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Versión 3.5.2.0
El propósito del documento es describir las funcionalidades y características
de BackOffice PRO. Para ello se repasarán cada una de las aplicaciones y
posibilidades que ofrece el sistema.
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CONTENIDO
Contenido ................................................................................................................................................. 2
Introducción ............................................................................................................................................. 6
Reseña .................................................................................................................................................. 6
Acerca de ............................................................................................................................................. 6
Criterios de versionado ........................................................................................................................ 6
Requerimientos Básicos del Sistema ................................................................................................... 7
Descripción del Sistema ........................................................................................................................... 8
Descripción General de Interfaz .......................................................................................................... 8
Barra de Herramientas ..................................................................................................................... 9
Vista General del sistema............................................................................................................... 10
Menú Archivo ................................................................................................................................. 13
Menú Ventana ............................................................................................................................... 13
Reportes ......................................................................................................................................... 13
Características del Sistema .................................................................................................................... 14
Modalidad Multi-moneda .................................................................................................................. 14
Configuración Inicial............................................................................................................................... 15
Ingreso a BackOffice PRO ................................................................................................................... 15
Configuraciones ................................................................................................................................. 15
Plan de Cuentas ............................................................................................................................. 15
Ejercicio Contable .......................................................................................................................... 16
Comprobantes ............................................................................................................................... 16
Cotización de Monedas .................................................................................................................. 17
Módulo Personas ................................................................................................................................... 17
Ingreso de Personas ........................................................................................................................... 17
Ingreso de Localidades, Partidos y Provincias ................................................................................ 18
Asignación de roles, alta. ................................................................................................................... 19
Comitentes ..................................................................................................................................... 19
Operadores .................................................................................................................................... 22
Mercados ....................................................................................................................................... 22
Depositarios ................................................................................................................................... 23
Cuentas Depositarias ..................................................................................................................... 23
Comerciales .................................................................................................................................... 24
Representantes .............................................................................................................................. 24
3
Proveedores ................................................................................................................................... 24
Perfil del Cliente ............................................................................................................................. 25
Módulo Bancos ...................................................................................................................................... 27
Alta de Bancos.................................................................................................................................... 27
Alta de Sucursales .............................................................................................................................. 27
Alta de Cuentas .................................................................................................................................. 28
Alta de Chequeras .............................................................................................................................. 28
Ingreso de Cheques ............................................................................................................................ 29
Circuito de Cheques ........................................................................................................................... 30
Vistas .................................................................................................................................................. 30
Cheques en Cartera ........................................................................................................................ 30
Módulo Contabilidad ............................................................................................................................. 31
Emisión de Asientos ........................................................................................................................... 31
Anulación de Asientos ........................................................................................................................ 32
Contabilización de Comprobantes Diferida ....................................................................................... 32
Modificación de Asientos ................................................................................................................... 33
Períodos Fiscales ................................................................................................................................ 34
Bloqueo de Cuentas ........................................................................................................................... 35
Ingreso de Asientos Modelo .............................................................................................................. 36
Ajustes por Tipo de Cambio ............................................................................................................... 37
Emisión de Asientos de Ejercicio ....................................................................................................... 37
Centros de Costo y tipo de cuenta ..................................................................................................... 38
Configuración de Contabilidad........................................................................................................... 38
Reportes Contables ............................................................................................................................ 39
Libro Diario ..................................................................................................................................... 39
Mayor de Cuentas .......................................................................................................................... 40
Balance de Sumas y Saldos ............................................................................................................ 41
Reportes de Cuenta Corriente ........................................................................................................... 42
Saldos en Cuenta Corriente ........................................................................................................... 42
Cuenta Corriente ............................................................................................................................ 43
Resumen de Cuenta ....................................................................................................................... 44
Cartera de Activos .......................................................................................................................... 46
Módulo Comprobantes .......................................................................................................................... 47
Emisión de Comprobantes FYO.......................................................................................................... 47
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Emisión de Comprobantes en Lote .................................................................................................... 48
Ingreso de Comprobantes de Compras ............................................................................................. 49
Emisión de Comprobantes de Ventas ................................................................................................ 50
Emisión de Órdenes de Pago y Recibos ............................................................................................. 52
Comprobantes asociados en órdenes de pago/recibos .................................................................... 54
Ingreso de Formularios Anulados ...................................................................................................... 55
Anulación de Comprobantes ............................................................................................................. 55
Facturación electrónica ...................................................................................................................... 56
Configuraciones ............................................................................................................................. 56
Emisión de Comprobante .............................................................................................................. 57
Solicitud de CAE ............................................................................................................................. 57
Registro de Autorizados ................................................................................................................. 58
Impresión de Comprobantes ............................................................................................................. 59
Autoimpresores ............................................................................................................................. 59
Comprobantes Preimpresos .......................................................................................................... 59
Impresión de Orden de Pago. ........................................................................................................ 60
Movimiento de Activos .................................................................................................................. 62
Boleto Valores ................................................................................................................................ 62
Módulo Operaciones ............................................................................................................................. 63
Ingreso de Productos ......................................................................................................................... 63
Ingreso de Posiciones......................................................................................................................... 64
Configuración de Tasas/Derechos ..................................................................................................... 66
Gestión de la Operatoria .................................................................................................................... 67
Operaciones ................................................................................................................................... 67
Márgenes y Diferencias.................................................................................................................. 68
Ajustes ............................................................................................................................................ 69
Movimientos Globales ................................................................................................................... 70
Cauciones ........................................................................................................................................... 71
Caución Colocadora ....................................................................................................................... 73
Caución Tomadora ......................................................................................................................... 74
Acreencias .......................................................................................................................................... 80
Anulación de Acreencias ................................................................................................................ 84
Inclusión de Acreencias en Libro IVA Ventas .............................................................................. 86
Inclusión de Acreencias en Regimen Información Ventas .......................................................... 86
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Administración de Activos ................................................................................................................. 87
Fuentes de Cotización .................................................................................................................... 87
Ingreso de Movimientos ................................................................................................................ 89
Ajustes de Cotización Contable...................................................................................................... 92
Reportes Operaciones........................................................................................................................ 93
Libro de operaciones ...................................................................................................................... 93
Vistas Operaciones ............................................................................................................................. 93
Importaciones/Exportaciones ................................................................................................................ 95
Importaciones .................................................................................................................................... 95
Aviso al importar operaciones originadas en Caída de Futuros con Entrega ................................. 96
Exportaciones ..................................................................................................................................... 97
Régimen de Información de compras y ventas .............................................................................. 97
Régimen de Información de sujetos vinculados ............................................................................ 97
Exportación vía Servicio Web de Garantías, Saldos y Posiciones a DMA ....................................... 98
Pestaña de Relaciones en Módulo de Importación y en Pantalla de Exportaciones .......................... 99
Configuraciones ................................................................................................................................. 99
Mensajería ........................................................................................................................................... 100
Generación de Documentos ............................................................................................................ 100
Documentos Generados .................................................................................................................. 100
Seguridad ............................................................................................................................................. 101
Roles ................................................................................................................................................. 101
Permisos por Rol .............................................................................................................................. 101
Usuarios ........................................................................................................................................... 102
auditoria de Control de accesos ...................................................................................................... 102
Integración con Otros Sistemas ........................................................................................................... 103
Primary DMA .................................................................................................................................... 103
SARP MC® ......................................................................................................................................... 104
Extranet ............................................................................................................................................ 105
Otros Sistemas de Back-Office ......................................................................................................... 105
Interfaz Cartera para DMA ........................................................................................................... 105
Interfaz Comitentes ..................................................................................................................... 107
Interfaz Comprobantes ................................................................................................................ 108
Interfaz Saldos .............................................................................................................................. 109
Interfaz Movimientos Contables .................................................................................................. 109
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INTRODUCCIÓN
RESEÑA
A lo largo de este instructivo, encontraremos los conceptos básicos sobre la aplicación BackOffice PRO y
sus funcionalidades.
ACERCA DE
El presente Manual se ha realizado por Primary S.A. para uso exclusivo de los usuarios que utilicen el
sistema BackOffice PRO.
CRITERIOS DE VERSIONADO
La forma en que de definen los números de versión responden a un criterio específico.
El criterio es el siguiente, tomando como ejemplo la versión 3.5.0.0:
3 Tecnología Utilizada Implica un cambio de la tecnología utilizada para fabricar el producto
5 Versión Principal Versión con cambios sustanciales para todos los clientes
0 Versión Intermedia Versión con mejoras puntuales para algún cliente en particular
0 Compilación Versión con corrección de errores críticos
Backoffice Pro es una herramienta de escritorio desarrollada en tecnología Microsoft .NET 4 y SQL Server
para plataformas Windows.
El equipo de trabajo arma una planificación donde define cuáles serán las próximas versiones a desarrollar
incluyendo pedidos de clientes, mejoras de usabilidad y adaptaciones a nuevos tipos de operatoria, entre
otras cosas. Generalmente se define una o varias versiones principales, las cuales pueden tener una o
varias versiones intermedias con pedidos puntuales de algún cliente en particular. Cada vez que se
implementa una versión principal, ésta se instala en todos los cliente de BackOffice Pro, mientras que las
versiones intermedias se instalan en aquellos clientes que hayan realizado un pedido específico. Resulta
importante recalcar que las modificaciones incluidas en una versión intermedia, la tendrán todos los
usuarios de BackOffice Pro en la siguiente versión principal.
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Por último, cuando se realizan correcciones o mejoras que deben ser instaladas rápidamente debido a su
criticidad, se diferenciarán por un número correlativo de compilación.
REQUERIMIENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA
Cliente
Compatibilidad
Sistema operativo para despliegue
Windows XP
Windows 2000
Windows Vista
Windows 7
Arquitectura de producto
32Bits / 64Bits
Interoperabilidad
Office 2003
Office 2007
Office 2010
Pre requisitos
Espacio requerido en Disco: 50 MB Memoria Requerida: 1024 MB
Contenedores compatibles
.NET Framework 4 Microsoft Report Viewer 2010
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DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
DESCRIPCIÓN GENERAL DE INTERFAZ
BackOffice PRO provee una interfaz general común a todas las pantallas cuya funcionalidad se mantiene
invariable.
Barra de Herramientas
principal.
Panel general donde se
ejecutan todas las acciones
del sistema.
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BARRA DE HERRAMIENTAS
Panel Superior
Encontramos los menús de acceso rápido habilitados para el rol definido, cada uno de ellos divididos en
subgrupos con el fin de facilitar la ubicación de las funcionalidades dentro del sistema.
Pestañas del menú
Su función es permitir al usuario moverse por las diferentes pantallas abiertas sin necesidad de cerrar la
anterior.
Opciones de pantalla
Las pantallas del sistema poseen una botonera común, ubicada debajo del Panel Superior, con las
opciones que se explican a continuación.
Permite exportar formato Excel. Proporciona la opción de imprimir el documento. Genera una vista preliminar de los datos. Muestra el documento en Vista Tabla. Muestra el documento en Vista Tarjeta Simple. Muestra el documento en Vista Tarjeta Múltiple. Muestra / Oculta la zona de agrupamiento. Agrega un filtro para realizar una búsqueda en la tabla. Ajusta / Desajusta el tamaño de las columnas para agregar grupos.
Contrae los grupos Expande los grupos
Actualiza los datos
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VISTA GENERAL DEL SISTEMA
El sistema se basa en una estructura de tabla similar al formato Excel, amigable e intuitivo a la hora de
cargar, modificar y eliminar datos.
A grandes rasgos, el sistema cuenta con tres paneles:
Panel de Carga
Panel de Controles Adicionales
Panel Inferior
Panel de Carga
Agregar un registro
1. Sobre el margen superior de la ventana hacemos clic sobre el primer campo del renglón en blanco
de la grilla.
2. Ingresamos los datos correspondientes completando todos los campos.
3. Al llegar al final del registro presionamos <Enter> desde el teclado.
4. El Sistema agrega el registro a la lista de la tabla.
Modificar un registro
1. Seleccionamos un campo de la grilla que se encuentra cargada en pantalla. La celda entrará en
modo edición y podrá hacer el cambio correspondiente.
2. Luego presionamos <Enter> desde el teclado para refrescar el cambio en el registro.
3. El sistema nos pedirá una confirmación para realizar la modificación. Presionar el botón ACEPTAR.
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NOTA: Para cancelar el registro que se encuentra en carga/modificación presionamos dos veces el botón
<Esc> (Escape) del teclado.
Eliminar un registro
1. Seleccionamos el registro completo desde el botón ubicado a la izquierda del registro.
2. A continuación presionamos <Supr> (Suprimir) desde el teclado.
3. Luego el sistema nos pedirá una confirmación para realizar la eliminación. Presionar el botón
ACEPTAR. En caso de cancelar, el sistema vuelve a la pantalla anterior sin realizar cambios.
NOTA: Para los datos que se encuentren vinculados con otras operaciones muestra el siguiente mensaje:
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Panel de Controles Adicionales
Para acceder a la opción nos dirigimos a la parte superior derecha de la pantalla donde se encuentra el
botón de acceso al panel . Para visualizarlo hacemos clic sobre el mismo y esperamos a que se
despliegue.
En se muestra el panel desplegado con los respectivos botones para realizar acciones en la pantalla.
Para que permanezca abierto en pantalla, seleccionamos el botón indicado en la flecha .
Una vez anclado, el panel mantiene la configuración aplicada. Para que vuelva a su estado original,
seleccionamos el botón que se muestra con la flecha .
NOTA: Cada pantalla posee funciones propias dentro del panel.
Panel Inferior
Hay pantallas donde los registros tienen datos adicionales asociados. Para acceder a ellos utilizamos las
pestañas ubicadas sobre el margen inferior de la grilla, como se indica en la imagen a continuación.
Una vez seleccionado el registro en el Panel de Carga, el funcionamiento de alta, baja y modificación es el mismo compartido por las pantallas del sistema (ver Panel de Carga).
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MENÚ ARCHIVO
MENÚ VENTANA
Nos permite acceder a todas las pestañas abiertas. Es una opción adicional que facilita el acceso cuando
tenemos muchas pestañas activas simultáneamente.
REPORTES
BackOffice PRO cuenta con pantallas especiales que nos permiten visualizar información específica para
la gestión del negocio.
Cada una de ellas se ubica en las diferentes opciones de la barra de herramientas destacadas por el icono
con el moño rojo donde podremos acceder a un filtro inicial para precisar los datos requeridos.
Ingresamos al sistema con un
usuario distinto.
Encontramos detalles sobre
la versión del sistema.
Cerramos el sistema.
