“manual de organizaciÓn aplicado al almacÉn general

“MANUAL DE ORGANIZACIÓN APLICADO AL ALMACÉN

GENERAL INTERNO DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y

MANTENIMIENTO DE LA SECRETARIA DE CULTURA DEL

GOBIERNO DEL ESTADO DE COLIMA”

TITULACIÓN INTEGRAL

INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL

ESMERALDA MAGALI ESPINOZA VILLASEÑOR

LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN

ASESOR:

LIC. PEDRO RODRÍGUEZ GARCÍA

“Manual De Organización Aplicado Al Almacén General Interno del Área De Adquisiciones YMantenimiento De La Secretaria De cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”

2

ContenidoCapítulo 1...............................................................................................................................4

1.1Justificación: ................................................................................................................4

Capítulo2................................................................................................................................5

2.1 Objetivo general:.........................................................................................................5

2.2 Objetivos específicos:................................................................................................5

Capítulo 3...............................................................................................................................5

3.1 Planteamiento del problema:.....................................................................................5

Capítulo 4...............................................................................................................................6

4.1 Antecedentes: .............................................................................................................6

4.2 Misión:..........................................................................................................................7

4.3 Visión: ..........................................................................................................................8

4.4 Valores .........................................................................................................................8

Igualdad y no discriminación: Prestaran sus servicios a todas las personas sindistinción, exclusión, restricción....................................................................................8

4.5 Aspectos Legales .......................................................................................................9

4.6 Constituciones: ...........................................................................................................9

4.7 Leyes: ...........................................................................................................................9

4.8 Códigos:..................................................................................................................... 10

4.9 Descripción detallada de las actividades a desarrollar: ..................................... 11

4.10 Estrategias:............................................................................................................. 11

4.11 Actividades que se realizan dentro del área adquisiciones y mantenimiento............................................................................................................................................ 12

1. Comprobación de los recursos financieros. .................................................... 12

2. Pago a proveedores............................................................................................. 13

3. Atención personal a proveedores...................................................................... 13

4. Entrega de materiales al personal de la secretaría de cultura. ...................... 13

Capítulo 5............................................................................................................................. 15

5.1 ESTRUCTURA ORGANICA. ..................................................................................... 15

5.2 ORGANIGRAMA ÁREA DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO .......................................... 16

PERFIL Y DESCRIPCION DE PUESTOS......................................................................................... 17


3

DIAGRAMAS Solicitud de compras de papelería mediante el sistema ................ 41

Recepción de Papelería .............................................................................................. 43

Solicitud de compras de material de limpieza mediante el sistema ..................... 44

Recepción de material de limpieza ........................................................................... 46

Capítulo 6............................................................................................................................. 47

6.1 Recomendaciones. .............................................................................................. 47

6.2 Conclusiones............................................................................................................. 47

Capítulo 7............................................................................................................................. 48

Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ................................................................... 48

7.1Materias aplicadas: .................................................................................................... 48

7.2 Competencias............................................................................................................ 48

7.3 Otras competencias adquiridas:............................................................................. 49

Capitulo 8............................................................................................................................. 50

Bibliografía....................................................................................................................... 50


4

Contenido del proyecto de residencia:

Nombre del proyecto: “Manual De Organización Aplicado Al Almacén

General Interno del Área De Adquisiciones Y Mantenimiento De La Secretaria De

cultura Del Gobierno Del Estado De Colima”

Capítulo 1

1.1Justificación:

El motivo por el cual se desarrolló este proyecto es para mejorar el proceso y el

desarrollo de compras y almacén en el área de bienes y adquisiciones de la

secretaria de cultura. La problemática en esta área es que no existía un control

de entradas y salidas de material de oficina y material de limpieza,

Al implementar adecuadamente el procedimiento de recepción y entrega de

material proveedor- secretaria- trabajador por ende tendrá mejores resultados en

cada uno de sus procesos que se van a realizar a la hora de implementar

estrategias para un mejor control de mercancías y su debida distribución a las

diferentes áreas que contemplan la secretaria de cultura.


