de activos fijos. .............................................. 17
1.1.2.1 Por su costo. ................................................................................................ 17
1.1.2.2 Por su durabilidad. ...................................................................................... 18
1.1.3 Descripción de departamentos involucrados en el control de activos fijos. ...... 19
1.1.3.1 Jefes o encargados. ..................................................................................... 19
1.1.3.2 Departamento de Contabilidad. .................................................................. 19
1.1.3.3 Departamento de Auditoria ........................................................................ 20
1.1.4 Normas para realizar un inventario de activo fijo .............................................. 20
1.1.4.1 Etiquetado ................................................................................................... 20
1.1.4.2 Formas de etiquetado. ................................................................................. 21
1.1.4.3 Logística para el inventario de activo fijo. ................................................. 21
1.1.4.4 Resultados o tipos de reportes. ................................................................... 22
1.1.5 Control sobre las entradas y salidas de activo fijo. ............................................ 24
1.1.6 Políticas de recursos humanos. .......................................................................... 28
XI
XI
1.1.6.1 Disciplina y acción disciplinaria. ................................................................ 29
1.1.6.1.1 El proceso de la acción disciplinaria. ..................................................... 30
1.1.6.1.2 Enfoque de la acción disciplinaria. ........................................................ 31
1.1.6.1.3 Problemas en la aplicación de la acción disciplinaria. ........................... 32
1.2 Marco conceptual ..................................................................................................... 33
CAPITULO 2 ........................................................................................................................... 35
2 Investigación, metodología ............................................................................................... 35
2.1 La identificación y secuencia de los procesos con fotos de evidencia. ................... 36
2.1.1 Descripción del proceso ..................................................................................... 37
2.2 Análisis de F.O.D.A de la compañía........................................................................ 40
2.2.1 Fortalezas. .......................................................................................................... 40
2.2.2 Oportunidades. ................................................................................................... 40
2.2.3 Debilidades. ....................................................................................................... 40
2.2.4 Amenazas. .......................................................................................................... 41
2.3 Identificación y análisis de riesgos .......................................................................... 41
2.4 Requisitos. ................................................................................................................ 46
2.4.1 Requisitos internos ............................................................................................. 47
2.4.2 Requisitos externos ............................................................................................ 47
2.5 Gestión de calidad .................................................................................................... 47
CAPITULO 3 ........................................................................................................................... 49
3 Localización de las fuentes de datos ................................................................................. 49
3.1 Análisis de resultados. ............................................................................................. 49
3.2 Determinación de la fuente de información. ............................................................ 49
3.3 Diseño de la muestra. ............................................................................................... 50
3.4 Determinación de la muestra. .................................................................................. 51
3.5 Método de recolección de datos. .............................................................................. 52
3.6 Cálculo y tamaño de la muestra. .............................................................................. 52
XII
XII
3.7 Diseño de la encuesta al cliente interno. .................................................................. 53
3.8 Diseño de la entrevista al delegado de activos fijos. ............................................... 55
CAPÍTULO 4 ........................................................................................................................... 56
4 El análisis e interpretación de resultados .......................................................................... 56
4.1 Análisis de datos. ..................................................................................................... 56
4.1.1 Resultados de la entrevista al supervisor ........................................................... 56
4.1.2 Resultados de la entrevista al delegado de activos fijos .................................... 57
4.1.3 Resultados de la encuesta al personal tabulación de los datos (matriz) ............. 57
4.1.4 Análisis de la encuesta. ...................................................................................... 66
4.1.5 Análisis de las entrevistas al personal de la empresa. ........................................ 68
CAPÍTULO 5 ........................................................................................................................... 69
5 Propuesta: Diseño de un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos
fijos y bienes de control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP ........ 69
5.1 Estructura y análisis de la propuesta. ....................................................................... 69
5.2 Manual de procesos y procedimientos que se podría implementar. ........................ 70
5.2.1 Procedimientos para el manejo y control de los activos fijos ............................ 70
5.2.2 Principales consideraciones para la categorización de un activo fijo y un bien de
control 71
5.2.3 Establecimiento de responsables del manejo y cuidado de los activos fijos y
bienes de control ............................................................................................................... 72
5.2.4 Políticas y procedimientos para la compra de los activos fijos y bienes de
control 73
5.2.4.1 Compras locales de activos fijos ................................................................ 75
5.2.4.1.1 Garantías de los activos .......................................................................... 75
5.2.4.2 Mantenimiento de los activos fijos y bienes de control.............................. 76
5.2.4.2.1 Mantenimiento preventivo ..................................................................... 76
5.2.4.2.2 Mantenimiento correctivo ...................................................................... 77
5.2.4.2.3 Mantenimiento de mejora....................................................................... 77
XIII
XIII
5.2.5 Políticas y procedimientos para la venta de activos fijos .................................. 77
5.2.6 Procedimientos para clasificar y codificar los activos fijos ............................... 79
5.2.7 Procedimiento para la asignación de los custodios de los activos fijos. ............ 81
5.2.8 Procedimientos para los controles físicos de los inventarios. ............................ 82
5.2.9 Procedimientos para registrar altas y bajas de los activos fijos. ........................ 82
5.2.10 Procedimientos para traslados internos. ............................................................. 83
5.2.11 Procedimiento para la contabilización de las depreciaciones de los activos fijos.
83
5.2.12 Reglamento para el control y gestión de los activos fijos .................................. 84
5.3 Diagrama general del proceso .................................................................................. 85
Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................ 87
6.1 Conclusiones. ........................................................................................................... 87
6.2 Recomendaciones. ................................................................................................... 88
Anexos ..................................................................................................................................... 89
Bibliografía .............................................................................................................................. 95
XIV
XIV
Índice de tablas
Tabla 1. Lugar de etiquetado de activos fijos…………………………………21
Tabla 2. Tipos de reportes de inventario de activos fijos…………………….22
Tabla 3. Formato para la adición de inventarios……………………………...23
Tabla 4. Ficha de entradas de activo fijos……………………………………..25
Tabla 5. Ficha de salida de activos fijos……………………………………….27
Tabla 6. Escala de riesgo en función a nivel de impacto y ocurrencia…......43
Tabla 7. Clasificación de los riesgos de control………………………….…...44
Tabla 8. Necesidad de implementos de trabajo…………………………….…57
Tabla 9. Reporte de existencias de activos fijos y bienes de control….……58
Tabla 10. Notificación de pérdida o daño del activo fijo………………..….…59
Tabla 11. Sanciones por negligencia en uso del activo fijo………………….60
Tabla 12. Implementación políticas a favor del cuidado de activo fijo……...61
Tabla 13. Personal de gestión en la entrega de activo fijo………………......62
Tabla 14. Personal de gestión en la perdida de activo fijo…………….….....63
Tabla 15. Uso compartido de los activos fijos……………………………..…..64
Tabla 16. Respaldo de la firma por bienes de custodio……………….…..…65
Tabla 17. Categoría…………………………………………………………....…80
Tabla 18. Ubicación………………………………………………………….…..80
Tabla 19. División…………………………………………………………..….…80
Tabla 20. Procedimiento para revisión del activo de empleado saliente…..85
Tabla 21. Procedimiento para revisión del activo de empleado entrante.…86
XV
XV
Índice de Gráficos
Grafico 1. Diagrama de inicio de revisión ……………………………………38
Grafico 2. Diagrama de proceso reporte de gestión………………………...39
Grafico 3. Necesidad de implementos de trabajo……………………………58
Grafico 4. Reporte de existencias de activos fijos y bienes de control……59
Grafico 5. Notificación de pérdida o daño del activo fijo…………………....60
Grafico 6. Sanciones por negligencia en uso del activo fijo………….……..61
Grafico 7. Implementación políticas a favor del cuidado de activo fijo….…62
Grafico 8. Personal de gestión en la entrega de activo fijo………………....63
Grafico 9. . Personal de gestión en la pérdida de activo fijo……………..…64
Grafico 10. Uso compartido de los activos fijos……………………………...65
Grafico 11. Respaldo de la firma por bienes de custodio………………..….66
Grafico 12. Adopción de Niif en Ecuador……………………………………..71
1
INTRODUCCIÓN
La Empresa Tame E.P. tiene ubicada su matriz en la Ciudad de Quito, Av.
Amazonas N24-260 y Av. Colón, con diversas Sucursales a nivel internacional y nacional
llamadas Unidades de Negocios, cuya misión es desarrollar la conectividad aérea de
pasajeros, carga y correo para integrar al Ecuador, a nivel nacional e internacional,
estimulando el turismo, los negocios y el comercio exterior, siempre comprometidos con la
sustentabilidad, la rentabilidad social y financiera. Su visión es Ser hasta 2017, la
aerolínea emblema del Ecuador, reconocida internacionalmente, sirviendo destinos a nivel
nacional e internacional, ofreciendo una excelente experiencia de viaje. La Unidad de
Negocios de Guayaquil consta de Veinte y cinco Áreas cada unidad dirigida hacia el
cliente.
Situación del conflicto
El área que se está investigando para diseñar un modelo de gestión por procesos es
en la Unidad de Negocios de Guayaquil, el problema de esta área radica en que existe una
falta de responsabilidad e interés por conservar los bienes del sector público por parte de
los custodios y responsables de los bienes. Ya que las herramientas existentes en la
Contraloría General están expuestas de manera general para las empresas públicas, y no
todos los funcionarios de la empresa tienen conocimiento de su existencia.
Por lo tanto se propone un nuevo procedimiento interno con cláusulas de mejoras y
sanciones por incumplimientos de la tarea “custodio responsable” Designados por la
2
máxima autoridad de la empresa Así poder obtener un mejor control conservación y
reducir las pérdidas de los bienes.
Causa y consecuencias
Causas.
Irresponsabilidad por parte los custodios asignados.
Falta de reglamento interno para control de los activos fijos
Poco interés en conservar los bienes del sector Publico
Falta de gestión de los custodios responsables
Efectos.
Poco control de los bienes a cargo de cada servidor.
Retraso de auditoria interna de los activos fijos.
Perdida de los activos fijos y bienes de control.
Desactualización de información modificada.
Delimitación del problema
Al inicio de un negocio, el costo de inversión por activos fijos es el segundo capital
que se toma en consideración ya que sirve el apoyo para que las actividades de una
empresa se realicen con normalidad, el primero es el capital de trabajo. Estos activos fijos
3
de manera contable están sujetos a una depreciación lineal en función al uso que se le dé,
por lo tanto es importante que la administración sepa de su existencia y el aporte o ayuda
que le pueda dar a su recurso humano para que desarrolle de manera correcta su trabajo.
Es tarea del departamento de auditoría determinar la existencia del inventario en la
entidad gubernamental ya que esto permite la satisfacción del cliente interno para que
ofrezca un servicio de calidad al cliente externo. Si un activo desaparece y no existe un
custodio de por medio esto podría ocasionar una alteración del presupuesto debido a que la
administración debe incurrir en un gasto no extraordinario para sustituir aquel equipo o
maquinaria y más si éste desempeña un papel importante en la atención del usuario.
En la compañía TAME el control de los activos fijos es un tema susceptible a robos
o a pérdidas sin responsables ya que no existe un departamento que se encargue de un
control semanal o mensual a verificar su existencia, también la falta de rapidez en
asignación de los equipos al nuevo personal distorsionan un poco la responsabilidad del
custodio porque la mayoría de los registro incurren nombres de personal que ya han salido
de la organización.
Una falta de responsabilidad en el cuidado de los activos fijos impide que la
organización estatal reclame la sustitución inmediata del equipo incurriendo que se registre
una pérdida no programada cuando el tiempo de compra estaba proyectado a uno o dos
años después de reposición. También se evita disponer de un retorno de la inversión por
valor de salvamento y con ello tener un recurso económico que disminuya el impacto de la
nueva adquisición del activo fijo.
4
Formulación y sistematización del problema
Formulación del problema
¿Qué planes de acción se deben implementar para mejorar el control del inventario
de activos fijos en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa TAME EP y
así disminuir temas de pérdidas, robos y mejorar el proceso del cuidado del capital
operativo?
Sistematización del problema
¿Qué tipo de pasos se deben seguir para efectuar un efectivo control del inventario de
activos fijos en una organización?
¿Qué procesos se deben seguir para identificar los puntos críticos que generan la falta
de un control de inventarios de activos fijos en la Unidad de Negocios Guayaquil de la
Empresa TAME EP?
