pm2 erp đhcđ_urd_1.0(1)

VNPT Vi.ERP

ĐẶC TẢ YÊU CẦU NGƯỜI SỬ DỤNG

Mã dự án: PM2_ERPMã tài liệu: PM2_ERP_ĐHCĐ_URD

Phiên bản: 1.0

07/05/2015

TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU NGƯỜI SỬ DỤNG Mã Tài liệu

Người viết: Lại Như Phượng

Chức danh: Chuyên Viên

Ký tên

Người xem xét: Lê Sỹ Hậu

Chức danh: PM dự án

Ký tên

Khách hàng: Đỗ Trần Anh

Chức danh: PGĐ Trung tâm

Ký tên

Ngày có hiệu lực:

Trang 3


LỊCH SỬ THAY ĐỔI

IDVersion

Phiên bảnDoer

Người thực hiệnApprover

Người phê duyệtDate

Ngày hiệu lựcContent

Nội dung thay đổi

1 1.0 Lại Như Phượng Lê Sỹ Hậu Tạo mới

2 1.1

3 1.2

Trang 4


MỤC LỤC

1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG............................................................................................................51.1. Mục tiêu hệ thống.........................................................................................................................51.2. Đối tượng người dùng của hệ thống.............................................................................................5

2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ............................................................................................................52.1. Quy trình nghiệp vụ tổng thể.......................................................................................................5

3. YÊU CẦU CHỨC NĂNG...............................................................................................................63.1. Chức năng Chuẩn bị Đại hội cổ đông..............................................................................................63.2. Chức năng Đăng ký đại biểu............................................................................................................83.3. Chức năng Kiểm phiếu..................................................................................................................103.4. Chức năng Thống kê, báo cáo kết xuất dữ liệu và dọn dẹp dữ liệu sau ĐHCĐ............................11

4. CÁC YÊU CẦU KHÁC................................................................................................................124.1. Yêu cầu bảo mật.........................................................................................................................124.2. Yêu cầu về tính sử dụng.............................................................................................................124.3. Yêu cầu về tính ổn định.............................................................................................................124.4. Yêu cầu về hiệu năng.................................................................................................................134.5. Yêu cầu về ràng buộc.................................................................................................................134.6. Yêu cầu về cài đặt triển khai......................................................................................................134.7. Yêu cầu về giao tiếp...................................................................................................................14

Trang 5


1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG

1.1. Mục tiêu hệ thống

STT Mã mục tiêu Tên mục tiêu Đối tượng liên quan Mức độ ưu tiên

1 MT.01 Quản lý danh sách cổ đông, thông tin đại biểu chi tiết trước và trong quá trình diễn ra đại hội

Cán bộ tổ chức và chuẩn bị đại hội

Cao

2 MT.02 Quản lý thông tin ra vào của đại biểu, đưa các báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu tại đại hội,các vấn đề đưa ra biểu quyết, bầu cử tại đại hội

Cán bộ tổ chức và chuẩn bị đại hội

Cao

3 MT.03 Quản lý và cập nhật thông tin bầu cử, biểu quyết tại đại hội của đại biểu

Cán bộ tổ chức và chuẩn bị đại hội, Ban kiểm phiếu, đại biểu dự đại hội

Cao

4 MT.04 Thống kê thông tin, xuất báo cáo sau đại hội gửi ủy ban chứng khoán nhà nước và các đại biểu

Cán bộ tổ chức và chuẩn bị đại hội, đại biểu dự đại hội

Cao

1.1. Đối tượng người dùng của hệ thống

STT Tên đối tượng

Mô tả Tương tác với hệ thống

Lợi ích mong đợi

Vào Ra

1 Quản trị hệ thống

Quản lý toàn bộ hệ thống: Người dùng, log, phân quyền, cập nhập phần mềm, …

Thông tin người dùng

Phân quyền cho người dùng

Quản lý đước các thông tin người dùng và phân quyền cho hệ thống

2 Thành viên ban tổ chức, chuẩn bị đại hội

Quản lý danh sách và thông tin cổ đông, thực hiện được các chức năng liên quan tới cổ đông, phát hành tài liệu về đại hội