5

Capítulo2

2.1 Objetivo general:Administrar los recursos materiales y humanos de la secretaría de cultura para

mejor funcionamiento de la misma teniendo en consideración las reglas de

operatividad de las diferentes áreas y programas como estatales así como las

federales.

2.2 Objetivos específicos: Contar con stock suficiente por mes. Distribuir correctamente los materiales. Evitar desperdicios. Motivar al buen funcionamiento de los insumos.

Capítulo 3

3.1 Planteamiento del problema:

El área de Adquisiciones y Mantenimiento de la secretaria de cultura sufrió

cambios y actualizaciones de manejo y registro de materiales consumibles y de

oficina, provocando así una desorganización en almacén por lo que se detecto el


6

problema antes mencionado dando como resultado el mala programación de

entregas de materiales.

Por lo que se implementaron métodos de trabajo consistentes en tiempos y

movimientos elaborando planes de trabajo previos a las solicitudes requeridas

para entregas y suministros de materiales.

Capítulo 4

4.1 Antecedentes:

ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA SECRETARÍA

La entrada en vigor de la Ley Orgánica de la Administración Pública en el Estado

de Colima, el día 17 de Noviembre de 1985, además de otras Secretarías, se creó

la Secretaría de Educación, Cultura y Deporte, en el inicio gubernamental del Lic.

Elías Zamora Verduzco, siendo el primer Secretario, el Ing. Jesús Morales

González, quien estuvo al frente de esta Secretaría hasta el año de 1987. En este

mismo año, fue designado como Secretario el Lic. Héctor Dueñas González, quien

concluyó el periodo gubernamental de Zamora Verduzco, y fue ratificado en el

mismo cargo, por el Gobernador Lic. Carlos de la Madrid Virgen en 1991, cargo

que mantuvo hasta 1995, siendo sustituido por el Prof. Benito Montes quien estuvo

al frente de la Dependencia hasta 1997, en que a raíz de una reforma a la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado, se cambió la denominación de

la Secretaría de Educación, Cultura y Deporte por Secretaría de Educación. El H.

Congreso del Estado, mediante Decreto número 323 de fecha 29 de agosto de

1997, publicado en el Periódico oficial el sábado 6 de septiembre de 1997, reformó

la Ley Orgánica de la Administración Pública, con el propósito de crear la

Secretaría de Cultura. Se consideró el H. Congreso del Estado, que para dar

cumplimiento al acuerdo nacional para la modernización de la educación básica y


7

poder así elaborar la calidad de la que imparte, se requiere cada día una mayor

atención y un aumento en las actividades que este rubro debía enfrentar la

entonces Secretaría de Educación, Cultura y Deporte, lo que aunado a la

necesidad de elevar y consolidar el nivel cultural del pueblo de Colima, que es una

de las tareas prioritarias del Gobierno Estatal, hacían de la creación de la

Secretaría de Cultura una medida inaplazable para optimizar los recursos

destinados al impulso y desarrollo científico u cultural del Estado, lo que permitirá

aprovechar de mejor manera la infraestructura existente, la que pasaría a

depender de la nueva Secretaría de Cultura, que como instancia superior podría

mejor diseñar, ejecutar y evaluar la política estatal de esa materia. En el primer

artículo transitorio del Decreto por lo que se creó la Secretaría de Cultura, se

determinó que este entraría en vigor el día primero de noviembre de 1997. En el

cuarto transitorio, se abrogó la Ley del Instituto Colimense de Cultura, aprobada

mediante Decreto No. 86 de fecha 11 de septiembre de 1992, publicado en el

periódico Oficial del Estado de Colima, el 21 de noviembre de 1992. Asimismo, los

bienes muebles e inmuebles propiedad o que hubiera tenido en administración el

Instituto Colimense de Cultura, pasaron a formar parte del patrimonio de la

Secretaría de Cultura.

4.2 Misión:Su misión: Contribuir al mejoramiento integral de las condiciones de vida de los

colimenses, por medio de la promoción y socialización del arte, la cultura, la

ciencia y la tecnología, así como de la protección, rescate y conservación de los

elementos propios de la cultura tradicional, con excelencia acreditada y con un

desempeño que sea ampliamente reconocido en los ámbitos estatal y nacional.


