Notifications System User Manual – Forest Practices Officers 

September 2011 

 

Please note:  This manual is still a ‘work in progress.  If you find inconsistencies, mistakes or simply need a matter clarified, please let the FPA know by e‐mailing info@fpa.tas.gov.au 

Notifications System User Manual – FPOs  

Author B Walker – Version 3.0  22nd Sep, 2011      Trim 2011/75839    2

Definitions The following terms are used within the Footprints system and this document:‐ 

Administrator – the FPA staff member or contractor who is the Notifications System administrator ‐ currently Daniel Livingston or Bernard Walker 

Agent – An FPA staff member. For example a Specialist or Admin staff person. 

Assignee – the FPA staff members assigned to deal with a notification 

Customer – Anyone external (e.g. FPOs) submitting a notification. These users are setup in the Notification system by an Administrator. Customers are also called “Notifiers” in this documentation  

Footprints – this refers to Numarra Footprints, which is the software on which the notifications system is based. 

Notification – The notification cover sheet along with associated electronic documents such as evaluation sheets, maps etc.  

Team – a group of FPA specialists who work in the same discipline eg. Biodiversity team, earth sciences team, etc 

Background The Notifications System encompasses the following elements:‐ 

• The receipt of notifications from authorised Customers. This includes the receipt of data and documents that will allow evaluation and reporting. 

• A full, date & time stamped record of the communication between a Customer and an Agent leading to the resolution of the notification.  The system replaces current email and paper mail correspondence.  

• A “container” to safely store the electronic documents produced for a notification. For example, evaluation sheets and maps. All authorised FPA staff can access all notifications.   

• A database that can be used to report statistics such as number of notifications completed per time period. 

• Data that can be linked to a GIS or other database orientated systems. 

 

Using the System The system can be accessed from anywhere you have an internet connection.  It should work in any modern web browser but only Windows Explorer and Firefox have been tested.    

Publicly accessible secure web site (authorised users only):  https://notifications.dier.tas.gov.au 

The system email address is:           notifications@fpa.tas.gov.au 

When you go to the web address above you will see a standard login screen.  If you are an existing Coverpage user,  we will supply you with a User ID and initial password by e‐mail . 

Notific 

Author B W

 If not, yrequest 

ConfigAfter log

PrefereYou hav

• •

You nee

Search 

 You can string wfield at a

Help (Standardconceptcustomi

cations Sy

Walker – Versio

your User ID form (can be

guring thegging in you 

ences (Mene the ability 

Your passwo

Various othe

ed to save an

 (Top midd

choose to seithin any of ta time, choo

 (Menu topd Footprints s associatedsation of the

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

and passwoe downloade

e System see the follo

u top right)to change: 

ord 

er user settin

y changed p

dle) 

earch by “Cothe notificatse “Advance

p right) help is avail with the ope software. 

er Manua

p, 2011  

rd can be sued from the S

 owing screen

) 

ngs 

preferences u

oupe” or by “ion fields. If ed” 

able. This meration of Fo

al – FPOs

pplied by theServices sect

n. 

using your pa

“Keyword” uyou need to

ay be usefulootprints, bu

e system Adtion of the F

assword. 

 using the dowo search on th

 if you want ut may not h

ministrator, PA’s website

wn arrow. “Khe contents 

to understaelp you with

 Trim 20

after lodginge).  

Keyword” finof more tha

nd the broadh the FPA’s 

011/75839

g a 

ds a text n one 

der 

  3

 

Notific 

Author B W

Main (

 

WorkiThe hom

1. 2.

