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Manual de Procedimiento de Registración Contable Curso de Auxiliar Contable

Centro de Adiestramiento en Servicio Curso de Auxiliar Contable

1 Manual de Procedimiento de Registración Contable

ÍNDICE Página 1. Asientos

1.1. Concepto

1.2. Clases y Categorías

2. Clasificación de Cuentas

2.1. Concepto

2.2. Ventajas de una buena clasificación de cuentas

2.3. Criterios para clasificar las cuentas

3. Plan de Cuentas

3.1. Concepto

3.2. Finalidades del Plan de Cuentas

3.3. Características

3.4. Codificación

3.5 Sistemas de Codificación

3.6 Modelo de Plan de Cuentas

3.7 Análisis de las Cuentas del Balance General y el Cuadro de Resultado

4. Sistema de Valoración de Mercaderías

5. Depreciación

5.1. Concepto

5.2. Tabla de Períodos de Vida Útil

5.3. Método de línea recta o método de amortización constante

5.4. Fórmula, aplicando valor residual

5.5. Fórmula, sin la aplicación del valor residual

6. Inventario

6.1. Concepto

6.2. Clases

6.3. Partes

6.4. Estructura

7. Los errores en el trabajo contable

8. Ejercitario

9. Bibliografía



1. ASIENTOS Concepto, Clases y Categorías Considerando en el método de la partida doble existe la simultaneidad de registros de la cuenta deudora y acreedora en una transacción mercantil, que puede adoptar diferentes modalidades según las clases y categorías de asientos, como veremos seguidamente.

1.1. Concepto Se da el nombre de ASIENTO en Teneduría de Libros, a la anotación hecha en el Diario, donde se hace constar, además del deudor y del acreedor, todos los detalles de cada operación. Este es el concepto restringido del ASIENTO, debiendo entenderse por ASIENTO, en su sentido amplio, todas las anotaciones que se hacen en los distintos libros y registros de Contabilidad.

1.2. Clases y Categorías Según el esquema gráfico que presentamos existen tres clases de asientos y cuatro categorías de los mismos, a saber:

CLASES CATEG. DEBE HABER

Asiento Simple 1ª. Entra una sola cuenta Sale una sola cuenta

Asiento Mixto 2ª. Entra una sola cuenta Salen dos o más cuentas

3ª. Entran dos o más cuentas Sale una sola cuenta

Asiento Compuesto 4ª. Entran dos o más cuentas Salen dos o más cuentas

1.3. Demostración práctica de las clases y categorías de asientos

CLASES DE ASIENTOS

CATE-GORIAS

DEUDOR

Activo inicial

Incremento del Activo

ACREEDOR

Neto inicial

Disminución del Activo

Incremento del Pasivo

Incremento del Neto

ASIENTOS

SIMPLES 1º Banco CAES S.A. Cta. Cte. G. 2.000.000.-

Capital G. 2.000.000.- Un Deudor debe a un Acreedor

MIXTOS

2º Mercaderías G. 800.000.-

Banco CAES. A. Cta. Cte. 400.000.-

Documentos a Pagar G. 400.000.-

Un Deudor debe a varios Acreedores

3º Caja G. 200.000.-

Mercaderías G. 200.000.-


Varios Deudores deben a un Acreedor

COMPLEJOS 4º Caja G. 110.000.-

Documentos a Cobrar G. 100.000.-


Intereses Cobrados G. 10.000.-

Varios Deudores deben a varios Acreedores



2. CLASIFICACIÓN DE CUENTAS

2.1. Concepto Es la agrupación de cuentas similares conforme a su naturaleza y otros aspectos bajo grandes rubros o conceptos con fines de su mejor interpretación para la investigación y el análisis encaminado a proporcionar informaciones útiles para la toma de decisiones entre los diferentes usuarios de los datos contables.

2.2. Ventajas de una buena clasificación de cuentas

Tiende a mejorar la calidad de los estados y de los informes contables, especialmente en lo que se refiere a su uniformidad y, además, ahorra tiempo en la preparación de los mismos.

Da claridad a la estadística contable y facilita el análisis eficaz de los informes generales, haciendo más comprensibles y más útiles los datos contables para los administradores, propietarios, acreedores, inversionistas y diversas personas del gobierno y del sector público para la toma de decisiones.

2.3. Criterios para clasificar las cuentas

Existen diversos criterios en la clasificación de las cuentas y ellas varían de acuerdo al uso que se las quiera dar. Existen coincidencias entre las mayorías de los tratadistas en clasificar de la siguiente manera:

2.3.1. Por su naturaleza u objeto representado De acuerdo a su naturaleza, considera la esencia, atributo o propiedad característica de cada elemento patrimonial. Es la clasificación más importante a los efectos de ordenamiento de los datos que se reciben y de la información que suministra el sistema contable. Las mismas se subdividen en los siguientes grupos:

I. Cuentas Patrimoniales: Representa los elementos patrimoniales que significan bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Estas se clasifican en varios subgrupos, a las cuales se le pueden agregar algunas cuentas de actualización del valor de ciertos activos o pasivos, como son las cuentas regularizadoras.

1) Activas: Significan bienes o derechos de propiedad de una empresa. Por tanto, siempre comenzará con un débito a cargo y sus saldos deben ser deudores. Así por ejemplo, la cuenta CAJA, representa dinero en efectivo, considerándose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos, giros bancarios, etc. que son propiedad de la empresa y que están a su disposición en su caja. El ejemplo puede continuar con otras cuentas del activo tales como Banco, Clientes, Documentos a Cobrar, Mercaderías, Rodados, etc… Las Cuentas Regularizadoras del Activo, son aquellas que se utilizan para reflejar el ajuste de una cuenta con valor real del elemento patrimonial que representa. Como ejemplos se pueden citar: - Depreciaciones acumuladas: utilizada para regularizar los importes de las cuentas que integran los Bienes de Uso.



- Previsiones para Créditos Incobrables: que regulariza los importes de las cuentas de Créditos, etc.

2) Pasivas: Agrupan aquellos elementos patrimoniales que signifiquen deudas u obligaciones a cargo de la empresa. Constituye las fuentes de financiación de ajenas de la unidad económica. Llamado también Pasivo Exigible, por lo que constituye deudas reales que la empresa adeuda a terceras personas, y que debe cancelar llegados sus vencimientos. El pasivo Exigible y el Neto Patrimonial constituyen la estructura financiera de la empresa, representado el Neto las fuentes de financiación propias. Estos dos elementos constituyen la masa patrimonial denominada Pasivo, que representa el capital según su origen, según su procedencia. Así por ejemplo, la cuenta Proveedores tiene por objeto contabilizar las deudas a favor de las personas físicas o jurídicas de quienes se adquieren bienes y servicios para la reventa, con la condición de pagar en el futuro. Otras cuentas de Pasivo, son Documentos a Pagar. Hipoteca a pagar, etc… Las cuentas de Pasivo inicial y sus incrementos se anotan el Haber y disminuyen en el Debe. Sus saldos deben ser acreedores. Las Cuentas Regularizadoras del Pasivo, algunos ejemplos: o Anticipos de impuesto a la Renta o Intereses adelantado sobre obligaciones comerciales, entre otros.

Las cuentas del ACTIVO Y PASIVO pueden igualmente clasificarse en:

a) Objetivos: cuando representas cosas, bienes materiales, objetos o efectos. Ejemplos: Caja, Muebles y Equipos de Oficina, Rodados, Documentos a Cobrar, Documentos a Pagar, etc…

3) Patrimonio Neto

Agrupan aquellos elementos patrimoniales que registran el importe de los recursos aportados por el dueño para el financiamiento de la empresa, ya sea con aportaciones provenientes de los socios (en el caso de sociedades), ya sea con fondos generados por la misma empresa, es decir las utilidades no distribuidas. El Neto constituye las fuentes de financiación propia. Las cuentas del Neto inicial y sus incrementos se registran en el Haber y sus disminuciones en el Debe. Los saldos deben ser siempre Acreedores. El Neto se compone principalmente de tres grupos de cuentas a saber: a) Cuentas de Capital:

- En una firma individual, la cuenta Capital representa el valor de los fondos aportados al ente por el propietario.