8

4.3 Visión:

Su visión: Ser una institución de calidad en el ofrecimiento de los servicios de arte

y cultura motivando a la sociedad en el pleno disfrute de estas manifestaciones y

en el pleno aprovechamiento de la infraestructura cultural.

4.4 Valores

Interés Público: Actuaran Buscando en todo momento la máxima atención de

las necesidades y demandas de la sociedad por encima de intereses y beneficios

particulares ajenos a la satisfacción colectiva.

Respeto: Se conducirán con austeridad y sin ostensión y otorgaran un trato

digno y cordial a las personas en general y a sus compañeros de trabajo,

superiores y subordinados considerando sus derechos, de tal manera que

propician el dialogo cortes y la aplicación armónica de instrumentos que

conduzcan al entendimiento, a través de la eficacia y el interés público.

Respeto a los derechos humanos: Respetaran los derechos

humanos y el ámbito de sus competencias y atribuciones, los

garantizaran, promoverán y protegerán de conformidad con los

principios de : Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y

Progresividad.

Igualdad y no discriminación: Prestaran sus servicios a todas las

personas sin distinción, exclusión, restricción


9

4.5 Aspectos Legales

En el primer artículo transitorio del Decreto por lo que se creó la Secretaría de

Cultura, se determinó que este entraría en vigor el día primero de noviembre de

1997.

En el cuarto transitorio, se abrogó la Ley del Instituto Colimense de Cultura,

aprobada mediante Decreto No. 86 de fecha 11 de septiembre de 1992, publicado

en el periódico Oficial del Estado de Colima, el 21 de noviembre de 1992.

Asimismo, los bienes muebles e inmuebles propiedad o que hubiera tenido en

administración el Instituto Colimense de Cultura, pasaron a formar parte del

patrimonio de la Secretaría de Cultura.

4.6 Constituciones:Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos,

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima.

4.7 Leyes: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima.

Ley de Adquisiciones Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el

Estado de Colima.

Ley que crea el Archivo Histórico de Colima.

Ley que Crea Premios y Estímulos para los Colimenses.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Estatal.

Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Colima.

Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

Ley de los Trabajadores al Servicio del Gobierno, Ayuntamiento y

Organismos

Descentralizados del Estado.


10

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de

Colima.

Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado de Colima.

Ley de lo Contencioso Administrativo del Estado de Colima.

Ley de Educación del Estado de Colima.

Ley de Obras Públicas del Estado.

Ley de Participación Ciudadana.

Ley de Pensiones Civiles.

Ley de Planeación Para el Desarrollo del Estado de Colima.

Ley del Sistema Estatal de Protección Civil.

Ley Federal de Derechos de Autor.

Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e

Históricas.

Ley Federal de Ciencia y Tecnología.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal.

Ley General de Hacienda Municipal.

Ley Orgánica del Municipio Libre.

4.8 Códigos:

Código de procedimientos penales para el Estado de Colima, y agregar

Código Penal del Estado.

Código de Procedimientos Penales Federal

Código Penal Federal.


11

4.9 Descripción detallada de las actividades a desarrollar:

Solicitar cotizaciones

Control continuo de entradas

y salidas de mercancía

Clasificar los artículos de Papelería

Clasificar los artículos de Limpieza

Clasificar los artículos de Ferretería

Clasificar los artículos de cómputo

Encargar pedido

Recibir materiales de limpieza

Recibir materiales de oficina

Consumibles (agua ciel)

Registrar entradas de materiales

Ordenar materiales en almacén

Registrar salidas y entregas de materiales

4.10 Estrategias:

Comprar material de limpieza a granel para tener más material a menor

precio.

Comprar papelería a granel para tener más material a menor precio.

Disminuir las cantidades entregadas de insumos de limpieza a las

dependencias solicitantes para concientizarlos de hacer el uso debido y

adecuado de los mismos.


12

Disminuir las cantidades entregadas de insumos de papelería las

dependencias solicitantes para concientizarlos de hacer el uso debido y

adecuado de los mismos.

Cotizar en diferentes agencias el menor costo de viaje de con un mismo

destino para funcionarios de la secretaria de cultura.

Buscar Hoteles de la misma categoría a menor costo con el fin de cuidar

los recursos financieros de la secretaría de cultura.

