THEORIE ETPRATIQUEOEL'AuorT INTERNE etre utilise avecIemaximum d'efficacite, ils se nomment communication et curiosite. 1 - Lacommunication C' estun souventevoqueenAuditInterneet dontnous parleronsaproposdel'imagedela FODction.Maisif s'agit icidela communication dansson sens plusrestreint de rapport entredeuxpersannes.ODapu observereneffetquelaplupart desoutilsmettent en jeudeux personnages:l'auditeur et celuiqu'iIvaobserver,interviewer,questionner...Lamiseenceuvred'unoutilexige toujoursIe contact et Ierapport aI'autre. Sicecontactn'est pasbon,sila communicationsefaitmal,siIa . mefiances'installe,touteslestechniquesdumonden'yferontrienet l' outil ne remplira pas son role. On obtient alors uneinterview incomplete, un organigramme errone, uneobservationinsuffisanteouundiagrammedecirculationauxquels rnanquerontdeselementspassessoussilence.La collaborationest indispensable entre les deux parties et tous les efforts de I'auditeur doiventtendrea!'instaurer. Maisunebonne communicationn'est riensi I' auditeur ne cherche pas asavoir. 2 - La curiosite tement tout aussi fondarnental que Ie precedent pour une bonne utilisationdesoutils d'audit,elementquineselimited'ailleurspasaux outils et que 1'0n retrouvera dansla mise en ceuvre de la methodologie. La curiosite d'esprit enrichit Iedialoguetout autant que la bonnecommunication: eIIe est essentielledansI' elaborationduquestionnairede contrOleinterne,danslesanalysesdeIaFRAP,eIIesuscitelesquestionsoriginaleset revitaliseI'interview.C'est elleegalementquiva permettredetoutvoir et toutdecelerdanslesgrillesd'analysede tachesetlesdiagrarrunesdecirculation,c'est elleen finqui va renore possible Iesuivi, debout enbout d'une piste d'tludit,sansHieherIefil conducteuret explorant chaqueetapedansIedetaildesoperations. Cette capacited'investigation,cettecuriosite sanscesseen eveil,ce scepticisme leger quisuscitela recherchesont unedesdes dusucces dansI'utilisation des outits et moyens adisposition de l'auditeur. Communication et curiosite sont des qualites quivont pennettre egaIernent de conduire efficacement la mission d'audit, tout aulong de son processus methodologique. , ",'GJal;'Jc;-: I! ...: ::!t rO."1j:-:t 'a .J/ ..;.THEoRIE ET PRATIQUEDEL'AUDIT INTERNE uniquementlesfluxdetransactions.Onobtientaloesunerepresentationbeaucoupplussimpleetquipennetd'avoir unevueglobaledes transactions. Cette methode, particulierement riche et utile,. vise plus la synthese que l'analysee:doncplus l'explication et la descriptionque la detection.EIlepermet souventunedemarcheendeuxetapes: d' abord la comprehension desfluxde transactions,ensuite la description analytique par ..analyse traditionnelle. 2.6 - La piste d'audit - ' ~ - -Quel'ontrouve egale::nentsousla denomination"chernind'audit" ou encore Audit trail pour lesAnglo-saxons.Ce fut al'origine, et c'est encore, un outil de contrOlecomptablerecensant tousleselementsde preuve pour permettre des'assurer que la reconstitution chronoIogique desoperationspennet d'aboutirauresultatcomptable;oumieux: qu'en partantduresnItarcomptableonpeutreunirtousleselements permettantderetrouve:lesdonneesdebase.C'est ence sensqueIe Reglement90.08duComitedelaReglementationbancaireinstitue l'exigence d'une piste d'audit pour permettre la reconstitution des operationsdansunordre chronologique.Entendu de cette fal$on,onparle plutat de "chemin de revision". Conyu comme moyenspecifiqued'investigationparlesauditeurs interneslapisted'audit eu chemind'auditdoitetreentendudansun sensdifferent.II s'agit d'une methode detest s'appuyant sur undocument final ou sur Ieresultat d'une operationet permettant de remonter ala source en passant par loutes les phases intermediaires. Les caracteristiques de cette methode sont donc Ies suivantes:. EUe ne concerne