Thông tin cổ đông, đại biểu

Báo cáo danh sách thông tin liên quan

Quản lý được danh sách các thông tin liên quan tới cổ đông

Trang 6


3 Thành viên ban kiểm phiếu

Quản lý thông tin về phát hành phiếu biểu quyết, phiếu bầu vầ thông tin kiểm phiếu

Thông tin phát hành và kiểm phiếu

Báo cáo kiểm phiếu

Quản lý được thông tin và số liệu chính xác quá trình kiểm phiếu

4 Lãnh đạo Xem, truy xuất các báo cáo Nhập thông tin cần xem

Báo cáo xuất theo yêu cầu

Xem và xuất các báo cáo theo mong muốn

2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

2.1. Quy trình nghiệp vụ tổng thể Quy trình

Mô tả chi tiết+ Bước 1: chuẩn bị đại hội cổ đông: chuẩn bị các thủ tục và tài liệu, gửi thu mời và thu thập giấy ủy quyền để tổng hợp trước khi đại hội bắt đầu+ Bước 2: Kiểm tra thông tin , hiển thị các thông tin về đại biểu tham dự đại hội, tiến hành thực hiện tổ chức đại hội theo các nội dung+ Bước 3: Kiểm phiếu: trên cơ sở các nội dung được đưa ra để biểu quyết và bầu cử, thực hiện kiểm phiếu trực tiếp nhanh chóng bằng công nghệ quét mã vạch đưa ra kết quả chính xác

Trang 7


+ Bước 4: Công tác sau đại hội: tiến hành thực hiện tổng hợp kết quả các báo cáo, kết xuất dữ liệu ra các file lưu trữ của đơn vị và xóa bỏ thông tin trên phần mềm sau đại hội kết thúc.

Trang 8

3. YÊU CẦU CHỨC NĂNG

3.1. Chức năng Chuẩn bị Đại hội cổ đông

STT Mã yêu cầu

Tên yêu cầu

Mô tả Mức độ ưu tiên

Mức độ

quan trọng

Đối tượng liên quan

1 UR_CB_01 Danh sách đại biểu

Phát biểu yêu cầu: Quản lý thông tin danh sách đại biểu có quyền tham dự ĐHCĐ

Thông tin đầu vào:

Mã đại biểu Họ tên Giới tính Ngày sinh CMND/Hộ chiếu SĐT Email Địa chỉ Tỉnh/Thành phố Số cổ phần

Thông tin đầu ra:

Lưu kết quả vào bảng Quản lý danh sách đại biểu Hiển thị chi tiết thông tin với các thông tin vừa nhập

Chức năng xử lý:

Xem chi tiết thông tin: Hiển thị chi tiết thông tin một đại biểu.

Cao Cao Thành viên ban tổ chức, chuẩn bị đại hội

TÀI LIỆU ĐẶC TẢ YÊU CẦU NGƯỜI SỬ DỤNGPhiên bản: 1.0

Mã Tài liệu : PM2_ERP_ĐHCĐ_URD _1.0Hiệu lực :

Tạo mới: Tạo mới thông tin một đại biểu. Sửa thông tin: Sửa thông tin một đại biểu đã tồn tại trong danh sách đại

biểu. Xóa thông tin: Xóa một hoặc nhiều giá trị trong danh sách đại biểu. Tìm kiếm:

Tìm kiếm đại biểu theo Mã đại biểu, Tên đại biểu, CMND/Hộ chiếu.

Lọc đại biểu theo: Giới tính Nam, Nữ Nhóm đại biểu theo: Giới tính, Tỉnh/Thành phố.

Import: Cung cấp mẫu import và cho phép thực hiện import danh sách đại biểu với mẫu đã cung cấp.

Export: Export danh sách đại biểu ra file excel.

