UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL
ARCHIVO INSTITUCIONAL
MANUAL DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
LAURA ESPINOZA ROJAS
COLABORADORAS:
EVELYN CAROLINA CHAVES SEGURA
MARITZA CONTRERAS ÁLVAREZ
ALIANA GÓMEZ ARIAS
MARJORIE JIMÉNEZ SÁNCHEZ
GRETTEL SÁNCHEZ HERNÁNDEZ
AYMETH QUIRÓS MORA
2018
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS 5
2. TIPO DOCUMENTAL 6
3. SERIE DOCUMENTAL 7
4. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO? 7
ARCHIVOS Y TIPO DE ARCHIVO 9
5. DISPOSICIONES TÉCNICAS 11
5.1 Aspectos importantes para elaborar documentos oficiales 12
5.2 CÓDIGO DE REFERENCIA (Uso del número consecutivo) 12
5.3 MEMBRETE Y TIPO DE LETRA 15
5.4 FIRMA Y USO DEL SELLO EN LOS DOCUMENTOS 16
5.5 CARTAS, OFICIOS Y CORRESPONDENCIA 18
5.6 CIRCULARES 26
5.7 MEMORANDOS 29
5.8 CONSTANCIAS 31
5.9 CERTIFICACIONES 34
5.10 ACTAS 36
5.10.1 Convocatoria 39
5.10.2 Orden del día 41
5.10.3 Registro de asistencia 43
5.10.4 Estructura del acta 44
5.10.5 Archivo de las actas 53
5.10.6 Conformación de los expedientes de las sesiones 54
5.10.7 Minuta 56
5.10.8 Transcripción de acuerdo 60
5.10.9 Control de acuerdos 63
5.11 INFORMES 64
5.12 RESOLUCIONES 67
5.13 TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 70
5.13.1 Número de orden 70
5.13.2 Serie o tipo documental 70
5.13.3 ¿Es original y/o copia? 71
5.13.4 ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia? 71
5.13.5 Soporte 72
5.13.6 Contenido 73
3
5.13.7 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en la oficina 73
5.13.8 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en el Archivo Central 74
5.13.9 Cantidad en metros: 74
5.13.10 Fechas extremas 75
5.13.11 Observaciones 76
5.14 DOCUMENTOS AUDIOVISUALES 77
6. EMPASTE DE LOS DOCUMENTOS 79
7. SERIES DOCUMENTALES SUSTANTIVAS (ESPECÍFICAS) 83
8. SERIES DOCUMENTALES COMUNES 84
9. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES 85
9.1 Especificaciones técnicas de los expedientes 86
9.1.1 Identificación del expediente: 86
9.1.2 Agregación al expediente: 87
9.1.3 Ordenación del expediente 88
9.1.4 Foliación 88
9.1.5 Constancia de corrección de foliatura 94
9.1.6 Cruce de referencia 95
9.1.7 Instrumentos a utilizar en la gestión de expedientes 97
9.1.7.1 Registro de expedientes 97
9.1.7.2 Solicitud o registro de préstamo 97
9.1.7.3 Índice 99
9.1.7.4 Hoja testigo 99
9.1.7.5 Carpeta para transporte de documentos 101
9.1.7.6 Registro de firmas para la foliación. 102
9.1.7.7 Manual de gestión de expedientes 102
10. USO DE LOS NUEVOS SOPORTES Y EL CORREO ELECTRÓNICO 103
10.1 Firma digital y firma digital avanzada 104
10.2 Correo electrónico 105
10.2.1 Etiqueta y redacción de mensajes en el uso del correo electrónico 106
Glosario 108
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 115
4
INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como fin primordial propiciar el proceso de
normalización de la creación de documentos en nuestra Universidad. A
través de la correcta elaboración y diseño de los documentos oficiales que
producimos día con día, para mantener la integridad, veracidad y
autenticidad de los mismos.
Por tal razón, este instrumento pretende ser una guía de uso diario, esencial
para el cumplimiento de las funciones básicas que desempeñamos como
funcionarios públicos: documentar las funciones, actividades y trámites que
realizamos continuamente. De tal forma, se instituye como una directriz para
el proceso de creación de los documentos.
5
1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La Gestión de Documentos, tiene como objetivo principal hacer eficaz y
eficiente el trabajo archivístico, constituyéndose en un medio para generar
valor agregado en las instituciones, ya que permite un acceso ágil, preciso y
un mayor control de la información contenida en los documentos durante
todo su “ciclo de vida”. Tradicionalmente la gestión de documentos se ha
visto constituida por cuatro fases que son:
a) Concepción del documento: nace a partir del surgimiento del
documento electrónico, consiste en analizar las necesidades de
información y el tratamiento de la misma en función de las actividades
propias de la entidad. En esta fase se plantea que los sistemas de archivo,
sea que se apoyen en entornos tecnológicos o no, definan desde antes
de la creación del documento su concepción y creación idónea en
relación con la organización en la cual se utilizarán, así como con las
mejores prácticas que puedan instituirse.
b) Creación del documento: se da según las funciones, actividades y
trámites que se realicen en las instituciones, responde a las necesidades
de intercambio de información.
c) Utilidad del documento: mantenimiento y uso de los documentos en las
organizaciones.
d) Conservación o eliminación: se establece si el documento debe
conservarse o eliminarse, según los parámetros de la valoración, selección
y eliminación documental.
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2. TIPO DOCUMENTAL
Dentro de la Gestión de Documentos, se debe prever el nacimiento de
cualquier documento, debido a que estos deben responder a las
necesidades informativas de las organizaciones, de una manera eficaz y
eficiente, de tal forma que se establezcan las mejores prácticas, en aras de
garantizar facilidad, agilidad, rapidez y economía al invertir recursos humanos
y materiales en la creación de los documentos.
La importancia del documento radica en que se encuentra dentro de un
continuo, el cual se desarrolla en cuatro ejes: evidencia, transaccionalidad,
gestión de documentos y responsabilidad.
De esta forma, el documento archivístico o de archivo es una evidencia de
una transacción, inmersa en la gestión de documentos de una institución que
posee funciones y responsabilidades asignadas, de acuerdo con las
competencias propias de la organización.
DIMENSIÓN
DOCUMENTAL
DIMENSIÓN
RIESGO
DIMENSIÓN
SOCIAL
[Eje de Evidencia]
Memoria
Colectiva
Memoria
Corporativa
Evidencia
Huella DIMENSIÓN
ACONTECIMIENTO
[Eje de Transaccionalidad]
Causa Función Propósito
[Eje de Responsabilidad]
Dominio Organización Acto
Competencia Instrumento Información
Registro
Fuente: Bearman, 1996 [Eje de Gestión de Documentos / Archivo]
Archivo
Sistema de Gestión de Documentos
7
El tipo documental es la forma en que se expone la información en el soporte,
sea papel, electrónico o digital. Además, es la unidad documental producida
por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido
y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta,
circular, memorando) o compuesto (expediente, acta, licitación). Podemos
relacionar el tipo documental con una plantilla para elaborar un documento.
3. SERIE DOCUMENTAL
Se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir,
responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso
administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además, estos documentos,
tienen caracteres externos e internos similares.
La serie documental está constituida por los siguientes elementos:
Oficina o persona productora + Función + Tipo documental.
Ejemplos de series documentales: correspondencia, expedientes de personal.
4. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?
Es toda información testimonial, declarativa o representativa en cualquier
forma o soporte, producto de las funciones, actividades y trámites de la
institución. Por tanto, son los documentos producidos o recibidos por lo
funcionarios de la Universidad en el curso de su gestión o actividad para el
cumplimiento de sus objetivos, independientemente de su soporte.
8
Existen diversas clases de documentos, las cuales tienen que ver con los
distintos soportes en los que se puede encontrar la información. Entre ellas
están:
Textual: El soporte es el papel, manuscrito o impreso.
Gráfica: puede ser en papel o disco, planos, croquis, mapas.
Audiovisual:
Legible por máquina o automatizada: discos ópticos (cd, dvd), o USB drive.
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El documento de archivo tiene como característica especial ser ejemplar
único, pero puede tener copias u originales múltiples.
Puede ser de cualquier fecha, producido, recibido y acumulado como
producto de las funciones y/o actividades de una persona o entidad pública
o privada, conservados como prueba, información y/o continuidad de la
gestión.
ARCHIVOS Y TIPO DE ARCHIVO
Existen diferentes tipos de archivo:
Archivos de Gestión: Se custodian en las oficinas.
10
Archivos Centrales: Donde se centralizan los documentos de una
institución.
Archivos Históricos: Se custodian documentos producidos por diferentes
instituciones, pero que persiguen fines de conservación permanente, ya
que son de interés para la investigación y la historia.
Archivo Nacional de Costa Rica
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5. DISPOSICIONES TÉCNICAS
Es labor del Archivo Institucional establecer la adecuada elaboración de
los tipos documentales que se utilizan en la Universidad; por tanto, este
manual establece los formatos oficiales en que se diseñarán. Los siguientes
son los tipos documentales básicos de mayor uso:
▪ Cartas
▪ Memorandos
▪ Circulares
▪ Constancias
▪ Actas de órganos colegiados
▪ Convocatoria
▪ Agendas
▪ Transcripción de acuerdos
▪ Resoluciones
▪ Minutas
▪ Informes
▪ Tablas de Plazos de Conservación de documentos
▪ Documentos audiovisuales
Las plantillas para la elaboración de estos documentos están disponibles
en la intranet de la Universidad.
Es necesario tomar en cuenta que al redactar documentos se deben evitar
las redundancias, siendo lo más concretos posible. Además, es
trascendental mantener el orden, la buena ortografía y la buena
redacción.
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5.1 Aspectos importantes para elaborar documentos oficiales
1. Identificar los documentos en forma debida, utilizando el membrete
oficial.
2. Imprimir los documentos únicamente en papel bond color blanco.
3. Mantener siempre el orden, la redacción y estética en los documentos
oficiales, ya que son reflejo de nuestra identidad como institución.
4. Utilizar siempre la letra oficial de la Universidad.
5. Evitar el uso de corrector en los documentos.
6. Utilizar las plantillas oficiales para la elaboración de cada tipo
documental.
5.2 CÓDIGO DE REFERENCIA (Uso del número consecutivo)
El código de referencia o número de consecutivo, se asigna a cada tipo
de documento con el fin de llevar un orden numérico, identificar el
documento y llevar el control sobre la cantidad de documentos, según su
tipo documental, que se producen durante un período de tiempo
específico. En el caso de la Universidad, se utilizará para numerar los
documentos en forma anual, por tanto, cada año debe iniciar su
enumeración en 01. El control y uso de la numeración es exclusiva de los
jefes de unidades, bajo la asesoría del Archivo Institucional en caso de que
sea necesario.
Cada tipo documental debe llevar su propia numeración por aparte, a
saber: oficios, circulares, convocatorias, actas, minutas, resoluciones, entre
otros.
Un mismo documento no puede tener dos códigos de referencia.
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Este debe consignarse de la siguiente forma:
Nomenclatura de la unidad-Número del documento (tres dígitos)-año
Se debe evitar el uso de los siguientes símbolos: “,”, °, No., /, &, en la
escritura del número consecutivo.
La nomenclatura por utilizar para cada unidad organizacional se muestra
en el Cuadro de clasificación de la Universidad, el cual está adjunto al
Instructivo para Gestión de Documentos de la UTN, ésta se seleccionará
conforme a su dependencia. Cuando una unidad nueva requiera un
código deberá solicitarlo por escrito al Archivo Institucional.
USO CORRECTO DEL CÓDIGO
DGAU-001-2018
En el caso de las sedes, se deberá consignar de la misma manera:
Nomenclatura de la unidad-Número del documento (tres dígitos)-año
USO INCORRECTO DEL CÓDIGO
Se debe evitar el uso de las siglas de la Universidad en el código de
referencia de los documentos.
UTN-DGAU-001-2018
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En el caso de la Administración Universitaria y las sedes, tampoco se deben
utilizar sus siglas separadas de guiones.
AU-DGAU-001-2018
Otros usos incorrectos
UTN-AU-DGAU-001-2018
D-SC-001-2018
DGAU-015-2015, AI-22-2018
Codificación de los tipos documentales
La nomenclatura de cada unidad deberá utilizarse en todos los tipos
documentales. Sin embargo, cada tipo documental debe diferenciarse
mediante el nombre correspondiente. Ejemplo:
CIRCULAR DGAU-001-2018
MEMORANDO DGAU-001-2018
CONVOCATORIA DGAU-001-2018
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5.3 MEMBRETE Y TIPO DE LETRA
El membrete y tipo de letra o fuente a usar en los diferentes tipos
documentales debe apegarse a lo establecido en el Manual de Identidad
Gráfica de la Universidad. En el caso de las sedes, debe ubicarse el
nombre de cada una en el membrete respectivo.
La letra oficial para efectuar los documentos de la Universidad es Century
Gothic entre 11 y 12 puntos, tanto para el texto como para el membrete.
El logo de la Universidad debe estar presente en todos los documentos
oficiales de la misma. Si se utiliza un logo secundario de alguna
dependencia en particular, este debe ir siempre acompañado del logo de
la Universidad y ambos deben ser del mismo tamaño. Todo logo
secundario debe estar aprobado por la Dirección de Comunicación
Institucional de la Universidad y se coloca a la derecha de la hoja.
Ejemplo:
En el caso del membrete, se constituirá por la firma especial de cada
dependencia, la cual incluye el logo de la Universidad y nombre de la
dependencia, así como la sede a la que pertenece si fuera el caso.
