MANUALDEPROTECCIÓNDEDATOSPERSONALESOHABEASDATADELASOCIEDAD

CUNDINAMARQUESADEANESTESIOLOGIA

INTRODUCCIÓN

Colombia se ha caracterizado por avanzar de manera significativa en el ámbito de las nuevastecnologíasdelainformaciónylascomunicacionesenlosúltimosaños,losquehapermitidoqueel flujo y transferencia de datos personales sea día a día más fácil y asequible para cualquierpersona. Estoha llevadoaque la temáticade laproteccióndedatospersonales toquenpuntossensiblesendiversoscontextossociales,políticos,económicosy,desdeluego,jurídicos;porloquees un reto para los profesionales de hoy día buscar alternativas que permitan garantizar yefectivizarderechosquepuedenversevulneradoseneldesarrollodeéstasdinámicas.

La LA SOCIEDAD CUNDINAMARQUESA DE ANESTESIOLOGIA, en adelante la SOCIEDADDEPARTAMENTAL,esunacorporacióncientífico-gremialsinánimodelucroydederechoprivado,que entre otras, busca representar ante la sociedad, el Estado y los demás gremios, a losanestesiólogosdeldepartamentoquerepresentayprotegersusinteresesyeldesusfamilias,asícomovelarporelcumplimientodelasnormasenelejerciciodelaanestesiologíayengeneralporlageneracióndeestrategiasyaccionespositivasenprodelaseguridaddesusafiliados,pacientes,usuariosyactoresdelaatenciónenlasalud.

Por lo tanto, La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL, ha decidido implementar, a propósito de laoptimización y puesta en marcha de sus políticas de gestión de calidad, gestión humana yresponsabilidad social, el presente manual con el ánimo de cumplir lo establecido por la ley,decretos reglamentarios y demás normatividad en lo atinente a esta temática; además, degarantizareladecuadomanejodelosdatospersonalesdelostitulares,especialmenterespectodelosprocedimientosdeconsultayreclamaciónquesepuedensuscitar.Deigualforma,lohacedemanerapúblicaygratuita,conelfindedaraconocerloslineamientos,estructuraciónydesarrollode laspolíticas adoptadasen su interior, con respectoa laproteccióndedatospersonalesparatodoslossectoresquesostenganalgúntipodevínculoconéstacorporación.

Loanterior,encumplimientodeloconsagradoenlaleyestatutaria1581de2012,lacualtieneporobjeto desarrollar el derecho fundamental que tienen todas las personas a conocer, actualizar,modificar,rectificarysustraerlainformaciónquedeellassehayasolicitadoyalmacenadoenlasbasesdedatosdecualquierentidadseadenaturalezapúblicaoprivada,garantizandolodispuestoporlaconstituciónpolíticaydemásdisposicioneslegalesyjurisprudencialesquebuscanyexigenproteger derechos y libertades que por su naturaleza deben ser de aplicación inmediata ygeneralizada, entre los cuales se destacan los consagrados en el artículo 15, verbigracia elderechoalaintimidadpersonal,familiaryasubuennombre,asícomoloplasmadoenelartículo20elcualtrataelderechoalainformación.

CAPITULOI

Generalidades

1.1 Ámbitodeaplicación:

Las políticas, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el presente manual, seaplicarán a la LA SOCIEDAD CUNDINAMARQUESA DE ANESTESIOLOGIA. Así mismo, loslineamientos aquí plasmados aplican para cualquier registro de datos personales realizado enformapresencial,nopresencialy/ovirtual,cualquieraqueseaelmotivo.

1.2 Definiciones:

Lassiguientesdefinicionestienenporobjetoexplicardemanerafácil,pedagógicae ilustrativa loreferente a la protección de datos personales o habeas data al interior de La SOCIEDADDEPARTAMENTALhaciendoposibleunacorrectainterpretacióndelpresentemanual.

Esimportanteque,paraefectosdelasdefinicionescontenidasenelpresentemanual,sedeberátenerencuentalodispuestoporlamatrizdeclasificacióndedatospersonales.

1.2.1 Avisodeprivacidad:

Comunicacióngeneradaporel responsable,dirigidaal titularparael tratamientode susdatospersonales,mediantelacualseinformalaexistenciadelaspolíticasmanejadasporLa SOCIEDAD DEPARTAMENTAL respecto de la utilización de sus datos personales, asícomolaformadeaccederalasmismasylasfinalidadesdeltratamiento.

1.2.2 Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para elmanejoyutilizacióndelosmismos.

1.2.3 Basededatos:

Conjuntoorganizadodedatospersonalesobjetoestemanual.

1.2.4 Datopersonal:Cualquier información relacionada a una o a varias personas naturales determinadas odeterminables.

1.2.5 Datopúblico:Eseldatoquenoseasemiprivado,privadoosensible.Sonconsideradosdatospúblicos,entreotros,losdatosrelativosalestadocivildelaspersonas,asuprofesiónuoficioyasucalidaddecomercianteodeservidorpúblico.Porsunaturaleza,losdatospúblicospuedenestar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y

boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esténsometidasareserva.

