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Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí

Manual de Procedimientos del Área de Mantenimiento

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Directorio

C.P.C. Héctor Vicente Mayorga Delgado Auditor Superior del Estado de San Luis Potosí C.P.C. Ricardo Rodríguez de la Cruz Coordinador General de Auditorías Especiales L.A.E. Kora Elena López López Auditor Especial de Fiscalización Gubernamental C.P. Camerino Hernández Gamboa Auditor Especial de Fiscalización Municipal Lic. Sergio Zapata Loredo Auditor Especial de Legalidad Ing. Raúl Vélez Barrera Auditor Especial de Fiscalización de Obra Pública Lic. Víctor Manuel Pérez González Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios C.P. Víctor Manuel Lomelí Guerrero Contralor Interno



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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3

PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4

OBJETIVOS ............................................................................................................ 5

FUNDAMENTO LEGAL .......................................................................................... 6

ATRIBUCIONES ..................................................................................................... 7

ALCANCE DEL MANUAL........................................................................................ 8

JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................... 9

ESTRUCTURA DEL ÁREA ................................................................................... 10

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ......................................................................... 11

NORMAS............................................................................................................... 13

PROCEDIMIENTOS .............................................................................................. 14



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PRESENTACIÓN El Manual de Procedimientos es un instrumento en el que se establecen los pasos o fases que han de realizarse para dar seguimiento y correcto manejo a las acciones que una unidad administrativa debe cumplir. Para el caso específico de este Manual de Procedimientos aplicable al área de Mantenimiento, se describe en adición la manera en como se integra; las funciones que tiene y la reglamentación que debe seguir. Para ello y en cumplimiento del artículo 22 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, se diseño el presente documento, mediante el cual se establecen los mecanismos necesarios que permitan definir la operación y procedimientos del Área de Mantenimiento. Este Manual como se ha mencionado es complementario a los lineamentos antes citados y al Reglamento Interior de la Institución, por lo que su uso y aplicación es de observancia obligatoria conforme a los parámetros, alcances y áreas aquí determinadas.



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OBJETIVOS Los objetivos que persigue este Manual de Organización del Área de Mantenimiento de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, son:

1. Definir con claridad la integración y funcionamiento del Área de Mantenimiento.

2. Establecer la estructura del Área de Mantenimiento.

3. Proporcionar a los miembros del Área de Mantenimiento, un instrumento en el que se precisan los procedimientos a seguir en relación a las funciones que tienen encomendadas, con el fin de que se cumplan con eficacia y eficiencia, en apego al Reglamento Interior del Estado de San Luis Potosí.

4. Establecer y definir los procedimientos necesarios que deberán llevarse a cabo para el resguardo del material y satisfacer las necesidades de las distintas áreas de la Auditoría Superior del Estado.

5. Mantener una estrecha coordinación, con las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, de acuerdo a las políticas y lineamientos señalados por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios.



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FUNDAMENTO LEGAL El fundamento legal para la operación del Área de Mantenimiento de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, es el siguiente:

Constitución Política del Estado de San Luis Potosí Art. Descripción

54 “…La Auditoría Superior del Estado contará con autonomía administrativa, técnica y de gestión, para llevar a cabo la función de fiscalización superior, así como para decidir sobre su organización interna, para lo cual contará con las atribuciones que la ley señale.”

Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis PotosíArt. Descripción

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“…Son facultades y obligaciones del Auditor Superior del Estado, las siguientes:… III. Administrar los bienes y recursos a cargo de la Auditoría Superior del Estado y resolver sobre la adquisición y enajenación de bienes muebles y la prestación de servicios, sujetándose a lo dispuesto en las leyes de la materia y atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal…”

16 La Auditoría Superior del Estado contará con las siguientes áreas: VI. Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios;

19 La Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios, tendrá las siguientes atribuciones: II. Prestar los servicios que en general se requieran para el debido funcionamiento de las instalaciones en que se encuentre operando la propia Auditoría Superior del Estado;

Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí

Artículo Descripción 22 La Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios, tendrá bajo su

responsabilidad el Departamento de… Adquisiciones. 23-x Verificar el buen estado de los bienes muebles e inmuebles, así como los

materiales y suministros proporcionados, sean utilizados correctamente.



