plan de contingencia del ingenio sancarlos s.a …
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PLAN DE CONTINGENCIA DEL INGENIO
SANCARLOS S.A FRENTE AL CORONAVIRUS
(COVID-19)
Versión 5 / Oct 2020
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4
3. MARCO LEGAL ................................................................................................................................ 4
4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA .......................................................................................................... 5
4.1. POLÍTICA DE LA PRESIDENCIA PARA LA PREVENCION Y CONTENCIÓN COVID – 19 ......... 5
4.2. GESTIÓN DEL PERSONAL ....................................................................................................... 8
4.2.1. Medidas de Prevención del Riesgo sobre el Personal del Ingenio Sancarlos ........... 8
4.2.2. PPR Buenas Prácticas Higiénicas ................................................................................ 12
4.2.3. Manejo de Situaciones de Riesgo ................................................................................. 20
4.3. GESTIÓN DE COMUNICACIONES ......................................................................................... 24
4.4. GESTIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO .............................................................................. 29
4.4.1. Gestión Suministros ..................................................................................................... 30
4.4.2. PPR Control Contratistas ............................................................................................. 30
4.4.3. Facturación ................................................................................................................... 32
4.5. PPR BIODEFENSA DE LOS ALIMENTOS .............................................................................. 32
5. GESTIÓN EN CAMPO .................................................................................................................... 35
6. GESTIÓN FABRICACIÓN ............................................................................................................... 38
6.1. Acciones preventivas fábrica .................................................................................................. 38
6.2. Programa Prerequisito de Agua Potable y Agua Apta .......................................................... 44
6.3. Programa Prerequisito de Microbiología .............................................................................. 47
7. GESTIÓN EN BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO .................................................................. 51
7.1. Controles de acceso para Conductores y Visitantes:......................................................... 51
7.2. Control Despachadores y Chequeadores: .......................................................................... 51
7.3. Control Braceros, Estibadores y Operarios Montacargas: ............................................... 51
8. PROGRAMA PRERREQUISITO DE MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS ...................................... 53
9. PROGRAMA PRERREQUISITO DE MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS ....................................... 56
10. CONTROLES SISTEMA DE GESTIÓN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA .................................... 57
ANEXO – MODELO DE ENCUESTA PARA IDENTIFICAR CONDICIONES DE RIESGO ......................... 58
ANEXO MATERIAL DE COMUNICACIONES ......................................................................................... 60
1. INTRODUCCIÓN
Tras la declaración del pasado mes de enero por parte de la OMS en la que se informaba del nuevo coronavirus SARS-CoV-2 como un nuevo tipo de coronavirus que puede afectar a las personas, detectado por primera vez en diciembre de 2019 en la ciudad de Wuhan, provincia de Hubei, en China y de que todavía hay muchas cuestiones que se desconocen en relación a la enfermedad que produce: COVID-19, suponiendo dicha situación una emergencia de salud pública de importancia internacional, el Gobierno Nacional, Regional y Municipal han venido realizando un seguimiento constante de la situación y evolución del Covid-19 para adoptar las medidas de prevención y contención necesarias.
En este sentido, el gobierno nacional emitió el Decreto 457 del 2020 para prevenir la
propagación del COVID 19 en el territorio Nacional. Con el fin de alinearse a dichas
disposiciones el Ingenio Sancarlos buscando prevenir el contagio colaboradores y sus
familias ha establecido el siguiente Plan de Contingencia frente al Coronavirus Covid-19.
Este documento está sujeto a los cambios que puedan ser derivados de recomendaciones
futuras de las Autoridades Sanitarias y a la propia evolución de la enfermedad.
El presente Plan de Contingencia del Ingenio Sancarlos S.A frete coronavirus COVID-19,
estará a disposición de todas las partes interesadas en página web del Ingenio, acceso por
software documental con el código P-PG01-002, y demás accesos que sean solicitados por
nuestras partes interesadas.
2. OBJETIVOS
En el marco de la coyuntura actual de emergencia por el brote de coronavirus COVID – 19,
el Ingenio Sancarlos se permite estructurar el siguiente Plan de Contingencia, que tiene
los siguientes objetivos:
- Garantizar la continuidad de las operaciones asegurando el abastecimiento
nacional e internacional de nuestro producto terminado.
- Garantizar la continuidad de las operaciones asegurando el abastecimiento
nacional de energía renovable.
- Garantizar las condiciones de Calidad e Inocuidad de nuestros productos en
conformidad con los más altos estándares certificados por el Ingenio Sancarlos,
alineado a su sistema de gestión integral.
- Velar por el cuidado y la seguridad del personal que labora en las instalaciones del
Ingenio.
3. MARCO LEGAL
- OMS – 2020, COVID-19 e inocuidad de los alimentos: orientaciones para las empresas alimentarias 2020.
- Resolución 385 de 2020, Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus.
- Decreto 457 de 2020, Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público.
- Resolución 666 de 2020, Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del coronavirus COVID – 19.
- Resolución 675 de 2020, Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para el adecuado manejo y control del riesgo del coronavirus COVID - 19 en la industria manufacturera.
- Resolución 748 de 2020, Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad con el fin de mitigar, controlar y realizar manejo del coronavirus COVID - 19 en la industria manufacturera autorizada para la elaboración de productos
alimenticios y elaboración de bebidas, industria petroquímica, química, y sus relacionados, fabricación de otros productos minerales no metálicos y fabricación de productos metalúrgicos básicos
- Resolución 796 de 2020, Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para la prevención del coronavirus COVID - 19 en el sector agrícola.
- Circular 030 de 2020, Aclaraciones sobre el trabajo remoto o a distancia en mayores de 60 años.
- Circular aclaratoria “aislamiento y segunda prueba” o Circular externa 1.220.10-13-1 Gobernación del Valle / Secretaría de salud
“Aislamiento y segunda prueba” (19/Julio/ 2020) o Respuesta Ministerio de Salud a derecho de petición interpuesto por Dr. Juan
David Mendez, para dudas sobre: Reintegro pacientes positivas asintomáticos, casos donde EPS no considera pertinente aplicar prueba, tiempo de aislamiento preventivo de paciente con contacto estrecho ( 16/Julio/2020)
- Lineamientos para el uso de pruebas moleculares rt-pcr y pruebas de antígeno y serológicas para SARS-CoV-2 (Covid-19) en Colombia. GIPS21. Versión 7
- Manual implementación P.R.A.S.S. (Pruebas – Rastreo – Aislamiento – Selectivo Sostenible)
- Decreto 1168 de 25 de agosto de 2020 – Aislamiento selectivo con distanciamiento social responsable
4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Con el objetivo de mitigar los riesgos relacionados con la emergencia actual que atraviesa
a nivel mundial, en el marco de cumplimiento legal nacional y en busca de dar respuestas
oportunas en materia de prevención el Ingenio Sancarlos S.A se permite tomar las
siguientes medidas:
4.1. POLÍTICA DE LA PRESIDENCIA PARA LA PREVENCION Y CONTENCIÓN COVID – 19
El 13 de marzo del 2020 la presidencia de la compañía estableció política de prevención y
contención del COVID19, la cual fue difundida masivamente y se realizó campaña de
socialización en puestos de trabajo en coordinación con bienestar social.
En Sancarlos tenemos la firme convicción, que en nuestras manos está prevenir la
expansión del CORONAVIRUS (COVID – 19), en beneficio de la seguridad y el bienestar de
nuestros trabajadores y sus familias, de nuestros clientes, proveedores y comunidad en
general. Por ello, tenemos la corresponsabilidad de tomar medidas necesarias para
mitigar y contener su propagación así como evitar cualquier impacto que pueda tener en
nuestros círculos más cercanos.
A continuación les compartimos las medidas que hemos tomado como políticas
corporativas para asumir con precaución esta contingencia:
Condiciones Saludables
No saludar de beso o de mano durante esta contingencia.
Mantener limpio y desinfectado el puesto y los elementos de trabajo evitando
compartirlos con los compañeros.
Lavarse las manos de forma permanente con abundante agua y jabón (al regresar
de la calle, el campo, la fábrica, casa, oficina o después de una reunión.
Usar gel antibacterial siempre y cuando éste tenga al menos un 60% de alcohol.
Se están complementando los protocolos de aseo de las oficinas y localidades.
Signos y Síntomas
Acorde a los lineamientos de autoridades sanitarias, las siguientes manifestaciones son
consideradas como signos de alerta o posibles síntomas de presencia del virus en quien
los perciba:
Dolor de cabeza
Congestión nasal
Dolor de garganta, molestia y/o dificultad al tragar
Tos
Fiebre o escalofrío
Pérdida de olfato y/o gusto
Dificultad para respirar
Malestar general
Agotamiento
Dolor en Músculos o huesos
Diarrea
Cabe aclarar que estos también son signos y síntomas de otras patologías, lo que indica
que ante la presencia de cualquiera de ellos, se debe contactar a la dependencia
responsable de salud para reportarlos y acatar las respectivas recomendaciones, como se
indica en el presente documento. De presentar uno o más de los anteriormente
relacionados, ni se debe asumir que se trata de otra enfermedad ni asumir que el paciente
ya padece covid 19. Se debe notificar a salud ocupacional y acatar instrucciones
Reuniones y celebraciones
No realizar reuniones presenciales con proveedores o conferencistas que lleguen
de países con casos confirmados de COVID – 19.
Se aplazarán en la Compañía los eventos y las celebraciones que reúnan grupos
superiores a 15 personas (celebraciones, formación, encuentros).
Promover entre los clientes y proveedores el uso de canales virtuales para
relacionamiento.
Viajes
Se suspenden los viajes aéreos nacionales e internacionales, cualquier viaje que
sea indispensable para el negocio, deberá contar con el aval de la Presidencia o
Gerencia de Relaciones Industriales y Talento Humano.
Quienes por motivo de sus vacaciones, realicen viajes dentro o fuera del país, o
aquellos que hayan estado en contacto con familiares o amigos procedentes de
países de alto riesgo, deberán reportar al Dpto. SST, para poder proporcionarles
un acompañamiento que asegure su estado de salud.
Conforme a directrices de autoridades sanitarias, de transporte y/o migratoria, las
personas que viajen hacia o desde otra ciudad acatarán la medida
correspondiente, conforme evolucione la emergencia sanitaria
Más allá de la oficina:
Evitar asistir a eventos con alta afluencia de personas como: Conciertos, estadios,
cines.
Promover en las familias el hábito de lavado adecuado de manos.
Seguir recomendaciones de las entidades de salud para la prevención y
tratamiento.
Evitar compartir información no verificada que pueda generar pánico, por redes u
otros medios.
En caso de presentar síntomas asociados al COVID-19, antes de venir a la oficina
informe al Dpto. SST acerca de la situación, donde te entregarán las indicaciones
respectivas.
