manual de polÍticas de afiliaciÓn y...

Aprobó: Fabio Florez Giraldo

Vicepresidente de Operaciones

Reviso:

Hugo Ernesto Huiza Gerencia Afiliaciones y

Novedades

Elaboró:

Yoleine Nuñez Profesional Especializado

Ana Ballén Suárez Líder SIG

Código: MIS_5_2_2_MA02 Versión: 01

Fecha: 2016/06/10

MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y NOVEDADES ARL


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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. OBJETIVOS 6

2. ALCANCE 6

3. DEFINICIONES 6

4. DIRECTRICES Y PREMISAS PARA EL MANEJO DEL MANUAL 9

5. DESARROLLO DEL MANUAL - PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS 9

5.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES. 9

5.1.1 Afiliación inicial de empresas 9

5.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO 11

5.3 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL (Artículo 20 del Código de Comercio). “Son mercantiles para todos los efectos legales” 12

5.4 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 15

5.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS 24

5.6 DOCUMENTOS EXIGIDOS “ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 26

5.7 RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 27

5.8 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE ALFANÚMERICO. 28

5.9 DOCUMENTOS EXIGIDOS “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 28

5.10 POLITICAS DE RETIRO 32

5.10.1 Anulación de afiliación de trabajadores por portal de INTERNET 32


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5.10.2 Anulación de trabajadores 32

5.10.3 Retiro de trabajadores dependientes 33

5.10.4 Retiro de trabajadores independientes 33

5.11 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA 34

5.12 TRABAJADOR INDEPENDIENTE 34

5.13 DOCUMENTOS EXIGIDOS “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 36

5.14 APRENDICES SENA 39

5.15 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO 39

5.16 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO 39

5.17 CONDUCTORES DE VEHICULO PUBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR INDIVIDUAL DE PASAJEROS EN VEHICULO TAXI 40

5.18 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 41

5.19 INGRESO BASE DE COTIZACION 41

5.20 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO 41

5.21 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN 42

5.22 DOCUMENTOS ANEXOS A LAS NOVEDADES 42

5.23 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMULARIOS 42

5.24 EMPLEADORES MENORES DE EDAD 43

5.25 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN VENTANILLA 43

5.26 SOLICITUDES VÍA WEB 44

5.27 NOVEDADES DE AFILIACIONES VÍA WEB 44

5.28 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS 44

5.29 TUTELAS, FALLOS DE TUTELAS E INCIDENTES DE DESACATO 45

5.30 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS 45

5.31 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 45


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5.32 RETIRO DE TRABAJADORES 46

5.33 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS 47

6. PROCESO Y SUBPROCESO ASOCIADO 47

7. RESPONSABLES 47

8. TABLA DOCUMENTOS ASOCIADOS 47


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INTRODUCCIÓN POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A, como entidad estatal de aseguramiento en el ramo de vida, tiene dentro de su corte de negocios el ramo de riesgos laborales, los cuales son objeto de regulación normativa por parte del estado colombiano y en sus lineamientos legales; contempla los requisitos y condiciones para que la población trabajadora, empleadores, contratantes, contratistas y trabajadores independientes como cualquier otra modalidad de actividad laboral definido en las normas, sean incorporados y afiliados al sistema general de riesgos laborales SGRL. La constante y necesaria ampliación de cobertura que es objeto prioritario del sistema, hace que permanentemente se vinculen nuevos actores y población de diferentes sectores económicos a los cuales los entes administradores del sistema, luego de su afiliación, deben brindar protección bajo el contexto de la promoción de la salud en el trabajo, prevención de los eventos derivados en el ejercicio laboral, tratamiento y rehabilitación de las contingencias derivadas de estos eventos laborales. Con base en lo anterior, para la compañía es imprescindible definir técnicamente el manejo del proceso de vinculación a la población legalmente definida. En este documento se establecen los criterios y lineamientos técnicos y legales que deben ser aplicados en el proceso de recepción de Afiliaciones y Novedades para la Administradora de Riesgos Laborales; así como la recepción de los trámites adicionales definidos por la Compañía, de acuerdo con el contrato firmado por las partes, las cuales se reflejarán en las bases de datos y aplicaciones desarrolladas por el Operador Logístico. La versión 4 contempla las actualizaciones en conceptos: Accidente de Trabajo, contratante, contratista; registro mercantil, RUT se actualiza de acuerdo a lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1562 de 2012, actividad liberal, artículo 23 del Código de Comercio; afiliación de madres comunitarias como trabajadores dependientes, afiliación de conductores de transporte público en vehículo taxi, afiliación de estudiantes. Requerimiento de diligenciamiento obligatorio del campo correo electrónico y celular para el empleador y el trabajador, dependiente e independiente. Igualmente se hace obligatorio el diligenciamiento del anexo de autorización de tratamiento de datos.


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1. OBJETIVOS • Definir los lineamientos técnicos y procedimentales que permitan la gestión del proceso de

afiliaciones y novedades en la compañía, de acuerdo con el marco legal. • Establecer los requisitos y condiciones para adelantar los trámites de competencia de la

Gerencia de Afiliaciones y Novedades.

• Disponer de los mecanismos para realizar el seguimiento a los trámites correspondientes al proceso de afiliaciones y novedades.

• • Actualizar la información y lineamientos pertinentes en forma periódica al proceso de

afiliaciones y novedades según la normatividad vigente.

2. ALCANCE

El manual de políticas de afiliaciones es una guía para definir los requisitos que deben cumplir las empresas y los trabajadores, dependientes e independientes al ingreso de la Compañía en su condición de Administradora de Riesgos Laborales. Así mismo, expone los procedimientos aplicados posteriores a la vinculación, entendidas como novedades que tienen lugar a los cambios transitorios y permanentes, cuando éstos aplican a la afiliación y al recaudo, respectivamente. La efectividad de la vinculación radica en la correcta recepción, validación, digitalización y cargue en la base de datos que administra las afiliaciones y novedades, aplicando los trámites diseñados e implementados a la luz de la normatividad vigente.

3. DEFINICIONES AFILIACIÓN: Es el proceso mediante el cual las empresas ingresan al Sistema General de Riesgos Laborales a través del diligenciamiento del formulario de afiliación establecido por la Administradora de Riesgos Laborales. AFILIADOS: Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales, registrados a través de las empresas afiliadas. CONTRATANTE: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato de prestación de servicios con otra persona natural, para que desarrolle a favor del primero una actividad objeto del contrato. CONTRATISTA: Personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con una duración superior a un (1) mes. CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO: También es conocido como Certificado de Existencia y Representación Legal que expide la Cámara de Comercio la cual acredita la


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inscripción del contrato social, las reformas y los nombramientos de administradores y representantes legales en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la respectiva sociedad. Este tipo de certificación tiene un valor eminentemente probatorio, está encaminado a demostrar la existencia y representación de las personas jurídicas (Artículo 117 del Código de Comercio). COBERTURA: Periodo durante el cual una persona o una empresa está activo en el sistema y tiene derecho a recibir los servicios que presta la Administradora de Riesgos Laborales. Según la norma se inicia cobertura desde el día siguiente a su afiliación. EMPLEADOR: Persona natural o jurídica que contrata laboralmente y aporta cotizaciones obligatorias al Sistema General de Riesgos Laborales para la cual laboran sus trabajadores afiliados. EMPRESAS NUEVAS: Son aquellos empleadores de naturaleza jurídica o natural, que inician por primera vez su actividad económica y son nuevos en el Sistema General de Riesgos Laborales. EMPRESA CESANTE: Es aquella empresa o empleador que por medio de una novedad, retira todos sus trabajadores y actualmente no tiene nómina para cotizar al Sistema de Riesgos Laborales pero sigue activa y afiliada a la compañía. ENFERMEDAD LABORAL: Se considera enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. INACTIVIDAD: Periodo en el cual una empresa cesa actividades; es semejante a la empresa Cesante. En este caso la empresa debe realizar una nueva afiliación con los datos actuales para iniciar con la vinculación de trabajadores. INDICE BASE DE COTIZACION: Para el trabajador dependiente será el valor del salario devengado es decir las sumas percibidas mensualmente en forma periódica y las cuales en el contrato laboral se hayan pactado como componente salarial. Con relación a los independientes contratistas, ellos realizan sus aportes sobre el 40% del valor total de su contrato, se debe tomar: Valor contrato/ No de meses de duración contrato x 40%, el valor que se obtiene como resultado será el IBC para efectuar los aportes de seguridad social integral. NOVEDAD PERMANENTE: Es aquel reporte de novedad de ingreso, retiro, cambio de clase de riesgo, datos de contacto y ubicación de la empresa o del trabajador que manifiesta el empleador, el contratante o el trabajador independiente mediante la página transaccional de la compañía o mediante la planilla de liquidación de aportes PILA novedades como retiro o cambio de salario IBC. NOVEDAD TRANSITORIA: Es aquel reporte de novedad de vacaciones, licencias, incapacidades, suspensión temporal de trabajo, que manifiesta el empleador de sus trabajadores dependientes mediante la planilla de liquidación de aportes PILA.


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PERSONA JURIDICA: Es una organización abstracta con derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro. PERSONA NATURAL: Es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal. Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a título personal todas obligaciones de la empresa. Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa. RECLASIFICACIÓN: Acto por medio del cual la ARL previa verificación de los soportes de afiliación, visita los lugares de trabajo y posteriormente genera el informe técnico, comunica formalmente la creación, modificación o confirmación de la actividad económica principal, separa centros de trabajo y/o la clase de riesgo a la empresa afilada, según solicitud de la empresa, de la ARL o de un ente de control. REGISTRO MERCANTIL: Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, también es lo que permite verificar la existencia de ambos. La inscripción en el registro mercantil llevado por las cámaras de comercio constituye el cumplimiento de una de las obligaciones que debe cumplir el comerciante cuando realiza actos o actividades mercantiles. La función de este registro mercantil es de servir de medio publicitario sobre la existencia, constitución, representación y objeto social de una persona jurídica o natural que realiza actividades comerciales. Es indispensable la renovación anual de la matricula dentro de los tres primeros meses del año. Cuando no se ejerza actividad comercial por parte de la empresa debe proceder a cancelar su matrícula mercantil. RUT: El Registro Único Tributario sirve para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes se sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano en el ámbito tributario y se aplica tanto para personas naturales como jurídicas de régimen común o simplificado. SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA: Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija, donde se define la operación principal administrativa del empleador y en ocasiones la operativa. SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA: Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija donde se desarrolla la operación principal del empleador, y por ende en casos preestablecido se deberá asignar como sede principal para efectos de la asesoría en promoción y prevención a la empresa por parte de la ARL. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores


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4. DIRECTRICES Y PREMISAS PARA EL MANEJO DEL MANUAL

• El manual de políticas de afiliaciones y novedades es de obligatorio cumplimiento al momento de realizar las vinculaciones de los trabajadores y de las empresas

• Las observaciones, una vez implementados, deben ser dirigidas a la Gerencia de Afiliaciones y Novedades en donde se analizará si procede incluirlas en la siguiente actualización.

• Las actualizaciones tienen lugar periódicamente, teniendo como fuente los cambios normativos y las diferentes casuísticas.

• La Gerencia de Afiliaciones y Novedades realiza las actualizaciones y previa publicación, las socializa con todas las áreas de la compañía.

• El Manual es un documento diseñado e implementado por la compañía, en él se encuentran los requisitos exclusivos a seguir en el trámite de afiliaciones y novedades.

• Las condiciones establecidas en el Manual de Políticas jamás deben estar por encima de la normatividad.

• Un objetivo fundamental del manual de políticas es blindar a la compañía contra riesgos administrativos, económicos y jurídicos.

• Es de consulta obligada para todas las personas que desarrollan proceso de operación en ARL.

5. DESARROLLO DEL MANUAL - PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

5.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES.

Las afiliaciones de empresas nuevas en las oficinas donde se tiene atención a través de la herramienta AVATAR deben ser en su totalidad atendidas por este medio. Se exceptúan las empresas nuevas que llegan a través de la gestión comercial y traslados. Cuando una persona natural desarrolla actividad mercantil es decir de comercio, se le debe requerir el registro mercantil. Es obligatorio presentar el RUT. Cuando una persona natural desarrolla actividad liberal considerada no mercantil, no se debe pedir registro mercantil ni certificado de cámara de comercio. Es obligatorio presentar el RUT.

5.1.1 Afiliación inicial de empresas

La afiliación inicial aplica cuando la empresa ingresa por primera vez al Sistema de Riesgos Laborales, administrado por Positiva compañía de seguros S.A. Una vez verificados los datos consignados en el formulario, lo declarado como actividad a desarrollar por parte del representante legal que lo firma y soportado con los documentos anexos de acuerdo con el tipo de empresa, se procede a analizar y aplicar la actividad económica principal como riesgo inicial de la empresa y al cual ingresaran los trabajadores que registre la misma. Toda empresa natural o jurídica que realice actos de comercio, debe inscribirse en el Registro Mercantil y presentar certificado de cámara de comercio. Para la asignación de la actividad económica en la afiliación inicial, prima lo que esté registrado en código RUT, cotejado con el objeto social del certificado de cámara de comercio.


