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Plataforma SAP BusinessObjects Business IntelligenceVersión del documento: 4.1 Support Package 6 – 2015-06-11

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office

Contenido

1 Acerca de este documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1 Destinatarios de este documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.2 Historial de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2 Introducción a Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62.1 Acerca del contenido de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Conceptos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Tipos de objetos de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.2 Conectarse a la plataforma de Business Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92.3 Actualización de contenido de versiones anteriores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Actualizar el contenido de versiones anteriores de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112.4 Menú de cinta de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112.5 Panel de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132.6 Menú contextual de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142.7 Definición de las opciones de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Para establecer las opciones generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Para establecer las opciones de visualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Configurar las opciones de la plataforma de BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Configurar las opciones del panel de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3 Trabajar con el contenido de SAP Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193.1 Insertar contenido de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Asistente de inserción: Elegir documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Asistente de inserción: Elegir datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Asistente de inserción: Establecer filtros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Asistente de inserción: Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.3 Modificar el contenido de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Modificación de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Modificar filtros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

3.4 Acceder a las bases de datos seguras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

4 Trabajar con contenido de Web Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294.1 Insertar contenido de Web Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Asistente de inserción: Elegir documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

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Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeContenido

Asistente de inserción: especificar fecha clave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Asistente de inserción: Elegir datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Asistente de inserción: Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4.2 Modificación de valores de fecha clave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.3 Agregar más secciones de informe de Web Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

5 Uso de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355.1 Insertar consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Asistente de inserción: Elegir universo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Asistente de inserción: Especificar consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Asistente de inserción: Resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

5.2 Modificar consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Para modificar la definición de una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Para modificar el contexto de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Para modificar los valores de fecha clave de las consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

6 Uso del panel de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496.1 Descripción de la red de relaciones del panel de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496.2 Búsqueda en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. . . . . . . . . . . . 496.3 Uso de los favoritos del panel de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Para ver favoritos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Buscar en favoritos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Para eliminar favoritos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Para cambiar el nombre de favoritos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

6.4 Visualización de objetos relacionados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Para ver objetos relacionados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

6.5 Insertar documentos en mensaje de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Para insertar vínculos a documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Insertar documentos como objetos de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

6.6 Asociar objetos a actividades de Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536.7 Documentos sugeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Acceder a documentos sugeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

7 Envío de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

8 Cómo trabajar con objetos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558.1 Actualizar de datos usados en objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Para actualizar manualmente objetos de Live Office:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55


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Configuración de opciones de actualización de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568.2 Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Para configurar las propiedades de un objeto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Conexión a un sistema diferente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Modificar la configuración de parámetros y peticiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

8.3 Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. . . . . . . . . . . . . . 63Para publicar documentos de Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Ver documentos publicados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

8.4 Copiar objetos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Copiar objetos de Live Office sin conectividad de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

8.5 Almacenamiento local de los datos de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658.6 Abrir documentos locales sin conectividad de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658.8 Agregar seguridad a los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Para ocultar datos en los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

9 Solución de problemas de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679.1 Activar el registro de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Para configurar el inicio de sesión para Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Archivos de registro de ejemplo de Live Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

9.2 Solución de problemas de los componentes de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69No se encuentra el menú de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Error en la actualización del objeto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Faltan valores de ordenación y filtrado tras la actualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Acceso denegado a universo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Límites de tamaño de objetos de Live Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

10 Referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7210.1 Compatibilidad con versiones anteriores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Funciones no admitidas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72



1 Acerca de este documento

Bienvenido al Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live Office. Con Live Office, puede recuperar información empresarial, crear consultas, realizar cálculos y compartir respuestas a preguntas empresariales sin necesidad de comprender los complejos idiomas y estructuras de las bases de datos. También puede incrustar información actualizada de SAP Crystal Reports o Web Intelligence en documentos, hojas de cálculos, correos electrónicos y presentaciones de Microsoft® Office.

En este manual se proporciona información y procedimientos completos que le ayudan a realizar las siguientes tareas empresariales en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office:

● Crear consultas e informes de resumen según la información en tiempo real almacenada en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

● Ver, modificar y actualizar consultas y objetos de informes existentes.● Compartir los resultados con sus compañeros de forma segura a través de la red o Intranet.

1.1 Destinatarios de este documento

Este documento está destinado a los usuarios empresariales de aplicaciones de Microsoft Office que deseen trabajar con datos de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence en el entorno de aplicaciones de Microsoft Office. Para este documento se presupone que conoce Microsoft Office Excel, Word, Outlook y PowerPoint, y que tiene algún conocimiento de la plataforma de BI.

1.2 Historial de documentos

En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes del documento.

Versión Fecha Descripción

SAP BusinessObjects 4.1 Enero de 2013 Primera versión del documento

SAP BusinessObjects 4.1 SP1 Agosto de 2013 Actualizado para la versión SAP BusinessObjects 4.1 SP1.

SAP BusinessObjects 4.1 SP2 Noviembre de 2013 Se ha actualizado la sección Introducción a Live Office [página 6].

SAP BusinessObjects 4.1 SP2 Noviembre de 2014 Se ha eliminado la información de la versión de Microsoft Office. Consulte la Matriz de disponibilidad de productos en Service Marketplace para las versiones soportadas.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeAcerca de este documento


2 Introducción a Live Office

SAP® BusinessObjects™ Live Office (Live Office) es un complemento para las aplicaciones de Microsoft Office que ofrece acceso a información detallada almacenada en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

Con Live Office, puede insertar contenido de Web Intelligence, Crystal Reports o consultas de universo en los documentos de Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel u Outlook). Al insertar un objeto, también se inserta una referencia en la ubicación de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Cuando abre posteriormente el documento con la aplicación de Microsoft Office, puede actualizar los objetos y ver los datos actuales en su documento.

NotaEsta versión del software soporta solo partes de Crystal Report basadas en universos heredados (universos .unv). Esta versión de Live Office no se admite SAP Crystal Reports para Enterprise 4.1.

NotaLa versión del software soporta universos heredados (universos .unv) creados con la herramienta de diseño del universo, al igual que universos .unv basados en conexiones relacionales creadas con la herramienta de diseño de información. Los documentos de Web Intelligence basados en estos universos también se soportan.

● El panel de consulta no soporta los universos .unx basados en conexiones OLAP ni el acceso directo a consultas BEx.

● Tampoco se soportan los documentos de Web Intelligence basados en acceso directo a consultas BEx ni en universos .unx basados en conexiones OLAP.

NotaPara usar Live Office, debe poder conectarse a la plataforma de BI y acceder a los datos del sistema. Si no tiene los derechos adecuados para acceder a los datos, póngase en contacto con el administrador del sistema.

2.1 Acerca del contenido de Live Office

Antes de comenzar a trabajar con el contenido de Crystal Reports o Web Intelligence en Live Office, necesitará entender cómo funciona el contenido de Live Office.

Información relacionada

Conceptos de Live Office [página 7]Tipos de objetos de Live Office [página 9]


Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeIntroducción a Live Office

2.1.1 Conceptos de Live Office

Para comprender cómo pueden responder los datos de Live Office a sus preguntas empresariales, deberá familiarizarse con los siguientes conceptos clave:

Objetos de informe

Un informe es un documento que usted crea y que contiene información presentada en tablas, diagramas y gráficos. Un objeto de informe suministra los datos del informe. En Live Office, se trabaja con objetos de informe porque están conectados al contenido más reciente almacenado en las bases de datos.

Cuando se crea un informe con el diseñador de Crystal Reports o Web Intelligence, su información puede proceder de varias bases de datos. El objeto de informe devuelve datos del origen de datos subyacente, a petición de la base de datos o bien según la opción de actualización elegida.

Instancias de informe

Una instancia de informe es una versión de un objeto de informe que crea la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence cuando los usuarios modifican el documento de origen o programan los informes. Cada instancia contiene datos actuales en el momento de procesar el informe de origen.

En concreto, una instancia de informe es un objeto de informe que contiene datos recuperados de una o varias bases de datos. Normalmente, los objetos de informe están diseñados de manera que los usuarios pueden programar varias instancias con características diferentes. Por ejemplo, si los usuarios ejecutan un objeto de informe que contiene parámetros, pueden programar una instancia que contenga datos de un departamento determinado y programar otra que contenga información sobre otro departamento, aunque ambas instancias procedan del mismo objeto de informe.

Secciones de informe

Las secciones de informe son partes de un informe que se muestran de manera independiente, sin el resto de la página de informe. De forma más precisa, las secciones de informe son objetos que usan hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino de Live Office. Las secciones de informe incluyen objetos como texto o gráficos.

Parámetros

En Crystal Reports, un parámetro es una pregunta que debe responder antes de generar el informe. La información que escribe o el modo como responde, determina la información que se muestra en el informe. Por ejemplo, en un informe del departamento de ventas podría haber un parámetro para solicitar que se elija una



región de ventas. Entonces, el informe devuelve los resultados de la región indicada en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Los parámetros son similares a las peticiones de Web Intelligence. Los parámetros pueden ser obligatorios u opcionales.

Peticiones de orden

En Web Intelligence, una petición es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. A las peticiones de orden se responde escribiendo o seleccionando los valores de petición que desea ver antes de actualizar los datos. Las peticiones son similares a los parámetros de Crystal Reports. Las peticiones pueden ser obligatorias u opcionales.

Universo

Un universo es una abstracción de una base de datos y presenta datos en términos no técnicos para los usuarios empresariales. Un universo es una colección de objetos de datos que representan la información que está disponible en una base de datos. Los usuarios empresariales de Web Intelligence y Crystal Reports se pueden conectar a un universo y ejecutar consultas en la base de datos. Por ejemplo, una base de datos puede contener un universo para datos de ventas y otro para los datos del servicio de atención al cliente. Éstos pueden realizar análisis de datos y crear informes con los objetos del universo, sin ver, ni tener que saber nada sobre las estructuras de datos subyacentes de la base de datos. Los universos los crean los especialistas de diseño de universos.

Contexto

Un contexto de universo indica qué tipo de preguntas empresariales responden los mismos objetos de universo. Por ejemplo, un universo para datos de ventas podría tener un contexto para ventas de almacén, otro para ventas de socios, etc.

Puesto que los contextos pueden compartir objetos que se encuentran en el mismo universo, resulta muy útil especificar un contexto para el universo para así garantizar que su consulta recupera los datos correctos. Por ejemplo, los datos de gastos de un empleado se podrían almacenar en la misma base de datos que los datos gastos de un producto de marketing. Seleccionar el contexto de universo correcto garantiza que se obtienen los datos de gastos apropiados. Por consiguiente, al seleccionar un universo, puede que tenga más de un contexto de universo para elegir.

NotaLos contextos los define el administrador del sistema.



2.1.2 Tipos de objetos de Live Office

Live Office admite tres tipos de objetos de datos: Crystal Reports, Web Intelligence y consultas de universo. En la tabla siguiente se muestra de qué modo Live Office admite campos y partes de informes, como gráficos y texto, para cada tipo de datos.

NotaNo se admiten los subinformes de Crystal Reports incrustados.

Tabla 1:

Tipo de contenido de Live Office Campos Secciones de informe

Crystal Reports Sí Sí

Web Intelligence No aplicable Sí

Consulta de universo Sí No aplicable

2.2 Conectarse a la plataforma de Business Intelligence

Para usar Live Office para acceder a los datos corporativos, debe conectarse al repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence donde están almacenados los documentos. Al intentar buscar, agregar, ver, modificar o publicar objetos de Live Office desde una aplicación de Microsoft Office, si no ha iniciado sesión en la plataforma de BI, se le solicitará que lo haga.

Puede configurar Live Office para que se conecte a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence automáticamente cada vez que se cargue Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word. Live Office admite el inicio de sesión único (SSO) en la plataforma de BI. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de informe, Live Office usará las credenciales de inicio de sesión de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para acceder al origen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

2.2.1 Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

Puede introducir la información de inicio de sesión para conectarse al Sistema de administración central (CMS) de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence una vez o seleccionar opciones adicionales para iniciar sesión automáticamente con dichas credenciales cada vez que se abra la aplicación de Microsoft Office.

1. Abra una aplicación de Microsoft Office.

2. En el menú de cinta de Live Office, haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .3. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione la ficha BI platform e introduzca la siguiente información:



Opción Descripción

Usar el criterio de inicio de sesión especificado

Si desea que Live Office se conecte automáticamente a la plataforma de BI con esta información cuando se inicie la aplicación de Microsoft Office, seleccione esta opción.

Nombre de usuario Introduzca el nombre de inicio de sesión de la plataforma de BI.

Contraseña Introduzca la contraseña de la plataforma de BI.

URL de servicios Web

Introduzca o verifique la ubicación del servidor para el servicio Web de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al que desea conectarse, por ejemplo, http://businessobjects02:8080/dswsbobje/services/Session

Sistema Introduzca o compruebe el Sistema de administración central (CMS) al que desea conectarse, por ejemplo, businessobjects01.

Método de autenticación

Seleccione el método usado para comprobar las credenciales de inicio de sesión.

Habilitar inicio de sesión único de Active Directory

Cuando está habilitado, Live Office usa estas credenciales de inicio de sesión para conectarse al origen de datos cuando el usuario solicite los datos del informe, en lugar de necesitar otro inicio de sesión. Para obtener más información acerca del SSO, consulte el Manual del administrador de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence disponible en SAP Help Portal.

4. Haga clic en Iniciar sesión.

Live Office se conecta a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence con la configuración especificada.

2.2.2 Para conectar a un CMS diferente

Si los objetos de Live Office a los que necesita acceder están almacenados en un repositorio distinto de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al que está conectado actualmente, puede cambiar la URL de servicio Web y la configuración del Sistema para iniciar sesión en el Sistema de administración central (CMS) necesario.

1. En el menú Live Office, haga clic en Opciones.2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Plataforma de BI.3. Escriba la información del nuevo CMS en los campos Sistema y URL de servicios Web. El URL de RESTful debe

funcionar correctamente antes de utilizar Live Office.

Por ejemplo, si el documento de Web Intelligence que desea insertar se encuentra en un CMS denominado businessobjects01, debe escribir el siguiente texto en el campo URL de servicios Web:

http://businessobjects01:8080/dswsbobje/services/Session

2.3 Actualización de contenido de versiones anteriores

Esta versión de Live Office es compatible con versiones anteriores y permite actualizar el contenido a la versión actual de Live Office.



2.3.1 Actualizar el contenido de versiones anteriores de Live Office

1. Abra el documento de Microsoft Office que contiene el contenido creado con versiones anteriores de Live Office.

2. Haga clic en Actualizar todo y, en caso necesario, inicie sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.Se le solicitará que actualice.

3. Haga clic en Aceptar para convertir el documento a la versión actual de Live Office.

2.4 Menú de cinta de Live Office

En las aplicaciones de Microsoft Office, el menú de cinta de SAP BusinessObjects Live Office está disponible para ayudarle a crear y modificar informes o ejecutar consultas para responder a sus preguntas empresariales.

La barra de herramientas contiene los siguientes botones:

Tabla 2:

Botón Descripción

Insertar contenido de Crystal Reports

Para obtener más información sobre los objetos que puede insertar, consulte Insertar contenido de Crystal Reports [página 19].

Insertar contenido de Web Intelligence

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte Insertar contenido de Web Intelligence [página 29].

Insertar una consulta de universo

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte Insertar consultas [página 35].

Ir al objeto

Le permite acceder a cualquier objeto de Live Office del documento.

