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MANUAL DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Versión: 1Fecha de aprobación: 16-01-2017

Código: 01-01-MA-0001

“ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA SUBRED SUR OCCIDENTE ESE, SU IMPRESIÓN SE CONSIDERARA UNA COPIA NO CONTROLADA DEL MISMO, NO SE AUTORIZA SU REPRODUCCION."

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.1. OBJETIVO 42. ALCANCE 43. JUSTIFICACIÒN 44. MARCO CONCEPTUAL 55. DEFINICIONES 56. DESARROLLO DEL MANUAL 67. BIBLIOGRAFÍA 138. ANEXOS 139. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL MANUAL 13


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1. OBJETIVO

Dar a conocer a los colaboradores y colaboradoras de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E., las políticas institucionales adoptadas por la institución con la finalidad de que sean fomentadas, promocionadas, fortalecidas e implementadas en todos los niveles de la gestión asistencial y administrativa.

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Orientar a colaboradores y colaboradoras de la entidad, el desarrollo metodológico para la construcción de políticas institucionales en la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E.

Propiciar en los colaboradores y colaboradoras de la entidad la apropiación y el desarrollo de las políticas adoptadas para la gestión institucional.

2. ALCANCE

El Manual de Políticas Institucionales de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E., cobra gran importancia en su proceso de fusión de conformidad con lo ordenado por el Acuerdo Distrital 641 de 2016.

Como entidad en proceso de construcción y consolidación administrativa, requiere de herramientas para el desarrollo de su gestión, como la Plataforma Estratégica la cual además de contener la Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Principios y Valores, demanda igualmente la construcción y adopción de las Políticas Institucionales que marcarán el derrotero a seguir acorde con las decisiones de la Gerencia de la entidad para el periodo 2016 – 2020.

El presente documento contiene básicamente los lineamientos metodológicos para la construcción de las políticas de la entidad tanto asistenciales como administrativas, desde a identificación y motivación de las mismas hasta la definición de los indicadores que medirán sus logros y limitaciones.

Los criterios establecidos en el presente documento deberán ser aplicados por todos los colaboradores y colaboradoras de la entidad en desarrollo de sus funciones.

3. JUSTIFICACIÒN

La importancia del Manual de Políticas radica en que se constituye en un recurso técnico para ayudar a la orientación de los colaboradores y colaboradoras de la Subred y también para llevar a cabo la declaración de las políticas y procedimientos, lo mismo que proporcionar soluciones rápidas que contribuyen al logro de los objetivos institucionales.

Es también importante documentar el manual para cumplir con los requerimientos de la norma técnica de calidad, para adelantarse a posibles incertidumbres relativas a la gestión cotidiana,


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para facilitar a las directivas de la entidad su interactuar con los colaboradores y por supuesto, para no repetir la información o instrucciones contenidas en la política adoptada.

MARCO CONCEPTUAL

En términos generales una política institucional “es una decisión escrita que se establece como una guía, para los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos. Es decir, proporciona un marco de acción lógico y consistente”. (ver políticas institucionales página web: ieels.jimdo.com).

Cuando nos remitimos a la Misión de la Entidad, observamos que en ella se precisa con suficiente claridad el quehacer cotidiano de la misma y que asociado con la política institucional, la Misión no es otra cosa que una decisión escrita que se establece como una guía para que se desarrolle la gestión en todos sus niveles y en sus diferentes asuntos.

Por otra parte, las políticas institucionales apalancan el desarrollo organizacional y administrativo, la planificación de la entidad y el futuro de la misma, ya que a través de ellas se pone en marcha la proyección de la entidad y la evolución de su Visión corporativa en el futuro, posibilitando la ejecución estratégica de su plan de desarrollo y la generación de nuevas oportunidades de mejora.

Finalmente, es importante hacer claridad frente al hecho que la política en su esencia tiene que ver con la relación que se establece entre gobernantes y gobernados y su relación con el Estado y la toma de decisiones públicas; estas son aplicadas por el alto gobierno y/o lo que se conoce como el nivel central de la administración que para el caso del Distrito Capital correspondería a las 13 Secretarías Distritales y sus 20 Localidades.

En tanto, las políticas institucionales corresponden fundamentalmente a las decisiones o deseos de los gerentes o directores de las entidades y al interior de estas, que actúan adscritas a una entidad del nivel central como ejecutoras de una política pública. Sus decisiones o deseos se articulan con su plataforma estratégica y con el desarrollo de su gestión administrativa.