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Los campos de domicilio principal, teléfono, correo electrónico de la empresa y datos del representante legal y su correo electrónico serán de obligatorio registro en el formulario, al igual en los formularios de trabajadores independientes son obligatorios los campos de domicilio principal, teléfono y correo electrónico del afiliado y del contratante. (Para taxistas son los datos de la empresa operadora habilitada). La asignación de la actividad económica es la resultante de analizar lo declarado por el empleador en el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores al sistema de riesgos laborales que esté contemplado en la actividad del RUT y en el objeto social del certificado de cámara de comercio. Los trabajadores ingresaran a cada uno de los centros de trabajo registrados en el formulario y/o en el archivo de cargue masivo de trabajadores dependientes.

Se listan los casos en que se puede hacer apertura de centros de trabajo en el momento de afiliación de la empresa si el usuario lo requiere. El funcionario del punto de atención no debe hacer sugerencia:

Casos en que SI es posible habilitar centros de trabajo en el momento de la afiliación de la empresa. 1. Los empleadores que registran en el formulario de afiliación o manifiestan a través de la

herramienta AVATAR que hay separación física entre los centros de trabajo de la actividad principal declarada y su actividad administrativa se deberán crear esos centros de trabajo.

2. Las empresas de construcción con actividad económica principal en riesgo V que declare requerir apertura de riesgo I, para ubicar a los trabajadores con ocupación administrativos; siempre y cuando éstos estén ubicados en área diferente a la obra. Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo; riesgo I. Observación “se permitirá abrir centro de trabajo riesgo I administrativo, el funcionario del punto de atención deberá preguntar…” si requiere el centro de trabajo administrativo de operación de la construcción”

3. Empresa cuya actividad principal esté determinada en limpieza de edificios, cuyo riesgo es II y declare que tiene también un centro de trabajo para limpieza de fachada, riesgo V. Quedando: Principal: riesgo II, centro de trabajo: riesgo V.

4. Empresas de Servicios Temporales que adjunten, entre otros, la resolución del Ministerio de Trabajo que avale la actividad que les autoriza actuar como tal; se pueden habilitar los centros de trabajo en el momento de la afiliación inicial de la empresa, cuándo ésta lo requiera y manifieste que es el riesgo al que estarán expuestos los trabajadores que envía en misión a empresas usuarias con quienes contrate.

5. Empresas de minería que declaren actividad principal en riesgo V y requieran centro de trabajo administrativo en riesgo I. Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo, riesgo I.

6. Alquiler de maquinaria o equipo de construcción cuya actividad administrativa se desarrolle en un área física distinta donde se tienen los equipos de alquiler. Quedando: Principal, riesgo II, centro de trabajo: riesgo I.

7. Actividad de hidrocarburos. Quedando: Principal riesgo V y centro de trabajo: riesgo I. Siempre y cuando las áreas estén separadas físicamente.

8. Empresas cuya actividad principal sea como agencia de transporte en riesgo I y declaren apertura de riesgo V para cargue y descargue de embarcaciones aéreas, fluviales y marítimas. Quedando: Principal: agencias aduaneras riesgo I; centro de trabajo: riesgo V.


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9. Las empresas cuya actividad principal sea el servicio de vigilancia en riesgo IV y declare riesgo V para escoltas. Se habilita el riesgo siempre y cuando al momento de la afiliación presenten el permiso expedido por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada. quedando: Vigilancia: riesgo IV; centro de trabajo: riesgo V.

Casos que NO es posible crear centros de trabajo en la afiliación inicial

1 Ninguna actividad catalogada como NCP puede tener apertura de centros de trabajo en la afiliación inicial, debido a que por la condición de tal actividad requiere informe técnico de reclasificación que determine si procede la apertura del centro requerido por el usuario.

2 Las AGENCIAS DE EMPLEO no pueden tener centros de trabajo adicionales, por la naturaleza de la entidad.

3 Cooperativas multiactivas, de trabajo asociado, fundaciones, asociaciones, corporaciones, sociedades por acciones simplificadas S.A.S.; empresas con modalidad de contratación outsourcing, empresas con contratos sindicales que no sustenten con los soportes físicos las actividades relacionadas en su objeto social y en el código del RUT.

4 Ninguna actividad determinada como de afiliación obligatoria a seguridad social puede tener apertura de centro de trabajo en el momento de la afiliación. Es pertinente indicar que las únicas entidades autorizadas para hacer afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Riesgos Laborales son las constituidas como agremiación, entendidas como las que agrupan personas que desarrollan una misma actividad; además debe estar reconocida y avalada por el hoy Ministerio de Salud y Protección Social.

5.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO

1 Instituciones de Educación Superior (deben presentar el equivalente: documento de

constitución avalado por la entidad competente: Ministerio de Educación, Secretaria de Educación)

2 Instituciones de educación formal y no formal (Ley 115 de 1994). Presentar el aval correspondiente: Ministerio de Educación si es Institución de Educación Formal y Secretaria de Educación si es Institución de Educación no Formal. El documento puede ser expedido por la entidad competente en el lugar de domicilio de la institución. (alcaldías, gobernación, etc.).

3 Personas Jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto 353 de 1994).

4 Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federaciones y confederaciones (Ley 537 de 1999).

5 Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros (Ley 133 de 1994).

6 Entidades reguladas por la Ley 100 de 1993 de seguridad social. (Equivalente acto de creación de la institución): consultorios médicos, consultorios odontológicos, servicios de terapias; etc.

7 Todo lo que se defina como actividades liberales: médicos, arquitectos, contadores, ingenieros, abogados. prestación personal del servicio.

8 Cuando sean ingenieros civiles, arquitectos que actúen como asesores y que subcontraten con una obra no se requiere el certificado de cámara de comercio. Actúan como trabajadores independientes.

9 Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores. (registro sindical).


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10 Partidos y movimientos políticos 11 Cámaras de comercio reguladas por el código de comercio 12 Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud

en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 y La ley 100 de 1993. (acto de creación de la institución).

13 Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993.

14 Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia a través de sucursales (Artículo 48 del CPC).

15 Establecimientos de beneficencia de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, reguladas por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).

16 Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.) Ley 675 de 2001.

17 Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982. 18 Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1990. 19 Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles, departamental y

municipal (ley 181 de 1995). 20 Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (decreto 1422 de

1996). 21 Organizaciones gremiales de pensionados que trata la Ley 43 de 1984. 22 Casas - cárcel de que trata la Ley 65 de 1993. 23 Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 de 1993). 24 Los cuerpos de bomberos voluntarios y oficiales (Ley 322 de 1996). 25 Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación

y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales. 26 Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el

sistema de autoconstrucción de programas de vivienda de interés social (ley 537 de 1999). 27 Los empleadores de transporte persona natural que tengan un vehículo y lo utilicen para

hacer acarreos en la ciudad y requieran afiliar al conductor, no requieren certificado de cámara de comercio pero si el RUT.

NOTA.- una vez se tenga disponible la consulta en línea al RUES (Registro Único Empresarial y Social) de la cámara de comercio por los funcionarios que operan el proceso de afiliación, no se requerirá el documento físico de cámara de comercio.

5.3 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL (Artículo 20 del Código de Comercio). “Son mercantiles para todos los efectos legales”

1 La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma y la

enajenación de los mismos; 2 La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el

arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos y el subarrendamiento de los mismos;

3 El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;

4 La adquisición o enajenación a título oneroso de establecimientos de comercio y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;


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5 La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6 El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7 Las operaciones bancarias de bolsas o de martillos; 8 El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o

extranjeras; 9 La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de

aterrizaje; 10 Las empresas de seguros y la actividad aseguradora; 11 Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que

fueren la vía y el medio utilizados; 12 Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes; 13 Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos

y expendio de toda clase de bienes; 14 Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las

demás destinadas a la prestación de servicios; 15 Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u

ornamentaciones; 16 Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de

la naturaleza; 17 Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o

circulación de toda clase de bienes; 18 Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte

por tierra, agua y aire y sus accesorios, y 19 Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

Toda persona Jurídica o Natural debe diligenciar en su totalidad el formulario de afiliación y/o actualización de empleadores. El funcionario de afiliaciones y novedades deberá garantizar la consistencia de la información consignada en el formulario. Por lo tanto, el funcionario verificará que la información registrada en el formulario coincida con la consignada en los anexos según el tipo de afiliación. Esto incluye la fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, en donde se verificará el nombre frente a lo consignado en el formulario, si no coincide se rechaza el trámite. Cuando la empresa a afiliarse es nueva en el sistema general de riesgos laborales, deberá diligenciar el formulario definido por la compañía para estos casos. • Los formularios de afiliación deberán diligenciarse en forma clara y legible. • Cuando se presente el formulario de afiliación descargado de internet deberá estar impreso

mínimo en tamaño carta, en forma clara y legible. • Los campos de domicilio principal, teléfono y correo electrónico de la empresa y así como los

datos del representante legal y su correo electrónico serán de obligatorio registro en el formulario, al igual para los formularios de trabajadores independientes los campos domicilio principal, teléfono y correo electrónico del afiliado y del contratante serán obligatorios. (Para el taxista son los de la empresa operadora habilitada).

• El único empleador que se registra como persona natural, tipo de documento cédula, debe ser el que tiene como actividad servicio doméstico, cuidadores de finca (conserjería),


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conductores de vehículo particular y personal de salud para el hogar. Estas actividades serán centros de trabajo siempre que se desprendan del número de cédula anteriormente relacionado y no serán centros de trabajo de una actividad mercantil.

• Existe un caso en los que las personas naturales quieren afiliar como dependientes a auxiliares de enfermería que realizan cuidado en casa de manera permanente, este caso es posible considerarlo como inclusión bajo la vinculación de empleador persona natural, tipo de documento C.C.; aplicándoles riesgo III con la actividad 8511 actividades de apoyo terapéutico soportado en el CIIU versión 3.1 el cual determina:

Esta clase incluye: Las actividades de planeación y ejecución de programas de tratamientos terapéuticos, remitidos por el personal médico u odontológico para la rehabilitación física y mental. Comprende las actividades llevadas a cabo o dirigidas por fisioterapeutas, terapeutas ocupacionales, fonoaudiólogos, enfermeros, auxiliares de enfermería u odontología, enfermeros escolares, higienistas dentales, etc., que pueden atender pacientes sin la presencia del médico u odontólogo, pero son supervisados periódicamente por éstos. Se incluyen los servicios de optómetras, nutricionistas, etc... Estas actividades pueden realizarse en instituciones prestadoras de servicios de salud a pacientes externos o ambulatorios, dependencias de empresas, escuelas, hogares de ancianos, organizaciones sindicales, asociaciones profesionales, instituciones de atención de la salud con servicios de alojamiento, distintas de los hospitales, consultorios particulares, hogares de los pacientes, etc... Se habilitará para persona natural con tipo de documento cedula: • Apertura de centros de trabajo únicamente para actividades de conductor, finca de recreo,

auxiliar de enfermería y servicio doméstico, como novedad de empleador posterior a la afiliación.

• Se plantea que para la afiliación inicial se puedan crear los centros de trabajo de las actividades de persona natural si el usuario manifiesta requerirlo.

• Las actividades que aplican para esta nueva condición en persona natural con tipo de documento cedula son: 1950001 (servicio doméstico); 2749201 (mayordomo de finca); 3749101 (conductor de auto particular) y 3851101 (auxiliar de enfermería).

• Si la actividad ejercida por la persona natural que tenga NIT, es mercantil y aplica la expedición de certificado de cámara y comercio, debe presentarlo para hacer la identificación de la actividad económica en el punto y asignar tarifa junto con el RUT.

• Si existe alguna duda o inconsistencia con respecto a la información suministrada por la persona natural luego de validada, no se radicará dicha afiliación explicándole el motivo de no poder avanzar en la afiliación y que debe adjuntar lo necesario para aclarar la inconsistencia.

• En caso de ser persona natural se verificará la actividad con el código registrado en el RUT, en caso que el código no sea válido o no corresponda a la actividad diligenciada en el formulario se informará al usuario para que actualice el documento. Cuando la empresa jurídica o natural de naturaleza mercantil que legalmente no deba presentar certificado de Cámara y Comercio, se procederá a recibir el documento que haga sus veces, en donde haga constar la actividad que desarrolla. Las personas naturales se identifican con tipo de documento NIT emitido en el RUT.


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• El empleador que sólo tenga una dirección principal para la empresa, deberá diligenciar en el campo “dirección de la sucursal”, la misma dirección principal de la empresa.

• Toda empresa que realice una vinculación inicial debe reportar la totalidad de sus trabajadores. Toda empresa que solicite vinculación deberá hacerlo con tipo de documento NIT a excepción:

Personas naturales nuevas, que no desarrollen actividades mercantiles (servicio doméstico, fincas de recreo, conductores de familia y auxiliar de enfermería).

Una vez afiliada la empresa trasladada se podrá realizar el cargue masivo de trabajadores anticipadamente antes de la fecha de vigencia por la Página WEB, por parte de la empresa con el apoyo del funcionario del área comercial de la compañía.

• Se debe llenar el campo correo electrónico y número de celular. En caso de que el usuario manifieste no tener ninguno o alguno de los dos continúa la afiliación.