- En una sociedad, la cuenta capital está compuesta por aportes de los propietarios que están representados por Acciones o Cuotas de Aportes

- En las sociedades Anónimas o por acciones, dependiendo de las legislaciones de nuestro país, suelen existir tres clases de Capital, los cuales son:



o Capital Autorizado: constituye el capital que puede emitir una sociedad sin modificar sus estatutos.

o Capital Suscripto: representado por el capital que los accionistas se han comprometido a aportar. Puede ser aportado en forma total o parcialmente.

o Capital Integrado: representa la parte del Capital que los accionistas ya han aportado.

b) Cuentas de Reserva: representa los beneficios generados por la empresa y no

distribuidos, que se retienen para cubrir ciertas contingencias, o para aumentar el potencial económico y financiero de la entidad. Ejemplo:

- Reserva Legal - Reservas Estatutarias o Facultativas - Reserva de Revalúo - Reserva para Contingencias, etc.

c) Cuenta de Resultados Acumulados: están formadas por los beneficios de ejercicios

anteriores no distribuidos por la asamblea de socios, como así mismo de las pérdidas de ejercicios anteriores

II. Cuentas de Resultado:

Registran el aumento o disminución que experimenta el patrimonio de la empresa. La principal de todas ellas es la cuenta Pérdidas y Ganancias. Esta, por medio de sus cuentas divisionarias da a conocer las pérdidas y las ganancias provenientes de cualquier operación o al cerrarse un ejercicio económico. Informan sobre el resultado económico derivado de la actividad durante un determinado periodo de tiempo y de las causas que lo han ocasionado, el cual permite analizar la gestión empresarial y realizar las correcciones oportunas si hubiera lugar. Se dividen en dos grupos:

a) Cuentas de Ingresos (Resultado Positivo): Son las que registran los aumentos que experimenta el Patrimonio Neto como consecuencia de las transacciones mercantiles, es decir son las operaciones que producen ganancias. Ejemplos:

- Ventas de Mercaderías - Ventas de Servicios - Alquileres Cobrados - Comisiones Cobradas, etc.

b) Cuentas de Gastos (Resultado Negativo):

Registran las disminuciones que experimenta el Patrimonio Neto como consecuencia de las transacciones mercantiles. Los Gastos son los costos en que se incurren para obtener los ingresos. Ejemplos:

- Costo de Mercaderías Vendidas - Costo de Ventas de Servicios - Intereses Pagados



- Alquileres Pagados - Sueldos y Jornales - Seguros - Aguinaldo. etc.

c) Ganancias y Pérdidas

Existen diferencias conceptuales ente las Ganancias y los ingresos y la Pérdidas y los Gastos. En este sentido: - Las Ganancias son incrementos patrimoniales sin Costo. - Las Pérdidas son reducciones del patrimonio que no están acompañadas por

ingresos Por lo general, las ganancias y pérdidas tienen su origen en hechos del contexto, como por ejemplo:

- Donaciones recibidas de terceros - Variación (positiva o negativa) en los precios del mercado de elementos

patrimoniales adquiridos por la empresa (materia prima, moneda extranjera, títulos públicos y otros).

- Obsolescencia de una maquinaria por cambios tecnológicos, etc. III. Cuentas de Orden

a) Generalidades Son las cuentas utilizadas para registrar los hechos económico-administrativos que no alteran el patrimonio de la empresa, pero que es importante anotar en los registros contables, para dejar constancia de los derechos y obligaciones contingentes que envuelven. Para interpretar mejor el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario conocer la diferencia que existe entre:

- Valores reales: son los que afectan o modifican las cuentas del balance (cuentas del Activo o Pasivo) y resultado (pérdidas y ganancias) de la empresa.

- Valores contingentes: son los que no afectan o modifican el Activo, Pasivo o Capital, en tanto que la contingencia (cosa que pueda suceder o no suceder) subsiste, pues una vez producida ella se convierte en valores reales.

b) Clasificación

1. Valores Ajenos: a este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos que ser reciben, como en el caso de las mercaderías que recibe el consignatario para vender por cuenta y orden del comitente, cobrando como retribución una comisión.

2. Valores contingentes: está formado por el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones. Tal es el caso de los Documentos que la empresa endosa a favor de otra persona o descuenta en los bancos, por los cuales adquiere una responsabilidad contingente, que se convertirá en real si el girado o principal responsable no paga a su vencimiento dichos documentos. Ejemplo: Documentos descontados y Banco X – Descuentos

3. Cuentas de Registro: en este grupo se incluyen el valor total de las operaciones, las cuales una vez asentadas se duplican con fines de control desde otro punto de vista.



IV. Cuentas de Movimiento Generalidades Las cuentas de movimiento son las que se utilizan en las transitoriamente para registrar operaciones que posteriormente has de trasladarse a cuentas integrales o diferenciales, como consecuencia de ciertos procedimientos de Contabilidad que es necesario implementar para dejar constancia de operaciones complejas ocurridas en el seno de la empresa. Estas cuentas tienen movimientos de débitos y durante el ejercicio, y luego al finalizar cada siclo contable se compensan, por lo que las cuentas quedan saldadas. Las cuentas de movimientos se emplean por lo general para acumular datos con fines estadísticos. Las cuentas relativas a la Contabilidad de Costo, son claro ejemplo de cuentas de movimiento. Ejemplo: - Costo Primarios de Producción o de Fabricación, se debitan a las cuentas de primera

entrada: Materia Prima, Mano de Obra y Gastos de Fabricación con crédito a la forma de pago, y luego se le transfiere a fabricación.

- Fabricación es una cuenta típica de movimiento, pues registra transitoriamente importes tomados de otras cuentas, para luego terminado el proceso de producción, ser transferida con cargo a productos elaborados y otro similar.

Otros ejemplos pueden ser: - Compras de mercaderías, gastos relacionados con compras, bonificaciones sobre

compras, que al fin del ejercicio se trasfieren con crédito a Costo de Ventas, etc.

2.3.2. Por su Contenido o Extensión Por la forma de registración o por el menor o mayor grado de detalle que se requiere de los hechos que se registran, pueden clasificarse en: a) Cuentas Recompuestas: surgen de la reunión de varias cuentas compuestas y representan

la máxima condensación de valores homogéneos. Estas cuentas no se utilizan para registración diaria, solo muestran los valores condensados o expuestos en los estados contables.

Ejemplo: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultado Positivo, Resultado Negativo, etc. b) Cuentas Compuestas: surgen de la reunión de varias cuentas sintéticas que muestran

ciertas analogías y pueden ser consideradas en común. Al igual que las recompuestas no se utilizan para la registración diaria

Ejemplo: Dentro del Activo y Pasivo

Activo Pasivo

Activo Corriente Pasivo Corriente

Activo No Corriente Pasivo No Corriente

Que a su vez pueden dividirse en:

Activo Pasivo

Disponibles Deudas

Créditos Provisiones

Bienes de Cambio Previsiones

Bienes de Uso Créditos Diferidos

Bienes Intangibles Etc.

Cargos Diferidos



c) Cuentas Colectivas o Sintéticas: son las representativas de todas las cuentas analíticas de

ellas dependientes, con características homogéneas .Estas cuentas sí se utilizan en las registraciones contables

Ejemplo: Caja, Banco, Mercaderías, Intereses, Alquileres, Comisiones, Clientes, Proveedores, Deudores Varios, Acreedores Varios, etc.

d) Cuentas Analíticas: son las cuentas que registran los hechos contables en forma amplia y

detallada, pudiendo ser de 1º grado, 2º grado, 3º grado, etc., conforme con las necesidades de mayor especificación y de complejidad del plan de cuentas estructurado.

Ejemplo:

Caja Banco

Caja Chica o Fondo Fijo Banco X Cta. Cte.

Recaudaciones a Depositar Banco X Caja de Ahorros

2.3.3. Por el Significado de su Saldo La clasificación de las cuentas en función a sus saldos tiene por objeto suministrar datos al sistema de información con fines de análisis. a) Cuentas Acumulativas: son aquellas cuyos saldos son la resultante de acumulación de

importes representativos de hechos económicos-administrativos que se generan en un periodo o varios periodos.

Ejemplos: - Todas las cuentas de resultados. De ahí que el saldo de sueldos es la resultante de la

acumulación de las sumas pagadas en dicho concepto durante un cierto periodo. La cuenta ventas representa la sumatoria de todas las ventas de mercaderías (si es registrado por el procedimiento de inventario permanente) en un espacio de tiempo determinado.