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En cada reporte se encuentra un panel de opciones que es común a todas las pantallas.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA
MODALIDAD MULTI-MONEDA
Entre los atributos del sistema, se destaca el manejo multi-moneda. Todo asiento, exceptuado los
realizados por ajustes del tipo de cambio, tendrá una cotización asociada por lo tanto todo movimiento
tendrá su expresión en moneda corriente y extranjera.
La contabilidad general se mantiene en moneda corriente y los movimientos en moneda original serán
extra contables, permitiéndonos obtener información en moneda extranjera para análisis de gestión de
las cuentas.
Nota: Para visualizar los informes en moneda extranjera seleccionamos “Si” en el filtro “Muestra en la
Moneda de Imputación” a la hora de consultar un reporte.
Selector de
página.
Ingresamos a la
pantalla de filtro
nuevamente.
Editar
página.
Exportar a
Excel, PDF o
Word
Imprimir.
Opción de
zoom
Búsqueda.
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CONFIGURACIÓN INICIAL
INGRESO A BACKOFFICE PRO
Para comenzar a utilizar BackOffice PRO debemos ingresar el nombre de usuario y contraseña. Por
defecto, el sistema nos permitirá ingresar en una primera instancia mediante el usuario y la contraseña
“administrador”. Posteriormente podremos definir el propio usuario y contraseña y luego definir los
atributos del perfil que asignaremos a cada usuario de BackOffice PRO (ver Seguridad)
CONFIGURACIONES
PLAN DE CUENTAS
El sistema cuenta con un plan de cuentas predefinido que podrá ser editado si se desea.
Al dirigirnos a Contabilidad>Actualizaciones contabilidad>Plan de Cuentas conseguiremos acceder a un
árbol de navegación con sólo el primer nivel de la vista.
Agregar
Modificar
El sistema nos permitirá modificar el nombre de una cuenta en cualquier momento y el número de cuenta
cuando la misma no posea datos relacionados.
Eliminar
Seleccionamos la cuenta a eliminar y presionamos <Suprimir>. El sistema validará que la cuenta no posea
datos relacionados, de lo contrario no se podrá eliminar.
Expandimos o
contraemos niveles.
Seleccionamos el ítem bajo el cual
deseamos agregar una cuenta.
Ingresamos los datos de
la nueva cuenta.
Tildamos “Imputable” cuando se trate de una
cuenta del último nivel e indicamos la moneda.
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EJERCICIO CONTABLE
Accediendo a Contabilidad>Actualizaciones Contabilidad>Ejercicios Contables podremos cargar los
ejercicios contables activos con el fin de ingresar movimientos contables para el rango de fecha definido.
COMPROBANTES
En la configuración inicial debemos definir los datos del encabezado, el tipo de comprobante y la
numeración para cada uno de los comprobantes que se emitirán.
Para definir los datos de la empresa en los comprobantes, accedemos a la ventana Actualizaciones >
Configuración > Comprobantes actualizaciones > Presentaciones y procedemos a ingresar la información
correspondiente.
En Actualizaciones > Configuración > Comprobantes actualizaciones > Numeración ingresamos los tipos
de comprobante en el campo “Detalle” indicando el próximo número a emitir y el último. Esta numeración
será utilizada de manera correlativa cada vez que se emita un comprobante.
Posteriormente, en Actualizaciones > Configuración > Comprobantes actualizaciones > Numeración por
Comprobante seleccionamos el tipo de comprobante dentro del listado propuesto y definimos cada uno
de los atributos. Al tildar la opción “Interno” estaremos indicando que no se trata de un comprobante
fiscal, sino interno de la empresa.
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COTIZACIÓN DE MONEDAS
La modalidad multi-moneda que provee el sistema requiere el ingreso de las cotizaciones para cada
moneda definida. Para ello, ingresamos a Actualizaciones>Cotizaciones y cargamos los valores
correspondientes en la columna “Cotización”.
MÓDULO PERSONAS
INGRESO DE PERSONAS
Todas las personas deberán ingresarse desde el módulo de personas, al cual acedemos de la siguiente
manera Personas > Personas > Personas.
A través del símbolo “agregar nuevo” ubicado en el margen superior izquierdo de la pantalla tenemos
la posibilidad de ingresar una nueva persona al sistema.
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Al hacer click se abrirá un formulario, como el que se muestra a continuación, el cual permitirá comenzar
a ingresar los datos en el sistema. Por defecto se abrirá la pestaña de Información General, al completarla
pasamos a las siguientes.
Es importante destacar que los signos están señalizando un campo obligatorio, por lo que no se podrá
ingresar la persona al sistema hasta tanto el mismo no esté completo con los datos correspondientes.
INGRESO DE LOCALIDADES, PARTIDOS Y PROVINCIAS
Para cargar localidades con sus respectivos partidos y provincias accedemos al ingreso de localidades a
través de Actualizaciones > Tablas Generales > Localidades.
Al momento de ingresar una nueva localidad lo debemos realizar desde el botón “Ingresar Nuevo”
ubicado en el margen superior izquierdo de la pantalla.
PASOS:
1. Al hacer click en el botón mencionado se abrirá un pop-up, el cual permite dar de alta una nueva
localidad.
2. El pop-up permite a su vez el ingreso del partido y la provincia sin necesidad de salir de la
pantalla de localidades. Hacemos click en los puntos suspensivos, se abrirá un listado y elegimos la
información necesaria.
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3. En caso de no encontrar en el listado la información necesaria (partido o provincia), el sistema
permite ingresarla a través del botón nuevo que figura en la ventana.
Cabe destacar que aquellos campos donde se observe el símbolo de exclamación se está indicando que
son campos obligatorios.
ASIGNACIÓN DE ROLES, ALTA.
Cuando corresponda, debemos asignar a cada persona su rol en el sistema. Las distintas opciones se
detallan a continuación.
COMITENTES
En Personas>Operaciones>Comitentes precisaremos los datos de los comitentes que se pretenden
administrar a través del sistema, es decir de cada uno de los clientes del Agente que encomiendan la
concertación de contratos a su cuenta y orden en el Mercado, y que han sido cargados con anterioridad
por el módulo Personas.
Al igual que en el ingreso de nuevas personas al sistema, a través del accedemos al formulario que
permite comenzar a ingresar los datos.
Las personas las buscaremos haciendo click en los puntos suspensivos y de esta forma se le otorgará el rol
de comitente.
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Persona de Facturación Primary DMA
Factor DMA Factor Margen Grupo Comisión
El valor ingresado
multiplicará al
requerimiento de
márgenes del mercado
con el fin de calcular
márgenes extras.
Se trata de la posibilidad de agrupar la facturación
de Comisiones FYO y Tasas por persona. La
funcionalidad implica definir en el campo aquellos
casos en los que la facturación correspondiente a
las operaciones de un comitente quiera realizarse
a otra persona.
Cuando el mismo quede vacío el comprobante se
emitirá al comitente que realizó la operación.
Definimos aquellos
comitentes para los
cuales se exportarán
valores a DMA por ser
usuarios de la
aplicación (ver
Integración con Otros
sistemas).
El valor ingresado multiplicará
los valores que se exportarán a
la aplicación de DMA (ver
Integración con Otros
sistemas).
Definimos un
grupo de comisión
previamente
ingresado en el
sistema.
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IMPORTANTE:
En caso de no encontrar la persona – ya que la misma aún no fue cargada en el sistema - tenemos la
posibilidad de ingresarla desde el botón “Nuevo” ubicado en el margen inferior derecho de la ventana.
Dicha funcionalidad nos remitirá al formulario de ingreso de personas.
Al clickear en “Controles adicionales” se abrirá la opción para enviar formulario de alta de comitente a
ACSA.
Definición de Comisiones
OPERADORES
En Personas>Operaciones>Operadores seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como operadores.
MERCADOS
En Personas>Operaciones>Mercados seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como mercados y precisamos si se acreditarán márgenes y diferencias a favor
por las operaciones realizadas en cada uno de ellos.
El parámetro “Primary DMA” se aplicará al momento de generar el archivo “Primary DMA
Posiciones”.
De esta forma, se podrán filtrar todas aquellas posiciones que existan sobre mercados no
contemplados en la operatoria habilitada por PMY DMA.
Mercado: es el mercado donde se operará.
Producto: es el producto a definir comisión.
Moneda: es la moneda en la que se liquidará la comisión.
% Operación: tildar si el valor a ingresar en el campo
“Comisión” es un porcentaje sobre el valor de la operación.
Comisión: es el valor que se tomará para el cálculo, que
puede ser un valor fijo por contrato o un porcentaje sobre
el valor de la operación.
% Opción: tildar si el valor a ingresar en el campo
“Comisión Opción” es un porcentaje sobre el valor de la
operación.
Comisión Opción: es el valor que se tomará para el cálculo,
que puede ser un valor fijo por contrato o un porcentaje
sobre el valor de la operación.
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DEPOSITARIOS
En Personas>Operaciones>Depositarios seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como depositarios y especificamos si los mismos son depositarios del mercado
(esta opción implicará que el sistema tome valores aforados para los activos en garantía).
CUENTAS DEPOSITARIAS
En Personas>Operaciones>Cuentas Depositarias podremos realizar el ABM de las distintas cuentas
donde se podrán encontrar depositados los activos.
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Nro. Nombre Descripción
1 Depositario Seleccionar una persona con rol Depositario.
2 Nombre Definir el nombre con el cual identificar a la cuenta.
3 Número Indicar el número de la cuenta depositaria.
4 Cotización Aforada
Seleccionar la fuente de cotización a utilizar para valuaciones de tenencias, contabilizaciones de movimientos y cálculos de ajustes.
5 Cotización Mercado
Seleccionar la fuente de cotización a utilizar para valuaciones de tenencias, contabilizaciones de movimientos y cálculos de ajustes.
6 Moneda Definir la moneda en la cual se valúa la cuenta.
7 Tipo Clasificar la cuenta depositaria.
8 Con Tenencia Definir si la cuenta debe llevar tenencia y validaciones de stock de los activos depositados en la misma.
9 Cuenta Contable En caso que se deseen contabilizar los movimientos ocurridos para dicha cuenta, seleccionar una cuenta contable imputable que represente a la cuenta depositaria.
10 Contra Cuenta En caso que se deseen contabilizar los movimientos ocurridos para dicha cuenta, seleccionar la relación contable contra la cual se imputarán los mismos. Esto permite afectar los movimientos por comitente de manera contable.
11 Debita Cuenta Si se tilda el campo, la cuenta contable definida en 8 se debitará al realizar un movimiento del tipo Depósito (acreditará con una Extracción)
12 Multiespecie Sirve para definir si la cuenta admite todo tipo de productos (es multiespecie) o sólo productos que sean monedas y coincida con la moneda de la cuenta depositaria (no es multiespecie).
13 Acreencia en Cta. Cte.
Este tilde indicará si la acreencia liquida contra la cuenta corriente o contra la cuenta depositaria en la que se encuentra el activo.
14 Primary DMA Posiciones
Este tilde indica si los productos que se encuentren en la cuenta depositaria van a ser enviados o no a DMA como posición inicial al realizar la exportación.
15 Primary DMA Garantías
Este tilde indica si los productos que se encuentren en la cuenta depositaria van a ser enviados o no a DMA como garantía al realizar la exportación.
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Alternativas de exportación a Primary DMA.
Primary DMA Posiciones
Primary DMA Garantías
Resultado
Alternativa 1
Los activos se subirán a PMY DMA como posición inicial al momento de exportar.
Alternativa 2
Los activos se subirán a PMY DMA como garantías FyO al momento de exportar.
Alternativa 3
Los activos no se subirán a PMY DMA al momento de exportar.
COMERCIALES
En Personas>Personas>Comerciales seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como comerciales.
REPRESENTANTES
En Personas>Personas>Representantes seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como representantes.
PROVEEDORES
En Personas>Proveedores>Proveedores seleccionamos del listado de personas aquellas que
pretendamos definir como proveedores. Este parámetro funcionará como filtro a la hora de ingresar
comprobantes de Compras.
Los mismos se ingresarán desde el botón ubicado en el margen superior izquierdo de la
pantalla, el cual despliega un formulario como el que se muestra a continuación.
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En el mismo se podrá agregar la información correspondiente a cada proveedor. En la pestaña
“Cuentas” se podrán agregar los datos de cuentas bancarias de los proveedores: Banco, Sucursal,
Tipo de cuenta, Moneda, Número cuenta, CBU y la opción de bloqueado.
Esta información luego será útil al momento de cargar la orden de pago, ya que podremos
seleccionar la cuenta bancaria del proveedor a la cual se le va a asignar el pago (Ver EMISIÓN DE
ÓRDENES DE PAGO Y RECIBOS).
PERFIL DEL CLIENTE
Habida cuenta de la importancia que tiene la documentación exigida por los agentes y su
presentación en tiempo y forma, se incluye en el sistema la posibilidad de administrarla, dando de
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alta aquella documentación que se considere necesaria y a su vez ir realizando un seguimiento, con
el fin de identificar información que se encuentre próxima al vencimiento.
Carga de Documentación: esto se realiza por única vez a través de Personas > Tablas Personas >
Documentación. De esta manera podemos incluir la documentación que consideremos relevante.
Una vez cargada la documentación nos dirigimos a Personas > Personas > Personas, y al agregar una
nueva persona o al editar una ya existente, ingresando en la pestaña “Documentación”,
seleccionamos la relacionada a la persona correspondiente, ingresando a su vez vencimiento y
observaciones de considerarlo necesario.
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Ingresando a Vistas > Personas > Documentación a vencer podremos ver la documentación próxima
a vencer, la cual se muestra, por defecto, por un período de 2 meses.
En caso de solicitar un período diferente, podremos ingresar el requerido desde el costado superior
derecho de la pantalla, “Filtro”.
Esta funcionalidad tiene como objetivo facilitar el control de la documentación a ser presentada por
los clientes.
MÓDULO BANCOS
Para realizar la configuración inicial de los bancos a través de los cuales opera la empresa, debemos
acceder a la opción de menú Bancos y realizar los pasos que se indican a continuación.
ALTA DE BANCOS
Accedemos a Bancos>Bancos y seleccionamos del listado de personas aquellas que pretendamos
definir como bancos.
ALTA DE SUCURSALES
En Bancos>Sucursales definimos localidad, código de sucursal y sucursal donde se poseen cuentas.
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ALTA DE CUENTAS
En Bancos>Cuentas ingresamos las cuentas bancarias que se poseen en cada una de las sucursales
cargadas y vinculamos las mismas a una cuenta contable.
ALTA DE CHEQUERAS
En Bancos>Chequeras indicamos el Nro. Inicial y Nro. Final de los cheques que componen cada una
de las chequeras y el próximo cheque que se emitirá (Próximo Nro.)