Modificar objeto

Modifique el objeto insertando o eliminando filas y columnas, eliminado objetos o agregando más datos del mismo origen de informe.

Actualizar objeto

Actualiza los datos para los objetos seleccionados en relación con los informes de origen.



Botón Descripción

Actualizar todos los objetos

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen.

Envíe la selección actual a SAP BusinessObjects Explorer

Carga la selección actual en Microsoft Excel en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Envíe la hoja actual a SAP BusinessObjects Explorer

Carga la hoja de cálculo de Excel actual en SAP BusinessObjects Explorer de forma que pueda explorar más los datos.

Crear instantáneas

Guarda una versión estática del documento para conservar los datos de Live Office actuales.

Guardar en repositorio

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 63].

Guardar como nuevo en el repositorio

Para obtener información sobre las opciones que puede usar, consulte Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 63].

Abrir desde repositorio

Abre el Explorador de repositorio y permite seleccionar documentos publicados, informes de Crystal o documentos de Web Intelligence para insertarlos. Consulte Ver documentos publicados [página 63].

Propiedades de objeto

Abre el cuadro de diálogo Propiedades de objeto de Live Office para que pueda definir las propiedades.

Actualizar todos los objetos

Actualiza los datos de todos los objetos del documento con respecto a sus informes de origen. Para obtener más información, consulte Actualizar de datos usados en objetos [página 55].

Opciones de la aplicación

Abre el cuadro de diálogo Opciones, de forma que pueda configurar los valores de Live Office.

Ver objeto en explorador



Botón Descripción

Ayuda

Muestra la ayuda en pantalla de Live Office.

Acerca de Live Office

2.5 Panel de Live Office

En Microsoft Outlook, Live Office ayuda a mejorar la productividad recopilando, organizando y procesando el comportamiento anterior del usuario, y formando una red de relaciones entre el contenido del correo electrónico, la actividad empresarial, las personas y los documentos. Basándose en esta red, Live Office puede sugerir contenido relevante cuando el usuario abre o redacta un mensaje de correo electrónico. El usuario puede administrar la red de relaciones y ver el contenido sugerido a través del panel de Live Office.

NotaEl panel de Live Office no está disponible en Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint.

El panel de Live Office permite a los usuarios realizar búsquedas en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence e insertar documentos en los mensajes de correo electrónico. Además, en el panel de Live Office, el usuario puede agregar documentos a una lista de favoritos para acceder a ellos con mayor facilidad en el futuro, asociar documentos con mensajes de correo electrónico para formar la red de relaciones en Live Office y ver una lista de los documentos sugeridos en base a la red a relaciones existentes.

Cuando se abre un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook, el panel de Live Office aparece a la derecha de la ventana del mensaje de correo electrónico.

NotaPuede configurar las opciones de Live Office para que el panel de Live Office no aparezca automáticamente al abrir un mensaje. Si el panel de Live Office no está visible al abrir una ventana de un mensaje de correo electrónico, puede abrir el panel desde el menú Live Office haciendo clic en Mostrar/Ocultar panel de Live Office.


Uso del panel de Live Office [página 49]



2.5.1 Mostrar u ocultar el panel de Live Office

De forma predeterminada, al abrir o redactar un mensaje de correo electrónico, aparecerá el panel de Live Office a la derecha de la ventana de mensajes. Si se oculta el panel, Live Office conserva dicha configuración para todos los mensajes hasta que se seleccione volver a mostrar el panel.

NotaSi se oculta el panel de Live Office, se pueden configurar las opciones del panel de Live Office para que sigan mostrando el panel o para que muestren un mensaje al abrir un mensaje de correo electrónico que contenga objetos asociados o sugeridos. Para obtener más información, consulte Configurar las opciones del panel de Live Office [página 18].

1. Si el panel de Live Office está visible, realice una de las siguientes acciones para ocultarlo:

○ En la barra de encabezado del panel de Live Office, haga clic en el botón Cerrar ventana.○ En el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar el panel de Live Office.

2. Si el panel de Live Office está oculto, en el menú Live Office, haga clic en Mostrar/ocultar panel de Live Office.

2.6 Menú contextual de Live Office

Para mayor comodidad, Live Office proporciona un menú contextual para trabajar con los objetos de Live Office. Al hacer clic con el botón derecho en un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office, se abre el menú contextual. Para realizar una tarea de la lista, haga clic en cualquier elemento disponible.

Al configurar Live Office, puede configurar el menú contextual para mostrar solo las opciones de Live Office, para mostrar las de Live Office y Microsoft, o para mostrar solo las opciones de Microsoft y excluir las de Live Office. Para obtener más información acerca de la configuración del menú contextual, consulte Para establecer las opciones generales [página 15].

2.7 Definición de las opciones de Live Office

Puede configurar varias opciones que controlen el modo en que Live Office se conecta a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence y el aspecto de Live Office y su funcionamiento en cada aplicación de Microsoft Office. Para Microsoft Outlook, también puede configurar las opciones del panel de Live Office.

Cuando se definen las opciones de Live Office, estos valores se aplican solo a la aplicación de Microsoft que esté usando en ese momento. Este comportamiento le permite definir diferentes opciones de Live Office para Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

El cuadro de diálogo Opciones tiene cuatro fichas:

● General: para definir las opciones generales de los menús de acceso directo, actualizar opciones, peticiones y mensajes.

● Ver: para definir opciones relacionadas con el formato que van a adoptar los objetos de Live Office en la aplicación Microsoft.



● Panel: para definir opciones del panel de Live Office en Microsoft Outlook.● Plataforma de BI: para configurar opciones de conexión con la plataforma SAP BusinessObjects Business

Intelligence.

2.7.1 Para establecer las opciones generales

1. Abra el producto de Microsoft Office para el que desea configurar las opciones de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha General y establezca las siguientes opciones:


Menú contextual El menú contextual aparece al hacer clic con el botón derecho en un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office. Seleccione una opción para definir cómo debe aparecer el menú contextual en el producto Office:○ Reemplazar menú de <aplicación>: las opciones de la aplicación (Word, Excel, PowerPoint) no

están disponibles en el menú contextual.○ Agregar a menú de <aplicación>: en el menú contextual están disponibles las opciones de apli

caciones y las opciones de Live Office.○ Usar solo el menú de <aplicación>: las opciones de Live Office no están disponibles en el menú

contextual.

Preguntar antes de sobrescribir celdas de Live Office

Si una celda de Microsoft Excel contiene datos de Live Office, al intentar introducir otros datos en la celda, aparece una advertencia.

Actualizar objeto de Live Office cuando cambie la celda de enlace

Cuando un objeto de Live Office de un documento de Microsoft Excel está enlazado a una celda y cambia el enlace de celda, el objeto se actualiza automáticamente.

Actualizar objeto de Live Office al abrir documento

Al abrir un documento de Microsoft Office, los objetos de Live Office insertados en el documento se actualizan con los datos actuales en la plataforma de BI.

Copiar y pegar con conectividad de Live Office

Si selecciona esta opción, al copiar un objeto de Live Office en una aplicación de Microsoft Office se mantiene la conectividad del servidor.

Si planea distribuir documentos con objetos de Live Office incrustados y le preocupa el acceso a los datos y la seguridad, puede desconectar la conectividad de la plataforma de BI con los objetos incrustados en aplicaciones Office.

Desmarque esta opción para desconectar los objetos copiados de los datos de la plataforma de BI.

PrecauciónCuando los objetos están desconectados no pueden establecer una conexión mediante Live Office y la información del objeto no se actualiza.

Actualizar fórmulas para incluir/excluir celdas al actualizar

Si selecciona esta opción, el objeto Live Office actualizará automáticamente las fórmulas al agregar o eliminar celdas.

Deseleccione esta opción para preservar los valores y la fórmula originales.




Cuadro de mensaje Haga clic en Restaurar valores predeterminados para habilitar todos los mensajes de advertencia que se han deshabilitado al seleccionar No volver a mostrar este mensaje en el cuadro de diálogo de mensajes de error.

2.7.2 Para establecer las opciones de visualización

1. Abra la aplicación de Microsoft Office.

2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Ver y defina las siguientes opciones:


Insertar sección del informe con formato de informe

Seleccione esta opción para incluir la configuración de formato del informe (fuente, color, etc.) al insertar los datos del informe en el documento Office. Si no se selecciona esta opción, solo se insertan los datos del informe.

Mostrar filtros como comentarios

Cuando los objetos del campo de Crystal Reports de Microsoft Excel contienen filtros, seleccione esta opción para mostrar los filtros como comentarios en el encabezado de columna para el campo.

Avisar al usuario cuando se produzca una operación que pueda requerir mucho tiempo

Al seleccionar esta opción, se abre un cuadro de diálogo de advertencia en Microsoft Word y Outlook para informar a los usuarios de que se ha seleccionado una operación grande o que consume mucho tiempo. Los usuarios también reciben la opción de reducir el impacto del rendimiento limitando la cantidad de datos recuperados para la operación.

Si selecciona esta opción, puede configurar el número de celdas a las que afecta una operación para desencadenar este cuadro de diálogo.

Valores de celda predeterminados

Defina los mensajes de error predeterminados y las cadenas que aparecerán en las celdas de su documento cuando no haya datos disponibles. Introduzca un valor predeterminado en los siguientes campos:○ Ningún dato: introduzca el valor para usar cuando la celda no contenga datos. El valor prede

terminado está en blanco.○ Error de datos: introduzca el valor para usar cuando la celda contenga un error. El valor pre

determinado es #DataError.○ Ocultar datos: introduzca el valor para usar cuando los datos de la celda estén ocultos. El

valor predeterminado es #Concealed.

Encabezado de columna

Seleccione una de las siguientes opciones para especificar la información que aparece en los encabezados de columna de los objetos insertados:○ Nombre de campo○ Descripción del campo○ Ambos

2.7.3 Configurar las opciones de la plataforma de BI

1. Abra el producto de Microsoft Office para el que desea configurar las opciones de Live Office.



2. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Plataforma de BI y configure las siguientes opciones:


Usar el criterio de inicio de sesión especificado

Seleccione esta opción para permitir el inicio de sesión automático en la ubicación especificada.

Nombre de usuario Escriba el nombre de usuario que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

Contraseña Escriba la contraseña que se usará para iniciar sesión en el repositorio.

URL de servicios Web

Escriba la dirección web del servidor de servicios web al que accederá el repositorio. Use el siguiente formato: http://<hostlocal>:<puerto>/<nombreaplcweb>/serviciosDonde <hostlocal> es el nombre del sistema, <puerto> es el número de puerto y <nombreaplcweb> es el nombre de la aplicación web que se ha configurado para el servicio web.

Sistema Introduzca el nombre del sistema o host local.

Autenticación El método de autenticación usado por el servicio web. Al escribir la dirección URL de los servicios Web, se agregan las opciones disponibles en el servidor especificado a la lista.

Habilitar Inicio de sesión único del Directorio de Windows Active

Si el inicio de sesión único (SSO) está configurado en la plataforma de BI, seleccione esta opción para permitir el SSO para Live Office. Si está habilitado el SSO, cuando los usuarios soliciten datos de informe, Live Office usará las credenciales de inicio de sesión de la plataforma de BI para acceder al origen de datos, en lugar de solicitar otro inicio de sesión.

Especificar la dirección URL para enviar los datos a SAP BusinessObjects Explorer

Si SAP BusinessObjects Explorer está desplegado en un sistema distinto a la plataforma de BI, seleccione esta opción para especificar la dirección Web para enviar los datos de Live Office a SAP BusinessObjects Explorer.

Use el siguiente formato: http://<hostlocal>:<puerto>/explorer

Donde <hostlocal> es el nombre del sistema y <puerto> es el número de puerto.

Especificar la dirección URL para abrir el documento para ver el objeto en el explorador Web

La dirección URL de OpenDocument proporciona una forma estándar de abrir documentos e informes que se han publicado en la plataforma de BI. Para ver objetos en un explorador Web, especifique la dirección URL de OpenDocument definida en la plataforma de BI.

Si el sistema usa un proxy inverso, especifique su dirección URL. Por ejemplo, http://<ServidorProxyInverso>:<PuertoServidorProxyInverso>/<PlataformaLanzamientoProxy>/opendoc/openDocument.jsp

Donde <ServidorProxyInverso> es el servidor proxy inverso, <PuertoServidorProxyInverso> es el puerto de escucha del proxy inverso y <PlataformaLanzamientoProxy> es la ruta virtual para la Plataforma de lanzamiento de BI.

Seleccionar la configuración regional de visualización preferida

El valor de configuración regional de visualización afecta al formato de presentación de datos de tipo fecha, hora y número para objetos de Live Office.

NotaEl valor de configuración regional de visualización no está disponible en los objetos de campo de Crystal Reports.



2.7.4 Configurar las opciones del panel de Live Office

1. Abra Microsoft Outlook.

2. Haga clic en Live Office Opciones .3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Panel y defina las opciones siguientes:


Asociación Especifique el número de días que deben conservarse las asociaciones entre objetos y mensajes. Haga clic en Eliminar para eliminar asociaciones más antiguas que el número de días especificado.

Buscar Configura el número de elementos que aparecen en una sola página del panel de resultados de la búsqueda.

Notificación Si el panel de Live Office está cerrado al seleccionar un mensaje de correo electrónico insertado u objetos de Live Office sugeridos, el software puede proporcionar una notificación. Para habilitar notificaciones, seleccione una o las dos opciones siguientes:○ En la ventana del mensaje de correo electrónico, abra el panel de Live Office: si selecciona esta op

ción, se muestra en panel de Live Office al abrir un correo electrónico con contenido de Live Office en una ventana independiente.

○ En la lista de mensajes y el panel de lectura, mostrar una alerta de escritorio: si selecciona esta opción, aparece una alerta de escritorio al seleccionar un correo electrónico con contenido de Live Office en la lista de mensajes.

Importar datos de usuario al panel de Live Office

Si ha exportado anteriormente los datos de Live Office, incluidos los favoritos y las asociaciones, puede importarlos en el panel de Live Office.

NotaImportar datos de usuario sustituye los datos de usuario de Live Office actuales. Se pierden las asociaciones existentes que no se encuentran en el archivo importado y las asociaciones importadas para los mensajes de correo electrónico que no se encuentran en la bandeja de entrada actual. Los favoritos de Live Office se fusionan, pero los elementos con conflictos se sobrescriben con los datos importados.

Exportar datos de usuario desde el panel de Live Office

Puede exportar los datos de usuario de Live Office incluidos los favoritos y las asociaciones como una copia de seguridad. Si debe volver a instalar o invertir los datos a una versión anterior, puede importar los datos de usuario exportados con el botón Importar.



3 Trabajar con el contenido de SAP Crystal Reports

Con Live Office, puede beneficiarse de la potencia, comodidad y fiabilidad de la funcionalidad de SAP Crystal Reports desde las aplicaciones de Microsoft Office que usa diariamente para tomar mejores decisiones empresariales. Simplemente seleccionando o haciendo clic, puede supervisar fácilmente las tendencias de ventas regionales o analizar las cifras de ventas trimestrales desde Microsoft Office Excel, Word, Outlook o PowerPoint, y compartir dicho análisis con sus colegas para tomar decisiones con más fundamento.

Con Live Office, tiene la tranquilidad de saber que los datos a los que accede para tomar decisiones empresariales son fiables, recientes y se pueden actualizar fácilmente a petición desde la base de datos. La exactitud de los datos ya no es ninguna preocupación.

Con el Asistente de inserción de Live Office, puede insertar partes o campos de un informe de Crystal Reports en los documentos de Microsoft Office.

