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MANUAL DEL USUARIO INGRESO AL

SISTEMA ACADÉMICO

INSTRUCTORES

MANUAL DE USUARIO INGRESO SISTEMA ACADÉMICO

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CÓDIGO: GI7-DOC4

FECHA ACTUALIZACIÓN: 07/07/2017

PÁGINA: 1 de 32 REVISIÓN: 3

ELABORADO POR: EDWIN ALEXANDER IBÁÑEZ

RODRÍGUEZ AUXILIAR DE SISTEMAS

REVISADO POR: DANIEL ZÁRATE GIRALDO DIRECTOR DE SISTEMAS

APROBADO POR: DANIEL ZÁRATE GIRALDO DIRECTOR DE SISTEMAS

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CONTROL DE ACTUALIZACIONES

REVISIÓN FECHA D/M/A MOTIVO DE LA REVISIÓN FIRMA

0 06/02/2008 Documentación del manual del usuario ingreso de notas para su implementación.

1 29/07/2015 Actualización del manual de usuario en cuanto a pantallazos, correcciones ortográficas, gramaticales, etc.

2 15/02/2016 Actualización del procedimiento del Plan de Lección, incorporado al Sistema. Actualización de algunos pantallazos.

3 07/07/2017

Eliminada la sección Directorio, remplazada por la sección Curso Tutor. Actualización del procedimiento del Control de Clase y su vinculación con el Plan de Lección, así como la nueva opción de Solicitud de Visitas Pedagógicas. Actualización de pantallazos y correcciones menores.


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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………… 3 ACCESO AL SISTEMA……………………………………………………………. 4 SISTEMA INDOAMERICANA…………………………………………………….. 5

INICIO…………………………………………………………………………. 6 1. Horario de Clases…………………………………………………….. 6 2. Lista de Chequeo……………………………………………………... 6 3. Información Importante………………………………………………. 7 4. Estadísticas……………………………………………………………. 8 5. Comunicados………………………………………………………….. 8

INGRESO NOTAS…………………………………………………………… 9 INGRESO FALLAS………………………………………………………….. 12 FORMATOS Y DOC………………………………………………………… 13

1. Instructivos Talleres………………………………………………….. 13 2. Calificaciones y Calificaciones Vacío………………………………. 14 3. Fallas y Fallas Vacío…………………………………………………. 14 4. Matriz de Competencias……………………………………………... 14 5. Plan Lección…………………………………………………………... 15 6. Examen PDF y Word…………………………………………………. 15 7. Recuperación de Clases…………………………………………….. 16 8. Formato Recuperaciones……………………………………………. 17 9. SMS……………………………………………………………………. 17 10. Formato Auditoría…………………………………………………….. 18

CURSO TUTOR……………………………………………………………… 19 ACTUALIZACIÓN……………………………………………………………. 19 CONTROL CLASE…………………………………………………………... 20

1. Control Diario………………………………………………………….. 20 2. Historial………………………………………………………………… 23 3. Plan de Lección……………………………………………………….. 24 4. Ingreso Recuperaciones……………………………………………... 25 5. Solicitud Avión………………………………………………………… 25 6. Visitas Pedagógicas………………………………………………….. 26

CARGAR ARCHIVOS……………………………………………………….. 27 1. Parciales……………………………………………………………….. 27 2. Soporte EPS…………………………………………………………... 29

EXCUSAS ALUMNOS………………………………………………………. 29 1. Excusas aprobadas…………………………………………………... 30 2. Histórico……………………………………………………………….. 31

AYUDA………………………………………………………………………... 32 PERFIL Y SALIDA DEL SISTEMA……………………………………………….. 32

USTED HA INGRESADO COMO………………………………………….. 32


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INTRODUCCIÓN El Sistema Académico es la herramienta online que sirve a los instructores en el apoyo a su labor académica. Por medio de la cual, pueden desarrollar todo lo relacionado a su gestión académica en lo referente al desarrollo de sus clases. Este manual permite a los profesores conocer el funcionamiento del Sistema Académico desde el perfil del docente, a través del cual se registran las notas, fallas y actualización de datos; además encuentra los formatos, reglamentos, calendario académico, estadísticas e información importante; así como los diferentes comunicados expedidos por la Coordinación Académica.


