MANUAL DEL APLICATIVO

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS

Bogotá D.C., 2016

CONTENIDO

1. INICIO......................................................................................................................................................... 2

2. INDEXACIÓN ............................................................................................................................................. 3

3. BASE DE DATOS PUBLINDEX ............................................................................................................... 9

3.1 Búsqueda por medio de revistas ............................................................................................................. 9

3.2 Búsqueda por artículos .......................................................................................................................... 11

4. REGISTRO DE INFORMACIÓN ............................................................................................................ 13

4.1 Pasos para el registro de la revista en el aplicativo ............................................................................. 13

4.2 Pasos para ingresar al aplicativo .......................................................................................................... 18

4.2.1 INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................................... 20

4.2.2 FASCÍCULO(S) ............................................................................................................................. 31

4.2.3 SUSCRIPCIÓN Y CANJE .............................................................................................................. 43

4.2.4 SIR(ES) ........................................................................................................................................... 44

4.2.5 VERIFICADOR DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 45

4.2.6 AYUDA ............................................................................................................................................ 46

5. HOMOLOGACIÓN................................................................................................................................... 47

6. NOTICIAS ................................................................................................................................................ 49

7. RECUPERACIÓN IDENTIFICACIÓN .................................................................................................... 49

8. “¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA?”............................................................................................................ 50

9. CONVOCATORIAS ................................................................................................................................. 53

9.1 Inscripción ............................................................................................................................................... 53

9.2 Resultados de revisión realizada por las Instituciones ........................................................................ 54

9.3 Resultados Indexación de revistas científicas ...................................................................................... 56

9.4 Solicitud de aclaración ........................................................................................................................... 59

2

1. INICIO

Para acceder al aplicativo Publindex, se ingresará a la Plataforma ScienTI – Colombia

http://www.colciencias.gov.co/scienti. De esta manera, se ubicará en la lista de aplicativos de la

plataforma ScienTI el enlace “Publindex” y se hará clic sobre él (Ver Figura 1).

Figura 1 Plataforma ScienTI

En seguida, se desplegará la pantalla que se muestra a continuación, situada en el ítem “INICIO”

que hace parte del menú del aplicativo Publindex.

Figura 2 Inicio Publindex

En la pantalla del ítem “INICIO” se encontrarán las convocatorias disponibles para la participación de artículos o revistas.

3

2. INDEXACIÓN

En el segundo ítem, “INDEXACIÓN”, se podrá encontrar el listado de Revistas Colombianas Especializadas en Ciencia, Tecnología e Innovación. Estas revistas se han clasificado en las categorías A1, A2, B y C, de acuerdo con el cumplimiento de criterios de calidad científica y editorial. Se podrá acceder a la información a través de tres formas de consulta:

Figura 3 Indexación

- La primera forma de consulta permite, a través de ciertos campos (Número ISSN, Título, Institución Editora y Sires), la búsqueda de revistas indexadas en el Índice Bibliográfico Nacional - IBN Publindex. Para esto, diligenciar uno o varios de los campos de información de la revista que se consultará y hacer clic en “Buscar” (Ver la siguiente Figura).

Figura 4 Búsqueda de revistas indexadas por campos

1.

2.

3.

1.

4

Los resultados de la búsqueda se organizarán en una tabla, con las siguientes columnas: Número ISSN, Título, Institución editora, Sires y la opción Detalles.

Para visualizar más información de la revista, seleccionar el enlace “Detalles” (Ver Figura 5).

Figura 5 Resultado de la búsqueda de revistas indexadas

Luego de seleccionado el enlace “Detalles” aparecerá una nueva pantalla con información referente a la revista (título, ISSN, Institución Editora, dirección, teléfono e e-mail).

En la parte inferior de la misma pantalla, se enseñará el historial de clasificación en el IBN (índice Bibliográfico Nacional) – Publindex. En dicho historial, se registrará la clasificación obtenida por la revista en diferentes años y su respectiva vigencia.

Figura 6 Ejemplo de detalles de revista indexada

5

Por su parte, en el pie de la pantalla se exhiben los siguientes vínculos:

Figura 7 Vínculos de selección

Al pulsar los enlaces “Comité científico” y “Comité Científico/Editorial”, se despliega una ventana emergente con los nombres y nacionalidad de los miembros del comité Científico/Editorial (Ver Figura 8).

Figura 8 Ejemplo ventana emergente del Comité Editorial

Así mismo, al seleccionar el enlace “Evaluadores” (Ver Figura 7) se despliega una ventana emergente con la lista de nombres y nacionalidad de los evaluadores de la revista (Ver la siguiente Figura).

Figura 9 Ejemplo ventana emergente de los Evaluadores

6

De igual forma, al pulsar el enlace “Instrucciones a los autores interesados” (Ver Figura 7) se abre una nueva ventana que contiene la orientación editorial de la revista e instrucciones a los autores interesados en publicar sus artículos en la revista.

Figura 10 Ejemplo de ventana Instrucciones a los autores interesados

- La segunda forma de consulta de revistas indexadas, organiza las revistas en enlaces, según su categoría de clasificación en la actualización del IBN-Publindex.