NotaEn esta versión, Live Office no admite SAP Crystal Reports para Enterprise 4.1.

3.1 Insertar contenido de Crystal Reports

Se puede agregar el contenido de Crystal Reports desde el menú de Live Office o desde la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el Asistente de inserción de Live Office que le guiará a través de la elección de un informe, la selección de objetos de datos de Crystal Reports y la inserción de dichos objetos en las aplicaciones de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook o Word como objetos de Live Office.

3.1.1 Para iniciar el Asistente de inserción de Live Office

1. Abra un documento de Microsoft Office y coloque el cursor en el lugar en el que desea insertar el objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Informes de Crystal en el menú de cinta.El Asistente de inserción de Live Office se abre para mostrar el proceso de inserción de un objeto de Crystal Reports. Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeTrabajar con el contenido de SAP Crystal Reports



Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 9]

3.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

En la página Elegir documento se muestra el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para que pueda ir hasta el informe que desee usar. Muestra todos los informes de Crystal a los que puede acceder, incluyendo los informes que se encuentran en las publicaciones.

Para insertar una instancia de informe en Live Office, debe estar almacenada en el repositorio de la plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

SugerenciasTambién puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras claves, contenido o todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si importa el contenido a un correo electrónico de Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realiza de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

NotaSi selecciona un informe seguro que necesita un inicio de sesión en la base de datos, se le solicitará que introduzca las credenciales de inicio de sesión en la base de datos. Consulte Acceder a las bases de datos seguras [página 28].

3.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office, realice lo siguiente para desplazarse hasta el archivo que desee usar:

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Mostrar carpetas ( ).

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Mostrar categorías ( ).○ Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia

de la publicación.

○ Para actualizar la lista de objetos disponibles desde el repositorio, haga clic en el botón Actualizar ( ).○ Para buscar un informe concreto, seleccione en la barra de herramientas el campo que desee buscar en

la lista campo, introduzca el término que desee buscar en el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar.○ Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el

encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.○ Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugerencias.



SugerenciasLos elementos incluidos en la carpeta Sugerencias se basan en el asunto introducido para el mensaje.

○ Para buscar un informe creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta Recientes.2. Seleccione un informe y haga clic en Siguiente.

Si el informe seleccionado contiene parámetros, se abrirá la página Especificar valores de parámetros. De lo contrario, se abrirá la página Elegir datos.

3.1.3 Asistente de inserción: Especificar valores de parámetros

La página Especificar valores de parámetros se abre cuando el informe seleccionado contiene parámetros.

La página Especificar valores de parámetro le permite especificar los parámetros a usar en el informe. Los parámetros definidos para un informe pueden ser obligatorios u opcionales. Para los parámetros obligatorios, debe definir los valores antes de continuar. Los valores de los parámetros opcionales se pueden definir más adelante.

Los parámetros se pueden usar para llenar las listas de selección dinámicas. Por ejemplo, un objeto de informe llamado “Actividades por ubicación” que un jefe de ventas use para supervisar la actividad de ventas regionales, podría tener un parámetro llamado “Seleccionar región” con una lista de valores que contuviera “Este” y “Oeste”.

Después de insertar el informe como un objeto de Live Office, puede enlazar la lista de valores de parámetro a celdas concretas de la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel para poder actualizar de manera más sencilla. Para obtener información acerca del enlace de parámetros y la modificación de los valores de parámetros, consulte Modificar la configuración de parámetros y peticiones [página 60].

3.1.3.1 Para especificar valores de parámetro

1. En la página Especificar valores de parámetros, especifique el valor de parámetro para cada parámetro definido.

NotaPuede seleccionar no especificar valores para parámetros opcionales.

2. Haga clic en Siguiente.

Se abre la página Elegir datos.



3.1.4 Asistente de inserción: Elegir datos

La página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office permite seleccionar las secciones o campos del informe para incluir en el objeto de Live Office. Para cambiar entre la vista de las partes y la vista de los campos, haga clic en los botones Cambiar a campos y Cambiar a partes.


Seleccionar secciones como el conjunto de datos [página 22]Seleccionar campos como conjunto de datos [página 23]

3.1.4.1 Seleccionar secciones como el conjunto de datos

1. En la página Elegir datos, si se seleccionan la vista de campos, haga clic en el botón Cambiar a secciones.2. Para modificar los valores del parámetro de un informe con parámetros interactivos, haga clic en el botón

Alternar panel de parámetros ( ).Los parámetros del informe aparecen en una lista en este panel, junto con los valores que se han especificado para cada parámetro.

○ Para agregar un valor de parámetro, haga clic en el área en blanco Valor de parámetro debajo del nombre del parámetro y escriba un valor.

NotaSi se especifica valores de parámetro no válidos, como valores en blanco, aparecerá un icono de advertencia para el parámetro y no se podrá actualizar el informe. Debe especificar un valor correcto o eliminar el valor.

○ Para cambiar un valor de parámetro, haga clic en el valor bajo el nombre del parámetro y escriba un nuevo valor.

NotaAlgunos valores solo se pueden cambiar desde el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro.

○ Para seleccionar los valores de parámetro desde el cuadro de diálogo Introducir valores de parámetro, seleccione el parámetro y haga clic en el icono Mostrar el cuadro de diálogo Avanzado. Este cuadro de diálogo muestra más opciones de algunos parámetros. Especifique los valores y haga clic en Aceptar.

○ Para eliminar un valor de parámetro, seleccione el valor y haga clic en Eliminar.○ Para actualizar el informe según los nuevos valores de parámetro, haga clic en Aplicar.

3. Localice los datos que desee incluir en el informe.

○ Si el informe contiene varias páginas, puede usar las flechas de navegación para ver las distintas páginas.○ Para buscar contenido específico en el informe, puede buscar el texto al hacer clic en el botón Buscar

texto ( ). La función de búsqueda busca texto en la página del informe que visualiza actualmente.



○ Para ver un panel con los grupos de datos del informe, haga clic en el botón Mostrar/ocultar el árbol de

grupos ( ). Puede hacer clic en los grupos para resaltar los datos del informe.4. En el visor de documentos, haga clic en las secciones de informe u objetos que desee insertar. Para

seleccionar varios objetos, arrastre un cuadro por los objetos o mantenga pulsado Ctrl mientras selecciona los objetos. También puede usar Alt + Clic para seleccionar una columna de datos completa.

Nota

Para copiar la selección actual como contenido estático, haga clic en el botón Copiar ( ). Puede pegar el contenido en el documento de Office cuando termine de trabajar con el Asistente de inserción de Live Office.


Se abre la página Resumen.

3.1.4.2 Seleccionar campos como conjunto de datos

1. En la página Seleccionar datos, si está seleccionada la vista Partes, haga clic en el botón Cambiar a campos.2. En la lista Campos disponibles, haga clic en el campo que desee incluir en el objeto de informe y, a

continuación, haga clic en la flecha derecha (>) para moverlo a la lista Campos seleccionados.3. Use las flechas arriba y abajo a la derecha de la lista Campos disponibles para cambiar el orden de los campos

incluidos, según sea necesario.4. Haga clic en Siguiente.

Se abre la página Configurar filtros.

3.1.5 Asistente de inserción: Establecer filtros

Si ha insertado los datos como campos, se abrirá la página Configurar filtros en el Asistente de inserción de Live Office, de modo que pueda aplicar filtros en los campos que se incluyen en el objeto de Live Office para restringir la cantidad de datos del informe. Los filtros restringen los datos del informe, incluso si los campos no aparecen en el documento.

NotaEn Microsoft PowerPoint, el objeto de Live Office solo puede mostrar 50 filas y 50 columnas de datos. Si inserta una vista de informe con más datos, éstos se truncan. Puede reducir el número de campos que muestra el objeto de informe o agregar filtros para reducir los datos hasta el límite de 50 filas y 50 columnas.



3.1.5.1 Para filtrar los datos

1. En la página Configurar filtros, seleccione el campo que desea filtrar.2. Seleccione un operador de la lista Operador.

NotaSi desea incluir o excluir valores nulos, puede usar los operadores <es nulo> o <no es nulo> junto con otros operadores. El operador <no es igual que> también filtra valores nulos.

NotaLive Office no puede recuperar los valores calculados desde la base de datos subyacente.

3. Si aparecen varios campos Valor después de seleccionar el operador, especifique los valores adecuados para el filtro.Se configura el filtro.

4. Para configurar más filtros, repita los pasos anteriores.Puede configurar varios filtros para cada campo. Para eliminar un filtro, selecciónelo y haga clic en Eliminar filtro.



3.1.6 Asistente de inserción: Resumen

La página Resumen del Asistente de inserción de Live Office muestra el nombre del objeto, el número de objetos seleccionados y la ruta a los objetos. Si lo desea, puede introducir un nombre distinto para el objeto de Live Office.

Para finalizar el proceso e insertar el objeto, haga clic en Finalizar.

3.2 Agregar más secciones de informe desde el mismo origen de datos

Puede agregar rápida y fácilmente secciones de informe adicionales desde el mismo origen de datos en su documento de Microsoft Office.

NotaLa información de esta sección no se aplica a los objetos de Live Office incrustados en un correo electrónico recibido.

1. Seleccione el objetos de Live Office de origen.



2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Nuevo objeto del mismo informe .

Se abre el cuadro de diálogo Insertar desde el mismo origen. Al igual que la página Elegir datos del asistente de inserción de Live Office, este cuadro de diálogo permite seleccionar secciones de informe para insertar.

3. En la aplicación de Microsoft Office, coloque el cursor en el lugar en el que desee insertar el contenido.4. Seleccione las secciones de informe adicionales y haga clic en Insertar.5. Repita los pasos 3 y 4 según sea necesario para agregar más secciones de informe al documento.6. Haga clic en Cerrar.


Seleccionar secciones como el conjunto de datos [página 22]

3.3 Modificar el contenido de Crystal Reports

Existen varias funciones en SAP BusinessObjects Live Office que permiten modificar fácilmente los objetos de Crystal Reports existentes.


Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office [página 57]

3.3.1 Agregar contenido personalizado a objetos de Live Office

Los objetos de Live Office insertados como tablas se componen de filas y columnas. Puede insertar filas o columnas para agregar contenido personalizado al objeto. El contenido personalizado se conserva cuando se actualizan los datos del objeto.

1. Vaya al objeto de Live Office.2. Seleccione la celda adyacente en la que desea insertar una columna o fila.

Al agregar filas, se insertan encima de la celda seleccionada. Las columnas se insertan a la izquierda de la celda seleccionada.

3. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Insertar fila o Insertar columna.4. Repita este paso hasta que haya insertado el número de filas o columnas deseado.

Para eliminar una fila o columna del contenido personalizado, seleccione una celda de la fila o columna. Haga clic con el botón derecho, seleccione Live Office y haga clic en Eliminar fila o Eliminar columna.



3.3.2 Modificación de campos

Puede agregar o eliminar campos de un objeto de informe basado en un documento o instancia de documento de Crystal Reports.

NotaEsta función no se aplica a las secciones de informe.

3.3.2.1 Para agregar o eliminar campos

1. Haga clic en una celda del objeto de Live Office.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Agregar o eliminar campos .3. En el cuadro de diálogo Elegir datos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

○ Para agregar un campo, en la lista Campos disponibles, haga clic en el campo y muévalo hacia la lista Campos seleccionados.

○ Para eliminar un campo, en la lista Campos seleccionados, haga clic en el campo y muévalo hacia la lista Campos disponibles.

○ Para cambiar el orden de los campos, en la lista Campos seleccionados, seleccione el campo y use las flechas arriba y abajo para moverlo dentro de la lista.

4. Haga clic en Aceptar.


Seleccionar campos como conjunto de datos [página 23]

3.3.3 Modificar filtros

Puede agregar, modificar y eliminar filtros del documento. Puede aplicar filtros a cualquier campo, excepto en los campos calculados en el documento de Crystal Report de origen, aunque no se muestre el campo.

3.3.3.1 Para agregar o modificar un filtro

1. Haga clic en cualquier celda del informe que desea modificar.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Agregar o modificar .3. En la página Configurar filtros, agregue, elimine o modifique los filtros para el informe, según sea necesario.



NotaSi asigna formato a celdas individuales de un objeto de informe y a continuación cambia los filtros, las celdas formateadas podrían desaparecer.

4. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.


Para filtrar los datos [página 24]

3.3.3.2 Para eliminar un filtro

1. Seleccione una celda del documento que contiene el filtro que desea eliminar.

2. Haga clic en Live Office Modificar Configuración de filtros Agregar o modificar .3. En la página Configuración de filtros, seleccione el filtro que desee eliminar.4. Haga clic en Eliminar filtro y haga clic en Aceptar.

3.3.3.3 Elegir valores de campo específicos como parámetros de filtro

Para estrechar los datos incluidos en un informe, puede centrarse en un conjunto concreto de valores de campo o filtrarlo.

Por ejemplo, si los datos del informe contienen información sobre una gama de bicicletas, podría tener tres campos con la siguiente información: tamaño, color y precio. Las bicicletas podría fabricarse en cuatro colores: rojo, negro, azul y verde. Para mostrar solo el tamaño y el precio de las bicicletas negras, puede usar la configuración del filtro Centrarse en valor para que el campo de color devuelva solo dicha información. Además, puede usar Excluir valor para excluir valores específicos.

3.3.3.3.1 Para centrarse en un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor de campo que desea incluir como filtro.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Centrarse en valor .

El informe solo incluye los datos que pertenecen al valor del filtro seleccionado.



3.3.3.3.2 Para excluir un valor de campo

1. Haga clic en la celda que contiene el valor que desea excluir.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Configuración de filtros Excluir valor .

Las filas para ese campo que contienen el valor seleccionado se eliminarán del informe.

NotaPara restablecer la vista predeterminada, elimine el filtro.


Para eliminar un filtro [página 27]

3.4 Acceder a las bases de datos seguras

Por razones de seguridad, el administrador del sistema puede que haya protegido mediante contraseña ciertos documentos y repositorios de Crystal Reports. Al acceder o actualizar dichos documentos o repositorios se le solicitará que escriba las credenciales de inicio de sesión de la base de datos.

3.4.1 Para acceder a bases de datos seguras

1. Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2. Haga clic en Live Office Insertar contenido de Crystal Reports .Se inicia el Asistente de inserción de Live Office.

3. En la página Elegir documento, desplácese a un documento protegido que necesite credenciales de inicio de sesión de base de datos.

4. Cuando se le solicite, introduzca las credenciales de inicio de sesión.


Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 9]Asistente de inserción: Elegir documento [página 20]



4 Trabajar con contenido de Web Intelligence

SAP BusinessObjects Web Intelligence proporciona acceso a la información empresarial por las intranets y extranets para crear consultas ad hoc y usarWeb Intelligence.

Con Live Office, puede compilar, analizar y manipular datos de Web Intelligence desde documentos de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook y Word, y usar estos datos para tomar decisiones colaborativas.

4.1 Insertar contenido de Web Intelligence

Se puede agregar contenido de Web Intelligence desde el menú de Live Office o a través de la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos inician el Asistente de inserción de Live Office, que le indicará cómo elegir un informe, seleccionar objetos de datos de Web Intelligence, e insertar dichos objetos en aplicaciones de Microsoft Office Excel, PowerPoint, Outlook o Word, como objetos de Live Office.



2. Haga clic en Live Office Web Intelligence .

3. Live Office también puede iniciar el asistente de inserción desde Insertar Web Intelligence .

El Asistente de inserción de Live Office se abre para mostrar el proceso de inserción de un objeto de Web Intelligence. Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.