1.2.6 Datopersonalpúblico:Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público engeneral.

1.2.7 Datopersonalprivado:Todainformaciónpersonalquetieneunconocimientorestringido,yenprincipioprivadoparaelpúblicoengeneral.

1.2.8 Datosemiprivado:Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyoconocimientoodivulgaciónpuedeinteresarnosóloasutitularsinoaciertosectorogrupodepersonasoalasociedadengeneral.

1.2.9 Datosensible:

AquelqueafectadirectamentelaintimidaddelTitularocuyousoindebidopuedegenerarsudiscriminación,talescomoaquellosquerevelenelorigenracialoétnico,laorientaciónpolítica,lasconviccionesreligiosasofilosóficas,lapertenenciaasindicatos,organizacionessociales,dederechoshumanosoquepromueva interesesdecualquierpartidopolíticooque garanticen los derechos y garantías departidospolíticos deoposición, así como losdatosrelativosa lasalud,a lavidasexualy losdatosbiométricos,entreotros, lacapturadeimagenfijaoenmovimiento,huellasdigitales,fotografías,iris,reconocimientodevoz,facialodepalmademano,etc.

1.2.10 Responsabledeltratamiento:Personanaturalojurídica,públicaoprivadaqueesgarantedelbuenyadecuadomanejodelainformacióncorrespondientealosdatospersonalesdeltitular.

1.2.11 EncargadodelTratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,realiceelTratamientodedatospersonalesporcuentadelResponsabledelTratamiento.

1.2.12 Titular:

PersonanaturalojurídicacuyosdatospersonalessonobjetodeTratamiento.Sontitularesde datos de la SOCIEDADDEPARTAMENTAL, los afiliados, colaboradores, proveedores oclientessegúnaplique.

1.2.13 Afiliado:Quien ejerce una profesión de médico anestesiólogo que se afilia a la SOCIEDADDEPARTAMENTAL.

1.2.14 Colaborador:LapersonavinculadalaboralmenteconlaSOCIEDADDEPARTAMENTAL.

1.2.15 Proveedor/Cliente:

Es la persona natural o jurídica que brinda a la SOCIEDAD DEPARTAMENTAL bienes oservicios,vinculadosatravésdecontratosuordendepedido.

1.2.16 Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como larecolección,almacenamiento,uso,circulaciónosupresión.

1.3 Principios:1.3.1 Principiodeaccesoycirculaciónrestringida:

El tratamiento de los datos personales está sujeto a los límites que se derivan de lanaturaleza de los mismos, de las disposiciones del presente manual, de la Ley, y laConstitución. Así las cosas, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas,poreltitulary/oporlaspersonasprevistasporley.Losdatospersonales,exceptoaquellosdeconnotaciónpública,nopodránestardisponiblesen Internetoenningúnotromediodecomunicaciónodivulgaciónmasiva,salvoqueelaccesoseatécnicamentecontrolable,parabrindarunconocimientorestringidoalosTitularesotercerosautorizados.Paraestospropósitos, la obligación de La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL será de medio y no deresultado.

1.3.2 Principiodeconfidencialidad:

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL, se ha preocupado por mantener altos estándares deprofesionalidad en el manejo de las relaciones que sostiene con sus afiliados y con elpúblicoengeneral.Porconsiguiente,esimperativoquelaspersonasqueintervenganenel

tratamientodedatospersonales,garanticenlareservadelainformación,inclusodespuésdeterminadadicharelación.Cabeanotar,queúnicamentegozandelaaplicacióndeesteprincipiolosdatosquenotienenlanaturalezadepúblicos.

Dando aplicación a lo anterior, los colaboradores responsables del manejo yalmacenamientodedatospersonales,secomprometendemanerainexorableanorevelaraterceros,informaciónpersonalodecualquierotrotipo,recolectadaenelejerciciodesusfunciones,amenosqueseapública.

1.3.3 Principiodelegalidad:

Uno de los objetivos principales de la SOCIEDAD DEPARTAMENTAL es velar por elcumplimiento de la normatividad relacionada con el ejercicio de la anestesiología en eldepartamento que representa, así como del ordenamiento jurídico en conjunto. Es porestoque,eltratamientodedatospersonalesalinteriordelaSOCIEDADDEPARTAMENTALcumplecontodaslasexigenciasdispuestasporlaley,específicamenteentratándosedeloconsagradoenlaley1581de2012,eldecreto1377de2013ydemásnormatividadquelascomplementen,modifiquenoderoguen.