qu'une seule operation aIa fois, Elle part du document au resultat final pour remonter ala source, Elle permet de controler- pour cette operation determinee - tousles stades intermediaires, leurs justificatifs et justifications. Ellerendpossible acette occasionIe testdetouslesinterfaceset donelaverification despoints specifiquesderaccordement dansIe cheminement desoperations.Elle exige,Iorsque necessaire,favalidation et Ie constat sur Ie terrain. EnAuditInterne,lapiste d' auditpeut etreutiliseedansroutesles fonctions et pour toutes les operations, citons! titre d'exemples : - retracer toutes les orations relatives ala vente d'un produit, - retracer toutes les operations relatives a r achat d'un materiel, - retracer toutes les operations relatives au paiement d'un salaire, LES MOVENS ET LES OUTIlS - verifierla Iogiqued'untraitementinfonnatiquelorsquelesdon..neestraversentdeschainesinformatisees.La pisted'auditpresente alors lecaractere specifique d'un audit infonnatique, - retracer touteslesoperations relatives aune intervention d' entretien sur une machine, - retracer toutes les operationsrelativesala fabricationd'unobjet determine, - rettacer toutesles operations relatives ala fabricationd'une huile de base tout au long de son cycle de fabrication, - reconstituer les differentes etapes d'un recrutement, etc. e'est unoutil particulierement efficace pour s'assurerque les disposilifs de contrale interne ant ete appliquestout au long du processus et ont bien atteint leurs objectifs. Illustration Identifier lesdifferentesetapes duchemin d'audit apartir d'uneecriture de debitenbonqueet. correspondant aupaiementa unfournisseur d'uneFac.'ured'achat de foumituresd'economat. tes etopes a examiner successivement seront fessuivontes: D.compfe enbon que debitedumontont d'uncheque. 1.examen des conditions boncaires. 2.procedure de reg/ement (signature- envoi des cheques). 3.procedurede miseenpaiement (bonapayer,echeoocierJ. 4.circuit desfacturespour autorisationavant reglement. 5.procedurede comptabifisotiondesfacturesfournissoofS. 6.procedure de receptiondesfactures(courrier}. li'vraisondesmarchandisesauservice demandeur. 8.p!or..Mure de receptiondesmarchandises.. 9.acCllS'i:de receptiondes commandes auxfOllmisseurs. 1O.p!od:dured'envoidescommandes (courrier,dispatchingdes ,.;exempfaires) 11. p'ocedure d'enregisfrement descommandes. 12. passaliondelacommande(Signaturesautorisees,circuitsdes pieces,controfes). 13. aedsion d'achat. C -:- LA MISE ENCEU'\lRE DES MOVENS ET OUTllS On a deja releve la Decessaire et parrois difficile selection par t'audireur des outilsappropriesaubutpouesuivi.Mais deux autres obstacles sont asurmonter si l'on veut que I' ensemble de ces techniques puissent THEORIEET PRATIQUE DEL'AuDIT INTERNE Dans I'executioo du diagramme,l'auditeur prend un certain nombre de precautions: - eviter lesdetailsexcessifs qui risquent de generer undiagramme trop complexe et des confusions, - veiller ace que tout document ait un point fmal d' aboutissement, - eviter lesdiagonales:nedessiner quedeslignesdecirculation horizontales ou verticales, - limiter al'indispensablelesnotescomplementairesquidoivent rester l'exception, L'exactitude et l'exhaustivite du flow-chart sont validees par des discussions avec les audites.On peut egalement proceder aunevalidation en utilisant la piste d'audit (et reciproquement). Les symboles utilises peuvent etre extremement varies: les infonnaticiens,les analystes,les organisateursutilisent les memes; mais en general,l'auditeur u'a pas besoin d'une telle variete. A.cotedu diagramrnede circulatiou"horizontal" ci-dessusdecrit et qui est Ie plus c o ~ e n t utilise par les Auditeurs Internes, on trouve : Le diagramme ','vertical" dans lequelia procedure'est representee