4. DEFINICIONES

Manual de Políticas: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Misión: “Identifica el propósito, define el quehacer, responde al para qué y por qué fue creada la empresa y bajo qué principios y valores. Manifiesta su principal razón de existir, identificando a su vez la función que cumple en la sociedad, su carácter, cultura y filosofía básica”.


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Política: Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Política Institucional: Una política institucional “es una decisión escrita que se establece como una guía, para los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos.

Política Pública: En términos muy generales, es “un programa de acción gubernamental en un sector de la sociedad o en un espacio geográfico”

Visión: “Es la chispa energética fundacional que estimula la creación del proyecto de empresa, la capacidad de visualizar el futuro y establecer metas concretas. Es la proyección de la empresa en un tiempo definido, teniendo en cuenta la misión y necesidades del sector externo, según la naturaleza o razón de ser de la institución”.

6. DESARROLLO DEL MANUAL

El Manual de Políticas Institucionales de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. es fruto del ejercicio administrativo que ha venido desarrollando la entidad a partir del mes de abril de 2016 cuando el Concejo de Bogotá D.C. expidió el Acuerdo 641 del mismo año y que reorganizara la salud pública en el Distrito Capital y fusiona los 22 hospitales que hoy conforman las Subredes Integradas de Servicios de Salud.

Dentro de su ejercicio administrativo y a través del desarrollo de la denominada “hoja de ruta” que establece la Secretaría Distrital de Salud, se ha venido llevando a cabo la construcción y organización administrativa de la Subred a partir de la estructuración de la Plataforma Estratégica que deberá regirla hasta el año 2020 y de la cual forman parte integral las políticas institucionales contenidas en el presente manual.

6.1 ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA SUBRED SUR OCCIDENTE

6.1.1. Identificación y Naturaleza

La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. es una entidad pública descentralizada del orden Distrital, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creada y regulada por la Ley; de conformidad con el Acuerdo Distrital 641 de 2016, es una entidad adscrita a la Secretaría Distrital de Salud que presta servicios integrales de salud de todos los niveles de complejidad y se articula con la Red Integrada de Servicios de Salud Distrital.

6.2.1. Plataforma Estratégica La Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. a través del Acuerdo 011 de 2016 adopta la Plataforma Estratégica de la Subred estableciendo la misión y visión, las cuales se relacionan a continuación:


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6.2.1.1. Misión

En el año 2020 seremos una Subred con reconocimiento distrital y nacional en la prestación integral de servicios de salud, con estándares superiores de calidad, procesos innovadores en la gestión, impactando positivamente a nuestros grupos de interés.

6.2.2.1. Visión

Somos una Empresa Social del Estado que, en el marco del modelo de atención integral en salud, presta servicios humanizados, seguros y socialmente responsables, a través de un talento humano competente y el uso eficiente de sus recursos, generando resultados positivos en salud y satisfacción de las partes interesadas.

De igual manera la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E. ha establecido los siguientes cinco (5) ejes y cinco (5) objetivos estratégicos para el desarrollo de su gestión:

Eje Participación Social y Atención al Ciudadano:

Identificar las necesidades y expectativas en Salud de los usuarios mediante el fortalecimiento de espacios de participación y control social para impactar positivamente en la satisfacción de los usuarios y demás grupos de interés.

Eje Gestión del Talento Humano:

Construir una cultura organizacional orientada al servicio humanizado mediante el fortalecimiento de las competencias del talento humano que contribuya a la cadena de valor del servicio integral en salud.

Eje Gerencia Estratégica con enfoque en mejoramiento continuo:

Alcanzar estándares superiores de calidad a través del mejoramiento continuo y la gestión eficiente y socialmente responsable de los procesos, encaminado a la satisfacción de los grupos de interés y el posicionamiento de la subred a nivel Distrital.

Eje Servicios Integrales en Salud para Vivir mejor:

Prestar servicios integrales de salud con enfoque de riesgo, calidad, procesos de investigación e innovación que identifiquen y respondan las necesidades del usuario, familia y comunidad, que generen resultados positivos en salud.


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Eje Gestión Administrativa y Financiera Sostenible:

Gestionar de manera eficaz y eficiente los recursos físicos y financieros mediante estrategias de autocontrol orientadas a la sostenibilidad financiera que contribuyan en la prestación integral de servicios.