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ATRIBUCIONES De conformidad con la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, la Institución tiene las siguientes atribuciones: ART19 fracción II. Prestar los servicios que en general se requieran para el debido funcionamiento de las instalaciones en que se encuentre operando la propia Auditoría Superior del Estado. ART. 19 fracción IV. Adquirir los bienes y servicios y celebrar los contratos que permitan suministrar los recursos materiales que solicitan sus unidades administrativas para su debido funcionamiento.



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ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Procedimientos del Área de Mantenimiento de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, tiene como finalidad constituir un instrumento normativo donde se precisan los procesos y procedimientos a seguir con relación al mantenimiento de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles que se requieren para el cumplimiento de las funciones de la Auditoría Superior del Estado. Este Manual busca determinar y delimitar los procedimientos a llevar a cabo por el Área de Mantenimiento de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. En lo concerniente a los procedimientos a realizar por el Área, se contempla lo establecido en las diversas normas, que hablan sobre la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios.



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JUSTIFICACIÓN El presente Manual busca apoyar el proceso de mantenimiento de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles en la Auditoría Superior del Estado. Se busca fortalecer el debido cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos por la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios del Estado de San Luis Potosí. El Área de Mantenimiento cumplirá los procedimientos establecidos adelante, así como las políticas señaladas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios de las Auditoría Superior del Estado. Se entiende por el mantenimiento de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles todas aquellas que permitan el buen funcionamiento del personal de la Auditoría Superior del Estado, con excepción de los vehículos adscritos a la misma.



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ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO El Área de Mantenimiento, depende jerárquicamente del Departamento de Adquisiciones y a su vez, de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios de la Auditoría Superior del Estado.

Coordinación de Administración,

Finanzas y Servicios

Departamento de Adquisiciones

Área de Mantenimiento

Auxiliar de Mantenimiento



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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES


Encargado 1. Objetivo. Establecer el enlace entre las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, relacionado con el mantenimiento de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles que sean solicitados o detectados, a través de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. 2. Funciones

a. Elaborar un programa anual de mantenimiento preventivo que permita conservar las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de las distintas áreas de la Auditoría Superior del Estado en perfectas condiciones de uso, así como el material que se requiera para que sea programado en el calendario anual de adquisiciones, salvo aquellas que no contravenga lo establecido en la Ley de Adquisiciones del Estado.

b. Recibir y dar atención a las solicitudes de mantenimiento correctivo o instalaciones, que sean autorizadas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios.

c. Enviar información al Coordinador de Administración Finanzas y Servicios de la Auditoría Superior del Estado, de las fallas o defectos que sean detectadas en las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de esta Institución, para la autorización del trámite.

d. Revisar, verificar y firmar las facturas de materiales, insumos, herramientas, servicios o trabajos subcontratados por el Área, para que los proveedores puedan iniciar el trámite de pagos, con las áreas correspondientes.

e. Llevar un inventario y resguardo de las herramientas y materiales adquiridos para el área, así como una bitácora diaria de trabajos realizados y material utilizado.

f. Las demás que requiera el Departamento de Adquisiciones y/o la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios.



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Auxiliar 1. Objetivo. Colaborar para lograr el enlace entre las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, relacionado con el mantenimiento de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles que sean solicitados o detectados a través de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios. 2. Funciones

a. Participar y colaborar en el programa anual de mantenimientos preventivo, que permita mantener las instalaciones, bienes muebles e inmuebles, de las distintas áreas de la Auditoría Superior del Estado en perfectas condiciones de uso, así como el material que se requiera, para que sea programado en el calendario anual de adquisiciones, salvo aquellas que no contravengan lo establecido en la Ley de Adquisiciones del Estado.

b. Atender las solicitudes de mantenimiento correctivo o instalaciones, que sean autorizadas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios y requeridas por el Encargado del Área de Mantenimiento.

c. Comunicar al Encargado de Mantenimiento de las fallas o defectos que sean detectadas en las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de la Auditoría Superior del Estado, para la autorización del trámite.

d. Auxiliar con el inventario de las herramientas y materiales adquiridos para el área, así como participar en la elaboración del llenado de la bitácora diaria de trabajos realizados y material utilizado.

e. Las demás que requiera el Encargado del Área, el Departamento de Adquisiciones y/o la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios.



