ms project en la admin is trac ion de proyectos

TEMA

DOCENTE : Mg. Alcibiades Sosa Palomino

MODERADOR: Lino Quiche, Javier

PONENTES :

Aronaca Ramirez, Alexander J.

Cruz de Paz, Edwin Santiago

Espiritu Santiago, E. Victor

MS PROJECT en la administración de Proyectos

2011

Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión

Microsoft Project en la administración de Proyectos

MS Project está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de proyectos. Desde que salió al mercado en el año 1984 ha sido una herramienta indispensable para la administración de proyectos, ofreciendo información oportuna y veraz a los jefes de proyecto para que puedan tomar decisiones con respecto al tiempo y costo del proyecto. Desde sus primeras versiones hasta el día de hoy, que el software se encuentra en la versión 2010, este ha ido evolucionando considerablemente ofreciendo cada vez más funcionalidades, quitando errores de las versiones anteriores y sobre todo mejorando la interacción con el usuario.

El siguiente trabajo de investigación titulado “Microsoft Project en la Administración de proyectos” trata ante todo de brindar conceptos claves que puedan ayudar a los alumnos de Ingeniería a dar sus primeros pasos en el uso de Microsoft Project para la programación de proyectos. Para ello el trabajo ha sido dividido en tres capítulos, que permitirán comprender mejor el panorama.

El primer capítulo: Generalidades

Que trata sobre conceptos de administración de proyectos, el origen de MS Project, su evolución y software alternativos que nos ofrecen las mismas funcionalidades de MS Project.

El segundo Capítulo: Uso de Microsoft Project 2010

Básicamente este capítulo trata de explicar los conceptos básicos que todo alumno que desea programar un proyecto debe conocer, además muestras las bondades de MS Project con un mini tutorial que abarca desde la creación de un nuevo proyecto hasta la planificación de un proyecto utilizando para ello las últimas novedades que trae esta versión. Además la creación de informes personalizados.

El tercer Capítulo: Caso de Aplicación

Lo que se trata en este último capítulo, es poner en práctica lo mencionado en los capítulos anteriores a un problema de la vida real.

2

INTRODUCCIÓN

DOCENTE : Mg. Alcibiades Sosa Palomino

MODERADOR: Lino Quiche, Javier

PONENTES :

Aronaca Ramirez, Alexander J.

Cruz de Paz, Edwin Santiago

Espiritu Santiago, E. Victor


3


La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó a afianzarse a partir de los años sesenta, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Esta perspectiva de

organización centrada en proyectos evolucionó aún más cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre sí al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos casos, industrias completas.

En la actualidad, los preceptos básicos de la administración de proyectos están representados por el triángulo del proyecto, un símbolo que popularizó HAROLD KERZNER en su obra de referencia, “Project Management”

4

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


Tiempo: Es el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

Dinero: Es el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

A continuación se presentan las 7 mejores prácticas para la administración de proyectos según el director de proyecto y consultor Simon Buehring, que si bien es cierto no garantiza que tenga éxito el proyecto, pero aumenta las probabilidades de que esto suceda.

1. Defina el Alcance y los Objetivos del ProyectoPrimero entienda los objetivos del proyecto. Decidir cuáles son los objetivos reales le ayudará a planificar el proyecto.

El alcance o área de competencia define los límites del proyecto. Decidir qué es lo que está dentro o fuera de los límites del proyecto determinará la cantidad de trabajo que se necesitará realizar.

Entienda quiénes son los interesados, qué producto esperan que se les entregue y consiga su respaldo. Una vez que tenga el alcance y los objetivos del proyecto definidos, deje que los ellos mismos los revise y le presten su acuerdo.

2. Defina las TareasDebe definir que tareas se esperan del proyecto. Si por ejemplo su proyecto es una campaña publicitaria para una nueva barra de chocolate, entonces una tarea sería producir el trabajo de arte para la publicidad. Por eso defina qué cosas tangibles deben ser producidas y documéntelas con suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo correcta y eficientemente.

Los accionistas claves deben revisar la definición de las tareas y estar de acuerdo que las mismas reflejan adecuadamente lo que se espera.

5

LAS 7 PRACTICAS DE GESTION DE PROYECTOS


3. Planifique el Proyecto

Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qué gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo.