Figura 11 Revistas indexadas organizadas según su categoría de clasificación

2.

7

Cuando se hace clic sobre alguno de los enlaces, bien sea de la categoría A1, A2, B o C, se abre una pantalla con la lista de revistas calificadas con la categoría seleccionada (Ver la siguiente Figura).

Además del número ISSN, el título, el nombre de la institución editora y los Sires, la lista cuenta con el enlace “Detalles” para cada revista.

Figura 12 Ejemplo de Lista de revistas por categoría

Como en la primera forma de búsqueda, después de hacer clic en “Detalles” se muestra una pantalla con información de la revista y el histórico de clasificación en el IBN-Publindex.

La pantalla también cuenta con los enlaces “Comité científico”, “Comité Científico/Editorial”, “Evaluadores” e “Instrucciones a autores interesados”. Cada uno de ellos, como se observó en el caso anterior, conduce a una ventana emergente con la información respectiva.

Figura 13 Ejemplo de Detalles de revista clasificada en alguna categoría

8

-La tercera forma de consulta de revistas indexadas, permite acceder al histórico de actualizaciones en el IBN-Publindex. Para consultar alguna actualización específica, seleccionarla y hacer clic en el botón de búsqueda (Ver la siguiente Figura). De esta manera, se descargará en el ordenador del usuario el documento con la información de la actualización respectiva.

Figura 14 Consulta de histórico IBN Publindex

3.

9

3. BASE DE DATOS PUBLINDEX

El ítem “BASE DE DATOS PUBLINDEX” facilita la búsqueda de cualquier revista o artículo que esté registrado en Publindex. La búsqueda se puede realizar a través de los datos de la revista o los datos del artículo.

3.1 Búsqueda por medio de revistas

Realizar la búsqueda por medio de los datos de la revista, ya sea diligenciando el título o el ISSN de la misma, y hacer clic en “Aceptar”.

Figura 15 Búsqueda por medio de datos de revista

Los resultados de la búsqueda mostrarán en una tabla el año de creación de la revista, el ISSN, el título y la opción de ver “Detalles” (Ver Figura 16).

Figura 16 Ejemplo de resultados de búsqueda por revista

10

Al pulsar el enlace “Detalles” se mostrará información más completa de la revista, incluyendo el historial de Clasificación en el IBN (Índice Bibliográfico Nacional) - Publindex de la revista seleccionada.

Entre los detalles de la revista se encuentra también su Orientación Editorial, es decir, la inclinación en cuanto a contenido y a campos de conocimiento-, y las Instrucciones para los autores, que son básicamente, instrucciones de publicación a quienes pretendan publicar en la revista (Ver Figura 17).

Figura 17 Ejemplo de datos de revista consultada

Así mismo, en la parte inferior de esta pantalla (Ver Figura anterior) se exhiben los enlaces: “Comité Científico/Editorial” y “Evaluadores” de la revista.

Figura 18 Opciones de selección

Al pulsar el enlace “Comité Científico/Editorial” de la revista indagada se abre, inmediatamente, una ventana emergente que expone los nombres, el primer apellido y la nacionalidad de los miembros del Comité Científico/Editorial de la revista (Ver Figura 19).

Figura 19 Ejemplo: Comité Científico/Editorial

11

Al pulsar el enlace “Evaluadores”, al igual que con la opción anterior, se abre una ventana que muestra una tabla con los nombres, el primer apellido y la nacionalidad de los evaluadores de la revista (Ver Figura 20).

Figura 20 Ejemplo: Árbitros

3.2 Búsqueda por artículos La búsqueda en la BASE DE DATOS PUBLINDEX se puede también realizar a través de los datos de artículo(s) a consultar (Título del Artículo, Autor del artículo y/o Palabra(s) clave separadas por ;) (Ver Figura 21).

Al ingresar información en alguno o en todos los campos, pulsar el botón “Aceptar”.

Figura 21 Búsqueda por medio de datos de artículo(s)

12

El aplicativo Publindex arrojará en una tabla los resultados de la búsqueda, incluyendo datos de los artículos, tales como: el año de publicación del artículo, su título y la opción de observar otros “Detalles” (Ver Figura 22).

Figura 22 Ejemplo de resultados de búsqueda en la Base de Datos Publindex

Así pues, al hacer clic sobre “Detalles” de algún artículo, se desplegará una pantalla con información ampliada del artículo consultado (Volumen, Título del Artículo, Título paralelo, Tipo de documento, Resumen, Abstract, etc.) (Ver siguiente Figura).

Para descargar el artículo consultado, hacer clic en “descargar”.

Figura 23 Ejemplo de "Detalles" de artículo

13

4. REGISTRO DE INFORMACIÓN

Para poder ingresar una revista en el aplicativo Publindex, es antes necesario realizar el registro

de los datos e información general de la revista. Sin embargo, si no se ha hecho el registro de

datos, se puede realizar siguiendo estos pasos:

4.1 Pasos para el registro de la revista en el aplicativo

1. Ingresar a la Plataforma ScienTI – Colombia http://www.colciencias.gov.co/scienti

Figura 24 Plataforma ScienTI

2. Ubicar y pulsar el enlace “Publindex” en la página inicial (Ver Figura 25).

Figura 25 Enlace "Publindex"

14

3. A continuación, se despliega la pantalla de inicio del aplicativo (Ver Figura 26).

Figura 26 Inicio Publindex

4. Para registrar una nueva revista en el aplicativo, dirigirse al menú y pulsar el ítem

“REGISTRO DE INFORMACIÓN” (Ver Figura 27).

