manual estandar de administracion de contratos

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

Gobierno de Reconciliacin y Unidad Nacional

Repblica de Nicaragua Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico

Direccin General de Contrataciones del Estado

MANUAL GUA ESTNDAR ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

JUNIO 2007

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS 2

NNDDIICCEE

Introduccin ....................................................................................................................................... 3 OBJETO, BASE LEGAL ................................................................................................................ 4 1. Objeto .................................................................................................................................... 5 2. Base Legal: ............................................................................................................................ 5

PARTE II ............................................................................................................................................ 6 GUA RPIDA ............................................................................................................................... 6

PARTE III ......................................................................................................................................... 14 GUIA DETALLADA ...................................................................................................................... 14 I.- Introduccin. ............................................................................................................................ 15 II.- Recepcin de Documentos Contractuales ............................................................................ 20 Recepcin de documentos contractuales ................................................................................... 20 III.- Formacin y custodia de expediente: ................................................................................... 22 IV.- Anlisis del contrato.............................................................................................................. 22 V.-Ejecucin y seguimiento de la contratacin ........................................................................... 23 VI.- Terminacin del Contrato.- ................................................................................................... 30 VII.- Facultades y Deberes del Administrador.- ......................................................................... 36

PARTE V ......................................................................................................................................... 40 MODELOS ................................................................................................................................... 40

MODELO N 1 ......................................................................................................................... 41 MODELO N 2 ......................................................................................................................... 42 MODELO N 3 ......................................................................................................................... 43 MODELO N 4 ......................................................................................................................... 44 MODELO N 5 ......................................................................................................................... 45

PARTE VI ........................................................................................................................................ 46 GUIA DE VERIFICACION ........................................................................................................... 46

GUIA DE VERIFICACION No. 1 ............................................................................................. 47 PROCESO: ADMINISTRACION DE CONTRATO CON LOS RESPONSABLES DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................................................... 49


Introduccin Este Manual-Gua de Administracin de Contratos ha sido preparado por la Direccin General de Contrataciones del Estado (DGCE) para ser usado por las Instituciones del Sector Pblico con el objeto de lograr una eficaz y adecuada administracin de contratos, tanto de obras, bienes como servicios de cualquier naturaleza y servicios de consultoras. Se elabor con el fin de que constituya un permanente elemento de consulta y entrenamiento para los responsables de la administracin de los contratos. La correcta interpretacin y aplicacin se traducir en una mayor eficiencia, facilitando su gestin. No obstante debe considerarse que un Manual es un elemento dinmico y como tal requiere una permanente revisin, a fin de asegurar su vigencia en el tiempo.

La administracin de contratos es el aspecto fundamental de la contratacin pblica y es a menudo una de las partes mas descuidadas en la gestin posterior a los procesos de formalizacin del contrato. Es un elemento crtico en el ciclo de ejecucin de las contrataciones y debe jugar un rol destacado y relevante en las operaciones del sector pblico. El propsito y objetivo de una buena administracin de los contratos es obtener bienes, obras, consultoras y servicios de cualquier naturaleza, de la calidad especificada, de manera oportuna y aun costo que favorezca a la institucin dentro del presupuesto establecido para ese fin.

En un sentido amplio, la administracin consiste en alcanzar un objetivo mediante las acciones de planificar, organizar, dirigir, controlar y tomar decisiones. Administrar implica entonces poner recursos en accin para lograr un resultado esperado, lograrlo con el trabajo propio y principalmente, con el trabajo de otros.

Para las Instituciones del Sector Pblico este Manual posibilitar una rpida, ordenada, documentada y controlada gestin operativa y de accin, eliminando la dependencia de las espontaneidades que frente a situaciones imprevistas tienden a la implementacin de medidas imprudentes e irregulares de parte del equipo administrador del contrato, contraviniendo las normas de control interno y con riesgos potenciales implcitos para el Sector Pblico.


PARTE I

OBJETO, BASE LEGAL


1. Objeto

El presente Manual tiene como Objetivos:

1. Proporcionar orientaciones generales al administrador de contratos para el mejor desarrollo de una gestin enfocada a los resultados, de manera informada, ordenada, documentada, estandarizada y acorde con las normas de control interno de cada institucin y las dictadas por la Contralora General de la Repblica.

2. Proveer de mecanismos al Administrador de Contrato para que resuelva las posibles situaciones que se pueden dar durante el desarrollo o ejecucin de un contrato, ya que lo explcito como lo implcito, sin haber sido previsto, es en gran medida el espacio para la gestin del administrador. Estas situaciones son las que generan buena parte del campo de accin del administrador de contratos y al ejecutarlas deber tomar en consideracin el marco global tratado en este manual.

2. Base Legal:

El Presente Manual tiene como base legal las siguientes Leyes, Reglamentos y Decretos aplicables en materia de contrataciones pblicas.

LEYES

La Gaceta, Diario Oficial No De Fecha

De forma supletoria Cdigo Civil de la Repblica de Nicaragua

Ley 540 de Mediacin y Arbitraje

122 24/06/2005

Ley 561 General de Bancos y otras Instituciones Financieras 232 30/11/2005

Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas 1 2

03/01/200004/01/2000

REGLAMENTOS

Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.

109 110

09/06/200013/06/2002

NORMATIVAS

Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) dictadas por el Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica

234-235-236

1-12-042-12-043-12-04


PARTE II

GUA RPIDA

Est orientado a la consulta rpida de las etapas y actividades a desarrollar por el Equipo administrador del contrato, orientaciones principales a seguir conforme los requisitos estipulados tanto en la Ley, y Reglamento General, as como en las Normas de Control Interno de cada Institucin y las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la Repblica.


SITUACION O ACTIVIDAD ACTIVIDADES SECUNDARIAS RESPONSABLE

RECEPCIN DOCUMENTOS

CONTRACTUALES.

Verifica que junto con la copia del contrato le remitieron los documentos que corresponde: anexos, garantas, la no objecin de los organismos financiadores en caso de que aplique.

1. Asesor Legal 2. rea de Adquisiciones 3. rea Solicitante.

FORMACION DE EXPEDIENTE

El rea Solicitante forma y custodia el expediente que dar seguimiento al contrato, remite al rea de Adquisiciones copia de los documentos que se vayan generando para mantener actualizado el expediente nico de la contratacin que custodia dicha rea.

1. rea de Adquisiciones 2. rea Solicitante 3. rea Financiera

ANLISIS DEL CONTRATO.

Estudia el contrato suscrito para planificar su trabajo y responsabilidades para la ejecucin de ste. Es recomendable utilizar Ayuda Memoria lista de verificacin con los diferentes eventos y productos que se obtendrn; cronograma de actividades.

1. rea de Adquisiciones 2. rea Solicitante 3. rea Financiera



EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE

LA CONTRATACIN.

1. Orden de Inicio (obras). 2. Apertura de bitcora. 3. Lista de verificacin de

documentos y planos. 4. Cronograma de

Ejecucin de la Obra 5. Ayudas Memorias en

caso de reuniones realizadas.6. Verificacin de los

documentos. 7. Plan de trabajo de

entregas (bienes) 8. Recepcin de los bienes, o servicios. 9. Supervisin de los Productos 10. Cambio en el Alcance de la Obra. 11. Prorrogas 12. Modificacin: Garantas / Seguros

1. rea Solicitante 2. rea de

Adquisiciones

ACTIVIDADES EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

1. Prevenir por escrito sobre incumplimiento, sealando acciones correctivas, otorgando plazo.

2. Constatar si se cumplieron

las acciones correctivas dentro del plazo sealado

3. Si no se cumplieron las

acciones correctivas, informar.

4. Estar pendiente del resultado

de las acciones implementadas como consecuencia del informe enviado.

1. rea Solicitante 2. Asesora Legal 3. rea de Adquisiciones



PAGOS AL CONTRATISTA.

Esta actividad se realizar contraprestacin del producto; haciendo uso del acta de entrega, garantas, mediciones de avances (avalos), dictmenes tcnicos, verificacin del producto, No Objecin en caso que aplique y sobre presentaciones de garantas de calidad e informe de conformidad de servicios

1. rea Solicitante 2. Almacn 3. Asesora Legal 4. rea de

Adquisiciones

TERMINACION NATURAL DEL CONTRATO

Esta actividad culmina con la Recepcin definitiva del producto y actas.

1. rea Solicitante 2. Almacn 3. Asesora Legal



TERMINACIN DEL CONTRATO POR MUTUO

ACUERDO

1. Notificar al Contratista intencin de rescindir el contrato por razones de inters pblico. Elabora Dictamen

2. Manifiesta estar de acuerdo en poner trmino a la contratacin

3. Informa a la Unidad Administrativa Financiera

4. Solicita a equipo inicien negociaciones con contratista para definir los trminos de la liquidacin del contrato.

5. Inician Negociaciones con contratista y concluidas la ponen en conocimiento del Administrativo Financiero.

6. Conoce y aprueba trminos y solicita elaboracin de Resolucin para firma de Mxima Autoridad.

7. Elabora proyecto de Resolucin y somete a la Mxima Autoridad para su aprobacin y firma.

8. Aprueba y firma Resolucin que pondr fin a la contratacin por mutuo acuerdo.

1. rea Solicitante

2. Contratista

3. Equipo administrador del contrato.

4. rea Financiera

5. rea de Adquisiciones, Asesor Legal y rea Solicitante

6. Unidad

Administrativa Financiera.

