manual de producciÓn de documentos laura espinoza …

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL

ARCHIVO INSTITUCIONAL

MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

LAURA ESPINOZA ROJAS

COLABORADORAS:

EVELYN CAROLINA CHAVES SEGURA

MARITZA CONTRERAS ÁLVAREZ

ALIANA GÓMEZ ARIAS

MARJORIE JIMÉNEZ SÁNCHEZ

GRETTEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ

AYMETH QUIRÓS MORA

2018

2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS 5

2. TIPO DOCUMENTAL 6

3. SERIE DOCUMENTAL 7

4. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO? 7

ARCHIVOS Y TIPO DE ARCHIVO 9

5. DISPOSICIONES TÉCNICAS 11

5.1 Aspectos importantes para elaborar documentos oficiales 12

5.2 CÓDIGO DE REFERENCIA (Uso del número consecutivo) 12

5.3 MEMBRETE Y TIPO DE LETRA 15

5.4 FIRMA Y USO DEL SELLO EN LOS DOCUMENTOS 16

5.5 CARTAS, OFICIOS Y CORRESPONDENCIA 18

5.6 CIRCULARES 26

5.7 MEMORANDOS 29

5.8 CONSTANCIAS 31

5.9 CERTIFICACIONES 34

5.10 ACTAS 36

5.10.1 Convocatoria 39

5.10.2 Orden del día 41

5.10.3 Registro de asistencia 43

5.10.4 Estructura del acta 44

5.10.5 Archivo de las actas 53

5.10.6 Conformación de los expedientes de las sesiones 54

5.10.7 Minuta 56

5.10.8 Transcripción de acuerdo 60

5.10.9 Control de acuerdos 63

5.11 INFORMES 64

5.12 RESOLUCIONES 67

5.13 TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 70

5.13.1 Número de orden 70

5.13.2 Serie o tipo documental 70

5.13.3 ¿Es original y/o copia? 71

5.13.4 ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia? 71

5.13.5 Soporte 72

5.13.6 Contenido 73

3

5.13.7 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en la oficina 73

5.13.8 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en el Archivo Central 74

5.13.9 Cantidad en metros: 74

5.13.10 Fechas extremas 75

5.13.11 Observaciones 76

5.14 DOCUMENTOS AUDIOVISUALES 77

6. EMPASTE DE LOS DOCUMENTOS 79

7. SERIES DOCUMENTALES SUSTANTIVAS (ESPECÍFICAS) 83

8. SERIES DOCUMENTALES COMUNES 84

9. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES 85

9.1 Especificaciones técnicas de los expedientes 86

9.1.1 Identificación del expediente: 86

9.1.2 Agregación al expediente: 87

9.1.3 Ordenación del expediente 88

9.1.4 Foliación 88

9.1.5 Constancia de corrección de foliatura 94

9.1.6 Cruce de referencia 95

9.1.7 Instrumentos a utilizar en la gestión de expedientes 97

9.1.7.1 Registro de expedientes 97

9.1.7.2 Solicitud o registro de préstamo 97

9.1.7.3 Índice 99

9.1.7.4 Hoja testigo 99

9.1.7.5 Carpeta para transporte de documentos 101

9.1.7.6 Registro de firmas para la foliación. 102

9.1.7.7 Manual de gestión de expedientes 102

10. USO DE LOS NUEVOS SOPORTES Y EL CORREO ELECTRÓNICO 103

10.1 Firma digital y firma digital avanzada 104

10.2 Correo electrónico 105

10.2.1 Etiqueta y redacción de mensajes en el uso del correo electrónico 106

Glosario 108

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 115

4

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como fin primordial propiciar el proceso de

normalización de la creación de documentos en nuestra Universidad. A

través de la correcta elaboración y diseño de los documentos oficiales que

producimos día con día, para mantener la integridad, veracidad y

autenticidad de los mismos.

Por tal razón, este instrumento pretende ser una guía de uso diario, esencial

para el cumplimiento de las funciones básicas que desempeñamos como

funcionarios públicos: documentar las funciones, actividades y trámites que

realizamos continuamente. De tal forma, se instituye como una directriz para

el proceso de creación de los documentos.

5

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS

La Gestión de Documentos, tiene como objetivo principal hacer eficaz y

eficiente el trabajo archivístico, constituyéndose en un medio para generar

valor agregado en las instituciones, ya que permite un acceso ágil, preciso y

un mayor control de la información contenida en los documentos durante

todo su “ciclo de vida”. Tradicionalmente la gestión de documentos se ha

visto constituida por cuatro fases que son:

a) Concepción del documento: nace a partir del surgimiento del

documento electrónico, consiste en analizar las necesidades de

información y el tratamiento de la misma en función de las actividades

propias de la entidad. En esta fase se plantea que los sistemas de archivo,

sea que se apoyen en entornos tecnológicos o no, definan desde antes

de la creación del documento su concepción y creación idónea en

relación con la organización en la cual se utilizarán, así como con las

mejores prácticas que puedan instituirse.

b) Creación del documento: se da según las funciones, actividades y

trámites que se realicen en las instituciones, responde a las necesidades

de intercambio de información.

c) Utilidad del documento: mantenimiento y uso de los documentos en las

organizaciones.

d) Conservación o eliminación: se establece si el documento debe

conservarse o eliminarse, según los parámetros de la valoración, selección

y eliminación documental.

6

2. TIPO DOCUMENTAL

Dentro de la Gestión de Documentos, se debe prever el nacimiento de

cualquier documento, debido a que estos deben responder a las

necesidades informativas de las organizaciones, de una manera eficaz y

eficiente, de tal forma que se establezcan las mejores prácticas, en aras de

garantizar facilidad, agilidad, rapidez y economía al invertir recursos humanos

y materiales en la creación de los documentos.

La importancia del documento radica en que se encuentra dentro de un

continuo, el cual se desarrolla en cuatro ejes: evidencia, transaccionalidad,

gestión de documentos y responsabilidad.

De esta forma, el documento archivístico o de archivo es una evidencia de

una transacción, inmersa en la gestión de documentos de una institución que

posee funciones y responsabilidades asignadas, de acuerdo con las

competencias propias de la organización.

DIMENSIÓN

DOCUMENTAL

DIMENSIÓN

RIESGO

DIMENSIÓN

SOCIAL

[Eje de Evidencia]

Memoria

Colectiva

Memoria

Corporativa

Evidencia

Huella DIMENSIÓN

ACONTECIMIENTO

[Eje de Transaccionalidad]

Causa Función Propósito

[Eje de Responsabilidad]

Dominio Organización Acto

Competencia Instrumento Información

Registro

Fuente: Bearman, 1996 [Eje de Gestión de Documentos / Archivo]

Archivo

Sistema de Gestión de Documentos

7

El tipo documental es la forma en que se expone la información en el soporte,

sea papel, electrónico o digital. Además, es la unidad documental producida

por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido

y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta,

circular, memorando) o compuesto (expediente, acta, licitación). Podemos

relacionar el tipo documental con una plantilla para elaborar un documento.

3. SERIE DOCUMENTAL

Se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir,

responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso

administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además, estos documentos,

tienen caracteres externos e internos similares.

La serie documental está constituida por los siguientes elementos:

Oficina o persona productora + Función + Tipo documental.

Ejemplos de series documentales: correspondencia, expedientes de personal.

4. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?

Es toda información testimonial, declarativa o representativa en cualquier

forma o soporte, producto de las funciones, actividades y trámites de la

institución. Por tanto, son los documentos producidos o recibidos por lo

funcionarios de la Universidad en el curso de su gestión o actividad para el

cumplimiento de sus objetivos, independientemente de su soporte.

8

Existen diversas clases de documentos, las cuales tienen que ver con los

distintos soportes en los que se puede encontrar la información. Entre ellas

están:

Textual: El soporte es el papel, manuscrito o impreso.

Gráfica: puede ser en papel o disco, planos, croquis, mapas.

Audiovisual:

Legible por máquina o automatizada: discos ópticos (cd, dvd), o USB drive.

9

El documento de archivo tiene como característica especial ser ejemplar

único, pero puede tener copias u originales múltiples.

Puede ser de cualquier fecha, producido, recibido y acumulado como

producto de las funciones y/o actividades de una persona o entidad pública

o privada, conservados como prueba, información y/o continuidad de la

gestión.

ARCHIVOS Y TIPO DE ARCHIVO

Existen diferentes tipos de archivo:

Archivos de Gestión: Se custodian en las oficinas.

10

Archivos Centrales: Donde se centralizan los documentos de una

institución.

Archivos Históricos: Se custodian documentos producidos por diferentes

instituciones, pero que persiguen fines de conservación permanente, ya

que son de interés para la investigación y la historia.

Archivo Nacional de Costa Rica

11

5. DISPOSICIONES TÉCNICAS

Es labor del Archivo Institucional establecer la adecuada elaboración de

los tipos documentales que se utilizan en la Universidad; por tanto, este

manual establece los formatos oficiales en que se diseñarán. Los siguientes

son los tipos documentales básicos de mayor uso:

▪ Cartas

▪ Memorandos

▪ Circulares

▪ Constancias

▪ Actas de órganos colegiados

▪ Convocatoria

▪ Agendas

▪ Transcripción de acuerdos

▪ Resoluciones

▪ Minutas

▪ Informes

▪ Tablas de Plazos de Conservación de documentos

▪ Documentos audiovisuales

Las plantillas para la elaboración de estos documentos están disponibles

en la intranet de la Universidad.

Es necesario tomar en cuenta que al redactar documentos se deben evitar

las redundancias, siendo lo más concretos posible. Además, es

trascendental mantener el orden, la buena ortografía y la buena

redacción.

12

5.1 Aspectos importantes para elaborar documentos oficiales

1. Identificar los documentos en forma debida, utilizando el membrete

oficial.

2. Imprimir los documentos únicamente en papel bond color blanco.

3. Mantener siempre el orden, la redacción y estética en los documentos

oficiales, ya que son reflejo de nuestra identidad como institución.

4. Utilizar siempre la letra oficial de la Universidad.

5. Evitar el uso de corrector en los documentos.

6. Utilizar las plantillas oficiales para la elaboración de cada tipo

documental.

5.2 CÓDIGO DE REFERENCIA (Uso del número consecutivo)

El código de referencia o número de consecutivo, se asigna a cada tipo

de documento con el fin de llevar un orden numérico, identificar el

documento y llevar el control sobre la cantidad de documentos, según su

tipo documental, que se producen durante un período de tiempo

específico. En el caso de la Universidad, se utilizará para numerar los

documentos en forma anual, por tanto, cada año debe iniciar su

enumeración en 01. El control y uso de la numeración es exclusiva de los

jefes de unidades, bajo la asesoría del Archivo Institucional en caso de que

sea necesario.

Cada tipo documental debe llevar su propia numeración por aparte, a

saber: oficios, circulares, convocatorias, actas, minutas, resoluciones, entre

otros.

Un mismo documento no puede tener dos códigos de referencia.

13

Este debe consignarse de la siguiente forma:

Nomenclatura de la unidad-Número del documento (tres dígitos)-año

Se debe evitar el uso de los siguientes símbolos: “,”, °, No., /, &, en la

escritura del número consecutivo.

La nomenclatura por utilizar para cada unidad organizacional se muestra

en el Cuadro de clasificación de la Universidad, el cual está adjunto al

Instructivo para Gestión de Documentos de la UTN, ésta se seleccionará

conforme a su dependencia. Cuando una unidad nueva requiera un

código deberá solicitarlo por escrito al Archivo Institucional.

USO CORRECTO DEL CÓDIGO

DGAU-001-2018

En el caso de las sedes, se deberá consignar de la misma manera:

Nomenclatura de la unidad-Número del documento (tres dígitos)-año

USO INCORRECTO DEL CÓDIGO

Se debe evitar el uso de las siglas de la Universidad en el código de

referencia de los documentos.

UTN-DGAU-001-2018

14

En el caso de la Administración Universitaria y las sedes, tampoco se deben

utilizar sus siglas separadas de guiones.

AU-DGAU-001-2018

Otros usos incorrectos

UTN-AU-DGAU-001-2018

D-SC-001-2018

DGAU-015-2015, AI-22-2018

Codificación de los tipos documentales

La nomenclatura de cada unidad deberá utilizarse en todos los tipos

documentales. Sin embargo, cada tipo documental debe diferenciarse

mediante el nombre correspondiente. Ejemplo:

CIRCULAR DGAU-001-2018

MEMORANDO DGAU-001-2018

CONVOCATORIA DGAU-001-2018

15

5.3 MEMBRETE Y TIPO DE LETRA

El membrete y tipo de letra o fuente a usar en los diferentes tipos

documentales debe apegarse a lo establecido en el Manual de Identidad

Gráfica de la Universidad. En el caso de las sedes, debe ubicarse el

nombre de cada una en el membrete respectivo.

La letra oficial para efectuar los documentos de la Universidad es Century

Gothic entre 11 y 12 puntos, tanto para el texto como para el membrete.