4.2. GESTIÓN DEL PERSONAL
Para cumplir con las disposiciones establecidas por la Presidencia se realizaron las
siguientes acciones:
4.2.1. Medidas de Prevención del Riesgo sobre el Personal del Ingenio Sancarlos
- Jornada Laboral
En materia de recursos humanos, frente a la jornada laboral, se determinó lo siguiente:
Personal Administrativo: Se habilitó como opción laboral la modalidad de trabajo
en casa y trabajo en las instalaciones del Ingenio con el menor número de
personas evitando la conglomeración de personal.
Personal Operativo: Se trabajará en jornadas de 12 horas 4 (cuatro) días de la
semana, con 2 (dos) días de descanso, para cumplir con las 48 horas semanales
legales, acorde con el artículo 165 de Código Sustantivo de Trabajo.
Dichas acciones buscan reducir el tránsito de personas en Tuluá y municipios aledaños, y
de esta manera disminuir la posibilidad de contagio.
De igual manera, los trabajadores del Ingenio Sancarlos deberán portar en todo momento
carné de la empresa y carta laboral que lo acredita como funcionario de la empresa para
que pueda realizar desplazamientos hacia los puntos donde las rutas de transporte harán
su respectiva recolección. Esto en el marco de las restricciones de movilidad nacional y
aislamiento preventivo, en pro del cumplimiento del marco legal.
A su vez, con el objetivo de proteger a nuestros colaboradores cuya edad o
enfermedades pre-existentes pueden ser un factor de riesgo para contraer el Covid-19, se
revisaron las historias clínicas ocupacionales y se programaron a vacaciones o trabajo en
casa al personal que pudiera tener mayores factores de riesgo. Es importante resaltar
que el reingreso de estos trabajadores a las instalaciones, sólo se dará en el marco del
Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, previa verificación y aval del
médico ocupacional de la empresa.
Por otra parte, desde el área de Gestión Humana se determinará los aforos mínimos
permitidos por áreas de trabajo y turnos, con el fin de determinar el número máximo de
personas que podrán estar en un área sin generar un potencial riesgo de contagio por no
cumplir con el principio de distanciamiento físico, el cual como mínimo deberá ser de 2
metros evitando contacto directo.
Como medida complementaria, se cancela la marcación con equipos biométricos por
huella dactilar, al ingreso a las instalaciones para el personal operativo que así lo hubiera
requerido y se implementan otras medidas de control.
El Ingenio Sancarlos se apoyará en la ARL en materia de identificación, valoración del
riesgo y en conjunto con la EPS se llevarán a cabo actividades de promoción y prevención.
Adicionalmente, se solicitará asistencia y asesoría técnica de la ARL para verificar las
medidas implementadas por la empresa.
- Formaciones y Eventos del Personal
Frente a las formaciones, capacitaciones y eventos que conglomeren personal, se
determinó:
Suspender las reuniones presenciales con proveedores, así como todas las
jornadas de capacitación y formación para nuestros colaboradores de forma
presencial.
Se les suspende temporalmente el contrato de aprendizaje a los aprendices que
estaban desarrollando sus prácticas en las instalación, con el objetivo disminuir el
personal en las áreas de trabajo y, en la medida de que se vayan normalizando las
operaciones en la coyuntura actual, se irá re-estableciendo su proceso de
formación.
- Transformación Digital
Con el fin de facilitar los procesos de virtualización en medio de la coyuntura actual, el
proceso de Transformación Digital, se han establecido canales autorizados para el
trabajar remotamente, acceso a correo vía OWA, reuniones virtuales autorizadas por
canales como Skype y TeamsMicrosoft, disponibilidad según requerimiento, de
computadores personales portátiles, acceso a tratamiento y gestión de aspectos
referentes a la continuidad administrativa de los sistemas de gestión a través de
aplicación NOVA, al cual se ingresa en línea o por aplicativo, facilitando así el trabajo en
casa.
- Transporte
En aras de responder a la situación de emergencia actual, el Ingenio Sancarlos se adoptó
las siguientes medidas para la prevención y mitigación del riesgo de contagio del COVID-
19.
Se incrementa el número de buses a 3 en los turnos 6 y 18 horas, con el objetivo de
disminuir el número de personas transportadas y así contribuir a la mitigación de
riesgos del COVID - 19.
Se limita el número de pasajeros en los buses para que estos tengan como máximo
una ocupación del 60%, para lo cual se aumentan el número de buses en las rutas
de ser necesario.
Al ingreso al bus se tomará la temperatura de los trabajadores con un termómetro
digital. En caso de que esta sea superior a 38 grados se optará por no ingresar al
trabajador al vehículo. (Nota: por tratarse de un termómetro digital, no hace falta lavarse. Su
desinfección e inocuidad reside en el lavado de manos de quien lo manipula)
En el bus se disponen de tapetes de desinfección de calzado.
Se entregan recipientes con alcohol a todos los conductores de transporte de
personal con la instrucción de realizar desinfección del vehículo antes y después
de realizar una ruta de traslado de personal.
Se hace entrega a los conductores de contenedores con gel antibacterial para la
desinfección de los usuarios de transporte al subir y bajarse vehículo.
El personal que ingresa a los buses deberá contar con tapabocas o mascarilla
como medida de control.
La desinfección con alcohol se debe realizar en las diferentes partes del vehículo,
áreas comunes al interior del bus y en especial pasamanos, descansabrazos,
barandas, manijas, cinturones de seguridad, ventilas de aire acondicionado, etc.
Si el personal de conductores presenta síntomas asociados a gripe, tos fiebre o
demás relacionados al COVID-19, o ha estado cerca de personas reportadas con el
virus, o familiares que hayan llegado del extranjero, deberá reportar de forma
inmediata la situación al personal de control contratistas y salud ocupacional.
Para el personal tanto directo como contratista que se desplace en su propio
vehículo, éste deberá desinfectarse antes de ingresar y al momento de salir de las
instalaciones del Ingenio o del predio. En los puestos de control se dispondrá con
alcohol y elementos desinfectantes suficientes para que hagan un respectivo uso.
El personal que utilice motocicleta deberá mantenerla limpia y desinfectada, al
igual que los elementos de protección como casco, rodilleras, coderas y petos, que
deben ser de uso personal.
Por tratarse de un ingenio azucarero, las actividades y sus características
realizadas por quienes trabajan allí, podrán registrar alta temperatura al culminar
su labor. En el marco de la atención a la emergencia sanitaria con enfoque
preventivo, selectivo y sostenible, dicha toma de temperatura, tanto en el
transporte como en instalaciones, se tomará al ingreso y no la salida, para evitar
reprocesos y falsas alarmas a la hora de culminar labores producto de un registro
de alta temperatura que provenga del oficio y no de contagio.
- Para las Viviendas en las Instalaciones del Ingenio
Se le informa a los residentes de las viviendas dentro del Ingenio, en el que residen
trabajadores de la empresa y sus familias, la prohibición de visitantes no residentes y
solicitándoles que si algún miembro de la familia residente del poblado presentaba algún
síntoma de gripa debía presentarse a la enfermería.
4.2.2. PPR Buenas Prácticas Higiénicas
A su vez, con el fin de asegurar la Inocuidad Alimentaria dentro de nuestro proceso
productivo en relación a los riesgos trasmitidos por el personal del Ingenio, se realizarán
las siguientes actividades.
- Sensibilización y Comunicación del Personal
Sensibilización
Se realizó sensibilización en puesto de trabajo a colaboradores del Ingenio (manteniendo
las condiciones mínimas de seguridad), sobre las medidas de autocuidado (lavado de
manos, aplicación de gel antibacterial, lavado de ropa, baño diario, entre otros) que son
de tanta importancia en este momento. A su vez, se informa sobre la necesidad de
quedarse en casa después de terminar la jornada laboral
Las ARL serán las encargadas de capacitar y asesorar a los empleadores y trabajadores,
para lo cual, las aseguradoras deberán contar con equipos técnicos de formadores para
que repliquen la información entre sus asegurados. De esta forma se realizarán
formaciones al personal del Ingenio Sancarlos en temas que estén relacionados con la
mitigación del riesgo por COVID 19.
Difusión y Comunicaciones
De forma corporativa el Grupo Mayagüez ha realizado una campaña masiva por correo
electrónico, redes sociales (grupos de WhatsApp y otros), ayudas audiovisuales internos
(televisores en puntos estratégicos, y buses), habladores, carteleras, videos,
concientizando la importancia de las prácticas higiénicas, el correcto lavado de manos,
beneficios en el uso de alcohol, recomendaciones para realizar saludos y evitar
acercamiento entre las personas durante la emergencia, y en general mensajes de aliento
que nos permitan como organización salir adelante de la crisis unidos como ciudadanos y
unidos como organización. Estos son algunos ejemplos:
En el Anexo - MATERIAL DE COMUNICACIONES podrás observar el material de
comunicaciones desarrollado a la fecha, en la prevención del COVID 19 por parte del
Grupo Mayagüez.
Donación de Alcohol
Por parte del grupo Mayagüez, y en especial de parte de la destilería del Ingenio
Mayagüez S.A se hace entrega de alcohol a los colaboradores de todo el ingenio,
incluidos contratistas, para llevar a sus hogares y contribuir a la prevención del riesgo de
COVID 19 desde sus casas.
- Elementos de Aseo Personal
Con el fin de garantizar condiciones mínimas de seguridad frente a la prevención de
riesgo por el COVID 19, el Ingenio Sacarlos ha instalado dispensadores de gel antibacterial
al ingreso de la fábrica, taller agrícola, oficinas principales, cada uno de los buses, y demás
áreas agrícolas, con el fin de disminuir cargas microbianas y virales.
De igual forma se ha procedido a asegurar acceso a agua potable para todo el personal,
antes de ingresar a áreas de producción, para disminuir los riesgos para la Inocuidad del
alimento procesado. De igual forma se instalaron en todas las casetas móviles que
suministran agua potable a los trabajadores de Campo y Cosecha, dispensadores de
Jabón antibacterial para el lavado de manos
- Dotación y Uso de Elementos de Protección Personal
Se cuenta con barreras de protección disponible y con reserva de bata, cofia, tapabocas
y polainas en zonas controladas de acuerdo al uso establecido en nuestro sistema de
inocuidad (zona de envasado, marcación de empaque, laboratorios, área de secadora y
enfriadora, bodega).
En el Ingenio Sancarlos el uso de Tapabocas (mascarilla de protección) será de carácter
obligatorio para el ingreso a fábrica, en lugares de alta afluencia de personas, o
trabajadores que por causa u ocasión de las funciones de su cargo tengan riesgo directo
de exposición a casos sospechosos de COVID 19 (labores de atención al público, o labores
de servicios generales, entre otros).
