PENGENDALIAN MUTU

TUJUAN :

Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan usaha dan mengembalikan investasi kepada para pemegang saham dan pemilik perusahaan.

Mutu : Performane to the standard expected by the customerMeeting the customer's needs first time and every timeProviding our customers with products and services that

consistently meet their needs and expectations Doing the right thing in the right the time, always

striving for improvement, and always satisfying the customer

 A pragmatic system of continual improvement, a way to successfully organized man and machine

 The meaning of excellence The unyielding and continuing effort by anyone in

organization to understand, meet, and exceed the needs of its customers

The best product that you can produce with material that you have to work with

Continuous good product which a customer can trust Not only satisfying customers, but delighting them,

innovating and creating (Tjiptono dan Diana, 1995).

Intisari elemen-elemen mutu (Tjiptono dan Diana, 1995) dapat dipahami sebagai berikut:

Mutu meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan Mutu mencakup produk, jasa manusia, proses, dan lingkungan Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya yang dianggap

merupakan bermutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa mendatang).

Mutu adalah Fitness for use, memiliki dua aspek utama:1. Ciri-ciri produk yang memenuhi permintaan pelanggan.  Mutu yang lebih

tinggi memungkinkan perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan, membuat produk laku terjual, dapat bersaing dengan pesaing, meningkatkan pangsa pasar dan volume penjualan, serta dapat dijual dengan harga yang lebih tinggi.

2. Bebas dari kekurangan.  Mutu yang tinggi menyebabkan perusahaan dapat mengurangi tingkat kesalahan, mengurangi pengerjaan kembali dan pemborosan, mengurangi biaya garansi, mengurangi ketidakpuasan pelanggan, mengurangi inspeksi dan pengujian, memperpendek waktu pengiriman produk ke pasar, meningkatkan hasil dan kapasitas, dan memperbaiki kinerja penyampaian produk atau jasa.

Menurut Hubeis (1999), konsep mutu yang berlaku umum maupun khusus pada bidang pangan erat kaitannya dengan era mutu :

1. Inspeksi atau pengawasan pada tahun 1920-an yang menekankan pada pengukuran.

2.Pada tahun 1960  mengarah  ke pengendalian mutu dengan pendekatan teknik statistika  berupa grafik, histogram, tabel, diagram pencar dan perancangan percobaan. 

3.Tahun 1980-an berorientasi pada jaminan mutu (quality assurance)

4.Tahun 1990-an terfokus pada manajemen mutu total (Total Quality Management atau TQM Era ISO

Mutu bukan sekedar masalah pengendalian mutu atas barang dan jasa atau standar mutu barang (product quality), tetapi sudah bergerak ke penerapan dan penguasaan TQM menuju world class performance yang dimanifestasikan dalam ISO (International Standar’s Organization).

Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman (1994) mencakup:

1.Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh produk atau jasa, yang     menunjukan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat;

2.Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan organisasi (perusahaan) yang berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan puncak;

3.Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu yang telah dinyatakan oleh pimpinan puncak;

4.Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan kegiatan-kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu meliputi monitoring suatu proses, melakukan tindakan koreksi bila ada ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang kurang baik pada tahapan rangkaian mutu yang relevan untuk mencapai efektivitas yang ekonomis; 

5.Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang memadai bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan tertentu.

Fungsi yang berkaitan dengan mutu dalam suatu perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu:

1.   Perencanaan dan Rekayasa Mutu

Perencanaan dan rekayasa mutu terdiri dari fungsi-fungsi staf spesialis dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan.

Definisi dan perencanaan mutu pada tahap sebelum produksi. Secara rinci adalah sebagai berikut :

 Saran terhadap manajemen mengenai kebijakan mutu perusahaan dan penyusunan tujuan-tujuan mutu yang realistis

Analisis persyaratan mutu pelanggan dan penyusunan spesifikasi rancangan

Tinjau ulang dan evaluasi rancangan produk untuk memperbaiki mutu dan mengurangi biaya mutu

Mendefinisikan standar mutu dan menyusun spesifikasi produk

Merencanakan pengendalian proses dan menyusun prosedur-prosedur untuk menjamin kesesuaian mutu

Mengembangkan teknik-teknik pengendalian mutu dan metoda inspeksi termasuk merancang peralatan uji khusus

Melaksanakan studi kemampuan prosesAnalisis biaya mutuPerencanaan pengendalian mutu untuk bahan yang

diterima, termasuk evaluasi para pemasokAudit mutu di tingkat perusahaanMengorganisasi program pelatihan dan peningkatan

motivasi untuk perbaikan mutu

2. Pengendalian Mutu

Mengacu Kadarisman (1994), sesuai dengan standar ISO 9000, maka kegiatan Pengendalian memiliki fungsi antara lain:

Membantu dalam membangun pengendalian mutu pada berbagai titik dalam proses produksi.