El logo de la Universidad debe estar presente en todos los documentos

oficiales de la misma. Si se utiliza un logo secundario de alguna

dependencia en particular, este debe ir siempre acompañado del logo de

la Universidad y ambos deben ser del mismo tamaño. Todo logo

secundario debe estar aprobado por la Dirección de Comunicación

Institucional de la Universidad y se coloca a la derecha de la hoja.

Ejemplo:

En el caso del membrete, se constituirá por la firma especial de cada

dependencia, la cual incluye el logo de la Universidad y nombre de la

dependencia, así como la sede a la que pertenece si fuera el caso.

Siempre se anotará primero el nombre de la dependencia seguido del

nombre de la Sede y una línea inferior al membrete. Ejemplo:

16

Además, en la parte inferior de la hoja debe colocarse información

complementaria para el contacto, a saber, dirección web de la

Universidad, números telefónicos y correo electrónico, si tuviera fax y

apartado postal, también pueden añadirse. Ejemplo:

Un mismo documento no debe tener dos membretes (firmas especiales)

diferentes.

Esta disposición está sujeta a la decisión de la Universidad de adquirir

papelería debidamente membretada.

5.4 FIRMA Y USO DEL SELLO EN LOS DOCUMENTOS

El sello siempre deberá acompañar la firma de los documentos oficiales de

la Universidad, como un elemento probatorio y de evidencia sobre la

oficina de procedencia del documento.

Los documentos deben firmarse en color azul.

17

El sello de recibido en los documentos, deberá realizarse con reloj

fechador, a fin de aprovechar al máximo los espacios en los documentos.

Además, los sellos de recibido siempre deben colocarse en la parte frontal

inferior del documento, con el debido cuidado de no cubrir el texto o la

firma del documento.

Únicamente cuando no haya espacio en la parte inferior del documento,

se podrá estampar el sello de recibido en la parte superior de la hoja. Por

ningún motivo, se sellará en la parte posterior de la hoja. En el documento

debe indicarse el nombre de la persona que lo recibió.

Con el fin de unificar la forma de los sellos utilizados en la Universidad, se

definen los siguientes diseños en color azul:

El sello redondo deberá tener un diámetro de 4cm.

El sello rectangular (de recibido u otro) tendrá las siguientes dimensiones:

6cm de ancho por 3.5 cm de alto.

18

No se utilizará el sello de “original firmado”, debido a que las diferentes

copias de un mismo documento pueden llegar a formar parte de un

expediente en custodia de otra unidad.

5.5 CARTAS, OFICIOS Y CORRESPONDENCIA

La diferencia entre carta, oficio y correspondencia es la siguiente, según la

Real Academia española (2001):

Carta:

“1. f. Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a

otra para comunicarse con ella.”

Oficio:

“6. m. Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones

públicas.”

Correspondencia:

3. f. correo (conjunto de cartas que se despachan o reciben).

Lo recomendable es utilizar el término “carta”. Las cartas deben escribirse

a espacio sencillo.

El término “correspondencia” debe usarse para referirse al conjunto de

cartas recibidas y enviadas. Debido a esto es incorrecto decir:

“correspondencia enviada” y “correspondencia recibida”

Elementos que deben tener las cartas producidas en la Universidad:

1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia si fuera

el caso.

2. Fecha: Se indica el día, mes y año.

19

3. Número consecutivo: Visto en el apartado 5.1 Código de referencia.

4. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre.

5. Puesto del destinatario.

6. Saludo.

7. Asunto: Breve resumen del contenido de la carta.

8. Texto o cuerpo.

9. Despedida.

10. Firma y sello.

11. Nombre completo y puesto del remitente.

12. Identificación: Nombre e inicial del primer apellido cuando la persona

que digita y es diferente a la que firma.

13. Adjunto o anexo: Se anota la palabra adjunto y se digita el nombre de

cada documento que se adjuntó.

14. Copias: Se indica a quien se le dirige copia del documento y se

ordenan los nombres o dependencias en orden de jerarquía.

Se recomienda un mínimo de tres líneas y máximo cinco en el destinatario.

En caso de que la papelería de la Universidad esté membretada se utilizará

la antefirma: nombre de la dependencia y sede, si fuera el caso.

Agradezco su atención,

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SEDE DEL PACÍFICO

Clever Araya Villalobos

Director

20

Membrete

Fecha

Código de referencia

Destinatario

Puesto

Saludo

Asunto

Texto o cuerpo

Despedida

ANTEFIRMA

Firma

Nombre completo y puesto

Identificación: (cuando redactó otra persona, nombre completo y sigla del primer apellido)

Adjunto(s) o anexo(s)

Copia(s)

21

Estilos de carta: Si bien es cierto existen tres estilos de carta, los estilos

oficiales a utilizar dentro de la Universidad serán el estilo bloque extremo y

el estilo bloque.

Bloque extremo: El contenido de la carta parte del margen izquierdo hacia

la derecha.

Bloque: La fecha, el número de oficio, la despedida, el nombre, antefirma

y puesto del firmante se escriben del centro hacia la derecha.

_________ ________

____________ ____________ ______: __________________________________________________

___________________. __________________________________________________

___________________. _______, _____________ _____________ ____

_________

______

__

____________ ____________ ______: __________________________________________________

___________________. __________________________________________________

___________________.

______

_,

______

_______ ______

_______

22

Puntuación: La puntuación a utilizar en los documentos de la Universidad

será la mixta o estándar, la cual consiste en dos puntos después del saludo

y una coma después de la despedida. Todo párrafo termina en punto y

aparte.

Cartas de dos o más páginas:

A partir de la segunda hoja de las cartas, se deben escribir como

encabezado los siguientes datos:

▪ Nombre del destinatario y tratamiento de cortesía

▪ Número de página

▪ Fecha y número de carta

_________ ________

____________ ____________

______:

___________________________________________.

___________________________________________

______.

____ ,

___________ ___________

____

23

Estos se consignan según el estilo de carta que se utiliza. En el caso del

estilo bloque extremo sería el siguiente:

Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez

Página 2

19 de marzo de 2018

AI-01-2018

Para el estilo bloque sería:

Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez 2 19 de marzo de 2018

AI-01-2018

Ejemplos de cartas:

Estilo bloque extremo:

24

Archivo Institucional

11 de junio de 2018

AI-049-2018

Señor

Marcelo Prieto Jiménez

Rector

Estimado señor:

Asunto: Reglamento SUGED

En relación con el Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de

Documentos (SUGED), el cual fue sometido a consulta institucional, le

informo que se acogieron las observaciones presentadas por parte de

la comunidad universitaria y se realizó una revisión de presentación,

redacción y ortografía.

Quedo a su disposición para lo que considere pertinente. (interlineado

sencillo)

Cordialmente,

Laura Espinoza Rojas

Jefe

María Q.

Adjunto: Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de Documentos.

Copia: Sra. Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria

Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria

Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web: www.utn.ac.cr

25

Estilo bloque:


11 de junio de 2018

AI-049-2018

Señor


Rector

Estimado señor:

Asunto: Reglamento SUGED

En relación con el Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de

Documentos (SUGED), el cual fue sometido a consulta institucional, le

informo que se acogieron las observaciones presentadas por parte de

la comunidad universitaria y se realizó una revisión de presentación,

redacción y ortografía.

Quedo a su disposición para lo que considere pertinente. (interlineado

sencillo)

Cordialmente,


Jefe

María Q.

Adjunto: Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de Documentos.

Copia: Sra. Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria



26

5.6 CIRCULARES

La Circular o Carta Circular es un tipo documental que se utiliza para enviar

la misma información a varias personas. Es enviada por una autoridad

superior a funcionarios de varias oficinas o a personas ajenas a la institución.

Por tratarse de una carta debe seguir los lineamientos brindados

anteriormente para las cartas. Se diseñarán en estilo bloque.

Elementos que deben tener las circulares producidas en la Universidad:

1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si fuera

el caso.

2. Fecha: Se indica el día, mes y año.

3. Nombre del tipo documental: CIRCULAR, centrado.


5. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre completo.

6. Puesto del destinatario.

7. Saludo: Siempre en plural ya que va dirigida a varias personas.

8. Texto o cuerpo.

9. Despedida.

10. Firma y sello.

11. Nombre completo y puesto del remitente.


que digita es diferente a la que firma.

13. Adjuntos: En caso de que lo requiera.

14. Copia: En caso de que lo requiera.

Se recomienda un mínimo de tres líneas y máximo cinco en el destinatario.

27

En el caso de circulares de dos o más páginas, a partir de la segunda

hoja se numera de la siguiente forma:


CIRCULAR AI-01-2018

En caso de que la papelería de la Universidad esté membretada se utilizará

la antefirma: nombre de la dependencia y sede, si fuera el caso.

Ejemplo de circular:

28


4 de febrero de 2018

CIRCULAR AI-01-2018

A TODO EL PERSONAL

Estimados señores:

Con base en el marco del Diagnóstico Archivístico Institucional, que ha

realizado esta Unidad de Archivo Institucional, me permito comunicar las

siguientes consideraciones con el fin de normalizar lo relacionado al uso y

resguardo de los documentos de la Universidad Técnica Nacional:

▪ En caso de que los documentos estén infectados con alguna plaga, o con

polvo deben tomarse las medidas necesarias para la fumigación y limpieza

de los documentos, bajo la asesoría del Archivo Institucional.

▪ Para los documentos que se encuentren en condiciones extremas de sufrir

un gran deterioro (tirados en el piso, sin orden, sin cajas o en ampos

oxidados, llenos de polvo, o en lugares húmedos tal como baños) debe

preverse su traslado a un lugar que cumpla con los requerimientos mínimos

para su custodia. Cualquier traslado de documentos debe ser avalado por

el Archivo Institucional. (interlineado sencillo)

Agradezco su atención.

Atentamente,


Jefe

María Q.


Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr

http://www.utn.ac.cr/

29

5.7 MEMORANDOS

Es una comunicación interna y directa, generalmente breve (de no más de

dos párrafos), que se envía al personal de una misma dependencia. En

este tipo de comunicación no se debe escribir saludo ni despedida.

Se han dado dificultades en el uso de este tipo documental, porque se ha

utilizado indistintamente para realizar trámites, convocar a reuniones, se ha

usado como carta y circular, pero cada uno de los anteriores tiene sus

propias características. Lo más importante es tener presente que estos

tipos documentales tienen valor legal y administrativo diferente, ya que el

memorando se conserva menos tiempo, por lo cual se corre el riesgo de

que la información sea eliminada antes de tiempo.

Este tipo documental se debe trabajar a espacio y medio y estilo bloque

extremo.

Elementos que deben tener los memorandos producidos en la Universidad:


el caso.

2. Nombre del tipo documental (MEMORANDO)


4. Palabras guía: FECHA: PARA: ASUNTO: DE:

5. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre completo.

6. Texto o cuerpo.

7. Firma y sello (a la par del nombre del remitente).


que digita y es diferente a la que firma.

9. Adjuntos o anexos: En caso de que lo requiera.

10. Copias: Se colocan los nombres en orden de jerarquía.

30

Ejemplo de Memorando:

Dirección de Mercadeo y Gestión de Ventas

MEMORANDO DMER 19-2018

FECHA: 17 de diciembre de 2018

PARA: Sra. María José Fernández Sánchez

Centro de Información

ASUNTO: Cierre del Centro de Información

DE: Sr. José Alfredo González Mercado

Jefe

Se le comunica que el viernes 19 de diciembre del presente año, el

Centro de Información cerrará a las 16:00 horas, por motivo de cierre

institucional de fin de año. (Texto interlineado 1.5)

Kattia M.




31

5.8 CONSTANCIAS

Es un tipo de documento en el que se hace constar un hecho a terceros,

además tiene carácter probatorio y generalmente suele ser el propio

interesado quien las solicita.

El hecho de que se le haga constar a terceros implica que el documento

quedará normalmente, en manos de una segunda persona, receptora del

documento, para hacer uso de él como prueba del hecho que se hace

constar. La constancia es, por tanto, un documento fehaciente que se

utiliza para demostrar un hecho.

Es necesario que los números de fechas y cantidades sean escritos dentro

del texto de la constancia en letras. Para los montos se deben colocar con

letras y entre paréntesis con números.

Según el hecho o el acto, pueden solicitarse para:

▪ Tiempo servido.

▪ Estudios

▪ Experiencia.

▪ Salarios u horarios.

▪ Clases de trabajo.

▪ Jornada laboral.

▪ Entre otros.

Puede ser en estilo carta bloque o bloque extremo. Deben escribirse a

espacio sencillo.

32

Elementos que deben tener las constancias producidas en la Universidad:


el caso.


3. Texto o cuerpo.

4. Cargo: Nombre completo y cargo de la posición que ocupa la persona

responsable de expedir el documento.

5. Fecha y lugar.

6. Firma.

7. Sellos.

8. Papelería especial, en caso de ser necesario.

Ejemplo de constancia:

33

Dirección de Gestión del Desarrollo Humano

CONSTANCIA DGDH-009-2018

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO

HACE CONSTAR QUE:

Según estudio realizado al expediente de personal del señor xxxxxxx portador de

la cédula de identidad xxxxxx, que se encuentra bajo nuestra custodia, labora

para la Universidad Técnica Nacional (antiguo Centro de Formación para

Formadores para la Productividad, CEFOF), desde xx de abril de XXXX,

actualmente con un nombramiento en propiedad en el puesto de xxxxxx, a

tiempo completo en el Centro de Calidad y Productividad. (interlineado sencillo)

Se aclara que el Centro de Formación para Formadores para la Productividad,

CEFOF; se fusionó a la Universidad Técnica Nacional a partir del cuatro de junio

de dos mil ocho.