Figura 27 Ítem REGISTRO DE INFORMACIÓN

15

5. En la pantalla del ítem REGISTRO DE INFORMACIÓN se le advierte al interesado en

acceder, que en el caso de no contar con un usuario y una contraseña de ingreso, será

necesario pulsar el enlace “aquí”. Este enlace se visualiza en la parte inferior de esta

misma pantalla (Ver Figura 28).

Figura 28 Ingreso a Publindex

6. Seguido de esto, se abre una nueva pantalla en la que se encuentra el formulario

para diligenciar la información de la revista que se aspira inscribir (Ver Figura 29).

Figura 29 Registro revista

16

Para ingresar el nombre de la institución editora o segunda institución editora de la revista, hacer clic en el enlace “Seleccionar” del campo respectivo en el formulario de registro.

Figura 30 Seleccionar la institución editora

De esta manera, se desplegará el buscador de institución (que va a presentarse en varios de los formularios del aplicativo). En el espacio en blanco, diligenciar el nombre de la institución y hacer clic en “Buscar institución” (Ver siguiente Figura).

Figura 31 Buscador de institución

17

En seguida, se desplegará el listado con las instituciones que coincidan con la búsqueda.

Seleccionar la institución indicada.

Figura 32 Ejemplo de selección de institución

7. Luego de diligenciar los datos correspondientes, se dará clic al botón: “Aceptar” del

formulario de registro. Posteriormente, se despliega una ventana en la que se indica que

la información fue actualizada satisfactoriamente y que los datos de ingreso serán

enviados al correo registrado.

Figura 33 Mensaje de confirmación para la creación de revista

18

4.2 Pasos para ingresar al aplicativo

Ahora bien, luego de haber llevado a cabo el registro en el ítem REGISTRO DE

INFORMACIÓN, para ingresar al aplicativo

1. Se diligenciarán los datos correspondientes a Usuario y Contraseña actual ya asignados

en el registro.

Figura 34 Ingreso a Publindex con usuario

Para el ingreso al aplicativo también será necesario ingresar el código Captcha. Éste consiste en adicionar en un espacio de la pantalla (en “Escriba el texto”) una cantidad determinada de caracteres (sonoros o textuales) que deberán ser identificados y posteriormente, diligenciados por el usuario para comprobar que quien intenta ingresar al aplicativo es un humano y no una máquina automatizada.

Luego de ingresar el Usuario, la Contraseña y los caracteres del Captcha, pulsar el botón “Enviar”.

Figura 35 Ejemplo de código Captcha

19

2. Así, al pulsar el botón “Enviar” se abrirá una pantalla (Ver Figura 36) que presenta la

información de la revista y además, un menú que cuenta con las opciones disponibles para

la revista registrada.

Figura 36 Inicio revista

Estas opciones, son:

“INFORMACIÓN GENERAL”

“FASCÍCULO(S)”

“SUSCRIPCIÓN Y CANJE”

“SIR(ES)”

“DISTRIBUCIÓN”

“VERIFICADOR DE INFORMACIÓN”

“AYUDA”.

Serán resumidas a continuación.

20

4.2.1 INFORMACIÓN GENERAL

Al interior de la opción Información general se encuentra la información básica de la revista. Además, esta opción cuenta con otro menú (Ver Figura 37), el cual incluye las siguientes opciones:

Identificación

Editor

Ubicación

Presentación

Clasificación

Página Web o URL

Figura 37 Menú de Información general

Identificación: Contendrá la información básica de la revista.

Figura 38 Identificación

En la parte inferior de la pantalla de Identificación se muestran la opción “Editar” y la opción

“Salir” (Ver Figura anterior), esta última permite abandonar la cuenta de usuario.

21

En cambio, al pulsar el enlace “Editar” se abre otra pantalla en la que se da la oportunidad de

editar la información general de la revista, como: el título, la fecha de publicación, el idioma, la

institución editora, entre otros campos (Ver Figura 39).

Figura 39 Editar Información general de la revista

Como se mencionó previamente, para modificar o ingresar la institución editora de la revista,

pulsar el enlace “Seleccionar” (Ver Figura anterior). Por lo cual, se desplegará el buscador de

institución donde será requerido ingresar el nombre de la institución y para obtener resultados,

seleccionar “Buscar Institución” (Ver siguiente Figura).

Figura 40 Buscador de institución

Nota: Es importante tener en cuenta que, una vez la revista se haya inscrito a una

convocatoria o actualización en el IBN-Publindex, el editor no podrá modificar las

instituciones editoras de la revista en los campos “Institución Editora” y “Segunda

institución editora”. Esto con el propósito de evitar inconvenientes en el aplicativo al

momento de la revisión de la información de la revista.