Se debe definir qué actividades se requieren para producir los productos, utilizando técnicas tales como Estructura Analítica de Proyectos; en el gerenciamiento de proyectos el WBS es una técnica que consiste en la descomposición del proyecto en partes manejables.

Se debe estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada actividad, las dependencias entre actividades y luego decidir un programa realista para completarlas. Establezca hitos que indiquen fechas críticas durante el desarrollo del proyecto.4. Comunicación

La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente al equipo de proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades.

5. Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto

Una vez que el proyecto esté en ejecución usted debe monitorearlo y comparar el progreso actual con el proyectado. Necesitará reportes de avance de proyecto que deberán producir los miembros del equipo. Se deberá registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como a cronograma y al alcance. Deberá reportar las variaciones a su superior y a los accionistas claves para poder tomar acciones correctivas antes de que esos desfasajes sean demasiado grandes.

Puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la planificación en el camino trazado pero siempre terminará equilibrando costos, cronograma de tareas y alcances. Si el director de proyecto cambia una de estas, entonces uno o los dos elementos restantes deberán inevitablemente ajustarse de forma acorde. Es justamente el balance estos tres elementos –conocidos como el triángulo del proyecto- lo que típicamente causa los mayores dolores de cabeza al manager de proyecto.

6. Gestión del Cambio

Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las áreas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo válidos. Esto a veces implica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Si el manager del proyecto acepta todos los cambios, muy probablemente el proyecto se saldrá de presupuesto, se atrasará y hasta podría no terminarse.

6


Administrando los cambios, el líder de proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente rechazarlos. Esto aumenta las posibilidades de que el proyecto sea exitoso porque el Project Manager controla la forma en que esos cambios son incorporados, puede disponer nuevos recursos acordes al cambio y puede planificar cuando y como se harán los mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente.

7. Gestión del Riesgo

Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente su proyecto. Los riesgos varían con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible los riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestión del riego.Usted no controla todos los riesgos porque estos pueden ser muchos y no todos tienen el mismo impacto. Entonces, se debe identifique todos los riesgos, estime las probabilidades de que ocurran cada uno:

1= no probable;2= posible;3= muy probable.

Luego estime su impacto en el proyecto1= bajo;2= medio;3= alto.

Luego multiplique ambos números para tener un factor de riesgo. Los factores de riego alto indican los riesgos más severos y, por lo tanto, las situaciones más problemáticas. Gestiones los 10 con los mayores factores de riesgo. Revise constantemente los riesgos y esté alerta por nuevo que pudieran surgir pues tienen la manía de aparecer cuando menos los esperamos.

7


Microsoft Project (o MSP) es un Software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft Archivo. El cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos. La primera versión de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y liberó la versión 2. La versión 3 para DOS fue liberada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, liberada en 1987. La primera versión para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt.Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003, 2007 y 2010.

8

RESEÑA HISTORICA DE MICROSOFT PROJECT


Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

Microsoft Project fue propuesto inicialmente por el Administrador de Microsoft de desarrollo de producto, Alan M. Boyd como una herramienta interna para ayudar a manejar la enorme cantidad de proyectos de software que estaban en desarrollo en cualquier momento dentro de la empresa. Boyd escribió las especificaciones y contrató a una empresa local de Seattle para desarrollar el prototipo. Entre las versiones lanzadas por Microsoft tenemos:

La primera versión comercial del proyecto fue lanzado para DOS en 1984. Microsoft compró todos los derechos sobre el software y en 1985 lanzó la versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzado en 1986. La versión 4 para DOS era la versión final DOS, lanzado en 1986. El primer Windows versión fue lanzada en 1990, y fue etiquetado como una versión para Windows.En 1991, un Macintosh versión fue lanzada. El desarrollo continuó hasta que Microsoft Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994, Microsoft dejó de desarrollo de la mayoría de sus aplicaciones de Mac y no ofrecen una nueva versión de Office hasta el año 1998, después de la creación de la nueva Unidad de Negocio Macintosh Microsoft el año anterior. La Unidad de Negocio de Mac nunca publicó una versión actualizada del proyecto, y la última versión no se ejecuta de forma nativa en Mac OS X .Microsoft Project 95 fue el primero en usar menús comunes de oficina.

