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Manual Portal Clientes Página 1

MANUAL PARA CLIENTES DEL PORTAL WEB DE FACTURACIÓN

ELECTRÓNICA

- ACCESO AL PORTAL

Requisitos técnicos para el acceso al portal

1. El equipo con el que se acceda al portal para el ingreso y descarga de documentos

debe estar conectado a Internet.

2. Debe tener instalado un navegador de internet, entre ellos: Windows Explorer, Firefox,

Google Chrome, etc.

3. Tener un USUARIO y CLAVE en el portal de proveedores, el cual será facilitado por el

GRUPO empresarial Herdoiza Guerrero.

¿Cómo ingresar al portal web de facturación electrónica?

1. Acceder al portal desde el navegador con la siguiente dirección:

https://facturaselectronicas.hcc.com.ec

2. En la pantalla de inicio del portal, se deberá introducir el número de RUC o el código

de USUARIO, facilitado por el grupo empresarial Herdoíza Guerrero y la CLAVE

previamente entregada.

3. El cliente deberá elegir la empresa del grupo al que está facturando en el campo

EMPRESA. Esto se puede realizar directamente desplegando el campo donde se

registran las empresas que están acogidas a la facturación electrónica, o haciendo click

en cada uno de los logos que hay en la pantalla de inicio.

4. Una vez completados los campos, deberá hacer click en el botón de ENTRADA.


En el primer acceso al portal de facturación electrónica podrá validarse ingresando en los

campos de USUARIO y CLAVE (RUC). Luego se le solicitará cambiar la contraseña por motivos

de seguridad (el proceso se describe en el apartado cambio de datos de sesión).

Además se puede acceder a través del botón de Solicitar Contraseña. Esta utilidad la tiene

disponible el usuario, en caso de que no recuerde su clave de acceso y necesite modificarla.

Pulsando el botón, se enviará un correo al departamento de Sistemas, del grupo empresarial

Herdoíza Guerrero, quienes se encargarán de restablecer su Clave.

Cuando termine el proceso el usuario recibirá una comunicación vía correo electrónico con los

datos de acceso.

Otra de las alternativas es por medio de la utilidad Contáctenos. En cuanto se desliza el ratón

por la etiqueta, se muestra una ventana con los números de teléfonos y correo electrónico que

el Grupo empresarial Herdoíza Guerrero pone a disposición de los usuarios del portal web.


Página de inicio

La imagen superior muestra el aspecto que tiene la página de inicio, una vez el usuario se ha

autenticado.

En la barra superior tenemos varios campos informativos a nivel usuario:

- Usuario: En este campo aparece el código de usuario y la razón social a la que está

asociado.

- RUC: El Ruc asociado a la Razón Social.

- Fecha: Fecha actual del portal.

- Hora: La hora actual del portal.

Para la navegación en el portal: el botón de inicio permite el ingreso a la ventana principal.

Cambio de Clave. El usuario puede realizar la modificación de su Clave cuando considere.

Este botón te lleva a la ventana de cambio de Clave.

Log out. Sirve para salir. Te dirige a la pantalla principal del circuito de validación de

usuario.

Con este botón podemos ocultar/mostrar la barra del Menú principal.


Cambio de datos de sesión.

El usuario puede realizar las modificaciones en la clave de acceso al portal. Para ello en la

pantalla de inicio cuenta con el botón

Pulsando el botón se mostrará la siguiente ventana.

En este caso el usuario deberá hacer un proceso de cambio de Clave y validación de la misma

siguiendo el proceso:

1. CLAVE ANTIGUA: Se introduce la clave con la que se ha accedido al portal.

2. CLAVE NUEVA: Se introduce la nueva clave.

3. REPITA LA NUEVA CLAVE: Se repite la nueva clave en un proceso de validación.

4. Se hace click en el botón GUARDAR y si la clave es correcta, conforme a las directrices

marcadas por el grupo empresarial Herdoíza Guerrero, aparecerá la siguiente pantalla

informativa de que el proceso se ha realizado correctamente.

Una vez realizado el cambio de Clave, el usuario podrá acceder a su página de inicio pulsando

sobre el botón “volver a inicio”


Carga de ficheros (para el ingreso de retenciones de clientes)

El ingreso de documentos al portal es un proceso sencillo, existen algunas condiciones que se

deben de cumplir para poder enviar la información con éxito:

- Para la carga de ficheros se puede utilizar una herramienta de compresión, pero el

formato de subida debe ser siempre ZIP (extensión .zip). Esta herramienta está muy

recomendada si tiene que utilizar una subida de gran cantidad de documentos. Con el

proceso descrito podrá subirlos todos de una sola vez.