1.3.4 Principiodelibertad:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALestáfacultadaparatratarocederlosdatospersonalesqueseencuentrenalmacenadosensusbasesdedatos,sinprevioconsentimientodeltitular,siestossondenaturalezapública.Delocontrario,eltratamientosolopuedeejercerseconelconsentimiento, previo, expresoe informadodel titular almomentode tratar susdatospersonales.

1.3.5 Principiodeseguridad:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALal ser laencargadadel tratamientodedatospersonales,estácomprometidaconbrindarlasmedidasdecaráctertécnico,administrativo,humanoycualquierotraqueseanecesariaparabrindarseguridadalainformacióncontenidaensubase de datos. Con el fin de evitar adulteración, perdida, uso o acceso no autorizado ofraudulento.

1.3.6 Principiodetransparencia:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALgarantizaaltitulardelderecholapotestaddeobtenerencualquiermomento y sin restricción alguna, cualquier información que se registre en labasededatos.

1.3.7 Principiodecalidad:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALpromuevequetodassusactividades,serviciosybeneficiossecaractericenporserdesarrolladoscon losmayoresestándaresdecalidadyeficiencia.

En consecuencia, La SOCIEDADDEPARTAMENTAL garantiza que toda la informaciónquereposaensubasededatosesveraz,exacta,actualizadaycomprobable.

1.3.8 Principiodesolidaridad:

La SOCIEDADDEPARTAMENTAL promueve el sentimiento de unidad basado enmetas einteresescomunesconelfindedarsolucionesefectivasalaspersonasconlasquetieneotuvoalgún tipode relación. Enesteordende ideas, se comprometeabrindar cualquiercolaboraciónnecesariacuandoeltitulardeseeconocer,actualizar,modificar,rectificary/osustraerlainformaciónregistradaenlabasededatos.

1.3.9 Principiodegratuidad:

Eneleventoenqueeltitulardecidaconocer,actualizar,modificar,rectificary/osustraerlainformaciónregistradaenlabasededatos,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALdesplegarálagestióncorrespondientesinqueestosignifiqueelpagodeningúnvalor.

CAPITULOII

Tipologíaytratamientodedatospersonales

2.1 Datospúblicos:

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL informa que trata sin previa autorización del titular los datospersonalesdenaturalezapública.Sinqueestosignifique,enningúncaso,quenoseadopten lasmedidasnecesariasquegaranticenelcumplimientodelosprincipiosanteriormentemencionadosy las obligaciones derivadas de las diversas disposiciones legales y jurisprudenciales sobre elparticular.

2.2 Datossensibles:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALrestringiráeltratamientodedatospersonalessensibles,aloestrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo, expreso e informado a lostitulares y/o sus representantes legales, apoderados, etc.) Informando sobre su finalidad yobjetoderecaudo.LaSOCIEDADDEPARTAMENTALutilizadatossensiblescuando:

A. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datossensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dichaautorización.

B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste seencuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representanteslegalesdeberánotorgarlaautorización.

C. ElTratamientoserefieraadatosqueseannecesariosparaelreconocimiento,ejercicioodefensadeunderechoenunprocesojudicial.

D. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del

marco de procesos demejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten lasmedidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato estedisociado,esdecir, eldatosensible seaseparadode la identidaddel titularynoseaidentificableonoselogreidentificaralapersonaTitulardeldatoodatossensibles.

Asímismo,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALapropósitodel tratamientodedatos sensiblestieneporobligación:

A. Informaraltitularqueportratarsededatossensiblesnoestáobligadoaautorizarsutratamiento.

B. Informaraltitulardeformaexplícitayprevia,ademásdelosrequisitosgeneralesdelaautorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datosobjeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, yobtenerelconsentimientoexpresoeinequívoco.

C. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personalessensibles(salvoqueexistaunacausalegalocontractualparahacerlo).

De igual forma, La SOCIEDADDEPARTAMENTALdando cumplimiento a lo dispuestopor elordenamientojurídico,enmateriadeprotecciónytratamientodedatospersonales,seacogealareglageneralsegúnlacual,eltratamientodedatossensiblesestáprohibidoporlaley,salvoenlossiguientescasos:

A. CuandoelTitularhaautorizadoexpresamenteelTratamiento.B. CuandoporLeynosearequeridoelotorgamientodedichaautorización.C. CuandoelTratamientoseanecesarioparasalvaguardarelinterésvitaldelTitular.D. CuandoelTratamientoseaefectuadoporunafundación,ONG,asociaciónocualquier

organismosinánimodelucro,cuyafinalidadseapolítica,filosófica,religiosaosindical.E. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un

derechoenunprocesojudicial.F. ElTratamientoobedezcaaunafinalidadhistórica,estadísticaocientífica.Enestecaso,

sedebensuprimirlasidentidadesdelosTitulares.2.3 Tratamientodedatosdemenores:

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes de conformidad con loestablecido por el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 está proscrito excepto cuando se trate dedatosdenaturalezapública.