7. Asesora Legal

8. Mxima Autoridad.

RESCISIN POR MOTIVOS DE INTERS PBLICO

1. Informa al rea de Adquisiciones, si considera que hay razones de inters pblico, caso fortuito o fuerza mayor para rescindir el contrato.

2. Solicita al rea Solicitante el nombramiento de Perito para que elabore informe tcnico

3. Elabora informe tcnico con apoyo del Asesor Legal y lo enva al rea de Adquisiciones.

4. Elabora proyecto de Resolucin de Rescisin del Contrato por motivos de

1. rea Solicitante 2. rea de Adquisiciones.

3. rea Solicitante y Asesor

Legal 4. rea de Adquisiciones.

5. Asesor Legal.



inters pblico y lo enva. 5. Revisa el proyecto de

Resolucin, haciendo las observaciones pertinentes y rubrica el proyecto en seal de aprobacin y lo enva

6. Somete a firma de la mxima autoridad el proyecto de resolucin de rescisin de contrato por motivos de inters pblico.

7. Valora y suscriba la resolucin y la enva.

8. Notifica al Contratista la Resolucin dictada por la Mxima Autoridad.

9. Firme el acuerdo de rescisin, proceden a efectuar la liquidacin de las indemnizaciones que correspondan.

6. rea de Adquisiciones.

7. Mxima Autoridad.


9. rea de Adquisiciones,

Asesor Legal y Equipo administrador del contrato.

RESOLUCIN POR INCUMPLIMIENTO DEL

CONTRATISTA

1. Identifica el incumplimiento. 2. Elabora informe que contenga

causales de la resolucin del contrato por incumplimiento y enva.

3. Notifica al contratista de la intencin de resolver el contrato por incumplimiento.

4. Podr solicitar que su posicin se atienda por medio de una comparecencia oral.

5. Levantar acta de la Comparecencia oral donde se asentara todo lo expuesto por el contratista.

6. Se pronunciarn sobre la procedencia o no de la resolucin del contrato.

7. En caso de proceder la resolucin, preparar borrador de resolucin que suscribir la mxima autoridad y lo enviara a la Asesora Legal.

8. Revisa el borrador de la

1. Equipo administrador del contrato.

2. Equipo administrador del

contrato. 3. rea de Adquisiciones

4. Contratista

5. Asesora Legal, rea de

Adquisiciones y el rea Solicitante

6. rea de Adquisiciones,

Asesor Legal y el rea Solicitante.


8. Asesora Legal.



resolucin y hace las observaciones del caso, rubrica y enva.

9. Somete a firma de la Mxima Autoridad con los soportes del caso.

10. Valora y suscribe la Resolucin y enva.

11. Notifica al Contratista. 12. Se procede a la Ejecucin de

la Garanta y de ser procedente a la ejecucin de las clusulas penales previstas contractualmente.


10. Mxima Autoridad.

11. rea de Adquisiciones 12. Conforme gua para

ejecucin de fianzas y garantas en contrataciones pblicas.

TERMINACION POR CAUSAS IMPUTABLES A

LA ENTIDAD CONTRATANTE

1. Formula peticin de terminacin del contrato por causas imputables a la entidad contratante.

2. Elaboran informe pronuncindose sobre la procedencia o no de la disolucin del contrato solicitada por el contratista.

3. Redacta borrador de resolucin que suscribir la mxima autoridad en donde autoriza la disolucin del contrato solicitada por el contratista y facultado al funcionario de su eleccin para que comparezca a suscribir el documento correspondiente mediante el cual se disuelve el contrato y la enva.

4. Revisa el borrador de resolucin, hace las observaciones del caso, rubrica y enva.

5. Somete a firma de la Mxima Autoridad con los soportes del caso.

6. Valora y suscribe la resolucin.

7. Notificar al contratista.

1. El Contratista. 2. rea de Adquisiciones,

Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato.

3. rea de Adquisiciones. 4. Asesora Legal. 5. rea de Adquisiciones 6. Mxima Autoridad 7. rea de Adquisiciones



CIERRE TCNICO Se da una vez que se ha verificado el cumplimiento del contrato.

1- rea Solicitante

CIERRE FINANCIERO

Realizan la conciliacin de cuentas, apoyndose del cronograma de pago, lista de verificacin de productos vs. los pagos realizados.

1- rea Solicitante 2- rea Financiera

LIBERACION DE GARANTIAS / POLIZAS

Los productos son: Documento de entrega y liberacin de Garantas al Contratista / Consultor. Las Herramientas es la comunicacin que se entrega la garanta, firmada en la que se entrega la garanta, verificar finiquito de la contratacin.

1- rea Solicitante 2- rea Financiera 3- Asesora Legal 4- rea de Adquisiciones

EVALUACION AL DESEMPEO DEL

CONTRATISTA

El Producto es la evaluacin del contratista remitido a la DGCE, las herramientas son: constancia de que se realiz la evaluacin de desempeo, el formato de evaluacin de desempeo.

1- rea Solicitante 2- rea de Adquisiciones


PARTE III

GUIA DETALLADA


I.- Introduccin. Lo relativo a la formalizacin de un Contrato suscrito entre un proveedor de bienes y servicios o un contratista y cualquier institucin del Sector Pblico, as como los derechos y obligaciones de las partes, est comprendido en los Artos. 98 al 105 de la Ley de Contrataciones del Estado - y Artos.134 al 148 del Reglamento de la misma Ley. Lo que no se encuentra comprendido en las disposiciones antes indicadas deber ser tratado en base a las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la Repblica y conforme las normas del derecho comn.

El propsito final del Equipo administrador del contrato es asegurar que la ejecucin del objeto del contrato, (obra, bienes o servicios), encargado a un contratista, proveedor o consultor, sea realizado en forma correcta, segura y oportuna. Para esos efectos la Institucin o Ente Pblico dota al Equipo administrador del contrato, de la facultad para representarla frente al contratista, proveedor o consultor. Qu es la Administracin del Contrato? La administracin de contratos es un proceso de equipo, complejo y multifactico que implica la gerencia de una serie de actividades que inician an antes de la suscripcin del contrato (micro planificacin) y culminan una vez evaluado el grado de cumplimiento de las obligaciones contractuales. La administracin del contrato inicia con el proceso de licitacin y termina en la evaluacin de los resultados que retroalimenta a los procesos de adquisicin / contratacin. Es decir, es un proceso dado por la sumatoria de las actividades realizadas por el rea Solicitante, el rea de Adquisiciones, el Comit de Licitacin, el rea Financiera, Asesora Legal, y Planificacin. El rea Solicitante y el rea de Adquisiciones participan siempre en el proceso de Administracin del contrato. La administracin de contratos constituye la parte principal del proceso de adquisiciones, la cual permite al responsable de un proyecto la obtencin del Mejor Valor(tiempo requerido, cumplimiento de los requisitos, y bajo el presupuesto asignado y/o fijado).

Qu es un Administrador de Contrato? Es un equipo multidisciplinario designado por la mxima autoridad en cada caso en particular, para que en nombre y representacin de la Entidad Pblica, asuma la responsabilidad de velar por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.

La Entidad Pblica a travs de la designacin que hace la mxima autoridad, dota al Administrador de la facultad para representarla frente al Proveedor, Consultor o Contratista. En consecuencia los actos efectuados por el Administrador, se entienden como efectuados por la Entidad, con toda la responsabilidad que ello implica, la que debe traducirse en velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.


Cul es la misin del Administrador de Contrato? La misin primordial de un Administrador de Contrato es representar a la Entidad para asegurar que los proveedores, consultores o contratistas cumplan sus respectivas obligaciones, y as lograr el producto, obra o servicio encomendado de acuerdo al alcance y a los trminos del contrato, documentando su accin administrativa, hasta el finiquito del contrato. El Equipo administrador del contrato, optimiza los resultados del contrato en trminos de costo, plazo y calidad, con equidad para las partes.

Qu hace el Equipo administrador del contrato?

El Equipo administrador del contrato planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo a las leyes, reglamentos, normas, polticas de la Institucin y trminos del respectivo contrato, todas las actividades orientadas a obtener el producto, obra o servicio materia del contrato, asegurando la oportunidad y calidad requeridas.

Para cumplir lo anterior es imprescindible que el Administrador conozca muy bien:

a) El contrato propiamente dicho y todos los documentos que lo integran, tales como el pliego de bases y condiciones, especificaciones, cronograma de trabajo, planos y cualquier otro documento relacionado. Esta documentacin, que debe formar un todo, debe ser obtenida completa, mantenida y principalmente conocida en profundidad por el Administrador.

b) Que a nivel interno debe tratar usualmente con las reas de: Almacenes o Bodegas, rea de Adquisiciones, rea Solicitante, rea de Proyectos, Asesora Legal, Divisin Administrativa-Financiera y Unidad de Auditoria.

Qu debe tener siempre presente un Administrador de Contrato?

Es imprescindible que un Administrador de Contrato conozca claramente lo que nunca debe hacer, tal como:

a) Delegar la administracin, o delegar parte de ella sin ejercer control y supervisin sobre lo delegado.

b) Dar instrucciones u rdenes directas al personal del contratista, consultor o proveedor, excepto ante un inminente peligro de accidente. Debe abstenerse de intervenir o interferir en la relacin del proveedor, consultor o contratista con su personal y subcontratista, pues esta intervencin contamina y diluye las responsabilidades que el contrato impone al contratista

c) Ordenar al contratista, o permitir cambios adicionales, extraordinarios, reprogramacin, sin un acuerdo previo y documentado de su impacto en el precio, plazo y gastos generales del contrato.