4.1.2 Asistente de inserción: Elegir documento

En la página Elegir documento se muestra el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para que pueda ir hasta el informe que desee usar. Muestra todos los documentos de Web Intelligence a los que puede acceder.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeTrabajar con contenido de Web Intelligence


Para insertar una instancia de informe en Live Office, esta debe estar almacenada en el repositorio de la plataforma de BI. Las instancias que se envían directamente a una bandeja de entrada de BI no se almacenan en el repositorio y no se pueden insertar en Live Office.

SugerenciasTambién puede usar la funcionalidad de búsqueda para buscar por título, palabras clave, contenido o en todos los campos a fin de localizar un informe específico rápidamente. Si importa el contenido a un correo electrónico de Microsoft Outlook, el cuadro de diálogo de búsqueda realiza de forma predeterminada una búsqueda de contenido según la línea de asunto del correo electrónico.

4.1.2.1 Para buscar documentos en el repositorio

1. En la página Elegir documento del Asistente de inserción de Live Office, realice lo siguiente para desplazarse hasta el archivo que desee usar:

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de carpetas, haga clic en el botón Mostrar carpetas ( ).

○ Para cambiar la vista de árbol a una lista de categorías, haga clic en el botón Mostrar categorías ( ).○ Para ver los informes que contiene una publicación, en la lista de carpetas, haga doble clic en la instancia

de la publicación.

○ Para actualizar la lista de objetos disponibles desde el repositorio, haga clic en el botón Actualizar ( ).○ Para buscar un informe concreto, seleccione en la barra de herramientas el campo que desee buscar en

la lista campo, introduzca el término que desee buscar en el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar.○ Para ordenar la lista de los informes disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el

encabezado de la columna en la que desee basar la ordenación.○ Para ver una lista de informes sugeridos en Microsoft Outlook, expanda la carpeta Sugerencias.


○ Para buscar un informe creado o modificado recientemente en Live Office, expanda la carpeta Recientes.2. Seleccione un informe y haga clic en Siguiente.

Se abre la siguiente página del Asistente de inserción de Live Office.

4.1.3 Asistente de inserción: especificar fecha clave

Si los datos del documento de Web Intelligence seleccionado se basan en una variable de fecha clave, se abre la página Especificar fechas clave.

En algunas bases de datos, los atributos y jerarquías que dependen de fechas se evalúan mediante una variable de fecha clave (KEY DATE). Por ejemplo, los resultados financieros se pueden publicar en una fecha específica o al inicio de los nuevos años fiscales. Puede usar Live Office para insertar y actualizar datos que contengan configuración de fecha clave.



4.1.3.1 Para especificar fechas clave

1. En la página Especificar fechas clave, especifique cómo desea configurar las fechas clave.

○ Para un informe de Web Intelligence con una única fecha clave, están disponibles las siguientes opciones:


Usar la fecha predeterminada Seleccione esta opción para establecer el valor de fecha clave en el valor predeterminado asignado para el objeto.

Establecer una fecha Seleccione esta opción para especificar el valor de fecha clave.

○ Para un informe de Web Intelligence con varias fechas clave, están disponibles las siguientes opciones:


Usar la fecha predeterminada para todas las consultas Seleccione esta opción para configurar los valores de fecha clave según los valores predeterminados asignados para el objeto.

Establecer una fecha para todas las consultas Seleccione esta opción para especificar un único valor de fecha clave que usarán todas las consultas.

Establecer una fecha para cada consulta Seleccione esta opción para configurar la fecha clave para cada consulta individualmente.


Se abre la siguiente página del Asistente de inserción de Live Office.

4.1.4 Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

Un contexto es un grupo de objetos de datos definidos que comparten un propósito comercial común en un universo. Si los datos seleccionados se incluyen en más de un contexto, la página Contextos de consulta específicos se abre para que pueda especificar el contexto que desea usar.

4.1.4.1 Para especificar un contexto

1. Desde la página Especificar contextos de consulta, seleccione un contexto adecuado de la lista de múltiples contextos. Puede seleccionar más de un contexto si esta opción está habilitada en el universo subyacente.


Si el informe de Web Intelligence que ha seleccionado contiene peticiones, se abre la página Especificar valores de petición: si el informe no contiene peticiones, se abre la página Elegir datos.




Si el documento que ha seleccionado contiene peticiones pero no tiene datos o instancias guardadas, se abre la página Especificar valores de petición.

La página Especificar valores de petición le permite especificar los parámetros a usar en el informe. Las peticiones definidas para un informe pueden ser obligatorias u opcionales. Para las peticiones obligatorias, debe definir los valores antes de continuar. Los valores de las peticiones opcionales se pueden dejar sin definir y se pueden especificar al actualizar el objeto.

4.1.5.1 Para especificar valores de petición

1. En la página Especificar valores de peticiones, realice uno de los siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee especificar:○ Para buscar un valor de petición de una lista de opciones preseleccionada, escriba un valor en el campo

de búsqueda. Haga clic en el icono Buscar ( ) para especificar Ignorar mayúsculas o minúsculas o Distinguir mayúsculas y minúsculas para la cadena de caracteres de búsqueda. Haga clic en > para agregarlo a los valores seleccionados. En el botón de base de datos también está presente un icono de Buscar.

NotaSi la lista de valores disponibles está vacía o se debe actualizar, haga clic en el icono Actualizar lista

( ).

○ Para agregar un valor mostrado a la lista de valores seleccionados, haga doble clic en el valor.○ Para agregar un valor de petición determinado a la lista de valores, escríbalo y haga clic en >.


Se abre la página Elegir datos.

4.1.6 Asistente de inserción: Elegir datos

La página Elegir datos del Asistente de inserción de Live Office permite seleccionar las partes del informe para insertar en el documento de Microsoft Office.

Esta página incluye una barra de herramientas con las siguientes opciones:


Los botones Acercar y Alejar permiten cambiar el nivel del zoom.




El botón Buscar abre un cuadro de diálogo que permite buscar en la página actual una cadena de texto.

Haga clic en el botón Buscar siguiente para resaltar la siguiente instancia de la cadena de texto que buscó en el cuadro de diálogo Buscar.

Haga clic en las flechas de navegación para moverse entre las páginas de un informe.

Haga clic en este botón para ocultar o mostrar el mapa de navegación del informe.

Haga clic en Modo rápido para ver el informe en una única página o haga clic en Modo de página para permitir que el contenido del informe se muestre en varias páginas.


La página Resumen del Asistente de inserción de Live Office muestra el nombre del objeto, el número de objetos seleccionados y la ruta al documento de Web Intelligence. Si lo desea, puede introducir un nombre distinto para el objeto de Live Office.


NotaSi una parte del documento incluye un árbol, se insertará en el Office la opción contraida o expandida de la jerarquía actual. De todos modos, en el Office no está disponibe la opción de contraer o expandir. Para las columnas que contienen una jerarquía, las sangrías reflejan el nivel de cada miembro. Sin embargo, las sangrías no están disponibles para filas que contienen la jerarquía.

4.2 Modificación de valores de fecha clave

Después de insertar un objeto de Live Office basado en el contenido de Web Intelligence, puede modificar el valor y la configuración de Fecha clave igual que cualquier otra petición.

1. Haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y haga clic en Live Office Propiedades .Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

2. Haga clic en la ficha Peticiones.3. En la lista situada debajo del encabezado Peticiones, seleccione la fecha clave que desee modificar y, a

continuación, haga clic en Fecha clave.Se mostrará el cuadro de diálogo Especificar fechas clave.

4. Especifique los valores para las fechas clave.5. Haga clic en Aceptar para continuar con la edición del contenido de Web Intelligence.




Para especificar fechas clave [página 31]

4.3 Agregar más secciones de informe de Web Intelligence

Después de crear un objeto de Live Office desde un documento de Web Intelligence, puede agregar fácilmente más secciones de informe.

4.3.1 Para agregar secciones de informe del mismo origen

1. Seleccione el objeto de Live Office de origen.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Nuevo objeto del mismo informe

Se abre el cuadro de diálogo Insertar desde el mismo origen. Al igual que la página Elegir datos del asistente de inserción de Live Office, este cuadro de diálogo permite seleccionar secciones de informe para insertar.

3. En la aplicación de Microsoft Office, coloque el cursor en el lugar en el que desee insertar el contenido.4. Seleccione las secciones de informe adicionales y haga clic en Insertar.5. Repita los pasos 3 y 4 según sea necesario para agregar más secciones de informe al documento.6. Haga clic en Cerrar.


Asistente de inserción: Elegir datos [página 32]



5 Uso de consultas

Una consulta se usa para responder a una pregunta empresarial de datos almacenados en una o varias bases de datos. Una consulta puede ser sencilla como, por ejemplo, ventas totales del año pasado, o bien, según la necesidad de su negocio, puede ser más compleja, como total ventas, para Producto A, en la Comunidad de Madrid, en el primer trimestre del año pasado.

Las consultas se suelen enviar a las bases de datos en un lenguaje denominado SQL (Structured Query Language) y solo las puede diseñar un experto de TI o en lenguajes de bases de datos. Sin embargo, el Asistente de inserción de Live Office presenta la información disponible en la base de datos como objetos con nombres y significados familiares, y las consultas se elaboran al seleccionar objetos y filtros, de modo que no tenga que conocer SQL o cualquier otro lenguaje de programación complejo.

Los datos se organizan en formato de tabla que puede agregar a los documentos de Microsoft Office.

5.1 Insertar consultas

Se pueden agregar consultas desde el menú de Live Office o desde la barra de herramientas de Live Office. Ambos métodos iniciar el Asistente de inserción de Live Office que indica cómo seleccionar un universo, seleccionar objetos de datos e insertar el contenido en aplicaciones de Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook o Word como objetos de Live Office.



2. Seleccione Live Office Insertar Consulta de universo .

Si todavía no ha iniciado sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, se le solicitará que lo haga.

El Asistente de inserción de Live Office se abre para mostrar el proceso de inserción de un objeto de consulta de universo.



Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeUso de consultas


5.1.2 Asistente de inserción: Elegir universo

La página Elegir universo muestra el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para que pueda desplazarse hasta el origen de datos que desee usar. Muestra todos los universos a los que se puede acceder.

5.1.2.1 Para seleccionar el origen de datos

1. En la página Elegir universo del Asistente de inserción, lleve a cabo una de las siguientes acciones para ir al archivo que desee usar.

○ Para actualizar la lista de objetos disponibles desde el repositorio, haga clic en el botón Actualizar ( ).○ Para buscar un universo concreto, introduzca el campo que desee buscar en el cuadro Buscar de la barra

de herramientas, especifique el término que desea buscar en el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar.

○ Para clasificar la lista de universos disponibles en los resultados de búsqueda, haga clic en el encabezado de columna por el que desea ordenar.

○ En Microsoft Outlook, para ver una lista de los universos sugeridos, expanda la carpeta Sugerencias.


○ Para buscar un universo al que accedió recientemente desde Live Office, expanda la carpeta Reciente.2. Seleccione el universo que desee usar y haga clic en Siguiente.

Se abre la página del asistente Especificar consulta.

5.1.3 Asistente de inserción: Especificar consulta

Después de seleccionar un universo, en la página Especificar consulta puede crear una consulta para definir los datos que responderán a las preguntas empresariales. A continuación, puede insertar los resultados en una aplicación de Microsoft Office.

Esta página incluye una barra de herramientas con las siguientes opciones:


El botón Mostrar/ocultar el panel del administrador muestra u oculta el panel Administrador de la parte izquierda de la ventana. El panel Administrador muestra una vista de árbol de las carpetas y objetos disponibles en el universo seleccionado.




El botón Mostrar u ocultar el panel de filtro muestra u oculta el panel Objetos del filtro de la parte inferior de la ventana. El panel Filtrar objetos muestra los filtros actualmente aplicados a la consulta.

El botón Mostrar diálogo de opciones abre el cuadro de diálogo Opciones para que pueda configurar opciones de consulta. Para obtener más información, consulte Configurar las opciones de consulta [página 44].

El botón Agregar una clasificación permite filtrar los resultados de consulta al crear una clasificación según el objeto seleccionado del panel Administrador. Para obtener más información, consulte Clasificar objetos de consulta [página 39].

El botón Agregar una subconsulta agrega un filtro de subconsulta basado en el objeto seleccionado en el panel Administrador. Para obtener más información, consulte Filtrar con una subconsulta [página 44].

El botón Administrar ordenaciones abre el Cuadro de diálogo de ordenación para que pueda definir el modo en que se deben ordenar los objetos en la consulta. Para obtener más información, consulte Ordenar objetos de consulta [página 40].

Los botones Mover resultado a la izquierda y Mover resultado a la derecha mueven el objeto seleccionado a la izquierda o a la derecha del panel Objetos del resultado.

Los botones Mover filtro arriba, Mover filtro abajo, Mover filtro afuera y Mover filtro dentro permiten ordenar los filtros en el panel Objetos del filtro.

5.1.3.1 Comprensión de los tipos de objetos de consulta

En la página Especificar consulta del Asistente de inserción de Live Office, las carpetas y objetos disponibles en el universo seleccionado se muestran en una lista del panel Administrador a la izquierda de la ventana. Al expandir las carpetas, los objetos se enumeran con un icono para indicar el tipo de objeto. Puede arrastrar los objetos a los paneles Objetos del resultado u Objetos del filtro para crear la consulta.

Los objetos pueden ser de uno de los tipos siguientes:



Tabla 3:

Icono Tipo de objeto

Descripción

Objeto de dimensión

Un objeto de dimensión representa los datos que proporcionan la base para el análisis en un informe. Los objetos de tipo dimensión por lo general recuperan datos con caracteres, por ejemplo, nombres de cliente, nombres de centros de vacaciones o fechas.

Objeto de información

Un objeto de información proporciona datos descriptivos acerca de una dimensión. Un objeto de tipo información siempre está adjunto a la dimensión para la que proporciona información adicional. Por ejemplo, [Edad] es un objeto de información asociado con la dimensión de [Cliente].

Indicador Un objeto de tipo indicador recupera datos numéricos que son el resultado de cálculos en los datos de la base de datos. Por ejemplo, [Volumen de negocios] es el cálculo del número de artículos vendidos multiplicado por el precio del artículo.

Objetos de condición previa

Un objeto de condición previa es un filtro predefinido y solo se puede colocar en el panel Objetos del filtro. Por ejemplo, [Este año] es un filtro predefinido para restringir el conjunto de datos al año actual.

5.1.3.2 Para agregar objetos a consultas

Puede agregar objetos para elaborar consultas al arrastrar objetos desde el panel Administrador hasta los paneles Objetos de resultado u Objetos de filtro. Los objetos del panel Objetos de resultado forman las columnas del objeto de Live Office. Por ejemplo, una consulta podría incluir el año, el representante de ventas, el nombre del cliente y el importe en dólares. Los objetos del panel Objetos del filtro restringen los resultados del conjunto de datos. Por ejemplo, puede aplicar un filtro por año para mostrar solamente los valores del año especificado.

En algunas bases de datos, los atributos y jerarquías que dependen de fechas se evalúan mediante una variable de fecha clave (KEY DATE). Por ejemplo, los resultados financieros se pueden publicar en una fecha específica o al inicio de los nuevos años fiscales. En Live Office, la Fecha clave se trata como una configuración de petición. Si selecciona un universo que contiene una variable Fecha clave, en la página Especificar consulta, la petición [KEYDATE] y su valor actual se muestran a la derecha del panel Objetos de resultado. Puede cambiar el valor de fecha clave en el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave. Este cuadro de diálogo se abre al hacer clic en el botón de fecha clave de la esquina superior derecha de la página Especificar consulta.

