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MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA

MANUAL DE OPERACIONES

SISTEMA DE CONTABILIDAD DE BIENESTAR

2017

2 Manual de Operaciones del Sistema de Contabilidad de Bienestar de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

TABLA DE CONTENIDOS

1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................... 3

1.1 Diagrama Funcional ......................................................................................................... 3 1.2 Descripción General ......................................................................................................... 3 1.3 Principales Funcionalidades ........................................................................................... 4 1.4 Datos que administra ....................................................................................................... 4 1.5 Procesos ........................................................................................................................... 5 1.6 Principales Salidas del Sistema ...................................................................................... 5 1.7 Principales Consultas por Pantalla ................................................................................. 5 1.8 Botones ............................................................................................................................. 6 1.9 Relación con Otros Sistemas .......................................................................................... 6

2 MENÚ PRINCIPAL ......................................................................................................... 7

2.1 Menú Presupuesto............................................................................................................ 7 2.1.1 Ingreso de Presupuesto.......................................................................................................... 8 2.1.2 Listado de Asignación Presupuestaria .................................................................................... 8 2.1.3 Resumen Asignación Presupuestaria ..................................................................................... 9 2.1.4 Ejecución Presupuestaria de Gastos .................................................................................... 10 2.1.5 Ejecución Presupuestaria de Ingresos .................................................................................. 11

2.2 Menú Obligaciones ......................................................................................................... 13 2.2.1 Ingreso De Obligaciones ...................................................................................................... 13 2.2.2 Informe detalle de Obligaciones ............................................................................................ 14

2.3 Menú Comprobantes ...................................................................................................... 15 2.3.1 Submenú Mantenedores ...................................................................................................... 15

2.3.1.1 Ingreso, Egreso, Traspaso ...................................................................................... 16 2.3.2 Listado digitación comprobantes contables ........................................................................... 17 2.3.3 Actualiza asientos contables ................................................................................................. 17

2.4 Menú Informes y consultas ........................................................................................... 18 2.4.1 Consulta Detalle movimientos por cuenta ............................................................................. 18 2.4.2 Balance mensual .................................................................................................................. 19 2.4.3 Submenú Informes Analíticos ............................................................................................... 20

2.4.3.1 Informe Analítico por Cuenta .................................................................................. 21 2.4.3.2 Informe Analítico por Rut ........................................................................................ 22

2.4.4 Submenú Informe por Centro de Costo ................................................................................. 23 2.4.4.1 Informe Analítico por Centro de Costo ................................................................... 23 2.4.4.2 Informe Resumido por centro de costo .................................................................. 24

2.5 Menú Informes Legales .................................................................................................. 26 2.5.1 Libro Diario ........................................................................................................................... 26 2.5.2 Libro Mayor .......................................................................................................................... 27 2.5.3 Balance General................................................................................................................... 28 2.5.4 Balance Clasificado .............................................................................................................. 29 2.5.5 Título para Timbraje S.I.I ...................................................................................................... 30

2.6 Menú Definiciones y Códigos ........................................................................................ 31 2.6.1 Códigos Generales ............................................................................................................... 31 2.6.2 Maestro de Rut ..................................................................................................................... 32 2.6.3 Cuentas Corrientes .............................................................................................................. 32 2.6.4 Plan de cuentas ................................................................................................................... 33 2.6.5 Centros de costos ................................................................................................................ 33

2.7 Menú Procesos Especiales ............................................................................................ 34 2.7.1 Reversa Comprobantes Contables ....................................................................................... 34 2.7.2 Apertura automática del año contable ................................................................................... 35 2.7.3 Cambio Clave....................................................................................................................... 35

2.8 Menú Ventanas ............................................................................................................... 36


1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

1.1 Diagrama Funcional

1.2 Descripción General El Módulo de Contabilidad Bienestar tiene como objetivo el registro de la información global de los movimientos de presupuesto, ingresos y egresos, relacionados con obligaciones, facturas, préstamos, imputaciones, informes y consultas. Lo anterior implica un adecuado registro de los datos en el sistema, lo que permitirá un Balance confiable y Estado de Resultados exitoso. Cada evento se registra sólo una vez en el sistema y se obtienen informes tanto contables como presupuestarios. Cabe señalar que el Sistema de Contabilidad Bienestar, está construido en forma parametrizable, esta característica lo hace común para las necesidades del departamento bienestar. El sistema se ciñe a los Procedimientos Contables vigentes para el sector Municipal departamento bienestar, y en general a la normativa vigente de la CGR En general el sistema permite:


• Apoyar en el control de la ejecución presupuestaria, entregando información, rápida, oportuna y actualizada respecto de los procesos de egresos e ingresos y saldo presupuestario por ítem contable y centro de costo.