Cmo debe actuar un Administrador de Contrato?

En trminos generales, las acciones que debe emprender el Administrador de Contratos para el cumplimiento de su misin deben guiarse a lo menos, de acuerdo con las siguientes directrices:

a) Tener muy buen conocimiento del contenido de los documentos que forman parte del contrato, y remitirse a ellos cada vez que se analice un tema contractual.

b) Velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato, respecto de las obligaciones de cualquiera de las partes. El contrato debe ser beneficioso y equilibrado para ambas partes, no solo para una de ellas. Esto es especialmente importante para evitar futuros reclamos generados por un desequilibrio en la relacin contractual. Los contratos se deben ejecutar de buena fe, la Institucin estara actuando de mala fe y en forma arbitraria si asfixia econmicamente a un proveedor, consultor o contratista por la falta de pago y, a su vez, le exige la prestacin del servicio en trminos ptimos so pena de rescindir el contrato o de imponer multas.

c) Administrar el contrato utilizando las mejores prcticas, en un marco de tica comercial y respetando el alcance de los servicios contratados teniendo presente que el contratista, consultor o proveedor, no tiene obligacin de ejecutar solicitudes que excedan al alcance sin mediar una modificacin del contrato.

d) Predisposicin al orden y a la documentacin para asegurar la trazabilidad de sus actuaciones, dejando los respaldos necesarios para que los rganos de control puedan realizar las auditorias y controles que estime necesario. El equipo administrador del contrato traduce los asuntos administrativos en documentos de trabajo y en reportes de control, anlisis y de acciones correctivas.

e) Actuar de manera proactiva1, identificando tempranamente y aprovechando las eventuales oportunidades, as como anticipndose a los posibles problemas, desviaciones y fuentes de reclamos, tomando accin inmediata para resolverlos.

f) Actuar con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que impone el contrato, exigiendo el cumplimiento de las obligaciones del proveedor, consultor o contratista, en trminos de costo, plazo, calidad y seguridad.

g) Mantener debidamente informada a la organizacin interna (todas las unidades que corresponda) sobre la marcha del contrato y sus eventuales oportunidades y/o amenazas. (mejoramientos y/o reclamos, problemas o desviaciones)

1 Proactiva


a- Actividades previas que realiza el Equipo Administrador de Contratos Se consideran todas aquellas actividades correspondientes a la formalizacin y firma del contrato, en donde se debe asegurar la integracin de todos los documentos que forman parte del mismo, tales como:

a. Contrato firmado

b. Pliegos de Bases y Condiciones, Adendum

c. Especificaciones tcnicas o trminos de referencia y otros documentos necesarios como corresponda

d. Oferta adjudicada

e. Acuerdos de alcance, estructura de informes, fechas de entrega, etc. (si aplica)

f. Garantas correspondientes

g. Informacin al expediente

b. Actividades durante la Ejecucin que realiza el Equipo Administrador de Contratos

En esta segunda etapa se desarrolla una lista de actividades de verificacin que se deben llevar a cabo para lograr un control de calidad en la ejecucin del contrato, esto permitir realizar los ajustes y recomendaciones encaminadas a que la ejecucin del contrato sea eficaz y eficiente.

Esta lista de actividades incorpora delimitaciones en las responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo que administra el contrato, y posibilita la medicin de las actividades que cada uno debe cumplir de acuerdo al rol asignado. Se recomienda considerar entre otras, las siguientes actividades:

b.1 Formacin de Equipo multidisciplinario de Administracin de Contrato

Suscrito el contrato por la mxima autoridad o autoridad competente, ste designa a un equipo que deber administrar la ejecucin del contrato. De manera general deber ser integrado por delegados de:

rea solicitante (variar de acuerdo al objeto del contrato) rea legal rea financiera rea de adquisiciones Expertos evaluadores (si aplica)

b.2 Asignacin de las responsabilidades al equipo Se asignarn las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, delimitando sus funciones y el tiempo programado para la duracin de cada actividad. Es importante que cada rea designe a una persona y el nombramiento corresponda a la


naturaleza de la contratacin. Como una prctica de especializacin en el manejo de los contratos se recomienda que en las reas de adquisiciones, legal y financiera, se d lugar a la rotacin de los funcionarios a designar, procurando el fortalecimiento de las capacidades, habilidades y conocimientos en esta materia.

b.3 Cronograma de actividades por responsable

Se elaborar un detalle de actividades con una secuencia lgica, definiendo la duracin estimada de las mismas y sus respectivos responsables, identificando los hitos o aspectos claves que afectarn la ejecucin del contrato si no se cumplen en el tiempo previsto. Se debe considerar tambin actividades que se puedan ejecutar de manera paralela.

El cronograma deber ser alimentado de manera constante para que el equipo est informado de las actividades que ya finalizaron y cul es la siguiente actividad y a quin le corresponde. Esta informacin se podr poner en la red interna para que sea de fcil acceso y en una versin nica y actualizada.

b.4 Establecer procedimientos de seguimiento

Establecer los mecanismos de coordinacin de cada uno de los miembros del equipo, conforme las actividades definidas, que permitan el seguimiento del cumplimiento y consecucin de las mismas. Previendo no saturar de reuniones a todo el equipo y acordar un periodo de tiempo para revisar y proponer las recomendaciones que procedan. Por otra parte se debern establecer los mecanismos de aprobacin y recepcin de los productos y/o avances del contrato, para agilizar el buen desarrollo del mismo en sus diferentes aspectos tcnicos, entrega y respectivos pagos. Estos mecanismos deben ser comunicados al proveedor para que est enterado cul es el proceso de aprobacin de sus productos y/o informes y el tiempo que se tomar el pago correspondiente.

Deber quedar claro que el objetivo del equipo es hacer dinmica, eficaz y eficiente la administracin del contrato y que ste cumpla con la satisfaccin de las necesidades para el que fue suscrito.

b.5 Identificar los riesgos de las actividades de ejecucin del contrato

Analizar las actividades del cronograma e identificar los potenciales eventos que puedan afectar la consecucin de los objetivos del contrato. Esto permitir la revisin de las actividades que pueden ser afectadas; por ejemplo, si no se programaron los pagos difcilmente se tendr disponibilidad de recursos financieros al momento de efectuar el pago, por lo que deber contemplarse la programacin de los mismos.


Analizadas las actividades, stas debern ser analizadas en orden de prioridad y afectacin para discriminar las que no afectarn el cumplimiento de los objetivos que es la ejecucin del contrato (prioridad de atencin a las actividades crticas en la ejecucin del contrato).

b.6 Definir actividades de mitigacin de riesgos Finalizado el anlisis de los riesgos se deber establecer procedimientos para asegurar razonable del cumplimiento de los objetivos y mitigar los riesgos enfocados a la prevencin, deteccin y correccin de las desviaciones. Se deber elaborar una serie de actividades para cada uno de los riesgos identificados que podran afectar la ejecucin del contrato. Por ejemplo, el no tener disponible recursos financieros durante el perodo establecido para realizar el pago al proveedor, la actividad de mitigacin es programar los pagos del contrato.

b.7 Establecer indicadores de medicin

Cada rea miembro del equipo administrador del contrato definir indicadores para medir el avance de las actividades derivadas del contrato, la evaluacin de los productos (cantidad y calidad) y el tiempo de cumplimiento de los mismos.

b.8 Retroalimentacin para ajustes en el cronograma de actividades Se debern establecer procedimientos y/o mecanismos de alerta para detectar anomalas en el desarrollo de las actividades o desviaciones de los objetivos, o una oportunidad de mejora del proceso. A continuacin se ajusta el cronograma de actividades. Esta actividad es cclica.

b.9 Finalizacin de Contrato Se debe verificar el cumplimiento del alcance y productos establecidos en el contrato y adendas respectivas.

II.- Recepcin de Documentos Contractuales

Recepcin de documentos contractuales El Equipo administrador del contrato cuando debe como primer paso, verificar si junto con la copia del contrato le enviaron copia de todos los documentos que corresponde, a saber:

A. Contrato de Obras: debe verificar que se le est remitiendo junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:

1) Identificacin de las partes 2) Documentos Base de la contratacin y sus respectivas modificaciones y

adendum. 3) Oferta tcnica y econmica adjudicada 4) Alcances de obra y especificaciones tcnicas 5) Planos constructivos 6) Clculos estructurales 7) Plan de trabajo 8) Programa de trabajo fsico y financiero 9) Aclaraciones de Ofertas


10) Garantas rendidas hasta el momento. 11) Tipos y montos de las garantas (garanta de anticipo, garanta de

cumplimiento, garanta de vicios oculto) / seguros (es la posibilidad de que la entidad exija seguros para que sea beneficiada contra daos terceros)

12) Cambios de alcance / modificaciones 13) Revisin de Precios 14) Regulaciones Ambientales: controlar los niveles de afectacin al ambiente

circundante. 15) Resolucin de controversias 16) Tiempo de ejecucin. 17) Forma de Pago

B. Contrato de Servicios de Consultora: debe verificar que se le est remitiendo junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:

1) Identificacin de las partes 2) Documentos Base de la contratacin y sus respectivas modificaciones y

adendum. 3) Oferta tcnica y econmica adjudicada 4) Alcances de los Servicios Trminos de Referencia 5) Aclaraciones de Ofertas 6) Programa de trabajo (si procede) 7) Garantas rendidas 8) Propuesta metodologica 9) Forma de pago 10) Tiempo de ejecucin 11) Sanciones 12) Eximentes de Responsabilidad 13) Causales de Resolucin 14) Vigencia 15) Anexos

C. Contrato de Adquisicin de Bienes: debe verificar que se le est remitiendo junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:

1) Documentos Base de la Contratacin y sus respectivas modificaciones y adendum.