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ACCESO AL SISTEMA

Para ingresar al Sistema Académico, se puede acceder a través de internet por cualquiera de los siguientes navegadores:

Internet Explorer.

Microsoft Edge.

Mozilla Firefox.

Google Chrome.

Opera.

Safari.

Otros. Ingresar la siguiente dirección: http://www.indoamericana.edu.co/sistema En la página que se abre, se tiene un formulario de acceso al sistema, donde se deben ingresar los datos de identificación.

Ingresar con la misma cuenta

de Correo Institucional asignada

(@indoamericana.edu.co)

La contraseña que le haya

sido asignada al momento de

su vinculación

http://www.indoamericana.edu.co/sistema


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En caso que haya olvidado la contraseña, en la ficha Olvidó su contraseña? el sistema le permitirá recuperarla con solo ingresar su número de documento de identidad, y automáticamente el sistema le informa que Se ha enviado la información de su usuario y contraseña a su correo personal y a su correo de indoamericana, donde podrá consultar el usuario y la clave de acceso al sistema.

EL SISTEMA INDOAMERICANA Una vez ingresado el usuario y la contraseña, se encontrará con la siguiente página donde encontrará las siguientes opciones:

1. Inicio. 2. Ingreso Notas. 3. Ingreso Fallas. 4. Formatos y Doc. 5. Curso Tutor. 6. Actualización. 7. Control Clase. 8. Cargar Archivos. 9. Excusas Alumnos. 10. Ayuda. 11. Link “Usted ha ingresado como…”.


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INICIO Es la primera página que aparece al momento de ingresar al Sistema. Está compuesta por varias secciones, a saber:

1. Horario de Clases: Encuentra el horario que tiene asignado para el semestre en curso, el cual contiene los días de clase con las respectivas horas, materias a dictar y cursos al que le va a dictar. Adicionalmente cuenta con la opción de descargar el horario en formato PDF, para su consulta fuera del sistema o impresión, ubicada en la parte superior del horario (ver recuadro rojo).

2. Lista de Chequeo: Muestra un listado de ítems de los cuales pueden estar completamente

atendidos (marcados con ) o pendientes por atender (marcados con ). Adicionalmente aparecen unas observaciones para ser tenidas en cuenta. Cada ítem es un acceso directo para que pueda ingresar a la sección Editar Perfil y actualizar los datos que se tengan pendientes.


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3. Información Importante: Se encuentra el Calendario Académico Profesores en formato Google Calendar incrustado, con las fechas más importantes para el instructor con relación a las actividades de la Corporación. Nota: Para visualizar este calendario, previamente debe tener la sesión de Google iniciada en el navegador, de lo contrario no podrá ver su contenido.

Foto


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4. Estadísticas: Muestra un conjunto de estadísticas básicas como la cantidad de accesos al Sistema durante el semestre, las fechas del último cargue de notas, fallas, accesos y actualización de datos, la cantidad de estudiantes que lo han evaluado durante el semestre, y por último un gráfico con la consolidación de la evaluación que sus estudiantes hacen de su desempeño tanto del semestre actual como de los dos semestres anteriores (según su antigüedad)

5. Comunicados:

Ocasionalmente encontrará publicados en la sección Inicio los comunicados que Gestión Académica da a conocer a toda la comunidad académica. Siendo muy importantes su divulgación, estos comunicados aparecen encabezando la sección al ingresar al Sistema.


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INGRESO NOTAS En esta sección podrá ingresar las notas de cada estudiante a los cuales dicta clases. Se compone de un menú desplegable donde el primero muestra el listado de programas en donde imparte clases, y en cada uno se puede desplegar las listas de cursos con las clases asignadas, cuya materia puede visualizar en la etiqueta emergente, en caso que tenga asignadas dos o más materias al mismo curso.