Các ngoại lệ: Không cho phép tạo hai đại biểu trùng Mã đại biểu. Không cho phép tạo hai đại biểu trùng CMND/Hộ chiếu Ngày sinh không được lớn hơn ngày hiện tại. Validate đúng định dạng email: [email protected] hoặc [email protected], khác hai định

dạng trên thì báo lỗi.(Hoặc đơn giản hơn là validate đúng định dạng email)

Số điện thoại chỉ chứa các chữ số, có thể có chữ số 0 ở đâu. Có từ 8-15 chữ số.

Số cổ phần không được âm.Mô tả:

Chương trình hiển thị danh sách đại biểu. Nếu không có đại biểu thì để trống và hiển thị thông báo “Tạo đại biểu đầu tiên”

Tree view Danh sách đại biểu chứa các thông tin sau:

Trang 10

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



Mã cổ đông Họ tên Ngày sinh Giới tính Số điện thoại Địa chỉ Số cổ phânSắp xếp theo số cổ phần giảm dần. Nếu số cổ phần bằng nhau thì sắp xếp theo Mã cổ đông tăng dần.

Gửi email cho danh sách các đại biểu được chọn dựa trên các mẫu tạo sẵn. Để mặc định một mẫu mail và cho phép người gửi được chọn mẫu email.

2 UR_CB_02 Uỷ quyền và gửi thông tin trước đại hội

Phát biểu yêu cầu: Quản lý dữ liệu ủy quyền đối với các đại biểu đã gửi phiếu ủy quyền về ban tổ chức trước khi tiến hành đại hội.


Người ủy quyền: Lấy từ danh sách đại biểu. Người được ủy quyền: Lấy từ danh sách đại biểu hoặc tạo mới. Khi tạo

mới thì người được tạo ra sẽ không nằm trong danh sách đại biểu ở UR_CB_01.

Số cổ phần ủy quyền: Số lượng cổ phần ủy quyền. Hình thức ủy quyền: Email, Giấy ủy quyền,…. Liên hệ: Lưu thông tin dạng text chứa các thông tin khác.


Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu trong hệ thống.


Trang 11



Hiển thị chi tiết thông tin ủy quyền với các thông tin vừa nhập.


Xem chi tiết thông tin ủy quyền: Hiển thị chi tiết thông tin ủy quyền. Tạo mới: Thực hiện tạo mới bản ủy quyền. Sửa thông tin: Thực hiện chỉnh sửa bản ủy quyền. Xóa thông tin: Thực hiện xóa một hoặc nhiều bản ủy quyền. Tìm kiếm:

Các chức năng gồm có: thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm

Các trường thông tin gồm có:

- Ngày ủy quyền- Người ủy quyền (thông tin tương tự UR CB_01)- Người nhận ủy quyền (thông tin tương tự UR CB_01)- Số cổ phần ủy quyền (ủy quyền hoàn toàn 100% cổ phần cho 1 người)- Hình thức ủy quyền: mail, điện thoại, tin nhắn, giấy ủy quyền trực tiếp- Chi tiết: gửi cho ai, sđt nào…

3 UR_CB_03 Danh mục vấn đề biểu quyết, bầu cử

Phát biểu yêu cầu: Hệ thống quản lý danh sách các nội dung bầu cử: Giơ tay biểu quyết, Bầu cử biểu quyết, Bầu cử dồn phiếu.


Số thứ tự: Số thứ tự hiển thị nội dung bầu cử. Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nội dung bầu cử: Mô tả nội dung bầu cử Hình thức bầu cử: Giơ tay biểu quyết, Bầu cử biểu quyết, Bầu cử dồn


Trang 12



phiếu. Có thể thêm hình thức bầu cử trên chương trình. Phương án: Danh sách các phương án.


Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu. Hiển thị chi tiết thông tin với các thông tin vừa nhập.


Xem chi tiết thông tin: Hiển thị chi tiết thông tin nội dung bầu cử với thông tin đã nhập.

Tạo mới: Tạo mới một nội dung bầu cử. Chỉnh sửa: Chỉnh sửa nội dung bầu cử. Xóa: Xóa một hoặc nhiều giá trị. Tìm kiếm:

Tìm kiếm nội dung bầu cử theo: Nội dung bầu cử, Hình thức bầu cử.