2) Oferta tcnica y econmica adjudicada 3) Aclaraciones de Ofertas 4) Especificaciones tcnicas de los bienes 5) Garantas rendidas. 6) Plan de entrega de Bienes. 7) Causales de Resolucin.

D. Contrato de Servicios Complementarios: debe verificar que se le est remitiendo junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:

1) Documentos Base de la Contratacin y sus respectivas modificaciones y adendum.

2) Oferta tcnica y econmica adjudicada 3) Aclaraciones de Ofertas 4) Alcance de los Servicios 5) Garantas rendidas.


III.- Formacin y custodia de expediente: El rea Solicitante forma y custodia el expediente que dar seguimiento al contrato, remite al rea de Adquisiciones copia de los documentos que se vayan generando para mantener actualizado el expediente nico de la contratacin que custodia dicha rea, mantenindolo de esta forma actualizado. Es conveniente contar con una lista de verificacin y el cronograma de actividades en que el contratista realizar la obra, cronograma de entregas en caso de bienes, plan de trabajo s es consultora. En este expediente deben archivarse tambin en orden cronolgico toda la correspondencia de cualquier ndole que sea que se curse con el Proveedor, Consultor o Contratista.

IV.- Anlisis del contrato Al recibir los documentos el Equipo administrador del contrato debe efectuar de inmediato (en un plazo no mayor a cuarenta y ocho horas) un anlisis al contrato, planificar el trabajo e identificar las responsabilidades para su ejecucin. Es recomendable utilizar Ayuda Memoria lista de verificacin con los diferentes eventos y productos que se obtendrn; cronograma de actividades. As como tambin deber considerar las clusulas referidas a:

Generalidad.

1. Formalizacin del Contrato.

2. Exigibilidad de las clusulas contractuales.

3. Vigencia de las obligaciones y

4. Inicio Ejecucin del contrato

A. Contrato de ejecucin de obras 1) Generalidades 2) Garantas 3) Solucin de controversias 4) Control de plazos. 5) Frmulas polinmicas 6) Control de Costos. 7) Control de Calidad 8) Clusulas penales 9) Formas de extincin del contrato 10) Finalizacin del Contrato 11) Ley aplicable

B. Contrato de Servicios de Consultora 1) Inicio, cumplimiento, modificacin y rescisin del contrato. 2) Obligaciones del Consultor 3) Personal del Consultor y Subconsultores 4) Obligaciones del Contratante 5) Clusulas penales 6) Formas de extincin del contrato. 7) Pagos al Consultor 8) Solucin de Controversias 9) Garantas


C. Contrato de Suministro de Bienes 1) Alcance de los suministros 2) Solucin de controversias 3) Responsabilidades del Proveedor 4) Precio y condiciones de pago 5) Formas de extincin del contrato 6) Garantas 7) Especificaciones y normas 8) Seguros 9) Transporte 10) Lugar de entrega de los bienes 11) Inspecciones 12) Garanta de los Bienes 13) Clusulas penales 14) Terminacin del Contrato

D. Contrato de Servicios Generales 1) Alcance de los Servicios 2) Solucin de Controversias 3) Responsabilidades del Contratista 4) Precio y condiciones de pago 5) Clusulas penales 6) Formas de extincin del contrato. 7) Garantas 8) Terminacin 9) Administracin o Seguimiento y Control de los Servicios.

Si el Administrador, despus de haberlo analizado, verifica que el contrato no contiene clusulas relativas a lo sealado en los puntos anteriores o que fue suscrito en violacin expresa a lo especificado en el Pliego de Bases y Condiciones o a la Oferta adjudicada, deber (el rea de Adquisiciones) enmendarlo conforme corresponda o para que den las aclaraciones del caso.

V.-Ejecucin y seguimiento de la contratacin El Equipo administrador del contrato ser el responsable de verificar la correcta ejecucin del contrato, en sus diferentes etapas.

A. Orden de Inicio al Consultor, Proveedor o Contratista El Equipo administrador del contrato, una vez ejecutados los pasos II, III y IV precedentes, deber emitir la Orden de Inicio de Ejecucin del Contrato, conforme los Modelos de Orden de Inicio 1), 2), 3) y 4), de la Parte V- Modelos; de esta gua, teniendo especial cuidado en verificar que si en el contrato fue pactado un anticipo, ste ya fue recibido por el contratista, consultor o proveedor y si no fue recibido efectuar los trmites pertinentes para que sea recibido, solicitando al contratista, proveedor o consultor la garanta de anticipo correspondiente y adems lo siguiente:

1) Contrato de ejecucin de obras i. Formalizar la entrega del sitio de las obras, una vez haya sido recibido

el anticipo por el contratista, si fue pactado.

ii. Comunicar por escrito al contratista, que tiene el plazo sealado en el contrato, para iniciar la ejecucin de las obras, contados desde que haya tomado posesin del sitio.


iii. Sealar el Supervisor o Gerente de Obras.

iv. Apertura de la Bitcora.

v. Cronograma de ejecucin de la obra.

2) Contrato de Servicios de Consultora i. Notificar al Consultor que puede dar inicio a la prestacin de los

servicios, indicndole:

ii. La persona dentro de la Entidad que ser su contraparte.

iii. Sealar el lugar en donde prestar los Servicios

iv. La logstica que aportar la Entidad, de conformidad con el contrato.

v. Plan de trabajo de parte del Consultor.

3) Contrato de Suministro de Bienes i. Notificacin indicando el inicio de la ejecucin del contrato, sealando

adems:

ii. Lugar y fecha de entrega de los bienes conforme lo pactado en el contrato

iii. Sealando el o los funcionarios autorizados para verificar requisitos tcnicos y firmar la recepcin sustancial y definitiva de los mismos.

4) Contrato de Servicios Generales i. Notificacin indicando el inicio de la ejecucin del contrato, sealando

adems:

ii. El sitio donde se prestarn los servicios

iii. Solicitud al contratista de la designacin del representante de servicios.

iv. Indicacin de la persona que ser la contraparte.

B. Supervisin de Productos (Bienes, Obras, Servicios y/o Consultorias)

Los responsables son el rea Solicitante y el Almacn; debern llevar control de los siguientes aspectos.

1) Supervisin de Bienes: i. Revisin de la ejecucin del Plan de Entregas

ii. Verificacin de vigencia de garantas de cumplimiento.

iii. Contabilizacin de cantidades recibidas.

2) Supervisin de Obras: i. Vigencia y extensiones de Garantas de Cumplimiento

ii. Vigencia y extensiones de Garantas de Adelanto

iii. Vigencia y extensiones de Garantas de Vicios Ocultos

iv. Garanta de Responsabilidad Civil


v. Ordenes de Cambios aprobados por la mxima autoridad y por el rea financiera para ajustarse al presupuesto aprobado para la ejecucin de la obra.

vi. Adendum realizados al contrato

vii. Correspondencias enviadas de la entidad a los contratistas y viceversa.

viii. Prrrogas; corresponden a las prrrogas emitidas por los contratistas.

ix. Contrato de Supervisin

x. Informes de Supervisin

xi. Folios del Proyecto

xii. Llamados de Atencin a contratistas:

xiii. Avalos, se especificarn los Avalos que se originen en el transcurso de la ejecucin de la obra.

xiv. Rescisin de Proyectos

xv. Acta de recepcin final

3) Supervisin de Consultoras: i. Revisin de la ejecucin del Plan de Trabajo

ii. Verificacin de los productos entregados y/o de la transferencia de conocimientos brindada.

iii. Informes de Avance.

4) Supervisin de Servicios Generales:

i. Revisin de la ejecucin del Plan de Trabajo

ii. Verificacin de vigencia de garantas de cumplimiento.

C. Cambios de alcances de la Obra, Bienes, Servicios y/o Consultoras

Estos cambios de alcances de las obras tienen que ser aprobados por la Mxima Autoridad, el rea Solicitante, el Supervisor de la Obra, el Organismo financiante (en caso que aplique), Direccin Financiera, Asesora Legal y el rea de Adquisiciones. Se deber verificar a travs del documento de aprobacin del cambio de alcance tcnico y valoracin del impacto econmico, adendum al contrato. Se deber verificar los siguientes aspectos:

i. Extensin de garantas.

ii. Dictamen tcnico,

iii. Notificacin al contratista y/o proveedor

iv. Lista de control de las rdenes de cambio,

v. Verificacin del costo del contrato,

vi. Verificacin de la disponibilidad presupuestaria,

vii. Verificacin del contrato,


viii. Verificacin de vigencia de garantas,

ix. Documentos de aprobacin del cambio de alcance,

x. Ayudas memorias de los acuerdos sostenidos,

xi. Negociacin de precios.

D. Prorrogas

Las prorrogas tienen que ser aprobados por la Mxima Autoridad, el rea Solicitante, el Organismo Financiante, el Contratista / Consultor, Asesora Legal, La Direccin Financiera. Cuando se d una prorroga es necesario contar con:

i. Anlisis de la situacin,

ii. Documentos de aprobacin y valoracin del impacto econmico,

iii. Documentos de aprobacin del cambio de alcance,

iv. Ayudas memorias de los acuerdos sostenidos,

v. Adendum al contrato,

vi. Documento de extensin del plazo,

vii. Notificacin de aceptacin,

viii. Extensin de Garantas,

ix. Gua de contenido de la bitcora,

x. Cronograma actualizado fsico financiero,

xi. Verificacin del contrato,

xii. Verificacin de vigencia de garantas,

xiii. Negociacin de precios.