Microsoft Project 98 fue el primero en usar la fuente Tahoma en las barras de menú y para contener Ayudante de Office , como todas las aplicaciones de

Office 97.

9

VERSIONES DEL MS PROJECT


Microsoft Project 2003 trajo algunas actualización es como:

Asistente de impresión The Project Guide posee ahora un "PrintCurrent View as a Report" asistente para ayudarlo en la impresión del listado de los horario del proyecto con eficacia.

En versiones anteriores a 2007, solo era posible deshacer una sola acción mediante el botón de deshacer, imposibilitando en muchas ocasiones realizar simulacros del tipo “qué pasaría si modificamos en nuestro proyecto esto, y esto…” no pudiendo retroceder la situación del proyecto a una situación previa varios pasos atrás.A los recursos de tipo material y de trabajo, se suman en esta nueva versión, los recursos de costo.

Microsoft Project 2010, existe una nueva vista que denominada “Organizador de Equipo”, en la cual se visualiza en una línea de tiempo la asignación de cada recurso a todas sus tareas. Esta vista es muy útil para comunicar asignaciones al

10


equipo o para realizar análisis de redistribución de recursos,MS Project 2010, cuenta con una nueva herramienta que se denomina “Escala de Tiempo”, en la cual se pueden mostrar las tareas o hitos que se deseen comunicar

En la actualidad existen muchos software para la administración de proyectos, entre los más importantes y comerciales tenemos:

TASKJUGGLER: Potente programa diseñado para el sistema operativo Linux que permite control de tareas, recursos y costes. Genera diagramas de Gantt estéticamente muy buenos. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva. Incorpora alarmas de riesgos en tiempo. Además incorpora plantillas que permiten no comenzar de cero. Con licencia GPL

DOTPROJECT: aplicación web basada en PHP que incluye módulos para compañías, proyectos, tareas (con diagramas de Gantt), foros, ficheros, calendario, contactos, ayuda de escritorio, soporte multilenguaje, módulos con permiso y themes. Corre tanto en Windows como en Linux. Con licencia GPL.

11

SOFTWARE ALTERNATIVOS

http://www.dotproject.net/


PLANNER: Aplicación que trabaja sobre todas las fases del ciclo de vida de un proyecto, incluyendo la gestión del proyecto, requisitos, riesgos y testeos. Dashboards gráficos y herramientas colaborativas como compartición de documentos, foros de discusión y calendarios. Le falta, algo de documentación y no es gratuito.

PHPROJEKT: Es una aplicación modular para la coordinación de grupos de trabajo y el uso común de información y documentos vía internet o intranet. Está basada en un sistema de archivos que corre en Windows y Linux. Soporta varios de tipos de base de datos (Oracle, MySQL, Informix, etc). Tiene estructura modular, diferentes niveles de privilegios, 25 lenguajes soportados, skins y API para la inclusión de otros servicios. Con licencia GPL.

12

http://www.phprojekt.com/

http://www.softwareplanner.com/


OPEN WORKBENCH: Es una aplicación que corre sobre Windows y permite una robusta calendarización de gestión de proyectos. Permite definir proyectos, dependencias, tareas, crear, editar y borrar calendarios, gráficos de Gantt en un entorno muy amigable.

OPENPROJ: La gestión de proyectos puede aplicarse a todos los ámbitos de la actividad empresarial, como las compras, y la gestión del inventario, de los equipos, de las propiedades, etc. Es por ello, que cuando las nuevas tecnologías fueron incursionando en el quehacer corporativo, inevitablemente tuvieron que aportar soluciones en la Administración de Proyectos. OpenProj es un software libre, y se constituye en una alternativa sólida frente a Microsoft Project. Nos permite hacer casi cualquier actividad que realice su símil de Microsoft. Y es muy recomendado a la hora de reemplazar un software comercial de esta categoría, por uno de licencia GNU.

13

http://www.aplicacionesempresariales.com/openproj-herramienta-para-el-diseno-libre-de-proyectos.html

http://www.openworkbench.org/


14


DEFINICIÓN:

Microsoft Project es un software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos, y nos ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

15

MICROSOFT PROJECT 2010


CONCEPTOS BÁSICOS:

a) Elementos que utiliza

Proyecto:

Planificación de un conjunto de tareas, durante un periodo de tiempo a las cuales puede asignar recursos. El periodo de tiempo se va a basar en un calendario laboral del proyecto, y el calendario laboral a su vez va a tener una jornada laboral que por defecto en MS PROJECT es de 8 horas diarias.