Espertinenteanotarque,eltratamientodedatospersonalesdeniños,niñasyadolescentesdebeestar garantizado por los principios y las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, enconcordanciaconlodispuestoporlaconstituciónpolíticaensusartículos44ysiguientesdondeseafirma, entre otras cosas, que los derechos de los niños y niñas prevalecen sobre los demás.Adicionalmente,debetenerseencuentalalegislaciónespecialsobreelparticular,específicamenteelcódigodelainfanciaylaadolescencia.

2.4 Proteccióndedatosweb:

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL está en la obligación, de acuerdo a la ley 1581 de 2012, susdecretosreglamentariosycualquiernormatividadquelaaclare,modifiqueoderogue,agarantizarel buen y adecuado uso de los datos personales registrados de manera virtual o través decualquierportalinformático,comosonlaspáginaswebadministradasporella.

2.5 Proteccióndedatosdeformularios:

Cualquier información obtenida a través del diligenciamiento de formularios solicitados por LaSOCIEDAD DEPARTAMENTAL está igualmente protegida por las políticas contenidas por elpresentemanual,asícomoporlasdemásdisposicionesqueelordenamientojurídicocolombianotratasobreelparticular.

2.6 ProteccióndedatosdePQR:

Con respecto a la protección de datos personales, a propósito de cualquier petición, queja oreclamo por parte del titular, La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL se regirá por el procedimientoespecialdispuestoparaeste tipodeactuaciones,contenidoenelDocumentoparaelmanejodequejas y solicitudes de esta misma corporación. Se garantiza la protección de cualquierinformaciónobtenidaporestemedio,deacuerdoalaspolíticasyprocedimientoscontenidosenelpresente manual de protección de datos personales y demás disposiciones legales oreglamentariasquetenganalgunaincidenciasobreelparticular.Entodocaso,sehaestablecidoqueeltiempolímiteparadarunarespuestadefondoesdediez(10)díashábiles,encumplimientodelodispuestoporlaley1581de2012.

CAPITULOIII

Derechosyprerrogativasdelostitulares

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALcomoorganización,tienecomoobjetivoprimordialelprestarsusservicios bajo los estándaresmás altos de calidad, eficiencia y respeto por la ley. Por ende, nopuede desconocer derechos y prerrogativas que son inherentes al tratamiento de los datospersonalesyqueestánencabezadelostitularesdelosmismos.

3.1Delderechoalaccesooconsulta,areclamar,asuprimir,alarectificaciónyactualizacióndedatos:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALgarantizaelderechodeaccesoyconsulta,rectificación,supresiónyactualización,segúnloestipuladoporlaley1581de2012.Eneleventoenqueeltitular,previaidentificación, legitimidad o la de su representante debidamente acreditado, desee consultar,acceder, rectificar o actualizar cualquier información que repose en la base de datos, podráhacerloatravésdeunaPQR(petición,quejaoreclamo).

3.2Delderechoarevocarlaautorización:

En el evento en que el titular, previa identificación, legitimidad o la de su representantedebidamente acreditado, desee revocar la autorizaciónpara el uso de la totalidadde sus datospersonales,podráhacerloatravésdeunaPQR.

3.3 Protección de datos en los contratos/De la cláusula de protección de datos personales ocláusulahabeasdata:

LaSOCIEDADDEPARTAMENTALcuentaconuntipoespecíficodecláusuladehabeasdata,dándolecumplimiento a lo estipulado en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demásdisposiciones que la complementen y/o modifique, al garantizar la protección de los datospersonales de los titulares que tienen algún tipo de vínculo de naturaleza contractual con lacorporación.

Estetipodecláusulassedividenen:

• Cláusuladehabeasdataencontratoslaborales

“HABEAS DATA. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretosreglamentarios, y demás normas que la adicionen omodifiquen, queda informado que losdatos personales entregados por EL TRABAJADOR a través de la documentación necesariapara proceder a la contratación, o en cualquiermomento de la relación contractual serántratados por La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL, con la finalidad de garantizar la celebración,ejecuciónyliquidacióndelpresentecontratoosatisfacerlosrequerimientosqueafectendeformadirectaoindirectaelmismo.ELTRABAJADORúnicamentecomunicaráaLaSOCIEDADDEPARTAMENTALdatospersonales,adecuados,pertinentesynoexcesivosenrelaciónconlasnecesidadesdelobjetodelpresentecontrato, garantizando que dichos datos sean exactos y puestos al día, obligándose acomunicar a La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL cualquier modificación. Cualquier interesadopodrá ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición solicitándoloporescritodirigidoaLaSOCIEDADDEPARTAMENTALaladireccióndenotificación.PARÁGRAFO PRIMERO. LAS PARTES se obligan a utilizar los datos única y exclusivamenteparalosfinesdelpresentecontratoyaguardarsecretoprofesionalrespectoatodoslosdatosdecarácterpersonalyfamiliarqueconozcanyalosquetenganaccesodurantelarealizacióndelpresentecontrato.LasanterioresobligacionesseextiendenatodapersonaquepudieraintervenirencualquierfasedeltratamientoporcuentadeLASPARTESysubsistirándespuésde terminado el presente contrato. EL EMPLEADOR se compromete a comunicar y hacercumplirasusempleadoslasobligacionesestablecidasenlosapartadosanteriores.PARÁGRAFO SEGUNDO. Los datos de carácter personal y familiar que EL TRABAJADORsuministreseránobjetodetratamientoenlostérminosdelaLey1581de2012porpartedeLa SOCIEDAD DEPARTAMENTAL, quien se compromete a implementar todas las medidasnecesariasparagarantizaruntratamientoidóneodelosdatospersonalesyacumplirconlasdisposiciones que se tienen en esta materia. Sus datos personales serán incorporados ennuestrasbasesdedatos.”