Es conforme: se extiende por solicitud del interesado, en la ciudad de Alajuela,

a los veinticinco días del mes de marzo del dos mil dieciocho.

-------------------------------------Última Línea----------------------------------------

NULO SIN SELLO Y FIRMA

Elaborado por: Aprobado por:

Silvia Araya Peñaranda Miriam Boza Ferreto

Cédula 2-538-196 Cédula: 1-234-567

Asistente Administrativa Directora




34

5.9 CERTIFICACIONES

El certificado y la constancia son documentos acreditadores de la verdad,

en muchos casos se usa indistintamente ambos términos. Sin embargo, la

diferencia es que el primero testimonia sobre hechos ya concluidos, e

incluso sobre sus resultados; mientras que el segundo prueba actividades

en plena realización, aún no terminadas.

La certificación es un documento formal con valor legal, se confecciona

en papel de seguridad al que se le plasma un sello, lo que le da mayor

legalidad. Además, conlleva el pago de timbres fiscales físicos o

electrónicos.

Así tenemos, por ejemplo, que es distinto hablar de constancia de estudios

y certificado de estudios.

Es necesario que los números de fechas y cantidades sean escritos dentro

del texto de la certificación en letras. Para los montos se deben colocar

con letras y entre paréntesis con números. Deben escribirse a espacio

sencillo.

Elementos que deben contener las certificaciones producidas en la

Universidad:

1. Membrete.

2. Cuerpo.

3. Papel de seguridad.

4. Número consecutivo.

5. Frase final: generalmente se utiliza “Se expide por solicitud del (de la)

interesado(a)”.

6. Lugar y fecha.

7. Firma.

8. Sello.

35

Ejemplo de certificación:

Registro Universitario

Dirección General de Administración Universitaria

CERTIFICACIÓN RU-039-2018

CERTIFICA QUE

NOMBRE: XXX XXX

IDENTIFICACIÓN: XXX XXX

Obtuvo el título de Bachillerato en la Enseñanza de Servicios con énfasis en

Secretariado que se imparte en la Universidad Técnica Nacional, conforme la

información que consta en el libro Registro de Títulos de Graduación de Bachillerato

UTN, el título se encuentra inscrito en el Tomo dos, Folio setenta y cinco, Asiento mil

novecientos sesenta y cuatro. (interlineado sencillo)

Se extiende por solicitud de la interesada en la Universidad Técnica Nacional, Registro

Universitario el treinta de mayo de dos mil dieciocho.

Nula sin el sello blanco de Registro, la firma de la encargada de Registro

y cancelados los timbres de ley.

------CUALQUIER INCLUSIÓN POSTERIOR A LA ÚLTIMA LÍNEA ANULA ESTE FOLIO------

--------------------------------------------ÚLTIMA LÍNEA-----------------------------------------------

Elaborado por: Aprobado por:

Jackeline Jiménez Álvarez Silvia Murillo Herrera

Cargo Cargo

Universidad Técnica Nacional Administración Universitaria

CERTIFICA QUE

NOMBRE: XXX XXX IDENTIFICACIÓN: XXX XXX XXX

Obtuvo el título de Bachillerato en la Enseñanza de Servicios con énfasis en

Secretariado que se imparte en la Universidad Técnica Nacional, conforme la

información que consta en el libro Registro de Títulos de Graduación de

Bachillerato UTN, el título se encuentra inscrito en el Tomo dos, Folio setenta y

cinco, Asiento mil novecientos sesenta y cuatro.

Se extiende por solicitud de la interesada en la Universidad Técnica Nacional,

Registro Universitario el treinta de mayo de dos mil dieciocho.

Nula sin el sello blanco, la firma del coordinador de Registro Universitario

y cancelados los timbres de ley.

En caso de que se paguen timbres fiscales en forma electrónica,

se utilizará esta leyenda:

Los Timbres Fiscales son cancelados mediante el cobro electrónico, según el

Decreto Ejecutivo No.39529-H del 13 de enero de 2016, publicado en el Diario

Oficial la Gaceta No. 90 del 11 de mayo de 2016.

(interlineado sencillo)

----CUALQUIER INCLUSIÓN POSTERIOR A LA ÚLTIMA LÍNEA ANULA ESTE FOLIO----

--------------------------------------------ÚLTIMA LÍNEA-------------------------------------------

Silvia Murillo Herrera

Cargo y Sede

Elaborado por

Jackeline Jiménez Álvarez

Cargo

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL Registro Universitario

36

5.10 ACTAS

Existen diferentes tipos de actas: actas de notas, actas de audiencias,

actas de reconocimientos, actas de recepción provisional de

contrataciones o licitaciones, entre otras. Sin embargo, las actas que se

tratan en este apartado corresponden a actas de sesiones, tales como las

actas del Consejo Universitario, actas de Consejos Asesores de Carrera,

actas de Consejos de Sede, actas de asambleas y en general, actas de

órganos colegiados (en cumplimiento de leyes, reglamentos, estatuto o

disposiciones internas).

Las actas cumplen con la función de indicar fielmente lo transcurrido en

una reunión, tienen valor administrativo porque es el respaldo del accionar

y la toma de decisiones de un órgano y evidencia la transparencia

administrativa, además, poseen valor científico cultural, por lo que

deberán elaborarse según los siguientes lineamientos.

En nuestra Universidad, los llamados “libros de actas”, deben estar

legalmente “abiertos” por la Auditoría Universitaria y también deben

“cerrarse” por medio de dicha instancia, con el fin de fortalecer el Sistema

de Control Interno Institucional.

Para la apertura de un “libro de actas”, el funcionario de la dependencia

solicitante deberá remitir un oficio de solicitud de apertura a la Auditoría

Universitaria, que incluya:

1. Nombre completo del libro.

2. Número de tomo.

3. Cantidad de folios (incluyendo el inicial y el final).

37

4. Nombre completo y cargo del funcionario que fungirá como custodio

del libro.

5. El libro para autorizar, que puede entregarse de dos formas:

a. El libro empastado y listo para abrir.

b. Hojas sueltas, las cuales deben contener:

i. Logo y nombre de la institución.

ii. Nombre de la dependencia.

iii. Nombre completo del libro.

iv. Número de folio (impreso en la esquina superior derecha).

Una vez hecho lo anterior, la Auditoría Universitaria debe verificar que:

1. El libro u hojas sueltas se haya entregado sin iniciar.

2. Los folios estén numerados en forma consecutiva.

3. La cantidad de folios corresponda a la cantidad de folios solicitados en

el oficio de apertura.

4. El libro está en buen estado, sin tachones, manchas u otros.

5. Antes de abrir un nuevo tomo, se debe haber cerrado el anterior.

Para el cierre del libro el solicitante debe remitir un oficio de solicitud de

cierre que incluya:

1. Nombre completo del libro.

2. Número de tomo a cerrar.

3. Cantidad de folios (folio final e inicial).

4. El libro del cierre respectivo.

5. En el caso de hojas sueltas este debe:

a. Entregarse debidamente empastado según los lineamientos de este

documento (ver apartado 6 titulado “Empaste de los documentos”).

b. Verificar que todos los folios estén numerados consecutivamente.

38

c. Revisar que la cantidad de folios enviados corresponda a la cantidad

de folios autorizados.

d. Revisar que no se hayan arrancado hojas o alterado de cualquier

forma la foliación del libro.

e. Verificar que las hojas anuladas o en blanco figuran en el lugar que

corresponden y los folios anulados presenten un sello de anulado y

firma del custodio o secretario en el caso de órganos colegiados.

f. Revisar en las equivocaciones u omisiones que se hayan cometido en

los registros del libro, se consigne la respectiva corrección o

aclaración.

En el momento en que un órgano colegiado comienza a sesionar, deberá

consignar en el acta de instalación, la designación de puestos, así como

quién será el secretario dentro del órgano y quién será el secretario de

actas (persona que colabora con la toma del acta, pero no forma parte

del órgano colegiado).

Especificaciones sobre los elementos que deben tener las actas

producidas por órganos colegiados en la Universidad:

39

5.10.1 Convocatoria

La convocatoria es un documento por medio del cual, se cita a los

miembros del órgano colegiado a reunión. Si bien es cierto, pueden

manejarse aparte la convocatoria y el orden del día, en el caso de la

Universidad, cuando exista una convocatoria se hará en un mismo

documento, ya que dentro de ella estará el orden del día. Se realiza en

estilo bloque a espacio y medio.

Elementos de la convocatoria:

1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si

fuera el caso.

2. Nombre del tipo documental (CONVOCATORIA)

3. Número consecutivo de la sesión, sin ceros a la izquierda.

4. Tipo de sesión: debe indicar si es ordinaria o extraordinaria.

5. Destinatarios: Tratamiento de cortesía y nombre. La convocatoria

puede ser individual o colectiva pero debe indicar el nombre completo

de las personas destinatarias.

6. Lugar, día y hora de la reunión.

7. Señalar si se establece una primera y segunda convocatoria y el horario

de inicio para cada una.

8. Orden del día.

9. Firma de quien convoca (preside) y sello del órgano colegiado.

Ejemplo de convocatoria:

40

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(CISED)

CONVOCATORIA ORDINARIA 1-2018

PARA: Señora Laura Espinoza Rojas

Señor Jasón Barboza Núñez

Se les convoca a la Reunión de Trabajo 1-2018.

FECHA: Lunes 17 de febrero 2018

HORA: 9:00 a las 12:00 horas

LUGAR: Dirección General de Administración Universitaria

ORDEN DEL DÍA SESIÓN 1-2018

1. Aprobación del orden del día de la sesión ordinaria 1-2018.

2. Aprobación del acta de la sesión ordinaria 4-2017.

3. Elaboración de un cronograma de trabajo.

4. Valoraciones de las siguientes dependencias:

a. Registro del antiguo CUNA.

b. Sede del antiguo CUNA en San Carlos.

c. Planificación antiguo CUNA.

5. Asuntos varios. (interlineado 1.5)

Doris Aguilar Sancho

Presidente CISED

Fecha de convocatoria: 10 de febrero 2018




41

5.10.2 Orden del día

El orden del día, es la enumeración de los temas a ser tratados en una

reunión. Cuando la convocatoria no es necesaria, pues el órgano

colegiado ha establecido día y hora fija para sus sesiones ordinarias, se

envía únicamente el orden del día, en la que aparecerá el nombre del

órgano colegiado, número de sesión, fecha de reunión, hora y puntos que

se tratarán.

El orden del día no requiere firma, pero debe ser autorizada previamente

por quien presidirá la reunión y debe ser aprobada por los miembros del

cuerpo colegiado al inicio de la sesión. La agenda u orden del día puede

contener:

1. Aprobación del orden del día de la sesión

2. Aprobación del acta anterior

3. Correspondencia

4. Asuntos específicos (informes en algunos casos)

5. Asuntos varios

Los puntos de este documento deben numerarse consecutivamente, esto

porque cada punto del orden del día se convierte en un artículo en el acta.

Debe escribirse a espacio y medio.

Ejemplo de Orden del Día:

42

Consejo de Administración

Rectoría

ORDEN DEL DÍA SESIÓN 2-2018

Sesión Ordinaria del miércoles cinco de febrero de dos mil dieciocho,

en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario a ser las quince horas.

(interlineado 1.5)

1. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN 1-2018

2. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

a) Declaratoria de prioridad en sistemas de comunicación y bases

de datos

b) Acuerdo de Consejo de Decanos sobre lineamientos

relacionados con nombramientos docentes en carreras y cursos

libres

3. DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA

a) Presupuesto 2018

4. DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL

a) Contratación CICAP

b) Informe de auditoría sobre proveeduría

5. ASUNTOS VARIOS




43

5.10.3 Registro de asistencia

Para cada sesión debe elaborarse un registro con los nombres completos

de todos los miembros del órgano colegiado e indicar quién preside. Debe

disponer de un espacio para que cada asistente firme, anote la hora de

ingreso y la hora de salida. Asimismo, debe indicar quienes están ausentes

con excusa justificada o sin excusa.


Rectoría

REGISTRO DE ASISTENCIA SESIÓN __-2018

Jueves 5 de enero de 2018

14:00 horas

Presentes Firma Hora de

entrada

Hora de

salida

Marcelo Prieto Jiménez,

Rector (Preside)

_________________

__________

__________

Doris Aguilar Sancho,

Directora General de

Administración Universitaria

_________________

__________

__________

Ismael Arroyo Arroyo,

Director de Gestión Financiera

_________________

__________

__________

Florindo Arias Salazar,

Director de Proveeduría

Institucional

_________________

__________

__________

Miembros ausentes con justificación:

Julio González Salazar, Secretaría de Vinculación con los Sectores Productivos




44

5.10.4 Estructura del acta

I. Primera página del acta:

a. En los libros de hojas sueltas debe estar el membrete conforme al

Manual de Identidad Visual y el presente Manual (logo de la

Universidad en el extremo izquierdo y el nombre de la dependencia

en el extremo derecho).

b. El nombre del órgano colegiado se debe escribir completo, con todos

los artículos.

c. El tipo de acta ordinaria o extraordinaria.

d. El número consecutivo de acta debe ser anual y consecutivo sin

importar el tipo de sesión.

e. Incluir el lugar, fecha y hora de inicio de la sesión.