NOTA: según lo establecido en la ley antitrámites no se devolverán formularios con errores o inconsistencias en ortografía o que no afecten la calidad de la información. Cuando las fotocopias de cédulas de ciudadanía sean soporte de afiliación de trabajadores o empleadores estén ilegibles, se deben escribir los datos correctos en la misma hoja de la fotocopia, delante del usuario y proceder a su radicación. Los formularios que presenten información errada en número de cédula, NIT, actividad económica y/o razón social del empleador deberán ser diligenciados nuevamente. NOTA: La actividad económica principal de la empresa nueva, se determina tomando lo declarado por el empleador en el formulario corroborado con lo evidenciado en el objeto social del certificado de cámara de comercio y/o la actividad principal allí indicada con el código del RUT. Para todos los efectos prima lo indicado en el certificado de cámara de comercio.

5.4 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”

TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS

Empresas jurídicas nuevas sector privado

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia de documento de identidad del representante legal. • Certificado de la cámara de comercio expedido con fecha no mayor a

noventa días, (No se acepta matricula mercantil no renovada. El NIT de la empresa debe estar reportado en el certificado de cámara y comercio).

Empresas jurídicas y personas

naturales nuevas (mineras)

• Fotocopia del RUT • Fotocopia de documento de identidad del representante legal. • Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a

noventa días, (No se acepta matricula mercantil no renovada). • Título Minero expedido por el Servicio Geológico Colombiano y

contrato de operación minera, si el que va a realizar la operación es diferente del titular, éste no se requiere avalado por la Agencia Nacional de Minería. (registrar fecha de caducidad). Si la empresa manifiesta no tener título minero debe continuar el trámite de afiliación. Si presenta el documento que certifica la solicitud de legalización se debe recibir y continuar con el trámite.


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS • Se aclara por parte del Servicio geológico colombiano los documentos

que acreditan la legalidad de la minería en la zona de reserva especial denominada Carmen – Catatumbo, para lo cual expedirá el certificado que contenga el nombre de la mina, nombre de quienes están autorizados para su explotación, con documento de identidad y ubicación de la mina.

• Si hay cesión de derechos, el certificado del Servicio Geológico Colombiano deberá aclarar a quien se le otorgó la cesión. El Servicio Geológico Colombiano no se pronuncia sobre posibles subcontrataciones.

• Cuando existe subcontratación debe presentarse el documento que acredite la subcontratación. La responsabilidad es compartida frente al Sistema General de Seguridad Social, en caso de incumplimiento (entre quien tiene el título minero y el contratista o subcontratista). Es decir, quien debe tener el permiso del Servicio Geológico Colombiano es quien tiene el derecho sobre la mina y no la empresa que es subcontratada.

• No se acepta ninguna actividad de intermediación laboral. (Artículo 17, Decreto 4588 de 27 de diciembre de 2006, circular 034 de 2013 Ministerio de Salud y Protección Social, ninguna CTA o asociación puede desarrollar actividades de intermediación laboral).

• Zonas de reserva especial de los departamentos de Antioquia, Bolívar y Norte de Santander y proyectos mineros especiales y los desarrollos comunitarios adelantados, según los artículos 248 y 249 de la Ley 685 de 2001, mientras estén pendientes los contratos de concesión objeto de dichos proyectos y desarrollos. se solicita el contrato de concesión firmado por el Servicio Geológico Colombiano. Las Gobernaciones de Antioquia, Bolívar, Caldas, Boyacá pueden expedir certificaciones para efectos de autorizaciones de explotación minera.

En todos los efectos, si la empresa manifiesta no tener el título, el trámite de afiliación debe continuar haciendo las salvedades antes mencionadas.

Personas naturales nuevas

que no desarrollen actividades mercantiles

(Servicio doméstico, fincas

de recreo, conductores de

familia y auxiliares de enfermería)

• Copia del documento de identidad del empleador. • Deben especificar qué tipo de trabajadores, van a afiliar, para

determinar si procede la creación del riesgo. Nota: para estas actividades no se habilitará el acceso a página WEB para afiliación de trabajadores.

Servicios inherentes a las

profesiones liberales

Las profesiones liberales no requieren Registro Mercantil cuando sea un profesional: abogado, médico, odontólogo, terapeuta, ingeniero, etc. que prestan sus servicios de forma independiente y actúen como empleadores. No serán objeto de cobertura el profesional, por no estar


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS reglamentada su afiliación actualmente; solo serán objeto de afiliación

como empleador a sus dependientes: Los códigos relacionados en el Decreto 1607 de 2002, considerados actividades liberales, cuando el empleador prestará sus servicios personales, sin que se considere una empresa; es decir, que tenga mínimo 50 trabajadores: secretaria, auxiliar administrativo, conductor, mensajero; son: • 1741101 actividades jurídicas incluye las oficinas y/o despachos

profesionales que desarrollan actividades de tipo jurídico • 1741201 actividades de contabilidad, teneduría de libros y auditoria;

asesoramiento en materia de impuestos" relacionado con despachos públicos cuya actividad administrativa no esté incluida

• 1751301 la regulación de las actividades de organismos que prestan servicios de salud, educativos, culturales y otros servicios sociales, excepto servicios de seguridad social

• 1851301 actividades de la practica odontológica incluye las actividades de consulta y tratamiento realizado por odontólogos en instituciones prestadoras de servicios de salud sin internación

Los requisitos son: • Fotocopia del RUT • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. Cuando se trate de profesionales de la construcción (Ingenieros civiles, arquitectos) que subcontraten con una obra siendo asesores y no tengan trabajadores a cargo, en esa situación se afilian como trabajadores independientes, los que van a desarrollar obras civiles con terceros dependientes y su riesgo es clase V, desarrollan actividad comercial según código de comercio artículo 20 numeral 15 y deben presentar cámara de comercio. Si se trata de una organización o unidad de empresa, debe inscribirse en el registro mercantil y presentar el certificado de cámara de comercio.

Personas naturales nuevas que desarrollen

actividades mercantiles

• Fotocopia del documento de identidad del empleador. • Fotocopia del RUT y Registro Mercantil expedido con fecha no mayor a

noventa días, (No se acepta sin renovar).

Empleadores de fincas productivas

• Fotocopia RUT. • Fotocopia del documento de identidad del empleador.

Empresas jurídicas cuya actividad es

transporte de pasajeros y de

carga (públicos)

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento del Representante Legal. • Fotocopia de la Cámara de Comercio. NOTA: Las empresas cuya actividad principal sea el transporte público de pasajeros deben tener la habilitación del Ministerio de Transporte.

• Para las personas naturales con RUT y registro mercantil que tengan como actividad principal transporte de carga, no se les exige la habilitación.

• Cuando la actividad de la empresa sea alquiler de vehículos no requiere la habilitación.

• Las empresas cuya actividad sea la de grúa no requiere la habilitación


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS del Ministerio de Transporte.

• La empresas que tengan como actividad la de conductor elegido, no requiere habilitación por parte del Ministerio de Transporte.

Persona natural cuya actividad es

transporte de carga

• Fotocopia del RUT • Fotocopia del documento de identidad del Representante legal • Registro mercantil expedido con una vigencia no mayor a noventa (90)

días calendario. • Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo.

Empresa de transporte público

– vehículo taxi

• Fotocopia del RUT • Fotocopia del documento de identidad del Representante legal • Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no

mayor a noventa (90) días. • Habilitación del Ministerio de Transporte que avala la actividad de

transporte en vehículo taxi. (Artículo 10 Decreto 172 de 2001). El aval puede ser expedido por la entidad autorizada en el lugar del domicilio de la empresa, ejemplo: Alcaldías, Gobernaciones.

Los conductores de transporte de vehículo público taxi, se podrán afiliar en condición de dependientes o independientes, el código es: 4603101, actividad para taxistas y el operador de transporte habilitado donde esté afiliado el taxi, será el encargado de hacer seguimiento al cumplimiento de la afiliación y pago de la seguridad social del taxista. No es necesaria la firma del representante legal de la empresa operadora de taxi en el formulario, cuando la afiliación sea como Trabajador Independiente.

Empleadores persona natural de

conductores vehículo taxi

• Formulario de Empleador • Fotocopia del RUT • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal • Fotocopia del documento de identidad del conductor • Tarjeta de control del mes anterior donde se referencia la empresa

operadora habilitada por el Ministerio de Transporte o la entidad que haga sus veces en el lugar de domicilio de la empresa. Si el conductor es nuevo será la tarjeta de control generada al anterior conductor del vehículo, Cuando el vehículo sea nuevo será la tarjeta de operación que lo confirme.

Transporte publico especial decreto 348 de

2015

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal • Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no

superior a noventa (90) días, en el que se evidencie la actividad de transporte terrestre automotor especial (incluye transporte público automotor especial).

• Habilitación del Ministerio de Transporte avalando la actividad: Transporte especial

• Estudiantes • Empleados • Turistas

Particulares.- “Es el que celebra el representante de un grupo específico de usuarios, con una empresa de Servicio Público de Transporte


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS Terrestre Automotor Especial debidamente habilitada para esta modalidad, cuyo objeto sea la realización de un servicio de transporte expreso para trasladar a todas las personas que hacen parte del grupo desde un mismo municipio origen, hasta un mismo municipio destino para todos. Quien suscribe el contrato de transporte paga la totalidad del valor del servicio”.

• Usuarios de salud, cuando el servicio lo presta un servicio distinto al de ambulancias.

Notarías • Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Notario (a). • Fotocopia del acta de posesión del notario.

Agremiaciones

• Fotocopia RUT. • Fotocopia de documento de identidad del representante legal. • Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a

noventa (90) días, (No se acepta sin renovar). • Autorización Ministerio de Trabajo (Decreto 3615/2005 artículos 6 y 7) • Si es una agremiación, debe anexar la relación de trabajadores y el

número de estos debe exceder los 500 trabajadores. La cual será validada por el área comercial o quien haga sus veces en el punto de atención.

NOTA 1: Si existe en la tabla de Empresas autorizadas por el Ministerio de Salud y Protección Social no se exige presentar la resolución. Si no existe en la tabla, pero presenta la resolución emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se recibe el documento. NOTA 2: Verificar el objeto social de la empresa que no corresponda a un grupo de personas asociadas, de acuerdo a lo normado en el Decreto 3615 de 2005. Pueden afiliar trabajadores dependientes o independientes si se verifica que la agremiación desarrolle una sola actividad económica. Empresas dedicadas a actividades de seguridad social de afiliación obligatoria incluye los servicios de prevención de riesgos profesionales y/o ambientales código 2753001

Cooperativas/ precooperativas trabajo asociado

• Fotocopia RUT. • Fotocopia del documento de identidad del representante legal. • Certificado de existencia y representación legal personas jurídicas.

expedido con una vigencia no superior a noventa (90) días. NOTA: Las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado les asiste la prohibición de ejercer actividades de intermediación laboral o suministro de personal en misión, de acuerdo a lo establecido en el artículo 71 de la ley 50 de 1990 y el decreto 2025 de 2011. La afiliación de los trabajadores (asociados) a las cooperativas de trabajo asociados, para todos los efectos es como dependientes.

Cooperativas/ precooperativas

de trabajo asociado

• Fotocopia RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no

superior a noventa (90) días.


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS especializadas Las cooperativas y precooperativas de Trabajo Asociado (CTA y PCTA)

dedicadas a la prestación de servicios transporte, vigilancia y seguridad privada; no podrán desarrollar actividades diferentes a la de su respectiva especialización; y deben anexar el respectivo permiso de transporte, Súper vigilancia, expedido por el organismo competente.

Empresas estatales

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Fotocopia del acta de posesión del Representante Legal. El radicador del Operador Logístico deberá revisar los soportes para luego marcarla como pública, no solo con la marcación que se haya registrado en el formulario.

Afiliación conjuntos

cerrados, centros comerciales o

propiedad horizontal

• Fotocopia de la cédula del Representante Legal (Administrador) • Copia del acta de nombramiento. • Fotocopia de existencia y representación legal del edificio (Personería

Jurídica). • Fotocopia del RUT.

Comunidades

religiosas católicas

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Permiso respectivo de la autoridad superior (arquidiócesis).

Comunidades religiosas no

católicas

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Certificado de funcionamiento del Ministerio del Interior y Justicia.

Asociaciones, fundaciones,

corporaciones, Incluido juntas de acción comunal

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa (90) días. (No se acepta Matricula Mercantil no renovada. El NIT de la empresa debe estar reportado en la cámara.) o Personería Jurídica.

De acuerdo a los decretos 3615 de 2005 y 2313 de 2006, las asociaciones no están autorizadas para afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales en forma colectiva a trabajadores independientes. Las fundaciones y corporaciones pueden afiliar trabajadores dependientes o independientes, siempre y cuando desarrollen la ocupación directamente con la fundación o corporación. • Los asociados a estas entidades no tienen ningún vínculo que los

autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nómina. Si la actividad económica no contempla la afiliación de trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Laborales, se deberá analizar de acuerdo con la asignación de actividad económica y afiliarlo como una empresa:

• En este tipo de empresas están incluidas las juntas de acción comunal que son asociaciones cívicas sin ánimo de lucro, las cuales podrán afiliar a sus trabajadores dependientes.