6.2 METODOLOGÍA PARA SU CONSTRUCCIÓN

Dentro de la metodología para su construcción, la Oficina de Planeación de la entidad y su área de Calidad define la “Ficha Técnica” código: 02-01-FO-0012 cuyo contenido se presenta a continuación y que se encuentra disponible en el aplicativo “ALMERA” donde podrá ubicarse el texto completo de cada una de las políticas adoptadas por la Gerencia de la Subred

Siempre que se proceda al desarrollo de una política, deberá darse curso a definir el nombre de la política y seguir las siguientes fases:

Primera Fase: Identificación de necesidades para la creación de la política

a. Motivaciones para la construcción de la Política: En este espacio deberán ser resueltos los siguientes apartes que la integran:

i. La motivación Normativa.ii. El Impacto en las partes interesadasiii. Las Oportunidades de Mejora relevantes o situaciones que requieran el compromiso explícito de la alta dirección.iv. El Aporte de la política al logro de la misión y visión de la Subred.

Segunda Fase: Formulación de la Política

Resueltos los literales anteriores, se procede a la formulación de la política institucional resolviendo los siguientes cuestionamientos:

a. Para qué es la política?: En este ítem se establece que se resuelve a través de la política en construcción.

b. A que se quiere contribuir?: En este ítem se debe registrar a que se contribuye en la mejora institucional con la implementación de la política.

c. A qué objetivo estratégico de la Subred le aporta esta política?: Su respuesta debe identificar uno o más objetivos estratégicos adoptados por la entidad para el desarrollo de su gestión.

d. Cuál es la población objeto?: Su respuesta debe establecer el grupo de interés al cual va dirigida la política (usuarios, familias, comunidad, proveedores, estado, colaboradores, y otros que también podrán ser entendidos como las partes interesadas).


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e. FACTORES CLAVES

Debe recordarse que los factores claves son aquellos elementos que le permiten a la Subred alcanzar los objetivos institucionales trazados dentro del ejercicio de la planificación estratégica. Estos factores deben ser visibles en el enunciado de la política, y deben enfocarse en niveles superiores de calidad.

Para la identificación de los factores claves, deberán ser considerados los siguientes aspectos:

i. Normatividad vigenteii. Lineamientos Técnicos específicos del tema de la política

Tercera Fase: Definición de la Política

Para definir la política que será adoptada se debe resolver los siguientes apartes:

i. Enunciado de la Política: En este ítem se debe redactar en uno o más párrafos y de una manera clara, coherente y consistente el propósito de la política incluyendo los factores claves antes definidos.

ii. Objetivo de la Política: En este campo se debe redactar el propósito general de la política teniendo en cuenta:

- Los atributos de medición, tiempo y lugar.- Definición en términos de cambios esperados. Ejemplo: Contribuir, Mejorar, Cumplir,

Solucionar, etc.- La Redacción debe ser en tiempo pasado o presente lo importante es transmitir una

sola idea.- Debe ser medible y verificable.- El objetivo General debe contener: Que?, Cómo? y Para qué?.

iii. Definiciones a tener en cuenta para su entendimiento: En este ítem se debe describir el glosario de términos que faciliten el entendimiento de la política.

iv. Aplicación de la Política: La aplicación de la política debe entenderse como el desarrollo y/o ejecución de la misma; para tal efecto deben resolverse los siguientes apartes:

- Objetivos Específicos: Precisan el Objetivo General y se debe tener en cuenta los criterios de redacción del ítem de Objetivo General.

- Metas: Para cada Objetivo Especifico debe enunciarse una meta la cual debe ser medible, verificable y su redacción debe ser en términos de producto o servicios a lograr. Ejemplo: Disponer, ampliar, etc.


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- Indicadores: Por cada meta se debe construir por lo menos un indicador, que permita evidenciar de la implementación de la política en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. (Ver Ficha de Indicar por aplicativo ALMERA)

Cuarta Fase: Evaluación de la Política

En este aparte deberá establecerse lo siguiente: la persona (s) o área (s) responsable (s) de evaluación de la política; y la periodicidad de la evaluación de la misma.

ORIENTACIÓN FINAL DE LA METODOLOGIA

Al finalizar la metodología se debe indicar el equipo de trabajo que construyó la política, relacionándose el cargo y área.

NOTA: La ficha técnica diligenciada deberá ser remitida a la Oficina de Planeación – área de Calidad para su normalización y disposición final en el aplicativo ALMERA.