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INGRESO DE CHEQUES
Accediendo a Bancos>Cheques podemos administrar la cartera de cheques propios y de terceros,
contando con un circuito que facilita la conciliación bancaria y la correcta imputación de las cuentas
corrientes de clientes.
Mediante esta pantalla podemos ingresar nuevos cheques, hacer depósitos y acreditaciones,
siguiendo los pasos que se muestran a continuación.
Tildamos para indicar
si se trata de un
cheque propio.
Cuando se trate de cheques
propios asignará la numeración
correspondiente indicada en
Chequeras
Tildamos aquellos
cheques que
pretendamos depositar
o acreditar.
Visualizamos
tildados el
estado de los
cheques.
Una vez tildados en los cheques
correspondientes, procedemos a
depositarlos haciendo clic en esta opción.
Se abrirá una ventana donde cargaremos los
datos de la boleta de depósito.
Una vez tildados en los
cheques correspondientes,
procedemos a acreditarlos
haciendo clic en esta opción.
30
CIRCUITO DE CHEQUES
Emisión de Recibo: el sistema sugerirá los cheques de terceros ingresados a través de la ventana
“Cheques” y una vez utilizados quedarán contabilizados como “Valores a Depositar” y en lugar de la
cuenta corriente del cliente se usará una cuenta provisoria denominada “Cheques a Liquidar
Comitente XX”.
Depósito: Al realizar el depósito debemos ingresar los datos de la boleta de depósito.
Automáticamente se realizará una reclasificación contable, retirando los valores de “Valores a
Depositar” e ingresándolos como “Valores Pendientes de Acreditación”.
Acreditación: Se darán de baja las cuentas “Valores Pendientes de Acreditación” y “Cheques a
Liquidar Comitente XX” para impactar los movimientos en la cuenta bancaria y la cuenta corriente
del comitente.
Emisión de Orden de Pago: Si en lugar de depositar el cheque, el mismo se incluye en una orden de
pago, el sistema dará de baja las cuentas “Valores a Depositar” y “Cheques a Liquidar Comitente XX”
para impactar en la correspondiente cuenta corriente del cliente.
VISTAS
CHEQUES EN CARTERA
Podemos realizar consultas sobre los movimientos históricos de cheque propios y de terceros
accediendo a Vistas>Contabilidad>Cheques en Cartera. Allí encontraremos la columna “Estado” que
nos indicara las siguientes opciones:
“En Cartera”
“Depositado” (detallando el número de la boleta de depósito, la cuenta bancaria y la fecha)
“Acreditado”
“En Orden de Pago” (detallando el número del comprobante y la fecha).
31
MÓDULO CONTABILIDAD
EMISIÓN DE ASIENTOS
La emisión de asientos debe realizarse a través de Contabilidad>Emisión de Asientos. Podremos
tomar Asientos Modelo previamente ingresados en el sistema (ver Ingreso de Asientos Modelo) o
bien procedemos con la carga desde cero.
Posibilidad de elegir un
asiento modelo
precargado.
Corresponden a
movimientos en
moneda corriente.
Corresponden a
movimientos en
moneda original.
Cotización tomada para la
conversión de moneda original
a moneda corriente.
Control de la partida doble
en moneda corriente
32
ANULACIÓN DE ASIENTOS
A través de Contabilidad>Anulación de Asientos el sistema permite anular asientos utilizando la
pantalla que se muestra a continuación.
CONTABILIZACIÓN DE COMPROBANTES DIFERIDA
La pantalla que se muestra a continuación (Contabilidad>Contabilización de Comprobantes) lista
todos aquellos comprobantes emitidos, manual o automáticamente, que no hayan sido
contabilizados, ya sea porque la configuración de comprobantes así lo indica o por errores en
la configuración de la contabilización. Cada uno de ellos puede contabilizarse en el momento que se
desee, seleccionado los mismos en forma individual o grupal mediante el checkbox ubicado a la
izquierda de cada comprobante pendiente de contabilización. En caso de que el usuario desee
seleccionar todos los comprobantes, se deberá tildar el checkbox ubicado en el encabezado. Luego
se deberá hacer clic en “Contabilizar”.
En el Panel de Resultados ubicado en la parte inferior de la pantalla podremos ver los resultados del
proceso. En caso de que a un asiento le falte una cuenta contable se nos abrirá una pestaña para
completarlo. Si no lo completamos en el momento y cancelamos el asiento, el proceso continuará y
el comprobante seguirá quedando pendiente de contabilización.
Se nos abrirá una ventana
para seleccionar la minuta a
anular.
Seleccionamos fecha de la
anulación
Se completará el asiento
invirtiendo los movimientos
de la minuta original.
33
MODIFICACIÓN DE ASIENTOS
El proceso consiste en ingresar a Contabilidad>Modificación de Asientos, completar el número
correspondiente en el campo “Minuta” y hacer clic en “Buscar”. El sistema completará la pantalla
con los datos originales del asiento para proceder a su edición.
34
PERÍODOS FISCALES
La funcionalidad permite crear períodos fiscales para asignar comprobantes de compras y ventas a
cada uno de ellos y facilitar la liquidación mensual de IVA.
En la pantalla Contabilidad>Actualizaciones Contabilidad>Períodos Fiscales se ingresarán los períodos
abiertos indicando mes y año. Una vez cerrado el mismo, se podrá tildar el campo “Auditado” con el
fin de bloquear la asignación del período a comprobantes que se ingresen con posterioridad.
Al momento de cargar un comprobante de “Compras” el sistema solicitará que indiquemos el período
fiscal correspondiente, eligiendo de un listado que contiene aquellos que aún se encuentran abiertos.
Cuando se trate de facturación realizada a través de Comprobantes>Contables>Ventas,
Comprobantes>Emisión de Comprobantes en Lote y Comprobantes>FYO>Comprobantes FYO el
sistema asignará automáticamente el período fiscal que se corresponda con la fecha del
comprobante.
35
BLOQUEO DE CUENTAS
El sistema permite bloquear cuentas contables a una fecha determinada con el fin de limitar el
ingreso de movimientos para períodos cerrados. Dicha opción se encuentra en
Contabilidad>Actualizaciones Contabilidad>Bloqueo de cuentas.
Indicamos la fecha hasta la
cual no podrán ingresarse más
movimientos.
Tildamos las cuentas a
bloquear/desbloquear
Luego de seleccionar las cuentas e indicar la fecha, hacemos clic en la acción que se pretenda realizar.
Visualizamos la fecha del
último bloqueo
36
INGRESO DE ASIENTOS MODELO
Se trata de asientos precargados cuya finalidad es agilizar la carga de asientos periódicos accediendo
a la opción en Contabilidad > Actualizaciones Contabilidad > Asientos Modelo.
Definimos el nombre que recibirá el asiento
modelo para su identificación.
Indicamos el concepto del asiento.
El mismo es editable en el momento de ingresar un
asiento donde se utilice el modelo seleccionado.
Ingresamos, modificamos o eliminamos las cuentas que integran el
registro seleccionado.
Las mismas son editables al momento de ingresar un asiento que utilice
el modelo seleccionado.
37
AJUSTES POR TIPO DE CAMBIO
La modalidad multi-moneda que posee el sistema nos permite realizar ajustes de saldos contables
por variaciones en el tipo de cambio. Para ello acceder a Contabilidad > Actualizaciones Contabilidad
> Ajustes por Tipo de Cambio.
El proceso generará un asiento que ajustará los saldos en moneda corriente de todas las cuentas que
tengan definidas (en el plan de cuentas) la moneda seleccionada.
EMISIÓN DE ASIENTOS DE EJERCICIO El sistema provee la generación de asientos de apertura, re-expresión, refundición y cierre para cada
ejercicio contable ingresado accediendo a Contabilidad > Actualizaciones Contabilidad > Asientos de
Ejercicio.
Para ello hacemos clic en “Generar” en la opción que se desee. El sistema realizará los asientos
automáticamente y cambiará la opción “Generar” por “Eliminar”.
Al realizar los asientos de cierre y refundición el sistema reenumerará los asientos del ejercicio
ordenándolos por fecha y conservará los números de minuta originales para posteriores consultas.
Definimos la moneda a ajustar.
Indicamos la cotización a la cual
llevaremos los saldos en moneda
corriente.
Es la fecha de corte para tomar los
movimientos a ajustar y en la cual
se realizará el asiento.
Seleccionamos la cuenta contable
donde se reflejarán las diferencias
de cambio calculadas.
38
CENTROS DE COSTO Y TIPO DE CUENTA
Ingresando en Contabilidad > Actualizaciones Contabilidad > Centro de Costos y en Contabilidad >
Actualizaciones Contabilidad > Tipo de Cuenta tenemos la posibilidad de clasificar las cuentas
imputables según el criterio del usuario. Al ingresar observaremos el detalle que se muestra a
continuación, el cual permite agregar nuevos registros como así también editar los existentes con el
fin de aplicar los conceptos deseados.
Es importante destacar que en Vistas > Contabilidad > Movimientos por Centro de Costos tenemos la
posibilidad de observar las cuentas imputables y realizar el filtro que sea necesario para la búsqueda
de la información requerida.
CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD
Con el fin de agilizar la registración de movimientos, el sistema nos permite vincular cada concepto
con cuentas contables. Para ello, nos dirigimos a Actualizaciones>Configuración>Contable>Relación
Detalle y procedemos a crear las relaciones completando los datos que se explican a continuación:
Nombre del
concepto.
Seleccionamos la
persona, si corresponde.
Seleccionamos cuenta
contable.
39
REPORTES CONTABLES
Los informes contables que ofrece el sistema se encuentran dentro del menú Contabilidad>Reportes.
Cada uno de ellos podrá imprimirse o exportarse a Excel, PDF o Word.
LIBRO DIARIO
Es el registro de todos los movimientos contables realizados. Al acceder, se abrirá la siguiente
ventana de filtros:
Al seleccionar “Si” suprimimos el
número de minuta provisorio para
la impresión en los libros
contables oficiales.
Busca una minuta particular.
Al seleccionar “Si” muestra los
asientos con los movimientos en
moneda original, cotización del
último ajuste y movimiento en
moneda corriente.
Indicamos número de página
inicial para su impresión en libros
contables oficiales.
Indicamos rango de fecha.
40
MAYOR DE CUENTAS
Permite clasificar los movimientos contables por cuenta. Los posibles filtros son los siguientes:
Al seleccionar “Si” suprimimos el
número de minuta provisorio para
la impresión en los libros
contables oficiales.
Nos permite indicar un rango
de cuentas.
Al seleccionar “Si” muestra los
asientos con los movimientos en
moneda original, cotización del
último ajuste y movimiento en
moneda corriente.
Indicamos número de página
inicial para su impresión en libros
contables oficiales.
Indicamos rango de fecha.
Nos permite seleccionar una
cuenta en particular.
Podemos filtrar para visualizar
únicamente cuentas con
movimientos.
Podemos filtrar aquellas cuentas
que sólo poseen saldo a la fecha
seleccionada.
41
BALANCE DE SUMAS Y SALDOS
Reporte donde se exponen las cuentas utilizadas en el ejercicio contable, con la sumatoria del debe
y el haber y el saldo resultante, sea deudor o acreedor. Los posibles filtros son:
Nos permite indicar un rango de
cuentas.
Nos permite seleccionar una
cuenta en particular.
Al seleccionar “Si” muestra los
asientos con los movimientos en
moneda original, cotización del
último ajuste y movimiento en
moneda corriente.
Indicamos fecha de saldos.
Tenemos la posibilidad de
visualizar solo las cuentas
imputables o bien todo el árbol
del plan de cuentas.
Podemos filtrar aquellas cuentas
que sólo poseen saldo a la fecha
seleccionada.
42
REPORTES DE CUENTA CORRIENTE
Los informes de cuenta corriente que ofrece el sistema se encuentran dentro del menú
Contabilidad>Reportes. Cada uno de ellos podrá imprimirse o exportarse a Excel, PDF o Word.
SALDOS EN CUENTA CORRIENTE
Reporte donde se exponen los saldos de la cuentas corrientes por moneda y luego expresados en
pesos, mostrando un saldo consolidado del cliente.
La cotización utilizada para el reporte es la que se encuentre ingresada al momento de la consulta
en Actualizaciones>Cotizaciones.
43
CUENTA CORRIENTE
Reporte que muestra el detalle de los movimientos de cuenta del cliente ocurridos en el período de
fecha indicado en el filtro.
Los saldos se expresan en la moneda original, no pesificados.
44
RESUMEN DE CUENTA
Mediante este reporte, podremos visualizar el estado completo de cada cliente a una fecha
determinada simplificando la administración de cuentas comitentes.
La primera parte del resumen expone saldos de cuenta corriente, valor del portfolio, Activos en
garantías FyO y Activos en garantía de Cauciones en moneda unificada (pesos), pudiendo obtener un
saldo consolidado del comitente.
En la segunda parte del reporte, obtenemos un detalle de la composición del valor del portfolio, los
balances de garantías FyO y Cauciones y la cartera FYO del cliente, tal como se observa en la imagen
a continuación.
En el reporte podremos ver la cotización aforada y la de mercado y los totales se mostrarán de
acuerdo a la cotización elegida previamente mediante filtrado.
También es posible ver el producto en la moneda en que cotiza. Luego se mostrarán los totales
pesificados.
45
46
CARTERA DE ACTIVOS
Reporte que expone movimientos de cuenta de clientes ocurridos en el período de fecha indicado en
el filtro, segregados de la siguiente manera:
“Cartera Disponible”: Incluye movimientos de cuenta corriente, instrumentos no afectados
a garantía y posiciones abiertas.
“Cartera No Disponible”: Incluye movimientos de activos en garantía.
Dicho reporte facilita el control de todos los activos recibidos de comitentes ya que permite
identificar a qué se encuentra afectado cada uno de ellos.
Nota: El reporte informa cantidades a valor nominal.
47
MÓDULO COMPROBANTES
EMISIÓN DE COMPROBANTES FYO
Esta opción permite gestionar los movimientos por operatoria de futuros y opciones, tanto propia
como de terceros. El sistema provee una serie de comprobantes que respaldan cada uno de los
movimientos generados y que impactan en la contabilidad.
Para acceder a esta opción nos dirigimos a Comprobantes>FYO>Comprobantes FYO donde se abrirá
la ventana que se muestra a continuación:
NOTA: Para agilizar el proceso de carga, el sistema seleccionará por defecto Nota de Crédito en el
campo “Transacción”. Al momento de emitir el comprobante si el mismo posee signo negativo
automáticamente cambiará el comprobante a Nota de Débito y nos notificará con un mensaje.