Buscar equipo de cómputo con las mismas características y funciones a

menor precio independiente de la marca.

4.11 Actividades que se realizan dentro del área adquisiciones ymantenimiento.

1. Comprobación de los recursos financieros.

Para comprobar los recursos financieros otorgados al funcionario se

requiere facturación de transportación, facturación de hospedaje, y

facturación de alimentación y taxis.

Este procedimientos se lleva a cabo por un formato predeterminado por la

secretaría de finanzas, el cual acompañamos con facturación este proceso

es revisado por un área de la contraloría la cual supervisa que dicho trámite

este bien soportado con las facturas correspondientes por el monto

autorizado a x” funcionario.

Una vez que el funcionario comprobó los recursos que se le asignaron,

contraloría autoriza el proceso y dicho el documento pasa a la dirección de

ingresos para su afectación en el presupuesto.


13

De manera posterior se le hace de su conocimiento al funcionario que la

comprobación entregada fue aceptada y está libre de cargos como deudor

ante el gobierno del estado, por lo que tiene derecho en futuro a un

siguiente evento cubierto.

2. Pago a proveedoresTramite que se hace a través de sistema previa a cotización que se solicita al

proveedor, una vez cotizado los artículos se prosigue hacer la requisición de

materiales que genera el sistema.

Esta compra la autoriza la dirección de adquisiciones, el encargado del sistema

(jefe de adquisiciones de la SC, secretario de cultura y el secretario técnico

administrativo.

Contraloría autoriza (expediente) lo acepta y se manda a finanzas para afectar el

presupuesto generando el pago al proveedor.

3. Atención personal a proveedoresSe efectúa en la oficina de adquisiciones y mantenimiento, el proveedor se

presenta con la orden de compra para realizar check list a la par que surte la

mercancía.

Aplica para material de limpieza y papelería.

4. Entrega de materiales al personal de la secretaría decultura.


14

Todo personal adscrito a la secretaría de cultura adquiere material de

papelería y limpieza según sus necesidades en el área de adquisiciones y

mantenimiento. Su paquete se genera mediante oficio de requisición previo

donde especificó que materiales y en qué cantidad necesita para seguir

desarrollando sus funciones de trabajo.


15

Capítulo 5

5.1 ESTRUCTURA ORGANICA.


16

5.2 ORGANIGRAMA ÁREA DE ADQUISICIONES YMANTENIMIENTO

ADQUISICIONES YMANTENIMIENTO

ELECTRICISTA/FONTANERO INTENDENCIA JARDINERIA AUXILIAR

ADMINISTRATIVO


17

PERFIL Y DESCRIPCION DE PUESTOS

JEFE DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO

Objetivo del puesto:

Coordinar el mantenimiento de la infraestructura cultural(bibliotecas, museos, teatros, talleres, salones, y espaciosde expresión artística.

Puesto del jefe inmediato

Secretario técnicoAdministrativo

Personal a cargo.1 Auxiliar

Administrativo 12 Intendente 143 Jardinero 54 Electricista

/fontanero 1


18

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA

DIRECCION GENERALDE CULTURA


ELECTRICISTA/FONTANERO

INTENDENCIA

JARDINERIA

AUXILIARADMINISTRATIVO


19

Principales Funciones Institucionales1. Acordar con el Director General, el despacho de los asuntos relevantes de

las jefaturas de Área y responsabilidades inherentes, así como aquellosque le sean encomendados, manteniéndolo informado sobre su desarrollo;

2. Formular el programa de trabajo de la Dirección, a fin de prever losrecursos necesarios para su eficaz funcionamiento;

3. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto de egresos de lasjefaturas adscritas a la Dirección y remitirlo al área correspondiente para surevisión;

4. Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar eldesempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así comoestablecer las medidas preventivas y correctivas necesarias;

5. Planear, organizar y dirigir las metas y objetivos, a fin de evaluar eldesempeño de las funciones de las unidades a su cargo, así comoestablecer las medidas preventivas y correctivas necesarias;

6. Recibir y acordar con los titulares de las unidades administrativasdependientes de la dirección, los planes y programas a realizar,fomentando y promoviendo la coordinación entre estos, cuando así lorequiera el mejor funcionamiento de la Secretaría;