II. Segunda página y siguientes

a. Encabezado y pie de página:

▪ El acta debe contener encabezado y pie de página en todas sus

páginas, excepto en la primera página.

▪ El encabezado y pie de página deben escribirse en letra Century

Gothic tamaño 10.

▪ En el extremo izquierdo del encabezado se anota el nombre del

órgano colegiado; el número de sesión y el tipo de sesión, ordinaria

o extraordinaria. En el extremo derecho del encabezado se anota

la fecha de la sesión.

▪ En el extremo derecho del pie de página, debe escribirse el número

de página y la cantidad total de páginas que contiene el acta.

b. Párrafo introductorio:

45

▪ En el primer párrafo debe escribirse el número de acta; el tipo de

sesión, ya sea ordinaria o extraordinaria; el nombre del órgano que

celebra la sesión, fecha y la hora de inicio.

c. Asistencia:

▪ En el segundo párrafo debe anotarse el nombre completo de los

miembros presentes y la calidad de su representación cuando

corresponda.

▪ En el momento en que algún miembro se retire después de iniciada

la sesión, quedará registro en el acta, en el artículo que

corresponda, la hora en que sale o en que se reintegra a la sesión.

d. Ausentes con excusa y sin excusa:

▪ En el tercer párrafo deben consignarse los nombres de los miembros

ausentes, e indicar si la ausencia es con excusa o sin excusa.

▪ Las notas de justificación deben archivarse en el expediente de la

sesión y consignarse en el registro de documentos relacionados.

e. Invitados:

▪ En el cuarto párrafo debe anotarse el nombre completo de las

personas que asistieron como invitadas.

▪ En todos los casos los nombres deben escribirse completos (nombre

y dos apellidos), precedidos del tratamiento de cortesía y seguidos

del cargo que ostentan. Cada nombre se separa con punto y

coma.

46

f. Orden del día o Agenda:

▪ El orden del día debe transcribirse completo, tal y como fue

comunicado en la convocatoria y leído por quien preside, ya que

en principio sólo pueden tratarse los asuntos contenidos en él.

▪ En caso de modificación o ampliación del orden del día original, se

requiere de una votación inicial y debe incluirse como un artículo

dentro del acta tal y como quedó aprobado. Además, solo puede

realizarse en sesiones ordinarias.

III. Articulado:

a. Cada punto de la agenda se convierte en un artículo en el acta.

b. Cada artículo debe contener un resumen de las intervenciones de las

personas miembros asistentes y los acuerdos correspondientes.

c. Las sesiones pueden grabarse para facilitar la elaboración del acta,

esto no quiere decir que deben transcribirse literalmente, salvo que

alguna de las personas miembros solicite expresamente que su

participación sea consignada de dicha forma.

d. Cada artículo debe registrar el nombre de las personas que

intervienen, el resultado de las votaciones y especificar quiénes votan

a favor y quiénes en contra. Sólo en caso de que el acuerdo sea

unánime, se indicará de esa forma.

e. Los miembros que emitan un voto discrepante pueden solicitar que

consten en el acta los motivos por los cuales se apartan de la decisión

de la mayoría, en cuyo caso deberán firmar este documento.

f. En cada artículo debe quedar claro el por qué se toman los acuerdos.

47

g. Los artículos deben numerarse consecutivamente dentro del acta y

deben tener un título.

h. Los acuerdos también deben numerarse consecutivamente dentro de

cada artículo y anotarse en mayúscula o negrita.

i. Los documentos (de trabajo o correspondencia) que sean objeto de

discusión en la sesión, deben formar parte del expediente de la sesión

respectiva, excepto cuando el documento en mención pertenezca o

forme parte de otro expediente. Si esto sucede, debe indicarse en el

registro de documentos relacionados donde está archivado dicho

documento.

j. El artículo concerniente a correspondencia y el relacionado con

informes estará subdividido en tantos incisos, como documentos o

informes verbales haya. Utilizar letras minúsculas para indicar cada

inciso. Los documentos mencionados en este artículo deben

consignarse en el registro de documentos relacionados e indicar

dónde quedan archivados, ya sea que quedan en el expediente del

acta o en otro expediente específico del asunto que trata, por

ejemplo, en el expediente de un estudiante, el expediente de un

proyecto de investigación, etc.

El exceso de espacios en blanco dentro del texto del acta permitiría

alteraciones al documento, por lo cual, podrían eliminarse dichos espacios

utilizando guiones si fuera necesario “-----“.

IV. Cierre del acta:

48

▪ Debe indicarse la hora en la que finaliza la sesión.

V. Firma y sello del acta:

a. La persona que preside el órgano colegiado debe firmar y sellar la

versión definitiva del acta.

b. La firma final debe hacerse sobre una leyenda que indique el nombre

y dos apellidos, cargo y nombre del órgano que preside. Estas líneas

deben estar centradas.

c. Las personas miembros que emiten votos discordantes también deben

firmar el acta, justo después de la indicación de su disidencia, en el

artículo correspondiente.

d. El sello debe ubicarse a la derecha de la leyenda y de la firma, no

sobre ellos.

e. En la firma debe utilizarse tinta color azul.

Ejemplo breve de un acta:

49


Rectoría

ACTA 3-2018

Acta de la sesión ordinaria número tres del Consejo de Administración de la

Universidad Técnica Nacional, realizada el miércoles cinco de febrero de dos mil

dieciocho, a las quince horas, en la sala de reuniones de la Rectoría.

MIEMBROS PRESENTES

Marcelo Prieto Jiménez, Rector (Preside)

Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria

Ismael Arroyo Arroyo, Director de Gestión Financiera

Florindo Arias Salazar, Director de Proveeduría Institucional

MIEMBROS AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN

Julio González Salazar Secretaría de Vinculación con los Sectores

Productivos

ORDEN DEL DÍA

1. Aprobación del orden del día de la sesión ordinaria 3-2018.

2. Aprobación del acta de la sesión ordinaria 2-2018.

3. Correspondencia.

4. Valoraciones de las siguientes dependencias:

a. Registro del antiguo CUNA.

b. Sede del antiguo CUNA en San Carlos.

c. Planificación antiguo CUNA.

5. Asuntos varios.

Página 1 de 2 (puede ir centrado)

50


Rectoría

Consejo de Administración 5 de febrero de 2018

Sesión Ordinaria 3 -2018

ARTÍCULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA DE LA SESIÓN ORDINARIA 3-2018

El señor Presidente somete a votación de este Consejo… (Texto interlineado 1.5)

ACUERDO 1-3-2018: “Aprobar el orden del día de la reunión 3-2018”.

ACUERDO POR UNANIMIDAD. (interlineado sencillo)

ARTÍCULO II. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA 2-2018

El señor Presidente somete a discusión el Acta de la Sesión Ordinaria 2-2018…

ACUERDO 2-3-2018: “Aprobar el acta de la sesión ordinaria 2-2018”.

ACUERDO POR UNANIMIDAD. (interlineado sencillo)

ARTÍCULO III. CORRESPONDENCIA

No hay correspondencia para esta sesión. (Texto interlineado 1.5)

Finaliza la sesión a las diecisiete horas.


Rector

Página 2 de 2 (puede ir centrado)

51

Los acuerdos dentro del acta pueden anotarse en minúscula y en

negrita o en mayúscula total sin negrita, pero siempre deberá mantener

la numeración respectiva.

VI. Documentos de sesión:

Al final del acta, en una página aparte, debe incluirse:

▪ Registro de documentos externos: listado de aquellos documentos que

se consultaron durante la sesión, en calidad de préstamo pero que

pertenecen a otro expediente o incluso a otra dependencia, por lo que

no quedarán como parte del expediente de la sesión. Se debe anotar

los documentos referidos en cada uno de sus artículos, y el lugar donde

quedan archivados para su posterior localización. (Número de oficio,

fecha, ubicación y artículo de la sesión en que se consultaron).

Ejemplo:

52


(CISED)

REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

SESIÓN _____-2018

Jueves 7 de marzo de 2018

14: 00 horas

ARTÍCULO DOCUMENTO FECHA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN 1

3 DD/SC

N°225-2018

04-03-

2018

Carta donde indica

que se están realizando

las correcciones

necesarias a la

Valoración

Documental de

Recursos Humanos del

antiguo CUNA

Expediente

4 AP-75-2018 04-03-

2018

Carta de remisión Tabla

de plazos antigua

Proveeduría CUP

Expediente de

valoración y Archivo

Periférico Sede

Puntarenas

4 AP-77-2018 05-03-

2018


de plazos antiguo

Bienestar Estudiantil

CUP

Expediente de

valoración Archivo

Periférico Sede

Puntarenas

5 AP-78-2018 05-03-

2018


de plazos antigua

Dirección

Administrativa

Financiera CUP

Expediente de

valoración Archivo

Periférico Sede

Puntarenas

1 En esta columna se indica el lugar donde se encuentra archivado el documento.

53

▪ Documentos antecedentes: todos los documentos relacionados con

los casos vistos en la respectiva sesión, ordenados según el artículo de

la sesión en que fueron utilizados. Deben ser documentos

directamente relacionados con los asuntos tratados por lo que no

debe contener anexos innecesarios.

5.10.5 Archivo de las actas

a. La persona que preside el órgano colegiado debe velar porque se lleve

un consecutivo de las actas originales, debidamente aprobadas,

firmadas y selladas.

b. El consecutivo de actas debe empastarse conforme a lo estipulado en

el apartado 6 de este documento, sobre empastes.

c. Cada empaste no debe sobrepasar los 300 folios.

d. Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los márgenes para

que se faciliten su proceso de empaste y posterior manipulación.

e. Cada empaste debe identificarse de la siguiente manera:

▪ En el lomo, el número de tomo (libro) y el año.

▪ En la tapa frontal, logo de la Universidad, el nombre de la

dependencia, el nombre del órgano, el rango de actas que

contiene, y el año o rango de años.

▪ Los tomos (empastes) deben colocarse en un estante,

debidamente ordenados e identificados. Deben ubicarse en un

lugar seguro y de acceso restringido.

54

▪ Las actas de las sesiones de los órganos colegiados, una vez

aprobadas, firmadas y selladas, son de conocimiento público.

e) En caso de pérdida o daño de tomos de actas se debe informar al

Archivo Institucional y a la Auditoría Universitaria sobre el evento o

siniestro.

5.10.6 Conformación de los expedientes de las sesiones

a. La persona que preside el órgano colegiado debe velar porque se

conforme un expediente de la sesión.

b. Los documentos que conforman el expediente deben colocarse

dentro de una carpeta y separarse con una guía.

c. Las carpetas deben rotularse con el nombre del órgano colegiado,

número y año de la sesión y en la tapa frontal con información sobre la

sesión.

55

1. Acta aprobada: Sólo un documento (copia del acta final). No deben

quedar copias del acta en su versión previa a la aprobación.

2. Registro de documentos externos: un listado de aquellos documentos

que se consultaron durante la sesión en calidad de préstamo pero que

pertenecen a otro expediente o incluso a otra dependencia por lo que

no quedarán como parte del expediente. Ese listado detalla la

información necesaria para su localización posterior (número de oficio,

fecha, ubicación y artículo de la sesión en que se consultaron).

3. Documentos antecedentes: todos los documentos relacionados con

los casos vistos en la respectiva sesión, ordenados según el artículo de

la sesión en que fueron utilizados. Deben ser documentos directamente

relacionados con los asuntos tratados por lo que no debe contener

anexos innecesarios.

4. Documentos de coordinación: convocatoria, orden del día, registro de

asistencia, justificaciones de ausencias.

5. Documentos de referencia: tales como leyes, reglamentos,

resoluciones o circulares de dependencias universitarias. Además es

posible que se consulten fotocopias de otros documentos para efectos

puramente informativos. Este apartado no debe contener originales,

pues todos estos documentos se eliminan un año después.

56

5.10.7 Minuta

En el caso de este tipo documental, ha sido influenciado por nuevos usos

en la actualidad. Tradicionalmente se ha utilizado este término como un

sinónimo de borrador de las actas que se deben levantar en los órganos

colegiados; sin embargo, también sirve como testimonio de la realización

de reuniones coordinadas entre diferentes instancias. Se debe escribir a

espacio sencillo.

Elementos que deben contener las minutas producidas en la Universidad,

como borradores de sesiones:

▪ Membrete.

▪ Nombre del tipo documental: MINUTA.