Tarea:

Es la actividad planificada en un proyecto. ¿Qué tenemos que hacer en el proyecto? ¿Qué conjunto de actividades tenemos que realizar para tener una buena planificación?

Recurso:

Persona, material, costo que puedo asignar a una tarea.

b) Campos Principales

Son 6 campos principales que usa MS PROJECT y estos son:

1. Comienzo: Indica la fecha de comienzo de una tarea o de un proyecto.

2. Fin: Indica la fecha de finalización de una tarea o un proyecto.

3. Duración: Se refiere al tiempo hábil o tiempo laboral que transcurre desde que comienza hasta que finaliza una tarea o un proyecto.

4. Trabajo: Es el tiempo que los recursos invierten en una tarea o en un proyecto.

5. Unidades: Es el % de la jornada laboral que un recurso dedica a una tarea.

6. Costo: Es el costo de un recurso, una tarea o un proyecto.

Nota: La planificación del proyecto se va ir ajustando al calendario base del proyecto, que por defecto tiene como no laborables los días sábado y domingo pero se puede configurar para ajustarlo al calendario de la empresa.

c) Unidades de Tiempo

La planificación del proyecto va a transcurrir en el tiempo, y en Microsoft Project se tienen las siguientes unidades de medida, que se identifican por unas letras:

16


Por defecto la duración se mide en días, y el trabajo en horas.

d) Estados del Proyecto

Un proyecto puede estar en tres estados:

1. PREVISTO: ¿Qué dije? Ejemplo: duración prevista, costo previsto.

2. ACTUAL: ¿Qué digo? Este estado se corresponde a lo que estamos planificando en este momento. Ejemplo: duración actual, costo actual.

3. REAL: ¿Qué realmente digo? Este estado se va a producir cuando los recursos van a dar avance al proyecto o cuando el jefe de proyecto está diciendo el porcentaje de avance de las tareas. Por ejemplo: duración real, costo real.

Está claro que va a ver una diferencia entre el estado previsto y actual en la fase de planificación y también entre el estado previsto y real en la fase de seguimiento, y ese estado es la variación.

VARIACION: ¿Qué ha cambiado en el proyecto?

Por ejemplo: variación de duración, variación de costo.

NUEVO ARCHIVO

Por defecto al iniciar el programa, este inicia con un proyecto en blanco. Si se desea crear un nuevo proyecto haga click en el menú Archivo – Nuevo – Crear

17

UTILIZANDO MICROSOFT PROJECT 2010


En este momento se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto.

Haga clic en Proyecto – Información de Proyecto

Programar a Partir de: Escoja si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final del proyecto.

o Si se escoge la primera opción “Fecha de comienzo del proyecto” debemos escribir la fecha de comienzo del proyecto. La programación del proyecto nos entregará la fecha de término.

o Pero si la opción a escoger es “Fecha de finalización del proyecto”, la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y por consiguiente la programación del proyecto calculara la fecha de inicio del proyecto.

18


Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programación. Si se desea iniciar desde otra fecha desplegamos el calendario y escogemos una fecha en particular.

Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

DEFINIR CALENDARIO LABORAL

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

Estándar: Está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a las 13:00 p.m. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

24 horas: Está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse.

19


Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto:Haga clic en Proyecto – Cambiar tiempo de trabajo

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días no laborables, de descanso y feriados que afectan la programación así también las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificará algún calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para modificar un Calendario Base

En el cuadro Para calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.

20


Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede escribir la duración de varios días, semanas o meses.

Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la información sobre la excepción.

Si usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará la opción Desde y Hasta. Para escribir la información en este cuadro, haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la tecla F2.

Para crear un Calendario Nuevo

Abra el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.Haga clic en Crear Calendario

21


En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.Clic en Aceptar.

En la pestaña Semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración.Click en DetallesDefina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes, domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información.

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía inicialmente.

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente es generar los cambios en una sola semana.

22


Como Aplicar Calendario Base al Proyecto

Clic en Proyecto – Información del ProyectoEn el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al proyecto.Clic en Aceptar.