• Las juntas de acción comunal contratan con terceros y afilian trabajadores dependientes con el riesgo generado por el contrato, previo requerimiento de la apertura del centro de trabajo


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS correspondiente. Se debe tramitar la reclasificación acogiéndose al trámite establecido por la Vicepresidencia de Promoción y Prevención.

Cooperativas de ahorro y crédito.

• Fotocopia del RUT. • Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90

días (No se acepta sin renovar). • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria para

adelantar actividades financieras (Decreto 3965 de 2006). • Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vínculo que los

autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nómina.

Cooperativas multiactivas

• Fotocopia del RUT. • Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90

días (No se acepta sin renovar). • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal. • Certificado expedido por el ente competente en caso de ser

especializadas: ü Para Educación – Ministerio de Educación ü Financiera - Superintendencia Financiera ü Salud – Superintendencia de Salud. ü Transporte: Ministerio de Transporte

Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vínculo que los autorice para afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal dependiente de nómina.

Consorcio o unión temporal

• Formulario diligenciando por el representante legal del consorcio, en el que se evidencie el objeto del mismo como actividad económica.

• Fotocopia legible del documento consorcial en el que se evidencien las partes responsables y la fecha de caducidad.

• Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal del Consorcio.

• RUT del Consorcio • Si una de las partes que conforman el Consorcio tiene certificado de

cámara de comercio se debe adjuntar a la afiliación. • Una de las partes que conforman el consorcio debe ser afiliado en

condición de empleador en la ARL. Nota: El operador debe verificar el NIT de las empresas que conforman el consorcio, para determinar si por lo menos una de las ellas está afiliada a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS EN CONDICIÓN DE EMPLEADOR. Si ninguna de las dos está, se debe rechazar el trámite y orientar para que realicen la afiliación o el traslado de ARL.

Comunidades indígenas

• Fotocopia del RUT • Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal. • Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de

Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas expedido por el Ministerio del Interior. Cuando estas asociaciones tienen como objeto educación, pueden afiliar TRABAJADORES INDEPENDIENTES.

Organización no • Fotocopia del RUT.


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS gubernamental

(ONG) • Documento que acredite su existencia legal, expedido por una entidad

oficial en el que se indique la actividad que desarrollan o Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta sin renovar).

• Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la empresa.

Sindicatos – contrato sindical

• Fotocopia RUT • Fotocopia de Inscripción en el Registro Sindical Expedido por la

entidad correspondiente. • Fotocopia de la cédula del representante legal. • Copia del contrato sindical actual firmado por las partes En la afiliación inicial se radica con actividad principal 3912001” actividades de sindicatos” y para los casos de contrato sindical abrir centros de trabajo en la afiliación, el sindicato deberá aportar el certificado o constancia que expide el Ministerio de Trabajo del depósito de dicho contrato y su respectivo reglamento. Por cada contrato sindical se debe aportar un certificado del Ministerio de Trabajo. Cada contrato será un centro de trabajo, posterior se realizará mediante reclasificación.

Empresas de vigilancia privada

• Fotocopia RUT • Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90

días (No se acepta sin renovar). Si no tiene el certificado de cámara de comercio debe adjuntar el equivalente que certifique la constitución de la empresa.

• Si manifiesta no tener certificado de cámara de comercio el trámite de afiliación continua. De acuerdo a la reglamentación este tipo de empresas no están obligadas a registrarse.

• Fotocopia de la cédula del Representante Legal. • Solo podrá afiliar sus trabajadores dependientes. • Licencia de funcionamiento expedido por la Superintendencia de

Vigilancia y Seguridad Privada. Cualquier actividad que implique vigilancia así sea sin armas debe estar avalada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (Decreto 356 de 1994).

•

Empresas de servicios

temporales (EST)

• Formulario de vinculación debidamente diligenciado • Fotocopia del RUT • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la

empresa • Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a

noventa días en donde se verifique un objeto social único “SUMINISTRO DE PERSONAL”

• Resolución expedida por el Ministerio de Trabajo en donde autorizan el funcionamiento de la empresa como temporal. La afiliación de la EST debe incluir la apertura de los centro de trabajo de los clientes usuarios con que tienen negociación de suministro de personal. Se pueden abrir las cincos clases de riesgo si la empresa lo requiere en el momento de la afiliación inicial.


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS La cotización será: a) Para los trabajadores de planta según la clase de riesgo en que se

encuentre clasificada la Empresa de Servicios Temporales, riesgo 3749101 Riesgo 3.

b) Para los trabajadores en misión, según la clase de riesgo en que se encuentre clasificada la empresa usuaria o centro de trabajo.

Ningún otro tipo de empresa en Colombia está autorizada para desarrollar la actividad de “suministro de personal” según la ley 50 de 1990 y decreto 4369 de 2006.

Agencias de empleo

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la

empresa. • Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a

noventa días. • Resolución expedida por el Ministerio de Trabajo en donde autorizan el

funcionamiento de la empresa como agencia de empleo según el decreto 3115 de 1997.

Las agencias de empleo por su naturaleza son solo intermediadores laborales y seleccionan personal a terceros pero no son los verdaderos empleadores.

Sociedad por acciones

simplificada (SAS)



noventa días. Este tipo de empresa tiene un amplio objeto social por lo tanto deberá registrar en su afiliación inicial su actividad principal. Ninguna SAS por su naturaleza puede “Suministrar Personal” ni “afiliar colectivamente independientes”.

Empresas con tipo de contratación

outsourcing (empresas con

único objeto social

especializado) solo para servicio

de aseo, suministro de alimentación, vigilancia y

mantenimiento



noventa días. La reglamentación sobre Empresas de Servicios Temporales, están excluidas las empresas que prestan servicios diferentes al envío de trabajadores en misión, como las de suministro de alimentación y las que realizan labores de aseo (Ley 50 de 1990 artículo 94). No podrán ejercer la actividad propia de las Empresas de Servicios Temporales, aquellas que tengan objeto social diverso al previsto en el artículo 71 de la Ley 50 de 1990; las que no estén debidamente autorizadas por el Ministerio de la Protección Social para el desempeño de esa labor, tales como las dedicadas al suministro de alimentación, realización de labores de aseo, servicio de vigilancia y mantenimiento; tampoco la podrán realizar las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado, las Empresas Asociativas de Trabajo y los Fondos Mutuales o similares. Decreto 4369 de 2006.


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TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS

Organización administradora del

programa de hogares

comunitarios del ICBF (madres comunitarias)

• Fotocopia del RUT • Personería Jurídica de la entidad afiladora. • Fotocopia Cédula del Representante Legal. • Certificación de existencia del contrato entre la Organización

Administradora del Programa de Hogares Comunitarios del ICBF y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o fotocopia del contrato vigente. OBSERVACION “Cuando las empresas tengan una actividad distinta y presenten una certificación del ICBF, se le abrirá la actividad 1801101; está solo se podrá realizar en el punto de atención.

Empresas del sector salud cuya

actividad económica incluya radiodiagnóstico

(IPS con y sin internación; consultorios médicos y/o

odontológicos



noventa días. • Habilitaciones de la secretaria de salud del departamento para equipos

de radiodiagnóstico y áreas de radiodiagnóstico en entidades que prestan los servicios de salud.

Las unidades de radiodiagnóstico y de radioterapia de los centros asistenciales o IPS, deben ser clasificadas como centros de trabajo independientes riesgo V, en caso de que dichas unidades incumplan las normas de radiofísica sanitaria o bioseguridad, además de las sanciones previstas en el Decreto 1295 de 1994, toda la empresa se clasificará en la clase correspondiente a dichas unidades, es decir riesgo V. Decreto 1530 de 1996. Sólo la unidad de radiodiagnóstico o radioterapia será riesgo V, independientemente que estén en el mismo edificio, siempre y cuando esté debidamente blindada la unidad de acuerdo con las normas técnicas requeridas. El resto del edificio corresponderá a riesgo del sector salud, de lo contrario todo el edificio se asignará riesgo V.

Nota.- Para todos los efectos, siempre que exista un formulario diligenciado de “afiliación y/o actualización de empleadores” se debe verificar el llenado de la información en las dos hojas por parte del operador logístico el diligenciamiento del anexo: “autorización tratamiento de datos”, debidamente firmado por el empleador o Representante Legal” o por el trabajador independiente. Si este anexo NO está diligenciado en ambas hojas se rechaza la afiliación o la novedad.

5.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS • La empresa trasladada deberá soportar todos los documentos que sean requeridos según su

actividad económica principal que se contempla en este manual. • La cobertura de una empresa trasladada inicia desde el primer día calendario del mes en que

opera el traslado. • El proceso de afiliación se debe realizar durante el periodo de traslado (transición) y máximo

hasta un día hábil antes del inicio de vigencia de la cobertura o traslado.


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• A las empresas trasladadas se les deben mantener la clasificación de la actividad principal y los centros de trabajo que traen de la ARL anterior. Su clasificación se podrá actualizar luego de trascurridos tres meses de la afiliación.

Traslado de ARL a Positiva Compañía de Seguros S.A. Requisitos de afiliación dependiendo del tipo de empresa (Ver numeral 4.4 Documentos exigidos “solicitud de vinculación del empleador al sistema general de riesgos laborales”). Artículo 7 del Decreto 1772 de 03/agosto/1994. Cambio de entidad administradora de riesgos laborales. Los empleadores pueden trasladarse voluntariamente de entidad Administradora de Riesgos Laborales una vez cada año, contado desde la afiliación inicial o el último traslado. Para estos efectos, deberán diligenciar el formulario que para tal fin apruebe la Superintendencia Financiera de Colombia y dar aviso a la entidad administradora de la cual se desafilian por lo menos con 30 días calendario de antelación a la desvinculación. El traslado surtirá efectos a partir del primer día del mes siguiente a aquel en que vence el término del aviso de que trata el inciso anterior. Ejemplo: La empresa radica solicitud de traslado de otra ARL a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, el 16 de marzo de 2015. Hasta el 16 de abril de 2015 hay plazo para que la otra ARL se manifieste indicando que no procede el traslado, argumentando exclusivamente las dos causales para ello: mora en el pago por cualquier concepto a la ARL o permanencia, un año en las otras Administradoras de Riegos Laborales, dos años en POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Vencido el término; es decir, a partir del 17 de abril de 2015, si no hay pronunciamiento de la otra ARL; aplica el silencio administrativo y, a partir del 1º de mayo de 2015, iniciaría la cobertura con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. La empresa que se traslada conserva la clasificación y el monto de la cotización que tenía, en la anterior ARL, por lo menos los siguientes tres meses. Articulo 21 Ley 776 de 2002 y Concepto del Ministerio de la Protección Social. Los empleadores afiliados al ISS (hoy Positiva Compañía de Seguros) pueden trasladarse voluntariamente después de 2 años, contados desde la afiliación inicial o el último traslado. Requisitos: • Carta de solicitud de retiro del empleador ante la anterior ARL radicada con fecha de recibido.

Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la empresa o su delegado, adjuntando fotocopia de la cédula del mismo Ejemplo: Se va a trasladar una empresa afiliada de otra ARL para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se debe verificar que la carta que ellos pasaron a la ARL que se encuentra afiliada actualmente tenga fecha de un mes antes del inicio de vigencia, en ese caso recibimos la empresa con sus trabajadores.

• Certificado vigente de la Cámara de Comercio y/o RUT, según naturaleza de la empresa (Ver numeral 4.4)

• Certificado de la anterior ARL o carta firmada por el representante legal de la empresa que indique la o las actividades económicas con su clase de riesgo que tienen actualmente registradas en la ARL que se trasladan. (Documento opcional)


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Exceptúan las empresas del Sistema General de Participación (ESES) que se trasladan en las fechas 1 de enero hasta 1 de abril; por ser empresas del estado, solo gira los pagos hasta después de marzo; por tanto no tienen dicho soporte.

5.6 DOCUMENTOS EXIGIDOS “ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”

El empleador deberá aplicar la actualización de sus datos de contactabilidad, (dirección, teléfono, correo electrónico, representante legal y sus datos) por vía WEB y le será recordada vía mensaje en el aplicativo cada vez que requiera afiliar un trabajador dependiente. Para la recepción y radicación de las novedades del empleador en los puntos de atención, se mencionan a continuación los diferentes trámites y los documentos que se deben anexar. TIPO DE NOVEDAD DOCUMENTOS

Cambio de identificación (empleador número de

documento)

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia de documento de identidad del Representante legal. • Certificado vigente de Cámara y Comercio con fecha de expedición

no mayor a noventa (90) días. Nota: Si la novedad es de cambio de número de documento y es originado por error operativo se podrá corregir, y si por el contrario, es error de la empresa se creará una afiliación nueva. En este evento se remite a la Gerencia de Afiliaciones y Novedades, no es aplicable en el punto.

Cambio de tipo de documento

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia de documento de identidad del Representante legal. • Certificado vigente de Cámara y Comercio con fecha de expedición

no mayor a noventa (90) días. No es necesario nueva afiliación y con el procedimiento de reclasificación de empresas se podrá actualizar esta novedad en el sistema. Proceso realizado por los profesionales de Operaciones de las sucursal

Cambio de razón social

• Fotocopia del RUT. • Fotocopia de documento de identidad del Representante legal. • Certificado vigente de Cámara de Comercio con fecha de

expedición no mayor a noventa (90) días.