▪ Número consecutivo de minuta

▪ Tipo de sesión: ordinaria o extraordinaria

▪ Lugar, fecha y hora de inicio de la sesión

▪ Nombres de los asistentes y cargos: debe indicarse quien preside

- Presentes

- Ausentes

· Con justificación

· Sin justificación

▪ Agenda u orden del día

▪ Algunos puntos usuales:

- Aprobación del acta anterior

- Correspondencia

- Asuntos específicos

- Asuntos varios

▪ Hora de cierre

▪ Firma de quien levanta la minuta

▪ Sello

Ejemplo de minuta como borrador de alguna sesión de un órgano

colegiado:

57

Consejo de Rectoría

MINUTA R-1-2018

Minuta número uno de la sesión ordinaria del Consejo de Rectoría de la Universidad

Técnica Nacional, el miércoles cinco de febrero de dos mil dieciocho, a las quince

horas, en la sala de sesiones de la Administración Universitaria. (interlineado sencillo)

Presentes:

1. ____________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________

Ausentes:

1. ____________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________

Preside: ______________________________________________________________________

Aprobación de la agenda: ____________________________________________________

Aprobación del acta anterior: _________________________________________________

Artículo 1: _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Artículo 2: _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Artículo 3: _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Al ser las ____________________________, finaliza la sesión.

Nombre y firma

Página 1 de 1

58

La minuta como testimonio de reuniones de coordinación debe ser

elaborada con los mismos elementos mencionados líneas arriba. Ejemplo

de esta minuta:


MINUTA DE REUNIÓN AI 1-2018

Fecha: 15/03/2018

Hora :

9:00 horas

Hora de cierre: 16:00 horas

Asistentes a la Reunión Cargo Firma

Asuntos Tratados Descripción

Reuniones

Se presenta el formato de minuta a utilizar en las

reuniones de Área.

Se propone el calendario de reuniones para el

primer semestre de 2018.

Informes de

labores

Se comenta la necesidad de crear un informe

mensual…

Informe de

situación de

espacio físico

del…

Producto de …

Página 1 de 2


Central Telefónica 2435-5000 • Página web www.utn.ac.cr

Acuerdos Tomados

1) Denominar nuestra sección de trabajo como …

2) Presentar un informe mensual en cada reunión…

59

Tareas Pendientes Fecha Entrega Responsable

Informar de la problemática …

Inducción al proceso de

Archivo Electrónico …

Reunión para analizar las

especificaciones del contrato

de …

Coordinación para trabajar

en…

Observaciones:

La reunión corresponde a la del mes de febrero, la cual por motivos de

fuerza mayor se tuvo que trasladar.

Elaborado por:

Revisado por:

Página 2 de 2

Universidad Técnica Nacional Administración Universitaria

Central Telefónica 2435-5000 Página web www.utn.ac.cr

60

5.10.8 Transcripción de acuerdo

Los acuerdos que se toman en los órganos colegiados deben ser

comunicados a la persona o personas interesadas, esto debe realizarse

mediante un tipo documental denominado transcripción de acuerdo.

El redactar los acuerdos, transcribirlos y enviarlos es una tarea de mucha

atención. Se debe tener cuidado con la redacción, ortografía y el

vocabulario para evitar ambigüedades. Un acuerdo mal redactado

puede tener implicaciones legales, administrativas, financieras u otras.

Es incorrecto utilizar el formato memorando y carta circular para remitir

transcripciones de acuerdos. Se utiliza el estilo bloque y se digita a espacio

sencillo.

Dentro de la transcripción, debe quedar claro quién debe ejecutar el

acuerdo y quien lo recibe de carácter informativo.

Elementos que deben contener las transcripciones de acuerdos

producidos en la Universidad:

▪ Membrete.

▪ Fecha.

▪ Nombre del tipo documental “TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO…”.

▪ Número consecutivo y año.

▪ Destinatario: puede ser una persona específica o un grupo de

personas.

▪ Saludo: en singular o plural según corresponda.

▪ Párrafo de inicio: Debe indicar el nombre de la instancia que tomó el

acuerdo, el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), fecha

completa, hora en que se realizó la reunión, número de acta y artículo

del acuerdo.

▪ El acuerdo: Formas de transcribir los acuerdos:

61

- Transcribir sólo lo acordado.

- Transcribir los considerandos y el acuerdo.

- Transcribir sólo parte del acuerdo.

- Cierre: ACUERDO FIRME o POR UNANIMIDAD

▪ Despedida.

▪ Firma: Es preferible que la transcripción esté firmada por el presidente y

secretario del órgano colegiado. La firma del presidente a la derecha,

y el secretario a la izquierda. El sello se estampa en el centro de ambas

firmas en este caso.

▪ Nombre completo y cargo de los miembros el órgano colegiado que

firman la transcripción de acuerdo.

▪ Sello.

▪ Identificación de quien digita el acuerdo.

▪ Copias.

En el caso de ocuparse más de una página, el encabezado a partir de la

segunda sería el siguiente:


Transcripción de Acuerdo 03-2018

Es responsabilidad del Presidente o la Secretaria, remitir los traslados de

acuerdos correspondientes, ya sea una vez aprobada el acta, o cuando

el acuerdo sea firme. Ejemplo de transcripción de acuerdo:

62


(CISED)

13 de agosto de 2018

TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO 74-2018

Sra. Maritza Contreras Álvarez

Archivo Periférico

Sede Pacífico

Estimada señora:

En relación con el oficio AP-75-2018, se analiza nuevamente la TPCD de la Jefatura

Financiero y según sesión 11-2018, realizada el día 12 de agosto al ser las catorce horas,

en la Dirección General de Administración Universitaria, ubicada en Alajuela, se

acuerda informar lo siguiente: (interlineado sencillo)

1. En la serie N°6 Contratos de becas, se hace la salvedad de que se deben mantener

cinco años después de finalizado el disfrute de la beca.

Por tanto, se acuerda:

ACUERDO 5-11-2018: “Aprobar la TPCD de la Jefatura Financiero del antiguo

CUP y remitirla a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos en cuanto sea posible.” ACUERDO FIRME Y POR UNANIMIDAD.


Cordialmente,

Doris Aguilar Sancho

Presidente

Laura E.



El acuerdo que se transcribe puede ir en negrita o mayúscula total.


63

5.10.9 Control de acuerdos

Con el fin de dar seguimiento a los acuerdos efectuados en las sesiones, ya

sean de órganos colegiados o no, es recomendable llevar un registro de

acuerdos.


(CISED)

CONTROL DE ACUERDOS

#

Acta*

Fecha de

sesión

N° Acuerdo

y acuerdo

Fecha

límite Responsables

Acciones

realizadas

Acciones

pendientes

* Acta o minuta o según corresponda.



El membrete debe indicar el nombre del órgano colegiado.


64

5.11 INFORMES

Existen múltiples formatos para la elaboración de informes, dependiendo

de los propósitos de estos. Por ello, el formato de los informes depende de

su objetivo y la naturaleza normativa que lo rige. Un informe expone

claramente el desarrollo o resultado de una investigación o proyecto, lo

cual facilita la toma de decisiones respecto de la complejidad de una

situación particular.

Se brindan como referencia en este manual, los informes cortos y extensos.

Informes extensos:

▪ Los informes extensos se utilizan generalmente para evidenciar el

desarrollo de proyectos o alcance de metas a largo plazo.

▪ Son una herramienta importante de monitoreo para fines internos. De tal

forma que se puede contrastar lo propuesto con lo que realmente se

está ejecutando.

▪ Tienen más de 10 páginas y se escriben a doble espacio.

▪ Debe tener sus páginas numeradas.

▪ Se caracterizan por contener algunos de los siguientes elementos:

- Portada, la cual incluye el título.

- Resumen Ejecutivo (media página).

- Tabla de contenido o índice (de figuras, de tablas, de gráficos)

- Introducción.

- Antecedentes.

- Resultados, temas o hallazgos.

- Conclusiones.

65

- Recomendaciones.

- Glosario (puede estar después de la introducción).

- Bibliografía.

- Anexos.

Informes cortos

Son aquellos de 10 páginas o menos. Se escriben a espacio sencillo.

Elementos que deben contener los informes producidos en la Universidad:

▪ Membrete.

▪ Fecha.

▪ Número consecutivo.

▪ Resultados, temas o hallazgos.

▪ Conclusiones.

▪ Firma.

Ejemplo de informe corto:

66


18 de agosto, 2018

INFORME AI-01-2018

Señores

Comisión de Becas

Dirección de Gestión del Desarrollo Humano

Estimados señores:

Me permito presentar informe acerca de mi participación, en el Taller de

refrescamiento de cuadros de clasificación y confección de tablas de plazos

de conservación de documentos, realizado los días 11, 12 y 13 de agosto del

2018, en las instalaciones del Archivo Nacional de Costa Rica. Durante dicho

evento, se expuso lo siguiente:

▪ La Identificación Documental y su importancia, para la aplicación en los

Archivos en las Instituciones. ▪ La Clasificación Documental y los diferentes Sistemas de Clasificación

Documental y cómo podemos aplicarlo en nuestros Archivos. ▪ Así mismo se realizó un taller de cómo realizar la identificación documental.

Este taller ha contribuido significativamente al enriquecimiento de

conocimientos y a compartir experiencias innovadoras con profesionales de

otras instituciones, que le darán un valor agregado a nuestra formación,

generando un efecto e impacto positivo en el desarrollo laboral. (interlineado

sencillo)

Atentamente,

Aliana Gómez Arias

Técnico de Archivo

Copia: Laura Espinoza Rojas, Jefe Archivo Institucional




67

5.12 RESOLUCIONES

La Ley General de Administración Pública, en su título Sexto, De los Actos

Administrativos, indica en el artículo 121, tercer ítem

3. Los acuerdos que decidan un recurso o reclamo administrativo se

llamarán resoluciones.

Aunado a lo anterior, se entiende por resolución como un documento

administrativo que pone fin a un procedimiento administrativo, decidiendo

sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados, pero también,

sobre aspectos conexos que, aunque no hubieran sido planteadas por los

interesados, el órgano competente entiende que debe pronunciarse sobre

los mismos.

Elementos que deben contener las resoluciones producidas en la

Universidad:

▪ Membrete.

▪ Fecha.

▪ Número consecutivo.

▪ Resultados, temas o hallazgos.

▪ Conclusiones.

▪ Firma.

Ejemplo de Resolución:

68

Rectoría

RESOLUCION R-032-2018

RECTORÍA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL. En Alajuela a las

quince horas del cuatro de abril de dos mil dieciocho, se adjudica la

LICITACIÓN ABREVIADA 2018LA-000001-UTN “ACONDICIONAMIENTO

DE LABORATORIOS CIENCIAS BASICAS SEDE SAN CARLOS”

RESULTANDO:

PRIMERO: Que a través de la Unidad de Contratación Administrativa

se promovió la LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-000001-UTN

“ACONDICIONAMIENTO DE LABORATORIOS CIENCIAS BASICAS SEDE

SAN CARLOS”

SEGUNDO: Que al término del plazo para la presentación de ofertas,

concurrieron cuatro oferentes, según el siguiente detalle…

TERCERO: Que la oferta fue calificada…

CUARTO: Que la Comisión de Licitaciones de la UTN conoció y emitió

la recomendación concreta para la adjudicación de la presente

licitación, con base en el INFORME TÉCNICO I-ACAD-140-2016 remitido

por la Proveeduría Institucional, en función de los siguientes factores de

calificación…

QUINTO: Que según el sistema de evaluación y el informe técnico

indicado, las cuatro ofertas fueron declaradas como admisibles al

concurso.

SEXTO: Que según el artículo 36, inciso 2) del Reglamento de

Proveeduría de la Universidad Técnica Nacional, la adjudicación de la

presente Licitación corresponde al Rector de la Universidad, y,

Página 1 de 2



69

RESOLUCION R-032-2018

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que la Comisión de Licitaciones de la Universidad, mediante

Acta #07-2016, Artículo 1, celebrada por ese órgano el 04 de abril de

2016, previa verificación de la existencia de contenido presupuestario

específicamente reservado, acordó recomendar la adjudicación de la

presente Licitación de la siguiente forma: (…)

POR TANTO

De conformidad con los hechos expuestos, Artículo 44 y concordantes

de la Ley de la Contratación Administrativa, Artículos 8, 9, 10, 11, 97, 98,

99 y 100 concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación

Administrativa, la Rectoría adjudica la LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-

000001-UTN “ACONDICIONAMIENTO DE LABORATORIOS CIENCIAS

BASICAS SEDE SAN CARLOS” de la siguiente manera:

(espacio sencillo)

COMUNÍQUESE.

MARCELO PRIETO JIMÉNEZ

RECTOR

Página 2 de 2



Rectoría

70

5.13 TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS2

Las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos (TPCD) y las

Valoraciones Parciales (VP), son documentos que deben generarse para

proceder a la eliminación de los documentos que se producen en las

oficinas. Se deben elaborar a espacio sencillo y deben contener lo

siguiente:

▪ Mantener la correcta redacción y ortografía.

▪ Mantener el ornato y estética del documento (no cortar las palabras en

las celdas).