E. Modificacin Garantas / Seguros

Cuando se realicen modificaciones de las Garantas / Seguros; los responsables son el rea Solicitante, rea de Adquisiciones, rea Administrativa Financiera y Asesora Legal. Se deber verificar:

i. Garantas y Plizas vigentes y suficientes,

ii. Seguimiento de la bitcora,

iii. Control de recepcin de garantas,

Las garantas ms usuales son: o Anticipo: 100% del monto del anticipo. o Fiel cumplimiento: 10% del monto del contrato o Calidad: para responder por vicios ocultos, con posterioridad a la culminacin

del Contrato.

Las garantas deben estar vigentes durante todo el tiempo de ejecucin de las obligaciones contractuales (incluidas prorrogas / suspensiones) y por el monto total de la contratacin (inicial ms adicionales).


Las plizas de seguro ms usuales son: o Responsabilidad civil: para cubrir daos frente a terceros. Deben incluir

dentro de la nocin de tercero, las instalaciones del Ente. o Responsabilidad Laboral: para cubrir incumplimientos del contratista de las

obligaciones con sus trabajadores. o Dao ambiental: para responder por daos ambientales, cubre los costos de

remediacin del dao.

Las plizas de seguro deben estar vigentes durante todo el tiempo de ejecucin de las obligaciones contractuales, sin que el contratista pueda efectuar modificaciones en ellas sin la aprobacin previa y por escrito del Ente Contratante (beneficiario).

F. Recepcin de las obras, bienes o servicios objeto del contrato. 1) La recepcin de las obras, bienes y servicios de cualquier naturaleza, objeto

del contrato, puede ser sustancial o definitiva. Sustancial cuando se realiza de manera provisional en los lugares establecidos, quedando sujetos a la verificacin posterior de acuerdo a lo pactado. Definitiva cuando la Entidad ha verificado el cumplimiento de todas las obligaciones contradas y que fueron consideradas como pendientes de cumplir en la recepcin sustancial. Estas recepciones (sustancial y definitiva) debe efectuarse por el equipo administrador del contrato.

2) Comisin de Recepcin / Equipo Administrador de Contrato.- Debe ser nombrada por la mxima autoridad y estar conformada por personal de lnea de la entidad, tcnicamente calificado, segn el tipo de contratacin:

a) Bienes: (i) rea Solicitante. (ii) Asesor Legal (iii) rea de Adquisiciones (iv) Almacn

b) Obras: (i) Tcnico responsable del trabajo. (ii) El supervisor de la obra (iii) Un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin.2 (iv) Asesor Legal. (v) rea de Adquisiciones

c) Servicios de Consultora: (i) rea Solicitante (ii) Un experto en la materia objeto del contrato. (iii) Asesor Legal (iv) rea de Adquisiciones

d) Servicios Generales: (i) rea Solicitante (ii) rea Administrativa. (iii) Asesor Legal.

Cuando el rea solicitante no cuente con personal de lnea, los consultores con actividades continas, podrn ser integrantes de la Comisin de

2 Punto 8.5.3.5 del Apndice I de las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la Repblica.


Recepcin con la justificacin respectiva, asumiendo la misma responsabilidad de los servidores pblicos.

Cuando la entidad no cuente con personal especializado para realizar la recepcin, la mxima autoridad podr contratar asesores tcnicos especializados o empresas especficas para el anlisis y verificacin del objeto de contratacin, en calidad de asesoramiento.

3) Funciones del Equipo de Administracin de Contratos durante la Recepcin: Las funciones sern las siguientes: a) Efectuar la recepcin de los bienes, obras y servicios de cualquier

naturaleza. b) Verificar el cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas, Trminos de

Referencia y las condiciones del contrato. c) Elaborar las Actas de Recepcin sustancial o definitiva, cuando

corresponda, para bienes y obras; y emitir informes de conformidad en servicios de consultora y servicios complementarios.

d) Realizar la recepcin de los bienes en almacenes, depsitos o en instalaciones del rea solicitante.

e) Entregar los bienes con la documentacin, al responsable de almacenes o activos fijos segn corresponda, para los registros correspondientes.

f) Solicitar aclaraciones o informes tcnicos para la recepcin de bienes y obras.

g) En el caso de obras solicitar las garantas de vicios ocultos.

4) Recepcin de ejecucin de obras: Siempre deber efectuarse una recepcin sustancial y definitiva de las obras objeto del contrato. Una vez se haya recibido el aviso del Contratista de que la obra ha sido concluida, el Equipo administrador del contrato, recibir dentro de los cinco das hbiles siguientes, la fecha para la recepcin que tendr el carcter de provisional. Esta recepcin provisional se debe hacer constar en acta y en ella se anotarn:

a) los antecedentes, b) las personas que intervienen c) el importe de la obra recibida d) conclusiones e) si el recibo es a plena satisfaccin o si se hace bajo protesta f) lugar y fecha de la misma

5) Recepcin en adquisicin de bienes y servicios: La recepcin de bienes ser sujeta a verificacin de acuerdo con sus caractersticas, en su caso requerir la certificacin de calidad, la realizacin de las pruebas pactadas en el contrato, para luego proceder a la recepcin definitiva y la emisin del Acta de Recepcin Definitiva. Si hubiesen observaciones, se consignarn en forma clara y precisa en el acta, sealando un plazo para subsanar dichas observaciones, siempre que no sean esenciales y no se emitir la conformidad definitiva hasta tanto no se hayan subsanado las observaciones. Si las observaciones son esenciales no cabe subsanacin alguna, lo que procedera en este caso, es la resolucin contractual por incumplimiento del proveedor.

Cuando la recepcin de los bienes este programada al mismo tiempo y en diferentes lugares del Pas y no sea posible el traslado de los miembros de la


Comisin, se deber nombrar como miembros de la Comisin de Recepcin a personas que residan en el lugar en donde debern ser recibidos los bienes

En dicha acta adems se consignar:

a) los antecedentes, b) las personas que intervienen c) conclusiones d) si el recibo es a plena satisfaccin o si se hace bajo protesta e) lugar y fecha de la misma f) si los bienes y servicios objeto de la recepcin, son los mismos en cuanto

a calidad y cantidad con lo recibido, lo sealado en el contrato y lo descrito en los documentos acompaados (factura, lista de empaque, gua de transporte, etc.)

g) que la documentacin cumple los requisitos legales, la autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritmticos o datos falsos.

h) cualquier otra circunstancia que se estime necesaria 6) En contratos de servicios de consultora, el informe de conformidad podr

ser por productos intermedios y producto final.

G. Incumplimiento del Contrato

1) El equipo administrador del contrato est obligado a verificar el cumplimiento del objeto de la contratacin. Por tal motivo una vez que haya detectado cualquier tipo de incumplimiento proceder de inmediato a prevenir por escrito al consultor, proveedor o contratista sobre la situacin, indicndole las acciones correctivas a ejecutar por parte de ste y el plazo en que se deben de ejecutar.

2) Una vez cumplido el plazo, constatar si se ha cumplido con las acciones correctivas y si no se hubiesen cumplido proceder a informar del incumplimiento al rea de Adquisiciones,

3) El Equipo administrador del contrato, deber estar pendiente del resultado de las acciones implementadas y como consecuencia del informe enviado al rea de Adquisiciones, para que si es el caso, proseguir con la administracin de la ejecucin del contrato, sea ste modificado o no , en su caso, archivar el expediente porque los resultados fueron la resolucin por incumplimiento o cualquier otra accin sealada en la gua para ejecucin de garantas y fianzas.

H. Pagos al proveedor, consultor o contratista Los pagos a favor de los proveedores, consultores o contratistas, siempre deben efectuarse despus de ejecutada la prestacin. La forma y la oportunidad del pago siempre estar establecida en los documentos base de la contratacin y el Contrato. El pago puede efectuarse de manera peridica si as se encuentra pactado en el contrato. La Institucin tiene la obligacin de pagar la contraprestacin pactada al proveedor, consultor o contratista en la oportunidad establecida en el contrato. Estos tienen derecho al pago de intereses legales y tasa de deslizamiento de la moneda, en caso de que las instituciones incurran en mora en el pago. Se considerar que la institucin incurri en mora, si quince das despus de ser exigible la obligacin no haya efectuado el pago correspondiente.

1) Pagos en Contratos de Obras: Los pagos en este tipo de contratos, son en su mayora, pagos parciales y pago final cuando se haya dado la recepcin definitiva de la obra.


a) El pago parcial se hace contra avance de obra tal como est estipulado en el contrato y el equipo administrador del contrato para proceder debe tener a la vista el avalo de avance de obra certificado por el Gerente de Obras, deduciendo de esta suma lo correspondiente al anticipo y cualquier otra retencin pactada en el contrato.

b) El equipo administrador del contrato, solicitar el pago final a favor del contratista, solamente cuando tenga a la vista el acta de Recepcin Definitiva emitida por la Comisin de Recepcin. Deber solicitar al contratista la presentacin de cualquier garanta a que se haya comprometido en el contrato (Garanta de Vicios Ocultos, etc.). Junto con la solicitud del pago deber informar sobre el cumplimiento en el plazo de ejecucin de la obra o sealar en su caso los das de retraso, para que la Unidad Administrativa Financiera efecte la liquidacin pactada en el contrato en concepto de indemnizacin por daos y perjuicios (multa por retraso) por cada da de retraso en la fecha de terminacin y deducirla del pago final.

