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Informática Curso 2001/2002

Mª del Pino Quintana Montesdeoca 1

Microsoft Word 2000.

Antes de empezar, podemos hacer más cómodo el acceso a MS Word

disponiendo un acceso directo en la barra de inicio rápido. Para ello, lo

seleccionamos de donde se encuentra normalmente (Inicio → Programas →

Microsoft Word) y, con el botón derecho del ratón, lo llevamos a la mencionada

barra.



Lo situaremos donde deseemos y, al soltar el botón del ratón, seleccionaremos

“Crear iconos de acceso directo aquí”.

De este modo queda ubicado en la barra de inicio rápido el icono para el

acceso directo:



Personalizar Word.

Una vez que accedemos al MS Word y para trabajar de forma más cómoda,

siempre nos interesará disponer de los iconos que más utilicemos en pantalla,

maximizando el espacio de trabajo y eliminando los elementos de menos uso.

Por ejemplo, si la barra de Tablas y bordes no la pensamos utilizar mucho,

podemos sacarla de su emplazamiento seleccionando una de las líneas grises

que aparecen en relieve, y que separan iconos, arrastrándola hacia el centro de

la pantalla.

Seleccionaremos en la “×” del extremo superior derecho de esta barra para

cerrarla. Word conservará esta configuración la próxima vez que se inicie. Si



una vez cerrara deseamos hacer uso de ésta sólo tendremos que picar sobre el

icono de Dibujo.

Asimismo, de las vistas posibles del trabajo, la que más se acerca a cómo

quedará el documento finalmente es la “Vista diseño de impresión”.

Seleccionarla (en la parte inferior izquierda) nos permitirá tener una

aproximación buena al documento final.



Mi primer documento.

Generalmente, suele ser más cómodo, para un documento pequeño, empezar

a redactar directamente y, al final, aplicar los parámetros de Formato →

{Fuente, Párrafo, interlineado y demás}. Si el documento es largo, o se va a

trabajar con índices y estilos, lo mejor es, desde el principio, atender a estos

elementos, como indicaremos posteriormente.

Veamos un ejemplo de documento corto, en este caso una Carta:



Una vez acabado el documento (corto) y con alguna falta ortográfica

(Corregible con el uso del corrector ortográfico, que activaremos mediante atajo

pulsando la tecla "F7" o mediante el icono ), procedemos a darle forma, no

sin antes guardarlo.



Es importante que el nombre no contenga símbolos no alfabéticos, ya que

algunos causan el siguiente error que, a veces, nos deja confusos.



Dando forma al texto.

Debe comprobarse que el tamaño del papel coincide con el que tenemos en la

impresora (Menú Archivo → Configurar página):

Los "Márgenes" preestablecidos por Word suelen ser acertados en general,

pero conviene no establecerlos fuera del margen de impresión (dato del

fabricante de la impresora que debemos consultar en los manuales de la

misma).



El "Tamaño del papel", como se ha dicho:

Tanto en la "Fuente de papel" (predeterminada) como en el "Diseño", rara vez

hay que cambiar nada.



Para dar forma al documento de texto en sí, seleccionaremos todo el

documento (Menú Edición → Seleccionar todo) o bien, mediante la

combinación de teclas Ctrl+E (un nuevo atajo):



Con el botón derecho del ratón, sobre cualquier zona en negro (seleccionada)

haremos lo siguiente:



Seleccionaremos los siguiente parámetros:

Que es la selección más adecuada. Para este tipo de cartas, la alineación

“Justificada” y el interlineado “Doble” nos permitirán “llenar” el gran espacio en

blanco de que disponemos.



Ahora, alineemos a la derecha los elementos que lo requieren.

Mediante los iconos de acceso rápido podremos alinear

fácilmente.



Si queremos modificar el tipo de letra, tamaño, espacio entre caracteres,

efectos de texto, etc. Seleccionaremos Formato → Fuente:



Para tener una visión más amplia de nuestro trabajo y ver cómo van a quedar

los márgenes, pondremos el zoom al 25%:



Con este zoom vemos todo el documento y nos permite, además hacer

sencillas correcciones a nivel de párrafos.

Una vez guardadas las últimas modificaciones (puede accederse rápidamente

vía el icono situado en la parte superior izquierda), nos dispondremos a

imprimir (También mediante "Menú Archivo ! Imprimir").



En la ventana de impresión hay varios elementos que hay que tener en cuenta.