▪ Repetir el encabezado (subfondo, funciones, fecha y nombre de quien

elaboró el instrumento) en cada hoja de la TPCD o VP; además cada

hoja de la TPCD debe estar numerada, firmada y sellada por el superior.

▪ Justificar el texto del documento.

5.13.1 Número de orden

Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el

orden en que se anoten.

5.13.2 Serie o tipo documental

En esta columna debe anotarse la lista de todas las series o tipos

documentales que produce o recibe la oficina.

Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se

anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo

2 Basado en Archivo Nacional de Costa Rica (2013). Instructivo para la elaboración de tablas de

plazos de conservación de documentos.

71

documental. En caso de que la organización del archivo así lo amerite, la

correspondencia puede dividirse en las secciones que sean necesarias,

para efecto de fijar plazos diferentes a cada grupo, según las necesidades

de cada oficina. Ejemplo:

Correspondencia interna

Correspondencia externa

5.13.3 ¿Es original y/o copia?

En esta columna se debe indicar para cada tipo o serie documental, si la

oficina evaluada custodia el original o la copia del documento. Si tiene el

documento original en la columna se anota O. Si tiene ambos se anota: O

y C. Si tiene dos o tres copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso

de la correspondencia se anota O y C.

5.13.4 ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia?

En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen

original o copia de la serie o tipo documental en cuestión.

En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la oficina

principal o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o

informaciones de la unidad estudiada.

La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados

y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o

permanente de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una

oficina se indica que otra unidad tiene original o copia de un documento,

esta información debe constar en la Tabla de ambas oficinas.

72

Es importante tener en cuenta que para completar las columnas “¿Es

original y/o copia?” y “¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia?”

la persona que elabora la tabla debe plantearse las siguientes preguntas:

¿En dónde está el documento original?

¿Existen copias de este documento en otras oficinas?

¿Cuáles unidades son las que tienen copia del documento?

5.13.5 Soporte

En la columna soporte se debe anotar cada uno de los soportes en que

está el documento: papel, microfilm, electrónico. A cada soporte se debe

asignar el plazo en el renglón correspondiente, que puede ser igual o

diferente para cada uno. Ejemplo. Actas de Junta Directiva en soporte de

papel pueden tener una vigencia administrativa legal de 50 años, pero la

copia de microfilm, la copia electrónica e incluso la cinta grabada de la

sesión, pueden tener distintas vigencias y distinto valor desde el punto de

vista administrativo-legal, según lo determine el Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de la institución.

Esto es importante de anotar, pues, en el caso de que el documento

original esté microfilmado, este dato puede modificar los plazos de

vigencia administrativa-legal.

Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de Certificados, firmas digitales

y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005, en la cual se

establece la equivalencia funcional del documento electrónico, siempre y

cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que la ley exija.

73

5.13.6 Contenido

Se resume el contenido o temática de cada serie / tipo documental,

destacando los principales asuntos de cada uno.

En el caso de las series documentales compuestas, como por ejemplo los

“expedientes” es indispensable que se haga un resumen de los tipos

documentales que lo conforman.

Asimismo, en cuanto al tipo documental “correspondencia” se debe

indicar un resumen de las temáticas que trata.

5.13.7 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en la oficina

La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene

actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene,

testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su

vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trámites corrientes

de la oficina, y para la defensa de derechos. El plazo de vigencia es

diferente según cada tipo documental. El tiempo se puede dividir de tal

manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina

productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a

permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia

de consulta. El período en que los documentos son consultados más

frecuentemente, deben permanecer en la oficina productora,

generalmente, por un plazo de 1 a 5 años, dependiendo del tipo/serie

documental.

74

5.13.8 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en el Archivo Central

En esta columna se anota el tiempo que deben custodiarse los

documentos en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que

los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden

servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos.

Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede

terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse en

forma precaucional. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de

gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará 0 (cero) en esta

columna.

Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero la

responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité

Institucional.

El Comité debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiado bajos, puede

resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales

posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante

años documentos que no tienen ninguna utilidad y que pueden causar

graves problemas de espacio a la institución.

5.13.9 Cantidad en metros:

Se anota, en metros lineales, la cantidad total correspondiente a cada

tipo/serie documental.

75

La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los

documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Es decir, se mide la

estantería ocupada.

En el caso de que la tabla de plazos incluya documentos electrónicos

(audiovisuales y gráficos) y textuales firmados digitalmente, se debe indicar

la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de acuerdo con su tamaño).

Este dato es importante para planificar la conservación, tanto a nivel

administrativo legal, como científico-cultural.

5.13.10 Fechas extremas

Se anotan las fechas extremas de cada tipo/serie documental,

correspondientes al momento en que se realiza la tabla. Se debe recordar

que en las tablas de plazos deben incluirse los documentos que custodia

el Archivo de Gestión y el Archivo Central, según las dependencias

administrativas correspondientes. Por lo tanto, deben incluirse las fechas

extremas de ambas etapas de archivo (gestión y central).

Para el caso de las Valoraciones Parciales, se debe recordar que sólo se

anotan las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su

vigencia administrativa y legal.

Ejemplo:

Si se está realizando una tabla del Departamento de Contabilidad:

Tipo documental Vigencia Administrativa Legal Fechas Extremas

(Copias de) cheques 5 años 2000-2008

76

NOTA: En este caso los cheques del año 2009 en adelante, no podrían

incluirse en la valoración parcial ya que aún no ha caducado su vigencia

administrativa y legal, lo cual es requisito indispensable al presentar una

solicitud de valoración parcial.

5.13.11 Observaciones

Este es un espacio especial que se destina a que la Comisión Nacional

defina si el tipo documental es de conservación permanente, o si puede

eliminarse una vez que caduque su vigencia.

Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las oficinas productoras como

por el Comité Institucional y la Comisión Nacional, para datos no

contemplados en las columnas anteriores.

También aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen

información complementaria, aunque el tipo documental no sea

duplicado.

77

Ejemplo de una Tabla de Plazos de Conservación de Documentos:

5.14 DOCUMENTOS AUDIOVISUALES

Cuando se habla de esta clase documental, debe entenderse como:

▪ Documentos sonoros

▪ Fotografías digitales

▪ Videos

78

Estos tipos documentales de carácter audiovisual, que tienen valor

científico-cultural, requieren un tratamiento especial de parte de la Unidad

de Archivo Institucional.

Por esta razón, es necesario que la Dirección de Comunicación Interna y

las unidades de Mercadeo y Comunicación, remitan los documentos al

Archivo Institucional, en el formato que éste determine con el fin de

mantener el correcto resguardo de estos documentos digitales.

Se recibirán los documentos previa coordinación con el Archivo

Institucional. Dicho espacio de almacenamiento estará en custodia de la

Dirección de Tecnologías de la Información.

79

6. EMPASTE DE LOS DOCUMENTOS

El empaste de documentos no es recomendado por la Unidad de Archivo

Institucional; sin embargo, existen casos en los que por mandato de

autoridades superiores u otros, los documentos se empastan con varios fines,

entre ellos facilitar el acceso a la información que contienen o bien, por

seguridad para evitar el desorden en los folios, robo o extravío. Por tanto, se

debe solicitar el criterio técnico del Archivo Institucional antes de empastar.

La decisión del tipo de empaste a utilizar se debe tomar con base en los

siguientes criterios:

1. Volumen o cantidad de documentos a empastar. Si es un documento muy

extenso, para documentos que no sean actas, se deberá encuadernar en

tomos nunca mayores de 300 folios.

2. Si se piensa reproducir en otro soporte a corto, mediano o largo plazo

(digitalmente, por ejemplo).

3. Si la serie documental es muy solicitada para reproducir (fotocopiar, por

ejemplo).

4. El valor que tiene en relación con su vigencia administrativa, legal,

financiero o científico-cultural.

a. Si se trata de documentos con valor científico-cultural, (conservación

permanente) es importante tomar en cuenta lo siguiente:

i. Usar un encuadernado o empastado fino, del color azul oficial de la

Universidad (Pantone 281 C) y con letras (letra oficial de la

Universidad, Century Gothic) en color dorado y con costura de

cuadernillo, especialmente si se piensa reproducir los documentos, ya

que ese tipo de costura permite la apertura total del lomo a la mitad

del documento. Por Ejemplo: Libros de actas, libros contables.

80

ii. Uso de tela de encuadernación, preferiblemente en algodón o lino.

No usar materiales sintéticos.

iii. Se debe utilizar un cartón grueso.

iv. Si los folios del documento están en hojas sueltas (no en cuadernillo),

debe usarse la costura de pasada, con un hilo de cabuya o algodón

de buena calidad y doble, para que quede bien reforzado. No usar

hilos sintéticos.

v. Si los folios están en cuadernillo, debe revisarse los cuadernillos y en

caso de estar dañados, repararlos. En este caso, se debe aplicar

cualquier tipo de costura para cuadernillo, con o sin nervios. Eso a

gusto o conocimiento del Encuadernador. Este tipo de trabajo, no es

cualquiera el que lo hace.

vi. Se debe tener cuidado, que la costura “no se coma texto”, si es así se

debe agregar una escartivana. Por esto es necesario revisar los

márgenes de impresión (3 o 4 centímetros).

vii. Bajo ninguna circunstancia o argumento se debe guillotinar el

documento, especialmente cuando se trata de un libro de actas. No

se debe alterar el tamaño de las hojas ni aplicarles jaspeado a los

bordes.

viii. El lomo del libro de actas y el lomo de la encuadernación deben ser

reforzadas, preferiblemente con manta o un papel de buena calidad.

Nunca debe usarse papel kraff o papel de pasta mecánica.

ix. Los papeles de guarda deben ser tipo papel Bristol, con un gramaje

alto (120).

81

Ilustración de cómo debe verse el empaste fino para documentos con

valor científico-cultural:

Portada

Lomo

b. Si los documentos tienen 10 años de vigencia administrativa-legal y

luego se eliminan:

82

El encuadernado rústico y con costura recta consiste en encolar los

folios en el lomo, introducir una costura recta para unirlos y forrar el lomo

con papel de encuadernación. El encuadernado rústico también

puede utilizarse con grapas, a las cuales se les coloca encima cinta de

lomo o para encuadernación.

Sirve para mejorar su manipulación y por seguridad, pero siempre y

cuando no sean muy gruesos y que no se pretenda reproducir

digitalmente, ya que este tipo de costura no permite la apertura total

del documento.

Se debe mantener un margen izquierdo de 3 centímetros para facilitar

la encuadernación. Por Ejemplo: informes de labores.

c. Si los documentos tienen cinco o menos años de vigencia

administrativa-legal para luego eliminar:

No es recomendable encuadernarlos. Ejemplo: Correspondencia

interna de carácter rutinario.

Por lo tanto, la decisión de cuál técnica de encuadernación adoptar

se ve facilitada con la obtención de las Tablas de Plazos de

Conservación de Documentos, ya que en ella se consignan datos

necesarios para tomar la decisión.

83

7. SERIES DOCUMENTALES SUSTANTIVAS (ESPECÍFICAS)

Cada dependencia de la Universidad genera series documentales

específicas según sus funciones sustantivas, como producto de su área de

acción.

Por ejemplo, las actas de notas solamente son producto de la gestión

docente (Vicerrectoría de Docencia, Direcciones de Docencia de las sedes),

por lo cual, existen tipos documentales sujetos a las necesidades específicas

de dichas áreas.

En este sentido, las dependencias tienen libertad para generar tipos

documentales específicos siempre y cuando cumplan con los requerimientos

técnicos emanados por Archivo Institucional, para lo cual se podrá solicitar la

asesoría respectiva.

84

8. SERIES DOCUMENTALES COMUNES

Estas series son de carácter administrativo y facilitativo, por tanto, se repiten

en cada una de las oficinas de la Universidad y deben estar debidamente

identificadas con los membretes correspondientes:

1. Correspondencia

2. Expediente Sistema de Evaluación y Valoración del Riesgo (SEVRI)

3. Formularios de asignación de bienes

4. Fracción del expediente de personal

5. Liquidaciones

6. Listas de remisión

7. Plan anual operativo (PAO)

8. Presupuestos anuales

9. Solicitudes de bienes

10. Solicitudes de compras

11. Solicitudes de mantenimiento

12. Solicitudes de materiales (requisiciones)

13. Solicitudes de préstamo de documentos

14. Solicitudes de presupuesto

15. Solicitudes de servicios

16. Solicitudes de traslado de activos

17. Solicitudes de vacaciones

18. Solicitudes de vales

19. Solicitudes de vehículo

20. Tablas de plazos de conservación de documentos

El original de cada una de estas series, se custodiará en la oficina productora,

mientras que las copias podrán eliminarse previa aprobación de las Tablas de

Plazos de Conservación de Documentos.

85

9. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

Los expedientes son series documentales compuestas, esto quiere decir, que

existen diferentes tipos documentales en una misma unidad documental, y se

relacionan entre sí por tratar un único asunto. Por ejemplo: expedientes de

procesos administrativos, expedientes de estudiantes, expedientes de becas,

expedientes de personal, expedientes electrónicos, entre otros. Cada uno de

ellos responde a un determinado acto administrativo.