- Las cuentas de Capital, Reservas y Resultados Acumulados, cuyos saldos resultan de las acumulación de aportes, capitalizaciones, afectaciones de resultados, etc. que se producen durante la existencia de la empresa

- Las cuentas que recogen los Recursos Permanentes, tales como Muebles, Equipos, Rodados, Inmuebles, Patentes, etc. que reflejan todas las adquisiciones de dichos bienes durante largos periodos de tiempo, incluyendo las regularizadoras donde se registran sus depreciaciones o amortizaciones.

b) Cuentas Residuales: son aquellas cuyos saldos son, de alguna manera, accidentales y

representan situaciones cambiantes en el corto plazo, resultante de una serie de compensaciones y, por lo tanto, puede considerarse como un residuo de las operaciones que dieron lugar a esas compensaciones. Las cuentas residuales son representativas de bienes derechos y obligaciones en constante movimiento, como dinero en efectivo, existencia de mercaderías, cuentas por cobrar a clientes y cuentas por pagar a proveedores. Por lo general, los saldos de estas cuentas son productos de una serie de constantes compensaciones de débitos y créditos. Ejemplo:

a) Las cuentas residuales que representan a bienes y derechos de rápida movilidad. Ejemplo: Caja, Banco, Mercaderías, Documentos a Cobrar, Clientes, etc., incluyendo sus cuentas regularizadoras



b) Las cuentas del Pasivo que representan obligaciones, incluyendo sus cuentas regularizadoras Ejemplo: Documentos a Pagar, Proveedores, Prestamos recibidos, Deudas por impuestos., etc.

c) Las cuentas de Orden d) Las cuentas de Movimiento, que por las características ya señaladas no tienen

saldos sin embargo por las sumas de los débitos y créditos representan acumulaciones que sirven para obtener determinadas informaciones.

2.4. Cuadro de Clasificación de Cuentas

PAUTAS DE

CLASIFICACIÓN CLASES DE CUENTAS EJEMPLO

POR SU NATURALEZA

PATRIMONIALES

Ctas. del Activo Caja

Ctas. Regularizadoras del Activo Depreciac. Acumuladas

Ctas. del Pasivo Proveedores

Ctas. Regularizadoras del Pasivo Anticipos Imp. Renta

Ctas. del Neto

Ctas. del Capital Capital

Ctas. de Reservas Reserva Legal

Ctas. de Resultados Acumulados Resultados Anteriores

DE RESULTADOS Ctas. de Resultados Positivo Ventas*

Ctas. de Resultados Negativo Costo de Mercaderías

DE ORDEN Bienes de Terceros Merc. Recib. Consignac.

DE MOVIMIENTO Otras Contingencias Document. Descontados

POR SU CONTENIDO

O EXTENCIÓN

RECOMPUESTAS Activo

COMPUESTAS Bienes de Cambio

SINTÉTICAS O COLECTIVAS Aceite Girasol

SIMPLES O ANALÍTICAS Aceite Girasol (3/4)

POR EL SIGNIFICADO

DE SU SALDO

ACUMULATIVAS Ventas*

RESIDUALES Mercaderías*

*Pertenecen a la cuenta mercaderías llevadas por el procedimiento de Inventario Permanente.

3. PLAN DE CUENTAS 3.1. Concepto Las cuentas dentro del sistema contable de las empresas cumplen una función importante como elemento compilador y procesador de datos con fines específicos. Para cumplir este objetivo es necesario disponer de un conjunto de cuentas que posibilite sistematizar las registraciones contables de tal manera que pueda obtenerse la información referente a la marcha de la empresa para la toma de decisiones oportunas, por lo que: El Plan de cuentas es una lista de cuentas ordenadas metódicamente, que debe representar la estructura del sistema contable de un ente, y que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines. 3.2. Finalidades del Plan de Cuentas El plan de cuentas persiguen las finalidades siguientes: 1. Posibilitar la obtención de los objetivos de la Contabilidad:

Proporcionar informaciones útiles para la toma de decisiones racionales. Facilitar un adecuado control.



2. Permitir la correcta imputación contable de los registros: Las cuentas como elemento compilador y procesador de datos deben cumplir un papel importante en la correcta imputación contable de los hechos económicos, en tanto que la diagramación del plan de cuentas sea formulada correctamente de acuerdo a las necesidades del ente. Es así que para cumplir la finalidad de suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones, el plan de cuentas debe contemplar la inclusión o no de cuentas especiales de acuerdo a las características de la información a cubrir. Así por ejemplo, si se desea saber el nivel de gastos por área de una empresa, será necesario prever en el plan, cuentas específicas tales como: Gastos de Ventas, Gastos de Administración de Recursos Humanos, etc. De la misma manera, por razones de control puede también ser necesario utilizar cuentas especiales. Por ejemplo, si se desea controlar la existencia de mercaderías por secciones, se habilitarán cuentas tales como: Mercaderías sección tienda, Mercaderías sección perfumería, etc.

3.3. Características que debe reunir un Plan de Cuentas 1. Sistematicidad en el ordenamiento: Esto significa que para la organización de un plan de

cuentas se debe establecer previamente un claro criterio al respecto. Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es preciso codificarlas. La codificación consiste en la asignación de símbolos de las cuentas, a través de números, letras o la combinación de ambos, tal como veremos más adelante.

2. Flexibilidad: Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas

cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos económico-administrativos que surgen dentro de la empresa.

3. Homogeneidad en los agrupamientos practicados: Es un requisito necesario para facilitar

la preparación de informe contables (por ejemplo: todas las cuentas que representan al dinero en efectivo se deben agrupar bajo una denominación común, tal como, disponibilidades.

4. Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas: Las cuentas deben dar una

idea clara de las cosas o hechos que se quieren registrar bajo una denominación, de tal forma a facilitar el trabajo de los tenedores de libros yu evitar la realización de falsas imputaciones.

3.4. Codificación 3.4.1. Concepto: La codificación de cuentas consiste en el empleo de símbolos para representar las cuentas, que pueden ser letras, números o una combinación de ambos, incluidos en un plan de cuentas. 3.4.2. Finalidades La codificación de cuentas tiene las finalidades siguientes:

- Facilitar el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.



- Permitir la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan como consecuencia de nuevas operaciones.

- Posibilitar, mediante la asignación de código, que se pueden distinguir las clases de cuentas (ejemplo, si se asignara el dígito 1 al Activo, una cuenta que lleva el número 1112 indicará que pertenece a dicho grupo).

- Facilitar el procesamiento de datos sobre todo si la registración contable se efectúa por medios mecánicos o computarizados, pues para ello es imprescindible codificar las cuentas a los efectos de permitir la obtención de las ventajas propias de la contabilidad automatizada (escritura tipográfica, cálculo mecánico, simultaneidad en la obtención de los registros, automaticidad, rendimiento, etc.)

3.4.3. Aspectos a considerar para la Elaboración

- Partir de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas - Utilizar terminología clara para nombrar a las cuentas - No generalizar demasiado las cuentas

3.4.4. Debe tener en cuenta con respecto a la empresa

- La actividad de la empresa - La forma jurídica de la empresa - La naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles y otros bienes de uso) y los

gravámenes que los afectan (hipoteca, prenda) - La forma en que se realizaran las compres (cheques, efectivo, documentos, tarjetas de

créditos) - La dimensión de la empresa (si tendrá sucursales o no) - La forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito. - El tipo de proceso contable establecido (si se utilizará centralizada o no) - El medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento

electrónico permite mayor número de cuentas que uno manual - Considerar también los requerimientos de las normas contables y las leyes vigentes

3.5. Sistemas de Codificación 3.5.1 Los sistemas de codificación pueden clasificarse en:

a) Alfabético: Por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras. También se pueden establecer combinaciones de letras para las subcuentas.

b) Nemotécnico: Este sistema se basa en la asignación de códigos que consisten

básicamente en abreviaturas de los nombres de las cuentas. Este sistema tiene la desventaja de que no logra todas las finalidades a que nos hemos referido; además puede presentarse el inconveniente principal que a más de una cuenta se asigne el mismo código.

c) Alfabético y numérico: Consiste en combinar las letras y números. Este sistema ofrece

mayor flexibilidad que los anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear los códigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada, ni aplicarse en procesamiento indirecto o electrónico de datos.

d) Numérico: Este sistema se basa en la asignación de números como códigos para identificar a la cuentas. Existen varias alternativas que se pueden aplicar en este sistema, siendo las más conocidas: a) correlativo, b) por conjunto de grupos, c) por grupos, d) decimal, etc.



El sistema decimal es el de mayor difusión en razón de su fácil adaptación a los medios modernos de registración.