- Los archivos que ingresemos al portal siempre deberán ser de tipo .pdf y .xml y ambos

deberán tener el mismo nombre (con diferente extensión) para cada documento. Por

normativa legal, con el fichero .xml sería suficiente en el proceso de facturación

electrónica, pero se da la posibilidad de contar con ambos archivos para una función

aclaratoria al usuario.

- Los pdf sólo se podrán subir en un zip, si están acompañados de un xml del mismo

nombre.

- Sólo se aceptarán xmls que cumplan con las especificaciones del Servicio de Rentas

Internas (SRI), que estén debidamente autorizados.

En el caso de subir xml y pdf, recomendamos renombrar los archivos generados para cada

factura de forma que se cumpla con el patrón del Tipo de Documento + Establecimiento +

Punto de emisión + Secuencial. De esta forma permitimos a nuestro sistema procesar de una

forma más ágil los documentos.

No obstante la nomenclatura de los archivos es libre, sólo se tiene que cumplir que xml y pdf

tengan el mismo nombre. Si sólo se aportan xmls no hay ninguna restricción.

En la carga de ficheros mediante un archivo tipo zip, no hará falta seguir un patrón en la

asignación del nombre del zip, simplemente se debe cumplir con los archivos comprimidos que

lo integran.

A continuación contamos el proceso que debe seguir el usuario para la carga de ficheros:

En el menú principal (en la izquierda) disponemos de la opción “Nuevo fichero”. La pantalla

que obtenemos es la que se muestra arriba y nos da la opción de subir un fichero. Con el botón

de “Examinar” podremos seleccionar el archivo a procesar.


Una vez se haga la carga del archivo, nos aparecerá el nombre del mismo a continuación del

botón “Seleccionar”.

Pulsando el botón guardar se producirá la subida del fichero, siempre y cuando cumplan las

condiciones de formato de fichero válido y el tamaño corresponda con las limitaciones

marcadas por el grupo empresarial Herdoíza Guerrero, de lo contrario se mostrará en pantalla

el siguiente error.


Si la carga se ha realizado correctamente se mostrará el siguiente mensaje

Y aparecerá el archivo o los archivos subidos en situación de Pendiente.

Consulta de ficheros cargados

Una vez que se ha realizado la carga del archivo de forma exitosa, el usuario dispone de la

opción de poder ver todos los archivos que ha subido desde su ventana. Esta consulta la puede

hacer pulsando en el “Menú principal” en la opción de “Ficheros cargados”

A nivel informativo para el usuario dispone de los siguientes campos:

- FICHERO: Nombre del fichero que se ha subido al portal, por lo general será .xml y con

el patrón establecido por el grupo empresarial Herdoíza Guerrero.

- FECHA GRABACIÓN: Fecha con hh:mm:ss de la subida al portal.

- AUTORIZACIÓN: Es el número de autorización que el Servicio de Rentas Internas (SRI)

ha dado al documento enviado.

- FECHA RETENCIÓN: fecha de la factura de retención.

- NÚMERO RETENCIÓN: número de la factura de retención.

- TOTAL: monto de la factura de retención.

- FECHA FAC ORIGEN: fecha de la factura origen a la que corresponde la retención.

- NÚMERO_FACTURA_ORIGEN: número de la factura origen a la que corresponde la

retención


- STATUS: Este es un campo informativo del portal, en el que establece el estado en que

se encuentra el registro del archivo. El portal cuenta con una serie de validaciones para

no incurrir en ficheros que no sean válidos.

Estos estados son:

Pendiente: El archivo está correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y

pendiente de asociar internamente al documento interno de retención.

Validada: El archivo está correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y pendiente

de asociar a la factura origen de la retención.

Integrada: El archivo está correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y ya

asociado a la factura origen de la retención.

Invalidada: El archivo presenta algún error en la validación.

- DESCRIPCIÓN: Nos da una pequeña descripción del error que se ha cometido en la

validación del documento.

En esta ventana disponemos de una barra de menú horizontal que ayudará al usuario a

localizar y gestionar los ficheros subidos por él mismo.

Opción Buscar:

El usuario podrá realizar una búsqueda rápida de archivos a partir de una serie de filtros de

búsqueda.

En la siguiente imagen aparece la ventana con los filtros correspondientes.

Los filtros utilizados para la búsqueda son los campos de información que tenemos en el

registro. En este caso los filtros nos dan las siguientes opciones de consulta:


En el caso de las fechas que son desde/hasta:

Una vez introducidos los parámetros de búsqueda pulsaremos (BUSCAR) y nos saldrán los

resultados que cumplan en la consulta de ficheros.