Figura 41 Campos no editables luego de inscribirse a una convocatoria

22

Editor: En esta pantalla se puede:

-Crear editores, pulsando la opción “Crear Editor”.

Figura 42 Editor

Para que el nuevo editor sea creado, se diligenciará la información del formulario, incluyendo los

campos obligatorios (como el Documento de Identidad), y se hará clic sobre la opción

“Aceptar” (Ver la siguiente Figura).

Figura 43 Crear Editor

23

Entre los campos que se deben diligenciar en el formulario, se suman: el “Valor ORCID”, el

“Valor H5” y la “Fuente del valor H5” (Ver Figura anterior).

Figura 44 Campos para diligenciar

El primero de ellos, el campo Valor ORCID, requiere el diligenciamiento del ORCID ("Open

Researcher and Contributor ID") del editor. Es decir, un código numérico que, para un fácil

reconocimiento y rastreo, identifica a autores e investigadores académicos.

El segundo campo, Valor H5, se refiere a un grado de medición o índice de impacto que ofrece

Google Scholar Metrics, desde el cual se identifica la frecuencia de aparición (con citas o

artículos) de las revistas científicas en Google Scholar durante los últimos cinco años.

Por su parte, en el campo Fuente del valor H5, se espera que el editor indique desde qué fuente

fueron analizadas las citaciones académicas de la revista, si desde el programa PoP “Publish or

Perish” o desde Google Scholar.

---En la opción “Editor” también es posible observar información del editor

autorizado de la revista (nombre, primer apellido, Documento de Identidad);

Figura 45 Editor

24

--ampliar esta información del editor, haciendo clic en el enlace “Detalles”;

Figura 46 Enlace "Detalles" del editor

(Información ampliada del editor).

Figura 47 Ejemplo de información ampliada del editor

25

--editar información del editor, pulsando “Editar”;

Figura 48 Enlace "Editar" del editor

(Pantalla de edición de la información del editor).

Figura 49 Editar información del editor

26

--o por otro lado, también es permitido eliminar al editor de la revista. Para esto, es

necesario pulsar la opción “Eliminar”.

Figura 50 Enlace "Eliminar" editor

Finalmente, hacer clic en “Aceptar” para eliminar al editor (Ver la siguiente Figura).

Figura 51 Eliminar editor

27

Ubicación: En esta pantalla se hallarán datos relacionados con la ubicación y

contacto de la revista, tales como: “Teléfono”, “Ciudad”, “E-mail”, etc. Además,

será posible cambiar o modificar la información haciendo clic en “Editar” (Ver

Figura 52).

Figura 52 Ubicación

Al seleccionar el enlace “Editar” se mostrará una nueva pantalla en la que será posible modificar

la información de ubicación de la revista.

Figura 53 Editar ubicación de la revista

Para seleccionar la ciudad, pulsar el enlace “Buscar” del campo “Ciudad” (Ver Figura anterior).

28

Al pulsar el enlace “Buscar” se abrirá una ventana en la que se deberá seleccionar el

departamento y la ciudad de ubicación de la revista. Luego dar clic sobre el enlace “Aceptar”.

Finalizar el proceso de edición de la ubicación de la revista pulsando el botón “Aceptar” (Ver

Figura 54 .

Figura 54 Seleccionar ciudad

29

Presentación: En esta pantalla se identificarán datos relacionados con la

Presentación de la revista, como: la orientación editorial, las instrucciones para los

autores y el público al que se dirige la revista, entre otros. Además, se puede

modificar la información haciendo clic sobre el enlace “Editar”, ubicado en la parte

inferior de la pantalla (Ver Figura 55).

Figura 55 Presentación

Al hacer clic sobre el enlace “Editar”, se expone una pantalla en la que se podrán modificar los

campos antes mencionados. Para guardar las modificaciones hechas a la presentación de la

revista, pulsar el botón “Aceptar” (Ver Figura 56).

Figura 56 Editar presentación de la revista

30

Clasificación: En esta pantalla, por su parte, se encontrará información

relacionada con la orientación y el área del conocimiento al que se inclina la

revista.

La información estará organizada de lo general a lo particular y se referirá

específicamente a categorías como: “Orientación”, “Gran área”, “Área de

conocimiento” y “Disciplina”. Si se desea, es viable cambiar o modificar la

información haciendo clic en “Editar” (Ver Figura 57).

Figura 57 Clasificación

Página WEB o URL: En esta pantalla se hallará información relacionada con la

versión en línea de la revista. Información como la página web de la revista, si la

tiene, o número de consultas en el mes en la Web, entre otras. Además, puede

cambiar o modificar la información haciendo clic en “Editar” (Ver Figura 58).

Figura 58 Página Web o URL

31

4.2.2 FASCÍCULO(S)

Al seleccionar la opción Fascículos se podrá encontrar información de los fascículos de la revista

inscrita (Ver Figura 59). Esta información constará del “Volumen”, “Número”, “Fecha de

publicación”, título del fascículo y las opciones “Detalles”, “Editar y “Eliminar” para cada fascículo

registrado.

Al igual que la opción “Crear fascículo”.