• Cláusulagenéricaparalosdemástiposdecontratos

“HABEAS DATA: En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretosreglamentarios y demás normas que la adicionen omodifiquen, queda informado que losdatos personales entregados porEL CONTRATISTA a través de la documentación necesariapara proceder a la contratación, serán tratados por EL CONTRATANTE, con la finalidad degarantizarlacelebración,ejecuciónyliquidacióndelpresentecontrato.

ELCONTRATISTAúnicamentecomunicaráaELCONTRATANTEdatospersonales,adecuados,pertinentesynoexcesivosenrelaciónconlasnecesidadesdelobjetodelpresentecontrato,garantizando que dichos datos sean exactos y puestos al día. Cualquier interesado podráejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición solicitándolo porescritodirigidoaELCONTRATANTEaladireccióndenotificación.Conelfindemantenerlosdatos actualizados en todomomento, el interesadodeberá comunicar aEL CONTRATANTEcualquiermodificaciónensusdatos.

PARÁGRAFO PRIMERO.- LAS PARTES se comprometen a tratar los datos con la finalidadexclusivadelobjetodelpresentecontrato.Unavezfinalizadoelcontratolaparterecibidasecomprometeadestruir losdatosproporcionadospor laotraparteasícomoel resultadodecualquierelaboracióndelosmismosylossoportesodocumentosenquesehallerecogidalainformacióno,ensucaso,adevolvérselosalaparteenfuncióndeladecisióntomadaporlamismaencadacaso.

LASPARTESseobliganautilizarlosdatosúnicayexclusivamenteparalosfinesdelpresentecontratoyaguardarsecretoprofesionalrespectoatodoslosdatosdecarácterpersonalqueconozcayalosquetengaaccesodurantelarealizacióndelpresentecontrato.Igualmente,seobliga a custodiar e impedir el acceso a los datos de carácter personal a cualquier terceroajeno al presente contrato. Las anteriores obligaciones se extienden a toda persona quepudieraintervenirencualquierfasedeltratamientoporcuentadeLASPARTESysubsistirándespués de terminado el presente contrato. LAS PARTES se comprometen a comunicar yhacer cumplir a sus empleados, asignados al proyecto, las obligaciones establecidas en losapartadosanteriores.

PARÁGRAFO SEGUNDO.- Los datos de carácter personal que EL CONTRATISTAsuministreseránobjetodetratamientoenlostérminosdelaLey1581de2012porpartede EL CONTRATANTE, quien se compromete a implementar todas las medidasnecesariasparagarantizaruntratamientoidóneodelosdatospersonalesyacumplirconlasdisposicionesquesetienenenestamateria.Susdatospersonalesseránincorporadosennuestrasbasesdedatos.”

3.4Reglasgeneralesaplicadas

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL establece las siguientes reglas de carácter general, con elánimo de garantizar la protección de datos personales, sensibles y de menores; así como,efectivizarelusoymanejodelosmismos.

A. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL recolectará, utilizará y administrará los datos

personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto y actividadesdirectamente ligadasalmismo,asícomo,paracumplirsusobjetivos,misiónyvisióninstitucionales.

B. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL recolectará, utilizará y administrará los datospersonales, para cumplir con sus deberes legales, dándole cumplimiento a lodispuestoporelordenamientojurídicocolombianoydemásdisposicioneslegalesqueleseanaplicablesalejerciciodesuactividad.

C. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL utilizará los datos personales conforme a lasfinalidadesconlasquetalesfueronrecolectadosyalmacenados.

D. Tales datos corresponden a los de sus afiliados, colaboradores y en general a todasaquellaspersonasnaturales con lasqueLa SOCIEDADDEPARTAMENTAL tieneohatenidoalgúntipodevínculo.

E. LaSOCIEDADDEPARTAMENTALobtendráyutilizarádatospersonalessiemprequeseencuentre facultada para ello, bien por disposición legal, bien porque se derivaintrínsecamentedelarelaciónquetieneconeltitulardedichosdatosobienporqueeltitulareldatoasíloautorizaexpresamente.