NotaTodos los objetos excepto los objetos de condición previa se pueden agregar a las listas Objetos del resultado y Filtrar objetos. Lo objetos de condición previa solo se pueden agregar como objetos del filtro.

Después de agregar objetos a la consulta puede refinar la consulta definiendo tipos de filtro, clasificando objetos y ordenando el conjunto de datos.

Cuando termine de definir la consulta, haga clic en Siguiente.




Clasificar objetos de consulta [página 39]Ordenar objetos de consulta [página 40]Filtrar objetos de consulta [página 40]Configurar las opciones de consulta [página 44]

5.1.3.3 Clasificar objetos de consulta

La clasificación es un método de restringir los datos devueltos por una consulta. Al insertar las consultas, puede agregar clasificaciones a las dimensiones u objetos que están basados en indicadores definidos. Por ejemplo, puede definir una clasificación para limitar la dimensión Nombre de cliente a los siete resultados principales según la Suma de ventas del año pasado.

NotaNo todos los objetos de universo admiten la clasificación. Por ejemplo, no puede clasificar un objeto cuyos valores dependen del orden de los datos ya que la función de clasificación de Live Office cambia el orden de los datos.

5.1.3.3.1 Clasificar consultas

1. En la página Especificar consulta, en el panel Administrador, seleccione la dimensión que desea usar para clasificar los resultados de consulta.

2. Haga clic en el botón Agregar una clasificación ( ).Se agrega una clasificación en el panel Objetos de resultado.

3. En la clasificación, seleccione el calificador de clasificación desde la lista junto al icono Agregar una

clasificación ( ). Elija uno de los siguientes calificadores:

○ Arriba○ Abajo○ % superior○ % inferior

4. En el cuadro junto al calificador seleccionado, configure el número o el porcentaje de resultados que incluirá la clasificación.

5. Arrastre un indicador al área Respecto a.Los resultados se clasificarán por el valor de dicho indicador.

6. En caso necesario, arrastre un objeto al área Para cada.La clasificación se aplicará para cada resultado de dicho objeto. Por ejemplo, si arrastra una dimensión País a esta área, la clasificación se aplicará independientemente a los resultados para cada país.

7. Repita los pasos 1 a 6 para configurar otra clasificación o seguir elaborando la consulta.



5.1.3.4 Ordenar objetos de consulta

Puede aplicar un orden de clasificación específico a los objetos incluidos en una consulta. El orden de clasificación se refleja en los resultados recuperados de la consulta.

1. En la página Especificar consulta del asistente de inserción de Live Office, haga clic en el botón Administrar

ordenación ( ).2. En el cuadro de diálogo Ordenación, en la lista Objetos disponibles, seleccione un objeto y muévalo a la lista

Ordenaciones de la consulta.

NotaNo puede seleccionar una carpeta completa para la ordenación.

3. Seleccione un objeto en la lista Ordenaciones de la consulta y realice una de las siguientes acciones:

○ Para especificar el orden de clasificación seleccione el botón Ascendente o Descendente.De modo predeterminado, los objetos se ordenan en orden ascendente.

○ Para priorizar los objetos que ordenarán la consulta, use los botones Arriba y Abajo para mover los objetos dentro de la lista Ordenaciones de la consulta.

4. Cuando termine de definir la ordenación, haga clic en Aceptar.

5.1.3.5 Filtrar objetos de consulta

Al agregar los objetos al panel Filtrar objetos de la página Especificar consulta, puede seleccionar un tipo de filtro y uno de los cuatro tipos de selección. El tipo de filtro (por ejemplo, En lista, Entre, Es nulo, etc.) afecta a los campos y a los tipos de selección disponibles para el objeto.

NotaNo puede agregar un filtro a los tipos de objeto de condición previa.

1. En la página Especificar consulta, desde el panel Administrador, seleccione un objeto y arrástrelo al panel Filtrar objetos.

2. En el panel Filtrar objetos, desde la lista Tipo de filtro junto al nombre del objeto de filtro, seleccione una de las siguientes opciones:


Igual a/No igual a El filtro incluye elementos que incluyen/excluyen el valor especificado.

Mayor que/Mayor que o igual a

El filtro incluye elementos cuyo valor es mayor que/mayor que o igual al valor especificado.

Menor que/Menor que o igual a

El filtro incluye elementos cuyo valor es menor que/menor que o igual al valor especificado.

Entre/No entre El filtro incluye elementos cuyo valor se encuentra entre/no entre dos valores especificados.




NotaSe debe especificar cada valor de forma separada y puede seleccionar diferentes tipos de selección para cada valor.

En la lista/No en la lista

El filtro incluye elementos cuyo valor se incluye/no se incluye en una lista especificada de elementos.

Es nulo/No es nulo El filtro incluye elementos cuyo valor es Nulo/No es nulo.

Ambos El filtro incluye elementos que contienen los dos valores especificados.

NotaSe debe especificar cada valor de forma separada y puede seleccionar diferentes tipos de selección para cada valor.

Excepto El filtro incluye todos los elementos excepto aquellos que contienen el valor especificado.

3. En el objeto de filtro, desde la lista Tipo de selección, seleccione el método que desee usar para especificar los valores del filtro de una de las siguientes opciones:

NotaLa lista Tipo de selección no está disponible para los objetos de universos OLAP o cuando se seleccionan los siguientes tipos de filtro: En la lista, No en la lista, Es nulo y No es nulo.


Constante Esta opción le permite escribir el valor del filtro en un cuadro a la izquierda de la lista Tipo de selección.

Lista de valores

Esta opción le permite seleccionar los valores de filtrado de una lista de valores definidos por el objeto de filtrado. Al seleccionar esta opción, se abre el cuadro de diálogo Lista de valores para que pueda seleccionar los valores. También puede hacer clic en el botón Lista de valores para abrir el cuadro de diálogo.

Petición Esta opción le permite definir una petición para especificar el valor del filtro cada vez que la consulta se eje

cute o se actualice. Para configurar los ajustes de la petición, puede hacer clic en el botón Petición ( ).

Objeto Esta opción permite especificar un objeto para usarlo como un filtro.

NotaEl tipo de selección Objeto no está disponible para los objetos de universos OLAP o cuando se seleccionan los siguientes tipos de filtro: En la lista, No en la lista, Es nulo y No es nulo.

4. Repita estos pasos para agregar filtros adicionales, en caso necesario.Para organizar varios filtros, puede seleccionar filtros y usar los botones deMover filtro a la derecha del panel Filtrar objetos. Puede agrupar los filtros y hacer doble clic en Y u O para cambiar el operador que vincula un grupo de filtros.

5. Cuando termine de definir los filtros, haga clic en Siguiente.




Para seleccionar valores de filtro de una lista [página 42]Para configurar peticiones de selección de filtros [página 42]Configurar objetos como filtros [página 43]

5.1.3.5.1 Para seleccionar valores de filtro de una lista

Para definir los valores de filtro debe agregar antes un objeto de filtro. Al seleccionar Lista de valores de la lista Tipo de selección, se abre el cuadro de diálogo Lista de valores.

1. En el cuadro de diálogo Lista de valores, realice una de las siguientes acciones:


Escribir los valores que se usarán En el cuadro Escriba un valor, introduzca el valor que se usará y muévalo a la lista Valor seleccionado.

Seleccionar los valores de una lista de valores disponibles para el objeto

En la lista de valores situada a la izquierda, seleccione los valores que desea usar y muévalos a la lista Valor seleccionado.

Cambiar el sentido de la ordenación de la lista de valores entre ascendente y descendente

En la parte superior de la lista de valores, haga clic en el nombre del objeto de filtro.

Recuperar valores actualizados del origen de datos

Haga clic en el botón Actualizar ( ).

Buscar valores del filtro En el cuadro Buscar, escriba el texto para buscar y pulse Intro .

NotaPara cambiar las opciones de mayúsculas y minúsculas para la búsqueda, haga

clic en el botón Ignorar búsqueda mayús/minús ( ) para cambiar a la búsqueda con distinción entre mayúsculas y minúsculas o en el botón Sensible a

búsqueda mayús/minús ( ) para cambiar a la búsqueda sin distinción entre mayúsculas y minúsculas.


5.1.3.5.2 Para configurar peticiones de selección de filtros

Antes de configurar una petición, debe agregar un objeto al panel Objetos del filtro y configurar los operadores para el filtro.

Las peticiones de filtro permiten a los usuarios especificar los valores para un filtro al actualizar el objeto de Live Office. Puede configurar opciones para una petición en el cuadro de diálogo Definir una petición.



1. Desde la lista Tipo de selección del filtro, seleccione Petición.

2. Haga clic en el icono Petición ( ) del filtro para abrir el cuadro de diálogo Definir una petición.3. Establezca las siguientes opciones:


Texto de petición Escriba el texto que desea que se muestre como petición de valores que se usará en el filtro.

Petición con Lista de valores

Elija esta opción para seleccionar valores de filtro de una lista de opciones posibles.

Seleccionar solo de la lista

Si ha seleccionado Petición con Lista de valores, seleccione esta opción si desea restringir las selecciones a los elementos de la lista. Si no se selecciona esta opción, los usuarios podrán escribir el valor que desean usar en el filtro.

Conservar últimos valores seleccionados

Seleccione esta opción para preestablecer la selección de filtro en los valores que se usaron la última vez que se actualizó el objeto. Si no se selecciona esta opción, cuando se actualiza el objeto los valores de filtro anteriores se borran y no se introduce ningún valor de forma predeterminada.

Petición opcional Seleccione esta opción si el valor de filtro es opcional y el objeto se puede actualizar sin introducir un valor de filtro.

Definir valores predeterminados

Seleccione esta opción para establecer un valor de filtro predeterminado para usarlo cuando se actualice el objeto. Si selecciona esta opción dispone de opciones adicionales para introducir valores de petición predeterminados realizando una de las siguientes acciones:○ En el cuadro Escriba un valor, introduzca un valor predeterminado y muévalo a la lista

Valores seleccionados.○ Seleccione un valor en la lista y muévalo a la lista Valores seleccionados.○ Haga clic en el botón Actualizar para actualizar los valores de la lista.○ En el cuadro Buscar, introduzca un valor para buscarlo en la lista disponible y pulse Intro .○ Para hacer que la opción de búsqueda ignore o diferencie entre mayúsculas y minúsculas,

haga clic en el botón Buscar y seleccione Ignorar mayúscula o minúscula o Distinguir mayúsculas y minúsculas.


5.1.3.5.3 Configurar objetos como filtros

Para configurar objetos a fin de definir valores de filtro, primero debe agregar un objeto de filtro. Al seleccionar Objeto en la lista Tipo de selección, se abre el cuadro de diálogo Objetos y variables.

1. en el cuadro de diálogo Objetos y variables, en Objetos y variables disponibles, seleccione un objeto de universo.

NotaNo se puede seleccionar una carpeta o filtro de universo predefinido.




5.1.3.5.4 Filtrar con una subconsulta

Las subconsultas permiten crear filtros más complejos. Puede agregar varios objetos a una subconsulta y refinar los resultados al agregar filtros a la subconsulta.

1. En la página Especificar consulta, desde el panel Administrador, seleccione un objeto y haga clic en el botón

Agregar a subconsulta ( ).Un filtro de subconsulta basado en el objeto seleccionado se agrega al panel Objetos del filtro.

2. Para basar el filtro en varios objetos, arrastre los objetos adicionales desde el panel Administrador a la izquierda de la lista Tipo de filtro.

3. En el panel Filtrar objetos, desde la lista Tipo de filtro junto al nombre del objeto del filtro, seleccione el tipo de filtro.Las opciones disponibles son las mismas que para un objeto de filtro normal.

4. Desde el panel Administrador, seleccione el objeto que definirá los valores del filtro y arrástrelo a la derecha de la lista Tipo de filtro.Puede usar varios objetos para configurar los valores del filtro al arrastrar objetos adicionales desde el panel Administrador a la derecha de la lista Tipo de filtro.

5. En caso necesario, seleccione Cualquiera o Todo para determinar si los objetos adicionales amplían o restringen la subconsulta.

6. Para agregar filtros a la subconsulta, arrastre los objetos de la definición de subconsulta y configure los filtros.Los filtros de las subconsultas se pueden agrupar con los botones Mover filtro. Puede hacer doble clic en And u Or para cambiar el operador que vincula los filtros de un grupo.

7. Cuando termine de configurar los filtros, haga clic en Siguiente.

5.1.3.6 Configurar las opciones de consulta

Después de agregar un objeto de consulta, puede configurar opciones para mejorar el rendimiento y la calidad de los datos, incluida la eliminación de filas duplicadas del conjunto de resultados, la configuración de un límite de tiempo para la ejecución de la consulta y la limitación de la cantidad de datos que se devolverá la consulta.

5.1.3.6.1 Para configurar las opciones de consulta

1. En la página Especificar consulta, en la barra de herramientas, haga clic en el botón Opciones de consulta

( ).2. En el cuadro de diálogo Opciones , establezca las siguientes opciones:


Filas duplicadas Seleccione esta opción para permitir filas duplicadas en el resultado de la consulta. Por ejemplo, si realiza una consulta para los valores Año y está permitida la duplicación de filas, la consulta devuelve filas separadas para todos los registros aunque tengan el mismo valor de año. Si no selecciona esta opción, el resultado de la consulta solo devuelve años distintos.




Tiempo máximo de recuperación

Para limitar el tiempo en que se puede ejecutar la consulta, seleccione esta opción y especifique el número de segundos de la lista correspondiente. Para especificar el límite de tiempo, establezca el valor en -1.

Máximo de filas recuperadas

Para limitar el número de filas de datos que puede devolver la consulta, seleccione esta opción y especifique el número de filas de la lista correspondiente. Para no especificar un límite, establezca el valor en -1.

Conjunto de resultados de ejemplo

Para recuperar un conjunto de datos aleatorio dentro de los criterios de selección actuales como ejemplo, seleccione esta opción y especifique el número de filas para devolver en la lista correspondiente.

Fijo Si se selecciona Conjunto de datos de ejemplo, puede seleccionarla para que incluya las mismas filas en el conjunto de ejemplo con cada actualización de datos. Si no selecciona esta opción, en cada actualización de datos, la consulta devuelve un conjunto distinto de filas de ejemplo.


5.1.4 Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos

Un contexto es un grupo de objetos definidos que comparten un propósito comercial común. En los universos, los contextos se usan para evitar consultas ambiguas, como aquellas que contienen objetos que devuelven más de un tipo de información.

Si la consulta seleccionada tiene más de un contexto, se abre la página Especificar contexto de consulta de modo que puede especificar el contexto que desea usar al agregar y definir la consulta.

NotaAsimismo, puede modificar el contexto de consulta en el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.

5.1.4.1 Especificar un contexto de consulta

1. Desde la página Especificar contextos de consulta, seleccione un contexto adecuado de la lista de múltiples contextos. Puede seleccionar más de un contexto si esta opción está habilitada en el universo subyacente.

SugerenciasEl contexto actual se muestra debajo del encabezado Valores seleccionados.


Si la consulta contiene peticiones, se abre la página Especificar valores de peticiones; si no contiene, se abre la página Resumen.




Si la consulta contiene peticiones, se abre la página Especificar valores de petición.