NoteanotNotiread

cations Sy

Walker – Versio

 (Black) M

ing from tme screen giv

An ability toAccess to thdisplayed in 

e: Upon requther Notifierifier to be a mdily shared w

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

Menu Bar 

 

 

 the Homeves you acce

o display all oe Notificatiothe grid. 

uest any systr’s records if member of mwith anybody

er Manua

p, 2011  

 

 

e Screen ss to import

or a subset ofon “grid” that

tem user canthey share amore than ony by email at 

al – FPOs

  Take

 

  Pres 

This repoabilitas wE.g. eyour

ant system f

f the FPA’s nt allows you 

n be assigneda common “Cne “Companthe time of 

es you to you

s this to ente

gives you thorts from thety to select s

well as specifyexport data tr own or you

functionality

notifications to sort notif

d a CompanyCompany” coy”.  Howevenotification 

ur notificatio

er a new not

e option of we database. Rsubsets of daying a reportto a CSV file.r Company’s

:‐ 

based on prefications by a

y code. Notifode. It is noter, notificatiocreation or e

 Trim 20

ns grid. 

tification. 

writing your Reports incluata based ont’s output for.  You can res records. 

e‐defined filtany of the fie

fiers have ac possible foron informatioediting. 

011/75839

own de an  queries rmat. port on 

ters. elds 

cess to r a on can 

  4

Notific 

Author B W

Notific

If the nto each

Note thnot comnotifica

The  syset to "

If the 

A me

1)  Chthe C

2) Up

3) Ass

4) Up

5) Sav

T

cations Sy

Walker – Versio

cation Cre

notification is dh relevant Team

hat if the notifimmon to all Teation record on

ystem sets the n"With Team".

notification wa

mber of the Te

hanges the "StaCustomer for mo

pdates the "Eva

signs a membe

pdates the "Com

ves the record 

The Team mem

It is critical th

The Team

If the

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

eation, Ed

irected to morem (Eg Biodivers

cation is directeams AFTER thenly stores the at

notification's "A

as copied to diff

eam "edits" the 

atus" to "With Sore information

luation type" fi

r of the Team t

mments" Field.

which causes a

ber and the cus

at the notificat

m member "clos

e Customer doe

er Manua

p, 2011  

dit & Closu

Customer sub

e than one Teaity, Landscape)

ed to more thae initial notificatttachments rele

Assigned To" fie

ferent  Teams, 

notification an

Specialist" or aln.

ield.

to work on the 

n email to be s

stomer commusatisfac

tion's "Status" f

ses" the notifica

es not consider

al – FPOs

ure Work

bmits a notifica

m the system c. 

an one Team, thtion has been sevant  to the Te

eld automatica

the Customer e

nd manually ma

ternatively  "W

notification.

ent to the cust

unicate via the wctory outcome 

field is updated

ation using the

r it is finalised, t

kflow 

ation via the We

copies it and all

he Customer wisubmitted. This eam.

lly to the appro

edits each reco

akes (at least) th

With Notifier" if 

omer AND the 

web interface ois reached

d by the Team m

 "Actions" drop

they can reque

eb

ocates a copy (

ill be requestedworkflow will e

opriate Team na

rd to add the a

he following up

the notification

Agent detailing

or the system e

member throug

pdown on the H

st that it be re‐

 Trim 20

(including attac

d to add any attensure that eac

ame and its "St

ppropriate atta

pdates:‐

n is to be sent b

g these changes

mail address u

ghout this proce

Home Screen. 

‐opened.

011/75839

chments) 

tachments ch 

tatus" is 

achments. 

back to 

s.

ntil a 

ess

  5

Notific 

Author B W

NotificCreation

When a attachmstoring imore thattachm

The syst

The fieldthese ha

Fields arthe tab d

Contact

The Conphone ndetails ato the FP

cations Sy

Walker – Versio

cation Cren occurs via t

notification ments and a fn a documenan one Team

ments). 

tem also sen

ds are very save been adj

re ordered indescriptor. 

t Informati

ntact Informanumber. You are ONLY chaPA so that ot

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

eation the web inte

is submittedformatted rent managemm they will ge

ds an email t

imilar to thousted to be 

n “Tabs” that

on 

ation fields gneed to clicanged in thisther systems

er Manua

p, 2011  

erface.  

d, an email isport of the c

ment system set a reply em

to the FPA A

ose currently the same as 

t can be expa

gives you thek the check b application.s can be upd

al – FPOs

s sent to the completed fisuch as TRIMmail for EACH

Assignee with

used on thethe Cover P

anded or col

e option of upbox for this t. Any changeated also. 

submitter. Telds in a formM.  If the CusH copied (Tea

h the same in

e paper notifage databas

lapsed using

pdating yourto be saved fes to these d

This email com that is suittomer submam) notificat

nformation d

ication facine application

g a “+” or “‐“

r name, emafor future usetails should

 Trim 20

ontains submtable for prin

mits a notification (includin

described ab

g sheet. Somn. 