El expediente siempre debe iniciar con un acto administrativo de apertura.

Por ejemplo:

1. Carta de solicitud de apertura de un procedimiento administrativo

2. Solicitud de matrícula de primer ingreso

3. Solicitud de beca

4. Acción de personal de nuevo ingreso

Cada uno de estos documentos, dará inicio a un nuevo expediente, siempre

y cuando haya un procedimiento debidamente establecido para la apertura

del mismo.

Cuando un expediente deba ser trasladado de una sede a otra se realizará

una certificación de expediente.

El expediente no deberá sobrepasar las 150 hojas por unidad documental

(carpeta).

86

9.1 Especificaciones técnicas de los expedientes

9.1.1 Identificación del expediente:

Carátula o portada: Cada expediente debe estar debidamente

identificado y contener:

▪ Nombre de la Universidad

▪ Nombre de la oficina u órgano productor

▪ Nombre del expediente

▪ Fecha de apertura y fecha de cierre

Ejemplo:

87

Etiqueta:

▪ Nombre

▪ Código de clasificación

9.1.2 Agregación al expediente:

Todo documento escrito o resolución que se realice, se presente o se dicte,

será agregado y foliado al expediente administrativo en forma inmediata.

Las copias se separarán y se agregarán a partir del último folio. En la

tramitación de los expedientes se respetará, rigurosamente, el orden de

presentación de los documentos. Se debe recordar, que los documentos

no son sólo en soporte papel, si no también pueden ser planos, DVD’s u

otros.

En los expedientes electrónicos, cada documento digital debe tener firma

digital certificada y foliación electrónica.

Con ciertos agregados, que por su volumen o carácter no es posible

incorporar al expediente, serán considerados como anexos de éste,

dejando constancia debida en él y dando a los anexos una foliación

propia, siempre consecutiva.

88

Al efectuar cada agregación, se debe hacer referencia a la parte del

expediente en que fue requerida y ordenada.

9.1.3 Ordenación del expediente

Los documentos, al momento de conformar el expediente, deben estar

debidamente clasificados y ordenados, no se deben mezclar documentos

de diferentes asuntos en un mismo expediente.

Los documentos dentro de los expedientes deben ordenarse en forma

cronológica, tomando como base la llamada “fecha de recibido”.

9.1.4 Foliación

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos

de organización archivística. Tiene dos finalidades principales:

1. Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta,

expediente).

89

2. Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de

orden original y la conservación de la integridad de la unidad

documental.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y

legal de la gestión administrativa.

Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino

también conceptos distintos. La foliación va de la mano con la ordenación

de los documentos.

Requisitos para foliar:

1. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar

previamente clasificada, según el principio de procedencia.

2. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar

previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es

aquella que respeta el principio de orden original; es decir, que esté de

acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción, según la

fecha de recibido. El orden original más común es el orden cronológico.

El número uno (001) corresponde al primer folio del documento que dio

inicio al trámite.

3. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar depurada.

La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en

blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.

90

4. Se deben foliar todos y cada uno de los documentos de la unidad de

conservación (carpeta). Sin un expediente se encuentra repartido en

más de una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma

tal que la segunda será la continuación de la primera.

Materiales:

▪ Sello numerador foliador automático, con tinta azul o negra que no se

corra con el agua o sea indeleble.

▪ Para otro tipo de documentos o material, como fotografías, la foliación

debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números y con numeración arábiga.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis.

3. Los documentos deben numerarse en el ángulo superior derecho de

cada página, en orden consecutivo y ascendente, y constituyen los

folios del expediente y solamente en la parte frontal del documento.

4. Se debe colocar el número de manera legible sin alterar membretes,

sellos, textos o numeraciones originales.

5. Los planos, mapas, dibujos, u otros que se encuentren tendrán el número

de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.

En el índice del expediente se debe dejar constancia de las

91

características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto,

fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por

separar este material se dejará constancia mediante una nota de su

lugar de destino y en este se indicará. Esto es lo que se denomina cruce

de referencia.

6. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se

encuentren, se numeran como un solo folio. En el índice se debe dejar

constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por

separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

7. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño

adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio,

dejando en el índice las características del documento foliado: cantidad

de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para

adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse goma libre

de ácido).

8. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,

utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un

número para cada una de ellas. En el índice del expediente se debe

dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño,

color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o

varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le

escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área

de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de

fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características:

tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren

92

pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el

correspondiente cruce de referencia.

9. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes

similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la

foliación en el sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,

dejando constancia en el índice del expediente sobre: cantidad,

tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren

pertinentes.

10. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por

impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de

conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya

más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

11. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de

descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o

digitalización).

12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o

empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de

gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el índice del

expediente.

13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos

cumplen una función de conservación como: aislamiento de

manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,

dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por

contacto.

93

14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes,

discos digitales -CD´s-, disquetes, videos, entre otros), pero si dejar

constancia de su existencia y de la unidad documental a la que

pertenecen, en el índice del expediente. Si se opta por separar este

material se hará el correspondiente cruce de referencia.

Corrección de errores al foliar:

En caso de equivocación al numerar los folios, se procederá de la siguiente

forma:

1. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,

evitando tachones o uso de corrector, y se colocará el folio correcto al

lado. Ejemplo:

015 016

2. Además, el funcionario responsable de la foliación colocará su nombre

y la fecha.

3. Cuando se sobrepase una cantidad de 10 folios mal numerados, se

deberá documentar la justificación, del porqué de ese procedimiento,

a través de una constancia firmada y sellada para efectos de rendición

de cuentas, esta constancia debe agregarse en el índice del

expediente, al igual que el cruce de referencia si se utiliza.

Ejemplo de constancia de corrección de foliatura:

94

9.1.5 Constancia de corrección de foliatura

(Fecha)

Constancia de corrección de foliatura

Yo (Nombre del funcionario), (cargo que desempeña) del (área), hago constar

que, según la Ley 8508 Código Procesal Contencioso Administrativo, al presente

expediente (identificación del expediente) se le ha realizado corrección de

foliatura a los documentos agregados, del folio (XX) al (XX) mediante

tachadura sobre el número consignado de forma inadecuada, debido a

(motivo de la corrección). Por lo que, la foliatura que debe tomarse como

válida es la que se encuentra sin tachadura en la parte superior derecha de

cada hoja.


(Firma del funcionario que realizó la corrección)

(Sello del área)

Autorizado por

(Nombre y firma de Superior Jerárquico que autoriza)

(Fecha)





95

9.1.6 Cruce de referencia

(Fecha)

Cruce de referencia

Yo (Nombre del funcionario), (cargo que desempeña) del (área),

manifiesto que en el presente expediente (identificación del

expediente) en el folio (XX) se realizó un cruce de referencia,

correspondiente a (tipo documental), el cual se encuentra en soporte

(indicar soporte).

Este documento trata (descripción del documento). El mismo se

encuentra ubicado en (indicar ubicación).


(Firma del funcionario que realizó el cruce de referencia)

(Sello del área)





96

En caso de que exista pluralidad de órganos productores de documentos

en un respectivo expediente, una única dependencia administrativa

realizará el foliado de los mismos, con el fin de evitar diferentes

numeraciones de foliaturas.

La asignación de una numeración a cada folio deberá ser al frente y no al

reverso aún y cuando este reverso contenga información. Esto porque la

práctica de foliar ambos lados, atenta contra las reglas unívocas de la

técnica y a principios elementales de lógica, ya que la sustracción de un

folio del expediente, con solo que esté numerado al frente, ya evidenciaría

un error y el foliado al reverso resulta innecesario para esos efectos.

Estas disposiciones en relación al foliado, estarán vigentes para aquellas

unidades en las cuales no existan otras normas de acatamiento obligatorio,

emitidas por autoridades con las cuales se mantiene estrecha relación. Por

ejemplo, la Controlaría General de la República.

97

9.1.7 Instrumentos a utilizar en la gestión de expedientes

9.1.7.1 Registro de expedientes

Se puede llevar en forma manual o automática, lo importante es que la

información acerca de los expedientes esté siempre actualizada y a la

mano.

9.1.7.2 Solicitud o registro de préstamo

Es importante registrar quién tiene el expediente en calidad de

préstamo, ya sea mediante una solicitud de préstamo o un registro de

préstamo.

98

Nombre de la unidad

Solicitud de préstamo de Documentos

Fecha: ____________.

Nombre del solicitante: ____________________________________________________.

Nombre y/o Carpeta: ______________________________________________________.

Fecha de préstamo: _______________________________________________________.

Fecha de devolución: ______________________________________________________.

Firma de solicitante: ______________________________.

Firma de quien autoriza el préstamo: ________________.

Observaciones: _________________________________________________________.

99

9.1.7.3 Índice

Este puede ubicarse en la contraportada del expediente, a fin de llevar

un control en el mismo.

9.1.7.4 Hoja testigo

La hoja testigo facilita el control del expediente que está en préstamo, ya

que se coloca en el lugar en el cual iría el expediente si estuviera

archivado, por lo que permite identificar fácilmente quién está usando el

expediente. También, puede utilizarse si se prestan algunos folios,

sustituyéndolos con la hoja testigo.

Para una mejor conservación puede usarse en cartón.

100


HOJA TESTIGO

EXPEDIENTE N°: _______________________________

NOMBRE DEL EXPEDIENTE: _____________________

ÁREA: ________________________________________

PRESTADO A: _________________________________

FECHA DE PRÉSTAMO: _________________________

FECHA DE DEVOLUCIÓN: ______________________

CANTIDAD DE FOLIOS: _______________________

101

9.1.7.5 Carpeta para transporte de documentos

Sirve para el préstamo y adecuado resguardo del documento, cuando

debe salir del archivo para ser facilitado a otra unidad administrativa de

la misma institución. Esta carpeta puede estar plastificada para un mejor

cuidado.

UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL

ARCHIVO INSTITUCIONAL

CARPETA PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

FUERA DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

EL PRESENTE DOCUMENTO CORRESPONDE AL

ARCHIVO INSTITUCIONAL Y DEBE SER DEVUELTO

EN EL MISMO ESTADO EN EL QUE SE LE ENTREGÓ

102

9.1.7.6 Registro de firmas para la foliación.

Instrumento de control para registrar las firmas de las personas que llevan

a cabo labores de foliación de los expedientes que se producen en las

diferentes áreas.

Su objetivo es dejar constancia y normalizar la rúbrica que deben utilizar

para ejecutar esta actividad.

9.1.7.7 Manual de gestión de expedientes

Es recomendable contar con un manual o un procedimiento sobre el

manejo de los expedientes, especialmente por la rotación de personal. El

manual o procedimiento debe indicar paso a paso cómo, cuándo y

cuáles son los documentos que deben ir en el expediente, según su tipo.

103

Dicho manual o procedimiento deberá estar aprobado por el Archivo

Institucional.

10. USO DE LOS NUEVOS SOPORTES Y EL CORREO ELECTRÓNICO

Se deberá acatar lo dispuesto en el capítulo VIII del Reglamento del Sistema

Universitario de Gestión de Documentos (SUGED) sobre “Soportes

electrónicos”.

La digitalización de documentos debe ser autorizada por el Archivo

Institucional y se utilizará únicamente en los siguientes casos:

a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos que se deben

conservar permanentemente y los sometidos a posibles deterioros por la

calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir

la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia. Los

documentos declarados con valor científico cultural, histórico o

permanente, podrá automatizarse o digitalizarse solamente como

respaldo de la información y no como medio sustitutivo del soporte en

papel.

b) Complemento: para complementar los fondos cuando los documentos

originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.

c) Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de

las dependencias y de los archivos.

Para el resguardo de documentos electrónicos se debe garantizar el acceso

a la información relativa a su origen y otras características básicas. La

104

transición o migración de documentos a soporte electrónico, debe ser

autorizada por el Archivo Institucional.

Como documentos electrónicos podemos tener en la Universidad fotografías,

videos, afiches, boletines, material de pequeño formato, entre otros.

Los documentos electrónicos sin firma digital carecen de valor legal y no

deben ser guardados en las computadoras de la Universidad en sustitución

del documento físico firmado.

Todo documento electrónico generado en la Universidad Técnica Nacional,

deberá tener firma digital avanzada, además debe ser guardado en PDF/A.

10.1 Firma digital y firma digital avanzada

Se utilizará la normativa nacional, por tanto, se hará uso de la firma digital

avanzada, conforme a la Política de Formatos Oficiales de los Documentos

Electrónicos Firmados Digitalmente, de la Dirección de Certificadores de

Firma Digital del Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICITT), publicada en

el alcance a la Gaceta Digital N° 92 del 20 de mayo del 2013 y conforme

al Reglamento de uso de certificados, firma digital y Documentos

electrónicos de la Universidad Técnica Nacional.

Las políticas del MICITT pretenden normar el tipo de documentos

electrónicos firmados digitalmente que se usan en el país, y establecer

mecanismos que permitan garantizar la buena implementación del

documento electrónico firmado.

105

Además, promueve el uso de los formatos PADES, CAES y SAES, según el

tipo de documento a firmar y el sellado de tiempo (que simula el “sello de

recibido” en los documentos).