Las peticiones son obligatorias u opcionales. Si todas las peticiones enumeradas en esta página son opcionales, no tiene que especificar un valor de petición en esta etapa; para especificar los valores de peticiones al actualizar el objeto, haga clic en Siguiente.

5.1.5.1 Para especificar valores de petición

1. En la página Especificar valores de peticiones, realice uno de los siguientes procedimientos para cada valor de petición que desee especificar:○ En el campo Escriba un valor, introduzca un valor y muévalo a la lista Valores seleccionados.○ En la lista de valores disponibles, seleccione un valor y muévalo a la lista Valores seleccionados.

SugerenciasSi la lista de valores disponibles está vacía o se debe actualizar, haga clic en el botón Actualizar valores

( ).

○ Para buscar la lista de valores disponibles, escriba un valor en el cuadro de búsqueda y pulse Intro .

SugerenciasPara cambiar las opciones de mayúsculas y minúsculas para la búsqueda, haga clic en el botón Ignorar

búsqueda mayús/minús ( ) para cambiar a la búsqueda con distinción entre mayúsculas y

minúsculas o en el botón Sensible a búsqueda mayús/minús ( ) para cambiar a la búsqueda sin distinción entre mayúsculas y minúsculas.




La página Resumen del Asistente de inserción de Live Office muestra el nombre del objeto, el número de objetos seleccionados y la ruta al objeto. Si lo desea, puede introducir un nombre distinto para el objeto de Live Office.




5.2 Modificar consultas

En esta sección se explica cómo ver y modificar los objetos de Live Office existentes.

5.2.1 Para modificar la definición de una consulta

1. Desde el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente.

2. Seleccione Live Office Editar consulta de universo .3. En la página Especificar consulta, realice los cambios que desee en la definición de la consulta y haga clic en

Aceptar.


Asistente de inserción: Especificar consulta [página 36]

5.2.2 Para modificar el contexto de una consulta

1. Desde el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente y seleccione Live Office Propiedades .

2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, haga clic en la ficha Peticiones para mostrar el contexto de consulta actual.

3. Haga clic en Contexto de consulta.4. En la ventana Especificar contextos de consulta, seleccione el nuevo contexto de la lista Contextos

disponibles.5. Haga clic en Aceptar para enviar el cambio.6. En la ventana Propiedades del objeto de Live Office, haga clic en Aceptar para volver al documento de

Microsoft Office.El objeto de Live Office se actualiza y los datos reflejan el nuevo contexto de consulta.


Asistente de inserción: Contextos de consulta específicos [página 45]



5.2.3 Para modificar los valores de fecha clave de las consultas

Para reinicializar un valor de fecha clave en una consulta, debe editar la consulta.

1. Desde el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en la consulta existente.

2. Seleccione Live Office Editar consulta de universo para ejecutar el Asistente de inserción de Live Office.

3. En la página Especificar consulta, haga clic en el icono Propiedades de fecha clave ( ) para mostrar el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de fecha clave, use las opciones que se proporcionan para modificar la configuración de la fecha clave.

○ Usar la fecha predeterminada: seleccione esta opción para usar la fecha clave predeterminada.○ Establecer una fecha: seleccione esta opción para especificar la fecha clave.

5. Haga clic en Aceptar para guardar el nuevo valor de fecha clave.6. Haga clic en Aceptar para cerrar la página Especificar consulta y actualizar la consulta.

NotaTambién puede modificar la fecha clave en el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office.


Para agregar objetos a consultas [página 38]



6 Uso del panel de Live Office

El panel de Live Office proporciona una forma fácil de acceder a Live Office en Microsoft Outlook. Además de buscar e insertar objetos de Live Office en mensajes, el panel de Live Office ofrece varias herramientas para buscar y ver documentos importantes del repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.


Panel de Live Office [página 13]Configurar las opciones del panel de Live Office [página 18]

6.1 Descripción de la red de relaciones del panel de Live Office

A medida que usa Microsoft Outlook en las actividades empresariales diarias, el panel de Live Office elabora una red de relaciones entre los contactos, los temas del correo electrónico y los documentos a los que se hace referencia. A continuación, al abrir o redactar un mensaje de correo electrónico, el panel de Live Office puede sugerir los documentos pertinentes a la tarea actual según esta red de relaciones.

De forma parecida a una red social, la red de relaciones se desarrolla a medida que crece su negocio. La red se basa en los documentos que asocia a la actividad comercial que usa la tarea de objetos asociada.

Cada vez que se inicia una actividad comercial en Microsoft Outlook, el panel de Live Office analiza el contexto actual de las actividades (por ejemplo, los documentos asociados) para identificar los documentos relacionados con la actividad y el contexto actual.

6.2 Búsqueda en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

Al trabajar con Microsoft Office, puede usar el campo de búsqueda del panel de Live Office para buscar los documentos importantes en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Puede encontrar documentos creados en las siguientes aplicaciones:

● Crystal Reports● Web Intelligence● Microsoft Office

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeUso del panel de Live Office


● Adobe Acrobat● Cuadros de mandos● Espacios de información● Área de trabajo de BI● Paquete de objetos● Flash● TXT● RTF

Los resultados de búsqueda se clasifican por la relevancia con respecto al término de búsqueda, por lo que los elementos más parecidos aparecen cerca de la parte superior de la lista.

6.3 Uso de los favoritos del panel de Live Office

Si usa con frecuencia determinados objetos de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence al trabajar con Outlook, puede agregarlos a las listas de favoritos del panel de Live Office para encontrarlos fácilmente. Si tiene muchos elementos en la carpeta de favoritos, puede buscar en la carpeta un elemento determinado y organizar la carpeta de forma que sea más sencillo localizar los elementos.

6.3.1 Agregar objetos de Live Office a los favoritos

1. En el panel de Live Office, haga clic con el botón derecho en el objeto que desee agregar a los favoritos y haga clic en Agregar a favoritos.Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar a favoritos.

2. En el cuadro Nombre, modifique el nombre de objeto, si lo desea.3. Seleccione la carpeta donde quiere guardar el favorito y haga clic en Aceptar.

SugerenciasPara crear una nueva carpeta, haga clic en Nueva carpeta.

El objeto seleccionado se añadirá a la lista de favoritos.

6.3.2 Para ver favoritos de Live Office

1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón de la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en el botón Favoritos.El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.

2. Para ver una lista de objetos en una carpeta, haga doble clic en la carpeta.

En la lista, haga clic con el botón derecho en un objeto para ver una lista de acciones disponibles para el objeto.



6.3.3 Buscar en favoritos de Live Office

1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en Favoritos.El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.

2. En la parte inferior del panel, haga clic en Buscar en favoritos.3. Introduzca los criterios de búsqueda y haga clic en Aceptar.

6.3.4 Para eliminar favoritos de Live Office

1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón situado a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en el botón Favoritos.El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.

2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar.3. Haga clic en Aceptar.

El objeto se elimina de la lista de favoritos.

6.3.5 Para cambiar el nombre de favoritos de Live Office

1. En el panel de Live Office, haga clic en el botón a la izquierda del cuadro Buscar y, desde la lista, haga clic en Favoritos.El panel muestra los objetos en la lista de favoritos.

2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Cambiar nombre.3. Escriba un nombre nuevo para el objeto y haga clic en Aceptar.

6.4 Visualización de objetos relacionados

En el panel de Live Office, los objetos relacionados incluyen:

● Objetos de Live Office: elementos insertados en el mensaje de correo electrónico del repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

● Asociaciones: documentos que se han asociado al subproceso de correo electrónico actual.● Sugerencias: otros documentos que podrían ser relevantes para el mensaje de correo electrónico. Las

sugerencias se basan en contactos, es decir, contienen documentos que se ha insertado o asociado a un subproceso de correo electrónico que incluya el mismo remitente o destinatarios.

Desde la lista de objetos relacionados, puede hacer clic con el botón derecho de ratón en un objeto para obtener una lista de acciones disponibles para dicho objeto.



6.4.1 Para ver objetos relacionados

1. En Outlook, abra o redacte un mensaje de correo electrónico.2. Si está redactando un mensaje, introduzca los destinatarios y el asunto.3. En el panel de Live Office, haga clic en el botón de la izquierda del cuadro Buscar y haga clic en Objetos

relacionados.El panel muestra los objetos. asociaciones y sugerencias de Live Office para el mensaje.

6.5 Insertar documentos en mensaje de correo electrónico

Existen dos modos de agregar contenido desde el panel de Live Office a un mensaje de correo electrónico.

Puede insertar un vínculo en cualquier documento que se encuentre en el panel de Live Office. Los destinatarios pueden hacer clic en el vínculo del correo electrónico para ver el documento en un explorador Web, si tienen permiso para acceder al repositorio.

También puede agregar contenido desde un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o una consulta de universo en el correo electrónico como un objeto de Live Office. Los destinatarios pueden ver el contenido sin iniciar sesión en el repositorio, pero deben iniciar sesión para actualizar los datos.

6.5.1 Para insertar vínculos a documentos

Al escribir un correo electrónico en Outlook, puede insertar vínculos en informes de Crystal, contenido de Web Intelligence y modelos de Dashboards, así como documentos PDF y de Microsoft Office.

1. En Outlook, cree un mensaje de correo electrónico.

2. Si el panel de Live Office no se muestra, haga clic en Live Office Mostrar/Ocultar panel de Live Office .3. En el panel de Live Office, busque el documento al que desea vincularse.

Puede seleccionar un documento desde las listas Asociaciones o Sugerencias, o buscar el documento.4. En el panel de Live Office, haga clic con el botón derecho en el documento y haga clic en Insertar como

vínculo.En el mensaje de correo electrónico, se insertará un vínculo al documento. Puede hacer clic en el vínculo para ver el documento en un explorador Web.

6.5.2 Insertar documentos como objetos de Live Office

Después de buscar un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o un documento de universo, puede insertarlo en un correo electrónico como un objeto de Live Office.

1. En la lista de resultados de búsqueda, haga clic con el botón derecho y haga clic en Insertar como objeto Live Office.Se abre el Asistente de inserción de Live Office.



2. En la página Elegir datos, seleccione los datos que desee importar, haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.Los datos se insertan en el mensaje de correo electrónico como un objeto de Live Office, que contiene una conexión activa al origen de datos. Desde el mensaje de correo electrónico, usted y los destinatarios del correo electrónico pueden actualizar el objeto para recuperar los datos más recientes del repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

6.6 Asociar objetos a actividades de Outlook

El panel de Live Office sugiere elementos que pueden ser importantes para un mensaje de correo electrónico basándose en la red de relaciones de Live Office. También puede asociar explícitamente el elemento con un subproceso de correo electrónico. Al asociar un elemento a un subproceso de correo electrónico, el panel de Live Office actualiza su red para incluir la relación entre el elemento y los participantes del mensaje. La próxima vez que reciba o redacte un mensaje a uno de los participantes de dicho subproceso de correo electrónico, el panel de Live Office incluye el elemento asociado de la lista Asociaciones.

6.6.1 Asociar objetos con subprocesos de correo electrónico

1. En Outlook, abra un mensaje desde un subproceso de correo electrónico que desee asociar con un elemento.2. En el panel de Live Office, desde la lista Resultados de búsqueda o Favoritos, haga clic con el botón derecho en

un elemento y seleccione Asociar con el subproceso de correo electrónico actual.

El elemento se asocia al subproceso de correo electrónico y aparecerá en la lista Asociaciones para otros mensajes de correo electrónico relacionados con los participantes del subproceso.

6.7 Documentos sugeridos

El panel de Live Office sugiere automáticamente los documentos relevantes para el correo electrónico que está leyendo o escribiendo. En esta versión, las sugerencias se basan en los contactos de correo electrónico. Por ejemplo, si asocia algunos documentos a un mensaje de correo electrónico y envía el mensaje a uno de sus contactos, dichos documentos se incluyen en la lista Sugerencias al abrir otros correos electrónicos que incluyan a dicho contacto.

6.7.1 Acceder a documentos sugeridos

En el panel de Live Office, haga clic en el botón Objetos relacionados, junto al cuadro Buscar, y haga clic en Objetos relacionados de la lista.

La lista Sugerencias muestra todos los documentos sugeridos.



7 Envío de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer

En Live Office, los usuarios pueden cargar directamente datos de Excel en SAP BusinessObjects Explorer para analizarlos. Los resultados del análisis pueden descargarse en otras aplicaciones, como Outlook y PowerPoint para estudiarlos con profundidad.

7.1 Enviar de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer

Si SAP BusinessObjects Explorer se despliega en el mismo sistema que la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, conectarse a la plataforma de BI garantiza que Live Office está conectado a SAP BusinessObjects Explorer.

De lo contrario, puede especificar la dirección URL de SAP BusinessObjects Explorer en el cuadro de diálogo Opciones de Live Office.

1. Abra una hoja de cálculo de Microsoft Excel.2. Haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo y haga clic en una de las opciones siguientes:

○ Para enviar solo una selección de celdas a SAP BusinessObjects Explorer, haga clic en Live OfficeExplorar selección .

○ Para enviar toda la hoja de cálculo a SAP BusinessObjects Explorer, haga clic en Live Office Explorar hoja .

Tras el proceso de los datos, aparece una dirección URL a los datos seleccionados y SAP BusinessObjects Explorer se abre en el explorador predeterminado. Los datos que se van a enviar a SAP BusinessObjects Explorer deberán tener al menos dos columnas y deberán tener una o más columnas como tipo de datos de número.


Configurar las opciones de la plataforma de BI [página 16]


Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeEnvío de datos de Excel a SAP BusinessObjects Explorer

8 Cómo trabajar con objetos de Live Office

Después de insertar objetos de Live Office en un documento de Microsoft Office, puede copiar el objeto en otro archivo o aplicación, actualizar datos, modificar y publicar el objeto en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, gestionar la seguridad, etc.

8.1 Actualizar de datos usados en objetos

Al crear un objeto de Live Office desde un informe de Crystal, un documento de Web Intelligence o una consulta de universo, el objeto se inserta con los datos actualmente disponibles en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Si los datos del repositorio cambian, puede actualizar el objeto para actualizar los datos en el objeto de Live Office de forma que refleje los cambios más recientes realizados en el origen de los datos.

Puede actualizar manualmente los objetos de Live Office haciendo clic en el botón de actualizar.

NotaPara actualizar los objetos, los usuarios deben tener instalado Live Office y disponer de acceso al objeto de origen en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Para obtener más información sobre cómo ocultar datos, consulte Agregar seguridad a los documentos [página 66].

8.1.1 Para actualizar manualmente objetos de Live Office:

1. Abra el documento de Microsoft Office e inicie sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2. Haga clic en Live Office Modificar objeto Propiedades .3. En el cuadro de diálogo Propiedades de objetos de Live Office, asegúrese de que Actualizar datos al salir está

seleccionado y haga clic en Aceptar.4. Realice los cambios necesarios en el documento y uno de los siguientes procedimientos para actualizarlo:

○ Para actualizar los datos de todos los objetos a la vez, haga clic en Live Office Actualizar todos los objetos .

○ Para actualizar el objeto seleccionado, haga clic en Live Office Actualizar objeto .

NotaSi se ha establecido un orden de actualización personalizado, éste se mantendrá cada vez que se actualicen los objetos.

Los datos del objeto se actualizan desde el origen de datos.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeCómo trabajar con objetos de Live Office


NotaSi ocurre un error durante la operación de actualización, haga clic en Detalle en el cuadro de diálogo Actualizar para obtener información adicional sobre cómo corregir el error.