Siempre se anotará primero el nombre de la dependencia seguido del
nombre de la Sede y una línea inferior al membrete. Ejemplo:
16
Además, en la parte inferior de la hoja debe colocarse información
complementaria para el contacto, a saber, dirección web de la
Universidad, números telefónicos y correo electrónico, si tuviera fax y
apartado postal, también pueden añadirse. Ejemplo:
Un mismo documento no debe tener dos membretes (firmas especiales)
diferentes.
Esta disposición está sujeta a la decisión de la Universidad de adquirir
papelería debidamente membretada.
5.4 FIRMA Y USO DEL SELLO EN LOS DOCUMENTOS
El sello siempre deberá acompañar la firma de los documentos oficiales de
la Universidad, como un elemento probatorio y de evidencia sobre la
oficina de procedencia del documento.
Los documentos deben firmarse en color azul.
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El sello de recibido en los documentos, deberá realizarse con reloj
fechador, a fin de aprovechar al máximo los espacios en los documentos.
Además, los sellos de recibido siempre deben colocarse en la parte frontal
inferior del documento, con el debido cuidado de no cubrir el texto o la
firma del documento.
Únicamente cuando no haya espacio en la parte inferior del documento,
se podrá estampar el sello de recibido en la parte superior de la hoja. Por
ningún motivo, se sellará en la parte posterior de la hoja. En el documento
debe indicarse el nombre de la persona que lo recibió.
Con el fin de unificar la forma de los sellos utilizados en la Universidad, se
definen los siguientes diseños en color azul:
El sello redondo deberá tener un diámetro de 4cm.
El sello rectangular (de recibido u otro) tendrá las siguientes dimensiones:
6cm de ancho por 3.5 cm de alto.
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No se utilizará el sello de “original firmado”, debido a que las diferentes
copias de un mismo documento pueden llegar a formar parte de un
expediente en custodia de otra unidad.
5.5 CARTAS, OFICIOS Y CORRESPONDENCIA
La diferencia entre carta, oficio y correspondencia es la siguiente, según la
Real Academia española (2001):
Carta:
“1. f. Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a
otra para comunicarse con ella.”
Oficio:
“6. m. Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones
públicas.”
Correspondencia:
3. f. correo (conjunto de cartas que se despachan o reciben).
Lo recomendable es utilizar el término “carta”. Las cartas deben escribirse
a espacio sencillo.
El término “correspondencia” debe usarse para referirse al conjunto de
cartas recibidas y enviadas. Debido a esto es incorrecto decir:
“correspondencia enviada” y “correspondencia recibida”
Elementos que deben tener las cartas producidas en la Universidad:
1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia si fuera
el caso.
2. Fecha: Se indica el día, mes y año.
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3. Número consecutivo: Visto en el apartado 5.1 Código de referencia.
4. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre.
5. Puesto del destinatario.
6. Saludo.
7. Asunto: Breve resumen del contenido de la carta.
8. Texto o cuerpo.
9. Despedida.
10. Firma y sello.
11. Nombre completo y puesto del remitente.
12. Identificación: Nombre e inicial del primer apellido cuando la persona
que digita y es diferente a la que firma.
13. Adjunto o anexo: Se anota la palabra adjunto y se digita el nombre de
cada documento que se adjuntó.
14. Copias: Se indica a quien se le dirige copia del documento y se
ordenan los nombres o dependencias en orden de jerarquía.
Se recomienda un mínimo de tres líneas y máximo cinco en el destinatario.
En caso de que la papelería de la Universidad esté membretada se utilizará
la antefirma: nombre de la dependencia y sede, si fuera el caso.
Agradezco su atención,
ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SEDE DEL PACÍFICO
Clever Araya Villalobos
Director
20
Membrete
Fecha
Código de referencia
Destinatario
Puesto
Saludo
Asunto
Texto o cuerpo
Despedida
ANTEFIRMA
Firma
Nombre completo y puesto
Identificación: (cuando redactó otra persona, nombre completo y sigla del primer apellido)
Adjunto(s) o anexo(s)
Copia(s)
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Estilos de carta: Si bien es cierto existen tres estilos de carta, los estilos
oficiales a utilizar dentro de la Universidad serán el estilo bloque extremo y
el estilo bloque.
Bloque extremo: El contenido de la carta parte del margen izquierdo hacia
la derecha.
Bloque: La fecha, el número de oficio, la despedida, el nombre, antefirma
y puesto del firmante se escriben del centro hacia la derecha.
_________ ________
____________ ____________ ______: __________________________________________________
___________________. __________________________________________________
___________________. _______, _____________ _____________ ____
_________
______
__
____________ ____________ ______: __________________________________________________
___________________. __________________________________________________
___________________.
______
_,
______
_______ ______
_______
22
Puntuación: La puntuación a utilizar en los documentos de la Universidad
será la mixta o estándar, la cual consiste en dos puntos después del saludo
y una coma después de la despedida. Todo párrafo termina en punto y
aparte.
Cartas de dos o más páginas:
A partir de la segunda hoja de las cartas, se deben escribir como
encabezado los siguientes datos:
▪ Nombre del destinatario y tratamiento de cortesía
▪ Número de página
▪ Fecha y número de carta
_________ ________
____________ ____________
______:
___________________________________________.
___________________________________________
______.
____ ,
___________ ___________
____
23
Estos se consignan según el estilo de carta que se utiliza. En el caso del
estilo bloque extremo sería el siguiente:
Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez
Página 2
19 de marzo de 2018
AI-01-2018
Para el estilo bloque sería:
Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez 2 19 de marzo de 2018
AI-01-2018
Ejemplos de cartas:
Estilo bloque extremo:
24
Archivo Institucional
11 de junio de 2018
AI-049-2018
Señor
Marcelo Prieto Jiménez
Rector
Estimado señor:
Asunto: Reglamento SUGED
En relación con el Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de
Documentos (SUGED), el cual fue sometido a consulta institucional, le
informo que se acogieron las observaciones presentadas por parte de
la comunidad universitaria y se realizó una revisión de presentación,
redacción y ortografía.
Quedo a su disposición para lo que considere pertinente. (interlineado
sencillo)
Cordialmente,
Laura Espinoza Rojas
Jefe
María Q.
Adjunto: Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de Documentos.
Copia: Sra. Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web: www.utn.ac.cr
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Estilo bloque:
Archivo Institucional
11 de junio de 2018
AI-049-2018
Señor
Marcelo Prieto Jiménez
Rector
Estimado señor:
Asunto: Reglamento SUGED
En relación con el Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de
Documentos (SUGED), el cual fue sometido a consulta institucional, le
informo que se acogieron las observaciones presentadas por parte de
la comunidad universitaria y se realizó una revisión de presentación,
redacción y ortografía.
Quedo a su disposición para lo que considere pertinente. (interlineado
sencillo)
Cordialmente,
Laura Espinoza Rojas
Jefe
María Q.
Adjunto: Reglamento del Sistema Universitario de Gestión de Documentos.
Copia: Sra. Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web: www.utn.ac.cr
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5.6 CIRCULARES
La Circular o Carta Circular es un tipo documental que se utiliza para enviar
la misma información a varias personas. Es enviada por una autoridad
superior a funcionarios de varias oficinas o a personas ajenas a la institución.
Por tratarse de una carta debe seguir los lineamientos brindados
anteriormente para las cartas. Se diseñarán en estilo bloque.
Elementos que deben tener las circulares producidas en la Universidad:
1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si fuera
el caso.
2. Fecha: Se indica el día, mes y año.
3. Nombre del tipo documental: CIRCULAR, centrado.
4. Número consecutivo: Visto en el apartado 5.1 Código de referencia.
5. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre completo.
6. Puesto del destinatario.
7. Saludo: Siempre en plural ya que va dirigida a varias personas.
8. Texto o cuerpo.
9. Despedida.
10. Firma y sello.
11. Nombre completo y puesto del remitente.
12. Identificación: Nombre e inicial del primer apellido cuando la persona
que digita es diferente a la que firma.
13. Adjuntos: En caso de que lo requiera.
14. Copia: En caso de que lo requiera.
Se recomienda un mínimo de tres líneas y máximo cinco en el destinatario.
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En el caso de circulares de dos o más páginas, a partir de la segunda
hoja se numera de la siguiente forma:
Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez 2 19 de marzo de 2018
CIRCULAR AI-01-2018
En caso de que la papelería de la Universidad esté membretada se utilizará
la antefirma: nombre de la dependencia y sede, si fuera el caso.
Ejemplo de circular:
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Archivo Institucional
4 de febrero de 2018
CIRCULAR AI-01-2018
A TODO EL PERSONAL
Estimados señores:
Con base en el marco del Diagnóstico Archivístico Institucional, que ha
realizado esta Unidad de Archivo Institucional, me permito comunicar las
siguientes consideraciones con el fin de normalizar lo relacionado al uso y
resguardo de los documentos de la Universidad Técnica Nacional:
▪ En caso de que los documentos estén infectados con alguna plaga, o con
polvo deben tomarse las medidas necesarias para la fumigación y limpieza
de los documentos, bajo la asesoría del Archivo Institucional.
▪ Para los documentos que se encuentren en condiciones extremas de sufrir
un gran deterioro (tirados en el piso, sin orden, sin cajas o en ampos
oxidados, llenos de polvo, o en lugares húmedos tal como baños) debe
preverse su traslado a un lugar que cumpla con los requerimientos mínimos
para su custodia. Cualquier traslado de documentos debe ser avalado por
el Archivo Institucional. (interlineado sencillo)
Agradezco su atención.
Atentamente,
Laura Espinoza Rojas
Jefe
María Q.
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
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5.7 MEMORANDOS
Es una comunicación interna y directa, generalmente breve (de no más de
dos párrafos), que se envía al personal de una misma dependencia. En
este tipo de comunicación no se debe escribir saludo ni despedida.
Se han dado dificultades en el uso de este tipo documental, porque se ha
utilizado indistintamente para realizar trámites, convocar a reuniones, se ha
usado como carta y circular, pero cada uno de los anteriores tiene sus
propias características. Lo más importante es tener presente que estos
tipos documentales tienen valor legal y administrativo diferente, ya que el
memorando se conserva menos tiempo, por lo cual se corre el riesgo de
que la información sea eliminada antes de tiempo.
Este tipo documental se debe trabajar a espacio y medio y estilo bloque
extremo.
Elementos que deben tener los memorandos producidos en la Universidad:
1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si fuera
el caso.
2. Nombre del tipo documental (MEMORANDO)
3. Número consecutivo: Visto en el apartado 5.1 Código de referencia.
4. Palabras guía: FECHA: PARA: ASUNTO: DE:
5. Destinatario: Tratamiento de cortesía y nombre completo.
6. Texto o cuerpo.
7. Firma y sello (a la par del nombre del remitente).
8. Identificación: Nombre e inicial del primer apellido cuando la persona
que digita y es diferente a la que firma.
9. Adjuntos o anexos: En caso de que lo requiera.
10. Copias: Se colocan los nombres en orden de jerarquía.
30
Ejemplo de Memorando:
Dirección de Mercadeo y Gestión de Ventas
MEMORANDO DMER 19-2018
FECHA: 17 de diciembre de 2018
PARA: Sra. María José Fernández Sánchez
Centro de Información
ASUNTO: Cierre del Centro de Información
DE: Sr. José Alfredo González Mercado
Jefe
Se le comunica que el viernes 19 de diciembre del presente año, el
Centro de Información cerrará a las 16:00 horas, por motivo de cierre
institucional de fin de año. (Texto interlineado 1.5)
Kattia M.
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
31
5.8 CONSTANCIAS
Es un tipo de documento en el que se hace constar un hecho a terceros,
además tiene carácter probatorio y generalmente suele ser el propio
interesado quien las solicita.
El hecho de que se le haga constar a terceros implica que el documento
quedará normalmente, en manos de una segunda persona, receptora del
documento, para hacer uso de él como prueba del hecho que se hace
constar. La constancia es, por tanto, un documento fehaciente que se
utiliza para demostrar un hecho.
Es necesario que los números de fechas y cantidades sean escritos dentro
del texto de la constancia en letras. Para los montos se deben colocar con
letras y entre paréntesis con números.
Según el hecho o el acto, pueden solicitarse para:
▪ Tiempo servido.
▪ Estudios
▪ Experiencia.
▪ Salarios u horarios.
▪ Clases de trabajo.
▪ Jornada laboral.
▪ Entre otros.
Puede ser en estilo carta bloque o bloque extremo. Deben escribirse a
espacio sencillo.
32
Elementos que deben tener las constancias producidas en la Universidad:
1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si fuera
el caso.
2. Número consecutivo: Visto en el apartado 5.1 Código de referencia.
3. Texto o cuerpo.
4. Cargo: Nombre completo y cargo de la posición que ocupa la persona
responsable de expedir el documento.
5. Fecha y lugar.
6. Firma.
7. Sellos.
8. Papelería especial, en caso de ser necesario.
Ejemplo de constancia:
33
Dirección de Gestión del Desarrollo Humano
CONSTANCIA DGDH-009-2018
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO
HACE CONSTAR QUE:
Según estudio realizado al expediente de personal del señor xxxxxxx portador de
la cédula de identidad xxxxxx, que se encuentra bajo nuestra custodia, labora
para la Universidad Técnica Nacional (antiguo Centro de Formación para
Formadores para la Productividad, CEFOF), desde xx de abril de XXXX,
actualmente con un nombramiento en propiedad en el puesto de xxxxxx, a
tiempo completo en el Centro de Calidad y Productividad. (interlineado sencillo)
Se aclara que el Centro de Formación para Formadores para la Productividad,
CEFOF; se fusionó a la Universidad Técnica Nacional a partir del cuatro de junio
de dos mil ocho.