“ button to th

il address anse. Note: Thed always be a

011/75839

mitted nting or ation to ng all 

ove. 

me of 

he left of 

nd ese advised 

  6

 

Notific 

Author B W

Notifica

The Nothave bethe predComme

Red field

An ApplThis fieldthird pa

If you seone noti

Note:  Ifsystem A

Follow 

cations Sy

Walker – Versio

ation Inform

ification infoen changed dominant pants field furt

ds are mand

icant field had is useful torty. 

elect more thification per 

f you want toAdministrato

 Up Fields 

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

mation 

ormation fielto single seleart of the couther down. 

atory. 

as been addeo the FPA wh

han one specspecialist ar

o add a specor. 

 

er Manua

p, 2011  

ds are similaect, dropdowupe. If this do

ed. This has then the notif

cialist area yorea. 

ialist after th

al – FPOs

ar to those uwn lists. In thoesn’t adequ

the same deication is bei

our notificat

he initial noti

sed on the ehis case just suately explai

finition as ising prepared

tion will auto

ification sub

existing papeselect the opn the situati

 used for thed by a Contra

omatically be

mission, plea

 Trim 20

er facing sheeption that apon state this

e Cover Pageactor on beh

e copied to c

ase contact t

011/75839

et. Some pplies to s in the 

e system. alf of a 

reate 

the 

  7

 

Notific 

Author B W

The Finathe pres

Biodive

The Biod

The Asse

FPA Ass

Self Assecase no submiss

The numexternal2 Consu

The Threholding “edit” m

cations Sy

Walker – Versio

al Actions fiescriptions use

ersity Field

diversity field

essment typ

essed – Stan

essed – Noticommunication of the No

mber of Exterl reporting oltants and Sp

eatened Faudown the “C

mode but the

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

ld must be ced in the For

ds 

ds only need

e refers to th

ndard notific

ifications thation betweeotification fie

rnal Consultabligations. Ifpecies in the

na and FloraCTRL” key. It ey are listed a

er Manua

p, 2011  

completed atrest Practice

d to be comp

he type of no

ation where

at have beenn the FPA anelds, Biodive

ations dropdf for examplee supplied tex

a are “picklistcan be difficand readily s

al – FPOs

t the end of ts Plan (wher

pleted if advi

otification. 

 Biodiversity

n completed nd the Notifieersity fields, 

down is impoe, 2 External xt field. 

ts” where yocult to see wseen when vi

the Notificatre relevant).

ce is request

y specialists a

by authoriseer is requiredrelevant atta

ortant for theConsultatio

ou can continhat entries hiewing in “de

tion process 

ted from the

are being ask

ed Biodiversid. The FPA juachments an

e FPA to allons are select

nue to selecthave been seetails” mode

 Trim 20

and be equiv

e Biodiversity

ked for advic

ty “experts”ust requires tnd final Actio

w it to meetted, please th

t extra specieelected whene. 

011/75839

valent to 

y Team.  

ce 

. In this the ons. 

t its hen list 

es by n in 

  8

 

Notific 

Author B W

Landsc

If the cofields. O

Comme

The Comcommunemail by

AttachmanytimeGuidelin

Three atmore thyou wan

The Addsemicolo

cations Sy

Walker – Versio

ape Fields 

oupe consistsOtherwise jus

ents, Attach

mments fieldnication occuy writing resp

ments includee.  There are nes for Attac

ttachments can three attant something

ditional Emaions) to whic

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

 

s of both natst select the 

hments & CC

 is very impours betweenponses at th

e Evaluation limitations ohment of Do

can be attachachments arg deleted, ple

l Notificationh all notifica

er Manua

p, 2011  

tive forest anpredominan

C emails 

ortant in the  FPA staff ane top of the 

Sheets, phoon file types ocuments an

hed at a timere required. Aease request

ns field allowtion informa

al – FPOs

nd plantationt type. 