Cambio de dirección en el

punto


expedición no mayor a noventa (90) días. Cuando en el formulario de afiliación de empleador presente en el campo “dirección de la empresa”, una dirección diferente a la registrada en el sistema se tomará como una actualización de la dirección.

Datos generales de la empresa


expedición no mayor a noventa (90) días.


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TIPO DE NOVEDAD DOCUMENTOS Nota: Se debe poder actualizar todos los datos generales de la empresa (teléfono, Representante Legal, e-mail, etc.) en el formulario debe marcar la opción cambio de datos generales de la empresa o cambio de razón social.

Creación, actualización y retiro de sedes

• Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados. • Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados

y adicionalmente se requiere registrar las sedes. • Cuando los datos de la sede principal de la empresa son correctos,

pero se requiere registrar las sedes. • Cuando los datos de la sede principal de la empresa y las sedes

son correctos pero se requieren adicionar o eliminar sedes. • El cargue de sedes a empresas trasladadas se realizara en el

proceso de registro del formulario de afiliación. • El cargue de sedes a empresas nuevas, se les anexara la lista de

sedes para que sean cargadas en el proceso de registro del formulario de afiliación.

Traslado de sede

principal

• Cuando se requiera trasladar la sede principal a otro departamento por ser sede operacional y para atención de Promoción y Prevención sin trasladar la póliza y será tramitada por el gestor de procedimiento de Reclasificación de empresas de la sucursal cedente.

5.7 RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

La carta de intención de retiro se recibirá únicamente en los puntos de atención de las ciudades capitales de departamento a la cual pertenece la póliza de la empresa.

Para las siguientes sucursales se recibirán en: • Sucursales Bogotá y Cundinamarca: Bogotá - Calle 143. • Sucursal Antioquia: Medellín - Punto Clave • Sucursal Santander: Bucaramanga - Cabecera. • Sucursal Valle: Cali - Principal • Sucursal Boyacá: Sogamoso.

La carta de intención de retiro de empresas, la recibirá el funcionario de Positiva Compañía de Seguros S.A en el punto de atención o en la sucursal. Este funcionario debe validar previamente antes de aceptar su radicación si la póliza pertenece a la sucursal y si presenta los siguientes documentos para el retiro de empresas:

• Certificado vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa (90)

días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada) y/o RUT. • Tres últimos recibos de pago a la ARL Positiva. • Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.


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• Consultar en PMU Recaudo el estado de cuenta de la empresa. Si hay cartera se le entregara el estado de cuenta y se le informara que se enviara un comunicado dando respuesta a la solicitud de traslado.

• Carta de intención de traslado firmada por el Representante Legal.

Además: • La carta de intención de retiro de empresas debe presentarse únicamente en las sedes

establecidas anteriormente. • El funcionario de Positiva debe verificar la documentación anexa, la cual debe estar completa

si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para estudio; la parte comercial o quien haga sus veces recibe el trámite.

• Si hay cartera de la empresa afiliada, la sucursal generará un comunicado con el estado de cartera e indicándole que no procede su solicitud de traslado.

• Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal. • El Gerente sucursal revisa y da la instrucción para el proceso de retractación si

comercialmente aplica. • La Gerencia sucursal las entrega al Operador Logístico para el cargue inmediato en el

aplicativo de expediente digital. El Operador Logístico, radicará las intenciones de retiro con los documentos que le entregue el funcionario de Positiva.

• El Gerente de la Sucursal o la persona que este designe para el proceso, debe entrar por lo menos una vez a la semana al expediente digital y marcar las empresas que efectivamente se retiraron e informar a las Vicepresidencias Comercial y de Operaciones.

5.8 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE ALFANÚMERICO.

Para la vinculación de un trabajador se recibirán las afiliaciones con tipo de documento cédula de extranjería, los pasaportes se reciben y si son alfanuméricos se tomará como identificación la parte numérica y se omite la parte alfabética. (Para efectos de pago se realiza con el mismo número de documento). En caso de afiliarse como independiente está obligado a presentar pago, certificado y afiliación a Salud y Pensión. Si el trabajador extranjero manifiesta en el formulario que está protegido en su país de origen no es requisito la afiliación a pensiones. Para la afiliación de un empleador con actividad mercantil se diligenciara el formulario con el tipo y número de identificación que se relaciona en el documento anexo, en este caso el RUT o la cámara de comercio. (Para efectos de pago se realiza con el mismo número de documento). Los carnés diplomáticos se pueden recibir y se asigna tipo de documento E: Cédula de Extranjería.

5.9 DOCUMENTOS EXIGIDOS “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”

El formulario se diligencia electrónicamente: www.positiva.gov.co FORMULARIOS – link Riesgos Laborales – Formularios dinámicos – link Novedades de ingreso del trabajador dependiente a la ARL–pantalla Portal de Preafiliaciones. Diligenciar todos los campos, imprimir, firma del trabajador y firma del empleador, radicarlo en el punto de atención más cercano, adjuntando la fotocopia del documento de identidad del trabajador legible.


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Cuando el empleador tenga usuario y contraseña para hacer las afiliaciones por la página transaccional, lo puede realizar. En este caso no se requiere impresión del formulario y radicación en el punto.

TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS

Servicio doméstico (incluye

trabajadores de fincas,

conductores de familia, auxiliares de enfermería con cuidado en hogar)

• Fotocopia del documento de identidad del trabajador • Afiliación al régimen contributivo de Salud y Pensiones. Si la EPS es

del Régimen Subsidiado se recibe sin requerir el soporte correspondiente.

Nota: No debe estar como beneficiarios del Régimen Contributivo verificar que se encuentre como cotizante en el régimen contributivo. Si el empleador requiere apertura de centro de trabajo para vincular cuidadores de finca, conductor de familia, auxiliar de enfermería; se debe proceder a la creación.

Trabajadores menores de edad (solamente por

ventanilla)

• Fotocopia de la Tarjeta de Identidad. • Documento de autorización expedido por el Ministerio de Trabajo o

entidad que haga sus veces en el domicilio del menor (lo solicitan ante el Ministerio de Trabajo los representantes del menor).

• En caso de ser Aprendiz del SENA se omite el permiso del Ministerio del Trabajo.

• Si es estudiante en práctica puede ser menor de edad, sin el requerimiento de la autorización del Ministerio del Trabajo.

• Carta de intención de afiliación a EPS en caso de ser Aprendices SENA.

• El contrato de trabajo debe ser con una persona no menor de 15 años.

• Cuando el niño sea menor de 15 años y la ocupación sea: Actor, Modelo, Pintor Artístico, Actividad Cultural Y Deportiva, entre otras, se puede afiliar en condición tanto de DEPENDIENTE como de INDEPENDIENTE y será soportada la afiliación con el contrato de prestación de servicios y el formulario firmado por el tutor y el contratante. La firma del niño es reemplazada por el tutor.

• Para los menores de 15 años y sean objeto del Decreto 055 de 2015, la entidad educativa o empresa donde realiza la práctica deberá afiliarlo como dependiente, sin requerir permiso del Ministerio del Trabajo ni autorización de padres o tutores.

Con autorización de la Gerencia de Afiliaciones y Novedades se habilitará la afiliación de esta población par página WEB para las Empresas de Servicios Temporales.

Afiliación asociados

cooperativas de trabajo asociado (solamente por

ventanilla*)

• Copia del Contrato de Asociación en la que conste los parámetros de tiempo, días, horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo Laboral.

• Fotocopia del documento de identidad del asociado. • Copia del contrato de prestación de servicios entre la cooperativa y la

empresa usuaria. NOTA: Pueden afiliar a sus trabajadores dependientes marcandolos como tales.


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TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS Afiliación de trabajadores agremiados

(solamente por ventanilla*)

• Certificación de afiliación a la Agremiación y constancia de los parámetros de tiempo, días, horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo Laborales.

• Fotocopia del documento de identidad del agremiado.

Afiliación trabajadores de la

cooperativa multiactiva

• Fotocopia de documento de identidad del trabajador. • Copia del contrato de trabajo. Esta entidad no puede afiliar a sus asociados ya que no existe ningún vínculo contractual laboral ni civil.

Aprendiz ó practicante

• Fotocopia del documento de identidad del trabajador. • Copia del contrato de aprendizaje • Certificación de afiliación a la EPS o carta de intención de afiliación a

EPS. Están exentos de afiliarse al Sistema de Pensión

Estudiante en práctica decreto

055 de 2015

• Diligenciar el formulario de Novedades del Trabajador Dependiente a la ARL POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, puede ser el electrónico o a través de la página transaccional usando el usuario y la contraseña que previamente haya creado el empleador.

• Fotocopia del documento de identidad del estudiante en práctica. • Cuando la afiliación sea a través de una entidad diferente a la

institución educativa, adjuntar el acuerdo de la práctica. NOTA.- No se exige documento como soporte de afiliación al sistema de salud. En el campo salario del formulario se debe ingresar el equivalente a 1 SMLMV. La vinculación no configura relación laboral con la entidad educativa. La afiliación y pago de la cotización corresponde a la entidad que perciba ingresos por la práctica: Institución Educativa, Empresa Natural o Jurídica, Entidad Estatal (en caso de que no sea la entidad educativa quedará en el acuerdo quien afilia y paga). No aplica para aprendices SENA ni para los convenios docente servicios sector salud. No aplica para personas que estén validando bachillerato.

Practicantes de post-grados en

salud

• Fotocopia del documento de identidad del trabajador. • Certificación de afiliación a la EPS. • Se debe pedir el convenio docente servicio de la universidad con la

empresa receptora para determinar quién debe hacer la afiliación y pagar el aporte.

Conductores de servicio público (solamente por

ventanilla)

• Fotocopia del documento de identidad. • Certificado de la Empresa Operadora con la cual está afiliado. Los conductores de buses, busetas y colectivos deben afiliarse como trabajadores dependientes a través de una empresa privada legalmente constituida y habilitada en la cual tenga afiliado el vehículo. (Decreto 173 de 2001 artículos 3, 10, 11).

Conductores de transporte público

en vehículo taxi (taxistas)

• Formulario diligenciado (DEPENDIENTE o INDEPENDIENTE). Cuando el conductor de taxi es independiente, No requiere firma del contratante; pero si debe registrar en el formulario los campos del contratante, los datos de la empresa operadora habilitada para servicio de taxi.


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TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS • Copia de la afiliación al Sistema de Salud o certificado expedido por

la EPS. • Copia de la afiliación al Sistema de Pensiones o certificado expedido

por la AFP. • Copia de la parte superior de la tarjeta de control (se renueva

mensualmente) o la que haga sus veces del mes inmediata anterior en la que se evidencie el nombre de la Empresa Operadora de Transporte a donde está matriculado el vehículo y la vigencia de la misma (Ver imagen).

• Fotocopia del documento de identidad del trabajador. • El operador de transporte habilitado deberá actuar como organismo

de seguimiento y control a la afiliación del taxista y de su oportuno recaudo, so pena de no generar el tarjetón de operación en forma mensual.

Nota: Los pagos son anticipados, lo que condiciona la vigencia de la afiliación. Las copias deben ser nítidas.

Conductores de carga

(solamente por ventanilla)

• Fotocopia del documento de identidad. Los conductores de carga, deben afiliarse como trabajadores dependientes a través de una empresa privada legalmente constituida en la cual tenga afiliado el vehículo. (Ley 336 de 1996 artículo 36). Esta condición aplica sólo cuando es un conductor de carga de una empresa de servicio público. Si el transporte es derivado de empleador con una actividad económica privada, es decir para transportar productos o materias primas propias de su proceso productivo no requiere permiso del min transporte y podrá contratarlo como trabajador independiente.

Exentos de afiliarse en pensión

Los aprendices, Las mujeres mayores de 50 años y hombres mayores de 55 que nunca han cotizado, (Circular 032 del 23 de mayo de 2007). Los jubilados o pensionados (Ley 797 de enero de 2003). Los extranjeros que manifiesten estar cubiertos en seguridad social en su país de origen. Para estos últimos no se requiere soporte que evidencie el hecho.

Afiliación • Fotocopia del documento de Identidad del trabajador.


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TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS trabajadores dependientes

• El formulario se debe diligenciar directamente en la página de www.positiva.gov.c. FORMULARIOS – link Riesgos Laborales – Formularios Dinámicos – Novedades de ingreso del trabajador dependiente a la ARL.

• El formulario se imprime, lo firma el trabajador y el empleador y se radica en el punto de atención que le quede más cercano.

• Cuando el empleador tenga usuario y contraseña para ingresar a la página transaccional, no requiere imprimir el formulario.

* SOLAMENTE POR VENTANILLA • La información de “EPS actual” diligenciada en el formulario, NO se confronta contra el

FOSYGA. Si el trabajador relaciona en el formulario una EPS del Régimen Subsidiado de Salud, no se rechaza la afiliación. No puede estar en condición de beneficiario en ninguno de los dos Regímenes.