¿Qué mejoras en los procesos de la administración de inventarios de activos fijos se
deben implementar para evitar pérdidas y desactualización en la asignación de
custodios?
Evaluación del problema
Las estrategias y procedimientos administrativos que se propondrán en el presente
trabajo de investigación estarán basadas bajo unas normas y reportes de entradas y salidas
5
de equipo de manera que la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa TAME EP
pueda cuantificar con un reporte físico la existencia del activo fijo frente a registros
contables que se presenten en los Balances. Por otra parte permitir a la administración
tomar decisiones acertadas a la proyección de un presupuesto dónde se asigne recursos
económicos destinados a la reposición del activo fijo para evitar interrumpir las
actividades diarias del capital humano que labora en la organización.
Justificación de la investigación
En la justificación se detalla los puntos relevantes que se pretenden resolver con la
presentación del trabajo de investigación como un aporte a mejorar la administración del
capital operativo en la Unidad de Negocios de la Empresa TAME EP. El primer punto a
tratar es la justificación teórica del tema.
Justificación teórica.
En términos contables, es necesario que se cuantifiquen todos los recursos que
intervienen para la prestación de un servicio, de manera que la empresa proyecte un precio
que justifique la oferta en este caso de un servicio de pasajeros y carga a nivel nacional que
realiza TAME EP. Disponer de reportes que no muestren la realidad del negocio conlleva a
tomar decisiones que puedan comprometer toda la organización, como por ejemplo asignar
un personal o tener un nuevo departamento que empiece a laborar pero que a nivel
contable se constate que se tenga los recursos físicos para que trabajen de manera
6
inmediata sin embargo a nivel de existencias físicas no exista ningún equipo o mueble de
oficina puede retrasar la puesta en marcha del departamento.
De manera financiera esto genera un desperdicio de recursos ya que se tiene un
capital humano que incurre en un gasto y que no aporta con la proyección de un ingreso
debido a que no existen las condiciones necesarias para realizar el trabajo, y que la
administración debe esperar a la aprobación de un presupuesto extraordinario que permita
la compra de nuevos equipos para que funcione el nuevo departamento.
Por lo tanto es necesario que se incurra en políticas que administren y controlen el
activo fijo para que se tenga de manera real un reporta que detalle aquellos activos que se
encuentren físicamente en la compañía y que la administración asegure que se cuente con
todos los materiales para que el recurso humano trabaje en función a la eficiencia y
eficacia de las operaciones sin incurren en capital de trabajo u operativo adicional.
Justificación metodológica.
En cuanto a la metodología se emplea una investigación no experimental y
descriptiva ya que se plantea crear una situación actual del problema, luego filtrar los
puntos críticos obtenidos de la recolección de datos y luego constatar cuáles son las bases
de la generación del problema. Actualmente lo que se observa es la falta de control
generando como efecto una falta de compromiso por parte del recurso humano al cuidado
de equipos, además de pérdida que se han generado en los diferentes departamentos, todo
ello por la falta de responsabilidad de asignar un custodio que se haga cargo de lo que le
suceda ya sea al equipo o mueble con el cual funciona sus operaciones de manera diaria.
7
Las fuentes primarias que se emplean son los problemas manifestados por los jefes
de cada unidad de negocios que componen la empresa TAME EP recolectados a través de
la entrevista con preguntas abiertas, y las fuentes secundarias son los balances obtenidos a
la fecha junto con una reporte de existencias de inventarios a fin de determinar el
porcentaje de acierto de los datos obtenidos, de esta manera se cuantifica el riesgo que está
ocasionando en la organización la falta de control.
Justificación práctica
La presente investigación sirve como un aporte al manejo de recurso de la empresa
ya que permite a la administración tener un control en sus existencias de activo fijo,
controlar el uso o aporte a la generación del servicio y además tomar decisiones oportunas
al momento de saber cuándo comprar el nuevo equipo, qué tiempo de uso tendrá en la
compañía y asignarlo en caso que se reemplace el capital humano en la organización.
Objetivos de la investigación
En función a la sistematización planteada se tiene los siguientes objetivos que se
proponen para crear un diseño que controle de manera eficaz el manejo de los inventarios
de activos fijos en la empresa TAME EP.
Objetivo general.
8
Diseñar un modelo de gestión por procesos para el Control de los activos fijos y bienes de
control en la Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame
Objetivos específicos
Determinar los tipos de controles y procesos que se deben seguir para garantizar un
eficiente control de inventarios de activos fijos.
Establecer un marco metodológico que recolecte las causas que generan el problema.
Identificar los puntos críticos que generan la ausencia de un control de inventario de
activos fijos.
Proponer un modelo de gestión que implemente la Unidad de Negocios Guayaquil de
la Empresa TAME para controlar sus activos fijos.
Hipótesis
Al establecer un modelo de gestión por procesos para el control de los activos fijos y
bienes la Unidad de Negocios Guayaquil de la empresa TAME garantiza que se tomen
decisiones sobre el manejo de nuevos proyectos ya que permite fijar nuevos objetivos
asegurándose que el recurso humano cuente con todos los implementos para lograrlo,
además permite reducir los casos de robo, pérdidas y deterioro acelerado por la
irresponsabilidad del personal que los emplea para sus labores diarias.
Variables
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Variable independiente
Modelo de gestión por procesos.
Variable dependiente
Control sobre las existencias de los activos fijos.
Asignación de responsabilidad a un custodio.
Reducción en presupuesto extraordinarios por reposición de activos fijos.
Indicadores
Control de recursos materiales.
Responsabilidad en el manejo de equipos.
Ahorro en la asignación de recursos económicos.
Aspectos metodológicos
En el aspecto metodológico al igual que en la justificación se especifican el diseño
de la investigación que se emplea para el tratamiento de la información. Los datos
secundarios mostrarán la realidad del control de activos fijos en la organización y ello
garantiza que se definan los puntos críticos sobre los cuales se plantea el nuevo diseño de
los procesos, por lo cual a continuación se especifica el tipo de investigación a
implementar.
10
Tipo de investigación
La estructura de la tesis va encaminada a la comprobación de la hipótesis, se tiene
una organización que está siendo perjudicada a través de las pérdidas, desaparición y
deterioro de los activos fijos que mantienen registrados en sus estados financieros, donde
su estado físico puede ser que valga mucho menos al mostrado en cada cuenta de activos,
todo esto debido a una falta de control de su administración de capital operativo.
El tratamiento de una información basada en datos secundarios aborda a la
clasificación de una investigación cualitativa, es decir la capacidad de medir las pérdidas y
así sacar un porcentaje de riesgo a futuro que pueda contemplar la organización sino se
establece un control más específico de la problemática.
Dentro de la clasificación de la investigación cualitativa se indica que dichos datos
son susceptibles a un tratamiento descriptivo puesto que se muestra variables internas y
externas que han impedido que se dé un mejoramiento en el control e investigación de
tratamiento no experimental porque los resultados obtenidos no se los implementará en la
organización hasta esperar una respuesta de la administración la cual en base al beneficio
obtenido decidirá si será susceptible a una puesta en marcha.
Investigación de campo
La investigación de campo parte de la investigación descriptiva porque aporta al
investigador a ir a la organización, recolectar datos para luego clasificarlos en forma de
11
gráficas y reportes que muestren la problemática. Por otro lado permite la recolección de
datos secundarios, mostrando la información de manera que se cuantifique el riesgo
mostrado a la generación de posteriores problemas para la administración. Dentro de la
investigación de campo se emplean las siguientes herramientas de recolección de datos:
La entrevista, ya que permite a través de preguntas los datos más relevantes de la
información a analizar. En el presente estudio se muestra que los jefes de cada
departamento de la unidad de negocios muestren diferentes casos particulares que han
significado la falta de control de activos y la asignación que ha tenido a su personal,
debido a que se manifestó en la problemática que puede significar el retraso de las
actividades del recurso humano.
Investigación bibliográfica – Documental
La investigación bibliográfica muestra al investigador la relación entre los datos
secundarios y el aporte a la generación de los puntos críticos. Las fuentes secundarias a
utilizar son los reportes contables de la composición de los activos fijos en los balances
generales de la empresa TAME EP, junto con el último informe sobre los activos fijos
físicos realizados por la última auditoria por parte de la Contraloría General del Estado.
Técnicas e instrumentos
Las técnicas e instrumentos empleados para el tratamiento de la información son:
12
Entrevistas de preguntas abiertas a los jefes de los departamentos de la empresa TAME
EP.
Fuentes secundarias con reportes de auditoría y con balances presentados sobre la
situación económica de la empresa TAME EP.
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CAPÍTULO 1
1 Marco teórico
En el marco teórico se establecen las bases para la creación de una propuesta que
mejore el control de los activos fijos en la empresa pública TAME, ya que según informes
de auditoría no existe una correcta asignación a los custodios y alguno de los activos fijos
que se encuentran en los registros distribuido en un departamento de manera física se
encuentran en otras unidades impidiendo de esta manera comprobar de manera rápida su
existencia.
A continuación se muestra una breve importancia del control de activos fijos en las
empresas indiferente que las mismas sean del sector público o del sector privado.
1.1 Importancia del control de activos fijos
Las empresas por su naturaleza nacen para la satisfacción de una determina necesidad
en el mercado por lo cual oferta diferentes productos o servicios con el fin que los mismos
sean demandados y que a su vez por la contratación el consumidor o usuario pueda realizar
la compra a través de la entrega de un recurso económico que es el dinero. Sin embargo es
tanta la necesidad de mantener un flujo constante de ingresos que las administraciones
centran su interés al departamento comercial, a emplear formas para posicionar el producto
pero se olvidan de estandarizar procesos, incluso la compra de activos fijos queda en
14
segundo lado pues en los informes solo se cuantifica el valor de los mismos (Bernal,
2011).
Cuando un activo fijo crítico requiere mantenimiento ya que ello significa la
generación de un servicio, la administración destina partidas presupuestarias y se
determina un control más minucioso para él mismo, por otro lado cuando se trata de un
activo que complementa el trabajo del empleado como por ejemplo un escritorio, una silla,
una grapadora, una perforadora, estos tienen un control menos minucioso y a veces
inexistente ya que su valor es poco representativo y es fácil de reemplazarlo (Garcia,
2011).
Esto va en contra de la administración debido a que uno de sus objetivos es obtener
beneficios a través de la eficiencia y eficacia de los recursos; cuando no se ejerce un
control significa que los recursos empleados no son cuantificados ni clasificados haciendo
imposible a los administradores la existencia o inexistencia de contar con el activo fijo
para la complementación del trabajo de los empleados (Rodríguez, 2011).
El riesgo que tiene el negocio es contar con estados financieros que muestran una
realidad totalmente distinta a su situación financiera, un ejemplo puntual se centra en la
información de disponer de 10 escritorios para un determinado departamento pero al
realizar el control físico se tiene como resultado 5 escritorios en funcionamiento porque el
saldo actualmente no se encuentra operativo ya sea por daños a lo largo de su uso; esta
situación genera un riesgo para la empresa ya que está subvalorando sus activos y además
con el criterio equivocado de contar con activos que sirvan de ayuda para que sus
empleados sigan atendiendo (Bravo, 2011).
15
La importancia de establecer un control de inventarios radica en la necesidad para la
administración de analizar las inversiones realizadas en algún punto del período contable y
determinar en qué momento necesita ser reemplazadas para seguir con la operatividad del
negocio (Granados, Latorre, & Ramirez, 2011). Algunas empresas emplean un Sistema
para Soluciones Empresariales o ERP que arroja como resultado saldos reales del estado
de activos fijos para la empresa.
Además del control en activos la implementación de un Sistema para Soluciones
empresariales permite a las empresas tomar ventajas en su gestión, a continuación se
describen algunas de ellas:
Aspectos financieros: Los gastos obtenidos de la adquisición o compra de una
maquinaria para la generación del modelo de negocios permite a la compañía disponer de
un plan de depreciación que se adicionará al gasto de la empresa disminuyendo así utilidad
y reflejando el verdadero esfuerzo para la administración de generar ingresos que
sostengan el modelo de negocios (Guzmán Vásquez & Romero Cifuentes, 2005).
Aspectos fiscales: Permite a través de la legislación establecida tomar correctivos en
cuanto a su valor en libros frente a valor de mercado con el fin de cuantificar mejor la
posición de equipos, maquinarias entre otros activos a fin que sirvan como respaldo para la
contratación de un apalancamiento financiero (Bravo, 2011).