Nhóm nội dung bầu cử theo: Hình thức bầu cử.

Các ngoại lệ:

Nội dung bầu cử đưa về đúng format. Ký tự sau dấu ‘.’ phải viết hoa chữ cái đầu tiên.

Mô tả:

Chương trình hiển thị danh sách nội dung bầu cử. Nếu không có nội dung bầu cử thì hiển thị thông báo “Tạo mới nội dung bầu cử”

Treeview nội dung bầu cử chứa các thông tin sau: Số thứ tự

Trang 13



Nội dung bầu cử Hình thức bầu cử

Sắp xếp danh sách nội dung bầu cử theo sự tăng dần của Số thứ tự.

4 UR_CB_04 In các tài liệu gửi cổ đông trước đại hội

Chọn danh mục các tài liệu cần in đối với mỗi cổ đông

Việc in phiếu được thực hiện dựa trên mẫu tài liệu đơn vị cung cấp, phần mềm tự động fill các thông tin cổ đông vào các ô được để trống

Các tài liệu cần in gồm có:

- Thư mời tham dự đại hội- Giấy ủy quyền- Nội dung chương trình đại hội cổ đông- Giấy ứng cử thành viên hội đồng quản trị- Giấy đề xuất thành vên hội đồng quản trị…


5 UR_CB_05 Gửi mail và tin nhắn SMS mời tham dự đại hội

Tự động gửi mail và SMS tới danh sách đại biểu có quyền tham dự đại hội

Email và SMS được sử dụng theo mẫu của từng đơn vị cung cấp, cán bộ tổ chức đại hội sẽ trực tiếp gửi và lựa chọn thông tin cổ đông cần gửi

Tính năng: tìm kiếm lọc cổ đông phù hợp để gửi thông tin, không gửi hết 100% cổ đông


6 UR_CB_06 Thống kê tìm kiếm đại biểu

Thống kê danh sách đại biểu, xuất file dạng excel

Tìm kiếm đại biểu theo các trường thông tin đã nhập (CB_01)


3.2. Chức năng Đăng ký đại biểu

Trang 14



STT Mã yêu cầu

Tên yêu cầu


Mức độ

quan trọng


1 UR_DKDB_01

Check-in Ghi nhận thông tin check-in của các đại biểu có quyền tham gia đại hộiTìm kiếm đại biểu và chọn ô “đã tham dự” để cập nhật thông tin số đại biểu đã tham dự trực tiếp tại đại hội


2 UR_DKDB_02

Uỷ quyền nhưng chưa gửi trước thông tin

Cập nhật tại chỗ dữ liệu về ủy quyền đối với các đại biểu được ủy quyền nhưng chưa gửi trước thư ủy quyền về Ban tổ chức.

Các chức năng gồm có: thêm mới, sửa, xóa, tìm kiếm

Các trường thông tin gồm có:

- Ngày ủy quyền- Người ủy quyền (thông tin tương tự UR CB_01)- Người nhận ủy quyền (thông tin tương tự UR CB_01)- Số cổ phần ủy quyền (ủy quyền hoàn toàn 100% cổ phần cho 1 người)- Hình thức ủy quyền: mail, điện thoại, tin nhắn, giấy ủy quyền trực tiếp- Chi tiết: gửi cho ai, sđt nào…


3 UR_DKDB_03

In tài liệu phát

Khi đại biểu check-in lấy thông tin cổ đông và tiến hành in các tài liệu cho từng ngườiPhân bổ số lượng cổ phần dồn cho các phiếu biểu quyết khác nhau sau khi cập nhật số liệu về ủy quyền theo yêu cầu của các đại biểuIn phiếu biểu quyết phát sinh sau khi cập nhật cổ phần ủy quyền

Các tài liệu gồm có:


Trang 15



- Thẻ đại biểu: là thẻ thể hiện các thông tin của đại biểu, dùng để check – in thông tin đại biểu ra vào trong ĐHCĐ, thực tế tại HACISCO thẻ đại biểu đồng thời là thẻ biểu quyết

- Phiếu biểu quyết bầu các nội dung thông tin được nhập trong danh mục, đồng ý hoặc không đồng ý cho các nội dung đưa ra biểu quyết, có sẵn các phương án chọn

- Phiếu bầu cử: bầu cử thêm các nội dung mà đại biểu có thể bầu hết hoặc không hết số phiếu của mình

4 UR_DKDB_04

Thống kê, báo cáo

Thống kê và hiển thị liên tục số liệu để xác định tính hợp pháp và thời điểm có thể bắt đầu tiến hành Đại hội theo quy định của Luật Chứng Khoán.