VALIDACIÓN DE LA POLÍTICA

La ficha técnica en la que se documente la política se validará como un documento interno; por lo anterior su aprobación y control se realizará conforme a los lineamientos definidos en el procedimiento de control de documentos código: 02-01-PR-0001

6.3 POLITICAS INSTITUCIONALES

Para complementar la gestión institucional de la entidad desde su Plataforma Estratégica, es preciso la definición, adopción e implementación de políticas estratégicas que permitan el cumplimiento y ejecución de los objetivos y metas previstas por la entidad. Estas políticas han sido clasificadas en dos grandes grupos: políticas asistenciales y políticas administrativas.

6.3.1 POLÍTICAS ASISTENCIALES

Tomando en consideración que en la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E., tanto su Misión como su Visión se encuentran orientados a la prestación de servicios de salud, a continuación se mencionan las políticas que fueron construidas por la administración de la entidad y aquellas que se encuentran establecidas en una norma legal del orden nacional o distrital:

POLITICAS CÓDIGOSeguridad del Paciente 01-01-DO-0001Prestación de servicios 01-01-DO-0003

IAMI Integral 01-01-DO-0004Docencia 01-01-DO-0010


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Dentro de las políticas que fueron establecidas y desarrolladas por una norma legal del orden nacional o distrital y que fueron adoptadas por la Subred Sur Occidente E.S.E., encontramos las siguientes:

NORMA LEGAL No.Y FECHA POLÍTICA

Decreto Distrital 530 de 2011 INFANCIA. Por el cual se adopta la política pública de Infancia para Bogotá, 2006-2016”

Decreto Distrital 482 de 2006 JUVENTID. Por el cual se adopta la política pública de juventud para Bogotá, 2006-2016”

Decreto Distrital 544 de 2011 ADULTEZ. Por el cual se adopta la política pública de Adultez para Bogotá, 2006-2016”

Decreto Distrital 345 de 2010 VEJEZ. Por el cual se adopta la política pública de Adultez para Bogotá, 2006-2016”

Decreto Distrital 470 de 2007 DISCAPACIDAD. “Por el cual se adopta la Política Pública social para el envejecimiento y la vejez en el distrito capital”

Decreto Distrital 508 de 2007 SAN. Por el cual se adopta la Política Pública de Seguridad Alimentaria y Nutricional para Bogotá D.C. 2007-2015.

Decreto 596 de 2011 GESA. Por medio del cual se adopta la Política Distrital de Salud Ambiental para Bogotá”

Ley 1616 de 2013 SALUD MENTAL. Por la cual se garantiza el ejercicio pleno del Derecho a la salud mental a la población Colombiana.

Decreto 062 de 2014 LGBT. Por medio del cual se adopta la Política Distrital de LGBTI para Bogotá”

Decreto 166 de 2010;Ley 051 051 de 1981.

MUJER. Sentencia C371 de 2000, Resolución 001 de 2008. Acuerdo 490 de 2012

Ley 1448 de 2011 VICTIMAS. Por la cual se dictan las medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones".

Decreto 032 de 2011 DESPLAZAMIENTO. Política Pública Distrital de Salud para la Población en Situación de Desplazamiento 2009- 2016.

Acuerdo Distrital 359 de 2009 ETNIAS. Política pública de salud para población indígena.Decreto Distrital 543 de 2011 ETNIAS. Por el cual se adopta la Política Pública para los Pueblos Indígenas

en Bogotá.Decreto Distrital 192 de 2010 ETNIAS. Por el cual se adopta el Plan Integral de Acciones Afirmativas para

el Reconocimiento de la Diversidad Cultural y la Garantía de los Derechos de la Población Afro colombiana, Negra y Palanquera en el Distrito Capital y se ordena su ejecución".

Decreto Distrital 554 de 2011 ETNIAS. Por el cual se adopta la Política Pública Distrital para el Reconocimiento de la Diversidad Cultural, la garantía, la protección y el restablecimiento de los Derechos de la Población Raizal en Bogotá y se dictan otras disposiciones

Decreto Distrital 582 de 2011 ETNIAS. Por el cual se adopta la Política Pública Distrital para el grupo étnico ROM o Gitano en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Resolución 490 de 2015 P.E. PROSTITUCIÓN. por la cual se establece la estructura del plan de acción para la protección integral de las mujeres en ejercicio de la prostitución y se dictan otras disposiciones”

Decreto Distrital 560 de 2015 HABITABILIDAD DE LA CALLE. Por medio del cual se adopta la Política Pública Distrital para el Fenómeno de Habitabilidad en Calle y se derogan los Decretos Distritales Nos 136 de 2005 y 170 de 2007"


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Ley 1616 de 2013 SPA. Por medio del cual se garantiza el ejercicio pleno del Derecho a la salud mental a la población Colombiana

Decreto Distrital 3039 de 2007 SALUD ORAL. “por el cual se adopta la Política Pública Distrital de Salud Oral para Bogotá”

Resolución 1312 de 2011 TRABAJO. Por medio del cual se garantiza el ejercicio pleno del Derecho al Trabajo digno y decente a la a la población Colombiana.