Una firma escaneada o digitalizada no equivale a una firma manuscrita ni

digital. La firma digital es un algoritmo de encriptación que requiere ser

emitida y respaldada por un ente certificador de acuerdo a la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

10.2 Correo electrónico

El correo electrónico debe utilizarse como un instrumento de comunicación

oficial, pero no como un documento oficial de la Universidad. Por tanto, es

necesario tener presente lo siguiente:

▪ Los correos electrónicos no deben firmarse digitalmente.

▪ Escanear un documento y enviarlo vía correo electrónico, no sustituye al

documento original, el cual debe ser custodiado por la unidad

productora de los documentos, con las respectivas firmas de recibido y

demás. Ante esto, los documentos escaneados aunque se envíen por

correo electrónico deben enviarse en papel también, conforme al

artículo 26 del Reglamento del SUGED.

▪ El correo electrónico no debe utilizarse para sustituir las convocatorias,

agendas y demás documentos oficiales que deben generarse,

conforme a lo indicado en este manual.

106

▪ El correo electrónico se organizará de forma similar al Archivo

Electrónico, tal como indica el Instructivo Básico de Gestión de

Documentos.

▪ Crear los respaldos correspondientes, tanto del correo electrónico como

del disco duro de las computadoras, en coordinación con el área

informática, especialmente por la movilidad laboral.

10.2.1 Etiqueta y redacción de mensajes en el uso del correo electrónico

1. No usar el correo de la Universidad para mensajes personales.

2. No curiosear en el buzón de los compañeros de trabajo.

3. No dejar mensajes activos en la pantalla mientras se atiende a

compañeros o visitantes.

4. Contestar siempre el recibido del documento que se adjunta ya que al

igual que un fax, el correo cumple la misma función de notificación.

5. Borrar el texto del mensaje recibido, si no amerita conservarse.

6. Contestar los mensajes con prontitud.

7. Cotejar la ortografía.

8. Cotejar los errores tipográficos (errores en las letras o espacios de las

palabras).

9. Hacer referencia en el mensaje a los anexos que incluyen.

10. Tratar de hacer el mensaje tan agradable como sea posible.

Idealmente de un solo párrafo.

11. Ser claro, breve y conciso.

12. Usar la línea de asunto más corta, descriptiva e informativa. Ejemplo:

Asunto: “Presupuesto 2018”

13. Utilizar el saludo y la despedida en cada mensaje. Ejemplo:

107

Estimada señora:

Le solicito (…)

Saludos cordiales,

Nombre de la persona, puesto

Nombre de la oficina y sede

Números de teléfono

14. Si se incluye una lista de ítems, es conveniente numerarlos para facilitar

su lectura y ubicación en la pantalla.

15. Al enviar un documento adjunto, refiérase brevemente a él.

16. Motivar al lector a responder rápidamente.

17. No utilizar mayúsculas en los mensajes, ya que se interpreta como si se

le está gritando al lector.

18. Sólo envíe mensajes relacionados al asunto de trabajo de que se

ocupa.

19. Si el mensaje es confidencial, controvertido o de difícil explicación,

utilice el teléfono.

20. Archive la información o el documento que considere muy importante.

108

Glosario

ACTA: Documento de carácter permanente en el cual se

refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de

una institución, un órgano o grupo colegiado.

Testimonio de los hechos ocurridos en una sesión

registrando todas las deliberaciones y acuerdos que

fueron tomados.

ACREDITADORES:

ACUERDO:

ACUERDO FIRME:

Que tienen crédito o reputación.

Es la decisión tomada una vez deliberado un

determinado asunto.

Es aquel que se aplica desde el momento mismo

de su aprobación, por lo que no será necesario

que el acta sea aprobada para su debida

ejecución. Su firmeza debe ser acordada por dos

tercios de la totalidad de los miembros del colegio,

según lo dispuesto en el Art. 56, inciso 2) de la Ley

General de Administración Pública.

AMBIGÜEDAD: Posibilidad de que algo pueda entenderse de

varios modos o de que admita distintas

interpretaciones.

ANEXAR: Unir una cosa a otra.

ARTÍCULO: Corresponde al detalle de los temas que debe

deliberar el órgano colegiado.

AUDIENCIAS: Acto en el que una autoridad recibe con carácter

oficial a las personas que quieren conversar con él,

generalmente para exponer, reclamar o solicitar

algo.

AUTOMATIZAR: Aplicar procedimientos automáticos a un aparato,

proceso o sistema.

BYTES: Conjunto formado por 4, 6 u 8 dígitos binarios o bits,

que constituye la unidad de transmisión de

información.

109

CABUYA:

Fibra que se extrae del agave sisal (planta), usado

para la confección de hilos de gran resistencia.

Hilo de esta fibra.

COMPLEMENTARIO: Que sirve para completar o perfeccionar alguna

cosa.

CONSIGNAR: Hacer constar por escrito una opinión o un dato.

CONTINUIDAD: Duración o permanencia de una cosa sin

interrupción.

CRUCE DE

REFERENCIA:

Es un documento que permitirá el cruce de

información, para aquellos casos especiales,

donde el soporte o la información requieran un

trato especial. Este documento contendrá

información vital para la identificación del

documento original.

CUSTODIAR: Vigilar, guardar con cuidado.

DEPURAR: Operación, dada en la fase de organización de

documentos, por la cual se retiran aquellos que no

tienen valores primarios ni secundarios, para su

posterior eliminación.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de

información que se encuentra guardada de

manera analógica (Soportes: papel, video,

casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una

que sólo puede leerse o interpretarse por

computador.

DISCORDANTE: Que discrepa o se muestra en desacuerdo o

disconforme.

DISCREPANTE: Aquello que no concuerda.

DISIDENCIA: Desacuerdo de opiniones.

ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios

cuadernillos de formato uniforme y se cubren con

tapas y lomo para su protección.

110

ERRADO: Equivocado, no acertado.

ESCARTIVANA:

ESPACIO:

Es una tira de papel o cartulina que sirve para

suplementar hojas para su costura con el resto del

libro.

Distancia horizontal de escritura.

ESTÁNDAR:

ESTILO:

EXPEDIENTE DE ACTAS:

FECHA:

Que es lo más habitual o corriente, o que reúne las

características comunes a la mayoría.

Disposición de las partes de diferentes tipos

documentales.

Es el conjunto de documentos conocidos en cada

una de las sesiones del órgano colegiado que

sirven para la toma de decisiones y respaldan los

acuerdos tomados.

Lugar de origen del documento, día mes y año de

creación.

FEHACIENTE: Que prueba o da fe de algo de forma indudable.

FOLIACIÓN: Acción incluida en la ordenación de documentos

que consiste en numerar sucesivamente todos los

folios de una unidad documental, mediante la

secuencia de los números naturales, sólo por una

de las dos caras llamada frente, mientras que la

otra queda sin numerar y se llama folio vuelto.

FOLIAR: Trabajo de numerar hojas.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FOLIO: Hoja de papel que compone un tomo. Este

concepto no debe confundirse con la página, que

corresponde a cada una de las caras de un folio.

GRAMAJE: Peso en gramos de un papel por metro cuadrado.

GUILLOTINAR: Cortar papel con la guillotina.

111

INCISO: Un texto que se intercala en otro para explicar algo

relacionado con el primero y con cierta

autonomía gramatical.

INDISTINTAMENTE: Sin que exista diferencia o sin que importe la

diferencia que exista entre una y otra cosa.

ÍNDICE:

Instrumento descriptivo que se basa en un listado,

donde se especifica la ubicación y localización

de los documentos.

INSOLUBLE: Que no puede ser disuelto ni diluido.

INTEGRIDAD:

INTERLÍNEA:

Intacto, entero, no tocado.

Distancia vertical entre dos renglones. Por

extensión se le denomina renglón.

JASPEADO: Pintar o decorar los bordes de las hojas.

JERARQUÍA: Cada uno de los niveles o grados dentro de una

organización.

LEGAJOS: Conjunto de documentos atados o empastados

para facilitar su manipulación.

LINEAMIENTOS: Conjunto de acciones específicas que determinan

la forma, lugar y modo para llevar a cabo una

política en materia de obra y servicios

relacionados con la misma.

LOGO: Es un signo gráfico que identifica a una empresa,

un producto comercial o, en general, cualquier

entidad pública o privada.

MAYORÍA:

MAYORÍA ABSOLUTA:

La cifra mayor de los votos emitidos.

Corresponde a la mitad más uno de los votos de

los miembros presentes en la sesión del órgano

colegiado.

112

MAYORÍA

CALIFICADA:

Es un número de votos superior al requerido para

la mayoría absoluta, corresponde generalmente a

dos tercios de los miembros presentes.

MEMBRETE: Nombre o título de una persona, oficina o

corporación, estampado en la parte superior del

papel de escribir identifica a la persona u

organización que produce el documento.

MEMORANDOS: Resumen escrito de los puntos más importantes de

una cuestión.

MICROFILM: Fotografía en película generalmente de 16 o 35

milímetros, utilizada en reproducción de

documentos.

MIGRACIÓN DE

DOCUMENTOS:

Consiste en la transferencia de materiales de un

origen en formato de papel a otro digital.

MONITOREO: Acción de controlar o supervisar una situación.

OFICIOS:

ORGANIZACIÓN:

Comunicación escrita que suele estar vinculada a

los asuntos de las administraciones públicas.

Conjunto de oficinas, dependencias o empleos

que forman un cuerpo, institución o entidad que

persiguen el cumplimiento de objetivos.

ÓRGANO

COLEGIADO:

Es un órgano-institución constituido por una

pluralidad de personas naturales o representantes

de entidades públicas, de la sociedad civil o

instituciones intermedias con el fin de coordinar,

deliberar y adoptar decisiones que fortalezcan las

políticas públicas en general.

Se caracteriza porque el titular del órgano es un

grupo de personas físicas que actúan en el plano

de igualdad, unos respecto de otros. Las personas

físicas que los componen están llamadas a

deliberar simultáneamente a efecto de formar la

voluntad del órgano.

113

ORNATO: Adorno o conjunto de características para

embellecer el documento.

PÁGINA: Lo escrito o impreso en una cara.

PAGINAR: Acción de numerar páginas.

PAPEL DE PASTA

MECÁNICA:

Pasta para hacer papel que se obtiene

disolviendo en agua las virutas de madera.

PAPEL KRAFF: El papel de estraza, papel madera o papel kraft,

es un tipo de papel basto y grueso de color

marrón, muy resistente al desgarro, tracción,

estallido etc.

PLANTILLA: Documento prediseñado. Modelo guía que se

sigue para realizar un escrito.

PRECAUCIONAL: Lapso que un documento debe permanecer en

un archivo de concentración, mientras prescribe

su vigencia administrativa y se decide su

transferencia al Archivo Histórico o eliminación.

PROVISIONAL: Que no es definitivo sino que está, se pone, se

hace, etc., en lugar de otra cosa que será la

definitiva.

RATIFICAR: Confirmar la validez de algo hecho o dicho

anteriormente.

RECTIFICAR:

RENGLÓN:

Corregir una cosa para que sea más exacta o

perfecta, especialmente lo que uno ha hecho o

dicho anteriormente.

Serie de palabras o caracteres escritos y espacios

entre palabras en sentido horizontal en una misma

línea.

REPROGRAFÍA: Conjunto de procedimientos destinados a la

multiplicación fototécnica y la policopia de

documentos, mediante técnicas como la

fotografía, la fotocopia y el microfilm.

114

SIGLAS: Es el resultado de un proceso de creación de una

palabra a partir de cada letra inicial de los

términos principales de una expresión compleja.

SUSCEPTIBLE:

TOMO DE ACTAS:

VOTO DISIDENTE:

Que tiene las condiciones necesarias para que

suceda o se realice aquello que se indica.

Conjunto de actas organizadas que conforman

una unidad como resultado de una misma

actividad.

Es el voto contrario al acuerdo adoptado por el

órgano colegiado, debe expresar los motivos que

lo justifiquen, el miembro que lo realiza queda

excento de las responsabilidades que pudieran

derivarse de dicho acuerdo.

TABLA DE PLAZOS DE

CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

Instrumento mediante el cual se determina el tipo

de documentos que se producen o reciben en la

institución, así como su vigencia administrativa o

legal, su valor científico, cultural, cantidad de

documentos, oficinas que tienen originales o

copias y otros datos de carácter general que

permiten controlar la producción de documentos

de la Universidad.

TRANSACCIONALIDAD: Numerosas operaciones registradas en los

documentos, necesarias para alcanzar un fin o un

objetivo de negocio, de empresa u organización.

TRANSCRIPCIÓN: Procedimiento para reproducir con exactitud un

documento. Puede ser textual, facsimilar o

actualizada gramaticalmente.

TRANSICIÓN: Acción y resultado de pasar de un estado a otro

distinto.

TRASCENDENTAL: De mucha importancia o gravedad.

115

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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plazos de conservación de documentos. Recuperado de

http://www.archivonacional.go.cr/pdf/instructivo_tablas_plazo_valoraciones.pdf

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manual de producciÓn de documentos laura espinoza …

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