Es conforme: se extiende por solicitud del interesado, en la ciudad de Alajuela,
a los veinticinco días del mes de marzo del dos mil dieciocho.
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NULO SIN SELLO Y FIRMA
Elaborado por: Aprobado por:
Silvia Araya Peñaranda Miriam Boza Ferreto
Cédula 2-538-196 Cédula: 1-234-567
Asistente Administrativa Directora
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
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5.9 CERTIFICACIONES
El certificado y la constancia son documentos acreditadores de la verdad,
en muchos casos se usa indistintamente ambos términos. Sin embargo, la
diferencia es que el primero testimonia sobre hechos ya concluidos, e
incluso sobre sus resultados; mientras que el segundo prueba actividades
en plena realización, aún no terminadas.
La certificación es un documento formal con valor legal, se confecciona
en papel de seguridad al que se le plasma un sello, lo que le da mayor
legalidad. Además, conlleva el pago de timbres fiscales físicos o
electrónicos.
Así tenemos, por ejemplo, que es distinto hablar de constancia de estudios
y certificado de estudios.
Es necesario que los números de fechas y cantidades sean escritos dentro
del texto de la certificación en letras. Para los montos se deben colocar
con letras y entre paréntesis con números. Deben escribirse a espacio
sencillo.
Elementos que deben contener las certificaciones producidas en la
Universidad:
1. Membrete.
2. Cuerpo.
3. Papel de seguridad.
4. Número consecutivo.
5. Frase final: generalmente se utiliza “Se expide por solicitud del (de la)
interesado(a)”.
6. Lugar y fecha.
7. Firma.
8. Sello.
35
Ejemplo de certificación:
Registro Universitario
Dirección General de Administración Universitaria
CERTIFICACIÓN RU-039-2018
CERTIFICA QUE
NOMBRE: XXX XXX
IDENTIFICACIÓN: XXX XXX
Obtuvo el título de Bachillerato en la Enseñanza de Servicios con énfasis en
Secretariado que se imparte en la Universidad Técnica Nacional, conforme la
información que consta en el libro Registro de Títulos de Graduación de Bachillerato
UTN, el título se encuentra inscrito en el Tomo dos, Folio setenta y cinco, Asiento mil
novecientos sesenta y cuatro. (interlineado sencillo)
Se extiende por solicitud de la interesada en la Universidad Técnica Nacional, Registro
Universitario el treinta de mayo de dos mil dieciocho.
Nula sin el sello blanco de Registro, la firma de la encargada de Registro
y cancelados los timbres de ley.
------CUALQUIER INCLUSIÓN POSTERIOR A LA ÚLTIMA LÍNEA ANULA ESTE FOLIO------
--------------------------------------------ÚLTIMA LÍNEA-----------------------------------------------
Elaborado por: Aprobado por:
Jackeline Jiménez Álvarez Silvia Murillo Herrera
Cargo Cargo
Universidad Técnica Nacional Administración Universitaria
CERTIFICA QUE
NOMBRE: XXX XXX IDENTIFICACIÓN: XXX XXX XXX
Obtuvo el título de Bachillerato en la Enseñanza de Servicios con énfasis en
Secretariado que se imparte en la Universidad Técnica Nacional, conforme la
información que consta en el libro Registro de Títulos de Graduación de
Bachillerato UTN, el título se encuentra inscrito en el Tomo dos, Folio setenta y
cinco, Asiento mil novecientos sesenta y cuatro.
Se extiende por solicitud de la interesada en la Universidad Técnica Nacional,
Registro Universitario el treinta de mayo de dos mil dieciocho.
Nula sin el sello blanco, la firma del coordinador de Registro Universitario
y cancelados los timbres de ley.
En caso de que se paguen timbres fiscales en forma electrónica,
se utilizará esta leyenda:
Los Timbres Fiscales son cancelados mediante el cobro electrónico, según el
Decreto Ejecutivo No.39529-H del 13 de enero de 2016, publicado en el Diario
Oficial la Gaceta No. 90 del 11 de mayo de 2016.
(interlineado sencillo)
----CUALQUIER INCLUSIÓN POSTERIOR A LA ÚLTIMA LÍNEA ANULA ESTE FOLIO----
--------------------------------------------ÚLTIMA LÍNEA-------------------------------------------
Silvia Murillo Herrera
Cargo y Sede
Elaborado por
Jackeline Jiménez Álvarez
Cargo
UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL Registro Universitario
36
5.10 ACTAS
Existen diferentes tipos de actas: actas de notas, actas de audiencias,
actas de reconocimientos, actas de recepción provisional de
contrataciones o licitaciones, entre otras. Sin embargo, las actas que se
tratan en este apartado corresponden a actas de sesiones, tales como las
actas del Consejo Universitario, actas de Consejos Asesores de Carrera,
actas de Consejos de Sede, actas de asambleas y en general, actas de
órganos colegiados (en cumplimiento de leyes, reglamentos, estatuto o
disposiciones internas).
Las actas cumplen con la función de indicar fielmente lo transcurrido en
una reunión, tienen valor administrativo porque es el respaldo del accionar
y la toma de decisiones de un órgano y evidencia la transparencia
administrativa, además, poseen valor científico cultural, por lo que
deberán elaborarse según los siguientes lineamientos.
En nuestra Universidad, los llamados “libros de actas”, deben estar
legalmente “abiertos” por la Auditoría Universitaria y también deben
“cerrarse” por medio de dicha instancia, con el fin de fortalecer el Sistema
de Control Interno Institucional.
Para la apertura de un “libro de actas”, el funcionario de la dependencia
solicitante deberá remitir un oficio de solicitud de apertura a la Auditoría
Universitaria, que incluya:
1. Nombre completo del libro.
2. Número de tomo.
3. Cantidad de folios (incluyendo el inicial y el final).
37
4. Nombre completo y cargo del funcionario que fungirá como custodio
del libro.
5. El libro para autorizar, que puede entregarse de dos formas:
a. El libro empastado y listo para abrir.
b. Hojas sueltas, las cuales deben contener:
i. Logo y nombre de la institución.
ii. Nombre de la dependencia.
iii. Nombre completo del libro.
iv. Número de folio (impreso en la esquina superior derecha).
Una vez hecho lo anterior, la Auditoría Universitaria debe verificar que:
1. El libro u hojas sueltas se haya entregado sin iniciar.
2. Los folios estén numerados en forma consecutiva.
3. La cantidad de folios corresponda a la cantidad de folios solicitados en
el oficio de apertura.
4. El libro está en buen estado, sin tachones, manchas u otros.
5. Antes de abrir un nuevo tomo, se debe haber cerrado el anterior.
Para el cierre del libro el solicitante debe remitir un oficio de solicitud de
cierre que incluya:
1. Nombre completo del libro.
2. Número de tomo a cerrar.
3. Cantidad de folios (folio final e inicial).
4. El libro del cierre respectivo.
5. En el caso de hojas sueltas este debe:
a. Entregarse debidamente empastado según los lineamientos de este
documento (ver apartado 6 titulado “Empaste de los documentos”).
b. Verificar que todos los folios estén numerados consecutivamente.
38
c. Revisar que la cantidad de folios enviados corresponda a la cantidad
de folios autorizados.
d. Revisar que no se hayan arrancado hojas o alterado de cualquier
forma la foliación del libro.
e. Verificar que las hojas anuladas o en blanco figuran en el lugar que
corresponden y los folios anulados presenten un sello de anulado y
firma del custodio o secretario en el caso de órganos colegiados.
f. Revisar en las equivocaciones u omisiones que se hayan cometido en
los registros del libro, se consigne la respectiva corrección o
aclaración.
En el momento en que un órgano colegiado comienza a sesionar, deberá
consignar en el acta de instalación, la designación de puestos, así como
quién será el secretario dentro del órgano y quién será el secretario de
actas (persona que colabora con la toma del acta, pero no forma parte
del órgano colegiado).
Especificaciones sobre los elementos que deben tener las actas
producidas por órganos colegiados en la Universidad:
39
5.10.1 Convocatoria
La convocatoria es un documento por medio del cual, se cita a los
miembros del órgano colegiado a reunión. Si bien es cierto, pueden
manejarse aparte la convocatoria y el orden del día, en el caso de la
Universidad, cuando exista una convocatoria se hará en un mismo
documento, ya que dentro de ella estará el orden del día. Se realiza en
estilo bloque a espacio y medio.
Elementos de la convocatoria:
1. Membrete: Contiene el logo de la Universidad y la dependencia, si
fuera el caso.
2. Nombre del tipo documental (CONVOCATORIA)
3. Número consecutivo de la sesión, sin ceros a la izquierda.
4. Tipo de sesión: debe indicar si es ordinaria o extraordinaria.
5. Destinatarios: Tratamiento de cortesía y nombre. La convocatoria
puede ser individual o colectiva pero debe indicar el nombre completo
de las personas destinatarias.
6. Lugar, día y hora de la reunión.
7. Señalar si se establece una primera y segunda convocatoria y el horario
de inicio para cada una.
8. Orden del día.
9. Firma de quien convoca (preside) y sello del órgano colegiado.
Ejemplo de convocatoria:
40
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(CISED)
CONVOCATORIA ORDINARIA 1-2018
PARA: Señora Laura Espinoza Rojas
Señor Jasón Barboza Núñez
Se les convoca a la Reunión de Trabajo 1-2018.
FECHA: Lunes 17 de febrero 2018
HORA: 9:00 a las 12:00 horas
LUGAR: Dirección General de Administración Universitaria
ORDEN DEL DÍA SESIÓN 1-2018
1. Aprobación del orden del día de la sesión ordinaria 1-2018.
2. Aprobación del acta de la sesión ordinaria 4-2017.
3. Elaboración de un cronograma de trabajo.
4. Valoraciones de las siguientes dependencias:
a. Registro del antiguo CUNA.
b. Sede del antiguo CUNA en San Carlos.
c. Planificación antiguo CUNA.
5. Asuntos varios. (interlineado 1.5)
Doris Aguilar Sancho
Presidente CISED
Fecha de convocatoria: 10 de febrero 2018
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
41
5.10.2 Orden del día
El orden del día, es la enumeración de los temas a ser tratados en una
reunión. Cuando la convocatoria no es necesaria, pues el órgano
colegiado ha establecido día y hora fija para sus sesiones ordinarias, se
envía únicamente el orden del día, en la que aparecerá el nombre del
órgano colegiado, número de sesión, fecha de reunión, hora y puntos que
se tratarán.
El orden del día no requiere firma, pero debe ser autorizada previamente
por quien presidirá la reunión y debe ser aprobada por los miembros del
cuerpo colegiado al inicio de la sesión. La agenda u orden del día puede
contener:
1. Aprobación del orden del día de la sesión
2. Aprobación del acta anterior
3. Correspondencia
4. Asuntos específicos (informes en algunos casos)
5. Asuntos varios
Los puntos de este documento deben numerarse consecutivamente, esto
porque cada punto del orden del día se convierte en un artículo en el acta.
Debe escribirse a espacio y medio.
Ejemplo de Orden del Día:
42
Consejo de Administración
Rectoría
ORDEN DEL DÍA SESIÓN 2-2018
Sesión Ordinaria del miércoles cinco de febrero de dos mil dieciocho,
en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario a ser las quince horas.
(interlineado 1.5)
1. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN 1-2018
2. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
a) Declaratoria de prioridad en sistemas de comunicación y bases
de datos
b) Acuerdo de Consejo de Decanos sobre lineamientos
relacionados con nombramientos docentes en carreras y cursos
libres
3. DIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA
a) Presupuesto 2018
4. DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
a) Contratación CICAP
b) Informe de auditoría sobre proveeduría
5. ASUNTOS VARIOS
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
43
5.10.3 Registro de asistencia
Para cada sesión debe elaborarse un registro con los nombres completos
de todos los miembros del órgano colegiado e indicar quién preside. Debe
disponer de un espacio para que cada asistente firme, anote la hora de
ingreso y la hora de salida. Asimismo, debe indicar quienes están ausentes
con excusa justificada o sin excusa.
Consejo de Administración
Rectoría
REGISTRO DE ASISTENCIA SESIÓN __-2018
Jueves 5 de enero de 2018
14:00 horas
Presentes Firma Hora de
entrada
Hora de
salida
Marcelo Prieto Jiménez,
Rector (Preside)
_________________
__________
__________
Doris Aguilar Sancho,
Directora General de
Administración Universitaria
_________________
__________
__________
Ismael Arroyo Arroyo,
Director de Gestión Financiera
_________________
__________
__________
Florindo Arias Salazar,
Director de Proveeduría
Institucional
_________________
__________
__________
Miembros ausentes con justificación:
Julio González Salazar, Secretaría de Vinculación con los Sectores Productivos
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
44
5.10.4 Estructura del acta
I. Primera página del acta:
a. En los libros de hojas sueltas debe estar el membrete conforme al
Manual de Identidad Visual y el presente Manual (logo de la
Universidad en el extremo izquierdo y el nombre de la dependencia
en el extremo derecho).
b. El nombre del órgano colegiado se debe escribir completo, con todos
los artículos.
c. El tipo de acta ordinaria o extraordinaria.
d. El número consecutivo de acta debe ser anual y consecutivo sin
importar el tipo de sesión.
e. Incluir el lugar, fecha y hora de inicio de la sesión.
