manual project 2003 general

8/6/2019 Manual Project 2003 General

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Manual MS Project 2003

MANUAL DE USUARIO

MICROSOFT PROJECT 2003

MANUAL DEL CURSO: Administracin de Proyectos con MS Project 2003 1


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INDICE

1. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 5

La Administracin de Proyectos 5 Microsoft Project 2003 5

Tringulo del Proyecto 5 Base de Datos de Microsoft Project 5 Ver los datos necesarios 5 Cmo programa Microsoft Project 7 Seguimiento y Cierre 8

2. ACTIVIDADES INICIALES 9

Crear un archivo de proyecto nuevo 9

Configuraciones Iniciales 10 Definir el Calendario del Proyecto 10 Establecer las opciones de Vista 13 Establecer las opciones de Programacin 14 Establecer fecha y hora de comienzo 16

del proyecto y Calendario Base Establecer Calendario de Diagramacin. 16

3. CREACIN DEL PLAN DEL PROYECTO EN UN ESQUEMA LGICO 18

Introducir y Organizar una lista de tareas 18 Incorporar una tarea a un proyecto 18 Especificar una tarea repetitiva 19 Especificar una duracin 20 Crear un Hito 21 Crear una dependencia entre tareas en un proyecto 22 Establecer tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas 25 Establecer una Delimitacin para una tarea 26 Dividir el trabajo en una tarea 27 Estructurar las tareas en un esquema lgico 28

4. ASIGNAR RECURSOS 31

Especificar informacin bsica de los recursos 31 Introducir informacin para un recurso de trabajo 31 Introducir informacin para un recurso material 31 Asignar Recursos 32 Control de la carga de trabajo de los recursos 34



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Resolucin manual de conflictos de recursos 36

5. COSTOS DEL PROYECTO 38

Estimar costos 38

Introducir tasas de recursos 39 Introducir un costo por uso 40 Introducir tasas de recursos materiales 42 Establecer costos fijos de tareas 44

6. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS 45

Lnea de base del plan del proyecto 45 Guardar Lnea de base 45 Redefinicin de la lnea de base 46

Eliminacin de la lnea de base 47 Administrar y realizar un seguimiento 47 Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso 47

real de las tareas Comprobar si las tareas se estn realizando de acuerdo 48

con el plan Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea 50 Escribir la duracin real de una tarea 51 Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje 52 Actualizar el trabajo real por perodo de tiempo 53 Comprobar si las tareas tienen ms o menos trabajo 54

del planeado Actualizar el trabajo real de un recurso por perodo de tiempo54 Comprobar la variacin entre el trabajo previsto y el real 55

de un recurso Procedimientos para comparar los costos reales con 56

el presupuesto Escribir manualmente los costos reales de tareas 56 Actualizar los costos reales por perodo de tiempo 57 Comprobar si las tareas cuestan ms o menos de 57

lo presupuestado

7. PERSONALIZACIN DE PROYECTOS 59

Personalizar Microsoft Project 59 Mostrar informacin especfica mediante un filtro 60 Ordenar informacin en una vista 61

Creacin de informes 63 Campos Personalizados 64



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8. PROYECTOS CONSOLIDADOS 68

Trabajo con Proyectos Consolidados 68 Proyecto principal y sub proyectos 68

Creacin de un Fondo de Recursos 69 Creacin de un fondo de recursos y asignacin de los recursos 69



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1. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La Administracin de Proyectos

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas yrecursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo,recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareasy sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, porejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones debolvares.

La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin delproyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entrelos miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.Adems, todos los proyectos constan de tres fases principales:

1. Crear el plan2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto3. Cerrar el proyecto

Microsoft Project 2003

Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacinpermite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, loscostos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para quese puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivosplanteados.

Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible quepuede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar yrealizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Tringulo del Proyecto

En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacindel mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario pararealizarlos.



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Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno deestos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos sonimportantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase deproblemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dndeencontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y

administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utilizaesa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementosdel proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione,ms preciso ser el plan.

Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de losclculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce lainformacin esencial acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizarel proyecto o las fechas en las que estn programadas las tareas.

Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos quecontienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. EnMicrosoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en unmomento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin,se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formatofcil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsicade tareas en columnas y un grfico de barras.

Tablas, que definen las columnas mostradas.

Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos.

Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan lainformacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no laelimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.

Vistas

Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, siprocede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar lainformacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:



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1. Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistasDiagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario sondiagramas o Grficos.

2. Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contieneinformacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene uncampo en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o losrecursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

3. Los formularios representan la informacin en un formato similar al de unformulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de unrecurso individual.

Tablas

Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos yasignaciones en una vista de hoja.

Filtros

Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar enuna vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran lastareas crticas.

Cmo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchosfactores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones,como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa

cada tarea utilizando la frmula duracin = trabajo / unidades de recurso, donde:

Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea estrealizada.

Trabajo es el esfuerzo (HH) necesario durante un perodo de tiempo para realizaruna tarea.

Unidades de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a latarea y su asignacin.

Por ejemplo:Si tres pintores trabajan dos das en una tarea al 100 % en una jornada de 8 horas diarias,el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas).

La HH totales de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas).

El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores).



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La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios querealiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto.

Seguimiento y Cierre

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, segenera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha definalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:

Revisar la Ruta Crtica para detectar posibles problemas. Un camino crtico esuna serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyectofinalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico,puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.

Evaluar y Optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica

durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyectoconsiderando el mbito, los recursos y la programacin.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio,mostrar el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el planpersonalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central omediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisapara comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima delpresupuesto? Est programado que algn miembro del equipo trabaje horasextra? Va a finalizar tarde el proyecto?

Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores

prcticas.



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2. Actividades Iniciales

Crear un archivo de proyecto nuevo

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, sepuede comenzar a crear el plan.

Primero se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como laduracin de cada tarea. A continuacin, se agrega al plan personas, equipamiento ymateriales, y sus costos. Despus se asignan estos recursos a las tareas. Con estainformacin, Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar laprogramacin y ajustarla segn sea necesario.

Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevoarchivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacingeneral del proyecto.

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama deGantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco con el siguiente ambiente detrabajo:

CONFIGURACIONES INICIALES

Definir el Calendario del Proyecto



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Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas decalendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto engeneral.

1. Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 5:00p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utilizael programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

2. Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a4:00 de la maana.

3. 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los dasde la semana, sin detenerse.

Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto:

Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das dedescanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementaren el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los

recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificar algncalendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para Modificar Un Calendario Base:



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En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base quedesea modificar.

Para cambiar un solo da solo debe posicionarse en ese da y luego cambiar loshorarios en el cuadro Desde Hasta o presionarPerodo no laborable

Si se desean cambiar todos los das haga clic en la abreviatura correspondiente alprimer da laborable de la semana y arrastre el ratn hasta la abreviaturacorrespondiente al ltimo da laborable de la semana.

Para Crear Un Calendario Base:

En el mismo cuadro Cambiar Calendario Laboral se presiona el botn Nuevo, abrindoseel cuadro Crear Nuevo calendario Base



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Se le asigna un nombre y posteriormente se procede de la misma manera que en lamodificacin de un calendario base, esto es creando los das no laborales y los horariosparticulares.

Establecer las opciones de Calendario

Una vez creado y configurado el Calendario Base del Proyecto es necesario hacerlocoherente con las Opciones de Calendario, para acceder a ellas se presiona el botnOpciones

Se abre el cuadro de dilogo donde se hacen coincidir la Hora predeterminada deentrada, Hora predeterminada de salida, Jornada laboral y Semana laboral con el

calendario que ser base. Tambin en este cuadro se pueden ajustar el da de comienzode la semana, el ao fiscal y los das por mes que afectarn a las tasas de costomensuales.

Establecer las opciones de Vista



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Dentro de las actividades iniciales s deben establecer las siguientes opciones de vista:

Elegir Formato de fecha ( Se recomienda elegir Fecha y hora)Establecer la unidad de moneda ( Solo puede haber una)Mostrar la Tarea resumen del proyecto.

Para esto se debe ir al men Herramientas / Opciones y luego hacer clic en la ficha deVista

Establecer las opciones de Programacin



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Dentro de las actividades iniciales se establecen las siguientes opciones deProgramacin:

Tipo de tarea predeterminado, Duracin Fija Eliminar el ticket Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo

Existen tres tipos de tareas en MS Project:

Unidades fijas (establecido en la instalacin del software) Trabajo fijo Duracin fija

Normalmente en la mayora de los proyectos priman los plazos, por esta razn se prefiereestablecerDuracin fija como tarea predeterminada, no obstante en forma individual sepuede cambiar el tipo a cada tarea en Informacin de la tarea, ficha Avanzado.

La opcin Condicionado por el esfuerzo implica que el trabajo de una tarea se vedistribuido en forma proporcional entre los recursos asignado, cosa que no se ajustanormalmente a la realidad, por eso se prefiere omitirlo no obstante que tambin enInformacin de la tarea se puede especificar individualmente.

Para establecer individualmente por tarea estas opciones:



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Establecer fecha y hora de comienzo del proyecto y Calendario Base

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la

fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificarnicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule lafecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelenprogramar de este modo. Al introducir informacin relativa al proyecto, como duraciones ydependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha mstemprana de fin del proyecto.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba slo la fecha de fin. La accinde programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programardesde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde posible sinretrasar la fecha de fin.

En este mismo cuadro de dilogo se debe elegir el Calendario del Proyecto que puedeser el Estndaro un nuevo previamente creado.



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Establecer Calendario de Diagramacin.

Finalmente se debe elegir con que calendario se quiere diagramar la carta Gantt. Paraesto se puede hacer doble clic en la escala temporal del diagrama y luego ir a la ficha osolapa Perodo no Laborable, donde se escoge el calendario que normalmentecorresponde al calendario del proyecto elegido en el paso anterior.



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3. Creacin del Plan de un Proyecto en un esquema lgico

Introducir y Organizar una lista de tareas

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarearepresenta una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamentelarga para que sea posible realizar un seguimiento peridico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Despus se realiza unaestimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea y se introduce como una duracin.Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha derealizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea.Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin existente

Incorporar una tarea a un proyecto

Se puede crear rpidamente una lista de tareas de la programacin escribiendo tareas enel campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareasrelacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la programacin.

Microsoft Project facilita la especificacin y la modificacin de una tarea repetitiva. Unatarea repetitiva es aquella que se realiza de manera repetida en el transcurso de unproyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden definircomo una tarea repetitiva. Se puede definir una tarea para que se produzca diaria,

semanal, mensual o anualmente.Asimismo, se puede especificar la duracin de cada tarea, el momento en que seproducir y las veces que se repetir (un perodo de tiempo o el nmero especfico derepeticiones).

De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en Microsoft Project: tareasque tienen lugar una vez y tareas repetitivas.

Sugerencias:

Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programacin a

medida que se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido todas lastareas del proyecto. Al crear un esquema de la programacin del proyecto se simplifica suorganizacin, de forma que resulta ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.

Nota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente cuando seinserta una tarea.entre las tareas.

Especificar una tarea que tiene lugar una vez



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1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuacin,presione la tecla TAB

Microsoft Project introduce una duracin estimada de un da para la tarea, seguida de unsigno de interrogacin

3. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea enmeses, semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables.Puede utilizar las abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, das = d,horas = h, minutos = m.

4. Presione la tecla ENTRAR

Nota: Para mostrar una duracin estimada, escriba un signo de interrogacin despus de

la duracin.Sugerencia: Tambin puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombrede tarea, seleccione la tarea y haga clic en Notas de tareas . Escriba la informacin en elcuadro Notas y haga clic en Aceptar.

Especificar una tarea repetitiva

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea queaparezca la tarea repetitiva.

2.

En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una realizacin de la tarea.



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En Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente oAnualmente.

A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifiquela frecuencia de la tarea.