Memelihara dan mengkalibrasi  peralatan pengendalian proses.

Meneliti cacat yang terjadi dan membantu memecahkan masalah mutu  selama produksi.

Melaksanakan pengendalian mutu terhadap bahan yang diterima.

Mengoperasikan laboratorium uji untuk melaksanakan uji dan analisa.

Mengorganisasikan inspeksi pada setiap tahap proses dan spot checks bilamana diperlukan.

Melaksanakan inspeksi akhir untuk menilai mutu produk akhir dan efektivitas pengukuran pengendalian mutu.

Memeriksa mutu kemasan untuk memastikan produk mampu menahan dampak transportasi dan penyimpanan.

Melakukan uji untuk mengukur dan menganalisa produk yang diterima akibat tuntutan konsumen.

Memberikan umpan balik data cacat dan tuntutan konsumen kepada bagian rekayasa mutu.

Menurut Hubeis (1999), erat kaitannya dengan sistem pengolahan yang melibatkan bahan baku, proses, pengolahan, penyimpangan yang terjadi dan hasil akhir.

Secara internal (citra mutu pangan) dapat dinilai atas ciri fisik (penampilan: warna, ukuran,bentuk dan cacat; kinestika: tekstur, kekentalan dan konsistensi; citarasa: sensasi, kombinasi bau dan cicip) serta atribut tersembunyi (nilai gizi dan keamanan mikroba).

Secara eksternal (citra perusahaan) ditunjukkan oleh kemampuan untuk mencapai kekonsistenan mutu (syarat dan standar) yang ditentukan oleh pembeli, baik di dalam maupun di luar negeri.  Pengendalian mutu pangan juga bisa memberikan makna upaya pengembangan mutu produk pangan yang dihasilkan oleh perusahaan atau produsen untuk memenuhi kesesuaian mutu yang dibutuhkan konsumen

MANAJEMEN MUTU TOTAL (TOTAL QUALITY MANAGEMENT)

Pada tahun 1980-an beberapa perusahaan besar Amerika Serikat memperkenalkan konsep perbaikan yang terus menerus (quality thinking)  yang dikenal Total Quality Management (TQM) atau Integrated Quality Control (IQT). 

TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi/perusahaan melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya, (Tjiptono dan Diana, 1995). 

Karakteristik TQM (Tjiptono dan Diana, 1995), sebagai berikut:

a.Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

b.Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitasc.Menggunakan pendekatan ilmiah dalam

pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

d.Memiliki komitmen jangka panjange.Membutuhkan kerjasama timf. Memperbaiki proses secara berkesinambungang.Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihanh.Memberikan kebebasan yang terkendalii. Memiliki kesatuan tujuanj. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan

proses lanjutan dari pengendalian mutu (sistem) yang berorientasi ke standar jaminan mutu (keunggulan kompetitif) untuk meningkatkan kualitas produksi dan efisiensi kerja di segala bidang (mengurangi kegagalan), terutama pada sektor yang menghasilkan produksi dan peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk memuaskan konsumen secara menyeluruh.

UPAYA MEMPERTAHANKAN  MUTU PRODUK PANGAN

Kadarisman (1994) secara umum dapat ditempuh upaya-upaya sebagai berikut: Pengadaan bahan baku.

Baik bahan penolong maupun bahan tambahan industri harus direncanakan dan dikendalikan dengan baik.  Aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan, yaitu 1) Persyaratan-persyaratan dan kontrak pembelian, 2) Pemilihan pemasok mampu, 3) Kesepakatan tentang jaminan mutu, 4) Kesepakatan tentang metoda-metoda verifikasi, 5) Penyelesaian perselisihan mutu, 6) Perencanaan dan pengendalian pemeriksaan, dan 7) Catatan-catatan mutu penerimaan bahan.

Pengendalian Produksi.  