F. Eneleventoenqueserequieraautorizaciónporpartedeltitularparaeltratamientodesusdatospersonales,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALinformaráaltitularsobrelafinalidad de tal tratamiento y deberá obtener su consentimiento, previo, expreso einformado.

G. La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuadaconversación,asícomosuconsultaposterior.

H. LaSOCIEDADDEPARTAMENTAL implementarádemanera gradualmecanismosquelepermitanteneradisposicióndelostitulareslainformacióndesusdatospersonales,lasfinalidadesparalosquesidorecolectadosyeltratamientoqueselehadadoalosmismos.

I. En los eventos en que La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL requiera utilizar datospersonalesparaunafinalidaddistintaalainicialmenteinformadayautorizadaporsutitularodiferentealaseñaladaporlaleyoajenaalanaturalezadelarelaciónquelovincula con La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL se deberá obtener una nuevaautorización. Cabe resaltar, que La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL no tendrá quesolicitar una nueva autorización por parte del titular cuando, conforme alordenamiento jurídico colombiano, el nuevo uso sea razonablemente previsible porparte del titular del dato almomento de consentir su utilización y almacenamiento,dentrodelmarcodesurelaciónconlaorganización.

J. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL contempla, que siempre que los datos personalesseansuministradosporuntercero,esetercerodeberácontarconlaautorizacióndeltitular y acreditación que le permita compartir la información con La SOCIEDADDEPARTAMENTALoestaramparadoporlaleyparatalesfines.

K. En los casos en que La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL contacte al titular del dato apartirdedatospúblicosquehayaobtenido,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALdeberácontarconautorización,bienseadadaporlaleyocomoconsecuenciadelanaturalezade la relación o vínculo que tenga con el titular, o bien por solicitar del titular suautorizaciónparaobtenerdatosadicionales,casoenelcualleinformaráacercadelasfinalidadesparalasqueserántratadoslosnuevosdatosqueleseansuministrados.

L. En el tratamiento de datos de menores de edad, La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL

tendrá en cuenta el interés superior de losmismos, así como la prevalencia de susderechos. De igual forma, en los eventos en que los derechos de los menores seanejercidos por un tercero, La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL deberá verificar que eseterceroestáinvestidoporlaleyparaello.

M. Eneleventoenquelainformaciónrecopiladacorrespondaadatoscatalogadoscomosensibles,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALdeberáinformaraltitulardedichosdatosacercadelaposibilidadonoquetienedesuministrardichainformación.

N. LaSOCIEDADDEPARTAMENTALnocondicionarálaexistenciayelmantenimientodesurelaciónovínculoconeltitular,alsuministrodedatoscatalogadoscomosensibles,amenosquetalesdatosdebanobtenersedemaneraindispensableparalaexistenciay/omantenimientoadecuadodedicha relaciónovinculooparael cumplimientodelosdeberesacargodelaorganizacióny/odeltitular.

O. LaSOCIEDADDEPARTAMENTALvelaráporque losdatospersonalesquereposenensus archivos y/o base de datos sean almacenados y administrados en razonablescondicionesdeseguridadyconfidencialidad,deacuerdoaloexpresadoenelpresentemanualyenlasdisposicionesnormativasquecobranrelevanciaparaelparticular.

P. Sonconfidencialeslosdatospersonales,exceptoaquellosquetienenlanaturalezadepúblicos.

Q. Es responsabilidad de todos los colaboradores de La SOCIEDAD DEPARTAMENTALvelar por la confidencialidad y seguridad de dicha información, atendiendo a losprincipios expresados por el presentemanual y la normatividad pertinente para elparticular. Igualmente, velar porque los terceros que puedan llegar a acceder a lainformacióntambiénseadoptenunaposiciónresponsable frenteaellayconozcanyaplique laspolíticasyprocedimientosdiseñadospor laorganizaciónparaproteccióndedatospersonales.

R. El deber de reserva de los colaboradores de La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL sepredicaentodomomentoenelejerciciodesusfunciones,yseextiendeaúndespuésdefinalizadaslasmismas.

S. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL informará a las autoridades competentes, en lostérminosqueseñalalaley, lassituacionesrelevantesrelativasalaadministracióndedatospersonalesquesonobjetodetratamientoporpartedelasquecorrespondan.

T. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL conservará, almacenará ymanejará los archivos obases de datos que contengan datos personales por el periodo que la normatividadvigente así lo exija o permita.Dicha información estará atada al ejercicio del objetosocialdeLaSOCIEDADDEPARTAMENTAL.

U. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL incorporará de forma gradual los mecanismosidóneos para que los titulares de datos personales que administra, puedan conocer,actualizar,rectificarysuprimirlosmismos;asícomo,recovarlaautorizaciónparasuutilización, siempre que la misma no vulnere un deber legal o contractual. Por lopronto,estosprocedimientossellevaránacaboatravésdePQR.

V. LaspolíticasyprocedimientosincluidosenelpresentemanualdeberánserobjetodedivulgacióneimplementaciónporpartedeLaSOCIEDADDEPARTAMENTALasícomo,desusmodificaciones,cuandoestastuvieranlugar.

W. Losprocedimientosdescritosenelpresentemanual,seatenderándeconformidadcon

lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano, y en todo caso, no podránsuperareltérminoquelaleytieneprevistoparaeldesarrollodelosmismos.

X. La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL adoptará procedimientos para proteger laseguridaddelainformación,conelfinde(i)evitareldaño,pérdida,alteración,hurtoodestruccióndelosdatospersonales, locual implicavelarporlacorrectaoperacióndelosprocesosoperativosytecnológicosrelacionadosconestamateria;(ii)prevenirel uso, acceso o tratamiento no autorizado de losmismos, para lo cual se preveránniveles de acceso y circulación restringidadedicha información; (iii) incorporar loscriteriosdeseguridadde losdatospersonalescomoparte integralde laadquisición,desarrolloymantenimientodelossistemasdeinformación.

CAPITULOIV

DeberesdeLaSOCIEDADDEPARTAMENTALfrentealaproteccióndedatospersonales

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL es consciente de la importancia de los datos personales quemanejaparatodosycadaunodelostitularesyporende,solamenteellospuedendecidirsobrelosmismos. De igual forma, es importante anotar que la corporación, hará uso de dichos datosúnicamenteenlaformaenqueestáfacultadaparahacerlo,teniendoencuentalafinalidadparalacual fueron recolectados y respetando los parámetros y directrices dispuestos por elordenamientojurídicocolombiano.

Cobraespecialrelevanciaparaelmanejodeestetópico,lodispuestoporlaley1581de2012ensusartículos17y18,conelfindedarleunbuenyadecuadousoatodalainformación,quecomoorganizaciónmanejadiariamente,enesesentidolosresponsablesdebentenerencuenta:

Artículo17-Responsables

A. GarantizaralTitular,entodotiempo,elplenoyefectivoejerciciodelderechodehábeasdata

B. Solicitaryconservar,enlascondicionesprevistasenlapresenteley,copiadelarespectivaautorizaciónotorgadaporelTitular

C. InformardebidamentealTitularsobrelafinalidaddelarecolecciónylosderechosqueleasistenporvirtuddelaautorizaciónotorgada

D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteración,pérdida,consulta,usooaccesonoautorizadoofraudulento;

E. Garantizarque la informaciónquesesuministrealEncargadodelTratamientoseaveraz,completa,exacta,actualizada,comprobableycomprensible

F. Actualizarlainformación,comunicandodeformaoportunaalEncargadodelTratamiento,todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado yadoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este semantengaactualizada

G. RectificarlainformacióncuandoseaincorrectaycomunicarlopertinentealEncargadodelTratamiento

H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo

Tratamientoestépreviamenteautorizadodeconformidadcon loprevistoen lapresenteley

I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todomomento, el respeto a las condiciones deseguridadyprivacidaddelainformacióndelTitular

J. TramitarlasconsultasyreclamosformuladosenlostérminosseñaladosenlapresenteleyK. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

cumplimientodelapresenteleyyenespecial,paralaatencióndeconsultasyreclamosL. InformaralEncargadodelTratamientocuandodeterminadainformaciónseencuentraen

discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no hayafinalizadoeltrámiterespectivo

M. InformarasolicituddelTitularsobreelusodadoasusdatosN. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de losTitulares.o.

O. CumplirlasinstruccionesyrequerimientosqueimpartalaSuperintendenciadeIndustriayComercio

Artículo18-Encargados

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho dehábeasdata;

B. Conservar la informaciónbajo las condicionesde seguridadnecesariaspara impedirsuadulteración,pérdida,consulta,usooaccesonoautorizadoofraudulento;

C. Realizaroportunamentelaactualización,rectificaciónosupresióndelosdatosenlostérminosdelapresenteley;

D. Actualizar la informaciónreportadapor losResponsablesdelTratamientodentrodeloscinco(5)díashábilescontadosapartirdesurecibo;

E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términosseñaladosenlapresenteley;

F. Adoptarunmanualinternodepolíticasyprocedimientosparagarantizareladecuadocumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas yreclamosporpartedelosTitulares;

G. Registrarenlabasededatos las leyenda"reclamoentrámite"enla formaenqueseregulaenlapresenteley;

H. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una veznotificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judicialesrelacionadosconlacalidaddeldatopersonal;

I. AbstenersedecircularinformaciónqueestésiendocontrovertidaporelTitularycuyobloqueohayasidoordenadoporlaSuperintendenciadeIndustriayComercio;

J. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden teneraccesoaella;

K. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presentenviolaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de lainformacióndelosTitulares;

L. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia deIndustriayComercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable delTratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible elcumplimientodelosdeberesprevistosparacadauno.