Aspectos técnicos de costos: Si la empresa maneja un esquema de negocios de
elaboración de un producto permite establecer el nivel de capacidad instalada de
16
elaboración y a la administración tomar el valor de desgaste para adicionarlo al valor del
costo de ventas (Nunes, 2012).
Las empresas a veces se resisten a establecer un control de inventarios de activos fijos
porque consideran un costo adicional a sus gestiones, pero no ven a futuro el gasto que
podría generar para sus presupuestos la desaparición de activos fijos o la falta de
atribución a la responsabilidad a los usuarios de aquellos fijos que tienen bajo su custodio
(Nunes, 2012).
Si un empleado es contratado debe ayudar a la gestión total de la empresa, a realizar su
trabajo y además tratar de emplear los mínimos recursos dentro de sus actividades diarias.
Muchas personas ven el compromiso de la empresa solamente cumplir sus horas y realizar
todo lo que sus jefes les solicitan sin tener un cuidado en el activo fijo el cual es parte de
su desarrollo diaria de funciones.
Antes de adjudicar a un activo fijo a un empleado, la empresa debe asegurarse de
emplear un sistema que le ayude a identificar dónde se encuentra el equipo, bajo qué
términos o características identificarlos la próxima vez y en qué unidad de negocios se
encuentran. El siguiente punto establecen los puntos de acción que debe seguir la
administración para efectuar un control de sus activos fijos (Baena, 2011).
1.1.1 Guías de acción para el control de activos fijos
Una empresa debe controlar y establecer un sistema para su activo fijo
independientemente del sector donde se desarrolle ya que igual ofrece un producto o
17
servicio, dentro de las guías de acción que debe emplear una administración se tiene lo
siguiente:
Inventariar de forma periódica los bienes que se encuentran en los registros contables.
Codificar mediante etiquetas o códigos los activos fijos.
Controlar las entradas y salidas de cada activo especialmente cuando se dan de baja por
de uso o venta anticipada.
Elaborar un plan de mantenimientos para el cuidado de los activos fijos.
No todos los activos deben ser considerados como activos fijos, ya que debe cumplir
con una serie de criterios y características para que sean acumulados en tales cuentas, a
continuación se describen algunos criterios para considerar a un activo fijo (Alles, 2013).
1.1.2 Criterios para la personificación de activos fijos.
Las empresas al momento de comprar un activo fijo suelen clasificarlos bajo los
siguientes criterios:
1.1.2.1 Por su costo.
Cuando el bien tiene un costo considerable de $500 dólares o más y que no sea
consumible, considerado en forma unitaria, o bien aquellos muebles que tengan un valor
inferior a dicha cifra, pero que por sus características y volumen se considere como activo
fijo (Prieto, 2012).
18
1.1.2.2 Por su durabilidad.
Para Douglas & Finnerty (2012) cuando se considera que dicho activo es durable,
permanente o que su funcionamiento será de más de un año a partir de la fecha en que es
utilizado por primera vez. Según las NIIF para Pymes Sección 17 de la Propiedad, Planta y
Equipo, considera como criterio los siguientes:
Son aquellos activos tangibles que posee la empresa para ser utilizados en:
En la producción o suministro de bienes y servicios
Para ser alquilado a terceros
Para propósitos administrativos
Se espera ser utilizado durante más de un periodo económico
Las personas que intervienen en el manejo de los activos fijos son las siguientes:
Jefes o encargados de las dependencias o unidades productivas.- Estos son las personas
que controlan el personal, tienen una meta u objetivos determinados en las reuniones
de la administración y además de ser los encargados de dirigir a su personal de trabajo
tiene la tarea de administrar también los recursos.
Personal del departamento de Contabilidad.- Es el encargado de alimentar el inventario
de activos fijos cada vez que se registra una compra, según el tipo de control que se
tenga tiene la tarea de identificarlo con el fin que sirva como apoyo para un posterior
inventario físico.
19
Personal del departamento de Auditoría Interna.- Tiene la tarea de garantizar que la
administración del activo fijo se esté llevando de manera correcta, esto con la finalidad
de constatar que lo afirmado en libros exista físicamente en la organización.
Personal de administración de recursos humanos.- Tiene el objetivo de sancionar
cuando la custodia de activo fijo se ha llevado con irresponsabilidad, esto es en caso de
pérdida, daño con intención o casos de robo.
1.1.3 Descripción de departamentos involucrados en el control de activos fijos.
A continuación se describe de manera detallada el control que debe ejecutar los
diferentes departamentos dentro del control de activos fijos:
1.1.3.1 Jefes o encargados.
Departamentos o unidades de análisis a los cuales se les asignan los activos fijos que
complementan el trabajo de los empleados que laboran ahí de manera diaria. Tienen un
jefe o administración que además de dirigir al personal debe ser el encargado de cuidar los
intereses de la administración en cuanto al cuidado del activo fijo (Moncini, 2012).
1.1.3.2 Departamento de Contabilidad.
Departamento encargado de registrar todas las actividades económicas que se desarrollan
en la empresa, como tarea tiene la de adicionar a la cuenta de inventario todos los equipos,
20
maquinarias, muebles entre otros que servirán para ayudar al empleado a desarrollar su
trabajo (Moncini, 2012).
1.1.3.3 Departamento de Auditoria
Departamento encargado de que certificar que los procesos se están llevando de acuerdo a
lo estipulado en políticas y procedimiento dictados por la administración; a través de
informes indican el riesgo que existe de haber analizado el cumplimiento de un proceso y
los posibles correctivos a seguir para evitar que vuelvan a existir riesgos en dichos
procesos (Moncini, 2012).
1.1.4 Normas para realizar un inventario de activo fijo
Antes de realizar una auditoría constatando el físico de un activo fijo descrito en los
registros contables, el personal que va a realizar la gestión se recomienda que efectúen las
siguientes recomendaciones:
1.1.4.1 Etiquetado
El etiquetado es un proceso que sirve para la identificación de un determinado activo fijo
que forma parte de la empresa. El auditor debe conocer cómo contabilidad identifica tal
activo o que proceso se ha empleado para distinguir un equipo de otro al momento que
ingreso al inventario de la compañía, se suele emplear un etiquetado de barras para la
gestión del mismo (Bowersox, Closs, & cooper, 2007).
21
1.1.4.2 Formas de etiquetado.
Este proceso complementa el punto anterior, aquí se debe solicitar por parte de la auditoria
a al departamento contable todas las partidas o subcuentas que emplea para alimentar a la
cuenta de activos fijos (Bowersox, Closs, & cooper, 2007). A continuación se muestra
unas recomendaciones en donde encontrar el etiquetado de ciertos activos fijos:
Tabla 1 Lugar de etiquetado en activos fijos
Fuente: Guía Práctica para la Selección e Implantación de ERP.
Elaborado por: Muñiz (2000)
1.1.4.3 Logística para el inventario de activo fijo.
De acuerdo a la planificación estratégica de la empresa, se envían memorándum a
todas las dependencias y áreas de que se efectuara dicho inventario y se les pide la total
colaboración para que den todas las facilidades al personal encargado para que dicho
inventario sea bien elaborado.
22
El Gerente administrativo, debe reunirse con todos los jefes o encargados de áreas
para informar de los objetivos, acordar el calendario de trabajo y establecer de
común cuando inicia y termina dicho inventario.
1.1.4.4 Resultados o tipos de reportes.
Para Bravo (2011) es importante que luego de la gestión de control el auditor
elabore un informe sobre lo acontecido en su revisión de activos fijos para lo cual se
cuenta con reporte que evidencien la gestión y que informen a la gerencia el riesgo que
existe a un posible incumplimiento de procesos. A continuación se muestran los tipos de
reportes que se pueden presentar a una gerencia adicionando el objetivo por el cual se los
presenta de ese modo.
Tabla 2 tipos de reportes de inventario de activos fijos
Fuente: Contabilidad, sistema y gerencia.
Elaborado por: Bernal (2011)
23
En la tabla 2 se muestra que los distintos reportes ofrecen información adicional
según el objetivo de la auditoría realizada, por ejemplo los activos fijos por área que
agrupa directamente los activos fijos que están en un departamento o unidad de negocios,
esto sirve para aquella gerencia analizar la cantidad de recursos que disponen los
empleados para efectuar su trabajo.
A continuación se muestra un ejemplo de formato que ayuda a contabilidad como
departamento de control del activo fijo a adicionar equipos o plantas que la empresa
adquiera en un determinado momento partiendo de su necesidad como complemento para
el desarrollo de sus actividades económicas.
Tabla 3 Formato para la adición de inventarios
Fuente: Contabilidad, sistema y gerencia.
Elaborado por: Bernal (2011)
24
1.1.5 Control sobre las entradas y salidas de activo fijo.
Es necesario que la contabilidad lleve un registro actualizado del activo fijo que se
encuentra en la organización y cada vez que un mueble o equipo sea empleado o prestado
por otro departamento es necesario realizar la respectiva actualización de los datos y el
nuevo custodio responsable sobre el activo fijo para evitar problemas futuros de trasladar
la responsabilidad a un personal que no tiene conocimiento de estar bajo su cargo un
equipo o mueble de oficina (Baena, 2011).
En la práctica debido a la carga laboral y a la necesidad de realizar otras actividades
más urgentes, los puestos contables que tienen bajo su responsabilidad la actualización del
inventario de activos fijos, dejan en segundo plano su revisión, saltando problemas al
momento que auditoria realiza los respectivos informes y constata que existe una anomalía
en la revisión del activo físico (Bernal, 2011).
Se recomienda que el activo fijo antes de su ingreso sea registrado bajo una ficha
donde describa el estado que ingresa a la organización y está a su vez pueda constatar
cuando se realicen auditorias del estado que se recibió dicho bien. Esto quede como una
evidencia grabada de la custodia del bien hacia una unidad de negocio o departamento.
25
Tabla 4 Ficha de entrada de activo fijo
Fuente: Contabilidad, sistema y gerencia.
Elaborado por: Bernal (2011)
26
En la tabla 4 se establece un claro formato para formalizar la entrada de un activo
fijo a la empresa, adicionando las firmas que sean necesarias para constatar los testigos de
la entrega del nuevo bien. Estos formatos son guardados en contabilidad como la
existencia física del bien y el respaldo junto con la factura la adición como activo fijo en la
compañía.
Todas las entradas por concepto de reparación, permuta o préstamos deben ser
tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y
comunicar de esto mediante informe escrito al departamento de auditoría y contabilidad. El
estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados los
registros de inventarios (Bernal, 2011).
En cuanto a las salidas o dadas de baja para los activos fijos, estos de igual manera
deben ser descritos adicionando el motivo para los cuales genera su salida. Esto libera de
responsabilidad a los custodios sobre el estado del bien que puede ser donado o vendido
por la empresa ya que su uso no es rentable para la compañía (Bernal, 2011).
Estas salidas de activos fijos se dan a menudo en equipos de computación que por
su susceptibilidad al paso de la tecnología, quedan obsoletos en poco tiempo por lo cual
necesitan ser reemplazados por otros equipos de mayor rapidez y que ofrecen más
prestaciones o permiten al empleado realizar su trabajo con más agilidad empleando
menos tiempo. También dispone de un formato al igual que la entrada, con la única
diferencia que aquí la firma de los directivos es constatar el estado del inventario y además
de evidenciar que dicho activo este o no en funcionamiento para una posterior subasta.
Algunas empresas privadas suelen aprovechar la baja de sus activos sacando un beneficio
27
de valor residual o valor de rescate ya que realizan una subasta entre sus empleados a
precio más bajos que el mercado y con la facilidad que sean financiados vía descuento de
rol, de manera que se garantice un ingreso para la compañía y no se mande al gasto la
totalidad del valor del bien.
Tabla 5 Ficha de salida de activo fijo
28
Fuente: Contabilidad, sistema y gerencia.
Elaborado por: Bernal (2011)
Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento
de contabilidad y auditoría, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta
normativa permitirá llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la
empresa posea a una fecha determinada.
Para que todos los controles se cumplan deben haber establecidas en la
administración algunas políticas que creen un límites en cuanto a multas o correctivos en
caso que el recurso humano no realice su trabajo en función al cuidado de sus herramientas
de trabajo, por lo tanto a continuación se muestra la importancia de disponer de políticas
para la regulación del trabajo en los empleados.