PLANIFICACION DEL PROYECTO

Una de las novedades que incorpora Microsoft Project 2010 es la planificación manual. En este breve apartado vamos a ver como planificar de forma manual y de forma automática.

Microsoft cuando inicia siempre nos muestra la vista del diagrama de Gantt. Esta es la vista principal donde se ira ingresando las diferentes tareas.

23


En la parte inferior, en la línea de estados se puede observar una opción que pone Nuevas tareas con programación manual y Nuevas tareas con programación automática.

PROGRAMACION MANUAL:

En la opción de tareas Nuevas escogemos programación manual y digitamos dos tareas: Tarea A y Tarea B

Como se puede apreciar el comportamiento es diferente a las versiones anteriores, ya que se tecleo las tareas y no mostro duración ni comienzo. Ahora decimos que la duración de la Tarea A es de 1 día y el comienzo de la tarea B es el miércoles 22/06/11. En el diagrama de Gantt la duración se representa por una barra transparente y mediante un corchete el comienzo y el fin con un corchete sentido contrario.

24


PROGRAMACION AUTOMATICA:

Ahora tecleamos nuevamente la opción de tareas Nuevas y decimos que sea automática. Tecleamos 2 nuevas tareas: Tarea C y tarea D.

El comportamiento aquí si es como las versiones anteriores. Pone un signo de interrogación (?) porque estima que la tarea va durar 1 día, y como fecha de inicio de la tarea pone la fecha actual.

Ahora cambiamos algunos valores en las tareas y observamos lo que pasa:

Tarea A: Duración = 5 días. La barra cambia de grosor.Tarea B: Duración =3 días. Automáticamente la fecha de término ya tiene valor por que se le ha dado 2 dos datos: Duración y comienzo.Tarea C: Duración = 5 días. La fecha de término de la tarea cambia automáticamente de 20/06/11 a 24/06/11.Tarea D: Comienzo = 22/06/11. La fecha de término de la tarea cambia automáticamente de 21/06/11 a 22/06/11.

VINCULACION ENTRE TAREAS

Para vincular tareas utilizamos la herramienta del eslabón.

25


Seleccionamos las tareas A y B y las vinculamos haciendo uso del eslabón. Así mismo vinculamos las tareas C y D.

Vinculación de Las tareas A y B.

Vinculación de Las tareas C y D.

La duración de la Tarea A de 5 días la cambiamos por 7 días. Si observamos la siguiente figura, la tarea B se encuentra encerrada entre puntos y la fecha de término de la tarea se muestra subrayada por una raya de color roja, esto nos indica que hay un posible problema de programación.

26


Para solucionar esto hacemos click derecho en el recuadro fin de tarea de la tarea que tiene este problema, en este caso Tarea B, y escogemos la opción corregir en el inspector de tareas.

Al hacer click en ella va aparecer un asistente que nos va a ir guiando sobre lo que se pueda hacer en esta tarea.

¿Que se está consiguiendo?

Se está consiguiendo que al programar de manera manual el jefe de proyecto va a planificar todo su proyecto, pero si hay un movimiento en ese proyecto, las

27


vinculaciones no me van empujando a las demás tareas. Sino que es el jefe de proyecto quien va ir dando el visto bueno y escoger lo que es mejor para el proyecto.

Volviendo a lo anterior escogemos la opción Programación Automática y se ajusta la Tarea B.

NOTA: La programación manual es muy buena para los comienzos del proyecto cuando se está haciendo el borrador, pero cuando ya se tiene todo ajustado conviene seleccionar todo el proyecto y decir que todo sea autoprogramado.

28


CREACION DE FASES

Cuando tenemos algunas tareas conviene crear esas tareas principales o tareas de resumen.

Formas de Hacerlo:

Primera Forma:

Seleccionar la primera tarea, hacer click en la tecla Insert, se crea una entrada y escribimos Fase 1. Seleccionamos las tareas que se quiere en la fase 1 y aplicamos sangría.

Lo que se consigue al final es tener una fase principal o tarea de resumen y unas subtareas o subactividades.

Segunda Forma:

Seleccionamos las tareas que pertenecerán a la fase principal y escogemos en la cinta Insertar, Tarea de resumen.

29


Esta opción crea de manera automática la entrada para insertar el nombre de la nueva fase, que será: Fase 2.

