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New Initiatives Promoting Quality Care at Christenson Communities Ltd.

Intro ~ CCL/AdvantAGE AssistTopic 1

Topic 2 Clinical Quality Team

Phlebotomy – Blood work

Consistent Staff Assignments

Mobile X‐Ray

Participation in Research

Topic 3

Topic 4

Topic 5

Topic 6

CCL is the builder of 4 Supportive Living residences in Edmonton, one in central Alberta, and has numerous other campuses of care that will be opening throughout Alberta in the near future. AdvantAGEAssist is the Operator/care provider.

Our philosophy is to:

• Uphold a Resident‐centered approach that supports aging in place

• Focus on quality care and improvement

• Promote innovation and clinical expertise

• Support Resident safety in all areas

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‐ Comprised of CCL CEO, RN Clinical Coordinator, Geriatric Nurse Specialist, Community Administrator, and LPN Clinical Quality Lead

‐ Variety of different backgrounds, passions, perspectives, and capabilities. Diversity is an asset!M t t i thl t di

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‐ Meets twice monthly to discuss:‐ Activity reports for each member‐ New initiatives and follow‐up‐ Education‐ CCL Policy revision and creation‐ Quality assurance/best practice

‐ Acts as a forum for collaboration and the sharing of ideas

Personal Personal knowledge knowledge & & experienceexperience

Best 

Committee

Best Practice 

Committee

Internal site Internal site auditsaudits

Weekly Weekly t l ft l f

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Research Research and and literature reviewliterature review

teleconferencesteleconferences

Policy review

Employee & 

suggestions

Employee & Resident 

suggestions

PhysicianPhysicianmeetingsmeetings

• Members include the Team Lead & Wellness Manager from each site, a Pharmacist, Clinical Coordinator, and Clinical Quality Lead

• Meets monthly• Discuss:

‐ Site updates (critical/Reportable Incidents, unusual events, learning opportunities, project evaluation, etc.)U i j t

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‐ Upcoming projects‐ Pharmacy updates‐ Education updates‐ Policy & Procedure news, process changes‐AHS updates

• Provides a forum for disseminating information to all sites at once. Ensures consistent processes between all sites and allows sites to support one another

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• Each site is audited quarterly by the Clinical Coordinator.

• Audit tools based on AHS Quality and Accommodations audits.  

• Action plan created post‐audit; site to resolve all outstanding items within 7 days.

Si ff l di R id h

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• Site staff also audit Resident rooms, charts, documentation, and medication drawers on a weekly basis

• Helps to identify processes/procedures that need updating, areas for opportunity, etc.

• Ensures compliance with CCL policy & procedures, as well as best practice

• Team Leads & Wellness Managers from all sites call into a weekly teleconference

• Clinical Coordinator and Clinical Quality Lead attend

• Brief phone call to touch‐base on pressing issues:

Critical/Reportable Incidents

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Pharmacy updates

Policy & Procedure review

OH&S updates

AHS updates

• Keeps a constant focus at the site level

• Physician Leadership Group created to                   enhance collaboration and communication                  with MDs 

• Meets every 2‐3 months

• Members: Physician’s who specialize in the care of older 

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y padults who round at each site, Clinical Quality Team, and Pharmacist

• Flexible agenda. May discuss site processes, AHS changes, pilot projects, Pharmacy updates, etc.

• Opportunity for MDs to share input on processes that are working well and where there might be areas for growth

• Physicians more able to support CCL projects

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• Policy review emailed to TLs/WMs on Fridays. 3‐5 policies discussed.

• Monthly calendars distributed to sites identify 1 policy per day to be reviewed by staff. Each day, a different staff member is put in charge of presenting the policy‐of‐the‐day to coworkers

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of the day to coworkers.

• Calendars and policy review emails based on recent events, new policies, policy changes.

• Ensures that site supervisors and frontline staff are aware of policies and adherent to them. 

• Enables staff to provide feedback on policies and procedures, which keeps policies relevant and usable

• CQ Team members share own knowledge and experience

• Brainstorm creative & innovative ideas

• Share interesting research, articles, presentation materials, etc. 

• Share feedback from Residents

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• Bring feedback from frontline staff to the CQ Team

Staff are encouraged to bring forward creative ideas

Examples include: new documentation and assessment tools, information from seminars                 they attend, etc.

Yearly Award for Innovation

Inspires Creative Solutions:

‐ Continuous focus on Resident safety, l d

Promotes Clinical Expertise:‐ Quality improvement projects discussed at CQ meetings are implemented using a pilot approach.

‐ Education provided to staff to support implementation.

‐ TL/WMs monitor project success and staff reactions.quality improvement, and Best Practice initiatives

‐ Builds a culture that embraces change, by modeling the creativity and flexibility we wish to cultivate in our staff.

‐ Creativity is contagious!

p j

‐ Staff encouraged to offer feedback.

‐ Employee engagement builds morale, strengthens teams, and gives staff a sense of ownership over projects/initiatives. This improves quality of care.

‐ Frontline staff and CQ Team share a common vision and work together to make improvements.

‐ Collaboration & employee buy‐in = project success!

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Projects Developed and Implemented by the CQ Team

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Supporting our philosophy of Resident‐centered care, safety, and quality care and improvement, our sites provide consistent staff assignments.

• Builds relationships between Residents and staff. 

• Flexible process

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• Flexible process.

• Residents’ needs and preferences become more familiar to the staff.

• Changes in Resident status/ability are more readily noticed and addressed.

• Resident and staff satisfaction has improved. Staff feel more valued and accountable for the care they provide. 

On‐site Phlebotomy ties into all aspects of CCL’s philosophy –supports quality improvement, Resident safety, and clinical expertise. 

• 2 CCL sites currently participating.

• LPNs – 5 day training with Dynalife.

• Residents receiving routine bloodwork can now have this

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• Residents receiving routine bloodwork can now have this done in the comfort of their suites.

• Reduced risk of falls, especially in winter, for those Residents routinely travelling to the lab.

• Previously, stat orders could not be supported. Timely investigation now possible.

• Fewer missed appointments/lab work for Residents with decreased mobility, cognition, and social supports

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Supporting our philosophy of innovation, safety, quality care, expertise, and Resident‐centered approach.

• 1 CCL site participating.

• Stat x‐ray orders are approved for on‐site x‐ray. 

• 32 referrals ‐ 2 of required an ER visit post.

• Enhanced responsiveness to acute medical events (eg. falls, CHF)

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CHF).

• Residents report reduced stress and anxiety due to on‐site care.

• Staff report increased capacity to support Residents on‐site.

• Residents and families report a perception that AHS and CCL are collaborating to “do the right thing”  for Residents.

• Peace of mind for Residents, staff, and families knowing that urgent response is available.

Supporting our philosophy of safety, innovation, quality care and improvement.

• 2 CCL sites ‐ volunteer Residents wear a heart monitor sensitive in identifying Atrial Fibrillation.

• Partnership with the UofAHospital, department of Neurology

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Neurology.

• 70% of initial participants have shown evidence of A.fib

• Abnormalities shared with Residents’ Physicians for follow up.

• Useful for Residents experiencing frequent falls, dizzy spells, fatigue of unknown etiology, as well as for stroke prevention.