en nne seule coionne, les differents services se succedant verticalement. On' ajoute aloes une colonne pour la description narrative des operations. Outre Ie fait que cette methode est peu visuelle car elle 5'etend souvent sur plusieurspages,elle presenteegalement I'inconvenient d' exiger souvent des notes explicatives assez longues. L' agrandissement :procede qui consiste aprendre un point particulier dudiagrammeet a I' agrandir enunnouveaudiagramme plus detaille.Onevite ainsidesurcharger Ie diagrarnme general,touten sereservantlapossibilited'aUerdugeneralauparticulier.Cette techniqueest deplusenplusutiliseeavecI'usage deslogicielsde flow-chart qui permettent la systematisation du procede. Illustration elementaire Procedure dedecisiond'investissement rachall. "L'auditeur recueille-Iesinformations suivantes : 1.lesdecisionsd'inves/issementsontprisesen 'ComiredeDirection. Chaquedecisionesttranscritesurundocumentetabli .entrois exemplaires.' 2.I!nexemplaireestadresslra10directiontechniquechargeede I'aperation,unaulreestenvoyea10comptabililechargeedes cantrales pour Facturation. 3.10Direction techniquepassecommandeef envoie undoublea'0 comptabilite. , LEs MOVENSET lES OUTILS -' 4.desreceptionde 10facture,10comptabilile procede aux contrales et enregistrements necessaires. Cesquatreoperationssimples{operationsde paiement iciexcluesl se schemafisent sur troisco/onnes dI'aide de cinq symboles seulement : Iediagrammedecirculationainsi obteoo est Iisible par /ous, ilindique Ires precisement:,CeqUi est realise et comment, il permet une comparaisonfacileentre Ie discourset 10realife, 11 metenevidencelesdysfoncliannemenfseI insufFiscnceseventuellesriciabsencedecomptabilisofiandeI'engagementde depense}. OperatIon 1. '2. 3. 4 Comita de directionI Direclion techniquejCom,:>tabilite 3 P.V. 2 P.V. \ENR/ Certains organisateurs et services d'audit utilisent une version differente et plus simple du diagranune de circulation. C"est une representaquine se propose pas de decrire la circulation des documents mais ,; THEOAIE EfPRATIQUE DE L'AUDIT INTERNE quipratiquentpeu parcequec'est difficilese condamnentane jamaismaitriser leur techniqueet doncala pratiquer demoinsen moins. L. B. SAWYER disait meme que la pratique duflow-chart emit un "art", ce qui n'est pas errone car iI y fautde l'intuition et un certainsensde l' estMtique dansla presentationpour queIedocument soit lisible aisement. Cesdifficultessont amoindriesavecl'arrivee sur Iemarch6 deIogicieisdOedessindeflowchartquipermettent l' obtentionde documentsau dessinparfait et ce avectoutes lescombinaisons possibles d'agrandissementoude reduction.Maisi1nefautpaspour autant s'imaginerquela mise enceuvredevientfacile:pouretreutilise rapidementet efficacementIeIogicielexiged'etreutilisesouvent. Lai1fautaccepterdepeinerlongtempset defaireses gammes avant de rnaltriser son sujet. On cite egalement parmi les inconvenients du diagrarnme de circulation,Iefaitquenepouvanttouttraduireensymbole,Iedocument necessitesouventlaredactiondenotescomptementaires qui l'alourdissent et vont al'encontre duprincipe figuratif.Unbondessinateurdeflow-chartsauraneanmoins reduirecesnotesaumini:mum indispensable. 2.5.2 - Mise en ceuvre La techniquedudiagrammedecirculationva etreIeplussouvent utiliseepourtesterI'applicationd'uneprocedure.Cesera donc au departuna'UdiSde etdoneunmoyen-preciset efficace des'assurer par une syntheserapidequela procedureexaminee est correcte(oudedecelerlespointssur lesque1sellenel'est pas). Mais c'est aussi - etdansunsecondtemps - unaudit d'efficacite car Iediagrammeestegalementunoutild'analvsequivapermettre dedecelerlesfaiblessesd'applicationdela proceduretestee.Et ces faiblessesapparaitront d'autantplusc1airementqueaura pris soin de noter sur Ie diagramme