Para ingresar las notas, basta con localizar el curso y la clase a la cual le va a ingresar las notas y hacer clic. En la siguiente página encontrará el listado del curso elegido y la respectiva materia la cual dicta al mismo. Conforme vayan avanzando los cortes del semestre se irán habilitando las respectivas casillas para el ingreso


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de las notas de cada corte, recordando que la ponderación de notas es la siguiente (artículo 49 del Manual de Convivencia CEI):

Primer corte: 30% de la nota definitiva.

Segundo corte: 30% de la nota definitiva.

Tercer corte: 40% de la nota definitiva.

Automáticamente la nota definitiva la da el Sistema, la cual no será necesaria su diligencia. La casilla de la nota de habilitación será activada según calendario y según si el estudiante cumple las condiciones para habilitar la materia (ver artículos 54, 55 y 56 del Manual de Convivencia CEI). Una vez ingresadas las notas, hacer clic en el botón Grabar. Cabe destacar que al posar el cursor en el nombre del estudiante aparecerá de forma emergente la foto del estudiante


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Casos especiales

1. Estudiantes en el listado que no pertenecen al curso o no han asistido a clases: Desmarcarlo de la casilla de verificación ubicada en la columna de la izquierda y clic en Grabar.

2. Estudiantes que no aparecen en el listado y asisten al curso: El sistema brinda la opción de reportarlo por medio de un formulario localizado en la parte inferior de la lista del curso, en donde podrá diligenciar el nombre del estudiantes que no aparece en el listado de arriba, y luego clic en Grabar.

Foto


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INGRESO FALLAS En esta sección podrá llevar el control de las fallas o ausencias de los estudiantes que tiene el profesor a cargo. Al igual que en el ingreso de notas, también se compone de un menú desplegable donde el primero muestra el listado de programas en donde imparte clases, y en cada uno se puede desplegar las listas de cursos con las clases asignadas, cuya materia puede visualizar en la etiqueta emergente, en caso que tenga asignadas dos o más materias al mismo curso. Para ingresar las fallas, selecciones el curso y la clase a la cual se le quiere ingresar las fallas. Aparece una página con el listado del curso escogido y la materia que le dicta, y al lado de cada estudiante hay una serie de casillas donde podrá diligenciar el número de fallas de la siguiente forma:

1. Cada casilla guarda el número de fallas acumuladas por el estudiante durante la semana

2. Cada hora representa una falla. 3. Si un estudiante llega una hora tarde, esta se cuenta como una falla. 4. Si un estudiante falta un día completo de la clase, este se cuenta como fallas

la cantidad de horas de clase de este día (una, dos, tres o cuatro). Luego de ingresar las fallas se da clic en grabar. Adicionalmente, también desde esta sección puede reportar los estudiantes que asisten a la clase que no aparecen en el listado del Sistema (ver recuadro rojo)


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FORMATOS Y DOC Es la sección donde podrá consultar un compendio de documentos para su consulta y gestión de sus actividades académicas. Los siguientes son los documentos que podrá consultar en el menú desplegable:

1. Instructivos Talleres: Despliega un listado de los diferentes instructivos disponibles para el uso de los talleres y laboratorios, establecidos por Gestión Académica. Cada instructivo se encuentra disponible en formato PDF.


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2. Calificaciones y Calificaciones Vacío: El primero le imprime el reporte parcial de las notas, y el segundo el reporte vacío para su diligenciamiento manual.

3. Fallas y Fallas Vacío: El primero le imprime el reporte parcial de las fallas, y el segundo el reporte vacío para su diligenciamiento manual.

4. Matriz de Competencias: Formato para diligenciar a mano (PDF) o en

computador (Excel).


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5. Plan Lección: Formato para diligenciar a mano (PDF).

6. Examen PDF y Word: Formato para diligenciar las evaluaciones a aplicar a

los estudiantes.


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7. Recuperación de Clases: Formato para tramitar la recuperación de una

clase que no se haya dictado en el horario normal.


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8. Formato Recuperaciones: Formato para diligenciar las calificaciones de habilitaciones de los estudiantes.