El tapabocas o mascarilla de protección, debe ser reemplazado en los siguientes casos:
- Cuando esté húmedo
- Cuando este deteriorado o sucio
- Cuando estén contaminados con sangre, secreciones respiratorias o
nasales u otros fluidos corporales
- Después de un contacto cercano con cualquier persona infectada con
una enfermedad infecciosa
- Cuando sea difícil respirar
A su vez, el personal que labora en Fábrica deberá hacer cambio de ropa a dotación al
momento de ingresar proceso productivo y al salir cambiar la dotación por ropa de calle,
con el fin de evitar riesgos de contagio en el desplazamiento.
Los vestieres de los trabajadores y casilleros se limpiarán y desinfectarán de forma
permanente para disminuir potenciales riesgos de contagio.
- Acceso a Consumo de Alimentos
Alineado al PPR de Buenas Practicas Higiénicas el Ingenio Sancarlos realizó una
modificación de horarios de desayuno y almuerzos en el casino para evitar la
aglomeración de personal en horas pico de la misma manera se indicó que solo se
permiten 2 personas mesa para guardar la distancia recomendada por el ministerio de
salud; se definieron de la siguiente manera:
11:30 a 11:50: personal taller agrícola y contratista
11:50 a 12:15: personal contratista fabrica
12:15 a 1:00: personal operativo Fábrica
1:00 a 1:45: personal administrativo.
Adicionalmente se intensifico la frecuencia de limpieza del salón del comedero, mesas y
sillas durante las horas del servicio.
- Monitoreo y Control
Se realizará un Control y seguimiento al estado de salud del personal del ingenio, con el
acompañamiento de enfermería y médico ocupacional del ingenio. En caso de que el
trabajador sea devuelto a su casa por sintomatología o un cuadro gripal, a este se le
realiza seguimiento junto con el área de bienestar social con la modalidad de visitas
domiciliarias para dar conocimiento de su estado de salud y que esté acatando las
indicaciones impartidas sobre el cuidado y la prevención. Una vez es reportado por parte
de la enfermería, un personal con síntomas de enfermedades respiratorias que no puede
laborar, se le hace seguimiento diario con visitas domiciliarias y/o llamadas telefónicas por
parte del equipo de Gestión Humana.
De igual forma el trabajador antes del retorno a su casa debe de notificar al Jefe
inmediato y dirigirse a enfermería del Ingenio Sancarlos, para el diagnóstico del médico y
tomar sus datos personales para realizar el seguimiento de cualquiera de las dos
modalidades. En la enfermería se le dará las líneas de atención para el reporte de COVID-
19, en caso de ser necesario.
De igual manera el departamento de Gestión Humana llevará un registro actualizado del
estado de salud de todos los colaboradores que se encuentran trabajando en casa, los
que están con licencia remunerada, los que se encuentran disfrutando de sus vacaciones,
y de los empleados que laboran por turnos. A su vez, se lleva un registro de las personas
que tengan sintomatología de posible COVID-19 (secreción nasal, fiebre, dolor de cabeza,
tos, entre otras), y que fueron devueltos a sus casas para que realizaran el autocuidado y
junto con el área de bienestar social, se realiza seguimiento de su estado de salud.
Adicionalmente, con miras a asegurar una continuidad en los tratamientos de los
trabajadores pendientes de calificación o valoración médica, el Ingenio Sancarlos está
haciendo seguimiento y acompañamiento a la atención de los casos de otras patologías
quienes su tratamiento se vieron interrumpidos por la coyuntura del COVID 19.
Como está establecido en la normatividad legal vigente, incluso antes de emergencia
sanitaria, es deber de todo usuario del servicio de salud, suministrar información clara,
oportuna y verídica a todo personal de salud (incluyendo el departamento de salud
ocupacional del ingenio). Esta información constituye la base indispensable para toma de
decisiones para cada caso, definir prestaciones asistenciales y económicas, gestión
efectiva de recursos y atención oportuna a todas las personas que lo requieran.
En misma concordancia a la normatividad legal vigente en materia de prestaciones
económicas por ausencias en salud, para el caso del ingenio Sancarlos, el documento o
mecanismo principal para que generar pagos al trabajador, que se haya ausentado de su
trabajo por reportarse como posible o sospechoso de covid19, será la incapacidad
médica expedida por EPS. Se asigna al departamento de salud ocupacional como el
responsable de llevar a cabo la gestión y definición sobre qué personas se les pueda
brindar un beneficio económico extralegal, cuando por alguna razón no cuenten con
incapacidad médica expedida por EPS. Para esto se tendrá en cuenta el cumplimiento
riguroso y puntual de los tiempos de comunicación oportuna sobre sus síntomas, la
veracidad de la información suministrada, el seguimiento permanente, la facilidad de
entrega de documentación suministrada, la congruencia con la sintomatología reportada
y demás información inherente a cada caso.
- Encuestas de Seguimiento
En el Ingenio Sancarlos S.A se realizarán encuestas a los trabajadores que laboran desde
su hogar, o que por motivos de salud fueron re-enviados a sus casas, con el fin de
identificar cuán protegido está el trabajador en el espacio de su hogar e identificar los
riesgos que tienen tanto en el trabajo como en sus viviendas. La encuesta será firmada
por el trabajador, en caso de contar con ella físicamente o se dejará registro en caso de
que se diligencie vía telefónica y el formato utilizado se relaciona en el Anexo – MODELO
DE ENCUESTA PARA IDENTIFICAR CONDICIONES DE RIESGO.
En esta encuesta se indagará sobre las actividades realizadas (lugares que visitó, medio
de transporte que utilizó, síntomas que afecten su salud, si ha viajado o no, duración del
viaje etc.), y demás factores que denoten una condición de exposición que conlleve a un
escenario de riesgo para el trabajador y la empresa.
De igual manera, todos los visitantes (asesor, consultor, proveedor de caña, trabajador,
funcionario o similares) que provenga de lugares distintos a Tuluá, deberá llegar
inicialmente a la enfermería, antes de pasar a la instalación a la que realizará su labor en
nuestras instalaciones, y allí se les realizará una encuesta individual de identificación de
condiciones de riesgo, toma de temperatura, reiteración verbal de medidas preventivas y
demás medidas requeridas a la luz de estas nuevas realidades. Además de ello, se
realizará encuesta ampliada enfocada a la actividad y movilidad de la última semana. Será
diligenciada pro funcionarios del ingenio una vez por semana y entregada al
departamento de salud ocupacional. Anexo – MODELO DE ENCUESTA AMPLIADA –
OTRAS CIUDADES. El objetivo es conocer las interacciones que tuvieron en su hogar y
con ello poder trazar posible exposición y riesgo de contagio.
4.2.3. Manejo de Situaciones de Riesgo
- Consideración de “Caso” y “Contacto”
a. Caso: Se considera un caso aquella persona que haya practicado prueba PCR
para detección de Covid -19 con resultado positivo. Puede presentarse situaciones
que no hayan practicado prueba aún y se considerarán “Probables” y personas
con contacto o con síntomas como “Sospechosos”.
b. Contacto: Se denominará a la persona que permanece con otra que haya
resultado positivo durante su período infeccioso (dos días antes de inicio del
primer síntoma, su fase de detección y asilamiento, hasta su recuperación)
c. Tipos de contacto:
i. FISICO: se entiende contacto íntimo, incluyendo abrazos, besos y otras
expresiones de afecto de manifestación física, implica que dos o más
personas se tocaron con las manos o rozaron alguna parte de su cuerpo
mutuamente.
ii. CERCANO: se trata a cerca de conversaciones cara a cara entre dos o más
personas sin uso de tapabocas, a una distancia de menos de dos metros y
por un espacio igual o superior a 15 minutos. También es atribuible a las
personas con las que se convive en el mismo espacio habitacional
iii. PRÓXIMO: encuentro a más de dos metros por un espacio superior a dos
horas
Las medidas de aislamiento selectivo y sostenible, así como las medidas de aplicación de
pruebas que se definan practicar, aplicarán para casos y contactos, corroborando evolución
de seguimiento y verificación.
- Medidas implementadas frente a una situación aparente de contagio con COVID 19
por parte de un trabajador.
Todos los trabajadores del Ingenio Sancarlos deberán reportar obligatoriamente al área de Salud
Ocupacional, las novedades de salud como síntomas gripales, dolor de garganta, congestión
nasal, fiebre, tos, dificultad para respirar, pérdida del olfato, diarrea. Idealmente el reporte se
debe hacer desde su casa y no asistir al trabajo si se tiene alguno de los síntomas antes
mencionados. De igual manera, se deberá reportar en caso de haber tenido contacto por más de
15 minutos o convivir con personas sospechosas o positivas de sufrir enfermedad por COVID19.
En caso de que un trabajador del Ingenio Sancarlos reporte síntomas de contagio por COVID 19
deberá consultar con su entidad de salud antes de ingresar a las instalaciones de la empresa. Si se
trata de un personal contratista deberá notificarle al departamento de Seguridad y Salud en el
Trabajo aplicable en la empresa donde labora y resguardarse para evitar potenciales contagios. Si
se encuentra en las instalaciones del Ingenio, sin distingo de su vínculo laboral, se deberá realizar
un triage1 en la enfermería, con el objetivo de identificar potenciales riesgos en el trabajador y de
esta manera hacer el seguimiento clínico pertinente.
En este triage, se evaluarán signos y síntomas que ayuden a determinar si la persona podría estar
en riesgo de contagio de COVID 19, tales como dificultad para respirar, fiebre alta, dolor fuerte e
inusitado de alguna parte del cuerpo, tos frecuente, ardor o dolor en garganta, dolor torácico
constante, pérdida de gusto u olfato, diarrea, como los más representativos, acorde a lo
informado por la autoridad nacional legal vigente (ministerio de salud y protección social). En el
triage también se identificará si el trabajador ha estado en contacto con personas positivas o
sospechosas para COVID 19, en cuyo caso, se tomarán los datos aplicables, se gestionarán medida
de traslado al trabajador, se notificará la medida de aislamiento, y se notificará al jefe inmediato.
En todo caso, si la evaluación realizada proyecta riesgos de un potencial contagio por COVID 19, se
deberá notificar la medida de aislamiento para el trabajador, previa gestión de medida de
traslado. Es deber de cada usuario del servicio de salud, sea trabajador directo contratista y sin
distingo de la entidad de salud a la que se encuentre afiliado, de contactar directamente a su eps
y suministrar toda la información inherente a su situación, para que sea posible brindar la debida
prestación asistencial tanto de la entidad de salud – EPS - como a la autoridad de su jurisdicción
(secretaría municipal de salud) y aplicar los protocolos requeridos.
Ya en sus casas, las personas que fueron trasladadas se les monitoreará su estado de salud,
acorde a lo descrito en el punto anterior “Monitoreo y Control”. Adicional a lo anterior, el Ingenio
Sancarlos rastreará la información asociada con la(s) persona(s) afectada(s) para detectar la
población potencial que estuvo en contacto con las personas aisladas y así implementar acciones
de control ante un eventual brote.