En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, acontinuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de la tarea.

Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarearepetitiva.

Especificar una duracin

Una duracin es un perodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea.Generalmente es el perodo de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el final de unatarea, segn se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. Laduracin transcurrida es el perodo de tiempo necesario para completar una tarea,tomando como base un da de 24 horas y una semana de 7 das, incluyendo los dasfestivos o feriados y otros das no laborables; se puede especificar en minutos, horas,

das y semanas. Los valores de duracin van seguidos de una abreviatura de unidad detiempo:

min = minuto h = hora da = da sem = semana ms = mes



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Puede especificar la duracin exacta de una tarea o una nueva duracin estimada parareemplazar la duracin estimada que Microsoft Project asigna a cada tarea de manerapredeterminada.Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asignaautomticamente una duracin estimada de un da; un signo de interrogacin despus dela duracin indica que es estimada.

Una duracin estimada es una duracin para la cual la informacin de que dispone slopermite determinar un valor provisional no definitivo. Para que otros miembros del equipopuedan reconocer su estado de inmediato, una duracin estimada est claramentemarcada como tal mediante un signo de interrogacin (?) colocado inmediatamente acontinuacin de la unidad de duracin.

Sugerencia: Puede programar las tareas ms eficazmente si especifica la duracin y losvnculos de cada una y permite que Microsoft Project calcule automticamente las fechasde comienzo y fin. Para conseguir la mayor flexibilidad posible en la programacin, evite eluso de delimitaciones inflexibles.

Crear un Hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventossignificativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Siescribe una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolode hito (Que es un rombo negro) en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.

Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesossignificativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante.

Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un

proyecto.

Para crear un hito hacer:

1. En el campo Duracin, haga clic en la duracin de la tarea que desee convertir enun hito y escriba 0d.

2. Presione la tecla ENTRAR.

Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en unproyecto y que se utilizan para controlar el progreso del proyecto. Las tareas con duracincero se muestran automticamente como hitos pero el usuario tambin puede marcar

como hito cualquier otra tarea con cualquier duracin.

Aunque una tarea con una duracin 0 se marca automticamente como hito, puedeconvertir cualquier tarea en un hito.

Para marcar cualquier tarea como hito:

1. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea



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Haga clic en Informacin de la tarea

2. Elija la ficha Avanzado y active la casilla de verificacin Marcar la tarea comohito

Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes,se pintan y despus se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los

proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otrapersona puede comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, sevinculan las tareas dependientes entre s y se indica a Microsoft Project en qu consisteesa dependencia.

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareasvinculadas. Las tareas se vinculandefiniendo una dependencia entre sus fechas decomienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debeconcluir antes del comienzo de la tarea "Decidir mens".

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

1. Fin a comienzo (FC): La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea(A).



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2. Comienzo a comienzo (CC): La tarea (B) no puede comenzar hasta quecomience la tarea (A).

3. Fin a fin (FF): La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

4. Comienzo a fin (CF): La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea(A).

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero,seleccione las tareas relacionadas, vinclelas y, a continuacin, cambie el tipo dedependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es lasucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, sivincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y"Pintar la pared" la predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesoraafectarn a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project creauna dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin acomienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vnculo entre tareas acomienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de formarealista.

1. Posicinese en la Vista Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.

3. Haga clic en Vincular tareas

De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vnculo de tarea del tipo de fin acomienzo. Puede cambiar este vnculo por un vnculo de comienzo a comienzo, de fin afin o de fin a comienzo.

Para cambiar el vnculo entre tareas, haga doble clic en la lnea de vnculo entre lastareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.



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Aparecer el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro dedilogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente enla lnea de tarea y tendr que cerrar el cuadro de dilogo y hacer clic de nuevo en dichalnea.

Otra forma es desde el cuadro de Informacin de tarea:

1. Posicinese en la Vista Diagrama de Gantt

Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora

Haga clic en Informacin de tarea

2. Seleccione la ficha de Predecesoras

Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia

3. Haga clic en Aceptar

Nota: Si desea desvincular tareas, seleccinelas en el campo Nombre de tarea y haga clicen Desvincular tareas . Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos conotras tareas o de las delimitaciones.

Establecer tiempo de adelanto o de posposicin entre tareas



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A veces, un vnculo de tarea no basta para mostrar con precisin la relacin entre tareas.Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Paramostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposicin.

El tiempo de adelanto especifica superposicin entre tareas que tienen unadependencia. Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora est a

medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempode adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto seespecifica como un valor de posposicin negativo.

En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se adelanta altrmino de la primera.

El tiempo de posposicin especifica retraso entre tareas que tienen una dependencia.Por ejemplo, si se necesita un retraso de dos das entre el fin de una tarea y el comienzode otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempode posposicin de dos das. El tiempo de posposicin se especifica como un valorpositivo.

En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se pospone altrmino de la primera.

En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposicin a la tareapredecesora, y superponga tareas especificando tiempo de adelanto. Tambin puedeescribir el tiempo de adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la tarea.

1. Posicinese en la Vista Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecerun tiempo de adelanto o de posposicin, y haga clic en Informacin de la tarea.

3. Haga clic en la ficha Predecesoras.

4. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposicin que desee como duracin oporcentaje de la duracin de la tarea predecesora.

Escriba el adelanto en forma de nmero negativo (por ejemplo, -1d para indicar un da deadelanto) o en forma de porcentaje.



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Sugerencia: Puede agregar rpidamente un perodo de tiempo de posposicin o deadelanto a la tarea sucesora haciendo doble clic en la lnea de vnculo del diagrama deGantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposicin o al adelantoen el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas.

Establecer una Delimitacin para una tarea

Se pueden programar las tareas ms eficazmente especificando sus duraciones, creandodependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automticamente lasfechas de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o finespecfica para una tarea si fuera necesario.

Las delimitaciones que asocian tareas a fechas especficas se denominan delimitacionesinflexibles; las delimitaciones ms inflexibles son las fechas de comienzo o fin especficas.Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programacin,utilice estas delimitaciones inflexibles slo cuando las tareas deban comenzar o finalizar

en una fecha concreta.