Modificar la configuración de parámetros y peticiones [página 60]Definición de las opciones de Live Office [página 14]

8.1.2 Configuración de opciones de actualización de datos

Al actualizar un objeto, los datos devueltos dependen de:

● El tipo de objeto que se usó como objeto de origen.● La opción de actualización de datos especificada para el objeto.

Puede cambiar el comportamiento de actualización para los objetos del informe de Live Office, es decir, informes de Crystal y objetos de Web Intelligence, y actualizar el orden para el momento en que se actualicen varios objetos.

8.1.2.1 Para configurar las opciones de actualización

1. En el documento de Microsoft Office, seleccione un informe de Crystal o un objeto de Web Intelligence de Live Office.

2. Desde el menú Live Office, haga clic en Opciones de actualización.3. En el cuadro de diálogo Opciones de actualización, seleccione una de las siguientes opciones de actualización

y haga clic en Aceptar:


Instancia más reciente: de la última instancia programada por <usuario>

Actualiza la instancia más reciente del objeto de Live Office seleccionado para un usuario específico. Seleccione en la lista el usuario cuya instancia desea usar.

NotaAl actualizar desde la instancia más reciente de un informe incluido en una publicación, Live Office recupera el contenido del informe desde la instancia de publicación más reciente para el usuario actual. La instancia de publicación se debe publicar en una ubicación de la plataforma de BI en formato de informe. Live Office no puede acceder a las instancias configuradas para distribuirse directamente a la bandeja de entrada de un usuario.




NotaEsta opción solo está disponible para los informes con instancias.

A petición: desde la base de datos

Actualiza los datos desde la base de datos cuando el usuario envía una solicitud manualmente.

Utilizar datos guardados en el informe: del informe de datos guardado

Actualiza la instancia seleccionada según los datos guardados con un informe publicado.

NotaEsta opción solo está disponible después de haber publicado el informe con los datos guardados.

Instancia específica: de una instancia específica del informe

Actualiza los datos solo desde la instancia seleccionada.

NotaEsta opción solo está disponible para los informes con instancias.

8.1.2.2 Configurar el orden de actualización

1. Haga clic en Live Office Propiedades de objeto .2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, en Objetos/Informes, seleccione el documento

Office.3. Anule la selección de Consolidar peticiones para cada tipo de documento.

No se puede establecer un orden de actualización si se han consolidado las peticiones.4. Seleccione Habilitar orden de actualización y haga clic en Editar.5. En el cuadro de diálogo Configuración del orden de actualización, en la lista Orden de actualización, ordene los

objetos en el orden adecuado.6. Haga clic en Aceptar.

Cada vez que se actualicen los datos, los objetos se actualizarán en el orden especificado.

8.2 Modificación de las propiedades de los objetos de Live Office

La ventana Propiedades del objeto de Live Office es una ubicación central en la que se pueden definir las propiedades generales, de actualización y de petición de los objetos de Live Office. Desde esta página, se pueden ver todos los informes y objetos de informe del documento. También se pueden modificar los valores de determinados objetos u objetos basados en un informe, y ajustar valores globales.



8.2.1 Para configurar las propiedades de un objeto

1. Abra la aplicación de Microsoft Office e inicie sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2. Haga clic en Live Office Propiedades de objeto .3. En el panel Objeto/Informes, seleccione el documento.4. Para consolidar peticiones, seleccione Consolidar peticiones para cada tipo de documento. Para obtener más

información, consulte Consolidar peticiones y parámetros [página 62].

NotaSi consolida peticiones no puede especificar el orden de actualización.

5. En el panel Objeto/Informe, seleccione un objeto o informe.6. Si desea modificar un objeto de un informe de Crystal o uno de Web Intelligence, seleccione en el área de

ventana Objetos del informe uno o varios objetos para modificarlos.7. Haga clic en la ficha General para ver y modificar las siguientes propiedades:


Nombre del objeto de Live Office

Muestra el nombre del objeto. Si lo desea, puede introducir un nombre nuevo para el objeto.

NotaSi se han seleccionado varios objetos u objetos de informe, es posible establecer este valor en “(valores múltiples)”.

Última actualización Muestra la fecha y hora en la que se solicitó una actualización y el estado de la actualización.

Ubicación del documento de Crystal Reports, Ubicación del documento de Web Intelligence, Ubicación del universo

Muestra el nombre y la ruta de la carpeta del informe de Crystal, el documento de Web Intelligence o el universo en el que se basa el objeto. Para cambiar la ubicación, haga clic en Elegir. Para obtener más información, consulte Conexión a un sistema diferente [página 59].

Objeto de Live Office Muestra el campo y las partes que forman el objeto.

8. Si selecciona un informe de Crystal o un objeto de Web Intelligence con peticiones, haga clic en la ficha Peticiones para ver y modificar la configuración de la petición. Para obtener más información, consulte Modificar la configuración de parámetros y peticiones [página 60].

9. Haga clic en la ficha Actualizar para ver y modificar las siguientes opciones de actualización para el objeto u objetos seleccionados:


Aplicar formato del informe al actualizar

Seleccione esta opción para aplicar el formato del informe en el documento de Live Office al actualizar la visualización. El formato personalizado se sobrescribirá al seleccionar esta opción.

Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a mostrarlos

Seleccione esta opción para ocultar los datos en el documento guardado. Si se selecciona, los usuarios deben actualizar el documento e introducir las credenciales de inicio de sesión antes de poder ver los datos. Para obtener más información, consulte Agregar seguridad a los documentos [página 66].

Actualizar configuración Haga clic en Editar para configurar las opciones de actualización.





Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 9]Para configurar las opciones de actualización [página 56]

8.2.2 Conexión a un sistema diferente

Si el sitio tiene más de un sistema de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, el administrador puede mover los datos de Crystal Reports o Web Intelligence a un otro CMS. Si abre un documento que contiene objetos que están conectados a objetos de origen que se han movido, un mensaje le indicará que no se pueden encontrar los objetos de origen en el sistema actual.

Para conectar los objetos al informe de Crystal o al objeto de Web Intelligence adecuado del sistema actual, los objetos del sistema actual deben tener los mismos nombres de campo o dimensión o los mismos nombres de tabla que el objeto original.

Por ejemplo, suponga que el equipo de ventas de Nueva York dispone de un documento con un objeto que usa un informe de Crystal denominado <Ventas globales> que está publicado en el sistema de la plataforma de BI de EE.UU. El equipo de ventas de Londres también dispone de una versión del informe de Crystal "Ventas globales", que denominan "Ventas mundiales" y que han publicado en el sistema de la plataforma de BI del Reino Unido. Si los miembros del equipo de ventas de Londres desean usar el documento del equipo de ventas de Nueva York, deberán conectar manualmente el objeto al informe "Ventas mundiales" de su sistema.

8.2.2.1 Para volver a conectar objetos después de haber movido los documentos de origen

1. Abra el documento de Microsoft Office que contenga el objeto que desee conectar e inicie sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

2. Haga clic en Live Office Propiedades de objeto .3. Haga clic en el botón Elegir situado junto a Ubicación del documento de .4. En el cuadro de diálogo Ubicación del documento, desplácese al objeto de informe al que se desea conectar y

haga clic en Aceptar.5. Repita estos pasos para cada objeto al que se desee conectar.

Cuando se guarda el documento, se guardan en él los vínculos a la nueva instancia de objeto.



8.2.3 Modificar la configuración de parámetros y peticiones

Al insertar un objeto de Live Office en un documento de Microsoft Office, especifique el modo en que los valores para las peticiones y parámetros se configuran al actualizar el objeto. Después de crear el objeto, puede cambiar el método que se usa para configurar dichos valores al cambiar la configuración de la petición o el parámetro.

8.2.3.1 Para modificar los valores y la configuración de peticiones o parámetros

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y seleccione Live Office Configuración de petición .

2. Haga clic en Valores de petición. En el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros o Especificar valores de peticiones, seleccione el parámetro o petición que desea modificar y defina las siguientes opciones:


Siempre pedir valor

Cada vez que se actualice el objeto, el usuario deberá introducir los valores de las peticiones o parámetros.

NotaSi el documento tiene varios objetos que parten del mismo informe, puede consolidar las peticiones para reducir el número de veces que el usuario debe introducir los valores. Para obtener más información, consulte Consolidar peticiones y parámetros [página 62].

Elegir lista de valores

Esta configuración permite enlazar la petición o el parámetro a valores específicos.

Haga clic en el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros y seleccionar los valores apropiados.

Elegir rango de datos de Excel

Esta configuración solo está disponible en Microsoft Excel. Permite enlazar la petición o el parámetro a un rango de la hoja de cálculo.

NotaLos parámetros y peticiones que aceptan valores discretos se pueden enlazar a un rango, o variable de nombre, que contenga varias celdas.

Para seleccionar la celda o el rango, realice una de las siguientes acciones:○ Desde la lista, seleccione una variable de nombre existente.○ En el cuadro, escriba la dirección del rango.○ Haga clic en el botón Especificar rango y, en el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar

petición, seleccione un rango de la hoja de cálculo. Defina las opciones adicionales y haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el enlace de peticiones y parámetros a hojas de cálculo, consulte Para enlazar peticiones o parámetros con celdas de hojas de cálculo [página 61].




8.2.3.2 Para enlazar peticiones o parámetros con celdas de hojas de cálculo

Al configurar un objeto de Live Office puede especificar valores y opciones para peticiones y parámetros. Si el objeto está insertado en un documento de Microsoft Excel, tiene la opción de enlazar las peticiones y parámetros con celdas en la hoja de cálculo. Al actualizar el documento, Live Office comprueba las celdas asociadas para establecer el valor de la petición o parámetro.

De forma predeterminada, los datos se actualizan al cambiar la configuración del enlace de celdas. Para cambiar este comportamiento, consulte Configuración de opciones de actualización de datos [página 56].

1. En el documento de Microsoft Excel, haga clic con el botón derecho en el objeto de Live Office y seleccione Live Office Configuración de petición .

2. En el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetros o Especificar valores de peticiones, seleccione el parámetro o petición que desea modificar y seleccione Elegir rango de datos de Excel.

3. Haga clic en el botón Especificar rango.4. En el cuadro de diálogo Enlazar parámetro o Enlazar petición, seleccione las celdas en cualquier hoja de

cálculo del libro y defina las siguientes opciones:


Anexar lista de parámetros a la información desplegable de la celda de enlace

En cada una de las celdas seleccionadas, Live Office crea una lista desplegable que contiene los valores posibles para el parámetro seleccionado.

PrecauciónSi el parámetro o la petición tienen varios valores posibles, al seleccionar esta opción se aumenta el tamaño total del libro y es posible que disminuya el rendimiento y el tiempo de respuesta al actualizar los datos.

Actualizar lista de parámetros al actualizar

Seleccione esta opción para actualizar la lista de valores posibles cada vez que se actualice el objeto.

PrecauciónSi el parámetro o la petición tienen varios valores posibles, al seleccionar esta opción se aumenta el tamaño total del libro y es posible que disminuya el rendimiento y el tiempo de respuesta al actualizar los datos.

Incluir este valor Para los parámetros y peticiones del tipo rango, seleccione esta opción para incluir el valor seleccionado en el conjunto de datos.

Ningún valor inferior/superior

Para los parámetros y peticiones del tipo rango, seleccione esta opción si no desea configurar un valor superior o inferior para el rango de parámetros.




8.2.3.2.1 Configurar peticiones y parámetros opcionales y nulos

Peticiones y parámetros opcionales

Al actualizar peticiones de informe de Web Intelligence, peticiones de consulta de universo o parámetros de Crystal Reports que sean opcionales (no es necesario que el usuario especifique un valor), Live Office necesita introducir el valor de <No especificado> en el rango si no se especifica el valor. Cuando se encuentra el valor <No especificado>, se omite la configuración del valor.

Parámetros nulos

Al actualizar los parámetros de Crystal Reports que permiten un valor NULL, Live Office necesita introducir el valor de <nulo> en el rango si el valor es NULL. Cuando se encuentra el valor <null>, el valor de parámetro se establece en NULL.

8.2.3.3 Consolidar peticiones y parámetros

Si dispone de varios objetos de Live Office del mismo informe en un único documento y los objetos tienen peticiones que están configuradas para solicitar siempre los valores, cada vez que actualice el documento se le solicitará que introduzca los valores de la petición y de los parámetros de cada objeto de forma separada. En lugar de introducir la misma información varias veces (una vez para cada objeto), puede consolidar las peticiones para el documento.

Cuando se consolidan las peticiones, aparece el cuadro de diálogo Especificar valores de parámetro solo una vez cuando se actualiza el documento y se aplican los valores introducidos a todos los objetos.

NotaSi configura una orden de actualización personalizada para los objetos, no podrá consolidar las peticiones.

8.2.3.3.1 Para consolidar peticiones o parámetros para una fácil actualización

1. Haga clic con el botón derecho en un objeto de Live Office del documento de Microsoft Office y haga clic en Live Office Propiedades o, desde el menú de Live Office, haga clic en Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, en Objetos/Informes, seleccione el nombre actual del documento.

3. Seleccione Consolidar peticiones para cada tipo de documento.




8.3 Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence

Si dispone de los derechos de publicación necesarios, puede usar Live Office para publicar documentos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence. Puede usar la plataforma de BI para gestionar cualquier documento de Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook y Microsoft PowerPoint; los documentos no tienen que contener objetos de Live Office.

Después de publicar un documento, los usuarios con los derechos de visualización necesarios, pueden ver el documento desde la plataforma de BI.

8.3.1 Para publicar documentos de Office

Desde una aplicación de Microsoft Office, puede guardar el documento en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects con el nombre de archivo actual o puede guardarlo con uno nuevo.

1. Con el documento abierto, efectúe uno de los siguientes pasos:

○ Para publicar el documento con su nombre actual, haga clic en Live Office Guardar en repositorio .

NotaSi el archivo ya existe en el repositorio de la plataforma de BI, este se guardará y sustituirá al archivo existente. Omita los pasos restantes.

○ Para publicar el documento con un nuevo nombre, haga clic en Live Office Guardar como nuevo en repositorio .

NotaSi no ha iniciado sesión en la plataforma de BI, se le solicitará que lo haga.

2. Especifique el nombre del documento o de la carpeta en la que desea guardarlo.3. Haga clic en Guardar.

8.3.2 Ver documentos publicados

Para ver un documento desde la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, debe tener instalado el software adecuado en el equipo, por ejemplo, Microsoft Office Word, Excel, Outlook o PowerPoint.



NotaLa configuración de seguridad de Microsoft Office y sus derechos para el documento de la plataforma de BI determinan si puede modificar el archivo.

1. En el menú Live Office, haga clic en Abrir desde el repositorio.

NotaSi todavía no ha iniciado sesión en la plataforma de BI, se le solicitará que lo haga. Para obtener más información, consulte Iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 9].

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el documento y haga clic en Abrir.

El documento se abre en la aplicación adecuada.

NotaSi el documento contiene un objeto de Live Office basado en un documento publicado en otro sistema de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, verá un mensaje que le indicará que no se puede encontrar el origen en el sistema actual.

8.4 Copiar objetos de Live Office

Una vez que ha incrustado el objeto de Live Office en la aplicación de Microsoft Office, puede copiar el objeto y pegarlo en otras ubicaciones dentro del mismo documento, o moverlo a otras aplicaciones de Microsoft Office. Por ejemplo, después de insertar y configurar parte de un informe de ventas en la presentación de PowerPoint, puede incrustar el mismo objeto en un mensaje de correo electrónico o en una hoja de cálculo.