• Si el trabajador a afiliar tiene como ocupación estudiante en práctica decreto 055 de enero de 2015, puede relacionar la EPS en la que esté como beneficiario. Igual es válido estar en el Régimen Subsidiado de salud o en Régimen exceptuado (fuerza pública, magisterio). No se requiere soporte físico.

• La información de AFP actual debe ser del régimen Contributivo. • Si el trabajador a afiliar tiene como ocupación estudiante en práctica decreto 055 de 2015,

se debe colocar en el formulario SIN AFP. • Si la actividad a ejecutar por parte del trabajador no es concordante con la clase de riesgo

de algún centro de trabajo existente para la empresa, se asignará la tarifa más alta. Si la empresa solo tiene un centro de trabajo y la actividad a ejecutar por parte del trabajador no corresponde, se le asignará la tarifa con el centro de trabajo existente y se redirecciona al área comercial de Positiva Compañía de Seguros S.A.; para que soliciten una reclasificación o la creación de un nuevo centro de trabajo con visto bueno del Gerente de sucursal.

5.10 POLITICAS DE RETIRO

5.10.1 Anulación de afiliación de trabajadores por portal de INTERNET El empleador podrá anular los trabajadores afiliados por el portal de Internet con el usuario y la contraseña proporcionados por Positiva Compañía de Seguros S.A., este proceso lo realiza por el módulo de novedades y en el Link anulación, solo podrá retirar trabajadores que sean afiliados por este medio y que no superen las 24 horas de fijados; pasadas las 24 horas tendrá que reportar el retiro por carta o por el medio de pago que esté utilizando la empresa.

5.10.2 Anulación de trabajadores

• Página web, es válida la anulación hasta el día siguientes de realizada la afiliación. Sólo se anulan las afiliaciones de trabajadores ingresados por el recurso WEB.

• Los retiros de trabajadores requeridos con cartas suscritas por los empleadores sólo se tramitan a través de la Gerencia de afiliaciones o del funcionario de la sucursal con nivel de autoridad asignado previamente.


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NOTA: Si el empleador no informa las anulaciones en los tiempos ya establecidos, debe cancelar los días transcurridos entre la afiliación y el día del pago marcando la novedad de retiro correspondiente.

5.10.3 Retiro de trabajadores dependientes

• Si el retiro es menor a 30 días, se debe realizar por el pago pila • Si en el pago ya realizaron la novedad de retiro no es necesario carta de retiro • Si el retiro es mayor a 30 días, se solicita carta emitida por la empresa solicitando el retiro de

sus trabajadores, firmada por el representante legal o en su defecto por la persona responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.). Deben reflejarse los siguientes datos: razón social, NIT, nombre de trabajador, numero de documento del trabajador y fecha de retiro.

• Si en el pago pila se olvidó u omitió la novedad de retiro debe enviar carta con los requisitos ya mencionados más liquidación de contrato de trabajo donde se vea reflejada fecha de terminación del mismo.

• La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de no ser así el empleador debe cancelar los periodos pendientes, los cuales deben coincidir con la liquidación del contrato.

5.10.4 Retiro de trabajadores independientes

• Si ya se terminó el contrato no hay necesidad de carta de retiro, debido a que los trabajadores independientes se inactivan automáticamente cuando se le termina el contrato.

• Si el retiro del contratista es anterior a lo establecido en el contrato, debe emitir una carta de retiro y firmada por el contratista, donde se deben reflejar los siguientes datos: razón social (contratante), NIT, nombre de trabajador, numero de documento del trabajador y fecha de retiro.

• La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de no ser así el contratista debe cancelar los periodos pendientes.

PASO A PASO

Actividad Responsable Recibir cartas de solicitud de retiro o anulación de trabajadores independientes.

Comercial Punto de Atención o Profesional de Operaciones Sucursal.

Verificar información y observaciones recibidas por el solicitante como los son cedula del trabajador, NIT del empleador y fecha de retiro.


Ingresar a la Base de Datos. Comercial Punto de Atención o Profesional de Operaciones Sucursal.

Verificación y analizar los datos suministrados en la carta con lo registrado en la base de datos.


Validar los parámetros establecidos en el manual de políticas.


Pasar la carta al Operador Logístico para que sea aplicado de retiro. Operador Logístico.

Cargar la carta a PMU AFILIACIONES Operador Logístico. Entregar copia de la carta con sello Radicador. Operador Logístico.


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5.11 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA Si el empleador solicitante de la afiliación es persona natural tipo documento C.C, No podrá presentar novedad de afiliación a la ARL de Positiva Compañía de Seguros S.A., como trabajador dependiente o independiente de sí misma (profesión o actividad liberal, empleadores de servicio doméstico). Si la empresa es persona natural con tipo de documento NIT y tiene RUT con actividad mercantil si podrá el titular afiliarse como dependiente de la empresa, siempre y cuando la persona que solicita afiliarse está incluido en la nómina de la misma, se puede afiliar. Esta restricción no aplica para los conductores de taxi independientes.

5.12 TRABAJADOR INDEPENDIENTE Ley 1562 de 2012, Sentencia 0412-08 del Consejo de Estado. Decreto 723 del 15 de abril de 2013.

• Sólo se reciben como novedades de trabajadores independientes, las personas con contrato de prestación de servicios cuya duración sea superior a 30 días, exclusivamente en punto de atención, previa presentación de todos los documentos requeridos para tal fin, como: Formulario de vinculación del Trabajador Independiente, diligenciado y firmado por el contratante y el contratista; fotocopia del documento de identidad del contratista o trabajador independiente, afiliación del contratista o trabajador independiente a los sistemas de Salud (régimen contributivo.

• Cuando sean trabajadores independientes con contratos suscritos con empresas del Estado y esas empresas estén afiliadas con Positiva y los independientes ya venían afiliados, se pueden hacer actualizaciones de afiliaciones con períodos de 15 días.

• En los formularios de afiliación de trabajadores independientes con contratos de prestación de servicios de empresas estatales sean o no vinculadas a Positiva, no se les exigirá firma del contratante, la cual deberá venir en el contrato de prestación.

• Se debe verificar si el contratante está vinculado previamente a la ARL POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS en condición de empleador y hacer el registro como se venía realizando.

• Si el contratante es de naturaleza privado y no pertenece a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, se debe recepcionar el formulario de afiliación del trabajador independiente con los documentos soportes y registrarlo en la base de datos.

• Si el contrato tiene una duración de tiempo que incluye fracciones (2 meses y 15 días), se tomará para efectos de diligenciamiento del formulario y cálculo de valores, como cantidad de meses, el mes inmediatamente superior, es decir, tres meses.

• Cuando el contrato de prestación de servicios sea para ediles, concejales y demás personal de elección popular cuya duración sea para 4 años, ese será el tiempo de registro en el sistema de afiliación.

• En los campos valor contrato y valor mensual, si al calcular los valores automáticamente por el sistema, estos no coinciden con la información diligenciada en el formulario, este se devuelve. Estos campos se calculan así: ü El valor total del contrato: Corresponde al valor escrito en el contrato. ü El valor mensual: Es el valor total del contrato dividido en el número de meses. Para el

caso del Ingreso base de cotización, este corresponde hasta el 40% del valor mensual y no puede ser inferior a un (1) salario mínimo legales vigentes, ni superior a veinticinco (25)


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SMMLV. (40% por valor mensual= Ingreso base de cotización). Cuando se presenten valores superiores, se debe tomar por el máximo y recepcionar el formulario.

ü Si el valor de ingreso base calculado es inferior a un salario mínimo legal vigente, en el formulario se escribirá el valor de un salario mínimo legal vigente.

ü Si el valor escrito en el formulario es un número mayor al calculado, es decir, al resultado de la operación, se recibe el formulario.

ü Si el usuario manifiesta que el valor total del contrato incluye rubros de administración, impuestos y utilidades (AIU); se debe tomar el valor que éste indique en el formulario, así no coincida con el valor que se tiene en el contrato.

ü Para el cálculo del IBC, se debe tener en cuenta: − No puede ser inferior a 1 SMLMV − No debe ser menor al 40% del valor mensual del contrato − Puede ser superior del 40% del valor mensual del contrato. − Cuando en el contrato de prestación de servicios no se evidencien las condiciones de

tiempo, modo y lugar se pueden declarar en el formulario que debe ser firmado por el contratante y el contratista.

− No se requiere que el contrato lleve el membrete del contratante. − Si el formulario está firmado por un contratante diferente del que está en el contrato,

debe existir una autorización de la persona que firmó el contrato. ü Los campos correo electrónico y número de celular son obligatorios.

Afiliación de Independientes con varios contratos en una misma empresa: Un trabajador independiente puede tener una afiliación por cada contrato que tenga, con una misma empresa. Por ejemplo, un profesor de la Universidad Nacional tiene un contrato con varias facultades. Se requieren certificados por cada contrato. Afiliación de Extranjeros: Si un usuario manifiesta cotizar en pensión en su país de origen, se debe permitir la afiliación manifestando que no tiene AFP: SIN AFP EXTRANJEROS. Otros aspectos de afiliación de Independientes: • La información de “EPS actual” diligenciada en formulario, NO se confrontará contra el

FOSYGA. • El horario se debe registrar por defecto, en el formulario; de 6 a.m. a 6 p.m., en el caso que el

usuario manifieste que no tiene horario. • En el caso que el contrato sea un valor fijo por actividad, deberá diligenciar en la casilla valor

mensual e IBC, como mínimo en el valor mensual de un (1) SMMLV. • La clase de riesgo asignada al trabajador independiente, con la cual debe pagar su aporte es

la que resulte mayor de comparar las tarifas asignadas en el formularios que son: ü El propio de la actividad ejecutada por el contratista. ü Clase de riesgo del centro de trabajo o institución. Cuando las entidades o instituciones no tengan centros de trabajo se tomará la actividad principal de la entidad o institución. En el evento de simultaneidad de contratos, el ingreso base de cotización para el reconocimiento de las prestaciones económicas por parte de la Administradora de Riesgos Laborales, será igual a la sumatoria de los ingresos base de cotización de la totalidad de los contratos, sin que supere el límite de 25 SMMLV. Esta tarifa es la que se carga en la base de datos SIARP.


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• Se debe validar que la firma del contratante sea la misma que aparece en el contrato y en el formulario, de lo contrario debe presentar carta del contratante autorizando la firma de un tercero. Igualmente se debe verificar que el contrato presentado cumpla con las siguientes características: ü Que se encuentre impreso en hoja membreteada o en su defecto que tenga el sello de la

empresa. Si el contrato no viene en hoja membreteada, el trámite de afiliación puede continuar.

ü No es obligatorio que se identifique el NIT de la empresa. ü El nombre o razón social que figure en el contrato debe coincidir con el formulario de

afiliación. • Se debe informar al trabajador Independiente que deberá pagar la totalidad de los aportes del

mes, así este se afilie cualquier día del periodo. Cuando es el mismo contratante y ya ha presentado carta de representante legal, esta debe digitalizarse y dejarse cargada para no pedirla las veces que viene a actualizar la afiliación de los trabajadores ya existentes o a afiliar nuevos.

Para las actividades económicas de minería y de construcción, sus trabajadores no se pueden afiliar siendo menores de edad ni figurar como trabajadores independientes, tampoco los trabajadores que desarrollen oficios relacionados con el transporte de servicio público de pasajeros (excepto taxistas), de carga, aviadores, madres comunitarias ni del servicio doméstico. Los trabajadores independientes no pueden afiliarse como contratistas de sí mismos, es decir contratante, el Operador Logístico deberá verificar con la fotocopia de la cédula del empleador cargada y validar tipo y número de documento. Para afiliar trabajadores independientes el operador logístico verificará que el contratante este afiliado al Sistema de Riesgos Laborales con Positiva en calidad de empleador y que tenga registrado como mínimo un trabajador dependiente que se encuentre activo. Verificar (Ley 1562 de 2012), en caso contrario utilizará el procedimiento establecido para independientes de otras administradoras de riesgos laborales. Nota: Cuando la empresa es Estatal se puede aceptar el contrato firmado por el interventor o quien haga sus veces. No será causal de devolución que en el contrato no se especifique la frase “contrato de prestación de servicios” Los Concejales y Ediles se afilian como independientes, con el lleno completo de los campos del formulario; adjuntan la copia del acta de posesión.

5.13 DOCUMENTOS EXIGIDOS “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”

TIPO DE TRAMITE

DOCUMENTOS

Novedad de afiliación de trabajadores

• Fotocopia documento de identificación. • Fotocopia contrato prestación de servicios. (orden de servicio, contrato


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TIPO DE TRAMITE

DOCUMENTOS

independientes fijo de servicio, contrato arrendamiento de servicio, no aplica para los contratos de arrendamientos como de bienes inmuebles, vehículos, y demás objetos de uso). Este documento debe acreditar los elementos constitutivos de un contrato civil o comercial (Honorarios, objeto, duración, lugar, horario) de prestación de servicios, civil, comercial o administrativo.

• Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS o FOSYGA y AFP o copia del último pago hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o actual). En caso de presentar código de la EPS O AFP el usuario diligencia el nombre de la entidad a la cual corresponde en la parte superior del formulario. La EPS puede ser del Régimen Subsidiado, en tal caso no se requiere soporte.