1.1.6 Políticas de recursos humanos.
Se entiende por políticas empresariales a unas declaraciones o ideas muy generales
que representan la posición oficial de la compañía ante determinadas cuestiones, y que
ayudan a tomar decisiones conformes a la cultura de la empresa. Las políticas escritas y
publicadas ayudan a los directivos, en cuanto que éstos tienen la certeza de cuál debe ser
su proceder en determinadas cuestiones problemáticas, y son de utilidad para todos, por
cuanto se sabe de antemano lo que se puede y lo que no se puede pedir, hacer, etc (Gan &
Berdel, 2011).
29
Las políticas son amplias, lo que no quiere decir que sean ambiguas. Existen
políticas financieras, políticas de producto, políticas comerciales y por supuesto políticas
de recursos humanos (Gan & Berdel, 2011). Las políticas están influidas por la cultura
nacional, y también por la cultura de la propia organización.
1.1.6.1 Disciplina y acción disciplinaria.
La disciplina es el estado de autocontrol y de conducta ordenada de los empleados
e indica el grado real de trabajo en equipo en una organización. Un aspecto necesario, pero
con frecuencia difícil de las relaciones internas con los empleados es la aplicación de la
acción disciplinaria (Wayne, 2005). La acción disciplinaria invoca a la imposición de una
sanción a un empleado que no cumple con las normas establecidas.
La acción disciplinaria eficaz se aplica al comportamiento erróneo del empleado,
no al empleado como persona. La acción disciplinaria que se aplica de manera incorrecta
es destructiva tanto para el empleado como para la organización. Por lo tanto, la acción
disciplinaria no se debe aplicar al azar. Por lo general, la acción disciplinaria no es la
respuesta inicial de la administración a un problema, normalmente existen formas más
positivas de convencer a los empleados de apegarse a las políticas de la empresa que son
necesarias para lograr los objetivos organizacionales (Werther, 2012).
Sin embargo, los gerentes deben aplicar con frecuencia la acción disciplinaria
cuando se violan las reglas de la empresa. Las políticas para la acción disciplinaria ofrecen
a la organización la mejor oportunidad para lograr las metas organizacionales,
beneficiando así tanto a los empleados como a la corporación. La empresa debe contar con
30
políticas escritas con respecto a la acción disciplinaria, de tal manera que todos conozcan
su filosofía con respecto a ésta.
1.1.6.1.1 El proceso de la acción disciplinaria.
El proceso de acción disciplinaria es dinámico y continuo. Como las acciones de
una persona pueden afectar al resto del grupo de trabajo, la aplicación adecuada de la
acción disciplinaria fomenta el comportamiento aceptable en los demás miembros del
grupo. Por el contrario, la acción disciplinaria que se aplica de manera injustificada o
inadecuada produce un efecto perjudicial en los demás miembros del grupo (Rodríguez,
2011).
El ambiente externo afecta todas las áreas de la administración de recursos
humanos, incluyendo las políticas y acciones disciplinarias. Los cambios que ocurren en el
ambiente externo, como las innovaciones tecnológicas, pueden volver inadecuada una
regla y requerir nuevas. Las leyes y regulaciones gubernamentales que afectan las políticas
y reglas de las empresas también cambian constantemente un ejemplo de ello es la Ley de
la Seguridad Social que obligó a todas las empresas a afiliar a sus empleados al Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
Los sindicatos son otro factor externo. El castigo específico por violar las reglas
está sujeto a negociación y a ser incluido en el acuerdo obrero patronal. Por ejemplo, el
sindicato puede negociar que se requieran tres avisos por escrito por impuntualidad antes
de que un trabajador sea suspendido, en vez de los dos avisos que podría exigir el contrato
vigente.
31
Los cambios que se presentan en el ambiente interno de la empresa también alteran
el proceso de acción disciplinaria. Por medio del desarrollo organizacional, la empresa
puede cambiar su cultura. Como consecuencia de este cambio, los supervisores de primera
línea tienen la posibilidad de manejar la acción disciplinaria en forma más positiva. Las
políticas de la organización también ejercen un impacto en el proceso de acción
disciplinaria por ejemplo, la política de tratar a los empleados como seres humanos
maduros afectaría el proceso significativamente.
1.1.6.1.2 Enfoque de la acción disciplinaria.
Se han desarrollado varios conceptos con relación a la aplicación de la acción
disciplinaria. Una de ellas es la regla de la estufa caliente la cual se muestra a
continuación:
De acuerdo con el enfoque de la acción disciplinaria de la estufa caliente debe
contener las siguientes consecuencias que son semejantes a tocar una estufa caliente.
Quema inmediatamente. La acción disciplinaria se debe aplicar inmediatamente, de
tal manera que la persona entienda la razón de ella.
Advierte. También es de extrema importancia advertir por anticipado que se castigará
el comportamiento inaceptable. A medida que las personas se acercan a una estufa
caliente, su calor les advierte que se quemarán si la tocan; por lo tanto, tienen la
oportunidad de evitar quemaduras si así lo eligen.
32
Proporciona un castigo congruente. La acción disciplinaria también debe ser
congruente en el sentido de que todos los que comentan la misma infracción serán
castigados consecuentemente. Al igual que con una estufa caliente, cada persona que
la toque con el mismo grado de presión y durante el mismo periodo de tiempo se
quemará en la misma medida.
Quema de manera impersonal. La acción disciplinaria debe ser impersonal. La estufa
caliente quema a todo el que el toque, sin favoritismos.
SI las circunstancias que rodean a todas las situaciones de acción disciplinaria
fueran iguales, no habría problema con este enfoque. No obstante, las situaciones son a
menudo muy diferentes y pueden existir muchas variables en cada caso de acción
disciplinaria individual. Por ejemplo ¿la organización sanciona a un empleado leal, con 20
años de antigüedad de la misma manera que a una persona que ha permanecido en la
empresa menos de seis semanas? Un supervisor con frecuencia descubre que no puede ser
totalmente congruente e impersonal al aplicar la acción disciplinaria. Como las situaciones
si varían la acción disciplinaria progresiva puede ser más realista y benéfica tanto para el
empleado como para la organización.
1.1.6.1.3 Problemas en la aplicación de la acción disciplinaria.
Como se podría esperar, la aplicación de acciones disciplinarias no es una tarea
agradable, pero debe provenir del gerente responsable. Aunque el gerente esté en la mejor
posición de aplicar la acción disciplinaria, muchos preferirían evitarla. Entre las razones
por las que los gerentes desena evitar la acción disciplinaria están los siguientes aspectos:
33
Falta de capacitación. El gerente no posee los conocimientos ni las habilidades
necesarias para manejar los problemas de disciplina.
Temor. El gerente puede sentirse preocupado de que los niveles directivos no apoyen
una acción disciplinaria.
Ser el único. El gerente podría pensar que nadie más disciplina a los empleados así
que ¿por qué debo hacerlo yo?
Culpa. El gerente podría pensar ¿cómo puedo disciplinar a alguien si yo he hecho lo
mismo?
Pérdida de la amistad. El gerente cree que la acción disciplinaria dañará la amistad
con un empleado o con los amigos de éste.
Pérdida de tiempo. El gerente lamenta el tiempo valioso que se requiere para aplicar y
explicar la acción disciplinaria.
Pérdida de los estribos. El gerente tiene el temor de perder la compostura al hablar
con un empleado sobre la violación de una regla.
Racionalización. El gerente puede pensar que el empleado sabe que ésta era una
acción incorrecta, así que ¿por qué debemos hablar de ello?
1.2 Marco conceptual
Cotejo.
Esto consiste en poder comparar los datos registrados contra los bienes en existencia.
Revisión.
Consiste en corregir y completar la información desarrollada en el inventario.
34
Procesamiento de datos.
Consiste en capturar en el sistema de inventarios la información recolectada por el
personal designado en las fichas recolectoras y emitir listado de activos ya depurados.
Emisión de resguardos y etiquetas.
El sistema emite los resguardos de los activos correspondientes a la Propiedad, Planta
y Equipo, inventariados con todos los datos que a estos describen. Emitiéndose también la
etiqueta de código de barras con el número de inventario.
Pegado de etiquetas.
El personal designado, vuelve al lugar donde recolecto la información del bien y le
adhiere la etiqueta en un lugar visible para su fácil visualización.
Archivo.
El departamento de Contabilidad quien es el encargado de efectuar el inventario,
archiva el resguardo original, acompañado de su correspondiente ficha de captación,
entregando una copia al encargado del departamento y otra al departamento de auditoría.
35
CAPITULO 2
2 Investigación, metodología
La metodología de la investigación se considera y se define como la norma que
transforma procedimientos para la averiguación de los datos (Salkind, 2013). En la
metodología de la investigación se da a conocer la clasificación y recolección que de
diversas técnicas para obtener un alto nivel científico con de datos por medios de revistas,
encuestas y diagramas, entre otros. Sin la metodología sería imposible llegar a un
conocimiento apropiado especialmente en trabajo de mejora continua.
En la metodología de la investigación se debe tener en cuenta los principales
elementos para poder realizar un buen cuestionamiento, donde se puedan realizar el
análisis del problema. Este planteamiento de estudio tiene los siguientes objetivos.
Exploratorio: Este estudio se basa en lo que desconoce o no ha sido examinado, por
lo que realmente al investigador le interesa es dar una visión general y llegar a
saber la hipótesis y determinación de la forma en la que se va a realizar el estudio a
una realidad definitiva.
Descriptivas: Su prioridad fundamental es indicar las partes más importantes de lo
que vamos a investigar y estudiar para poder emplear criterios sistemáticos.
Explicativas: Su objetivo es comprender porque suceden ciertos acontecimientos
existentes, donde el malestar está enfocada en un conjunto de fenómenos.
36
El presente tema tiene un enfoque es descriptivo ya que se muestran cada uno de
los procesos para que se desarrollan en cuanto a la gestión de los activos en la compañía
TAME esto con la finalidad de sacar los puntos críticos que generan el problema
planteado. A continuación se muestra la forma como se lleva a cabo cada una de las
actividades de ingreso y adjudicación del activo fijo.
2.1 La identificación y secuencia de los procesos con fotos de evidencia.
El proceso base de la problemática se refiere a la comprobación de las existencias
de activos fijos, el cual involucra a los siguientes cargos que se describen a continuación:
Responsable: Persona que se le asigna el activo fijo que puede ser una computadora,
grapadora, el escritorio, en otras definiciones se le suele llamar custodio.
Departamento de autoría interna: Se encarga de verificar que los procesos de compra
de equipos para el giro del negocio se registren en los activos fijos, además de verificar
si un responsable tiene asignado de manera correcta los equipos que ayudan a su
gestión.
Departamento de activos fijos: Equipo de trabajo que se encarga del control y
constatación física de los activos, tiene a su cargo un jefe que se encuentra en la matriz
de TAME y en cada ciudad donde la empresa tiene sus operaciones asignan un
delegado de control de activos fijos.
37
Gerencia General: Departamento que autoriza por medio de memorando la puesta en
marcha de la actividad de revisión.
2.1.1 Descripción del proceso
Proceso: Inicio de revisión.
1.- Gerente General aprueba el inicio de proceso de verificación física de activos.
2.- Delegado de activos fijos recibe la notificación e inicia su trabajo.
3.- Delegado de activos fijos imprime activos que están registrados en el sistema.
4.- Delegado de activos fijos se dirige a cada uno de los departamentos a constatar la
existencia del activo fijo reportado en el sistema.
5.- Responsable o custodio, recibe al delegado de activos y muestra los bienes que
actualmente maneja en su diario laboral.
6.- Delegado de activos fijos comienza a comparar cada activo con su reporte bajado del
sistema contable de TAME.
En el gráfico 1 se muestra de manera gráfica los pasos detallados.
38
Figura 1 Diagrama de proceso: Inicio de Revisión
Documentos:
Anexo 1 Memorándum de Gerencia General al Asistente de Contabilidad Delegado de
Activos Fijos.
Anexo 2: Reporte de activos fijos localizados en el sistema.
Proceso: Elaboración de reportes de gestión.
1.- Delegado de activos fijos: Verifica la existencia de los activos fijos.
Gerencia General Delegado de activos fijos Responsable o custodio
Reporte de activos fijos
Memorandum
Inicio
Aprueba proceso de verificación física de
activos fijos
Recibe notificación e inicia su trabajo
Imprime listado de documentos
registrados en el sistema
Muestra los bienes que tiene a su cargo
Compara físico vs sistema
Fin
39
En caso de tener sobrantes, se procede a registrarlos bajo un acta que muestre en
detalle cada uno de los equipos para su posterior registro.