Suele ser más conveniente ir a esta ventana en lugar de seleccionar el icono

de la impresora . Si tenemos la costumbre de ir siempre al icono, puede que

cuando tengamos un documento largo y deseamos imprimir sólo una parte de

éste cometamos el error de imprimirlo todo. El atajo Ctrl+P nos permite llegar

fácilmente a la siguiente pantalla.

Nota: Cuando queramos imprimir borradores de documento, para no hacer un

gasto excesivo de papel es conveniente hacer uso del Zoom e imprimir dos o

más “Páginas por hoja”.

Debemos seleccionar la impresora deseada. Si trabajamos con varios o

estamos conectados a una red local, conviene atender a este detalle.



Asimismo, en las propiedades de la impresora debe de estar seleccionado el

tamaño de papel que vamos a utilizar. Sobre este particular debe tenerse en

cuenta que el papel debe estar correctamente configurado también en el propio

documento.

Seleccionaremos las páginas a imprimir (todo el documento en este caso), y ya

disponemos del documento listo para imprimir.



Es importante tener correctamente configurada la impresora (sobre todo el

tamaño del papel), para que Word no tome estos datos por defecto en el

documento y dispongamos un tamaño de papel diferente en la realidad en la

misma. Para hacer esta comprobación, que conviene que sea previa, iremos a

“Mi PC → Impresoras” y, con el botón derecho del ratón sobre la impresora a

observar seleccionar “Propiedades”:



El tipo de papel y el origen del papel (la bandeja, por ejemplo, si hay varias)

deberán ser los correctos:

Así, en el futuro, no habrá problemas con la impresión.

¡Es importante guardar SIEMPRE el documento antes de imprimir!.



Documentos largos. Estilos.

Antes de empezar a redactar un documento largo, conviene preparar el

procesador de texto Word para que se ajuste a nuestras necesidades en

cuanto a tipos de letra, formatos de párrafos, interlineados y demás, a través de

los Estilos.

Supongamos que queremos aprovechar el estilo “Normal” de Word para crear

nuestro estilo personalizado “Cuerpo texto”. Esto es aconsejable para no

modificar por error este estilo para todos los documentos que se abran con

nuestro Word:



Seleccionaremos “Nuevo”:



Le daremos nombre y lo basaremos en “Normal” para ayudarnos en su

creación. Lo agregaremos a la plantilla para que dispongamos de él en todo

momento y lo actualizaremos automáticamente para mayor comodidad.

Conviene, en un mismo documento, no abusar de tipos de letra diferentes. Es

más atractivo jugar con las posibilidades que nos da Word (tamaños, negritas,

cursivas, etc.) para que el documento no pierda entidad.



Empezaremos por nuestra fuente preferida:



Le aplicaremos la alineación y el interlineado deseados:

Y ya habremos definido el estilo que debe tener el cuerpo central de nuestro

texto, el denominado “Cuerpo de texto”. De la misma forma, podremos crear

“Título”, “Subtítulo”, “Tema”, “Relación” (para los listados de elementos con

símbolos, por ejemplo) o cualesquier otros tipos de estilos que nos puedan ser

de ayuda.



La persiana de estilos (personales, en este caso), irá tomando este aspecto:



La ventaja de utilizar estilos en lugar de modificar directamente los párrafos es

que puede que en algún momento deseemos cambiar, por ejemplo, el

interlineado SÓLO del cuerpo de texto o el tipo de letra de los encabezados de

los temas. Si modificamos el estilo, Word lo hará automáticamente, de otra

forma habrá que ir realizándolo paso a paso sobre cada uno de los párrafos

que queramos modificar del documento



Índice.

Una herramienta potente de MS Word para documentos largos es la posibilidad

que nos brinda de crear índices. Para ello, debemos indicarle al procesador de

texto cuáles son las entradas (términos) del índice. Podemos hacerlo mientras

escribimos o al finalizar el documento, decidiendo qué queremos que aparezca

en el índice.

Para ello, seleccionemos la primera entrada:

“Menú Insertar ! Índice y tablas...”.



“Marcar entrada”:



Como hemos seleccionado previamente la entrada, aparecerá indicada:

“Marcar” y ya quedará seleccionada como entrada de nuestro índice. El

aspecto del documento cambiará, ya que se mostrarán los elementos no

imprimibles del texto . “Cerrar” y volvemos al texto.



El documento tendrá este aspecto:

Para seguir seleccionando las demás entradas, no hace falta repetir el proceso,

sino basta con hacerlo dejando la ventana “Marcar entrada de índice” abierta.

Al final podremos seleccionar la vista sin elementos no imprimibles si ello nos

resulta más cómodo, utilizando el icono .