II. Segunda página y siguientes
a. Encabezado y pie de página:
▪ El acta debe contener encabezado y pie de página en todas sus
páginas, excepto en la primera página.
▪ El encabezado y pie de página deben escribirse en letra Century
Gothic tamaño 10.
▪ En el extremo izquierdo del encabezado se anota el nombre del
órgano colegiado; el número de sesión y el tipo de sesión, ordinaria
o extraordinaria. En el extremo derecho del encabezado se anota
la fecha de la sesión.
▪ En el extremo derecho del pie de página, debe escribirse el número
de página y la cantidad total de páginas que contiene el acta.
b. Párrafo introductorio:
45
▪ En el primer párrafo debe escribirse el número de acta; el tipo de
sesión, ya sea ordinaria o extraordinaria; el nombre del órgano que
celebra la sesión, fecha y la hora de inicio.
c. Asistencia:
▪ En el segundo párrafo debe anotarse el nombre completo de los
miembros presentes y la calidad de su representación cuando
corresponda.
▪ En el momento en que algún miembro se retire después de iniciada
la sesión, quedará registro en el acta, en el artículo que
corresponda, la hora en que sale o en que se reintegra a la sesión.
d. Ausentes con excusa y sin excusa:
▪ En el tercer párrafo deben consignarse los nombres de los miembros
ausentes, e indicar si la ausencia es con excusa o sin excusa.
▪ Las notas de justificación deben archivarse en el expediente de la
sesión y consignarse en el registro de documentos relacionados.
e. Invitados:
▪ En el cuarto párrafo debe anotarse el nombre completo de las
personas que asistieron como invitadas.
▪ En todos los casos los nombres deben escribirse completos (nombre
y dos apellidos), precedidos del tratamiento de cortesía y seguidos
del cargo que ostentan. Cada nombre se separa con punto y
coma.
46
f. Orden del día o Agenda:
▪ El orden del día debe transcribirse completo, tal y como fue
comunicado en la convocatoria y leído por quien preside, ya que
en principio sólo pueden tratarse los asuntos contenidos en él.
▪ En caso de modificación o ampliación del orden del día original, se
requiere de una votación inicial y debe incluirse como un artículo
dentro del acta tal y como quedó aprobado. Además, solo puede
realizarse en sesiones ordinarias.
III. Articulado:
a. Cada punto de la agenda se convierte en un artículo en el acta.
b. Cada artículo debe contener un resumen de las intervenciones de las
personas miembros asistentes y los acuerdos correspondientes.
c. Las sesiones pueden grabarse para facilitar la elaboración del acta,
esto no quiere decir que deben transcribirse literalmente, salvo que
alguna de las personas miembros solicite expresamente que su
participación sea consignada de dicha forma.
d. Cada artículo debe registrar el nombre de las personas que
intervienen, el resultado de las votaciones y especificar quiénes votan
a favor y quiénes en contra. Sólo en caso de que el acuerdo sea
unánime, se indicará de esa forma.
e. Los miembros que emitan un voto discrepante pueden solicitar que
consten en el acta los motivos por los cuales se apartan de la decisión
de la mayoría, en cuyo caso deberán firmar este documento.
f. En cada artículo debe quedar claro el por qué se toman los acuerdos.
47
g. Los artículos deben numerarse consecutivamente dentro del acta y
deben tener un título.
h. Los acuerdos también deben numerarse consecutivamente dentro de
cada artículo y anotarse en mayúscula o negrita.
i. Los documentos (de trabajo o correspondencia) que sean objeto de
discusión en la sesión, deben formar parte del expediente de la sesión
respectiva, excepto cuando el documento en mención pertenezca o
forme parte de otro expediente. Si esto sucede, debe indicarse en el
registro de documentos relacionados donde está archivado dicho
documento.
j. El artículo concerniente a correspondencia y el relacionado con
informes estará subdividido en tantos incisos, como documentos o
informes verbales haya. Utilizar letras minúsculas para indicar cada
inciso. Los documentos mencionados en este artículo deben
consignarse en el registro de documentos relacionados e indicar
dónde quedan archivados, ya sea que quedan en el expediente del
acta o en otro expediente específico del asunto que trata, por
ejemplo, en el expediente de un estudiante, el expediente de un
proyecto de investigación, etc.
El exceso de espacios en blanco dentro del texto del acta permitiría
alteraciones al documento, por lo cual, podrían eliminarse dichos espacios
utilizando guiones si fuera necesario “-----“.
IV. Cierre del acta:
48
▪ Debe indicarse la hora en la que finaliza la sesión.
V. Firma y sello del acta:
a. La persona que preside el órgano colegiado debe firmar y sellar la
versión definitiva del acta.
b. La firma final debe hacerse sobre una leyenda que indique el nombre
y dos apellidos, cargo y nombre del órgano que preside. Estas líneas
deben estar centradas.
c. Las personas miembros que emiten votos discordantes también deben
firmar el acta, justo después de la indicación de su disidencia, en el
artículo correspondiente.
d. El sello debe ubicarse a la derecha de la leyenda y de la firma, no
sobre ellos.
e. En la firma debe utilizarse tinta color azul.
Ejemplo breve de un acta:
49
Consejo de Administración
Rectoría
ACTA 3-2018
Acta de la sesión ordinaria número tres del Consejo de Administración de la
Universidad Técnica Nacional, realizada el miércoles cinco de febrero de dos mil
dieciocho, a las quince horas, en la sala de reuniones de la Rectoría.
MIEMBROS PRESENTES
Marcelo Prieto Jiménez, Rector (Preside)
Doris Aguilar Sancho, Directora General de Administración Universitaria
Ismael Arroyo Arroyo, Director de Gestión Financiera
Florindo Arias Salazar, Director de Proveeduría Institucional
MIEMBROS AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN
Julio González Salazar Secretaría de Vinculación con los Sectores
Productivos
ORDEN DEL DÍA
1. Aprobación del orden del día de la sesión ordinaria 3-2018.
2. Aprobación del acta de la sesión ordinaria 2-2018.
3. Correspondencia.
4. Valoraciones de las siguientes dependencias:
a. Registro del antiguo CUNA.
b. Sede del antiguo CUNA en San Carlos.
c. Planificación antiguo CUNA.
5. Asuntos varios.
Página 1 de 2 (puede ir centrado)
50
Consejo de Administración
Rectoría
Consejo de Administración 5 de febrero de 2018
Sesión Ordinaria 3 -2018
ARTÍCULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA DE LA SESIÓN ORDINARIA 3-2018
El señor Presidente somete a votación de este Consejo… (Texto interlineado 1.5)
ACUERDO 1-3-2018: “Aprobar el orden del día de la reunión 3-2018”.
ACUERDO POR UNANIMIDAD. (interlineado sencillo)
ARTÍCULO II. APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA 2-2018
El señor Presidente somete a discusión el Acta de la Sesión Ordinaria 2-2018…
ACUERDO 2-3-2018: “Aprobar el acta de la sesión ordinaria 2-2018”.
ACUERDO POR UNANIMIDAD. (interlineado sencillo)
ARTÍCULO III. CORRESPONDENCIA
No hay correspondencia para esta sesión. (Texto interlineado 1.5)
Finaliza la sesión a las diecisiete horas.
Marcelo Prieto Jiménez
Rector
Página 2 de 2 (puede ir centrado)
51
Los acuerdos dentro del acta pueden anotarse en minúscula y en
negrita o en mayúscula total sin negrita, pero siempre deberá mantener
la numeración respectiva.
VI. Documentos de sesión:
Al final del acta, en una página aparte, debe incluirse:
▪ Registro de documentos externos: listado de aquellos documentos que
se consultaron durante la sesión, en calidad de préstamo pero que
pertenecen a otro expediente o incluso a otra dependencia, por lo que
no quedarán como parte del expediente de la sesión. Se debe anotar
los documentos referidos en cada uno de sus artículos, y el lugar donde
quedan archivados para su posterior localización. (Número de oficio,
fecha, ubicación y artículo de la sesión en que se consultaron).
Ejemplo:
52
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(CISED)
REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
SESIÓN _____-2018
Jueves 7 de marzo de 2018
14: 00 horas
ARTÍCULO DOCUMENTO FECHA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN 1
3 DD/SC
N°225-2018
04-03-
2018
Carta donde indica
que se están realizando
las correcciones
necesarias a la
Valoración
Documental de
Recursos Humanos del
antiguo CUNA
Expediente
4 AP-75-2018 04-03-
2018
Carta de remisión Tabla
de plazos antigua
Proveeduría CUP
Expediente de
valoración y Archivo
Periférico Sede
Puntarenas
4 AP-77-2018 05-03-
2018
Carta de remisión Tabla
de plazos antiguo
Bienestar Estudiantil
CUP
Expediente de
valoración Archivo
Periférico Sede
Puntarenas
5 AP-78-2018 05-03-
2018
Carta de remisión Tabla
de plazos antigua
Dirección
Administrativa
Financiera CUP
Expediente de
valoración Archivo
Periférico Sede
Puntarenas
1 En esta columna se indica el lugar donde se encuentra archivado el documento.
53
▪ Documentos antecedentes: todos los documentos relacionados con
los casos vistos en la respectiva sesión, ordenados según el artículo de
la sesión en que fueron utilizados. Deben ser documentos
directamente relacionados con los asuntos tratados por lo que no
debe contener anexos innecesarios.
5.10.5 Archivo de las actas
a. La persona que preside el órgano colegiado debe velar porque se lleve
un consecutivo de las actas originales, debidamente aprobadas,
firmadas y selladas.
b. El consecutivo de actas debe empastarse conforme a lo estipulado en
el apartado 6 de este documento, sobre empastes.
c. Cada empaste no debe sobrepasar los 300 folios.
d. Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los márgenes para
que se faciliten su proceso de empaste y posterior manipulación.
e. Cada empaste debe identificarse de la siguiente manera:
▪ En el lomo, el número de tomo (libro) y el año.
▪ En la tapa frontal, logo de la Universidad, el nombre de la
dependencia, el nombre del órgano, el rango de actas que
contiene, y el año o rango de años.
▪ Los tomos (empastes) deben colocarse en un estante,
debidamente ordenados e identificados. Deben ubicarse en un
lugar seguro y de acceso restringido.
54
▪ Las actas de las sesiones de los órganos colegiados, una vez
aprobadas, firmadas y selladas, son de conocimiento público.
e) En caso de pérdida o daño de tomos de actas se debe informar al
Archivo Institucional y a la Auditoría Universitaria sobre el evento o
siniestro.
5.10.6 Conformación de los expedientes de las sesiones
a. La persona que preside el órgano colegiado debe velar porque se
conforme un expediente de la sesión.
b. Los documentos que conforman el expediente deben colocarse
dentro de una carpeta y separarse con una guía.
c. Las carpetas deben rotularse con el nombre del órgano colegiado,
número y año de la sesión y en la tapa frontal con información sobre la
sesión.
55
1. Acta aprobada: Sólo un documento (copia del acta final). No deben
quedar copias del acta en su versión previa a la aprobación.
2. Registro de documentos externos: un listado de aquellos documentos
que se consultaron durante la sesión en calidad de préstamo pero que
pertenecen a otro expediente o incluso a otra dependencia por lo que
no quedarán como parte del expediente. Ese listado detalla la
información necesaria para su localización posterior (número de oficio,
fecha, ubicación y artículo de la sesión en que se consultaron).
3. Documentos antecedentes: todos los documentos relacionados con
los casos vistos en la respectiva sesión, ordenados según el artículo de
la sesión en que fueron utilizados. Deben ser documentos directamente
relacionados con los asuntos tratados por lo que no debe contener
anexos innecesarios.
4. Documentos de coordinación: convocatoria, orden del día, registro de
asistencia, justificaciones de ausencias.
5. Documentos de referencia: tales como leyes, reglamentos,
resoluciones o circulares de dependencias universitarias. Además es
posible que se consulten fotocopias de otros documentos para efectos
puramente informativos. Este apartado no debe contener originales,
pues todos estos documentos se eliminan un año después.
56
5.10.7 Minuta
En el caso de este tipo documental, ha sido influenciado por nuevos usos
en la actualidad. Tradicionalmente se ha utilizado este término como un
sinónimo de borrador de las actas que se deben levantar en los órganos
colegiados; sin embargo, también sirve como testimonio de la realización
de reuniones coordinadas entre diferentes instancias. Se debe escribir a
espacio sencillo.
Elementos que deben contener las minutas producidas en la Universidad,
como borradores de sesiones:
▪ Membrete.
▪ Nombre del tipo documental: MINUTA.
▪ Número consecutivo de minuta
▪ Tipo de sesión: ordinaria o extraordinaria
▪ Lugar, fecha y hora de inicio de la sesión
▪ Nombres de los asistentes y cargos: debe indicarse quien preside
- Presentes
- Ausentes
· Con justificación
· Sin justificación
▪ Agenda u orden del día
▪ Algunos puntos usuales:
- Aprobación del acta anterior
- Correspondencia
- Asuntos específicos
- Asuntos varios
▪ Hora de cierre
▪ Firma de quien levanta la minuta
▪ Sello
Ejemplo de minuta como borrador de alguna sesión de un órgano
colegiado:
57
Consejo de Rectoría
MINUTA R-1-2018
Minuta número uno de la sesión ordinaria del Consejo de Rectoría de la Universidad
Técnica Nacional, el miércoles cinco de febrero de dos mil dieciocho, a las quince
horas, en la sala de sesiones de la Administración Universitaria. (interlineado sencillo)
Presentes:
1. ____________________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________________
3. ____________________________________________________________________________
4. ____________________________________________________________________________
Ausentes:
1. ____________________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________________
Preside: ______________________________________________________________________
Aprobación de la agenda: ____________________________________________________
Aprobación del acta anterior: _________________________________________________
Artículo 1: _____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Artículo 2: _____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Artículo 3: _____________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Al ser las ____________________________, finaliza la sesión.