Antes de copiar los objetos de Live Office en otras aplicaciones, tenga en cuenta las siguientes restricciones:

● Si la aplicación de destino no admite las mismas opciones de parámetros que la aplicación de origen, se modifican las opciones de enlace de parámetros. Por ejemplo, la configuración de enlace para los parámetros del objeto enlazados a una celda específica de Microsoft Excel se definirá como Preguntar siempre por valor si el objeto se copia en una aplicación distinta.

● De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se mantiene la conectividad con la base de datos, lo que puede provocar problemas de acceso y seguridad de datos, especialmente con los documentos que se distribuyen con objetos de Live Office incrustados.


Modificar la configuración de parámetros y peticiones [página 60]



8.4.1 Copiar objetos de Live Office sin conectividad de datos

De forma predeterminada, al pegar un objeto de Live Office, se conserva la conectividad con la plataforma de BI. Esto incrementa la preocupación por el acceso a los datos y la seguridad si piensa distribuir documentos con objetos de Live Office incrustados. Para copiar los objetos de Live Office incrustados en las aplicaciones de Microsoft Office sin conectividad con la plataforma de BI, siga estos pasos:

1. Haga clic en Live Office Opciones de la aplicación .Aparece el cuadro de diálogo Opciones.

2. En la ficha General, anule la selección de la opción Copiar y pegar con conectividad de Live Office.3. Haga clic en Aceptar.

Los objetos que puede copiar y pegar no podrán establecer la conectividad mediante Live Office, de modo que los datos de dichos objetos no se actualizarán.

8.5 Almacenamiento local de los datos de Live Office

Después de insertar y configurar los objetos de Live Office, puede guardar el documento de Microsoft Office en una ubicación del sistema local.

Para obtener información sobre cómo guardar los objetos de datos en el repositorio de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence, consulte Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 63].

8.6 Abrir documentos locales sin conectividad de datos

Puede abrir un documento que contiene objetos de Live Office y seleccionar no conectarse a la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence cuando se le solicite. Sin embargo, si no se conecta a la plataforma de BI, no podrá usar la funcionalidad de Live Office para modificar el objeto o actualizar los datos.

NotaSi se ocultan los datos en el documento, debe conectarse a la plataforma de BI y actualizar los objetos para ver los datos ocultos.


Publicación de archivos en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence [página 63]Ver documentos publicados [página 63]



8.7 Para eliminar un objeto de Live Office del documento

Puede eliminar un objeto de informe del documento de Microsoft Office. Recuerde que no puede deshacer esta acción.

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del objeto de Live Office que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Live Office.

2. En el menú contextual de Live Office haga clic en Eliminar objeto.3. Haga clic en Si para confirmar que desea eliminar el objeto.

8.8 Agregar seguridad a los documentos

Si importa y guarda datos en un documento de Microsoft Office, otros usuarios pueden ver potencialmente los datos para los que no disponen de autorización. Para garantizar que los datos del documento estén protegidos, puede ocultar la información confidencial del documento y publicarlo en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.

Al guardar el documento, los datos del objeto se sustituyen por una cadena de texto. La cadena predeterminada es <#Oculto>.

Cuando los usuarios ven este documento, deben actualizar los datos ocultos para poder verlos. Para actualizar los datos, deben tener instalado SAP BusinessObjects Live Office en el sistema y deben iniciar sesión en la plataforma de BI con una cuenta de usuario que tenga permiso para ver los datos.

8.8.1 Para ocultar datos en los documentos

1. En el documento de Microsoft Office, haga clic en Live Office Propiedades del objeto .2. En el cuadro de diálogo Propiedades del objeto de Live Office, haga clic en la ficha Actualizar.3. Seleccione Ocultar datos al guardar; actualizar datos para volver a mostrarlos y haga clic en Aceptar.4. Guarde el documento.

Cuando se guarde el documento, los datos ocultos cambian a una cadena de texto. Para restaurar los datos, el usuario debe iniciar sesión en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence con los permisos adecuados y actualizar el documento.



9 Solución de problemas de Live Office

9.1 Activar el registro de Live Office

El registro de Live Office se activa de forma predeterminada en la instalación. Esta sección contiene información acerca de cómo configurar y activar el registro.

9.1.1 Para configurar el inicio de sesión para Live Office

1. Cree un archivo config.xml y guárdelo como LOLogger.config.

2. Almacene el archivo en el directorio de ensamblado de IU de Live Office. La ubicación predeterminada es C:\Archivos de programa\SAP BusinessObjects\SAP BusinessObjects Enterprise XI 4.0\win32_x86.

3. Desplácese hasta el archivo XML y ábralo en el editor XML. Cambie el parámetro level value por uno de los siguientes parámetros: Debug, Info, Warn, Error o Fatal.

NotaEl registrador registrará cualquier mensaje del sistema que cumpla o supere el valor del parámetro definido.

4. Cambie o agregue los parámetros de configuración adicionales que desee al registro de Live Office. Por ejemplo, el parámetro <param name="File" value="log-file.txt"/> para definir el nombre y la ubicación del archivo .txt, en el que puede supervisar la actividad de registro.

SugerenciasPuede cambiar el valor de tiempo de espera predeterminado de 600 segundos modificando el valor de cadena de la siguiente clave de registro de Live Office: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Business Objects\Suite 12.0\Live Office\ENTERPRISE] "DefaultTimeOut"="600"

5. Cierre todas las aplicaciones de Microsoft Office. La próxima vez que se inicie una aplicación de Microsoft Office, el inicio de sesión estará habilitado.

NotaPara desactivar el registro de Live Office, elimine o cambie el nombre del archivo LOLogger.config.

9.1.2 Archivos de registro de ejemplo de Live Office

Esta sección contiene un archivo XML LOLogger.config de ejemplo y un archivo de salida log.txt de ejemplo.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeSolución de problemas de Live Office


Formato del archivo XML LOLogger.config de ejemplo

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?> <configuration> <configSections> <section name="log4net" type="log4net.Config.Log4NetConfigurationSectionHandler, log4net-net-1.0" /> </configSections> <log4net> <root>  <level value="ALL" /> <appender-ref ref="RollingLogFileAppender" /> </root> <appender name="RollingLogFileAppender" type="log4net.Appender.RollingFileAppender" > <file value="${APPDATA}\\Business Objects\\Live Office\\log-file.txt" /> <appendToFile value="true" />  <lockingModel type="log4net.Appender.FileAppender+MinimalLock" />  <rollingStyle value="Size" /> <maxSizeRollBackups value="3" /> <maximumFileSize value="2MB" /> <staticLogFileName value="true" /> <layout type="log4net.Layout.PatternLayout"> <param name="ConversionPattern" value="%d [%t] %-5p %m%n" /> </layout> </appender> </log4net> </configuration>

Formato del archivo de registro de ejemplo

Cuando se ejecuta Live Office, se genera log-file.txt. A continuación se muestra un archivo .txt de ejemplo.

|Date----|-------Time-----|PID |Loglevel|Log message---- 2006-11-03 09:19:34,877 [3084] DEBUG Enter populateAuthComboThreadHelper 2006-11-03 09:19:34,908 [3084] DEBUG --- WebServiceURL = http://machine name: 8080/dsws/services/Session 2006-11-03 09:19:35,424 [3084] DEBUG ---- get Session = BusinessObjects.DSWS.Session.Session

NotaPuede cambiar el nombre del archivo de salida de registro en XML LOLogger.config del parámetro <file value="${APPDATA}\\Business Objects\\LiveOffice\\log-file.txt" />.

9.2 Solución de problemas de los componentes de Live Office

En esta sección se describen los problemas que podría encontrar al instalar o usar SAP BusinessObjects Live Office. Para ver información de solución de problemas, haga clic en cualquiera de los siguientes vínculos.

NotaSi este documento no incluye ninguna solución para el problema que tiene, póngase en contacto con el servicio de asistencia al cliente.


No se encuentra el menú de Live Office [página 69]Error en la actualización del objeto [página 70]Faltan valores de ordenación y filtrado tras la actualización [página 70]Acceso denegado a universo [página 71]Límites de tamaño de objetos de Live Office [página 71]

9.2.1 No se encuentra el menú de Live Office

Causa:

El complemento de Live Office no está activado adecuadamente.

Solución:

Debe ejecutar el archivo enable_addin.exe que se encuentra en C:\Archivos de programa\Business Objects\BusinessObjects Enterprise XI 4.0\LiveOffice

Para obtener más información, consulte el Manual de instalación de SAP BusinessObjects Live Office disponible en el CD del producto o en SAP Help Portal.



9.2.2 Error en la actualización del objeto

Causa:

Por diseño, existen casos conocidos en los que falla la actualización del objeto de Live Office. La causa más común de estos errores de actualización es que la estructura subyacente del informe de origen ha cambiado desde que se actualizó el objeto de Live Office por última vez. Por diseño, podrían fallos de actualización ocurrir por una de las siguientes causas.

● El tipo de sección de informe ha cambiado. Por ejemplo, de una tabla a un gráfico.● El archivo de Web Intelligence o de Crystal Reports de origen se ha eliminado de la plataforma SAP

BusinessObjects Business Intelligence. ● El universo de origen ha cambiado o se ha eliminado.● Los campos de tabla o restricciones de base de datos SQL han cambiado o se han eliminado. Por ejemplo, el

tipo de campo o restricción de base de datos especificado no es válido o no está disponible.● No hay una instancia de informe disponible.● Se ha cambiado la estructura de la tabla.

Solución:

Debe aparecer un mensaje de error e indicar el origen del problema. Si no aparece o no resulta útil, compruebe si ha habido algún cambio reciente en la estructura del informe.

NotaTambién puede buscar más explicaciones de los mensajes de error en el documento Explicaciones de los mensajes de error que se encuentra en SAP Help Portal.

9.2.3 Faltan valores de ordenación y filtrado tras la actualización

Causa:

Las operaciones de ordenación y filtrado basadas en Microsoft Excel no se admiten por completo en Live Office.

Solución:

Vuelva a aplicar estas operaciones después de actualizar el objeto de Live Office. El resto del formato del informe se conserva.



9.2.4 Acceso denegado a universo

Causa:

No tiene suficientes derechos de acceso para el universo. Se muestra un mensaje de error cuando intenta actualizar una consulta o no puede ver los objetos en un universo mostrado.

Solución:

Póngase en contacto con el administrador del sistema para que le proporcione suficientes derechos para acceder al universo.

9.2.5 Límites de tamaño de objetos de Live Office

Para cada aplicación Microsoft Office que es compatible con Live Office, hay un número máximo de filas y columnas que puede existir en una tabla u hoja de cálculo. Esto afecta a la cantidad de datos que puede insertar en un objeto porque Live Office inserta los datos en forma de tabla o como filas y columnas en una hoja de cálculo. Las aplicaciones de Microsoft Office configuran estos límites de modo que es útil conocerlos al planificar a partir de qué datos va a crear un objeto.

Microsoft Word

● Número máximo de filas = 32767● Número máximo de columnas = 15

PowerPoint

● Número máximo de filas = 75● Número máximo de columnas = 25



10 Referencia

10.1 Compatibilidad con versiones anteriores

Las siguientes secciones contienen información relativa a la compatibilidad con versiones anteriores de los componentes de Live Office 4.1 . Este contenido incluye información acerca de las funciones obsoletas, las funciones no admitidas, la compatibilidad con versiones anteriores de Live Office y otros productos de SAP BusinessObjects y los cambios de comportamiento de Live Office entre versiones.


Funciones no admitidas [página 72]

10.1.1 Funciones no admitidas

Una función no admitida es una función que puede que se incluya o no con el producto, pero que ya no se ofrece asistencia técnica para ella. Esto significa que ya no se aceptan llamadas al servicio de asistencia técnica y las solicitudes de mejora relativas a esta función. La siguiente funcionalidad de Live Office no se admite para esta versión de Live Office.

La funcionalidad de exploración in situ de Web Intelligence y Crystal Reports

Live Office no admite la funcionalidad de exploración in situ para conjuntos de filas y secciones de informes de Web Intelligence o Crystal Reports. En Live Office, la actualización de objetos refleja el estado de la última exploración guardada.

Autenticación de Windows NT

Microsoft Corporation ha reemplazado la autenticación de Windows NT con Windows Active Directory.


Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeReferencia

Funcionalidad de OLAP Intelligence.

Live Office no admite la funcionalidad de OLAP Intelligence y no se reconocen los objetos OLAP de Live Office de versiones anteriores.

Los objetos de Live Office se basan en vistas empresariales

Live Office no admite la inserción y modificación de objetos de Live Office basados en vistas empresariales. Como solución, los usuarios avanzados todavía pueden insertar desde un informe de Crystal basado en una vista empresarial.

Creación de informes de Crystal desde rangos de Excel

Para crear un informe de Crystal basado en un rango de Excel, use Crystal Reports Designer, que proporciona funcionalidad de creación de informes más amplia.

Inserción de conjuntos de filas desde proveedores de datos de Web Intelligence

Para insertar conjuntos de filas desde informes de Web Intelligence, use la sección del informe de Web Intelligence para insertar una tabla desde un informe de Web Intelligence existente.

Manual del usuario de SAP BusinessObjects Live OfficeReferencia


Limitaciones de responsabilidad y aspectos legales

Ejemplos de codificaciónCualquier codificación de software y/o líneas de códigos / cadenas ("Código") incluidas en esta documentación son solo ejemplos y no se prevé que se utilicen en un entorno de sistema productivo. El Código tiene el único propósito de explicar y permitir la visualización de las reglas de sintaxis y de asignación de frases de cierta codificación. SAP no ofrece garantías respecto a la exactitud y la integridad del Código disponibilizado en este documento y no será responsable de errores o daños causados por el uso del Código, a menos que los daños sean causados por SAP de forma intencional o por una imprudencia grave por parte de SAP.

AccesibilidadLa información contenida en la documentación de SAP representa la visión actual de SAP de los criterios de accesibilidad a partir de la fecha de publicación. No se prevé que sea una directriz vinculante sobre cómo garantizar la accesibilidad de los productos de software. SAP renuncia a cualquier responsabilidad en relación con este documento. Sin embargo, este documento no se aplica en casos de un error deliberado o una negligencia grave por parte de SAP. Además, este documento no supone ningún compromiso u obligación contractual directos o indirectos.

Lenguaje neutro respecto al géneroSiempre que sea posible, la documentación de SAP es neutra respecto al género. Dependiendo del contexto, se trata al lector directamente de "usted" o se utiliza un nombre neutro respecto al género (como "vendedor/a" o "días laborables"). Sin embargo, si al referirse a los miembros de ambos sexos, no se puede evitar el uso de la tercera persona del singular o no existe un nombre neutro respecto al género, SAP se reserva los derechos para utilizar la forma masculina del nombre o pronombre. Esto es para garantizar que la documentación sea comprensible.

Hipervínculos de InternetLa documentación de SAP puede contener hipervínculos a Internet. Se prevé que estos hipervínculos sirvan como un consejo acerca de dónde encontrar la información relacionada. SAP no garantiza la disponibilidad y la exactitud de esta información relacionada o la capacidad que esta información sirva un objetivo en particular. SAP no es responsable de ningún daño causado por el uso de la información relacionada a menos que los daños se hayan causado por una imprudencia grave o por una conducta fraudulenta dolosa por parte de SAP. Todos los enlaces están categorizados para su transparencia (consulte: http://help.sap.com/disclaimer).


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