En caso de tener faltantes se procede a solicitar explicaciones al personal.
2.- Responsable o custodio: emite criterios o justificativos de la ausencia del activo fijo.
3.- Delegado de activos fijos: Realiza un reporte de la revisión de activos fijos.
4.- Delegado de activos fijos: Envía su reporte al jefe de activos fijos.
5.- Jefe de activos fijos: Recibe el reporte y lo archiva en una carpeta.
Figura 2 Diagrama de proceso: Reporte de Gestión.
Documentos:
Delegado de activos fijos Responsable o custodio Jefe de Activos Fijos
Reporte
Reporte
Inicio
Verifica existencia de Activos Fijos
Decisión
Ingreso en el sistema
Emite justificación
de la ausencia del activo fijo
Envía reporte al Jefe de
activos
Recibe reportey lo archiva
Fin
1
1
40
Anexo 3: Reporte de Gestión.
2.2 Análisis de F.O.D.A de la compañía
2.2.1 Fortalezas.
Posee una estructura organización establecida por medio de jerarquías que identifica a
los gerentes y jefes.
Mantiene controles sobre los procesos y verificaciones.
Posee un departamento de auditoria que detecta las anomalías.
Mantiene un reglamento de trabajo la misma que deben cumplir los empleados.
2.2.2 Oportunidades.
Fomentar una cultura de cambio en una organización que ya tiene establecida sus
obligaciones.
Sembrar un ambiente laboral de compromiso hacia el cuidado de los activos fijos.
Poner nuevas reglas de multas sobre daños al mobiliario.
Mejorar el control de los bienes a través de las nuevas políticas de manejo de activos.
2.2.3 Debilidades.
Poca aplicación de poder coercitivo que conlleva a la ausencia de multas por daños o
pérdidas de activos.
41
Falta de cultura de organización ya que los activos se encuentran en manos de personas
que no están registradas por custodios.
Falta de atención al compromiso de mantener en buen estado a los activos por la falta
de sanciones.
2.2.4 Amenazas.
Resistencia al cambio sobre la manera de manipulación de activos fijos.
Represalias contra el delegado que informa sobre la pérdida del activo fijo.
Formación de un ambiente laboral que se resiste a trabajar por la falta de activos fijos.
Renuncias voluntarias causadas por la amenaza de cargar al cobro de rol el activo fijo.
2.3 Identificación y análisis de riesgos
La falta ausencia de multas en el caso que un custodio no presente un activo fijo es
el principal problema que se genera en la organización, ya que el mismo no siente un
compromiso de tener un cuidado sobre los bienes y además no siente la amenaza de
reponerlos ya que el Jefe de Activos no procede a realizar ninguna acción solamente de
archivar los reportes.
Es aquí donde el control no permite pasar a la fase de la retroalimentación, ya que
no existe una corrección en el proceso y el empleado no siente una motivación de mejora.
En una organización se debe motivar a los empleados a generar un compromiso que vaya
acorde a los objetivos de la compañía.
42
Dentro de los problemas que se evidenciaron en la descripción de procesos del
punto 3.1.1 se tiene lo siguiente:
Problemas:
No se emite alguna multa por la ausencia de activos fijos.
El Departamento de Activos fijos no recibe reportes ni actas que no estén legalizadas,
cuando los custodios Responsables se niegan a Firmar por Faltantes de Bienes.
El empleado no se siente presionado ni comprometido con el cuidado de sus bienes,
por lo tanto existe el riesgo que muestre desinterés por los mismos.
Existe un doble criterio en cuanto a las multas por pérdidas, ya que en el caso que el
empleado sale de la organización este si es sujeto a una multa.
No hay un proceso de retroalimentación para evitar que se generen los mismos
problemas.
Riesgos inherentes.
Los posibles riesgos inherentes en los procesos analizados se tienen lo siguiente:
Susceptibilidad a que el activo fijo no se encuentre en los registros del saldo contable.
Mostrar saldos erróneos en las cuentas de balance.
Contar con una planificación fuera de la realidad con un activo que ya no está
disponible en la compañía.
Desconocer el material de trabajo con la que cuentan los empleados en la empresa.
43
Riesgos de control.
Dentro de los riesgos de control se puede indicar los siguientes:
Al detectar sobrantes de activos se desconoce de la procedencia de ellos.
No existe un canal de comunicación efectivo del departamento de compras con
contabilidad por lo cual no se evalúa la necesidad del bien adquirido.
No existen procesos de retroalimentación que corrijan errores emitidos por los
reportes del Delegado de Activos Fijos.
Al no realizarse una efectiva corrección, la labor del Delegado se vuelve
innecesaria que dicho esfuerzo no se lo emplea para un plan de retroalimentación.
Valoración de riesgo
El riesgo es una variable que se cuantifica para determinar el grado de prejuicio en
la organización, suele usarse para clasificar el número de requerimientos y atender
aquellos con mayor impacto. Para este análisis se ha procedido a clasificar la valoración
del Riesgo en tres grupos: Ocurrencia, Impacto y controles, asignando una escala numérica
ascendente a fin de medir el impacto de riesgo, tal como se muestra la siguiente tabla.
Tabla 6 Escala de riesgo en función al nivel de impacto y ocurrencia
Nivel De Impacto Nivel de Ocurrencia
Rara vez ocurre Bajo
Poco probable Medio/bajo
Medio probable Medio
Muy probable Medio / alto
Altamente probable Alto
44
Nota. El nivel de ocurrencia que se observa en la tabla son indicadores de advertencia para
la gerencia, cada uno de ellos será de vital importancia en el proceso del control de
inventarios porque muestra la probabilidad que la empresa incurra en un presupuesto
extraordinario ocasionado una salida de flujo no programada de la unidad de negocios.
La valoración del riesgo servirá en el análisis de resultados para determinar los
puntos críticos y bases de la generación del problema, es necesario que el investigador se
apoye en la observación para tratar de inferir los efectos y obtener suficientes criterios para
la comprobación del problema. Por ahora se tiene 4 tipos de riesgo los cuales se los
clasifica a continuación.
Tabla 7 Clasificación de los riesgos de control
Riesgos de control Nivel de impacto Nivel de ocurrencia
Sobrantes de activos Altamente probable Alto
Ausencia de canales de
comunicación entre
compras y contabilidad
Medio probable Medio
Ausencia de
retroalimentación por
medio de las sugerencias
de informes
Altamente probable Alto
Saldos erróneos en las
cuentas de activo fijo
Altamente probable Alto
Ausencia de multas al
personal sobre
negligencias
Altamente probable Alto
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Nota. Dentro de la tabla de clasificación de riesgos de control existen cuatro tipos de
urgencias, los cuales están en categoría alta y que requieren atención en la administración
del activo fijo. La categoría alta indica la importancia de colocarlo como un punto crítico
en la organización para el tratamiento del problema.
A continuación se muestran los siguientes requerimientos catalogados como puntos
críticos y sus respectivos efectos negativos en la organización.
Sobrantes de activos
Efecto:
Los sobrantes de activos fijos disminuyen la efectividad de control porque impiden
determinar al departamento de contabilidad cuándo fueron adquiridos y qué tiempo de uso
lleva para su posterior registro de depreciación.
Ausencia de canales de comunicación entre compras y contabilidad
Efecto:
Una falta de comunicación entre compras y contabilidad impide registrar activos
fijos adquiridos por la organización y generar sobrantes de activos. Esta variable guarda
relación con la anterior y se espera que su resolución elimine el problema del sobrante.
Ausencia de retroalimentación por medio de las sugerencias de informes.
Efecto:
Realizar un informe sobre las actividades de control de activos fijos tiene el
objetivo de determinar problemas y el riesgo de no cumplir políticas que aumentan la falta
de control en la organización. Si estos reportes son solamente archivados la administración
46
nunca podrá tener planes contingente a sus problemas y con ello se susceptible a
problemas mayores que impacta en primera instancia al flujo de efectivo.
Saldos erróneos en las cuentas de activo fijo.
Efecto:
El balance general muestra la situación económica del negocio, si los valores
mostrados distorsionan de la realidad en el negocio, la gerencia general tendrá muchos
inconvenientes al tomar decisiones, ya que pueden existir urgencia de reemplazado de
activos fijos obsoletos pero no existe una alerta que lo notifique.
Ausencia de multas al personal sobre negligencias
Efecto:
El compromiso de cuidado de activos fijos nace directamente del compromiso del
recurso humano hacia el cuidado de los implementos que complementan su labor diaria. Si
el personal muestra una falta de interés en el cuidado, mantener todo en orden no deben
generarse problemas en el activo fijo. En el caso de sobrantes o daño prematuro del bien en
TAME no existe sanciones al personal que labora en la organización por lo tanto no existe
una retroalimentación y una corrección eficiente para que se impida que se genere los
problemas.
2.4 Requisitos.
Para analizar la matriz de riesgo fue necesario contar con los siguientes requisitos:
47
2.4.1 Requisitos internos
Reportes de saldos en cuentas de activos fijos.
Conteo físico de los activos fijos.
Esquema de la organización.
Manual de políticas y procedimientos para la asignación y salida de inventario.
Políticas de multas en el recurso humano.
2.4.2 Requisitos externos
Procesos para realizar una auditoría de activos fijos.
Perfil del cargo del personal a verificar el inventario.
Conocimientos de auditoria forense para pronosticar el efecto del problema.
Apoyo de la Gerencia General para investigar abiertamente el problema.
2.5 Gestión de calidad
La gestión de la calidad según Hansen & Ghare (2011) es un proceso que permite a
las empresas mantener un control de las actividades y que se tengan resultados siempre
previstos de tal manera que se eviten generar riesgos en la administración. Dentro de la
administración pública es necesario que exista una gestión de control ya que esto impide
tener gastos extraordinarios, por ejemplo mantener un efectivo control del activo fijo, en la
empresa privada existen departamentos de gestión de control que se dedican
exclusivamente a evaluar políticas y procedimientos.
48
Dentro de TAME la gestión de la calidad comienza desde la revisión física junto
con el reporte de activos del sistema hasta el informe de los inconvenientes presentados.
Sin embargo es tarea de la Gerencia tomar estas recomendaciones y junto con el encargado
de activos fijos modificar políticas que favorezcan a los intereses de TAME y todos los
riesgos se encuentren respaldados.
Para corroborar que existe una gestión de calidad en la compañía, se hizo una
entrevista a los supervisores bajo el siguiente cuestionario.
Supervisores
1. ¿Ha solicitado a su personal una revisión del inventario que tiene bajo su custodio?
2. ¿Cuándo su personal demanda equipos de oficina a quién acude?
3. ¿Alguna vez ha reportado a gerencia los implementos que su personal emplea para
trabajar?
4. ¿Considera que los activos fijos que maneja están obsoletos? Indique ¿cuáles son? ¿Por
qué?
5. ¿Qué sucede cuando un personal reporta la pérdida de un activo fijo?
49
CAPITULO 3
3 Localización de las fuentes de datos
Para la obtención de los datos, se aplicó diferentes métodos y técnicas de
investigación los cuales permiten desarrollar una investigación eficaz. Se concretó como
fuentes primarias a los empleados de la entidad ya que son ellos quienes perciben y
conocen el problema directo de la institución y a los supervisores que son los canales de
administración de los recursos de la compañía y quienes tienen trato con la gerencia
general para reportar algún tipo de inconveniente.
3.1 Análisis de resultados.
Los datos tendrá tipo de tratamiento cualitativo con unidades de análisis que se
espera tengan relación con los puntos críticos y con ello la base de la propuesta. Para
Gómez (2011) los puntos críticos son los justificativos para la mejora continua ya que son
originados por la falta de control o planificación de la administración y que no se ha
tomado la debida precaución provocando inconvenientes en el largo plazo.
3.2 Determinación de la fuente de información.
Para determinar la fuente de información en cuanto a la recolección se tomaron en
cuenta los siguientes objetos de información:
Supervisor: Personas que en la organización tiene a su cargo recursos humanos y
que de forma coordinada tratan de cumplir objetivos propuestos en la gerencia.
50
Personal en general: Equipo de trabajo que compone toda la organización y que
utiliza los activos fijos y bienes de control para realizar sus actividades de manera diaria.
Son las personas objetas de sanción como propuesta para mejorar el control si existe aún el
tema del descontrol o falta de compromiso para el cumplimiento de los activos.