- Medidas implementadas ante un caso positivo de COVID 19 de un trabajador
notificado por la autoridad competente.
1 Triage: Término francés que significa “Clasificación”. Consiste en una serie de preguntas indagatorias y/u observación, hechas por el personal del área a quien se presente (denominado paciente).
En el caso en que la autoridad competente notifique un caso positivo de COVID 19 en un
trabajador, el área de Salud Ocupacional será la encargada de comunicarse vía telefónica con el
empleado o firma contratista, para hacer un monitoreo a su estado de salud, mediante un
seguimiento diario. El trabajador deberá seguir las recomendaciones brindadas por la entidad de
salud para asegurar su condición de salud y evitar futuras propagaciones.
En paralelo a esto, el Ingenio Sancarlos emprenderá acciones de rastreo desde la fecha de
notificación, para detectar posibles fuentes de contagio, (incluyendo personal de transporte) de
forma que se evalúen potenciales signos de alarma en los trabajadores expuestos a una potencial
propagación del virus. Frente a ello se tomarán las medidas descritas en el punto anterior
“Medidas implementadas frente a una situación aparente de contagio con COVID 19 por parte de
un trabajador”. Esta trazabilidad será enviada a quien corresponda para que esté alertada sobre
una potencial propagación del virus. En todo momento se brindará confidencialidad de la
información, garantizando el derecho de habeas data en los trabajadores y en especial a los
empleados con positivo para COVID 19.
Se implementarán medidas sanitarias de las áreas que pudieron ser afectadas por la situación de
contagio del virus COVID 19 (incluyendo buses y vehículos implementados para el transporte de
persona) para, de ser posible y realizable, dar continuidad a las operaciones, asegurando en todo
momento condiciones de salud para los trabajadores. El personal que implemente estas medidas
sanitarias deberá, en todo momento, contar con los elementos de protección requeridos para
realizar la labor previo consentimiento del área de Salud Ocupacional. Los elementos de
protección utilizados deberán ser dispuestos como residuos peligrosos, evitando posible contagio
en el almacenamiento, transporte y disposición de los mismos.
Una vez se declare al trabajador contagiado por COVID 19, como recuperado (según lo defina la
entidad de salud competente bajo los lineamientos propuestos por el Ministerio de Salud y
Protección Social), se analizará el caso por la Dirección de Gestión Humana junto al área de Salud
Ocupacional del ingenio Sancarlos, para autorizar la reincorporación a sus labores. Posterior al
seguimiento de los trabajadores contagiados con COVID19, habiendo mejora oportuna de sus
condiciones de salud, siguiendo las recomendaciones de las autoridades sanitarias, y previo visto
bueno por parte del Ingenio Sancarlos, se dará reincorporación al personal que tuvo contagio y se
considera recuperado.
- Medidas implementadas para contratistas, visitantes, asesores, consultores externos
y demás personas que visiten el ingenio con origen distinto al de la población ya
conocida.
a. Contratistas Acorde al acatamiento de la ley, cada compañía implementará las
medidas necesarias para tención de la pandemia tanto para personal propio como
externo. En tal sentido el presente documento tiene alcance a terceras personas
que además de acatar las medidas especificadas en este documento, desarrollarán
las propias a su personal y/o sus instalaciones. De manera particular se especifica
para estas empresas lo siguiente:
i. Contratistas Permanente: reconocidas como las compañías que
desarrollan actividades diariamente, cuentan con debido registro que los
califica como tal acorde la procedimiento interno del ingenio (control
contratistas), deberán de implementar encesta ampliada para su personal
que viaja desde y a otra ciudad para cumplimiento de su deber, además de
lo señalado en el presente documento
ii. Por proyecto o para jornadas de reparación general: Para las jornadas de
reparación las empresas contratistas deberán:
1. Usar tapabocas permanente
2. Diligenciar encuesta para identificar síntomas de gripa en el
paradero, por parte del contratista. No debe llegar personal al
ingenio con síntomas gripales.
3. Personal procedente de Palmira, Cali, Bogotá, Pereira Encuesta
ampliada por Salud Ocupacional el primer día.
4. Toma de temperatura al subir al bus
5. Primer día sensibilización de COVID 19 (Síntomas, Medidas de
prevención, Reporte)
6. Al ingreso de Fabrica Toma de Temperatura, desinfección de
zapatos, lavado de manos
7. Tiempo para almuerzo, salida y regreso a fábrica, 30 minutos
b. Asesores, consultores externos y auditores externos provenientes de compañías
entes de certificación: para el cumplimiento de los ejercicios de auditorías
externas y mantener el de mantener las medidas de prevención, deberán (ver
anexo Requisitos Auditores Externos):
i. Mantener todas las medidas de distanciamiento social durante toda su
estadía
ii. Usar en todo momento de la estadía tapabocas o mascarilla
iii. Realizar encuesta diaria enfermería
iv. Reportar novedades de salud por parte del visitante
v. Suspensión en caso de Síntomas del equipo auditor
vi. Notificación de contagio posterior a auditoría
Asesores técnicos, consultores y auditores extranjeros o provenientes del exterior:
En el caso de visitantes provenientes del extranjero para tareas a desarrollar en la
empresa, acorde a autoridades migratorias y sanitarias, se requiere:
Presentar resultado de prueba con resultado Negativo de PCR para covid 19
Dicha prueba deberá estar tomada 96 horas antes de la hora de salida del
vuelo. Este tiempo no puede transcurrir en Colombia sino en el país de origen.
Ese mismo tiempo se entenderá como el período de aislamiento
Carta de la empresa notificando que dicha persona claramente identificada
visitará el ingenio mencionando detalles del trabajo y fechas
Deberá descargar la aplicación Coranapp 14 días antes de la llegada a Colombia
Deberá diligenciar el formulario Check-Mig que se encuentra colgado en la
página de Migración-Colombia
Los demás requisitos de viajes pasados de extranjeros en Colombia, como visa
de trabajo, seguro médico o póliza equivalente siguen vigentes
- Medidas implementadas para garantizar la inocuidad y seguridad alimentaria.
En caso de un reporte positivo por COVID19, para dar continuidad operacional, se deberá rastrear
todos los posibles sitios donde la persona contagiada estuvo, y tratar cada lugar con desinfección
profunda, usando amonio cuaternario de 5ta generación, alcohol mayor al 70 % o hipoclorito a las
concentraciones permitidas, teniendo en cuenta que alguna maquinaria o equipos se pueden
afectar por dichos desinfectantes. En los lugares donde no se logra llegar con la limpieza manual
se recomienda el uso de los aerosoles o nebulizadores de amonio cuaternario o hipoclorito, tener
en cuenta que la desinfección se hace y hay que esperar al menos 5 minutos para que estos
productos actúen.
Para el caso de un contagio en Bodega de Producto Terminado, se deberá proteger la integridad
del producto mientras se realiza el proceso de limpieza y desinfección utilizando insumos
permitidos para desafección de ambientes mediante el uso de nebulizador y soluciones jabonosas
en piso. En cuyo caso se suspenderán los despachos mientras se ejecuta la limpieza y desinfección
de la bodega, y el tiempo requerido para que el producto aplicado tenga efecto sobre el
ambiente.
Como medida complementaria durante esta situación de emergencia sanitaria, la enfermería,
siendo una zona visitada por personal con sospecha de contagio, se realizará desinfección tres
veces por semana, independientemente de la afluencia de visitantes durante el día.
4.3. GESTIÓN DE COMUNICACIONES
POLITICAS DE COMUNICACIÓN
La comunicación es una prioridad en este plan de prevención a fin de asegurar
información oportuna, precisa y completa
Comunicar las medidas de control que se determinen para minimizar el riesgo de
exposición.
Toda decisión en relación a las acciones y actividades serán comunicadas de
manera oportuna y adecuada a Dirección a fin de mantener un adecuado
conocimiento de la situación.
Mantener conexión con voceros corporativos para la comunicación de aquellos
inputs para la toma de decisiones
La información sobre la implementación de acciones de prevención y control
Gestionar respuesta ante la aparición de casos.
Solo se publica aquello que cuenta con VB de la Presidencia de la compañía
OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
Proporcionar al público información actualizada, coherente y precisa sobre la
enfermedad y de la situación en la Compañía.
Abordar preocupaciones de salud de colaboradores en caso de presentarse caso
de la enfermedad confirmado en el laboratorio.
Infundir y mantener la confianza del público en la Compañía para responder
eficazmente a la situación y gestionarla.
Mantener a los públicos de interés plenamente informados (explique lo que se
sabe y lo que no) de modo que comprendan cuál es su nivel personal de riesgo de
padecer una infección por el virus y actúe en consecuencia.
Divulgar información suministrada por autoridades, pero reconociendo las
incertidumbres, con honestidad, conocimiento y compromiso.
Evitar especulaciones y conjeturas. Disipar rumores, la información incorrecta y las
suposiciones erróneas cuanto antes.
Emplear un enfoque de comunicación corporativa unificado y coherente,
estratégico, coordinado y operativo.
Compartir con dinamismo e iniciativa información con el fin de potenciar la
concientización del público y la consistencia y uniformidad de los mensajes.
Brindar pautas de comportamiento, recomendaciones y opciones disponibles para
prevenir exposición al virus y para proteger la salud de colaboradores y familias.
Esto ofrece una sensación de control y motivación.
Proteger privacidad de colaboradores con posible contagio o confirmación de
este, de sus contactos en la medida de lo posible.
Responder rápidamente a inquietudes específicas y necesidades de información
de los públicos.
ACCIONES DESARROLLADAS
Generar circuitos de comunicación, con determinación de voceros
Instalar Comité de Crisis
Evaluar la necesidad de intervenciones en medios internos y externos masivos
Contactar actores estratégicos para asegurar la difusión de información correcta
(red de periodistas, autoridades, sociedades científicas)
Difusión de información periódica (boletines, alertas, recomendaciones)
Actualización de página Web
Monitoreo y publicación de información en redes sociales corporativas
Desarrollo de políticas corporativas
Difusión de material de comunicación en puntos de ingreso
Generar información ad-hoc para la prevención y cuidado en grupos vulnerables
(programas de intervención corporativa)
Redacción de recomendaciones y difusión de materiales para partes interesadas
Refuerzo de los planes de contingencia en el marco de la situación epidemiológica
actual coronavirus (COVID-19)
Recomendaciones para contactos de casos
Recomendaciones para eventos masivos
Determinación de los puestos de trabajo imprescindibles para la continuidad de la
actividad empresarial.
Determinación de los puestos de trabajo en los que se puede aplicar la modalidad
del trabajo a distancia o en casa.
Determinación de los puestos de trabajo con prestación de servicios presenciales.
Protocolo para el trabajo a distancia o teletrabajo: normas a seguir.
Protocolo para el trabajo presencial: normas a seguir.