- Số lượng đại biểu đến dự- Số lượng cổ phần đại diện- In Báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu tới thời điểm hiện tại (Mẫu do đơn vị

cung cấp, phần mềm chỉ fill kết quả hiện tại điền vào những trường thông tin cần cập nhật)

- Mẫu báo cáo theo tài liệu cung cấp bên dưới


3.3. Chức năng Kiểm phiếu

STT Mã yêu cầu

Tên yêu cầu


Mức độ

quan trọng


1

UR_KP_01

Kiểm phiếu hợp

Kiểm phiếu đã bầu cử của đại biểu

Dựa vào quy định về nguyên tắc bỏ phiếu có thể loại bỏ những phiếu bầu không

Cao Cao Ban kiểm phiếu

Trang 16



lệ hợp lệ

Ghi rõ trường hợp ko hợp lệ: thực hiện theo quy định về thể thức bầu cử, các trường hợp phiếu không làm theo quy định sẽ là phiếu không hợp lệ. Ví dụ: phiếu chọn từ 2 phương án trở lên, phiếu trắng…

Khi báo cáo số phiếu không hợp lệ chung thì những phiếu bỏ trắng hoặc sai hoàn toàn quy định bỏ phiếu được tính là phiếu không hợp lệ

Với những phiếu chỉ có 1 số nội dung không hợp lệ thì báo cáo trong nội dung sai đó

2 UR_KP_02 Kiểm phiếu giơ thẻ biểu quyết

Với các nội dung giơ thẻ biểu quyết để lấy ý kiến ngay tại chỗ, ban kiểm phiếu sẽ đếm số phiếu đồng ý hoặc không đồng ý tại đại hội và nhập thông tin vào bảng kiểm phiếuBảng gồm các thông tin”

- STT- Nội dung biểu quyết- Đồng ý (%)- Không đồng ý(%)


3 UR_KP_03 Kiểm phiếu biểu quyết

Với các nội dung bầu cử bằng cách lựa chọn 1 trong các phương án in sẵn, sử dụng phương pháp bỏ phiếu biểu quyết thông quaChỉ được lựa chọn 1 phương án cho 1 nội dungSử dung máy quét để đọc mã vạch phương án biểu quyết


4 UR_KP_04 Kiểm phiếu bầu cử

Với các nội dung bầu cử thành viên Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông, đại biểu phân phối toàn bộ hoặc một phần tổng số quyền bầu cử của mình cho một hoặc một số ứng viên, trong đó số lượng phân phối cho


Trang 17



mỗi ứng viên có thể khác nhau, tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm đối với ứng viên đóQuét mã cổ đông tham gia bầu cửNgười kiểm phiếu sẽ thao tác bằng tay: nhập tay số phiếu bầu của cổ đông cho các phương án bầu cửCó cảnh báo nhập nếu tổng số quyền bầu của đại biểu vượt quá số quyền bầu cho phép.

05 UR_KP_05 Báo cáo, tìm kiếm

Cung cấp các báo cáo theo nội dung biểu quyết và bầu cử (mẫu theo quy định của đơn vị, số liệu cập nhật từ phần mềm kiểm phiếu)In các báo cáo kết quả kiểm phiếu, bầu cửTìm kiếm thông tin biểu quyết, bầu cử của từng nội dung