Al final del documento y una vez seleccionadas todas las entradas del índice,procederemos a crear éste vía “Menú Insertar ! Índice y tablas...”:

Con una columna, alineando números de página a la derecha e indicando el

carácter de relleno, obtendremos el índice de forma automática.

Obsérvese que el índice está creado bajo el estilo “Índice 1”. Si deseamos

cambiar el aspecto del índice, basta con modificar su estilo antes de crearlo.



Tablas.

Las tablas permiten organizar información en filas y columnas, de forma que se

pueden realizar operaciones y tratamientos sobre dichas filas y columnas. Por

ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar

una lista de nombres.



Seleccionamos el “Dibujar tabla” y con el botón derecho situado sobre la nueva

ventana, arrastraremos ésta hasta la barra de herramientas.



Estamos ahora en disposición de insertar una tabla:

Tendremos que tener en cuenta cuántas filas y columnas necesitaremos, cómo

realizaremos el ajuste del texto dentro de la casilla y el formato que deseamos

para la tabla, tal y como se indica en la siguiente ventana:



Nota: Otra forma más rápida de acceder a esta última ventana es a través del

menú → Tabla → Insertar → Tabla.



Modificamos los parámetros que figuran por defecto y seleccionamos, si así lo

deseamos, el formato de tabla de entre todos los que dispone el MS Word:



Situando el ratón en cada casilla iremos introduciendo el texto, dándole forma,

justificándolo o centrándolo, según decidamos.

Para ello, nos ayudaremos marcando todo el texto de la tabla y picando sobre

éste con el botón derecho del ratón nos aparecerá un recuadro del que

elegiremos "Propiedades de tabla"



Si queremos hacer más amplias o más estrechas las casillas, nos ayudaremos

del ratón situándonos sobre la línea que queramos desplazar y presionando fijo

el botón derecho desplazaremos ésta hasta la posición deseada:



Si lo que queremos es añadir una nueva columna, entonces situándonos en la

casilla correspondiente indicaremos si queremos añadir la columna a la

derecha o izquierda como se indica en la imagen:



Una vez insertada la columna se añade la nueva información:



Si queremos ajustar el texto a las casillas, distribuir filas o columnas

uniformemente,... haremos uso de los iconos que se indican en las siguientes

pantallas:



El resultado final aparece en la siguiente tabla:



Otra forma de construir tablas, pero de modo personalizado se realiza haciendo

uso de los iconos con los que podremos trazar líneas y borrarlas

según vayamos componiendo la tabla:



Con el ratón arrastramos el lápiz tanto como queramos de amplia la tabla a

construir.



y con el mismo lápiz vamos añadiendo líneas en el interior, según

consideremos la composición:

Podemos, a continuación, añadir texto en las casillas y orientarlo o

posicionarlo:


Mª del

Podemos modificar su forma, así como su colocación mediante los siguientes

iconos
y
Pino Quintana Montesdeoca 51



En cuanto a la forma del texto que podemos añadir en las casillas, existe la

posibilidad de insertar formas y curiosos efectos sobre el texto haciendo uso de

WordArt , o como se indica a continuación:



Operaciones en tablas.

A continuación veremos cómo podemos realizar operaciones en filas y encolumnas con los datos que aparecen en las mismas o con una selección de

éstos.

Podremos realizar operaciones con los elementos de las columnas o filas. Para

ello MS Word identifica las casillas con una letra y un número, tal como hemosindicado en la imagen, de modo que si se quiere hacer una operaciónparcial, es decir, utilizar sólo algunos elementos de la fila o la columna encuestión deberemos indicar sus “coordenadas”.



En la casilla "Pegar función" podremos escoger distintos tipos de funciones u

operaciones que se pueden realizar con los elementos de una fila o columna o

en su caso, concretar qué elementos de la columna queremos utilizar indicando

la posición de los elementos mediante el número de fila y la letra de columna.

En el ejemplo anterior, se calcula la media para la última columna utilizando los

elementos de las casillas C3 a C6, para lo cual se indica “C3:C6”.



Convertir texto a tabla.