2) Pagos en Contratos de Suministro de Bienes: La modalidad de pago generalmente variar en estos contratos, dependiendo de si los bienes provienen del extranjero o son bienes que ya se encuentran en el Pas. Segn se encuentre pactado en el contrato, el pago puede ser total o pagos parciales, si las entregas son parciales.

Antes de solicitar el pago, el Equipo administrador del contrato deber de tener especial cuidado de solicitar al proveedor la presentacin de cualquier garanta a que se haya comprometido en el contrato (garanta de calidad, etc.) y de informar sobre el cumplimiento o no del plazo de entrega de los bienes para que la Unidad Administrativa Financiera efecte la liquidacin pactada en el contrato en concepto de indemnizacin por daos y perjuicios (multa por retraso), por cada da de retraso en la fecha de terminacin y deducirla del pago final,

3) Pagos en Contratos de Servicios de Consultora y Servicios Generales: Estos pagos deben efectuarse tal como se haya pactado en el contrato, aunque la regla general es que deben efectuarse despus de que se haya ejecutado la prestacin. El equipo administrador del contrato los tramitar una vez tenga en su poder el acta que contenga el informe de conformidad de servicios emitido por la Comisin de Recepcin. De igual manera debe informar sobre el cumplimiento del plazo para que se efecte la liquidacin de indemnizacin de daos y perjuicios, si fue pactada en el contrato.

VI.- Terminacin del Contrato.- Un contrato puede terminarse por haberse ejecutado plenamente lo pactado o por haber sido objeto de Resolucin Anticipada.

A. Se ejecuta plenamente lo pactado, cuando se da la culminacin de la ejecucin contractual. En estos casos siempre debe existir el acta emitida por la Comisin de Recepcin que certifique la conformidad de los servicios, o en el caso de ejecucin de obras o adquisicin de bienes la recepcin definitiva de los mismos

B. La Resolucin Anticipada, puede darse en los siguientes casos:


1) Terminacin por mutuo acuerdo: (Arto. 102 de la Ley de Contrataciones del Estado)

a) En cualquier momento, cuando medien circunstancias de inters pblico suficientes, de comn acuerdo se puede poner trmino a la contratacin.

b) Cuando el equipo administrador del contrato considere que se ha dado una circunstancia para ello, deber notificar al proveedor, contratista o consultor para que le manifieste por escrito si est de acuerdo en poner trmino a la contratacin por razones de inters pblico.

c) Si el Contratista, proveedor o consultor, confirma su anuencia para poner fin al contrato, el administrador informar a la Unidad Administrativa Financiera

d) El rea Financiera solicitar a un equipo formado por el rea de Adquisiciones, el Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato, inicien las negociaciones con el contratista, proveedor o consultor y se fijen con todo detalle las modalidades de liquidacin o indemnizacin que correspondan, conforme lo seala el Arto. 140 del Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado.

e) El equipo que llev a cabo las negociaciones en donde se fijaron todos los detalles de la liquidacin, levantar un acta y la pondr en conocimiento del Administrativo Financiero.

f) El Administrativo Financiero conoce y aprueba los trminos de la liquidacin del contrato y solicita a la Asesora Legal elabore el proyecto de Resolucin de Terminacin del Contrato por Mutuo Acuerdo por razones de inters pblico. En esta Resolucin deber sealarse y facultarse al funcionario que firmar el documento en nombre de la institucin para poner fin al contrato.

g) La Asesora Legal elabora el proyecto de resolucin y lo somete a la Mxima Autoridad para su aprobacin y firma.

h) La Mxima Autoridad aprueba y firma la Resolucin.

2) Resolucin o suspensin por razones de inters pblico. (Arto.101 inciso c de la ley de Contrataciones del Estado.)

a) Si el Equipo administrador del contrato, considera que se han dado circunstancias de inters pblico, caso fortuito o fuerza mayor que hagan necesario la rescisin del contrato, deber informar de esta situacin al rea de Adquisiciones.

b) El rea de Adquisiciones, solicitar al rea Solicitante el nombramiento de un Perito, para que ste con el apoyo del asesor legal, elabore un informe tcnico, basado en los estudios que corresponda y que acrediten fehacientemente las causales de rescisin.

c) Una vez elaborado el informe tcnico, el rea Solicitante lo enviar al rea de Adquisiciones, para que proceda a elaborar el proyecto de


resolucin de rescisin de contrato por motivos de inters pblico y enviarlo a la Asesora Legal junto con el informe.

d) La Asesora Legal, se pronunciar sobre el caso, revisando la resolucin y har las observaciones que crea conveniente, rubricando el proyecto de resolucin en seal de aprobacin, asignndole el nmero que corresponda y lo enviar al rea de Adquisiciones.

e) El rea de Adquisiciones, una vez recibida la resolucin con el visto bueno de Asesora Legal, la someter a firma de la mxima autoridad.

f) La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin y la enviar al rea de Adquisiciones.

g) El rea de Adquisiciones, una vez reciba la Resolucin suscrita por la mxima autoridad, deber notificrsela al contratista, proveedor o consultor, para que en el trmino de diez das hbiles se manifieste sobre el particular.

h) El acuerdo o resolucin de rescisin tiene los recursos ordinarios que establece la ley en contra de los actos administrativos.

i) Estando firme el acuerdo de rescisin, el rea de Adquisiciones con el apoyo del Asesor Legal y del Equipo administrador del Contrato procedern a efectuar la liquidacin de las indemnizaciones que correspondan.

3) Resolucin por incumplimiento del contratista.

a) El equipo administrador del contrato, ante una situacin de incumplimiento y que segn su criterio amerite la Resolucin del Contrato por incumplimiento, elaborar un informe que contenga las causales de la resolucin y lo enviar al rea de Adquisiciones.

b) El rea de Adquisiciones, proceder a notificar al contratista de la intencin de resolver el contrato por incumplimiento, otorgndole diez das hbiles para expresar su posicin y aportar las pruebas que considere oportunas.

c) El contratista dentro de los primeros cinco das hbiles luego de la notificacin podr solicitar que su posicin se atienda por medio de una comparecencia oral.

d) Si el contratista solicita la comparecencia oral, sta se verificar en los cinco das hbiles siguientes con la presencia de la Asesora Legal, el Coordinador del rea de Adquisiciones y el Equipo administrador del contrato, levantndose un acta en donde se asentar todo lo expuesto por el contratista, la que deber ser firmada por el Asesor Legal, el Coordinador del rea de Adquisiciones, el Equipo administrador del contrato y el Contratista, si ste lo desea.

e) Una vez llevada a efecto esta comparecencia oral, dentro de un plazo mximo de quince das, el Coordinador del rea de Adquisiciones, el


Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato, se pronunciarn sobre la procedencia o no de la resolucin del contrato

f) Si el pronunciamiento anterior es positivo, el Coordinador del rea de Adquisiciones preparar el borrador de resolucin que suscribir la mxima autoridad por incumplimiento del contratista y lo enviar a la Asesora Legal, dentro de un plazo mximo de tres das.

g) La Asesora Legal en un da hbil se pronunciar, revisando el borrador de resolucin, le har las observaciones del caso, rubricndolo en seal de aprobacin, asignndole el nmero que corresponda y lo regresar al rea de Adquisiciones.

h) El rea de Adquisiciones en un plazo no mayor de dos das, una vez obtenida la aprobacin de la Asesora Legal del borrador de resolucin, la someter a firma de la mxima autoridad y se le enviar con los soportes del caso.

i) La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin, dentro de un plazo mximo de cinco das y se la enviar al rea de Adquisiciones.

j) Recibida la resolucin suscrita por la mxima autoridad, el rea de Adquisiciones se la notificar al contratista, dentro de un plazo mximo de tres das.

k) Firme la resolucin de la mxima autoridad, se proceder a la ejecucin de la garanta de cumplimiento conforme la gua para ejecucin de fianzas y garantas en contrataciones pblicas y de ser procedente a la ejecucin de las clusulas penales previstas contractualmente.

4) Terminacin por causas imputables a la Entidad Contratante.(Arto. 103 de la Ley de Contrataciones del Estado)

a) El Contratista puede solicitar la disolucin del contrato por las siguientes causas imputables a la entidad contratante:

(i) Por incumplimiento de las obligaciones contractuales por ms de sesenta das consecutivos.

(ii) Por la suspensin de los trabajos por ms de sesenta das consecutivos, dispuestos por la entidad sin que medie fuerza mayor o caso fortuito.

