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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 13

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA GENERAR

CESANTIAS PARCIALES





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Contenido

1. GENERALIDADES .................................................................................. 3

1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ......................................................................... 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ....................... 4

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA CESANTIAS PARCIALES ........... 6

3.1. Seleccionar Tipo de Nómina ....................................................................... 6

3.2. Asignar Calendario de Nómina ................................................................... 6

3.3. Ingreso de Conceptos 254 ley 50 y 258 ley Anterior ..................................... 8

3.4. Liquidar Nómina de Cesantías Parciales ................................................... 10

3.5. Acumular la Nómina ................................................................................. 12





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran

Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las

actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la

nómina de Cesantías parciales, donde encontramos:

a. Ingreso conceptos para ley 50 y la ley anterior.

b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del

programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al

sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles

soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de Cesantías

parciales a los empleados de su organización.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos de la nómina para pago de Cesantías parciales y

detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el

proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la

base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir una

determinada secuencia en sus procesos los cuales esta registrados en este manual de

Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algún registros al pulsar flecha abajo.





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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de

árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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3. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA CESANTIAS

PARCIALES

3.1. Seleccionar Tipo de Nómina

Se utiliza el mismo tipo de nómina que se utiliza para la nómina Administrativa

3.2. Asignar Calendario de Nómina

Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Calendario Nómina





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Se ingresan los siguientes datos en la nómina normal para este periodo:

Descripción: Se ingresa un nombre relacionado

Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario

Año: año actual

Número Periodo: Corresponde al número de periodo a liquidar

Orden del periodo: Se genera a partir del número 0

Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter

Fecha inicia: Se digita el primer día del periodo a liquidar

Fecha Fin: Se digita fecha final del periodo a liquidar

Fecha Pago: Se digita fecha de posible pago

Agrupador: se utiliza el agrupador CES

Novedades: Todas las opciones en No

Procesos: liquidado en “No” cambia cuando se liquida a estado “Si”

Acumulado: Esta por defecto en No luego al acumular pasa a estado “Si”

Para terminar se guarda con F10





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3.3. Ingreso de Conceptos 254 ley 50 y 258 ley Anterior

Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO-

Nómina- Novedades - Generales

Se ubica el cursor en Concepto y se pulsa F7, se ingresa 254 para ley 50, luego se pulsa F8,

luego se ubica el cursor en la celda Empleado y se pulsa F7 se digita el código del

empleado, se pulsa F8 para cargar los datos y luego se pulsa en el botón Ejecutar

En la pantalla NOMINA - [Cesantias] se ingresa la siguiente información





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Fecha de Consulta: Se selecciona liquidadas

Consulta: Se ingresa la opción SI

Tipo y los demás campos cargan

En el siguiente bloque para pagar este concepto se pulsa F6 se ingresan los siguientes

datos

Se debe cambiar la opción de Consulta a No y guardar con F10

F.Resolución: Se ingresa la fecha de la resolución

#.Resolución: Se ingresa el número de la resolución

Fecha Pago: Se ingresa la fecha de pago

El sistema calcula automáticamente los valores y los carga

Se guarda con F10 y se liquida





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3.4. Liquidar Nómina de Cesantías Parciales

Para liquidar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-

Liquidación

En esta pantalla se tiene en cuenta la siguiente información que forma de liquidación

este en Pre-Nomina, se mueve con tabulador hasta el botón Liquidar

Se revisa que toda información este correcta si no lo esta se corrige y se genera la

liquidación definitiva, en forma liquidación se selecciona la opción Definitiva, se

avanza con tabulador hasta el botón Liquidar.





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Se verifica que el calendario de nómina que la opción Liquidado cambie de “No” a

Sí.





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3.5. Acumular la Nómina

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina – Acumular

Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a

acumular y se pulsa en el botón Acumular





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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK

Por último se verifica que la nómina este acumulada.

Se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina

Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, se encuentre

seleccionada la opción Si

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