Figura 59 Fascículo

Hacer clic en el vínculo “Crear Fascículo” (Ver Figura anterior). Para crear o registrar el nuevo

fascículo se anexará la información en los campos que se observan en la Figura 60 y se pulsará

el botón “Aceptar”.

Si se desea retornar a la pantalla anterior, se pulsará el enlace “Regresar”.

Figura 60 Crear Fascículo

32

Por otra parte, si es seleccionada la opción “Detalles” de alguno de los fascículos (Ver Figura 59)

será posible reconocer más información del fascículo. Información como el volumen, el número

de página inicial y página final, el editor, el número de artículos, etc.

La pantalla “Detalles” de fascículo(s), incluye también tres enlaces “ARTÍCULOS”,

“EVALUADORES” y “COMITÉ CIENTÍFICO/EDITORIAL”.

A continuación serán explicadas estas tres opciones.

Figura 61 "Detalles" de fascículo

33

Artículos

Cuando se da clic sobre el enlace “Artículos”, se despliega una pantalla en la que se podrán ver los artículos registrados en los fascículos de la revista inscrita en Publindex. La pantalla de todos los artículos contará con las opciones “Detalles”, “Editar”, “Eliminar” y “Autores” para los artículos ya registrados (Ver Figura 62).

Si por el contrario, el editor desea crear un artículo nuevo, será necesario hacer clic en el enlace “Crear Artículo” (Ver siguiente Figura).

Figura 62 Artículos de fascículo(s)

Después de haber seleccionado el enlace “Crear artículo”, se expande una pantalla con un

formulario de creación de artículo, cuyos campos deberán ser completados. Al finalizar, pulsar el

cursor en el botón “Aceptar” (Ver la siguiente Figura).

Figura 63 Formulario de creación de artículo

34

-Ahora bien, en la pantalla de todos los artículos (Ver Figura 62), al dar clic sobre “Detalles” de

alguno de los artículos del fascículo, se amplía la información del artículo a través de una serie

de campos de información (Ver Figura 64).

Figura 64 "Detalles" de artículo

-Si se pulsa el enlace “Editar” (Ver Figura 62) de alguno de los artículos, será permitida la

modificación y actualización de la información de los campos. En seguida, seleccionar el botón

“Aceptar” para finalizar la edición (Ver Figura 65).

Figura 65 "Editar" artículo(s)

35

- En cambio, al hacer clic en el enlace “Eliminar” de algún artículo registrado (Ver Figura 62), se muestra la información básica del artículo y un aviso que solicita confirmar la eliminación, a través del mensaje "¿DESEA ELIMINAR EL SIGUIENTE ARTÍCULO?".

Si se desea realizar la eliminación del artículo, pulsar el vínculo “Aceptar”. De lo contrario, seleccionar la opción “Regresar”.

Figura 66 "Eliminar" artículo

-Por su parte, si se selecciona el enlace “Autores” de uno de los artículos (Ver Figura 62) se despliega una ventana emergente con la lista de autores de la revista y las opciones “Detalles”, “Editar” y “Eliminar” para cada autor. La ventana emergente también incluye la opción “Agregar Autor” (Ver Figura 67).

Figura 67 Autores

36

Esta última opción, “Agregar autor” (Ver Figura 67), dirige a una pantalla en la que se muestran los autores que han sido registrados en todos los artículos de la revista. Para agregar como autor del artículo a uno de los autores de la lista, dar clic en el enlace “Agregar”, junto al autor.

Si lo que aspira el editor es crear un nuevo autor para el artículo, dar clic sobre el enlace “Agregar autor”.

Figura 68 "Agregar autor".

Al seleccionar el enlace “Agregar autor” se muestra el siguiente formulario, en el cual será requerido diligenciar la información básica del autor, incluyendo los campos obligatorios, como el Documento de Identidad. Luego, pulsar el botón “Guardar” y ya aparecerá registrado el autor en la lista de autores del artículo.

Figura 69 Creación de autor

37

El enlace “Detalles” de autor (Ver Figura 67) se encarga de ampliar la información del autor del artículo, al presentar datos como el país de nacimiento, la fecha de nacimiento, el Documento de Identidad, la afiliación institucional, la formación académica, el nivel de formación, etc. (Ver siguiente Figura).

Figura 70 "Detalles" de autor

El enlace “Editar” autor (Ver Figura 67) conduce a una pantalla para la edición de los campos de información del autor del artículo (Ver Figura 71).

Figura 71 "Editar" autor

38

El enlace “Eliminar” autor (Ver Figura 67) tiene como función suprimir del sistema el autor de artículo registrado. Para ello, ante la pregunta “¿DESEA ELIMINAR EL SIGUIENTE AUTOR?”, pulsar el vínculo “Aceptar” (Ver la siguiente Figura).

Figura 72 "Eliminar" autor

39

Evaluadores

Al momento del pulsar el enlace “Evaluadores” de fascículo se expande una ventana emergente

con la lista de evaluadores del fascículo de la revista. La ventana incluye también el enlace

“Crear evaluador” y para cada evaluador están disponibles las opciones “Detalles”, “Editar”,

“Eliminar” y “Publicaciones” (Ver Figura 73).