4.1Deberdesecretoyconfidencialidad:

La SOCIEDAD DEPARTAMENTAL garantiza y exige a cualquier persona que intervenga encualquierfasedeltratamientodedatospersonalesprivados,sensiblesodemenores,eldeberdesecretoyconfidencialidad,respectodelosmismos.Asímismo,deberántenerencuenta,entodomomento, lo contempladoporelpresentemanualen términosde seguridad, calidadydemás principios, directrices y políticas de la compañía para estos efectos, garantizando elbuenyadecuadousodelainformacióncontenidaennuestrabasededatos.Loanterior,subsistiráaúndespuésdefinalizarsuvínculocontractualocualquieraqueseasufuenteconLaSOCIEDADDEPARTAMENTAL.Elincumplimientodeldeberdesecretoserásancionadodeconformidadconelprevistoenlalegislaciónaplicable,segúnseaelcaso.

CAPITULOV

Procedimiento

Procedimientogeneralparaelejerciciodelosderechosdelostitularesdelainformaciónydatospersonales.

Dentro del procedimiento deQuejas y solicitudes se enmarcan las políticas y responsabilidadesparadarcumplimientoalosderechosdelostitulares,enelcualseencuentra:

oAccesooconsultaalosdatospersonalesregistradasennuestrasbasesdedatos.oSolicitudderectificacióndedatospersonalesoActualizacióndedatospersonalesoSolicitudesdesupresióndedatospersonalesoSolicitudesderevocacióndelaautorizacióndeltratamientodedatospersonales.

Deigualmanera,eltitulardeldatopodráutilizarelrecursodequejasenlassiguientessituaciones:

oEneleventoenelqueeltitulardeldatoconsiderequelosdatospersonalesquereposanennuestrasbasesdedatosdebenserobjetoderectificación.

oCuandoel titular considerequesusdatosestánsiendoutilizadosparaun findiferentealautorizado.

oIncumplimientodepolíticasdeseguridaddelainformación.• Cualquierotrasituaciónquepuedaimpliqueelincumplimientogeneraldelaspolíticasdel

manual.

CAPITULOVI

ProteccióndedatospersonalesalinteriordeLaSOCIEDADDEPARTAMENTAL.

6.1Responsablesy/oencargados

Conforme con la definición establecida en el presentemanual, y en la normatividad vigente, lacalidadderesponsabledeltratamientodedatospersonalesesLaSOCIEDADDEPARTAMENTAL.Sinembargo, para efectos operativos, dentro de la corporación se establecen como responsablesinternoslassiguientesáreas,segúnlaincidenciaenladecisiónsobrelasbasesdedatos:

6.1.1.Recoleccióndedatos

Seránresponsablesinternosdelarecoleccióndedatos:

1. JuntaDirectivadelaSociedadCundinamarquesadeAnestesiología.2. RepresentanteLegal.

6.1.2Administracióndedatos

Seránresponsablesinternosdelaadministracióndedatos:

1. JuntaDirectivadelaSociedadCundinamarquesadeAnestesiología.2. RepresentanteLegal.

Tendráigualmentelacalidaddeencargadodeltratamientodelosdatospersonales,LaSOCIEDADDEPARTAMENTALcuandorealicenporsimismasoenasocioconotroseltratamientodelosdatospersonales,encuyocaso,seránencargadosinternosdentrodelacorporación,lasáreasseñaladaspreviamentecomoresponsablesinternos.

CuandoLaSOCIEDADDEPARTAMENTALnotengalacalidaddeencargadosdeltratamientodelosdatos personales, exigirá y velará por el cumplimiento de los deberes legales que en lanormatividadvigenteseestablezcanparadichosencargados.

CAPITULOVII

7.1Legislaciónaplicableysustentonormativodelaproteccióndedatospersonales

El presenteManual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales han sidoelaboradosdeacuerdoconlassiguientesnormasydocumentos:

• ConstituciónPolítica,artículo15ys.s.• Ley1581de2012• Ley1273de2009• Ley1266de2008• DecretosReglamentarios1727de2009y2952de2010,yDecretoReglamentario

parcialNo.1377de2013• SentenciasdelaCorteConstitucional,principalmentelas:C–1011de2008,yC-748

del2011

7.2INFORMACIÓNDECONTACTO

SociedadCundinamarquesadeAnestesiología

comunicaciones@sca.org.co

Carrera15ªNro.120–74piso1

Tel:6197826

7.3Basesdedatos

LaSOCIEDADDEPARTAMENTAL,conservaránlosdatospersonalesobjetodetratamiento,duranteelperiodoquedurelavigenciadelaautorizaciónotorgada.