Los pasos para aplicarlos son: 3.5.2. Pasos a seguir para aplicar la codificación Primer paso: asignar número a las distintas clasificaciones de las cuentas recompuestas

1.000 Activo 2. 000 Pasivo 3. 000 Patrimonio Neto 4. 000 Ingresos 5. 000 Gastos 6. 000 De Movimiento 7. 000 De Orden

Segundo paso: se trabaja con las compuestas

1.000 Activo 2.000 Pasivo 1.100 Circulante 2.100 Circulante 1.200 Realizable a Largo Plazo 2.200 Exigible a Largo Plazo 1.300 Permanente

Tercer paso: se numeran las cuentas sintéticas o colectivas

1. Activo 1.1.000 Circulante 1.1.100. Disponibilidades 1.1.200. Inversiones Transitorias 1.1.300 Créditos 1.1.400. Bienes de Cambio 1.1.500. Otros Activos Circulantes 1.2.000 Realizable a Largo Plazo 1.2.100. Inversiones Permanentes 1.2.200. Créditos 1.3.000 Permanentes 1.3.100. Bienes de Uso 1.3.200. Bienes Intangibles

Cuarto paso: se codifican las cuentas simples

1. Activo 1.1.000 Circulante 1.1.100. Disponibilidades 1.1.1.01. Caja 1.1.1.01.1 Caja 1.1.1.01.2 Fondo Fijo 1.1.1.02. Bancos 1.1.1.02.1. Banco XX Cuenta Corriente 1.1.1.02.2 Banco ZZ Caja de Ahorro

Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que



se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo. Comprenden: a) Postulado básico: Equidad En la información contable hay muchos interesados, a ninguno de ellos debe favorecer en perjuicio de otros. b) Principios: o Ente: los estados contables se refieren al patrimonio del ente económico. El ente puede

ser una persona física o ideal. El centro de decisiones, el ente, es independiente de los accionistas o propietarios.

o Bien económico: el concepto de bien es puramente objetivo. Se cuantifican los recursos, las obligaciones y las variaciones que en ellos se produce.

o Moneda de cuenta: es la unidad monetaria vigente en el país, el activo, el pasivo y los cambios que en ellos se producen en un común denominador que homogeniza la información.

o Empresa en marcha: toma la empresa con proyección de futuro, en funcionamiento.

o Valuación en costo: las operaciones se cuantifican al costo, es decir, según la contabilidad de moneda que se comprometa o su estimación razonable.

o Ejercicio: se divide la vida de la empresa en partes, en períodos de igual duración, llamados ejercicios. Las operaciones se identifican con el período en que se producen. De la información contable debe surgir claramente el período a que se refiere.

o Devengado: las pérdidas y las ganancias deben incidir en el ejercicio en que se produjeron. Cada ejercicio económico debe cargar con sus resultados, independiente de si se han pagado o cobrado.

o Objetividad: la información no debe distorsionar la realidad.

o Realización: las operaciones deben registrarse cuando se encuentran concluidas económica y jurídicamente.

o Prudencia: ante dos alternativas de registración, se elegirá la menor si es un activo y la mayor si es un pasivo con el fin de que un error en la medición sea por faltar y no por sobrar.

o Uniformidad: si se cambiaran las formas de medir y exponer se dará conocer la situación con el fin de no afectar la comparabilidad de la información.

o Materialidad: se tendrá en cuenta la significatividad de un hecho, de una partida en total. Se entiende por significativo aquello cuya inclusión u omisión puede hacer variar una decisión del usuario de la información.

o Exposición: la información debe ser expuesta en forma clara y comprensible para le usuario.



3.6. Modelo de Plan de Cuentas

CÓDIGO NOMBRE DE LAS CUENTAS

GRUPOS CUENTAS

1.000. ACTIVO

1.100. CIRCULANTE

1.110.

1.111 1.111.01. 1.111.02 1.111.03 1.111.04 1.112 1.112.01. 1.112.02

DISPONIBLES Caja

Recaudaciones a Depositar Fondo Fijo Valores a Depositar Moneda Extranjeras

Bancos Banco X – Cta. Cte. Banco X – Caja de Ahorro

1.120. 1.121 1.122 1.123 1.153

INVERSIONES TRANSITORIAS Títulos y Acciones Títulos Públicos Banco X Plazo Fijo Previsión fluctuaciones y desvalorizaciones (Regularizadora)

1.130 1.131. 1.131.01 1.131.02 1.131.03 1.131.04 1.131.05 1.131.55 1.131.56 1.131.57 1.131.58 1.131.59 1.132. 1.132.01 1.132.02 1.132.03 1.132.04 1.132.05 1.132.06 1.132.07 1.132.08 1.132.09 1.132.10 1.132.11 1.132.12

CRÉDITOS Deudores por Venta

Clientes Letras a Cobrar Documentos a Cobrar Deudores Morosos Créditos en Gestión Judicial Documentos Descontados (Regularizadora) Intereses Adelantados sobre Documentos Descontados Previsión para Créditos Incobrables (Regularizadora) Intereses a Vencer / Intereses No Devengados (Regularizadora) Previsiones para Descuentos y Bonificaciones (Regularizadora)

Otros Créditos Anticipo a Proveedores Anticipo al Personal Préstamos Personales Anticipo de Impuesto a la Renta IVA-Crédito Fiscal Deudores Varios Seguros Pagados por Adelantado Alquileres Vencidos a Cobrar Intereses Vencidos a Cobrar NN – Cuenta Particular Depósito de Garantía Alquileres Pagados por Adelantado

1.140 1.141. 1.141.01 1.141.02

BIENES DE CAMBIO Mercaderías

Mercaderías Sección Electrodomésticos Mercaderías Sección Tienda



1.141.03 1.141.20 1.141.21 1.141.22 1.141.40 1.141.45 1.141.50 1.141.55 1.141.60 1.142. 1.142.01 1.142.02 1.142.03

Mercaderías Sección Zapatería Mercaderías – Azúcar Mercaderías – Yerba Mercaderías – Aceite Mercaderías entregadas en Consignación Mercaderías en curso de Importación Mercaderías en Transito Mercaderías en Aduana Mercaderías Diversas

Mercaderías de Producción Materia Prima Productos en Proceso de Elaboración Productos Elaborados

1.150 1.151. 1.152. 1.153. 1.154. 1.155. 1.156.

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES Muestra y Otros materiales de Propaganda Combustibles Repuestos Embalajes y Envases Útiles e Impresos Materiales Diversos

1.200 REALIZABLE A LARGO PLAZO

1.210 1.211. 1.212. 1.213. 1.243.

INVERSIONES PERMANENTES Títulos Públicos Debentures Inversiones en Otras Empresas Provisión fluctuación y desvalorización (Regularizadora)

1.220 1.221.

CRÉDITOS (Lo componen todas las cuentas por cobrar, documentadas o no con vencimiento a más de un año a partir de la fecha de cierre del ejercicio)

1.300 PERMANENTE

1.310 1.311.00. 1.311.01.01 1.311.01.02 1.311.01.03 1.311.02.01 1.311.02.02 1.311.02.03 1.311.02.04 1.312.00. 1.312.01.01 1.312.01.02 1.312.01.03 1.312.01.04 1.313.00. 1.313.01.01 1.313.01.02 1.313.01.03 1.313.01.04

BIENES DE USO Inmuebles

Terrenos – Costo de Origen Mejoras Revalúo

Edificios – Costo de Origen

Mejoras Revalúo (Depreciaciones Acumuladas)

Muebles

Muebles y Equip.de Oficina – Costo de Origen Mejoras Revalúo (Depreciaciones Acumuladas)

Maquinarias

Maquinarias – Costo de Origen Mejoras Revalúo (Depreciaciones Acumuladas)



1.314.00. 1.314.01.01 1.314.01.02 1.314.01.03 1.314.01.04 1.315.00. 1.315.01.01 1.315.01.02 1.315.01.03 1.315.01.04

Equipo de Informática

Equipos de Informática – Costo de Origen Mejoras Revalúo (Depreciaciones Acumuladas)

Rodados

Rodados – Costo de Origen Mejoras Revalúo (Depreciaciones Acumuladas)

1.350. 1.351. 1.352. 1.353. 1.354. 1.355. 1.356. 1.357. 1.358. 1388.

BIENES INTANGIBLES Llave del Negocio Marcas Registradas Concesiones Patentes de Invención Gasto de Constitución y Organización Gastos de Reorganización Gastos de Proyectos de Inversión Gasto de Desarrollo e Investigación (Amortizaciones Acumuladas)

2.000. PASIVO

2.100. CIRCULANTE

2.110.

2.111 2.111.01. 2.111.02 2.111.03 2.111.04 2.112 2.112.01. 2.112.02. 2.112.03. 2.112.53. 2.113 2.113.01. 2.113.02. 2.113.03. 2.113.04. 2.113.05 2.113.06 2.113.07 2.113.08 2.113.09 2.113.10 2.113.11

DEUDAS Acreedores por Deuda

Proveedores Documentos a Pagar Letras a Pagar (Intereses Adelantados sobre obligaciones comerciales)

Deudas Bancarias y Financieras Prestamos en Descubierto Préstamos Bancarios Prestamos de Financieras (Intereses Adelantados sobre obligaciones bancarias y financieras)

Otras Deudas / Otros Acreedores Dividendos a Pagar Sueldos y Jornales a Pagar Aportes y Retenciones a Pagar Dirección General de Recaudación (Retención de Impuesto a la Renta) Garantía de Inquilinos Anticipos de Clientes IVA – Débito Fiscal Gastos Devengados / Gastos Acumulados Alquileres Cobrados por adelantado Acreedores Varios

2.200. EXIGIBLE A LARGO PLAZO (los componen todas las deudas documentadas o no, cuyos vencimientos exceden el plazo de una año a contar de la fecha de cierre del Balance



General y las previsiones para contingencias

2.210.