• Proveer Información y control de Obligaciones. En el caso de las obligaciones, se registra la aprobación previa al compromiso contable (devengamiento) de aquellos gastos presupuestarios que se aprueben por bienestar.

• Una reducción del tiempo en la elaboración de documentos contables y búsqueda de la información, como:

▪ Ordenes de Ingreso ▪ Informes Contables. ▪ Informes de presupuesto. ▪ Balances en General. ▪ Comprobantes (Ingresos, Egresos, Traspasos) ▪ Otros documentos contables (Diario, Mayor, Balance General y Clasificado )

1.3 Principales Funcionalidades

Presupuesto. El sistema permite realizar la administración del presupuesto, definido para bienestar por cuenta y centro de costo, realizando el ingreso inicial y las modificaciones que sean pertinentes incorporar. Procesos rutinarios. El sistema contempla el registro de las operaciones contables y presupuestarias, originadas en las diferentes unidades, como:

• Presupuesto inicial

• Modificaciones presupuestarias

• Obligaciones

• Obligaciones devengadas

• Ejecución Presupuestaria de Gastos

• Ejecución Presupuestaria de Ingresos

• Control de Órdenes de Compra.

• Imputaciones de Ingresos, Egresos, Traspasos, Ajustes.

• Administración por Centros de Costo

• Procesos de Auditoria

• Cierre contable mensual

• Reversa contable mensual

• Apertura de año Plan de Cuentas. El sistema permite administrar el plan de cuentas, contable presupuestario del departamento Bienestar, de acuerdo a la normativa vigente y según las necesidades del departamento, contemplando los atributos de las cuentas y la relación Centro de Costo. 1.4 Datos que administra

• Plan de cuentas.

• Datos de proveedores.

• Centros de costos.

• Presupuestos.

• Balance ejecución de gastos

• Balance ejecución de ingresos


• Asientos contables de apertura, ingresos, egresos y traspasos.

• Obligaciones.

• Códigos generales

• Informe Analítico por cuenta

• Informe analítico por Rut

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Balance General

• Balance Clasificado 1.5 Procesos

• Comprobantes de ingresos, egreso, traspaso (Ajustes)

• Registro de ejecución presupuestaria

• Registros contables

• Registro de Obligaciones

• Rendición de cuentas

• Recepción de aportes

• Contabilización de préstamos y beneficios

• Cierre contable mensual 1.6 Principales Salidas del Sistema

• Resumen de asignación presupuestaria

• Balance ejecución de gasto

• Balance ejecución de Ingresos

• Informe detalle de Obligaciones

• Listado Digitación Comprobantes contables

• Informe Analítico por cuenta

• Informe Analítico por Rut

• Balance Mensual

• Informe Analítico por centro de costo

• Informe resumido por centro de costo

• Libro diario

• Libro Mayor

• Balance General Balance Clasificado 1.7 Principales Consultas por Pantalla

• Consulta Detalle movimientos por cuenta

• Balance Mensual

• Balance Ejecución Ingreso

• Balance Ejecución Gastos

• Informe Analítico por centro de costo

• Consulta Plan de cuentas


1.8 Botones

La forma de utilizar esta herramienta es la misma que en cualquier aplicación que use Windows, también puede usar los comandos del teclado para activar y seleccionar opciones, así como la funcionalidad a través del ratón. Cabe mencionar que en algunos módulos del sistema, los botones pueden estar visibles o no, dependiendo de las acciones a ejecutar. Los botones principales se encuentran dentro de la zona centro o área de trabajo y son los siguientes:

Vuelve a la Pantalla Anterior

Ayuda en línea.

Consulta información ingresada por Pantalla, permite seleccionar impresora disponible e imprime

Grabar o almacenar el registro

Anular, limpia los datos del registro que se muestra en pantalla

Elimina Información del registro que se muestra en pantalla

Imprime información directo a la impresora por defecto

Editar, Permite ver información por pantalla

1.9 Relación con Otros Sistemas

• Sistema control de acceso


2 MENÚ PRINCIPAL

El sistema de Contabilidad de Bienestar contempla los siguientes menús: Presupuesto, Ingreso de Obligación, Comprobantes, Informes y Consultas, Informes Legales, Definiciones y Códigos, Procesos Especiales y Ventana 2.1 Menú Presupuesto

Este menú contempla las siguientes opciones: Ingreso de Presupuesto, Listado de Asignación Presupuestaria, Resumen de Asignación Presupuestaria, Balance Ejecución de Gastos y Balance Ejecución de Ingresos.