1. Posicinese en la Vista Diagrama de Gantt.2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer

una fecha de comienzo o fin.

3. Haga click en Informacin de la tarea.

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5.

En el cuadro Tipo de delimitacin, haga clic en un tipo de delimitacin.6. Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitacin

7. Haga clic en Aceptar.



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Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo delDiagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo,icrosoft Project establece una delimitacin No comenzar antes del (NCAD) basada enla nueva fecha de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, MicrosoftProject asigna automticamente una delimitacin No finalizar antes del (NFAD).

Dividir el trabajo en una tarea

Al perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Porejemplo, el proyecto puede incluir una tarea que requiere materiales que estn pedidospero que no se recibirn hasta dentro de dos semanas o puede tener dos tareas queienen lugar simultneamente en la programacin y utilizan el mismo recurso. Si laprogramacin lo permite, puede dividir una de las tareas para que parte del trabajo serealice antes de comenzar la otra tarea y se vuelva a retomar cuando sta finalice. Puededividir una tarea tantas veces como sea necesario.


2. Haga clic en Dividir tarea.

En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el rea de la barra de fecha donde deseaefectuar la divisin y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debereanudarse el trabajo.

Notas:

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una divisin en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta queentre en contacto con la otra parte.

Si utiliza un calendario para especificar la divisin como perodo no laborable en vez dedividir la tarea, el perodo no laborable no aparecer como tarea dividida en el Diagramade Gantt.



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Estructurar las tareas en un esquema lgico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Puedeaplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general,creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases;

las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Lasfechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechasde comienzo y fin de su primera y ltima subtarea.

De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareasaparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de esquema (sangra yanulacin de sangra) para indicar la estructura jerrquica de la lista de tareas.

Un Esquema es una estructura jerrquica de un proyecto que muestra la disposicin dealgunas tareas en agrupaciones demayor volumen. En Microsoft Project, las subtareas sesitan bajo las tareas de resumen mediante la aplicacin de sangras.

Una Tarea de Resumen es una tarea que se compone de subtareas y que tambin

resume dichas subtareas. Se puede utilizar la funcin de niveles de esquema de MicrosoftProject para crear tareas de resumen. Microsoft Project determina automticamente lainformacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de lassubtareas.

Una subtarea es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin delas subtareas se incluye en la tarea de resumen. Puede designar subtareas utilizando lafuncin de niveles de esquema de Microsoft Project.

Para organizar el esquema, se utilizan los botones de esquema:

Aplicar sangra

Anular sangra

Mostrar subtareas

Ocultar subtareas



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Mostrar todas las subtareas

Para crear una tarea de resumen o fase:


Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

2. En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea.

3. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campoNombre de tarea.

4. En e l campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir ensubtareas.

5. Haga clic en Aplicar sangra para aplicar sangra a estas tareas.

Sugerencia:Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea.Seleccione la tarea y site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea.Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derechapara aplicar la sangra a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.

Para deshacer niveles de esquema, anule las sangras de todas las subtareas y de lastareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel deesquema.

Notas:

La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entretareas. Para crear dependencias entre tareas es preciso vincular las tareas.

En Microsoft Project, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamentedebajo de la tarea de resumen para que sean incluidas en la fase o subfase.



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4. Asignacin de Recursos

Especificar informacin bsica de los recursos

Una vez identificado el mbito y las tareas del proyecto, puede utilizar la Hoja de recursosde Microsoft Project para crear una lista de las personas, equipamiento y recursosmateriales que van a componer su equipo y llevar a cabo la tareas del proyecto.

Puede elaborar una lista preliminar de recursos con nombres de recurso con marcador deposicin para obtener la aprobacin de los procesos de asignacin de personal yadquisicin, si es necesaria. A medida que obtiene los recursos reales, puede completarla lista de recursos con detalles, incluidos los nombres de los recursos reales.

Introducir informacin para un recurso de trabajo

Introducir informacin para un recurso de trabajo si el recurso es una persona o unelemento de equipamiento.

1. Posicinese en Hoja de recursos.

2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente alnombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Tipo, asegrese de que el tipo de recurso est establecido en el valor

predeterminado Trabajo.

6. En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidadesdisponibles de este recurso.

7. En el campo Calendario base elija el Calendario del recurso (Debe estarpreviamente creado)


Introducir informacin para un recurso material

Introducir informacin para un recurso material si el recurso es un material o suministroconsumible, como hormign, madera o clavos.


2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.



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4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente alnombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Tipo de recurso, seleccione Material para recursos materiales.

6. En el campo Etiqueta de material, escriba la etiqueta (por ejemplo, metros,toneladas o cajas) para el recurso.


Nota: El campo Capacidad mxima est desactivado para recursos materiales.

Asignar Recursos

Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realizacin de lasmismas. La asignacin de recursos tambin ayuda a determinar cunto tardar enrealizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cunto costar latarea. Un recurso puede ser una nica persona, como el recurso Luis Ramrez, o puedeser un grupo, por ejemplo, Albailes. Puede ser un elemento de equipamiento como unagra o un PC. O puede ser el material consumido durante la realizacin de la tarea.

Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados paracompletar las tareas de un proyecto.

Se conoce como Asignacin al recurso especfico asignado a una tarea concreta.

Se conoce como Sobreasignacin al resultado de asignar a un recurso ms tareas delas que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina losrecursos que estn sobreasignados tomando como base los valores de trabajo y duracinde las tareas asignadas, el nmero mximo de unidades disponibles para el recurso y elcalendario utilizado por el recurso.

La Disponibilidad es la indicacin de cundo y por cunto tiempo puede programarse unrecurso para un trabajo asignado. La disponibilidad del recurso viene determinada por:

Los calendarios del proyecto y de recursos.

Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.

El nivel al que el recurso est disponible para trabajar (medido en unidades, y grabado enla columna Unidades en Disponibilidad de recursos en la ficha General del cuadro dedilogo Informacin del recurso), por ejemplo, al 50%, 100% o 300%, o a tiempocompleto.