Pengendalian produksi dilakukan secara terus menerus meliputi kegiatan antara lain: 1) Pengendalian bahan dan kemampuan telusur, dengan inti kegiatan adalah inventory system, dengan tujuan  pengendalian kerusakan bahan, 2) Pengendalian dan pemeliharaan alat, 3) Proses khusus, yaitu proses produksi yang kegiatan pengendaliannya merupakan hal yang sangat penting terhadap mutu produk, dan 4) pengendalian dan perubahan proses.

Pengemasan.  Pengemasan dilakukan dengan benar dan memenuhi persyaratan

teknis untuk kepentingan distribusi dan promosi.  Dalam industri pangan, pengemasan merupakan tahap terakhir produksi sebelum didistribusikan. Pengemasan berfungsi sebagai: 1)  Wadah untuk memuat produk, 2) Memelihara kesegaran dan kemantapan produk selama penyimpanan dan distribusi, 3) Melindungi pangan dari kontaminasi lingkungan dan manusia, 4) Mencegah kehilangan selama pengangkutan dan distribusi, dan 5) Media komunikasi atau promosi.

Penyimpanan dan Penanganan Produk Jadi.  Penyimpanan dan penanganan produk jadi bertujuan untuk mencegah kerusakan akibat vibrasi, shock, abrasi, korosi, pengaruh suhu, Rh, sinar dan sebagainya selama penanganan, pengangkutan, dan penyimpanan.

Pemeriksaan dan Pengujian Selama Proses dan Produk Akhir. Tujuan utama adalah untuk mengetahui apakah item atau lot yang dihasilkan memenuhi persyarakatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Keamananan dan Tanggung Jawab Produk. Karakteristik mutu keamanan dalam industri pangan semakin hari semakin penting karena banyak kasus yang terjadi baik di dalam maupun di luar negeri. Oleh karena itu perlu dikembangkan metode atau peraturan tentang praktek pengolahan pangan yang baik.

Secara teknis dalam rangka upaya mempertahankan kualitas produk pangan, dilakukan upaya-upaya sebagai berikut:

1.   Dokumentasi Sistem Mutu Perusahaan harus membangun dan

mempertahankan suatu sistem mutu tertulis (terdokumentasi), dengan pengertian hal ini akan menjamin produk-produknya sesuai dengan persyaratan tertentu. Sistem mutu tertulis ini membuat jaminan mutu bersifat lebih melembaga sebab dokumentasi ini dilakukan menyeluruh terhadap pedoman, prosedur dan instruksi kerja.

Pengendalian  RancanganMutu produk sejak awal tergantung kepada rancangan

produk tersebut. Tanpa merancang mutu kedalam suatu produk, akan sulit mencapai mutu tersebut selama produksi. Tujuan utama seorang perancang adalah menciptakan suatu produk yang dapat memuaskan kebutuhan pelanggan secara penuh yang dapat diproduksi pada tingkat harga yang bersaing. Dengan demikian, proses perancangan yang meliputi perencanaan, verifikasi, kaji ulang, perubahan dan dokumentasi menjadi sangat penting, terutama untuk produk-produk yang mempunyai rancangan rumit dan memerlukan ketelitian.

Pengendalian Dokumen  Dalam penerapan sistem standar jaminan mutu,

perusahaan dituntut untuk menyusun dan memelihara prosedur pengendalian semua dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem mutu. Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk memastikan bahwa para pelaksana tugas sadar akan adanya dokumen-dokumen yang mengatur tugas mereka. Perusahaan harus menjamin seluruh dokumen tersedia pada titik-titik dimana mereka dibutuhkan.

Pengendalian Pembelian Pembelian bahan hampir seluruhnya berdampak kepada

mutu produk akhir sehingga harus dikendalikan dengan baik. Perusahaan harus memastikan bahwa semua bahan dan jasa yang diperoleh dari sumber-sumber di luar perusahaan memenuhi persyaratan yang ditentukan.

 Pengendalian Produk yang Dipasok Pembeli Adakalanya pembeli produk kita, mensyaratkan

penggunaan produknya untuk diguna-kan dalam rangka memenuhi persyaratan kontrak. Perusahaan bertanggung jawab terhadap pencegahan kerusakan pemeliharaan, penyimpangan, penanganan dan penggunaannya selama barang tersebut dalam tanggung jawabnya.