9. SMS: Presentación sobre el manejo del SMS o sistema de identificación de

riesgos.


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10. Formato Auditoría: Formato para su diligencia durante el proceso de auditorías internas de la Corporación.


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CURSO TUTOR Este apartado dispone del listado de estudiantes de los cursos los cuales tiene asignados como tutor. En él puede ver al detalle el desempeño académico de los estudiantes, la cantidad de materias asignadas a cada uno y el total de fallas acumuladas por los mismos. Adicionalmente, tiene la posibilidad de descargar el listado completo en formato .csv habilitado para Excel (ver recuadro rojo), con más detalles acerca de las notas, como las materias y los profesores.

ACTUALIZACIÓN En esta sección podrá editar y actualizar toda la información relacionada con su perfil de usuario, como la información personal, académica, técnica-profesional y licencias. Esta misma sección es la que accede a través de los links de la Lista de chequeo (ver sección INICIO).


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CONTROL CLASE En esta sección podrá hacer la gestión de las clases que tiene asignadas para el semestre en curso. El menú desplegable presenta las siguientes opciones:

1. Control Diario: En esta página podrá visualizar, a modo de formulario, las clases que tiene asignadas por fecha desde el inicio del semestre hasta la fecha actual. Se compone de las siguientes secciones:

a) Fecha: Ubicada en la parte superior, le permite seleccionar la fecha a la

cual desea validar las clases dictadas.


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b) Hora: El intervalo de una hora donde está programada la clase. Puede ser de una, dos, tres y cuatros horas según la programación o la intensidad horaria.

c) Materia: El nombre de la(s) materia(s) asignadas para dictar la clase. d) Curso: El grupo de estudiantes al(los) cual(es) dicta la(s) materia(s). e) Aula: Lugar asignado para sus clases. f) Tema: Casilla libre para diligenciar los temas dictados durante la clase de

la fecha seleccionada. g) Observaciones: Las que se den al caso en cada clase. h) Dictada: Casilla de verificación para validar la clase. i) Total dictadas: La cantidad de horas de clases validadas y dictadas. j) Por dictar: La cantidad de horas de clases pendientes por dictar,

conforme a la Intensidad Horaria de la materia.

k) Confirmada: Validación que le certifica y aprueba la clase dictada ( sin

confirmar, confirmada).

l) Programar Recuperación: Link en forma de ícono que le da acceso al formato para programar la recuperación de clases (ver numeral 7 sección FORMATOS Y DOC), conforme a lo estipulado en la normatividad.

m) Fecha Hora Ingreso: En el momento de diligenciar y validar la clase al dar clic en el botón “Guardar”.

El control de clase se encuentra enlazado al contenido del plan de lección de su respectiva materia. Por lo tanto, para diligenciar por completo el control de clase, previamente debe diligenciar el correspondiente plan de lección (ver numeral 3 de la presente sección para más detalles). Una vez diligenciado el plan de lección, deberá seleccionarlo de la respectiva lista desplegable, teniendo en cuenta el correspondiente a la semana en curso, ya que una vez lo seleccione por cada hora semanal establecida no podrá volverlo a elegir:


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Una vez completado el formulario, el control se verá reflejado como se muestra en el siguiente pantallazo:

Si el control de clases está programado desde hace más de siete días, no podrá diligenciarlo o editarlo, por lo que aparecerá el siguiente mensaje de advertencia con indicaciones a seguir:


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2. Historial Horas: Muestra el listado completo de las clases que tiene cargadas, dictadas, pendientes por dictar, verificadas y pendientes por verificar. En la parte superior encontrará unas casillas que le permitirán hacer un filtro del listado de clases por fecha, aula, curso, materia y corte (mes). Al

final de la lista hay un contador de horas dictadas (las marcadas por )


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3. Plan de Lección: Espacio destinado a diligenciar directamente en el Sistema todo lo relacionado con el Plan de Lección de las clases asignadas (ver documento en el numeral 5 de la sección FORMATOS Y DOC)

En la parte superior podrá seleccionar la materia y el programa-nivel al cual desea cargar el plan de lección, e inmediatamente se le desplegará una tabla de 16 filas por 5 columnas de casillas en donde podrá diligenciar todo el contenido del plan por materia del programa-nivel, semanalmente:

Objetivo de la clase.