Guía de buenas prácticas en el ámbito personal y familiar.
Contribuir al conocimiento sobre la naturaleza de la enfermedad en el contexto de
la región
Proporcionar información oportuna, transparente y basada en la evidencia
científica, como también, todo nuevo conocimiento para apoyar las mejores
prácticas de atención médica
Confirmar y fortalecer los acuerdos efectivos de gobernanza sanitaria en conjunto
a todas las jurisdicciones
Asegurar una respuesta proporcionada y contribuir a mantener una atención de
calidad
Comunicar de forma responsable y adecuada para generar confianza en la
comunidad
MENSAJES EN CRISIS:
Para evitar confusiones ante la prevención de la propagación de la enfermedad y
generar confianza en la respuesta, los mensajes que se comuniquen deben ser
oportunos, precisos, simples, relevantes y pertinentes.
Los mensajes se actualizarán en cuanto se verifique y se cuente con nueva
información.
Preguntas específicas acerca del primer caso diagnosticado de COVID-19 que
podrían plantearse:
o ¿Quién está a cargo y qué están haciendo para investigar y controlar la
situación?
o ¿Qué está haciendo la Compañía para abordar esta situación?
o ¿Dónde y cómo fue infectado el colaborador?
o ¿El colaborador infectado transmitió el virus a otras personas? ¿Cómo?
o ¿Cuáles son los riesgos para las personas que han tenido contacto cercano
con el colaborador infectado?
o ¿Cuáles son los riesgos para los demás pasajeros del bus (si el paciente llegó
por este medio de transporte)?
o ¿Cuáles son los riesgos para el personal de salud? ¿Cuál es el riesgo para la
comunidad?
o ¿Quién notificará al colaborador y a la familia acerca de las posibles
exposiciones y los posibles riesgos? ¿De qué manera?
o ¿Qué está haciendo la Compañía para prevenir la propagación?
o ¿Qué debe hacer una persona que ha tenido contacto cercano con el
colaborador infectado?
o ¿La Compañía siguió o está siguiendo las prácticas de control de infecciones?
o ¿Se aisló al paciente infectado?
o ¿Están aislados los otros contactos?
o ¿Puede haber más casos? o ¿Qué va hacer la Compañía para evitar más casos?
TACTICAS SOCIALES
Eliminar encuentros masivos presenciales y mitigar visitas domiciliarias
Atender dudas y preguntas frente a los programas que funcionan en la compañía
con beneficio para comunidad
Revisar protocolos de seguimiento a colaboradores incapacitados (población
vulnerable).
Implementar tácticas de apoyo y suministro de alcohol en botellas y galones para
ser compartidos con la familia, en situación de alta demanda de sanitizante y poca
oferta de productos en farmacias.
Los programas de formación de líderes podrán operar en alianza con las
Universidades operadoras mediante esquemas de educación virtual y seminarios
integradores de manera bimensual.
Activar donaciones y participar en causas sociales a nieves regional para dar
soporte al Valle.
Monitorear la situación de complejidad económica en la zona de influencia a las
Compañías Mayagüez y Sancarlos
Capturar información y establecer canales de ayuda solidaria mediante la selección
de familias vulnerables (por condición de habitabilidad y dependientes de
economía informal) de los corregimientos y veredas ubicadas en el primer anillo de
seguridad de la compañía, para realizar entrega de canastas solidarias del Grupo
Mayagüez. Dicha selección se establece con información real “insitu” con el
acompañamiento de los líderes comunitarios cercanos a la compañía.
PLAN DE MEDIOS CON PARTES INTERESADAS
#IMPACTOS= N° de Comunicaciones *Frecuencia *N° Usuarios del Canal #IMPACTOS GENERALES= 621.645
Referencias:
PIEZAS PRODUC #
GRAFICAS 92
AUDIOVISUALES 27
USUARIOS #
EMAIL 600
WAPP COMUNIDAD 940
WAPP PROVEED 200
WAPP COLAB MYZ 1701
WAPP COLAB ISC 485
P. INTERESADA CANALES FRECUENCIA #IMPACTOS
COLABORADORES
E-mail Diaria 13200
Carteleras Semanal 500
Virtuales Cuando se requiera 5
Volantes Mensual 6000
Avisos Semanales 303600
Whats app 3 diarios hor.
Laboral 192280
Otras redes soc: fb – tw – instag Cuando se requiera
CLIENTES
E-mail Semanal 3000
Whats app Cuando se requiera
Telefonico Semanal UEN
PROVEEDORES DE
CAÑA, SERVICIOS E
INSUMOS
E-mail Semanal 1020
Whats app Diario DIV PROVEED 5100
Telefonico Diario
COMUNIDAD
Virtual Cuando se requiera 70
E-mail Cuando se requiera 2820
Whats app Semanal 86480
Otras redes soc : fb – tw - instag Cuando se requiera
Telefonico Semanal Lider 210
ACCIONISTAS
Junta – informe presidencia Cuando se requiera
Whats app Cuando se requiera 7360
Fb – tw – instag Cuando se requiera
En el Anexo - MATERIAL DE COMUNICACIONES se podrá observar el material de
comunicaciones desarrollado a la fecha, en la prevención del COVID 19 por parte del
Grupo Mayagüez.
4.4. GESTIÓN DE ASOCIADOS DE NEGOCIO
4.4.1. Gestión Suministros
Con el fin de garantizar un control adecuado frente a la coyuntura actual en la relación con
terceros, y en especial proveedores de insumos y servicios, el Ingenio Sancarlos ha tomado las
siguientes medidas:
Adecuación de equipos portátiles al 100% de compradores, para realizar Trabajo en casa
Desinfección de ambientes en áreas comunes bajo la técnica de termonebulización o
aspersión con uso de agentes desinfectantes a base de amonios cuaternarios.
Al momento del ingreso al almacén se realiza una desinfección del calzado con alcohol.
Se dotó al personal de tapabocas, guantes, alcohol, y dispensador antibacterial en su zona
de trabajo.
De forma periódica (Cada dos horas), se realiza desinfección en el puesto de trabajo de
los auxiliares y personal operativo.
Se cuenta con Restricción de ingreso al almacén por parte de personal externo.
Las empresas transportadoras de insumos que venga de otra ciudad con miras a entregar
insumos al almacén, deberán, previo al ingreso a nuestro almacén, presentarse en
enfermería para toma de temperatura y realizar encuesta de datos para la trazabilidad de
trayectoria y/o presencia de síntomas. En caso del fin de semana, esta medida se realiza
en el puesto de control San José. Si hay información de alerta, la persona no podrá
ingresar.
Acorde a un análisis de insumos y materias primas, se gestiona de forma permanente un
inventario de dos meses para los productos que por su rotación son indispensables en la
continuidad operacional.
Los insumos que ingresan al almacén de suministros se les realiza una aspersión con
alcohol al 70%, y para el caso de empaque de producto terminado se dejan en una zona
transitoria para posteriormente ser ingresados al almacén correspondiente.
De igual manera, desde el proceso de Suministros se han definido los lineamientos para
entrega de alcohol en las diferentes áreas del Ingenio.
4.4.2. PPR Control Contratistas
Respondiendo a la situación de emergencia global que se está viviendo, desde el Ingenio
Sancarlos se adoptaron las siguientes medidas para la prevención y mitigación del riesgo
de contagio del COVID-19 en relación a la gestión de proveedores:
Informar por medio digital a los contratistas sobre el comunicado de presidencia
Sancarlos sobre políticas y acciones para prevenir COVID-19.
Se le solicita a todas las empresas contratistas permanentes que realizan labores
dentro de Ingenio Sancarlos una carta firmada por su representante donde
informen de las acciones, estrategias y compromisos que estén tomando como
medidas de prevención contra el riesgo de contagio del COVID-19.
A partir del 1 de Abril, se adopta un modelo de oficina virtual para el proceso de
Control Contratistas. Este modelo se utilizará para los procesos de expedición,
renovación e inducciones de personal contratista de forma virtual, con el objetivo
de proteger tanto a nuestros trabajadores propios como contratistas del riesgo de
contagio del COVID-19.
En lo concerniente a las inducciones:
o No se realizarán inducciones presenciales en el Ingenio Sancarlos.
o A los contratistas que se les haya vencido la inducción (vigencia 1 año)
recientemente, se les extiende la fecha de vencimiento hasta que pase la
contingencia (periodo de gracia).
o Se incluye en la inducción las recomendaciones de aseo y limpieza para la
prevención de contagio del COVID-19.
o Los contratistas deberán:
Solicitar la inducción al personal requerido vía correo electrónico al
email [email protected] con el formato
establecido.
Esperar la confirmación por parte del Ingenio Sancarlos, asimismo el
envío del contenido para recibir la inducción.
Disponer de equipos de cómputo o Smartphone con internet y
audio para visualizar el contenido.
Garantizar que el personal visualice, comprenda el contenido y
realice la validación de conocimientos.
Firmar el compromiso de idoneidad de las evaluaciones.
Notificar vía correo electrónico al Ingenio Sancarlos la ejecución
programada y adjuntar compromiso firmado.
Esperar validación por parte del Ingenio Sancarlos.
En lo que concerniente a expedición y renovación de carnés:
o No se realizarán trámites de renovación o expedición de carnés de forma
presencial en la oficina del área de Control Contratistas.
o Los contratistas deberán:
Solicitar la renovación de carnés del personal requerido vía correo
electrónico al email [email protected] con el
formato establecido.
Esperar la confirmación por parte del Ingenio Sancarlos, asimismo el
envío de los carnés digitales.
Imprimir los carnés enviados por el Ingenio Sancarlos.
Hacer entrega de los carnés a los trabajadores correspondientes.
Si el personal contratista presenta síntomas de gripa o tos no se debe enviar a las
instalaciones del Ingenio.
Si durante el periodo que se encuentra realizando labores dentro del Ingenio el
personal contratista presenta síntomas asociados a gripe, tos, fiebre o demás
relacionados al COVID-19, o ha estado cerca de personas reportadas con el virus, o
familiares que hayan llegado del extranjero, se deberá reportar de forma
inmediata la situación al personal de control contratistas y salud ocupacional.
4.4.3. Facturación
Para continuar con la recepción y trámite de facturas, y así dar continuidad financiera a los
pagos por los servicios brindados, el Ingenio Sancarlos adopta sólo permitirá la recepción
de facturas por medio electrónico. Para el caso de los proveedores que no estén
obligados a facturar electrónicamente, se aceptará la factura escaneada, y posterior a la
culminación de la contingencia deberán ser entregadas físicamente a las instalaciones del
Ingenio.
4.5. PPR BIODEFENSA DE LOS ALIMENTOS
Con el objetivo de garantizar la Inocuidad de los Alimentos en la coyuntura actual que se
presenta, desde el Programa Pre-Requisito de Biodefensa de los alimentos, se han
establecido las siguientes actividades para prevenir riesgos relacionados con el COVID 19.