2.211 2.211.01. 2.211.02 2.212 2.212.01. 2.212.02.

DEUDAS Acreedores por Deuda – Largo Plazo

Documentos a Pagar Largo Plazo Letras a Pagar Largo Plazo

Deudas Bancarias y Financieras – Largo Plazo Préstamos Bancarios Largo Plazo Prestamos de Financieras Largo Plazo

2.220. 2.221 2.222.

PREVISIONES Previsión para Indemnización por despidos Previsión para indemnización por accidentes

3.000. PATRIMONIO NETO

3.100. CAPITAL

3.110.

3.111.

CAPITAL Capital

3.200. RESERVAS

3.210.

3.211. 3.212. 3.213.

Reservas Reserva Legal Reserva de Revalúo Reserva Estatutaria

3.300. RESULTADOS

3.310.

3.311. 3.312.

RESULTADOS Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio

4.000. RESULTADOS POSITIVOS (O INGRESOS)

4.100. RESULTADOS OPERATIVOS

4.110.

4.111. 4.111.01 4.111.02 4.111.03 4.112. 4.112.01 4.112.02 4.112.03 4.112.04 4.113. 4.113.01 4.113.02

VENTA DE MERCADERÍAS Venta de Show Room

Venta de Sección Electrodomésticos Venta de Sección Tienda Venta de Sección Zapatería

Ventas de Almacenes

Venta de Azúcar Venta de Yerba Venta de Aceite Venta de Diversas

Venta de Productos

Venta de Productos Elaborados (Descuentos concedidos)

4.120.

4.121. 4.121.01 4.121.02

VENTA DE SERVICIOS Venta de Servicios

Venta de Servicios de Mantenimiento Venta de Servicios de Reparaciones

4.200. RESULTADOS NO OPERATIVOS

4.210.

4.211.

RESULTADOS NO OPERATIVOS NORMALES Alquileres



4.211.01 4.212. 4.212.01 4.213. 4.213.01 4.213.02 4.214. 4.214.01

Alquileres Cobrados Incobrables Recuperados

Créditos Incobrables Recuperados Utilidad en Venta de Bienes

Utilidad en Venta de Bienes de Uso Utilidad en Venta de Bienes Intangibles

Utilidades Varias

Utilidades Varias

4.300. RESULTADOS POSITIVOS EXTRAORDINARIOS

4.310.

4.311. 4.311.01 4.311.02

RESULTADOS POSITIVOS EXTRAORDINARIOS Donaciones y Premios

Donaciones Recibidas del Estado Donaciones Recibidas de Instituciones del Estado

5.000. RESULTADOS NEGATIVOS (O EGRESOS)

5.100. RESULTADOS NEGATIVOS OPERATIVOS

5.110.

5.111. 5.111.01 5.111.02 5.111.03 5.112. 5.112.01 5.112.02 5.112.03 5.112.04 5.113. 5.113.01

COSTO DE MERCADERÍAS Costo de Venta Show Room

Costo de Venta de Sección Electrodomésticos Costo de Venta de Sección Tienda Costo de Venta de Sección Zapatería

Costo de Ventas de Almacenes

Costo de Venta de Azúcar Costo de Venta de Yerba Costo de Venta de Aceite Costo de Venta de Diversas

Costo de Venta de Productos

Costo de Venta de Productos Elaborados

5.120.

4.121. 4.121.01 4.121.02

COSTO DE VENTA DE SERVICIOS Costo de Venta de Servicios

Costo de Venta de Servicios de Mantenimiento Costo de Venta de Servicios de Reparaciones

5.130.

4.130.01. 4.130.02 4.130.03 4.130.04 4.130.05 4.130.06

GASTOS DE VENTA Comisiones sobre Ventas Publicidad y Propaganda Gastos de Viajes Gastos de Exportación Fletes y Acarreos Otros Gastos de Ventas (Incluye la mayoría de las cuentas detalladas en la clasificación 5.140, que tiene que relación directa con las ventas)

5.140.

4.140.01. 4.140.02 4.140.03 4.140.04 4.140.05

GASTOS DE ADMINISTRATIVOS Sueldos y Jornales Bonificación Familiar Aporte Patronal sobre Salarios Honorarios Profesionales Remuneración al Personal Superior



4.140.06 4.140.07 4.140.08 4.140.09 4.140.10 4.140.11 4.140.12 4.140.13 4.140.14 4.140.15 4.140.16 4.140.17 4.140.18 4.140.19 4.140.20 4.140.21

Gastos de Representación Aguinaldos Energía Eléctrica Agua y Servicio de alcantarillado Servicios de Telefonía Alquileres Pagados Seguros Pagados Impuestos, tasas y contribuciones Útiles de Oficina Papeles e Impresos Gastos de Cobranzas Gastos Judiciales Créditos Incobrables Depreciaciones de Bienes de Uso Amortización de Bienes Intangibles Otros Gastos Administrativos

5.150.

4.150.01. 4.150.02 4.150.03

GASTOS FINANCIEROS Intereses Pagados Gastos Bancarios Otros Gastos Bancarios

5.200. RESULTADOS NEGATIVOS NO OPERATIVOS NORMALES

5.210.

5.210.01 5.210.02 5.210.03 5.210.04

GASTOS NO OPERATIVOS NORMALES Bajas de Bienes de Uso Gastos sobre Inmuebles Alquilados Pérdida en Venta de Bienes de Uso Otros Resultados Operativos

5.300. RESULTADOS NEGATIVOS NO OPERATIVOS EXTRAORDINARIOS

5.310.

5.310.01 5.310.02 5.310.03 5.310.04

GASTOS NO OPERATIVOS EXTRAORDINARIOS Pérdidas en Venta de Bienes de Uso Donaciones y Contribuciones Indemnizaciones a Terceros Otros Resultados Negativos Extraordinarios

6.000. AJUSTES DE EJERCICIOS ANTERIORES

6.100. GANANCIAS EJERCICIOS ANTERIORES

6.110.

6.110.01

GANANCIAS EJERCICIOS ANTERIORES Resultado Positivo Ejercicios Anteriores

6.200. PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES

6.210.

6.210.01

PÉRDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES Resultado Negativo Ejercicios Anteriores

7.000. IMPUESTO A LA RENTA

7.100. IMPUESTO A LA RENTA

7.110.

7.110.01

IMPUESTO A LA RENTA Impuesto a la Renta del Ejercicio

7.200. IMPUESTO A LA RENTA EJERCICIO ANTERIOR

7.210.

7.210.01

IMPUESTO A LA RENTA EJERCICIOS ANTERIORES Impuesto a la Renta ajuste de Ejercicios Anteriores

8.000. CUENTAS DE ORDEN

8.100. ACTIVA



8.110.

8.110.01

VALORES CONTINGENTES Avales bancarios otorgados a terceros

8.120.

8.120.01.

VALORES AJENOS Mercaderías Recibidas en Consignación

8.200. PASIVAS

8.210.

8.210.01.

VALORES CONTINGENTES Bancos por Avales de Terceros

8.220. 8.220.01.

Valores Ajenos Valores Ajenos

9.000. CUENTAS DE MOVIMIENTOS

9.100. GASTOS DE FABRICACIÓN

9.110.

9.110.01 9.110.02 9.110.03 9.110.04 9.110.05

GASTOS DE FABRICACIÓN Materia Prima Consumida Jornales Cargas Sociales Depreciaciones Otros Costos de Fabricación

3.7. Manual de Cuentas Desde el punto de vista en general un Manual es la compilación en forma de libro de fácil manejo y consulta que contiene todas las informaciones necesarias y/o normas de procedimiento para el manejo de ciertas materias. En el aspecto contable también se emplean Manuales con instrucciones sobre el plan de cuentas de la empresa, clase de ingresos o inversiones que se imputa en cada una, etc. En consecuencia podemos decir: MANUAL DE CUENTAS: Es el instrumento en donde se establecen las normas, procedimientos y las explicaciones necesarias para el uso de cada cuenta, destinado al sistema contable de una de una empresa determinada Por lo general, un manual de cuentas contiene, entre otros, los siguientes datos básicos:

- La lista ordenada y sistemática de las cuentas que integran el Plan de Cuentas; - Definición e instrucciones acerca de funcionamiento de cada cuenta; con indicación de

en qué caso se debita y cuando se acredita - Saldo que corresponde a cada cuenta y su significado - Modelos de asientos de característica general - Exposición sobre conciliaciones periódicas a efectuarse en determinadas cuentas - Detalles de formularios relacionados con el proceso contable y formas de usarlos - Información contable que ha de suministrar cada sector y forma de presentarla.