Delegado del control de activos: Es la persona que realiza los reportes los ejecuta y
emite un informe sobre las anomalías presentadas en el control de activos fijos y bienes de
control, dichos informes son enviados a la Gerencia General.
3.3 Diseño de la muestra.
El número de trabajadores que labora en TAME es de 200 integrantes los cuales
están distribuidos en departamentos y bajo el mando de supervisores, ellos son los
principales gestores del problema porque su falta de compromiso con la organización
origina de manera indirecta el descontrol en cuanto a la gestión de activos fijos. Por ello se
procede a consultarles mediante un cuestionario de preguntas cerradas las opiniones que se
tiene sobre el actual control de sus implementos y las mejoras que puede haber en función
al bienestar de la unidad de negocios.
En referencia a Bigne & Cuenca (2012) cuando el investigador tiene como fuente
de información la totalidad de la población, se puede tomar un tratamiento de información
basado en el muestre probabilístico que por medio de una fórmula aporta un tamaño de
observaciones lo suficiente representativas que elegir toda la población, esta fórmula
contiene los siguientes parámetros.
51
3.4 Determinación de la muestra.
Los parámetros elegidos para la recolección de datos son:
𝑛 =𝑍2𝜎2𝑁
𝑒2𝑁 − 𝑒2 + 𝑍2𝜎2
Donde:
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población. Son 200 empleados que trabajan en TAME
𝜎 = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su valor,
suele utilizarse un valor constante de 0,5, es un criterio de selección con poder de decisión
dividida, ya que no se conoce si los empleados dirán la verdad o emiten mentiras en el
mismo.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene
su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96 (como más usual) o en
relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que queda a criterio del investigador.
Para la presente investigación el valor a elegir es del 95% de confianza.
e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor,
suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a
criterio del encuestador. Este valor guarda relación con el nivel de confianza, si el dato
elegido es del 95% la diferencia queda con un 5% de margen de error.
52
3.5 Método de recolección de datos.
Los métodos de recolección de datos son la encuesta y la entrevista, obteniendo del
apoyo de la observación y del planteamiento del problema aportado por la experiencia del
delegado de activos fijos para la conformación de los puntos críticos.
Las características de los métodos de recolección de datos son las siguientes:
Entrevistas.
Preguntas de respuestas abiertas.
Tratan específicamente la gestión del activo fijo.
No definen lineamientos de respuesta.
Sirven para sacar unidades de análisis del problema.
Son exclusivas para los supervisores de cada área.
Encuestas.
Destinados a toda la organización de la Unidad de negocios de TAME en Guayaquil.
Tengan bajo su custodio activos fijos.
Respuestas de selección múltiple.
Medidas a través de gráficos y tablas.
Elaboradas en función a determinar puntos críticos en la elaboración de activos fijos.
3.6 Cálculo y tamaño de la muestra.
Para el cálculo de la muestra y determinación de su tamaño se reemplaza la fórmula
mostrada en el punto 3.4 del presente capítulo.
53
𝑛 =𝑍2𝜎2𝑁
𝑒2𝑁 − 𝑒2 + 𝑍2𝜎2
Donde:
n = el tamaño de la muestra.
N = 200
𝜎 = 0,5.
Z = 1.96
e = 0.05
Reemplazando la fórmula al proyecto se obtiene lo siguiente:
𝑛 =200 ∙ 0,52 ∙ 1.962
0,052(200 − 1) + 0,52 ∙ 1.962
n = 131 personas a consultar.
3.7 Diseño de la encuesta al cliente interno.
1. ¿Considera que tiene todos los implementos para realizar su trabajo?
Si ___
No ___
2. ¿Maneja algún tipo de reporte que notifique las existencias de activos fijos que emplea
en su trabajo?
Si ___
No ___
54
3. ¿En caso de pérdida o daño del activo fijo a quién acude?
Jefe inmediato ___
Compañero de trabajo ___
No lo notifica ___
4.- ¿Ha tenido algún tipo de sanción por negligencia en el uso del activo fijo?
Si ___
No ___
5.- ¿Está de acuerdo con la implementación de políticas a favor del cuidado de activos
fijos?
Si ___
No ___
6.- Cuando recibe un activo fijo, ¿qué persona se encarga de la gestión?
Departamento de compras ___
Delegado de activos fijos ___
Jefe inmediato ____
7.- Al momento de reportar la pérdida de un activo fijo ¿qué persona se encarga de la
gestión?
Departamento de auditoria ___
Delegado de activos fijos ___
Jefe inmediato ____
55
8.- ¿Usted comparte los activos fijos que están bajo su custodio?
Si ___
No ___
9.- ¿Tiene la seguridad que todos los activos fijos que emplean han sido respaldados por su
firma como custodio?
Si ___
No ___
3.8 Diseño de la entrevista al delegado de activos fijos.
1.- ¿Cuántas veces hace levantamiento de activos fijos y bienes de control?
2.- ¿Qué sucede cuando una persona no tiene los activos fijos y bienes control asignados
bajo su custodio?
3.- Al ingresar una persona a trabajar en la unidad de negocio ¿Qué procesos se realiza
para su asignación?
4.- Cuando una persona se desvincula de la compañía ¿qué sucede con los bienes de
control faltantes?
5.- ¿Existe políticas y procedimientos sobre la administración de activos fijos y bienes de
control difundidos a la organización?
6.- ¿Cuáles son los problemas que se han generado por la falta de control de activos fijos?
56
CAPÍTULO 4
4 El análisis e interpretación de resultados
Para el análisis e interpretación de resultados se procedió a realizar la observación
junto con la herramienta de recolección de datos descritos en el capítulo anterior, en esta
fase la población será la que aportan con la definición de los puntos críticos del problema.
4.1 Análisis de datos.
A continuación se muestran los resultados obtenidos de las entrevistas de los
elementos del recurso humano definidos.
4.1.1 Resultados de la entrevista al supervisor
1. ¿Ha solicitado a su personal una revisión del inventario que tiene bajo su custodio?
No, solo cuando hacen inventario.
2. ¿Cuándo su personal demanda equipos de oficina a quién acude?
Al jefe directo
3. ¿Alguna vez ha reportado a gerencia los implementos que su personal emplea para
trabajar?
Casi nunca.
4. ¿Considera que los activos fijos que maneja están obsoletos? Indique ¿cuáles son? ¿Por
qué?
Si, algunos como los equipos de apoyo.
5. ¿Qué sucede cuando un personal reporta la pérdida de un activo fijo?
Se notifica vía correo electrónico al jefe de la unidad o supervisor directo.
57
4.1.2 Resultados de la entrevista al delegado de activos fijos
1.- ¿Cuántas veces hace levantamiento de activos fijos y bienes de control?
Una vez al año.
2.- ¿Qué sucede cuando una persona no tiene los activos fijos y bienes control asignados
bajo su custodio?
Se reporta en un oficio a la jefatura de activos fijos.
3.- Al ingresar una persona a trabajar en la unidad de negocio ¿Qué procesos se realiza
para su asignación?
Se realiza el acta de entrega y recepción de los bienes.
4.- Cuando una persona se desvincula de la compañía ¿qué sucede con los bienes de
control faltantes?
Se descuenta el valor en la liquidación.
5.- ¿Existe políticas y procedimientos sobre la administración de activos fijos y bienes de
control difundidos a la organización?
No, existen tres reglamentos aplicados a nivel general por la contraloría del Estado.
6.- ¿Cuáles son los problemas que se han generado por la falta de control de activos fijos?
Pérdida y desorden de los bienes complicación de la toma física.
4.1.3 Resultados de la encuesta al personal tabulación de los datos (matriz)
Tabla 8 Necesidad de implementos de trabajo
1. ¿Considera que tiene todos los
implementos para realizar su trabajo?Encuestados Participación
Si ___ 54 41%
No ___ 77 59%
Total 131 100%
58
Figura 3 Necesidad de implementos de trabajo
Interpretación:
EL 58.78% indica que cuenta con todos los implementos para realizar de manera
eficiente su trabajo mientras que el 41.22% muestra su insatisfacción y demanda mayores
recursos para procesar sus actividades diarias.
Tabla 9 Reporte de existencias de activos fijos y bienes de control
2. ¿Maneja algún tipo de reporte
que notifique las existencias de activos
fijos que emplea en su trabajo?
Encuestados Participación
Si ___ 34 25.95%
No ___ 97 74.05%
Total 131 100.00%
59
Figura 4 Reporte de existencias de activos fijos y bienes de control
Interpretación.
El 74.05% indica que notifica la existencia de activos fijos bajo un reporte al jefe
inmediato mientras que el 25.95% afirma que esta gestión no la realiza y que tampoco son
notificados para realizarlo.
Tabla 10 Notificación de pérdida o daño del activo fijo.
3. ¿En caso de pérdida o daño del
activo fijo a quién acude?Encuestados Participación
Jefe inmediato ___ 32 24.15%
Compañero de trabajo ___ 16 12.15%
No lo notifica ___ 83 63.70%
Total 131 100%
60
Figura 5 Notificación de pérdida o daño del activo fijo.
Interpretación.
En caso de pérdida los encuestados en un 63.70% no notifican el inconveniente, el
24.15% lo reporta al jefe inmediato y el 12.15% lo comenta solamente con su compañero
de trabajo.
Tabla 11 Sanciones por negligencia en uso del activo fijo
4.- ¿Ha tenido algún tipo de sanción
por negligencia en el uso del activo
fijo?
Encuestados Participación
Si ___ 7 5.34%
No ___ 124 94.66%
Total 131 100%
61
Figura 6 Sanciones por negligencia en uso del activo fijo
Interpretación.
El 94.66% de los encuestados afirma que no han recibido descuentos por concepto
de negligencia en el uso de activos fijos y bienes de control mientras que el 5.34% indica
haber recibido alguna vez una sanción.
Tabla 12 Implementación de políticas a favor del cuidado de activos fijos
5.- ¿Está de acuerdo con la
implementación de políticas a favor del
cuidado de activos fijos?
Encuestados Participación
Si ___ 118 90.08%
No ___ 13 9.92%
Total 131 100%
62
Figura 7 Implementación de políticas a favor del cuidado de activos fijos
Interpretación.
Para el 90.08% de los encuestados indica estar a favor de una política que controle
la administración de los activos fijos mientras que el 9.92% no está de acuerdo con esta
iniciativa.
Tabla 13 Personal de gestión en la entrega de activo fijo.
6.- Cuando recibe un activo fijo, ¿qué
persona se encarga de la gestión?Encuestados Participación
Departamento de compras ___ 5 3.82%
Delegado de activos fijos ___ 5 3.82%
Jefe inmediato ____ 121 92.37%
Total 131 100.00%
63
Figura 8 Personal de gestión en la entrega de activo fijo.
Interpretación.
Para el 92.37% de los encuestados indican que el jefe inmediato se encarga de
recibir el activo fijo, para el 3.82% esta gestión lo realiza el departamento de compras y
para la diferencia encuestada afirma que lo realiza el departamento de control de activos
fijos.
Tabla 14 Personal de gestión en la pérdida de activo fijo.
7.- Al momento de reportar la pérdida
de un activo fijo ¿qué persona se
encarga de la gestión?
Encuestados Participación
Departamento de auditoria ___ 0 0.00%
Delegado de activos fijos ___ 0 0.00%
Jefe inmediato ____ 131 100.00%
Total 131 100.00%
64
Figura 9 Personal de gestión en la pérdida de activo fijo.
Interpretación.
En esta pregunta existe un unanimidad al momento de referirse al 100% que la
persona que recibe el activo fijo es el jefe inmediato.
Tabla 15 Uso compartido de los activos fijos
8.- ¿Usted comparte los activos fijos
que están bajo su custodio?Encuestados Participación
Si ___ 55 41.98%
No ___ 76 58.02%
Total 131 100.00%
65
Figura 10 Uso compartido de los activos fijos
Interpretación.
El 58.02% de los encuestados indica que no comparte los activos entre compañeros
de trabajo mientras que el 41.98% afirma que si existe una solidaridad entre el equipo de
trabajo que motivan a compartir los equipos de labores.
Tabla 16 Respaldo de la firma por bienes de custodio
9.- ¿Tiene la seguridad que todos los
activos fijos que emplean han sido
respaldados por su firma como
custodio?
Encuestados Participación
Si ___ 90 68.70%
No ___ 41 31.30%
Total 131 100.00%
66
Figura 11 Respaldo de la firma por bienes de custodio
Interpretación.