Ejercer controles de acceso en puestos de control, para evitar accesos no
permitidos. Los trabajadores del Ingenio y contratistas deberán portar carnet
para poder ingresar a las instalaciones.
En las entradas principales al Ingenio Sancarlos S.A se tomará la temperatura
corporal de los trabajadores, por medio de un termómetro digital, antes de su
ingreso a las instalaciones. En caso de que algún trabajador se encuentre con
sintomatología o con un cuadro gripal y su temperatura sea mayor que 38°C al
trabajador no le será permitido el ingreso.
Se informa al ingreso a las instalaciones a trabajadores y contratistas las
recomendaciones y compromisos adquiridos para poder trabajar en la
organización, como realizar un correcto lavado de manos y con la frecuencia
adecuada, usar elementos de protección, procurar por el aseo constante, entre
otros.
Se han dotado los puestos de control de jabones, gel antibacterial, tapabocas
lavables y alcohol, para velar por su protección y cuidado.
Se realizan fumigaciones a vehículos de seguridad dos veces en la semana con el
fin de disminuir riesgos potenciales.
5. GESTIÓN EN CAMPO
En el campo se tomaron diferentes medidas de prevención frente al COVID-19, las cuales
se presentan a continuación:
- A todo el personal que trabaja en campo, se realizaron sensibilización en el puesto
de trabajo en conjunto con el área de bienestar social, sobre las medidas de
autocuidado (lavado de manos, aplicación de gel antibacterial, lavado de ropa,
baño diario, entre otros). Adicionalmente, la dirección de cada área hace énfasis
en los cuidados que deben tener al salir desde sus casas y llegar al trabajo, y del
trabajo a la casa.
- A todas las empresas contratistas se les hizo entrega de un documento firmado
por el jefe de cosecha y el Director de Campo, donde se expone y argumenta a la
fuerza pública y demás interesados, la necesidad de efectuar las operaciones al
servicio del ingenio Sancarlos y cumpliendo con las excepciones definidas por el
gobierno nacional en pro de garantizar el abastecimiento de alimentos en el país.
- Tanto en Campo como en Cosecha se llevan los registros de todo el personal que
trabaja diariamente en los predios.
- Tanto para Cosecha como en Campo, el personal operativo labora en turnos de 12
horas, 4 días y descansa 3 días; el personal administrativo labora un día de forma
presencial en instalaciones del ingenio y al otro día realiza teletrabajo desde su
casa. Esto con el objetivo de reducir el flujo del personal y su exposición.
- Priorizar actividades, minimizando o suspendiendo las labores de mantenimiento
que no sean vitales.
- Tanto el personal aplicador de agroquímicos como los operadores de maquinaria
deberán realizar el cambio de ropa antes de salir para sus viviendas. Demás
personal de campo que, por la ubicación de sus labores, no puedan realizar el
cambio de ropa, deberán cumplir igualmente con los protocolos de seguridad e
higiene antes de ingresar a sus viviendas de acuerdo a las sensibilizaciones
realizadas.
- Instalación de dispensadores de gel antibacterial al ingreso del taller agrícola, cada
uno de los buses, equipo, maquinaría, en todas las casetas móviles que suministran
agua potable a los trabajadores de Campo y Cosecha con el fin de disminuir cargas
microbianas y virales.
- Aspersión Manual del personal de Campo y Cosecha, para desinfectar ropa,
maletines y calzado. Antes de iniciar la aspersión se le indicará a cada persona qué
se le aplicará y se preguntará si es alérgico a este producto (Nota: No se aplicará
en la cara para evitar irritaciones en ojos, nariz y boca).
- Se Dispone de elementos para el control de la temperatura a través de los cuales
se monitorea la temperatura a los trabajadores al ingreso de la jornada laboral.
- En el desarrollo de las actividades de campo y cosecha, se dio la directriz de que el
personal que realiza estas actividades siempre debe mantener una distancia
mínima de dos (2) metros entre sí, de tal manera que se minimice el contacto entre
los trabajadores. Los responsables de la supervisión de estas labores mantienen
pendientes de que el distanciamiento se cumpla. En campo están haciendo
programaciones por grupos teniendo en cuenta su área de vivienda con el objetivo
de evitar la contaminación cruzada en caso de contagio.
- Se está realizando desinfección de los repuestos y bodegas de campo.
- Desinfección de vehículos de transporte de personal de cosecha, góndolas y
demás maquinaría por parte del Programa de Manejo Integrado de Plagas de
acuerdo a lo establecido en la sección 7. Asimismo, se realiza la debida
desinfección en las operaciones de campo.
- Asignación de buses para el transporte del personal de campo, teniendo en cuenta
la segregación por áreas de vivienda para que, en caso de un contagio, se evite la
contaminación cruzada. Además, se realiza la programación de desinfección de
los buses correspondientes.
6. GESTIÓN FABRICACIÓN
6.1. Acciones preventivas fábrica
Para el proceso de fabricación, el siguiente plan fue implementado desde el 17 de marzo
de 2020. Se plantean 3 frentes de limpieza y desinfección:
1. Lavado de manos 2. Limpieza y desinfección de superficies 3. Desinfección de ambientes en lugares cerrados
1. Lavado de Manos Adecuación de un punto de lavado de manos en la portería de fábrica:
Se adecuaron dos estaciones de lavado de manos con grifería de accionamiento no
manual en la portería de ingreso de la fábrica, dotadas con jabón desinfectante y
toallas de manos. Para evitar aglomeraciones, se demarcaron líneas con distancia de a 1
m tanto al ingreso como a la salida de la fábrica. El flujo de personas quedó señalizado
con cinta de seguridad.
Los guardas de seguridad tienen la consigna de hacer cumplir con el lavado de manos en
la portería, y a los buses que transportan al personal de turno se les dio instrucción de
esperar a todas las personas para realizar la entrega de turnos y el lavado de manos.
Estación de lavado de manos en la portería de fábrica y demarcaciones
- Gel antibacterial:
Se entregaron dispensadores de gel antibacterial en los puntos de mayor afluencia de
personas en la fábrica: portería de fábrica, oficina ingenieros de molienda, oficina
ingenieros elaboración, oficinas de mantenimiento, filtros de cachaza, evaporadores y
tachos de crudo.
Se ha difundido a todo el personal que el uso de gel antibacterial no reemplaza el lavado
de manos.
2. Limpieza y desinfección de superficies
Se realizó entrega de atomizadores de alcohol para todos los puestos de trabajo, con la
instrucción de realizarse dos veces durante el turno; los auxiliares de inocuidad dan
aviso por radio teléfono, recordando realizar la limpieza de superficies.
Carta de entrega de atomizadores con alcohol para desinfección de los puestos de
trabajo
Desinfección de superficies
Los baños ubicados dentro de la fábrica se lavan 1 vez por turno con jabón neutro e
hipoclorito de sodio. Cada jefe de área designa a una persona por turno, encargado de
hacer la limpieza.
Los pasamanos en fábrica se limpian y desinfectan cuando se realizan la limpieza de las
diferentes áreas de la fábrica.
Por otra parte, el personal de mantenimiento realiza desinfección completa de cada
herramienta utilizada en sus labores, incluyendo el mango o zona que entra en
contacto con las manos. Para completar este control, el supervisor de mantenimiento
registra la desinfección de estas herramientas.
- Limpieza de puntos de hidratación y de lavado de manos:
Los puntos de hidratación y de lavado de manos limpian y desinfectan 2 veces al día; el
punto de lavado de manos de la portería de fábrica 3 veces al día y 3 en la noche:
Desinfección de puntos de hidratación y de lavado de manos
- Aplicación de alcohol en la suela de los zapatos:
Al ingreso de la Fábrica se realiza desinfección del calzado de todo el personal, por otra
parte, se da instrucción a todos los colaboradores de aplicar alcohol en la suela de las
botas, dos veces durante el turno; los auxiliares de inocuidad dan aviso por radio
teléfono, recordando realizar la aplicación.
Aplicación de alcohol
3. Desinfección de ambientes
Se realiza desinfección de ambientes 1 vez al día en 24 sitios cerrados dentro de la
fábrica, tales como: oficinas, cuartos de control, talleres, baños, etc.
Desinfección de ambientes
Medidas adicionales:
1. Disminución de personal contratista que labora habitualmente en la fábrica.
2. Implementación de dos turnos de trabajo alternados para los cargos
administrativos de fábrica; el turno que no labora en el ingenio, lo hace
mediante Teletrabajo.
3. Los turnos operativos se alternan de acuerdo a los lineamientos dados por la
dirección de recursos humanos.
4. Restricción de ingreso de visitantes a la fábrica. Sólo para casos de urgencia, y
con autorización de la dirección de fábrica. con autorización de la dirección de
fábrica.
5. Suministro de guantes de nitrilo a los trabadores de la fábrica.
6. Entrega de tapabocas de tela, en vista de la escases de elementos
desechables, con instrucciones de uso:
Carta de entrega de tapabocas de tela
Medidas adicionales en fábrica:
- Se deben mantener ventanas y puertas abiertas para asegurar el flujo de aire y
mantener aireadas las oficinas y zonas de descanso. Esto aplica para los lugares
en que el material particulado u otro elemento no afecte el ambiente y
seguridad de los trabajadores.
- El uso de tapabocas es obligatorio para el ingreso y permanencia en la fábrica.
- Se Dispone de elementos para el control de la temperatura (i.e pistolas) a través
de las cuales se monitorea la temperatura a los trabajadores, cuando se llega a
las instalaciones.
6.2. Programa Prerequisito de Agua Potable y Agua Apta
- Se cuenta con planta de potabilización de agua, con capacidad de
producción de 40.000 m3/mes para consumo humano e industrial
garantizando la continuidad de abastecimiento de agua para fábrica,
oficinas y poblado
- Se anticipó el cronograma de los lavados de los tanques de almacenamiento
de agua potable, los cuales estaban programados para el mes de abril y
fueron ejecutados en el mes de marzo, garantizando la potabilidad y
suministro de agua a todas las dependencias del ingenio.
- Se cuenta con laboratorio de agua y microbiología que permiten realizar
monitoreo fisicoquímico y microbiológico en diferentes puntos de
distribución, garantizando la entrega de agua potable.
- Se realiza seguimiento permanente a los puntos de hidratación del personal
y estaciones de higiene a la calidad del agua en cuanto a cloro residual y
carga microbiana, adicional al cronograma de verificación de la potabilidad
de agua en todos los puntos de uso.
- Los laboratorios se encuentran inscritos en el programa de interlaboratorio a
nivel nacional direccionado por el Instituto nacional de salud PICCAP el cual
tiene como objetivo validar la calidad analítica y la capacidad de detección de
microorganismos y variables de calidad en el agua potable.
- Se realiza seguimiento al estado de Salud del personal operativo de la planta
de tratamiento.