(iii) Cuando los diseos definitivos sean tcnicamente inejecutables o no hubieren solucionado defectos de ellos

(iv) Cuando, ante circunstancias tcnicas o econmicas imprevistas o de caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados, la entidad contratante no hubiere accedido a terminar de mutuo acuerdo el contrato.

b) Una vez formulada la peticin del contratista, el rea de Adquisiciones, el Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato, elaborarn un informe pronuncindose sobre la procedencia o no de la disolucin del


contrato solicitada por el contratista, en un plazo mximo de veinte das hbiles.

c) El rea de Adquisiciones, en un plazo mximo de tres das hbiles, basado en el informe anterior redactar el borrador de resolucin que suscribir la mxima autoridad en donde autoriza la disolucin del contrato solicitada por el contratista y facultando al funcionario de su eleccin para que comparezca a suscribir el documento correspondiente mediante el cual se disuelve el contrato y lo enviar al Asesor Legal.

d) La Asesora Legal en un da hbil se pronunciar, revisando el borrador de resolucin, le har las observaciones del caso, rubricndolo en seal de aprobacin, asignndole el nmero que corresponda y lo regresar al rea de Adquisiciones.

e) El rea de Adquisiciones en un plazo no mayor de dos das, una vez obtenida la aprobacin de la Asesora Legal del borrador de resolucin, la someter a firma de la mxima autoridad y se le enviar con los soportes del caso.

f) La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin, dentro de un plazo mximo de tres das y se la enviar al rea de Adquisiciones.

g) Recibida la resolucin suscrita por la mxima autoridad, el rea de Adquisiciones se la notificar al contratista, dentro de un plazo mximo de un da.

5) Cierre Tcnico

La recepcin sustancial, ser solicitada por el oferente, cuando el objeto del contrato est listo para ser recibido (recepcin de obras, bienes o servicios).

Al recibir esta solicitud el organismo adquirente proceder al relevo de la informacin en detalle del cumplimiento de los alcances del contrato (cantidad, calidad, fecha oportuna de entrega, funcionamiento, etc.) y realizar una valoracin de los mismos. El Proveedor tendr un plazo acordado segn la complejidad del Objeto para atender las observaciones.

6) Cierre Financiero

El organismo adquirente proceder a la cancelacin de acuerdo a los trminos del contrato, con las retenciones o reclamo de las garantas consecuentes. Se debe tener un balance de los pagos realizados por el rea de finanzas y los respectivos soportes de aprobacin de cumplimiento de las entregas de productos.

7) Acta de finiquito

Cuando el proveedor haya incorporado todos los comentarios a los informes, productos entregados y/o obras, etc., que fueron realizadas por el rea correspondiente, solicitar una recepcin definitiva, para la cual se har un acta que ser suscrita por el organismo contratante, con los respectivos soportes de cierre


que soporten todos los elementos tcnicos y financieros. Considerando las observaciones arriba sealadas fueron resueltas a satisfaccin del contratante.

8) Evaluacin de Ejecucin del Contrato

Se debe realizar una evaluacin al desempeo del cumplimiento del contrato por parte del proveedor, para registrar la informacin, para considerarlo en los procesos en los que participe en una prxima ocasin.

9) Evaluacin de la satisfaccin de necesidades

La evaluacin del cumplimiento de los objetivos para los cuales se adquiri el bien, obra, servicios y servicios de consultora. Se debe sistematizar este proceso, realizando un anlisis de cumplimiento de objetivos, de manera conjunta con el rea de solicitante. Es importante que esta actividad debe estar planificada y todo los participantes del proceso de inicio a fin.

10) Liberacin de Garantas / Plizas

Para realizar la liberacin de garantas / plizas. Los responsables son el rea Solicitante, el rea de Adquisiciones, Asesora Legal y la Direccin Administrativa Financiera, los soportes en esta etapa son:

1. Documento de entrega

2. Liberacin de Garantas al Contratista / Consultor.

3. verificar finiquito de la contratacin.

11) Evaluacin al Desempeo del Contratista

Los responsables son el rea Solicitante y el rea de Adquisiciones, y lo realiza a travs de la evaluacin del contratista remitido a la DGCE, los soportes documentales en esta etapa son:

1. constancia de que se realiz la evaluacin de desempeo,

2. el formato de evaluacin de desempeo.

12) Evaluacin de la Adquisicin

Los encargados de sta etapa son el rea Solicitante y el rea de Adquisiciones, el producto es la definicin de lecciones aprendidas y mejora de los procesos.

13) Cierre del Expediente

Est a cargo del rea de Adquisiciones, siendo el producto el expediente de la contratacin adjunto con la lista de verificacin de contenido.

El rea solicitante remite toda la documentacin al rea de Adquisiciones, el rea de Adquisiciones consolida y compara con la lista de verificacin, el contenido del expediente (lista o gua de verificacin: verificacin de que el nmero del expediente sea el nmero de la licitacin). El expediente debe contener (lista o gua de verificacin):


i. Documentos que acreditan el cumplimiento de las actividades previas. ii. Resolucin administrativa de inicio (aprobacin de la Mxima Autoridad).

En el caso de que conste en copia debe incluirse referencia al lugar donde reposa el original.

iii. Actas de conformacin y reuniones del Comit de Licitaciones (cuando se trate de proceso de cotizaciones del Comit de Compras).

iv. Documentos que acrediten autorizacin del inicio del procedimiento y no objecin al contenido del Pliego de Licitacin y Convocatoria por parte del BM / BID (cuando aplique).

v. Pliego de Licitacin (incluido el modelo de contrato) aprobado en acta por la Comisin de Licitaciones.

vi. Recorte de la Publicacin en prensa (cuando aplique). vii. Soporte de las publicaciones en otros medios (cuando aplique). viii. Invitaciones con acuses de recibos de las empresas invitadas. ix. Solicitudes de aclaratorias de los pliegos. x. Aclaraciones (aspectos que suman valor), modificaciones (implican

cambios y se pueden dar a solicitud del contratado y por el ente contratante) y enmiendas (modificaciones macro) aprobadas por el Comit de Licitaciones y comunicaciones remitidas a los adquirientes de los pliegos con acuse de recibo.

xi. Publicacin de notificacin o notificacin de resultados con acuses de recibo de los oferentes.

xii. Contrato (Orden de Compra) firmado por ambas partes. xiii. Copia de la comunicacin o notificacin de adjudicacin. xiv. Copia de las garantas. xv. Copia de los documentos de recepcin parcial y definitiva de obras o de

recepcin total de los bienes o de recepcin a satisfaccin de los servicios.

xvi. Copia de las constancias de pagos xvii. Copia de finiquitos.

14) Custodia del Expediente de la Contratacin

El rea de Adquisiciones es el responsable de la conservacin y custodia del expediente, a travs de:

i. garantizar la existencia de un lugar fsico para la custodia de los expedientes,

ii. asignacin de la estructura para el archivo y asignacin de un responsable de llevar el control.

VII.- Facultades y Deberes del Administrador.-

A. Verificacin de Garantas Recibidas

1. Garanta de Cumplimiento de Contrato:

a. El Equipo administrador del contrato, al recibir los documentos deber verificar que la Garanta de Cumplimiento fue emitida por el monto, plazo, forma y objeto estipulado en el contrato.

b. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue realmente emitida por l, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.


2. Garanta de Anticipo:

a. Si fue pactado en el Contrato un anticipo, deber verificar que la Garanta de Anticipo fue recibida, constatando de igual manera el monto, plazo, forma y objeto.

b. Debe tener especial cuidado de constatar que el monto de la garanta debe ser igual al monto del anticipo.

c. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue emitida por el mismo emisor, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.

d. Si el contratista no hubiere presentado la garanta porque el anticipo no ha sido recibido, deber garantizar la entrega de la garanta antes o en el momento de entregar el anticipo.

3. Garanta de Calidad y Rendimiento:

a. Garantiza: que los bienes estn libres de defectos atribuibles al diseo, los materiales o procesos de fabricacin; calidad de la obra, servicios y mtodos de instalacin o cualquier acto u omisin del proveedor que puedan manifestarse durante el uso normal de los bienes en las condiciones imperantes en el Pas como destino final. El contratista garantizar la calidad de la obra, bienes o servicios y mtodos de instalacin. Ser solicitada por el Equipo administrador del contrato, si as fue contemplada en los Documentos Base de la Contratacin.

b. Ser otorgada:

En Suministro de Bienes, por el fabricante o representante legal del fabricante de dichos bienes.

En Ejecucin de Obras, por el contratista o representante legal del contratista que suscribi el contrato.

En Servicios de Consultora, por el Consultor o representante legal de la firma consultora, si ste fuese el caso.

En Servicios Generales, por el representante legal de la persona jurdica que suscribi el contrato.

4. Garanta de Vicios Ocultos y Redhibitorios:

a. Garantiza defectos ocultos del bien u obra ejecutada. Ser solicitada por el monto, plazo y forma contemplada en los Documentos Base de la Contratacin, por el Equipo administrador del contrato, al momento del pago final

b. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue emitida por el mismo emisor, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.

B. Control y Ejecucin del Contrato.


1. El Equipo administrador del contrato est obligado de tomar oportunamente las providencias necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y dems obligaciones implcitas en ste. Entre otras, verificar:

a. El cumplimiento del objeto de la contratacin.

b. Cuando advierta fundamento para ello, recomendar conforme se seal en esta gua la necesidad de rescindir o resolver el contrato por mutuo acuerdo, motivos de inters pblico o por incumplimiento del contratista.

c. Sealarle al contratista correcciones en la ejecucin.

d. Recomendar conforme se seala en esta gua y en la Gua para Ejecucin de Fianzas o Garantas en contrataciones Pblicas, la ejecucin de las garantas.

2. Verificar y documentar que los bienes, obras o servicios objeto de una contratacin fueron recibidos conforme lo contemplado en el Apndice I de las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la Repblica.

3. Efectuar una verificacin de actividades prcticas que l como Equipo administrador del contrato debe corroborar que estn cumplidas antes, durante y al cierre o finiquito del contrato. Esta verificacin la efectuar conforme la Gua de Verificacin de Ejecucin de Contrato, de la Parte VI, Guas de Verificacin.