Si disponemos de una lista de datos que queremos organizar mediante una

tabla, entonces MS Word nos permite convertir dicha lista en una tabla, para

ello hacemos lo siguiente. Una vez seleccionado el texto que queremos incluir

en una tabla, entonces:



En la ventana que aparece, modificaremos el número de columnas a 2,

indicaremos “ajustar el contenido” a la casilla y dado que aparecen los

elementos separados por comas lo indicaremos tal como figura a continuación:



quedando finalmente la siguiente tabla:



Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia de MS Word 2000 podremos

incluir en un documento de Word datos almacenados en otro sitio. Esto nos

permitirá, por ejemplo, realizar copias de un mismo documento, como puede

ser el caso de una carta, una invitación, recibos, sobres ..., pero con los datos

de personas distintas. Es decir, en estos documentos escribimos un texto fijo,

(que se repite en todos) y el Word se encargará de generar los datos variables

(que cambiarán en cada documento, recurriendo para ello a datos

almacenados en una base de datos).

Los datos a los que nos referimos y que van a ser utilizados en el documento

principal de Word se establecen como una lista de registros compuestos por

campos. Éstos pueden proceder de una tabla de datos hecha con Word, con

Excel, Access, Outlook o se pueden introducir directamente si son datos

nuevos no almacenados con anterioridad.



Supongamos que disponemos de una carta modelo y deseamos enviarla a un

grupo de personas. Si queremos utilizar el procedimiento de combinar

correspondencia, la forma de proceder es la siguiente:

Sobre un documento en blanco, o uno ya generado, como es el caso.



En nuestro caso tenemos un escrito tipo carta.



Puesto que el documento principal está creado, entonces seleccionaremos

"Ventana activa".



Como los datos de las personas a las que dirigimos la correspondencia no

existen o no están dispuestos en una base de datos, en una libreta de

direcciones, etc., entonces nos disponemos a “Crear origen de datos”.



Indicaremos que campos son los que queremos cumplimentar en nuestra carta

modelo, para ello seleccionaremos entre los establecidos por Word, como

figuran a continuación:



Una vez creada la base de datos, la guardaremos. Para el ejemplo hemos

creado una lista de dos individuos, para los cuales hemos dispuesto la

siguiente información:



A continuación, una vez guardada la lista de destinatarios se pasa a indicar los

campos que habrán de cumplimentarse en la carta modelo:



Aparece la barra de “insertar campos” que utilizaremos para construir la carta

modelo seleccionando <<Apellido>>, <<Nombre>>, <<Dirección>>,...



Otro detalle de interés es el de la fecha. En este caso podemos insertar la

fecha de modo que MS Word se encarga de actualizarla automáticamente cada

vez que hagamos uso de dicho modelo de carta:



Una vez insertados los campos de interés, así como la fecha, pasamos a

“combinar correspondencia”. MS Word se encargará de asociar esta carta

modelo con la base de datos que consideremos, generando de este modo

tantas cartas como individuos figuren en dicha base de datos. Para ello

seleccionaremos el icono “Combinar...”



El resultado se muestra en la siguiente pantalla. Recuérdese que la base de

datos sólo contenía dos individuos:



Si deseamos ahora imprimir los correspondientes sobre y sus etiquetas, en

dicho caso, MS Word permite mediante Herramientas → Sobres y etiquetas

mostrar la siguiente ventana:

En esta indicaremos el remitente, el tipo de sobre y la colocación para la

impresión,...



Plantillas

Una Plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de

documento es plantilla de documento (.dot).

Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento

con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, expedir una factura,

recetar un determinado tratamiento, ... el documento será siempre muy

parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el

remitente, el asunto,...., al igual que se realiza para determinadas cartas, etc.

La principal ventaja de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento

Word normal con los datos básicos introducidos y la plantilla conserva su

estado original, después de crear el nuevo documento con los datos extras

añadidos, de tal modo que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Por ejemplo, cada vez que abrimos un nuevo documento en blanco, marcando

con el ratón sobre el icono , estamos utilizando la plantilla Normal.dot que

es asignada automáticamente por Word al crear este nuevo documento. En

dicha plantilla se contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc.,

que tendrán por defecto los nuevos documentos que se generen con ella.

Aparte de la plantilla Normal.dot, Word dispone de otras pantillas para escribir

Cartas, Informes, Faxes, etiquetas, sobres,.... Aprenderemos a utilizar éstas y

también a crearnos una personalizada.

Utilización de Plantillas de Word ya existentes.



Para ello es necesario abrir un documento desde menú Archivo → Nuevo (no

abrir directamente marcando con el ratón sobre el icono de la barra

estándar)

Seleccionamos ahora la solapa que nos interese, por ejemplo, Cartas y faxes:



y escogemos Fax Moderno:



Ahora sólo quedaría cumplimentar éste rellenando los espacios dispuestos

para ello:



Se han marcado en rojo los campos que hemos rellenado, quedando pendiente

de cumplimentar el número de páginas que se envían por fax, el nombre de la

persona o personas a las que se les envía copias (CC: Carbon Copy). Esto

último resulta de carácter informativo para la persona que lo recibe. Por último

faltaría incluir la lista de libros solicitados, que es el motivo por el que estamos

preparando el fax. La lista de libros la podremos detallar directamente, para lo

cual podemos generar una tabla, por ejemplo, o también, si ya disponemos de

dicha lista, guardada en un documento Word, Excel,..., entonces la

insertaremos desde dicho documento.