7. Planear estrategias orientadas a eficientar los procesos administrativos;8. Proponer y opinar sobre el nombramiento y remoción del personal, en

plazas adscritas a la Dirección atendiendo a la normatividad aplicable;9. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y, en

general, firmar los documentos en los que por delegación o suplencia lecorresponda;

10.Asesorar y vigilar que se proporcionen datos y la cooperación técnica enasuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la AdministraciónPública del Estado de Colima, las instituciones públicas y privadas, asícomo dependencias federales y municipales, previo acuerdo con el titularde la Secretaría y conforme a lo establecido en la legislación aplicable;

11. Informar mensual y anualmente al Director General, sobre el avance ycumplimiento de los objetivos y metas programadas por área de trabajo;

12.Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros asu cargo;

13.Proponer y formular al Director General, el programa anual de trabajo delárea, las resoluciones, dictámenes y opiniones, así como someter a suaprobación, los estudios y proyectos que elabore, relacionados con sucompetencia y los requeridos por él, manteniéndolo informado sobre sudesarrollo;

14.Resolver los asuntos cuya tramitación sea exclusiva de su competencia;15.Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la

ciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia;16.Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la

ciudadanía sobre


20

Principales Funciones Técnicas1. Coordinar y ejecutar trabajos de mantenimiento de la infraestructura cultural

y artístico, para beneficio de los municipios, de acuerdo a las necesidadessolicitadas por los ayuntamientos;

2. Coordinar y ejecutar trabajos de mantenimiento de la infraestructura culturaly artístico para beneficio del estado;

3. Realizar la revisión de documentos para trámites de pago a proveedores;4. Supervisar que se brinden los servicios generales preventivos y correctivos

necesarios a los inmuebles propiedad de la Secretaría de Cultura, para suóptimo funcionamiento;

5. Instrumentar proyectos relativos a la ampliación de la Infraestructura cultural;y

6. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superiorjerárquico.

Horario Laboral8:30 – 16:30 /Horas

EscolaridadMinina Deseable

Licenciatura Posgrado

EspecialidadOptima Compatible

Ingeniería Civil Arquitectura

ActitudesAmabilidad, autocontrol, calidad, carácter, conciencia, institucional, confiable,

cortesía, cordial, creatividad.

HabilidadesAnalítico, Capacitar, Comunicación Interna, Conciliador, Creatividad, Motivación,

Negociación, Objetividad, Organización


21

Conocimientos TécnicosTécnicas administrativas, proceso de licitaciones, supervisión de obra,mantenimiento de edificios, instalaciones eléctricas, hidráulicas y aires

acondicionados, planificación, sistema de gestión de calidad, trabajo en equipoaltamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo,

ExperienciaMinima en Años, meses

Conocimientos elementos deelectricidad

6 meses a 1 año.

Disponibilidad para viajarSI

FundamentalNombre de la competencia Nivel de dominio mínimoPrincipio y valores institucionales 1

TransversalesNombre de la competencia Nivel de dominio mínimoAdministración Pública 2Gestión Pública 2Calidad en el servicio 2Tecnología de Información 2


22

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE ELECTRICISTA –FONTANERO


Mantener en buen funcionamiento las instalacioneseléctricas e hidráulicas de la secretaría.

.


Jefe de Adquisiciones yMantenimiento

Personal a cargo.N/A


23



ELECTRICISTA YFONTANERO

NO APLICA


24

Principales Funciones Institucionales

1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de sucompetencia que así lo requieran;

2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios,mensuales, trimestrales, semestrales o anuales que así lorequieran para ser turnados a su superior inmediato para surevisión y validación respectiva;

3. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a losplanteamientos de la ciudadanía sobre los servicios que prestala Dependencia;

4. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de suárea del Reglamento Interior de la Secretaría, así como de lanormatividad aplicable a su competencia; y

5. Las demás que le confiera el superior jerárquico.Principales Funciones Técnicas

1. Dar mantenimiento a los sistemas de drenaje y alcantarillado delas Secretaría;

2.3. Dar mantenimiento al alumbrado de andadores;4. Dar mantenimiento al alumbrado de las oficinas;5. Dar mantenimiento a la instalación eléctrica de secretaría; y6. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el

superior jerárquico.