Notificationnd the Notifiee‐mail you a

tos, maps etand sizes thad Photos in t

e totally 10MAt this time, t this in the n

ws you to speation (includi

n you could c

n System as iter. It can be are respondin

tc and otherat can be attthe Footprin

MB. You can conly FPA stanotification c

ecify email aing attachme

choose to co

t is the field edited via thng to (“reply

critical docutached. Pleasnt System.  

continually aaff can deletecomments fi

ddresses (seents) will be 

 Trim 20

omplete both

where two whe website oy above the l

uments can bse see Appen

add “batchese attachmeneld. 

eparated by sent. 

011/75839

h sets of 

way r via ine”).  

be added ndix 1 – 

s” if nts so if 

  9

Notific 

Author B W

ViewinOnce cre

Both woattachmvia the C

An autoindividu

Updatin

The emanotificatie. the s

The textattachman examadded “

 

cations Sy

Walker – Versio

ng & Editieated, notific

orkflows onlyments. If any Comments fi

matic systemal Team mem

ng by Emai

ail can be sentions@fpa.taubject line m

t “above the ments are addmple.  When “above the li

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

ing Notifications can b

y allow the cother fields eld. 

m email is sember) any tim

l  

nt from any as.gov.au andmust not be 

line” is appeded as new areplying to ane” by the e

er Manua

p, 2011  

cations be updated u

hange of theneed to be c

nt to both thme any field

mail client (ed MUST havechanged in ‘

ended to theattachments an email, pleemail client.

 

al – FPOs

using one of 

e Comments changed afte

he customer  in the notifi

eg Outlook) be a subject li‘reply to’ e‐m

e existing notto the web ease delete e

two workflo

or Final Actier initial subm

and the Assication is cha

but MUST alne that relatmails 

tification as abased notificemail signat

ows: by “Ema

ions fields ormission you n

ignee (Shoulanged. 

ways be sentes to the no

a new commcation. See aures etc that

 Trim 20

ail” or “Web”

r the manageneed to requ

ld by now be

t to otification co

ment and anyabove screent get automa

011/75839

”.  

ement of uest this 

e an 

oncerned 

y nshot for atically 

  10

 

Notific 

Author B W

UpdatinAccess t

From ththree op

Comme

This shoComme

cations Sy

Walker – Versio

ng by Web to notificatio

e web interfptions:‐ 

ents 

ows you a nonts field. 

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

 ons whilst wo

face you pres

n editable, t

er Manua

p, 2011  

orking in the 

ss the […mor

ime stamped

al – FPOs

web environ

re] link in the

d view of the

nment is via 

e coupe field

e correspond

the Home Sc

d and you are

 

dence that h

 Trim 20

creen “Grid”

e presented 

as occurred 

011/75839

 

with 

via the 

  11

Notific 

Author B W

Details 

This shobottom submitte

Edit – Taupdated

cations Sy

Walker – Versio

ows you a noof the screeed. 

akes you intod. 

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

n editable vin provides a

o edit (updat

er Manua

p, 2011  

iew of all fiel full record o

te) mode wh

al – FPOs

lds in the noof changes th

here Comme

tification. Nohat have occ

nts, Final Act

ote that the curred since t

tions and Att

 Trim 20

History tab athe notificat

tachments c

011/75839

at the ion was 

can be 

  12

 

Notific 

Author B W

Edit 

ThisUpofieldpres

cations Sy

Walker – Versio

s menu item on pressing Sd should be cscriptions us

ystem Use

on 3.0  22nd Sep

provides ediSAVE an emacompleted ated in the For

er Manua

p, 2011  

it access to tail advising oft the end of rest Practice

al – FPOs

the Commenf an update wthe Notificats Plan (Whe

nts, Final Actiwill be sent ttion process re relevant).