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NORMAS El presente documento será de observancia obligatoria para todo los miembros del Área de Mantenimiento, del Departamento de Adquisiciones y de la Coordinación de Administración Finanzas y Servicios. Los miembros área tienen las siguientes obligaciones:

a) Tener conocimiento de la legislación y normativa aplicable a este Manual.

b) Aplicar los procedimientos establecidos en el presente Manual de manera pertinente.

c) Aplicar los valores de responsabilidad, honestidad, transparencia y respeto en ejercicio de su actividad diaria.

d) Manejar de manera confidencial la información que así lo requiera.

e) Ejecutar las actividades de su competencia conforme a los acuerdos de la Coordinación.

f) Observar las normas, principios, valores y objetivos de la Institución.

g) Respetar el Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado.

h) Acatar las demás obligaciones que le impongan este documento y los ordenamientos aplicables.



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PROCEDIMIENTOS Los procedimientos inherentes al Área de Mantenimiento de la Auditoría Superior del Estado son:


Número Nombre del procedimiento Código 1 Procedimiento para la elaboración del programa

anual de mantenimiento preventivo y su cumplimiento.

ASESLP-AM-001A

2 Procedimiento para la recepción de solicitudes y debido cumplimiento de los mantenimientos correctivos.

ASESLP-AM-002A

3 Procedimiento para detectar fallas o defectos y el envío para su atención.

ASESLP-AM-003A

4 Procedimiento para la revisión, verificación, sellado y firmado de las facturas de materiales, insumos o servicios contratados.

ASESLP-AM-004A

5 Procedimiento para realizar el inventario y bitácora diaria de los trabajos realizados.

ASESLP-AM-005A



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Procedimiento para la elaboración del programa anual de mantenimiento preventivo, y su cumplimiento

ASESLP-AM-001A

1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para la elaboración del programa anual de mantenimiento preventivo y su debido cumplimiento. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a:

a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, c. Jefe del Departamento de Adquisiciones, d. Encargado de Mantenimiento y Auxiliar.

3. Referencias Normativas.

a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí.

4. Políticas aplicables al procedimiento.

a. La Coordinación de Administración Finanzas y Servicios solicitará al Área

de Mantenimiento, un programa anual de mantenimiento preventivo de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles de las distintas áreas de la Auditoría Superior del Estado, donde se incluyen costos, material, fechas de realización, entre otros para su aprobación.

b. El encargado del área será el responsable del debido cumplimiento de dicho calendario así como de las adecuaciones que se requieran, siempre y cuando sean autorizadas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios.

5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento



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Fase Responsable Descripción 1 Coordinador de

Administración, Finanzas y Servicios

Solicitará al Encargado de Mantenimiento, realizar un programa anual de mantenimientos preventivos.

2 Encargado de Mantenimiento y Auxiliar

Una vez recibida la solicitud, el Encargado deberá revisar la bitácora diaria de mantenimientos del presente año y del año anterior, para iniciar su propuesta de programa.


El Encargado calculará materiales para cada uno de los mantenimientos y para los costos, se podrá apoyar en el Jefe del Departamento de Adquisiciones.


Una vez realizado y calendarizado la propuesta de programa, se entregará al Coordinador para su revisión y autorización.

5 Coordinador, de Administración, Finanzas y Servicios

El Coordinador recibe la propuesta, misma que verifica con el Presupuesto de Egresos a requerir y regresa al Área, con adecuaciones o con la autorización para implementarlo.

6 Encargado de Mantenimiento

El Encargado, de conformidad al calendario aprobado dará una relación de material para adquirir durante todo el año al Coordinador, para que éste a su vez lo envíe al Departamento de Adquisiciones, para el calendario anual de adquisiciones.


El Encargado y Auxiliar de Mantenimiento al inicio del año deberá informar a las distintas áreas, fechas en las cuales se realizarán los mantenimientos preventivos, para la preparación física misma.