les points particuliers OUdes dispositifsspecifiquesde:controleinternesont - oudevraient etre - mis en ceuvre. Maispour queIedocument joue biensonrOleilest necessairede respecter un certain nombre de regles. L'auditeurayantdefinilessymbolesqu'ilutilise,adopteune approche sequentielle du processus. Chaque apparition de document, chaqueapparition de service,va donner lieuala d'uo symbole et d'une colonne identifiee. LEs MOYENS ET LESOUTILS SYMBOLES USUELS Symbole de circulation OJ Document (ici en 2exemplaires) Operation manuelle \7 D Traitement Informatique t Archivage definitif Comparaison entre deux documentskzJ-i. Archlvage provisoire

,Procedure alternative "rNcn Point terminal d'un diagramme () Lesinformations recueiUiespour dessinerIediagrammeIesont . aupresdetoutes Iessourcespossibles:documentation,narration. interviews, mgarugrammes. etc. elles sont validees des que possible. THEORtE ET PRAnOUE DE l'AUDrr INTERNE T Descriplion de poste t FOIldion OIganigramma fondIonneltIGrille d"analyse des t!ches I t OIganlgramme hieraJChlque t Services .

t Organisation t L'entreprise 2.5 - Le diagramme de circulation Si lagrille d'analyse destachesest statique,Iediagramme de circu..: lationestdynamique:run estlapbotographie,l'autreIecinema.Le diagrammede circulation,au flowchart, penilet derepresenterla circulation des documents entre les differentes fonctionset centres de responsabilite,d'indiquer leur origine et leurdestination et doncde donner unevisioncomplete du cheminement desinformationset, deleurs supports.Cettemethode descMmatisationremplaceunelonguedes, cription et ses avantages I' emportent largement sur ses inconvenients. 2.5.1- A vantages et inconvenients a - Avantages C'est lIndocument figuratif,doncfacilea lireeta comprendre. Chaque operation est mat6rialisee par un symbole different: creation de document,duplication,comparaison,archivage ...;la drculation ,.u'\h LEs MOVENS ETlE$ OUTllS des documents est indiqueepar des qui traversent les entites concernees. EnAuditpoint n'estbesoind'utiliser denombreux symboles: ilet it soffit que soit bienconnue leur signification. -Undiagramme de cmulation bien6tablipennet ainside prendre connaissance rapid;ment d'une proc6dure ou d'un processus. C'est undocnment Iogique quiamene ase poser des questions-type apropos de chaque document: - combien d'exennla1..-es? - qui les envoie? - ou arrivent-ils? - qu' en fait-on ? Les operations sont montrees dans leur ordre sequentieI, dYou: Mise en evidence des points fortset des points faibles: les points de coiltrolesont clairementidentifiesetlesinterfaces entre, services misesenlumiere.Laschematisationvarendrevisiblesles anomalies:documentinutilise,absencedecontrole,oucontrOle insuffisant, traiteme:J.t redondant, etc. Lesrisquesd' omission sontminimises:un document, unexemplaire nepeuvent etre oublies car Ie diagramme permet de les suivre "a, Ia trace". Le diagramme decZrculation est egalementun outi!d'auto-controle encesensqu'iIpe:met des'assurer que1'0nabiencomprisles explicationsroumies. C'est egalementunmoyendevalidation d'informations obtenues par d' autres sources. Enfm, et ceci u'est pas un des moindres avantages,le diagramme de circulationest uneprimeal'imaginationencesensqu'il permeta l'auditeuravertid'i:naginer dessolutionsmeilleures,descircuits plus efficaces, descon trolesplussimplesaupluscomplets.Le diagramme de circulation est doncunoutHd' assistanceutilepourla , formulation des recommandations d'amelioration. En depit de tous ees avantages, eet outil n'est pas utilise autant qu'il seraitsouhaitable par lesauditeursinternes.C'est qu'ilcomporte quelques inconvenients non negligeables. b - Les inconvenients ,.'L'inconvenientmajeur est s'agit d'unetechniquedifficileet qu'ilfautpratiquers