25


Secundaria Bachillerato Técnico


Sistemas de mantenimiento Electricidad, fontaneria

ActitudesDisciplina, responsable, profesionalismo, compromiso, y dedicación.

HabilidadesHabilidad mental, concentrarse, destreza, trabajo en equipo, uso de equipo de

eléctrico.

Conocimientos TécnicosEléctricos, mecánicos, manejo de herramientas, sistemas de gestión de calidad,

trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.


Conocimientos elementos deelectricidad

6 meses a 1 año.

Disponibilidad para viajarNo



26

TransversalesNombre de la competencia Nivel de dominio mínimoAdministración Pública 1Gestión Pública 1Calidad en el servicio 1Tecnología de Información N/A


27

JARDINERO


Mantener en buen estado de presentación las áreas

verdes de las instalaciones pertenecientes a la Secretaría

de Cultura.

.


Jefe de Adquisiciones y

mantenimiento



28


JEFE DEADQUISICIONES YMANTENIMIENTO

JARDINERO

NO APLICA


29

Principales Funciones Institucionales1. Acordar con su superior inmediato los asuntos de su competencia que así

lo requieran;2. Elaborar los reportes de sus actividades ya sean diarios, mensuales,

trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnadosa su superior inmediato para su revisión y validación respectiva;

3. Proporcionar previo acuerdo con su superior inmediato, la información,datos, números y asistencia técnica que requieran otras dependencias delGobierno del Estado;

4. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los quepor delegación o suplencia le corresponda;

5. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de laciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia;

6. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área delReglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicablea su competencia; y

7. Las demás que le confiera el superior jerárquico.

Principales Funciones Técnicas1. Barrer las áreas verdes, andadores e instalaciones que les

corresponden;2. Recoger la hojarasca de sus áreas y depositarla en el área de

destino;3. Recoger la basura de los depósitos en bolsas de plástico y

dejarlas en el área señalada para su recolección por el H.Ayuntamiento;

4. Regar jardines y zonas verdes que no cuentan con sistema deriego;

5. Preparar la tierra para la siembra de plantas y árboles;6. Suministrar compostas, abonos y/o fertilizantes a en las áreas

que así lo requieran;7. Podar árboles y plantas que lo requieran;8. Aplicar fungicidas y fumigantes para el tratamiento de plantas y

árboles con problemas de hongos y plagas;9. Aplicar herbicidas para el combate de malezas y otras plantas

no deseadas; y10. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el

superior jerárquico.Horario Laboral

07:00 – 13:30 /Horas


30


Secundaria Bachillerato Tecnico


No aplica No aplica

ActitudesDisciplina, responsable, compromiso, amabilidad, dedicación.

HabilidadesCreatividad, observación, destreza, trabajo en equipo, orientación a resultados

Conocimientos TécnicosJardinería, manejo de agroquímicos y pesticidas, técnicas de poda, diseño de

jardines, uso de herramientas y maquinaria para jardinería, sistemas de gestiónde calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.


N/A N/A

Disponibilidad para viajarNO


31




32

. AUXILIAR ADMINISTRATIVO


Apoyar en la gestión, seguimiento de la dirección de

Conservación y Mantenimiento de Infraestructura Cultural

y Artística.



mantenimiento



33



AUXILIARADMINISTRATIVO

NO APLICA


34



trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran, para ser turnadosa su superior inmediato para su revisión y validación respectiva;


4. Administrar los recursos humanos y materiales a su cargo;5. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los que

por delegación o suplencia le correspondan;6. Coadyuvar en la elaboración del presupuesto, programa operativo anual y

plan de adquisiciones del área; y7. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de la

ciudadanía sobre los servicios que presta la dependencia;

Principales Funciones Técnicas1. Llevar control de la prestación de mantenimiento general;2. Inventario de bienes patrimoniales;3. Auxiliar en la provisión de insumos de jardinería y limpieza en general;4. Auxiliar en la supervisión en cuanto al estado de limpieza que guardan las

instalaciones de la Secretaría;5. Ejecutar y controlar los programas de mantenimiento preventivo y

correctivo de los bienes inmuebles de la Secretaría (museos, teatros,bibliotecas);

6. Apoyar con la recepción y revisión de las facturas de los trabajosrealizados por los prestadores de servicio a fin de que cumplan con loslineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas; y

7. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superiorjerárquico.