El Encargado solicitará al Jefe del Departamento de Adquisiciones, le surta el material para el resguardo, almacenaje e inventario.


Debe informar al Coordinador de los trabajos realizados durante el mes, de conformidad a lo estipulado en el calendario para autorización.


Los trabajos deberán ser registrados diariamente en la bitácora de mantenimiento, para la constancia del material así como del servicio y/o cambios realizados.



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Procedimiento para la recepción de solicitudes, y debido cumplimiento de los mantenimientos correctivos

ASESLP-AM-002A

1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para la correcta recepción y cumplimiento de los requerimientos de mantenimientos y/o instalaciones requeridas por el personal de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a:

a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios, c. Encargado de Mantenimiento y Auxiliar.


a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí.


a. Las solicitudes de mantenimiento y/o instalación, deben de ser por escrito y

autorizadas por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios o en su caso, por el Auditor Superior o a quién el designe.

b. En caso de no contar con el material requerido, se iniciará el trámite de solicitud del mismo con el área correspondiente.

c. Las fechas de recepción de solicitudes y realización de los mantenimientos correctivos serán designados y autorizados por el Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios.

6. Descripción de actividades inherentes al procedimiento.



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Fase Responsable Descripción

1 Coordinador de Administración Finanzas y Servicios

Recibe solicitud de las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, la envía al Encargado del Mantenimiento, con su firma de aceptación o en su caso la rechaza.


Recibe la solicitud autorizada e indica y verifica el lugar o el área donde se realizará el mantenimiento y/o instalación.

3 Encargado de Almacén

Se envía propuesta al Coordinador sobre los materiales requeridos, el costo aproximado, fecha de realización y en su caso si es necesario una contratación o trabajo externo.

4 Coordinador de Administración Finanzas y Servicios

Autoriza o rechaza el presupuesto o la contratación. Envía al encargado su decisión.

5 Encargado de Almacén

En caso de rechazo deberá realizar otra propuesta. Cuando se tenga la autorización se informará al área requerida, de la fecha de la realización del trabajo.

6 Coordinador de Administración, Finanzas y Sistemas

Envía al Departamento de Adquisiciones, la solicitud de compra de material o en su caso, autoriza la compra directa de caja chica, sin que esto contravenga a la Ley de Adquisiciones del Estado.


Una vez adquirido el material y/o herramientas deberán de inventariarse y resguardarse.


Realizara los trabajos requeridos y deberá informar al Coordinador de las adecuaciones realizadas, así como de termino.


En caso de haber contratado algún servicio o adquirido algún material o herramienta, el encargado deberá plasmar su firma y fecha en la factura del proveedor.


Regresará la factura original al proveedor para que inicie su trámite de pago ante el Departamento de Adquisiciones. El área puede resguardar copia de la factura.


Los trabajos deberán ser registrados diariamente en la bitácora de mantenimiento, para la constancia del material así como del



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servicio realizado y/o cambios. 12 Encargado de

Mantenimiento y Auxiliar

Deberá recabar la firma de aceptación del trabajo realizado al personal que solicitó el mantenimiento y/o instalación.



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Procedimiento para detectar fallas o defectos y el envío para su atención

ASESLP-AM-003A

1. Objetivo. Establecer los lineamientos y políticas para que los miembros del Área de Mantenimiento, puedan detectar fallas o defectos e informen su posible reparación. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a:

a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración Finanzas y Servicios, c. Jefe del Departamento de Adquisiciones, d. Encargado de Mantenimiento y Auxiliar.


a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado San Luis Potosí, c. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, d. Ley de Adquisiciones del Estado.


a. El cuidado del mobiliario e instalaciones de la Auditoría Superior del Estado,

no solo compete al Área de Mantenimiento, sin embargo es importante que esta área, observe cualquier cambio que pudiera resultar como daño o crear defectos en un futuro a fin de que estos sean reparados.

b. El mantenimiento de esta naturaleza es considerado como correctivo,

llevando un trámite muy similar y deben de contar con la autorización del Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios.



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Fase Responsable Descripción 1 Encargado de

Mantenimiento y Auxiliar

Realizarán de manera continua un recorrido por las instalaciones de la Auditoría Superior del Estado, de acuerdo a un programa interno establecido para dicho fin.