Nombre y firma
Página 1 de 1
58
La minuta como testimonio de reuniones de coordinación debe ser
elaborada con los mismos elementos mencionados líneas arriba. Ejemplo
de esta minuta:
Archivo Institucional
MINUTA DE REUNIÓN AI 1-2018
Fecha: 15/03/2018
Hora :
9:00 horas
Hora de cierre: 16:00 horas
Asistentes a la Reunión Cargo Firma
Asuntos Tratados Descripción
Reuniones
Se presenta el formato de minuta a utilizar en las
reuniones de Área.
Se propone el calendario de reuniones para el
primer semestre de 2018.
Informes de
labores
Se comenta la necesidad de crear un informe
mensual…
Informe de
situación de
espacio físico
del…
Producto de …
Página 1 de 2
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Central Telefónica 2435-5000 • Página web www.utn.ac.cr
Acuerdos Tomados
1) Denominar nuestra sección de trabajo como …
2) Presentar un informe mensual en cada reunión…
59
Tareas Pendientes Fecha Entrega Responsable
Informar de la problemática …
Inducción al proceso de
Archivo Electrónico …
Reunión para analizar las
especificaciones del contrato
de …
Coordinación para trabajar
en…
Observaciones:
La reunión corresponde a la del mes de febrero, la cual por motivos de
fuerza mayor se tuvo que trasladar.
Elaborado por:
Revisado por:
Página 2 de 2
Universidad Técnica Nacional Administración Universitaria
Central Telefónica 2435-5000 Página web www.utn.ac.cr
60
5.10.8 Transcripción de acuerdo
Los acuerdos que se toman en los órganos colegiados deben ser
comunicados a la persona o personas interesadas, esto debe realizarse
mediante un tipo documental denominado transcripción de acuerdo.
El redactar los acuerdos, transcribirlos y enviarlos es una tarea de mucha
atención. Se debe tener cuidado con la redacción, ortografía y el
vocabulario para evitar ambigüedades. Un acuerdo mal redactado
puede tener implicaciones legales, administrativas, financieras u otras.
Es incorrecto utilizar el formato memorando y carta circular para remitir
transcripciones de acuerdos. Se utiliza el estilo bloque y se digita a espacio
sencillo.
Dentro de la transcripción, debe quedar claro quién debe ejecutar el
acuerdo y quien lo recibe de carácter informativo.
Elementos que deben contener las transcripciones de acuerdos
producidos en la Universidad:
▪ Membrete.
▪ Fecha.
▪ Nombre del tipo documental “TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO…”.
▪ Número consecutivo y año.
▪ Destinatario: puede ser una persona específica o un grupo de
personas.
▪ Saludo: en singular o plural según corresponda.
▪ Párrafo de inicio: Debe indicar el nombre de la instancia que tomó el
acuerdo, el tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria), fecha
completa, hora en que se realizó la reunión, número de acta y artículo
del acuerdo.
▪ El acuerdo: Formas de transcribir los acuerdos:
61
- Transcribir sólo lo acordado.
- Transcribir los considerandos y el acuerdo.
- Transcribir sólo parte del acuerdo.
- Cierre: ACUERDO FIRME o POR UNANIMIDAD
▪ Despedida.
▪ Firma: Es preferible que la transcripción esté firmada por el presidente y
secretario del órgano colegiado. La firma del presidente a la derecha,
y el secretario a la izquierda. El sello se estampa en el centro de ambas
firmas en este caso.
▪ Nombre completo y cargo de los miembros el órgano colegiado que
firman la transcripción de acuerdo.
▪ Sello.
▪ Identificación de quien digita el acuerdo.
▪ Copias.
En el caso de ocuparse más de una página, el encabezado a partir de la
segunda sería el siguiente:
Sr. Bernardo Camacho Gutiérrez 2 19 de marzo de 2018
Transcripción de Acuerdo 03-2018
Es responsabilidad del Presidente o la Secretaria, remitir los traslados de
acuerdos correspondientes, ya sea una vez aprobada el acta, o cuando
el acuerdo sea firme. Ejemplo de transcripción de acuerdo:
62
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(CISED)
13 de agosto de 2018
TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO 74-2018
Sra. Maritza Contreras Álvarez
Archivo Periférico
Sede Pacífico
Estimada señora:
En relación con el oficio AP-75-2018, se analiza nuevamente la TPCD de la Jefatura
Financiero y según sesión 11-2018, realizada el día 12 de agosto al ser las catorce horas,
en la Dirección General de Administración Universitaria, ubicada en Alajuela, se
acuerda informar lo siguiente: (interlineado sencillo)
1. En la serie N°6 Contratos de becas, se hace la salvedad de que se deben mantener
cinco años después de finalizado el disfrute de la beca.
Por tanto, se acuerda:
ACUERDO 5-11-2018: “Aprobar la TPCD de la Jefatura Financiero del antiguo
CUP y remitirla a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos en cuanto sea posible.” ACUERDO FIRME Y POR UNANIMIDAD.
(interlineado sencillo)
Cordialmente,
Doris Aguilar Sancho
Presidente
Laura E.
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
El acuerdo que se transcribe puede ir en negrita o mayúscula total.
63
5.10.9 Control de acuerdos
Con el fin de dar seguimiento a los acuerdos efectuados en las sesiones, ya
sean de órganos colegiados o no, es recomendable llevar un registro de
acuerdos.
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
(CISED)
CONTROL DE ACUERDOS
#
Acta*
Fecha de
sesión
N° Acuerdo
y acuerdo
Fecha
límite Responsables
Acciones
realizadas
Acciones
pendientes
* Acta o minuta o según corresponda.
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
El membrete debe indicar el nombre del órgano colegiado.
64
5.11 INFORMES
Existen múltiples formatos para la elaboración de informes, dependiendo
de los propósitos de estos. Por ello, el formato de los informes depende de
su objetivo y la naturaleza normativa que lo rige. Un informe expone
claramente el desarrollo o resultado de una investigación o proyecto, lo
cual facilita la toma de decisiones respecto de la complejidad de una
situación particular.
Se brindan como referencia en este manual, los informes cortos y extensos.
Informes extensos:
▪ Los informes extensos se utilizan generalmente para evidenciar el
desarrollo de proyectos o alcance de metas a largo plazo.
▪ Son una herramienta importante de monitoreo para fines internos. De tal
forma que se puede contrastar lo propuesto con lo que realmente se
está ejecutando.
▪ Tienen más de 10 páginas y se escriben a doble espacio.
▪ Debe tener sus páginas numeradas.
▪ Se caracterizan por contener algunos de los siguientes elementos:
- Portada, la cual incluye el título.
- Resumen Ejecutivo (media página).
- Tabla de contenido o índice (de figuras, de tablas, de gráficos)
- Introducción.
- Antecedentes.
- Resultados, temas o hallazgos.
- Conclusiones.
65
- Recomendaciones.
- Glosario (puede estar después de la introducción).
- Bibliografía.
- Anexos.
Informes cortos
Son aquellos de 10 páginas o menos. Se escriben a espacio sencillo.
Elementos que deben contener los informes producidos en la Universidad:
▪ Membrete.
▪ Fecha.
▪ Número consecutivo.
▪ Resultados, temas o hallazgos.
▪ Conclusiones.
▪ Firma.
Ejemplo de informe corto:
66
Archivo Institucional
18 de agosto, 2018
INFORME AI-01-2018
Señores
Comisión de Becas
Dirección de Gestión del Desarrollo Humano
Estimados señores:
Me permito presentar informe acerca de mi participación, en el Taller de
refrescamiento de cuadros de clasificación y confección de tablas de plazos
de conservación de documentos, realizado los días 11, 12 y 13 de agosto del
2018, en las instalaciones del Archivo Nacional de Costa Rica. Durante dicho
evento, se expuso lo siguiente:
▪ La Identificación Documental y su importancia, para la aplicación en los
Archivos en las Instituciones. ▪ La Clasificación Documental y los diferentes Sistemas de Clasificación
Documental y cómo podemos aplicarlo en nuestros Archivos. ▪ Así mismo se realizó un taller de cómo realizar la identificación documental.
Este taller ha contribuido significativamente al enriquecimiento de
conocimientos y a compartir experiencias innovadoras con profesionales de
otras instituciones, que le darán un valor agregado a nuestra formación,
generando un efecto e impacto positivo en el desarrollo laboral. (interlineado
sencillo)
Atentamente,
Aliana Gómez Arias
Técnico de Archivo
Copia: Laura Espinoza Rojas, Jefe Archivo Institucional
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
67
5.12 RESOLUCIONES
La Ley General de Administración Pública, en su título Sexto, De los Actos
Administrativos, indica en el artículo 121, tercer ítem
3. Los acuerdos que decidan un recurso o reclamo administrativo se
llamarán resoluciones.
Aunado a lo anterior, se entiende por resolución como un documento
administrativo que pone fin a un procedimiento administrativo, decidiendo
sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados, pero también,
sobre aspectos conexos que, aunque no hubieran sido planteadas por los
interesados, el órgano competente entiende que debe pronunciarse sobre
los mismos.
Elementos que deben contener las resoluciones producidas en la
Universidad:
▪ Membrete.
▪ Fecha.
▪ Número consecutivo.
▪ Resultados, temas o hallazgos.
▪ Conclusiones.
▪ Firma.
Ejemplo de Resolución:
68
Rectoría
RESOLUCION R-032-2018
RECTORÍA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL. En Alajuela a las
quince horas del cuatro de abril de dos mil dieciocho, se adjudica la
LICITACIÓN ABREVIADA 2018LA-000001-UTN “ACONDICIONAMIENTO
DE LABORATORIOS CIENCIAS BASICAS SEDE SAN CARLOS”
RESULTANDO:
PRIMERO: Que a través de la Unidad de Contratación Administrativa
se promovió la LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-000001-UTN
“ACONDICIONAMIENTO DE LABORATORIOS CIENCIAS BASICAS SEDE
SAN CARLOS”
SEGUNDO: Que al término del plazo para la presentación de ofertas,
concurrieron cuatro oferentes, según el siguiente detalle…
TERCERO: Que la oferta fue calificada…
CUARTO: Que la Comisión de Licitaciones de la UTN conoció y emitió
la recomendación concreta para la adjudicación de la presente
licitación, con base en el INFORME TÉCNICO I-ACAD-140-2016 remitido
por la Proveeduría Institucional, en función de los siguientes factores de
calificación…
QUINTO: Que según el sistema de evaluación y el informe técnico
indicado, las cuatro ofertas fueron declaradas como admisibles al
concurso.
SEXTO: Que según el artículo 36, inciso 2) del Reglamento de
Proveeduría de la Universidad Técnica Nacional, la adjudicación de la
presente Licitación corresponde al Rector de la Universidad, y,
Página 1 de 2
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web: www.utn.ac.cr
69
RESOLUCION R-032-2018
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que la Comisión de Licitaciones de la Universidad, mediante
Acta #07-2016, Artículo 1, celebrada por ese órgano el 04 de abril de
2016, previa verificación de la existencia de contenido presupuestario
específicamente reservado, acordó recomendar la adjudicación de la
presente Licitación de la siguiente forma: (…)
POR TANTO
De conformidad con los hechos expuestos, Artículo 44 y concordantes
de la Ley de la Contratación Administrativa, Artículos 8, 9, 10, 11, 97, 98,
99 y 100 concordantes del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, la Rectoría adjudica la LICITACIÓN ABREVIADA 2016LA-
000001-UTN “ACONDICIONAMIENTO DE LABORATORIOS CIENCIAS
BASICAS SEDE SAN CARLOS” de la siguiente manera:
(espacio sencillo)
COMUNÍQUESE.
MARCELO PRIETO JIMÉNEZ
RECTOR
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Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web: www.utn.ac.cr
Rectoría
70
5.13 TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS2
Las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos (TPCD) y las
Valoraciones Parciales (VP), son documentos que deben generarse para
proceder a la eliminación de los documentos que se producen en las
oficinas. Se deben elaborar a espacio sencillo y deben contener lo
siguiente:
▪ Mantener la correcta redacción y ortografía.
▪ Mantener el ornato y estética del documento (no cortar las palabras en
las celdas).
▪ Repetir el encabezado (subfondo, funciones, fecha y nombre de quien
elaboró el instrumento) en cada hoja de la TPCD o VP; además cada
hoja de la TPCD debe estar numerada, firmada y sellada por el superior.
▪ Justificar el texto del documento.
5.13.1 Número de orden
Es el número consecutivo que se asigna a cada tipo documental, en el
orden en que se anoten.
5.13.2 Serie o tipo documental
En esta columna debe anotarse la lista de todas las series o tipos
documentales que produce o recibe la oficina.
Se recomienda que la correspondencia (cartas enviadas y recibidas), se
anote de primera en la lista, ya que todas las oficinas producen este tipo
2 Basado en Archivo Nacional de Costa Rica (2013). Instructivo para la elaboración de tablas de
plazos de conservación de documentos.