35

EscolaridadMinima Deseable

Técnico universitario Licenciatura


Administración Ciencias Políticas y Humanas

ActitudesAmabilidad, criterio, dedicación, sensibilidad, respeto, productividad, tolerancia,

honradez, eficaz, dinámica, confiable

HabilidadesAdministración de tiempo, redacción, toma de decisión, relaciones humanas,interpretación de información, investigación, facilidad de palabra, escuchar,

comunicación interna, capturar.

Conocimientos TécnicosManejo de personal, procesos de compras y adquisiciones, manejo de paqueteríade software básico asociado a sus actividades sustantivas, sistemas de gestiónde calidad, trabajo en equipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo

.


Puestos Administrativos 6 mese a 1 año.



36


TransversalesNombre de la competencia Nivel de dominio mínimoAdministración Pública 1Gestión Pública 1Calidad en el servicio 1Tecnología de Información 1


37

INTENDENTE


Mantener en óptimas condiciones de limpieza las oficinas

e instalaciones pertenecientes a la secretaría de cultura.



mantenimiento



38



INTENDENTE

NO APLICA


39



trimestrales, semestrales o anuales que así lo requieran para ser turnadosa su superior inmediato para su revisión y validación respectiva;


4. Elaborar los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y los quepor delegación o suplencia le corresponda;

5. Atender, orientar y dar seguimiento con calidad, a los planteamientos de laciudadanía sobre los servicios que presta la Dependencia;

6. Cumplir con todo lo relacionado a las atribuciones propias de su área delReglamento Interior de la Secretaría, así como de la normatividad aplicablea su competencia; y

7. Las demás que le confiera el superior jerárquico.

Principales Funciones Técnicas1. Hacer la limpieza de oficinas y áreas comunes;2. Mantener en perfecto estado de limpieza de baños;3. Solicitar los insumos necesarios para la realización de sus funciones;4. Hacer limpieza en general de las áreas de oficina y servicios de atención al

público; y5. Las demás funciones inherentes al cargo que le confiera el superior

jerárquico.



Secundaria Bachillerato Técnico


Servicios Generales Electricidad, plomería


40

ActitudesDisciplina, responsable, compromiso, amabilidad, dedicación, adaptabilidad al

cambio confiable

HabilidadesFacilidad de palabra, trabajo en equipo, orientación al servicio, motivación.

Conocimientos TécnicosUso de herramientas y productos de limpieza, uso de herramientas de jardinería,

técnicas de limpieza y jardinería, sistemas de gestión de calidad, trabajo enequipo altamente eficaz, seguridad e higiene en el trabajo.


N/A N/A





41

5.3 DIAGRAMASSolicitud de compras de papelería mediante el sistema

Inicio

Se realiza un check listde faltantes a surtir

Se generan pedidode papelería

Se selecciona lapartida a afectar

mediante compradirecta (21101

)papeleria)

Proveedoresque nos da el

sistemaOfimediaOfitec

Se generanordenes de

compra


42

Se recaban firmas deautorización en el

sistema.(Jefe de adquisiciones.Secretario de cultura,

secretario técnico yDirectora de

adquisiciones(Se autoriza pago depedido.

Se da de alta la facturagenerada en el sistema.

Se genera requisición

Se firma orden decompra en físico.

(jefe de área ysecretario técnico)

FIN


43

Recepción de Papelería

INICIO

Se recibe a proveedor

Se contabilizamaterial a recibir

¿Estacompleto el

pedido?

SI NO

Se recibenSe anotanfaltantes

Se firma derecibido alproveedor.