Accedemos al listado de
comprobantes FYO. Los tildados
serán los que se encuentren
pendientes de emisión.
Las opciones son Factura, Nota de
Crédito, Nota de Débito.
El sistema selecciona por defecto la
que se encuentre configurada para
cada comprobante.
.
El sistema selecciona por
defecto la sucursal que se
encuentre configurada para
cada comprobante.
Accedemos al listado
de Personas para
seleccionar la que
corresponda.
Las monedas que
figuren tildadas serán
las que posean
detalles pendientes.
Seleccionamos
la moneda del
comprobante.
Indicamos la cotización
para la conversión.
Haciendo clic en los puntos suspensivos se
abrirá una ventana en donde podremos tildar
los conceptos pendientes que queremos incluir.
en el comprobante a emitir.
48
EMISIÓN DE COMPROBANTES EN LOTE Uno de los atributos del sistema es la posibilidad de emitir comprobantes en lote para agilizar los
procesos diarios y rutinarios. Nos dirigimos a Comprobantes>Emisión de Comprobantes en Lote y
visualizaremos la pantalla que se muestra a continuación:
NOTA: Si se realiza la emisión de comprobantes fiscales, solicitar a Soporte la configuración de la
sucursal correspondiente.
Vemos el detalle de
comprobantes
pendientes y
tildamos los que
vamos a emitir.
Vemos las personas que
corresponden a los
comprobantes seleccionados
y tildamos los que vamos a
emitir.
Se expone si el
comprobante se
emitirá en
moneda original
o en pesos.
Tildamos las monedas a
convertir y definimos
las cotizaciones.
Seleccionamos la
fecha de los
comprobantes.
Hacemos clic para
generar los
comprobantes.
Visualizamos el mensaje
con información de los
comprobantes emitidos
y errores en caso de
ocurrir.
Dejamos en blanco la
pantalla de mensajes.
49
INGRESO DE COMPROBANTES DE COMPRAS
Podremos llevar un registro de las compras realizadas con su correspondiente impacto en el Libro
IVA Compras accediendo a Comprobantes>Contables>Compras e ingresando los datos solicitados en
la ventana como la que se muestra a continuación:
NOTA: Al momento de ingresar el detalle, se habilitarán los campos correspondientes (Gravado, IVA
%, Subtotal, No Gravado, Exento) según la condición de IVA definida para la razón social
seleccionada.
Referencias
Campo habilitado
Valor calculado
Campo deshabilitado
Elegimos que
vamos a ingresar
un comprobante
de compras.
Elegimos el
tipo de
comprobante.
Ingresamos
la letra.
Ingresamos la
numeración.
Seleccionamos
la fecha.
Accedemos al listado de
Proveedores para seleccionar
el que corresponda.
Ingresamos
percepciones e
impuestos
internos.
Indicamos la
cotización para la
conversión según
la moneda
seleccionada.
Seleccionamos
la moneda del
comprobante.
Definimos
alícuota de
IVA.
Ingresamos el cuerpo del comprobante.
Asignamos a un
período fiscal
abierto.
En caso de que el comprobante este pendiente de pago, tenemos la
opción de hacer clic aquí para clasificarlo como pendiente de pago.
50
COMPRAS Gravado IVA % IVA Subtotal No Gravado Exento Total
A
B
C
EMISIÓN DE COMPROBANTES DE VENTAS
A través del sistema podremos generar los comprobantes de ventas y proceder a su posterior
impresión (ver Impresión de Comprobantes). A su vez, cada uno de ellos impactará automáticamente
en el Libro de IVA Ventas.
Para ello, accedemos a Comprobantes >Contables>Ventas e ingresamos los datos solicitados en la
ventana como la que se muestra a continuación:
NOTA: Conforme la condición de IVA de la persona seleccionada, el sistema emitirá el tipo de
comprobante (A o B) y asignará el número que corresponda.
Al momento de ingresar el detalle, se habilitarán los campos correspondientes (Gravado, IVA %,
Subtotal, No Gravado, Exento) según la condición de IVA definida para la razón social seleccionada.
Elegimos que
vamos a ingresar
un comprobante
de ventas.
Elegimos el tipo de
comprobante
Factura, Nota de
Crédito o Nota de
Débito.
El sistema selecciona
por defecto la que se
encuentre configurada.
Seleccionamos
la fecha.
Accedemos al listado de
Personas para seleccionar
la que corresponda.
Indicamos la cotización para la
conversión según la moneda
seleccionada.
Seleccionamos la
moneda del
comprobante.
Definimos
alícuota de IVA.
Ingresamos el cuerpo del comprobante.
Visualizamos el
número de
comprobante
que estamos
ingresando.
En caso de que el comprobante este pendiente de cobro, tenemos la
opción de hacer clic aquí para clasificarlo como pendiente de cobro
51
Referencias
Campo habilitado
Valor calculado
Campo deshabilitado
VENTAS Gravado IVA % IVA Subtotal No Gravado Total
A
B
C
52
EMISIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Y RECIBOS
Todos los cobros y pagos que se lleven a cabo podremos administrarlos accediendo a
Comprobantes>Contables>Orden de Pago / Recibo, donde se abrirá la pantalla que se muestra a
continuación:
Como se puede observar, en caso de que la forma de pago seleccionada sea Banco, en la parte
inferior derecha de la pantalla se encontrará la opción para elegir la cuenta bancaria del Proveedor
a la que se le asignará el pago. Haciendo clic en se desplegará una pantalla con las cuentas
bancarias que corresponden al proveedor seleccionado y que han sido ingresadas previamente desde
la pestaña de proveedores.
Elegimos si
vamos a emitir
un Recibo u
Orden de Pago.
El sistema selecciona
por defecto la que se
encuentre
configurada para
cada comprobante.
Ingresamos los
medios de pago
haciendo clic en
cada una de las
pestañas.
Accedemos al listado
de Personas para
seleccionar la que
corresponda.
Seleccionamos
la moneda del
comprobante.
Indicamos la cotización
para la conversión
según la moneda
seleccionada en
Ingresamos el cuerpo del comprobante.
Diferencia entre el
total del recibo y la
suma de formas de
pago.
Saldo por liquidación y por concertación que presenta el cliente en su cuenta corriente, en la moneda en la que se está emitiendo el comprobante, con el fin de observar las disponibilidades del cliente. Si el saldo es positivo, se podrá visualizar en color verde. En caso de que el mismo sea negativo aparecerá en color rojo.
Haciendo clic en los puntos suspensivos se abrirá una ventana en donde podremos tildar
los comprobantes de compras/ventas pendientes de pago/cobro que queremos incluir.
53
Una vez cargada la información correspondiente hacemos clic en “Aceptar”, lo cual emitirá la
orden de pago y nos abrirá una pestaña en la que debemos completar el asiento de pago a
proveedores.
Otra alternativa para emitir comprobantes de cobro/pago es ingresando a Comprobantes >
Contables > Cbtes. pendientes de Cobro/ Pago. En este caso solo nos aparecerán para emitir
comprobantes que han sido tildados previamente como pendientes de cobro/pago. Seleccionando
la opción Órdenes de Pago, podremos observar las personas con las cuales conservamos
comprobantes pendientes de cancelación así como un resumen de los mismos. Seleccionando la
opción Recibos, podremos observar las personas con las cuales conservamos comprobantes
pendientes de cobro así como un resumen de los mismos.
Aquí tenemos la posibilidad de seleccionar el/los comprobante/s a cobrar/pagar tildando el
checkbox que se encuentra a la izquierda de cada comprobante (existe la posibilidad de seleccionar
todos los comprobantes con el checkbox ubicado en el encabezado). Luego, al hacer clic en
“Generar”, se abrirá un Recibo/Orden de pago precargado con los datos seleccionados para terminar
de completar.
Para imprimir la orden de pago ver IMPRESIÓN DE ORDEN DE PAGO.
Es importante destacar que en Vistas > Comprobantes > Comprobantes pendientes de cobro y Vistas
> Comprobantes > Comprobantes pendientes de pago podremos observar un resumen de los
comprobantes emitidos en un rango de fecha determinado (el sistema lo muestra por defecto en el
último mes pudiéndose modificar) y que se encuentren pendientes de cobro o pago respectivamente.
54
COMPROBANTES ASOCIADOS EN ÓRDENES DE PAGO/RECIBOS
Ingresando en Comprobantes > Contables > Cbtes. Asociados en Órdenes de Pago/Recibos
podremos ver, por persona, los comprobantes asociados a órdenes de pago y recibos.
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INGRESO DE FORMULARIOS ANULADOS
En la pantalla Actualizaciones>Configuración>Comprobantes Actualizaciones>Formularios Anulados
podrán cargarse comprobantes anulados, con su correspondiente impacto en el Libro IVA Ventas,
mediante la simple carga de los datos que lo identifican. La funcionalidad permite inclusive anular un
rango de comprobantes si es que se desea.
ANULACIÓN DE COMPROBANTES El sistema también permite realizar la anulación de comprobantes emitidos de manera sencilla
accediendo a Comprobantes>Anulación de Comprobantes.
Nota: Cuando se trate de comprobantes de “Compras” el sistema procederá a eliminar el mismo con
su correspondiente minuta y registro en el Libro IVA Compras, validando que no existan cuentas
bloqueadas para la fecha del comprobante y que el período fiscal al que fue asignado no se encuentre
auditado.
Seleccionamos el tipo de
comprobante a anular.
Ingresamos el número
del comprobante. Hacemos clic para ver el listado de
comprobantes que cumplen con las
condiciones ingresadas en 1 y 2 y
seleccionamos el que corresponda.
Definimos la fecha de anulación.
Ingresamos los motivos de la
anulación.
Al elegir el comprobante en 3 el
sistema completará
automáticamente los datos del
mismo.
El sistema indicará si la operación
puede ser realizada o no y mostrará
los motivos.
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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
CONFIGURACIONES
Crearemos una nueva sucursal que utilizaremos para la emisión de comprobantes fiscales. Para ello
nos dirigimos a Actualizaciones>Configuración>Comprobantes Actualizaciones> Sucursales e
ingresaremos un nuevo registro como el que se muestra a continuación:
Donde “Número” se corresponde con el punto de venta habilitado, “Propio” debe estar tildado y
“Tipo Boca” debemos elegir la opción Facturación Electrónica. Ingresaremos tantas sucursales como
puntos de venta se encuentren habilitados para facturar electrónicamente.
Posteriormente, en Actualizaciones>Configuración>Comprobantes Actualizaciones> Numeración
definiremos la numeración a utilizar para la sucursal creada anteriormente, asignando en “Detalle”
el nombre que queramos.
Nota: Tener en cuenta que al momento de solicitar autorización a AFIP el número definitivo del
comprobante puede ser distinto al asignado por el sistema, en tal caso se reemplazará por el
definitivo.
En Actualizaciones>Configuración>Comprobantes Actualizaciones> Numeración por Comprobante
relacionaremos la numeración definida en el punto anterior con la nueva sucursal creando los
siguientes registros:
57
EMISIÓN DE COMPROBANTE
Cada vez que emitamos un comprobante fiscal, debemos seleccionar la nueva sucursal con boca
Facturación Electrónica para que los mismos sean derivados a la pantalla correspondiente para
solicitud de CAE.
Nota: Si la emisión de comprobantes fiscales se realiza mediante la pantalla Comprobantes>Emisión
de Comprobantes en Lote, solicitar a Soporte la configuración de la sucursal correspondiente.
SOLICITUD DE CAE
Una vez emitido el comprobante, nos dirigimos a Comprobantes>Facturación Electrónica donde se
listarán todos los comprobantes pendientes de autorización, pudiendo solicitar el CAE de cada uno
de ellos en forma individual o conjunta si se desea, mediante el tilde que se encuentra en el margen
izquierdo de la pantalla y luego haciendo clic en el botón “Autorizar”. En la sección inferior de la
pantalla se expondrán los resultados del proceso, indicando el CAE obtenido o los errores ocurridos.
58
Dentro de los posibles errores, se encuentra la falta de conversión de datos. En estos casos nos
dirigiremos a Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones e ingresaremos los campos Valor
Tercero requeridos, es decir aquellos que poseen la descripción <sin valor>. En
http://www.afip.gob.ar/fe/ sección Herramientas de Asistencia>Tablas del Sistema, podrá
consultarse el dato a informar para cada caso.
Una vez obtenido el CAE, el comprobante desaparecerá de la pantalla Pendientes y pasará a
Autorizados.
Si la solicitud de CAE queda truncada por una falla en la conexión, el registro quedará con número
asignado pero sin CAE, por lo que debemos utilizar la opción “Consultar” para obtener el mensaje de
autorización o rechazo y poder continuar con el proceso de facturación.
Si la solicitud es rechazada, para poder continuar con la autorización de otros comprobantes hacer
clic en la opción “Consultar” del registro no autorizado. De esta forma, se liberará el numero de
comprobante asignado para poder ser utilizado por otro.
También es posible realizar consultas a AFIP en lote, utilizando el mismo modo de selección que el
utilizado para autorizar y posteriormente haciendo clic en el botón “Consultar”.
Importante: Recién una vez que se haya obtenido el CAE, el comprobante se podrá contabilizar a
través de Contabilidad>Contabilización de Comprobantes, se sumará al libro de IVA Ventas y será
tomado en cuenta para la exportación de Información de Compras y Ventas.
REGISTRO DE AUTORIZADOS
En Comprobantes>Facturación Electrónica también podremos ver los comprobantes autorizados
accediendo a la pestaña Controles Adicionales>Autorizados. Una vez seleccionada, se listarán todos
los comprobantes como se muestra a continuación:
59
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
AUTOIMPRESORES
La opción permitirá visualizar el comprobante y proceder a su impresión si se desea.
Para ello, accedemos a Comprobantes>Impresión de Comprobantes (Auto) y completamos los filtros
que queramos.
COMPROBANTES PREIMPRESOS
Mediante esta opción se visualizará el detalle a imprimir en el comprobante pre-impreso.
Para ello, accedemos a Comprobantes>Impresión de Comprobantes (Pre) y completamos los filtros
que se deseen.
Seleccionamos la transacción
que generó el comprobante.
Indicamos cantidad de copias
a imprimir.
Ingresamos rango de fechas.
Definimos número de
comprobante.
Definimos rango en número
de comprobante.
Elegimos la persona a quien
se emitió el comprobante. Elegimos el tipo de
comprobante
Seleccionamos la transacción
que generó el comprobante.
Indicamos cantidad de copias
a imprimir.
Ingresamos rango de fechas.
Definimos número de
comprobante.
Definimos rango en número
de comprobante.