6.3.2 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Para complementar la gestión institucional de la entidad a través de su Misión y Visión, es preciso la definición y adopción de las políticas administrativas u operativas que de la mano con las políticas asistenciales permitirán la ejecución de los objetivos y metas institucionales previstas por la alta dirección.

A continuación se relacionan las políticas administrativas que fueron adoptadas por la Gerencia de la entidad:

POLITICAS CÓDIGO

Prevención del Daño Antijurídico 01-01-DO-0002

Sistema Integrado de Gestión (SIG) 01-01-DO-0005

Humanización 01-01-DO-0006

Responsabilidad Social 01-01-DO-0007

Gestión del Riesgo y Control Interno 01-01-DO-0008

Comunicación 01-01-DO-0009

Gerencia de la Información 01-01-DO-0011

Prevención de SPA 01-01-DO-0012

Seguridad Vial 01-01-DO-0013

Seguridad y Salud en el Trabajo 01-01-DO-0014

Talento Humano 01-01-DO-0015


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POLITICAS CÓDIGO

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano 01-01-DO-0016

Gestión Documental 01-01-DO-0017

Administración de Recursos Financieros 01-01-DO-0018

SARLAF 01-01-DO-0019

Gestión Ambiental 01-01-DO-0020

Gestión de la Tecnología 01-01-DO-0021

Integralidad 01-01-DO-0024

Planeación 01-01-DO-0025

Centro de Investigaciones 01-01-DO-0026

Tratamiento y Protección de Datos Personales 01-01-DO-0027

7. BIBLIOGRAFIA

“Guía para la formulación, implementación y evaluación de Políticas Públicas Distritales”, Decreto Distrital 689 de 2011. Bogotá D.C. 2011.

Rodríguez Valencia Joaquín, “Como utilizar y elaborar manuales administrativos, Manual de Políticas”, Cáp. 6. Monografías.com.

Web: G. P. Mejía, “Políticas Institucionales”: http://es.eslideshare.net.

Web: http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO294IQb.

Web: http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO3VM5AC.

8. ANEXOSNo aplica


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http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO3VM5AC

http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO3VM5AC

http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO294IQb

http://www.monografias.com/trabajos29/manual-politicas/manual-politicas.shtml#ixzz4QO294IQb



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9. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL MANUAL

Seguimiento Responsable Mecanismos de seguimiento Periodicidad

Autocontrol Líderes de Proceso De conformidad con lo establecido en los programas de trabajo de cada política, debiendo generar los informes respectivos.

La establecida para la evaluación de cada política.

Auditoría interna

Oficina de Control Interno Lo establecido en el Programa Anual de Auditoría para la vigencia correspondiente.

Según cronograma del Programa Anual de Auditoría.

El presente documento está sujeto a verificaciones externas

IndicadoresSegún los establecidos en cada Ficha Técnica de Política.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOSNo FECHA CAMBIO1 16/01/2017 Elaboración2 02/08/2019 Se actualiza la relación del listado de Políticas Institucionales

REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTONo aplica

CAMPO DE APLICACIÒNTodos los procesos institucionales establecidos en la Subred Integrada de servicios de salud sur occidente

Lugar y tiempo de Archivo: Según lo definido en TRD (Tabla de retención documental)Disposición final: Archivo central

ELABORÒ REVISÒ AVAL DE CALIDAD APROBÒNombre y Apellidos:

Eliana Ivont Hurtado Sepúlveda Liliana Ríos Velandia Eliana Ivont Hurtado

SepúlvedaVictoria Eugenia Martínez

PuelloCargo y/o actividad: Jefe Oficina de Calidad Jefe Oficina Asesora de

Planeación Jefe Oficina de Calidad Gerente

Fecha : 02 de Agosto 2019 02 de Agosto 2019 02 de Agosto 2019 02 de Agosto 2019


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