71
documental. En caso de que la organización del archivo así lo amerite, la
correspondencia puede dividirse en las secciones que sean necesarias,
para efecto de fijar plazos diferentes a cada grupo, según las necesidades
de cada oficina. Ejemplo:
Correspondencia interna
Correspondencia externa
5.13.3 ¿Es original y/o copia?
En esta columna se debe indicar para cada tipo o serie documental, si la
oficina evaluada custodia el original o la copia del documento. Si tiene el
documento original en la columna se anota O. Si tiene ambos se anota: O
y C. Si tiene dos o tres copias del mismo se anota CC o CCC. En el caso
de la correspondencia se anota O y C.
5.13.4 ¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia?
En esta columna deben anotarse los nombres de otras oficinas que tienen
original o copia de la serie o tipo documental en cuestión.
En el caso de la correspondencia, se generaliza anotando la oficina
principal o principales oficinas, a las cuales se elevan las decisiones o
informaciones de la unidad estudiada.
La información de esta columna es fundamental para detectar duplicados
y determinar a cuál oficina se le va a asignar la custodia temporal o
permanente de determinado tipo documental. Por lo tanto, si en una
oficina se indica que otra unidad tiene original o copia de un documento,
esta información debe constar en la Tabla de ambas oficinas.
72
Es importante tener en cuenta que para completar las columnas “¿Es
original y/o copia?” y “¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia?”
la persona que elabora la tabla debe plantearse las siguientes preguntas:
¿En dónde está el documento original?
¿Existen copias de este documento en otras oficinas?
¿Cuáles unidades son las que tienen copia del documento?
5.13.5 Soporte
En la columna soporte se debe anotar cada uno de los soportes en que
está el documento: papel, microfilm, electrónico. A cada soporte se debe
asignar el plazo en el renglón correspondiente, que puede ser igual o
diferente para cada uno. Ejemplo. Actas de Junta Directiva en soporte de
papel pueden tener una vigencia administrativa legal de 50 años, pero la
copia de microfilm, la copia electrónica e incluso la cinta grabada de la
sesión, pueden tener distintas vigencias y distinto valor desde el punto de
vista administrativo-legal, según lo determine el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos de la institución.
Esto es importante de anotar, pues, en el caso de que el documento
original esté microfilmado, este dato puede modificar los plazos de
vigencia administrativa-legal.
Asimismo, se debe tomar en cuenta la Ley de Certificados, firmas digitales
y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005, en la cual se
establece la equivalencia funcional del documento electrónico, siempre y
cuando cumpla con los requisitos y las formalidades que la ley exija.
73
5.13.6 Contenido
Se resume el contenido o temática de cada serie / tipo documental,
destacando los principales asuntos de cada uno.
En el caso de las series documentales compuestas, como por ejemplo los
“expedientes” es indispensable que se haga un resumen de los tipos
documentales que lo conforman.
Asimismo, en cuanto al tipo documental “correspondencia” se debe
indicar un resumen de las temáticas que trata.
5.13.7 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en la oficina
La vigencia administrativa-legal es el período en que un documento tiene
actualidad, plena capacidad para que, a través de él, se ordene,
testifique, o informe. El valor fundamental de los documentos durante su
vigencia es servir para la toma de decisiones, para los trámites corrientes
de la oficina, y para la defensa de derechos. El plazo de vigencia es
diferente según cada tipo documental. El tiempo se puede dividir de tal
manera que los documentos permanezcan un tiempo en la oficina
productora, y otro en el Archivo Central. La columna que corresponde a
permanencia en la oficina se fija atendiendo sobre todo a la frecuencia
de consulta. El período en que los documentos son consultados más
frecuentemente, deben permanecer en la oficina productora,
generalmente, por un plazo de 1 a 5 años, dependiendo del tipo/serie
documental.
74
5.13.8 Vigencia Administrativa-legal. Permanencia en el Archivo Central
En esta columna se anota el tiempo que deben custodiarse los
documentos en el Archivo Central. El plazo se fija tomando en cuenta que
los documentos guardan un valor potencial, que eventualmente pueden
servir para probar derechos, o como antecedentes de proyectos.
Durante su permanencia en el Archivo Central, un documento puede
terminar de cumplir su vigencia administrativa-legal, o conservarse en
forma precaucional. Si un documento pierde todo su valor en la etapa de
gestión, no debe pasar al Archivo Central, y se anotará 0 (cero) en esta
columna.
Los plazos pueden ser recomendados por la Oficina productora, pero la
responsabilidad de su fijación definitiva corresponde al Comité
Institucional.
El Comité debe discutirlos muy bien. Si los fija demasiado bajos, puede
resolver el problema de espacio, pero enfrentarse a problemas legales
posteriores. Si los plazos son demasiado altos, se pueden conservar durante
años documentos que no tienen ninguna utilidad y que pueden causar
graves problemas de espacio a la institución.
5.13.9 Cantidad en metros:
Se anota, en metros lineales, la cantidad total correspondiente a cada
tipo/serie documental.
75
La medida en metros se hace tomando en cuenta el espacio que los
documentos ocupan en una gaveta o una estantería. Es decir, se mide la
estantería ocupada.
En el caso de que la tabla de plazos incluya documentos electrónicos
(audiovisuales y gráficos) y textuales firmados digitalmente, se debe indicar
la cantidad en bytes, megabytes, entre otros (de acuerdo con su tamaño).
Este dato es importante para planificar la conservación, tanto a nivel
administrativo legal, como científico-cultural.
5.13.10 Fechas extremas
Se anotan las fechas extremas de cada tipo/serie documental,
correspondientes al momento en que se realiza la tabla. Se debe recordar
que en las tablas de plazos deben incluirse los documentos que custodia
el Archivo de Gestión y el Archivo Central, según las dependencias
administrativas correspondientes. Por lo tanto, deben incluirse las fechas
extremas de ambas etapas de archivo (gestión y central).
Para el caso de las Valoraciones Parciales, se debe recordar que sólo se
anotan las fechas extremas de los documentos que ya han perdido su
vigencia administrativa y legal.
Ejemplo:
Si se está realizando una tabla del Departamento de Contabilidad:
Tipo documental Vigencia Administrativa Legal Fechas Extremas
(Copias de) cheques 5 años 2000-2008
76
NOTA: En este caso los cheques del año 2009 en adelante, no podrían
incluirse en la valoración parcial ya que aún no ha caducado su vigencia
administrativa y legal, lo cual es requisito indispensable al presentar una
solicitud de valoración parcial.
5.13.11 Observaciones
Este es un espacio especial que se destina a que la Comisión Nacional
defina si el tipo documental es de conservación permanente, o si puede
eliminarse una vez que caduque su vigencia.
Asimismo, puede aprovecharse, tanto por las oficinas productoras como
por el Comité Institucional y la Comisión Nacional, para datos no
contemplados en las columnas anteriores.
También aquí se puede anotar si otras oficinas o instituciones tienen
información complementaria, aunque el tipo documental no sea
duplicado.
77
Ejemplo de una Tabla de Plazos de Conservación de Documentos:
5.14 DOCUMENTOS AUDIOVISUALES
Cuando se habla de esta clase documental, debe entenderse como:
▪ Documentos sonoros
▪ Fotografías digitales
▪ Videos
78
Estos tipos documentales de carácter audiovisual, que tienen valor
científico-cultural, requieren un tratamiento especial de parte de la Unidad
de Archivo Institucional.
Por esta razón, es necesario que la Dirección de Comunicación Interna y
las unidades de Mercadeo y Comunicación, remitan los documentos al
Archivo Institucional, en el formato que éste determine con el fin de
mantener el correcto resguardo de estos documentos digitales.
Se recibirán los documentos previa coordinación con el Archivo
Institucional. Dicho espacio de almacenamiento estará en custodia de la
Dirección de Tecnologías de la Información.
79
6. EMPASTE DE LOS DOCUMENTOS
El empaste de documentos no es recomendado por la Unidad de Archivo
Institucional; sin embargo, existen casos en los que por mandato de
autoridades superiores u otros, los documentos se empastan con varios fines,
entre ellos facilitar el acceso a la información que contienen o bien, por
seguridad para evitar el desorden en los folios, robo o extravío. Por tanto, se
debe solicitar el criterio técnico del Archivo Institucional antes de empastar.
La decisión del tipo de empaste a utilizar se debe tomar con base en los
siguientes criterios:
1. Volumen o cantidad de documentos a empastar. Si es un documento muy
extenso, para documentos que no sean actas, se deberá encuadernar en
tomos nunca mayores de 300 folios.
2. Si se piensa reproducir en otro soporte a corto, mediano o largo plazo
(digitalmente, por ejemplo).
3. Si la serie documental es muy solicitada para reproducir (fotocopiar, por
ejemplo).
4. El valor que tiene en relación con su vigencia administrativa, legal,
financiero o científico-cultural.
a. Si se trata de documentos con valor científico-cultural, (conservación
permanente) es importante tomar en cuenta lo siguiente:
i. Usar un encuadernado o empastado fino, del color azul oficial de la
Universidad (Pantone 281 C) y con letras (letra oficial de la
Universidad, Century Gothic) en color dorado y con costura de
cuadernillo, especialmente si se piensa reproducir los documentos, ya
que ese tipo de costura permite la apertura total del lomo a la mitad
del documento. Por Ejemplo: Libros de actas, libros contables.
80
ii. Uso de tela de encuadernación, preferiblemente en algodón o lino.
No usar materiales sintéticos.
iii. Se debe utilizar un cartón grueso.
iv. Si los folios del documento están en hojas sueltas (no en cuadernillo),
debe usarse la costura de pasada, con un hilo de cabuya o algodón
de buena calidad y doble, para que quede bien reforzado. No usar
hilos sintéticos.
v. Si los folios están en cuadernillo, debe revisarse los cuadernillos y en
caso de estar dañados, repararlos. En este caso, se debe aplicar
cualquier tipo de costura para cuadernillo, con o sin nervios. Eso a
gusto o conocimiento del Encuadernador. Este tipo de trabajo, no es
cualquiera el que lo hace.
vi. Se debe tener cuidado, que la costura “no se coma texto”, si es así se
debe agregar una escartivana. Por esto es necesario revisar los
márgenes de impresión (3 o 4 centímetros).
vii. Bajo ninguna circunstancia o argumento se debe guillotinar el
documento, especialmente cuando se trata de un libro de actas. No
se debe alterar el tamaño de las hojas ni aplicarles jaspeado a los
bordes.
viii. El lomo del libro de actas y el lomo de la encuadernación deben ser
reforzadas, preferiblemente con manta o un papel de buena calidad.
Nunca debe usarse papel kraff o papel de pasta mecánica.
ix. Los papeles de guarda deben ser tipo papel Bristol, con un gramaje
alto (120).
81
Ilustración de cómo debe verse el empaste fino para documentos con
valor científico-cultural:
Portada
Lomo
b. Si los documentos tienen 10 años de vigencia administrativa-legal y
luego se eliminan:
82
El encuadernado rústico y con costura recta consiste en encolar los
folios en el lomo, introducir una costura recta para unirlos y forrar el lomo
con papel de encuadernación. El encuadernado rústico también
puede utilizarse con grapas, a las cuales se les coloca encima cinta de
lomo o para encuadernación.
Sirve para mejorar su manipulación y por seguridad, pero siempre y
cuando no sean muy gruesos y que no se pretenda reproducir
digitalmente, ya que este tipo de costura no permite la apertura total
del documento.
Se debe mantener un margen izquierdo de 3 centímetros para facilitar
la encuadernación. Por Ejemplo: informes de labores.
c. Si los documentos tienen cinco o menos años de vigencia
administrativa-legal para luego eliminar:
No es recomendable encuadernarlos. Ejemplo: Correspondencia
interna de carácter rutinario.
Por lo tanto, la decisión de cuál técnica de encuadernación adoptar
se ve facilitada con la obtención de las Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos, ya que en ella se consignan datos
necesarios para tomar la decisión.
83
7. SERIES DOCUMENTALES SUSTANTIVAS (ESPECÍFICAS)
Cada dependencia de la Universidad genera series documentales
específicas según sus funciones sustantivas, como producto de su área de
acción.
Por ejemplo, las actas de notas solamente son producto de la gestión
docente (Vicerrectoría de Docencia, Direcciones de Docencia de las sedes),
por lo cual, existen tipos documentales sujetos a las necesidades específicas
de dichas áreas.
En este sentido, las dependencias tienen libertad para generar tipos
documentales específicos siempre y cuando cumplan con los requerimientos
técnicos emanados por Archivo Institucional, para lo cual se podrá solicitar la
asesoría respectiva.
84
8. SERIES DOCUMENTALES COMUNES
Estas series son de carácter administrativo y facilitativo, por tanto, se repiten
en cada una de las oficinas de la Universidad y deben estar debidamente
identificadas con los membretes correspondientes:
1. Correspondencia
2. Expediente Sistema de Evaluación y Valoración del Riesgo (SEVRI)
3. Formularios de asignación de bienes
4. Fracción del expediente de personal
5. Liquidaciones
6. Listas de remisión
7. Plan anual operativo (PAO)
8. Presupuestos anuales
9. Solicitudes de bienes
10. Solicitudes de compras
11. Solicitudes de mantenimiento
12. Solicitudes de materiales (requisiciones)
13. Solicitudes de préstamo de documentos
14. Solicitudes de presupuesto
15. Solicitudes de servicios
16. Solicitudes de traslado de activos
17. Solicitudes de vacaciones
18. Solicitudes de vales
19. Solicitudes de vehículo
20. Tablas de plazos de conservación de documentos
El original de cada una de estas series, se custodiará en la oficina productora,
mientras que las copias podrán eliminarse previa aprobación de las Tablas de
Plazos de Conservación de Documentos.