Elegimos la persona a quien
se emitió el comprobante. Elegimos el tipo de
comprobante
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IMPRESIÓN DE ORDEN DE PAGO.
Para imprimir la Orden de Pago correspondiente ingresamos a Comprobantes > Impresión Orden
de Pago, donde podremos visualizar el comprobante, el cual muestra:
Conceptos y comprobantes: detalla los comprantes que se están cancelando.
Retenciones: muestra las retenciones efectuadas, que se restan del total que se está abonando.
Medios de pago: detalla el medio en que se emiten los pagos.
Datos de la transferencia: detalla la cuenta a la cual se transfieren los fondos.
Número de minuta: detalla el número de minuta con la cual se contabilizo. Si la orden de pago se
emite sin contabilizar el número de minuta no aparecerá.
Recibo: detalla el recibí conforme.
61
62
MOVIMIENTO DE ACTIVOS
Todos los movimientos generados a través de la pantalla Operaciones>Movimientos de Activos y
Operaciones>Ajustes de Cotización podrán ser consultados e impresos desde la opción
Comprobantes>Movimiento de Activos.
BOLETO VALORES
Los boletos emitidos por la operatoria de títulos valores, podrán ser consultados e impresos
mediante la opción Comprobantes>Boleto Valores.
Ingresamos rango de fechas.
Definimos número de
comprobante.
Elegimos la persona a quien
se emitió el comprobante.
Definimos número de boleto.
Ingresamos rango de fechas.
Elegimos el comitente a
quien se emitió el boleto.
63
MÓDULO OPERACIONES
INGRESO DE PRODUCTOS
Todos los instrumentos a utilizar, ya sea porque estén vinculados a
Operaciones>Actualizaciones>Posiciones o a movimientos entre distintas cuentas depositarias, se
ingresarán a través de Operaciones>Actualizaciones>Productos en la pantalla que se muestra a
continuación:
Una vez allí, hacer clic en el botón que figura en la parte superior izquierda de la pantalla, el cual
nos abrirá una pestaña como la que se muestra a continuación. Debemos completar la misma y hacer
clic en aceptar.
64
Nro. Nombre Descripción
1 Producto Nombre del instrumento.
2 Moneda Representada
Sirve para identificar si el producto es moneda e indicar cuál.
3 Cargo spread En caso de calcular márgenes y diferencias (ver Gestión de la Operatoria, Márgenes y Diferencias), definir la bonificación a realizar entre posiciones sobre un mismo producto.
4 Con tenencia Deberá tildarse cuando el producto requiera una administración de tenencias y para poder ser utilizado en Operaciones>Movimiento de Activos, como es el caso de acciones y títulos públicos.
5 Primary DMA Si dicho campo se encuentra tildado, todas las posiciones que tengan los clientes DMA sobre dichos productos serán informadas en la exportación correspondiente. De lo contrario, no serán incluidas.
6 Plazos de Negociación
Definir los plazos de negociación admitidos por el Mercado para la generación del archivo Primary DMA Posiciones.
INGRESO DE POSICIONES
Para ingresar una posición nueva, nos dirigimos a Operaciones>Actualizaciones>Posiciones e
ingresamos los datos allí solicitados conforme las condiciones del contrato definidas por el Mercado.
Si una posición se ingresa por primera vez debemos hacer clic en el botón que figura en la parte
superior izquierda de la pantalla, el cual nos abrirá un formulario como el que se muestra a
continuación.
65
Es importante destacar que en caso de que ya se posea una posición cargada de un mismo producto,
lo que podemos hacer es situarnos sobre la misma y hacer clic en el botón Replicar ubicado en
la barra de tareas. Esto nos abrirá una pestaña con la misma información que la de la posición
seleccionada, la cual deberá ser editada para su adecuación con la nueva posición que se quiere
ingresar. Una vez editados los campos obligatorios simplemente se hará clic en aceptar y la posición
quedará cargada.
Para seleccionar el producto para el cual se quiere cargar una nueva posición debemos hacer clic
sobre los tres puntos suspensivos que aparecen a la derecha de Producto, lo que nos desplegará el
listado de los productos ya ingresados al sistema. En caso de no encontrar el producto por no haberlo
ingresado previamente, tenemos la posibilidad de ingresarlo con el botón NUEVO, como se observa
en la imagen.
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Aclaración: El campo denominado “Factor Cotización” es donde indicaremos el multiplicador a
utilizar para convertir los precios, especialmente aquellos que no son expresados por unidad como
sucede con los títulos públicos.
CONFIGURACIÓN DE TASAS/DERECHOS
En la pantalla Operaciones>Actualizaciones>Tasas podremos configurar los parámetros para el
cálculo de tasas/derechos de Mercado y Bolsa. El campo “Concepto” permitirá especificar un detalle
y alícuota de impuesto a la tarifa ingresada. El mismo optimiza el cálculo por producto de los
Derechos de Mercado y Derechos de Bolsa incluidos en los Boletos emitidos por operaciones del
Merval.
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GESTIÓN DE LA OPERATORIA
El sistema facilita la administración del negocio FYO y Valores mediante distintas opciones que
permiten el ingreso de operaciones registradas en el mercado (con sus respectivas cancelaciones,
cálculo de resultados, flujos por primas de opciones y emisión de boletos) y de las exigencias respecto
a márgenes y diferencias.
A continuación se explican las distintas formas de llevar adelante los procesos, ya sea mediante el
ingreso manual de datos o vía el módulo de Importaciones (ver a su vez la sección Importaciones).
OPERACIONES
El alta de operaciones se realiza mediante la pantalla Operaciones>Ingreso Operaciones donde
podremos visualizar cada una de ellas con sus respectivas cancelaciones. La ventana constituye una
instancia transitoria que permite controlar cada uno de los registros ingresados para luego de su
conformidad proceder al traspaso definitivo a cartera.
Una vez en cartera, el sistema automáticamente calculará:
a) Para el caso de futuros y opciones: los resultados producidos por las cancelaciones de
operaciones, proponiendo la emisión de los comprobantes de “Resultados” y “Primas” con
el fin de impactar el movimiento en las cuentas corrientes (ver Emisión de Comprobantes en
Lote).
b) Para el caso de títulos valores: el valor de la operación, aranceles y derechos de mercado,
proponiendo la emisión del comprobante “Boleto”.
Al seleccionar una operación podemos visualizar las cancelaciones de la misma.
Opción que permitirá ingresar a
cartera todas las operaciones en
pantalla.
Opción que permitirá recuperar
operaciones en cartera para su
modificación.
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Proceso Manual
La carga manual implica definir cada uno de los atributos para las operaciones a ingresar y asignar la
cancelación seleccionando en el panel inferior la operación correspondiente.
Proceso de Importación
La importación de operaciones implicará la carga automática de todos los registros desde la última
fecha de importación a la fecha que se indique para el proceso, incluyendo la asignación de
cancelaciones (ver Importaciones).
MÁRGENES Y DIFERENCIAS
El sistema calcula el diferencial entre los últimos márgenes y diferencias computados con los actuales
para su posterior imputación en la cuenta corriente de cada cliente mediante la emisión de
comprobantes de “Márgenes” y “Diferencias” (ver Emisión de Comprobantes en Lote).
Proceso Manual
En primer lugar, debemos completar el campo “Variación” en la pantalla
Operaciones>Actualizaciones>Posiciones con el rango por contrato.
Luego en la pantalla Operaciones>Actualizaciones>Productos definir el spread a bonificar por
posiciones sobre el mismo producto
Luego debemos configurar la opción “Lineal” en el campo “Método Margen” que aparece en la
pantalla Personas>Operaciones> Mercados.
El proceso diario consiste en importar los precios de ajuste y luego en la pantalla
Operaciones>Márgenes>Calcular márgenes y diferencias seleccionar la fecha a la cual se realizará el
cálculo y hacer clic en el botón “Calcular”.
Para ello se necesitará que todas las posiciones que se encuentran en cartera a la fecha de cálculo
posean sus respectivos precios de ajuste. Si alguno de ellos falta se mostrará un mensaje como el que
sigue detallándonos cuáles debemos cargar:
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Una vez que los precios de ajuste se encuentren actualizados, procedemos a emitir los comprobantes
de diferencias y márgenes.
Nota: El proceso de cálculo es lineal y no contempla bonificaciones entre posiciones. Podrá realizarse
por quienes operen Futuros y Opciones exclusivamente.
Proceso de Importación
El proceso tomará el saldo de cada cuenta a la fecha de importación y calculará el diferencial del
requerimiento de márgenes y diferencias con respecto a la última importación realizada.
Por último, el sistema sugerirá la emisión de los comprobantes correspondientes.
AJUSTES
Podremos llevar un registro de los precios de ajuste con el fin de visualizar en el reporte “Cartera” un
resultado teórico del portfolio.
Proceso Manual
Debemos ingresar a Operaciones>Listas de Precios>Precios de Ajuste, seleccionar la fecha
correspondiente, ingresar los valores para cada posición y hacer clic en Aceptar.
Proceso de Importación
Mediante la importación el sistema actualizará automáticamente los precios de ajuste a la fecha
indicada en el proceso.
Las posiciones a importar ajuste deberán definirse por el usuario en la sección derecha de la
pantalla a la cual se accede en Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones ingresando a
la pestaña Controles Adicionales>Importación precios de cierre/ ajustes.
Para ello, debemos buscar la posición a importar y seleccionarla mediante el checkbox ubicado a la
derecha de la misma, para agregarla al listado de las posiciones sobre las cuales vamos a importar
ajustes. En caso de querer excluir la posición se debe destildar la opción.
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Posteriormente podremos realizar el proceso de importación de Ajustes (ver importaciones).
MOVIMIENTOS GLOBALES
Proceso de Importación
Mediante la importación de “Movimientos Contables” tomaremos los siguientes conceptos
impactando directamente en la contabilidad, calculados respecto de la última importación:
Movimiento global de la Cuenta Compensación y Liquidación de terceros por resultados,
diferencias y primas.
Nota: La posterior importación de operaciones y diferencias permitirá asignar a las cuentas
corrientes lo que corresponda a cada cliente.
Movimiento global de la Cuenta Compensación y Liquidación propia por resultados,
diferencias y primas.
Requerimiento de márgenes por operaciones propias.
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CAUCIONES
Una caución puede ser tomadora o colocadora, dependiendo de la posición tomada por el
comitente. Esta aclaración se realiza a fines de una mejor administración de la cartera del cliente ya
que cuando la caución sea tomadora, el cliente obtendrá un monto en dinero pero deberá caucionar
determinados activos que garanticen el pago futuro. En el caso de las cauciones colocadoras lo que
está realizando el comitente es un “préstamo” de dinero con el objetivo de obtener un interés en
el futuro.
Explicaremos los pasos para obtener las cauciones de Argentina Clearing y luego nos
detendremos en cada tipo de caución en particular (Tomadora o Colocadora).
Las cauciones son un tipo de operación particular pero no dejan de ser operaciones, con lo cual para
obtener este tipo de operaciones no es necesario ejecutar ningún paso adicional al proceso de
importación de operaciones, el cual se ejecuta desde el módulo de Importación y, como se realiza
habitualmente, hacemos clic en Importar operaciones.
Elegimos la fecha a la que se van a importar las operaciones, finalizado el proceso exitosamente, se
mostrará un mensaje indicando la cantidad de cauciones importadas -de producirse alguna clase de
error se mostrará un mensaje indicando la imposibilidad de importar las operaciones y el tipo de
error-.
Una vez importadas las operaciones nos dirigimos a Operaciones > Cauciones donde encontraremos
listadas las cauciones (tanto importadas de ACSA como las ingresadas manualmente), observándose
-por defecto- aquellas cauciones que aún no se encuentren canceladas.
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Como puede observarse en la imagen, se listarán en rojo aquellas operaciones cuyo vencimiento se
produzca en el día, ya que es el momento de cierre de la caución, tema que trataremos más adelante.
El sistema permite calcular automáticamente el derecho que cobra el mercado por motivo de la
caución, así como las comisiones. Para ello debemos ingresar a Operaciones > Actualizaciones > Tipos
de caución y definir las tasas que se aplicarán posteriormente para el cálculo de comisiones y
derechos de mercado.
Aclaración: El sistema soporta la operatoria de cauciones en USD. Con dicha operatoria, al momento
de realizar la cancelación de la misma, los derechos de mercado y comisiones deben calcularse en
pesos. Es por ello que se aplican los porcentajes establecidos por el agente – en la pantalla
mencionada anteriormente -, sobre el valor en USD de la caución al vencimiento y se aplica a ese
monto el tipo de cambio, para establecer el monto en pesos.
Controles adicionales.
Podemos observar desplegada la solapa de controles adicionales (la desplegamos con un simple clic
sobre el área marcada con un círculo naranja).
Se ofrecen distintas alternativas de filtrado de las cauciones, las mismas son:
- Todas: muestra en pantalla todas las cauciones: vencidas, no vencidas, canceladas y no
canceladas.
- Ingresadas: permite filtrar las cauciones de acuerdo al día de apertura. Al seleccionar la fecha
requerida el sistema nos muestra todas las cauciones ingresadas el día seleccionado.
- Vencen: al elegir esta opción y seleccionar una fecha el sistema nos muestra todas las
cauciones que vencen ese día.
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- Pendientes de cancelación: nos muestra las cauciones aún no canceladas, que poseen saldo.
Es importante destacar que podremos encontrar las cauciones que aún no fueron canceladas por no
haber vencido, como las cauciones vencidas que no fueron canceladas.
- Canceladas: nos muestra las cauciones vencidas y canceladas a la fecha indicada en el filtro.
Tanto para Cauciones Tomadoras como Colocadoras, podemos diferenciar dos etapas:
Apertura de la caución y Cierre de la misma.
CAUCIÓN COLOCADORA
APERTURA:
Las mismas vendrán importadas vía WebService o, en su defecto, se podrán ingresar
manualmente desde el ícono .
Para las cauciones colocadoras no hará falta ningún movimiento de activos.
Al hacer doble clic sobre una caución colocadora se podrá ver un formulario como el
siguiente, en el cual se podrán observar los datos de la caución y en rojo la forma de
ingreso de la caución al sistema.
Para realizar la contabilización, nos dirigimos a Contabilidad > Contabilización de comprobantes y
seleccionamos la caución que queremos contabilizar. El sistema nos brinda cuentas por defecto, las
cuales podrán ser modificadas si es necesario.