- El personal operativo cuenta con implementos de protección de seguridad y
barreras de protección (tapabocas, batas, gafas y guantes, donde aplique de
acuerdo a los controles establecidos por el sistema de Inocuidad) para
realizar los recorridos de la línea de distribución.
6.3. Programa Prerequisito de Microbiología
- El ingenio Sancarlos cuenta con laboratorio de microbiología y personal
idóneo que permiten realizar monitoreos microbiológicos desde la materia
prima, insumos, producto en proceso y producto terminado, agua potable.
- Dentro del programa se tiene establecido el plan de inspección y con
frecuencias semanales, quincenales y mensuales, abarcando la toma de
muestras para análisis microbiológicos para evaluar posibles aumentos de
cargas microbianas , en:
Análisis de producto terminado.
Análisis Superficies en áreas controladas, empacadero, zona de marcación filtros
secadora.
Análisis de ambientes en áreas controladas.
Seguimiento y liberación de equipos programa de limpieza y desinfección
equipos fábrica.
Análisis de manipuladores en áreas controladas como empacadero, zona de
marcación de empaque, laboratorio, tachos de recrista.
Análisis de agua potable.
- Se realiza seguimiento al estado de Salud del personal, verificación de
estado de dotación, uso de barreras de protección de acuerdo a la
zonificación de la planta.
- Realiza evaluación a personal manipulador aleatoriamente para verificar
correcto lavado de manos, por medio de hisopados y medición de URL.
- Medidas adoptadas por el personal de microbiología para realizar su labor
de forma segura fueron:
En el laboratorio trabajan dos personas, se cuenta con acceso restringido.
Para tomar muestras de los diferentes análisis, se está programando que sea
una sola persona la que se dirija a los diferentes puntos de muestreo.
Se ha intensificado la desinfección del laboratorio pasando de una vez al día a
dos veces esta segunda desinfección se realiza al medio día.
Antes de entrar al laboratorio de microbiología, después de muestrear o salir de
fábrica se realiza una aspersión con alcohol al 70% en la suela de los zapatos.
Intensificar el lavado de manos.
Modificación de los turnos de trabajo entre la microbióloga y el auxiliar de
microbiología para disminuir el personal dentro del laboratorio y los traslados
de personal de esta manera acatar la normatividad del gobierno.
7. GESTIÓN EN BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO
En la operación logística de almacenamiento y despacho de producto terminado, se
tomaron las siguientes medidas preventivas ante el COVID-19:
7.1. Controles de acceso para Conductores y Visitantes:
- En los retenes se está impartiendo recomendaciones a todo el personal que
ingresa sobre las medidas de prevención y si es el caso reporte ante el área de
Salud Ocupacional.
7.2. Control Despachadores y Chequeadores:
- Limpieza y desinfección de puestos de trabajo (mínimo tres veces al día) y aseo
de manos cada media hora.
- Reporte de cualquier sintomatología que se presente ante el área de Salud
Ocupacional.
- Uso de Gel antibacterial o alcohol para conductores en la entrega de
documentos a los despachadores.
7.3. Control Braceros, Estibadores y Operarios Montacargas:
- Limpieza y desinfección de puestos de trabajo (mínimo tres veces al día) y aseo
de manos cada media hora.
- Gel antibacterial o alcohol para ingreso en la bodega y Muelles de Cargue.
- Aspersión a los vehículos de cargue para minimizar carga bacteriana y viral.
- Se está evaluando el personal requerido para los reemplazos correspondientes
con extensiones de turno y personal de otros centros de trabajo.
7.4. Personal de Aseo :
- Limpieza y desinfección de áreas y equipos críticos mínimo tres veces al día:
Manijas de puertas, recepción de conductores, puntos de hidratación, punto de
lavado de manos, baños, candados, escritorios.
- Divulgación al personal la política de prevención impartida por Ingenio
Sancarlos.
- Encuesta al personal sobre estado de salud, reporte de que hayan estado en
sitios de riesgo, sintomatología.
- Cancelación de capacitaciones.
8. PROGRAMA PRERREQUISITO DE MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS
Como parte de las medidas implementadas por el Ingenio Sancarlos para prevenir la
propagación del virus Covid-19 y garantizar la protección de la salud de sus
colaboradores, desde el pasado 19 de marzo se dio inicio al programa de desinfección
de ambientes en vehículos de transporte de personal y áreas administrativas.
PROGRAMA DE DESINFECCIÓN DE ÁREAS
ÁREA
FRECUENCIA
DIARIA SEMANAL
Vehículos de Transporte
Oficinas Administrativas Principales*
Oficinas Taller Agrícola*
Oficinas Suministros*
Casino de Empleados*
Zona de vestidores*
Planta de Tratamiento de Agua*
Oficinas Servicios Generales*
Enfermería*
Oficinas Seguridad Física*
Oficinas Fabrica**
*Áreas con tránsito de personal limitado **Actividad ejecutada por el PPR de Limpieza y Desinfección
Las actividades mencionadas son ejecutadas por el proveedor del servicio de manejo
integrado de plagas. La técnica de desinfección utilizada es Termonebulización o
aspersión con agente desinfectante a base de amonios cuaternarios.
Las áreas intervenidas, insumos utilizados, dosis y técnica aplicada quedan registradas
en las actas diarias emitidas por el proveedor (FORSA-23-03).
9. PROGRAMA PRERREQUISITO DE MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS
Desde el programa de Manejo de Residuos Sólidos, se realizan algunas acciones de
prevención frente al COVID-19, se especifican a continuación:
- Atención al Público:
o En el Centro de Acopio de Residuos, se continúa con el servicio y los
horarios establecidos de atención.
- Evacuaciones de Residuos:
o Se suspenden las evacuaciones de residuos sólidos para entrega a
gestores, sin embargo, por salubridad se mantiene la evacuación de los
Residuos Ordinarios.
Por contingencia de almacenamiento se cuenta con 2 bodegas alternas para almacenar
residuos.
- Clasificación, Manejo Y Disposición De EPP:
o Se instalan puntos ecológicos en la Estación de lavado de manos de la
portería de fábrica y pasillo principal del Casino.
Estos residuos generados serán separados tanto en la recolección, almacenamiento y
disposición final.
A continuación se presentan imágenes de los puntos ecológicos instalados para la
disposición de EPP:
10. CONTROLES SISTEMA DE GESTIÓN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA
A excepción de los controles y cambios mencionados en este documento, en el Ingenio
Sancarlos continuamos con todos los controles establecidos en nuestro Sistema de
Gestión de Inocuidad de los Alimentos, el cual está compuesto por 23 Programas
Prerrequisito y el Plan HACCP, como se muestra a continuación:
PROGRAMAS CONTROLES
PLAN HACCP
PERMANENCIA DE CONTROLES
ESTABLECIDOS EN CADA UNO DE LOS
PROGRAMAS
MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS
TRAZABILIDAD Y RECALL
PREVENCIÓN DEL FRAUDE ALIMENTARIO
BUENAS PRÁCTICAS HIGIÉNICAS
REPROCESO
RESIDUOS SÓLIDOS
BIODEFENSA DE LOS ALIMENTOS
REQUISITOS LEGALES
GESTIÓN SUMINISTROS
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO
AGUAS RESIDUALES
MICROBIOLOGÍA
ROTULADO
CONTROL CONTRATISTAS
AGUA POTABLE Y AGUA APTA
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
MANEJO DE SUSTANCIAS QUÍMICAS
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CONTROL DE ALERGENOS
SERVICIOS E.I.
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPO
CONTROL DE }MATERIAL EXTRAÑO
SERVICIOS V.A.
ANEXO – MODELO DE ENCUESTA PARA IDENTIFICAR CONDICIONES DE
RIESGO
Sept 2020 Pág 1/2
°C FECHA DD/MM/AA HORA
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO
Fecha
Lugar
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO SI NO
SI NO
Sept 2020 Pág 2/2
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Agradecemos su comprensión, colaboración y disposición al responder la encuesta.
• Evite saludar de beso, de mano o dar abrazos.
• Al toser o estornudar use el pliegue del codo.
• Estar a dos o más metros de distancia en caso de convivir con más personas.
• Evitar el contacto con adultos mayores.
Dolor de músculos
Fatiga/Agotamiento
Dificultad para respirar
En los últimos 14 días ha tenido contacto con personas que tuvieran
algunas de las afectaciones de salud mencionadas anteriormente (marque
En caso de que su respuesta sea "sí", específique el día y
lugar de contacto (trabajo, hogar, ciudad)
Nota: En caso afirmativo de haber relacionado alguno de los síntomas del numeral uno de la
presente encuesta, se le advierte que el mismo puede estar o no asociado a COVID-19, sin
embargo, le recomendamos tener las siguientes precauciones:
• Usar tapabocas o mascarilla, teniendo en cuenta que se deben cambiar diariamente.
• Lavado frecuente de manos, mínimo cada dos horas.
Pérdida del olfato
Yo ________________________________________________ identificado con cédula de
ciudadanía ____________________________ autorizo el tratamiento de estos datos para
efectos de identificación y atención oportuna de la emergencia sanitaria relacionada con el
Coronavirus Covid-19.
Firma: _____________________________________
¿Cuántos mayores? Parentesco
Si su respuesta anterior fue si, específique lo siguiente
¿Vive con personas menores a 14 años o mayores a 60?
Parentesco¿Cuántos menores?
¿Ha tenido contacto directo con una persona diagnósticada con COVID-
19? (marque con una X)
EPS
FECHA DE NACIMIENTO DD/MM/AA
ENCUESTA DE IDENTIFCACIÒN DE CONDICIONES
DE RIESGO
Frente a la emergencia sanitaria que vive actualmente el país, por causa del Coronavirus COVID-19, en aras
de prevenir y controlar a gran escala la propagación del virus en el territorio nacional y mitigar sus efectos, el
Ingenio Sancarlos S.A. lo invita a realizar la siguiente encuesta, cuyo objeto es identificar condiciones
propias de su salud y la de su círculo familiar.
Por favor indique si actualmente o los últimos 14 días ha presentado algunas afectaciones a su
salud, tales como (marque con una X):
F-PA01SO-052
Si su respuesta fue "si" en algunos de los sintomas mencionados,
especifique desde cuando los esta presentandoDD/MM/AA
Tos
Malestar General
Escalofrío o Fiebre
Dolor de garganta
Congestión Nasal
DD/MM/AA
VERSIÓN 3
NOMBRE Y APELLIDOS
CÉDULA
EDAD
¿Ha tenido contacto con personas que hayan estado por fuera del pais en
los últimos 14 días?
TELÉFONO
EMPRESA
OBJETIVO DE LA VISITA
DIRECCIÓN (RESIDENCIA)/CIUDAD
TEMPERATURA
Por favor indique si pertenece algún grupo de riesgo, tales como (marque con una X):
Parentesco DD/MM/AAFecha de contacto
¿Qué zonas del país ha visitado en los úlitmos 14 días?