Figura 73 "Árbitros" de fascículo

Al igual que con las opciones anteriores, el enlace “Detalles” expande la información, ahora de

los evaluadores. El enlace “Editar” posibilita la modificación de los datos del evaluador. El enlace

“Eliminar” da la oportunidad de borrar del aplicativo al evaluador. Y el enlace “Publicaciones”

conduce a los productos publicados por el evaluador.

Además, el enlace “Publicaciones” contiene el enlace “Crear Artículo Publicado”

Figura 74 Publicaciones

40

Al hacer clic sobre el enlace “Crear Artículo Publicado” se despliega un formulario para

diligenciar la información del artículo publicado por el evaluador. Al finalizar el registro de la

información en los campos, pulsar “Aceptar” (Ver la siguiente Figura).

Figura 75 Crear artículo publicado

-Al seleccionar el enlace “Crear evaluador” (Ver Figura 73), se abre una pantalla con la lista de

personas asociadas a la revista que fueron inscritas como evaluadores o miembros del comité

Científico/Editorial en otros fascículos.

Para agregar a la persona asociada como evaluador, hacer clic en el enlace “Agregar” junto al

nombre de la persona.

Para ver más información, editar o borrar del aplicativo a alguna de las personas asociadas,

seleccionar el enlace respectivo (“Detalles”, “Editar” o “Eliminar”).

Figura 76 Personas asociadas a la revista

41

Para registrar una nueva persona asociada, hacer clic sobre el enlace “Crear Persona Asociada”

de la pantalla de personas asociadas (Ver Figura 77).

Figura 77 "Crear Persona Asociada"

Por lo cual, se abrirá el formulario para el registro de una persona asociada que cumplió el rol de

evaluador en el fascículo (Ver siguiente Figura).

Diligenciar correctamente el formulario y pulsar el botón “Aceptar”.

Figura 78 Formulario de registro de persona asociada

42

Comité Científico/Editorial

Al momento del pulsar el enlace “Comité Científico/Editorial” de fascículo, se abre una ventana emergente con la lista de integrantes del Comité Científico/Editorial e información básica de cada uno de ellos.

Figura 79 Comité Científico/Editorial

Así como con los Evaluadores, al seleccionar el enlace “Detalles” de alguno de los miembros del

Comité Científico/Editorial se amplía la información del mismo. El enlace “Editar” posibilita la

modificación de la información del integrante del Comité Científico/Editorial. El enlace “Eliminar”

da la oportunidad de borrar del aplicativo al miembro del comité. Y el enlace “Publicaciones”

conduce a las publicaciones del integrante seleccionado y al registro de nuevos artículos

publicados.

Por su parte, el enlace “Crear miembro del Comité” conduce a la lista de personas asociadas a la

revista, quienes pueden ser agregadas como miembros del comité. El enlace permite también

registrar una nueva persona asociada para ser integrada al comité.

43

4.2.3 SUSCRIPCIÓN Y CANJE

Esta información aplica para las revistas impresas. Aquí se presentará información relacionada

con la distribución de la revista. Se puede también cambiar o modificar la información haciendo

clic en “Editar” (Ver Figura 80).

Figura 80 Suscripción y canje

-Si es seleccionado el enlace “Editar”, será permitida la modificación de los campos que se

observan en la siguiente figura sobre la distribución de la revista. Para guardar la edición,

seleccionar el botón “Aceptar”.

Si desea retornar a la información general de la revista, dar clic en “Regresar”.

Figura 81 "Editar" Suscripción y Canje

44

4.2.4 SIR(ES)

En la opción Sir(es) -Sistemas de Indexación y Resumen– se podrá encontrar la información

relacionada con los Sistemas de Indexación y Resumen (SIR (es)) a nivel internacional, en

donde se encuentra indexada la revista (Ver Figura 82).

Si se desea agregar un SIR, se dará clic en “Incluir SIR”.

Figura 82 SIR(ES)

Inmediatamente aparecerá una ventana emergente (Ver Figura 83) que permite integrar el SIR a

través de una lista con las opciones relacionadas y además, añadir el año de aparición de la

revista en el SIR. Para mantener la información agregada se pulsará la opción “Aceptar”. Para

regresar a la pantalla anterior se seleccionará “Regresar”.

Figura 83 Ventana emergente: Incluir SIR

45

4.2.5 VERIFICADOR DE INFORMACIÓN

En esta opción del menú se encontrarán una serie de criterios que evalúan la pertinencia de la

información registrada, es decir, si la información registrada de la revista cumple con el

diligenciamiento adecuado de los criterios establecidos (Ver Figura 84).

Figura 84 Verificador de información

La información aparecerá organizada en una tabla, con una serie de columnas: “Nro”, “Criterio evaluado”, “Información Registrada”, “¿Está diligenciada?” y “Opciones” disponibles.

Figura 85 Columnas de la opción "Verificador de información"

Si la información de la revista cumple con el correcto diligenciamiento, en la columna “¿Está diligenciado?” será posible observar una casilla verde marcada con signo de aprobación.

Figura 86 Ejemplo información que sí cumple con criterio

Si al contrario, la información no cumplió con el criterio, se mostrará una casilla roja marcada con una (x) y en la columna “Opciones”, se visualizará el enlace “Detalle”, con el que será viable identificar los errores cometidos al diligenciar la información (Ver Figura 87).