2.1.1 Ingreso de Presupuesto

Esta opción permite la administración del presupuesto (agregar, modificar, eliminar), por área, cuenta, centro de costo y tipo de asignación (inicial, ajuste, reasignación). Una vez ingresados los datos seleccionar GRABAR para almacenar el registro. 2.1.2 Listado de Asignación Presupuestaria

Esta opción permite generar un reporte del detalle del presupuesto ingresado, para ello ingrese los criterios de selección que muestra la pantalla. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel, como el que se presenta a continuación:


2.1.3 Resumen Asignación Presupuestaria

Esta opción permite generar un reporte con el resumen de la información presupuestaria que ya se encuentra registrada, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección que se muestra la pantalla. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel, como el que se presenta a continuación:


2.1.4 Ejecución Presupuestaria de Gastos

Esta opción permite generar un reporte de la ejecución del presupuesto del gasto que ya se encuentra registrada, para ello ingrese los criterios de selección que se muestra la pantalla. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel, como el que se presenta a continuación:


2.1.5 Ejecución Presupuestaria de Ingresos

Esta opción permite generar un reporte de la ejecución del presupuesto de los ingresos que ya se encuentra registrada, para ello ingrese los criterios de selección que se muestra la pantalla. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel, como el que se presenta a continuación:


.


2.2 Menú Obligaciones

El Menú “Obligaciones” permite registrar las obligaciones que rebajan el presupuesto y conocer la situación contable del compromiso y pago. Contempla las siguientes opciones: Ingreso de Obligación e Informe Detalle de Obligaciones. 2.2.1 Ingreso De Obligaciones

Esta opción permite ingresar las obligaciones por área, tipo Obligación, número de obligación, correlativo, fecha de emisión, refrendación, cuenta, centro de costo, Origen del gasto, proveedor y tipo situación. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel


2.2.2 Informe detalle de Obligaciones

Permite generar un reporte de las obligaciones que ya se encuentra registrada y conocer su estado contable, para ello ingrese los criterios de selección que se muestra la pantalla. Realizado lo anterior presionar Editar, para visualizar los datos en pantalla. Presionando Imprimir se genera el reporte en papel, como el que se presenta a continuación:


2.3 Menú Comprobantes

Este Menú permite registrar los hechos económicos que se producen en el periodo contable, ingresos, egresos y traspasos (devengamientos) e informes y cierres contable mensual. Contempla las siguientes opciones: Submenú Mantenedores, Listado Digitación de Comprobantes Contables y Actualiza Asientos Contables. 2.3.1 Submenú Mantenedores

Este submenú permite registrar la información de los hechos económicos de tipo Ingreso, egreso y traspaso ingresando área, tipo comprobante, numero, fecha, situación, tipo asiento apertura o normal, glosa, cuenta, debito, crédito y analítico contable. Este submenú contempla las siguientes opciones: Ingreso, Egreso y Traspaso.


2.3.1.1 Ingreso, Egreso, Traspaso

Esta opción administrar el Ingreso, traspaso, egreso de comprobantes. Una vez registrados los datos requeridos seleccionar “Grabar” para guardar el archivo en el sistema. El botón “Impresión” permite emitir un reporte en papel, según se presenta a continuación:


2.3.2 Listado digitación comprobantes contables

Esta opción permite generar un reporte con los comprobantes contables que ya se encuentran registrados, para lo cual se debe registrar los criterios de selección, luego seleccionar “Imprimir” para emitir un reporte. El botón “Editar” permite visualizar los datos en pantalla. 2.3.3 Actualiza asientos contables

Esta opción permite cerrar el periodo contable, previa cuadratura realizada por el responsable de contabilidad, actualizando los Asientos Contables del periodo. Se debe ingresar el mes a cerrar y seleccionar “Ejecuta”, para realizar el proceso. Terminado el proceso entrega un reporte con el resultado de la ejecución y actualización.


2.4 Menú Informes y consultas

Este menú permite generar reporte, consulta e imprimir los hechos económicos registrados en el periodo, después de cerrado el mes contable. Contempla las siguientes opciones: Consulta detalle movimientos por cuenta, Balance mensual, Submenú Informes Analíticos y Submenú Informes por Centro de Costos. 2.4.1 Consulta Detalle movimientos por cuenta

Esta opción permite generar una consulta a pantalla ingresando los criterios de selección, luego seleccionar Buscar para ver la información por Pantalla.


2.4.2 Balance mensual

Esta opción permite generar un reporte del balance mensual y movimientos acumulados al mes de emisión, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.4.3 Submenú Informes Analíticos

Este submenú contempla las siguientes opciones: Informe Analítico por Cuenta e Informe Analítico por RUT.