3.4. Chức năng Thống kê, báo cáo kết xuất dữ liệu và dọn dẹp dữ liệu sau ĐHCĐ

STT Mã yêu cầu

Tên yêu cầu


Mức độ

quan trọng


01 UR_BC_01 Báo cáo tài chính

Tổng hợp kết quả cuối cùng của đại hội cổ đông =>kết xuất ra các Báo cáo tài chính gửi Uỷ ban chứng khoán nhà nướcMẫu báo cáo đơn vị tự cung cấp, phần mềm thực hiện việc cung cấp kết quả vào các trường thông tin theo mẫu


02 UR_BC_02 Export dữ liệu

Xuất dữ liệu đại hội sang các định dạng word, excel… để các đơn vị tự chủ trong quá trình lưu trữ dữ liệu đại hộiCác mẫu thông tin cần xuất dữ liệu, đơn vị cung cấp theo nhu cầu thực tế

Cao Cao Thành viên ban tổ chức

Trang 18



đại hội

03 UR_BC_03 Dọn dẹp dữ liệu

Thực tế theo yêu cầu bảo mật của đơn vị, dữ liệu về đại hội cổ đông được xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống lưu trữ của phần mềm

Cao Cao Người dùng Thành viên ban tổ chức, chuẩn bị đại hội

(*) Các biểu mẫu thực tế được cung cấp1. Thẻ đại biểu/ thẻ biểu quyết

Trang 19



Trang 20



2. Phiếu bầu cử (loại bầu cử có dồn phiếu)

Trang 21



3. Phiếu biểu quyết/ loại bầu cử không dồn phiếu

Trang 22



4. Biên bản kiểm tra tư cách đại biểu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

--------------------

BIÊN BẢNTHẨM TRA TƯ CÁCH CỔ ĐÔNG

DỰ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM ......

Hôm nay, ngày .... tháng .... năm ..... tại ............., Ban kiểm tra tư cách cổ đông gồm có :

1-Ông /Bà...............................................- Trưởng ban

2-Ông /Bà...............................................- Thành viên

3-Ông /Bà...............................................- Thành viên

Đã tiến hành thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm .... như sau :

100% đại biểu dự Đại hội đồng cổ đông thường niên đều là cổ đông hoặc đại diện được uỷ quyền

của cổ đông của Công ty theo danh sách chốt cổ đông ngày .....tháng ..... năm ......

*Tổng số cổ đông và đại diện uỷ quyền tham dự là ........ người (vào lúc ..... ngày ..... tháng ....năm .

.....) đại diện cho ........... cổ phần được quyền biểu quyết, chiếm tỉ lệ .........% trên tổng số CP có quyền

biểu quyết của Công ty.

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ của công ty , Đại hội đồng cổ đông thường niên

năm ...... của Công ty ........................ là hợp lệ.

Trang 23



Vậy Ban Thẩm tra tư cách cổ đông xin báo cáo trước Đại hội.

TM.Ban Thẩm tra Trưởng Ban

4. CÁC YÊU CẦU KHÁC

4.1. Yêu cầu bảo mậtTham chiếu đến mục 4.1. Yêu cầu bảo mật của tài liệu PM2_ERP_URD_1.04.2. Yêu cầu về tính sử dụngTham chiếu đến mục 4.2. Yêu cầu về tính sử dụng của tài liệu PM2_ERP_URD_1.04.3. Yêu cầu về tính ổn địnhTham chiếu đến mục 4.3. Yêu cầu về tính ổn định của tài liệu PM2_ERP_URD_1.04.4. Yêu cầu về hiệu năngTham chiếu đến mục 4.4. Yêu cầu về hiệu năng của tài liệu PM2_ERP_URD_1.04.5. Yêu cầu về ràng buộcTham chiếu đến mục 4.5. Yêu cầu về ràng buộc của tài liệu PM2_ERP_URD_1.04.6. Yêu cầu về cài đặt triển khaiTham chiếu đến mục 4.6. Yêu cầu về cài đặt triển khai của tài liệu PM2_ERP_URD_1.0

Trang 24



4.7. Yêu cầu về giao tiếpTham chiếu đến mục 4.7. Yêu cầu về giao tiếp của tài liệu PM2_ERP_URD_1.0

Trang 25

pm2 erp đhcđ_urd_1.0(1)

Economy & Finance