Figura 87 Ejemplo información que no cumple con criterio

46

4.2.6 AYUDA

Esta opción conduce a un instructivo de uso del aplicativo Publindex.

47

5. HOMOLOGACIÓN

En este ítem se podrá realizar la búsqueda de las revistas extranjeras que se encuentran actualmente en la Base Bibliográfica Nacional mediante el Servicio de Homologación. Corresponden a aquellas que a su vez están integradas en los SIR, IB y en las BBCS hasta el momento identificados en el ámbito científico académico internacional, que se irán actualizando en la medida en que estos vayan apareciendo y el Servicio tenga conocimiento de los mismos. (Ver Figura 88). Para consultar las revistas homologadas se dará clic en el menú desplegable y se seleccionará la vigencia de interés. O ingresando directamente el ISSN o el Nombre de la revista.

Figura 88 Homologación

Luego de emplear el buscador de revistas homologadas y después de pulsar el botón “Buscar” se mostrará el resultado de la consulta que coincida con los datos ingresados.

Para identificar mayor información de la revista homologada, pulsar el enlace “Detalles” de la revista específica.

Figura 89 Resultado de búsqueda de revistas homologadas

48

Al momento de seleccionar el enlace “Detalles” de la revista homologada, se dará a conocer el historial con las calificaciones obtenidas por la revista en diferentes índices bibliográficos o Sires (Ver siguiente Figura).

Por lo cual, en una tabla y por columna, se exhibirá la calificación, la vigencia y el nombre del Sir.

Figura 90 Ejemplo de calificaciones de revista homologada

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6. NOTICIAS

En el ítem “NOTICIAS” se encontrarán noticias referidas al aplicativo. Además, se hallarán novedades relacionadas con las publicaciones y con algunas convocatorias. O acerca de las actualizaciones o consultas que se pueden realizar respecto a la información registrada en las bases de datos.

Figura 91 Noticias

7. RECUPERACIÓN IDENTIFICACIÓN

Si se olvidó o extravió la identificación se solicitará al Servicio a través del correo electrónico contacto@colciencias.gov.co, agregando la siguiente información:

Nombre del editor. Institución editora. Título de la publicación. Ciudad. Teléfono. e-mail de la publicación. e-mail del editor (Institucional).

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8. “¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA?”

Si el usuario del aplicativo Publindex olvidó su contraseña de ingreso, se ubicará en el ítem REGISTRO DE INFORMACIÓN y seleccionará el vínculo ¿Olvidó su contraseña? (Ver Figura 92).

Figura 92 ¿Olvidó su contraseña?

Entonces, se desplegará una pantalla en la que se solicita agregar el Usuario o ISSN de la revista y el Correo electrónico del editor o de la revista (Ver Figura 93).

Figura 93 Recuperación de contraseña

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Sin embargo, el correo electrónico del editor que se solicita en la recuperación de contraseña, debe corresponder al mismo correo electrónico que el editor incluyó anticipadamente en el aplicativo cuando se registró.

Figura 94 Ejemplo de correo electrónico del editor

Cuando el usuario haya incorporado los datos que se requieren para recuperar su contraseña (Usuario y Correo electrónico del editor o de la revista) pulsará el botón “Enviar contraseña” (Ver Figura 95).

Figura 95 Enviar contraseña

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Cuando el editor haya pulsado el botón, se mostrará un mensaje que confirma el envío de la contraseña al correo incorporado (Ver Figura 96).

Figura 96 Mensaje de confirmación de envío de contraseña

De esta forma, el usuario se dirigirá a la bandeja de entrada de su correo electrónico y abrirá el mensaje correspondiente a la recuperación de su contraseña para poder ingresar al aplicativo.

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9. CONVOCATORIAS

9.1 Inscripción

Cuando la revista se encuentra invitada a hacer parte de una convocatoria, al ingresar al aplicativo Publindex con usuario y contraseña, se presenta un mensaje al interior de un recuadro. El mensaje indica que si desea participar en la convocatoria debe seleccionar la opción “SÍ”, de lo contrario, se deberá hacer clic sobre la opción “NO”.

Pulsar el botón “Aceptar”, sea cual sea la opción seleccionada.

Figura 97 Inscripción en convocatoria

Si el usuario da clic sobre la opción “SÍ”, se le expresa que la revista está inscrita a la convocatoria determinada. Así mismo, tal y como se admitió en el título de Identificación (ver numeral 4.2.1 INFORMACIÓN GENERAL), inscribirse en una convocatoria significa también que el editor no podrá modificar las instituciones editoras de la revista en los campos “Institución Editora” y “Segunda institución editora”, para obviar inconvenientes en el aplicativo.

Nota: Para la inscripción en una convocatoria, es indispensable que los números de documento de identidad de las personas relacionadas con la revista (editores, evaluadores, miembros del comité Científico/Editorial y autores) sean incorporados en los formularios de creación de la persona específica, para un fácil reconocimiento e identificación.