 

ldentifikasi Produk dan Kemampuan TelusurIdentifikasi suatu produk dan prosedur penelusuran

produk merupakan persyaratan penting sistem mutu untuk keperluan identifikasi produk dan mencegah tercampur selama proses, menjamin hanya bahan yang memenuhi syarat yang digunakan, membantu analisis kegagalan dan melakukan tindakan koreksi, memungkinkan penarikan produk cacat/rusak dari pasar serta untuk memungkinkan penggunaan bahan yang tidak tahan lama digunakan dengan prinsip FIFO (First In First Out).

Pengendalian Proses Pengendalian proses dalam sistem standar jaminan mutu

mencakup seluruh faktor yang berdampak terhadap proses seperti parameter proses, peralatan, bahan, personil dan kondisi lingkungan proses.

Inspeksi dan Pengujian Meskipun penekanan pengendalian mutu telah beralih pada

kegiatan-kegiatan pencegahan dalam tahap sebelum produksi (perancangan, rekayasa proses dan pembelian) inspeksi dengan intensitas tertentu tidak dapat dihindari dalam sistem mutu.

  Inspeksi, Pengukuran dan Peralatan Uji Pengukuran atau kegiatan pengujian bermanfaat jika hasil

pengukuran dapat diandalkan. Untuk itu alat pengukur atau alat uji harus memenuhi kecermatan dan konsistensi jika dioperasikan pada kondisi yang biasa digunakan.

 Inspeksi dan Status Pengujian Tujuan utama sistem mutu adalah untuk memastikan hanya

produk-produk yang memenuhi spesifikasi sesuai kesepakatan yang dikirim ke pelanggan. Sering dalam suatu pabrik yang besar, produk yang memenuhi spesifikasi, yang belum diperiksa dan yang tidak memenuhi spesifikasi berada pada tempat yang berdekatan sehingga mungkin bercampur. Dengan demikian status inspeksi suatu produk harus jelas yaitu :

produk belum diperiksa produk sudah diperiksa dan diterima produk sudah diperiksa tetapi ditolak

Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Dalam sistem produksi harus dapat disingkirkan produk-produk yang

tidak sesuai. Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai prosedur tertulis untuk mencegah terkirimnya produk-produk yang tidak sesuai kepada konsumen. Jika produk yang tidak sesuai terdeteksi pada tahap produksi, prosedur yang ada harus tidak membiarkan produk tersebut diproses lebih lanjut. 

Tindakan Koreksi Setiap kegiatan atau sistem operasi dapat saja menyimpang dari

kondisi operasi standar (prosedur) karena berbagai alasan sehingga menghasilkan produk yang tidak sesuai. Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan perusahaan mempunyai sistem institusional untuk memonitor kegiatan produksi atau proses. Jika ketidaksesuaian diketahui, tindakan koreksi harus dilakukan segera agar sistem operasi kembali kepada standar.

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan dan Pengiriman Perusahaan manufaktur terlibat dengan berbagai bahan dan produk,

baik dalam bentuk bahan mentah, produk antara untuk di proses lagi maupun produk jadi. Adalah sangat penting menjamin bahwa mutu dari semua bahan dan produk tersebut tidak .terpengaruh oleh penyimpanan yang kondisinya kurang baik, penanganan yang tidak tepat, pengemasan yang tidak memadai dan prosedur pengiriman yang salah.

 

Catatan-Catatan Mutu Perusahaan harus menyusun dan memelihara prosedur

untuk identifikasi pengumpulan. pembuatan indeks, pengarsipan, penyimpanan dan disposisi catatan mutu. Catatan mutu memberikan bukti obyektif bahwa mutu produk yang disyaratkan telah dicapai dan berbagai unsur sistem mutu telah dilaksanakan dengan efektif.

Audit Mutu Internal Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan suatu

perusahaan untuk melembagakan suatu audit sistematis terhadap semua kegiatan yang berkaitan dengan mutu, untuk mengetahui apakah prosedur dan instruksi memenuhi persyaratan standar .Perusahaan juga harus bisa mendemonstrasikan bahwa semua operasi dan kegiatan dilaksanakan sesuai prosedur tertulis dan semua tujuan sistem mutu telah dicapai.

Pelatihan dan Motivasi Sistem standar jaminan mutu mempersyaratkan

kebutuhan pelatihan harus diidentifikasi dengan cermat dan menyiapkan prosedur untuk melaksanakan pelatihan semua personil yang kegiatannya berkaitan dengan mutu.