FIN


44

Solicitud de compras de material de limpieza mediante el sistema

Inicio

Se realiza uncheck list de

faltantes a surtir

Se generanpedido depapelería

Se selecciona lapartida a afectarmediante compra

directa(21601)(limpieza)

Proveedoresque nos dael sistema

AbarroteraEspinoza

Papel Oro

Se generanordenes de

compra


45

Se recaban firmas deautorización en el

sistema.(Jefe de adquisiciones.Secretario de cultura,

secretario técnico yDirectora de

adquisiciones)Se autoriza pago depedido.

Se da de alta la facturagenerada en el sistema.

Se genera requisición

Se firma orden decompra en físico.

(jefe de área ysecretario técnico)

FIN


46

Recepción de material de limpieza

INICIO

Se recibe a proveedor

Se contabilizamaterial a recibir

¿Estacompleto el

pedido?

SI NO

Se recibenSe anotanfaltantes

Se firma derecibido alproveedor.

FIN


47

Capítulo 6

6.1Recomendaciones.

Realizar una supervisión de orden y acomodo constante para mantener los

materiales en óptimas condiciones para cuando lo requieran.

Colocar oficio de requisición en expedientes correspondientes, para llevar

un control de los pedidos realizados por centro cultural y área interna de la

secretaría de cultura.

Elaborar cartera de correos electrónicos de los directores de los centros

culturales, direcciones y oficinas en general para evitar tiempos muertos en

traslados de entregas de oficios.

Elaborar plan de trabajo para pedidos de las dependencias de cultura por

mes o mínimo 15 días para evitar desperdicio de materiales y cruce de

elaboración de pedidos.

6.2 Conclusiones

En el presente documento se demostró la manera ideal de trabajar mediante

procesos claros y seleccionados, evitando así los tiempos muertos de los

trabajadores de la secretaria de cultura dependientes del área de adquisiciones y

mantenimiento, pudiendo lograr un control referente a solicitudes, entregas y

pagos de mercancías y viáticos, un mayor ahorro de materiales así como la


48

aceptación de todo el personal del estado adscrita a la secretaria de cultura a la

nueva modalidad de trabajo del área mencionada respetando los días señalados.

Se da por hecho que la aplicación a diario de estos procesos dio como resultado

en la dependencia un buen clima laboral de entendimiento, respeto y desarrollo

fructífero de sus respectivas tareas.

Capítulo 7

Competencias desarrolladas y/o aplicadas.

7.1Materias aplicadas: Administración de la calidad del servicio.

Comportamiento Organizacional.

Desarrollo Organizacional.

Diagnóstico y evaluación empresarial.

Introducción a la administración de empresas

Contabilidad

Derecho fiscal

Derecho laboral

7.2 Competencias Aplicación de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias

requeridas en la administración que me permitieron mejorar la productividad

en los procesos de la organización.


49

Hacer propuestas de solución que brinden opciones de mejora y llevarlas a

ejecución de las mismas para obtener mejores resultados.

7.3 Otras competencias adquiridas: Liderazgo.

Búsqueda del logro.

Capacidad de planificar y organizar.

Habilidades de manejo computacional.

Capacidad crítica y autocrítica.

Habilidad en desempeño dentro del ambiente laboral.

Capacidad de comunicación con profesionales.

Iniciativa de resolución a problemas.

Compromiso ético.

Adaptación al nuevo método de trabajo.

Habilidades de investigación.

Capacidad de aprender.

Capacidad de generar nuevas ideas.


50

Capitulo 8

Bibliografía

Elaboración del manual de puestos y funciones (MOF) . (20 de Septiembre de

2017). Obtenido de http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1760-2.pdf

Guía metodológica para elaborar perfiles de puestos en las entidades públicas .

(10 de Septiembre de 2017). Obtenido de

http://www.iiap.org.pe/Upload/servir/car2/4.pdf

Pagina de inscripción al sistema de cadenas productivashttp://proveedores.col.gob.mx/proveedores/r/

Pagina de acceso al recurso estatal de adquisiciones (presupuesto)http://www.adquisiciones.col.gob.mx/adquisiciones/index.php5

Sistema de validación de facturas http://validacion.col.gob.mx/

ley de adquisiciones.http://www.congresocol.gob.mx/web/Pagina/index.php/c_biblioteca/constitucion

Ley del seguro social http://www.segurosocial.social/ley-imss/

“manual de organizaciÓn aplicado al almacÉn general

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