En relación a la pregunta sobre la encuesta de la seguridad de haber firmado la
responsabilidad, el 68.70% indica tener una firma como custodio mientras que el 31.30%
indica no ha realizado dicha gestión.
4.1.4 Análisis de la encuesta.
De acuerdo al análisis realizado se obtuvieron las siguientes conclusiones de
acuerdo a la postura de la mejora continua:
El 58.78% de los encuestados considera que tiene todos los instrumentos para laborar
normalmente.
67
El 74.05% reporta la existencia de sus activos bajo un informe, esto es un aspecto
positivo para la gestión por lo cual avizora un control completo en los bienes de la
empresa pero no todas las personas lo realizan.
El 63.70% no informa sobre los daños de sus activos fijos lo cual se debe a un falta de
comunicación, ya que la administración desconoce si los registros de bienes necesitan
aún sirve o están valorados según los registros contables.
Lo preocupante se fundamenta en la falta de multas por mal manejo de activo fijo ya
que en un 94.66% de los encuestados indica no ser sujeto a sanciones por un daño en
estos equipos.
Con relación a la política de cambio, la población está de acuerdo con la
implementación de mayor control en el tema de activos fijos.
En cuanto a la entrega del activo fijo esta correcta la incursión del delegado porque de
esa manera se comprueba que el activo está siendo entregado bajo una responsabilidad
de cuidado del personal sin embargo en la devolución este proceso presenta un riesgo
porque es entregado al jefe inmediato quien no tiene como comprobar cuáles son las
herramientas que le fueron dadas al principio.
En conclusión existe una falta de control total en la administración del activo fijo y
por lo tanto el riesgo de constatar que en la organización exista todo lo registrado en la
cuenta del activo eleva las probabilidades de discrepancia que condiciona la labor de la
persona que entra al nuevo puesto de trabajo. Por el lado de los encuestados existe una
predisposición al cambio que no se aplica para incurrir en multas sino que por lo contrario
se ejecuta para que el personal tenga la seguridad de ser abastecido cuando sus equipos
están obsoletos.
68
4.1.5 Análisis de las entrevistas al personal de la empresa.
La responsabilidad del cargo de activos por descuento al sueldo solo se lleva a cabo
cuando el personal sale de la organización, siendo el único punto que el personal siente de
compromiso por su equipo de trabajo. Sin embargo puede existir el riesgo que ese bien
este obsoleto y no sea responsabilidad del personal saliente provocando que se lleven a
cabo conflictos entre TAME y ex empleado.
Para prevenir esta situación el delegado de activos debe ser la única persona
autorizada para transferir el bien de responsabilidades, esto quiere decir que esté presente
al momento de que el personal salga de la organización y con una firma se respalde del
descuento, es necesario que este proceso este descrito y plasmado en las políticas de la
compañía.
69
CAPÍTULO 5
5 Propuesta: Diseño de un modelo de gestión por procesos
para el Control de los activos fijos y bienes de control en la
Unidad de Negocios Guayaquil de la Empresa Tame EP
En el presente capítulo se desarrollará la propuesta que busca diseñar un modelo de gestión
por procesos para el control de los activos fijos y bienes de control de la Unidad de
Negocios Guayaquil de la empresa Tame EP, con el objetivo de mejorar la administración
de los recursos físicos con los que cuenta ésta dependencia, así mismo, se espera que los
custodios de los activos puedan aplicar los procesos y procedimientos establecidos en éste
manual a fin de que se evidencie responsabilidad por el cuidado de cada uno de ellos.
5.1 Estructura y análisis de la propuesta.
La presente propuesta para la gestión por procesos de los activos fijos de la Unidad de
Negocios Guayaquil de la empresa TAME EP se encontrará estructurada de la siguiente
manera:
Procedimientos para el manejo y control de los activos fijos
Principales consideraciones para la categorización de un activo fijo
Establecimiento de responsables del manejo y cuidado de los activos fijos
Políticas y procedimientos para la compra de los activos fijos
Políticas y procedimientos para la venta de activos fijos
70
Políticas y procedimientos para la transferencia de activos fijos
Procedimientos para clasificar y codificar los activos fijos
Procedimiento para la asignación de los custodios de los activos fijos
Procedimientos para los controles físicos de los inventarios
Procedimientos para registrar altas y bajas de los activos fijos
Procedimientos para traslados internos
Procedimiento para la contabilización de las depreciaciones de los activos fijos
Reglamento para el control y gestión de los activos fijos
5.2 Manual de procesos y procedimientos que se podría implementar.
A continuación se detallan los puntos principales del manual de procesos y procedimientos
que se recomienda implementar para la gestión de los recursos físicos:
5.2.1 Procedimientos para el manejo y control de los activos fijos
De acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Compañías, una vez que las
NEC fueron derogadas en el 2009 mediante Resolución No. 06.Q.ICI.004, se estableció
que las empresas se vieran obligadas a seguir los siguientes parámetros en relación al tema
contable:
“Adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF”.
Disponer que las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, sean
de aplicación obligatoria por parte de las entidades sujetas a control y vigilancia
de la Superintendencia de Compañías, para el registro, preparación y
71
presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero del 2009”
(Superintendencia de Compañias, 2006).
Para el efecto se planteó un cronograma de adopción de las normas a través de la
Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del año 2008 como se observa en la
figura a continuación:
Figura 12. Adopción de NIIF en Ecuador
5.2.2 Principales consideraciones para la categorización de un activo fijo y un bien
de control
Con el objetivo de establecer las diferencias entre activos fijos y bienes de control se
describen a continuación las categorías que conforman estos rubros:
Activos Fijos:
72
Las propiedades, plantas o equipos de la Unidad de Negocios Guayaquil de la empresa
Tame EP lo conforman:
Mobiliario y enseres
Equipos de oficina
Equipos de computación
En cuanto a los bienes de control que se encuentran dispuestos para el uso del personal se
encuentran:
Sumadoras
Calculadoras
Juegos de escritorio
Grapadoras
Perforadoras
5.2.3 Establecimiento de responsables del manejo y cuidado de los activos fijos y
bienes de control
Es necesario establecer las responsabilidades de las personas que se encuentran a cargo del
manejo y cuidado tanto de los activos fijos, como de los bienes de control, para ello se ha
determinado que:
La Gerencia General es quien otorga la aprobación para la compra de los activos
fijos, siempre que su monto sea significativo, además es quien figura como
73
representante al momento de la firma de contratos, por venta o por donaciones de
bienes de propiedad de la empresa.
La Gerencia Administrativa es quien se encarga de gestionar los requerimientos de
compra ya sea de activos fijos o bienes de control de los diversos departamentos,
valida el cumplimiento de los procedimientos y mantiene actualizados los
movimientos de los bienes para una mejor administración y control.
Tesorería, se responsabiliza por la recepción, gestión y coordinación de las
solicitudes de compras, validando las cotizaciones vs facturas y programando el
pago para los proveedores.
Contabilidad, a través de su asistente contable valida que las solicitudes de traslado
de los activos fijos y bienes de control sean aprobadas y soportadas por medio de
documentos, así mismo, registra en el sistema contable y custodia las actas de
traslados. El contador, es quien establece el tratamiento contable que le dará a los
activos de la empresa, también es el encargado de la revisión y aprobación de los
registros elaborados por el asistente.
5.2.4 Políticas y procedimientos para la compra de los activos fijos y bienes de
control
Procedimientos:
Utilizar los formatos establecidos por la administración de la empresa para la
compra de activos o bienes de control.
74
Validar que se encuentre llena con la información requerida.
Verificar que las solicitudes se encuentren con las firmas correspondientes, tanto la
de aprobación, como la de autorización.
Políticas:
Para que un bien sea considerado como activo fijo, es necesario que cumpla con los
requisitos de que sea utilizado en la entidad en la parte administrativa, de producción, así
como:
Que permita la obtención de beneficios económicos futuros;
Sea posible y confiable medir su costo;
Que tenga vida útil de más de 12 meses;
Que el costo de adquisición sea mayor a los USD $ 150.00 dólares.
El costo de adquisición es el precio de compra, adicionando los costos de aranceles,
transportes, impuestos, materiales, etc., y menos los descuentos. No se consideran como
parte de los costos los gastos en ventas ni de administración.
Los valores de los terrenos y edificios deben contabilizarse de forma separada, aun cuando
se compran de manera conjunta. Si los activos o bienes de control son adquiridos a crédito
las comisiones o intereses generados serán registrados como un gasto, manteniendo el
valor de adquisición como costo.
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5.2.4.1 Compras locales de activos fijos
Para las compras locales de activos fijos, se seguirán los siguientes procedimientos:
El departamento que requiere los bienes, realiza una solicitud de acuerdo al
formato establecido por la administración, autorizado por su jefe inmediato.
El área administrativa recepta la solicitud de compra, y se procede a cotizar con
tres proveedores distintos lo que se comprará.
Tesorería recibe la información del departamento administrativo para programar la
compra y el pago al proveedor.
Según sea el caso, dependiendo del monto de la compra se esperan las
autorizaciones debidas o en su defecto se envía la solicitud aprobada.
El Gerente Administrativo se encarga de coordinar con la persona que será el
encargado del activo o bien de control, previamente se revisa las condiciones de los
bienes recibidos.
Se envía la factura al departamento contable, con los soportes para el ingreso, entre
ellos la solicitud de compra aprobada y el acta de recepción.
El asistente contable se encarga del ingreso de la información en el sistema de
acuerdo a las políticas contables implementados, adicionalmente codifica,
personaliza, asegura y archiva los documentos.
El contador revisa y aprueba lo realizado por el asistente contable.
5.2.4.1.1 Garantías de los activos
Todos los activos y bienes de control que se adquieran deben contar con la respectiva
garantía de fábrica para protegerlos de fallas que no permitan su funcionamiento normal, y
76
lo que debe ser responsabilidad de la Gerencia Administrativa al momento de la compra.
Dependiendo del tipo de bien la garantía puede variar en meses, años, etc., por ello es
importante que se sigan las siguientes políticas:
La persona designada como custodio del activo o bien de control debe validar que
los mismos no presenten fallas, caso contrario debe informar a la administración.
Es el Gerente Administrativo quien valida si el activo o bien de control aún
conserva la garantía de fábrica o no.
Si es posible aplicar la garantía, se autoriza al departamento administrativo que
solicite la visita por parte del proveedor o el envío del bien para su inspección.
Para la salida de los activos o bienes de control es necesario que se elabore un acta
de autorización de salida de los mismos, la cual será archivada por seguridad y
contabilidad.
5.2.4.2 Mantenimiento de los activos fijos y bienes de control
Cuando ya no es posible aplicar la garantía de fábrica, se debe cancelar un valor que será
asumido por la empresa. Los mantenimientos que pueden darse son:
Preventivo
Correctivo
Mejora
5.2.4.2.1 Mantenimiento preventivo
Se realiza de acuerdo a las programaciones de mantenimiento con el fin de alargar la vida
útil del bien, y prevenir daños por el uso constante del activo o bien de control.
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5.2.4.2.2 Mantenimiento correctivo
Se da cuando existe un activo o bien de control que presenta fallas en el funcionamiento
normal, y se quiere tenerlo en buenas condiciones para su uso. Así es que, previamente a la
reparación o el mantenimiento del bien, la persona que actúa como su custodio debe
proceder con el envío de la solicitud a la Gerencia Administrativa para la correspondiente
verificación de la garantía.
5.2.4.2.3 Mantenimiento de mejora
Se origina cuando se espera mejorar el rendimiento del activo, para ello la política a seguir
es la que se detalla a continuación:
El responsable o custodio se encarga del envío de la solicitud de mantenimiento al
departamento administrativo
La Gerencia Administrativa valida la programación de los mantenimientos.
Depende del monto del mantenimiento verifica si es necesario o no la firma de
autorización de la Gerencia, una vez que se aprueba se envía a tesorería para que se
programe el pago.
Una vez que el mantenimiento es brindado por parte del proveedor, se requiere que
el custodio entregue el recibido del servicio para que contabilidad tenga el soporte
para el proceso de la factura.
El asistente de contabilidad recibe los documentos y le anexa el acta de recepción
del servicio para el respectivo ingreso al sistema.
5.2.5 Políticas y procedimientos para la venta de activos fijos
Los procedimientos para la venta de activos fijos o bienes de control serán los siguientes:
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Llenar el formato de solicitud de venta que la administración ha dispuesto.