3.8. Análisis de las Cuentas del Balance General y el Cuadro de Resultado 3.8.1 Balance General

a) Activo 1) Disponibilidades

1.1. Caja: Dinero en efectivo 1.2. Bancos: Saldos Bancarios en Cuentas Corrientes o Caja de Ahorros

2) Créditos

2.1. Deudores por Ventas o Clientes: Tipo de relación de una persona que tiene muchos años de contacto con la empresa y por eso no se le hace firmar ningún documento.

2.2. Documentos a Cobrar de Clientes: La relación del cliente con la empresa se relaciona con la actividad principal de la empresa.

2.3. Obligaciones o documentos a cobrar: Cuando la Empresa realiza tareas al margen de su actividad principal

2.4. Deudores Varios: Cuando la Empresa realiza tareas al margen de actividad principal

2.5. Anticipos a D.G.R.: Son los anticipos que se hacen al fisco, específicamente a la Dirección General de Recaudaciones dentro de los meses previstos por Ley.

3) Bienes de Cambio

3.1. Mercaderías: son los bienes comprados por la Empresa con el objeto de volver a vender.

3.2. Productos Terminados: Son los bienes que ya han terminado su proceso de elaboración.

3.3. Productos en Proceso: Son los bienes cuyo proceso de elaboración aún no está concluido.

3.4. Materias Primas: Es el material sujeto al proceso de transformación encaminado a obtener un producto manufacturado.

4) Bienes de Uso

4.1. Terreno y Edificios: El 1º es el espacio de tierra en sí y el 2º es lo construido. 4.2. Maquinarias y Equipos: Diversos tipos de máquinas y equipos usados por la

empresa. 4.3. Muebles y Útiles: Diversos tipos de muebles y útiles usados por la empresa. 4.4. Rodados: Agrupamiento que incluye a todo material rodante de una empresa. 4.5. Inmuebles: Lo constituyen los bienes raíces, tales como tierras, edificios,

cominos, construcciones, minas, adornos, artefactos, etc.

5) Gastos Pagados por Adelantado 5.1. Seguros Pagados por adelantado: Son gastos pagados por servicios aún no

recibidos. 5.2. Alquileres pagados por adelantado: Son gastos pagados por servicios aún no

recibidos. 5.3. Intereses pagados por adelantado: Son gastos pagados por servicios aún no

recibidos.



b) Pasivo y Patrimonio Neto

1) Deudas 1.1. Proveedores: Personas con las que se tienen relación comercial, nos

entregan periódicamente bienes y servicios que permite a la empresa seguir con su operación, relación basada en simple facturación a un plazo.

1.2. Acreedores Varios: Son todas aquellas deudas que no sean identificadas con la actividad principal de la empresa.

1.3. Documentos a Pagar: Son préstamos concedidos para financiar la actividad operativa de la empresa.

1.4. Documentos a Pagar a Bancos: Son préstamos concedidos por bancos comerciales de plaza para financiar la actividad operativa de la empresa.

1.5. Intereses a Pagar: Monto de dinero que debe de ser abonado en relación al capital prestado.

2) Provisiones

2.1. Impuestos a Pagar: Son aquellas deudas ciertas que tiene la empresa. Son montos ya calculados de antemano.

2.2. Cargas Sociales a Pagar: son los aportes al I.P.S., tanto obrero como patronal.

2.3. Gastos a Pagar: Cualquier otro gasto como agua, luz, teléfono, etc.

3) Previsiones 3.1. Depreciación Bienes de Uso: Tiene el objeto de corregir los saldos de bienes

de uso de la empresa porque estos sufren un desgaste por el transcurso del tiempo, y por otro lado son obsoletos porque la técnica moderna crea otros bienes con mayor tecnología.

3.2. Previsión p/ Cuentas Dudosas: Es una cuenta reguladora del Activo. Se ha establecido para corregir saldos de las cuentas activas.

3.3. Previsión p/ Cuentas Incobrables: Es una cuenta reguladora del Activo. Se ha establecido para corregir saldos de las cuentas activas.

c) Patrimonio Neto

1) Capital, Reservas y Resultados 1.1. Capital: Conjunto de bienes acumulados que se destinan a la producción de

nuevos bienes, con auxilio de otros factores de producción.

1.2. Reserva Legal: Se constituye con el porcentaje que la ley establece, cuyo monto respectivo se separa de los beneficios de cada ejercicio, hasta integrar determinada proporción del capital social. Deben constituirla, las S.A., las cooperativas y las S.R.L.

1.3. Otras Reservas: Son fondos que la empresa va formando con sus utilidades no distribuidas, con el fin de aplicarlo al objeto que más convenga en el futuro.

1.4. Ganancias y Pérdidas: Utilidades o pérdidas que resultan de la actividad comercial.



3.8.2. Cuadro de Resultados (+) Ventas: Ventas de Bienes que se han realizado en el período contable. (- ) Descuentos sobre Ventas: Descuentos concedidos por las ventas efectuadas. (=) Ventas Netas: Ventas – Descuentos sobre Ventas. (- ) Costo de Mercaderías: Precio de compra o de fábrica de un bien. (=) Utilidad Bruta sobre Ventas: Es la utilidad que resulta de las ventas netas menos el costo de los bienes para la venta (- ) Gastos Operativos:

1) Gastos de Administración: Son gastos destinados a demostrar lo que cuesta la administración de la hacienda en general y sus conceptos más comunes son: sueldos de la gerencia y personal de oficinas, gastos de oficina tales como teléfono, correo, papelería y útiles de oficina, alumbrado y calefacción, gastos legales, etc.

2) Gastos Comerciales o de Ventas: Son los realizados para colocar las mercancías, siendo sus conceptos más comunes: sueldos de vendedores, gastos de viaje de vendedores, previsión social para vendedores, comisiones, alquileres, consumo de luz y agua referentes a la Sección Ventas, etc.

3) Gastos Financieros: se refieren a los ingresos o gastos que provengan del uso del crédito, bien sea por parte de la empresa o de sus clientes, en relación ella, siendo los conceptos más comunes: Intereses pagados, descuentos a clientes por cobros anticipados, gastos de cobranzas de ventas o crédito, pérdida por créditos incobrables.

(+) Ingresos No Operativos y/o Extraordinarios Son aquéllos ingresos que no están relacionados con la actividad comercial a la cual se dedica la empresa.

1) Productos de Inversiones: Alquileres Dividendos Intereses

2) Otros:

Venta de Bienes de Uso

(- ) Egresos No Operativos y/o Extraordinarios: Son aquéllos egresos que no están relacionados con la actividad comercial a la cual se dedica la empresa.

- Siniestros no cubiertos - Pérdidas por robo - Depreciaciones extraordinarias. - Amortizaciones extraordinarias, etc.

4. SISTEMA DE VALUACIÓN DE EXISTENCIAS 4.1. Consideraciones sobre el Sistema de Valoración

La Valoración consiste en indicar el valor de una cosa, expresándolo en término monetario, es decir, determinar la equivalencia entre bienes y unidades monetarias, para lo cual se debe aplicar un criterio preestablecido.

4.2. Los problemas en la valoración.



Los problemas en la valoración se refieren a dos aspectos fundamentales para determinar el Sistema de Valoración:

- Determinación del Costo Vendido, ya sea operación por operación o durante un periodo pre establecido.

- Determinación del Costo del Inventario, es decir el establecimiento de la medición del Stock de mercaderías.

4.3. Tipos de Procedimientos para la determinación del Costo de Ventas Existen diferentes procedimientos de registración de mercaderías entre las cuales se puede mencionar los siguientes sistemas:

- Costo Promedio Ponderado (C.P.P.) - Primeros Entrados, Primeros Salidos (P.E.P.S.) - Últimos entrados, Últimos Salidos (U.E.U.S)

El más utilizado es el C.P.P., y el que estudiaremos a continuación 4.4. Costo Promedio Ponderado (C.P.P.)