INSERCION DE HITOS

Para crear un hito nos ponemos en la posición de la Fase 2, y tecleamos Insert, generándose una entrada, para digitar Fin Fase 1.

Se debe tener mucho cuidado ya al teclear una nueva tarea esta se pone al nivel del anterior. Para moverse de un nivel a otro utilizamos los siguientes símbolos.

Un hito por lo general es una tarea de duración cero (0), aunque puede ser mayor que 0. Un hito es un rombo en el proyecto. A la duración de Fin fase 1 le damos 0.

30


También se puede crear el hito de la siguiente manera. Nos ubicamos en la Fase 2, lo plegamos para que el hito se encuentre en el mismo nivel, nos ubicamos una fila abajo y hacemos click en la cinta Insertar, insertar hito.

Por defecto cuando hacemos click en insertar hito, se crea una tarea de duración cero. A este hito le damos el nombre de Fin Fase 2.

VINCULAR FASE CON SU HITO

31


Para ello seleccionamos la fase y su respectivo hito, haciendo uso de la tecla Ctrl. Una vez seleccionados hacemos click en el símbolo del eslabón para vincularlos.

Para hacer más fácil y rápido el vincular un hito con una fase, nos posicionamos en el hito y jalamos hacia la barra horizontal que representa a la fase.

Lo que se consigue es tener vinculada la Fase 1 con el Fin de la fase 1 y la fase 2 con el Fin de la fase 2.

LA VISTA ESCALA DE TIEMPO

Seleccionamos las siguientes tareas: Fase 1, Fin fase 1, Fase 2, Fin fase 2 para visualizarlas en el vista escala de tiempo. Una vez seleccionadas hacemos click en la opción agregar tareas a la escala de tiempo.

32


En la vista escala de tiempo se visualiza lo siguiente.

Esta escala de tiempo sirve para visualizar la información de una forma rápida cuando comienza un proyecto, cuando finaliza, cuánto dura una tarea determinada, los hitos principales, etc.

33


PARA CREAR INFORMES PERSONALIZADOS

Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:

Haga clic en Ver – Informes y doble clic en Personalizados

En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes

34


Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.

Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto.

Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categorías de Definición, Detalles y Ordenar

35


IMPORTANTE: la versión Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un gráfico en Excel como resultado de una Tabla dinámica.

Para crear un Informe Visual siga estos pasos:

En el menú Informes haga clic sobre Informes Visuales.

Aparecerá un cuadro de diálogo donde usted podrá escoger el tipo de Informe.

36


Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos

37


Un conocido formato para representar gráficamente los cambios del proyecto, es el Gráfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuación:

Haga clic en Ver – Más Vistas – Entrada de tarea

Haga clic en el encabezado de la columna del campo Predecesoras.

38


Haga clic en Insertar – Columna. En el cuadro Nombre de Campo haga clic en Costo Real y después en Aceptar.

Seleccione todas las tareas del proyecto.

En el menú Archivo haga clic sobre Guardar Como. Aparecerá el cuadro de diálogo de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la opción Libro de Microsoft Excel

39


Haga clic en Guardar.

Automáticamente Project mostrará el Asistente para Exportación, de clic en Siguiente para continuar.

40


Para exportar toda la información seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere exportar marque la opción Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).

Haga clic en Finalizar.

41


Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas Nombre de Tarea y Costo Real que contengan datos.

En la barra de Herramientas seleccione Insertar – Gráfico

42


En el asistente para gráficos haga clic sobre Tipos Personalizados Seleccione el tipo de gráfico Líneas Suavizadas y a continuación clic en el botón siguiente.

Junto a Series en haga clic en Columnas y después haga clic en el botón siguiente.

43


Haga clic en la ficha Leyenda y active la casilla de Verificación Mostrar Leyenda. En Ubicación haga clic en Derecha y a continuación clic en siguiente

En Colocar Gráfico, haga clic En una hoja nueva. Deje el nombre como Gráfico 1 y a continuación haga clic en Finalizar.

44


Ha creado un gráfico de curva S con los costos de cada tarea

45


46

ms project en la admin is trac ion de proyectos

Documents

la administracin

proyecto en tareas

que se basa en

que se refleja en

proyectos las

los objetivos y

proyecto s

mercado en