Por defecto veremos el resultado de la consulta en la pantalla previa, si seleccionamos salida a

Excel al darle (BUSCAR) obtendremos una Excel con los resultados de la consulta.

Opción Informe:

Este apartado permite realizar informes personalizados.

A modo de ejemplo, se presenta un informe en donde podemos encontrar por fecha de

grabación las facturas subidas.

Este informe se genera en una pestaña nueva del navegador y se muestran los resultados en

esa misma ventana, una vez pulsemos el botón (Informe) conforme a los parámetros

introducidos.

Si seleccionamos salida a Excel al darle (Informe) obtendremos una Excel con los resultados de

la consulta.

La opción muestra sirve para ocultar campos (desmarcándola).


Informes

Esta opción de menú nos permite acceder a los informes que el usuario del portal tenga

parametrizados, está abierta a desarrollos futuros.


Descarga de facturas

El usuario podrá acceder a la descarga de sus facturas una vez que el Servicio de Rentas

Internas (SRI) las haya autorizado.

Para ello tiene la opción en el “Menú principal” de descarga, como se muestra en la siguiente

pantalla.

El usuario dispondrá de todas las facturas que tiene disponibles una vez estén autorizadas,

estas aparecerán en la ventana con la siguiente información:

- Número: Es el número del comprobante de retención autorizado

- Fecha: Fecha de la factura

- Total: El total de la factura

- Autorización: El número de autorización asignado por el SRI a la factura

- Fecha de autorización: Fecha y hora en que se autorizó el documento

Documentos: Son los archivos asociados a ese documento para que el usuario disponga de

ellos. Estos archivos se descargarán en un formato .zip. Cada archivo tendrá el archivo .xml y

.pdf asociado al documento.

En la parte superior se puede observar en la barra horizontal con las distintas opciones que

presenta la ventana de descargas de retenciones.


La opción de Buscar

El usuario podrá realizar una búsqueda rápida de archivos a partir de una serie de filtros de

búsqueda.

En la siguiente imagen aparece la ventana con los filtros correspondientes.

Los filtros utilizados para la búsqueda son los campos de información que tenemos en el

registro (NÚMERO, EMPRESA, FECHA, TOTAL, AUTORIZACIÓN y FECHA AUTORIZACIÓN). En

este caso los filtros nos dan las siguientes opciones de consulta

En el caso de las fechas que son desde/hasta

Una vez introducidos los parámetros de búsqueda pulsaremos (BUSCAR) y nos saldrán los

resultados que cumplan en la consulta de ficheros.

Por defecto veremos el resultado de la consulta en la pantalla previa, si seleccionamos salida a

Excel al darle (BUSCAR) obtendremos una Excel con los resultados de la consulta.

Opción Informe:

Este apartado permite realizar informes personalizados.

A modo de ejemplo, se presenta un informe en donde podemos encontrar por fecha de carga

las facturas subidas.

Este informe se genera en una pestaña nueva del navegador y se muestra los resultados en esa

misma ventana una vez pulsemos el botón “informe” conforme a los parámetros introducidos.


Si seleccionamos salida a Excel al darle (Informe) obtendremos una Excel con los resultados de

la consulta.

La opción muestra sirve para ocultar campos (desmarcándola).

Opción Imprimir:

Se muestra en una pestaña nueva, el listado de facturas para su impresión.

Se dispone de la opción “Descarga nuevas facturas”. Esta herramienta es un recurso muy

valioso del portal web, ya que permite al usuario poder hacer descarga de múltiples

documentos con un solo click. Si hay documentos pendientes de descarga, aparecerá en la

barra horizontal el icono “Descarga nuevas facturas”

Haciendo click en el mismo se procederá a descargar las facturas pendientes de descarga de

mayor antigüedad hasta un máximo de 10 quedando el resto pendientes. (Si hubiera más de

10 documentos).


El documento descargado es un archivo .zip que contiene los xml y pdf asociados a cada uno

de los documentos de la factura. El sistema le dará la opción de abrir el documento (con

cualquier programa habilitado en el sistema para ello) o guardarlo en la máquina en donde se

encuentre el usuario.

Una vez se realice la descarga y en el caso de que haya más documentos pendientes de

descargar, el botón seguirá activo para poder realizar la descarga masiva del resto de

documentos (teniendo en cuenta que la descarga se realiza de diez en diez como máximo)

En el caso de que no haya documentos de facturas pendientes de descarga, se deshabilitará el

botón y el usuario no dispondrá de esta opción.


Manual Web

El usuario tendrá acceso a la descarga de los manuales referentes al portal web para

facturación electrónica y a los que considere oportunos el grupo empresarial Herdoíza

Guerrero, para que el usuario pueda realizar de forma independiente todos los procesos en

que esté involucrado el portal web.

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