Cuando se está ante un conjunto de elementos, cada una de las cuales tiene una expresión numérica, si se desea reducir todo el grupo de datos a una única expresión que sea representativa, se utiliza el concepto de PROMEDIO para dar una idea adecuada y exacta de todo el conjunto. Existen diversas clases de promedio que varían en cuanto a su forma de cálculo y a su significado. Entre los promedios más utilizados están el: a) aritmético, b) el modo y la mediana, sin embargo sin lugar a dudas el de uso más generalizado es el Promedio aritmético.

4.4.1. Promedio Aritmético Simple El promedio aritmético puede ser, simple y ponderado. El primero se obtiene cuando los términos de la serie y dividendos el resultado por la cantidad de términos. De esta manera el promedio entre los elementos que se detallan con sus respectivos valores

Ejemplo: A = 2, B = 3, C = 4, D = 5 y E = 6 Fórmula:

P. A. Simple = 2 + 3 + 4 + 5 + 6

= 4 5

Ficha de Mercadería Tipo A

Fecha Referencia

Precio Movimiento Importe

Unit. Medio Entra-

da Salida

Existencia

Debe Haber Saldo

02/05 Saldo s/ Inventario 10.000 100 - 100 1.000.000 - 1.000.000

15/05 Compra s/ F.C. N° 72 12.000 - 10 - 110 120.000 - 1.120.000

18/05 Venta s/ F.C. N° 01 11.000 - 20 90 - 220.000 900.000

25/05 Compra s/ F.C. N° 132

15.000 - 50 - 140 750.000 - 1.650.000

28/05 Venta s/ F.C. N° 02 12.333 - 25 115 308.325 1.341.675

31/05 Sumas y Saldos del mes

13.333 115 1.341.675



4.4.2. Promedio Aritmético Ponderado

El promedio aritmético ponderado consiste en un cociente cuyo numerador es la suma de cada uno de los elementos diferentes de la serie, multiplicado por su respectivo peso y el denominador la suma de dichos pesos. La operación se debe efectuar cada vez que se compran unidades a precio distinto. Fórmula:

Pm (Precio Promedio= Saldo

Existencia Ficha de Mercadería Tipo A

Fecha Referencia

Precio Movimiento Importe

Unit. Medio Entra

da Salida

Existencia

Debe Haber Saldo

02/05 Saldo s/ Inventario 10.000 100 - 100 1.000.000 - 1.000.000

15/05 Compra s/ F.C. N° 72 12.000 - 10 - 110 120.000 - 1.120.000

25/05 Compra s/ F.C. N° 132 15.000 - 50 - 160 750.000 1.870.000

25/05 Venta s/ F.C. N° 01 11.688 - 20 140 - 233.760 1.636.240

28/05 Venta s/ F.C. N° 02 11.688 - 25 115 292.200 1.344.040

31/05 Sumas y Saldos del mes 11.688 115 1.344.040

5. DEPRECIACIÓN 5.1. Concepto: se llama depreciación al registro contable del porcentaje anual de

desvalorización, que sufre un bien de uso a causa de desgaste, deterioro, agotamiento u obsolescencia; y amortización a la distribución en cuotas, entre más de un ejercicio del costo de bienes intangibles.

Para el cálculo de la depreciación también debe considerarse al REVALÚO que constituye en una actualización del valor del bien de uso, dando posibilidad a que dicha reserva permita reemplazar el activo conforme al precio que deba pagarse en el futuro.

5.2. Tabla de Períodos de Vida Útil

Nº Bien de Uso Vida Útil Proporción % Anual

1 Muebles 10 años 100/10 10 % anual

2 Maquinarias 10 años 100/10 10 % anual 3 Herramientas 5 años 100/5 20 % anual 4 Rodados 5 años 100/5 20 % anual 5 Equipos Informáticos 4 años 100/4 25 % anual 6 Edificios Urbanos 40 años 100/10 2,5 % anual 7 Edificios Rurales 50 años 100/30 3,3 % anual



5.3. Método de línea recta o método de amortización constante Para comprender mejor es necesario conocer los siguientes términos:

1) Valor original: es el precio al que fue adquirido el bien de uso.

2) Tiempo de vida útil probable: es la cantidad de años de vida útil que se estima puede durar en servicio determinado bien.

3) Valor de desecho o residual: es el valor que se considera puede tener el bien después de haberse usado durante su vida probable.

4) Depreciación total: es la diferencia entre el valor original y el de desecho.

5) Amortización: cuota anual que corresponde a la depreciación.

6) Método de línea recta: este método consiste en restar del valor original el valor residual o de desecho, siendo la diferencia la depreciación total.

5.4. Fórmula, aplicando valor residual

Amortización anual: Valor original – valor residual Tiempo de vida útil probable

6. Fórmula, sin la aplicación del valor residual

Amortización anual: Valor original Tiempo de vida útil probable

7. INVENTARIO 7.1. Concepto Es aquel en que se anotan todos los valores que posee el comerciante o compañía (mercaderías, títulos, bienes raíces, etc.) y todo lo que debe, ya sea al empezar el giro comercial o al finalizar el ejercicio económico como, asimismo, los resultados que corresponden a la finalización de cada ejercicio. El Inventario nos presenta la situación estática en un momento dado de los bienes, derechos y obligaciones patrimoniales debidamente valoradas. 7.2. Modelo de rayado del Libro Inventarios

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)



Los distintos espacios numerados son usados para llenar las siguientes informaciones: 1. Fecha en que se práctica el Inventario. 2. Columna destinada para anotar el número o cantidad del objeto o mercaderías

inventariadas. 3. Espacio destinado a la relación de los rubros y elementos que componen el Activo y el

Pasivo. 4. Columna destinada para anotar el precio o valor unitario. 5. Columna destinada para anotar las cantidades parciales que corresponden a cada cuenta

o rubro. 6. Columna destinada para anotar las cantidades totales que corresponden a cada cuenta o

rubro.

7.3. Clases Los inventarios pueden clasificarse desde varios puntos de vista: 7.3.1. Por su Extensión, puede ser: a) Generales, si incluye todo el patrimonio

b) Parciales, si comprende sólo una parte. Por esta razón, al consignar el título del Inventario

conviene hacer constar a qué tipo o clase nos referimos, por ejemplo: - Inventario General del patrimonio de la empresa “La Aurora S.A.” practicado al.... . - Inventario de las mercancías... . etc.

7.3.2. Por su Forma, los Inventarios pueden ser: a) Analíticos, se describen todos los elementos patrimoniales detallando sus principales

características. b) Sintéticos o sinópticos, se agrupan las partidas del patrimonio por conceptos o cuentas,

pero sin reflejar su detalle o composición, esto implica la existencia de Inventarios parciales en forma descriptiva que sirven de adecuado antecedente explicativo; por ejemplo, si consignamos en el Inventario General de Mercaderías por Gs.1.500.000.-, añadiremos como única explicación: Valor de los géneros en depósito o almacén, según libro “Copiador de Mercaderías” que se acompaña.

7.3.3. Atendiendo a los motivos de su formulación, los Inventarios pueden ser: a) Ordinarios, cuando se formulan periódicamente, o sea, en fechas conocidas de antemano

(por ejemplo, al final de cada período). b) Extraordinarios, si obedecen a circunstancias especiales (traspaso de un negocio,

fallecimiento de socio, etc.)

c) Judiciales, cuando interviene la autoridad competente(suspensiones de pagos y quiebras)

7.3.4. Según el momento en que se redacta, el Inventario puede ser: a) Inicial: cuando se formula al constituirse la empresa, se le llama también Inventario de

apertura.

b) Periódico: es el que se realiza al finalizar cada ejercicio económico, al cabo generalmente de doce meses.

c) Intermedio: se redacta en una fecha cualquiera.



d) De liquidación definitiva: es el que se formula por disolución de la empresa. 7.4. Partes El Inventario puede constar de tres partes que son:

a) Capital Activo Es todo lo que posee el comerciante en dinero, bienes raíces, títulos, etc., así como los créditos o derechos que tenga a su favor.

b) Capital Pasivo Es el importe de las deudas y obligaciones que tiene contra sí el comerciante, o dicho en forma sencilla lo que el comerciante debe.

c) Capital Neto o Capital Líquido Es la diferencia que resulta de comparar el Activo con el Pasivo; cuando éste resulta menos que aquel, se llama Superávit, en otras palabras es lo que quedaría al comerciante después de pagar todas sus deudas. En tanto, si de la comparación de las cifras del Activo con el Pasivo este último supera al primero se llama Déficit, en otras palabras representa la deuda que quedaría al comerciante luego de pagarse todas las obligaciones con los bienes del Activo

7.5. Estructura El registro en el libro de Inventario consta de las tres partes siguientes: a) Encabezamiento

Contiene el número de orden que corresponde al Inventario que realizamos, debiendo ser enumerados correlativamente; con el nombre de la empresa, el lugar en que se realiza, la mención de si es parcial o general y la fecha en que se efectúa.

b) Cuerpo

Dividido en Activo o Pasivo y Resumen. En el Activo se inscriben unas partidas a continuación de otras (siguiendo un orden determinado), con los títulos, subtítulos y conceptos explicativos de cada elemento patrimonial, finalmente se suma y se cierra el importe con doble raya horizontal. A continuación se detalla el Pasivo de forma similar. Finalmente, se efectúa el resumen hallando la diferencia entre el Activo y el Pasivo con el fin de fijar el Neto Patrimonial.