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9.2 Resultados de revisión realizada por las Instituciones

Después de que le revista se haya inscrito en una convocatoria y luego de haberse llevado a cabo la revisión por parte de la institución encargada de avalar la revista, para poder identificar los resultados de la revisión de la información, el usuario (editor) dará clic sobre el vínculo “Resultados de la revisión realizada por las instituciones”. Éste se encuentra situado en un recuadro que enseña, además, el nombre de la convocatoria a la cual se inscribió el editor, el número de inscripción a la convocatoria e información acerca de si las instituciones ya llevaron a cabo el proceso de revisión.

Figura 98 Resultados de la revisión realizada por las instituciones

Siendo seleccionado el enlace “Resultados de la revisión realizada por las instituciones”, se desplegará una nueva pantalla en la que deberá seleccionar, a través de un menú desplegable, la institución encargada de revisar la información de la revista y se tendrá que pulsar el botón “Consultar” (Ver Figura 99).

Figura 99 Selección de la institución encargada de la revisión

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De tal forma, se abrirá una nueva pantalla que presenta los resultados de la revisión que realizó la institución. Estos resultados aparecerán organizados por columnas en una tabla. Las columnas son: “Nro”, “Criterio evaluado”, “Información Registrada”, “¿Cumple criterio?” y “Observación” (Ver Figura 100).

Figura 100 Resultados de la revisión

En la columna “Nro” estará el número del criterio; en la columna “Criterio evaluado”, se enseñará el criterio por medio del cual se revisará la información; en la columna “Información Registrada”, se presentará la información de la revista; en la columna “¿Cumple criterio?”, se conocerá si la información cumplió o no cumplió con el criterio; y en la columna “Observación” se ubicará la observación que la institución hizo sobre la información que no cumplió con el criterio.

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9.3 Resultados Indexación de revistas científicas

Para identificar los resultados de la revisión de cada una de las condiciones de la Fase II de las convocatorias del IBN-Publindex, seleccionar el enlace “Resultados indexación de revistas científicas” (Ver Figura 101).

Figura 101 "Resultados indexación de revistas científicas"

De esta forma, se desplegará una pantalla con los resultados de las condiciones para la Fase II de la convocatoria de Publindex (Ver siguiente Figura).

Figura 102 Resultados de la revista para la Fase II

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En la parte superior de la pantalla se expondrá el resultado final de la Fase. Es decir, se indicará si la revista sí cumplió, o no, los criterios para ser clasificada en alguna de las categorías (Ver Figura 103).

Figura 103 Mensaje de si la revista clasificó en alguna categoría

En la parte inferior de la pantalla, se presentará una tabla. Allí se mostrará el resultado obtenido para cada requerimiento o condición. En la primera columna de la tabla se mostrará el Requerimiento o condición; en la siguiente columna, el Estado Final del requerimiento, es decir, si la revista cumplió o no con la condición; en seguida, la columna Información registrada con un resumen o síntesis con porcentaje del resultado obtenido en la condición; y por último, la columna Detalle, que incluye el enlace Ver Detalle por condición.

Figura 104 Tabla con resultado general por condición

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Si se selecciona el enlace “Ver Detalle” del requerimiento se ampliará la información detallada de la condición. En la parte superior de la pantalla se expondrá el porcentaje obtenido en la condición y en la parte inferior, se mostrará la tabla con la información registrada por el editor, en relación con el aspecto que revisa la condición.

Figura 105 Detalle de condición

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9.4 Solicitud de aclaración

Luego de reconocer los resultados de la revisión de las condiciones de la Fase II de la

convocatoria, si el editor lo considera necesario, puede solicitar una aclaración respecto a los

resultados obtenidos o sobre la información que se considere no fue analizada correctamente.

Para ello, en la pantalla inicial de la opción Información general del aplicativo Publindex,

seleccionar la opción “Solicitud de aclaraciones” (Ver Figura 106).

Figura 106 Solicitud de aclaraciones

Se desplegará una pantalla con un cuadro en el que se podrá ingresar la aclaración que aspira

sea respondida por los funcionarios de Colciencias.

Luego de ingresar la aclaración específica, hacer clic en “Aceptar”.

Figura 107 Solicitud de aclaración

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De esta forma, se exhibirá un mensaje que confirma el envío de la aclaración.

Pulsar el enlace “Continuar”.

Figura 108 Confirmación del envío de la aclaración

Si se ingresa nuevamente a la opción “Solicitud de aclaraciones” se dará a conocer la solicitud

hecha por el editor. Habrá un período establecido en el que podrá modificar la solicitud

ingresada, si se cree conveniente (Ver Figura 109).

Editar o actualizar la solicitud de aclaración y hacer clic en el botón “Aceptar”.

Figura 109 Edición de la solicitud de aclaración

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No obstante, durante el período de respuesta a las solicitudes, el aplicativo impedirá o

inhabilitará la edición de las aclaraciones (Ver siguiente Figura).

Figura 110 Edición inhabilitada

Por ende, cuando la respuesta hecha por Colciencias a la aclaración, sea publicada, al ingresar

a la opción “Solicitud de aclaraciones” ésta se ubicará en la parte inferior de la pantalla (Ver

Figura 111).

Figura 111 Respuesta a la aclaración