Tambin se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentesvalores de Unidades e intervalos de fecha en la ficha General del cuadro de dilogoInformacin del recurso



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A su vez las Unidades son el nmero de unidades o cantidad de un recurso asignado auna tarea. Por ejemplo, en una tarea de albailera, se podran asignar dos unidades, esdecir, dos albailes. Si slo dispone de un albail, podra asignar el 50% de unidades (lamitad del tiempo de un fontanero) a la tarea. La capacidad mxima es el nmero mximode unidades disponibles para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres albailes trabajando en

un proyecto, la capacidad mxima es 300%, es decir, tres albailes trabajando a tiempocompleto.

Asignar un nico recurso de trabajo a tiempo completo si desea establecer el nivel deesfuerzo de la asignacin como tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. ste es elvalor predeterminado para todas las asignaciones de recursos.

Asignar un nico recurso de trabajo a tiempo parcial si desea establecer el nivel deesfuerzo de la asignacin como tiempo parcial en esta tarea. Aunque el recurso sea detiempo completo, puede haber tareas que slo requieran un esfuerzo a tiempo parcial. Siel recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar este hecho en el calendario o enla disponibilidad de unidades de este recurso.

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el nivel deesfuerzo de la asignacin para el grupo de recursos. Si prefiere realizar un seguimiento delas unidades por grupos de recursos, asigne unidades superiores al 100%.

Asignar la tasa de consumo para un recurso material si est asignando un recursomaterial. Utilice el campo Unidades para indicar la cantidad de material que se va a utilizarpara esta asignacin; por ejemplo, 40 toneladas.

Si bien en MS Project se pueden asignar recursos a las tareas de mltiples formas, lamanera ms prctica es:


2. Seleccionar la Tarea a la cual se le quieren asiganar recursos

3. Hacer clic en men Ventana / Dividirpara presentar el formulario inferior

4. Elegir los recursos y asignarlos porUnidades o trabajo total en la tarea. Si fueranrecursos materiales asignarlos por total en unidades o por tasa en unidades.

5. PresionarAceptar



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Para elimnaruna asiganacin de recurso a una tarea se procede de igual maneraposicionndose en el Formulario inferior, presionando la tecla suprimi y luego el botnAceptardel formulario.



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Control de la carga de trabajo de los recursos

Adems de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas.Microsoft Project dispone de varios mtodos para el anlisis y la resolucin de conflictosde recursos.

Grfico de Recursos

La vista Grfico de recursos muestra un grfica de barras que representa la cantidadtotal de esfuerzo que un recurso emplear en cada una de las tareas del proyecto en unintervalo especfico. Puede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un da enparticular, un mes o un cuatrimestre. Para ello:

1. Haga clic sobre el icono Grfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel izquierdopara ir de un recurso a otro.

Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o retrocedersobre el intervalo de duracin del proyecto.

Nota: Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayoreso menores.

Vista Uso de Recursos



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Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Usode recursos, que permite ver las tareas asignadas a cada recurso, el total de horas portarea y los das trabajados. Para ello active la vista Uso de Recursos

Resolucin manual de conflictos de recursos

Luego de analizar las vistas Grfico de Recursos y Uso de recursos para localizar losposibles conflictos intente resolver los conflictos manuales de una de las siguientesformas:

Elimine una asignacin: Si un recurso trabaja simultneamente en dos o mstareas, relvelo de una de ellas y decida si va a sustituirlo.

Modifique las unidades de asignacin: Si un recurso puede terminar la tareacon un 50% de esfuerzo, cambie ahora las unidades de asignacin para quequede reflejado.

Alargue una tarea: decida si un recurso puede completar otra tarea con un menorporcentaje de unidades de asignacin si se le otorga ms tiempo.

Modifique una relacin de dependencia: Si ningn otro recurso puede realizarlas tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relacin de dependencia en laque una tarea deba terminar antes de que comience la siguiente. Si se eliminaahora la concurrencia de tareas se elimina el conflicto.



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Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto, suspenda suejecucin hasta que el recurso est libre.



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5. Costos del Proyecto

Estimar costos

La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursosy tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Microsoft Project leayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puederevisar los datos histricos que va a utilizar como base para la introduccin de informacinde costos en Microsoft Project.

A continuacin, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto. Elmtodo de estimacin de costos ms conveniente para su proyecto depende del alcancedel mismo, del nivel de precisin necesario y de las prcticas de su organizacin.

Pasos a seguir:

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea introducir tasas y costospor uso para recursos como, por ejemplo, personas y equipo, para que Microsoft Projectcalcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas asignadas y latotalidad del proyecto.

Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad establecida para el uso oadquisicin de recursos como, por ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporareste costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto completo.

Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplosuministros. Microsoft Project puede calcular los costos totales de estos recursosmateriales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.

Cambiar las tablas de tasas en una asignacin de recursos: Si desea aplicar tasas derecursos introducidas en tablas de tasas diferentes.

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basndose en lastasas de trabajo normal y de horas extra, o en los costos por uso que se han introducido,o bien se puede introducir un costo de asignacin nico.

Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule los costos totalesde los recursos basndose en las tasas que se introduzcan para cada recurso. Conviene

observar que Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se asignan atareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso.

Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los recursos puedencargar por asignacin de tarea.

Introducir tasas de recursos



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Introducir un grupo de tasas por recurso si desea introducir slo una tasa estndar yuna tasa de horas extra por recurso.

Introducir varios grupos de tasas por recurso si desea introducir ms de una tasaestndar y una tasa de horas extra por recurso. Por ejemplo, puede establecer escalas depago diferentes para tipos diferentes de trabajo e incorporar cambios de tasas en elfuturo.

Introducir un grupo de tasas por recurso



3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre derecurso nuevo.

4. En los campos Tasa estndary Tasa horas extra, escriba las tasas de recursos.

Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible.

Introducir varios grupos de tasas por recurso

1. Posicinese en Hoja de recursos



4. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la ficha Costos.

5. Haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

6. En los campos Tasa estndar y Tasa de horas extra, escriba las tasas derecursos.

7. En la fila siguiente de los campos Tasa estndary Tasa de horas extra, escribaun valor o un cambio porcentual de la tasa anterior.

8. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrar envigor.

9. Para introducir grupos de tasas de pago adicionales para el recurso, haga clic enla ficha B y, a continuacin, repita los pasos 6 a 8.



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Introducir un costo por uso

Introducir un costo por uso por recurso si desea introducir slo un costo por uso para unrecurso y no desea incorporar cambios de costos en el futuro.

Introducir varios costos por uso por recurso si desea introducir ms de un costo por usopor recurso e incorporar cambios de costos en el futuro.

Introducir un costo por uso por recurso




4. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de costo.

5. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible.

Introducir varios costos por uso por recurso




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4. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la ficha Costos.

5. Haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

6. En el campo Costo por uso, escriba un costo por uso.

En la fila siguiente del campo Costo por uso, escriba un valor o un cambio porcentual delcosto por uso anterior.

7. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de costo entraren vigor.

8. Para introducir costos por uso adicionales para el recurso, haga clic en la ficha B y,a continuacin, repita los pasos 6 a 8.

Introducir tasas de recursos materiales

Introducir una tasa por recurso material si desea basar los costos de suministros enuna tasa por recurso material.



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9. En el campo Tasa estndar, escriba un valor.

10. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual de la tasa anterior enel campo Tasa estndar.

11. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrar envigor.

12. Para introducir grupos de tasas adicionales, haga clic en la ficha B y, acontinuacin, repita los pasos 9 a 11.

Establecer costos fijos de tareas

Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.

1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.



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3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desee introducir uncosto fijo.

4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.

5. En el campo Acumulacin de costos fijos elija un tipo

Nota: Si desea introducir un costo fijo para todo el proyecto (por ejemplo, si slo estinteresado en los costos globales del proyecto pero no en los costos a nivel de tarea, o sidesea agregar costos indirectos del proyecto, por ejemplo el costo de utilidades), haga clicen Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, en la ficha Vista. En el cuadroOpciones de esquema, active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto y, acontinuacin, haga clic en Aceptar. En el campo Nombre de tarea, seleccione la opcinTarea de resumen del proyecto. En el campo Costo fijo, escriba un costo para el proyecto.



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6. Seguimiento y Control de Proyectos

Lnea de base del plan del proyecto

Una vez especificada la informacin de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede

guardar una instantnea del plan original denominada lnea de base. Una lnea de basees como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar laevolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado.

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un planprovisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.

Una vez que el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla conla lnea de base.

Guardar Lnea de base

Cuando se haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y se estpreparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una lnea de base de lainformacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. Con la lnea debase, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puederealizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareasque han comenzado ms tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizadolos recursos y si el presupuesto marcha segn lo previsto.

1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea debase.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una lnea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea debase existente.


Sugerencia: Para crear unpresupuesto, primeramente asigne los recursos y especifique la informacin de las tasas



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o los costos fijos y, a continuacin, guarde una lnea de base. La informacin de costosdel plan previsto puede servir como un presupuesto.

Nota: Si cuando se guarda el archivo por primera vez todava no ha especificado toda lainformacin bsica del proyecto, puede guardarlo sin una lnea de base.

Redefinicin de la lnea de base

Se puede redefinir la lnea de base en cualquier momento. La razn puede ser que hayahabido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyectoque haga intil o incompleta la informacin contenida en la lnea de base actual y, por lotanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Redefinir la lnea de base borra el plan original y la informacin que haya introducidohasta ahora sobre sus fechas y costos.

Sugerencia: Obtenga una copia del archivo del proyecto antes de redefinir la lnea debase, por si la necesita para conservar un historias o registro de todos lops cambios

efectuados.

1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea debase.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una lnea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea debase existente.


Eliminacin de la lnea de base



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Si despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, tuviera queregresar a la fase de planificacin de su proyecto y borrar por completo la lnea de base,quede eliminarla haciendo lo siguiente:

1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar lnea de base.

2. Haga clic en Borrar plan previsto

3. Seleccione Proyecto Completo para borrar la lnea de base del proyecto.

4. Seleccione Tareas seleccionadas para borra de la lnea de base un grupo detareas.


Administrar y realizar un seguimientoCuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo delproyecto: tiempo, dinero y mbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados losotros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en losrecursos pueden provocar problemas en la programacin.

Si mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado msreciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipacin problemas quepueden afectar al xito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar soluciones.

Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de lasfechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusin de las tareas y del trabajoreal. El seguimiento de los valores reales muestra cmo los cambios afectan a otrastareas y, en ltima instancia, a la fecha de fin del proyecto. A continuacin se presentanlos procedimientos que contribuyen a realizar el seguimiento real de las tareas.

Comprobar si las tareas se estn realizando de acuerdo con el plan



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Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesarioasegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt deseguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto.Despus puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunastareas para cumplir las fechas lmite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programacin actual con la programacinoriginal para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una lnea de base,pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de seguimientomuestra tareas con las barras de la lnea de base y las barras programadas o realessincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar unadesviacin respecto al plan.



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1. En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

2. Para ver los campos de variacin, en el men Ver, elija Tabla y, a continuacin,haga clic en Variacin.

3. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variacin.

4. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.

5. Actualizarel progreso de las tareas en el proyecto.

Si la tarea ha comenzado segn lo previsto, haga clic en la tarea y, acontinuacin, en Actualizar segn programacin.

Si la tarea no se est realizando segn lo previsto, ms adelante aprenderla forma de especificar las fechas reales de comienzo y fin, la duracin real dela tarea y actualizar el progreso de una tarea como un porcentaje.

Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea

Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programacin alretrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas. Las tareas quecomienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otrastareas de la programacin. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por elusuario para reprogramar las partes restantes del proyecto.



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2. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento si noest seleccionado.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar.

Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL yhaga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes, mantengapresionada la tecla MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea quevaya a actualizar.