El Encargado informará al Coordinador de las fallas detectadas así como sus posibles repercusiones y soluciones.

3 Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios

Recibe información, la regresa al Encargado de Mantenimiento, con su firma de aceptación o en su caso la rechaza para el inicio del procedimiento de mantenimiento correctivo.


Inician con el procedimiento de mantenimiento correctivo.



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Procedimiento para la revisión, verificación, sellado y firmado de las facturas de materiales, insumos o servicios contratados

ASESLP-AM-004A 1. Objetivo: Establecer los lineamientos y políticas para revisar, verificar, sellar y firmar las facturas de materiales, insumos o servicios contratados para que los proveedores puedan iniciar su trámite de pago. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a:



a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, d. Ley de Adquisiciones del Estado.


a. Las facturas deben ser revisadas y verificadas las cantidades entregadas, especificaciones técnicas, los precios y/o servicios contratados con la orden de compra.

b. La firma del Encargado del Área de Mantenimiento, confirma la revisión del punto anterior, pudiendo iniciar el proceso de pago del Departamento de Adquisiciones.



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Fase Responsable Descripción 1 Encargado del Área de

Mantenimiento Una vez revisados y aceptados el total de los materiales, insumos recibidos o servicios contratados en el Área de Mantenimiento, de acuerdo a la orden de compra o factura, el encargado del área plasmará su firma y la fecha del mismo en la factura del proveedor.


Regresará la factura original al proveedor, para que inicie su trámite de pago ante el Departamento de Adquisiciones. El área puede resguardar copia de la factura.

3 Encargado del Área de Mantenimiento

Informará al Coordinador de Administración, Finanzas y Servicio, o en su caso al Jefe del Departamento de Adquisiciones de la factura que ya fue firmada y sellada.



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Procedimiento para llevar inventario y bitácora diaria de trabajos realizados

ASESLP-AM-005A 1. Objetivo: Establecer los lineamientos y políticas para que el total de materiales, herramientas e insumos adquiridos, sean registrados en un cuaderno de inventario, mientras que los trabajos realizados, así como los materiales utilizados sean registrados en una bitácora diaria. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a:



a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, d. Ley de Adquisiciones del Estado.


a. El Inventario y la bitácora, permitirá a la Contraloría Interna y al Departamento Contabilidad, Finanzas y Presupuestos, revisar periódicamente que los recursos utilizados para la compra de materiales y herramientas, se hayan utilizado adecuada y correctamente.

b. La Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios contará con una herramienta que visualizará el trabajo constante del área y permitirá al órgano de control confirmar los trabajos realizados.



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Fase Responsable Descripción 1 Encargado del Área de

Mantenimiento Para el inventario y la bitácora diaria de trabajos, deberá solicitar la adquisición de dos libros de pasta grande. En el que utilizará para inventario, se deberá dividir en dos, la primera será para apuntar la herramienta o maquinaria que se adquiera, y la segunda parte, será para el material o insumos que se compren. Mientras que en la bitácora diaria, la primera parte será para ir apuntando los servicios o instalaciones diarias que se van realizando, y en la segunda parte, el material utilizado para cada servicio. Una vez terminados, deberán enviarlo a la Coordinación para su autorización.

2 Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios

Revisa los libros, hace correcciones y autoriza su uso como parte obligatoria del área, regresa al área de mantenimiento.


El encargado solicitará al auxiliar, descargar el total de herramientas con que se cuenta o se vayan adquiriendo, así como el material o insumos que se compren para cada mantenimiento.


Revisa que en cada compra de herramientas se llene el inventario, así como en cada compra de materiales e insumos se llene la bitácora


Revisa que en cada servicio de mantenimiento tanto preventivo como correctivo, se llene la bitácora con los insumos y bienes utilizados.


Semanalmente realizarán un inventario de las herramientas que se cuentan, así como de los materiales e insumos que están almacenados. Se informa al Coordinador.

7 Coordinador de Administración, Finanzas y Servicios

Recibe informe y comunica a las áreas de control sobre los inventarios con los que se cuenta en el área de mantenimiento.

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