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CIERRE:
La caución se encuentra al cierre el día del vencimiento. Las mismas aparecerán listadas en color
rojo, indicando que se debe proceder a la cancelación de las mismas. Para cancelar la caución
deberá hacerse doble clic sobre la misma, lo cual desplegará el formulario de cauciones, e ingresar
a la solapa “Cancelaciones”. Aquí se debe hacer clic en el botón “Cancelación” para que el sistema
complete automáticamente los campos “Fecha”, “Importe”, “Derecho mercado” y “Arancel”
calculando los dos últimos de acuerdo al monto de la caución, el tiempo de duración de la misma y
las tasas cargadas previamente. Estos campos son editables en caso de que se quiera ingresar un
monto diferente al calculado por el sistema. El número de boleta debe ser ingresado manualmente.
Finalmente aceptamos y de esta forma se cancela la caución.
Para terminar con el proceso sólo restaría dirigirse a Contabilidad > Contabilización de
comprobantes y contabilizar el cierre de la misma.
CAUCIÓN TOMADORA
Es aquella caución por la cual el comitente recibe un monto de dinero en el presente y se obliga a
devolverlo en un momento futuro, pagando el dinero obtenido en préstamo más un interés. A
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diferencia de la caución Colocadora, se debe realizar un depósito de activos que garanticen el
cumplimiento de la obligación contraída.
APERTURA:
En la apertura de Cauciones tomadoras se realiza el movimiento de activos correspondientes. Al
realizar el proceso de importación de operaciones, estaremos importando todas las operaciones
junto a los movimientos de activos realizados en Argentina Clearing que estarán garantizando las
cauciones tomadoras.
Los activos quedarán depositados en una cuenta depositaria, encontrándose como “no disponibles”
hasta tanto se produzca un cambio de los activos caucionados – en el caso de cauciones ingresadas
manualmente- o el cierre de la caución.
A través de esta pantalla podremos realizar una conciliación con ACSA y ver si los activos son los
enviados.
Para realizar la contabilización, al igual que con las cauciones colocadoras, nos dirigimos a
Contabilidad > Contabilización de comprobantes y seleccionamos la caución que queremos
contabilizar. El sistema nos brinda cuentas por defecto, las cuales podrán ser modificadas si es
necesario.
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CIERRE:
Al igual que las cauciones colocadoras, debemos cancelar las cauciones tomadoras que se
encuentren al vencimiento. Las mismas aparecerán listadas en color rojo, indicando que se debe
proceder al pago de las mismas. Para cancelar la caución deberá hacerse doble clic sobre la misma,
lo cual desplegará el formulario de cauciones, e ingresar a la solapa “Cancelaciones”. Aquí se debe
hacer clic en el botón “Cancelación” para que el sistema complete automáticamente los campos
“Fecha”, “Importe”, “Derecho mercado” y “Arancel” calculando los dos últimos de acuerdo al monto
de la caución, el tiempo de duración de la misma y las tasas cargadas previamente. Estos campos son
editables en caso de que se quiera ingresar un monto diferente al calculado por el sistema. El número
de boleta debe ser ingresado manualmente. Además, al hacer clic en cancelación, el sistema
desafecta los activos depositados en garantía, realizando el movimiento inverso al de apertura.
Finalmente aceptamos y de esta forma se cancela la caución.
Para terminar con el proceso sólo restaría dirigirse a Contabilidad > Contabilización de comprobantes
y contabilizar el cierre de la misma.
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Boleto de Cauciones:
Para poder visualizar el boleto de las correspondientes cauciones nos dirigimos a Comprobantes >
Cauciones y podremos elegir los boletos generados. A continuación podremos observar el boleto
correspondiente a una caución tomadora, desde su apertura hasta su cierre.
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Reportes.
Es importante destacar que las cauciones se podrán ver reflejadas en los reportes
correspondientes, como Cartera de Activos, Resumen de Cuenta y Tenencia Valorizada, entre otros.
En el Resumen de Cuenta se podrá observar qué activos se encuentran garantizando operaciones
de caución y qué activos se encuentran en garantía para operatoria de futuros y opciones.
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ACREENCIAS
El sistema permite generar la liquidación de rentas, amortizaciones, dividendos en
efectivo y dividendos en especie.
La liquidación debemos realizarla para cada cuenta depositaria en función de donde se
encuentren dispuestos los títulos.
Configuraciones
1. Debemos definir la cuenta donde se depositarán las acreencias monetarias. Para
ello, en Personas>Operaciones>Cuentas Depositarias disponemos de un nuevo
campo denominado “Acreencia en Cta. Cte.”, el cual:
a. Tildaremos si las acreencias monetarias deben acreditarse directamente en
la cuenta corriente de los comitentes.
b. Destildaremos si las acreencias monetarias quedan depositadas en la misma
cuenta que se liquida, lo cual generará un movimiento en las tenencias del
activo y procederá a contabilizarlo si la cuenta depositaria posee configurado
un asiento contable.
2. En Actualizaciones>Configuración>Contable>Relaciones Detalle, debemos crear
los registros correspondientes a las siguientes relaciones contables:
a. “Monedas en Caja de Valores”: cuenta que se debitará para reflejar las
monedas cobradas por una acreencia y que se encuentran depositadas
en Caja de Valores.
b. “Gastos Caja de Valores”: cuenta que reflejará el recupero de gastos de Caja
de Valores por las liquidaciones de acreencias.
Liquidación
Para liquidar una acreencia, debemos dirigirnos a Operaciones>Acreencias, donde se
abrirá la pantalla a continuación:
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A través del botón , ubicado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas, podremos
crear una nueva liquidación.
La opción abrirá un pop-up donde debemos cargar los datos solicitados. A
continuación se comentan los campos a completar en cada sección de la pantalla.
Datos Generales: En esta sección definiremos el objeto de la liquidación.
Cobro: Sección destinada a indicar la forma de cobro y cálculo de la acreencia.
Campo Descripción
Tipo Tipo de acreencia a liquidar. Entre las opciones se ofrece: Renta, Amortización, Renta y Amortización, Dividendo en Efectivo y Dividendo en Especie.
N° Liq. CV Se debe ingresar el número que identifica a la liquidación.
Liquidación Fecha de la liquidación. Los movimientos que se generen por el proceso de acreencias quedarán registrados a dicha fecha.
Instrumento Instrumento a liquidar.
Cta. Depositaria
Cuenta donde se encuentra depositado el instrumento a liquidar. Si existen tenencias en distintas cuentas depositarias, deberá generarse una liquidación para cada una de ellas.
Fecha Posición Fecha de corte a la cual se calcularán las tenencias para realizar el cáculo de las acreencias.
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Arancel y Gastos: Definimos los parámetros a utilizar para el cálculo de aranceles y
gastos correspondientes a la liquidación.
Campo Descripción
Instrumento Seleccionar el instrumento de cobro de la acreencia.
Cálculo Definir si se ingresará un porcentaje a aplicar o un monto a prorratear.
Renta/Amortización/Dividendo Ingresar el valor correspondiente a la liquidación. Si en el campo Cálculo se selecciona “Porcentaje”, el valor de éste campo deberá corresponder a un porcentaje.
Si en el campo Cálculo se selecciona “Monto”, el valor de éste campo deberá corresponder a la acreencia total a prorratear entre las tenencias de cada persona.
Final Opción a tildar.
Mediante esta opción, al liquidar la acreencia, se estará amortizando el
100 % del stock que exista en la cuenta depositaria, generándose los
respectivos asientos contables, dando de baja el activo en cuestión y
depositándose el instrumento de cobro elegido.
Fraccionar
Tildar la opción si corresponde calcular una fracción en un instrumento distinto al instrumento de cobro.
Instrumento (Fracción) Seleccionar el instrumento de la fracción. Sólo estarán habilitados aquellos productos que posean una moneda referenciada.
Precio Fracción Indicar el precio a utilizar para el cálculo de la fracción.
Campo Descripción
Moneda Indicar la moneda en la cual se calculará el Arancel/Gasto. En la liquidación final se mostrarán pesificados.
Cotización Definir la cotización a la cual se pesificarán los conceptos.
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Panel de previsualización: Al hacer clic en Generar, podremos visualizar los conceptos a
liquidar para corroborar que sean correctos.
% Arancel/%Gasto
Ingresar el porcentaje a aplicar en concepto de Arancel/Gastos. Se admite valor cero.
Arancel = Acreencia x % Arancel. Si dicho valor no supera el mínimo, se liquidará el mínimo.
Gasto = Acreencia x % Gasto. Si dicho valor no supera el mínimo, se liquidará el mínimo.
Mínimo Indicar el mínimo a liquidar a cada cliente de Arancel/Gastos por la acreencia. Se admite valor cero.
21% IVA De corresponder la inclusión de IVA, este campo debe tildarse. El mismo se aplicará tanto para Aranceles como para Gastos.
Campo Descripción
N° Comitente CV Número que posee el comitente en Caja de Valores.
Razón Social Nombre de la persona a la cual se le efectuará una liquidación.
Posición Tenencia del instrumento a la fecha de posición.
Tipo Acreencia Tipo de acreencia que se está liquidando.
Acreencia Cantidad acreencia a liquidar.
Instr. cobro Instrumento de la acreencia.
Fracción Parte que se fracciona.
Pago Fracc. Fracción multiplicada por Precio Fracción
Arancel Arancel calculado.
Gastos Gastos calculados.
IVA IVA calculado sobre Arancel y Gastos.
Ret. Bs. Pers.
Campo editable donde se indicará la retención efectuada por Caja de Valores en concepto de Impuesto a los Bienes Personales. Dicho valor se impoutará contra la cuenta corriente del cliente.
Ret. Gcias.
Campo editable donde se indicará la retención efectuada por Caja de Valores en concepto de Impuesto a las Ganancias. Dicho valor se impoutará contra la cuenta corriente del cliente.
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Una vez validados los cálculos efectuados, hacemos clic en “Aceptar” para confirmar la
liquidación o en “Salir” para cancelarla.
ANULACIÓN DE ACREENCIAS
Existe la posibilidad de llevar a cabo la anulación de una acreencia liquidada.
El procedimiento es el siguiente, una vez liquidada una acreencia, la misma se listará y
aparecerá por defecto al momento de ingresar a Operaciones > Acreencias. Como se muestra
en la imagen:
A continuación al hacer doble click sobre la acreencia liquidada se abrirá una ventana con los datos
(no editables) de la acreencia en cuestión, y observaremos en el margen inferior izquierdo un
botón de “anular” y la fecha que queremos ingresar la anulación. Al ingresar la fecha y anular la
acreencia el sistema cancelará la liquidación reestableciendo los valores originales (antes de
realizar la liquidación) actualizando los reportes correspondientes y realizando un asiento inverso.
Luego de anulada la acreencia al abrir la pantalla de liquidación observaremos listadas las acreencias
y aquellas que se encuentren anuladas se observará la fecha de anulación.
Contabilización de Acreencias
Para contabilizar los movimientos generados por las liquidaciones de acreencias, debemos dirigirnos
a Contabilidad>Contabilización de Comprobantes y hacer clic en “Contabilizar” en la fila
correspondiente a la liquidación efectuada.
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Consideraciones:
1. Acreencias Monetarias: Para el caso de rentas, amortizaciones, dividendos
en efectivo y fracciones en monedas, el asiento a realizar dependerá de la cuenta depositaria
que se esté liquidando.
a. Si Cuenta Depositaria acredita en Cta. Cte.: las monedas generadas
por el proceso de liquidación serán acreditadas en la cuenta corriente del cliente, tal
como se observa en el siguiente ejemplo:
b. Si Cuenta Depositaria no acredita en Cta. Cte.: las monedas
generadas por el proceso de liquidación serán acreditadas en la cuenta depositaria y
se contabilizarán conforme las cuentas definidas para dicha cuenta. Tales movimientos
afectarán las tenencias de monedas en la cuenta depositaria.
2. Acreencias no Monetarias: los dividendos en especie serán acreditados en la
cuenta depositaria y se contabilizarán conforme las cuentas definidas para dicha cuenta. Tales
movimientos afectarán las tenencias de los instrumentos en la cuenta depositaria (Idem
ejemplo 1.b.).
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Comprobantes de Acreencias
Para visualizar los comprobantes generados por la liquidación de acreencias,
debemos dirigirnos a Comprobantes>Acreencias e ingresar los filtros necesarios. Los
mismos se expondrán de la siguiente forma:
Bloqueo emisión Arancel Acreencias por persona
En casos donde no se deseen liquidar los aranceles de una acreencia a una persona
en particular, debemos ir a Comprobantes>Bloqueo Emisión de Comprobantes por
Persona e ingresar un nuevo registro donde el campo comprobante sea
“Acreencias”. Los recuperos de gastos de Caja de Valores se emitirán en todos los
casos.
INCLUSIÓN DE ACREENCIAS EN LIBRO IVA VENTAS Se incorporan al Libro IVA Ventas las sumas liquidadas en concepto de Gastos y
Aranceles originados por acreencias. Las mismas se identificarán con el Tipo de
Comprobante “AC”.
INCLUSIÓN DE ACREENCIAS EN REGIMEN INFORMACIÓN VENTAS Al momento de generar los archivos correspondientes al Régimen de Información de
Ventas, se tomarán en cuenta las sumas liquidadas en concepto de Gastos y
Aranceles originados por acreencias y se informarán como Otros Comprobantes con
sucursal en cero.
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ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS El sistema nos permite separar la tenencia de activos en distintas cuentas depositarias con el fin de
administrar correctamente las carteras de los clientes.
FUENTES DE COTIZACIÓN
El sistema ofrece la posibilidad de contar con distintas Fuentes de Cotización con el fin de ser
utilizadas al momento de configurar una cuenta depositaria, lo cual implica que todos los
movimientos y tenencias sobre dichas cuentas se realicen conforme las cotizaciones de la lista
asociada.
Como podemos ver en la imagen a continuación, en el panel izquierdo encontramos las distintas
fuentes y si seleccionamos alguna de ellas podemos ver las cotizaciones actuales e históricas de los
distintos productos. Para acceder a la misma debemos dirigirnos a Operaciones>Listas de
Precios>Fuentes de Cotización.
Importación de Cotizaciones
Cotizaciones Aforadas
Las cotizaciones aforadas podrán ser importadas desde el WS de Cotización de Instrumentos de
Argentina Clearing.
Para ello, en primer lugar debemos definir los instrumentos a importar cotización a través de la
pantalla Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones ingresando a la pestaña Controles
Adicionales> Importación Cotización Aforada. Una vez allí se abrirá la pantalla a continuación:
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Para incluir un instrumento debemos seleccionar el mismo mediante el checkbox ubicado a la
derecha del mismo. El tilde representa que la cotización será incluida al momento de realizar la
importación. En caso de no querer incluir el producto se debe destildar la opción.
Por último, procedemos a ejecutar el proceso de importación de Cotizaciones de Instrumentos (ver
Importaciones).