Contenido.

Estrategias pedagógicas.

Recursos didácticos.

Observaciones.

Adicional encontrará al final de cada fila un desplegable para establecer la cantidad de horas dictadas para tal clase por semana.


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Nota: Tenga en cuenta el diligenciamiento completo y minucioso de los formularios de esta sección, ya que son requisito obligatorio para diligenciar el control de clases (ver numeral 1 de esta sección).

4. Ingresar Recuperaciones: Es el espacio para gestionar las clases programadas como recuperación. Su gestión es similar a un control de clases normal.

5. Solicitud Avión: Esta opción le permite hacer la solicitud para reservar el

avión de la Corporación con el fin de desarrollar su clase en el mismo. Se compone de dos opciones:

a) Nueva solicitud: Formulario para efectuar la solicitud, donde puede elegir la fecha y la hora de la clase, la cantidad de horas que usará para la clase en el avión, el curso y la materia en la que impartirá la clase, y observaciones. Una vez diligenciado, hacer clic en Registrar para efectuar la solicitud.


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b) Mis solicitudes: Muestra el historial de las solicitudes que ha realizado para reservar clases en el avión.

6. Visitas Pedagógicas: De forma similar a la solicitud de avión, esta opción le permitirá gestionar los permisos para programar las visitas pedagógicas por parte de un curso a lugares externos a la institución. Igualmente, se compone de dos opciones:


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a) Nueva solicitud: Formulario para efectuar la solicitud, donde puede elegir la fecha, el lugar y la hora de la visita, datos del contacto a visitar, el curso, si necesita lista de estudiantes, tipo de visita y observaciones. Una vez diligenciado, hacer clic en Guardar para efectuar la solicitud.

b) Mis solicitudes: Similar al de la solicitud de avión. CARGAR ARCHIVOS En esta sección podrá cargar los parciales y los soportes de EPS.

1. Parciales: En esta página encontrará el listado de cursos relacionados con sus respectivas materias a los cuales tiene clases a cargo.


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Para cargar los parciales, hacer clic en el ícono del curso al cual quiere cargar el parcial. En el cuadro emergente encuentra dos botones de Seleccionar archivo para cargar tanto el parcial sin respuestas como el parcial resuelto. Inmediatamente se abre una ventana del Explorador de Windows en la cual localizará el archivo del parcial a cargar.


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Una vez cargados los dos archivos, y de agregar posibles observaciones, hacer clic en el botón Enviar, y en la ventada de parciales aparecerá el mensaje Parcial enviado correctamente.

2. Soporte EPS: En esta página podrá cargar sus soportes mensuales de EPS, de forma similar al cargue de los parciales.

EXCUSAS ALUMNOS En esta sección podrá llevar el control de las excusas que los estudiantes a cargos en sus clases le presenten por la ausencia en las mismas. Presenta las siguientes opciones:


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1. Excusas Aprobadas: Presenta una lista de los estudiantes con excusas aprobadas y que pertenecen a los cursos donde imparte sus clases. Este listado se compone de los siguientes campos: Código, Nombre estudiante, Curso, Fecha inicio, Fecha fin, Tipo soporte, Estado y Aceptar (Lista con el botón Detalle) que le despliega un cuadro emergente donde podrá ver el detalle de la excusa de cada estudiante


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2. Histórico: Listado similar al anterior, el cual muestra el total de las excusas gestionadas y una sección de filtro ubicada en la parte superior de la lista.


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AYUDA Aquí podrá consultar la copia digital del presente manual.

PERFIL Y SALIDA DEL SISTEMA USTED HA INGRESADO COMO…

Este link le da opción para acceder a su perfil y editarlo con solo hacer clic sobre su nombre. Al lado derecho hay una flecha que le despliega dos opciones: Editar perfil y Salir, esta última para salir del Sistema y regresar a la página de ingreso al Sistema.

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