ions and Attato the FPA.  Tand be equi 

 Trim 20

 

achments fieThe Final Actvalent to the

011/75839

elds. tions e 

  13

Notifications System User Manual – FPOs  

Author B Walker – Version 3.0  22nd Sep, 2011      Trim 2011/75839    14

Closing Notifications Closure of a notification will be initiated by the FPA specialist once they consider that the notification is finalised. This would generally mark the point where: 

1. All required advice has been supplied. 2. The Notifier has completed the Final Actions field 3. OR – the Notifier has advised that the coupe will not proceed to the FPP stage. 

All communication on these points is via the Comments field. Once these conditions are met, the FPA specialist will close the notification. It can be reopened at any stage at the request of the Notifier. 

 

Queries If you have any queries about the system please direct them to Daniel Livingston at info@fpa.tas.gov.au  or phone (03) 6233 7966 

 

 

   

Notifications System User Manual – FPOs  

Author B Walker – Version 3.0  22nd Sep, 2011      Trim 2011/75839    15

Appendix 1 – Guidelines for Attachment of Documents and Photos in the Footprint System The Notifications system can be used as a “container” for electronic documents including PDFs, Word and Excel documents, photos etc. However there are limits to the size of attachments that can be uploaded. The limits impact on two aspects of the system. 

1) Upload via web browser. No individual attachment, or batch of attachments, can be greater than 10 MB in size. However any one notification can have a greater total size of attachments than this. 

2) Email. Each time a notification record is created or updated, a copy of the record, including relevant attachments, is emailed to the notifier and the FPA. As such, the capacity of the Notifier and FPA’s email server to cope with large attachments becomes relevant. If the attachments are too large the email will simply be rejected by the sending or receiving mail server. 

Reducing Document Sizes To cater for likely lowest common denominator for system and email server limits, keeping the total size of attachments to less than 4MB is desirable.  

Generally the best was to minimise the size of documents is to ensure that any images included in them are reduced to a sensible resolution and image quality. 

Images include photos, scans from a scanner and “print screens” from a computer. Prior to inserting images in documents or sending them as independent attachments, they should be reduced to the minimum size possible as per the following guidelines:‐ 

Image type – Jpg format only 

Image Resolution – No greater than 150 DPI (Dots Per Inch) 

Maximum size – Horizontal measurement no longer than 1024 pixels. Vertical size no greater than 768 pixels 

Image Quality – Use say 8.5 out of 10 or 85% or “Good” depending on your image or PDF creation software 

Other documents such as the completed Evaluation Sheets can be sent as native Word documents or converted to PDFs using the image compression guidelines listed above. 

  

   

Notifications System User Manual – FPOs  

Author B Walker – Version 3.0  22nd Sep, 2011      Trim 2011/75839    16

Document Control Log Table 

 

Document summary information 

Document name  Notifications System User Manual – FPOs 

Version  3.0 

Trim record  2011/75839 

Owner  Daniel Livingston 

Author(s)  Bernard Walker & Angus MacNeil 

Release date  22 Sep 2011 

Release Approved by  Angus MacNeil 

Release status  Approved for release 22 Sep 2011 

 Version control 

 Stages required for release outside FPA 

Category of advice (A1, A2, B1, B2, B3 or C):  

C 

Stages  Required/not required 

Completed  (date) 

Specialist  Required  22 Sep 2011 Line Manager  Required  22 Sep 2011 Peer/FPO/stakeholder review (FPA staff)  Required  12 Aug 2011 CFPO  Not Required   FPAC  Not required   Board  Not required   

 

Version  Date  Author(s)  Summary of changes 

2.0  12 Aug 2011  Bernard Walker  Document finalisation at end of testing phase 

3.0  22 Sep 2011  Angus MacNeil & Daniel Livingston 

Added FPA logo, document control log, made many textual amendments  and minor formatting changes