ENCUESTA DE IDENTIFCACIÒN DE CONDICIONES
DE RIESGO
F-PA01SO-052
VERSIÓN 3
Si su respuesta anterior fue si, especifique lo siquiente :
¿De que país proviene la persona?
Pérdida del gusto Diarrea
Dolor de cabeza
Si su respuesta anterior fue si, especifique lo siquiente :
Ciudad Lugar
Nombres y apellidos de la persona
Mayor a 60 años
Hipertensión
inmunosupresión
Patología hepática
Enfermedad renal crónica
Cardiopatías
Patología pulmononar
Diabetes
Otras
¿Cuál?
Parentesco Fecha de contacto DD/MM/AA
¿Ha estado guera del país en los últimos 14 días?
ANEXO – MODELO DE ENCUESTA AMPLIADA - OTRAS CIUDADES.
Junio 2020 Pág 1/2
Edad Ficha
N° de día Ciudad
N° de día Ciudad
N° de día Ciudad
N° de día Ciudad
Mercado
Drogueria
Restaurante
Edad Fecha
dd/mm/aa
Junio 2020 Pág 1/2
Edad Fecha
dd/mm/aa
Edad Fecha
dd/mm/aa
Edad Fecha
dd/mm/aa
ENCUESTA RASTREO TRABAJADORES POR
CONTINGENCIA
F-PA01SO-055
VERSIÓN 1
1. DATOS DEL TRABAJADOR
Fecha de nacimiento
dd/mm/aa
2. INFORMACIÓN DE RASTREO (FIN DE SEMANA)
Fecha Día de la semana Lugar/dirección
Nombre del trabajador N° Cedula
Residencia Telefono
3. 4.
5. 6.
7. 8.
dd/mm/aa
Mencione aquí el nombre completo de las personas con las que estuvo
1. 2.
Mencione aquí el nombre completo de las personas con las que estuvo
1. 2.
3. 4.
5. 6.
9. 10.
Fecha Día de la semana Lugar/dirección
dd/mm/aa
dd/mm/aa
Mencione aquí el nombre completo de las personas con las que estuvo
1. 2.
7. 8.
9. 10.
Fecha Día de la semana Lugar/dirección
9. 10.
Fecha Día de la semana Lugar/dirección
dd/mm/aa
3. 4.
5. 6.
7. 8.
7. 8.
9. 10.
3. ACTIVIDADES REALIZADAS
Por favor especifique si realizó una de las actividades mencionadas (SI o NO)
Mencione aquí el nombre completo de las personas con las que estuvo
1. 2.
3. 4.
5. 6.
4. TIPOS DE VISITA EN SU LUGAR DE RESIDENCIA
Por favor marque SI o NO, si han realizado una de las actividades mencionadas a continuación en su lugar de
residencia, complete la información requerida en caso de marcar SI
1.¿Han realizado servicio doméstico en su lugar de residencia?
Nombre de la persona Cedula Telefono
Transacciones Bancarias Visitas personales
Lavado de vehículo Mantenimiento Vehículo
Centros de salud Centros comerciales
ENCUESTA RASTREO TRABAJADORES POR
CONTINGENCIA
F-PA01SO-055
VERSIÓN 1
2.¿Ha realizado servicios de diferentes proveedores en su lugar de residencia?
Dirección de procedencia Ciudad de procedencia
Dirección de procedencia Ciudad de procedencia
¿Qué servicio fue contratado?
2.1. ¿Qué servicio fue contratado?
Nombre de la persona Cedula Telefono
Dirección de procedencia Ciudad de procedencia
¿Qué servicio fue contratado?
Nombre de la persona Cedula Telefono
Dirección de procedencia Ciudad de procedencia
5. MEDIDAS DE BIOSEGURIDAD EN CASA
Nombre de la persona Cedula Telefono
3. ¿Realiza usted la desinfección de la suela de sus zapatos?
4. ¿Realiza usted la desinfección en su vehículo?
Responda las siguientes preguntas (SI o NO)
1. ¿Realiza usted el uso de tapabocas?
2. ¿Realiza usted el cambio de ropa cada que llega a su casa?
ANEXOS - AFOROS ISC
OFICINAAFOTO
AUTORIZADO DEFINIDOOFICINA
AFOTO
AUTORIZADO DEFINIDOOFICINA
AFOTO
AUTORIZADO DEFINIDOOFICINA
AFOTO
AUTORIZADO DEFINIDO
Dirección campo 4 3 4
22
2 11
Porteria Oficinas
Principales2 1
Sala de espera 5 1
1
Taller Agricola 2 1
222
Recepción 2 11137
Relaciones Laborales 4 2Dirección Gestión Humana 4 2Relaciones Laborales 3 2Sala de juntas 4 2
1121
3 11
2 1Atención de proveedores 2 2
2
2
22223221
FABRICA
2
Seguridad Fisica2
Control de
Contratistas 4
Fondo de empleados 2
6
Área Financiera
3
Control Interno6
Serviteca2
Oficina Taller
Agricola6
Repuestos Taller
Agricola
Bienestar Social 2
Gestión Integral
3
4
Capacitacion 3
5
Enfermeria 6
Compensación
Salud Ocupacional
3
Dirección campo 4
Operaciones campo
3
Ingeniería Agrícola 2
ARCHIVO
3
T.I 3
Topografía
2
Agronomía 2
Jefatura zonas de campo
ANEXOS - AUDITORES EXTERNOS Y OTROS
No ITEM REQUSITO MOMENTO
1Certificado médico del ente certificador
autorizando su visita a la planta
Constancia emitida por el ente certificador, donde a través de un médico, se
certifique que el personal que visita el ingenio se encuentra en un estado de
salud apto para la visita y no representa riesgo de contagio por Covid 19. Incluye
mención a:
* no comorbilidades
* han hecho seguimiento
* no hay otros riesgos a su salud ni la nuestra
Fecha expedición no menor a 8 ni superior a 30 días calendario antes de la fecha
de visita al ingenio.
ANTES
2Cumplir con todos los demás requisitos
de Gestión contratistas
Seguridad social integral
Cotizacion a ARL igual o superior a riesgo 4
Inducción aprobada
ANTES
3
Contar con planes alternativos que
permitan desarrollar sesiones durante el
ejercicio de maneras distintas a las
estrictamente presenciales.
Disponer de equipo de cómputo individual, herramientas de audio y
comunicación, conectividad disponible y demás similares que permitan atender
auditoría de manera remota en la medida que sea necesarioANTES
4Mantener todas las medidas de
distanciamiento social durante toda su
estadía
Tapabocas
Distancia mayor a dos metros
Aforo
Lavado manos cada 3 horas
DURANTE
5Usar en todo momento de la estadía
tapabocas o mascarillaDemostrar (Contar) con elementos de Bioseguridad suficientes durante la visita DURANTE
6 Realizar encuesta diaria enfermería
Visitar la enfermería al inicio de cada jornada:
Toma de temperatura
Encuesta diligenciada
Control de día
DURANTE
7Reportar novedades de salud por parte
del visitante
Mencionar directamente a nuestro personal de salud cualquier anomalía de su
estado de salud, sin distingo de origen o relación (Relativa o no a Covid 19)DURANTE
8Suspensión en caso de Síntomas del
equipo auditor
En el evento en que se presentara un o mas de los síntomas identificados, el
ejercicio se suspendería temporalmente hasta tanto la compañía auditora
gestionara y ejecutara su plan alterno, sea continuaría el ejercicio de manera
remota o contará con otra persona en esa misma jornada que siguiera la
auditoría.
De llegar a presentarse al menos uno de los síntomas establecidos por INS/OMS
(Tos-Temperatura corporal alta continua-Agotamiento - Dificultad para respirar -
Dolor Garganta-Pérdida de Olfato / Gusto ) el Ingenio:
-Recibirá a la auditora o auditor en enfermería
-Realiza Valoración (enf) o consulta (md) según corresponda
-Si fuera necesario suminsitra transporte local a la persona afectada
-Activa cerco epidemiológico en el personal del ingenio
DURANTE
9Notificación de contagio posterior a
auditoría
Si al finalizar la auditoría, el equipo auditor detecta uno o mas sintomas o uno de
sus miembros resultara positivo, deberá dar aviso inmediato al ingenioDESPUES
REQUISITO PARA VISITAS DE AUDITORES EXTERNOS (CONSULTARIAS - AUDITORIAS) AL INGENIO SANCARLOS
FRENTE A COVID-19
ANEXO - SÍNTOMAS
No SINTOMA "SEMÁFORO" FRECUENCIA ESPECIFICIDAD OBSERVACION
1 Dolor de cabeza COMUN
Común a otras patologías
Se trata de una reacción a múchso y distintos estímulos que coinciden tanco con
Covid-19 , a cuadros gripales o alérgicos e incluso el estrés y la tensión por
emosiones o presiones específicas.
2 Congestión nasal COMUN
Común a otras patologías
Efecto comun en cuadro respiratorio de múltiples orígenes.
3Dolor de garganta, molestia
y/o dificultad al tragarPOCO COMUN
Afín a patologías respiratorias
Efecto comun en cuadro respiratorio de múltiples orígenes.
4 Tos POCO COMUN
Afín a patologías respiratorias
Por su relacion con otros síntomas criticos se consdiera de alta importancia.
Tambien es efecto comun en cuadro respiratorio de múltiples orígenes.
5 Fiebre o escalofrío COMUN
Afín a patologías respiratorias
La alta temperatura puede significar múltiples situaciones en el organismo que no
necesariamente correspondan a presencia del virus en el cuerpo.
6 Pérdida de olfato y/o gusto ESPORÁDICO
MUY ESPECÍFICO
Aunque no hay prueba objetiva que diagnostique cuando un paciente pierde la
capacidad de percibi olores o gusto, es poco frecuente, siendo frecuente en
pacientes Covid-19.
7 Dificultad para respirar ESPORÁDICO
MUY ESPECÍFICO
Por los efectos colaterales que significan la dificultad a respirar, se recomienda
asumirlo como relacionado para Covid, motivando a acudir al centro médico a la
mayor brevedad
8 Malestar general COMUN
Común a otras patologías
Presente en muchas otras condiciones adversas de salud, incluyendo el estrés
9 Agotamiento POCO COMUN
Común a otras patologías
Similar en cuadros virales y otras situaciones, incluyendo Covid.
10 Dolor en Músculos o huesos POCO COMUN
Común a otras patologías
Similar en cuadros virales y otras situaciones, incluyendo Covid.
11 Diarrea POCO COMUN
Común a otras patologías
Similar en cuadros virales y otras situaciones, incluyendo Covid. Presente en
muchas otras condiciones adversas de salud, incluyendo el estrés
ANEXO MATERIAL DE COMUNICACIONES