Flujograma de Actividades para la Administracin de Contratos

Beneficiados

2. Actividades de Ejecucin 3. Actividades de Finiquito1. Actividades Previas

1.1 Firma de Contrato2.1 Formar Equipo

Multidisciplinario de Seguimiento de Contrato

2.2 Asignar Responsabilidades al

Equipo Multidisciplinario

2.3 Realizar cronograma de actividades con responsables

2.4 Establecer procedimientos de

seguimiento

2.5 Identificar los riesgos en las actividades de ejecucin

de contrato

2.6 Definir actividades para la mitigacin de riesgos

2.7 Establecer indicadores de gestin

2.9 Finalizar actividades del contrato

2.8 Retroalimentar para ajustar el cronograma de

actividades.

3.1 Realizar el cierre Tcnico

3.2 Ralizar el cierre Financiero

3.3 Realizar acta de finiquito

3.4 Evaluar la ejecucin del Contrato

3.5 Evaluar la satisfaccin de necesidades.

Unidades solicitantes


PARTE V

MODELOS


MODELO N 1 Orden de Inicio

Contrato de Ejecucin de Obras Seor(a) [Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal] [Calidad o Cargo] [Empresa Oferente o Contratista] Su despacho.- Estimado Sr. (a): Por este medio le informo a Usted, que habiendo recibido el anticipo pactado en el Contrato Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de ____________________ y _______________________; el______ de __________del ao_________; proceda oficialmente a tomar posesin del sitio de las obras, lo que se llevar a efecto el da _________________ a las _________ horas del ao _________. Usted deber iniciar la ejecucin de las obras objeto del contrato, dentro de un plazo de cinco das calendarios contados desde la fecha que haya tomado posesin del sitio de las obras. El Supervisor designado por esta Institucin es ___________________________. La Comisin de Recepcin de las Obras estar integrada por: Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo. Atentamente, ____________________________________ Coordinador del rea de Adquisiciones Cc. Despacho Mxima Autoridad Director General Administrativo Financiero rea Solicitante Asesora Legal Equipo administrador del contrato



Contrato de Servicios de Consultora Seor(a) [Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal] [Calidad o Cargo] [Empresa Oferente o Contratista] Su despacho.- Estimado Sr. (a): Por este medio le notifico a Usted, que puede dar inicio a partir del ____________ de _______________ del ao___________, a la prestacin de los Servicios objeto del Contrato Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de ____________________ y _______________________; el______ de __________del ao_________. La contraparte designada por esta Institucin y responsable de la recepcin de los servicios es ___________________________. El lugar en donde prestar sus servicios es: ___________________________ y la logstica que aportar esta Institucin conforme lo pactado consiste en: _____________________________. Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo. Atentamente, ____________________________________ Coordinador del rea de Adquisiciones Cc. Despacho Mxima Autoridad Director General Administrativo Financiero rea Solicitante Asesora Legal Equipo administrador del contrato



Contrato de Suministro de Bienes Seor(a) [Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal] [Calidad o Cargo] [Empresa Oferente o Contratista] Su despacho.- Estimado Sr. (a): Por este medio le informo a Usted, que puede dar inicio a la ejecucin del Contrato Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de ____________________ y _______________________; el______ de __________del ao_________. El lugar y fecha de entrega de los bienes conforme lo pactado es: La Comisin de Recepcin de los mismos esta integrada por: Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo. Atentamente, ____________________________________ Coordinador del rea de Adquisiciones Cc. Despacho Mxima Autoridad Director General Administrativo Financiero rea Solicitante Asesora Legal Equipo administrador del contrato



Contrato de Servicios Generales

Seor(a) [Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal] [Calidad o Cargo] [Empresa Oferente o Contratista] Su despacho.- Estimado Sr. (a): Por este medio le informo a Usted, que puede dar inicio a la ejecucin del Contrato Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de ____________________ y _______________________; el______ de __________del ao_________. El lugar en donde prestar sus servicios es: _________________________.. Esta Institucin designa como su contraparte a: ________________________. Le solicito a Usted, indique por escrito a la persona que ser el representante de parte de su compaa. Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo. Atentamente, ____________________________________ Coordinador del rea de Adquisiciones Cc. Despacho Mxima Autoridad Director General Administrativo Financiero rea Solicitante Asesora Legal Equipo administrador del contrato


MODELO N 5 Notificacin al Contratista

Rescisin del Contrato por motivos de inters pblico Seor(a) [Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal] [Calidad o Cargo] [Empresa Oferente o Contratista] Su despacho.- Estimado Sr. (a): Por medio de la presente, le notifico que de conformidad con el Arto. ________ de la Ley de Contrataciones del Estado y Arto _____de su Reglamento General, y previo los estudios e informes tcnicos correspondientes, esta Institucin acord la Rescisin por motivos de inters pblico del Contrato suscrito con la Empresa ___________, que Usted representa. Contrato suscrito mediante __________________ a las ___________ y ____________ minutos de la ________ del ________________ de _____________ del ao ______________, ante los oficios del Notario Pblico ___________________. Le acompao la Resolucin No._____, dictada por la Mxima Autoridad a las ______ y _______ minutos de la _________ del ______________ de ______________ del ao_____________, la que por s sola se explica. Sin ms a que referirme, me suscribo de Usted, Atentamente, _______________________________ Coordinador rea de Adquisiciones CC. Despacho Mxima Autoridad

Director General Administrativo Financiero Equipo administrador del contrato Asesora Legal.


PARTE VI

GUIA DE VERIFICACION


GUIA DE VERIFICACION No. 1 A continuacin se desarrolla un listado bsico o Check List de verificacin de actividades prcticas que el Administrador debe corroborar que estn cumplidas antes durante y al cierre del contrato. No. ACTIVIDAD CUMPLIDA NO

CUMPLIDA 1 Obtener, conocer y conservar todos los documentos que

forman parte del contrato que administra.

2 Elaborar una lista de verificacin de acuerdo al contrato y sus documentos integrantes, para cumplir y hacer cumplir las obligaciones administrativas de las partes, como por ejemplo, efectuar la orden de inicio de actividades, exigir la entrega de garantas, plizas de seguro, procedimientos, programas, efectuar y documentar los cierres parciales, etc.

3 Establecer desde el primer da los procedimientos a que se sujetarn las partes durante el desarrollo del contrato.

4 Administrar la recepcin, custodia, renovacin, perodo de vigencia, y devolucin de las garantas correspondientes de conformidad con el contrato, cuyo resguardo fsico debe efectuar la Direccin Administrativa Financiera.

5 Responder oportunamente los requerimientos o solicitudes del contratista, proveedor o consultor, incluyendo en este concepto las solicitudes de informacin, aportes, planos y documentos prometidos, as como la logstica ofrecida.

6 Organizar y mantener el archivo tcnico y administrativo del contrato, ms los registros requeridos por el contrato y sus documentos integrantes para el servicio y/o trabajo encomendado.

7 Atender y manejar los reclamos en forma oportuna, procurndose del apoyo cuando corresponda, de los especialistas necesarios.

8 Verificar sistemticamente la calidad de los trabajos y/o servicios, sea o no que se haya exigido al contratista, proveedor o consultor, un sistema de aseguramiento de la calidad. Idntica obligacin existir en la seguridad y prevencin de riesgos, en salud ocupacional y proteccin del medio ambiente, en su caso.

9 Ejercer un adecuado control y proyeccin del costo. 10 Ejercer un adecuado control y proyeccin del avance para

evitar el incumplimiento de los plazos comprometidos en el contrato por parte del proveedor, consultor o contratista.

11 Revisar y aprobar los estados de pago. 12 Documentar y hacer tramitar las modificaciones del contrato

a que haya lugar.

13 Dar seguimiento a la recepcin provisional o definitiva de las obras terminadas, los bienes suministrados o los servicios prestados, de acuerdo con la forma indicada en el contrato y sus documentos integrantes, con las recepciones parciales cuando as corresponda.

14 Dar seguimiento a la aplicacin de las multas que autorice el


contrato o a la ejecucin de las garantas, cuando proceda, verificando contar con todas las autorizaciones respectivas antes de desarrollar una u otra accin

15 Efectuar la liquidacin final y el finiquito del contrato.


PROCESO: ADMINISTRACION DE CONTRATO CON LOS RESPONSABLES DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES

ENTIDAD: CONTRATACION

N: NOMBRE DE LA

CONTRATACION: MEDIO DE

VERIFICACION: EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE CONTRATACION

N CONTENIDO A VERIFICAR

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r

a. Firma de Contrato 9 9 9 b. Formacin de Equipo multidisciplinario de Seguimiento de Contrato 9 9 9 9

9

c. Asignar las responsabilidades al equipo B 9 9 d. Cronograma de actividades por responsable 9 e. Establecer procedimientos de seguimiento 9 f. Identificar los riesgos de las actividades de ejecucin del contrato 9 9 9 9 g. Actividades de mitigacin de riesgos 9 9 9 9 h. Establecer indicadores de medicin 9 i. Retroalimentacin para ajustes en el cronograma de actividades 9 9 j. Finalizacin de Contrato 9 9 9 9 k. Cierre Tcnico 9 9 l. Cierre Financiero 9 9 m. Acta de finiquito 9 9 9 n. Evaluacin de Ejecucin del Contrato 9 9 o. Evaluacin de la satisfaccin de necesidades 9 9

FECHA DE

VERIFICACION VERIFICADO POR

(Nombre, Cargo y Firma del Funcionario)

manual estandar de administracion de contratos

Documents