85
9. CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
Los expedientes son series documentales compuestas, esto quiere decir, que
existen diferentes tipos documentales en una misma unidad documental, y se
relacionan entre sí por tratar un único asunto. Por ejemplo: expedientes de
procesos administrativos, expedientes de estudiantes, expedientes de becas,
expedientes de personal, expedientes electrónicos, entre otros. Cada uno de
ellos responde a un determinado acto administrativo.
El expediente siempre debe iniciar con un acto administrativo de apertura.
Por ejemplo:
1. Carta de solicitud de apertura de un procedimiento administrativo
2. Solicitud de matrícula de primer ingreso
3. Solicitud de beca
4. Acción de personal de nuevo ingreso
Cada uno de estos documentos, dará inicio a un nuevo expediente, siempre
y cuando haya un procedimiento debidamente establecido para la apertura
del mismo.
Cuando un expediente deba ser trasladado de una sede a otra se realizará
una certificación de expediente.
El expediente no deberá sobrepasar las 150 hojas por unidad documental
(carpeta).
86
9.1 Especificaciones técnicas de los expedientes
9.1.1 Identificación del expediente:
Carátula o portada: Cada expediente debe estar debidamente
identificado y contener:
▪ Nombre de la Universidad
▪ Nombre de la oficina u órgano productor
▪ Nombre del expediente
▪ Fecha de apertura y fecha de cierre
Ejemplo:
87
Etiqueta:
▪ Nombre
▪ Código de clasificación
9.1.2 Agregación al expediente:
Todo documento escrito o resolución que se realice, se presente o se dicte,
será agregado y foliado al expediente administrativo en forma inmediata.
Las copias se separarán y se agregarán a partir del último folio. En la
tramitación de los expedientes se respetará, rigurosamente, el orden de
presentación de los documentos. Se debe recordar, que los documentos
no son sólo en soporte papel, si no también pueden ser planos, DVD’s u
otros.
En los expedientes electrónicos, cada documento digital debe tener firma
digital certificada y foliación electrónica.
Con ciertos agregados, que por su volumen o carácter no es posible
incorporar al expediente, serán considerados como anexos de éste,
dejando constancia debida en él y dando a los anexos una foliación
propia, siempre consecutiva.
88
Al efectuar cada agregación, se debe hacer referencia a la parte del
expediente en que fue requerida y ordenada.
9.1.3 Ordenación del expediente
Los documentos, al momento de conformar el expediente, deben estar
debidamente clasificados y ordenados, no se deben mezclar documentos
de diferentes asuntos en un mismo expediente.
Los documentos dentro de los expedientes deben ordenarse en forma
cronológica, tomando como base la llamada “fecha de recibido”.
9.1.4 Foliación
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos
de organización archivística. Tiene dos finalidades principales:
1. Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta,
expediente).
89
2. Controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de
orden original y la conservación de la integridad de la unidad
documental.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y
legal de la gestión administrativa.
Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino
también conceptos distintos. La foliación va de la mano con la ordenación
de los documentos.
Requisitos para foliar:
1. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar
previamente clasificada, según el principio de procedencia.
2. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar
previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es
aquella que respeta el principio de orden original; es decir, que esté de
acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción, según la
fecha de recibido. El orden original más común es el orden cronológico.
El número uno (001) corresponde al primer folio del documento que dio
inicio al trámite.
3. Los documentos que van a ser objeto de foliación debe estar depurada.
La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en
blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.
90
4. Se deben foliar todos y cada uno de los documentos de la unidad de
conservación (carpeta). Sin un expediente se encuentra repartido en
más de una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma
tal que la segunda será la continuación de la primera.
Materiales:
▪ Sello numerador foliador automático, con tinta azul o negra que no se
corra con el agua o sea indeleble.
▪ Para otro tipo de documentos o material, como fotografías, la foliación
debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Procedimiento:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números y con numeración arábiga.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis.
3. Los documentos deben numerarse en el ángulo superior derecho de
cada página, en orden consecutivo y ascendente, y constituyen los
folios del expediente y solamente en la parte frontal del documento.
4. Se debe colocar el número de manera legible sin alterar membretes,
sellos, textos o numeraciones originales.
5. Los planos, mapas, dibujos, u otros que se encuentren tendrán el número
de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.
En el índice del expediente se debe dejar constancia de las
91
características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto,
fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se dejará constancia mediante una nota de su
lugar de destino y en este se indicará. Esto es lo que se denomina cruce
de referencia.
6. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se
encuentren, se numeran como un solo folio. En el índice se debe dejar
constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por
separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
7. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño
adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio,
dejando en el índice las características del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para
adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse goma libre
de ácido).
8. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,
utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un
número para cada una de ellas. En el índice del expediente se debe
dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o
varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le
escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área
de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de
fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características:
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
92
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el
correspondiente cruce de referencia.
9. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la
foliación en el sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,
dejando constancia en el índice del expediente sobre: cantidad,
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes.
10. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por
impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya
más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
11. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o
digitalización).
12. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o
empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de
gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el índice del
expediente.
13. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de
manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías,
dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.
93
14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes,
discos digitales -CD´s-, disquetes, videos, entre otros), pero si dejar
constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen, en el índice del expediente. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de referencia.
Corrección de errores al foliar:
En caso de equivocación al numerar los folios, se procederá de la siguiente
forma:
1. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones o uso de corrector, y se colocará el folio correcto al
lado. Ejemplo:
015 016
2. Además, el funcionario responsable de la foliación colocará su nombre
y la fecha.
3. Cuando se sobrepase una cantidad de 10 folios mal numerados, se
deberá documentar la justificación, del porqué de ese procedimiento,
a través de una constancia firmada y sellada para efectos de rendición
de cuentas, esta constancia debe agregarse en el índice del
expediente, al igual que el cruce de referencia si se utiliza.
Ejemplo de constancia de corrección de foliatura:
94
9.1.5 Constancia de corrección de foliatura
(Fecha)
Constancia de corrección de foliatura
Yo (Nombre del funcionario), (cargo que desempeña) del (área), hago constar
que, según la Ley 8508 Código Procesal Contencioso Administrativo, al presente
expediente (identificación del expediente) se le ha realizado corrección de
foliatura a los documentos agregados, del folio (XX) al (XX) mediante
tachadura sobre el número consignado de forma inadecuada, debido a
(motivo de la corrección). Por lo que, la foliatura que debe tomarse como
válida es la que se encuentra sin tachadura en la parte superior derecha de
cada hoja.
(interlineado sencillo)
(Firma del funcionario que realizó la corrección)
(Sello del área)
Autorizado por
(Nombre y firma de Superior Jerárquico que autoriza)
(Fecha)
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
Archivo Institucional
95
9.1.6 Cruce de referencia
(Fecha)
Cruce de referencia
Yo (Nombre del funcionario), (cargo que desempeña) del (área),
manifiesto que en el presente expediente (identificación del
expediente) en el folio (XX) se realizó un cruce de referencia,
correspondiente a (tipo documental), el cual se encuentra en soporte
(indicar soporte).
Este documento trata (descripción del documento). El mismo se
encuentra ubicado en (indicar ubicación).
(interlineado sencillo)
(Firma del funcionario que realizó el cruce de referencia)
(Sello del área)
Universidad Técnica Nacional • Administración Universitaria
Teléfono: (506) 2435 5000 • Sitio web www.utn.ac.cr
Archivo Institucional
96
En caso de que exista pluralidad de órganos productores de documentos
en un respectivo expediente, una única dependencia administrativa
realizará el foliado de los mismos, con el fin de evitar diferentes
numeraciones de foliaturas.
La asignación de una numeración a cada folio deberá ser al frente y no al
reverso aún y cuando este reverso contenga información. Esto porque la
práctica de foliar ambos lados, atenta contra las reglas unívocas de la
técnica y a principios elementales de lógica, ya que la sustracción de un
folio del expediente, con solo que esté numerado al frente, ya evidenciaría
un error y el foliado al reverso resulta innecesario para esos efectos.
Estas disposiciones en relación al foliado, estarán vigentes para aquellas
unidades en las cuales no existan otras normas de acatamiento obligatorio,
emitidas por autoridades con las cuales se mantiene estrecha relación. Por
ejemplo, la Controlaría General de la República.
97
9.1.7 Instrumentos a utilizar en la gestión de expedientes
9.1.7.1 Registro de expedientes
Se puede llevar en forma manual o automática, lo importante es que la
información acerca de los expedientes esté siempre actualizada y a la
mano.
9.1.7.2 Solicitud o registro de préstamo
Es importante registrar quién tiene el expediente en calidad de
préstamo, ya sea mediante una solicitud de préstamo o un registro de
préstamo.
98
Nombre de la unidad
Solicitud de préstamo de Documentos
Fecha: ____________.
Nombre del solicitante: ____________________________________________________.
Nombre y/o Carpeta: ______________________________________________________.
Fecha de préstamo: _______________________________________________________.
Fecha de devolución: ______________________________________________________.
Firma de solicitante: ______________________________.
Firma de quien autoriza el préstamo: ________________.
Observaciones: _________________________________________________________.
99
9.1.7.3 Índice
Este puede ubicarse en la contraportada del expediente, a fin de llevar
un control en el mismo.
9.1.7.4 Hoja testigo
La hoja testigo facilita el control del expediente que está en préstamo, ya
que se coloca en el lugar en el cual iría el expediente si estuviera
archivado, por lo que permite identificar fácilmente quién está usando el
expediente. También, puede utilizarse si se prestan algunos folios,
sustituyéndolos con la hoja testigo.
Para una mejor conservación puede usarse en cartón.
100
Archivo Institucional
HOJA TESTIGO
EXPEDIENTE N°: _______________________________
NOMBRE DEL EXPEDIENTE: _____________________
ÁREA: ________________________________________
PRESTADO A: _________________________________
FECHA DE PRÉSTAMO: _________________________
FECHA DE DEVOLUCIÓN: ______________________
CANTIDAD DE FOLIOS: _______________________
101
9.1.7.5 Carpeta para transporte de documentos
Sirve para el préstamo y adecuado resguardo del documento, cuando
debe salir del archivo para ser facilitado a otra unidad administrativa de
la misma institución. Esta carpeta puede estar plastificada para un mejor
cuidado.
UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL
ARCHIVO INSTITUCIONAL
CARPETA PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
FUERA DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL
EL PRESENTE DOCUMENTO CORRESPONDE AL
ARCHIVO INSTITUCIONAL Y DEBE SER DEVUELTO
EN EL MISMO ESTADO EN EL QUE SE LE ENTREGÓ
102
9.1.7.6 Registro de firmas para la foliación.
Instrumento de control para registrar las firmas de las personas que llevan
a cabo labores de foliación de los expedientes que se producen en las
diferentes áreas.
Su objetivo es dejar constancia y normalizar la rúbrica que deben utilizar
para ejecutar esta actividad.
9.1.7.7 Manual de gestión de expedientes
Es recomendable contar con un manual o un procedimiento sobre el
manejo de los expedientes, especialmente por la rotación de personal. El
manual o procedimiento debe indicar paso a paso cómo, cuándo y
cuáles son los documentos que deben ir en el expediente, según su tipo.
103
Dicho manual o procedimiento deberá estar aprobado por el Archivo
Institucional.
10. USO DE LOS NUEVOS SOPORTES Y EL CORREO ELECTRÓNICO
Se deberá acatar lo dispuesto en el capítulo VIII del Reglamento del Sistema
Universitario de Gestión de Documentos (SUGED) sobre “Soportes
electrónicos”.
La digitalización de documentos debe ser autorizada por el Archivo
Institucional y se utilizará únicamente en los siguientes casos:
a) Seguridad: se aplicará básicamente a aquellos documentos que se deben
conservar permanentemente y los sometidos a posibles deterioros por la
calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir
la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia. Los
documentos declarados con valor científico cultural, histórico o
permanente, podrá automatizarse o digitalizarse solamente como
respaldo de la información y no como medio sustitutivo del soporte en
papel.
b) Complemento: para complementar los fondos cuando los documentos
originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.
c) Referencia: para agilizar los trámites administrativos y de investigación de
las dependencias y de los archivos.
Para el resguardo de documentos electrónicos se debe garantizar el acceso
a la información relativa a su origen y otras características básicas. La
104
transición o migración de documentos a soporte electrónico, debe ser
autorizada por el Archivo Institucional.
Como documentos electrónicos podemos tener en la Universidad fotografías,
videos, afiches, boletines, material de pequeño formato, entre otros.
Los documentos electrónicos sin firma digital carecen de valor legal y no
deben ser guardados en las computadoras de la Universidad en sustitución
del documento físico firmado.
Todo documento electrónico generado en la Universidad Técnica Nacional,
deberá tener firma digital avanzada, además debe ser guardado en PDF/A.
10.1 Firma digital y firma digital avanzada
Se utilizará la normativa nacional, por tanto, se hará uso de la firma digital
avanzada, conforme a la Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente, de la Dirección de Certificadores de
Firma Digital del Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICITT), publicada en
el alcance a la Gaceta Digital N° 92 del 20 de mayo del 2013 y conforme
al Reglamento de uso de certificados, firma digital y Documentos
electrónicos de la Universidad Técnica Nacional.
Las políticas del MICITT pretenden normar el tipo de documentos
electrónicos firmados digitalmente que se usan en el país, y establecer
mecanismos que permitan garantizar la buena implementación del
documento electrónico firmado.