4. Haga clic en Actualizar tareas .

5. Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin.

Si escribe una fecha de fin, asegrese de que la tarea est completada al

100%; Microsoft Project asumir que la fecha es correcta y reprogramar lastareas, segn proceda.


Escribir la duracin real de una tarea

Si conoce el nmero de das que lleva una tarea en curso y si progresa como estabaplaneado, realice un seguimiento especificando la duracin durante la cual el recurso ha

estado trabajando en la tarea.Cuando se especifica la duracin real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha decomienzo real, el porcentaje de conclusin de la tarea y la duracin de lo que resta detarea en la programacin.




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2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee especificarla duracin real.

3. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.

4. En el cuadro Duracin real, escriba la duracin real de la tarea.


Sugerencia: Si cree que la tarea va a finalizar antes o despus de lo programadooriginalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duracin restante.

Nota: Si introduce una duracin real mayor o igual que la duracin programada, la tarease convierte en 100% completada, y la duracin programada iguala entonces a laduracin real.

Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introduccin del porcentaje de laduracin de la tarea que se ha completado. Para las tareas relativamente cortas, quizsno sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareaslargas, la informacin del porcentaje completado le ayudar a realizar un seguimiento delprogreso con respecto al plan previsto.


2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizarel grado de progreso.



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3. Haga clic en Informacin de la tarea y, a continuacin, en la ficha General.

4. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un nmero entero comprendidoentre 0 y 100.


Notas:Microsoft Project calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basndose enel progreso de sus subtareas. Tambin puede especificar manualmente el porcentajecompletado de la tarea de resumen y Microsoft Project lo utilizar para calcular elporcentaje completado de sus subtareas.

De forma predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de conclusin de la tareamediante una lnea delgada y negra, horizontal, justo en medio de cada barra de Gantt enel diagrama de Gantt. Cuando se marca una tarea como completada al 100%, MicrosoftProject muestra una marca de verificacin en el campo Indicadores.

Sugerencia: Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Seguimiento paraactualizar el progreso de una tarea y realizar otras funciones de seguimiento. Para ver labarra de herramientas Seguimiento, seale Barras de herramientas en el men Ver y, acontinuacin, haga clic en Seguimiento.

Actualizar el trabajo real por perodo de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal deMicrosoft Project. El seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a manteneractualizado el proyecto peridicamente, dado que puede introducir informacin para unda particular de la programacin.

1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

3. En la parte de fase temporal de la vista, en el campo Trabajo real, escriba eltrabajo real de cada recurso asignado.



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Sugerencias:

Si es irrelevante conocer qu recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo,

escriba un valor para el trabajo combinado realizado en la tarea por todos los recursos enel campo Trabajo real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el trabajorestante entre los recursos en funcin de cundo estn programados en la tarea y deltrabajo restante de cada asignacin.

Tambin puede escribir el trabajo real para la semana de una en una. En el men Ver,haga clic en Zoom, y despus en 1 mes para mostrar la escala temporal en incrementosde una semana. A continuacin, escriba el trabajo real para la semana en el campoTrabajo real.

Comprobar si las tareas tienen ms o menos trabajo del planeado

Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarse de quelos recursos completan las tareas en el tiempo programado. Si ha guardado una lnea debase para el proyecto, puede comprobar la informacin sobre la variacin.

Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables,dependiendo de la gravedad de la variacin. Por ejemplo, una tarea con menos trabajo

del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar que los recursos no estnasignados eficazmente.


2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. Si es necesario, presione latecla TAB para ver el campo Real.



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3. Compare los valores de los campos Trabajo, Previsto y Real.

Nota: Los valores del campo Variacin muestran la diferencia entre el trabajo programadola cantidad de trabajo planeada originalmente guardada en la lnea de base.

Actualizar el trabajo real de un recurso por perodo de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando loscampos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento del trabajo real de losrecursos mediante la utilizacin de campos de fase temporal puede ayudarle a manteneractualizado el proyecto por perodos de tiempo, dado que puede introducir informacinpara un da particular (u otro perodo de tiempo) de la programacin.

1. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.3. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

4. En el campo Trabajo real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

Comprobar la variacin entre el trabajo previsto y el real de un recurso



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Si programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos y realiza unseguimiento del trabajo real, puede averiguar qu cantidad total de trabajo est realizandoun recurso consultando la variacin entre el trabajo previsto y el trabajo real. Tambinpuede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el transcurso deltiempo, a fin de ver con ms detalle cmo progresa el trabajo del recurso.

1. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. Compare los valores de los campos Previsto y Real para cada recurso.

4. Asegrese de que los campos Trabajo y Real aparecen en la parte de escalatemporal de la vista. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo sino est seleccionado. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajoreal si no est seleccionado, para mostrarlo tambin.

5. En la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y TrabajoReal para un resumen diario del trabajo de cada recurso.

Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto

Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase delproyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en un da concreto. Obien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dnde debenrealizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto ajustndose al presupuesto, ascomo a planear presupuestos para futuros proyectos.

Escribir manualmente los costos reales de tareas

Microsoft Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida queprogresa, en funcin del mtodo de acumulacin de la tarea y de las tasas de losrecursos. Pero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo real deuna tarea, puede escribir los costos manualmente.



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Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualizacin automtica decostos reales y, a continuacin, escribir su propio costo real para una asignacin una vezque el trabajo restante sea cero.

En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo.

1. Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costosreales.



4. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento.

5. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real.

6. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignacin cuyos costos estactualizando.Sugerencias:

Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de latarea o para que se prorratee en la duracin de la tarea. Haga clic en Diagrama de Gantten el men Ver. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En el campoAcumulacin de costos fijos, escriba o seleccione el mtodo de acumulacin que desee.

Adems de una tasa estndar, en ocasiones los costos de asignacin incluyen unacantidad fija que se carga para un recurso cada vez que el recurso se asigna a una tarea,como gastos de equipamiento, de instalacin, de entrega o de alquiler. Puede especificar

este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el men Ver y, a continuacin,escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por usodesee modificar.