• Contrato de prestación de servicios superior a un mes de duración. Si el contratante es una entidad del estado y el trabajador ya venía afiliado, se puede recibir la prórroga por un tiempo mínimo de 15 días. Las prórrogas se radican como afiliación, no aplica como actualización.

• Trabajadores independientes que vayan a laborar en oficios o cargos de actividades definidas como de alto riesgo con clase 4 y 5 deberán ser afiliados con el pago de la respectiva cotización por el contratante y su duración podrá ser inferior a los 30 días, pero deberá cotizar y pagar la totalidad del mes.

• La cotización del trabajador independiente se realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo de su centro de trabajo en la empresa y el propio de la labor ejecutada por el contratista, debiéndose seleccionar entre los dos anteriores el de mayor riesgo al cual se encuentra expuesto el contratista.

Todos los contratistas sean nacionales o extranjeros deben afiliarse a Salud, Pensión y Riesgos Laborales. Cuando el extranjero manifieste estar protegido en su país de origen por el Sistema de Pensiones no se le exige la afiliación al Sistema General de Pensiones en Colombia.

Novedad de afiliación de trabajadores

independientes por

comunidades religiosas

• Fotocopia contrato prestación de servicios. • Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS y AFP o copia del

último pago hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o actual).

• Fotocopia de la cédula del trabajador independiente. • La comunidad religiosa debe estar previamente autorizada por el

Ministerio del Interior.

Exentos de afiliarse en

pensión

• Las mujeres mayores de 50 años que nunca hayan cotizado • Los hombres mayores de 55 que nunca hayan cotizado • Los pensionados por vejez (Ley 797 de enero de 2003). • Aprendices SENA y estudiantes practica decreto 055 de 2015.

Madres/padres comunitarios –

solo como dependientes

• Fotocopia del documento de identidad de la madre o padre comunitario • Certificación actualizada expedida por la EPS en donde conste que la

madre comunitaria o padre comunitario se encuentra afiliada(o) y activa(o). Es válido el recibo de pago del mes actual o inmediatamente


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TIPO DE TRAMITE

DOCUMENTOS

con contrato laboral a través de la asociación

o entidad administradora

del programa de hogares

comunitarios del instituto

colombiano de bienestar

familiar ICBF.

anterior. Si en el formulario de afiliación relacionan EPS del Régimen Subsidiado se debe recibir, sin requerir soporte.

• Certificación actualizada expedida por el Fondo de Pensiones en donde conste que la madre o padre comunitario se encuentra afiliada (o). No requiere constancia de que se encuentra activa. Es válido el recibo de pago del mes actual o el inmediatamente anterior.

NOTA: El formulario debe radicarse en el punto de afiliación dispuesto en cada ciudad y/o sucursal para la vinculación de la madre o padre comunitaria (o). • La afiliación es como trabajador Dependiente. • La madre comunitaria diligencia el formulario de vinculación del

trabajador dependiente al sistema de riesgos laborales. • El código de actividad económica es: 1801101: “establecimiento de

educación preescolar que suele impartirse en escuela de párvulos o en jardines infantiles incluye guarderías”.

• Una vez verificada la información debe escribir en la parte superior derecha del formulario la frase: “madre comunitaria”.

• El Gerente Sucursal previa verificación de la información reportará en forma mensual los datos de afiliación de madres comunitarias a la Coordinación de Afiliación y Novedades1.

• Los párrocos, sacerdotes y demás personas pertenecientes a cualquier comunidad religiosa y

sean independientes, pueden presentar el formulario de independiente debidamente diligenciado, sin contrato escrito. Todos los demás campos deben estar completamente diligenciados. Las condiciones de tiempo, modo y lugar deben quedar registradas en el formulario. Debe ser firmado por el contratante y el contratista o trabajador independiente.

• Las cooperativas o precooperativas no tienen la facultad para afiliar trabajadores como independientes, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 4588 del 16 de Septiembre del año 2004, el cual establece: ü Artículo 19° prohibición de actuar como entidades de afiliación colectiva. Las

Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado sólo podrán afiliar al sistema de seguridad social integral a sus trabajadores asociados y no podrán actuar como asociaciones o como agremiaciones para la afiliación colectiva de trabajadores independientes al sistema de seguridad social, ni como asociaciones mutuales para los mismos efectos. La cooperativa y precooperativa que viole esta prohibición se hará acreedora a las sanciones establecidas en el presente decreto y demás normas sobre la materia”.

ü la ley 1429 articulo 63. “Contratación de personal a través de cooperativas de trabajo asociado El personal requerido en toda institución y/o empresa pública y/o privada para el desarrollo de las actividades misionales permanentes no podrá estar vinculado a través de Cooperativas de Servicio de Trabajo Asociado que hagan intermediación laboral, o bajo ninguna otra modalidad de vinculación qué afecte los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes”.

1 Se hará de esta manera hasta que se defina procedimiento y se diseñe desarrollo con el operador logístico para incluir con la opción MADRE COMUNITARIA y permita un control estadístico a través del aplicativo SCG AFILIACIONES.


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5.14 APRENDICES SENA Los aprendices SENA presentarán novedad de afiliación en Riesgos Laborales, como trabajadores dependientes, diligenciando el formulario de “Solicitud de vinculación del trabajador al Sistema General de Riesgos Laborales”. Siempre que se encuentren en etapa productiva, es decir realizando la práctica en el empleador que lo patrocina y ya deberá tener afiliación a EPS. El Decreto 055 del 15 de enero de 2015 no aplica para los aprendices SENA. Existe un grupo de estudiantes del SENA que ejercen la práctica de manera particular, sin convenio de aprendizaje, serían cubiertos por este Decreto, siempre y cuando el SENA avale la práctica; es decir, el que los afilia es el SENA con las condiciones del DECRETO: Dependiente, ocupación estudiante en práctica decreto 055 de 2015, afiliación al Sistema de Salud, régimen contributivo o subsidiado, en condición de cotizante o de beneficiario.

5.15 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO Las empleadas de servicio doméstico NO podrán presentar novedad como trabajadores Independientes en el Sistema General de Riesgos Laborales; solo podrán hacerlo como trabajadores dependientes toda vez que el empleador esté afiliado a la ARL de Positiva Compañía de Seguros S.A.

5.16 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO

Los conductores de servicio público (buses, busetas, colectivos.) deben presentar novedad de afiliación a la ARL, a través de la empresa donde tienen afiliado el vehículo; sin embargo, las personas que están ya afiliadas con una persona natural, y se presenten a actualizar datos (incluir o retirar beneficiarios, actualizar direcciones, actualizar IBC, etc.) lo pueden hacer con el empleador que tienen actualmente. Todas las afiliaciones de trabajadores con ocupación conductores de servicio público (excepto taxistas), deben ser como trabajadores dependientes. Si son conductores de empresas del estado o conductores de empleadores con naturaleza privada se puede recibir la afiliación como independiente con el lleno de los requisitos para los mismos, sin autorización previa de la Gerencia de Afiliaciones y Novedades.

“Se tiene que por expresa disposición de la Ley 15 de 1979 y Ley 336 de 1996, entre la empresa operadora de transporte y el conductor debe existir un contrato verbal o escrito y por ende, se concluye que la empresa debe afiliar al conductor al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud como trabajador dependiente, al Sistema general de Pensiones y al de Riesgos Laborales y pagar las respectivas cotizaciones, en los términos establecidos en las normas que regulan cada uno de los sistemas”. Así las cosas, las normas obligan para que entre la empresa operadora de transporte de servicio público y el conductor exista un contrato de trabajo, donde la empresa debe afiliarlo al régimen de salud, al de pensiones, Riesgos Laborales y pagar sus respectivas cotizaciones; así como vigilar y constar que estos cuentan con licencia de conducción vigente y apropiada para el servicio, con el fin de verificar que el conductor sea una persona idónea para la operación de los equipos”.


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Los conductores de las empresas del estado, así como los conductores de ambulancias de entidades estatales, se pueden vincular con contratado de prestación de servicios en condición de independientes.

5.17 CONDUCTORES DE VEHICULO PUBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR INDIVIDUAL DE PASAJEROS EN VEHICULO TAXI

La afiliación puede ser como TRABAJADOR DEPENDIENTE o INDEPENDIENTE: • TRABAJADOR DEPENDIENTE, se puede vincular como: ü Dependiente de la empresa operadora de transporte en donde se encuentre

matriculado el vehículo.- Para esto, la empresa operadora de transporte debe estar previamente afiliada en condición de empleador a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. En caso de no estarlo, proceder a vincularse, diligenciando el FORMULARIO DE AFILIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES”, adjuntar el Certificado de Cámara de Comercio en el que se evidencie la actividad de TRANSPORTE PUBLICO; fotocopias del RUT y documento de identidad del Representante legal de la empresa y Habilitación emitida por el Ministerio del Transporte o la entidad que haga las veces en el lugar de domicilio de la empresa, que avale la actividad de TRANSPORTE PUBLICO EN VEHÍCULO TAXI. Si la empresa está afiliada, con una actividad diferente, debe proceder a requerir la apertura del centro de trabajo con riesgo de Transporte y adjuntar la documentación requerida, particularmente la Habilitación.

ü Dependiente del dueño del Taxi.- El dueño del Taxi, debe constituirse como empleador persona natural, diligenciando el FORMULARIO DE AFILIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES”, adjuntar el Certificado de Cámara de Comercio si lo tiene, en el que se evidencie la actividad de TRANSPORTE PUBLICO; fotocopias del RUT y documento de identidad del Representante legal de la empresa y Habilitación emitida por el Ministerio del Transporte o la entidad que haga las veces en el lugar de domicilio de la empresa, que avale la actividad de TRANSPORTE PUBLICO EN VEHÍCULO TAXI. Si la empresa está afiliada, con una actividad diferente, debe proceder a requerir la apertura del centro de trabajo con riesgo de Transporte y adjuntar la documentación requerida, particularmente la Habilitación. Cuando se indica persona natural, se refiere a que se identifica con el RUT que es el número de cédula con digito de verificación.

Una vez la empresa, esté debidamente vinculada, proceder con la afiliación del trabajador, diligenciando el Formulario de Novedad de Ingreso o Actualización del Trabajador Dependiente a la Administradora de Riesgos Laborales, con el lleno de todos los campos, firmado por el empleador y el trabajador, quien debe estar previamente vinculado al Sistema de Salud y Pensiones régimen contributivo. Adjuntar la fotocopia de la tarjeta de operación en la que se evidencie el nombre de la empresa operadora, el NIT, los datos del trabajador y la fecha de vencimiento y, del documento de identidad del trabajador, legible

• TRABAJADOR INDEPENDIENTE.- Diligenciar el Formulario de Vinculación del Trabajador Independiente a la Administradora de Riesgos Laborales, marcando el ovalo afiliación e información del contratante o empresa transportadora. Diligenciar completo así: ü Módulo I: datos generales del trabajador independiente. ü Módulo II: información del contrato diligenciar los campos: fecha inicio del contrato,

fecha terminación del contrato, No. de meses del contrato, ingreso base de cotización,


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actividad a ejecutar: “conductor servicio público vehículo taxi”; dirección; departamento; municipio.

ü Módulo III. información del contratante o empresa transportadora (habilitada por el ministerio de transporte para taxistas): entidad contratante, tipo de documento; número de documento, nombre o razón social, código de actividad económica; dirección principal; departamento; municipio; teléfono; correo electrónico; datos de quien firma el contrato: no de documento; tipo documento; primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre.

No se requiere la firma del contratante. Debe firmarlo el trabajador. Adjuntar: ü Fotocopia del documento de identidad legible del trabajador ü Evidencia de afiliación o pago actualizado al sistema de Seguridad Social en Salud y

pensiones régimen contributivo. ü Copia de la tarjeta de control en la que se evidencie en forma legible el nombre de la

empresa operadora, los datos del conductor y la vigencia. ü Si el conductor es nuevo deberá anexar la tarjeta de control del mes anterior que

corresponda al vehículo taxi. ü Si el vehículo es nuevo deberá anexar la tarjeta de operación que confirme dicho estado.

5.18 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El diligenciamiento de beneficiarios en los formularios de ARL, NO es obligatorio. Sin embargo, se podrán inscribir hijos, cónyuge, compañero permanente, y padres a falta de hijos y cónyuge con derecho, hermanos inválidos e hijos inválidos.. En caso de que el trabajador manifiesta no tener beneficiarios no se debe solicitar que se diligencie “Manifiesto no tener beneficiarios, no tiene, no presenta, no posee, declaro no tener beneficiarios” Se recibirán los números de documentos alfanuméricos

5.19 INGRESO BASE DE COTIZACION Las novedades de afiliación de personas dependientes, serán devueltos cuando el salario o ingreso base diligenciado, sea inferior al salario mínimo mensual legal vigente o superior a veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para novedades de afiliación de personas independientes, el formulario se devuelve cuando sea inferior a un salario mínimo legal vigente. (Decreto 723 de 2013) (Sentencia 0412-08 del Consejo de Estado).