Cotizaciones de Mercado
Las cotizaciones de mercado podrán ser importadas desde el WS de Ajustes de Argentina Clearing.
Para ello, en primer lugar debemos definir las posiciones a importar ajustes a través de la pantalla
Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones ingresando a la pestaña Controles
Adicionales> Importación precios de cierre/ ajustes. Una vez allí se abrirá la pantalla a continuación:
El paso siguiente es buscar la posición a importar y seleccionarla mediante el checkbox ubicado a la
derecha de la misma, para agregarla al listado de las posiciones sobre las cuales vamos a importar
ajustes/precios de cierre. En caso de querer excluir la posición se debe destildar la opción.
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Por último, procedemos a ejecutar el proceso de importación de Ajustes (ver Importaciones).
INGRESO DE MOVIMIENTOS
Mediante la pantalla Operaciones>Movimientos de Activos ingresaremos los movimientos sobre la
tenencia de activos que no provengan de operaciones, como ser depósitos, extracciones,
afectación/desafectación de garantías, entre otros. Dependiendo del tipo de movimiento, los datos
requeridos serán distintos.
Depósitos
Para cargar un depósito, completamos fecha y razón social del comitente al cual vamos a imputar el
movimiento. Posteriormente, en “Transacción” seleccionamos la opción “Depósito” tal como se
muestra en la imagen a continuación:
A continuación procedemos a cargar el detalle correspondiente. Para ello seleccionamos el producto
a depositar y luego la Cuenta Depositaria Destino, la cual se filtrará en función del producto
seleccionado y la configuración definida en Personas>Operaciones>Cuenta Depositaria campo
“Multiespecie”.
Una vez definida la cuenta depositaria, indicamos la cantidad a depositar y una observación en caso
de ser necesario.
El campo “Cotización” (no editable) se muestra con el fin de que se pueda conocer de antemano el
valor que se utilizará para valuar el movimiento. Al momento de hacer clic en “Aceptar” el sistema
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validará que dicho campo sea mayor que cero, de lo contrario no se podrá generar el movimiento hasta
tanto se le cargue una cotización al instrumento en la pantalla Operaciones>Listas de Precios>Fuentes
de Cotización.
Por último hacemos clic en la opción “Aceptar” al pie de la pantalla, donde se generará el
comprobante correspondiente (ver Módulo Comprobantes, Movimiento de Activos) y el asiento
contable conforme lo configurado para la cuenta depositaria seleccionada (ver Módulo Personas,
Asignación de Roles). El mismo se realizará utilizando la última cotización vigente para ese
instrumento.
Extracciones
Para cargar una extracción, completamos fecha y razón social del comitente al cual vamos a imputar
el movimiento. Posteriormente, en “Transacción” seleccionamos la opción “Extracción” tal como se
muestra en la imagen a continuación:
A continuación procedemos a cargar el detalle correspondiente. Para ello seleccionamos la Cuenta
Depositaría Origen y luego el producto, donde se mostrarán listados todos los productos para los
cuales exista tenencia en esa cuenta depositaria a la fecha definida indicando cantidad.
Una vez definido el producto, indicamos la cantidad a extraer y una observación en caso de ser
necesario.
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Por último hacemos clic en la opción “Aceptar” al pie de la pantalla, donde se validará que la cantidad
del movimiento no sea superior a la tenencia. Si el movimiento se ingresó por las cantidades correctas
se generará el comprobante correspondiente (ver Módulo Comprobantes, Movimiento de Activos) y
el asiento contable conforme lo configurado para la cuenta depositaria seleccionada (ver Módulo
Personas, Asignación de Roles). El mismo se realizará utilizando la última cotización vigente para ese
instrumento.
Transferencias
Para cargar una transferencia, completamos fecha y razón social del comitente al cual vamos a
imputar el movimiento. Posteriormente, en “Transacción” seleccionamos la opción “Transferencia”
tal como se muestra en la imagen a continuación:
A continuación procedemos a cargar el detalle correspondiente. Para ello seleccionamos la Cuenta
Depositaría Origen y luego el producto, donde se mostrarán listados todos los productos para los
cuales exista tenencia en esa cuenta depositaria a la fecha definida indicando cantidad.
Una vez definido el producto, indicamos la Cuenta Depositaria Destino y una observación en caso de
ser necesario.
Por último hacemos clic en la opción “Aceptar” al pie de la pantalla, donde se validará que la cantidad
del movimiento no sea superior a la tenencia. Si el movimiento se ingresó por las cantidades correctas
se generará el comprobante correspondiente (ver Módulo Comprobantes, Movimiento de Activos) y
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el asiento contable conforme lo configurado para las cuentas depositarias seleccionadas (ver Módulo
Personas, Asignación de Roles). El mismo se realizará utilizando la última cotización vigente para ese
instrumento según cada cuenta depositaria.
AJUSTES DE COTIZACIÓN CONTABLE
Para todas aquellas cuentas depositarias que contabilicen movimientos, el sistema permite realizar
un ajuste contable respecto a la tenencia y valuación de los activos depositados en las mismas a una
fecha dada.
Para ello, acceder a la opción de menú Operaciones>Ajustes de Cotización:
Una vez allí, seleccionamos la fecha a realizar el ajuste y la fuente de cotización correspondiente.
Para finalizar hacemos clic en “Generar”.
Seguidamente, el sistema expondrá los ajustes por persona y cuenta depositaria/activo, indicando si
corresponde realizar un ajuste para incrementar (sigo positivo) o disminuir (signo negativo) el valor
contable de los instrumentos en tenencia. Para confirmar el ajuste debemos hacer clic en el botón
“Aceptar” ubicado en la parte inferior de la pantalla.
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REPORTES OPERACIONES
Dentro de la opción de menú Operaciones>Reportes se ofrecen una serie de reportes que facilitan la
gestión de la operatoria. Cada uno de ellos podrá ser filtrado por fecha, comitente y mercado (en
caso de corresponder) e impresos o exportados a Excel, PDF o Word.
Los reportes proporcionados son los que se detallan a continuación:
Operaciones
Cancelaciones
Cartera
Márgenes y Diferencias
Libro de Operaciones
LIBRO DE OPERACIONES
El libro de operaciones diarias cumple con lo exigido por CNV. El mismo discrimina por mercado y
por tipo de cartera, cumpliendo tanto con el libro de operaciones para cartera propia como de
clientes.
VISTAS OPERACIONES
Las vistas que se ofrecen para la gestión de operaciones y cuentas se ubican dentro de la opción
Vistas>Operaciones, entre ellas:
Operaciones: Listado de todas las operaciones realizadas en un rango de fecha.
Canceladas: Detalle de las cancelaciones efectuadas en un rango de fecha.
Cartera: Muestra las operaciones pendientes de cancelación.
Márgenes y Diferencias: Detalla los requerimientos de márgenes y diferencias por cuenta y
fecha.
Comisiones de Comitentes: Resumen de comisiones configuradas.
Comisiones a Definir: Detalle de comisiones a definir para poder emitir la facturación
pendiente de tasas.
Garantías: Detalla el stock de activos en garantía que posee cada comitente a una fecha
determinada. Es una vista de suma utilidad para presentar en las auditorías.
Tenencia de Garantías: Se encuentran agrupados por depositario, especie y moneda todos
los activos en garantía con su correspondiente saldo y cotización a la fecha seleccionada,
permitiendo conciliar fácilmente con lo informado por Argentina Clearing a través del
Anywhere Portfolio.
Control de Cuentas: Resume los saldos de las cuentas Compensación y Liquidación,
Integración de Márgenes y Garantía Inicial, segregados por moneda, cuentas propias y de
terceros, permitiendo conciliar fácilmente con lo informado por Argentina Clearing a través
del AnywherePortfolio.
A su vez, se incluye el saldo de las cuentas Resultados, Diferencias y Primas de Terceros
pendientes de imputación para realizar un control sencillo de las cuentas puentes.
Cancelaciones AFIP: Simplifica la visualización de las cancelaciones de cada operación
informada a AFIP conforme la RG 3421.
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Movimientos Periódicos: Permite visualizar el movimiento neto de cada cuenta contable
dentro de un rango de fechas deseado.
Comisiones Facturadas: La vista resume el total facturado en concepto de comisiones FYO
por persona y producto en un rango de fecha.
Tenencia de Valores: Podremos visualizar el total de activos que posee cada cliente a una
fecha deseada, segregando aquellos que se encuentran disponibles para ser operados en el
Mercado y aquellos que no lo están por encontrarse afectados a garantías. La vista resulta
útil para conciliar con los reportes enviados por Caja de Valores sobre los valores depositados
en las respectivas cuentas.
Liquidación de Valores: Dicha vista fue confeccionada con el fin de simplificar los procesos
de liquidación de valores mediante un detalle de las transferencias a realizar de cada especie
por fecha de liquidación, persona, especie y tipo de operación.
Informe FGOT para Auditorías: La misma genera una grilla que expone el total de activos
depositados en el FGOT, discriminado por comitente y especie con un formato específico,
para dar cumplimiento a las solicitudes de información realizadas por Argentina Clearing y
Rofex con el fin de controlar la financiación del márgenes entre comitentes.
Movimiento de Activos: Permite visualizar todos los movimientos generados a través de la
pantalla Operaciones>Movimientos de Activos para controlar lo procesado.
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IMPORTACIONES/EXPORTACIONES
IMPORTACIONES
El sistema facilita la administración del negocio mediante la importación de diversos conceptos
provenientes de diferentes orígenes.
Para ello nos dirigimos a la opción de menú Importaciones donde se abrirá la ventana que se muestra
a continuación. En la misma se visualizan los distintos conceptos habilitados a importar para cada
usuario, entre ellos:
1. Ajustes, Márgenes/Diferencias, Operaciones con sus correspondientes cancelaciones,
Cotización de Instrumentos y Movimientos Contables (referido a la Cuenta Compensación y
Liquidación) de ROFEX a través del Servicio Web de ACSA o bien desde un archivo de Excel.
2. Ajustes, Márgenes/Diferencias y Operaciones con sus correspondientes cancelaciones de
MATba desde un archivo de Excel.
Indicamos la fecha a la cual se
pretenden importar los datos.
Es la fecha para la última
importación de datos realizada.
Es la fecha en que la última
importación de datos fue
realizada.
El sistema nos indicará si el proceso se ha
realizado exitosamente o si ha ocurrido algún
error indicando los detalles del mismo. En
este último caso, no se habrán importado
datos y tendremos que corregir el error para
poder importar.
Hacemos clic en el concepto que
queremos importar.
Origen de los datos importados.
Muestra la ruta donde deben
ubicarse los archivos formato
excel/txt que se deseen importar.
URL de los Web Services
consultados.
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Para correr el proceso de importación elegimos la fecha a la cual se quiere realizar el proceso en
la parte superior izquierda de la pantalla y luego damos clic en importar.
El sistema nos indicará en “Mensajes” si el proceso se ha realizado exitosamente o si ha ocurrido
algún error, indicando los detalles del mismo. En este último caso, no se habrán importado datos y
tendremos que corregir el error para poder importar.
Es posible realizar el proceso de importación más de una vez al día. La finalidad perseguida con
esta función es que el usuario pueda correr el proceso al comienzo del día y luego, si es necesario,
repita el proceso de importación de operaciones para tomar aquellas que fueron cargadas por ACSA
con posterioridad al horario en que el usuario corrió el proceso.
AVISO AL IMPORTAR OPERACIONES ORIGINADAS EN CAÍDA DE FUTUROS CON ENTREGA
A fin de asistir con el proceso de futuros con entrega, existe un aviso que permite conocer el cierre
de las posiciones 000000 (entrega) de cualquier producto.
El aviso se mostrará en la sección “Mensajes” de la pantalla Importación cuando las operaciones
importadas incluyan alguna con origen “Caída de Futuros con Entrega”. El mensaje será el siguiente:
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EXPORTACIONES El sistema provee procesos de exportación para alimentar distintos destinos, entre ellos sistemas
de gestión, extranet de la empresa, Primary DMA y AFIP.
RÉGIMEN DE INFORMACIÓN DE COMPRAS Y VENTAS
A través de la pantalla Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación, podremos acceder a
las opciones “Régimen Información de Compras” y “Régimen Información de Ventas” las cuales
generarán los archivos correspondientes para dar cumplimiento al nuevo Régimen de Información
de Compras y Ventas.
Primeramente, debemos seleccionar el rango de fecha que deseamos informar y luego hacemos clic
en “Exportar”. El sistema nos mostrará un mensaje con la ubicación de los documentos generados o
bien detallará las conversiones faltantes. En este último caso, debemos dirigirnos a Actualizaciones>
Importación/Exportación>Relaciones e ingresar los campos “Valor Tercero” requeridos, es decir
aquellos que poseen la descripción <sin valor> con los valores requeridos por AFIP para cada caso o
convertir los datos directamente desde la pantalla de exportaciones a través de la pestaña ubicada
en el margen inferior izquierdo ( ver Pestaña de Relaciones en Módulo de Importación y en Pantalla
de Exportaciones).
RÉGIMEN DE INFORMACIÓN DE SUJETOS VINCULADOS
El sistema brinda la posibilidad de generar un archivo txt que contiene los comprobantes fiscales
generados en el período por comisiones realizadas con sujetos vinculados y que se deben informar
en AFIP. Para generar dicho archivo debemos dirigirnos a Actualizaciones > Importación/Exportación
> Exportación, y hacer clic en “Exportar”. El archivo quedará guardado en una carpeta de la PC –
destino- para su posterior importación en el aplicativo de AFIP (S.I.A.P.)
Aclaración: en caso de contar con esta operatoria y querer hacer uso de esta posibilidad comunicarse
con soporte de Primary para realizar la previa configuración del sujeto vinculado.
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EXPORTACIÓN VÍA SERVICIO WEB DE GARANTÍAS, SALDOS Y POSICIONES A DMA
Es posible exportar a Primary DMA las garantías, posiciones y saldos vía Servicio Web sin necesidad
de generar los archivos de manera separada e importarlos en la plataforma de DMA.
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PESTAÑA DE RELACIONES EN MÓDULO DE IMPORTACIÓN Y EN PANTALLA DE
EXPORTACIONES
Existe la posibilidad de poder convertir datos directamente desde el módulo de importación o desde
la pantalla de exportaciones a través de una pestaña ubicada en el margen inferior izquierdo. Al hacer
click observaremos en el panel inferior los datos pendientes de conversión. El paso siguiente es
clickear sobre <Valor Propio>/<Valor Tercero>, observaremos tres puntos suspensivos y de esta
manera procedemos a buscar la información necesaria. Es importante remarcar que para convertir
los datos deben estar previamente ingresados en el sistema.