Actualizar los costos reales por perodo de tiempo

Puede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fasetemporal de Microsoft Project. El seguimiento de los costos reales mediante la utilizacinde campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto porperodos de tiempo, dado que puede introducir informacin para un da particular u otroperodo de tiempo en la programacin.

Microsoft Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida queprogresa, segn el mtodo de acumulacin que haya definido. Primero debe desactivar laactualizacin automtica de los costos reales para modificar los costos reales. En el menHerramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo.

1. Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costosreales.



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5. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.

6. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo real.

7. Para especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un da u otroperodo de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuacin,escriba un valor en el campo Costo real para la tarea.

8. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un da u otroperodo de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuacin,escriba un valor en el campo Costo real para el recurso.

Sugerencia:

Puede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como emanas. En elmen Ver, haga clic en Zoom, y haga clic en el incremento que desee.

Comprobar si las tareas cuestan ms o menos de lo presupuestado

Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente deseever las tareas que presentan un costo mayor que el presupuestado. Si crea unpresupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede

detectar con antelacin desfases en los costos y ajustar la programacin o el presupuestosegn proceda.

Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tareay recurso y el costo total del proyecto. Estos costos se consideran costos programados oestimados y reflejan la cifra de costos ms reciente a medida que el proyecto progresa.



3. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto.

4. Para conocer la variacin del costo, consulte el valor del campo Variacin.

Sugerencias:

Para ver la informacin del costo total, costo previsto y variacin para el proyectocompleto, puede mostrar la tarea de resumen de proyecto. En el men Herramientas,



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haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Vista. Bajo Opciones de esquema(para el proyecto actual), active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto y,a continuacin, haga clic en Aceptar.

Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionadoscon esa tarea. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Ver, elija Tabla y

haga clic en Costo. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha y compare los valores delos campos Costo total, Costo previsto, Real y Restante para los recursos asignados aesa tarea.



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7. Personalizacin de Proyectos

Personalizar Microsoft Project

Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para querefleje mejor su manera de trabajar. La personalizacin de Microsoft Project puedeayudarle a crear y administrar los proyectos ms eficazmente. Con Microsoft Project,podr:

Cambiar la configuracin predeterminada. Puede personalizar Microsoft Projectcambiando la configuracin predeterminada, como la vista inicial, la unidad depresentacin del trabajo (horas, das o semanas) y si los clculos han derealizarse manual o automticamente.

Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de

Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores,mensajes, cuadros de dilogo y sugerencias.

Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras deherramientas de Microsoft Project. Puede personalizar barras de herramientasy botones integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados.Crear y personalizar los mens y comandos de men de Microsoft Project.Puede personalizar mens y comandos integrados o crear mens y comandospersonalizados.

Crear nuevos formularios para escribir y mostrar informacin acerca de tareasy recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios

nuevos personalizados.

Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campospersonalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar clculos en un campopersonalizado. Para efectuar la insercin de datos de forma rpida y exacta,puede especificar una lista de valores aceptable para un campo personalizado.Tambin puede asociar un indicador visual con los datos especificados paraavisarle cuando aparezcan los datos en un campo personalizado.

Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la informacin mostrada enuna vista o informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar elaspecto de lo que se imprime agregando notas, cuadrculas, bordes y totales

de columnas.

Cambiar la apariencia de una pgina. Puede personalizar el aspecto de unapgina cambiando su orientacin, ajustando mrgenes y agregandoencabezados, pies de pgina y leyendas, entre muchas otras cosas

Mostrar informacin especfica mediante un filtro



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Si desea concentrarse nicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa,puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte sloaquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el men Proyecto, seale Filtro para y despus haga clic en el filtro que deseeaplicar.

2. Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submen Filtro para o un filtropara resaltar, haga clic en Ms filtros.

3. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro pararesaltar. Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic enAceptar.

4. Para desactivar un filtro, seale Filtro para en el men Proyecto y haga clic enTodas las tareas o en Todos los recursos.



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Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros derecursos a vistas de tareas.

Sugerencia: Puede establecer un Auto Filtro en muchas vistas para buscar rpidamenteun subconjunto de datos en un campo. En el men Proyecto, elija Filtro para y haga clicen Autofiltro o haga clic en Auto filtro. Haga clic en la flecha situada en la columna quecontiene la informacin que desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla.Para desactivar los Autofiltros, seale Filtro para en el men Proyecto y, a continuacin,elija Autofiltro otra vez o haga clic en Autofiltro.

Ordenar informacin en una vista

Puede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin yel nombre del recurso. La ordenacin puede resultar til si desea ver las tareas ensecuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.

La ordenacin se mantiene aunque cambie de vista y se guarda cuando se cierra unarchivo de proyecto. Sin embargo, no es posible guardar una ordenacin personalizada.


2. En el men Proyecto, seale Ordenary elija la opcin de ordenacin que desee.

3. Para personalizar una ordenacin, en el men Proyecto, elija Ordenar y, acontinuacin, haga clic en Ordenar por.

4. En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo porel que desea ordenar los datos y, a continuacin, haga clicen Ascendente o Descendente para especificar el orden.



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5. Especificar las opciones de ordenacin.

Para realizar la ordenacin mediante un campo adicional, haga clic en esecampo en el cuadro Segundo criterio y, a continuacin, haga clic enAscendente o Descendente para especificar el orden.

Para reenumerar las tareas permanentemente, active la casilla deverificacin Reenumerar tareas permanentemente.

Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que lassubtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla deverificacin Conservar la estructura del esquema.

Para restablecer la ordenacin con los valores predeterminados, haga clicen Restablecer.

Nota: Al hacer clic en Restablecer nicamente se restablecen los valorespredeterminados de las opciones de ordenacin del cuadro de dilogo Ordenar. Si lastareas se reordenan constantemente utilizando la casilla de verificacin Reenumerartareas permanentemente, aunque hiciera clic en Restablecer no se restablecera el orden

de numeracin de las tareas.

Creacin de informes

MS Proje

manual project 2003 general

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