Algunas se descomponen en varios sumandos, por ejemplo:

Capital Inicial

Reservas

Beneficio ejercicio anterior

Beneficio del ejercicio

Neto Patrimonial

c) Pie o Certificación

Se termina el Inventario consignando en letra el Capital o Neto Patrimonial y por último se deja constancia de la firma de todos los interesados en el establecimiento que se hallen presentes al tiempo de su formación, pues conforme al Art.77 de la Ley del Comerciante el Contador y el Comerciante son responsables solidariamente de las anotaciones que se efectúan en los libros sobre la base de los documentos comerciales.



8. LOS ERRORES EN EL TRABAJO CONTABLE 8.1. Errores Contables - Concepto El ser humano por su naturaleza es proclive a equivocarse, por lo que puede cometer errores al registrar los hechos económico-administrativos en los libros de Contabilidad. Puede tratarse de omisiones, duplicaciones o cualquier alteración de cifra o conceptos, siempre que sean de carácter involuntario, pues, en caso contrario, podría tratarse de hechos fraudulentos por ocasionar perjuicio a un tercero. En consecuencia: Se entiende por error contable toda equivocación cometida en las anotaciones en los libros o registros de contabilidad, y que pueden ser errores de concepto, de cantidades, de cuentas, o en su defecto la combinación de más de un caso a la vez. 8.2. Concepto de los vocablos Omisiones Lo constituye el hecho de haber dejado de hacer constar en las registraciones, parcial o totalmente, cuentas, cifras, conceptos, etc. Errores Son todos los conceptos o juicios falsos, en que se incurren por equivocaciones. Repeticiones Es volver a asentar, parcial o totalmente, operaciones ya registradas anteriormente. 8.3. Aspectos Legales de los Errores La ley del Comerciante, en su Art. 79 establece lo siguiente: “Los libros de Contabilidad serán llevado en idioma oficial, debiendo asentarse las operaciones cronológicamente, sin interlineaciones, transporte al margen, ni espacios en blanco. No podrán hacerse enmiendas, raspaduras ni cualquier otra alteración, y si fuese necesaria alguna rectificación, ésta debe practicarse mediante el correspondiente contraasiento. Es prohibido mutilar parte alguna de cualquier libro, sea obligatorio o auxiliar, arrancar o inutilizar hojas, así como alterar la encuadernación o foliación”. Como se puede apreciar, las prohibiciones establecidas en cuanto a la forma de registrar los hechos contables en los libros y que tienen relación con los errores y omisiones son categóricas y no solo porque prohíbe la Ley del Comerciante, sino también porque sus inobservancias son contrarias a la buena técnica contable, que enseña los procedimientos adecuados para salvar esos errores y omisiones, según se verá en los próximos párrafos. 8.4. Procedimientos de Corrección La palabra “contraasiento” que introduce la Ley del Comerciante puede acarrear opiniones controvertidas entre los especialistas contables, si es que se lo va a interpretar en su sentido restringido, es decir, que para corregir los errores cometidos en los libros, se debe invertir el orden de las cuentas con sus correspondientes importes para anular un asiento mal redactado y contabilizar luego el que corresponde. No creemos que la intención de los legisladores haya sido la de restringir los procedimientos de corrección de los errores en los libros de Contabilidad, ya que existen otros procedimientos técnicos más adecuados, sustentados y adoptados por eminentes tratadistas de la moderna ciencia y/o técnica contable. Más bien creemos que los legisladores tomaron la palabra



contraasiento en su acepción amplia, es decir como todo mecanismo que sirve para anular o corregir los errores en los libros de Contabilidad, dejando a criterio de la técnica contable, adoptar el procedimiento más adecuado para cada caso. Contrapartida o contraasiento es el asiento que se hace para anular un error, no interesando el procedimiento de corrección. En otras palabras, contraasiento es lo que se hace utilizando el signo negativo o tinta roja. 1. Contraasiento por reversión:

Este procedimiento consiste en realizar un asiento exactamente inverso al registrado con error. Inmediatamente hecha la anulación se practica un asiento, registrando correctamente la operación. El contraasiento de reversión corrige el error en los saldos de las cuentas (elementos astáticos) pero no corrige las sumas (elementos dinámicos).

2. Contraasiento substractivo Consiste este procedimiento en formular un asiento por importe exacto de la cantidad que se quiere anular, sin alterar el orden de las cuentas, consignando las cantidades con signo negativo.



9. EJERCITARIO

INVENTARIO Ejercicio Nº 1 Borrador de Operaciones de la Empresa “AMANECER” Asunción, 2 de enero de 20__ Redacta el Inventario General Nª 1 de la Empresa “AMANECER”, de esta Plaza, sito en la calle Luis A. de Herrera 697, de la Sra. Bania Alfonso , sabiendo que sus elementos patrimoniales son los siguientes:

- Existencia de dinero en efectivo

Gs.

8.000.000.-

- Saldo depositado en la Cta. Cte. del Bco. Continental S. A. Gs. 7.000.000.-

- Existencia de las siguientes mercaderías para la venta: (100) Cien bolsas de azúcar de 70kg c/b a Gs. 45 el kg Gs. 315.000.- (100) Cien bolsas de yerba de 70kg. c/b a Gs. 130 el kg Gs. 910.000.- 1.225.000.- (2) Dos estanterías metálica de 6 x 2 x 0.50cm c/u a Gs. 55.000.- Gs. 110.000.- (1) Un escritorio de madera de 5 cajones Gs. 65.000.- (1) Un sillón giratorio con ruedas, tipo ejecutivo Gs. 45.000.- (6) Seis sillas con asiento tapizado en cuero a Gs.5.00.- Gs. 30.000.- 250.000.-

- Existencia de una camioneta marca Toyota, modelo 2003 Gs. 800.000.-

- Deuda a favor de y a cargo de Rafael Acosta en concepto de préstamo, Gs. 225.000.-

- Un pagaré a cargo de Darío Santos, con vencimiento el 30/06/20__ Gs. 200.000.-

- Un pagare a cargo y a favor de Emma Díaz, con vencimiento el 30/04/20__ Gs. 600.000.-

- Deuda a cargo y a favor de Esther Cano, por provisión de Mercaderías Gs. 600.000.-



Ejercicio Nº 2 Borrador de Operaciones de la Empresa Comercial “ÑANDUTY” Asunción, 2 de enero de 20__ Redacta el Inventario General Nª 2 de la Empresa “AMANECER”, de esta Plaza, sito en la calle Rodríguez de Francia 1079, del Sr. Roque Santander, que inicia sus actividades comerciales con los siguientes elementos patrimoniales:

- Existencia de dinero en efectivo

Gs.

10.000.000.-

- Existencia de 10 (diez) heladeras marca Consul de 14 pies a Gs. 650.000.- c/u para la venta, adquirida según factura Crédito Nª 1023 más IVA Gs. 65.000.- Gs. 7.150.000.-

- Existencia de las siguientes muebles para uso del negocio, adquiridos según Factura Contado Nª 1245, IVA incluido:

(1) Un escritorio con tapa de formica, con 5 cajones Gs. 250.000.- (1) Un sillón giratorio, tapizado con cuerina, con cuatro ruedas Gs. 170.000.- (6) Seis sillas lustradas color nogal a Gs. 30.000.- c/u. Gs. 180.000.- 600.000.-

- Existencia de una furgoneta marca Toyota, modelo 2004, color blanco, adquirida para uso del negocio, según factura Contado Nª 658932, IVA incluido. Gs. 15.000.000.-

- Un pagaré a su cargo y a la orden de Artaza Hnos., con vencimiento 3006/20__ Gs. 3.500.000.-



BIBLIOGRAFIA

Contabilidad Básica. Primera Edición. Impresiones Paraguayas S.A. (IMPASA). Paulino Aguayo Caballero.

Contabilidad. La Base para Decisiones Gerenciales. X Edición. Ediciones McGrawHill. Meigs y Meigs Bettner Whittington.

Biblioteca Práctica de Contabilidad. Ediciones Océano. Goxens

manual de procedimiento de registración contable...centro de adiestramiento en servicio curso de...

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