Validar que se entregue toda la información posible sobre el activo o bien de
control.
La solicitud debe ser firmada por los autorizados de acuerdo a los niveles de
aprobación designados para el efecto.
La orden de salida entregada a seguridad debe constar adjunta a la solicitud de
salida.
Como política contable:
Los activos fijos o bienes de control se darán de baja una vez que se vendan.
La empresa debe contar con un plan anual para disponer de sus activos fijos una
vez que ya no se espere recibir beneficios económicos futuros.
Para el registro de las pérdidas o las ganancias que genere la venta de los activos se
deben restar el valor de la venta vs el valor registrado en los libros contables.
Se debe reconocer ésta diferencia en el resultado del ejercicio.
Es necesario que de forma anual se revisen los activos para constatar si han tenido
deterioros en el valor, ya que se deben reconocer de forma inmediata.
Para proceder con la venta de los activos fijos o bienes de control:
La Gerencia Administrativa es quien se encarga de realizar las comprobaciones de
que si el bien generará o no beneficios económicos futuros, para proceder con la
venta.
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Es responsabilidad del Gerente de la Unidad de Negocio aprobar la venta y salida
del bien.
La Gerencia Administrativa debe establecer el precio de venta y para ello debe
previamente comprobar los saldos en contabilidad o con el precio del mercado de
otro bien idéntico.
Una vez realizada la venta, es responsabilidad del Gerente de la Unidad de Negocio
la firma del contrato de venta y la autorización para la facturación.
Es necesario que se conserven copias del movimiento del activo en los
departamentos correspondientes como: administración, contabilidad, seguridad.
El asistente contable registra la transacción realizada en el sistema, y el contador
supervisa el movimiento.
Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa enviar a cancelar la póliza de
seguros del activo en el caso que se requiera.
5.2.6 Procedimientos para clasificar y codificar los activos fijos
La clasificación de los activos fijos son los siguientes:
Edificios,
Terrenos,
Maquinarias,
Equipos de computación,
Vehículos
Mobiliario y enseres
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Para codificar los activos se requerirá realizar una asignación de códigos para
identificarlos y poder ubicarlos dentro de la Unidad de Negocios Guayaquil. Las políticas
para la clasificación y codificación de los activos fijos serán entonces las siguientes:
Asignar un código secuencial dependiendo del tipo y ubicación del activo, de
preferencia colocarle un sticker de identificación en un lugar visible.
Es responsabilidad del área administrativa: crear, asignar y colocar la codificación
de los activos fijos.
Una vez que el bien ingresa a las instalaciones de la empresa es necesario que se
categorice de acuerdo a la siguiente tabla:
Tabla 17. Categoría
CÓDIGO CATEGORÍA
01 Mobiliario y enseres
02 Equipos de oficina
03 Equipos de computación
Tabla 18. Ubicación
CÓDIGO UBICACIÓN
UNG
Unidad de Negocios
Guayaquil
Tabla 19. División
CÓDIGO DIVISIÓN
GG Gerencia UN Guayaquil
AD Administración
VT Ventas
OP Operaciones
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Para la asignación de los códigos de los activos fijos se establece que se formará de la
siguiente manera:
Código + Ubicación + División + Numeración
5.2.7 Procedimiento para la asignación de los custodios de los activos fijos.
Con el código de identificación del activo fijo el delegado procede a registrar en
una hoja0 de cálculo de excel los nombres de los responsables del activo adicionando el
nombre del cargo, en caso que la persona salga de la institución quedará bajo
responsabilidad del jefe inmediato.
Para garantizar un efectivo control el delegado de activos fijos debe ser copiado en
un correo con la notificación de la salida del miembro de la organización para que
comience a efectuar su trabajo de la siguiente manera:
En este proceso de revisión intervienen tres personas el delegado de recursos
humanos quien notifica a la organización la salida del empleado, al delegado de activos
que se encarga de realizar la actualización del inventario y quien hace firmar a la persona
saliente los activos entregados. En caso que el reporte constatando con el físico no está
conforme entonces se procede a notificar al delegado del recurso humano para el
respectivo descuento.
En la tabla 21 se muestra un proceso inverso a la salida, en este procedimiento el
delegado de desarrollo humano notifica por correo la entrada del nuevo empleado a toda la
82
organización, inmediatamente el delegado de activos fijos revisa el proceso de asignación
según el puesto de trabajo, finalmente el nuevo empleado firma los activos recibidos y con
ello culmina el proceso.
5.2.8 Procedimientos para los controles físicos de los inventarios.
Se recomienda que las revisiones físicas se las realice de manera mensual
comenzando la primera semana del mes haciendo un sondeo tomando como muestra dos
departamentos para comprobar la existencia de los inventarios físicos. Los pasos para
realizar este proceso son los siguientes:
1. Delegado de activos fijos notifica al jefe del departamento la inspección a realizar.
2. Jefe del departamento aprueba la ejecución del proceso y apertura la gestión del trabajo
con la revisión de todos los activos en el departamento.
3. Delegado de activos fijos saca los informes de entregas de custodios firmados por cada
elemento.
4. Delegado de activos fijos procede a evaluar el activo fijo y comienza a clasificarlos de
acuerdo al tiempo del uso, en caso de reemplazo se procede a notificarlo a la gerencia
para la nueva compra del bien.
5.2.9 Procedimientos para registrar altas y bajas de los activos fijos.
Para el registro de las altas y bajas de los activos fijos se procede a evaluar el
tiempo de uso en la empresa, esto se consigue verificando el impacto de la depreciación
que se realiza de manera mensual por el departamento de contabilidad. El método más
usado es el de línea recta el cual tiene la siguiente característica.
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Para muebles de oficina 10 años de uso.
Para equipos de oficina 10 años de uso.
Para equipos de computación 3 años de uso
Para edificios 20 años de uso
Para vehículos 5 años de uso
Es decisión de la administración vender el activo fijo y registrarlo como una
utilidad por venta de activo, dependiendo de las condiciones del mercado.
5.2.10 Procedimientos para traslados internos.
Para el traslado de activos fijos es necesario que el activo sea registrado bajo el
custodio que se encargue de su nueva ubicación, en el caso que el activo se trasladado
entre unidades de negocio es necesario que la responsabilidad la tenga la persona que usará
el nuevo activo. Se recomienda que el delegado de activos fijos emita sus observaciones
sobre el bien entregado de esa manera se evita discusiones en caso que el bien llegue con
desperfectos hacia su nueva área de trabajo.
5.2.11 Procedimiento para la contabilización de las depreciaciones de los activos
fijos.
El procedimiento de contabilización consiste en personificar el bien a través del
plan de cuentas de la compañía. Se asigna una cuenta y luego de eso se procede a elaborar
un plan de depreciación conforme a la naturaleza del activo. Por ejemplo si se trata de un
mueble de oficina es tiempo de depreciación ideal es de 10 años y a fin de mes se procede
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a registrar bajo una cuenta de gastos como depreciación de muebles de oficina contra una
cuenta de depreciación acumulada que estará bajo el bien reduciendo su valor en libros.
Al final del periodo de uso la empresa hace un contra asiento mandando al haber la
cuenta de activo fijo y al debe el saldo de la depreciación acumulada garantizando que el
bien salga del estado de situación financiera de la unidad de negocios. Para esto el
delegado debe evidenciar la culminación de su vida útil.
Como recomendación se muestra que los bienes de control sean puestos a subasta
dentro de la compañía en caso que algún empleado se interese y de esa manera la empresa
recupere un valor residual por el uso que le dio al bien y así la inversión no sea tanta y solo
se tenga que emplear capital de diferencia para adquirir los nuevos equipos.
5.2.12 Reglamento para el control y gestión de los activos fijos
El reglamento de control se divide en obligaciones y sanciones que los empleados
deben respetar para cuidar la permanencia de los activos fijos y bienes de control en la
compañía. Estos se muestran a continuación.
Obligaciones
El empleado deberá mantener en buen estado sus herramientas de trabajo.
El uso que se les dé a las herramientas de trabajo será en beneficio a la compañía.
Ningún empleado se cambiará los bienes de control, cualquier problema deberá ser
notificado a su jefe inmediato.
Deberá notificar al jefe inmediato cuando no cuente con los materiales adecuados para
realizar su trabajo.
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Informará sobre cualquier anomalía como por ejemplo robos de activos por parte de
sus compañeros de trabajo.
Responderá de manera monetaria en caso de daño intencional del activo fijo.
Tendrá la predisposición de acceder a una revisión de inventarios de activos fijos
cuando la gerencia lo disponga.
Tendrá que justificar cada bien en caso de una salida de la organización.
Aceptará de cuentos por pérdidas de activos fijos.
Sanciones
Asumir el costo o daño de un activo fijo cuando se evidencie su acto.
Descuentos a la remuneración por mal uso de activos fijos.
5.3 Diagrama general del proceso
Tabla 20 Procedimiento para la revisión del activo de empleado saliente.
Desarrollo humano Delegado Ex empleado
Inicio
Elabora correo notificando la salida del empleado de la organización
Verifica en su sistema los activos registrados bajo la responsabilidad del empleado saliente
Verifica en su sistema los activos registrados bajo la responsabilidad del empleado saliente
Realiza inventariofìsico en puesto
Entrega los activos bajo su custodio
¿Cumple?
Inicio
Descuento al rol
1
2
2
1
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Tabla 21 Procedimiento para la revisión del activo de empleado entrante.
Desarrollo humano Delegado Empleado
Inicio
Notifica la entradadel nuevo empleado en la organización
Verifica en el sistema los activos fijos asignados al puesto
Verifica que el activo no haya cumplido su vida útil.
Realiza el respectivo informe de asignación de activos
Recibe los activos de acuerdo a su puesto de
trabajo
Inicio
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Conclusiones y recomendaciones
Una vez revisado los procedimientos actuales y establecidas mejoras correctivas
que puede poner en marcha la unidad de negocios de TAME, se muestra las siguientes
conclusiones del presente trabajo. Todas ellas fueron planteadas en función a las
responsabilidades de debe tener cada uno de los elementos de la organización además de
ello cambiar la responsabilidad del delegado a un control tanto por jefes, empleados y a
formar un criterio que vaya en función al cuidado de las herramientas aumentando la vida
útil del mismo.
6.1 Conclusiones.
Para que exista un eficiente manejo de control se debe evidenciar mediante reportes
físicos la situación actual de un activo fijo, ello comprende la justificación de su
compra, el empleo a una determinada actividad y el compromiso del recurso humano
de hacer un buen uso del bien, dentro de la Unidad de Negocios Tame existe una
falencia que es el conteo físico periódico del activo y de la falta de sanciones por
irresponsabilidades de su custodio.
Para determinar los puntos críticos del negocio se establece una encuesta con las
impresiones del personal que emplea estos recursos además sus opiniones sobre la falta
de control. Como respuesta se tiene que las personas muestran una falta de
responsabilidad porque no existen sanciones que obliguen a tener un mejor uso de los
mismos.
La falta de control total en la administración del activo fijo y por lo tanto el riesgo de
constatar que en la organización exista todo lo registrado en la cuenta del activo eleva
las probabilidades de discrepancia que condiciona la labor de la persona que entra al
nuevo puesto de trabajo. Por el lado de los encuestados existe una predisposición al
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cambio que no se aplica para incurrir en multas sino que por lo contrario se ejecuta
para que el personal tenga la seguridad de ser abastecido cuando sus equipos están
obsoletos.
El modelo de gestión propuesto se basa en implementar un manual de procesos que
muestren procedimientos en todos los activos fijos desde su entrega, medición de vida
útil, sanciones y obligaciones por la tenencia de activos y la evidencia de su salida.
6.2 Recomendaciones.
Realizar una capacitación a todo el personal sobre los nuevos procedimientos de
administración de manera que sean notificados por su sanción y compromiso que tiene
para cuidar los bienes de la compañía.
Trabajar en conjunto con el departamento de compras en el caso de realizar una
reposición inmediata cuando el activo cumpla su vida útil y con ello garantizar que los
bienes sean reemplazados a tiempo. Para evitar una pérdida total realizar una subasta de
los bienes dados de baja para que el personal pueda establecer una compra a bajo costo y la
empresa no pierda en su totalidad el valor del activo registrándolo como utilidad.
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Anexos
Anexo 1 Memorándum de Gerencia General al Asistente de Contabilidad Delegado
de Activos Fijos.
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91
92
93
Anexo 2 Reporte de activos fijos.
94
95
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