Para hacer esto último nos vamos a menú Insertar → Archivo y buscamos la

carpeta que contiene dicho documento:



Una vez insertado el archivo, el fax queda como sigue:

Sólo quedaría guardar el documento con el nombre que deseamos identificarlo,

mandarlo a imprimir y enviarlo. También es posible enviarlo directamente

desde el ordenador si está activo este medio.



Crear nuestra propia plantilla.

Para ello vamos a menú Archivo → Nuevo y seleccionamos “Documento en

blanco” y “Pantilla”:

Abrimos el nuevo documento y lo guardamos con el nombre de Factura.dot(recuérdese que la extensión de los documentos de platillas es .dot, mientras

que las de un documento Word es .doc).

En la barra de menús seleccionamos el icono de dibujos . Este nos

permitirá disponer de la barra de herramientas para dibujo, y picando con el

ratón sobre ésta la arrastraremos hasta la parte inferior de la pantalla para

fijarla en esa posición. La barra de herramientas para dibujo nos facilitará el



generar una estructura para nuestra factura. Asimismo, utilizaremos la opción

de combinar correspondencia, para generar los campos a modificar en cada

factura.

Lo primero que vamos a considerar es el tamaño de la factura, la página sobre

la que se va a crear, para ello nos iremos a menú Archivo → Configurar página

Seleccionando la solapa Tamaño de papel podremos modificar orientación del

papel y tamaño del mismo ( en nuestro ejemplo hemos seleccionado posición

horizontal y tamaño A6 (1/4 de un folio DIM A4).



Mediante Menú Ver→ Encabezado y pie de página, podremos de este modo

introducir texto que aparezca siempre en el encabezado o al pie de la página.

Hemos optado por poner en el encabezado el nombre de la empresa o centro

terapéutico. Además hemos modificado el tipo de letra y tamaño.



A continuación insertamos el día y la fecha, con la opción de actualizarse

automáticamente, ya que le indicaremos esa condición. Para ello nos vamos amenú Insertar-> Fecha y hora..., con lo aparece la siguiente ventana:


Mª del Pino Quinta

Utilizando cuadros de texto y autoformas de la barra de dibujos vamos

generando la composición de este documento. En primer lugar insertamos

fecha dentro del cuadro de texto, y luego añadimos “Recibí de”, “la cantidad

de”. Cambiando forma y tamaño del texto:

na Montesdeoca 86



Para evitar que por error, al movernos sobre el documento, los cuadros de

texto se puedan descolocar, perdiendo la proporcionalidad y distancias entre

ellos, los agruparemos, para lo cual los habremos seleccionado previamente:



A continuación haciendo uso de las Autoforma, le incluiremos una marca de

agua a nuestro documento, para ello haremos:



Una vez escogido el dibujo que queremos poner de fondo en nuestra factura, lo

ampliamos y ajustamos al tamaño del documento. “Enviándolo al fondo”

permitirá que se vea con claridad el texto escrito anteriormente:



También podemos insertar texto con formas peculiares mediante el WordArt:



Una vez construido el formato de la factura, sólo quedan incluir los campos que

habrán de cumplimentarse cada vez que se abra dicho documento, para ello

recurrimos a la herramienta que aporta el “combinar correspondencia”:



Ahora construiremos los campos que han de cumplimentarse mediante la

respuesta de preguntas, para ello hacemos:



Una vez detallado cada uno de los apartados que habrán de rellenarse, se

guarda la plantilla:



Si ahora deseamos abrir un documento con el formato de pantilla Facturas.dot,

tendremos que irnos a Menú Archivo → Nuevo y seleccionar Facturas:



El documento se abre realizando las cuestiones que hemos indicado al generar

el “combinar correspondencia”:



Una vez cumplimentadas todas las respuestas se obtiene el siguiente ejemplo

de factura:



Estas son algunas de las cosas que se pueden hacen con Microsoft Word

2000. Recuerda que para cualquier duda o consulta que quieras realizar a

través del MS Word deberás seleccionar el icono



Con F1 aparecerá una ventana en la cual indicaremos la palabra sobre la que

queremos consultar:

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