5.20 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO

Las novedades de afiliación de empresas que se encuentren en la base de datos con un tipo de documento diferente al NIT, serán actualizadas con el tipo y número de documento correcto. Estos casos se recibirán en los puntos atención al cliente por el Operador Logístico, cuando los procesos sean informados y documentados por los gestores de procedimiento de reclasificación de empresas de las sucursales y serán aplicados conforme a lo tramitado en el formulario de


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novedades. Estos casos no se radicaran por ventanilla, se informaran a la Gerencia de Afiliaciones y Novedades para el respectivo análisis.

5.21 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN La actualización de direcciones deberá realizarse a través del portal WEB, o con formularios de afiliación de empleador, marcando la opción novedad y cambio de dirección. Las direcciones escritas en los formularios, deben ser direcciones del territorio colombiano. En el caso de los corregimientos, veredas o fincas donde no existe nomenclatura, deberá especificarse una dirección de correspondencia que esté definida y a la cual puedan enviarse las comunicaciones.

Se realizará actualización del 100% de los datos básicos del empleador que permitan su ubicación, reportados en los formularios.

5.22 DOCUMENTOS ANEXOS A LAS NOVEDADES Los documentos anexos a las novedades de afiliación deben ser legibles para verificar la información registrada en el formulario o en caso que el documento sea ilegible solicitar el original del documento para su comprobación. NOTA: Se verificará que los datos de nombre y número de cédula sean legibles. Cuando los datos no sean claros, el funcionario con base en el documento original escribirá los correctos en la misma fotocopia, frente al usuario y procederá a su radicación. Cédulas inválidas Las Leyes 757 de 2002, 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior, señalan que todos los colombianos deben renovar su cédula de ciudadanía porque a partir del 31 de julio de 2010, el único documento de identificación válido en el país para los mayores de edad será la cédula amarilla con hologramas, así que quienes tienen cédula blanca laminada o café plastificada deben solicitar y reclamar la cédula amarilla con hologramas. Es pertinente aclarar, que a partir del 01 de agosto de 2011, la persona que no tenga la cédula amarilla con hologramas se considera indocumentada y no podrá recibirse trámite alguno con la cedulas blancas o amarillas plastificadas.

Se reciben documentos en trámite como contraseñas con una expedición no mayor a un año. NOTA: De acuerdo a la circular 158 de la superintendencia de notariado y registro, se da la posibilidad de admitir como documentos de identificación excepcionales u otros documentos oficiales que lo remplacen ; es decir expedidos por entidades o autoridades públicas nacionales, como la tarjeta militar o el pasaporte vigente acompañados de la cédula antigua.

5.23 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMULARIOS Señalización de campos faltantes y enmendaduras: Los formularios NO deben estar tachados, enmendados con corrector y no debe contener información fotocopiada. Los


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formularios no se deben alterar de ninguna manera. No se debe resaltar, ni marcar, ni encerrar los campos faltantes. Completar con X en los formularios: El Operador Logístico podrá completar los campos de selección, marcando las X en los formularios, en presencia y aprobación del usuario y confirmando la información. Los operadores no están autorizados a completar o alterar campos del formulario, solo se autoriza marcar los campos que requieran “X”, los demás deben ser diligenciados por los usuarios. De acuerdo con la Ley antitrámites, cuando los formularios presentan datos legibles que no alteren la información de fondo, se pueden corregir en presencia del usuario. Letra montada sobre los campos: Si la información diligenciada en los formularios es ilegible o no permite diferenciar claramente los campos, NO se recibe el formulario. Información invertida: Si en los campos departamento y municipio, viene la información invertida, es decir, donde dice departamento está el nombre del municipio y viceversa, se debe recibir. Se graban en el orden que corresponde. Firma en sello: Los formularios cuyas firmas de empleador o trabajador es un sello de la firma, no se reciben. Si en la cédula del trabajador, en el campo de la firma manifiesta no saber firmar, podrá firmar el formulario el representante legal de la empresa o con la huella del trabajador. Números de radicados: En los casos cuando el número de radicado impreso en el formulario no sea legible, el operador escribirá el número con lapicero negro a un lado del timbre.

5.24 EMPLEADORES MENORES DE EDAD

Los menores de edad que sean socios o propietarios de empresas se afiliarán al Sistema de Riesgos Laborales a través del representante legal (padres, tutores, curadores administradores) quienes anexarán los respectivos documentos (Registro civil de nacimiento que señale el nombre de los padres y cédula de ciudadanía, en caso de tutor, guardador la sentencia judicial o acto administrativo del ICBF que lo acredite).

5.25 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN VENTANILLA

Las anulaciones que solicite el usuario pueden ser: • El empleado NO se presentó a trabajar después de la afiliación: Informarle al usuario que la

empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación como mínimo los días transcurridos entre la afiliación y el pago, especificando en la casilla novedades del formulario la R de retiro.

• El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: Debe adjuntar fotocopia del documento de identidad, comunicación solicitando la corrección por parte de la empresa e informando el documento y nombre correcto y entregarla al área comercial para su trámite o aplicar novedad de trabajador con formulario y copia de la cédula.

• El formulario de afiliación sobre el cual se solicita la anulación se mantendrá digitalizado y procesado normalmente.


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5.26 SOLICITUDES VÍA WEB Las consultas presentadas en la página WEB que no corresponden al proceso de afiliación vía WEB, serán remitidas al Call Center de la Vicepresidencia de Operaciones ARL – para que se dé solución al usuario. Las consultas de operación vía WEB, o problemas con la contraseña, se les resolverá a los usuarios a través del mail: [email protected] En caso de anulación se procederá así: • El empleado no se presentó a trabajar después de la afiliación: Se le informará que el

procedimiento a seguir es que la empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación como mínimo los días transcurridos entre la afiliación y el pago y especificando en la casilla novedades del formulario la opción de retiro. El usuario tiene la opción de presentar la novedad por la WEB en un término de 24 horas.

• El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: debe Presentar la novedad de cambio en ventanilla.

5.27 NOVEDADES DE AFILIACIONES VÍA WEB

Las empresas que avaladas para afiliar vía WEB podrá realizar la solicitud de anulación de la afiliación, solamente 24 horas después de radicada la afiliación. Una vez pasado este tiempo, la empresa debe pagar los días y solicitar el retiro respectivo de acuerdo al medio de pago. Se bloquearan las afiliaciones de Conductores vía WEB, excepto los conductores contratistas de empresas del estado. Al igual que la actividad económica servicio doméstico y demás actividades aprobadas para tipo de documento C.C, no podrá hacer afiliaciones vía WEB.

Cuando la empresa afiliada esté inscrita en la Web y solicite cambios de contraseña, esta lo debe hacer por comunicación escrita en la que especifique: correo electrónico, nombre del funcionario autorizado con el número de cédula, con la firma del Representante Legal la cual deberá ser digitalizada y enviada al mail de [email protected]

5.28 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS En los puntos de atención se recibirán y procesaran todas las solicitudes de afiliación. Cuando un usuario presente más de seis (6) afiliaciones en el punto de atención, estas se recibirán y entregarán a más tardar al día hábil siguiente. Las solicitudes de afiliación serán radicadas con la fecha de recepción del formulario, previa validación en el sistema. La expedición de carnés de ARL se realiza en los puntos por demanda solo hasta 10, si el usuario presenta una solicitud mayor a 10 debe solicitarlo ante un funcionario de Positiva quienes se encargaran de enviar a Casa Matriz para la respectiva impresión masiva.


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Los carnés para las empresas de traslado deben ser expedidos 15 días antes del inicio de vigencia de cobertura. Para esto, la totalidad de la información de la afiliación deberá estar radicada y registrada en el sistema dentro de las dos primeras semanas del periodo de transición.

5.29 TUTELAS, FALLOS DE TUTELAS E INCIDENTES DE DESACATO • Todas radicaciones de tutelas e incidentes que presenten los usuarios emitidos por los

Jueces de la República, se deberán redirigir al Gerente Regional, Gerente de Sucursal o líder comercial del punto de atención, quienes posteriormente entregarán al líder del Operador Logístico para su correspondiente radicación.

• En ventanilla se procederá a la radicación, digitalización y transmisión de imágenes de manera inmediata. Las tutelas tienen carácter prioritario.

5.30 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS Las solicitudes de asesoría de los usuarios que no estén al alcance del operador logístico se deberán re direccionar al funcionario de Positiva Compañía de Seguros S.A. encargado de atenderlas, estas son: • Distribuir a los usuarios los formularios de afiliación a ARL. (Solo entregamos en los

municipios donde hay un solo operador). • Asesorar a los usuarios en las diferentes consultas sobre servicio de las áreas. • Entregar certificaciones. • Modificar estados en la base de datos, que soliciten los usuarios, • Recepcionar las solicitudes de retractos y anulaciones. • Solicitar la papelería de ARL. • Asesorar en el diligenciamiento de los formularios. (Solo en casos de existir gestor de filas

y/o municipios donde solo hay un funcionario del operador logístico). • Realizar la preventa de la afiliación. • Reclasificación de empresas en ARL. • Asesorías en el diligenciamiento de formularios de autoliquidación. • Solicitud de novedades retroactiva • Recepcionar solicitudes de promoción y prevención. • Recepción de trámites de autorizaciones médicas, tutelas, desacatos, Solicitud de Pensión,

Auxilio funerario, notas auto descuento, creación de sedes. • No se atienden por parte del personal del operador logístico las consultas telefónicas.

5.31 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

La desafiliación de empresas se recibirá solo de manos de funcionarios de Positiva Compañía de seguros S.A, con la documentación que ellos consideren necesaria de acuerdo a lo definido por la compañía. El funcionario de Positiva valida los siguientes documentos para el retiro de empresas: • Certificado Vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días,

(No se acepta Matricula Mercantil no renovada). • Tres últimos recibos de pago a la ARL. • Verificación en PMU Recaudo sobre el estado de cuenta de la empresa.


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• Cédula de ciudadanía del representante legal. • Carta de intención de traslado firmada por el representante legal.

Es necesario reiterar que se esté cumpliendo con el debido proceso para la retractación de empresas, con el cumplimiento de las directrices de la compañía, con los siguientes puntos: • La carta de retiro de empresas debe llegar a cada sucursal al área de correspondencia. • Se debe verificar la documentación anexa la cual debe estar completa (Consultar políticas

de Afiliaciones y Novedades). Si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para estudio.

• Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal. • El Gerente sucursal revisa y da la instrucción para el proceso de retractación. • La Gerencia sucursal las entrega al Operador Logístico para el cargue inmediato en el

aplicativo de expediente digital. • Finalmente a primera semana de cada mes el Gerente de la Sucursal o la persona que este

designe para el proceso; debe entrar al expediente digital y marcar las empresas que efectivamente se retiraron e informar a la Vicepresidencia Comercial y la Vicepresidencia de Operaciones.

5.32 RETIRO DE TRABAJADORES

Se recibirán solicitudes de retiros de trabajadores teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: Se solicita carta emitida por la empresa solicitando el retiro de sus trabajadores, debe estar debidamente firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por la persona responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.), Debe reflejarse los siguientes datos: • Tipo y número de documento de la empresa. • Tipo y número de documento del trabajador. • Fecha de retiro del trabajador.

La fecha de retiro es decir de la novedad no debe ser inferior a la fecha de la afiliación, La novedad de retiro no debe ser de más de 30 días atrás de la solicitud si es así, se debe presentar en el pago por PILA, de igual forma cuando la novedad presenta una fecha futura, no debe ser mayor a 30 días. El sistema validará que la empresa pagó por esta persona; es decir, si se van a retirar se confronta contra la base de datos de recaudo para verificar el pago de las respectivas cotizaciones. Cuando el empleador reporte retiros retroactivos debe anexar a la carta de retiro la copia de la liquidación de prestaciones sociales avalada por el Revisor Fiscal o Contador de la empresa.


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5.33 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS

Los funcionarios de positiva entregaran documentos anexos al operador del punto para que se digitalicen y se agreguen a los trámites que ya se han radicado, como lo son: Incapacidades, Tutelas, Desacatos, etc. Se debe solicitar lo siguiente:

El usuario debe presentar los documentos anexos con una carta con los siguientes datos: Código de sucursal, punto de atención, número de radicado, fecha de radicado y trámite. Si el usuario no presenta carta debe presentar los datos anteriormente mencionados.

6. PROCESO Y SUBPROCESO ASOCIADO Proceso: Gestión de Producción. Subproceso: Emisión.

7. RESPONSABLES

Positiva Compañía de Seguros S.A. • Secretaria General • Vicepresidencia de Operaciones • Gerencia de Afiliaciones y Novedades • Gerencia de producto ARL • Gerencia Jurídica

Operador Logístico • Gerente Proyectos Especiales • Jefe Operación Nacional del Proyecto • Administradores Territoriales

8. TABLA DOCUMENTOS ASOCIADOS

Documentos y/o Formatos Asociados

N° Nombre del documento y/o formato asociado Código del

documento sin versión

1 Procedimiento de Afiliaciones ARL MIS 5 22 CPR08 2 Procedimiento de Novedades ARL MIS 522 CPR 07

manual de polÍticas de afiliaciÓn y...

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