2.4.3.1 Informe Analítico por Cuenta

Esta opción permite generar un reporte analítico de los movimientos acumulados al mes de emisión, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.4.3.2 Informe Analítico por Rut

Permite generar un reporte analítico de los movimientos acumulados al mes de emisión por Rut del proveedor para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.4.4 Submenú Informe por Centro de Costo

Este Submenú presenta las siguientes opciones: Informe Analítico por Centro de Costo e Informe Resumido por Centro de Costo. 2.4.4.1 Informe Analítico por Centro de Costo

Esta opción permite generar un reporte analítico de los movimientos acumulados al mes de emisión por centro de costo, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.4.4.2 Informe Resumido por centro de costo

Esta opción permite generar un reporte resumido de los movimientos acumulados al mes de emisión por centro de costo, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla y se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.5 Menú Informes Legales

Este menú permite generar reporte y consulta e imprimir los hechos económicos registrados en el periodo en los formatos establecidos por las normativas generales, después de cerrado el mes contable. Contempla las siguientes opciones: Libro diario, Libro Mayor, Balance General, Balance Clasificado y Títulos para Timbraje S.I.I 2.5.1 Libro Diario

Esta opción permite generar un reporte resumido de los movimientos día a día, llamado asiento contable, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.5.2 Libro Mayor

Esta opción permite generar un reporte de las cuentas de activos, pasivos, y patrimonio, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.5.3 Balance General

Esta opción permite generar un reporte financiero que refleja la situación económica y financiera de Depto. Bienestar, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.5.4 Balance Clasificado

Permite generar un reporte del balance general clasificado en el cual se discriminan los activos corrientes y no corrientes, al igual que los pasivos, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel como el presenta a continuación:


2.5.5 Título para Timbraje S.I.I

Permite generar documentos para timbraje en S.I.I tomando desde un filio inicial a un folio final, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Editar” para ver la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel.


2.6 Menú Definiciones y Códigos

Este menú permite ingresar y modificar los códigos necesarios para el funcionamiento del sistema. Las opciones son las siguientes: Códigos generales, Maestro de Rut, Cuentas corrientes, Plan de Cuentas y Centros de Costo. 2.6.1 Códigos Generales

Esta opción permite realizar la mantención de los códigos necesarios que requiere el sistema para su funcionamiento, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Grabar” para registrar los datos en el sistema. Presionando “Consulta” se puede visualizar la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel.


2.6.2 Maestro de Rut

Permite realizar la mantención de los proveedores, personal de bienestar y otros, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Grabar” para registrar los datos en el sistema. Presionando “Consulta” se puede visualizar la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel. 2.6.3 Cuentas Corrientes

Esta opción permite realizar la mantención de las cuentas corrientes que se manejan en bienestar asociadas a la cuenta contable, para lo cual se debe ingresar los criterios de selección, luego seleccionar “Grabar” para registrar los datos en el sistema. Presionando “Consulta” se puede visualizar la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel.


2.6.4 Plan de cuentas

Esta opción permite realizar la mantención al plan de cuentas estructurado a cinco niveles, titulo, subtitulo, ítem, asignación, subasignación para cuentas de tipo Activo, pasivo, cuentas de ingreso, cuentas de gasto y cuentas de Gestión. Una vez registrados los datos seleccionar “Grabar” para registrar los datos en el sistema. Presionando “Consulta” se puede visualizar la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel. 2.6.5 Centros de costos

Esta opción permite realizar la mantención de los centros de costos, Direcciones, departamentos, sección existentes en la Municipalidad, se recomienda estructurar de la siguiente forma: Dos dígitos para la dirección; Dos dígitos para el departamento y Tres dígitos para la sección. Una vez registrados los datos seleccionar “Grabar” para registrar los datos en el sistema. Presionando “Consulta” se puede visualizar la información por Pantalla. Presionando el botón “Imprimir” se genera un reporte en papel.


2.7 Menú Procesos Especiales

Permite ejecutar procesos de reversa actualización de asientos contables de un determinado mes, generar apertura de un nuevo año contable y cambio de clave de ingreso al sistema. Este menú contempla las siguientes opciones: Reversa Comprobantes Contables, Apertura Automática de Año y Cambiar Clave. 2.7.1 Reversa Comprobantes Contables

Esta opción permite reversar (abrir) un mes contable actualizado, siempre que se hayan entregado los informes de cierres contables a quienes corresponda, para lo cual se debe ingresar el mes a reversar y seleccionar “Ejecuta” para realizar el proceso.


2.7.2 Apertura automática del año contable

Esta opción permite generar la apertura contable del nuevo año, generando el plan de cuentas, códigos de comprobantes, limpia datos de movimientos e inicializa códigos, para ello se debe registrar 1 en el campo Nº comprobante y seleccionar “Ejecuta” para realizar el proceso. 2.7.3 Cambio Clave

Esta opción permite hacer cambios de clave en forma periódica, para ello se debe completar los datos requeridos y seleccionar “Grabar”, para realizar el cambio correspondiente.


2.8 Menú Ventanas

Permite ver opciones del sistema que se encuentran abiertas.

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