105
Además, promueve el uso de los formatos PADES, CAES y SAES, según el
tipo de documento a firmar y el sellado de tiempo (que simula el “sello de
recibido” en los documentos).
Una firma escaneada o digitalizada no equivale a una firma manuscrita ni
digital. La firma digital es un algoritmo de encriptación que requiere ser
emitida y respaldada por un ente certificador de acuerdo a la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
10.2 Correo electrónico
El correo electrónico debe utilizarse como un instrumento de comunicación
oficial, pero no como un documento oficial de la Universidad. Por tanto, es
necesario tener presente lo siguiente:
▪ Los correos electrónicos no deben firmarse digitalmente.
▪ Escanear un documento y enviarlo vía correo electrónico, no sustituye al
documento original, el cual debe ser custodiado por la unidad
productora de los documentos, con las respectivas firmas de recibido y
demás. Ante esto, los documentos escaneados aunque se envíen por
correo electrónico deben enviarse en papel también, conforme al
artículo 26 del Reglamento del SUGED.
▪ El correo electrónico no debe utilizarse para sustituir las convocatorias,
agendas y demás documentos oficiales que deben generarse,
conforme a lo indicado en este manual.
106
▪ El correo electrónico se organizará de forma similar al Archivo
Electrónico, tal como indica el Instructivo Básico de Gestión de
Documentos.
▪ Crear los respaldos correspondientes, tanto del correo electrónico como
del disco duro de las computadoras, en coordinación con el área
informática, especialmente por la movilidad laboral.
10.2.1 Etiqueta y redacción de mensajes en el uso del correo electrónico
1. No usar el correo de la Universidad para mensajes personales.
2. No curiosear en el buzón de los compañeros de trabajo.
3. No dejar mensajes activos en la pantalla mientras se atiende a
compañeros o visitantes.
4. Contestar siempre el recibido del documento que se adjunta ya que al
igual que un fax, el correo cumple la misma función de notificación.
5. Borrar el texto del mensaje recibido, si no amerita conservarse.
6. Contestar los mensajes con prontitud.
7. Cotejar la ortografía.
8. Cotejar los errores tipográficos (errores en las letras o espacios de las
palabras).
9. Hacer referencia en el mensaje a los anexos que incluyen.
10. Tratar de hacer el mensaje tan agradable como sea posible.
Idealmente de un solo párrafo.
11. Ser claro, breve y conciso.
12. Usar la línea de asunto más corta, descriptiva e informativa. Ejemplo:
Asunto: “Presupuesto 2018”
13. Utilizar el saludo y la despedida en cada mensaje. Ejemplo:
107
Estimada señora:
Le solicito (…)
Saludos cordiales,
Nombre de la persona, puesto
Nombre de la oficina y sede
Números de teléfono
14. Si se incluye una lista de ítems, es conveniente numerarlos para facilitar
su lectura y ubicación en la pantalla.
15. Al enviar un documento adjunto, refiérase brevemente a él.
16. Motivar al lector a responder rápidamente.
17. No utilizar mayúsculas en los mensajes, ya que se interpreta como si se
le está gritando al lector.
18. Sólo envíe mensajes relacionados al asunto de trabajo de que se
ocupa.
19. Si el mensaje es confidencial, controvertido o de difícil explicación,
utilice el teléfono.
20. Archive la información o el documento que considere muy importante.
108
Glosario
ACTA: Documento de carácter permanente en el cual se
refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de
una institución, un órgano o grupo colegiado.
Testimonio de los hechos ocurridos en una sesión
registrando todas las deliberaciones y acuerdos que
fueron tomados.
ACREDITADORES:
ACUERDO:
ACUERDO FIRME:
Que tienen crédito o reputación.
Es la decisión tomada una vez deliberado un
determinado asunto.
Es aquel que se aplica desde el momento mismo
de su aprobación, por lo que no será necesario
que el acta sea aprobada para su debida
ejecución. Su firmeza debe ser acordada por dos
tercios de la totalidad de los miembros del colegio,
según lo dispuesto en el Art. 56, inciso 2) de la Ley
General de Administración Pública.
AMBIGÜEDAD: Posibilidad de que algo pueda entenderse de
varios modos o de que admita distintas
interpretaciones.
ANEXAR: Unir una cosa a otra.
ARTÍCULO: Corresponde al detalle de los temas que debe
deliberar el órgano colegiado.
AUDIENCIAS: Acto en el que una autoridad recibe con carácter
oficial a las personas que quieren conversar con él,
generalmente para exponer, reclamar o solicitar
algo.
AUTOMATIZAR: Aplicar procedimientos automáticos a un aparato,
proceso o sistema.
BYTES: Conjunto formado por 4, 6 u 8 dígitos binarios o bits,
que constituye la unidad de transmisión de
información.
109
CABUYA:
Fibra que se extrae del agave sisal (planta), usado
para la confección de hilos de gran resistencia.
Hilo de esta fibra.
COMPLEMENTARIO: Que sirve para completar o perfeccionar alguna
cosa.
CONSIGNAR: Hacer constar por escrito una opinión o un dato.
CONTINUIDAD: Duración o permanencia de una cosa sin
interrupción.
CRUCE DE
REFERENCIA:
Es un documento que permitirá el cruce de
información, para aquellos casos especiales,
donde el soporte o la información requieran un
trato especial. Este documento contendrá
información vital para la identificación del
documento original.
CUSTODIAR: Vigilar, guardar con cuidado.
DEPURAR: Operación, dada en la fase de organización de
documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de
información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video,
casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una
que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
DISCORDANTE: Que discrepa o se muestra en desacuerdo o
disconforme.
DISCREPANTE: Aquello que no concuerda.
DISIDENCIA: Desacuerdo de opiniones.
ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios
cuadernillos de formato uniforme y se cubren con
tapas y lomo para su protección.
110
ERRADO: Equivocado, no acertado.
ESCARTIVANA:
ESPACIO:
Es una tira de papel o cartulina que sirve para
suplementar hojas para su costura con el resto del
libro.
Distancia horizontal de escritura.
ESTÁNDAR:
ESTILO:
EXPEDIENTE DE ACTAS:
FECHA:
Que es lo más habitual o corriente, o que reúne las
características comunes a la mayoría.
Disposición de las partes de diferentes tipos
documentales.
Es el conjunto de documentos conocidos en cada
una de las sesiones del órgano colegiado que
sirven para la toma de decisiones y respaldan los
acuerdos tomados.
Lugar de origen del documento, día mes y año de
creación.
FEHACIENTE: Que prueba o da fe de algo de forma indudable.
FOLIACIÓN: Acción incluida en la ordenación de documentos
que consiste en numerar sucesivamente todos los
folios de una unidad documental, mediante la
secuencia de los números naturales, sólo por una
de las dos caras llamada frente, mientras que la
otra queda sin numerar y se llama folio vuelto.
FOLIAR: Trabajo de numerar hojas.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
FOLIO: Hoja de papel que compone un tomo. Este
concepto no debe confundirse con la página, que
corresponde a cada una de las caras de un folio.
GRAMAJE: Peso en gramos de un papel por metro cuadrado.
GUILLOTINAR: Cortar papel con la guillotina.
111
INCISO: Un texto que se intercala en otro para explicar algo
relacionado con el primero y con cierta
autonomía gramatical.
INDISTINTAMENTE: Sin que exista diferencia o sin que importe la
diferencia que exista entre una y otra cosa.
ÍNDICE:
Instrumento descriptivo que se basa en un listado,
donde se especifica la ubicación y localización
de los documentos.
INSOLUBLE: Que no puede ser disuelto ni diluido.
INTEGRIDAD:
INTERLÍNEA:
Intacto, entero, no tocado.
Distancia vertical entre dos renglones. Por
extensión se le denomina renglón.
JASPEADO: Pintar o decorar los bordes de las hojas.
JERARQUÍA: Cada uno de los niveles o grados dentro de una
organización.
LEGAJOS: Conjunto de documentos atados o empastados
para facilitar su manipulación.
LINEAMIENTOS: Conjunto de acciones específicas que determinan
la forma, lugar y modo para llevar a cabo una
política en materia de obra y servicios
relacionados con la misma.
LOGO: Es un signo gráfico que identifica a una empresa,
un producto comercial o, en general, cualquier
entidad pública o privada.
MAYORÍA:
MAYORÍA ABSOLUTA:
La cifra mayor de los votos emitidos.
Corresponde a la mitad más uno de los votos de
los miembros presentes en la sesión del órgano
colegiado.
112
MAYORÍA
CALIFICADA:
Es un número de votos superior al requerido para
la mayoría absoluta, corresponde generalmente a
dos tercios de los miembros presentes.
MEMBRETE: Nombre o título de una persona, oficina o
corporación, estampado en la parte superior del
papel de escribir identifica a la persona u
organización que produce el documento.
MEMORANDOS: Resumen escrito de los puntos más importantes de
una cuestión.
MICROFILM: Fotografía en película generalmente de 16 o 35
milímetros, utilizada en reproducción de
documentos.
MIGRACIÓN DE
DOCUMENTOS:
Consiste en la transferencia de materiales de un
origen en formato de papel a otro digital.
MONITOREO: Acción de controlar o supervisar una situación.
OFICIOS:
ORGANIZACIÓN:
Comunicación escrita que suele estar vinculada a
los asuntos de las administraciones públicas.
Conjunto de oficinas, dependencias o empleos
que forman un cuerpo, institución o entidad que
persiguen el cumplimiento de objetivos.
ÓRGANO
COLEGIADO:
Es un órgano-institución constituido por una
pluralidad de personas naturales o representantes
de entidades públicas, de la sociedad civil o
instituciones intermedias con el fin de coordinar,
deliberar y adoptar decisiones que fortalezcan las
políticas públicas en general.
Se caracteriza porque el titular del órgano es un
grupo de personas físicas que actúan en el plano
de igualdad, unos respecto de otros. Las personas
físicas que los componen están llamadas a
deliberar simultáneamente a efecto de formar la
voluntad del órgano.
113
ORNATO: Adorno o conjunto de características para
embellecer el documento.
PÁGINA: Lo escrito o impreso en una cara.
PAGINAR: Acción de numerar páginas.
PAPEL DE PASTA
MECÁNICA:
Pasta para hacer papel que se obtiene
disolviendo en agua las virutas de madera.
PAPEL KRAFF: El papel de estraza, papel madera o papel kraft,
es un tipo de papel basto y grueso de color
marrón, muy resistente al desgarro, tracción,
estallido etc.
PLANTILLA: Documento prediseñado. Modelo guía que se
sigue para realizar un escrito.
PRECAUCIONAL: Lapso que un documento debe permanecer en
un archivo de concentración, mientras prescribe
su vigencia administrativa y se decide su
transferencia al Archivo Histórico o eliminación.
PROVISIONAL: Que no es definitivo sino que está, se pone, se
hace, etc., en lugar de otra cosa que será la
definitiva.
RATIFICAR: Confirmar la validez de algo hecho o dicho
anteriormente.
RECTIFICAR:
RENGLÓN:
Corregir una cosa para que sea más exacta o
perfecta, especialmente lo que uno ha hecho o
dicho anteriormente.
Serie de palabras o caracteres escritos y espacios
entre palabras en sentido horizontal en una misma
línea.
REPROGRAFÍA: Conjunto de procedimientos destinados a la
multiplicación fototécnica y la policopia de
documentos, mediante técnicas como la
fotografía, la fotocopia y el microfilm.
114
SIGLAS: Es el resultado de un proceso de creación de una
palabra a partir de cada letra inicial de los
términos principales de una expresión compleja.
SUSCEPTIBLE:
TOMO DE ACTAS:
VOTO DISIDENTE:
Que tiene las condiciones necesarias para que
suceda o se realice aquello que se indica.
Conjunto de actas organizadas que conforman
una unidad como resultado de una misma
actividad.
Es el voto contrario al acuerdo adoptado por el
órgano colegiado, debe expresar los motivos que
lo justifiquen, el miembro que lo realiza queda
excento de las responsabilidades que pudieran
derivarse de dicho acuerdo.
TABLA DE PLAZOS DE
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
Instrumento mediante el cual se determina el tipo
de documentos que se producen o reciben en la
institución, así como su vigencia administrativa o
legal, su valor científico, cultural, cantidad de
documentos, oficinas que tienen originales o
copias y otros datos de carácter general que
permiten controlar la producción de documentos
de la Universidad.
TRANSACCIONALIDAD: Numerosas operaciones registradas en los
documentos, necesarias para alcanzar un fin o un
objetivo de negocio, de empresa u organización.
TRANSCRIPCIÓN: Procedimiento para reproducir con exactitud un
documento. Puede ser textual, facsimilar o
actualizada gramaticalmente.
TRANSICIÓN: Acción y resultado de pasar de un estado a otro
distinto.
TRASCENDENTAL: De mucha importancia o gravedad.
115
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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plazos de conservación de documentos. Recuperado de
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la normalización del tipo documental acta de órganos colegiados. San José, Costa
Rica.
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Documental de los Archivos de Oficina. 1ra. Edición. San José. Ministerio de Cultura,
Juventud y Deportes, Departamento de Publicaciones, Dirección General del
Archivo Nacional.
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Documental y Administración Electrónica de Documentos. 1ra. Edición. San José,
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Jaén García, L. F. (2006). El Sistema Nacional de Información Archivística: Como
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Upward, F. (1996) Estructurar el Continuo de los Registros-Primera Parte: Principios y
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