CONFIGURACIONES Accediendo a Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones podremos crear los vínculos
necesarios para los procesos de importación y exportación.
Identificación del
atributo en
BACKOFFICE PRO.
Identificación del atributo
de entrada/salida. Tipo de dato.
Procedencia /Destino
del dato.
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MENSAJERÍA
Para concluir con la tarea de comunicación a clientes sobre las operaciones realizadas, estados de
cuenta y comprobantes emitidos, el sistema provee un módulo de mensajería el cual permite generar
de manera masiva y en formato PDF los reportes necesarios para proceder a su envío de manera
automática. Para ellos será necesario que el destinatario cuente con el dato “Mail” en la tabla de
Personas (ver Módulo Personas).
GENERACIÓN DE DOCUMENTOS
La pantalla ubicada en Mensajería>Generación de Documentos ofrece el listado de opciones
habilitadas para la generación de documentos.
Una vez indicada la fecha, debemos seleccionar los documentos que se deseen y por último hacer
clic en “Generar” si solamente se pretende crear los documentos (podrán ser enviados
posteriormente, ver Documentos Generados) o “Generar y Enviar” si queremos enviar
automáticamente todos los documentos generados.
DOCUMENTOS GENERADOS
En la pantalla Mensajería>Documentos Generados tendremos el listados de documentos pudiendo
visualizar cada uno de ellos, conocer si ya han sido enviados o no por mail y en este último caso
proceder a su envío. Para ello debemos tildar los comprobantes correspondientes y hacer clic en
“Enviar”. Automáticamente, se remitirán los documentos a los destinatarios que correspondan y se
colocará la fecha de envío para dejar una constancia de la operación.
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SEGURIDAD
BACKOFFICE PRO permite gestionar diferentes roles para los Usuarios de la aplicación, pudiendo
asignar y denegar diferentes permisos.
ROLES
Accediendo a Actualizaciones>Configuración>Seguridad>Roles se pueden generar todos los roles con
los que se trabajará.
PERMISOS POR ROL Desde Actualizaciones>Configuración>Seguridad>Permisos por Rol, se asignan todas aquellas
opciones de menú para las que tendrá permisos el Rol que se está creando. Únicamente aquel
usuario que posea permisos para acceder a dicha opción de menú podrá administrarlos.
Seleccionamos el Rol
que vamos a editar.
Tildamos las acciones habilitadas
para el Rol seleccionado.
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USUARIOS
En la pantalla Actualizaciones>Configuración>Seguridad>Usuarios, se podrán dar de alta los distintos
usuarios habilitados a utilizar el sistema y asignar roles para cada uno de ellos.
La clave a ingresar deberá tener entre ocho y diez caracteres de largo, conteniendo un número y un
caracter especial.
AUDITORIA DE CONTROL DE ACCESOS
El sistema ofrece un registro de auditoria de Ingreso exitoso y Cierre de sesión. Para ello debemos
ingresar a Vistas > Seguridad > Control de accesos, módulo que mostrará la información como
podemos ver a continuación. Existe la posibilidad de filtrar un rango de fecha para el que se requiera
la auditoría, el cual se mostrará por defecto en un mes.
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INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS
Una de las grandes facilidades que provee BackOffice PRO es la interconexión con otros sistemas a
fin de traspasar los saldos de cuentas que se allí se administren, agilizando y automatizando los
procesos diarios de la empresa, reduciendo la posibilidad de ejecutar errores operativos,
principalmente aquellos relacionados a la carga de datos.
PRIMARY DMA Es la Plataforma de Acceso Directo al Mercado que ofrece Primary mediante la cual los Brokers
pueden ofrecer a sus clientes acceso electrónico a mercados con mayor transparencia y una
ejecución más rápida y efectiva de las órdenes.
Mediante un sencillo proceso de exportación de datos, BackOffice PRO permite suministrar a Primary
DMA la información que el mismo requiere para definir los saldos de las cuentas de los clientes que
utilizan la plataforma y administrar los límites operativos de cada una.
Para ello, primeramente debemos tildar en la pantalla Personas>Operaciones>Comitentes el campo
“Primary DMA” de las personas que utilicen DMA y configurar “Factor DMA” con el valor deseado.
Este factor multiplica al saldo de la cuenta informado, generalmente suele colocarse 1.
Un vez definido ésto, de manera diaria y posterior a los procesos de back-office de rutina, acceder a
la pantalla Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación y proceder a generar los archivos
correspondientes haciendo clic en el botón “Exportar” ubicado en cada una de las filas bajo el tema
“Primary DMA Saldos”, “Primary DMA Otras Garantías” y “Primary DMA Posiciones”. Si se encuentran
realizadas todas las configuraciones de mapeo de datos, el sistema generará tres archivos formato
json que serán guardados en la ruta indicada en el mensaje que se muestra al finalizar el proceso.
Cuando existan datos sin conversión, BackOffice PRO mostrará un mensaje indicando que no ha
podido realizarse la exportación y detallará las relaciones faltantes. En este caso, el usuario debe
dirigirse a la pantalla Actualizaciones>Importación/Exportación>Relaciones, filtrar por “Tercero”
igual a “Primary” y proceder a ingresar los valores correspondientes para cada registro donde el
campo “Valor Tercero” sea igual a “<sin valor>”. Los posibles datos a convertir son:
Comitente (colocar número de cuenta de negociación);
Moneda (utilizar únicamente las administradas por PMY DMA);
Posición RIMA (utilizar las siglas de ACSA respetando mayúsculas, minúsculas,
guiones, espacios, etc);
Productos Valores (ídem Posición RIMA).
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Ejemplo:
Una vez realizadas todas las conversiones, proceder a exportar nuevamente los archivos no
generados.
SARP MC®
Se logra la integración del back office con el sistema de gestión y control de riesgos mediante la
generación del documento que incluye los saldos de las cuentas corrientes de comitentes con el
formato correspondiente para ser importado desde la herramienta SARP MC®. La funcionalidad
agiliza el ingreso de saldos de cada una de las cuentas y optimiza la administración de riesgos.
Para ello, previamente deberá estar configurado el directorio donde se guardará el archivo a
exportar. Si el mismo no se encuentra definido, comunicarse con el área de soporte técnico de
BACKOFFICE PRO.
Posteriormente, nos dirigimos a Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación y hacemos
clic en el botón “Exportar” ubicado en la fila que posee como Tema el concepto “SARP MC”.
Para completar el proceso, en el sistema SARP MC® hacemos clic en la opción “Importar Saldos de
Comitentes desde BACKOFFICE PRO” ubicada en la barra de menú que se muestra a continuación, y
procedemos a seleccionar el archivo correspondiente.
Una vez realizados todos los pasos correctamente, se actualizarán los saldos iniciales de cada cuenta
en la pantalla “Saldos” de SARP MC®.
Nota: Aquellos comitentes que se tengan tildada la condición “Bloqueado” en Personas>
Operaciones>Comitentes serán excluidos de la exportación de saldos.
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EXTRANET
Para dar cumplimiento a las exigencias de notificación de operaciones y saldos de cuentas a clientes,
BackOffice PRO permite generar la información necesaria y proveer a una Extranet de la empresa con
los datos relevantes de manera tal que cada comitente pueda consultar en cualquier momento el
estado de su cuenta.
La funcionalidad permite llegar a los clientes de manera eficiente evitando la generación de informes
específicos.
OTROS SISTEMAS DE BACK-OFFICE
INTERFAZ CARTERA PARA DMA
Se suma la posibilidad de importar la cartera de los clientes existentes en otros sistemas de backoffice
para luego incluir los datos en los archivos de Posición y Saldos de Primary DMA.
Para ello, el archivo a importar debe tratarse de un Excel con las siguientes columnas:
ComitenteNumero
ConceptoCodigo
ConceptoDescripcion
ConceptoAbreviatura
SdoVencImp
SdoVencCant
SdoTotImp
SdoTotCant
Liq24hsCant
Liq24hsImp
Liq48hsCant
Liq48hsImp
Liq72hsCant
Liq72hsImp
El archivo debe crearse bajo el nombre DatosDMA y la hoja que contenga los datos deberá llamarse
DMA. El mismo deberá ubicarse en una carpeta específica definida al momento de solicitar la
configuración de la funcionalidad al área de Soporte de BackOffice PRO.
Luego de ello, procedemos a la pantalla Importación y hacemos clic en el botón “Importar” de la
opción que se destaca en la imagen (la fecha es indistinta a los fines de éste proceso específico):
Posteriormente, nos dirigimos a Vistas>Operaciones>Datos DMA de otros sistemas de BO para poder
visualizar los datos tomados del archivo.
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De todos los datos que se pueden observar en la vista, los que serán utilizados al momento de generar
los archivos de Primary DMA serán aquellos que posean definidos los campos “Comitente”+
“Producto” o “Comitente” + “Moneda”. Los mismos se convertirán a través de
Actualizaciones>Importación/ Exportación>Relaciones como se muestra en el ejemplo:
En el campo “Valor Tercero” del dato “Comitente” debe utilizarse el código que figura en la vista bajo
el nombre “Comitente Tercero”, para el dato “Productos Valores” utilizamos el código “Producto
Tercero” y para las “Monedas” indicamos la “Abreviatura Tercero”. Siguiendo con el ejemplo, luego
de las conversiones definidas, la vista se mostraría de la siguiente forma:
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Es decir, que los datos que se sumarán al archivo Posición de Primary DMA serán las tenencias de
Gonzalez, María sobre FRAN, BMA y AA17 y en el archivo Saldos los importes de Pesos.
Por último, debe correrse el proceso de exportación de Primary DMA.
INTERFAZ COMITENTES
La funcionalidad se encuentra en la pantalla Importación y permite actualizar la tabla de “Personas”
mediante importación de archivo con formato txt. Provee la ventaja de evitar la doble carga de datos
cuando se cuente con otro sistema de back-office.
El proceso funciona de la siguiente manera:
1. Si se importa un CUIT no existente en BackOffice PRO, se dará de alta como persona en
Personas>Personas>Personas, como comitente en Personas>Operaciones>Comitentes y se
creará la relación de importación correspondiente en Actualización>Importación/
Exportación>Relaciones.
2. Si se importa un CUIT ya existente en BACKOFFICE PRO, se validará por número de comitente.
Si el número coincide para el CUIT existente se actualizarán los datos de la persona. Si el
número difiere, se definirá como CUIT duplicados en Personas>Tablas personas>CUITs
duplicados y se dará de alta como en el punto 1.
El archivo a importar debe tener el siguiente formato:
Nombre columna Tipo dato Tamaño Acepta Null
NroComitente int
NO
TipoPersona nvarchar 10 NO
RazonSocial nvarchar 100 NO
Domicilio nvarchar 100 NO
CodigoPostal nvarchar 10 NO
Provincia nvarchar 30 NO
Pais nvarchar 30 SI
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Cada fila del archivo corresponde a un comitente y los datos anteriores deberán encontrarse
separados por punto y coma.
INTERFAZ COMPROBANTES
Consiste en la exportación de comprobantes emitidos en BackOffice PRO para ser consumidos por
otro sistema de back-office. Los incluidos en el proceso de exportación son los comprobantes de
Resultados, Diferencias, Primas, Comisiones FYO y Tasas. Dicha funcionalidad se encuentra en
Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación bajo el nombre “Comprobantes”.
El diseño del archivo que se genera es el siguiente:
Nombre columna Tipo dato Tamaño Acepta Null
ID int
NO
TipoComprobante int
NO
Concepto int
NO
Numero int
NO
FechaValor datetime
NO
FechaMovimiento datetime
NO
IdComitente int
NO
Moneda int
NO
NetoGravado decimal 12,2 NO
NetoNoGravado decimal 12,2 NO
Exento decimal 12,2 NO
Iva decimal 12,2 NO
Total decimal 12,2 NO
TipoComprobanteInverso int SI
ConceptoInverso int SI
NumeroInverso int SI
IdComitenteInverso int SI
Cada fila del archivo corresponde a un comprobante y los datos anteriores se encontrarán separados
por punto y coma.
IVA nvarchar 3 NO
CUIT nvarchar 20 SI
TipoDocumento nvarchar 4 SI
NroDocumento nvarchar 20 SI
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Para que la exportación funcione correctamente, debemos realizar la anulación de comprobantes
mediante comprobante inverso. Luego el sistema vinculará al comprobante inverso con el original a
través de los campos en negrita.
INTERFAZ SALDOS
Se incorporó en Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación la posibilidad de exportar el
saldo contable de las cuentas de Integración de Margen para ser consumido por otro sistema de
back-office. La opción se encuentra identificada con el nombre “Saldos”.
El diseño del archivo que se genera es el siguiente:
Cada fila del archivo corresponde a una cuenta y los datos anteriores se encontrarán separados por
punto y coma.
INTERFAZ MOVIMIENTOS CONTABLES
El sistema ofrece la posibilidad de exportar los movimientos contables ocurridos de una fecha en
adelante.
Para ello, accedemos a Actualizaciones>Importación/Exportación>Exportación, seleccionamos la
fecha a partir de la cual queremos exportar en el campo “Fecha desde” y por último hacemos clic en
la opción “Exportar” ubicada en el registro con el tema “Movimientos Contables”.
El proceso genera un archivo de texto donde la información tiene caracteres fijos y no existen
separadores entre los datos. Los mismos se disponen de la siguiente forma:
1. Número de Asiento: 12 caracteres, se completa con 0 (cero) a la izquierda
2. Fecha: 10 caracteres, dd/mm/aaaa
3. Descripción: 20 caracteres, se completa con “ “ (blancos) a la izquierda
4. Cuenta Contable: 15 caracteres, se completa con “ “ (blancos) a la izquierda
5. Débito Crédito: 1 carácter, D/C
6. Importe: 18 caracteres, con punto decimal y 2 decimales, se completa con 0 (cero) a la
izquierda
7. Moneda: 1 caracter
8. Centro Costo: 3 caracteres, se completa con 0 (cero) a la izquierda
9. Código Interfaz Comitente: 15 caracteres, se completa con “ “ (blancos) a la izquierda
Nombre columna Tipo dato Tamaño Acepta Null
IdComitente int
NO
FechaValor datetime
NO
Moneda int
NO
Saldo decimal 12,2 NO
110
A continuación se incluye el ejemplo de un asiento correspondiente a una factura de Comisiones:
00000002599330/09/2015 FC A 512 Comisiones FyO000001000211112D000000000102507.571000 24312
00000002599330/09/2015 FC A 512 Comisiones FyO000002000221312C000000000084717.001000 0
00000002599330/09/2015 FC A 512 Comisiones FyO000004000111112C000000000017790.571000 0